20

BAB III

METODE PENELITIAN

Bab ini menjelaskan metode yang digunakan dalam penelitian

meliputi metode pengumpulan data dan metode pengembangan

sistem.

3.1 Metode Pengumpulan Data

Pada  metode  pengumpulan  data  ini penulis melakuka  observasi,

wawancara, dan studi pustaka.

3.1.1 Observasi

Guna mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan sistem penulis

melakukan observasi di tempat penelitian yaitu RSUD Waluyo Jati Kraksaan

Kabupaten Probolinggo. Penulis melakukan pengamatan terhadap sistem yang

sedang berjalan saat ini sebagai bahan analisa untuk menentukan kebutuhan

sistem baru yang akan dikembangkan agar sinkron dengan sistem yang sudah

ada.

Dari observasi yang dilakukan, diketahui bahwa sistem kearsipan yang

sedang berjalan di RSUD Waluyo Jati menggunakan sistem terkomputerisasi

berupa program microsoft exel. Sistem ini memiliki beberapa kelemahan,

mengingat fungsi microsoft excel yang utama adalah fungsi kalkulasi, sehingga

memiliki banyak keterbatasan dalam menjalankan fungsi pengelolaan basis

data (database management system). Selain itu, program microsoft excel tidak

memungkinkan untuk dijalankan oleh multiuser dalam sebuah jaringan

komputer. Permasalahan ini menjadi landasan untuk mengembangkan sebuah

sistem dengan mengimplementasikan konsep sistem pengelolaan basis data

(database management system) yang terintegrasi melalui jaringan komputer.

3.1.2 Wawancara

Wawancara dilakukan dengan salah satu Ka. Subag Umum dan

Perlengkapan di bagian Umum dan Perlengkapan yaitu Bapak Agus Budi

21

Rahardjo, S.Sos untuk memperoleh informasi yang diperlukan dalam rangka

mengetahui bagaimana sistem di RS Waluyo Jati berjalan. Selain itu untuk

menentukan Spesifikasi Kebutuhan Software (Software Requirement

Spesification) sebagai sistem baru yang akan diaplikasikan di RS Waluyo Jati.

Dari hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa sistem yang sedang

berjalan saat ini kurang efektif, mengingat masih sulitnya pencarian kembali

arsip atau dokumen sehingga membutuhkan waktu yang lama. Kendala lainnya

adalah penentuan masa retensi terhadap arsip dilakukan secara manual,

sehingga sering kali terjadi penumpukan dokumen karena tercampurnya antara

arsip aktif dengan arsip in-aktif.

Oleh sebab itu ketika penulis mengusulkan sebuah Sistem Informasi

Kearsipan berbasis web, Ka.Subag Umum dan Perlengkapan sangat menyetujui

untuk lebih menunjang dan mempermudah tata kelola kearsipan di RSUD

Waluyo Jati.

3.1.3 Studi Literatur

Studi literatur dilakukan untuk mengetahui teori-teori pendukung yang

diperlukan untuk menyelesaikan persoalan dalam penelitian ini meliputi teori

tentang kearsipan, Database Management System (DBMS) MySQL, bahasa

pemrograman berbasis web PHP, Framework Code Igniter, Entity Relationship

Diagram (ER-D), dan Data Flow Diagram (DFD).

3.2 Pemilihan Teknologi yang digunakan

Sistem Informasi dalam penelitian ini akan dikembangkan menggunakan

bahasa pemrograman PHP Framework Code Igniter. Framework Code Igniter

digunakan

3.3. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem adalah metode- metode, prosedur-prosedur,

konsep-konsep pekerjaan yang akan digunakan untuk mengembangkan sebuah

sistem. Metodologi yang digunakan penulis dalam melakukan perancangan

22

Sistem Informasi kearsipan ini adalah Metode Waterfall. Penulis menggunakan

metode Waterfall yang terdiri dari beberapa tahap yaitu analisa kebutuhan

(requirements), analisa (analysis), desain (design), implementasi

(implementation) dan pengujian (testing).

3.3.1 Analisa Kebutuhan Sistem

Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan bahan-bahan mengenai

kebutuhan-kebutuhan pengguna sistem. Setelah itu, hasil dari pengumpulan

tersebut dianalisa sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pengguna. Tahapan

ini dapat dilakukan dengan cara melakukan konsultasi dengan pengguna

sistem. Kemudian mendefinisikan spesifikasi sistem sesuai dengan kebutuhan

pengguna sistem.

Adapun spesifikasi sistem yang diharapkan oleh pengguna meliputi hal-hal

berikut ini :

Sistem berbasis web sehingga bisa diakses oleh unit-unit terkait

dan direktur secara online.

Sistem dapat melakukan jadwal retensi arsip secara otomatis

sehingga dapat memilah arsip aktif dan in aktif.

Sistem yang memungkinkan proses disposisi surat dapat dilakukan

secara online.

Sistem yang memungkinkan sistem terkait mengajukan

permohonan pembuatan/permintaan surat secara online.

Sebuah sistem yang memungkinkan pencarian surat dilakukan

menggunakan parameter pencarian yang diketahui.

Sebuah sistem yang memungkinkan penyimpanan dokumen digital

yang terklasifikasi secara baik.

23

Gambar 3. 1 Konsep dan Desain Alur Aplikasi Web Sistem Informasi Kearsipan

Gambar 3.1 menggambarkan infrastruktur Sistem Informasi Kearsipan

yang dapat diakses oleh beberapa pengguna. Komputer server dan basis data

merupakan infrastruktur untuk meng-install dan menyimpan data aplikasi.

Komputer server menyediakan aplikasi melalui infrastruktur jaringan baik

intranet maupun internet. Petugas dapat melakukan pemindaian (scanning)

dokumen untuk melakukan penyimpanan secara elektronik. Setiap pengguna

(user) dapat menggunakan aplikasi melalui komputer atau perangkat

komunikasi lainnya.

3.3.2 Analisis dan Desain Sistem

Setelah mengetahui permasalahan yang terdapat di RSUD Waluyo Jati,

maka dipandang perlu untuk merumuskan hubungan antara komponen

tersebut sehingga membentuk sebuah hubungan sistemik dalam rangka

mencapai hubungan sistem yang terkomputerisasi. Untuk membentuk

hubungan sistem yang baik, perlu dilakukan terlebih dahulu analisa sistem.

Analisis sistem ini bertujuan untuk memberi gambaran pada pengguna (user)

tentang sistem yang baru.

Terdapat tiga perangkat yang akan digunakan dalam menganalisa sistem

diantaranya System Flow chart, yang digunakan untuk menjelaskan tentang

alur sistem yang hendak diterapkan, Data Flow Diagram (DFD) merupakan

24

tahapan kedua setelah sistem alur data dari sistem yang ditawarkan untuk di

imlementasikan pada program aplikasi dimaksud, dan Entity Relationship

Diagram (ER-D) yang akan memberikan gambaran terkait dengan diagram

hubungan antar satu entitas dengan entitas yang lain.