BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis ......
Transcript of BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis ......
25
25
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis sistem
Tahap ini merupakan tahap awal dalam pembuatan aplikasi dimulai dari
tahap perencanaan yang membahas mengenai proses pengumpulan informasi
berupa data – data hasil wawancara, observasi, analisis masalah.
3.1.1 Observasi
Pada tahap ini penulis melakukan pengamatan pada Bank Jatim Kantor
Pusat Surabaya pada tanggal 25 November 2016 sampai dengan 5 Desember
2016. Dari data yang didapat Bank Jatim belum menerapkan aplikasi untuk
penilaian kinerja karyawan. Penulis juga melakukan pengamatan pada proses
bisnis Bank Jatim dan mencatat berbagai hal yang diperlukan untuk membuat
sebuah aplikasi penilaian kinerja Karyawan.
3.1.2 Wawancara
Pada tahap ini penulis melakukan wawancara dengan Bapak Dias yang
merupakan karyawan dari divisi Kredit & Retail, wawancara ini dilakukan penulis
untuk mendapatkan informasi yang lebih relevan mengenai permasalahan yang
dibahas pada tugas akhir ini. Dari wawancara tersebut menghasilkan data-data
yang nanti akan dibahas pada analisis. Mulai dari Analisis Proses Bisnis, Analisis
Kebutuhan Pengguna, Analisis Kebutuhan Fungsional, Analisis Kebutuhan non
Fungsional hingga Analisis Kebutuhan Sistem.
26
3.2 Analisis Proses Bisnis
Pada tahapan ini akan dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang
terjadi pada proses penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat
Surabaya. Tahapan yang dilakukan dalam anilisis bisnis yaitu dengan melakukan
Identifikasi masalah, Identifikasi pengguna, dan Identifikasi data.
3.2.1 Identifikasi Masalah
Identifikasi permasalahan merupakan langkah awal yang harus dilakukan
dalam membuat suatu sistem. Langkah awal yang dilakukan adalah proses
wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme
proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Selanjutnya
dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang ada pada Bank Jatim Kantor
Pusat Surabaya khususnya mengenai penilaian kinerja. Identifikasi masalah
dimulai dengan observasi dan wawancara yang dilakukan pada tanggal 3 Oktober
2016 sampai 29 Desember 2016. Data-data yang harus dikumpulkan pada saat
melakukan observasi dan wawancara diantaranya mengenai penilaian kinerja pada
Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya.
Proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dimulai
dari divisi HRD menyediakan form penilaian. Selanjutnya form penilaian tersebut
diserahkan kepada para penilai pada masing-masing divisi untuk dilakukan
penilaian kinerja. Dalam proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat
Surabaya dilakukan oleh dua penilai. Penilai pertama adalah Pimpinan Divisi.
Penilai kedua adalah atasan karyawan masing-masing divisi. Penilai kedua
mempunyai fungsi mengawasi hasil penilaian dari penilai pertama dan melakukan
penilaian kinerja terhadap para supervisor. Begitu juga dengan penilai ketiga
27
mempunyai fungsi mengawasi hasil penilaian dari penilai pertama dan kedua serta
melakukan penilaian kinerja terhadap para chief supervisor. Setelah penilai
pertama mengisi form, selanjutnya form diserahkan kepada penilai kedua. Penilai
kedua melakukan kajian ulang dan menandatangani form yang telah dinilai
tersebut. Penilai kedua juga melakukan penilaian terhadap penilai pertama.
Setelah form diisi dan ditandatangani, form diserahkan kepada penilai ketiga
untuk dilakukan kajian ulang lagi. Setelah dilakukan kajian ulang, penilai ketiga
menandatangani form tersebut dan melakukan penilaian terhadap penilai kedua.
Setelah ditandatangani dan diisi, form diserahkan ke bagian HRD untuk direkap.
Bagian HRD merekap hasil penilaian kinerja tersebut menjadi laporan penilaian
kinerja. Laporan penilaian dibagi menjadi dua laporan, yaitu laporan penilaian
kinerja keseluruhan dan laporan penilaian kinerja tiap karyawan. Gambaran
proses bisnis pada penilaian diatas dapat dilihat pada Gambar 3.1.
28
Docflow Proses Penilaian Kinerja Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya
HRD Penyelia PimDiv Karyawan
Start
12
3 Form Penilaian
Kinerja
1
Melakukan
proses
penilaian
kinerja
11
Hasil Penilaian
Kinerja
2
Melakukan
proses
penilaian
kinerja
Pimsubdiv
& Penyelia
2
Hasil Penilaian
Kinerja
Pimsubdiv &
Penyelia
3
3
4 5 Laporan Hasil
penilaian Kinerja
Seluruhnya
4
5
End
4
5
Laporan Hasil
Penilaian Kinerja
Laporan Hasil
Penilaian Kinerja
Penyelia
Laporan Hasil
Penilaian kinerja
Seluruh
Karyawan per
divisi
Merekap
laporan
hasil
penilaian
kinerja
Memberikan
Form-form
penilaian
kinerja
1
Mengisi
form
penilaian
kinerja
karyawa
n
Gambar 3.1 Document Flow Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya
29
Melalui proses analisis permasalahan ini, Bank Jatim sampai saat ini
menggunakan sistem manual pada perhitungan metode KPI, oleh karena itu masih
sering ditemukan kekurangan dan kesulitan dalam pelaksanaannya. Kesulitan
yang sering ditemui adalah pada penentuan skor dan masih banyak karyawan yang
belum memahami bagaimana cara menilai KPI masing-masing. Kekurangan yang
dihadapi oleh Bank Jatim adalah penilaian yang saat ini menggunakan metode
KPI, karena pada tiap Divisi di Kantor Pusat dan di Cabang berbeda cara
penilaiannya (ukuran kinerjanya). Secara sistem tidak dapat dikontrol, tetapi dapat
dikontrol secara struktural melalui Divisi atau masing masing Cabang untuk
menentukan sasaran nilai KPI masing-masing karyawan. Metode ini setiap
tahunnya dirubah cara penilaiannya oleh pihak Bank Jatim. Selain itu proses
penilaiannya juga membutuhkan waktu yang agak lama karena sering ditemukan
kesalahan data, misalnya hasil penilaian kinerja karyawan Divisi Kredit & Retail
tertukar dengan karyawan Divisi Akuntansi, serta dibutuhkannya grafik yang
dibutuhkan oleh masing-masing pimpinan per divisi untuk mengetahui
perkembangan kinerja para karyawan.
