BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN · pentingnya transaksi pembelian obat yang ada di Rumah Sakit....
Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN · pentingnya transaksi pembelian obat yang ada di Rumah Sakit....
38
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Peranan instansi Rumah Sakit diperlukan dalam menjaga kesehatan
masyarakat. Rumah Sakit merupakan suatu bentuk perusahaan jasa yang dikelola
oleh pemerintah maupun pihak swasta (yayasan) yang bertujuan memberikan
pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Rumah Sakit menitikberatkan bukan pada
pencapaian tingkat laba atau keuntungan tetapi juga pada pemenuhan pelayanan
jasa kepada masyarakat. Rumah Sakit memiliki berbagai fasilitas medis yang
ditujukan untuk memenuhi kebutuhan para pasien baik pasien pasien rawat jalan
ataupun pasien rawat inap.
Rawat jalan diantara fasilitas-fasilitas yang disediakan adalah farmasi.
Farmasi merupakan bagian penting untuk menyimpan dan menyediakan
persediaan obat. Persediaan obat merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi
kualitas pelayanan yang ada di rumah sakit. Besar kecilnya jumlah persediaan
akan mempengaruhi jumlah keuntungan yang akan diperoleh. Untuk menjaga agar
persediaan obat selalu ada, maka pihak Rumah Sakit harus memiliki manajemen
yang baik untuk mengadakan transaksi pembelian. Proses pembelian dimulai
ketika pihak gudang mengajukan permintaan order pembelian kepada Pedagang
Besar Farmasi (PBF). Kemudian dilanjutkan dengan pengiriman barang oleh
pemasok dan diakhiri dengan pencatatan transaksi pembelian dan laporan.
Sistem akuntansi pembelian obat yang baik diperlukan, karena
38
pentingnya transaksi pembelian obat yang ada di Rumah Sakit. Dengan adanya
sistem pembelian obat yang baik dapat menghasilkan informasi-informasi akurat
meliputi informasi mengenai jenis, kualitas, kuantitas dan harga obat. Keakuratan
informasi tersebut sangat bermanfaat bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan. Disamping itu dengan adanya penerapan sistem akuntansi pembelian
obat, maka berbagai tindakan yang bertujuan melakukan kecurangan dalam proses
pembelian barang dapat dicegah.
Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian
atau survei di Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek untuk mengetahui bagaimana
penerapan sistem akuntansi pembelian obat di Klinik tersebut. Meskipun semua
pihak Rumah Sakit memiliki sistem dan prosedur tersendiri penulis mencoba
mengevaluasi dan mengidentifikasi kelebihan dan kelemahannya.
3.2. Tinjauan Perusahaan
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Klinik Spesialis Mata dr. Suparman Cikampek didirikan oleh Dr.
Suparman K., SpM atas dasar pengembangan dari sebuah tempat praktek dokter
mata yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda No. 202, Kota Baru, pada awal tahun
2003. Pada saat itu yang praktek hanya dokter dan asistennya saja dengan jadwal
praktek mulai dari pukul 12.00-16.00 WIB. Seiring berjalannya waktu, pasien
semakin bertambah banyak dan kesadaran akan pentingnya kesehatan panca
indera semakin meningkat khususnya mata. Kini pasien yang datang untuk
berobat bukan hanya masyarakat dari cikampek, tapi dari luar daerah Cikampek
38
juga berdatangan untuk berobat mata, seperti dari Subang, Cirebon, Purwakarta,
dan lain-lain.
Dari tahun 2004, Dr. Suparman K., Sp.M memutuskan untuk menambah
karyawan. Penambahan karyawan tersebut terdiri dari kasir, laboratorium, apotek,
perawat dan bagian umum. Dan dengan semakin berkembangnya tempat praktek
Dr. Suparman melembagakan tempat praktek menjadi klinik mata Dr. Suparman
dengan harapan semakin banyak masyarakat yang mementingkan atau
mengutamakan kesehatan mata. Setelah di lembagakan menjadi klinik mata
pelayana juga di tambah dengan adanya IGD dan perawatan 1 hari.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu
pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkar
kerjasama. Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan
jelas bagaimana hubungan antara bagian serta tugas , wewenang dan tanggung
jawabnya disetiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggung jawab dan
kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap bagian
didalam struktur organisasi harus mampu bekerja secara professional, dan harus
dapat berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat kerjasama yang
optimal antar fungsi.
Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat
menentukan kedudukan dalam perusahan. Sistem yang di gunakan dalam
struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh
38
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai susunan
struktur organisasi pada Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek dapat dilihat pada
gambar dibawah ini :
Sumber: Bagian Kepegawaian Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek
Struktur Organisasi merupakan hubungan kerjasama dari beberapa fungsi
dalam suatu instansi yang menggambarkan posisi secara spesifik agar tercipta
hubungan kerjasama yang efektif, efisien dalam memenuhi kebutuhan
manajemen yang baik.
