BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 3. Laporan Pemilik dapat mengakses laporan penjualan (LPJ)...

49

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Seiring dengan perkembangan teknologi, maka sudah saatnya untuk

memperbaiki sistem yang pada awalnya dengan sistem pembukuan menjadi

sistem yang terkomputerisasi, agar informasi yang disediakan atau disajikan tidak

terlambat melainkan tepat waktu dan akurat. Pengolahan data penjualan dengan

komputer semakin banyak digunakan di berbagai perusahaan, baik perusahaan

besar maupun kecil.

Setelah penulis menganalisa semua proses yang berjalan pada CV. Supri

Service Pontianak, Maka sudah seharusnya diadakan pembangunan sistem pada

proses penjualan. Dengan menggunakan komputer dalam bidang penjualan,

karena Akan memberikan manfaat yang sangat besar dalam tingkat ketelitiannya

dan juga volume pekerjaan yang ditangani.

Pada bab ini, penulis akan menjelaskan sistem usulan yang merupakan

prosedur sistem berjalan, dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan dapat

mengatasi permasalahan yang timbul pada sistem berjalan pada CV. Supri Service

Pontianak. Dengan usulan sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan hasil

kerja yang lebih akurat dan menjamin kebenaran dari informasi data.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Sistem yang diusulkan untuk CV. Supri Service Pontianak untuk sistem

penjualan spare part air conditioner (AC) memiliki beberapa tahapan/prosedur

50

dalam pelaksanaannya. Adapun tahapan/prosedur tersebut diuraikan sebagai

berikut:

1. Pengolahan data spare part AC.

Di awal bulan, bagian Gudang melakukan pendataan spare part AC (SP) yang

ada maupun penambahan spare part AC yang di simpan ke dalam file unit.

2. Penjualan

Konsumen yang ingin membeli spare part AC memberitahukan produk-

produk apa saja yang dibutuhkan (data pemesanan (DP) kepada bagian Admin

dan melunasi sejumlah transaksi sesuai dengan total harga spare part yang

dibeli. Admin mengolah data pesanan (DP) tersebut ke dalam file penjualan,

setelah penyimpanan ke dalam basis data, Admin mendapat cetakan nota

pembayaran (NP) untuk diserahkan kepada Konsumen sebagai tanda

pembayaran.

3. Laporan

Pemilik dapat mengakses laporan penjualan (LPJ) melalui sistem yang

bersumber dari file penjualan dan laporan persediaan barang (LPB) yang

bersumber dari file unit.

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

Berdasarkan tahapan/prosedur dari sistem yang usulkan untuk CV. Supri

Service Pontianak ini, penulis memodelkan sistem tersebut ke dalam bentuk

diagram alir data (DAD) yang terbagi menjadi tiga (3) bentuk, yaitu: diagram

konteks atau diagram alir data utama, diagram nol atau dikenal dengan diagram

overview (keseluruhan) dan diagam detail untuk menjelaskan lebih rinci setiap

51

tahapan/prosedur sistem. Adapun gambar-gambar diagram alir data tersebut dapat

dilihat pada halaman berikut ini.

1. Diagram Konteks Usulan

Diagram konteks usulan merupakan gambaran sistem yang berjalan secara

garis besar didalam suatu prosedur tertentu. Prosedur tersebut

menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem yang telah dirancang.

Berikut ini merupakan diagram konteks sistem usulan pada CV. Supri Service

Pontianak :

Keterangan:

SP = Spare Part AC

DP = Data Pemesanan

NP = Nota Pembayaran

LPJ = Laporan Penjualan

LPB =Laporan Persediaan Barang

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

52

2. Diagram Nol Usulan

Diagram nol usulan adalah diagram yang menggambarkan dari data flow

diagram usulan. Berikut ini merupakan diagram nol usulan pada CV. Supri

Service Pontianak :

Keterangan:

SP = Spare Part AC

DP = Data Pemesanan


LPJ = Laporan Penjualan

LPB =Laporan Persediaan Barang


Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

53

3. Diagram Detail Proses Sistem Usulan

Diagram detail Proses Sistem Usulan adalah diagram yang

menggambarkan arus data secara mendetail lagi dari tahapan proses yang ada

didalam diagram nol. Berikut ini merupakan diagram detail proses sistem

usulan pada CV. Supri Service Pontianak :

Keterangan:

DP = Data Pemesanan



Gambar IV.3. Diagram Detail Proses 2.0 Sistem Usulan

54

Berdasarkan gambar diatas, terdapat dua aktor dan empat entitas yang

berhubungan dengan sistem usulan diagram detail proses Sistem usulan pada CV.

