BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis...

25

25

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis sistem

Tahap ini merupakan tahap awal dalam pembuatan aplikasi dimulai dari

tahap perencanaan yang membahas mengenai proses pengumpulan informasi

berupa data – data hasil wawancara, observasi, analisis masalah.

3.1.1 Observasi

Pada tahap ini penulis melakukan pengamatan pada Bank Jatim Kantor

Pusat Surabaya pada tanggal 25 November 2016 sampai dengan 5 Desember

2016. Dari data yang didapat Bank Jatim belum menerapkan aplikasi untuk

penilaian kinerja karyawan. Penulis juga melakukan pengamatan pada proses

bisnis Bank Jatim dan mencatat berbagai hal yang diperlukan untuk membuat

sebuah aplikasi penilaian kinerja Karyawan.

3.1.2 Wawancara

Pada tahap ini penulis melakukan wawancara dengan Bapak Dias yang

merupakan karyawan dari divisi Kredit & Retail, wawancara ini dilakukan penulis

untuk mendapatkan informasi yang lebih relevan mengenai permasalahan yang

dibahas pada tugas akhir ini. Dari wawancara tersebut menghasilkan data-data

yang nanti akan dibahas pada analisis. Mulai dari Analisis Proses Bisnis, Analisis

Kebutuhan Pengguna, Analisis Kebutuhan Fungsional, Analisis Kebutuhan non

Fungsional hingga Analisis Kebutuhan Sistem.

26

3.2 Analisis Proses Bisnis

Pada tahapan ini akan dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang

terjadi pada proses penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat

Surabaya. Tahapan yang dilakukan dalam anilisis bisnis yaitu dengan melakukan

Identifikasi masalah, Identifikasi pengguna, dan Identifikasi data.

3.2.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi permasalahan merupakan langkah awal yang harus dilakukan

dalam membuat suatu sistem. Langkah awal yang dilakukan adalah proses

wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme

proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Selanjutnya

dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang ada pada Bank Jatim Kantor

Pusat Surabaya khususnya mengenai penilaian kinerja. Identifikasi masalah

dimulai dengan observasi dan wawancara yang dilakukan pada tanggal 3 Oktober

2016 sampai 29 Desember 2016. Data-data yang harus dikumpulkan pada saat

melakukan observasi dan wawancara diantaranya mengenai penilaian kinerja pada

Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya.

Proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya dimulai

dari divisi HRD menyediakan form penilaian. Selanjutnya form penilaian tersebut

diserahkan kepada para penilai pada masing-masing divisi untuk dilakukan

penilaian kinerja. Dalam proses penilaian kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat

Surabaya dilakukan oleh dua penilai. Penilai pertama adalah Pimpinan Divisi.

Penilai kedua adalah atasan karyawan masing-masing divisi. Penilai kedua

mempunyai fungsi mengawasi hasil penilaian dari penilai pertama dan melakukan

penilaian kinerja terhadap para supervisor. Begitu juga dengan penilai ketiga

27

mempunyai fungsi mengawasi hasil penilaian dari penilai pertama dan kedua serta

melakukan penilaian kinerja terhadap para chief supervisor. Setelah penilai

pertama mengisi form, selanjutnya form diserahkan kepada penilai kedua. Penilai

kedua melakukan kajian ulang dan menandatangani form yang telah dinilai

tersebut. Penilai kedua juga melakukan penilaian terhadap penilai pertama.

Setelah form diisi dan ditandatangani, form diserahkan kepada penilai ketiga

untuk dilakukan kajian ulang lagi. Setelah dilakukan kajian ulang, penilai ketiga

menandatangani form tersebut dan melakukan penilaian terhadap penilai kedua.

Setelah ditandatangani dan diisi, form diserahkan ke bagian HRD untuk direkap.

Bagian HRD merekap hasil penilaian kinerja tersebut menjadi laporan penilaian

kinerja. Laporan penilaian dibagi menjadi dua laporan, yaitu laporan penilaian

kinerja keseluruhan dan laporan penilaian kinerja tiap karyawan. Gambaran

proses bisnis pada penilaian diatas dapat dilihat pada Gambar 3.1.

28

Docflow Proses Penilaian Kinerja Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya

HRD Penyelia PimDiv Karyawan

Start

12

3 Form Penilaian

Kinerja

1

Melakukan

proses

penilaian

kinerja

11

Hasil Penilaian

Kinerja

2

Melakukan

proses

penilaian

kinerja

Pimsubdiv

& Penyelia

2

Hasil Penilaian

Kinerja

Pimsubdiv &

Penyelia

3

3

4 5 Laporan Hasil

penilaian Kinerja

Seluruhnya

4

5

End

4

5

Laporan Hasil

Penilaian Kinerja

Laporan Hasil

Penilaian Kinerja

Penyelia

Laporan Hasil

Penilaian kinerja

Seluruh

Karyawan per

divisi

Merekap

laporan

hasil

penilaian

kinerja

Memberikan

Form-form

penilaian

kinerja

1

Mengisi

form

penilaian

kinerja

karyawa

n

Gambar 3.1 Document Flow Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya

29

Melalui proses analisis permasalahan ini, Bank Jatim sampai saat ini

menggunakan sistem manual pada perhitungan metode KPI, oleh karena itu masih

sering ditemukan kekurangan dan kesulitan dalam pelaksanaannya. Kesulitan

yang sering ditemui adalah pada penentuan skor dan masih banyak karyawan yang

belum memahami bagaimana cara menilai KPI masing-masing. Kekurangan yang

dihadapi oleh Bank Jatim adalah penilaian yang saat ini menggunakan metode

KPI, karena pada tiap Divisi di Kantor Pusat dan di Cabang berbeda cara

penilaiannya (ukuran kinerjanya). Secara sistem tidak dapat dikontrol, tetapi dapat

