BAB III ANALISIS SISTEM INFORMASI 3.1 The Task 3.1.1 ...thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00482-SI...

54

BAB III

ANALISIS SISTEM INFORMASI

3.1 The Task

3.1.1 Gambaran Perusahaan

Lembaga XYZ adalah suatu lembaga yang bergerak dalam bidang

pendidikan yang cukup terkemuka di Indonesia. Lembaga ini menyediakan

berbagai macam jenjang pendidikan dan jurusan dari TK (Taman Kanak-kanak) /

playgroup, SD (Sekolah Dasar), SLTP (Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama), SMU

(Sekolah Menengah Utama), dan universitas dengan jenjang bervariasi yaitu D3

(Diploma 3), S1 (Strata 1) maupun S2 (Strata 2) serta tempat kursus yang tersebar

diberbagai daerah di Indonesia. Untuk menjalankan operasional kesehariannya,

lembaga ini memiliki sejumlah bisnis unit yang bernaung dibawahnya. Guna

menunjang bisnisnya yang kian berkembang, lembaga ini memerlukan adanya

sebuah unit khusus yang bertugas mengelola dan menangani hal-hal yang bersifat

logistik guna memperlancar kegiatan operasional mereka. Untuk itulah maka

lembaga ini membentuk unit khusus yang bernama procurement.

Procurement merupakan salah satu unit kerja dari lembaga XYZ yang

bergerak dalam bidang pengadaan logistik bagi keperluan bisnis unit yang

bernaung di bawah lembaga ini. Didirikan pada tahun 1981 bertempat di jalan

K.H. Syahdan No. 9 Kemanggisan / Palmerah, Jakarta Barat. Pada saat itu unit

procurement belum dibentuk menjadi satu unit tersendiri akan tetapi keberadaan

dan tugasnya menyatu dengan divisi finance dari lembaga XYZ. Seluruh

55

pengelolaan keuangan baik dari yayasan pemilik lembaga maupun bisnis unit

lainnya dipegang oleh divisi ini.

Kemudian pada akhir tahun 1987 ketika bisnis unit pada lembaga ini

mulai berkembang maka mulai dibentuklah bagian purchasing yang menangani

masalah pembelian barang-barang kebutuhan dari bisnis unit pada lembaga ini

yang merupakan bagian dari divisi finance. Saat itu keuangan yayasan pemilik

lembaga dan keuangan dari bisnis unitnya telah dipecah sehingga divisi finance

hanya memegang keuangan milik yayasan dan mulailah diterapkan sistem pada

unit ini akan tetapi sistem yang ada pada saat itu masih berdiri sendiri dan belum

terintegrasi dengan sistem yang ada pada bisnis unit lainnya pada lembaga XYZ.

Tahun 1990 bagian purchasing sempat mengalami masalah sehingga

perkembangannya menjadi sedikit terhambat. Akan tetapi sekitar tahun 1999 –

2000, bagian purchasing berkembang pesat dan berubah nama menjadi logistik.

Logistik terdiri dari bagian-bagian seperti purchasing, warehouse (gudang), copy

center (bertugas melayani dokumen yang akan digandakan), dan general facility

(bertugas melakukan renovasi, membangun gedung baru dan lain-lain).

Akhirnya pada tahun 2002 logistik berubah nama menjadi procurement,

sedangkan copy center dan general facility dipecah menjadi unit tersendiri.

Kemudian agar lebih mudah dikelola warehouse pun menjadi dibawah naungan

divisi accounting. Hingga pada tahun 2004 procurement dipindahkan dari jalan

Syahdan ke jalan Sultan Iskandar Muda Kav. G-8 Simprug, Jakarta Selatan dan

membawahi bagian procurement support dan purchasing.

56

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi Perusahaan

Visi dari bagian procurement pada lembaga XYZ adalah untuk menjadi

organisasi procurement terdepan, meningkatkan kerjasama dengan pihak supplier

melalui implementasi praktek procurement yang efisien dan efektif yang

mengarah ke pencapaian nilai untuk meningkatkan pendapatan dari proses supplai

dan pelayanan jasa yang berguna untuk mendukung perkembangan Bina

Nusantara.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

Misi bagian procurement pada lembaga XYZ yaitu untuk mengoptimasi

proses procurement, mengontrol pengadaan logistik dan melakukan penghematan

biaya.

57

3.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lembaga XYZ

58

3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab

3.1.4.1 Wewenang dan Tanggung Jawab Procurement Support

a. Menganalisa semua SPB & SPHT yang diserahkan oleh bagian yang

membutuhkan (unit).

b. Melakukan validasi anggaran permintaan barang yang telah diterima di

procurement support.

c. Meneruskan permintaan harta tetap (SPHT) ke budget department untuk

dilakukan validasi anggaran.

d. Bertanggung jawab atas pendistribusian SPB & SPHT yang telah

divalidasi kepada masing-masing bagian purchasing sesuai dengan

klasifikasi yang telah ditetapkan oleh procurement manager.

e. Bertanggung jawab atas pendistribusian administrasi / dokumen ke

departemen terkait.

f. Bertanggung jawab atas proses penyerahan dokumen tagihan kepada

finance department, termasuk penentuan tanggal jatuh tempo.

g. Membantu me-monitoring posisi ketersediaan barang stock di

warehouse.

h. Menghasilkan laporan secara periodik dengan menggunakan fasilitas

sistem informasi procurement yang telah tersedia.

i. Laporan dibuat dengan analisa yang akurat dan objektif sehingga dapat

dijadikan bahan pertimbangan pengambilan keputusan bagi kepentingan

lembaga.

59

j. Memelihara data dari keseluruhan transaksi procurement, baik yang dari

purchasing maupun yang dari warehouse.

k. Bertanggung jawab atas pelaksanaan klarifikasi budget stock dan non

stock untuk semua unit kerja di dalam masa penyusunan budget tahun

berikut.

l. Bertanggung jawab atas pemeliharaan data budget dan realisasi barang.

m. Menganalisa dan mengevaluasi pemasok / supplier / vendor untuk

performance yang akan digunakan sebagai acuan untuk tahun

berikutnya.

n. Memberikan informasi terkini tentang status permintaan kepada para

unit melalui fasilitas jaringan (network-lotusnote) yang tersedia.

o. Mendukung pencapaian target dari KPI procurement department,

sebagai tanggung jawab bersama, salah satunya adalah customers

satisfaction.

p. Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang harmonis antar

departemen.

q. Sebagai sumber informasi data bagi para unit, terkait dengan aktivitas

procurement, seperti : informasi harga dalam penyusunan budget.

3.1.4.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Purchasing

a. Mengkoordinasi pembelian sesuai kualitas, kuantitas, dan waktu

kebutuhan atas barang yang diminta, dengan berpedoman pada SOP

yang telah ditetapkan.

