35

BAB 3

DESKRIPSI UMUM BINUSIAN PROFILE

3.1 Lokasi

Lokasi adalah tempat dimana aplikasi Binusian Profile akan dikembangkan dan

diimplementasikan.

3.1.1 Binus University

Binus University pada awalnya adalah sebuah lembaga pendidikan komputer

jangka pendek yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 dengan nama Modern

Computer Course. Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang

berkesinambungan, lembaga ini terus berkembang.

Pada tanggal 1 Juli 1981, karena banyaknya peminat dan pesatnya pertumbuhan,

lembaga pendidikan komputer ini berkembang menjadi Akademi Teknik Komputer

(ATK) dengan jurusan Manajemen Informatika dan Teknologi Informasi. Tiga tahun

kemudian, tepatnya pada tanggal 13 Juli 1984, ATK mendapat status Terdaftar dan

berubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Jakarta.

Kemudian pada tanggal 1 Juli 1985, dibuka jurusan Komputerisasi Akuntansi, dan pada

tanggal 21 September 1985, AMIK Jakarta berganti nama menjadi AMIK BINA

NUSANTARA

Dalam usia mudanya, sebuah prestasi emas ditoreh AMIK BINA NUSANTARA

dengan terpilih sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh Depdikbud melalui Kopertis

Wilayah III Jakarta pada tanggal 17 Maret 1986.

36

Berkat makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan tenaga-tenaga andal

dalam bidang teknologi informasi, pada tanggal 1 Juli 1986, Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika dan Komputer (STMIK) BINA NUSANTARA didirikan dengan Program

Strata-1 (S1) jurusan Manajemen Informatika dan Teknik Informatika. Bersamaan

dengan itu juga dibuka jurusan Teknik Komputer (S1).

Pada tanggal 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA dilebur ke dalam

STMIK BINA NUSANTARA sehingga terbentuk sebuah lembaga yang

menyelenggarakan Program Diploma III (DIII) dan Strata-1 (S1). STMIK BINA

NUSANTARA berhasil memperoleh status "Disamakan" untuk semua jurusan dan

jenjang pada tanggal 18 Maret 1992, dan pada tanggal 10 Mei 1993 mendapat

kepercayaan untuk membuka Program Magister Manajemen Sistem Informasi, salah

satu Program Pascasarjana pertama di Indonesia di bidang tersebut.

Pada tanggal 8 Agustus 1996, Binus University berdiri dan secara sah diakui oleh

pemerintah. STMIK BINA NUSANTARA kemudian melebur ke dalam Binus

University pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga Binus University memiliki :

Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi, Fakultas Teknik, Fakultas Sastra, Fakultas

MIPA, dan Program Pascasarjana.

Binus University terus mencoba membangun inovasi-inovasi baru guna

meningkatkan perkembangan dan kemajuan menuju arah yang lebih baik. Pada tahun

1997, Binus University membuat sebuah langkah maju dengan membangun hubungan

kerja sama dengan Curtin University Australia. Hubungan tersebut semakin berkembang

dan menjadi pelopor dasar dalam mengembangkan kerja sama strategis dengan

universitas-universitas terbaik luar negeri lainnya.

37

Binus University sebagai suatu universitas swasta terdepan dalam bidan g

teknologi informasi menyediakan fasilitas modern dan terbaru yang diperuntukkan bagi

para mahasiswa. Internet merupakan suatu keterampilan dasar di mana setiap mahasiswa

harus menguasainya untuk masuk ke dalam dunia maya. Binus University menyediakan

akses internet gratis, wi-fi, laboratorium modern dan terlengkap, dan lain sebagainya.

Binus University terus berkembang melalui berbagai periode perubahan. Misi

Binus University untuk menghasilkan lulusan siap terap dan berkualitas telah membawa

Binus University meraih Sertifikasi ISO 9001 pada tahun 1997. Komitmen Binus

University pada mutu telah mendorong Binus University untuk menerapkan suatu sistem

manajemen mutu yang bertujuan untuk menjaga keseluruhan program pendidikan yang

telah dibangun.

Binus University terus mengembangkan dan menjaga jalinan kerja sama strategis

dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang industri teknologi komunikasi

dan informasi, seperti CISCO, Microsoft, SAP, ORACLE, IBM, Lotus Development

Indonesia, Computer Associates, ASUS, ACER, DELL dan lain sebagainya. Mereka

membantu Binus University dalam menciptakan dan mengembangkan suasana

perkuliahan yang bernuansa teknologi dan ilmiah dengan didukung riset dan penelitian

terapan.

