BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5....

23
49 BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN 1.1. Tinjauan Umum Penulis melakukan tinjauan di sekolah SMP Muhammadiyah Cikampek untuk mendapatkan gambaran tentang sistem yang terjadi di SMP Muhammadiyah Cikampek mulai dari sejarah, struktur organisasi beserta fungsinya. 1.1.1. Sejarah SMP Muhammadiyah Cikampek SMP Muhammadiyah Cikampek berdiri pada tanggal 6 Juli 1989 di kampung Krajan Tengah RT002 RW002 desa Cikampek Barat kecamatan Cikampek kabupaten Karawang di bawah naungan pimpinan Cabang Muhammadiyah Cikampek. Seiring perkembangan zaman pada tahun 2005 SMP Muhammadiyah Cikampek pindah lokasi dari desa Cikampek Barat ke desa utara kecamatan Kota Baru. Berdirinya SMP Muhammdiyah Cikampek merupakan gagasan dari pengurus pimpinan cabang Muhammadiyah Cikampek karena pada saat itu daerah di lingkungan SMP Muhammadiyah Cikampek khususnya di kampung krajan desa Cikampek Barat masyarakatnya sangat tertinggal dan terbelakang terutama dalam bidang pendidikan sehingga masyarakat sekitar yang lulusan SMP sangat sedikit sekali di karenakan mereka tidak memiliki biaya untuk melanjutkan ke sekolah yang lebih tinggi. Oleh karena itu dengan keberadaan SMP Muhammadiyah Cikampek maka masyarakat di lingkungan sekitar sangat terbantu sekali.

Transcript of BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5....

Page 1: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

49

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

1.1. Tinjauan Umum

Penulis melakukan tinjauan di sekolah SMP Muhammadiyah Cikampek untuk

mendapatkan gambaran tentang sistem yang terjadi di SMP Muhammadiyah Cikampek

mulai dari sejarah, struktur organisasi beserta fungsinya.

1.1.1. Sejarah SMP Muhammadiyah Cikampek

SMP Muhammadiyah Cikampek berdiri pada tanggal 6 Juli 1989 di kampung

Krajan Tengah RT002 RW002 desa Cikampek Barat kecamatan Cikampek kabupaten

Karawang di bawah naungan pimpinan Cabang Muhammadiyah Cikampek. Seiring

perkembangan zaman pada tahun 2005 SMP Muhammadiyah Cikampek pindah lokasi

dari desa Cikampek Barat ke desa utara kecamatan Kota Baru.

Berdirinya SMP Muhammdiyah Cikampek merupakan gagasan dari pengurus

pimpinan cabang Muhammadiyah Cikampek karena pada saat itu daerah di lingkungan

SMP Muhammadiyah Cikampek khususnya di kampung krajan desa Cikampek Barat

masyarakatnya sangat tertinggal dan terbelakang terutama dalam bidang pendidikan

sehingga masyarakat sekitar yang lulusan SMP sangat sedikit sekali di karenakan

mereka tidak memiliki biaya untuk melanjutkan ke sekolah yang lebih tinggi. Oleh

karena itu dengan keberadaan SMP Muhammadiyah Cikampek maka masyarakat di

lingkungan sekitar sangat terbantu sekali.

Page 2: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

50

Seiring perkembangan zaman dan gagasan pun berkembang bahwa Muhammadiyah

Cikampek tidak hanya memiliki amal usaha sekolah tingkat SMK ditanah wakaf yang

berlokasi di jalan Raya Parakan Desa Cikampek utara kecamatan Kotabaru. Pada tahun

2005 pengurus pimpinan Cabang Muhammadiyah Cikampek menginginkan bahwa

perguruan Muhammadiyah dipusatkan satu tempat maka dari itu pada tahun tersebut

SMP Muhammadiyah Cikampek resmi dipindahkan dari kampung Krajan Tengah desa

Cikampek Barat ke jalan Raya Parakan desa Cikampek Utara kecamatan Cikampek.

Adapun Visi-Misi serta tujuan yang ada pada Sekolah SMP Muhammadiyah

Cikampek sebagai berikut:

1. Visi

Mewujudkan peserta didik yang berakhlak baik.

