Manual Penggunaan MedStore - dewapurnama · PDF fileMenu Transaksi Pembelian Obat, ini untuk...

Indonesian Core Technologies (ICT)

Jl. Manyar Dukuh No. 28-B Surabaya - Jawa Timur 60282

031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

1 of 43

Manual Penggunaan

MedStore Aplikasi Sistem Informasi Apotek

Versi 2.0



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

2 of 43

Penjelasan Singkat

MedStore v2 adalah Software Aplikasi Sistem Informasi Apotek versi kedua. MedStore v2 ini kami desain dengan sistem dan tampilan yang baru, sehingga di

harapkan dapat lebih membantu pekerjaan anda dalam mengelolan apotek. Pada versi

ini kami lebih menekankan pada detail dan validitas stok obat. Sehingga di harapkan data stok obat akan lebih valid dan terdata dengan baik.

Untuk fungsinya sendiri, MedStore v2 tidak beda jauh dengan versi seblumnya.

MedStore v2 akan mencatat data supplier, data obat, pembuatan racikan obat, data transaksi pembelian dan penjualan obat serta laporan – laporan. Laporan tersebut antara

lain laporan pembelian dan penjualan obat, laporan stok obat, dan lain sebagainya.

Berikut adalah penjelasan detail tentang MedStore v2…



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

3 of 43

Fitur Utama Fitur utama dari MedStore v2 adalah:

FORMAT PENGISIAN yang mudah dengan tombol yang disesuiakan untuk

mengarahkan pengguna agar terhindar dari kesalahan saat memasukkan data Registrasi dan Reservasi Pasien, data Dokter, data Pemeriksaan pasien, dan

pembuatan jani dokter dengan pasien.

Menu Master Supplier dan Master Obat untuk memasukkan data obat serta supplier dari obat yang ada di apotek.

Menu Transaksi Pembelian Obat, ini untuk merekap data pembelian obat oleh apotek (Apotek) dari supplier obat. Pada menu ini anda dapat mengetahui Harga

Pokok Penjualan dari obat yang anda beli, sehingga anda bisa menentukan harga jual dengan lebih bijaksana.

Menu Transaksi Penjualan Obat, ini untuk melakukan proses penjualan obat ke konsumen (pasien). Penjualan obat ini tersedia untuk penjualan obat biasa dan obat

racikan.

Menu Stok Opname, menu ini digunakan untuk sinkronisasi (penyesuaian) antara jumlah stok obat yang tersimpan pada program dan data riil (sebenarnya) jumlah

stok obat yang ada pada apotek. Laporan Pembelian dan Penjualan Obat. Dengan menggunakan laporan

pembelian obat, apotek dapat mengetahui semua transaksi pembelian obat yang sudah dilakukan. Dan dengan laporan penjualan obat apotek dapat mengetahui

semua transaksi penjualan obat beserta tanggal dan nilai transaksi tersebut. IMPORT EXCEL data supplier, dan data obat. Sehingga input data bisa lebih cepat

dan efektif karena semua data sudah terkumpul dalam file excel, jadi tidak perlu

meng-entry data satu per satu. EXPORT EXCEL pada hampir semua laporan. Sehingga anda bisa lebih fleksibel

untuk mengubah data laporan yang ada untuk di sesuaikan dengan kebutuhan anda. Laporan Stok dan Stok Opname Obat. Menu Laporan Stok digunakan untuk

mengetahui data jumlah stok obat yang ada. Selain itu pada laporan stok ini juga dapat diketahui tanggal kadaluarsa dari semua obat. Dan pada Laporan Stok Opname

dapat diketahui sesuai atau tidaknya jumlah stok yang ada pada program dan jumlah riil stok yang ada pada apotek.

Laporan Rugi Laba dari pembelian dan penjualan obat. Sehingga bisa diketahui

perkembangan usaha (untung / rugi) dari apotek pada Apotek. OTORITAS USER. Menu yang digunakan untuk proses pengaturan user yang boleh

menggunakan program yang dapat diatur sesuai dengan Group atau kelompok pengguna sehingga lebih aman dari proses manipulasi data oleh user yang tidak

diberi kewenangan. BACKUP & RESTORE database yang mudah sehingga user tidak perlu takut

kehilangan data jika terjadi kerusakan pada komputer. NETWORK SUPPORTED. MedStore v2 dapat digunakan dalam jaringan sehingga

bisa digunakan untuk berbagi pakai data Apotek dalam satu jaringan komputer.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

4 of 43

Daftar ISI

INSTALASI SOFTWARE ........................................................................................................ 5

REGISTRASI SOFTWARE ..................................................................................................... 8

PENGATURAN REGISTRASI: ............................................................................................................................... 8 CARA REGISTRASI ............................................................................................................................................. 8

MULAI MENGGUNAKAN MEDSTORE V2 ......................................................................... 10

1. SETTING INFORMASI / IDENTITAS APOTEK ......................................................................................... 10 2. SETTING TAHUN BUKU .......................................................................................................................... 12 3. PENGATURAN PASSWORD ADMINISTRATOR ......................................................................................... 12 4. SETTING KONEKSI DATABASE .............................................................................................................. 13

INPUT MASTER DATA APOTEK .......................................................................................... 15

1. MASTER DATA SATUAN ......................................................................................................................... 15 2. MASTER DATA OBAT .............................................................................................................................. 15 3. MASTER DATA SUPPLIER ....................................................................................................................... 17 4. MASTER DATA RACIKAN ........................................................................................................................ 17 5. IMPORT EXCEL DATA OBAT ...................................................................................................................... 18 6. IMPORT EXCEL DATA OBAT ...................................................................................................................... 20

PROSES TRANSAKSI APOTEK ........................................................................................... 21

1. PEMBELIAN OBAT ................................................................................................................................... 21 2. PENJUALAN OBAT ................................................................................................................................... 23 3. PENJUALAN RACIKAN ............................................................................................................................. 24 4. RETUR PENJUALAN ................................................................................................................................. 25 5. STOK OPNAME ........................................................................................................................................ 26