dikontrol secara struktural melalui Divisi atau masing masing Cabang untuk

menentukan sasaran nilai KPI masing-masing karyawan. Metode ini setiap

tahunnya dirubah cara penilaiannya oleh pihak Bank Jatim. Selain itu proses

penilaiannya juga membutuhkan waktu yang agak lama karena sering ditemukan

kesalahan data, misalnya hasil penilaian kinerja karyawan Divisi Kredit & Retail

tertukar dengan karyawan Divisi Akuntansi, serta dibutuhkannya grafik yang

dibutuhkan oleh masing-masing pimpinan per divisi untuk mengetahui

perkembangan kinerja para karyawan.

Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka Bank Jatim Kantor

Pusat Surabaya perlu dibuatkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola proses

penilaian kinerja. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan metode KPI dengan

tambahan GRS untuk menampilkan grafiknya. Aplikasi ini berbasis desktop

dengan menggunakan LAN agar grafik penilain kinerja karyawan dapat dipantau

oleh pimpinan per divisi.Untuk detailnya permasalahan dapat dilihat pada tabel

dibawah.

30

Tabel 3.1 Permasalahan dan Solusi Proses Penilaian Kinerja Karyawan

Permasalahan Dampak Solusi

Pada proses penghitungan

penilian kinerja karyawan

Bank Jatim masih bersifat

manual.

Proses penilaian sangat

lama, menyebabkan banyak

kesalahan seperti penilaian

antar karyawan tertukar

Membuat aplikasi untuk

mencatat data hasil penilaian

karyawan.

Pimpinan divisi tidak

dapat memantau langsung

perkembangan kinerja

karyawan pada divisinya,

menyebabkan karyawan

harus merealisasikan hasil

penilaian perbulan.

Tidak dapat

mengembangkan kualitas

kinerja pegawainya

Membuat grafik pada aplikasi

penilaian karyawan dengan

menggunakan Local Area

Network (LAN), agar

pimpinan divisi dapat

memantau secara langsung

hasil penilaian kinerja

karyawan serta

perkembangannya perbulan

Proses pembuatan laporan

penilaian kinerja

karyawan membutuhkan

waktu rata-rata tiga

minggu karena divisi

HRD harus merekap hasil

penilaian kinerja

karyawan

Piminan divisi tidak dapat

secara langsung

mendapatkan laporan hasil

penilaian kinerja karyawan

sehingga terlambat untuk

mengambil keputusan

Membuat aplikasi yang dapat

menghasilkan laporan

penilaian kinerja secara

keseluruhan.

3.2.2 Identifikasi Pengguna

Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan Bank Jatim Kantor Pusat

Surabaya pengguna yang terlibat pada proses penilaian kinerja karyawan yaitu

HRD, Penyelia (penilai) dan Pimpinan Divisi.

3.2.3 Identifikasi Data

Setelah melakukan proses identifikasi permasalahan dan pengguna maka

dapat dilakukan identifikasi data. Proses penilaian kinerja karyawan ini

membutuhkan data sebagai berikut: data karyawan, data divisi, data KRA, data

KPI dan data penilaian kinerja karyawan.

31

3.3 Analisis Kebutuhan Pengguna

Dalam proses merancang aplikasi penilaian kinerja karyawan pada Bank

Jatim Kantor Pusat Surabaya ini akan melibatkan beberapa pengguna didalamnya.

Berikut ini telah dianalisis siapa saja yang dapat mengoperasikan dan

menggunakan aplikasi ini beserta kebutuhannya berdasarkan penggunanya (user),

dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Analisis Kebutuhan

No. Pengguna Kebutuhan Informasi yang Dihasilkan

1. HRD

a. Mampu

menginputkan data

karyawan

b. Mampu

menginputkan data

divisi

c. Mampu

menginputkan data

jabatan

d. Dapat merekap hasil

penilaian kinerja

a. Form penilaian

2. Penyelia (Atasan) a. Mendapatkan akses

terhadap penilaian

kinerja karyawan

b. Dapat melakukan

penilaian kinerja

karyawan

a. Hasil penilaian kinerja

karyawan

3. Pimpinan Divisi a. Mendapatkan akses

terhadap penilaian

kinerja Penyelia dan

Pimsubdiv

b. Dapat melakukan

penilaian kinerja

Penyelia dan

Pimsubdiv

c. Dapat melihat Grafik Hasil

penilaian karyawan

per tahun (12

bulan).

a. Hasil penilaian kinerja

Penyelia dan Pimsubdiv

32

3.4 Analisis Kebutuhan Fungsional

Merupakan analisis tentang berisi proses-proses apa saja yang ada pada

aplikasi yang akan dibuat nanti. Pada aplikasi yang akan penulis kerjakan terdapat

beberapa proses-proses, yaitu mulai dari proses penghitungan KPI, sampai

tampilnya grafik hasil penilaian karyawan dengan metode LAN agar dapat di lihat

grafiknya oleh pimpinan masing-masing divisi. Kebutuhan-kebutuhan fungsional

bisa dilihat pada tabel di bawah:

Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Fungsional

Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsional

HRD 1. Dapat menginput data

karyawan

2. Dapat melihat data

karyawan

3. Dapat menginput data

KRA dan KPI


KRA dan KPI

1. Fungsi pencatatan

data karyawan

2. Fungsi menampilkan

data karyawan


data KRA dan KPI


data KRA dan KPI

Penyelia (Penilai) 1. Dapat menginput data

pada tabel penilaian

karyawan



karyawan

3. Dapat melakukan

proses penilian

kinerja karyawan per

divisi


data pada Tabel

penilaian kinerja.


data pada Tabel

penilaian kinerja.

3. Fungsi untuk proses

penilaian kinerja

karyawan

Pimpinan Divisi 1. Dapat menginput data


karyawan



karyawan

3. Dapat melakukan

proses penilian

kinerja karyawan per

divisi

4. Dapat melihat grafik

hasil penilaian kinerja


data pada Tabel

penilaian kinerja.


data pada Tabel

penilaian kinerja.

3. Fungsi untuk proses

penilaian kinerja

karyawan

4. Fungsi untuk

menampilkan grafik

penilaian kinerja

33

karyawan selama

setahun

karyawan selama

setahun

3.5 Analisis Kebutuhan non Fungsional

Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan selain

proses didalam aplikasi yang akan dikerjakan oleh penulis. Seperti hak akses

setiap pengguna pada tabel analisis kebutuhan non fungsional dibawah

Tabel 3.4 Tabel Analisis Kebutuhan non Fungsional

Keamanan Setiap user diberikan hak akses, untuk login

dan dapat mengakses setiap menu aplikasi.

Usability Dapat memberikan kemudahan bagi user

untuk melakukan proses penilaian kinerja

Kecepatan Jaringan Dapat mengakses menu penilaian karyawan

untuk melakukan input dan save.

Hak akses users dapat dilihat secara rinci pada tabel hak akses users di

bawah

Tabel 3.5 Hak Akses Users

Users Dapat Mengakses Restriksi

HRD Master Karyawan, Divisi,

KRA dan KPI

Penilaian kinerja, laporan

penilaian kinerja & grafik

penilaian kinerja

Penyelia (Penilai) Penilaian kinerja &

laporan penilaian kinerja

Master Karyawan, Divisi,

KRA dan KPI

Pimpinan Divisi Master Karyawan,

Penilaian kinerja, laporan

penilaian kinerja & grafik

penilaian kinerja

Master Divisi, KRA dan

KPI

34

3.6 Analisis Kebutuhan Sistem

Merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui spesifikasi

kebutuhan sistem. Spesifikasi yang dimaksud merupakan kebutuhan hardware

dan software. Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Metode Key

Performance Indicator pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya memerlukan

spesifikasi seperti berikut :

Hardware :

1. RAM : 1GB

2. Hard Disk Space : 20-30Mb

3. OS : Windows 7 64 bit

Software :

1. Microsoft Visual Basic 2010

2. DevExpress

3. Microsoft SQL Server 2008 R2

3.7 Perancangan Sistem

Dalam perancangan aplikasi, menurut SDLC ada beberapa tahapan yang

harus dilakukan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan

adalah pembuatan alur sistem yaitu block diagram, system flow, data flow

diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD), struktur database, dan

membuat desain uji coba.

35

3.7.1 Blok Diagram Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor

Pusat Surabaya

Gambar 3.2 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang

dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh aplikasi

penilaian kinerja karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Input yang

dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan, yaitu: daftar nama, jabatan dan

divisi. Kemudian input yang dibutuhkan untuk pengolahan data karyawan, yaitu:

daftar jabatan dan data karyawan.

Selanjutnya input yang dibutuhkan untuk pengolahan data KRA, yaitu:

daftar kategori KRA dan data KRA. Selanjutnya input yang dibutuhkan untuk

pengolahan data keterangan nilai, yaitu: daftar KPI, data skor KPI, data bobot

KPI.

Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait dengan berbagai

laporan antara lain: laporan penilaian kinerja karyawan keseluruhan dan laporan

penilaian kinerja tiap karyawan.

36

BLOK DIAGRAM

INPUT PROCESSES OUTPUT

Data

KaryawanData KRA

Data KPI

Target KPI

Data Rating

Data Skor

Menentukan

Bobot KPI Data BobotData KPI

Data KRA

Data Skor

Data Bobot

Perhitungan

Skor Terbobot

KPI = Skor

KPI x Bobot

KPI

Data Skor

Terbobot KPI

Menentukan

Persen KPITarget KPI Persentase

KPI

Proses

Penetapan KRA

dan KPI

Penetapan

Key Result

Area (KRA)

Penetapan

Key

Performance

Indicator (KPI)

Data KRA

Data KPI

Proses

Perhitungan Skor

dari Rating

Penetapan

Rating

Menentukan

Skor KPI

Proses

Perhitumgan Nilai

Akhir Karyawan

Data Skor

Terbobot KPI

Perhitungan

Nilai Akhir =

jumlah dari

skor terbobot

Proses Grafik

Kinerja

Proses

Graphic Rating

Scale (GRS)

Grafik hasil

Penilaian

kinerja

Karyawan

selam 12

bulan yang

sesuai dengan

GRS

Hasil Akhir

Penilaian

Karyawan per

bulan

Hasil Akhir

Penilaian

Karyawan per

bulan

Gambar 3.2 Blok Diagram Penilaian Kinerja pada Bank Jatim Kantor Pusat

Surabaya

3.7.2 System Flow

Untuk membuat aplikasi penilaian kinerja pegawai pada Bank Jatim

Kantor Pusat Surabaya dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan

ketentuan yang berlaku pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya. Berikut

37

penjelasan system flow yang dibuat untuk membuat proses pembuatan aplikasi

penilaian kinerja ini.