2. Misi

a. Melakukan pembinaan karakter secara rutin terhadap peserta didik.

b. Menumbuhkan kesadaran diri melaksanakan ajaran islam.

c. Meningkatkan profesionalisme pendidikan dan tenaga kependidikan.

d. Membangun dan melengkapi sarana dan prasarana sekolah dengan nyaman.

e. Menciptakan suasana sekolah yang kondusif, nyaman dan bersih.

3. Tujuan

a. Membentuk peserta didik mampu dan terbiasa melaksanakan shalat 5 waktu,

shalat sunnah dan mampu membaca Al-Qur’an.

b. Menghasilkan peserta didik yang berakhlak baik sesuai ajaran islam.

c. Menghasilkan peserta didik yang berprestasi sesuai bidang masing-masing.

d. Menghasilkan pendidik dan tenaga kependidikan yang lebih profesional.

Page 3: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

51

A. Profil SMP Muhammadiyah Cikampek

Tabel III.1.

Profile sekolah SMP Muhammadiyah Cikampek

PROFILE SEKOLAH

No IDENTITAS SEKOLAH

1 Nama sekolah SMP Muhammadiyah Cikampek

2 N.I.S / N.D.S 2002090021

3 N.S.S. 204022109060

4 Provinsi Jawa Barat

5 Otonomi Daerah Karawang

6 Kecamatan Kota Baru

7 Desa / Kelurahan Cikampek Utara

8 Jalan dan Nomor Raya Parakan No. 71

9 Kode Pos 41374

10 Telepon Kode Wilayah : 0264 Nomor : 8386892

11 Daerah Pedesaan

12 Status sekolah Swasta

Page 4: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

52

13 Surat keputusan Nomor: 854/I03/kep.E90 Tanggal: 27 Februari 1990

14 Penerbit SK Depdiknas

15 Tahun berdiri 1989

16 Bangunan sekolah Milik sendiri

Sumber : Sekolah SMP Muhammadiyah Cikampek (2019)

1.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Sebuah perusahaan, lembaga atau instansi pendidikan pasti memiliki sebuah

struktur organisasi. Struktur organisasi sendiri dapat diartikan sebagai susunan dan

hubungan antar bagian-bagian dan posisi dalam suatu lembaga. Struktur organisasi

dalam suatu lembaga sangat penting untuk dapat menentukan wewenang dan tanggung

jawab yang jelas agar terhindar dari kesalahan dalam melaksanakan tugas di lembaga

tersebut. Berikut ini adalah struktur organisasi SMP Muhammadiyah Cikampek.

Sumber : Sekolah SMP Muhammadiyah Cikampek (2019)

Gambar III.1.

Struktur Organisasi SMP Muhammadiyah Cikampek

Page 5: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

53

Berdasarkan struktur dari SMP Muhammadiyah Cikampek, berikut ini adalah

fungsi dari masing-masing bagian, antara lain sebagai berikut:

A. Kepala Sekolah

Tugas dan wewenang:

1. Membina guru/karyawan dengan petunjuk yayasan dalam meningkatkan mutu.

2. Membina siswa dalam meningkatkan mutu belajar.

3. Meningkatkan dalam menciptakan suasana kerja yang harmonis dan kooperatif

di lingkungan sekolah dengan bantuan yayasan.

4. Menegakkan disiplin kerja dengan mematuhi segala ketentuan yang berlaku.

5. Memberi pengarahan secara berkala tentang metode belajar mengajar dengan

bantuan baik dari yayasan maupun dari Bidang Pendidikan.

6. Memberi bimbingan kepada karyawan agar semua pekerjaan berjalan lancar,

khususnya tata usaha agar administrasi sekolah berjalan baik.

7. Menjalin hubungan baik dengan orang tua dan wali-wali murid.

8. Menjalankan tugas secara tegas dengan bijaksana sesuai dengan kebijakan

yayasan dalam mengelola sekolah.

9. Menyusun rencana pengembangan sekolah.

10. Melakukan penyusunan jadwal pelaksanaan kegiatan belajar mengajar tiap

tahunnya.

B. Komite Sekolah

Tugas dan wewenang:

1. Mengontrol alur sistem kinerja sekolah.

2. Menetapkan sumbangan sarana dan prasarana.

Page 6: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

54

3. Mendorong perhatian dan komitmen masyarakat terhadap penyelenggaraan

pendidikan yang bermutu.

