BAB IIIURAIAN KEGIATAN

3.1 Tempat KegiatanSelama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. PINDAD (Persero) Turen, peserta PKL di tempatkan di Departemen Keuangan yang ada di PT. PINDAD (Persero) Turen. Pada Departemen Keuangan ini terdapat dua Sub Departemen dan satu bagian dimana peserta PKL harus menempati setiap Sub Departemen yang terdapat dalam Departemen Keuangan. Sub Departemen dan bagian yang ada di Dep Keuangan diantaranya adalah : Sub. Departemen Akuntansi Keuangan. Sub. Departemen Akuntansi Biaya dan Anggaran Kasir.Selama melaksanakan PKL di PT. PINDAD (Persero) peserta harus mengikuti jam kerja yang berlaku di PT. PINDAD (Persero) yaitu jam 07.30 WIB dan berakhir jam 16.30 WIB. Selain itu peserta PKL juga masuk pada hari kerja yang berlaku di PT. PINDAD (Persero) yaitu pada hari Senin sampai dengan hari Jumat. Pada hari Sabtu dan Minggu adalah hari libur yang berlaku di PT. PINDAD (Persero).

3.2 Uraian Kegiatan Bagian Adminstrasi Departemen Keuangan (TU)Bagian administrasi Departemen Keuangan (TU) bertugas menerima surat yang masuk di Departemen Keuangan. Setelah itu surat-surat yang masuk tersebut akan diberi lembar disposisi dan nomor surat masuk dan kemudian diserahkan kepada Kepala Departemen Keuangan untuk selanjutnya didistribusikan kepada yang berkepentingan. Dalam hal ini yang dilakukan oleh peserta PKL adalah memberi lembar disposisi kemudian memberi nomor surat masuk dan menyerahkan surat masuk tersebut kepada Kepala Departemen Keuangan. Setelah selesai lalu mendistribusikan surat tersebut sesuai dengan diperintahkan Kepala Departemen Keuangan dalam lembar disposisi. Sub Departemen Akuntasi KeuanganAktivitas yang dilakukan selama melaksanakan PKL di PT. PINDAD (Persero) Turen pada Sub. Akuntansi Keuangan diantaranya adalah :a. Memverifikasi bukti kas/bank pengeluaranDalam kegiatan ini yang dilakukan adalah mengagendakan bukti kas/bank pengeluaran yang telah memiliki nomor verifikasi. Contoh dari form bukti kas/bank pengeluaran dapat dilihat pada lampiran 1.b. Memverifikasi bukti kas/bank penerimaan.Dalam kegiatan ini yang dilakukan adalah mengagendakan bukti kas/bank penerimaan yang telah memiliki nomor verifikasi. Contoh dari form bukti kas/bank penerimaan dapat dilihat pada lampiran 2.c. Membuat Bukti Memorial.Dalam kegiatan ini yang dilakukan adalah membuat bukti memorial. Bukti memorial tersebut terdiri dari jumlah transaksi yang disertai dengan terbilang dari jumlah tersebut, penjelasan tentang transaksi yang dilakukan, dan bukti pendukung transaksi tersebut. Kemudian bukti memorial tersebut disahkan oleh Kepala Sub Departemen dan Kepala Departemen, dan pada bukti memorial tersebut langsung terdapat form jurnal. Untuk lebih jelasnya tentang form bukti memorial lihat lampiran 3.d. Membuat dan menghitung biaya SPPDYang dilakukan dalam kegiatan ini adalah membuat SPPD melalui komputerisasi serta menghitung nominal biaya SPPD sesuai dengan golongan dan tujuan.e. Menginput jurnal antar kantorKegiatan yang dilakukan oleh peserta PKL adalah menginput biaya-biaya antar kantor dengan menggunakan program SAP. SAP (System Application and Product in data processing) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. Data yang dibutuhkan untuk menginput jurnal biaya antar kantor yaitu menginput nomor akun yang akan dijurnal, nomor cost center, keterangan atas biaya tersebut, dan nomor bisnis area. Sub Departemen Akuntansi Biaya dan Anggarana. Menginput Nilai Realisasi BiayaSetiap adanya pengeluaran biaya perlu adanya proses pencatatan. Tidak hanya anggaran biaya saja yang perlu dicatat namun realisasi biaya yang dikeluarkan juga perlu dicatat untuk mempermudah proses pengendalian biaya. Kegiatan menginput realisasi biaya ini dilakukan dengan menginput seluruh realisasi biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing departemen menggunakan Ms. Excel.b. Mengalokasikan biaya-biaya di setiap departemen Kegiatan yang dilakukan peserta PKL adalah memecahkan total biaya untuk dibagikan ke masing-masing departemen. Kegiatan yang dilakukan dalam hal ini adalah dengan cara membagi total biaya yang ada di seluruh departemen dengan total karyawan yang ada di seluruh departemen kemudian dikali dengan jumlah karyawan per departemen. Kasira. Merekapitulasi bukti kas/bank penerimaan dan pengeluaranBukti Kas/Bank Penerimaan dan Bukti Kas/Bank pengeluaran yang diperoleh dari Sub Departemen Akuntansi Keuangan, apabila dikeluarkan uang atau diterima uang maka diberikan tanda stempel lunas. Dan dalam stempel tersebut juga terdapat nomor realisasi dan tanggal realisasi dana tersebut. Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan oleh peserta PKL adalah memberi stempel dan melakukan penomoran pada Bukti Kas/Bank Penerimaan dan Bukti Kas/Bank Pengeluaran yang telah terealisasi. Kemudian mengagendakan Bukti Kas/Bank Penerimaan dan Bukti Kas/Bank Pengeluaran tersebut di buku agenda.b. Membagikan upah lembur karyawan THL dan Kontrak PT. PindadKaryawan yang mengambil lembur akan mendapatkan upah lembur setiap bulannya. Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan oleh peserta PKL adalah membagikan upah lembur karyawan sesuai dengan data yang dimiliki oleh kasir.

3.3 Masalah yang dihadapiSelama melakukan Prakek Kerja Lapangan (PKL) di PT. PINDAD (Persero) Turen masalah yang dialami adalah masalah yang dirasa tidak terlalu berarti karena disadari sepenuhnya ini adalah suatu proses pembelajaran yang nantinya sangat berguna bagi penyusun. Berikut beberapa masalah yang dihadapi penyusun :a. Adanya program SAP yang diterapkan pada PT. Pindad dan belum pernah ditemukan dalam praktek di perkuliahan.b. Dikarenakan PT. Pindad menggunakan program SAP untuk menginput data, jadi banyak sekali istilah-istilah SAP yang tidak dimengerti dan juga proses menginput data ke dalam program SAP juga cukup sulit.c. Memerlukan ketelitian dan kecermatan yang lebih dalam pelaksanaan kerja. Dikarenakan penyusun memeriksa data-data dalam jumlah banyak sehingga apa yang dikerjakan membutuhkan ketelitian agar sesuai dengan tujuan perusahaan.d. Kepala Sub Departemen yang sering berada di luar ruangan terkadang membuat peserta PKL mengalami kesulitan pada saat peserta ingin bertanya atau membutuhkan bantuan dan bimbingan. e. Peserta PKL sering merasa ragu-ragu dan takut apabila melakukan kesalahan pada saat menginput data.f. Dalam mengerjakan Surat Perintah Perjalanan Dinas masih belum hafal tarif-tarif yang sudah ditetapkan oleh PT.Pindad sehingga pada saat menginput data masih terlalu lama mengerjakannya.3.4 Penanganan MasalahUntuk mengatasi beberapa permasalahan di atas maka dapat dilakukan hal-hal sebagai berikut :a. Berusaha mempelajari tentang program SAP yang digunakan oleh PT.Pindad dan bertanya kepada pegawai mengenai program tersebut. b. Meminta bimbingan kepada pembimbing perusahaan jika menghadapi permasalahan yang dirasa sulit, namun jika dirasa bisa menyelesaikan sendiri maka penyusun harus mempunyai inisiatif untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.c. Lebih meningkatkan ketelitian dan kecermatan serta berhati-hati dalam menjalankan tugas yang diberikan.d. Apabila Kepala Sub Departemen jarang berada di tempat, bila peserta PKL membutuhkan tanda tangan ataupun keperluan bimbingan bisa diatasi dengan menunjuk perwakilan Kepala Sub Departemen yang ada di tempat.e. Lebih meningkatkan kepercayaan diri dan terus belajar dalam mengerjakan tugas yang diberikan dan juga tidak takut bertanya kepada pembimbing maupun pegawai yang lain apabila menemukan kesulitan dalam mengerjakan tugas.f. Lebih sering membantu mengerjakan SPPD sehingga lebih cepat hafal tarif-tarif yang diterapkan oleh PT.Pindad dan lebih cepat menginput data SPPD tersebut. 3.5 Sistem dan Prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah sebuah perintah yang dikeluarkan oleh kepala suatu bagian di PT. PINDAD (Persero) untuk melaksanakan sebuah perintah dinas di luar kantor. Sumber dana SPPD diambilkan dari kas kecil digunakan hanya untuk SPPD dalam kota Malang saja dan untuk diluar SPPD kota Malang diambilkan dari kas besar yang berada di kasir. Dalam hal ini SPPD terbagi menjadi 4 jenis sesuai dengan kemana tujuan dari SPPD itu diperintahkan atau digunakan, yaitu :1. SPPD Dalam KotaSPPD dalam kota adalah SPPD dengan tujuan daerah Malang dan sekitarnya. Contoh dari penggunaan SPPD ini biasanya digunakan untuk pencairan uang di bank, menjemput tamu di Bandara Abd. Saleh dan keperluan lainnya yang bertujuan di daerah Malang dan sekitarnya. Jenis SPPD ini biasanya diambilkan dari kas kecil karena membutuhkan dana yang tidak terlalu besar. Biaya SPPD Dalam Kota terdiri dari uang saku, biaya transportasi atau BBM.