Supri Service Pontianak, antara lain :

1. Konsumen yaitu mengisi data pemesanan dan menerima Nota Pembayaran.

2. Admin yaitu Menerima data pemesanan, Mengolah data pemesanan, mencetak

nota pembayaran dan Menyerahkan Nota pembayaran kepada Konsumen.

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi :

nama arus data, alias, bentuk data, penjelasan, periode, volume, dan struktur data.

Adapun data sistem berjalan dari proses pemesanan sampai proses pembayaran

adalah sebagai berikut :

4.4.1. Kamus Data Masukan

1. Nama Arus Data : Spare part AC

Alias : SP

Bentuk Data : Dokumen Cetakan komputer

Arus Data : Proses 1.0 Gudang

Penjelasan : Mengelola persediaan unit

Periode : Setiap terjadi unit masuk

Struktur Data : Isi

Isi = kd_unit+nama_unit+Qty+harga+kd_user

2. Nama Arus Data : Data Pemesanan

Alias : DP

Bentuk Data : Cetakan komputer

55

Arus Data : Proses 2.0 Konsumen

Proses 2.0 Admin

Penjelasan : Untuk pemesanan barang

Periode : Setiap terjadi pemesanan barang

Volume : Rata – rata 1 lembar

Struktur Data = Header+Isi+Footer

Header : No_DP +Tgl_DP+ +Nm_Konsumen

+No_telp

Isi : Kd_brg+Nama_barang+Qty+Hrg_barang

4.4.2. Kamus Data Keluaran

1. Nama Arus Data : Nota Pembayaran

Alias : NP

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 2.0 – Konsumen

Proses 2.0 – Admin

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap konsumen melakukan pembayaran

Volume : Rata – rata 1 lembar perhari

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Nm_CV+Alamat_CV+Judul+No_Kwt

Isi = No_jual+tgl_jual+Nm_konsumen+

Alamat_konsumen+No_telp+

Spesifikasi_pembayaran

Fotter = total_bayar+kd_user

56

2. Nama Arus Data : Laporan Penjualan

Alias : LPJ


Arus Data : Proses 3.0 - Pemilik

Penjelasan : Menunjukan tingkat penjualan barang

Periode : Setiap Minggu

Volume : 1 lembar


Header = Nm_CV+Alamat_CV+Judul+No_Surat

Isi = tgl_jual+nm_konsumen+Kd_brg+

Nama_barang+Qty+Hrg_barang

Footer = Kode_user

3. Nama Arus Data : Laporan Persediaan Barang

Alias : LPJB


Arus Data : Proses 3.0 - Pemilik

Penjelasan : Menunjukan tingkat persediaan barang

Periode : Setiap Minggu

Volume : Rata – rata 1 Lembar

Puncak 10 Lembar


Header = Nm_CV+Alamat_CV+Judul+No_Surat

Isi = Kd_barang+Nm_barang+Qty+hrg_barang

Footer = Kode_user

57

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem usulan ini akan dijelaskan mengenai dokumen –

dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen – dokumen

tersebut terdiri atas dokumen masukan dan keluaran

4.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk dokumen masukan sistem usulan adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Spare Part AC

Fungsi : Sebagai persediaan unit

Sumber : File unit

Tujuan : file unit - Gudang

Frekuensi : Perbulan

Jumlah : 1

Media : Tampilan Layar

Bentuk : Lampiran C.1.

2. Nama Dokumen : Data Pemesanan

Fungsi : sebagai daftar produk yang diminta

Sumber : Konsumen

Tujuan : Admin – Gudang

Jumlah : 1 Lembar

Media : Tampilan layar

Frekuensi : Setiap melakukan pemesanan

Bentuk : Lampiran C.2.