60

b. Merealisasi permintaan dengan tetap berpedoman pada nilai budget

yang telah disahkan.

c. Komunikasi dan koordinasi spesifikasi permintaan dengan bagian yang

membutuhkan (unit) dengan tetap berpedoman pada budget dan

kepentingan lembaga.

d. Mengkoordinasikan setiap jadwal pengiriman dengan departemen /

personel terkait, seperti : warehouse & AMD department.

e. Memperhatikan harga barang dan perkembangannya.

f. Aktif mencari pemasok baru yang berkualitas.

g. Menjaga relasi / hubungan kerjasama yang baik & sehat dengan para

pemasok.

h. Aktif mengikuti perkembangan teknologi dan berusaha mencari

informasi atas suatu produk yang diminta oleh peminta (unit).

i. Bersikap objektif dalam melakukan evaluasi penawaran harga.

j. Memberikan analisa yang akurat dan objektif kepada atasan sebagai

bahan pertimbangan pengambilan keputusan.

k. Berkewajiban memberikan informasi status proses realisasi permintaan

kepada procurement support.

l. Pencapaian target realisasi pembelian yang telah ditetapkan atas

permintaan-permintaan yang diterima.

m. Mendukung pencapaian target dari KPI procurement department,

sebagai tanggung jawab bersama.

61

n. Aktif mencari inovasi-inovasi baru dalam transaksi realisasi pembelian,

baik dari segi proses, jenis barang, dan kualitas barang.

o. Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang harmonis antar

departemen.

p. Menjaga kepercayaan yang telah diberikan oleh lembaga dalam

melakukan pembelian.

3.1.4.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Warehouse

a. Mengkoordinir masalah penyimpanan termasuk tata letak agar barang

yang disimpan mudah dicari, aman, dan tidak cepat rusak (manajemen

pergudangan).

b. Memonitoring atas penerimaan barang baik dari supplier maupun dari

pengembalian peminta (unit).

c. Me-monitoring atas pengeluaran barang yang diberikan kepada para

peminta (unit) sesuai permintaannya.

d. Berkoordinasi dengan procurement support dalam pengadaan barang

stock.

e. Memonitoring ketersediaan barang stock di warehouse.

f. Berkoordinasi dengan purchasing dalam penerimaan & penyerahan

barang.

g. Membuat laporan hasil stock opname secara bulanan dan laporan

bulanan lainnya yang berkaitan dengan kegiatan gudang.

h. Bertanggung jawab atas keamanan & keutuhan barang di gudang.

62

i. Mengkoordinasi pengumpulan barang bekas yang akan dimusnahkan

atau dijual, dan melaksanakan penjualannya dengan penetapan pembeli

secara objektif dengan meminta persetujuan dari atasan / management.

j. Menyiapkan berita acara tentang pemusnahan barang dengan meminta

persetujuan atasan / management.

k. Menjaga kepercayaan yang telah diberikan oleh lembaga dalam tugas

pergudangan.

l. Mewakili procurement support dalam menerima SPB / SPHT dari

peminta di area Kemanggisan.

63

3.1.5 Sistem Berjalan

3.1.5.1 Rich Picture

Procurement Manager

Suppliers

$ $$

PurchasingWarehouse

10 Quotation11 Memilih Supplier

berdasarkan Quotation

14 Brg+ Surat jalan

+ Faktur

3 Stock minimum

16 Brgtidak sesuai

2 Purchase Requisition

1 Purchase Requisition

6 Request for Quotation

Procurement Support

12 PO18 Retur

5 Requestfor Quotation

disetujui

4 Requestfor Quotation

15 Surat jalan + Faktur

17 Pemberitahuan brg tidak sesuai

7 Form Pendaftaran

8 Form Pendaftaran terisi

9 Pendaftaran disetujui

13 PO

Gambar 3.2 Rich Picture

3.1.5.2 Narasi

Procurement merupakan salah satu unit kerja dari lembaga XYZ

yang bergerak dalam bidang penanganan logistik bagi keperluan bisnis unit

yang bernaung di bawah lembaga ini. Adapun proses penanganan logistik

yang dilakukan oleh pihak procurement terbagi menjadi beberapa tahapan

sebagai berikut :

64

Bisnis unit yang ingin memesan barang kebutuhannya dapat

mengirimkan purchase requisition (PR) yang berisikan item-item barang

kebutuhannya. Purchase requisition pada lembaga XYZ dibagi menjadi 4

jenis yaitu barang stock, non-stock, fixed asset, dan buku. Barang bertipe

stock merupakan barang yang sering dipesan oleh bisnis unit sehingga jenis

barang ini memiliki minimal stok yang disimpan di gudang. Sedangkan

barang bertipe non-stock merupakan jenis barang yang jarang dipesan oleh

unit. Jenis barang fixed asset merupakan barang bertipe mahal atau dapat

disebut sebagai harta yang memiliki akumulasi penyusutan tiap periodenya.

Dan buku merupakan jenis barang yang biasanya dipesan dari pihak

perpustakaan pada lembaga XYZ untuk memenuhi minat baca anggotanya.

Apabila purchase requisition yang dikirimkan berupa tipe barang stock,

maka purchase requisition akan dikirimkan kepada warehouse. Kemudian

warehouse akan mengecek persediaan stock apakah mencukupi atau tidak.

Apabila mencukupi maka warehouse akan langsung mengurangi jumlah

stock tersedia dan memberikan barang yang diminta kepada bisnis unit yang

memesannya. Apabila jumlah stock tidak memenuhi atau jika jumlah barang

tersedia telah mencapai batas minimum, maka warehouse akan

menghubungi bagian purchasing untuk membeli barang tersebut. Namun

apabila tipe barang yang diminta bukan berupa barang stock, maka purchase

requisition akan langsung dikirimkan kepada bagian procurement support.

Pihak procurement support akan melakukan klarifikasi kepada bisnis unit

terkait mengenai barang yang dipesannya dan mengecek kesesuaian pesanan

65

dengan anggaran yang telah ditetapkan per masing-masing unit. Setelah itu

bagian procurement support akan menghubungi bagian purchasing untuk

mencari supplier terkait dan mengumumkan daftar kebutuhan barang yang

tercantum didalam Request for Quotation (RFQ) kepada pihak supplier.

Sebagai catatan tidak semua RFQ langsung diumumkan kepada supplier,

khusus untuk jenis barang fixed asset pada nominal tertentu harus meminta

persetujuan dari procurement manager. Setelah itu supplier akan

memasukkan penawaran (Quotation) mereka atas kebutuhan barang pada

lembaga XYZ berdasarkan RFQ. Adapun purchase requisition yang telah

diklarifikasi akan dicopykan ke bagian warehouse guna pengecekan ketika

barang sampai.