A. System Flow Master Karyawan

Pada gambar 3.3 merupakan system flow master karyawan yang

didalamnya terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data

karyawan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam Tabel

Master Karyawan. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data karyawan yang

akan diubah lalu data akan berubah secara otomatis.

System Flow Tabel Master Karyawan

HRD Aplikasi

Start

Entry data

karyawan

Pencatatan

Data

Karyawan

Karyawan

Data

Karyawan

Ubah Data

Karyawan ?

Proses

mengubah

data karyawanMasukan data

karyawan

yes

Hapus Data

Karyawan ?

no

Pilih data

karyawan

Proses

menghapus

data karyawan

Finish

Menampilkan

Data

Karyawan

Gambar 3.3 System Flow Tabel Master Karyawan

B. System Flow Master Divisi

Pada gambar 3.4 merupakan system flow master Divisi yang didalamnya

terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data Divisi ke

dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel Master Divisi.

38

Setelah itu untuk mengubah data, masukan data Divisi yang akan diubah lalu data

akan berubah secara otomatis.

System Flow Tabel Divisi

HRD Aplikasi

yes

no

Start

Entry data

divisi

Proses

menghapus

data divisi

Hapus Data

Divisi ?

Ubah Data

Divisi ?

Proses

mengubah

data divisi

Data Dvisi

Pilih data divisi

Pencatatan

Data Divisi

Masukan data

divisi

Finish

Divisi

Menampilkan

Data Divisi

Gambar 3.4 System Flow Tabel Master Divisi

C. System Flow Master Key Result Area (KRA)

Pada gambar 3.5 merupakan system flow master KRA yang didalamnya

terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data KRA ke dalam

39

aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel KRA. Setelah itu

untuk mengubah data, masukan data KRA yang akan diubah lalu data akan

berubah secara otomatis.

System Flow Tabel master KRA

HRD Aplikasi

yes

no

Hapus Data

KRA ?

Data KRA

Pencatatan

Data KRA

Proses

menghapus

data KRA

Masukan data

KRA

KRA

Entry data

KRA

Pilih data KRA

Proses

mengubah

data KRA

Ubah Data

KRA ?

Finish

Start

Menampilkan

Data KRA

Gambar 3.5 System Flow Master KRA

D. System Flow Master Key Performance Indicator (KPI)

Pada gambar 3.6 merupakan system flow master KPI yang didalamnya

terdapat satu aktor yaitu HRD. Proses pertama HRD mencatat data periode

40

penilaian ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel

KPI. Setelah itu untuk mengubah data, masukan data jabatan yang akan diubah

lalu data akan berubah secara otomatis.

System Flow Tabel Master KPI

HRD Aplikasi

yes

no

yes

no

Proses

mengubah

data KPI

Pilih data KPI

Finish

Start

Ubah Data

KPI ?

Hapus Data

KPI ?

KPI

Proses

menghapus

data KPI

Data KPI

Masukan data

KPI

Pencatatan

Data KPIEntry data KPI

Menampilkan

Data KPI

Gambar 3.6 System Flow Master KPI

E. System Flow Transaksi Penilaian Kinerja

Pada gambar 3.7 merupakan system flow penilaian yang didalamnya

terdapat satu aktor yaitu Penyelia (penilai). Proses pertama penilai memilih menu

41

penilaian kinerja, setelah aplikasi menampilkan menu penilaian, penilai

melakukan penilaian kinerja. Setelah menilai kinerja karyawan, penilai

menyimpan penilaian tersebut sehingga aplikasi dapat menghitung total nilai

karyawan yang telah dinilai. Setelah dihitung maka munculah hasil penilaian

kinerja karyawan.

System Flow Tabel transaksi penilaian kinerja

Penyelia Aplikasi

Start

Input data KPI

Proses

Penjumlahan

Total Skor KPI

Penilaian

Kinerja

Data

Penilaian

Kinerja

Finish

Ubah Data

?

Pilih data

penilaianyes

no

Menampilkan

Data Penilaian

Kinerja

Gambar 3.7 System Flow Transaksi Penilaian Kinerja

F. System Flow Laporan Penilaian Kinerja Karyawan

Pada gambar 3.7 merupakan system flow pada proses membuat laporan

penilaian kinerja. Proses pertama penilai memilih menu laporan, setelah aplikasi

42

menampilkan menu laporan, penilai memilih laporan seorang karyawan. Setelah

itu memutuskan untuk mencetak laporan tersebut atau tidak.

