BAB IV

TINJAUAN PUSTAKA

4.1 Pengertian Sistem

Suatu sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling

berinteraksi antara suatu dengan lain dalam mencapai suatu tujuan tertentu (Mc.

Leod, 2001). Defenisi ini cocok digunakan pada suatu organisasi atau perusahaan,

Karena terdiri dari sejumlah data yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan

tertentu yang ditetapkan oleh pemimpin maupun menajemen.

Menurut Lukas dalam buku Sistem Informasi Manajemen menyatakan

bahwa: “Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau

variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu

sama lain dan terpadu” (Wahyudi Komorotomo dan Subandu Agus Margano,

2001: 8).

Prof. Dr. Mr. S. Prju Atmosudirjo di dalam bukunya, “Pengambilan

Keputusan” , mendefinisikan: Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari

obyek-obyek, atau komponen-komponen yang berkaitan, tertata dan saling

berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut

menjadi satu kesatuan dari pemrosesan atau pengolahan data tertentu.

Menurut Jerry FitzGerald, Ardaf Fitz Gerald dan Waren D. Stallings, Jr

menyatakan: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto H.M, 2001:1)

Dari pengertian dan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa “Sistem

adalah mengandung arti kumpulan, unsur atau komponen yang saling

berhubungan satu sama lain secara teratur dan merupakan satu kesatuan yang

saling ketergantungan untuk mencapai suatu tujuan”.

IV-1

IV-2

4.1.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau

variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu

sama lain dan terpadu. (Sutabri, 2004).

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yang

menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya, yaitu (Jogiyanto, 2001) :

1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur. Mendefinisikan

sistem sebagai suatu jaringan kerja yang dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya. Mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari elemen-

elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

4.2 Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi,

sehingga informasi ini sangat penting bagi organisasi. Jogiyanto H.M (2005:8)

mendefinisikan sebagai berikut : “Informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”. Data yang diolah

menjadi informasi akan dapat melahirkan suatu keputusan untuk melakukan

tindakan dan seterusnya membetuk siklus yang menurut Jogiyanto dalam

bukunya disebut siklus informasi (information Cycle). Kualitas dari suatu

informasi (Quality of Information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus

akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

4.2.1 Konsep Dasar Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,

media, prosedure-prosedure dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan

IV-3

jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal

kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal

yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan

keputusan yang cerdik (Jogiyanto, 2007).

4.2.2 Kualitas Informasi

Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu, informasi harus

akurat, tepat waktu dan televan.

1. Akurat, informasi harus bebas

dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga

berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus

akurat karena dari sumber informasi sampai penerima informasi

kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau

merusak informasi tersebut.

2. Tepat waktu, informasi yang

dapat pada si penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah usang

tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan

dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat,

maka dapat berakibat fata bagi organisasi.

3. Relevan, informasi tersebut

mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk orang

satu dengan yanglain berbeda, misalnya informasi sebab musabab

kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang

relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik

perusahaan. Sebaliknya, informasi mengenai harga pokok produksi untuk

ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan sangat

relevan untuk seorang akuntan perusahaan.

4.3 Data

IV-4

Data adalah sumber informasi yang bentuknya masih mentah. Menurut

Jogianto (1990), data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-

kejadian dan kesatuan nyata. Data dapat diperoleh dalam bentuk simbol-simbol

karakter huruf, angka, gambar, suara, sinyal, dan lain sebagainya. Agar dapat

digunakan, data harus diolah lebih lanjut. Hasil pengolahan terhadap data ini

nantinya dapat menjadi informasi.

Dalam hubungannya dengan basis data, data item merupakan komponen

data terkecil yang memiliki arti. Kumpulan dari data item yang saling

berhubungan dan dianggap satu bagian oleh sebuah aplikasi disebut dengan

record.

4.4 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdapat dalam sebuah

organisasi yang dirancang dan dibuat untuk mengolah data yang dimasukkan

untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan (Mc.Leod, 2001).Dalam

perkembangan selanjutnya, sistem informasi berkembang menjadi sistem

informasi berbasis computer, yaitu system yang menggabungkan antara manusia

dengan komputer dengan menggunakan teknologi yang ada dalam mengolah dan

menyediakan data, sehingga menghasilkan informasi yang berguna untuk

mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen.

4.4.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Robert A. Leitch dan Roscoe Davis (Jogiyanto, HM. 1989) mendefinisikan

Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan dan pengolahan dan kegiatan strategis dari suatu

organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi

operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu

IV-5

organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-

laporan yang diperlukan.

4.4.2 Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi

terdiri dari komponen-komponen yang disebut disebutnya dengan istilah blok

bangunan (building blok) yang saling berinteraksi satu sama lainnya membentuk

satu kesatuan untuk mencapai sasarannya, yang terdiri dari (Jogiyanto HM, 2005):

1. Blok Masukan (Input Block), Input mewakili data yang masuk kedalam

sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk

menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block), Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur,

logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data

yang tersimpan pada basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk

menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Model), Produk sistem informasi adalah keluaran

yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna

untuk semua tingkatan manajemen dan semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block), Teknologi digunakan untuk

menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian

sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu

teknisi (human / brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat

keras (hardware).

5. Blok Basis Data (Database Block), Basis data merupakan kumpulan data

yang saling berhubungan, tersimpan pada perangkat keras dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data di dalam basis data

IV-6

diorganisasikan sedemikain rupa, supaya informasi yang dihasilkan

berkualitas dan untuk efiesiensi kapasitas penyimpannya.

6. Blok Kendali (Control Blok), Beberapa pengendalian perlu dirancang dan

diterapkan untuk meyakinkan dan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem

dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan akan dapat langsung cepat

diatasi.

Model umum sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah

(processing) dan keluaran (output), sebagaimana yang ditunjukkan pada gambar

di bawah ini.

Gambar 4.1 Model Umum Suatu Sistem

4.4.3 Jenis-jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda,

tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi

beberapa bagian.

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan

untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin

seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi

yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan

eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh

manajer.

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Masukan (Input)

Keluaran (Output)Proses

IV-7

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas

organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan

pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk

membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi

informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

3. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai

sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi

mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun

keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

4. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi

secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa

alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui

problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan

pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta

memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut

knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan

pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami

dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan

terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi

terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah

knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan

pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa

terstruktur dan anatarmuka pengguna.

5. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support

Collaborative Work Systems (CSCW)

Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan

semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems

IV-8

membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok

bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam

bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang

GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak

yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer

yang terhubung dengan jaringan.

6. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS

membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal

dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-

tempat yang bisa diakses seperti kantor.

4.5 Basis Data

Pengertian Basis Data menurut Fathansyah (2002) adalah:

“Sekumpulan data persistence yang saling terkait, menggambarkan

suatu organisasi (Enterprise)." Basis data digunakan karena memiliki keuntungan

sebagai berikut:

1. Mengurangi redundansi.

2. Data dapat di-share antar aplikasi.

3. Dapat dilakukan standardisasi data.

4. Batasan security dapat diterapkan.

5. Mengelola integritas data (akurasinya terjamin).

6. Independensi data (objektif DBS), basis data dapat berkembang tanpa

mempengaruhi aplikasi yang telah ada.

Secara definitif, basis data merupakan suatu objek terstruktur (Powell,

2006). Objek terstruktur tersebut terdiri atas data dan metadata. Data pada

basis data merupakan informasi deskriptif yang benar-benar tersimpan,

misalnya “Nama” atau “Alamat”. Sedangkan metadata merupakan bagian yang

menjelaskan tentang struktur data tersebut dalam basis data, misalnya field

IV-9

untuk “Nama” dan “Alamat”, panjang field, atau tipe data untuk masing-masing

field. Untuk menentukan struktur suatu basis data digunakan pemodelan

basis data. Pemodelan basis data ada banyak macamnya. Beberapa diantaranya

yaitu:

1. File System.

2. Hierarchical Database Model.

3. Network Database Model.

4. Relational Database Model.

Dari keempat pemodelan basis data di atas, relational database model

merupakan solusi terbaik saat ini untuk menangani proses penyimpanan

maupun pengambilan data.

4.5.1 Relational Database

Basis data relasional ditemukan oleh seorang periset IBM, Dr. E.F. Codd.

Basis data relasional ini dapat mengatasi berbagai batasan yang ada pada

model hierachical database tanpa mengabaikan struktur hirarki data. Pada

basis data relasional, setiap tabel dapat diakses tanpa harus mengakses objek

parent-nya. Selain itu, setiap tabel dapat dihubungkan tanpa perlu terpengaruh

dengan posisi hirarkis masing-masing tabel.

Berdasarkan keberadaannya, relasi terbagi menjadi tiga macam:

1. Base relation, yaitu relasi yang skemanya terdefinisi dan benar-benar

ada pada basis data.

2. Derived relation, yaitu relasi yang diturunkan dari relasi lainnya

dengan menggunakan ekspresi relasional.

3. View, yaitu derived relation yang memiliki nama.

4.5.2 Relational Database Management System (RDBMS)

Database Management System (DBMS) adalah suatu sistem perangkat

lunak yang digunakan untuk memanipulasi / memproses basis data.

Sedangkan istilah relational database management system digunakan untuk

IV-10

menyebut suatu perangkat lunak yang dapat menangani basis data relasional

dan berkomunikasi dengan engine basis data tersebut.

4.6 Analisis Sistem

Analisis sistem (system analysis), dapat diartikan sebagai suatu proses

untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas

(business users), proses bisnis (business process), ketentuan atau aturan (business

rule), masalah dan mencari solusinya (business problem & solution) dan rencana-

rencana perusahaan. Metode pengunpulan data dapat dilakukan dengan observasi,

daftar pertanyaan, pengambilan sampel, wawancara dan studi kepustakaan.

(Yakub, 2012)

Langkah-langkah dalam Menganalisis Sistem

Didalam tahap analis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah, Mengidentifikasi (mengenal)

masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analis

sistem, tugas-tugas yang harus dilakukan seperti:

a. Mengidentifikasi Penyebab Masalah, Tugas

mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji

ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diuraikan

oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap

perencanaan sistem.

b. Mengidentifikasi titik keputusan, Setelah penyebab

terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus

diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut.

c. Mengidentifikasi personil-personil kunci, Identifikasi

personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan

alir dokumen yang ada diperusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.

IV-11

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada, Langkah

kedua dari tahap analis sistem adalah memahami dari sistem yang ada.

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana

sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini

diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.

3. Analize, yaitu menganalisis hasil penelitian.

a. Menganalisis kelemahan sistem, Analis sistem perlu menganalisis

masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab

sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut.

b. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai / manajemen.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis, Laporan hasil analis ini

diserahkan kepada steering commitmen yang nantinya akan diteruskan

kemanajemen. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada

manajemen adalah:

a. Laporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.

b. Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan

dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.

c. Meminta pendapat-pendapatan saran-saran dari pihak manajemen.

d. meminta persetujuan dari pihak manajemen untuk melakukan tindakan

selanjutnya.

4.6.1 Analisa PIECES

Untuk mengindentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap

PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efeciency, dan Service)

(Hanif. Al fatta, 2007).

IV-12

Pengertian dari masing-masing PIECES :

1. Analisis Kinerja (performance)

Masalah Kinerja terjadi ketika tugas-tugas yang dijalankan oleh sistem

mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu

tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dilaksanakan

selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-

rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada

transaksi tersebut.

2. Analisis Informasi (information)

Informasi merupakan komoditas yang penting bagi pemakai akhir. Karena

Informasi yang akan dihasilkan dapat memenuhi keinginan dari pengguna

dan juga dapat mengatasi masalah-masalah yang ada.

3. Analisis ekonomi (economy)

Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu lembaga. Pijakan

dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya yang murah.

4. Analisis Pengendalian (control)

Tugas-tugas dari sustu sistem informasi perlu di monitor dan dibetulkan

jika ditemukan adanya kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang

untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi

penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan data.

5. Analisis efisiensi (efficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan

dengan pemborosan yang minimal. Oleh karena itu, masalah efisiensi

membutuhkan peningkatan output/hasil. Karena sistem yang ada telah

dapat di daya gunakan dengan baik dan juga telah dapat menghasilkan

output seusai dengan yang diharapkan.

IV-13

6. Analisis Pelayanan (service)

Pelayanan yang baik dapat mencerminkan suatu lembaga itu baik atau tidak

baik, sehingga pelayanan harus juga diperhitungkan secara baik.

4.7 Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan Sistem Informasi atau desain Sistem Informasi adalah

melakukan perancangan terhadap suatu sistem, misalnya mendesain dari manual

menjadi komputerisasi. Menurut John Burch dan Gari Grundnitski (2000 : 28),

perancangan sistem dapat didefenisikan sebagai berikut: Desain sistem dapat

didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa dan

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh

dan berfungsi.

Untuk mencapai tujuan ini, sasaran-sasaran berikut ini harus dicapai yaitu:

a. Rancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan.

b. Rancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama pukesmas sesuai

dengan yang telah didefenisikan pada tahap perencanaan sistem yang

dilanjutkan pada tahap analisa sistem.

4.7.1 Model Perancangan Sistem

Salah satu model perancangan sistem yang banyak digunakan yaitu model

waterfall. Model ini bersifat linear karena prosesnya mengalir secara sekuensial

mulai dari awal hingga akhir. Model ini mensyaratkan setiap tahap harus

diselesaikan terlebih dahulu secara tuntas dan penuh sebelum teruskan ke tahap

berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan.. Secara umum

kerangka kerja model waterfall adalah sebagai berikut :

IV-14

Gambar 4.2 Kerangka Kerja Model Waterfall

Keterangan :

1. Perencanaan

Menyangkut studi kebutuhan pengguna, studi kelayakan baik secara teknis

maupun secara teknologi serta penjadwalan pengembangan perangkat lunak.

Dapat juga dikatakan sebagai defenisi kebutuhan sistem.

2. Analisa

Tahap dimana kita berusaha mengenali seluruh permasalahan yang muncul

pada pengguna (user), mengenali komponen-komponen sistem, objek-objek,

hubungan antar objek, dan sebagainya. Merupakan analisa keadaan internal

dan eksternal.

3. Perancangan

Merupakan tahap pencarian solusi dari permasalahan yang didapat dari tahap

analisa.

4. Implementasi

Tahap pengimplementasian rancangan sistem kesituasi nyata. Pada tahap ini

dimulai proses pemilihan perangkat keras, penyusunan perangkat lunak

aplikasi (coding), dan pengujian (testing) apakah sistem sudah sesuai dengan

kebutuhan. Jika belum, dilakukan proses iteratif, yaitu kembali ke tahap-tahap

sebelumnya.

IV-15

5. Pemeliharaan

Mulai melakukan pengoperasian sistem dan melakukan perbaikan-perbaikan

kecil jika diperlukan. Jika masa penggunaan sistem habis, maka akan kembali

ke tahap pertama, yaitu perencanaan.

4.7.2 Structured System Analysis and Design (SSAD)

Structured System Analysis and Design adalah pengembangan system

terstruktur dan digunakan secara luas untuk analisa dan desain suatu sistem.

Dengan metodologi ini, sistem dapat digambarkan secara logika dari arus data dan

hubungan antara fungsinyadidalam modul-modul sistem. Untuk dapat melakukan

langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan

sistem terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya.

Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa

gambar, diagram atau grafik, penggunaan diagram atau gambar ini dipandang

lebih mengena dan lebih mudah dimengerti. Alat-alat yang digunakan ada juga

yang tidak berbentuk gambar atau grafik seperti kamus data (data dictionary).

Alat-alat yang digunakan pada SSAD yaitu (Data flow diagram) DFD, Flowchart,

Kamus Data, Entity-Relationship Diagram (ERD).

4.7.3 Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem

Perancangan sistem sangat perlu dalam pengolahan data dan informasi,

karena tanpa dirancang terlebih dahulu maka data yang diolah untuk informasi

tidak akan sempurna. Dalam perancangan sistem ini, banyak peralatan sebagai

alat bantu yang digunakan untuk mempermudah dalam suatu pekerjaan, antara

lain :

4.7.3.1 Aliran Sistem Informasi (ASI)

IV-16

Sangat berguna untuk mengetahui permasalahan yang ada pada suatu

perusahaan. Dari sini dapat diketahui apakah sistem informasi tersebut masih

layak dipakai atau tidak, serta masih manual atau sudah komputerisasi. Jika sistem

informasi tidak layak dipakai maka perlu adanya perubahan dalam pengolahan

datanya sehingga menghasilkan sistem informasi yang cepat dan akurat supaya

menghasilkan suatu keputusan yang lebih baik.

Simbol-simbol standar yang akan digunakan dalam pembuatan ASI dapat

dilihat pada Tabel 4.1. berikut ini.

Tabel 4.1. Simbol Aliran Sistem Informasi.

SIMBOL KETERANGAN

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan semua jenis dokumen,

merupakan formulir yang digunakan

untuk merekam data terjadinya suatu

transaksi, yang menunjukkan input dan

output baik untuk proses manual,

mekanik, atau komputer.

Proses Manual. Simbol ini digunakan

untuk menggambarkan kegiatan manual

atau pekerjaan yang dilakukan tanpa

menggunakan komputer. Uraian singkat

kegiatan manual dicantumkan di dalam

simbol ini.

Proses Komputer / Online Computer

Process. Simbol ini menggambarkan

kegiatan proses dari pegolahan data

IV-17

dengan komputer secara online. Uraian

singkat tentang operasi program

komputer ditulis di dalam simbol.

Arsip. Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan file komputer / non

komputer yang disimpan sebagai arsip. Di

dalam simbol ini bisa ditulis huruf F atau

huruf A.

Penghubung pada halaman yang sama.

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan

hubungan arus proses yang terputus

masih dalam halaman yang sama. Di

dalam simbol ini dicantumkan nomor

sebagai penghubung.

Penghubung pada halaman yang

berbeda. Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan hubungan arus proses yang

terputus dengan sambungannya ada di

halaman yang lain, sesuai dengan nomor

yang tercantum dalam simbol.

Garis Alir. Simbol ini menunjukkan

aliran/arah dari proses pengolahan data.

IV-18

4.7.3.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara logika

yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau

organisasi file. Keuntungan dari DFD, memudahkan pemakai yang kurang

menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau

dikembangkan.

Dalam DFD ini nantinya akan diperlihatkan aliran sistem mulai dari input,

proses hingga laporan yang dihasilkan, dan bisa digunakan untuk menggambarkan

sistem informasi yang logikal, yang akan menggambarkan bagaimana hubungan

suatu sistem informasi dengan file-file yang akan diakses oleh komputer.

Simbol-simbol standar yang akan digunakan dalam DFD terlihat pada

tabel 4.2. berikut ini:

Tabel 4.2 Simbol Data Flow Diagram.

SIMBOL KETERANGAN

Kesatuan Luar / External Entity.

Merupakan sumber/tujuan data atau suatu

bagian/orang yang berada diluar sistem tapi

berhubungan dengan sistem tersebut, baik

itu memasukkan data maupun mengambil

data dari sistem.

Proses. Simbol ini digunakan untuk

melakukan proses pengolahan data di dalam

DFD, yang menunjukkan suatu kegiatan

yang mengubah aliran data masuk (input)

menjadi aliran data keluar (output).

IV-19

Penyimpanan Data / Data Store.

Berfungsi sebagai tempat penyimpanan

dokumen-dokumen/file-file yang

dibutuhkan dalam suatu sistem informasi.

Aliran Data. Menunjukkan arus dalam

proses, dimana simbol aliran data ini

mempunyai nama tersendiri.

4.7.3.3 Struktur Program

Dalam merancang suatu program, juga ada peralatan yang digunakan

hingga program yang dibuat akan lebih sempurna. Adapun peralatan yang

digunakan untuk merancang suatu program adalah :

Menggambarkan menu utama program yang akan dirancang atau dibuat,

juga untuk menampilkan apa yang dikerjakan pada sebuah sistem atau membuat

bagian bentuk spesifikasi dari modul-modul program yang dikerjakan pada

sebuah sistem. Simbol-simbol standar yang digunakan dalam struktur program

terlihat pada tabel 4.3. di bawah ini :

Tabel 4.3 Simbol struktur program.

SIMBOL KETERANGAN

Simbol Sumber / Tujuan Data.

Simbol Proses Terdefenisi, digunakan untuk

menunjukkan suatu operasi yang rincinya

ditunjukkan di tempat lama.

4.7.3.4 Flow Chart

IV-20

Merupakan alat bantu yang digunakan untuk menerangkan logika

program, berupa suatu bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari

proses program. Simbol-simbol standar yang digunakan dalam bagan alir program

terlihat pada tabel 4.4. di bawah ini:

Tabel 4.4 Simbol Flowchart.

SIMBOL KETERANGAN

Terminal Point Symbol. digunakan untuk

menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.

Preparation Symbol. Simbol Persiapan

digunakan untuk memberi nilai awal Suatu

besaran atau variabel ( harga awal ).

Process Symbol. Simbol Proses atau

Pengolahan digunakan untuk mewakili suatu

proses, seperti pengolahan aritmatika atau

pemindahan data.

Predefined Process Symbol. Simbol Proses

Terdefenisi digunakan untuk menunjukkan

suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di

tempat lain atau untuk proses yang detilnya

dijelaskan terpisah, misalnya berbentuk

subroutine.

Decision Symbol. Simbol Keputusan

digunakan untuk mewakili operasi

perbandingan logika atau suatu penyeleksian

kondisi di dalam program.

Input/Output Symbol. Simbol Input/Output

IV-21

digunakan untuk menyatakan dan mewakili data

masukan atau keluaran.

Connector Symbol. Simbol Penghubung

digunakan untuk menunjukkan sambungan dari

bagan alir yang terputus di halaman yang masih

sama.

Off-page Connector. Simbol Penghubung

Halaman lain digunakan untuk menunjukkan

hubungan arus proses yang terputus dengan

sambungannya ada di halaman yang lain.

Flow Lines Symbol. Simbol Garis Alir

digunakan untuk menunjukkan aliran atau arus

dari proses.

4.7.3.5 Kamus Data

Kamus data atau dictionary atau disebut juga dengan istilah sistem data

dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi

dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem

dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem yang lengkap.Isi kamus data

adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2001):

a. Nama arus data, karena data dibuat berdasarkan arus data yang

mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di

kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan

penjelasan lebih lanjut tentang suatu data tertentu di DAD dapat

berlangsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

b. Alias, alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain itu

ada.

IV-22

c. Bentuk data, bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena

dapat digunakan untuk mengelompokkan data didalam kegunaannya

sewaktu perancangan sistem.

d. Arus data, menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data

akan menuju.

e. Penjelasan, untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang

dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan

keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

f. Periode, kapan terjadinya arus data tersebut.

g. Volume, volume yang perlu dicatat di kamus data adalah volume rata-

rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam

satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume

terbanyak.

Sebagai tambahan untuk dokumentasi serta mengurangi redudansi, kamus

data bisa digunakan untuk

1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal

kelengkapan dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan

layar dan laporan-laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-

file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram

aliran data.