Apabila ada pihak yang ingin mendaftar menjadi supplier maka

dapat langsung menghubungi procurement manager yang akan memberikan

formulir pendaftaran kepada pihak tersebut. Setelah diisi dengan lengkap

formulir pendaftaran dapat dikembalikan dan procurement manager akan

mengecek apakah datanya telah terisi lengkap dan sah menurut ketentuan

pihak procurement. Apabila sah maka pendaftaran supplier selesai selesai

dan supplier pun resmi terdaftar sebagai supplier dari lembaga XYZ.

Kemudian supplier tersebut dapat turut serta memasukkan penawaran

barang (Quotation) mereka dan bagian purchasing akan melakukan

klarifikasi terhadap supplier yang memberikan penawaran. Setelahnya akan

dilakukan pemilihan supplier berdasarkan penawaran mereka dan kebutuhan

barang pada lembaga XYZ serta kriteria tertentu yang ditentukan oleh

66

lembaga XYZ. Selanjutnya bagian purchasing akan mengumumkan supplier

terpilih dan menghubungi mereka untuk menyelesaikan kegiatan

administratif seperti menetapkan perjanjian kerjasama, persetujuan

pembelian barang dan sebagainya.

Pada proses pembelian, bagian purchasing akan mengirimkan PO

(Purchase Order) yang berisikan daftar kebutuhan barang kepada supplier

terkait dan di copy ke bagian warehouse guna pengecekan ketika pesanan

telah datang. Tiap kategori barang memiliki PIC masing-masing. PIC ini

disini adalah pembagian tugas di bagian purchasing. Jadi tiap barang yang

diminta harus dipilah berdasarkan kategorinya untuk mengetahui siapa PIC

yang bertugas untuk pengadaan barang tersebut. Beberapa waktu kemudian

pihak supplier akan memenuhi barang sesuai dengan permintaan beserta

surat jalan dan faktur kepada bagian warehouse. Bagian warehouse akan

mengecek apakah barang yang dikirimkan mengalami kerusakan atau

terdapat cacat pada barang dan apakah barang yang dikirimkan sesuai

dengan yang terdapat pada PO. Apabila telah sesuai maka warehouse akan

menyerahkan surat jalan dan faktur kepada bagian procurement support dan

pihak procurement support akan langsung meneruskan kepada bagian

finance pada lembaga XYZ guna pembayaran kepada pihak supplier,

kemudian barang akan disimpan hingga bisnis unit yang bersangkutan

datang mengambil barang pesanannya. Apabila terdapat ketidak sesuaian

barang, maka bisnis unit dapat mengembalikan barang tersebut kepada

pihak warehouse dan pihak warehouse akan menghubungi bagian

67

purchasing untuk mengembalikan barang tersebut. Kemudian bagian

purchasing akan mengembalikan barang yang tidak sesuai tersebut dan

membuatkan retur (Purchase Return) kepada supplier terkait untuk

menukarkan barang tersebut.

3.1.5.3 Identifikasi Masalah

Kesulitan yang dihadapi oleh lembaga XYZ dalam mengelola procurement saat

ini sebagai berikut:

• Siklus procurement yang rumit

Di dalam alur siklus procurement di lembaga XYZ terdapat beberapa

tahapan proses yang ditata menurut pola kerja yang terstruktur dan

disesuaikan menurut prosedur yang telah ditentukan. Proses siklus ini

dilakukan berulang-ulang kali seperti pekerjaan yang tidak ada habisnya.

Hal ini menyebabkan siklus ini terlalu rumit dan dirasa kurang efektif serta

tidak efisien. Oleh karena itu diperlukan adanya penyederhanaan siklus

procurement guna mempermudah dan memperingan pekerjaan internal user

sehingga dapat mempercepat proses yang berjalan dan mengefektifkan serta

mengefisiensikan siklus tersebut.

• Penanganan procurement terhadap permintaan dari bisnis unit terkesan lamban

Pada proses procurement yang bersifat manual, untuk menyelesaikan suatu

tahapan dalam alur siklusnya memerlukan waktu yang cukup panjang

karena semuanya masih dikerjakan secara manual, misalnya pada proses

dealing, pihak supplier perlu dihubungi untuk dapat mengetahui penawaran

apa yang dapat diberikan baru dilakukan pemilihan supplier mana yang

68

paling cocok dengan permintaan dari bisnis unit. Hal-hal itu sangat

menguras waktu dan menyebabkan penanganan terhadap permintaan dari

bisnis unit terkesan lamban.

• Proses procurement menghabiskan sejumlah besar biaya

Proses procurement memerlukan biaya yang tidak sedikit karena

menggunakan sumber daya yang banyak seperti pada penggunaan media

telepon, fax untuk menghubungi pihak supplier terkait untuk memenuhi

kebutuhan atas permintaan dari bisnis unit serta penggunaan kertas untuk

melakukan pencetakan PO (Purchase Order), dan dokumen-dokumen

pembelian barang lainnya.

3.1.5.4 Solusi Permasalahan

Siklus procurement yang rumit dapat disederhanakan dengan cara

memotong alur siklus procurement yang tidak perlu namun tidak sampai

mengganggu aliran informasi ataupun mengubah proses bisnis yang telah ditata

menurut prosedur yang telah ditentukan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara

membuat sistem terkomputerisasi yang terotomatisasi sehingga mampu

memadukan antara alur kerja siklus procurement yang baru, proses bisnis,

penyimpanan data yang penting bagi perusahaan, dan interface yang user friendly.

Semua itu tercakup dalam sistem procurement yang berbasis komputer dengan

teknologi web yang dapat diakses oleh orang banyak, termasuk pihak supplier

sebagai penyedia barang yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan permintaan

dari bisnis unit.

69

Sistem terkomputerisasi yang didukung penggunaan teknologi web dapat

menyederhanakan siklus procurement sehingga akan mempersingkat waktu dan

mengurangi biaya. Selain itu sistem ini juga dapat melakukan berbagai

penghematan, seperti pengurangan penggunaan dokumen kertas (paperless) dan

pengurangan penggunaan media telepon atau fax. Dengan demikian, siklus

procurement ini dapat dijalankan secara lebih efektif dan efisien.

3.1.6 System Definition

Pada sistem yang baru diharapkan agar dapat melakukan berbagai macam

otomatisasi sehingga dapat menghemat berbagai macam sumber daya seperti waktu dan

biaya serta tenaga. Sistem yang baru akan menggunakan teknologi berbasiskan web yang

dapat dijalankan secara online. Untuk rancangan sistem baru ini, penawaran yang

dimasukkan oleh supplier dilakukan dengan metode campuran antara sistem tender dan

sistem lelang.

Untuk barang stock setiap akhir tahunnya akan diadakan tender untuk memilih

supplier yang cocok untuk dikontrak guna menyuplai barang tersebut kepada lembaga

XYZ dalam jangka waktu yang telah ditentukan menurut perjanjian dan kesepakatan

kerjasama antara pihak procurement lembaga XYZ dengan pihak supplier terkait untuk

melakukan pembelian rutin. Sedangkan untuk barang non-stock, barang yang bersifat

harta tetap, dan buku dilakukan tender ketika ada bisnis unit yang memintanya. Pada

proses tender, bagian procurement support akan mengumumkan daftar kebutuhan barang

yang diminta oleh masing-masing bisnis unit.

