BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file13 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1....
Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file13 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1....
13
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Usaha konveksi merupakan salah satu jenis usaha yang tidak pernah mati
sampai kapanpun. Karena, produk konveksi selalu dibutuhkan oleh manusia mulai
dari anak kecil hingga dewasa bahkan orang tua sekalipun. Bisnis konveksi ini
diprediksi akan terus meningkat. Karena permintaan pasar yang begitu besar
sehingga peluangnya sangat besar untuk memulai dan mengembangkan usaha
konveksi. CV Ilham Fadillah adalah sebuah usaha konveksi yang berfokus pada
penjualan jaket.
3.2. Tinjauan Perusahaan
CV. Ilham Fadillah adalah sebuah usaha konveksi yang bergerak dibidang
penjualan jaket. Tinjauan perusahaan berisi tentang profil CV Ilham Fadillah yang
melipti sejarah perusahaan dan struktur organisasi perusahaan.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
CV. Ilham Fadillah didirikan pada tahun 2014 oleh bapak Dadan Fadillah
selaku pemilik CV tersebut, perusahaan ini beralamat di perumahan Jl. Raya
Abdul Fatah Kp. Baru RT 005/001 Desa Bojong Jengkol Kecamatan Ciampea
Kabupaten Bogor. Dengan NPWP : 70548.497.0-434.000 dan nomor SIUP :
510.41/018/02033/BPT/2014. Usaha konveksi ini berfokus pada penjualan jaket.
14
Visi CV. Ilham Fadillah
Menjadikan CV. Ilham Fadillah menjadi perusahaan yang berkembang maju dan
pemasarannya pun semakin luas keseluruh Indonesia sehingga banyak
mendatangkan keuntungan bagi semua pihak.
Misi CV. Ilham Fadillah yaitu :
1. Menyediakan produk produk yang berkualitas dengan harga yang kompetitif
dan penyerahan produk tepat waktu.
2. Menjadi rekanan strategis bagi Perusahaan, Lembaga serta Instansi
Pemerintahan.
3.2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu bentuk, kerangka atau susunan yang
mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang maupun
orang-orang tertentu dengan dasar ideologi yang sama dalam suatu kedaulatan
kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi semaksimal mungkin untuk
mencapai satu tujuan.
Setiap bagian dalam suatu struktur organisasi mempunyai peranan dan
kedudukan masing-masing dan telah ditetapkan oleh perusahaan masing-masing,
sesuai dengan kebutuhan yang bersangkutan. Terdapat empat macam yaitu bentuk
lini/garis dan staf, organisasi fungsi dan organisasi panitia. Struktur organisasi
perusahaan pada CV Ilham Fadillah dilihat pada gambar berikut ini :
15
Sumber : CV. Ilham Fadillah
Gambar III.1
Struktur Organisasi Pada CV. Ilham Fadillah
Dari gambar diatas dapat diketahui pendelegasian tugas dan tanggung
jawab yang ada pada CV. Ilham Fadillah. Adapun uraian pekerjaan, tugas dan
tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1. Pemilik
Sebagai pimpinan yang bertanggung jawab atas berjalannya perusahaan.
2. Kasir
Menginput atau memasukkan data penjualan yang dilakukan sales dan
menerima tagihan pembayaran yang sudah dilakukan sales. Serta mengatur
16
Aktivitas Keuangan yang sah & efisien, mengatur anggaran, pembutan
catatan semua transaksi keuangan.
3. Sales
Bertugas sebagai pemasaran sekaligus sebagai penjual dengan proses
meyakinkan konsumen bahwa produk-produk itu adalah apa yang
dikehendaki mereka.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Merupakan alur sistem yang terjadi dalam proses penjualan pada CV. Ilham
Fadillah. Prosedur sistem berjalan ini menjelaskan kegiatan utama sistem dari
masalah yang menjadi tema tugas akhir. Prosedur sistem berjalan dibuat dalam
bentuk narasi dan diagram aktivitas (activity diagram). Adapun prosedur dari
penjualan pada CV. Ilham Fadillah yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Order Penjualan
Kasir menerima order penjualan dari konsumen beserta bukti tanda jadi
transaksi dengan syarat pembayaran uang muka, setelah itu kasir membuat
faktur 2 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada konsumen dan rangkap 1
disimpan sebagai arsip.