4.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Spesifikasi bentuk dokumen keluaran sistem usulan adalah sebagai berikut:

58

1. Nama Dokumen : Nota Pembayaran

Fungsi : sebagai bukti pembayaran

Sumber : Admin

Tujuan : Konsumen

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pembayaran transaksi

Bentuk : Lampiran D.1.

2. Nama Dokumen : Laporan Unit

Fungsi : sebagai rekap unit per minggu

Sumber : Gudang

Tujuan : file unit - Pemilik

Jumlah : 1

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Minggu


3. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : sebagai rekap penjualan per bulan

Sumber : Admin

Tujuan : file penjualan - Pemilik

Jumlah : 1

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Minggu


59

4.5.3. Entity Relationsip Diagram (ERD)

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data

dikembangakan kedalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD), sehingga

hubungan antara entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan

rancangan Field-field didalam database. Berikut adalah Entity Relationship

Diagram (ERD) yang dibuat untuk Perancangan sistem Penjualan Pada CV. Supri

Service di Pontianak.

Sumber : Hasil Perancangan (2017)

Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram Sistem Usulan pada

CV. Supri Service Pontianak

60

4.5.4. Logical Record Structure (LRS)

Hasil dari penggambaran hubungan antar tabel dalam basis data berupa

Entity Relationship Diagram (ERD) akan digambarkan lebih lanjut lagi ke dalam

Logical Record Structure (LRS) dengan tujuan memberikan gambaran lebih jelas

terhadap keterkaitan hubungan antar tabel di dalam basis data.

Keterangan :

Primary key :*

Foreign key :**


Gambar IV.5. Logical Record Structure Sistem Usulan pada


61

4.5.5. Spesifikasi File

Adapun spesifikasi file yang penulis gunakan dalam rancangan program

sistem usulan Penjualan CV. Supri Service Pontianak adalah sebagai berikut :

1. Nama tabel : Login

Akronim file : Login.frm

Tipe File : File Master

Akses File : Random

Record : 56

Organisasi File : Index Sequential

Media File : Hardisk

Kunci File : Kd_user

Software : MySQL

Tabel IV.1.

Struktur File User

Nama Filed Type Length Keterangan

Kd_user Varchar 6 Primary key

Username Varchar 20

Password Varchar 20

Level Varchar 10

2. Nama tabel : unit

Akronim file : unit.frm


Akses File : Random

Record : 73


62


Kunci File : kd_unit

Software : MySQL

Tabel IV.2.

Struktur File Unit


kd_unit Varchar 6 Primary key

Id_user Int 11 Foreign key

Jenis_unit Varchar 20

nm_unit Varchar 20

Qty Int 6

Harga Int 20

3. Nama table : penjualan

Akronim file : penjualan.frm


Akses File : Random

Record : 70



Kunci File : no_jual

Software : MySQL

Tabel IV.3.

Struktur File Penjualan


No_jual Varchar 11 Primary key

Kd_user Int 6 Foreign key

Tgl Date 10

Nm_konsumen Varchar 20

Alamat_konsumen Text 30

63

No_telp Varchar 13

Total_bayar Int 20

4. Nama tabel : Detail_penjualan

Akronim file : penjualan.frm


Akses File : Random

Record : 57



Kunci File : No_jual

Software : MySQL

Tabel IV.4.

Struktur File Detail Penjualan


No_jual Varchar 11 Foreign key

Kd_unit Varchar 6 Foreign key

Jumlah Int 20

Total Int 20

4.5.6. Struktur Kode

Dalam pembuatan program laporan unit dan penjualan Spare part AC (Air

Conditioner) CV. Supri Service Pontianak, penulis menggunakan kode sebagai

pencarian data. Kode akan memanggil seluruh field yang berhubungan dengan

kode tersebut secara otomatis tergantung dari perintah masing-masing yang saling

memiliki perbedaan.