3.1.2 IT Directorate

Salah satu kekuatan utama Binus University dalam menciptakan dan

mengoperasikan kegiatan akademis dan pelayanan ke pemegang saham BINA

NUSANTARA Group adalah implementasi IT di setiap aspek akademis dan proses

bantuan akademis.

38

Pada Agustus 2005, BINA NUSANTARA Foundation memutuskan untuk

meningkatkan informasi teknologinya dari departemental ke direktorat, melapor

langsung ke BINA NUSANTARA Foundation. IT Directorate bertanggung jawab tidak

hanya mendukung Binus University tetapi juga semua unit bisnis dalam BINUS Group.

IT Directorate dipimpin oleh General Manager of IT. Pada saat laporan skripsi ini

dibuat, IT Directorate berlokasi di kampus Syahdan. Kantornya berlokasi di lantai 2

gedung H.

Gambar 3.1 Sejarah berdirinya IT Directorate

Berikut ini sejarah berdirinya IT Directorate

1981

EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM didirikan

1993

MIS Department.didirikan

1995

39

Applied Technology Laboratory (ATL) dan UPT Computer Centre

(PUSKOM) didirikan

1998

UPT Network Services didirikan dari BINUS Net (yang pada 1997

dikoordinasikan oleh UPT Computer Services)

2001

IT Operation Services Bureau didirikan dari penggabungan antara UPT

PUSKOM dan UPT Network Services. Pada waktu yang berdekatan, IT

Development Center didirikan dari Applied Technology Laboratory (ATL)

2005

IT Directorate BINA NUSANTARA didirikan.

IT Directorate sekarang dipimpin oleh General Manager of IT, Eddy Santosa

Jaya, S.Kom.,MM. IT Directorate memiliki lima fungsi utama:

1. IS Development

Departemen ini dipimpin oleh: Yosef Bernardus Wirian, S.Kom., S.Si.

Departemen ini bertanggung jawab untuk pengembangan aplikasi di BINUS

University, BINUS Business School, BINUS Consulting & Training, BIS

Simprug, BIS Serpong, BINUS Center, BINUS Square, Finance Directorate,

Marketing Directorate, Strategic Planning & Corporate Development

Directorate, Widia Center of Excellence for Teaching and Learning, Talent

Management Directorate, General Affair & Legal Directorate dan

Information Technology Directorate.

2. University IS Development

40

Departemen ini dipimpin oleh: Karto Iskandar, S.Kom., MM dan memiliki

spesialis: Wihendro, S.Kom.,MM

Departemen ini bertanggung jawab untuk pengembangan aplikasi di BINUS

University, BINUS Business School, BINUS Online Learning.

3. School IS Development

Departemen ini dipimpin oleh: Lawrence Wibisono, M.S/M.Sc/

Departemen ini bertanggung jawab untuk pengembangan aplikasi di BINUS

School Simprug, BINUS School Serpong dan perpustakaan BINUS Group.

4. Technology Development

Departemen ini dipimpin oleh: Gintoro, S.Kom., MM.

Departemen ini bertanggung jawab untuk pengembangan riset teknologi

yang bisa diimplementasikan di BINUS Group, mengelola sumber daya

manusia (Associate Member) dan mediator komunikasi untuk IT Diretorate

dengan users.

5. IT Operation

Departemen ini dipimpin oleh: Johan Muliadi Kerta, S.Kom., MM.

Departemen ini bertanggung jawab untuk mendukung operasi IT di BINA

NUSANTARA Group and komunitas diantaranya. Departemen ini memiliki

dua fungsi utama, yaitu: jaringan dan komunikasi, bertanggung jawab untuk

operasional network dan manajemen dalam BINUS Group dan komunitas di

sekitarnya. Data Center bertanggung jawab untuk operasional basis data dan

manajemen dalam BINUS Group dan komunitas di sekitarnya.

41

3.2 Peran

Gambar 3.2 Struktur Peran dalam Pengembangan Aplikasi Binusian Profile

Dalam pengembangan aplikasi Binusian Profile, terdapat tim pengembang yang

terdiri dari :

1. Hendi Suhardja sebagai System Analyst, berperan sebagai koordinator sistem

aplikasi, mendefinisikan batasan – batasan sistem, merevisi ERD Binusian

Profile, sebagai programmer aplikasi Binusmaya, Binusian Profile, Home

Backend dan BinusmayaBackend dan sebagai pembantu penulisan

dokumentasi Binusian Profile.

2. Coza Patria sebagai Programmer, berperan sebagai pembuat dan merevisi

ERD Binusian Profile, programmer aplikasi Binusmaya, Binusian Profile

dan Binusmaya Backend dan penulis dokumentasi Binusian Profile.