LAPORAN ........................................................................................................................... 27

1. LAPORAN STOK OBAT ............................................................................................................................ 27 2. LAPORAN STOK OPNAME ....................................................................................................................... 27 3. LAPORAN PEMBELIAN ............................................................................................................................. 28 4. LAPORAN PENJUALAN ............................................................................................................................. 29 5. LAPORAN RETUR PENJUALAN ................................................................................................................ 30 6. LAPORAN RUGI LABA ............................................................................................................................. 31

PENGATURAN USER ......................................................................................................... 33

1. GROUP USER .......................................................................................................................................... 33 2. USER (PENGGUNA) ................................................................................................................................ 34

BACKUP DATABASE ........................................................................................................... 35

RESTORE DATABASE ......................................................................................................... 36

SETTING MEDSTORE V2 DALAM JARINGAN ...................................................................... 37

CARA SETTING KONEKSI ................................................................................................................................. 37

KONTAK ............................................................................................................................ 42

REKENING ........................................................................................................................................................ 42 PELUANG RESELLER ......................................................................................................................................... 42



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

5 of 43

SPESFIKASI KOMPUTER

Agar software dapat berjalan dengan baik maka diperlukan spesifikasi yang sesuai. Spesikasi minimal adalah:

Prosesor Pentium 4 ke atas

Memory 512Mb Hardisk Space 10Gb

Operating system windows XP/Vista/Windows 7

Instalasi Software

Pastikan cd atau file yang anda terima dalam keadaan baik. Proses instalasi program

sangat mudah dilakukan dan hampir sama dengan program – program yang lain yang berjalan pada windows.

1. Jalankan file MedStore v2_setup.exe yang anda terima dari kami.

2. Klik Lanjut> untuk melanjutkan instalasi

3. Klik Saya setuju dengan kesepakatan tersebut lalu klik Lanjut>



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

6 of 43

4. Klik Lanjut> untuk melanjutkan installasi

5. Pilih ikon (shortcut) yang akan dibuat, lalu klik Lanjut>



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

7 of 43

6. Klik Install untuk memulai proses instalasi MedStore v2 di komputer anda.

7. Proses instalasi MedStore v2 sedang berlangsung silakan tunggu sampai proses selesai.

8. Proses instalasi selesai, klik Selesai untuk menutup proses instalasi dan mulai

menjalankan MedStore v2.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

8 of 43

Registrasi Software

Sebelum software dapat digunakan anda harus meregistrasikan terlebih dahulu software yang anda beli agar kami bisa mengirimkan kode aktivasi untuk mengaktifkan program.

Pengaturan registrasi:

Harga yang anda bayar berlaku untuk registrasi satu komputer. Jika terjadi kerusakan pada sistem operasi windows anda maka anda masih bisa

menggunakan serial number yang kami kirim setelah anda instal ulang komputer anda.

Registrasi ulang berlaku untuk perubahan hardware komputer. Misalnya terjadi

perubahan pada hardisk atau processor komputer anda. Harga registrasi untuk komputer yang kedua dan seterusanya adalah harga

pembelian baru.

Cara Registrasi



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

9 of 43

1. Kirimkan Lisence ID ke no. telp 0857 3010 8503 atau ke email

[email protected] 2. Setelah itu, kami akan mengirimkan Kode Aktivasi kepada Anda.

3. Masukkan kode aktivasi yang kami kirimkan ke kolom Kode Aktivasi pada form diatas.

4. Klik Ok kemudian klik Cek untuk mengecek ke-valid-an kode Aktivasi. 5. PERHATIAN!!! Lisence ID adalah Case Sensitive (huruf besar kecil diseleksi).

Jadi pastikan Lisence ID yang anda kirimkan BENAR struktur huruf dan simbolnya. Kami TIDAK BERTANGGUNG JAWAB atas kesalahan dalam penulisan

Lisence ID yang anda kirimkan ke kami.

6. Setelah anda mendapat kode aktivasi dari kami, simpan kode aktivasi tersebut.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

10 of 43

Mulai Menggunakan MedStore v2

Saat pertama kali menggunakan MedStore v2 ini anda akan diharuskan untuk melakukan setting awal dengan panduan wizard yang sudah kami buat.

Pada wizard ini ada beberapa pengaturan yang harus anda lakukan, diantaranya:

1. Pengaturan Informasi / Identitas Apotek 2. Pengaturan Tahun Buku yang akan diaktifkan

3. Pengaturan password Administrator

Wizard ini hanya akan muncul ’sekali’ yaitu setelah anda melakukan instalasi. Semua pengaturan diatas, semua dapat anda ulangi lagi setelah masuk ke aplikasi.

Berikut adalah langkah selanjutnya setelah anda menekan tombol Lanjut pada form di

atas...

1. Setting Informasi / Identitas Apotek

Identitas Apotek adalah keterangan nama, alamat serta kontak dari Apotek anda. Isilah menu identitas Apotek anda agar nama tersebut dapat tercetak pada semua

laporan pencetakan data software.

Selain pengaturan pada Wizard, perubahan identitas Apotek ini juga bisa anda lakukan dengan cara klil menu Setting >> Identitas Apotek.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

11 of 43

1. Klik Lanjut untuk mulai pengaturan

informasi / identitas Apotek

2. Klik tombol UBAH untuk melakukan

perubahan identitas atau informasi Apotek.

3.

4.

5.

Ini adalah data – data yang dapat anda

ubah.

Anda juga bias mengubah logo Apotek

anda dengan klik Cari Logo.

Setelah semua perubahan selesai, silakan klik Simpan.

6. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Kembali untuk melanjutkan wizard atau

kembali ke menu utama.