Vendor dapat melihat daftar kebutuhan barang (request for quotation) yang dibuat

berdasarkan data permintaan barang (purchase requisition) yang dikumpulkan dari

70

berbagai bisnis unit pada lembaga XYZ pada situs procurement. Maksud dari request for

quotation ini adalah agar para supplier yang berkaitan cukup hanya memasukkan harga

penawaran atas kebutuhan barang yang tertera didalamnya, sebab pada saat unit

melakukan permintaan barang (purchase requisition) mereka wajib memberikan

spesifikasi lengkap mengenai barang yang dipesannya sehingga pihak procurement

support telah mengetahui spesifikasi barang yang diminta.

Apabila vendor ingin memberikan penawaran terhadap daftar kebutuhan barang

(request for quotation) tersebut vendor dapat mendaftar melalui situs procurement

dengan memasukkan data yang dibutuhkan. Akan tetapi sebelum mendaftar vendor harus

sudah menyetujui persyaratan dan memenuhi perjanjian kerjasama serta ketentuan

pembelian barang yang tertera pada situs tersebut. Kemudian bagian procurement

support akan mengecek dan melakukan klarifikasi kepada vendor mengenai keabsahan

data yang telah mereka berikan dengan melakukan login untuk masuk pada situs

procurement. Apabila data yang telah vendor berikan terbukti sah, maka vendor tersebut

resmi menjadi supplier dan diberikan username serta password untuk login sebagai

supplier. Akan tetapi apabila ternyata data yang vendor berikan dianggap tidak sah, maka

vendor harus secepatnya menghubungi pihak procurement support pada lembaga XYZ

untuk melakukan pemrosesan lebih lanjut mengenai perihal masalah ini.

Setelah resmi, supplier dapat memberikan penawaran (quotation) terhadap

kebutuhan barang dari bisnis unit di lembaga XYZ yang tercantum pada situs

procurement dengan cara login sebagai supplier. Penawaran (quotation) tersebut dapat

dimasukkan selama masih didalam batas waktu yang ditentukan. Setelah batas waktu

selesai, penawaran atas kebutuhan barang yang dimaksud akan ditutup dan setelah itu

71

pihak procurement support akan membandingkan dan memilih supplier yang paling

cocok berdasarkan penawaran yang dimasukkan dan dengan ketentuan serta kriteria dari

pihak lembaga XYZ. Setelah itu bagian procurement support akan menghubungi supplier

terpilih untuk menyelesaikan kegiatan administratif untuk memperlancar proses

pembelian.

Pada saat transaksi pembelian, bagian purchasing dapat melakukan login pada

situs procurement serta melihat daftar supplier terpilih untuk tiap item barang yang akan

dibeli. Setelah itu mereka akan mengirimkan PO (Purchase Order) kepada supplier

terkait melalui email. Beberapa waktu kemudian supplier akan memenuhi barang yang

diminta. Apabila didalam PO yang dikirimkan ke supplier tersebut memesan barang

maka barang tersebut beserta surat jalan yang dibuat pihak supplier berdasarkan PO yang

akan dikirim ke warehouse yang akan mengecek kondisi barang yang dikirim. Untuk

mengecek kondisi barang, warehouse dapat masuk pada situs procurement dengan cara

login dan mereka dapat melihat pesanan apa sajakah yang terdapat pada PO untuk

mempermudah pengecekan. Setiap barang yang diantarkan ke gudang, bagian warehouse

wajib membuat surat penerimaan barang (material received form). Apabila kondisi

barang baik dan telah sesuai dengan yang tertera di surat jalan, maka warehouse akan

memberikan status telah dicek pada surat penerimaan barang (material received form)

dan akan menyimpan barang tersebut hingga bisnis unit terkait datang mengambilnya.

Akan tetapi apabila ternyata ada barang yang mengalami kerusakan atau cacat ataupun

tidak sesuai dengan yang tertera pada surat jalan, maka warehouse akan memberikan

status pending pada surat penerimaan barang (material received form) dan menghubungi

bagian purchasing untuk melakukan klarifikasi lebih lanjut kepada pihak supplier terkait

72

mengenai apakah barang tersebut akan dikirim kembali kepada supplier dengan surat

retur (purchase return) untuk meminta barang pengganti.

Manager procurement berperan sebagai administrator dalam sistem yang akan

dibangun ini. Sedangkan masing-masing bagian dari unit procurement (bagian

procurement support, bagian purchasing dan manager procurement) serta warehouse

dapat memasukkan login pada situs procurement sesuai dengan peranan jabatan di

masing-masing bagian.

FACTOR :

Functionality : mendukung sistem procurement dengan

menggunakan teknologi web online guna penanganan

pengadaan logistik pada bisnis unit di lembaga XYZ

seperti pemilihan supplier, mendukung proses

pembelian dengan pihak supplier, mengontrol

inventory pada gudang, mengoptimalkan penggunaan

sumber daya pada perusahaan.

Application Domain : unit procurement (bagian procurement support,

bagian purchasing dan manager procurement) serta

warehouse dan supplier.

Condition : sistem harus dapat beroperasi pada lingkungan user

yang memiliki pengetahuan komputer yang berbeda–

73

beda, sangat cepat di update, dapat digunakan oleh

banyak orang dan dari tempat mana saja.

Technology : PC yang dilengkapi dengan NIC card, modem, serta

terhubung dengan jaringan internet yang dapat

mengakses (mengirim dan menerima email) dan

didukung layanan server yang mampu melayani

banyak client / user.

Objects : Employees, Procurement_Support, Purchasing,

Warehouse, Supplier, Materials, Materials_Category,

Materials_Stock_Opname, PR, RFQ, Quotation, PO,

MRF, Purchase_Return.

Responsibility : sebagai alat administratif yang memudahkan tugas

para staf procurement di lembaga XYZ secara online,

mendukung proses pembelian seperti membantu

menetapkan perjanjian kerjasama, persetujuan

pembelian barang dengan pihak supplier.

74

3.2 Problem Domain

3.2.1 Cluster

«cluster»employees

«cluster»document

«cluster»supplier

«cluster»material

Gambar 3.3 Cluster

3.2.2 Structure

Employees

Proc_Support Purchasing Warehouse

Materials

PO MRF

Purchase_Return

Materials_Stock_Opname

1

0..1

1

0..*

1

0..*

1

0..*

1..* 1..*

1

0..*

PR

1

0..*

0..*

1..*

Supplier

1..*

1

Materials_Category11..*

RFQ Quotation

1 0..*1 1..*1..* 1..*

Manager

1

1..*

1

0..*

Gambar 3.4 Class Diagram

75

3.2.2.1 Classes

1. Employees menjelaskan data karyawan yang bekerja di lembaga ini.

Attribute : employeeId, employeeName, employeePhoneNumber,

employeeExt, employeeEmail, employeeRole,

employeeUsername, employeePassword.