4. Melakukan kerja sama dengan masyarakat (perorangan/organisasi/dunia usaha)

dan pemerintah berkenaan dengan penyelenggaraan pendidikan yang bermutu.

5. Menampung dan menganalisis aspirasi, ide, tuntutan dan berbagai kebutuhan

pendidikan yang diajukan oleh masyarakat.

6. Memberikan masukan, pertimbangan dan rekomendasi kepada satuan pendidikan

mengenai: kebijakan, program pendidikan, rencana anggaran pendidikan dan

belanja madrasah.

7. Mendorong orang tua dan masyarakat berpartisipasi dalam pendidikan guna

mendukung peningkatan mutu dan pemerataan pendidikan.

8. Menggalang dana masyarakat dalam rangka pembiayaan penyelenggaraan

pendidikan di satuan pendidikan.

9. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap kebijakan, program,

penyelenggaraan, dan keluaran pendidikan di satuan pendidikan.

C. Kasubag TU

Tugas wewenang:

1. Menyusun program dan rencana kerja sub bagian tata usaha.

2. Melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, urusan rumah tangga,

perlengkapan, keuangan dan kepegawaian.

3. Menyusun program kerja pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan dan perawatan

serta pengembangan sarana/prasarana secara bulanan maupun tahunan.

4. Mengkoordinasikan penyusunan kebutuhan sarana/prasarana.

Page 7: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

55

5. Mengkoordinasikan pelaksanaan inventarisasi sarana/prasarana.

6. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan bahan praktik siswa serta

perlengkapan sekolah.

7. Mengkordinasikan pemeliharaan, perbaikan, pengembangan dan penghapusan

sarana.

8. Mengkoordinasikan pengawasan penggunaan saran/prasarana sekolah.

9. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.

10. Pengelolaan keuangan sekolah.

11. Pengurusan administrasi ketenagakerjaan dan siswa.

12. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah.

13. Penyusunan laporan pelaksanaan.

14. Kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.

15. Memantau alur keuangan sekolah.

16. Andil dalam menentukan besaran sumbangan sarana dan prasarana.

D. PKS Kesiswaan

Tugas dan wewenang:

1. Menyusun program layanan konseling dan pelaksanaan bimbingan.

2. Berkoordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang

dihadapi.

3. Memberi layanan bimbingan kepada siswa agar lebih berpotensi dalam KBM.

4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran

tentang lanjutan pendidikan.

5. Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konseling.

Page 8: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

56

6. Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan.

7. Membuat data statistik dan rekapitulasi siswa tiap bulan.

8. Menangani siswa yang bermasalah.

9. Mendisiplinkan tata tertib sekolah.

E. PKS Kurikulum

Tugas dan wewenang:

1. Menyediakan perangkat penilaian sesuai kurikulum yang di gunakan.

2. Menganalisa bahwa kurikulum yang dipakai sesuai dengan aturan kemendikbud.

3. Menyediakan sarana belajar yang digunakan sesuai kurikulum.

4. Menyusun program kerja dan rencana biaya operasional tahunan sebagai

pedoman pelaksanaan tugas.

5. Memonitor pelaksanaan KBM sebagai bahan evaluasi.

6. Mengevaluasi hasil pelaksanaan KBM berdasarkan hasil monitoring untuk

meningkatkan mutu.

7. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan praktikum / laboratorium.

F. Wali Kelas

Tugas dan wewenang:

1. Pengelola kelas.

2. Mengenal dan memahami situasi kelasnya.

3. Memberikan motivasi kepada siswa agar belajar sungguh-sungguh baik

disekolah maupun diluar sekolah.

Page 9: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

57

4. Menangani / mengatasi hambatan dan gangguan terhadap kelancaran kegiatan

kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah.

5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan

lingkunganya.

6. Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi: denah tempat duduk siswa, papan

absensi siswa, daftar pelajaran kelas, daftar piket kelas, buku absensi siswa, buku

kegiatan pembelajaran/buku kelas, tata tertib siswa, dan pembuatan statistic

bulanan siswa.

7. Pengisian daftar kumpulan nilai.

8. Pembuatan catatan khusus tentang siswa.

9. Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar.