1

2

3

4

5

6



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

12 of 43

2. Setting Tahun Buku

Setting Tahun Buku digunakan agar data yang sudah diproses dapat dilihat per tahun. Sehingga bisa diketahui bagaimana perkembangan kunjungan pasien dan

jumlah pasien pertahun, apakah terjadi peningkatan atau penurunan.

1. Klik Lanjut untuk mulai pengaturan tahun buku yang akan diaktifkan.

# Selain dari wizard ini, anda juga dapat

melakukan pengaturan Tahun Buku melalui

menu Setting >> Tahun Buku

2.

3.

4.

5.

Klik Tambah untuk menambah data Tahun

Buku.

Klik tombol UBAH untuk melakukan

perubahan pada tahun buku yang dipilih.

Klik Set Aktif untuk mengaktifkan Tahun Buku yang dipilih.

Klik Kembali untuk meneruskan proses

pengaturan dengan wizard.

3. Pengaturan Password Administrator

Demi alasan keamanan, kami sarankan anda mengubah password administrator. Untuk default (setting awal) dari kami, user dan password administrator sama, yaitu:

admin. Dan kami sarankan user Administrator ini hanya digunakan oleh pemilik atau

penanggung jawab Apotek, mengingat user administrator ini berhak untuk mengakses semua menu dan fitur yang ada pada MedStore v2 ini.

Selain dari Wizard ini, anda juga dapat mengubah password administrator ini dari

menu Setting >> User

1

2 3 4 5



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

13 of 43

1. Untuk mengubah password administrator,

ketik password baru lalu ketik ulang password tersebut pada kolom konfirmasi,

setelah itu klik tombol Lanjut untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

2.

Selamat anda telah selesai melakukan pengaturan, dan anda telah siap untuk

menggunakan MedStore v2. Klik Selesai untuk masuk ke aplikasi utama.

4. Setting Koneksi Database

Menu ini digunakan untuk mengbungkan program dengan database. 1. Klik menu Setting >>> Database >>> Koneksi Database

1

2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

14 of 43

2. Lalu pada Form berikut klik [Cari DB] untuk mencari file database yang ada pada

komputer anda (lokasi default: C:\Program Files\MedStore v2\Database\NeoMedReg.mdb).

3. Klik tombol [Koneksikan] untuk terhubung dengan database di komputer Anda.

4. MedStore v2 anda sudah terhubung dengan database dikomputer Anda.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

15 of 43

Input Master Data Apotek Rangkaian menu berikut ini digunakan untuk memasukkan master data satuan, master

data obat, master data supplier, master racikan obat serta import excel data obat dan import excel data supplier. Sebelum memulai semua transaksi, pastikan semua master

data ini sudah diisi data.

1. Master Data Satuan Menu ini digunakan untuk memasukkan data – data satuan obat yang ada pada

apotek (Apotek).

Untuk membuka menu Master Data Satuan ini anda bisa klik menu Master Apotek

>>> Master Satuan.

1.

Klik Tambah untuk

menambah data satuan obat.

2.

3.

Masukkan nama satuan dan

singkatan satuan obat (kalau satuan tidak punya singkatan

isi saja sama dengan nama

satuan). Lalu pilih jenis satuan.

Klik tombol Simpan untuk menyimpan data satuan atau

klik Batal untuk membatalkan input data satuan obat.

2. Master Data Obat

Gunakan menu ini untuk memasukkan data obat yang ada di apotek (Apotek).

Untuk membuka menu Master Data Obat ini anda bisa klik menu Master Apotek >>> Master Obat.

1

2

3



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

16 of 43

1.

Klik Tambah untuk

menambah data obat.

2.

3.

Isi kode dan nama obat.

Lalu pilih satuan penjualan dan

satuan racikan. Selanjutnya

tentukan setiap 1 satuan penjualan sama dengan berapa

satuan racikan obat. Contoh: satuan penjualan Mixagrip

adalah ‘tablet’ dan satuan racikannya adalah ‘miligram’.

Setiap 1 tablet mixagrip berisi 100 mg, maka nilai yang anda

masukkan adalah ‘100’.

Jika satuan penjualan = satuan racikan maka nilai yang anda

masukkan adalah 1.

4.

5.

Masukkan stok obat, harga beli

obat, harga jual obat dan prosentase diskon obat (jika

ada dan diskon ini dapat anda isi sewaktu-waktu).

Lalu masukkan nilai minimal

stok dan tanggal kadaluarsa untuk peringatan (reminder)

pada aplikasi. Sehingga lebih

membantu anda.

Klik Simpan untuk menyimpan data obat atau klik Batal

untuk membatalkan penambahan data obat.

1

2

3

4

5



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

17 of 43

3. Master Data Supplier

Menu ini untuk memasukkan data supplier obat yang ada di apotek (Apotek).

Untuk membuka menu Data Dokter ini anda bisa klik menu Master Apotek >>>

Master Supplier.

1.

Klik Tambah untuk menambah data supplier.

2.

Isi data – data yang

dibutuhkan lalu klik Simpan untuk menyimpan data

supplier atau klik Batal untuk membatalkan penambahan

data supplier.

4. Master Data Racikan Menu ini untuk membuat data master racikan obat. Anda dapat memasukkan nama

racikan, biaya racik, serta obat – obat yang menjadi komposisi dari racikan tersebut. Jumlah obat yang dijadikan komposisi dihitung per satuan racikan yang anda setting

untuk obat tersebut.

Untuk membuka menu Data Dokter ini anda bisa klik menu Master Apotek >>> Master Racikan.

1

2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

18 of 43

1.

Klik Tambah untuk

menambah data racikan.

2.

3.

4.

Isi Nama Racikan, nominal biaya racik dan harga jual

racikan (harga obat + biaya racik).

Masukkan Nama obat (tulis

lengkap), lalu masukkan

jumlah obat per satuan racikan. Setelah itu klik tombol

Tambah Obat untuk memasukkan data obat ke

master racikan. Untuk menghapus obat dari master

racikan pilih nama obat lalu klik tombol Hapus.

Setelah semua komposisi obat dimasukkan, klik Simpan

untuk menyimpan data master racikan atau klik Batal untuk

membatalkan penambahan data racikan.

5. Import Excel Data Obat

Fungsi dan cara kerja menu ini sama dengan fungsi menu Import Excel pada data Dokter. Hanya saja ini menu ini digunakan untuk meng-import data obat dari file Ms.

Excel yang sudah ada sebelumnya. Dan setelah data berhasil diimport silakan lihat hasil import data – data tersebut pada menu Master Obat untuk mengecek apakah

data – data yang dibutuhkan sudah lengkap.

Untuk membuka menu ini silakan klik menu Master Apotek >>> Import Data Obat.

1

2

3

4



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

19 of 43

1.

Klik Cari untuk mencari file Ms. Excel

yang berisi data Obat.

2. Setelah file excel ditemukan, klik dua

kali nama file tersebut untuk memasukkan file ke dalam program.

3. Klik pada kolom Sheet lalu pilih

”DataObat$”. Setelah itu klik tombol Pilih.

4. Setelah data tampil, anda bisa

mengecek kembali data yang ada.

Setelah data dipastikan benar anda bisa langsung klik tombol Import

Data untuk memulai proses import excel data obat.

1

2

3

4



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

20 of 43

5. Setelah itu data excel akan dicek.

Jika ditemukan kesalahan akan ada informasi dibagian bawahnya. Dalam

setiap kesalahan ada dua kategori: a. Tidak bisa diimport: ini berarti

data yang bermasalah tersebut tidak bisa diimport dan akan

diabaikan jika proses dilanjutkan. b. Bisa diimport: ini berarti data

tersebut bermasalah tapi masih

bisa diimport.

6. Setelah pesan kesalahan anda pelajari, anda bisa menekan tombol

Lanjutkan untuk melanjutkan proses import data dengan mengabaikan

data yang tidak bisa diimport. Atau menekan tombol Batal untuk

membatalkan proses import data.

6. Import Excel Data Obat Fungsi dan cara kerja menu ini sama dengan fungsi menu Import Excel yang lain.

Hanya saja ini menu ini digunakan untuk meng-import data supplier dari file Ms.

Excel yang sudah ada sebelumnya. Dan setelah data berhasil diimport silakan lihat hasil import data – data tersebut pada menu Master Supplier untuk mengecek

apakah data – data yang dibutuhkan sudah lengkap.

Untuk membuka menu ini silakan klik menu Master Apotek >>> Import Data Supplier.

5

6



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

21 of 43

Proses Transaksi Apotek Rangkaian menu berikut adalah menu – menu yang digunakan untuk proses traksaksi

pada apotek. Diantaranya pembelian obat, penjualan obat, penjualan racikan, return penjualan, dan stok opname.

1. Pembelian Obat

Menu ini untuk memasukkan rekapitulasi data pembelian obat dari supplier obat. Pada menu ini kami sudah menyediakan perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP)

obat yang di peroleh menggunakan rumus di bawah ini. Jadi anda akan lebih

mengetahui berapa keuntungan yang anda dapat setelah anda menentukan harga jual obat.

Rumus HPP: (( A x B) + ( C x D ) ) : ( B + D)

Keterangan: A = Harga Stok Lama C = Harga Beli Stok Baru

B = Jumlah Stok Lama D = Jumlah Pembelian Stok Baru

Selain rumus di atas, ada beberapa istilah yang juga harus anda mengerti dalam

menu pembelian ini:

Harga Beli : Diisi dengan harga per satuan penjualan obat yang di beli. Misal beli Amoxicilin harga beli per satuannya 500, maka masukkan angka 500.

Jumlah : Diisi dengan jumlah pembelian obat per satuan penjualan obat. Misal Amoxicilin satuan penjualannya tablet, lalu pembeliannya sejumlah 1000 tablet,

maka masukkan angka 1000 pada kolom tersebut.

Grand Total : Adalah total pembayaran per merk (nama) obat yang di beli. Ini adalah hasil kali antara Harga Beli dan Jumlah. Dan ini otomatis akan terisi sendiri.

Hrg Beli Lama adalah informasi harga pembelian obat yang dilakukan pada proses pembelian sebelumnya. Misal sebelumnya Amoxicilin dibeli dg harga 500, lalu

sekarang naik jadi 550, maka pada kolom ini akan muncul info harga sebelumnya yaitu 500.

Harga Pokok Penjualan adalah informasi HPP yang diperoleh sesuai dengan rumus di atas. Ini untuk membantu menentukan harga jual obat.

Harga Penjualan adalah harga jual obat yang anda tetapkan sendiri. Silakan memasukkan harga jual obat di kolom ini.

Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Pembelian Obat.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

22 of 43

1.

2.

Masukkan no faktur dan

tanggal faktur pembelian. Lalu pilih nama supplier.

Masukkan ID Obat (bisa

dengan barcode) atau klik tombol Cari untuk mencari

data obat yang dibeli. Setelah itu tekan tombol ENTER pada

keyboard. Jika data obat yang

dimaksud tidak ada, klik tombol Tambah untuk

menambah data obat.

3.

Masukkan harga beli obat, jumlah pembelian, dan harga

jual obat. Lalu masukkan juga

Tanggal PERINGATAN Expired (kadaluarsa) obat tersebut.

Contoh: Obat Komix yang tgl Kadaluarsanya 12-02-2012,

maka pada tanggal ini silakan isi 2 bulan sebelumnya, jadi

tanggal yang dimasukkan adalah 12-12-2011. Sehingga

nanti program akan otomatis

memberikan info pada anda bahwa obat Komix akan

kadaluarsa dalam 2 bulan ke depan.

Selanjutnya masukkan diskon jika ada diskon pembelian dari supplier.

4. Setelah selesai silakan klik

Tambah (atau tekan F1 pada keyboard) untuk memasukkan

data obat ke daftar pembelian. Lalu ulangi langkah 1 – 3

untuk menambah data obat

pada faktur yang sama.

Setelah selesai klik Simpan untuk menyimpan data

pembelian. Atau klik Batal untuk membatalkan data

pembelian obat.

1

3

2

4



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

23 of 43

2. Penjualan Obat

Menu ini untuk melakukan proses penjualan obat ke konsumen (pasien). Setelah proses ini dilakukan, data penjualan akan masuk ke laporan penjualan. Pada proses

penjualan obat ini, terdapat 2 jenis pembeli yang kami sediakan, yaitu: a. Pasien Apotek: Yaitu pembeli obat adalah pasien dari Apotek anda. Jika pada

hari itu pasien melakukan reservasi, maka transaksi pembelian obatnya juga akan masuk ke laporan kunjungan. Tapi jika pasien tidak melakukan reservasi pada

hari itu, maka laporan transaksi pembeliannya hanya akan masuk ke laporan penjualan obat.

b. Pasien Umum: Yaitu orang biasa (umum) yang membeli obat pada apotek

Apotek anda. Transaksi ini hanya akan masuk pada laporan penjualan obat. Dan saat anda memillih jenis pembeli ini, maka minimal anda harus memasukkan

nama pembeli agar transaksi penjualan obat dapat dilakukan.

Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Penjualan Obat.

1.

Pilih jenis pembeli apakah

pasien Apotek atau pembeli

umum. Jika pembeli adalah pasien Apotek, maka anda

cukup memasukkan ID pasiennya lalu tekan Enter.

Kalau anda tidak hafal ID Pasiennya klik tombol Cari

untuk mencari data pasien yang akan membeli obat.

Jika pembeli adalah orang non pasien, maka anda cukup

mengisi nama pasien tersebut lalu tekan Enter untuk

melanjutkan transaksi.

2.

Masukkan ID Obat (bisa dengan barcode) atau klik

tombol Cari untuk mencari

data obat yang akan dibeli komsumen. Setelah itu tekan

tombol ENTER pada keyboard. Selanjutnya masukkan jumlah

obat yang akan dibeli lalu tekan ENTER dan otomatis

obat akan masuk pada daftar pembelian konsumen.

Untuk terus menambahkan data obat yang akan akan

dibeli, ulangi langkah 3.

1

2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

24 of 43

3.

Tekan F1 pada keyboard

untuk memasukkan diskon transaksi (jika ada). Lalu

tekan F2 untuk memasukkan uang yang dibayar pembeli.

Selanjutnya tekan F3 atau klik Tombol Bayar untuk

menyelesaikan traksaksi dan mencetak faktur pembelian

konsumen.

Anda juga bisa membatalkan

item yang akan dibeli dengan memilih item tersebut lalu klik

tombol Batal.

3. Penjualan Racikan

Menu ini untuk melakukan proses penjualan obat racikan ke konsumen (pasien). Proses ini hampir sama dengan proses pada penjualan obat biasa. Hanya saja untuk

obat yang dipilih adalah langsung master racikan yang sudah dibuat sebelumnya. Pada proses ini, juga terdapat 2 jenis pembeli yang kami sediakan, yaitu:

a. Pasien Apotek: Yaitu pembeli obat adalah pasien dari Apotek anda. Jika pada

hari itu pasien melakukan reservasi, maka transaksi pembelian obatnya juga akan masuk ke laporan kunjungan. Tapi jika pasien tidak melakukan reservasi pada

hari itu, maka laporan transaksi pembeliannya hanya akan masuk ke laporan penjualan obat.

b. Pasien Umum: Yaitu orang biasa (umum) yang membeli obat pada apotek Apotek anda. Transaksi ini hanya akan masuk pada laporan penjualan obat. Dan

saat anda memillih jenis pembeli ini, maka minimal anda harus memasukkan nama pembeli agar transaksi penjualan obat dapat dilakukan.

Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Penjualan Racikan.

1.

Pilih jenis pembeli apakah

pasien Apotek atau pembeli umum. Jika pembeli adalah

pasien Apotek, maka anda cukup memasukkan ID

pasiennya lalu tekan Enter.

Kalau anda tidak hafal ID Pasiennya klik tombol Cari

untuk mencari data pasien yang akan membeli obat.

Jika pembeli adalah orang non

pasien, maka anda cukup mengisi nama pasien tersebut

lalu tekan Enter untuk

melanjutkan transaksi.

3

1



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

25 of 43

2.

Masukkan Nama lengkap

master racikan atau klik tombol Cari untuk mencari

data racikan yang akan dibeli konsumen. Setelah itu tekan

tombol ENTER pada keyboard. Selanjutnya masukkan jumlah

paket racikan yang akan dibeli lalu tekan ENTER dan

otomatis paket racikan akan

masuk pada daftar pembelian konsumen.

Untuk terus menambahkan

data racikan yang akan dibeli,ulangi langkah 3.

3.

Tekan F1 pada keyboard

untuk memasukkan diskon

transaksi (jika ada). Lalu tekan F2 untuk memasukkan

uang yang dibayar pembeli. Selanjutnya tekan F3 atau klik

Tombol Bayar untuk menyelesaikan traksaksi dan

mencetak faktur pembelian konsumen.

Anda juga bisa membatalkan item yang akan dibeli dengan

memilih item tersebut lalu klik tombol Batal.

4. Retur Penjualan

Menu ini digunakan untuk proses pengembalian obat oleh konsumen. Setelah proses ini dilakukan, maka data transaksi pembelian obat yang dikembalikan akan dihapus

dari database. Dan stok obat akan bertambah sesuai dengan jumlah obat yg

dikembalikan.

Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Retur Penjualan.

2

3



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

26 of 43

1.

2.

Ketikkan no faktur penjualan yang akan

diproses retur penjualannya.