64

Adapun struktur dari pengkodean yang digunakan penulis adalah sebagai

berikut :

1. Kode User

Kode User dalam struktur kode berjumlah 6 (enam) digit yaitu :

Format :

X X X 9 9 9

Identitas dari Nomor Urut

Level akses User

Contoh :

A D M 0 0 1


Level akses User

Keterangan :

ADM = Identitas dari level akses

001 = Nomor urut user

2. Kode Unit

Kode Unit dalam struktur kode berjumlah 6 (enam) digit yaitu :

Format :

65

X X X 9 9 9


Jenis unit unit

Contoh :

U N T 0 0 1


Jenis Unit Unit

Keterangan :

UNT = Identitas dari jenis unit

01 = Nomor urut user

3. Nomor Jual

Nomor jual dalam struktur kode berjumlah 11 (sebelas) digit yaitu :

Format :

X X D D M M Y Y 9 9 9

Identitas dari Tanggal penjualan Nomor Urut

Penjualan Penjualan

Contoh :

66

J U 0 1 0 1 1 7 0 0 1

Identitas dari Tanggal penjualan Nomor Urut

Penjualan Penjualan

Keterangan :

JU = Identitas dari penjualan

01017 = Tanggal Penjualan

0001 = Nomor urut Penjualan

4.5.7.Spesifikasi Program

Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai aplikasi yang

penulis rancang untuk pemprosesan data. Untuk memperjelas maka penulis

membuat HIPO. Berikut ini merupakan HIPO yang penulis rancang sebagai menu

Sistem Laporan Unit dan Penjualan Spare part AC (Air Conditioner) Pada CV.

Supri Service Pontianak adalah sebagai berikut :

67


Gambar IV.6. Diagram HIPO Sistem Usulan pada


Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas

akhir ini, terdiri dari:

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim Program : Login.frm

Fungsi Program : Memproteksi akses keaplikasi program

Bahasa Program : Visual Basic 6.0

68

Bentuk Lampiran : Lampiran E.1.

Proses Program :

a. Jalankan program Login, lalu ketikkan Username dan Password untuk

membuka program.

b. Klik tombol Login, maka Username dan Password benar maka menu

utama akan tampil, tetapi jika Username dan Password salah maka akan

kembali ke form Login.

c. Klik tombol Cancel untuk membatalkan dan membersihkan text Username

dan Password.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim Program : Menu_Utama.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan seluruh menu yang ada diprogram



Proses Program :

a. Setelah sukses login melalui from login, maka user dapat mengakses menu

utama.

b. Pada pilihan menu utama terdapat menu unit yang terdiri dari data Unit,

jenisUnit, kuantitas dan harga.

c. Pada pilihan menu utama terdapat menu penjualan yang terdiri dari data no

penjualan, tanggal penjualan, nama konsumen, alamat konsumen dan no

telpon.

d. Pada pilihan menu utama terdapat menu Laporan maka akan muncul menu

sub Laporan Unit dan Laporan Penjualan.

69

e. Pada pilihan menu utama terdapat menu Keluar, maka program akan

diakhiri.

3. Spesifikasi Program Menu Unit

Nama Program : Unit

Akronim Program : unit.frm

Fungsi Program : untuk menampilkan menu data unit



Proses Program :

a. Ketika from di jalankan, maka klik tombol Simpan untuk menyimpan data

kedalam database

b. Klik tombol Tambah untuk menambah data barang, klik tombol Hapus

untuk menghapus data, klik tombol edit untuk mengedit data, klik tombol

cari untuk mencari data dan klik tombol Keluar untuk keluar dari program.

4. Spesifikasi Program Sub Menu Penjualan

Nama Program : Penjualan

Akronim Program : penjualan.frm

Fungsi Program : untuk menampilkan menu data pembelian



Proses Program :

a. Ketika from di jalankan, maka klik tombol Simpan untuk menyimpan data

kedalam database

b. Klik tombol Tambah untuk menambah data penjualan, klik tombol Hapus

untuk menghapus data, klik tombol edit untuk mengedit data, klik tombol

cari untuk mencari data dan klik tombol Keluar untuk keluar dari program.