2. Proc_Support menjelaskan data karyawan pada bagian procurement

support.




3. Purchasing menjelaskan data karyawan pada bagian purchasing.




4. Warehouse menjelaskan data karyawan pada bagian warehouse.




5. Manager menjelaskan data karyawan pada jabatan manager.




6. Supplier menjelaskan data supplier yang menjadi mitra lembaga XYZ.

76

Attribute : supplierId, supplierName, supplierAddress, supplierCity,

supplierCountry, supplierPostalCode, SIUP, NPWP,

companyEstablishDate, supplierCompanyType,

supplierBusinessType, supplierContract,

supplierMaterialCategory, supplierContactPerson,

supplierIdentityNumber, supplierMobilePhoneNumber,

supplierPhoneNumber, supplierExt, supplierFax, supplierEmail,

supplierHomepage, supplierBankAccountNumber,

supplierBankAccountOwner, supplierBank, supplierBankBranch,

supplierBankAddress, supplierBankCurrency, supplierUsername,

supplierPassword, supplierCompanyProfile.

7. Materials menjelaskan data dan spesifikasi barang-barang yang terdiri dari

berbagai jenis dan kategori yang dapat menjadi permintaan unit terhadap

pihak procurement.

Attribute : materialId, materialName, materialMarketName, materialType,

categoryId, materialMaxBudget, materialUnit, materialLeadTime

integer, materialDescription, materialPicture.

8. Materials_Category menjelaskan kategori barang-barang yang dapat

diminta oleh unit pada lembaga XYZ.

Attribute : categoryId, materialCategory, PIC.

9. Materials_Stock_Opname menjelaskan data barang bertipe stock yang

tersimpan di gudang.

Attribute : materialId, materialAvailable, minStock.

77

10. PR menjelaskan data permintaan unit atas kebutuhan barang di bagian

mereka.

Attribute : prId, prDate, materialId, materialQty, deadlineSupply,

description, unitId, unitName, employeeId, status.

11. RFQ menjelaskan data permintaan unit atas kebutuhan barangnya yang

didapatkan dari PR dan dikelompokkan per barang, gunanya agar supplier

dapat dengan mudah mengetahui kebutuhan barang pada lembaga XYZ.

Attribute : rfqId, rfqTitle, prId, materialId, startDate, finishDate, request,

response, employeeId, status.

12. Quotation menjelaskan data penawaran supplier termasuk harga penawaran

yang dapat mereka berikan atas RFQ yang dibuat.

Attribute : quotationId, quotationDate, supplierId, rfqId,

materialFullfillmentDate, quotationPrice, currencyPrice,

description, picture, status.

13. PO menjelaskan data pembelian lembaga XYZ kepada supplier terpilih

berdasarkan quotation yang mereka kirimkan.

Attribute : poId, poDate, quotationId, materialId, materialQty,

materialPrice, deadlineSupply, description, discount,

employeeId, status.

14. MRF menjelaskan data penerimaan barang yang dikirimkan supplier ke

gudang.

Attribute : mrfId, mrfDate, poId, shipmentId, materialId, materialQty,

description, employeeId, status.

78

15. Purchase_Return menjelaskan data barang yang cacat atau tidak sesuai

dengan PO yang akan dikirimkan kembali kepada pihak supplier untuk

diganti.

Attribute : returnId, returnDate, mrfId, materialId, returnQty, description,

employeeId, status.

3.2.2.2 Behavioral Pattern

1. Proc_Support

-employeeId : String-employeeName : String-employeePhoneNumber : String-employeeExt : String-employeeEmail : String-employeeRole : String-employeeUsername : String-employeePassword : String

Proc_Support

active

view_PR()

update_status_PR()

Gambar 3.5 Statechart Diagram Proc_Support

Event Keterangan View_PR Menampilkan dan melakukan

klarifikasi data pada PR. Update_Status_PR Mengubah status PR ketika item

dari PR tersebut telah selesai diklarifikasikan.

79

2. Purchasing


Purchasing

active

update_PO()

add_RFQ()

view_RFQ()

update_RFQ()

view_PO()

view_Purchase_Return()

delete_RFQ()

view_Supplier()

delete_PO()

add_Purchase_Return()

added updated

deleted

add_PO() update_Purchase_Return()

delete_Purchase_Return()

/ update

/ delete

/ add

/ saved

/ saved / saved

Gambar 3.6 Statechart Diagram Purchasing

Event Keterangan Add_RFQ Menambah data RFQ. Update_RFQ Mengubah data RFQ. Delete_RFQ Menghapus data RFQ. View_RFQ Menampilkan data RFQ. Add_PO Mencatat transaksi

pembelian. Update_PO Mengubah status PO ketika

PO tersebut telah dikirim kepada supplier.

Delete_PO Menghapus data PO. View_PO Menampilkan data PO. Add_Purchase_Return Menambah data retur. Update_Purchase_Return Mengubah data retur. Delete_Purchase_Return Menghapus data retur. View_Purchase_Return Menampilkan data retur. View_Supplier Menampilkan data supplier.

80

3. Warehouse


Warehouse

active

add_MRF() view_Purchase_Return() update_MRF()

view_Stock()view_PR()

delete_MRF()

view_MRF()

added updated

deleted

add_Stock() update_Stock()

delete_Stock()

/ update

/ delete

/ add

/ saved

/ saved / saved

Gambar 3.7 Statechart Diagram Warehouse

Event Keterangan Add_MRF Menambah data penerimaan barang

dari supplier. Update_MRF Mengubah data penerimaan barang

dari supplier. Delete_MRF Menghapus data penerimaan barang

dari supplier. View_MRF Menampilkan data penerimaan barang

dari supplier. View_PR Menampilkan data PR. View_PO Menampilkan data PO. View_Purchase_Return Menampilkan data retur. Add_Stock Menambah data pada stok barang. Update_Stock Mengubah data pada stok barang. Delete_Stock Menghapus data pada stok barang. View_Stock Menampilkan data pada stok barang.

81

4. Manager

-employeeId : String-employeeName : String-employeePhoneNumber : String-employeeExt : String-employeeEmail : String-employeeRole : String-employeeUserName : String-employeePassword : String

Manager

active

update_RFQ()

update_Supplier()

Gambar 3.8 Statechart Diagram Manager

Event Keterangan Update_RFQ Mengubah data pada PR. Update_Supplier Menyetujui perubahan data supplier .