Anda bisa langsung menekan tombol F2 pada keyboard apabila yang akan di retur

langsung semua barang dalam faktur tersebut. Atau anda bisa memilih satu per

satu barang yang akan di retur lalu menekan tombol F4 pada keyboard atau

menekan tombol Retur pada aplikasi

untuk memproses retur barang.

5. Stok Opname

Menu ini untuk melakukan proses penyesuaian antara jumlah obat yang tersimpan dalam program dan jumlah riil (sebenarnya) dari obat yang ada pada apotek.

Sebelum memulai proses ini silakan anda mencetak laporan stok obat terlebih dahulu. Sehingga akan diketahui apakah jumlah data yang ada pada program sesuai

realita yang ada atau tidak.

Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Stok Opname.

1.

2.

3.

Masukkan tanggal proses stok opname lalu masukkan ID obat (bisa dengan barcode)

atau klik tombol Cari untuk mencari data obat.

Masukkan jumlah real data obat yang ada.

Dan otomatis program akan menghitung selisihnya. Masukkan juga keterangan jika

diperlukan.

Klik tombol Proses untuk menyimpan

proses stok opname. Atau klik Batal untuk membatalkan proses stok opname.

Tekan F3 pada keyboard jika stok real dan

stok pada program sama, maka otomatis program akan menyamakan datanya.

1

1

2

3

2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

27 of 43

Laporan

Menu ini berisi laporan data registrasi dan data stok obat, stok opname, pembelian obat, penjualan obat, dan rugi laba. Anda dapat melihat dan mencetak laporan data yang ada

berdasarkan periode tanggal yang anda tentukan sendiri.

1. Laporan Stok Obat

Untuk melihat data stok dan tanggal kadaluarsa obat, gunakan menu ini. Pada menu ini anda juga dapat melihat data stok untuk satu obat saja.

1.

Klik Preview untuk melihat

data stok obat sebelum di print. Klik tombol Print untuk

langsung mencetak data stok obat tanpa privew. Atau klik

tombol Export untuk

menyimpan data stok obat ke dalam file excel.

4. Ini adalah preview dari laporan

data stok.

2. Laporan Stok Opname

Setelah melakukan proses Stok Opname (penyesuaian stok pada program dan stok riil), anda dapat melihat laporannya pada menu ini.

1



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

28 of 43

1.

2.

Untuk mencetak data laporan,

pilih tampilan data. Apakah berdasarkan periode tanggal,

atau kriteria tertentu (nama obat, kode obat, dll).

Setelah itu klik tombol [Cetak]

untuk langsung mencetak data. Atau klik tombol [Preview]

untuk melihat hasil laporan stok

opname sebelum di cetak.

Ini adalah hasil laporan stok opname

3. Laporan Pembelian

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data transaksi pembelian obat yang sudah dilakukan oleh Apotek (apotek) anda kepada supplier obat.

1 2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

29 of 43

1.

2.

Untuk mencetak data laporan,

pilih tampilan data. Apakah berdasarkan periode tanggal,

atau kriteria tertentu (nama obat, kode obat, dll).


untuk langsung mencetak laporan. Atau klik tombol

[Preview] untuk melihat hasil

laporan pembelian sebelum di cetak. Atau klik tombol Export

untuk menyimpan laporan pembelian ke dalam file excel.

Ini adalah hasil laporan pembelian

4. Laporan Penjualan

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data transaksi penjualan obat ke konsumen (pasien).

1 2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

30 of 43

1.

2.

Pilih jenis laporan penjualan

yang akan dilihat. Apakah semua data atau Hanya laporan

data penjualan obat biasa saja atau hanya laporan penjualan

racikan saja. Selanjutnya Untuk mencetak data laporan, pilih

tampilan data. Apakah berdasarkan periode tanggal,

atau kriteria tertentu (nama

obat, kode obat, dll).

Setelah itu klik tombol [Cetak] untuk langsung mencetak

laporan. Atau klik tombol [Preview] untuk melihat hasil

laporan pembelian sebelum di cetak. Atau klik tombol Export

untuk menyimpan laporan

pembelian ke dalam file excel.

Ini adalah hasil laporan penjualan

5. Laporan Retur Penjualan

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data retur penjualan obat dari konsumen.

1 2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

31 of 43

1.

2.

Pilih jenis laporan retur

penjualan yang akan dilihat. Apakah semua data atau Hanya

laporan data penjualan obat biasa saja atau hanya laporan

penjualan racikan saja. Selanjutnya Untuk mencetak

data laporan, pilih tampilan data. Apakah berdasarkan

periode tanggal, atau kriteria

tertentu (nama obat, kode obat, dll).


untuk langsung mencetak laporan. Atau klik tombol

[Preview] untuk melihat hasil laporan pembelian sebelum di

cetak. Atau klik tombol Export

untuk menyimpan laporan pembelian ke dalam file excel.

Ini adalah hasil laporan retur penjualan

6. Laporan Rugi Laba

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan rugi laba apotek anda yang di ambil dari data pembelian obat dan data penjualan obat. Sehingga dengan

adanya menu ini dapat dilihat perkembangan apotek setiap periodenya.

1 2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

32 of 43

1.

2.

Pilih kriteria laporan yang akan dilihat apakah per tahun

buku atau per periode tanggal.

Setelah itu klik tombol [Cetak] untuk langsung mencetak laporan. Atau klik tombol [Preview] untuk

melihat hasil laporan pembelian sebelum di cetak.

Ini adalah laporan rugi laba apotek

1

2



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

33 of 43

Pengaturan User

Untuk pengaturan user (pengguna) aplikasi, ada dua menu yang dapat anda gunakan. Yaitu:

1. Group User (untuk menggunakan menu ini buka menu Setting >>> User >>> Group User)

2. Data User (untuk menggunakan menu ini buka menu Setting >>> User >>> Data User)

Penjelasan:

1. Group User Menu ini digunakan untuk membuat dan mengatur grup pengguna berdarkan hak

akses ke menu – menu MEDSTORE V2.