Project Leader (Wihendro, S.Kom, M.M)

Senior System Analyst(Choirul Huda, S.Kom, 

M.M)

System Analyst(Irfan)

Programmer ( Nugroho)

Programmer (Eric)

Programmer (David)

Programmer (Aileen)

Senior System Analyst (Bina, 

S.Kom)

System Analyst (Hendi)

Programmer (Coza)

Programmer (Danu)

42

3. Danu Kurniawan sebagai Programmer, berperan sebagai pembuat mock up

aplikasi Binusian Profile, pembuat ERD Binusian Profile, programmer

aplikasi Binusian Profile, dan penulis dokumentasi Binusian Profile.

3.3 Identifikasi Masalah

Masalah-masalah yang ditemukan pada Binusmaya versi 2:

1. Terdapat 2 situs yang berbeda, salah satunya untuk mahasiswa dan dosen S1

dan yang lain untuk mahasiswa dan dosen S2 sehingga untuk dosen yang

mengajar baik di S1 dan S2 harus login di tempat yang berbeda untuk aktivitas

yang berhubungan dengan program belajar S1 dan S2.

2. Binusmaya versi 2 tidak mendukung single login yang berarti hanya dengan

sekali login, Binusian dapat mengakses website-website lain seperti library dan

Binus Square dari aplikasi Binusmaya tanpa perlu login kembali dan website

tersebut juga dimuat sebagai aplikasi dalam Binusmaya.

3. Pada Binusmaya lama, setiap menu di dalamnya masih saling bercampur,

misalnya antara my class, services, dan data pribadi, setiap menu yang ada

tidak berdiri sendiri menjadi satu aplikasi yang terpisah sehingga menjadi sulit

bagi pengembang aplikasi apabila ingin menambahkan aplikasi baru di

dalamnya atau bila terdapat perubahan sekecil apapun, perlu dikompilasi ulan g

dan diupload ulang.

4. Binusmaya versi 2 juga tidak memiliki informasi profil Binusian lengkap yang

dapat digunakan oleh berbagai divisi di Binus, di antaranya:

a. Data kontak yang disediakan oleh menu data pribadi pada Binusmaya

versi 2 hanya 1 data alamat, 1 data telepon, 1 data handphone dan 1

43

data email padahal mahasiswa, ayah, ibu, dan wali mahasiswa, serta

dosen mungkin memiliki lebih dari 1 alamat, handphone serta email

sehingga informasi yang disajikan menjadi kurang lengkap.

b. Tidak adanya informasi blog, website dan akun social network

(facebook, BBpin, dan Twitter) sebagai alternatif untuk informasi

kontak mahasiswa dan dosen

c. Tidak adanya informasi pengalaman kerja untuk mahasiswa dan dosen,

yang disediakan hanya informasi pekerjaan terkini.

d. Tidak adanya informasi pendidikan yang sudah atau sedang

dilaksanakan mahasiswa dan dosen.

e. Tidak adanya informasi nomor rekening untuk mahasiswa S2

f. Tidak adanya informasi keluarga untuk dosen

g. Tidak adanya informasi data aktivitas yang dilakukan mahasiswa

5. Akibat informasi profil Binusian yang tidak lengkap, divisi-divisi di BINUS

mempergunakan basis data berbeda untuk aplikasinya yang memungkinkan

adanya inkonsistensi data antara divisi yang satu dengan yang lain.

6. Private Messageyang sudah ada menampung pesan yang berupa pengumuman-

pengumuman maupun pemberitahuan yang bersifat personal sehingga pesan-

pesan yang ada menjadi kurang terorganisir.

7. Tidak ada fitur yangmemberikan notifikasi atas peristiwa-peristiwa terbaru

yang berhubungan dengan aplikasi Binusmaya, contoh: adanya tugas baru dan

adanya penambahan materi oleh dosen di My Class.

8. Tidak adanya sarana komunikasi secara privat antara dosen ke mahasiswa.

44

3.4 Ruang Lingkup

Agar pembuatan aplikasi dan sistem lain yang berhubungan dengan aplikasi ini

tidak terlalu luas dan lebih terarah, maka diberikan batasan terhadap ruang lingkup

sebagai berikut:

1. Perancangan antarmuka, sistem, dan basis data Binusian Profile dari desain

yang sudah diberikan dan hasil analisis kebutuhan pengguna.

2. Perancangan halaman home dimana aplikasi Binusian Profileberada tetapi

tidak termasuk tabWelcome Page

3. Perancangan antarmuka, sistem, dan basis data aplikasi notification dan

inbox.