System Flow Laporan Penilaian Kinerja

Pimpinan DivisiPenyelia Aplikasi Karyawan

Phas

e

Start

Pilih Menu Laporan

1

1

Halaman cetak

laporan

Menampilkan Halaman Cetak

Laporan

Entri Data Pilihan Cetak

Laporan

2

Pilih Menu Laporan

2

Menampilkan Laporan

2

Menampilkan Laporan

Cetak ?

End

No

Cetak Laporan

Yes

Laporan Hasil Penilaian Kinerja

Karyawan

Cetak ?

End

No

Cetak Laporan

Yes


Karyawan

3

3


Karyawan

Gambar 3.8 System Flow Laporan Penilaian Kinerja

43

3.7.3 Diagram HIPO (Hierarchy Input Process Output)

0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

1.2 Transaksi

1.3Laporan

1.1Pengelolaan Data

Master

1.1.1Pengelolaan Data Master Karyawan

1.1.2Pengelolaan Data

Master Divisi


Master KRA


Master KPI

1.2.1 Proses Penilaian Kinerja Karyawan

1.2.2 Grafik Penilaian Kinerja Karyawan

1.3.1Laporan Penilaian

Kinerja

1.2.1.1Penghitungan Skor

Terbobot

1.2.1.2Penghitungan Skor

Total

Gambar 3.9 HIPO Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor

Pusat Surabaya

Hierarchy Input Process Outpout

Hierarchy Input Process Output (HIPO) menggambarkan susunan proses

yang terlibat dalam aplikasi penilaian kinerja, yang diawali dari context diagram

sampai Data Flow Diagram (DFD) level n, dan menunjukan sub proses-sub

proses dari context diagram. HIPO ini digunakan sebagai pedoman dalam

pembuatan DFD.

44

Seperti pada Gambar 3.8, HIPO tersebut terdiri dari tiga proses utama

yaitu maintenance data master, penilaian kinerja karyawan, grafik penilaian

kinerja dan membuat laporan. Dari proses tersebut dijelaskan secara detil ke

dalam beberapa sub proses. Pertama maintenance data master mempunyai empat

sub proses yaitu maintenance data master divisi, maintenance data master

karyawan, maintenance data master KRA dan maintenance data master KPI.

Kedua yaitu proses penilaian kinerja. Ketiga yaitu grafik penilaian kinerja

karyawan. Proses ini tidak memiliki sub proses. Keempat membuat laporan

penilaian kinerja tiap karyawan.

3.7.4 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan representasi grafik dalam

menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur, sehingga dapat menjadi

sarana dokumentasi yang baik. DFD pada aplikasi penilaian kinerja terbagi

menjadi context diagram, DFD Level 0, dan DFD Level 1.

A. Context Diagram


Data Penilaian Kinerja Karyawan

Grafik Penilaian Kinerja




Data KRA

Data KPI

Data Divis i

Data Karyawan

1

Aplikasi Penilaian

Kinerja Karyawan pada

Bank Jatim

HRD

Penyelia

(Penilai)

PimDiv

Karyawan

Gambar 3.10 Context Diagram Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

45

Context diagram merupakan rancangan diagram dalam membangun suatu

DFD yang menjelaskan hubungan antara entity dengan sistem dan aliran data

secara umum. Pada context diagram berikut dijelaskan aliran data yang masuk

dan keluar sesuai dengan proses yang dijalankan diantaranya yaitu hubungan

HRD dengan aplikasi, Penyelia dengan aplikasi, Pimpinan Divisi dengan aplikasi

dan Karyawan dengan aplikasi. Pertama, aliran data dari HRD yang masuk antara

lain, data karyawan, data divisi, data KRA, dan data KPI. Kedua, untuk aliran data

keluar dari aplikasi ke penyelia adalah hasil penilaian kinerja karyawan, begitu

juga untuk aliran data masuk dari pimpinan ke aplikasi. Ketiga, untuk aliran data

keluar dari aplikasi ke pimpinan sub divisi adalah grafik penilaian kinerja

karyawan.

1. DFD Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan

Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat

Surabaya

Data KPI

Data Karyawan

Data KRA

Data Divis i



Grafik Penilaian Kinerja




Data KRAData KPI

Data Karyawan

Data Divis i

HRD

Penyelia

(Penilai)

PimDiv

Karyawan

1

Master+

2

Transaksi+

3

Laporan

Gambar 3.11 DFD Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

46

Berdasarkan context diagram Gambar 3.10 maka dapat dirancang DFD

Level 0 Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan pada Bank Jatim Kantor Pusat

Surabaya yang merupakan decompose dari proses utama pada context diagram

yang dilihat berdasarkan data-data aliran masuk dan data-data aliran keluar yang

berhubungan dengan aplikasi, seperti yang ada pada Gambar 3.11.

Pada Gambar 3.11 DFD level 0 memiliki tiga proses yang fungsinya

masing-masing adalah penjabaran lebih lanjut tentang proses dalam sistem dan

tabel yang digunakan dalam penyimpanan data. Selanjutnya, empat proses

tersebut juga dijelaskan lebih detil kedalam DFD Level 1 berikut:

2. DFD Level 1 Pengelolaan Data Master

Gambar 3.12 DFD Level 1 Maintenance Data Master

Pada Gambar 3.12 terdapat empat sub proses dalam maintenance data

master yaitu, maintenance data master karyawan, maintenance data master divisi,

maintenance data master KRA dan maintenance data master KPI. Tabel yang

[Data KPI]

[Data Karyawan]

[Data KPI]

[Data KRA]

[Data Divisi]

[Data Divisi]

[Data Karyawan]

[Data KRA]

HRD

Transaksi

Transaksi

Transaksi

Transaksi

1.1.1

Karyawan

1.1.2

Divis i

1.1.3

KRA

1.1.4

KPI

47

digunakan dalam sub proses ini adalah tabel karyawan, tabel divisi, tabel KRA

dan tabel KPI.

