BAB III PEMBAHASAN · Prosedur penanganan surat masuk adalah salah satu kegiatan bertahap yang...
Transcript of BAB III PEMBAHASAN · Prosedur penanganan surat masuk adalah salah satu kegiatan bertahap yang...
32
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero)
Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, kantor pos
pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W Baron
Van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin
keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-
kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke negeri Belanda.
Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada
publik.
Setelah Kantor Pos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan
Kantor Pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua
tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah
melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.
Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari
Jawatan PTT (Pos, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh
seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih
diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan Negara Pos dan
Telekomunikasi (PN Postel) mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan
telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi
33
Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro) dan pada tahun 1978 berubah
menjadi Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal
dalam menyelenggarakan dinas pos dan giro pos baik untuk hubungan dalam maupun
luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi
Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan
kreatifitasnya dalam mengembangkan bidang per-posan Indonesia dengan
memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu
titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen
kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di
Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi,
jejaring Pos Indonesia sudah memiliki 3.700 kantor pos online, serta dilengkapi
dengan electronic mobile pos (jaringan pos seluler) di beberapa kota besar. Sistem
Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing (pengolahan) kiriman pos
dimana setiap titik daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.
Visi dan Misi PT Pos Indonesia (Persero)
Visi PT Pos Indonesia (Persero) adalah Menjadi raksasa logistik pos dari Timur.
Misi PT Pos Indonesia (Persero) adalah:
1. Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara;
2. Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan;
3. Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan;
34
4. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi bangsa, negara,
pelanggan, karyawan, masyarakat serta pemegang saham.
Tagline PT Pos Indonesia (Persero) : “Kami membawa misi”
Kredo PT Pos Indonesia (Persero) : “Sumber daya ada batasnya, tetapi kreativitas
tak terbatas. Dengan Iman kepada Tuhan
dan persatuan, kita menuju kejayaan”.
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja PT Pos Indonesia (Persero)
Struktur organisasi adalah suatu susunan dari sejumlah orang yang memegang
fungsi dan jabatan dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Struktur organisasi
dibuat dengan tujuan untuk menentukan tugas, tanggung jawab, kewajiban dan
wewenang dari masing-masing divisi atau departemen.
Berikut adalah struktur organisasi PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos
Jakarta Selatan 12000 bagian Sumber Daya Manusia (SDM) yang telah di sahkan
berdasarkan Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) dengan Nomor:
KD.50/DIRUT/0714 pada tanggal 08 Juli 2014.
35
Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Manusia
Berdasarkan struktur organisasi di atas, adapun tugas dan wewenang dari
masing-masing jabatan sebagai berikut:
1. Manajer Sumber Daya Manusia mempunyai tugas yaitu:
a. Mewakili dan memeriksa kegiatan usaha yang berhubungan dengan bagian
Sumber Daya Manusia (SDM).
b. Menganalisa dan menghitung kebutuhan serta kualitas Sumber Daya Manusia
(SDM).
Manajer Sumber Daya Manusia
Yulius Gunawan
Asisten Manajer SDM
Purwoko
Staff Agendaris
Nurhadi
Staff SDM
Fatiah
Staff SDM / Sekretaris KaKp
Sri Utami
Staff Pajak Penghasilan
Ratri Widiayati
Staff Gaji Pensiun Pos
Iskandar
Staff Gaji Karyawan
Hendra Gunawan
36
c. Menyusun Rencana Kerja Anggaran (RKA) di bidang Sumber Daya Manusia
(SDM).
d. Menangani surat masuk dan surat keluar yang bersifat rahasia.
e. Melaksanakan hal-hal lain yang diinstruksikan oleh kepala kantor dan
mengajukan perekrutan karyawan apabila terdapat kekurangan karyawan.
2. Asisten Manajer Sumber Daya Manusia mempunyai tugas yaitu:
a. Membantu tugas-tugas pokok manajer.
b. Mengelola data kepegawaian sesuai dengan prosedur dan aturan yang
ditetapkan oleh direksi.
c. Menyiapkan laporan-laporan kepegawaian dan laporan pendukung lainnya.
d. Mengetik surat keluar yang telah disetujui oleh kepala kantor.