10. Pembagian buku laporan hasil belajar siswa (raport).

1.2.Prosedur Sistem Berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja

yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini

berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit

organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan

data.

Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih

jelas bagaimana kerja suatu sistem dan mengetahui masalah yang dihadapi sistem untuk

dapat dijadikan landasan usulan perancangan sistem yang baru.

Page 10: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

58

Adapun analisis prosedur yang sedang berjalan didalam sistem informasi

akademik di SMP Muhammadiyah Cikampek, diantaranya:

1. Prosedur penerimaan calon siswa baru

Calon siswa baru datang langsung ke SMP Muhammadiyah Cikampek ke bagian

pendaftaran meminta informasi lengkap tentang sekolah. Bagian pendaftaran

melayani pendaftaran, dan memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa baru

untuk di isi dan melengkapi berkas persyaratan yang dibutuhkan yaitu surat kelulusan

SD/MI, fotocopy SKHUN, fotocopy ijazah SD/MI, fotocopy Akta, NISN, fotocopy

kartu keluarga, pas photo ukuran 3x4 sebanyak 4 lembar dan 2x3 sebanyak 2 lembar.

Kemudian calon siswa baru mengisi formulir pendaftaran kosong. Setelah formulir

pendaftaran terisi, calon siswa baru menyerahkan formulir pendaftaran tersebut ke

bagian pendaftaran dengan menyertakan persyaratan dokumen. Setelah diterima,

bagian pendaftaran mengecek kelengkapan persyaratan dan formulir pendaftaran.

Bila belum lengkap maka dikembalikan ke calon siswa baru untuk dilengkapi.

Setelah pemberkasan lengkap, maka calon siswa baru bisa mengikuti tes ujian sesuai

dengan jadwal yang ditentukan yaitu membaca Al-Qur’an dan tes tertulis matematika

dasar. Setelah formulir dan persyaratan lengkap, bagian pendaftaran akan mencatat

data pendaftaran calon siswa. Dari data pendaftaran calon siswa, Dari data calon

siswa yang diterima, bagian pendaftaran akan membuat laporan data jumlah siswa

sebanyak 2 rangkap yang akan di serahkan kepada kepala sekolah dan satu lagi

diarsipkan.

Page 11: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

59

2. Prosedur pengumuman informasi penerimaan siswa baru

Bagian pendaftaran akan melakukan pengecekan jumlah calon siswa sesuai dengan

daya tampung jumlah siswa yang akan diterima. Lalu panitia pendaftaran akan

membuat pengumuman penerimaan. Setelah itu pengumuman atau hasil seleksi akan

di pasang di mading sekolah SMP Muhammadiyah Cikampek. Calon siswa harus

datang langsung untuk melihat pengumuman tersebut apakah ia di terima atau tidak.

3. Prosedur pembagian siswa perkelas

Sebelum memulai tahun ajaran baru, kepala sekolah akan melakukan rapat dengan

guru-guru untuk pembagian siswa perkelas. Setiap kelas berjumlah 40 orang. Setelah

rapat selesai petugas tata usaha membuatkan laporan hasil pembagian kelas untuk

ditandatangi oleh kepala sekolah.

4. Prosedur penjadwalan mata pelajaran

Bagian tata usaha memberikan formulir kesediaan dan waktu mengajar untuk diisi

oleh guru. Setelah formulir diisi, maka guru mengembalikkan ke bagian tata usaha.

Bagian tata usaha membuat laporan data kesediaan mengajar yang disampaikan

kepada kepala sekolah. Kemudian kepala sekolah membuat surat tugas. Setelah itu

dibuatlah jadwal pelajaran dan di berikan kepada kepala sekolah untuk mendapatkan

persetujuan. Setelah data jadwal pelajaran yang telah disetujui di minta konfirmasi ke

masing-masing guru beserta surat tugas. Jika setuju maka jadwal pelajaran akan di

sebarluaskan ke masing-masing siswa di kelas.

Page 12: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

60

5. Prosedur Ujian

Guru memberikan tugas, ulangan harian (UH), ujian tengah semester (UTS), dan

ujian akhir semester (UAS). Kemudian hasil dari semua nilai tersebut akan

diakumulasikan dan dicatat ke dalam lembar nilai siswa.