4. Perancangan halaman login dan forgot password.

5. Perancangan antarmuka, sistem, dan basis dataHome BackEnd: untuk sistem

approval online.

6. Perancangan antarmuka, sistem dan basis data BMv3 BackEnd:

a. Manage Password

b. Application List

c. Disclaimer

d. AddApplication Access by Binusian Status

e. Add Application Access by Binusian ID

3.5 Kondisi yang sudah Ada

Kondisi yang sudah ada meliputi kondisi yang ada pada Binusmaya Lama, yang

meliputi kondisisecara umum yaitu pada Binusmaya lama dan secara khusus yaitu menu

Data Pribadi pada Binusmaya lama.

45

3.5.1 Binusmaya lama versi 2

Binusmaya versi 2 memiliki 2 buah situs berbeda yaitu situs untuk proses

perkuliahan S1 dan S2. Terdapat beberapa situs-situs lain yang berhubungan dengan

perkuliahan seperti library dan Binus Square yang memiliki website sendiri yang

terpisah dengan Binusmaya, untuk bisa mengakses informasi di situs-situs tersebut

hanya bisa dilakukan dengan mengakses situs tersebut secara langsung menggunakan

web browser.

Pada Binusmaya lama, setiap menu di dalamnya masih saling bercampur, misalnya

antara my class, services, dan data pribadi, setiap menu yang ada tidak berdiri sendiri

menjadi satu aplikasi yang terpisah sehingga apabila ingin menambahkan aplikasi baru

di dalamnya atau terdapat perubahan pada aplikasi di dalamnya apapun, perlu

dikompilasi ulang dan diupload ulang.

Gambar 3.3 Login Binusmaya untuk Mahasiswa dan Dosen S1

46

Gambar 3.4 Login Binusmaya Untuk Mahasiswa dan Dosen S2

3.5.2 Menu Data Pribadi pada Binusmaya versi 2

Binusmaya versi 2 telah memiliki menu data pribadi yang berisikan informasi-

informasi penting untuk mahasiswa dan dosen. Selain menampilkan data, mahasiswa

dapat mengganti nomor handphone dan emailnya. Data pribadi memiliki menu tersendiri

yang berbeda dengan halaman home.

Selain itu, terdapat fasilitas private message yang berisikan informasi terkini dan

juga pesan pribadi.

Divisi-divisi di Binus tidak menggunakan data pribadi ini untuk aplikasi mereka

melainkan menggunakan basis data tersendiri karena mereka memerlukan informasi

yang tidak disediakan oleh menu data pribadi ini.

47

Gambar 3.5 Halaman Home untuk Mahasiswa

Gambar 3.6 Menu Data Pribadi Mahasiswa

Gambar 3.7 Menu Data Pribadi Dosen

48

Gambar 3.8 Halaman Tampil Data Pribadi untuk Mahasiswa

49

Gambar 3.9 Halaman Ubah No HP & Email untuk Mahasiswa

50

Gambar 3.10 Halaman Home untuk Dosen

Gambar 3.11 Halaman Tampilkan Data Pribadi untuk Dosen

51

Gambar 3.12 Halaman Informasi NPWP untuk Dosen

3.6 Solusi yang Ditawarkan

Solusi yang ditawarkan untuk masalah-masalah di atas mencakup solusi

Binusmaya versi 3 secara umum dan solusi Binusian Profile

3.6.1 Binusmaya versi 3

Untuk menyelesaikan masalah-masalah yang telah disebutkan diatas, maka

dikembangkanlah Binusmaya versi 3 oleh IT Directorate pada tahun 2010. Tidak seperti

Binusmaya versi 2 yang memiliki situs tersendiri untuk program studi S1 dan S2,

Binusmaya versi 3 ini digunakan baik untuk program studi S1 maupun S2, Binusmaya

bisa dipergunakan oleh para staff yang berhubungan dengan Binus University.

Binusmaya baru mendukung sistem singlelogin, yang memungkinkan situs-situs

yang berhubungan dengan perkuliahan seperti library dan Binus Square bisa diakses

menggunakan Binusmaya dan tidak perlu melakukan login kembali di situs-situs

tersebut. Inimembuat Binusmaya baru sama halnya dengan membuat portal aplikasi,

sehingga pengguna dapat mengakses berbagai aplikasi dalam satu aplikasi dengan

52

singlelogin. Konsep yang diajukan dalam proyek transformasi Binusmaya ini adalah

membuat Binusmaya sebagai “kerangka” bagi aplikasi-aplikasi yang ada.