3. Staff Agendaris mempunyai tugas yaitu:
a. Memproses surat masuk dan surat keluar.
b. Surat yang masuk akan disortir terlebih dahulu sebelum ditindaklanjuti.
c. Mengagendakan surat masuk maupun surat keluar berdasarkan kebutuhan
surat tersebut lalu diberi nomor urut tahunan terhadap surat masuk maupun
surat keluar
d. Berperan penting dalam kegiatan surat-menyurat.
4. Staff Sumber Daya Manusia mempunyai tugas yaitu:
a. Membantu tugas kesekretarisan kepala kantor pos.
b. Mengurus kesejahteraan dan kesehatan pegawai beserta keluarga.
c. Mengurus absensi karyawan keseluruhan.
37
5. Staff Pajak Penghasilan mempunyai tugas yaitu menghitung pajak penghasilan
perusahaan di setiap bulannya.
6. Staff Gaji Pensiun Pos mempunyai tugas yaitu:
a. Mendata karyawan-karyawan yang telah lama pensiun dengan memberikan
gaji sesuai grade (tingkatan).
b. Mendata karyawan yang akan pensiun.
c. Menginput data gaji karyawan yang pensiun.
7. Staff Gaji Karyawan mempunyai tugas yaitu:
a. Memberikan gaji pada karyawan baik secara langsung (tunai) maupun tidak
langsung (transfer).
b. Memproses dan memberikan tunjangan-tunjangan pendukung kepada para
karyawan.
c. Mendata karyawan beserta keluarga.
3.1.3. Kegiatan Usaha PT Pos Indonesia (Persero)
PT Pos Indonesia (Persero) merupakan perusahaan Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) yang berada dibawah naungan Departemen Pariwisata dan
Telekomunikasi (Deparpostel) dipimpin oleh suatu direksi yang membina perusahaan
dan dibantu oleh Dirjen Pos dan Telekomunikasi, dengan misi dan fungsi yang
diemban oleh perusahaan yaitu meningkatkan mutu dan pelayanan terhadap
masyarakat. PT Pos Indonesia (Persero) sebagai penyedia sarana komunikasi usaha
pos tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi.
38
Secara garis besar, usaha pos dapat dikategorikan menjadi usaha pokok (core
business) dan usaha penunjang (non-core business).
1. Usaha Pokok PT Pos Indonesia (Persero)
a. Penjualan benda pos dan materai;
b. Layanan Giro;
c. Layanan Tabanas (Tabungan Nasional);
d. Layanan Paket Pos;
e. Layanan Surat Pos;
f. Layanan Pengiriman Wesel Pos.
2. Usaha Penunjang PT Pos Indonesia (Persero)
a. Usaha Properti, antara lain dapat memberikan layanan penyewaan ruang atau
tempat;
b. Usaha Transportasi;
c. Bank Pos;
d. Belanja Lewat Pos;
e. Berbagai pelayanan Jasa Keagenan.
39
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Kantor Pos Jakarta Selatan 12000
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan
atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau
perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama.
Prosedur penanganan surat masuk adalah salah satu kegiatan bertahap yang
menjadi tugas rutin seorang agendaris yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk
memproses tidak lanjut atau penyelesaian masalah dari surat yang masuk ke dalam
perusahaan, baik yang berasal dari perorangan, kantor pos wilayah lain maupun dari
instansi pemerintah dan swasta.
Berikut adalah alur prosedur penanganan surat masuk pada PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000 bagian Sumber Daya Manusia (SDM),
yaitu:
40
Bagian Processing
(Proses) Bagian Agendaris Kepala Kantor Pos
Bagian-bagian terkait
Sumber: Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar III.2
Alur Prosedur Penanganan Surat Masuk
Start
Penyortiran
Surat
Penerimaan
Surat
Pengagendaan
Surat
Pendisposisian
Surat
Pemberian
Rekomendasi
Penerimaan Surat
yang telah diberi
rekomendasi
Diarsipkan
Diarsipkan
Pemeriksaan
kebenaran
alamat.