6. Prosedur penilaian siswa

Lembar nilai dari masing-masing guru mata pelajaran akan diberikan ke kurikulum

untuk dibuatkan daftar nilai. Jika nilai yang didapat tidak lebih dari nilai minimum

ketuntasan maka akan dilakukan remedial.

7. Prosedur pembuatan laporan

Tata usaha menyerahkan laporan kepada kepala sekolah. Laporan yang dihasilkan

antara lain laporan siswa perkelas, laporan rekapitulasi nilai, dan laporan rekap absen

yang diserahkan setiap akhir semester kepada kepala sekolah untuk ditandatangani.

Page 13: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

61

1.3.Activity Diagram

Datang ke

sekolahMemberikan informasi sekolah

Memberikan formulir pendaftaranMenerima formulir pendaftaran

Isi formulir pendaftaran dan

Melengkapi persyaratan

Memberikan formulir

dan persyaratan

Menerima formulir pendaftaran

Dan persyaratan

Periksa kelengkapan

Tidak

Memberikan jadwal tes baca Al-Qur’an

dan tes tulis MTK dasarMengerjakan tes sesuai jadwal

Memberikan hasil tes Memberi nilai hasil tes

Pengarsipan data

Membuat laporan

data siswa baru

Menyerahkan laporan

data siswa baru

Menerima laporan

data siswa baru

Bagian pendaftaranCalon siswa baru Kepala sekolah

Ya

Gambar III. 2.

Activity diagram penerimaan calon siswa baru

Page 14: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

62

Datang kesekolah

Melihat pengumuman

Mendapat informasi

penerimaan

Calon siswa baru Bagian pendaftaran

Memberikan pengumuman

Atas perintah kepala

sekolah

Gambar III. 3.

Activity diagram pengumuman informasi penerimaan siswa baru

Buat laporan hasil rapat

Serahkan laporan

hasil pembagian kelas

Terima hasil

pembagian kelas

Tata usahaKepala sekolah

Rapat dengan guru

Menyetujui

pembagian kelas

Gambar III. 4.

Activity diagram pembagian siswa perkelas

Page 15: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

63

Menyerahkan formulir

kesediaan

dan waktu mengajar

Mengisi formulir

Menyerahkan

formulir

Membuat laporan

data kesediaan

mengajar

Menerima laporan

Membuat surat tugas

Menyerahkan surat tugasMenerima surat tugas

Membuat data

jadwal pelajaran

Menyetujui

jadwal pelajaran

Meminta konfirmasi jadwal

Dan memberikan surat tugas

Mengkonfirmasi

jadwal pelajaran dan

menerima surat tugas

Menerima data

jadwal pelajaran

GuruTata

usahaKepala

sekolahSiswa

Menerima formulir

yang telah terisi

Memberikan jadwal

mata pelajaran

Tidak

Ya

Gambar III. 5.

Activity diagram penjadwalan mata pelajaran

Page 16: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

64

Mengoreksi hasil ujian

Memberikan nilai

Memenuhi nilai minimum

Mencatat nilai pada

lembar nilai

Memberikan lembar nilai Menerima lembar nilai

Mengerjakan remedial

Tidak

Ya

Siswa Guru Kurikulum

Gambar III. 6.

Activity diagram penilaian siswa

Page 17: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

65

Membuat laporan tahunan

Laporan rekap

nilai siswa

Laporan data

siswa perkelas

Laporan rekap

absen

Serahkan laporan Terima laporan

Tata usaha Kepala sekolah

Gambar III. 7.

Activity diagram Laporan Tahunan

1.4.Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Analisis dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen-

dokumen digunakan dalam sistem informasi akademik. Untuk itu analisa dokumen

merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan atau dari sistem

selanjutnya.