3. DFD Level 1 Pengelolaan Data Transaksi

Gambar 3.13 DFD Level 1 Maintenance Data Penilaian Kinerja

Pada Gambar 3.13 terdapat satu sub proses dalam maintenance data

penilaian kinerja yaitu, maintenance data master penilaian karyawan. Tabel yang

digunakan dalam sub proses ini adalah penilaian karyawan.

[Data KRA]

[Data Karyawan]

[Data Divisi]

[Grafik Penilaian Kinerja]

[Data Penilaian Kinerja Karyawan]

[Data KPI]

Penyelia

(Penilai)

PimDiv

Master

Master

Master

Master

1.2.1

Penilaian

Kinerja

1.2.2

Grafik

Penilaian

Kinerja

48

48

4. DFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja




Laporan Hasil Penilaian KinerjaPenyelia

(Penilai)

PimDiv

Karyawan

1

Laporan

Penilaian

Kinerja

Gambar 3.14 DFD Level 1 Laporan Penilaian Kinerja

Pada Gambar 3.14 terdapat satu proses yaitu laporan penilaian kinerja.

Pada DFD ini merupakan laporan untuk karyawan, penyelia dan pimsubdiv..

3.7.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan

hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem dengan rincian atribut-atribut

yang digunakan. ERD disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM)

dan Physical Data Model (PDM).

3.7.6 Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) berisi tujuh entity, yaitu entity Karyawan,

entity Divisi, entity KRA, entity KPI, entity Detail KPI, entity PKK, dan entity

Detail PKK. Dapat dilihat pada Gambar 3.15.

48

49

Gambar 3.15 Conceptual Data Model (CDM)

Reference_1

Reference_2

Reference_3

Reference_4

Reference_5

Reference_6

Reference_7

Divisi

#

o

Kode_Divisi

Nama_Divisi

Variable characters (15)


Karyawan

#

o

o

NIP

Nama Karyawan

Jabatan




KPI

#

o

Reg_KPI

Tgl_Berlaku


Date

Detail_KPI

#

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

urut

KPI

Bobot

jns_ukuran_Kinerja

Target

Satuan_Target

Minimum

rating1

rating2

rating3

rating4

rating5


Text

Integer

Float

VAMAX

Float

Integer

Integer

Integer

Integer

Integer

Integer

KRA

#

o

o

Kode_KRA

Kategori

Perspektif_KRA


Characters (4)

Text

Detail_PKK

#

o

o

o

o

Urut_PKB

Hasil

Persen

Skor

Skor_Terbobot

Characters (4)

Text

Decimal

Integer

Integer

PKK

#

o

o

o

o

Reg_PKK

TGL_Penilaian

Bulan

Tahun

Total_Skor

Characters (4)

Date

Date

Date

Integer

50

3.7.7 Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) berisi tujuh entity, yaitu entity Divisi, entity

Karyawan, entity KRA, entity KPI, entity Detail_KPI, entity Penilaian Kinerja

Karyawan (PKK), entity Detail_PKK. Dapat dilihat pada Gambar 3.16.

Gambar 3.16 Physical Data Model (PDM)

FK_KARYAWAN_REFERENCE_DIVISI

FK_KPI_REFERENCE_DIVISI

FK_DETAIL_K_REFERENCE_KPI

FK_DETAIL_K_REFERENCE_KRA

FK_DETAIL_P_REFERENCE_PKK

FK_PKK_REFERENCE_DIVISI

FK_PKK_REFERENCE_DETAIL_K

Divisi

Kode_Divisi

Nama_Divisi

varchar(15)

varchar(20)

<pk>

Karyawan

NIP

Kode_Divisi

Nama Karyawan

Jabatan

varchar(15)

varchar(15)

varchar(50)

varchar(15)

<pk>

<fk>

KPI

Reg_KPI

Kode_Divisi

Tgl_Berlaku

varchar(15)

varchar(15)

date

<pk>

<fk>

Detail_KPI

urut

Reg_KPI

Kode_KRA

KPI

Bobot

jns_ukuran_Kinerja

Target

Satuan_Target

Minimum

rating1

rating2

rating3

rating4

rating5

varchar(15)

varchar(15)

varchar(15)

text

integer

float

varchar(Max)

float

integer

integer

integer

integer

integer

integer

<pk>

<fk1>

<fk2>

KRA

Kode_KRA

Kategori

Perspektif_KRA

varchar(15)

char(4)

text

<pk>

Detail_PKK

Urut_PKB

Reg_PKK

Hasil

Persen

Skor

Skor_Terbobot

char(4)

char(4)

text

decimal

integer

integer

<pk>

<fk>

PKK

Reg_PKK

Kode_Divisi

urut

TGL_Penilaian

Bulan

Tahun

Total_Skor

char(4)

varchar(15)

varchar(15)

date

date

date

integer

<pk>

<fk1>

<fk2>

51

3.7.8 Struktur Database

Pada tahapan pembuatan struktur database aplikasi penilaian kinerja,

database yang digunakan yaitu SQL Server 2008 R2. Struktur basis data yang

diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini sebagai berikut:

A. Tabel Karyawan

a. Primary Key (PK) : Id_Karyawan

b. Foreign Key (FK) : Id_Divisi

c. Fungsi : Mengelola data master karyawan

Tabel 3.6 Tabel Karyawan

No. Name Type Size Keterangan

1. Id_Karyawan Varchar 12 Primary Key

2. Id_ Divisi Varchar 12 Foreign Key

3. Nama_Karyawan Varchar 50 -

4. Jabatan Varchar 25 -

B. Tabel Divisi

a. Primary Key (PK) : Id_Divisi

b. Foreign Key (FK) : -

c. Fungsi : Mengelola data master Divisi

Tabel 3.7 Tabel Divisi


1. Id_ Divisi Char 3 Primary Key

2. Nama_Divisi Char 3 Foreign Key

52

C. Tabel KRA

a. Primary Key (PK) : Id_KRA

b. Foreign Key (FK) : -

c. Fungsi : Mengelola data master KRA

Tabel 3.8 Tabel KRA


1. Id_KRA Varchar 15 Primary Key

2. Kategori_KRA Varchar 20 -

3. Perspektif_KRA Varchar 50 -

D. Tabel Master KPI

a. Primary Key (PK) : Id_KPI

b. Foreign Key (FK) : Id_KRA

c. Fungsi : Mengelola data master KPI

Tabel 3.9 Tabel KPI


1. Id_KPI Varchar 20 Primary Key

2. Id_KRA Varchar 100 Foreign Key

3. KPI Varchar 255 -

4. Bobot Int - -

5. Ukuran Float 10 -

6. Hasil Float 10 -

7. Minimum Int - -

8. Rating1 Int - -

9. Rating2 Int - -

10. Rating3 Int - -

11. Rating4 Int - -

12. Rating5 Int - -

53

3.7.9 Desain User Interface

A. Desain Form Login

Desain Form Login digunakan sebagai hak akses pengguna sebelum

masuk ke form master atau transaksi. Pengguna melakukan login berdasarkan

kode user dan password yang telah dibuat, maka pengguna dapat masuk ke form

yang diinginkan. Berikut desain form login dapat dilihat pada Gambar 3.17.

Gambar 3.17 Desain Form Login

B. Desain Form Home (Beranda)

Desain form home merupakan tampilan awal setelah pengguna melakukan

proses login. Pada form utama ini digunakan untuk menampilkan informasi secara

sekilas tentang hasil penilaian

keseluruhan dari periode tertentu. Desain form utama dapat dilihat pada

Gambar 3.18.

54

Gambar 3.18 Desain Form Home

C. Desain Form Master Karyawan

Desain form master karyawan merupakan form master karyawan. Form ini

digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data karyawan yang

terdapat pada database. Desain form master karyawan dapat dilihat pada Gambar

3.19.

Gambar 3.19 Desain Form Master Karyawan

55

Pada saat menekan tombol tambah di form master karyawan, maka akan

muncul form tambah seperti pada Gambar 3.20. Form tambah berfungsi untuk

menambahkan data karyawan, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian

tekan tombol simpan.

Gambar 3.20 Desain Form Tambah Master Karyawan

D. Desain Form Master Divisi

Desain form master divisi merupakan form master divisi. Form ini

digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data divisi yang

terdapat pada database. Desain form master divisi dapat dilihat pada Gambar

3.21.

56

Gambar 3.21 Desain Form Master Divisi

Pada saat menekan tombol tambah di form master divisi, maka akan


menambahkan data divisi, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan

tombol simpan.

Gambar 3.22 Desain Form Tambah Master Divisi

57

E. Desain Form Master KRA

Desain form master KRA merupakan form master KRA. Form ini

digunakan untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data KRA yang

terdapat pada database. Desain form master KRA dapat dilihat pada Gambar 3.23.

Gambar 3.23 Desain Form Master KRA

58

Pada saat menekan tombol tambah di form master KRA, maka akan


menambahkan data KRA, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan

tombol simpan.

Gambar 3.24 Desain Form Tambah Master KRA

F. Desain Form Master KPI

Desain form master KPI merupakan form master KPI. Form ini digunakan

untuk menambah, memperbarui, atau menghapus data periode penilaian yang

terdapat pada database. Desain form master KPI dapat dilihat pada Gambar 3.25.

59

Gambar 3.25 Desain Form Master KPI

Pada saat menekan tombol tambah di form master KPI, maka akan muncul

form tambah seperti pada Gambar 3.26. Form tambah berfungsi untuk

menambahkan data simpan.

Gambar 3.26 Desain Form Tambah Master KPI

G. Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan

Desain form penilaian kinerja karyawan merupakan form transaksi

penilaian kinerja. Form ini digunakan untuk menambah, memperbarui,

menghapus data dan melakukan proses penilaian kinerja karyawan yang terdapat

pada database. Desain form penilaian kinerja karyawan dapat dilihat pada Gambar

3.27.