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka Bank Jatim Kantor
Pusat Surabaya perlu dibuatkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola proses
penilaian kinerja. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan metode KPI dengan
tambahan GRS untuk menampilkan grafiknya. Aplikasi ini berbasis desktop
dengan menggunakan LAN agar grafik penilain kinerja karyawan dapat dipantau
oleh pimpinan per divisi.Untuk detailnya permasalahan dapat dilihat pada tabel
dibawah.
30
Tabel 3.1 Permasalahan dan Solusi Proses Penilaian Kinerja Karyawan
Permasalahan Dampak Solusi
Pada proses penghitungan
penilian kinerja karyawan
Bank Jatim masih bersifat
manual.
Proses penilaian sangat
lama, menyebabkan banyak
kesalahan seperti penilaian
antar karyawan tertukar
Membuat aplikasi untuk
mencatat data hasil penilaian
karyawan.
Pimpinan divisi tidak
dapat memantau langsung
perkembangan kinerja
karyawan pada divisinya,
menyebabkan karyawan
harus merealisasikan hasil
penilaian perbulan.
Tidak dapat
mengembangkan kualitas
kinerja pegawainya
Membuat grafik pada aplikasi
penilaian karyawan dengan
menggunakan Local Area
Network (LAN), agar
pimpinan divisi dapat
memantau secara langsung
hasil penilaian kinerja
karyawan serta
perkembangannya perbulan
Proses pembuatan laporan
penilaian kinerja
karyawan membutuhkan
waktu rata-rata tiga
minggu karena divisi
HRD harus merekap hasil
penilaian kinerja
karyawan
Piminan divisi tidak dapat
secara langsung
mendapatkan laporan hasil
penilaian kinerja karyawan
sehingga terlambat untuk
mengambil keputusan
Membuat aplikasi yang dapat
menghasilkan laporan
penilaian kinerja secara
keseluruhan.
3.2.2 Identifikasi Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan Bank Jatim Kantor Pusat
Surabaya pengguna yang terlibat pada proses penilaian kinerja karyawan yaitu
HRD, Penyelia (penilai) dan Pimpinan Divisi.
3.2.3 Identifikasi Data
Setelah melakukan proses identifikasi permasalahan dan pengguna maka
dapat dilakukan identifikasi data. Proses penilaian kinerja karyawan ini
membutuhkan data sebagai berikut: data karyawan, data divisi, data KRA, data
KPI dan data penilaian kinerja karyawan.
31
3.3 Analisis Kebutuhan Pengguna
Dalam proses merancang aplikasi penilaian kinerja karyawan pada Bank
Jatim Kantor Pusat Surabaya ini akan melibatkan beberapa pengguna didalamnya.
Berikut ini telah dianalisis siapa saja yang dapat mengoperasikan dan
menggunakan aplikasi ini beserta kebutuhannya berdasarkan penggunanya (user),
dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Analisis Kebutuhan
No. Pengguna Kebutuhan Informasi yang Dihasilkan
1. HRD
a. Mampu
menginputkan data
karyawan
b. Mampu
menginputkan data
divisi
c. Mampu
menginputkan data
jabatan
d. Dapat merekap hasil
penilaian kinerja
a. Form penilaian
2. Penyelia (Atasan) a. Mendapatkan akses
terhadap penilaian
kinerja karyawan
b. Dapat melakukan
penilaian kinerja
karyawan
a. Hasil penilaian kinerja
karyawan
3. Pimpinan Divisi a. Mendapatkan akses
terhadap penilaian
kinerja Penyelia dan
Pimsubdiv
b. Dapat melakukan
penilaian kinerja
Penyelia dan
Pimsubdiv
c. Dapat melihat Grafik Hasil
penilaian karyawan
per tahun (12
bulan).