5. Supplier

-supplierId : String-supplierName : String-supplierAddress : String-supplierCity : String-supplierCountry : String-supplierPostalCode : String-SIUP : String-NPWP : String-companyEstablishDate : Date-supplierCompanyType : String-supplierBussinessType : String-supplierContract : Integer-supplierMaterialCategory : String-supplierContactPerson : String-supplierIdentityNumber : String-supplierMobilePhoneNumber : String-supplierPhoneNumber : String-supplierExt : String-supplierFax : String-supplierEmail : String-supplierHomepage : String-supplierBankAccountNumber : String-supplierBankAccountOwner : String-supplierBank : String-supplierBankBranch : String-supplierBankAddress : String-supplierBankCurrency : String-supplierUsername : String-supplierPassword : String-supplierCompanyProfile : String

Supplier

activeadd_Quotation()

update_Supplier()

add_Supplier()

update_Quotation()

view_Supplier()

Gambar 3.9 Statechart Diagram Supplier

82

Event Keterangan Add_Supplier Menambah data supplier. Update_Supplier Mengubah data supplier. View_Supplier Menampilkan data supplier. Add_ Quotation Mengirimkan penawaran. Update_Quotation Mengubah data pada quotation yang

telah dikirim.

6. Materials

-materialId : String-materialName : String-materialMarketName : String-materialType : String-categoryId : String-materialMaxBugdet : Currency-materialUnit : String-materialLeadTime : Integer-materialDescription : String-materialPicture : String

Materials

available

add_Material()

delete_Material()

update_Material() view_Material()

Gambar 3.10 Statechart Diagram Materials

Event Keterangan Add_Material Menambah data barang. Update_Material Mengubah data barang. Delete_Material Menghapus data barang. View_Material Menampilkan data barang.

83

7. Materials_Category

-categoryId : String-materialCategory : String-PIC : String

Materials_Category

available

add_Category()

update_Category() view_Category()

delete_Category()

Gambar 3.11 Statechart Diagram Materials_Category

Event Keterangan Add_Category Menambah kategori barang. Update_Category Mengubah kategori barang. Delete_Category Menghapus kategori barang. View_Category Menampilkan kategori barang.

8. Materials_Stock_Opname

-materialId : String-materialAvailable : Integer-minStock : Integer


available

add_Stock()

delete_Stock()

update_Stock() view_Stock()

Gambar 3.12 Statechart Diagram Materials_Stock_Opname

84

Event Keterangan Add_Stock Menambah data pada stok. Update_Stock Mengubah data pada stok, ketika

barang masuk ataupun keluar. Delete_Stock Menghapus data pada stok. View_Stock Menampilkan data pada stok di

gudang.

9. PR

-prId : String-prDate : Date-materialId : String-materialQty : Integer-unitId : String-unitName : String-employeeId : String-status : String

PR

available

view_PR()update_status_PR()

Gambar 3.13 Statechart Diagram PR

Event Keterangan View_PR Menampilkan data PR. Update_Status_PR Mengubah status PR ketika item

dari PR tersebut telah selesai diklarifikasikan.

85

10. RFQ

-rfqId : String-rfqTitle : String-materialId : String-prId : String-startDate : Date-finishDate : Date-request : String-response : String-employeeId : String-status : String

RFQ

available

add_RFQ()

delete_RFQ()

view_RFQ()update_RFQ()

Gambar 3.14 Statechart Diagram RFQ

Event Keterangan Add_RFQ Menambah data RFQ. Update_RFQ Mengubah data RFQ. Delete_RFQ Menghapus data RFQ. View_RFQ Menampilkan data RFQ.

11. Quotation

-quotationId : String-quotationDate : Date-supplierId : String-rfqId : String-materialFullfillmentDate : Date-quotationPrice : Currency-currencyPrice : String-description : String-picture : String-status : String

Quotation

available

add_Quotation()

delete_Quotation()

view_Quotation()update_Quotation()

Gambar 3.15 Statechart Diagram Quotation

86

Event Keterangan Add_Quotation Menambah penawaran barang. Update_Quotation Mengubah penawaran barang. Delete_Quotation Menghapus penawaran barang. View_Quotation Menampilkan penawaran barang.

12. PO

-poId : String-poDate : Date-supplierId : String-quotationId : String-materialId : String-materialQty : Integer-materialPrice : Currency-discount : Currency-employeeId : String-status : String

PO

available

add_PO()

delete_PO()

view_PO()update_PO()

Gambar 3.16 Statechart Diagram PO

Event Keterangan Add_PO Menambah data pembelian. Update_PO Mengubah data pembelian. Delete_PO Menghapus data pembelian. View_PO Menampilkan data pembelian.

13. MRF

-mrfId : String-mrfDate : Date-poId : String-shipmentId : String-materialId : String-materialQty : Integer-employeeId : String-status : String

MRF

available

add_MRF()

delete_MRF()

update_MRF() view_MRF()

Gambar 3.17 Statechart Diagram MRF

87

Event Keterangan Add_MRF Menambah data penerimaan barang. Update_MRF Mengubah data penerimaan barang. Delete_MRF Menhapus data penerimaan barang. View_MRF Menampilkan data penerimaan

barang.

14. Purchase_Return

-returnId : String-returnDate : Date-mrfId : String-materialId : String-returnQty : Integer-employeeId : String-status : String

Purchase_Return

available


delete_Purchase_Return()

update_Purchase_Return()

view_Purchase_Return()

Gambar 3.18 Statechart Diagram Purchase_Return

Event Keterangan Add_Purchase_Return Menambah data retur barang. Update_Purchase_Return Mengubah data retur barang. Delete_Purchase_Return Menghapus data retur

barang. View_Purchase_Return Menampilkan data retur

barang.

88

3.2.3 Events

3.2.3.1 Event Table

Tabel 3.1 Event Table

Class Event

Proc_Support

Purchasing

Warehouse

Manager

Supplier

Materials

Materials_Category


PR

RFQ

Quotation

PO

MRF

Purchase_Return

View_PR * * * Update_Status_PR * * Add_Supplier * Update_Supplier * * View_Supplier * * Add_Material + Update_Material * Delete_Material + View_Material * Add_Category + Update_Category * Delete_Category + View_Category * Add_Stock * + Update_Stock * * Delete_Stock * + View_Stock * * Add_RFQ * + Update_RFQ * * * Delete_RFQ * + View_RFQ * * Add_Quotation * + Update_Quotation * * Delete_Quotation + View_Quotation * Add_PO * + Update_PO * * Delete_PO * + View_PO * * * Add_MRF * + Update_MRF * *

89

Delete_MRF * + View_MRF * * Add_Purchase_Return

* +

Update_Purchase_Return

* *

Delete_Purchase_Return

* +

View_Purchase_Return

* * *

90

3.3 Application Domain

3.3.1 Usage

System E-Procurement pada Lembaga XYZ

.proc_supportregister

.supplier

.purchasing.warehouse

.admin

create Quotation

manage employee

create RFQ

create PO

create MRF

create PurchaseReturn

«extends»

«extends»

«extends»

fullfill unitrequirement

«extends»

manage PR

.proc_manager

«extends»

manage Material

Gambar 3.19 Use Case Diagram

91

3.3.2 Use Case Specification

1. Manage Material

Actor : Proc_Support

Object : Proc_Support, window login, employees, window material, material

Function : Add, update, save, cancel

Pihak Proc_Support mengklarifikasikan data material kemudian mengentri ke dalam

database dan apabila ada perubahan data akan diupdate.