A. Spesifikasi dokumen masukan pada SMP Muhammadiyah Cikampek adalah

sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Formulir pendaftaran siswa

Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran siswa baru

Sumber : Panitia Pendaftaran

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Page 18: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

66

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pendaftaran siswa baru

Bentuk : Lihat lampiran A1

2. Nama dokumen : Formulir data pribadi guru

Fungsi : Sebagai data pribadi guru

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap terdapat guru baru

3. Nama dokumen : Daftar nilai siswa

Fungsi : Sebagai data nilai siswa

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap per semester

Bentuk : Lihat lampiran A3

4. Nama dokumen : Formulir kesediaan mengajar

Fungsi : Sebagai formulir isian untuk guru mata pelajaran

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Guru mata pelajaran

Media : Kertas

Page 19: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

67

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap persemester

B. Spesifikasi dokumen keluaran pada SMP Muhammadiyah Cikampek adalah

sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Daftar jadwal mata pelajaran

Fungsi : Sebagai informasi jadwal pelajaran untuk siswa

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap persemester

2. Nama dokumen : Laporan data siswa

Fungsi : Sebagai informasi data siswa di sekolah

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Kepala sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setelah pendaftaran siswa baru

3. Nama dokumen : Laporan data guru

Fungsi : Sebagai informasi data guru di sekolah

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Kepala sekolah

Media : Kertas

Page 20: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

68

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setelah akhir semester

Bentuk : Lihat lampiran B1

4. Nama dokumen : Surat tugas

Fungsi : Sebagai pembagian tugas guru

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setelah menyetujui kesediaan mengajar

Bentuk : Lihat lampiran B2

1.5.Permasalahan Pokok

Berikut adalah kelemahan dari sistem yang sedang berjalan di SMP

Muhammadiyah Cikampek adalah:

1. Pada saat siswa ingin mengetahui informasi kelas, jadwal pelajaran, nilai dan berita

harus melihat di papan pengumuman yang berada di sekolah dengan waktu yang

terbatas.

2. Pada saat guru atau pihak sekolah ingin memberikan informasi kepada siswa harus

melalui papan pengumuman, hal ini membuat pendistribusian informasi menjadi

lambat dan mengalami kesulitan dalam mengganti data lama menjadi data baru di

papan pengumuman.

Page 21: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

69

3. Pengolahan data guru, data siswa, data kelas, data jadwal, mata pelajaran, dan data

nilai masih menggunakan kertas dan aplikasi perkantoran secara offline menggunakan

Ms. Office sehingga informasi yang disajikan tidak dapat diakses setiap saat.

4. Proses pencatatan, pengarsipan dan pelaporan data masih menggunakan formulir

yang disimpan pada buku ataupun Ms. Office, sehingga menyulitkan dalam penyajian

data, pencarian informasi yang dibutuhkan memakan waktu yang cukup lama serta

sering terjadi kerangkapan data.

5. Belum terorganisasinya data-data sehingga memungkinkan data hilang dan

memungkinkan keamanan data kurang terjamin.

3.6. Pemecahan Masalah

Dengan melihat kekurangan dan kelemahan sistem akademik yang sedang

berjalan di SMP Muhammadiyah Cikampek, maka diperlukan suatu perancangan sistem

informasi yang diharapkan dapat memperkecil kekurangan dan kelemahan pada sistem

akademik yang berjalan. Berikut ini adalah solusi dari sistem akademik yang sedang

berjalan di SMP Muhammadiyah Cikampek adalah:

1. Perlunya aplikasi yang bisa mengelola data dan informasi dengan lebih baik yaitu

dengan menggunakan fasilitas database yang berbasis web sehingga dapat diakses

setiap saat tanpa dibatasi waktu dan tempat, sehingga dapat lebih interaktif dan

mudah diakses dengan menerapkan sistem informasi pengumuman yang dapat

diperbaharui setiap saat, dapat menyimpan hasil pengolahan data, dapat memudahkan

dalam penyajian dan pencarian data serta untuk mengurangi risiko kerangkapan data.

2. Membuat aplikasi sistem informasi pengolahan data dengan menggunakan script

HTML, PHP, menggunakan MySQL sebagai database, Apache sebagai web server

Page 22: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan

70

dan sublime sebagai editor sehingga menghasilkan sistem aplikasi berbasis web yang

mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data, juga dilengkapi sistem

yang menggunakan password untuk setiap user sehingga keamanan informasi dapat

terjaga

Page 23: BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN · kelas atau kegiatan sekolah maupun diluar sekolah. 5. Mengarahkan siswa agar peduli dengan kebersihan dan peduli dengan lingkunganya. 6. Penyelenggaraan