38
Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari struktur
organisasi yang terdapat pada Klinik Mata Dr. Suparman K.,SpM. yaitu sebagai
berikut :
1. Direktur:
Adalah pejabat struktur tertinggi di Klinik. Tugasnya adalah:
a. Menyusun kebijakan penyusunan program jangka pendek, menengah,
dan panjang sesuai kebijakan program kesehatan.
b. Menyusun peraturan pelaksanaan tugas diseluruh aparat rumah sakit.
c. Mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang tersebut untuk
merealisasikan rencana kegiatan secara efektif dan efisien.
d. Memimpin, mengarahkan, dan mengerakkan seluruh sumber daya
manusia yang tersedia sehingga dapat mencapai hasil yang maksimal.
e. Mengkoordinasi dan mempertanggungjawabkan seluruh pelaksanaan
kegiatan rumah sakit serta melaksanakan pengawasan dan evaluasi
terhadap seluruh unsur pelaksana.
2. Kepegawaian
a. Menyusun kebijakan penyusunan program Anggaran Pendapatan dan
Belanja rumah sakit.
b. Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusan keuangan rumah
sakit.
c. Menyusun kebijakan pengawasan, pengelolaan administrasi rumah
sakit.
38
3. Keuangan
Berfungsi membantu pelaksanaan tugas Direktur di bidang kebijakan
administrasi pengelolaan dan pengurusan Klinik
4. Kepala Bidang Perawatan
a. Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasikan
kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rawat.
b. Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan
kepada kepala ruang di wilayah kerjanya.
c. Memberibimbinagan kepada ruang rawat tentang pelaksanaan
pelayanan keperawatan sesuai kebijakan di bidang keperawatan yang
berlaku.
5. Penunjang Medis Kepala Instalasi Laboraturium
a. Mengorganisasi pelaksanaan pelayanan di laboraturium dan
memotivasi semua petugas agar berkerja dan mengembangkan diri
dengan gigih.
b. Mengawasi dan mengendalikan pelaksaan dan penyelengaraan
kegiatan bagian laboraturium.
c. Melakukan evaluasi berkala terhadap hasil pemeriksaan laboraturium.
6. Bagian Umum dan Personalia
a. Merencanakan kebutuhan dan melakukan seleksi calon penerimaan
pegawai.
b. Merencanakan pendidikan dan pengembangan kepegawaian sesuai
rencana anggaran.
c. Melaksanakan cara-cara efektif dan efisien dalam tugas personalia.
38
d. Memotivasi staf kerja ke arah yang lebih tinggi dan produktivitas
pengembangan diri.
e. Mengawasi dan mengendaliakan pelaksanakan peraturan yang
berkaitan dengan kepegawaian.
7. Kepala Instalasi Gizi
a. Melakukan fungsi operasional manajemen bagi gizi.
b. Melakukan fungsi-fungsi manajemen di lingkungan kerjanya meliputi
perencanaan, organisasi dan penggerakan,koordinasi dan integrasi,
pengawasan serta evalusi dan pengendalian mutu.
8. Kepala Bagian Logistik
a. Bertanggungjawab mengelola pengadaan dan inventaris serta gudang.
b. Merencanakan pengadaan obat secara efektif dan efisien dengan
mengikutsertakan konsumen.
c. Merencanakan jumlah dan macam tenaga kerja yang dibutuhkan
kelompok-kelompok kerja.
d. Menerima dan memperhatikan usul tentang keperluan perlengkapan
dari masing-masing unit kerja rumah sakit.
e. Mengadakan rapat dengan pelaksana kerja secara berkala bila
diperlukan untuk memantapkan koordinasi dan pemecahan masalah di
lapangan.
f. Membuat laporan bulanan dan triwulan tentang keandalan logistic,
permasalahan yang dihadapi dan usulan pemecahan masalah.
9. Kepala Gudang Medis
a. penerimaan, penyimpanan obat, dan alat kesehatan di gudang farmasi.
38
b. menerima, menyimpan obat, dan melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kuantitas dan kualitas obat yang disesuaikan dengan anggaran
yang tersedia.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
3.3.1. Prosedur Permintaan Obat
Bagian Apotik melakukan pengecekkan persediaan obat di Apotek. Jika
persediaan obat yang habis atau tersisa sedikit maka bagian Apotek akan
melakukan permintaan obat ke bagian logistic.
3.3.2. Prosedur Pemesanan Obat
Setelah bagian logistic menerima daftar permintaan obat dari Apotek,
bagian logistic akan melakukan pemesana obat (Purchase Order) kepada
supplier, dengan menyerahkan berupa surat pesanan.
3.3.3. Prosedur Penerimaan Obat
Bagian logistik menerima obat yang telah dipesan sebelumnya dari
Supplier dengan menerima faktur pembelian dari supplier. Kemudian bagian
logistic mengecek obat tersebut sesuai atau tidak. Jika sesuai, bagian gudang
akan mencatat penerimaan obat. Jika tidak sesuai, obat akan dikembalikan
kepada supplier untuk diretur. Setelah menerima obat, bagian logistic
menyerahkan faktur pembelian yang sudah di tandatangi LUNAS kepada
supplier untuk pembayaran.
38
3.3.4. Prosedur Pencatatan Laporan pembelian
Setelah menerima faktur pembelian dari supplier, bagian keuangan
melakukan pembayaran tunai sesuai dengan jumlah yang tercatat di faktur
pembelian, kemudian bagian keuangan mencatat laporan pengeluaran kas.
3.4. Unified Modelling Language (UML)
Berikut ini adalah penggambaran Unified Modelling Language (UML)
pada system pembelian obat secara tunai pada Klinik Mata Dr. Suparman K.,SpM
sebagai berikut:
3.4.1. Activity Diagram
1. Activity Diagram Sistem Berjalan
Gambar III.2.
Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan
38
2. Activity Diagram Sistem Usulan
Gambar III.3.
Ativity Diagram Proses Bisnis Sistem Usulan
38
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan
(input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada
sistem berjalan.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pembelian obat
pada Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek. Adapaun dokumen masukkan
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Faktur Pembelian
Nama Dokumen : Faktur Pembelian
Fungsi : Untuk mencatat terjadinya transaksi pembelian
Sumber : Supplier
Tujuan : Untuk mengkonfirmasi pesanan obat
Frekuensi : Sekali digunakan untuk pembelian tunai
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 2 Lembar
2. Daftar Permintaan Obat
Nama Dokumen : Daftar Permintaan Obat
Fungsi : Sebagai bukti permintaan obat
Sumber : Bagian Apotek
Tujuan : Untuk permintaan obat
Frekuensi : Sekali digunakan untuk pengajuan obat
Media : Kertas
38
Jumlah Rangkap : 1 Lembar
3. Laporan Pembelian
Nama Dokumen : Bukti Pengeluaran Kas
Fungsi : Sebagai laporan pembelian
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Untuk bukti terjadinya pembelian
Frekuensi : Sekali digunakan untuk pembelian tunai
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 2 Lembar.
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran terdiri dari proses pembayaran dan pengiriman
barang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Surat Pesanan
Nama Dokumen : Surat Pesanan
Fungsi : Untuk mengetahui obat yang akan dibeli
Sumber : Bagian logistik
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap akan memesan obat
Media : Kertas
Jumlah Rangkap : 2 Lembar.
38
3.6. Permasalahan Pokok
Bedasarkan pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan bahwa
Klinik Mata dalam membuat laporan masih menggunakan cara manual. Dilihat
dari sistem berjalan timbul adanya permasalahan yang antara lain, yaitu :
1. Sulitnya pencarian data pembelian obat karena ketidakteraturan dalam
pencatatan dan penyimpanan data transaksi.
2. Pengecekan data stok barang pada Klinik ini dengan cara mengecek satu per
satu data persediaan obat sehingga pengecekan menjadi tidak efisien.
3. Pengolahan data transaksi pembelian serta data stok obat masih dilakukan
secara manual menyebabkan lambatnya pembuatan laporan – laporan yang
akan diserahkan pada pemilik.
4. Tidak adanya pencatatan secara lengkap tentang obat yang akan kadaluarsa
atau mendekati kadaluarsa.
3.7. Pemecahan Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan bahwa
pada Klinik Mata Dr. Suparman Cikampek dalam melakukan proses pembelian
obat dan pembuatan laporan masih manual.
Dengan pengisian data yang masih manual (tidak terkomputerisasi) maka
banyak permasalahan yang terjadi. Tentunya hal ini sangat merugikan karena
tidak sesuai dengan kemajuan teknologi informasi sekarang ini. Dengan
digunakan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah proses pembuatan
38
laporan. Selain itu keuntungan lain yang dapat diperoleh dengan adanya komputer
adalah dalam pembuatan dan penyusunan laporan akan lebih cepat dan akurat,
sehingga dalam pembuatan dan penyusunan laporan tidak mengalami kesulitan.
sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem
yang berjalan, hanya merubah sistem informasi penjualan dan pembelian yang
masih manual menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat
mengatasi permasalahan yang sering terjadi pada sistem pembelian yang lama.
.