2. Prosedur Pengiriman Barang
Dalam prosedur ini sales melakukan pengiriman barang kepada konsumen
sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan.
3. Prosedur Pencatatan Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi kasir mencatat semua transaksi penjualan
kedalam jurnal penjualan.
17
3.4. Unified Modeling Language (UML) Sistem Berjalan
3.4.1. Activity Diagram Sistem Berjalan
Pada bagian ini akan digambarkan sistem yang sedang berjalan dengan
tujuan untuk melihat alur proses sistem yang sedang berjalan.
1. Activity Diagram Order Penjualan
Gambar III.2 Activity Diagram Order Penjualan
18
2. Activity Diagram Pengiriman Barang
Gambar III.3 Activity Diagram Pengiriman Barang
19
3. Activity Diagram Laporan Penjualan
Gambar III.4 Activity Diagram Laporan Penjualan
20
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan
(Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada
sistem berjalan.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan dipakai sebagai sumber data masukan dalam sistem
penjualan pada CV. Ilham Fadillah. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Surat Order Penjualan
Nama Dokumen : Surat order penjualan
Fungsi : Sebagai bukti konsumen melakukan order penjualan
Sumber : Konsumen
Tujuan : Kasir
Frekuensi : Setiap konsumen melakukan order penjualan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.1
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran terdiri dari proses penawaran, pengiriman dan
pembayaran barang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Faktur Penjualan
Nama dokumen : Faktur Penjualan
21
Fungsi : Sebagai gambaran dari spesifikasi harga dan jenis
produk yang di order oleh konsumen.
Sumber : Kasir
Tujuan : Konsumen
Frekuensi : Setiap ingin melakukan transaksi penjualan
Media : Kertas
Jumlah : 1-40 Halaman
Bentuk : Lihat Lampiran B1
2. Surat Jalan
Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk bukti pengiriman barang kepada konsumen
Sumber : Kasir
Tujuan : Konsumen
Frekuensi : Setiap terjadi order penjualan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B2
3. Laporan Penjualan
Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Untuk mengetahui laporan penjualan
Sumber : Konsumen
Tujuan : Kasir
Frekuensi : Setiap sebulan sekali
Media : Kertas
22
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B3
3.6. Permasalahan
Sistem penjualan yang telah berjalan di CV. Ilham Fadillah umumnya telah
berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses transaksi pembayaran
sampai proses pengiriman, tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem
tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut:
1. Dalam proses pengolahan data setiap harinya, sistem yang digunakan sering
mengalami masalah sehingga menyebabkan proses pengolahan datanya
mi0membutuhkan waktu yang lama. Termasuk dalam pembuatan laporan.
2. Pada penyimpanan data masih menginput manual dan dicetak di kertas yang
disalin ke buku yang akan beresiko kerusakan dan kehilangan data.
3.7. Pemecahan Masalah
1. Proses pencatatan data penjualan dilakukan secara komputerisasi dengan
diperlukan adanya form penjualan.
2. Adanya sistem penyimpanan berupa database, sehingga data bisa disimpan
dengan sistem keamanan yang baik.
23
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1 Analisa Kebutuhan Software
Analisa kebutuhan software merupakan suatu proses untuk mendapatkan
informasi, mode, spsesifikasi tentang perangkat lunak yang diinginkan pengguna.
4.1.1 Analisa Kebutuhan
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis tentang analisa
proses usaha konveksi yang ada pada CV. Ilham Fadillah, terdapat spesifikasi
kebutuhan (system requirement) dari sistem penjualan yaitu sebagai berikut:
Halaman User:
A.1 Pemilik mengakses Login dengan Account yang telah dibuat
A.2 Pemilik dapat mengakses Menu Utama
A.3 Pemilik dapat mengakses Menu File
1 Pemilik dapat mengakses Login
2 Pemilik dapat mengakses Log Out
3 Pemilik dapat mengakses Exit
A.4 Pemilik dapat mengakses Menu Master
A.4.1 Pemilik dapat Mengelola Data Karyawan
1 Pemilik dapat menambah data karyawan
2 Pemilik dapat mengedit data karyawan
3 Pemilik dapat menghapus data karyawan
4 Keluar
24
A.4.2 Pemilik dapat Mengelola Data Konsumen
1 Pemilik dapat menambah data konsumen
2 Pemilik dapat mengedit data konsumen
3 Pemilik dapat menghapus data konsumen
4 Keluar
A.4.3 Pemilik dapat Mengelola Data akun
1 Pemilik dapat menambah data akun
2 Pemilik dapat mengedit data akun
3 Pemilik dapat menghapus data akun
4 Keluar
A.5 Pemilik dapat Mengelola Produk
1 Pemilik dapat menambah daftar produk
2 Pemilik dapat mengedit daftar produk
3 Pemilik dapat menghapus daftar produk
4 Keluar
A.6 Pemilik dapat Mengelola Menu Transaksi
A.6.1 Pemilik dapat Mengelola order penjualan
1 Pemilik dapat menambah order penjualan
2 Pemilik dapat membatalkan order penjualan
3 Pemilik dapat mencetak order penjualan
4 Keluar
A.6.2 Pemilik dapat Mengelola Pengiriman
1 Pemilik dapat menambah data pengiriman
25
2 Pemilik dapat mencetak data pengiriman
3 Keluar
A.6.3 Pemilik dapat Mengelola Data Jurnal
1 Pemilik dapat menambah data jurnal
2 Keluar
A.7 Pemilik dapat Mengakses Menu Laporan
A.7.1 Pemilik dapat mengakses Laporan Penjualan
1 Pemilik cetak Laporan Penjualan
A.7.2 Pemilik dapat mengakses Laporan Jurnal
1 Pemilik cetak Laporan Jurnal
B.1 Admin dapat Login dengan Account yang telah dibuat
B.2 Admin dapat mengakses Menu Utama
B.3 Admin dapat mengakses Menu File
1 Admin dapat mengakses Login
2 Admin dapat mengakses Log Out
3 Admin dapat mengakses Exit
B.4 Admin dapat mengakses Menu Master
B.4.1 Admin dapat mengakses Data Konsumen
1 Admin dapat menambah data konsumen
2 Admin dapat mengedit data konsumen
3 Admin dapat menghapus data konsumen
4 Keluar
B.4.2 Admin dapat mengakses Data Produk
1 Admin dapat menambah data Produk
26
2 Admin dapat mengedit data Produk
3 Admin dapat menghapus data Produk
4. Keluar
B.4.3 Admin dapat Mengelola Data akun
1 Admin dapat menambah data akun
2 Admin dapat mengedit data akun
3 Admin dapat menghapus data akun
4 Keluar
B.5 Admin dapat Mengelola Menu Transaksi
B.5.1 Admin Mengelola Order Penjualan
1 Admin dapat menambah order penjualan
2 Admin dapat membatalkan order penjualan
3 Admin dapat mencetak order penjualan
4 Keluar
B.5.2 Admin dapat Mengelola Data Pengiriman
1 Admin dapat menambah data pengiriman
2 Admin dapat mencetak data pengiriman
3 Keluar
B.6 Admin dapat Mengelola Data Laporan
1 Admin dapat menambah data laporan jurnal
2 Admin dapat mencetak data laporan jurnal
2 Keluar
B.6.1 Admin dapat Mengakses Menu Laporan Penjualan
1 Admin dapat mengakses Laporan Penjualan
27
2 Admin dapat menambah laporan penjualan
3 Keluar
4.1.2. Use Case Diagram
Gambar IV.1 Use Case Diagram
28
4.1.3. Activity Diagram
Gambar IV.2 Mengelola data karyawan
29
Gambar IV.3 Mengelola data konsumen
30
Gambar IV.4 Mengelola data Produk
31
Gambar IV.5 Mengelola data akun
32
Gambar IV.6 Mengelola proses order penjualan
33
Gambar IV.7 Mengelola proses pengiriman
34
Gambar IV.8 Melihat laporan jurnal
35
Gambar IV.9 Melihat laporan penjualan
36
4.2. Desain
Pada tahapan ini akan menjelaskan tentang desain database, desain software
architecture dan desain interface dari sitem yang sedang dibuat.
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.10 Entity Relationship Diagram (ERD)
37
4.2.2 Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.11 Logical Record Structure (LRS)
38
4.2.3. Spesifikasi File
Spesifikasi file merupakan penggambaran tentang file yang terdapat di
tabel. Spesifikasi file berfungsi sebagai rancangan dalam database yang akan
dibuat. Adapun Spesifikasi file yang terdapat dalam perancangan sistem penjualan
pada CV.Ilham Fadillah sebagai berikut:
1. Spesifikasi Karyawan
Nama : Karyawan
Akronim File : karyawan
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Record Size : 100 Character
Media File : Harddisk
Kunci Field : kode_karyawan
Software : MySQL
Tabel IV.1
Spesifikasi File Karyawan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode
Karyawan
kode_karyawan Varchar 4 Primary Key
2. Nama
Karyawan
nama_karyawan Varchar 30
3. Jabatan Jabatan Varchar 20
4. Alamat Alamat Varchar 25
5. Telepon Telepon Int 12
6. Jenis Kelamin Jenis_kelamin Varchar 9
39
2. Spesifikasi Konsumen
Nama : Konsumen
Akronim File : konsumen
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Record Size : 81 Character
Media File : Harddisk
Kunci Field : kode_konsumen
Software : MySQL
Tabel IV.2
Spesifikasi File Konsumen
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode
Konsumen
kode_konsumen Varchar 4 Primary Key
2. Nama
Konsumen
nama_konsumen Varchar 35
3. Alamat Alamat Varchar 30
4. Telepon Telepon Int 12
3. Spesifikasi Produk
Nama : Produk
Akronim File : produk
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Record Size : 60 Character
40
Media File : Harddisk
Kunci Field : kode_produk
Software : MySQL
Tabel IV.3
Spesifikasi File Produk
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Produk kode_produk Varchar 5 Primary Key
2. Nama Produk nama_produk Varchar 30
4. Harga Harga Int 25
4. Spesifikasi Data Akun
Nama : Data Akun
Akronim File : data_akun
Tipe File : File Master
Akses File : Random
Record Size : 62 Character
Media File : Harddisk
Kunci Field : kode_akun
Software : MySQL
41
Tabel IV.4
Spesifikasi File Data Akun
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Akun kode_akun Varchar 6 Primary Key
2. Nama Akun nama_akun Varchar 30
3. Jenis Akun jenis_akun Varchar 20
4. Saldo Normal saldo_normal Varchar 6
5. Spesifikasi Order Penjualan
Nama : Order Penjualan
Akronim File : order_Penjualan
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random
Record Size : 98 Character
Media File : Harddisk
Kunci Field : no_faktur
Software : MySQL
42
Tabel IV.5
Spesifikasi File Order Penjualan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Faktur no_faktur Int 10 Primary Key
2. Kode
Karyawan
kode_karyawan Varchar 4
3. Kode Produk kode_produk Varchar 5
4. Kode
Konsumen
kode_konsumen Varchar 4
5. Nama
Konsumen
nama_konsumen Varchar 35
6. Tanggal Tanggal Date -
7. Jumlah Produk jumlah_produk Int 20
8. Total Bayar total_bayar Double 20
6. Sepsifikasi Detail Penjualan
Nama : Detail Penjualan
Akronim File : detail_penjualan
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random
Record Size : 80 Character
Media File : Harddisk
Kunci Field : -
Software : MySQL
43
Tabel IV.6
Spesifikasi File Detail Penjualan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Faktur no_faktur Varchar 10 Foreign Key
2. Kode Produk kode_produk Varchar 5 Foreign Key
3. Harga Harga Int 25
4. Jumlah Produk jumlah_produk Int 20
5. Subtotal sub_total Double 20
Spesifikasi Pengiriman
Nama : Pengiriman
Akronim File : pengiriman
Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random
Record Size : 24 Character
Media File : Harddisk
Kunci Field : no_pengiriman
Software : MySQL
44
Tabel IV.7
Spesifikasi File Pengiriman
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Kirim no_pengiriman Varchar 10 Primary Key
2. No faktur
no_faktur Varchar 10 Foreign Key
3. Kode
Karyawan
kode_karyawan Varchar 4
4. Tanggal Tanggal Date -
7. Spesifikasi Jurnal
Nama : Jurnal Penjualan
Akronim File : jurnal_penjualan
Tipe File : File Laporan
Akses File : Random
Record Size : 45 Character
Media File : Harddisk
Kunci Field : no_referensi
Software : MySQL
Tabel IV.8
Spesifikasi File Jurnal
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Referensi no_referensi Varchar 5 Primary Key
2. Tanggal
Transaksi
Tanggal Date -
45
3. Debet Debet Int 20
4. Kredit Kredit Int 20
8. Spesifikasi Detail Jurnal
Nama : Detail Jurnal
Akronim File : detail_jurnal
Tipe File : File Laporan
Akses File : Random
Record Size : 81 Character
Media File : Harddisk
Kunci Field : -
Software : MySQL
Tabel IV.9
Spesifikasi File Detail Jurnal
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No Referensi no_referensi Varchar 5 Foreign Key
2. Kode Akun kode_akun Varchar 6 Foreign Key
3. Debet Debet Int 20
4. Kredit Kredit Int 20
5. Keterangan Keterangan Varchar 30
46
4.2.4 Software Architecture
Software Architecture merupakan proses yang mendefenisikan solusi yang
terstruktur yang memenuhi kebutuhan teknis dan operasional, disisi lain
mengoptimasi quality dari sebuah aplikasi.
Adapun software architecture yang digunakan dalam perancangan sistem
penjualan CV. Ilham Fadillah adalah sebagai berikut:
1. Deployment
Gambar IV.12 Deployment Diagram
47
2. Sequence Diagram
Gambar IV.13 Sequence Diagram Mengakses order penjualan
48
Gambar IV.14 Sequence Diagram Mengakses Pengiriman
49
4.2.5. User Interface
Gambar IV.15 User Interface Login
50
51
Gambar IV.16 User Interface Menu Utama
52
Gambar IV.17 User Interface Data Karyawan
53
Gambar IV.18 User Interface Data Konsumen
54
Gambar IV.19 User Interface Data Produk
55
Gambar IV.20 User Interface Data Akun
56
Gambar IV.21 User Interface order penjualan
57
Gambar IV.22 User Interface Pengiriman
58
Gambar IV.23User Interface Laporan Penjualan
59
Gambar IV.24 User Interface Jurnal
60
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software
Adapun spesifikasi hardware dan software yang digunakan dalam
perancangan sistem penjualan pada CV.Ilham Fadillah adalah sebagai berikut:
Tabel IV.10
Spesifikasi Hardware dan Software
Kebutuhan Keterangan
Sistem Operasi Microsoft Windows 8
Processor Intel ® Core™
RAM 2 Gb
Hardisk 500 Gb
Printer Epson Ink Ject L365
Mouse Standard
Software Bahasa Pemrograman : JAVA Development Kit
Aplikasi Pendukung : NetBeans IDE 8.1
DBMS : MySQL
Antivirus : Smadav