Binusmaya baru sudah memisahkan setiap menu yang ada, tidak mencampurkan

antara LMS, service, dan data pribadi, tetapi membuatnya menjadi aplikasi terpisah yang

berdiri sendiri, dimana setiap menu tersebut adalah aplikasi tersendiri yang diakses

melalui Binusmaya, tidak digabungkan menjadi satu. Hal ini mendukung kemudahan

untuk pengembang dalam menambahkan aplikasi-aplikasi. Hal ini juga membuat setiap

ada perubahan pada salah satu konten atau aplikasi tidak mempengaruhi aplikasi yang

lainnya.

3.6.2 Binusian Profile

Menurut Binus University (2006,p9), Binusian adalah mereka yang pernah atau

sedang terlibat di dalam proses pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat di

lingkungan lembaga pendidikan Bina Nusantara.

Profile dalam bahasa Indonesia berarti profil. Menurut KBBI, profil adalah grafik

atau ikhtisar yg memberikan fakta tentang hal-hal khusus.

Jadi Binusian Profile adalah aplikasi yang menyajikan ikhtisar mengenai fakta

tentang mereka yang pernah atau sedang terlibat di dalam proses pengajaran, penelitian,

dan pengabdian masyarakat di lingkungan lembaga pendidikan Bina Nusantara.

Binusian Profile terletak di dalam halaman Home namun tidak termasuk bagian

Welcome Page.

Binusian Profile berfungsi mirip seperti menu data pribadi pada Binusmaya versi 2

namun dengan beberapa penambahan dan perubahan agar datanya dapat dipergunakan

untuk berbagai divisi di Binus.

53

Penambahan dan perubahan yang dilakukan adalah:

1. Penambahan jumlah data kontak yaitu alamat, telepon, dan handphone kini

tidak lagi dibatasi hanya 1 buah setiap jenisnya namun menjadi 5 setiap

jenisnya.

2. Penambahan informasi kontak baru seperti blog, website, dan akun social

network sebagai alternatif untuk informasi kontak.

3. Penambahan informasi pengalaman kerja untuk para Binusian

4. Penambahan informasi rekening untuk mahasiswa S2

5. Penambahan informasi keluarga bagi dosen dan staff

6. Penambahan informasi keluarga yang lebih lengkap (anak dan pasangan

hidup) untuk mahasiswa dan dosen

7. Penambahan informasi aktivitas yang sudah dilakukan mahasiswa

Diharapkan dengan penambahan informasi-informasi di atas, mahasiswa dapat

lebih sering membuka Binusian Profile terutama untuk informasi aktivitas dimana

adanya sebuah syarat baru kelulusan berupa mahasiswa harus mengumpulkan poin

aktivitas sejumlah tertentu dan akumulasi poin aktivitas dapat dilihat melalui Binusian

Profile.

Selain itu, diharapkan pula, setiap divisi di BINUS bisa mempergunakan informas i

di Binusian Profile ini untuk aplikasinya sendiri jadi tidak menggunakanbasis datanya

sendiri yang bisa menyebabkan inkonsistensi data.

Binusian Profilejuga berhubungan dengan fasilitas lain yaitu inbox dan

notification.

54

Fasilitas ini mirip denganprivate message di Binusmaya versi 2 dimana private

message menampilkan informasi terkini dan juga pesan pribadi. Fasilitas inbox dan

notification memisahkan pesan-pesan tersebut menjadi 2.

Inbox menampilkan pengumuman dan pesan-pesan yang bersifat pribadi. Inbox

juga dapat digunakan oleh para dosen untuk mengirimkan pesan ke mahasiswa di

kelasnya sehingga inbox dapat digunakan sebagai sarana komunikasi secara privat dari

dosen ke mahasiswa. Selain itu juga ada fasilitas tambahan yang disediakan oleh inbox

yaitu: trash, outbox/sent items, order by sender, order by date, read/unread, dan fasilitas

pencarian/Search.

Untuk notification memberikan fasilitas notifikasi yang berisikan pesan singkat

spesifik biasanya mengenai kejadian-kejadian terkini di aplikasi-aplikasi Binusmaya,

seperti ada akivitas di forum, terlambat mengembalikan buku, dan ada tugas baru yang

diberikan dosen di My Class, telah berhasil melakukan perubahan data pribadi, dan lain-

lain.

Selain fasilitas di atas, fasilitas lain yang berhubungan dengan Binusian Profile

adalah halaman login yang persis sama dengan Binusmaya versi 2 yang digunakan untuk

otentifikasi untuk dapat masuk ke aplikasi, forgot password yang juga sama dengan

Binusmaya versi 2 yang digunakan bila kita lupa akan password kita.