1.

Tekan tombol Tambah untuk

melakukan penambahan Grup Pengguna.

2.

3.

4.

Isi nama grup dan keterangan

tentang grup pengguna.

Pilih (centang) menu apa saja yang boleh diakses oleh grup

pengguna tersebut.

Tekan tombol Simpan untuk

menyimpan grup pengguna.

1

2

4

3



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

34 of 43

2. User (pengguna)

Menu ini digunakan untuk mengatur siapa saja yang boleh menggunakan aplikasi ini. Untuk dapat menggunakan aplikasi ini pengguna harus didaftarkan terlebih dahulu

melalui menu ini.

1.

Tekan tombol Tambah untuk melakukan penambahan Data

Pengguna.

2.

3.

4.

Isi detail keterangan pengguna

(user) dan pilih juga grup pengguna (group user).

Kami juga menyediakan fitur ”Recovery Password” yang

sangat berguna jika user (pengguna) lupa passwordnya.

Anda cukup mengisi pertanyaan dan jawaban yang anda

kehendaki.

Tekan tombol Simpan untuk

menyimpan data pengguna.

1

2

4

3



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

35 of 43

Backup Database Menu ini digunakan untuk mem-backUp database MedStore v2. Database ini berisi data –

data mengenai pasien, dokter, data medis pasien, registrasi, reservasi dan data – data

lain yang ada pada program. Dan untuk menjaga keamaanan data - data tersebut, kami menyediakan menu BackUp Database yang dapat anda gunakan untuk mem-back up

(menyalin ke tempat lain) database MedStore v2 anda. Anda dapat mem-backup database ini ke dalam Flashdisk, CD, atau media lain yang lebih aman.

Untuk mengakses menu ini klik menu Setting >>> Database >>> Back Up Database

Proses BackUp Database:

1. Klik tombol Hasil Backup untuk mencari lokasi dimana anda akan menyimpan hasil backup database anda.

2. Setelah lokasi dipilih, klik tombol BackUp untuk mem-backup database.

3. Format nama file hasil backup adalah: MedStorev2 @ tglblnthnjammenit.mdb . Contoh: MedStorev2 @ 050220110052.mdb . Jadi dari nama tersebut anda

bisa tahu kapan file tersebut di BackUp. 4. Demi keamanan data Apotek anda, kami sarankan agar database anda di backup

secara periodik. Karena kami tidak bertanggung jawab atas hilangnya data Apotek anda.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

36 of 43

Restore Database Menu ini digunakan untuk mengembalikan database yang sudah anda backup

sebelumnya ke dalam program. Jadi saat anda ingin melihat atau menggunakan

database pada periode sebelumnya, anda bisa menggunakan menu ini. Setelah anda menggunakan menu ini, maka otomatis semua data yang ada pada software ini, akan

mengikuti database yang anda restore.

Proses Restore Database:

1. Klik tombol Restore DB untuk mencari lokasi file database yang sudah anda backup sebelumnya.

2. Setelah lokasi ditemuka, klik Restore untuk memulai proses restore database ke dalam program.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

37 of 43

Setting MedStore v2 Dalam Jaringan MEDSTORE V2 bisa digunakan dalam jaringan dimana koneksi antara komputer sudah

terpasang dengan benar. Ada 2 macam cara agar komputer dapat terhubung dengan

datacenter (Data terpusat dimana satu database digunakan oleh banyak komputer). cara tersebut adalah:

1. Service base: cara dimana antara database dengan aplikasi dihubungkan

menggunakan aplikasi pembuat database. Contoh penggunaan ini adalah oracle, firebird, mySQL dan lain-lain. Penggunaan cara ini hanya sesuai untuk perusahaan

besar dengan jumlah data yang mencapai diatas 500.000 data atau 4 GB keatas. Diperlukan tenaga ahli komputer yang terlatih untuk dapat menggunakan cara

service base. 2. Sharing file base: cara ini dibuat dengan cara sharing file database sehingga bisa

diakses oleh pengguna jaringan. Cara ini mudah dilakukan oleh siapa saja dengan kemampuan komputer minimal sekalipun. Kelemahan model ini hanya pada jumlah

data dibawah 100.000 atau 1GB data. Jadi software MEDSTORE V2 sangat cocok

digunakan untuk Apotek dengan jumlah pasien dan dokter yang banyak maupun sedikit.

Cara setting koneksi

Setting Server Server adalah pusat data dimana file database diletakan dan akan diakses oleh anggota

jaringan atau client. Pilihlah komputer dengan kualitas lebih baik untuk anda jadikan server. Mulai setting.

1. Setting nama workgroup sesuai dengan nama Apotek anda. Caranya: klik kanan

[MyComputer] pilih dan klik [Properties] sehingga akan tampil form dibawah ini.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

38 of 43

Untuk mengganti nama workgroup klik [change]

Setelah selesai kemudian klik [OK] komputer akan meminta [Restart] kemudian restart komputer server anda.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

39 of 43

Langkah – langkah penggunaan MEDSTORE V2 di komputer Server:

1. Install MEDSTORE V2 di komputer server 2. Cari C:\Program Files\MEDSTORE V22010 lalu klik kanan pada folder

Database lalu klik Sharing and Security…

3. Centang Share This Folder on The Network dan Allow network Users to

Change my files. Lalu klik OK.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

40 of 43

Setting Client Client adalah komputer yang digunakan untuk mengakses database yang ada pada

server. Pada komputer clien, anda dapat melihat dan/atau menambah data yang ada

pada server.

1. Setting nama workgroup sesuai dengan nama Apotek anda. Caranya: klik kanan

[MyComputer] pilih dan klik [Properties] sehingga akan tampil form dibawah ini.

Untuk mengganti nama workgroup klik [change] dan pastikan nama workgroup komputer klien anda sama dengan nama workgroup di komputer server.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

41 of 43

Setelah selesai kemudian klik [OK] komputer akan meminta [Restart] kemudian

restart komputer server anda.

Cara penggunaan MEDSTORE V2 di komputer client:

1. Install MEDSTORE V2 pada komputer client.

2. Arahkan koneksi database MEDSTORE V2 dari komputer klien ke komputer server yang sudah terinstall MEDSTORE V2 dan folder databasenya sudah di Shared.

3. Untuk setting koneksi Database klik menu Setting >>> Koneksi Database. Lalu pada Form berikut klik [Cari DB] untuk mencari file database yang sudah

dishared pada komputer server.

4. Klik tombol [Connect] untuk terhubung dengan database di komputer server.

5. MEDSTORE V2 anda sudah terhubung dengan database dikomputer server.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

42 of 43

Kontak


Jl. Manyar Dukuh No. 28-B

Surabaya - Jawa Timur 60282

0857 3010 8503

Email: [email protected] www.pusatict.com

Rekening Bank MANDIRI

No. Rek : 142 000 705 410 8

Atas Nama : AHMAD SIDDIQ

Bank BCA

No. Rek : 7880388490 Atas Nama : AHMAD SIDDIQ

Peluang Reseller

Bagi anda yang berminat menjual ulang DOKTERPLUS V1 kami buka kesempatan untuk satu kota/Kabupaten dengan satu reseller.

Keuntungan bagi reseller adalah: Menjadi agen tunggal untuk setiap kabupaten / kota.

Contoh:

Jika reseller mendaftar untuk area Balikpapan maka semua penjualan Di area balikpapan harus melalui reseller dan tidak boleh langsung ke Indonesian Core

Technologies (ICT) atau jika langsung ke Indonesian Core Technologies (ICT) maka Indonesian Core Technologies (ICT) akan mengarahkan ke reseller.

Mendapatkan potongan 20% dari harga pembelian Mendapatkan website sebagai sarana penjualan dan eksistensi usaha

Mendapatkan panduan marketing

Kewajiban reseller Memberikan informasi yang lengkap dan benar kepada calon customer.

Menerima semua keluhan customer kemudian menyampaikan kepada team support Indonesian Core Technologies (ICT).

Bersama menjaga citra demi perkembangan usaha bersama.



031-3497 3000 / 0857 3010 8503

www.pusatict.com

43 of 43

Saran untuk Reseller Reseller disarankan sudah memiliki calon customer sebelum mendaftar menjadi

reseller Sebaiknya reseller berasal dari guru atau atau pebisnis yang banyak berhubungan

dengan dunia pendidikan. Misalnya pedagang buku, Toko buku, pengusaha lab komputer atau lab bahasa atau penjual alat peraga Apotek. Sehingga penjualan

DOKTERPLUS V1 bisa dijadikan untuk menambah penjualan. Anda yang tertarik dengan bisnis di dunia pendidikan dan berniat menekuninya.

INGAT ada 200 Triliun lebih dana yang di sebar oleh pemerintah didunia

pendidikan.

Biaya investasi Reseller Biaya investasi reseller adalah Rp 2.699.000 (Dua Juta Enam Ratus Sembilan

Puluh Sembilan ribu rupiah) untuk tahun pertama Biaya tahun kedua dan seterusnya Rp. 1.899.000 (Satu juta delapan ratus

Sembilan puluh Sembilan ribu rupiah). Nama Reseller akan di letakkan di website www.pusatict.com. Hanya daftar reseller

yang di website yang berhak menjual produk Indonesian Core Technologies (ICT).

Satu Kota satu Reseller Untuk kota atau kabupaten yang sudah ada resellernya Indonesian Core Technologies

(ICT) tidak bisa menerima lagi reseller baru. Silahkan mendaftar untuk kota yang lain

sebelum di dahului oleh reseller lain.

Daftar Reseller Dan Kota Reseller

RESELLER KOTA WEBSITE

Elektro-itb Karawang – Jawa Barat www.elektro-itb.com

Softmedia Informatika Mojokerto – Jawa Timur www.software-sekolah.com

Gamasoftware Sleman – Yogyakarta www.gamasoftware.net

Edu Gorontalo Gorontalo www.edu-gorontalo.com

LCC Soft Kuningan – Jawa Barat www.lccsoft.com

BMT Darussalam Seruyan – KalTeng www.bmtdsseruyan.com

CV. Media Solution Depok – Jawa Barat www.medialabsolution.com

Edusoft Technology Malang – Jawa Timur www.edusoft-technology.com

Ahadsoft Technologies Kudus - Jawa Tengah

CV. ANUGERAH PUTRA MAHARTA

Sidoarjo – Jawa Timur

IT Batam Software Batam www.it-batamsoft.com

Zakiyah Kab.Berau – KalTim

CV. ADALAH BINA MEDIA

Magelang - Jawa Tengah

BORNEO MULTIKOM Penajam Paser Utara –

Kaltim

www.borneomultikom.com

CV. IHSAN MEDIA EDUKASI

Bogor - Jawa Barat www.ime.co.id

CV. Nucleus Smart

Indonesia

Boyolali - Jawa Tengah www.nsistore.com

JAKARTA GLOBAL MEDIA

Jakarta Barat www.jakartaglobalmedia.com

http://www.elektro-itb.com/

http://www.software-sekolah.com/

http://www.gamasoftware.net/

http://www.edu-gorontalo.com/

http://www.lccsoft.com/

http://www.bmtdsseruyan.com/

http://www.it-batamsoft.com/

http://www.borneomultikom.com/

http://www.nsistore.com/

http://www.jakartaglobalmedia.com/

Manual Penggunaan MedStore - dewapurnama · PDF fileMenu Transaksi Pembelian Obat, ini untuk...

Documents

Transcript of Manual Penggunaan MedStore - dewapurnama · PDF fileMenu Transaksi Pembelian Obat, ini untuk...