Pendistribusian Surat
ke bagian-bagian
terkait
Start
End
41
Keterangan:
1. Bagian Processing (Proses)
Surat yang masuk diterima oleh bagian Processing (Proses), kemudian
dikumpulkan di dalam kotak khusus. Lalu surat-surat tersebut diperiksa
kebenaran alamatnya, apabila ada surat yang salah alamat, maka surat tersebut
segera dikembalikan kepada pengirim.
2. Bagian Agendaris
Bagian agendaris mengambil surat-surat di dalam kotak khusus pada bagian
processing (proses). Setelah itu, surat-surat disortir dengan meneliti sumber atau
pengirim surat berdasarkan jenis surat tersebut, yaitu surat dinas dan surat
pribadi. Surat dinas dapat dikelompokkan menjadi surat dinas yang bersifat
rahasia, penting dan umum atau rutin. Surat tersebut dapat dibedakan
berdasarkan instansi pengirim menulis nomor surat pada amplop bagian depan.
Contohnya : No. :159/umum-jks/ atau No. :159/rhs-jks/
Jika surat bersifat rhs atau rahasia, maka surat tersebut langsung diberikan
kepada manajer. Surat yang bersifat penting, maka surat harus segera
ditindaklanjuti sebagaimana mestinya. Surat yang bersifat umum atau rutin,
biasanya tidak memerlukan tindak lanjut yang sesegera mungkin. Sedangkan
surat bersifat pribadi, bisa langsung diberikan kepada pihak yang dituju yang
telah tercantum pada amplop surat. Disini, agendaris hanya menindaklanjuti
surat-surat yang bersifat umum atau rutin dan juga surat yang bersifat penting.
Sedangkan untuk surat yang bersifat rahasia, manajer yang akan
menindaklanjutinya.
42
Kemudian surat yang telah dibuka kemudian dicatat di buku agenda berpasangan.
Mengagendakan surat sesuai dengan nomor urut tahunan dan permasalahannya
yang ditujukan kepada kepala kantor.
Ada tiga macam buku agenda untuk pencatatan surat, yaitu:
a. Buku Agenda Umum, SDM (Sumber Daya Manusia), Kug (Keuangan) dan
Sarana.
b. Buku Agenda Jaskug (Jasa Keuangan) dan Penjualan Pemasalahan.
c. Buku Agenda Operasi.
Berikut adalah bentuk tabel buku agenda surat masuk pada PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
Tabel III.1
Buku Agenda Surat Masuk PT Pos Indonesia (Persero)
SURAT YANG MASUK
Nomor urut dari
surat yang masuk
dan keluar
Tanggal
terima
Jenis surat dan
pengirim
Tanggal dan
nomor Isi Singkat
1 2 3 4 5
Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Keterangan :
1. Pada kolom nomor urut dari surat yang masuk dan keluar, diisi nomor urut
tahunan dan indeksasi surat menyurat yang sudah berlaku di perusahaan.
43
2. Pada kolom tanggal terima, di beri cap tanggal (band date) yaitu tanggal
diterimanya dan diproses surat tersebut.
3. Pada kolom jenis surat dan pengirim, diisi dengan jenis surat dan nama
pengirim surat.
4. Pada kolom tanggal dan nomor, diisi tanggal dan nomor surat yang tertera di
dalam surat tersebut.
5. Pada kolom isi singkat, diisi berdasarkan perihal yang tertera pada surat
tersebut. (bukti buku agenda surat masuk terdapat pada lampiran E1)
Pengagendaan surat sesuai dengan nomor urut surat yang masuk di dalam
buku agenda dan diberi indeksasi surat menyurat yang telah ditetapkan oleh
Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor : KD.49/DIRUT/0714
pada tanggal 08 Juli 2014 sesuai dengan perihal surat tersebut. Indeksasi surat
berguna untuk menunjukkan jenis permasalahan di setiap bagian sampai dengan
sub bagian sehingga akan lebih mudah dalam pendistribusiannya.
44
Berikut adalah bentuk tabel indeksasi surat menyurat di lingkungan Regional
IV Jakarta 10004 PT Pos Indonesia (Persero).
TABEL III.2
Daftar Indeksasi Surat Menyurat PT Pos Indonesia (Persero)
NO. URAIAN FORMAT PENULISAN
1. KA REGIONAL IV .../Regional-IV/a/b/mmyy
2. DEPUTI OPERASI SURAT DAN PAKET .../OperasiSurket-IV/a/b/mmyy
3. DEPUTI JASA KEUANGAN, RITEL DAN
PROPERTI .../JaskugTelProp-IV/a/b/mmyy
4. DEPUTI PENJUALAN SURAT DAN PAKET .../PenjualanSurKet-IV/a/b/mmyy
5. DEPUTI UMUM .../Umum-IV/a/b/mmyy
Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Keterangan:
........... : Nomor urut tahunan
Regional : Singkatan dari Kepala Regional
OperasiSurket : Singkatan dari Deputi Operasi Surat dan Paket
JaskugTelProp : Singkatan dari Deputi Jasa Keuangan, Ritel dan Properti
PenjualanSurKet : Singkatan dari Deputi Penjualan Surat dan Paket
Umum : Singkatan dari Deputi Umum
IV : Kode Regional IV Jakarta
a : Kode Bagian (dimulai dari angka 1 dan seterusnya)
b : Kode Sub Bagian (dimulai dari huruf A dan seterusnya)
mmyy : Kode bulan dan tahun
45
Contoh penggunaan nomor indeksasi surat menyurat sebagai berikut:
No. Agenda : 159/Umum-jks/11/A/1015
Digit : 1 2 3 4 5 6
Keterangan :
Digit 1 : Nomor urut agenda tahunan
Digit 2 : Menunjukkan indeksasi surat menyurat bagian Deputi Umum
Digit 3 : Menunjukkan singkatan dari Jakarta Selatan
Digit 4 : Menunjukkan kode bagian Sumber Daya Manusia
Digit 5 : Menunjukkan kode sub bagian Sumber Daya Manusia
Digit 6 : Menunjukkan bulan dan tahun
Surat yang telah selesai diagenda, kemudian disampaikan kepada kepala kantor
sehingga dapat diketahui tindakan atau proses lebih lanjut, dengan melampirkan
lembar disposisi pada bagian depan surat tersebut. Surat yang diberi lembar
disposisi lalu dimasukkan ke dalam sebuah map. Lembar disposisi berguna
sebagai wadah kepala kantor memberikan tanggapan atas isi surat dengan
menegaskan berupa instruksi atau rekomendasi yang disertakan dengan paraf
atau tanda tangan sebagai bukti sah.
46
Berikut adalah bentuk lembar disposisi pada PT Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
Tabel III.3
Lembar Disposisi
No Disposisi Keterangan
1. Wakil Kepala Bidang Bisnis Bicarakan dengan Kepala Kantor
2. Wakil Kepala Bidang Umum Untuk dibaca WkKp & Manajer .....
3. Manajer Sumber Daya Manusia Kembalikan ke Kepala Kantor
4. Manajer Keuangan Retro dengan surat sebelumnya
5. Manajer Pelayanan Jasa Keuangan Koordinasikan dengan Bagian ....
6. Manajer Pelayanan Surat dan Paket Proses lebih lanjut
7. Manajer Audit dan Manajemen Resiko Untuk dipedomani
8 Manajer PUPL Lain-lain
9. Manajer Teknologi dan Sarana
10. Manajer Penjualan
11. Manajer Akuntansi
12. Manajer FD, Giro dan Pensiun
13. Manajer Pemasaran dan
Pengembangan Outlet
14. Manajer Solusi Teknologi Informasi
15. Manajer Antaran
16. Manajer Proses dan Tans Incoming
17. Manajer Proses dan Tans Outgoing
X Rekomendasi KaKp:
Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Surat yang sudah diberi paraf dan diberikan rekomendasi oleh kepala kantor,
kemudian dikembalikan lagi ke bagian agendaris untuk diperiksa bagaimana
tindak lanjut dari surat tersebut serta akan diteruskan ke bagian mana. Jika surat
diteruskan kepada lebih dari satu bagian, maka surat tersebut di fotocopy terlebih
dahulu. Setelah itu, nomor surat dicatat pada buku bukti serah per-Bagian, dan
segera disampaikan ke bagian yang dituju dan ditandatangani oleh manajer
47
bersangkutan sebagai bukti telah diterima. (bukti lembar disposisi terdapat pada
lampiran F1)
Berikut adalah bentuk tabel buku bukti serah per-bagian pada PT Pos
Indonesia (Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
Tabel III.4
Buku Bukti Serah per-Bagian
No. Agenda NDDP
(Nota Dinas Dengan Pos) Bagian Paraf
1.
2.
Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Keterangan :
1. Pada kolom nomor, selalu dimulai dari nomor urut 1 sampai dengan
banyaknya surat yang ingin diserahkan ke bagian terkait. Tetapi, terlebih
dahulu mencantumkan tanggal penulisan sebelum memberi nomor urut pada
kolom tersebut.
2. Pada kolom agenda, diisi sesuai nomor urut dari buku agenda masuk maupun
buku agenda keluar.
3. Pada kolom Nota Dinas Dengan Pos (NDDP), diisi dengan nomor surat yang
masuk beserta ditulis perihal surat tersebut.
4. Pada kolom bagian, diisi sesuai dengan bagian yang dituju.
5. Pada kolom paraf, diisi oleh manajer bersangkutan sebagai bukti telah
diterima. (buku bukti serah per-bagian terdapat pada lampiran G1)
48
Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak yang
terkait, selanjutnya disimpan oleh masing-masing bagian. Penyimpanan surat ini
penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca
kembali. Surat-surat tersebut sementara dimasukkan ke dalam map dan ditaruh di
dalam box file ( kotak berkas) yang ada di depan meja kerja agendaris. Apabila
surat sudah terlalu banyak, maka surat-surat tersebut dimasukkan ke dalam
lemari arsip (filling cabinet) dengan memberikan label (tanda) pada depan map,
karena jika sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat ditemukan dengan mudah.
3. Kepala Kantor Pos
Kepala kantor memberikan rekomendasi pada lembar disposisi atas surat-surat
yang diberikan oleh agendaris, kemudian diakhiri paraf sebagai tanda bukti sah.
Setelah itu, surat-surat tersebut diserahkan kembali pada agendaris untuk
menindaklanjuti apa yang telah direkomendasikan pada lembar disposisi tersebut
dengan sebagaimana mestinya.
4. Bagian-bagian terkait
Surat yang diberikan oleh agendaris kemudian diterima dengan memberikan
paraf pada buku serah terima per-bagian, yang memberikan paraf harus manajer
yang ada pada bagian tersebut. Setelah itu, surat disimpan pada masing-masing
bagian.
49
3.2.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Kantor Pos Jakarta Selatan 12000
Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,
dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau
lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos.
Prosedur penanganan surat keluar adalah salah satu kegiatan bertahap yang
menjadi tugas rutin seorang agendaris yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk
mengirimkan surat keluar antar bagian dalam perusahaan, ditujukan kepada instansi
atau perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi atau perusahaan yang sama.
Berikut adalah alur prosedur penanganan surat keluar pada PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000 bagian Sumber Daya Manusia (SDM),
yaitu:
50
Manajer Sumber
Daya Manusia Kepala Kantor Pos Asisten Manajer
Bagian Agendaris
Bagian Processing
(Proses)
Tidak
Ya Ya
Sumber: Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar III.3.
Alur Prosedur Penanganan Surat Keluar
Pembuatan
Konsep
Start
Konsep
disetujui
atau
tidak?
Pengetikan
Surat
Pemberian
nomor surat
Pengagendaan
Surat
Pengiriman
Surat
End
Dibuat konsep
yang baru
Surat diperiksa
lalu
ditandatangani
51
Keterangan:
1. Manajer Sumber Daya Manusia (SDM)
Manajer membuat konsep surat yang telah diperintahkan oleh kepala kantor, dan
memerintahkan asisten manajer untuk membuat surat keluar sesuai dengan
permintaan dan persetujuan kepala kantor, bisa berupa surat tugas, surat
undangan atau perjalanan dinas yang berkaitan dengan bagian Sumber Daya
Manusia (SDM). Apabila konsep surat tidak disetujui atau kurang sempurna,
maka manajer membuat konsep yang baru. Surat yang telah selesai dikonsep dan
diketik diserahkan kembali kepada kepala kantor untuk diperiksa dan
ditandatangani.
2. Kepala Kantor Pos
Kepala kantor berhak menyutujui atau tidak atas konsep surat yang dibuat oleh
manajer sesuai dengan permintaan atau perintahnya. Apabila konsep disetujui,
maka konsep tersebut dikembalikan dan bisa langsung diketik. Tetapi apabila
konsep tidak disetujui, maka konsep tersebut dikembalikan untuk membuat
konsep surat yang baru. Kemudian jika surat sudah selesai diketik, maka surat
tersebut diperiksa kembali agar tidak terjadi kesalahan, lalu diberikan tanda
tangan sebagai bukti sah.
3. Asisten Manajer
Rancangan surat atau konsep surat yang telah disetujui kepala kantor selanjutnya
diketik dengan menggunakan kepala surat perusahaan (kop surat) dan diserahkan
kembali kepada kepala kantor untuk ditandatangani.
52
4. Bagian Agendaris
Surat yang sudah ditandatangani kepala kantor, kemudian diberikan nomor surat
dan cap perusahaan, lalu diagendakan ke dalam buku agenda surat keluar.
Berikut adalah bentuk tabel buku agenda surat keluar pada PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
Tabel III.5
Buku Agenda Surat Keluar PT Pos Indonesia (Persero)
NOMOR SURAT YANG KELUAR
surat terakhir surat yang pertama
berikut Tanggal kirim
Jenis surat dan
alamatnya
ISI
SINGKAT (kedua lajur ini diisi untuk surat yang
masuk dan yang keluar I)
1 2 3 4
Sumber : Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero)
Keterangan:
1. Pada kolom nomor untuk mencatat nomor surat agenda yang sebelum atau
sesudahnya yang ada kaitannya dengan surat yang terakhir.
2. Pada kolom tanggal kirim, diisi sesuai dengan tanggal pengiriman surat.
3. Pada kolom jenis surat dan lamatnya, diisi sesuai dengan jenis surat dan
alamat yang dituju
4. Pada kolom isi singkat, diisi berdasarkan isi singkat pada surat tersebut.
(bukti buku agenda surat keluar terdapat pada lampiran E2)
53
Setelah surat selesai diagendakan, kemudian surat di masukkan ke dalam amplop
dan diberi cap perusahaan serta alamat yang dituju. Setelah itu, surat tersebut
diberikan kepada bagian processing (proses) untuk dikirim dengan menyerahkan
buku ekspedisi per-bagian untuk di paraf oleh bagian processing (proses).
5. Bagian Processing (Proses)
Menerima surat yang diberikan oleh agendaris dengan membubuhkan paraf di
buku ekspedisi kemudian mengirim surat sesuai dengan alamat yang tertera pada
amplop surat tersebut melalui pos dengan waktu yang secepat mungkin.
(bukti buku ekspedisi terdapat pada lampiran H1)
3.2.3. Kendala-kendala yang dihadapi terkait dengan penanganan surat masuk
dan surat keluar pada Bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia
(Persero) Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
Adapun kendala-kendala yang dihadapi terkait dengan penanganan surat
masuk dan surat keluar di bagian Sumber Daya Manusia (SDM), sebagai berikut:
1. Penanganan surat masuk maupun surat keluar masih secara manual, sehingga
kurang efektif dan banyak berkas-berkas yang memenuhi lemari arsip.
2. Pendistribusian surat ke bagian-bagian yang bersangkutan cenderung lama.
Apabila manajer tidak ada ditempat, maka agendaris harus menunggu lama atau
kembali lagi nanti.
54
Berdasarkan kendala-kendala yang telah diuraikan, adapun cara mengatasi
kendala-kendala terkait dengan penanganan surat masuk dan surat keluar, sebagai
berikut:
1. Perusahaan akan mulai memberlakukan penanganan surat secara modern atau
elektronik, sehingga proses penanganan tidak hanya dengan manual atau tertulis
tetapi juga dapat diinput melalui komputer.
2. Perusahaan akan memberlakukan apabila manajer tidak ada ditempat, maka
pendistribusian dapat diterima oleh karyawan yang ada pada divisi tersebut.
Sehingga, surat-surat dapat diproses dengan cepat dan tidak memakan waktu
yang lama.