2. Manage PR

Actor : Proc_Support

Object : Proc_Support, window login, employees, window PR, PR

Function : View, update, save, cancel

Setelah bisnis unit memasukkan data PR dengan lengkap bagian procurement support

akan mengklarifikasikan PR dan mengubah status apabila sudah dicek.

3. Register

Actor : Supplier

Object : Supplier, window registration, supplier (class)

Function : Add, save, cancel

Supplier memasukkan datanya dengan lengkap ke dalam website procurement dan

menunggu untuk lakukan proses pendaftaran lebih lanjut.

Actor : Proc_Manager

Object : Proc_ Manager, window login, employees, window registration, supplier


92

Pihak Proc_ Manager mengklarifikasikan data yang telah supplier masukkan dan jika

data telah lengkap maka mereka akan menyetujui supplier tersebut.

4. Create RFQ

Actor : Purchasing

Object : Purchasing, window login, employees, window rfq, PR,

materials_stock_opname, RFQ

Function : View, add, save, cancel

Purchasing menggolongkan PR berdasarkan item barang yang dipesan, kemudian

PIC masing-masing barang akan membuat RFQ.

Actor : Proc_Manager

Object : Proc_Manager, window login, employees, window rfq, RFQ

Function : Update, cancel

Proc_Manager mengupdate status RFQ yang sudah disetujui.

5. Create Quotation

Actor : Supplier

Object : Supplier, window login, employees, window quotation, RFQ, quotation


Supplier memasukkan penawaran mereka termasuk harga dan waktu pengiriman

berdasarkan RFQ.

93

Actor : Purchasing

Object : Purchasing, window login, employees, window quotation, Quotation

Function : Update, cancel

Purchasing memilih quotation berdasarkan criteria yang telah ditentukan.

6. Fullfull Unit Requirement

Actor : Warehouse

Object : Warehouse, window login, employees, window fulfillment, PR,

materials_stock_opname

Function : View, update, save, cancel

Unit meminta barang kepada bagian warehouse dan mengirimkan PR, kemudian

warehouse akan mengecek stok barang di gudang, apabila memenuhi maka barang

akan diberikan kepada unit sehingga mengurangi jumlah barang tersedia pada

gudang.

7. Create PO

Actor : Purchasing

Object : Purchasing, window login, employees, window PO, quotation, supplier,

RFQ, PR, materials, PO

Function : View, update, add, save, cancel

Pihak purchasing memilih supplier berdasarkan quotation yang sesuai dengan

kriteria, kemudian mengirimkan PO kepada supplier terpilih tersebut

8. Create MRF

Actor : Warehouse

94

Object : Warehouse, window login, employees, window MRF, PO, MRF,

materials_stock_opname

Function : View, add, update, save, cancel

Ketika supplier mengirimkan barang, warehouse akan membuat MRF sebagai bukti

penerimaan barang dan untuk barang bertipe stock akan menambah stok barang

9. Create Purchase Return

Actor : Purchasing

Object : Purchasing, window login, employees, window purchase return, PO,

purchase return


Ketika warehouse mengecek barang dan mendapatkan ada barang yang cacat, maka

warehouse akan menghubungi purchasing yang bersangkutan untuk mengirimkan

retur dan meminta pergantian barang

10. Manage Employee

Actor : Admin

Object : Admin, window login, employees, window manage employee


Admin menambahkan data karyawan baru

95

3.3.2.1 Function List

Tabel 3.2 Function List

No Function Type Complexity 1. Manage Material

• Login

• Get_employee_data

• Create

• Add_Material

• Update_Material

Update, compute, signal

Signal, compute

Compute, signal

Signal, compute

Update

Update

Medium

Simple

Simple

Simple

Medium

Medium

2. Manage PR

• Login


• Create

• View_PR

• Update_Status_PR

Read, update, compute,

signal

Signal, compute

Compute, signal

Signal, compute

Read

Update

Medium

Simple

Simple

Simple

Simple

Simple

3. Register (Supplier)

• Create

• Entry_data_supplier

• Validation

• Add_supplier


Signal, compute

Update

Signal, compute

Update

Medium

Simple

Simple

Medium

Medium

4. Register (Proc_Manager)

• Login

Compute, signal, update

Signal, compute

Medium

Simple

96


• Create

• Add_supplier

Compute, signal

Signal, compute

Update

Simple

Simple

Medium

5. Create RFQ (Purchasing)

• Login


• Create

• View_PR

• View_Stock

• Entry_data_RFQ

• Add_RFQ


signal

Signal, compute

Compute, signal

Signal, compute

Read

Read

Update

Update

Medium

Simple

Simple

Simple

Simple

Simple

Simple

Medium

6. Create RFQ (Proc_Manager)

• Login


• Create

• Update_RFQ


Signal, compute

Compute, signal

Signal, compute

Update

Medium

Simple

Simple

Simple

Medium

7.

Create Quotation (Supplier)

• Login

• View_Supplier

• Create


signal

Signal, compute

Read

Signal, compute

Medium

Simple

Simple

Simple

97

• View_RFQ

• Entry_data_Quotation

• Add_Quotation

Read

Update

Update

Simple

Simple

Medium

8. Create Quotation

(Purchasing)

• Login


• Create

• Update_Quotation


signal

Signal, compute

compute, signal

Signal, compute

Update

Medium

Simple

Simple

Simple

Medium

9. Fullfull Unit Requirement

• Login


• Create

• View_Stock

• Validation

• Update_Stock


signal

Signal, compute

compute, signal

Signal, compute

Read

Signal, compute

Update

Medium

Simple

Simple

Simple

Simple

Medium

Medium

10 Create PO

• Login


• Create


signal

Signal, compute

compute, signal

Signal, compute

Medium

Simple

Simple

Simple

98

• View_Quotation

• Choose_supplier

• View_RFQ

• View_PR

• View_Material

• Entry_data_PO

• Update_Quotation

• Validation

• Add_PO

Read

Update

Read

Read

Read

Update

Update

Signal, compute

Update

Simple

Simple

Simple

Simple

Simple

Simple

Simple

Medium

Medium

11 Create MRF

• Login


• Create

• View_PO

• Entry_data_MRF

• Validation

• Add_MRF

• Update_Stock


signal

Signal, compute

Signal, compute

Signal, compute

Read

Update

Signal, compute

Update

Update

Medium

Simple

Simple

Simple

Simple

Simple

Medium

Medium

Simple

12 Create Purchase Return


signal

Signal, compute

Medium

Simple

99

• Login


• Create

• View_PO

• Entry_data_purchase_

return

• Add_purchase_return

Compute, signal

Signal, compute

Read

Update

Update

Simple

Simple

Simple

Simple

Medium

13 Manage Employee

• Login


• Create

• Entry_data_employee

• Validation

• Add_employee

Compute, signal, update

Signal, compute

Compute, signal

Signal, compute

Update

Signal, compute

Update

Medium

Simple

Simple

Simple

Simple

Medium

Medium

100

3.3.3 Sequence Diagram

Object6 : .proc_support

Window Login Object8 : Employees

login()

get_employee_data()

status()

Window Material Object7 : Materials

create()

add_Material()

status()

update_Material()

status()

Gambar 3.19 Sequence Manage Material

101

Object6 : .proc_support


login()

get_employee_data()

status()

Window PR Object7 : PR

create()

view_PR()

status()

update_status_PR()

status()

Gambar 3.20 Sequence Manage PR

102

Object2 : .supplier

Window Registration

create()

entry_data_supplier()

Object4 : Supplier

add_supplier()

status()

validation()

Gambar 3.21 Sequence Register Supplier

103

Object6 : .proc_manager


login()

get_employee_data()

status()

Window Registration Object7 : Supplier

create()

add_Supplier()

status()

Gambar 3.22 Sequence Approve Register Supplier

104

Obj11 : .purchasing Window Login Obj12 : Employees

login()

get_employee_data()

status()

Window RFQ

create()

Obj13 : PR

view_PR()

status()

Obj14 : RFQ

add_RFQ()

status()

entry_data_RFQ()

Obj15 : Materials_Stock_Opname

view_Stock()

status()

Gambar 3.23 Sequence Create RFQ

105

Obj11 : .proc_manager Window Login Obj12 : Employees

login()

get_employee_data()

status()

Window RFQ

create()

Obj14 : RFQ

update_RFQ()

status()

Gambar 3.24 Sequence Approve RFQ

106

Object11 : .supplier Window Login Object12 : Employees

login()

get_employee_data()

status()

Window Quotation

create()

Object13 : RFQ

view_RFQ()

status()

Object14 : Quotation

add_Quotation()

status()

entry_data_Quotation()

Gambar 3.25 Sequence Create Quotation

107

Object11 : .purchasing Window Login Object12 : Employees

login()

get_employee_data()

status()

Window Quotation

create()

Object14 : Quotation

update_Quotation()

status()

Gambar 3.26 Sequence Choose Quotation

108

Object9 : .warehouse

Window Login

login()

Object5 : Employees

get_employee_data()

status()

Window Fullfillment Object10 : Materials_Stock_Opname

create()

view_Stock()

validation()

view_Stock()

status()

update_Stock()

status()

Gambar 3.27 Sequence Fullfill Unit Requirement

109

Obj1 : .purchasing Window Login Obj12 : Employees

login()

get_employee_data()

status()

Window PO

create()

Obj13 : Quotation

view_Quotation()

status()

Obj14 : PO

add_PO()

status()

entry_data_PO()

update_Quotation()

status()

Obj15 : Supplier Obj16 : RFQ Obj17 : PR Obj18 : Materials

choose_Supplier()

status()

view_RFQ()

status()

view_PR()

status()

view_Material()

status()

validation()

Gambar 3.28 Sequence Create PO

110

Obj9 : .warehouse

Window Login

login()

Obj5 : Employees

get_employee_data()

status()

Window MRF Obj10 : PO

create()

validation()

view_PO()

status()

add_MRF()

status()

entry_data_MRF()

Obj15 : MRF Obj16 : Materials_Stock_Opname

update_Stock()

status()

Gambar 3.29 Sequence Create MRF

111

Object9 : .purchasing

Window Login

login()

Object5 : Employees

get_employee_data()

status()

Window Purchase Return Object10 : PO

create()

validation()

view_PO()

status()

Object15 : Purchase_Return


status()

entry_data_purchase_return()

Gambar 3.30 Sequence Create Purchase Return

112

Object1 : .admin

Window Login

login()

Object3 : Employees

get_employee_data()

status()

Window Manage Employee

create()

entry_data_employee()

add_employee()

validation()

Gambar 3.31 Sequence Manage Employee

113

3.3.4 The Technical Platform

Sistem akan dikembangkan pada PC yang masing-masing terhubung

dengan jaringan internet dan diprogram dengan menggunakan bahasa

pemrograman ASP.NET 2005 dengan framework 2.0. Sistem tersebut akan

menggunakan server OS Windows Server 2003 Web Edition. Sedangkan di client

menggunakan windows yang dilengkapi browser yang compatible atau setingkat

dengan internet explore 5.0 (minimal). Sistem akan dioperasikan menggunakan

mouse dan keyboard. Komputer pada bagian procurement support dan manager

akan dilengkapi dengan printer. Selain itu kedua bagian itu dan bagian purchasing

dilengkapi fax. Disemua bagian procurement yaitu pada bagian procurement

support, purchasing dan manager serta warehouse diberikan akss internet yang

cepat dengan modem di masing-masing PC.

3.4 Recommendations

3.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility

Fungsionalitas sistem yang penulis gambarkan disini merupakan hal

pokok yang diutamakan untuk sebuah ulasan sistematis dengan supplier dan

dengan orang-orang yang berpengalaman. Mereka juga mengulas draft user

interface. Berdasar pada ini, mereka menganggap sistem ini layak secara

ekonomi dan teknis.

114

Dalam opini penulis, desain sistem yang penulis buat dapat

diimplementasikan pada technical platform tanpa kesulitan yang berarti dan

masih dalam batasan ekonomi yang diberikan. Sistem dapat dikembangkan

dimasa mendatang pada technical platform. Namun, penambahan yang radikal

pada dasar teknikal mungkin dibutuhkan.

3.4.2 Strategy

Supplier, unit procurement dan system developer setuju bahwa sistem ini

harus dikembangkan. Namun, ada beberapa ketidakpastian dalam penjadwalan

implementasi sistem. Oleh karena itu, penulis berencana untuk membuat suatu

prototype untuk menggambarkan bagaimana sistem akan didesain. Penulis

berencana untuk implementasi prototype hanya pada Windows; percobaan akan

membutuhkan bantuan tenaga sebanyak 2-3 orang dalam waktu 3 minggu.

3.4.3 Development Economy

Sistem yang penulis gambarkan disini akan membutuhkan tenaga 2-3

orang sebelum siap di-implementasikan.

BAB III ANALISIS SISTEM INFORMASI 3.1 The Task 3.1.1 ...thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00482-SI...

Documents

Transcript of BAB III ANALISIS SISTEM INFORMASI 3.1 The Task 3.1.1 ...thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00482-SI...