a. Hasil penilaian kinerja
Penyelia dan Pimsubdiv
32
3.4 Analisis Kebutuhan Fungsional
Merupakan analisis tentang berisi proses-proses apa saja yang ada pada
aplikasi yang akan dibuat nanti. Pada aplikasi yang akan penulis kerjakan terdapat
beberapa proses-proses, yaitu mulai dari proses penghitungan KPI, sampai
tampilnya grafik hasil penilaian karyawan dengan metode LAN agar dapat di lihat
grafiknya oleh pimpinan masing-masing divisi. Kebutuhan-kebutuhan fungsional
bisa dilihat pada tabel di bawah:
Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Fungsional
Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsional
HRD 1. Dapat menginput data
karyawan
2. Dapat melihat data
karyawan
3. Dapat menginput data
KRA dan KPI
4. Dapat melihat data
KRA dan KPI
1. Fungsi pencatatan
data karyawan
2. Fungsi menampilkan
data karyawan
3. Fungsi pencatatan
data KRA dan KPI
4. Fungsi menampilkan
data KRA dan KPI
Penyelia (Penilai) 1. Dapat menginput data
pada tabel penilaian
karyawan
2. Dapat melihat data
pada tabel penilaian
karyawan
3. Dapat melakukan
proses penilian
kinerja karyawan per
divisi
1. Fungsi pencatatan
data pada Tabel
penilaian kinerja.
2. Fungsi menampilkan
data pada Tabel
penilaian kinerja.
3. Fungsi untuk proses
penilaian kinerja
karyawan
Pimpinan Divisi 1. Dapat menginput data
pada tabel penilaian
karyawan
2. Dapat melihat data
pada tabel penilaian
karyawan
3. Dapat melakukan
proses penilian
kinerja karyawan per
divisi
4. Dapat melihat grafik
hasil penilaian kinerja
1. Fungsi pencatatan
data pada Tabel
penilaian kinerja.
2. Fungsi menampilkan
data pada Tabel
penilaian kinerja.
3. Fungsi untuk proses
penilaian kinerja
karyawan
4. Fungsi untuk
menampilkan grafik
penilaian kinerja
33
karyawan selama
setahun
karyawan selama
setahun
3.5 Analisis Kebutuhan non Fungsional
Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan selain
proses didalam aplikasi yang akan dikerjakan oleh penulis. Seperti hak akses
setiap pengguna pada tabel analisis kebutuhan non fungsional dibawah
Tabel 3.4 Tabel Analisis Kebutuhan non Fungsional
Keamanan Setiap user diberikan hak akses, untuk login
dan dapat mengakses setiap menu aplikasi.
Usability Dapat memberikan kemudahan bagi user
untuk melakukan proses penilaian kinerja
Kecepatan Jaringan Dapat mengakses menu penilaian karyawan
untuk melakukan input dan save.
Hak akses users dapat dilihat secara rinci pada tabel hak akses users di
bawah
Tabel 3.5 Hak Akses Users
Users Dapat Mengakses Restriksi
HRD Master Karyawan, Divisi,
KRA dan KPI
Penilaian kinerja, laporan
penilaian kinerja & grafik
penilaian kinerja
Penyelia (Penilai) Penilaian kinerja &
laporan penilaian kinerja
Master Karyawan, Divisi,
KRA dan KPI
Pimpinan Divisi Master Karyawan,
Penilaian kinerja, laporan
penilaian kinerja & grafik
penilaian kinerja
Master Divisi, KRA dan
KPI
34
3.6 Analisis Kebutuhan Sistem
Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui spesifikasi
kebutuhan sistem. Spesifikasi yang dimaksud merupakan kebutuhan hardware
dan software. Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key
Performance Indicator pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya memerlukan
spesifikasi seperti berikut :
Hardware :
1. RAM : 1GB
2. Hard Disk Space : 20-30Mb
3. OS : Windows 7 64 bit
Software :
1. Microsoft Visual Basic 2010
2. DevExpress
3. Microsoft SQL Server 2008 R2
3.7 Perancangan Sistem
Dalam perancangan aplikasi, menurut SDLC ada beberapa tahapan yang
harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan
adalah pembuatan alur sistem yaitu block diagram, system flow, data flow
diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), struktur database, dan
membuat desain uji coba.
35
3.7.1 Blok Diagram Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor
Pusat Surabaya
Gambar 3.2 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang
dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh aplikasi
penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Input yang
dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan, yaitu: daftar nama, jabatan dan
divisi. Kemudian input yang dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan, yaitu:
daftar jabatan dan data karyawan.
Selanjutnya input yang dibutuhkan untuk pengolahan data KRA, yaitu:
daftar kategori KRA dan data KRA. Selanjutnya input yang dibutuhkan untuk
pengolahan data keterangan nilai, yaitu: daftar KPI, data skor KPI, data bobot
KPI.
Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait dengan berbagai
laporan antara lain: laporan penilaian kinerja karyawan keseluruhan dan laporan
penilaian kinerja tiap karyawan.
36
BLOK DIAGRAM
INPUT PROCESSES OUTPUT
Data
KaryawanData KRA
Data KPI
Target KPI
Data Rating
Data Skor
Menentukan
Bobot KPI Data BobotData KPI
Data KRA
Data Skor
Data Bobot
Perhitungan
Skor Terbobot
KPI = Skor
KPI x Bobot
KPI
Data Skor
Terbobot KPI
Menentukan
Persen KPITarget KPI Persentase
KPI
Proses
Penetapan KRA
dan KPI
Penetapan
Key Result
Area (KRA)
Penetapan
Key
Performance
Indicator (KPI)
Data KRA
Data KPI
Proses
Perhitungan Skor
dari Rating
Penetapan
Rating
Menentukan
Skor KPI
Proses
Perhitumgan Nilai
Akhir Karyawan
Data Skor
Terbobot KPI
Perhitungan
Nilai Akhir =
jumlah dari
skor terbobot
Proses Grafik
Kinerja
Proses
Graphic Rating
Scale (GRS)
Grafik hasil
Penilaian
kinerja
Karyawan
selam 12
bulan yang
sesuai dengan
GRS
Hasil Akhir
Penilaian
Karyawan per
bulan
Hasil Akhir
Penilaian
Karyawan per
bulan
Gambar 3.2 Blok Diagram Penilaian Kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat
Surabaya
3.7.2 System Flow
Untuk membuat aplikasi penilaian kinerja pegawai pada Bank Jatim
Kantor Pusat Surabaya dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan
ketentuan yang berlaku pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Berikut
37
penjelasan system flow yang dibuat untuk membuat proses pembuatan aplikasi
penilaian kinerja ini.
A. System Flow Master Karyawan
Pada gambar 3.3 merupakan system flow master karyawan yang
didalamnya terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data
karyawan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam Tabel
Master Karyawan. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data karyawan yang
akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis.
System Flow Tabel Master Karyawan
HRD Aplikasi
Start
Entry data
karyawan
Pencatatan
Data
Karyawan
Karyawan
Data
Karyawan
Ubah Data
Karyawan ?
Proses
mengubah
data karyawanMasukan data
karyawan
yes
Hapus Data
Karyawan ?
no
Pilih data
karyawan
Proses
menghapus
data karyawan
Finish
Menampilkan
Data
Karyawan
Gambar 3.3 System Flow Tabel Master Karyawan
B. System Flow Master Divisi
Pada gambar 3.4 merupakan system flow master Divisi yang didalamnya
terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data Divisi ke
dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel Master Divisi.
38
Setelah itu untuk mengubah data, masukan data Divisi yang akan diubah lalu data
akan berubah secara otomatis.
System Flow Tabel Divisi
HRD Aplikasi
yes
no
Start
Entry data
divisi
Proses
menghapus
data divisi
Hapus Data
Divisi ?
Ubah Data
Divisi ?
Proses
mengubah
data divisi
Data Dvisi
Pilih data divisi
Pencatatan
Data Divisi
Masukan data
divisi
Finish
Divisi
Menampilkan
Data Divisi
Gambar 3.4 System Flow Tabel Master Divisi
C. System Flow Master Key Result Area (KRA)
Pada gambar 3.5 merupakan system flow master KRA yang didalamnya
terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data KRA ke dalam
39
aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel KRA. Setelah itu
untuk mengubah data, masukan data KRA yang akan diubah lalu data akan
berubah secara otomatis.
System Flow Tabel master KRA
HRD Aplikasi
yes
no
Hapus Data
KRA ?
Data KRA
Pencatatan
Data KRA
Proses
menghapus
data KRA
Masukan data
KRA
KRA
Entry data
KRA
Pilih data KRA
Proses
mengubah
data KRA
Ubah Data
KRA ?
Finish
Start
Menampilkan
Data KRA
Gambar 3.5 System Flow Master KRA
D. System Flow Master Key Performance Indicator (KPI)
Pada gambar 3.6 merupakan system flow master KPI yang didalamnya
terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data periode
40
penilaian ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel
KPI. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data jabatan yang akan diubah
lalu data akan berubah secara otomatis.
System Flow Tabel Master KPI
HRD Aplikasi
yes
no
yes
no
Proses
mengubah
data KPI
Pilih data KPI
Finish
Start
Ubah Data
KPI ?
Hapus Data
KPI ?
KPI
Proses
menghapus
data KPI
Data KPI
Masukan data
KPI
Pencatatan
Data KPIEntry data KPI
Menampilkan
Data KPI
Gambar 3.6 System Flow Master KPI
E. System Flow Transaksi Penilaian Kinerja
Pada gambar 3.7 merupakan system flow penilaian yang didalamnya
terdapat satu aktor yaitu Penyelia (penilai). Proses pertama penilai memilih menu
41
penilaian kinerja, setelah aplikasi menampilkan menu penilaian, penilai
melakukan penilaian kinerja. Setelah menilai kinerja karyawan, penilai
menyimpan penilaian tersebut sehingga aplikasi dapat menghitung total nilai
karyawan yang telah dinilai. Setelah dihitung maka munculah hasil penilaian
kinerja karyawan.
System Flow Tabel transaksi penilaian kinerja
Penyelia Aplikasi
Start
Input data KPI
Proses
Penjumlahan
Total Skor KPI
Penilaian
Kinerja
Data
Penilaian
Kinerja
Finish
Ubah Data
?
Pilih data
penilaianyes
no
Menampilkan
Data Penilaian
Kinerja
Gambar 3.7 System Flow Transaksi Penilaian Kinerja
F. System Flow Laporan Penilaian Kinerja Karyawan
Pada gambar 3.7 merupakan system flow pada proses membuat laporan
penilaian kinerja. Proses pertama penilai memilih menu laporan, setelah aplikasi
42
menampilkan menu laporan, penilai memilih laporan seorang karyawan. Setelah
itu memutuskan untuk mencetak laporan tersebut atau tidak.
System Flow Laporan Penilaian Kinerja
Pimpinan DivisiPenyelia Aplikasi Karyawan
Phas
e
Start
Pilih Menu Laporan
1
1
Halaman cetak
laporan
Menampilkan Halaman Cetak
Laporan
Entri Data Pilihan Cetak
Laporan
2
Pilih Menu Laporan
2
Menampilkan Laporan
2
Menampilkan Laporan
Cetak ?
End
No
Cetak Laporan
Yes
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Karyawan
Cetak ?
End
No
Cetak Laporan
Yes
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Karyawan
3
3
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Karyawan
Gambar 3.8 System Flow Laporan Penilaian Kinerja
43
3.7.3 Diagram HIPO (Hierarchy Input Process Output)
0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
1.2 Transaksi
1.3Laporan
1.1Pengelolaan Data
Master
1.1.1Pengelolaan Data Master Karyawan
1.1.2Pengelolaan Data
Master Divisi
1.1.5Pengelolaan Data
Master KRA
1.1.6Pengelolaan Data
Master KPI
1.2.1 Proses Penilaian Kinerja Karyawan
1.2.2 Grafik Penilaian Kinerja Karyawan
1.3.1Laporan Penilaian
Kinerja
1.2.1.1Penghitungan Skor
Terbobot
1.2.1.2Penghitungan Skor
Total
Gambar 3.9 HIPO Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor
Pusat Surabaya
Hierarchy Input Process Outpout
Hierarchy Input Process Output (HIPO) menggambarkan susunan proses
yang terlibat dalam aplikasi penilaian kinerja, yang diawali dari context diagram
sampai Data Flow Diagram (DFD) level n, dan menunjukan sub proses-sub
proses dari context diagram. HIPO ini digunakan sebagai pedoman dalam
pembuatan DFD.
44
Seperti pada Gambar 3.8, HIPO tersebut terdiri dari tiga proses utama
yaitu maintenance data master, penilaian kinerja karyawan, grafik penilaian
kinerja dan membuat laporan. Dari proses tersebut dijelaskan secara detil ke
dalam beberapa sub proses. Pertama maintenance data master mempunyai empat
sub proses yaitu maintenance data master divisi, maintenance data master
karyawan, maintenance data master KRA dan maintenance data master KPI.
Kedua yaitu proses penilaian kinerja. Ketiga yaitu grafik penilaian kinerja
karyawan. Proses ini tidak memiliki sub proses. Keempat membuat laporan
penilaian kinerja tiap karyawan.
3.7.4 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan representasi grafik dalam
menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur, sehingga dapat menjadi
sarana dokumentasi yang baik. DFD pada aplikasi penilaian kinerja terbagi
menjadi context diagram, DFD Level 0, dan DFD Level 1.
A. Context Diagram
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Data Penilaian Kinerja Karyawan
Grafik Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Data Penilaian Kinerja Karyawan
Data KRA
Data KPI
Data Divis i
Data Karyawan
1
Aplikasi Penilaian
Kinerja Karyawan pada
Bank Jatim
HRD
Penyelia
(Penilai)
PimDiv
Karyawan
Gambar 3.10 Context Diagram Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
45
Context diagram merupakan rancangan diagram dalam membangun suatu
DFD yang menjelaskan hubungan antara entity dengan sistem dan aliran data
secara umum. Pada context diagram berikut dijelaskan aliran data yang masuk
dan keluar sesuai dengan proses yang dijalankan diantaranya yaitu hubungan
HRD dengan aplikasi, Penyelia dengan aplikasi, Pimpinan Divisi dengan aplikasi
dan Karyawan dengan aplikasi. Pertama, aliran data dari HRD yang masuk antara
lain, data karyawan, data divisi, data KRA, dan data KPI. Kedua, untuk aliran data
keluar dari aplikasi ke penyelia adalah hasil penilaian kinerja karyawan, begitu
juga untuk aliran data masuk dari pimpinan ke aplikasi. Ketiga, untuk aliran data
keluar dari aplikasi ke pimpinan sub divisi adalah grafik penilaian kinerja
karyawan.
1. DFD Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan
Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat
Surabaya
Data KPI
Data Karyawan
Data KRA
Data Divis i
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Data Penilaian Kinerja Karyawan
Grafik Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Data Penilaian Kinerja Karyawan
Data KRAData KPI
Data Karyawan
Data Divis i
HRD
Penyelia
(Penilai)
PimDiv
Karyawan
1
Master+
2
Transaksi+
3
Laporan
Gambar 3.11 DFD Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan
46
Berdasarkan context diagram Gambar 3.10 maka dapat dirancang DFD
Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat
Surabaya yang merupakan decompose dari proses utama pada context diagram
yang dilihat berdasarkan data-data aliran masuk dan data-data aliran keluar yang
berhubungan dengan aplikasi, seperti yang ada pada Gambar 3.11.
Pada Gambar 3.11 DFD level 0 memiliki tiga proses yang fungsinya
masing-masing adalah penjabaran lebih lanjut tentang proses dalam sistem dan
tabel yang digunakan dalam penyimpanan data. Selanjutnya, empat proses
tersebut juga dijelaskan lebih detil kedalam DFD Level 1 berikut:
2. DFD Level 1 Pengelolaan Data Master
Gambar 3.12 DFD Level 1 Maintenance Data Master
Pada Gambar 3.12 terdapat empat sub proses dalam maintenance data
master yaitu, maintenance data master karyawan, maintenance data master divisi,
maintenance data master KRA dan maintenance data master KPI. Tabel yang
[Data KPI]
[Data Karyawan]
[Data KPI]
[Data KRA]
[Data Divisi]
[Data Divisi]
[Data Karyawan]
[Data KRA]
HRD
Transaksi
Transaksi
Transaksi
Transaksi
1.1.1
Karyawan
1.1.2
Divis i
1.1.3
KRA
1.1.4
KPI
47
digunakan dalam sub proses ini adalah tabel karyawan, tabel divisi, tabel KRA
dan tabel KPI.
3. DFD Level 1 Pengelolaan Data Transaksi
Gambar 3.13 DFD Level 1 Maintenance Data Penilaian Kinerja
Pada Gambar 3.13 terdapat satu sub proses dalam maintenance data
penilaian kinerja yaitu, maintenance data master penilaian karyawan. Tabel yang
digunakan dalam sub proses ini adalah penilaian karyawan.
[Data KRA]
[Data Karyawan]
[Data Divisi]
[Grafik Penilaian Kinerja]
[Data Penilaian Kinerja Karyawan]
[Data KPI]
Penyelia
(Penilai)
PimDiv
Master
Master
Master
Master
1.2.1
Penilaian
Kinerja
1.2.2
Grafik
Penilaian
Kinerja
48
48
4. DFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Data Penilaian Kinerja Karyawan
Laporan Hasil Penilaian Kinerja
Laporan Hasil Penilaian KinerjaPenyelia
(Penilai)
PimDiv
Karyawan
1
Laporan
Penilaian
Kinerja
Gambar 3.14 DFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja
Pada Gambar 3.14 terdapat satu proses yaitu laporan penilaian kinerja.
Pada DFD ini merupakan laporan untuk karyawan, penyelia dan pimsubdiv..
3.7.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan
hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem dengan rincian atribut-atribut
yang digunakan. ERD disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM)
dan Physical Data Model (PDM).
3.7.6 Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) berisi tujuh entity, yaitu entity Karyawan,
entity Divisi, entity KRA, entity KPI, entity Detail KPI, entity PKK, dan entity
Detail PKK. Dapat dilihat pada Gambar 3.15.
48
49
Gambar 3.15 Conceptual Data Model (CDM)
Reference_1
Reference_2
Reference_3
Reference_4
Reference_5
Reference_6
Reference_7
Divisi
#
o
Kode_Divisi
Nama_Divisi
Variable characters (15)
Variable characters (20)
Karyawan
#
o
o
NIP
Nama Karyawan
Jabatan
Variable characters (15)
Variable characters (50)
Variable characters (15)
KPI
#
o
Reg_KPI
Tgl_Berlaku
Variable characters (15)
Date
Detail_KPI
#
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
urut
KPI
Bobot
jns_ukuran_Kinerja
Target
Satuan_Target
Minimum
rating1
rating2
rating3
rating4
rating5
Variable characters (15)
Text
Integer
Float
VAMAX
Float
Integer
Integer
Integer
Integer
Integer
Integer
KRA
#
o
o
Kode_KRA
Kategori
Perspektif_KRA
Variable characters (15)
Characters (4)
Text
Detail_PKK
#
o
o
o
o
Urut_PKB
Hasil
Persen
Skor
Skor_Terbobot
Characters (4)
Text
Decimal
Integer
Integer
PKK
#
o
o
o
o
Reg_PKK
TGL_Penilaian
Bulan
Tahun
Total_Skor
Characters (4)
Date
Date
Date
Integer
50
3.7.7 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) berisi tujuh entity, yaitu entity Divisi, entity
Karyawan, entity KRA, entity KPI, entity Detail_KPI, entity Penilaian Kinerja
Karyawan (PKK), entity Detail_PKK. Dapat dilihat pada Gambar 3.16.
Gambar 3.16 Physical Data Model (PDM)
FK_KARYAWAN_REFERENCE_DIVISI
FK_KPI_REFERENCE_DIVISI
FK_DETAIL_K_REFERENCE_KPI
FK_DETAIL_K_REFERENCE_KRA
FK_DETAIL_P_REFERENCE_PKK
FK_PKK_REFERENCE_DIVISI
FK_PKK_REFERENCE_DETAIL_K
Divisi
Kode_Divisi
Nama_Divisi
varchar(15)
varchar(20)
<pk>
Karyawan
NIP
Kode_Divisi
Nama Karyawan
Jabatan
varchar(15)
varchar(15)
varchar(50)
varchar(15)
<pk>
<fk>
KPI
Reg_KPI
Kode_Divisi
Tgl_Berlaku
varchar(15)
varchar(15)
date
<pk>
<fk>
Detail_KPI
urut
Reg_KPI
Kode_KRA
KPI
Bobot
jns_ukuran_Kinerja
Target
Satuan_Target
Minimum
rating1
rating2
rating3
rating4
rating5
varchar(15)
varchar(15)
varchar(15)
text
integer
float
varchar(Max)
float
integer
integer
integer
integer
integer
integer
<pk>
<fk1>
<fk2>
KRA
Kode_KRA
Kategori
Perspektif_KRA
varchar(15)
char(4)
text
<pk>
Detail_PKK
Urut_PKB
Reg_PKK
Hasil
Persen
Skor
Skor_Terbobot
char(4)
char(4)
text
decimal
integer
integer
<pk>
<fk>
PKK
Reg_PKK
Kode_Divisi
urut
TGL_Penilaian
Bulan
Tahun
Total_Skor
char(4)
varchar(15)
varchar(15)
date
date
date
integer
<pk>
<fk1>
<fk2>
51
3.7.8 Struktur Database
Pada tahapan pembuatan struktur database aplikasi penilaian kinerja,
database yang digunakan yaitu SQL Server 2008 R2. Struktur basis data yang
diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini sebagai berikut:
A. Tabel Karyawan
a. Primary Key (PK) : Id_Karyawan
b. Foreign Key (FK) : Id_Divisi
c. Fungsi : Mengelola data master karyawan
Tabel 3.6 Tabel Karyawan
No. Name Type Size Keterangan
1. Id_Karyawan Varchar 12 Primary Key
2. Id_ Divisi Varchar 12 Foreign Key
3. Nama_Karyawan Varchar 50 -
4. Jabatan Varchar 25 -
B. Tabel Divisi
a. Primary Key (PK) : Id_Divisi
b. Foreign Key (FK) : -
c. Fungsi : Mengelola data master Divisi
Tabel 3.7 Tabel Divisi
No. Name Type Size Keterangan
1. Id_ Divisi Char 3 Primary Key
2. Nama_Divisi Char 3 Foreign Key
52
C. Tabel KRA
a. Primary Key (PK) : Id_KRA
b. Foreign Key (FK) : -
c. Fungsi : Mengelola data master KRA
Tabel 3.8 Tabel KRA
No. Name Type Size Keterangan
1. Id_KRA Varchar 15 Primary Key
2. Kategori_KRA Varchar 20 -
3. Perspektif_KRA Varchar 50 -
D. Tabel Master KPI
a. Primary Key (PK) : Id_KPI
b. Foreign Key (FK) : Id_KRA
c. Fungsi : Mengelola data master KPI
Tabel 3.9 Tabel KPI
No. Name Type Size Keterangan
1. Id_KPI Varchar 20 Primary Key
2. Id_KRA Varchar 100 Foreign Key
3. KPI Varchar 255 -
4. Bobot Int - -
5. Ukuran Float 10 -
6. Hasil Float 10 -
7. Minimum Int - -
8. Rating1 Int - -
9. Rating2 Int - -
10. Rating3 Int - -
11. Rating4 Int - -
12. Rating5 Int - -
53
3.7.9 Desain User Interface
A. Desain Form Login
Desain Form Login digunakan sebagai hak akses pengguna sebelum
masuk ke form master atau transaksi. Pengguna melakukan login berdasarkan
kode user dan password yang telah dibuat, maka pengguna dapat masuk ke form
yang diinginkan. Berikut desain form login dapat dilihat pada Gambar 3.17.
Gambar 3.17 Desain Form Login
B. Desain Form Home (Beranda)
Desain form home merupakan tampilan awal setelah pengguna melakukan
proses login. Pada form utama ini digunakan untuk menampilkan informasi secara
sekilas tentang hasil penilaian
keseluruhan dari periode tertentu. Desain form utama dapat dilihat pada
Gambar 3.18.
54
Gambar 3.18 Desain Form Home
C. Desain Form Master Karyawan
Desain form master karyawan merupakan form master karyawan. Form ini
digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data karyawan yang
terdapat pada database. Desain form master karyawan dapat dilihat pada Gambar
3.19.
Gambar 3.19 Desain Form Master Karyawan
55
Pada saat menekan tombol tambah di form master karyawan, maka akan
muncul form tambah seperti pada Gambar 3.20. Form tambah berfungsi untuk
menambahkan data karyawan, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian
tekan tombol simpan.
Gambar 3.20 Desain Form Tambah Master Karyawan
D. Desain Form Master Divisi
Desain form master divisi merupakan form master divisi. Form ini
digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data divisi yang
terdapat pada database. Desain form master divisi dapat dilihat pada Gambar
3.21.
56
Gambar 3.21 Desain Form Master Divisi
Pada saat menekan tombol tambah di form master divisi, maka akan
muncul form tambah seperti pada Gambar 3.22. Form tambah berfungsi untuk
menambahkan data divisi, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan
tombol simpan.
Gambar 3.22 Desain Form Tambah Master Divisi
57
E. Desain Form Master KRA
Desain form master KRA merupakan form master KRA. Form ini
digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data KRA yang
terdapat pada database. Desain form master KRA dapat dilihat pada Gambar 3.23.
Gambar 3.23 Desain Form Master KRA
58
Pada saat menekan tombol tambah di form master KRA, maka akan
muncul form tambah seperti pada Gambar 3.24. Form tambah berfungsi untuk
menambahkan data KRA, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan
tombol simpan.
Gambar 3.24 Desain Form Tambah Master KRA
F. Desain Form Master KPI
Desain form master KPI merupakan form master KPI. Form ini digunakan
untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data periode penilaian yang
terdapat pada database. Desain form master KPI dapat dilihat pada Gambar 3.25.
59
Gambar 3.25 Desain Form Master KPI
Pada saat menekan tombol tambah di form master KPI, maka akan muncul
form tambah seperti pada Gambar 3.26. Form tambah berfungsi untuk
menambahkan data simpan.
Gambar 3.26 Desain Form Tambah Master KPI
G. Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan
Desain form penilaian kinerja karyawan merupakan form transaksi
penilaian kinerja. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui,
menghapus data dan melakukan proses penilaian kinerja karyawan yang terdapat
pada database. Desain form penilaian kinerja karyawan dapat dilihat pada Gambar
3.27.
60
Gambar 3.27 Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan
Pada saat menekan tombol tambah pada form penilaian kinerja karyawan,
maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar 3.28. Form tambah
berfungsi untuk menambahkan data penilaian kinerja dan melakukan proses
penilaian, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan.
Gambar 3.28 Desain Form Tambah Penilaian Kinerja Karyawan
61
H. Desain Form Grafik Penilaian Kinerja
Desain form grafik penilaian kinerja merupakan form transaksi grafik
penilaian kinerja. Form ini digunakan untuk menampilkan data penilaian kinerja
karyawan selama dua belas bulan yang terdapat pada database. Desain form
grafik penilaian kinerja dapat dilihat pada Gambar 3.29.
Gambar 3.29 Desain Form Grafik Penilaian Kinerja
Pada saat menekan tombol tampilkan grafik di form grafik penilaian
kinerja, maka akan muncul grafik seperti pada Gambar 3.30.
Gambar 3.30 Desain Tampilan Grafik
62
I. Desain Form Laporan Penilaian Kinerja
Desain form nilai kriteria merupakan form yang digunakan untuk
mencetak laporan penilaian kinerja karyawan. Desain laporan ini berisi informasi
mengenai nama karyawan, jabatan, divisi serta KRA, KPI dan hasil penilaiannya
Desain form laporan penilaian kinerja dapat dilihat pada Gambar 3.31.
Gambar 3.31 Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan
3.7.10 Desain Uji Coba
Desain uji coba merupakan desain dari uji coba sistem yang telah
dibangun khusus untuk Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan
Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya.
Dalam hal ini dilakukan dengan menggunakan metode black box testing. Pada
Tabel 3.9 ini merupakan test case yang telah direncanakan pada saat uji coba
desain.
Tabel 3.10 Desain Test Case
No Tujuan Input Output Diharapkan
1. Menampilkan menu
utama.
Login sebagai admin. Tampil menu utama.
2. Tambah data karyawan. Memasukkan data
karyawan pada form
tambah kemudian
Tampil daftar
karyawan yang di
tambahkan pada tabel
63
No Tujuan Input Output Diharapkan
menekan tombol
simpan
karyawan
3. Ubah data karyawan. Menekan tombol
koreksi, kemudian
muncul data pada
form ubah karyawan,
jika sudah tekan
tombol simpan.
Data karyawan
berhasil diubah.
4. Hapus data karyawan. Menekan tombol
hapus opsi daftar
karyawan.
Data karyawan
berhasil dihapus.
5. Tambah data divisi. Memasukkan data
divisi pada form
tambah kemudian
menekan tombol
simpan.
Tampil daftar divisi
yang di tambahkan
pada tabel divisi
6. Ubah data divisi. Menekan tombol
koreksi, kemudian
muncul data pada
form ubah divisi, jika
sudah tekan tombol
simpan.
Data divisi berhasil
diubah.
7. Hapus data divisi. Menekan tombol
hapus opsi daftar
divisi.
Data divisi berhasil
dihapus.
8. Tambah data KRA. Memasukkan data
KRA pada form
tambah kemudian
menekan tombol
simpan.
Tampil daftar KRA
yang di tambahkan
pada tabel KRA
9. Ubah data KRA. Menekan tombol
koreksi, kemudian
muncul data pada
form ubah KRA, jika
sudah tekan tombol
simpan.
Data KRA berhasil
diubah.
10. Hapus data KRA. Menekan tombol
hapus pada opsi daftar
KRA.
Data KRA berhasil
dihapus.
11. Tambah data KPI. Memasukkan data
KPI pada form tambah
kemudian menekan
tombol simpan.
Tampil daftar KPI
yang di tambahkan
pada tabel KPI
12. Ubah data KPI. Menekan tombol
koreksi, kemudian
Data KPI berhasil
diubah.
64
No Tujuan Input Output Diharapkan
muncul data pada
form ubah KPI, jika
sudah tekan tombol
simpan.
13. Hapus data KPI. Menekan tombol
hapus pada opsi daftar
KPI.
Data KPI berhasil
dihapus.
14. Tambah data penilaian
kinerja karyawan.
Memasukkan data
penilaian kinerja
karyawan pada form
tambah kemudian
menekan tombol
simpan.
Tampil daftar
penilaian kinerja yang
di tambahkan dan
perhitungannya pada
tabel penilaian
kinerja.
15. Ubah data penilaian
kinerja karyawan.
Menekan tombol
koreksi, kemudian
muncul data pada
form ubah penilaian
kinerja karyawan, jika
sudah tekan tombol
simpan.
Data penilaian kinerja
karyawan berhasil
diubah.
16. Hapus data penilaian
kinerja karyawan.
Menekan tombol
hapus pada opsi daftar
penilaian kinerja
karyawan.
Data penilaian kinerja
karyawan berhasil
dihapus.
17. Grafik Penilaian
Kinerja
Memasukkan data
kriteria pada form add
kemudian menekan
tombol save change
Tampil daftar kriteria
yang di tambahkan
pada tabel kriteria
18. Mencetak laporan
penilaian kinerja tiap
karyawan
Masuk ke laporan,
pilih laporan penilaian
kinerja tiap karyawan,
pilih periode
penilaian.
Cetak laporan
penilaian kinerja
karyawan tiap
karyawan