4.7.3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Edhy Sutanta Entity Relational Model merupakan suatu model

data yang dikembangkan berdasarkan objek. ER_M digunakan untuk menjelaskan

IV-23

hubungan antara data dalam basis data kepada pemakai secara logik. ER_M

didasarkan pada suatu persepsi bahwa real world terdiri atas obyek-obyek dasar

yang memunyai hubungan/ kerelasian antar obyek-obyekdasar tersebut. ER_M

digambarkan dalam bentuk diagram yang disebut diagram ER (ED_Diagram/

ER_D) dengan menggunakansimbol-simbol grafis tertentu.

Kardinalitas model data harus mempresentasikan jumlah peristiwa dari

obyek didalam hubungan yang diberikan. Kardinalitas merupakan spesifikasi dari

sejumlah peristiwa dari satu (obyek) yang dapat dihubungkan kesejumlah

peristiwa dari obyek yang lain. Dengan kata lain kardinalitas adalah angka yang

menunjukan banyak nya munculnya suatu obyekterkait dengan kemunculan obyek

yang lain pada suatu hubungan (relasi). Kardinalitas biasanya diekspresikan

secara sederhana ’satu’ atau ’banyak’. Ada tiga hubungan kardinalitas yaitu:

1. Relasi one to one (1-1), yaitu terjadi apabila sebuah entitas pada himpunan

entitas A hanya mempunyai satu pasangan entitas pada himpunan entitas B

atau sebaliknya.

2. Relasi one to many (1-n), yaitu terjadi apabila sebuah entitas pada

himpunan entitas A mempunyai lebih dari satu pasangan entitas pada

himpunan entitas B sebaliknya entitas pada himpunan B mempunyai

pasangan entitas hanya satu pada himpunan A

3. Relasi many to one (n-1), yaitu terjadi apabila sebuah entitas pada

himpunan entitas A mempunyai satu pasangan entitas pada himpunan

entitas B sebaliknya entitas pada himpunan B mempunyai pasangan entitas

lebih dari satu pada himpunan A.

4. Relasi many to many (n-n), yaitu terjadi apabila entitas pada himpunan

entitas A mempunyai lebih dari satu pasangan entitas pada himpunan

entitas B atau sebaliknya (Linda Marlinda, 2004)

Simbol-simbol yang akan digunakan dalam Entity Relationship Diagram

adalah sebagai berikut:

IV-24

Tabel 4.5 Simbol Entity Relationship Diagram.

SIMBOL KETERANGAN

Entity. Simbol yang menyatakan himpunan

entitas ini bisa berupa : suatu elemen

lingkungan, sumber daya, atau transaksi, yang

begitu pentingnya bagi perusahaan sehingga

didokumentasikan dengan data.

Attribute. Simbol terminal ini untuk

menunjukkan nama-nama atribut yang ada

pada entiti.

Primary Key Attribute. Simbol atribut yang

digarisbawahi, berfungsi sebagai key (kunci)

di antara nama-nama atribut yang ada pada

suatu entiti.

Relationship. Simbol ini menyatakan relasi

ini digunakan untuk menunjukkan hubungan

yang ada antara entiti yang satu dengan entiti

yang lainnya.

Link. Simbol berupa garis ini digunakan

sebagai penghubung antara himpunan relasi

dengan himpunan entitas dan himpunan

entitas dengan atributnya.

4.7.3.7 Keamanan Hak Akes

IV-25

a. Waspada terhadap

Rekayasa sosial :

1. Mengaku sebagi eksekutif yang tidak berhasil

mengakses, menghubungi administrator via telepon/fax.

2. Mengaku sebagai administrator yang perlu

mendiagnosa masalah network, menghubungi end user via

email/fax/surat.

3. Pencurian surat,data dan password.

4. Penyuapan, kekerasan.

b. Membedakan Sumber daya internal dan Eksternal :

Memanfaatkan teknologi firewall yang memisahkan network internal

dengan network eksternal dengan rule tertentu.

c. Sistem Otentikasi User :

Adalah proses penentuan identitas dari seseorang yang sebenarnya, hal ini

diperlukan untuk menjaga keutuhan ( integrity ) dan keamanan ( security )

data, pada proses ini seseorang harus dibuktikan siapa dirinya sebelum

menggunakan layanan akses.

Upaya untuk lebih mengamankan proteksi password, antara lain :

1. Salting.

Menambahkan string pendek ke string password yang diberikan pemakai

sehingga mencapai panjang password tertentu.

2. One time password.

Pemakai harus mengganti password secara teratur. Upaya ini

membatasi peluang password telah diketahui atau dicoba-coba pemakai

lain.

Bentuk ekstrim pendekatan ini adalah one time password, yaitu

pemakai mendapat satu buku berisi daftar password. Setiap kali

IV-26

pemakai login, pemakai menggunakan password berikutnya yang

terdapat di daftar password.

Dengan one time password, pemakai direpotkan keharusan menjaga

agar buku passwordnya jangan sampai dicuri.

3. Satu daftar panjang pertanyaan dan jawaban.

Variasi terhadap password adalah mengharuskan pemakai memberi satu

daftar pertanyaan panjang dan jawabannya. Pertanyaan-pertanyaan dan

jawabannya dipilih pemakai sehingga pemakai mudah mengingatnya

dan tak perlu menuliskan di kertas.

Pertanyaan berikut dapat dipakai, misalnya :

Siapa mertua abang ipar Badru ?

Apa yang diajarkan Pak Harun waktu SD ?

Di jalan apa pertama kali ditemukan simanis ?

Pada saat login, komputer memilih salah satu dari pertanyaan-

pertanyaan secara acak, menanyakan ke pemakai dan memeriksa

jawaban yang diberikan.

4. Tantangan tanggapan (chalenge response).

Pemakai diberi kebebasan memilih suatu algoritma, misalnya x3.

Ketika pemakai login, komputer menuliskan di layar angka 3. Dalam

kasus ini pemakai mengetik angka 27. Algoritma dapat berbeda di pagi,

sore, dan hari berbeda, dari terminal berbeda, dan seterusnya.

Contoh Produk Otentikasi User, antara lain :

1. Secureid ACE (Access Control Encryption)

System token hardware seperti kartu kredit berdisplay, pemakai akan

menginput nomor pin yang diketahui bersama, lalu memasukkan pascode

bahwa dia pemilik token.

2. S/key (Bellcore)

System software yang membentuk one time password (OTP) berdasarkan

informasi login terakhir dengan aturan random tertentu.

IV-27

3. Password Authentication Protocol (PAP)

Protokol dua arah untuk PPP (Point to point Protocol). Peer mengirim

pasangan user id dan password, authenticator menyetujuinya.

4. Remote Authentication Dial-in User Service (RADIUS)

Untuk hubungan dial-up, menggunakan network access server, dari suatu

host yang menjadi client RADIUS, merupan system satu titik akses.

5. Terminal Access Controller Access Control System (TACACS)

Protokol keamanan berbasis server dari CISCO System. Security Server

terpusat dangan file password UNIX, database otentikasi, otorisasi dan

akunting, fungsi digest (transmisi password yang tidak polos)

4.8 Pengertian Sistem Informasi Akademik

Pengertian dari sistem informasi akademik adalah sebuah sistem khusus

untuk keperluan pengolahan data – data Akademik dengan penerapan teknologi

komputer baik hardware maupun software, yang dimaksud hardware (perangkat

keras) adalah peralatan – peralatan seperti komputer (PC Computer), Printer, CD

ROM, Harddisk, dan sebagainya, sedangkan software (perangkat lunak) adalah

program komputer yang memfungsikan hardware tersebut yang dibuat khusus

untuk keperluan pengolahan data – data akademik.

Sistem Informasi Sekolah adalah bagian dari Sistem Informasi Akademik

yaitu sebuah sistem yang mengolah data akademik dan menghasilkan informasi

berupa informasi akademik. Data akademik yang dimaksud diantaranya adalah

data siswa, data guru, data nilai, data jadwal, data absensi dan sejenisnya. Sistem

Informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi siswa dengan

melakukan proses administrasi akademi baik yang menyangkut kelengkapan

dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan

operasional harian administrasi akademik.

IV-28

Menurut Candra (2005:8) Sistem Informasi Akademik merupakan

sekumpulan informasi yang menyediakan fasilitas di dalam membantu

menyelesaikan aktifitas yang berhubungan dengan masalah akademik. Sistem

Informasi Akademik ini adalah bagian yang sangat penting, karena dalam

administrasi akademik inilah semua data kegiatan pendidikan dan proses belajar

mengajar tersimpan.

Sistem Informasi Akademik adalah sistem yang bekerja untuk mengolah

data dan memberikan informasi di bidang akademik sekolah. Melihat

kompleksitas dari masalah akademik suatu sekolah, maka sangat diperlukan

adanya suatu sistem informasi akademik yang menunjang sehingga pekerjaan

yang dilakukan oleh beberapa bagian yang berhubungan dapat saling terintegerasi.

Dengan didukung oleh data yang terintegerasi maka laporan-laporan akademik

yang dibutuhkan dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat.

(http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1300/1059).