70

5. Spesifikasi Program Sub Menu Laporan

Nama Program : Menu laporan

Akronim Program : Laporan.frm

Fungsi Program : Untuk menampilkan submenu yang ada dalam menu

laporan



Proses Program : Klik menu laporan, maka akan tampil submenu yang

ada dalam menu laporan sebagai berikut :

a. Submenu Laporan Unit

b. Submenu Laporan Penjualan

6. Spesifikasi Program Laporan Unit

Nama Program : Laporan Unit

Akronim Program : Laporan_unit.frm

Fungsi Program : untuk menampilkan menu data Laporan unit



Proses Program :

a. Ketika form dijalankan, komponen input dalam keadaan aktif.

b. Klik tombol tampilan untuk menampilkan data atau klik tombol cetak

untuk mencetak data dan jika klik tombol batal untuk membatalkan proses.

7. Spesifikasi Program Laporan Penjualan

Nama Program : Laporan Penjualan

Akronim Program : Laporan_penjualan.frm

71

Fungsi Program : untuk menampilkan menu data Laporan Penjualan



Proses Program :

a. Ketika form dijalankan, komponen input dalam keadaan aktif.

b. Klik tombol tampilan untuk menampilkan data atau klik tombol cetak

untuk mencetak data dan jika klik tombol batal untuk membatalkan proses.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Komputer merupakan sarana pendukung yang sangat berguna untuk suatu

perusahaan. Komputer digunakan sebagai alat bantu dalam mengubah data-data

yang dapat bekerja dengan baik. Alat pendukung tersebut terdiri dari perangkat

keras (hardware) dan perangkat lunak (Software) dan pengguna (Brainware).

Diantara unsur tersebut yaitu prasarana dan peralatan pendukung yang dibutuhkan

harus sesuai dengan spesifikasi sistem yang diusulkan, untuk itu penulis

menguraikan prasarana atau perangkat komputer yang harus tersedia pada sistem

yang diusulkan.

4.6.1. Umum

Suatu program aplikasi yang digunakan akan sangat membantu dan

memudahkan suatu perusahaan menyelesaikan pekerjaannya. Penggunaan aplikasi

tersebut juga dapat meminimalisirkan kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh

para pengguna pada saat mengoperasikan program yang ada, sehingga dapat

diharapkan akan bekerja secara maksimal sehingga tidak terjadi kesalahan.

72

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras merupakan bagian dari sistem komputer. Dimana peragkat

keras kmputer berfungsi sebagai eksekutor dari perintah yang telah diprogramkan

melalui perangkat lunak yang telah ditanamkan pada perangkat keras. Perangkat

keras yang digunakan dalam pembuatan program ini adalah senbagi berikut :

1. Processor : Dual Core 1.3Ghz

2. Memory : 1GB

3. Hardisk : 320 GB

4. Monitor : 10 inch

5. Mouse : Mouse standard PS2/USB

6. Keyboard : 180 Key

7. Printer : Canon Pixma ip2770

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat Lunak (Software) merupakan sebuah program yang

menjembatani pengguna komputer dan perangkat keras yang digunakannya.

Dengan kata lain perangkat lunak merupakan penerjemah antara manusia sebagai

orang yang memberi instruksi dan komputer sebagai pihak yang menerima

instruksi. Didalam pembuatan program ini penulis menggunakan perangkat lunak

sebagai berikut :

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

2. Aplikasi Windows : Microsoft Visual Basic 6.0

3. Database : MySQL

4. Media Cetak : Cystal Report

73

4.7. Jadwal Implementasi

Dalam merancang sebuah sistem pengolahan data Penjualan Spare Part Air

Conditioner (AC) pada CV. Supri Service Pontianak yang diperlukan, langkah-

langkah konkrit agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya.

Penerapan atau pengimplementasian pengolahan data Penjualan Spare Part Air

Conditioner (AC) pada CV. Supri Service Pontianak membutuhakan waktu sekitar

4 bulan.

Tabel IV.5.

Jadwal Implementasi

No

Tahapan Kegiatan

Waktu Kegiatan Per Minggu

April Mei Juni Juli

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Penelitian

2. Analisis Kebutuhan

3. Pengumpulan Data

4. Pembuatan Bab 1

5. Pembuatan Bab 2

6 Pembuatan Bab 3

7 Pembuatan Bab 4

8 Pembuatan Bab 5

9 Evaluasi


BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 3. Laporan Pemilik dapat mengakses laporan penjualan (LPJ)...

Documents

Transcript of BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN · 3. Laporan Pemilik dapat mengakses laporan penjualan (LPJ)...