60

Gambar 3.27 Desain Form Penilaian Kinerja Karyawan

Pada saat menekan tombol tambah pada form penilaian kinerja karyawan,

maka akan muncul form tambah seperti pada Gambar 3.28. Form tambah

berfungsi untuk menambahkan data penilaian kinerja dan melakukan proses

penilaian, dengan mengisi data-data sesuai form kemudian tekan tombol simpan.

Gambar 3.28 Desain Form Tambah Penilaian Kinerja Karyawan

61

H. Desain Form Grafik Penilaian Kinerja

Desain form grafik penilaian kinerja merupakan form transaksi grafik

penilaian kinerja. Form ini digunakan untuk menampilkan data penilaian kinerja

karyawan selama dua belas bulan yang terdapat pada database. Desain form

grafik penilaian kinerja dapat dilihat pada Gambar 3.29.

Gambar 3.29 Desain Form Grafik Penilaian Kinerja

Pada saat menekan tombol tampilkan grafik di form grafik penilaian

kinerja, maka akan muncul grafik seperti pada Gambar 3.30.

Gambar 3.30 Desain Tampilan Grafik

62

I. Desain Form Laporan Penilaian Kinerja

Desain form nilai kriteria merupakan form yang digunakan untuk

mencetak laporan penilaian kinerja karyawan. Desain laporan ini berisi informasi

mengenai nama karyawan, jabatan, divisi serta KRA, KPI dan hasil penilaiannya

Desain form laporan penilaian kinerja dapat dilihat pada Gambar 3.31.

Gambar 3.31 Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan

3.7.10 Desain Uji Coba

Desain uji coba merupakan desain dari uji coba sistem yang telah

dibangun khusus untuk Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan

Metode Key Performance Indicator Pada Bank Jatim Kantor Pusat Surabaya.

Dalam hal ini dilakukan dengan menggunakan metode black box testing. Pada

Tabel 3.9 ini merupakan test case yang telah direncanakan pada saat uji coba

desain.

Tabel 3.10 Desain Test Case

No Tujuan Input Output Diharapkan

1. Menampilkan menu

utama.

Login sebagai admin. Tampil menu utama.

2. Tambah data karyawan. Memasukkan data

karyawan pada form

tambah kemudian

Tampil daftar

karyawan yang di

tambahkan pada tabel

63


menekan tombol

simpan

karyawan

3. Ubah data karyawan. Menekan tombol

koreksi, kemudian

muncul data pada

form ubah karyawan,

jika sudah tekan

tombol simpan.

Data karyawan

berhasil diubah.

4. Hapus data karyawan. Menekan tombol

hapus opsi daftar

karyawan.

Data karyawan

berhasil dihapus.

5. Tambah data divisi. Memasukkan data

divisi pada form

tambah kemudian

menekan tombol

simpan.

Tampil daftar divisi

yang di tambahkan

pada tabel divisi

6. Ubah data divisi. Menekan tombol

koreksi, kemudian

muncul data pada

form ubah divisi, jika

sudah tekan tombol

simpan.

Data divisi berhasil

diubah.

7. Hapus data divisi. Menekan tombol

hapus opsi daftar

divisi.

Data divisi berhasil

dihapus.

8. Tambah data KRA. Memasukkan data

KRA pada form

tambah kemudian

menekan tombol

simpan.

Tampil daftar KRA

yang di tambahkan

pada tabel KRA

9. Ubah data KRA. Menekan tombol

koreksi, kemudian

muncul data pada

form ubah KRA, jika

sudah tekan tombol

simpan.

Data KRA berhasil

diubah.

10. Hapus data KRA. Menekan tombol

hapus pada opsi daftar

KRA.

Data KRA berhasil

dihapus.

11. Tambah data KPI. Memasukkan data

KPI pada form tambah

kemudian menekan

tombol simpan.

Tampil daftar KPI

yang di tambahkan

pada tabel KPI

12. Ubah data KPI. Menekan tombol

koreksi, kemudian

Data KPI berhasil

diubah.

64


muncul data pada

form ubah KPI, jika

sudah tekan tombol

simpan.

13. Hapus data KPI. Menekan tombol


KPI.

Data KPI berhasil

dihapus.

14. Tambah data penilaian

kinerja karyawan.

Memasukkan data

penilaian kinerja

karyawan pada form

tambah kemudian

menekan tombol

simpan.

Tampil daftar

penilaian kinerja yang

di tambahkan dan

perhitungannya pada

tabel penilaian

kinerja.

15. Ubah data penilaian

kinerja karyawan.

Menekan tombol

koreksi, kemudian

muncul data pada

form ubah penilaian

kinerja karyawan, jika

sudah tekan tombol

simpan.

Data penilaian kinerja

karyawan berhasil

diubah.

16. Hapus data penilaian

kinerja karyawan.

Menekan tombol


penilaian kinerja

karyawan.

Data penilaian kinerja

karyawan berhasil

dihapus.

17. Grafik Penilaian

Kinerja

Memasukkan data

kriteria pada form add

kemudian menekan

tombol save change

Tampil daftar kriteria

yang di tambahkan

pada tabel kriteria

18. Mencetak laporan

penilaian kinerja tiap

karyawan

Masuk ke laporan,

pilih laporan penilaian

kinerja tiap karyawan,

pilih periode

penilaian.

Cetak laporan

penilaian kinerja

karyawan tiap

karyawan

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis...

Documents

Transcript of BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis...