BAB III PEMBAHASAN...Post-Conditions Surat terdapat cap dan tanda tangan Kepala Desa Failed...

31

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Instansi

Analisa dan riset penulis melakukan terlebih dahulu pada Kantor Kepala

Desa Cikampek Kota yang berada di jalan Stasiun No. 70 Kecamatan Cikampek,

Kabupaten Karawang Provinsi Jawa Barat. Jam operasioanal Kantor Kepala Desa

Cikampek Kota dibuka setiap hari Senin-Jumat pukul 08.00-15.00 WIB.

3.1.1. Sejarah Instansi

Wilayah desa Cikampek Kota merupakan pemekaran dari keempat desa

yang mengelilinginya. Maka dari itu desa Cikampek Kota di batasi oleh desa

Cikampek Utara pada bagian utara, desa Cikampek Selatan di bagian selatan, desa

Cikampek Timur di bagian timur, dan desa Cikampek Barat di bagian barat.

Bermula sejak bulan Juni tahun 1984, surat keputusan Bupati kabupaten

Karawang memutuskan bahwa sebagian wilayah dari keempat desa tersebut di

satukan dan ditetapkan sebagai sebuah desa baru yaitu desa Cikampek Pusat.

Diawal pemerintahannya desa Cikampek Pusat dipimpin oleh Drs. Rojik Karim

yang diusung langsung oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Karawang. Masa

kepemimpinan Drs. Rojik Karim yang hanya berjalan 1 tahun, kemudian

dilanjutkan oleh sekretaris desanya pada waktu itu yang bernama Suhib Ependi.

Masa jabatan Suhib Ependi pun tidak berjalan lama, hingga akhirnya diadakan

pemilihan Kepala Desa pertama pada tahun 1986 yang melibatkan seluruh

penduduk desa dan sejak itulah Desa Cikampek Pusat diubah namanya dengan

Desa Cikampek Kota.

32

Desa yang saat ini dipimpin oleh Indra Kusumah R, S.Pd memiliki luas

wilayah 97,072 Ha dan terdiri dari 4 Dusun, 30 Rukun Tetangga (RT), dan 10

Rukun Warga (RW). Berdasarkan data survei, hingga bulan April tahun 2018

terdapat 1.822 kepala keluarga dan 7.574 jiwa yang menempati desa Cikampek

Kota. Sebanyak 2.720 bangunan permanen telah dibangun, meliputi rumah

tinggal, pertokoan, klinik, tempat ibadah, sekolah, pasar, dan fasilitas transportasi.

Oleh sebab itu penduduk desa Cikampek Kota sebagian besar berprofesi dibidang

jasa, perdagangan, dan buruh harian lepas.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Dalam menjalankan sistem pemerintahanya yang baik tentu Desa

Cikampek Kota memiliki suatu struktur organisasi yang dapat membantu desa

dalam melakukan perencanaan, pembangunan, penetapan tujuan kegiatan

pemerintahan, serta pembagian tugas dan wewenang.

Adapun struktur organisasi pemerintahan Desa Cikampek Kota sebagai

berikut:

33

Sumber : Sekretaris Desa Cikampek Kota (2018)

Gambar III.1.

Struktur Organisasi Pemerintahan Desa Cikampek Kota

Berdasarkan bagan struktur organisasi di atas, berikut ini merupakan

penjelasan fungsi, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan:

1. Badan Permusyawaratan Desa (BPD)

a. Membahas dan menyepakati Rancangan Peraturan Desa bersama Kepala

Desa.

b. Menampung dan menyalurkan aspirasi masyarakat desa.

c. Membentuk panitia pemilihan kepala desa.

d. Melakukan pengawasan terhadap kinerja Kepala Desa.

2. Kepala Desa

a. Memimpin penyelenggaraan pemerintahan desa.

b. Mengangkat dan memberhentikan perangkat desa.

KEPALA DESA Indra Kusumah R, S.Pd

BPD

SEKRETARIS DESA Ujang Mansyur

KAUR UMUM Ratna Komala

KOMALASARI

KAUR KEUANGAN Heni Handayani

KADUS MEKAR BARU Iwan

KADUS KARAJAN REMAJA Jaenudin Sakar

KASI EKBANG Meta Pradigta

KASI PEMERINTAHAN Nana Mulyana

KASI TRANTIB

Hadi Wibowo

KADUS WIRAKARYA M. Muslihat

KADUS JATI INDAH Sutomo

34

c. Memegang kekuasaan pengelolaan keuangan dan aset desa.

d. Menetapkan peraturan desa.

e. Menenatapkan Anggaran dan Pendapatan Belanja desa.

f. Membina kehidupan masyarakat desa.

g. Membina ketentraman dan ketertiban masyarakat desa.

h. Membina dan meningktakan perekonomian desar serta mengintegrasikan

agar mencapai perekonomian skala produktif untuk sebesar-besarnya

kemakmuran masyarakat desa.

i. Mengembangkan sumber pendapatan desa.

j. Mengusulkan dan menerima pelimpahan sebagian kekayaan negara

guna meningkatkan kesejahteraan masyarakat desa.

k. Mengembangkan kehidupan sosial budaya masyarakat desa.

l. Mengkoordinasikan pembangunan desa secara pasrtisifatif.

m. Mewakili desa didalam dan diluar pengadilan atau menunjuk kuasa

hukum untuk mewakilinya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

n. Melaksanakan wewenang lain yang sesuai dengan ketentuan perundang-

undangan.

3. Sekretaris Desa

a. Menyelenggarakan kegiatan administrasi pemerintahan dan

mempersiapkan bahan untuk kelancaran tugas Kepala Desa.

b. Melaksanakan tugas Kepala Desa apabila Kepala Desa berhalangan hadir

ataupun diberhentikan sementara.

c. Menyiapkan bantuan penyusunan peraturan desa.

35

d. Menyiapkan bahan laporan penyelenggaraan pemerintahan desa.

e. Mengkoordinasikan penyelenggaraan rapat rutin dan tugas-tugas urusan.

f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Desa.

4. Kepala Urusan Keuangan (KAUR Keuangan)

a. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan desa.

b. Persiapan bahan penyusunan APB Desa.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris desa.

5. Kepala Urusan Umum (KAUR Umum)

a. Pelaksanaan, pengendalian, dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar

serta pengendalian tata kearsipan.

b. Pelaksanaan pencatatan inventarisasi kekayaan Desa.

c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum.

d. Pelaksanaan penyediaan, penyimpanan, dan pendistribusian alat tulis

kantor serta pemeliharaan dan perbaikan peralatan kantor.

e. Pengelolaan administrasi perangkat Desa.

f. Persiapan bahan-bahan laporan.

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Desa.

6. Kepala Seksi Perekonomian dan Pembangunan (KASI EKBANG)

a. Penyiapan bantuan-bantuan analisa & kajian perkembangan ekonomi

masyarakat.

b. Pelaksanaan kegiaatan administrasi pembangunan.

c. Pengelolaan tugas pembantuan.

d. Pelaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Desa.

36

7. Kepala Seksi Pemerintahan (KASI Pemerintahan)

a. Melaksanakan management pemerintahan desa.

b. Menyusun rancangan regulasi desa.

c. Melaksanakan pembinaan ketentraman dan ketertiban masyarakat desa.

d. Melaksanakan upaya perlindungan masyarakat desa.

e. Melaksanakan pembinaan masalah kependudukan.

f. Melaksanakan penataan dan pengelolaan wilayah desa.

g. Melaksanakan pendataan dan pengelolaan profil desa.

8. Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum (KASI TRANTIB)

a. Penyusunan rencana kerja Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum.

b. Penyelenggaraan, pembinaan, dan pengawasan ketentraman dan

ketertiban umum serta perlindungan masyarakat.

c. Pendataan dan pencatatan hal-hal yang berkaitan dengan ketentraman

dan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat.

d. Pengumpulan, pengelolaan, dan evaluasi data di bidang ketentraman dan

ketertiban serta perlindungan masyarakat.

e. Memfasilitasi kegiatan pengamanan wilayah dan penegakan Peraturan

Daerah.

9. Kepala Dusun (KADUS)

a. Pembinaan ketentraman dan ketertiban, pelaksanaan upaya perlindungan

masyarakat, mobilitas kependudukan, dan penataan pengelolaan wilayah.

b. Mengawasi pelaksanaan pembangunan diwilayahnya.

c. Melaksanakan pembinaan kemasyarakat dalam meningkatkan

kemampuan dan kesadaran dalam menjaga lingkungannya.

37

d. Melakukan upaya-upaya pemberdayaan masyarakat dalam menujang

kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan desa.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Pelayanan umum pada kantor Kepala Desa Cikampek Kota telah

menggunakan komputer sebagai sarana pemroses data, namun penggunaan buku

masih dijadikan sebagai media pencatatan laporan. Berikut ini merupakan

langkah-langkah dan penjelasan dari prosedur sistem berjalan yang ada:

1. Prosedur Mengajukan Persyaratan

Penduduk mendatangi Kantor Kepala Desa dengan membawa persyaratan

yang telah ditentukan. Persyaratan tersebut diajukan kepada Kaur Umum

untuk diperiksa.

Adapun berkas persyaratan yang telah ditentukan sebagai berikut :

a. Surat Pengantar E-KTP, syaratnya: fotocopy kartu keluarga, dan fotocopy

ijazah terakhir.

b. Surat Pengantar Kepolisian, syaratnya: fotocopy E-KTP dan fotocopy

kartu keluarga.

c. Surat Keterangan Domisili, syaratnya: E-KTP dan fotocopy kartu

keluarga.

d. Surat Keterangan Tidak Mampu, syaratnya: fotocopy E-KTP, fotocopy

KK, fotocopy Kartu Jamkesmas.

2. Prosedur Pembuatan Surat

Setelah seluruh persyaratan dinyatakan lengkap dan sesuai, selanjutnya Kaur

Umum membuat surat yang dimohon. Pembuatan surat tersebut dapat berupa

38

pengisian formulir yang telah tersedia sebelumnya atau melalui proses

pengetikan dan pencetakan pada perangkat komputer. Surat yang telah dibuat

ditandatangani dan dicap oleh Kepala Desa sebagai tanda persetujuan.

3. Prosedur Penyerahan Surat

Surat yang telah disahkan oleh Kepala Desa dicatat ke dalam buku laporan

yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori surat pengajuan. Selanjutnya

surat tersebut diserahkan kepada penduduk.

3.3. Use Case Diagram

Gambar III.2

Diagram Use Case Sistem Berjalan

39

Tabel III.1.

Deskripsi Use Case Mengajukan Persyaratan

Use Case Name Mengajukan Persyaratan

Requirements Penduduk dapat mengajukan persyaratan

Goal Penduduk mengajukan persyaratan kepada Kaur

Umum

Pre-Conditions Penduduk telah menyiapkan persyaratan

Post-Conditions Data persyaratan tidak lengkap

Failed Condition Penduduk tidak dapat mengajukan persyaratan

kepada Kaur Umum

Actor Penduduk

Main Flow/Basic Path

1. Penduduk menyiapkan persyaratan

2. Penduduk datang ke kantor Kepala Desa

3. Penduduk membawa persyaratan

Invariant A Tidak ada

Invariant B Tidak ada

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Memeriksa Persyaratan

Use Case Name Memeriksa Persyaratan

Requirements Kaur Umum dapat memeriksa persyaratan

Goal Kaur Umum memeriksa persyaratan di kantor Kepala

Desa

Pre-Conditions Penduduk telah mengajukan persyaratan

Post-Conditions Data persyaratan tidak sesuai atau tidak cocok

Failed Condition Kaur Umum memeriksa persyaratan di kantor Kepala

Desa

Actor Kaur Umum

Main Flow/Basic Path 1. Penduduk menunjukkan persyaratan

2. Penduduk menunggu pemeriksaan persyaratan



40

Tabel III.3.

Deskripsi Use Case Membuat Surat

Use Case Name Membuat Surat

Requirements Kaur Umum dapat membuat surat

Goal Kaur Umum mengisi formulir atau membuat surat

pada komputer

Pre-Conditions Penduduk telah memberikan persyaratan yang benar

Post-Conditions Surat telah dibuat

Failed Condition Kaur Umum tidak dapat membuat surat

Actor Kaur Umum


1. Kaur Umum menyesuaikan data dan persyaratan

2. Kaur Umum mengetik data pada komputer

3. Komputer mencetak surat

4. Surat di tandatangani Kepala Desa

Invariant A

A1. Kaur Umum menyesuaikan data dan persyaratan

A2. Kaur Umum mengisi formulir

A3. Formulir ditandatangani Kepala Desa


Tabel III.4.

Deskripsi Use Case Menandatangani Surat

Use Case Name Menandatangani Surat

Requirements Kepala Desa dapat menandatangani surat

Goal Kepala Desa menandatangani surat

Pre-Conditions Kaur Umum

Post-Conditions Terdapat tanda tangan Kepala Desa apad surat

Failed Condition Kepala Desa tidak menandatangani surat

Actor Kepala Desa


1. Kaur Umum mengajukan surat ke ruang Kepala

Desa

2. Surat diberi tanda tangan Kepala Desa

Invariant A

A1. Kaur Umum mengajukan surat ke ruang

Sekretaris Desa

A2. Surat diberi tanda tangan Sekretaris Desa


41

Tabel III.5.

Deskripsi Use Case Mencap Surat

Use Case Name Mencap Surat

Requirements Kepala Desa dan mencap surat

Goal Kepala Desa mencap surat di ruangannya

Pre-Conditions Kepala Desa telah menandatangani surat

Post-Conditions Terdapat cap Kepala Desa pada surat

Failed Condition Kepala Desa tidak dapat mencap surat di ruangannya

Actor Kepala Desa

Main Flow/Basic Path 1. Kepala Desa menandatangani surat

2. Kepala Desa mencap surat



Tabel III.6.

Deskripsi Use Case Mencatat Laporan

Use Case Name Mencatat Laporan

Requirements Kaur Umum dapat mencatat laporan

Goal Kantor Desa mencatat surat ke dalam buku laporan

Pre-Conditions Kepala Desa mengesahkan surat

Post-Conditions Daftar pembuatan surat bertambah

Failed Condition Kantor Desa tidak dapat mencatat surat ke dalam

buku laporan

Actor Kaur Umum


1. Kaur Umum menentukan jenis pengajuan

2. Kaur Umum mencari buku laporan

3. Daftar pembuatan surat ditambahkan



42

Tabel III.7.

Deskripsi Use Case Menerima Surat

Use Case Name Menerima Surat

Requirements Penduduk dapat menerima surat

Goal Penduduk menerima surat yang dimohon

Pre-Conditions Kaur Umum mencatat surat ke dalam laporan

Post-Conditions Surat terdapat cap dan tanda tangan Kepala Desa

Failed Condition Penduduk tidak dapat menerima surat yang dimohon

Actor Penduduk


1. Penduduk memberikan persyaratan yang benar dan

lengkap

2. Penduduk menunggu untuk diproses

3. Surat diberi tanda tangan dan cap



3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dokumen sistem berjalan terdiri atas dua dokumen, yaitu dokumen

masukan dan dokumen keluaran.

A. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan diterima dan menjadi acuan dalam menjalankan proses

pelayanan. Dokumen masukan tersebut antara lain :

1. Nama Dokumen : Fotocopy E-KTP

Fungsi : Sebagai identitas dan data diri penduduk

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kaur Umum

Media : Kartu

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pelayanan umum

Bentuk Dokumen : Lampiran A.1

43

2. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai identitas setiap anggota keluarga

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kaur Umum

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap melakukan pelayanan umum


3. Nama Dokumen : Fotocopy Ijazah Terakhir

Fungsi : Untuk menyesuaikan identitas yang terdapat pada

E-KTP, KK, dan Ijazah

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kaur Umum

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap mengajukan pembuatan E-KTP


4. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Jamkesmas

Fungsi : Untuk jaminan kesehatan masyarakat miskin

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kaur Umum

Media : Kartu

44


Frekuensi : Setiap terjadi permohonan surat keterangan tidak

mampu


B. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Berikut ini dokumen yang dihasilkan dari proses pelayanan umum:

1. Nama Dokumen : Formulir Permohonan E-KTP

Fungsi : Untuk memenuhi syarat pembuatan E-KTP

Sumber : Kepala Desa

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada permohonan pembuatan E-KTP

Bentuk Dokumen : Lampiran B.1

2. Dokumen : Surat Pengantar SKCK

Fungsi : Untuk melengkapi syarat pembuatan SKCK


Tujuan : Penduduk

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada penduduk yang akan membuat SKCK


45

3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Tidak Mampu

Fungsi : Untuk menyatakan bahwa penduduk tersebut

benar-benar tidak mampu


Tujuan : Penduduk

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada penduduk yang meminta surat

Keterangan tidak mampu


4. Nama Dokumen : Surat Keterangan Domisili

Fungsi : Untuk menyatakan bahwa penduduk tersebut

merupakan pendatang


Tujuan : Penduduk

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap ada penduduk yang berstatus pendatang


5. Nama Dokumen : Laporan Pembuatan Surat

Fungsi : Sebagai bukti laporan pelayanan pembuatan surat

Sumber : Kaur Umum

46

Tujuan : Sekretaris Desa

Media : Kertas


Frekuensi : Setiap satu bulan untuk dibuat perekapan laporan


3.5. Permasalahan

Berdasarkan analisa, sistem yang selama ini diterapkan dalam proses

pelayanan umum di Desa Cikampek Kota masih menimbulkan beberapa kendala

bagi penduduknya, antara lain :

1. Letak Kantor Desa Cikampek Kota sulit dijangkau bagi mereka yang sudah

berusia lanjut.

2. Jam operasional Kantor Desa yang hanya buka di hari kerja menyebabkan

sebagaian penduduk sulit mendapatkan pelayanan di waktu yang mendesak.

3. Informasi yang disampaikan kepada penduduk cenderung lambat atau bahkan

tidak tersalurkan.

4. Pengajuan permohonan melalui RT atau RW yang mungkin saja bisa

dimanipulasi.

5. Penyusunan laporan memerlukan waktu yang lebih lama.

6. Beberapa aparat Desa mengarah pada perilaku KKN dalam bekerja.

47

3.6. Pemecahan Masalah

Sebagai upaya untuk membenahi permasalahan yang ada, solusi utama

ialah dengan penyediaan sistem yang berkualitas, mampu bekerja secara efektif

selama 24 jam, hemat waktu dan biaya. Dengan tujuan utama adalah mengurangi

kesalahan dalam pencatatan data dan mengurangi risiko hilangnya data penduduk.

Alternatif pemecahan masalah yang ditempuh sebagai berikut :

1. Penyediaan website guna mempermudah pekerjaan bagi semua orang yang

terlibat, terutama bagi penduduk. Website ini diwujudkan dengan mudahnya

upload dokumen yang menjadi persyaratan.

2. Penyediaan akses internet ke seluruh pelosok wilayah desa agar website dapat

bekerja secara optimal selama 24 jam.

3. Selain bersifat melayani keberadaan website dapat difungsikan sebagai portal

berita seputar keadaan dan kegiatan Desa.

4. Penciptaan website dengan multiuser untuk mencegah terjadinya akses

pengolahan data dari pihak yang tidak diizinkan.

5. Pengolahan laporan yang dapat dilihat dengan terurut dan berkelompok

sehingga memudahkan proses pendataan penduduk.

6. Mengambangkan website Desa dalam berbagai pelayanan agar dapat

berfungsi secara menyeluruh melalui pemanfaatan teknologi dan informasi.

BAB III PEMBAHASAN...Post-Conditions Surat terdapat cap dan tanda tangan Kepala Desa Failed...

Documents

Transcript of BAB III PEMBAHASAN...Post-Conditions Surat terdapat cap dan tanda tangan Kepala Desa Failed...