4.8.1 Komponen-komponen Sistem Informasi Akademik

Sistem informasi akademik mempunyai komponen yang sama dengan

sistem informasi secara umum, yaitu: komponen input, komponen model,

komponen basis data, dan komponen output. Perbedaan komponen-komponen ini

antar sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem

informasinya.

a. Komponen Input Akademik

Sistem informasi akademik mengumpulkan data yang berkaitan dengan

pengelolaan data misalnya data siswa, data mata pelajaran, data keuangan, data

guru, data nilai siswa, data siswa sudah lulus, administrasi kelas, dan lainnya.

b. Komponen Model Akademik

Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang

sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang

merubah bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi akademik

IV-29

banyak digunakan untuk menghasilkan informasi-informasi tentang pengelolaan

data siswa, guru, nilai dan lainnya.

c. Komponen Basis Data Akademik

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya, tersimpan di perangkap keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu di simpan dan perlu di

organisasi sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Data

yang digunakan untuk output berasal dari database.

d. Komponen Output Akademik

Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem itu

sebagai contohnya daftar nama siswa, daftar nama guru, daftar jadwal pelajaran,

dan daftar rekap nilai siswa.

(http://repository.library.uksw.edu/bitstream/handle/123456789/2433/

T1_682006057_BAB%20II.pdf)

4.8.2 Modul-modul Sistem Infromasi Akademik

1. Modul Administrator.

Ubah Password

Manajemen User

Manajemen Guru

Modul ini berfungsi mengatur semua user tentang otoritas dalam memakai

suatau aplikasi tersebut.

2. Modul Pimpinan/ Kepala Sekolah.

Ubah Password

Report Absen Siswa per kelas

Report Absen Siswa per tanggal

IV-30

Report Guru Mengajar per tanggal

Report Guru Belum Input Absen

Report Grafik Rata-rata Nilai

Modul ini hanya berupa report atau laporan dalam suatu pekerjaan,sehingga

pimpinan bisa mengambil suatu kebijakan dalam memutuskan suatu pekerjaan

yang didasarkan oleh data.

3. Modul Operator (Kurikulum).

a . Menu Master

Ubah Password

Tahun Pelajaran

Pelajaran

Pekerjaan

Komponen Nilai

Agama

Kelas Siswa

Jenjang Pendidikan

Penghasilan

Jam Pelajaran

b . Menu Akademik

Mata Pelajaran

Wali Kelas

Guru Mengajar

Guru Piket

Pelajaran Siswa

Jadwal Pelajaran

NISN Siswa

KKM

Jam Mengajar Guru

Nilai Siswa

IV-31

Nilai Kelas

c. Guru Piket

Absen Siswa

Jadwal per Hari

Hapus Absen Siswa

Modul ini sangat komplek karena semua kegiatan akademik di atur di

modul operator.Sehingga dapat dipastikan apabila modul operator tidak berfungsi

dengan baik, maka semua kegiatan akademik akan tidak stabil.

4. Modul Guru.

Ubah Password

Ubah Biodata

Jadwal Mengajar

List Materi Pelajaran

Input Absen

Input Nilai

Modul ini berfungsi sebagai memasukan absen dan input nilai siswa, dan

juga melihat jadwal guru mengajar.

5. Modul Guru Piket.

Ubah Password

Ubah Biodata

Cek Guru Mengajar

Jadwal Hari ini

Absen Siswa per Kelas

Modul ini berfungsi sebagai sebagai mengontrol kegiatan proses

pembelajaran akademik.

6. Modul TU.

Ubah Password

IV-32

Pencarian Guru

Pencarian Siswa

Modul ini berfungsi sebagai mengecek kelengkapan biodata siswa dan

guru.

4.8.3 Contoh Interface Web Sistem Informasi Akademik Sekolah

1. Menu web sistem akademik SMP Negeri 47 Bandung :

http://www.contoh-ta.com/2012/03/download-aplikasi-web-informasi-

smpzip.html

Home

Buku Induk

Absensi Siswa

Laporan Absensi Siswa

Data Pengumuman

Management User

Logout

Gambar 4.3 Form login sistem akademik SMP Negeri 47 Bandung

IV-33

Gambar 4.4 Interface sistem akademik SMP Negeri 47 Bandung

2. Menu web Sistem informasi akademik SMP Negeri 1 Sutojayan

http://siakad.semasajaya.sch.id/

Home

Profil

Nilai

Absensi

Pembayaran

Kepribadian

UAN

Pesan

Contact

About

Gambar 4.5 Form Login Sistem informasi akademik SMP Negeri 1 Sutojayan

IV-34

Gambar 4.6 Interface Sistem informasi akademik SMP Negeri 1 Sutojayan

3. Menu web sistem akademik SMA Negeri 1 Bone :

http://laerudtikong.blogspot.com/2012/05/sistem-informasi-

akademik.html

System Input : data guru, siswa, jurusan, program studi,

kurikulum, kelas

System Proses : jadwal pelajaran,nilai siswa

Report : jadwal pelajaran,nilai siswa

Control : user/ admin,Logut

Gambar 4.7 Form Login Sistem informasi akademik SM A Negeri 1 Bone

IV-35

Gambar 4.8 Interface Sistem informasi akademik SMA Negeri 1 Bone