2. SPPD Luar KotaSPPD luar kota adalah SPPD dengan tujuan kota Surabaya, Jakarta, Bandung dan Kota lain. Contoh dari penggunaan dari SPPD ini biasanya digunakan untuk keperluan dengan kantor pusat yang berada di Bandung atau digunakan untuk uji peluru dan keperluan lain-lain. Jenis SPPD in diambilkan dari kas besar yang ada di kasir, karena membutuhkan biaya yang cukup besar. Biaya SPPD Luar Kota terdiri dari uang saku, biaya transportasi, biaya penginapan dan tarif TOL. Kecuali SPPD tujuan Bandung tidak menggunakan biaya penginapan karena sudah disiapkan penginapan khusus oleh PT. Pindad.3. SPPD Kirim MunisiSPPD Kirim Munisi adalah SPPD dengan tujuan mengirim munisi kepada pembeli. Jenis SPPD ini diambilkan dari kas besar yang ada di kasir, karena membutuhkan biaya yang cukup besar. Biaya SPPD Kirim Munisi terdiri dari uang saku, biaya transportasi, biaya penginapan, tarif TOL dan biaya tunjangan bahaya.4. SPPD Luar NegeriSPPD Luar Negeri adalah SPPD dengan tujuan ke Luar Negeri seperti Cina, Korea, Taiwan dll. Contoh penggunaan SPPD ini adalah untuk inspeksi barang. Jenis SPPD ini diambilkan dari kas besar yang ada di kasir, karena membutuhkan biaya yang cukup besar. Biaya SPPD Luar Negeri terdiri dari uang saku dan biaya transportasi.

Dalam pemberian biaya perjalanan dinas terdapat beberapa pertimbangan salah satunya adalah golongan dari pegawai yang menerima biaya SPPD. Dalam PT. PINDAD karyawan terdiri dari berbagai golongan sebagai berikut:TABEL 6PENGGOLONGAN KARYAWAN UNTUK PEMBERIAN BIAYA SPPD DI PT. PINDAD (PERSERO)GOLONGANJABATAN

A1Kepala Divisi

A2Wakil Kepala Divisi

BKepala Departemen

CKepala Sub Departemen

DAhli Pemula

ETenaga Terampil

*Sumber : PT. PINDAD (Persero) Turen, Malang

TABEL 7TARIF SPPD LUAR KOTA YANG DILAKUKAN PP DALAM SEHARI GOLONGANTARIF

A1225.000

A2225.000

B210.000

C200.000

D160.000

E150.000

*Sumber : PT. PINDAD (Persero) Turen, Malang

TABEL 8BIAYA HARIAN LUAR KOTAGOLONGANTARIF

A1175.000

A2175.000

B160.000

C150.000

D125.000

E110.000

*Sumber : PT. PINDAD (Persero) Turen, Malang

TABEL 9BIAYA AKOMODASI / PENGINAPANGOLONGANTARIF

A1700.000

A2700.000

B570.000

C440.000

D260.000

E260.000

*Sumber : PT. PINDAD (Persero) Turen, Malang

Khusus untuk SPPD dalam kota semua tidak dihitung berdasarkan golongan, semua golongan dihitung sama uang makan dan transport umum sejumlah 35.000 rupiah. Bila menggunakan kendaraan dinas biaya yang dikeluarkan sejumlah 15.000 rupiah.

3.5.1Formulir yang Digunakan1. Permohonan Surat Perintah Perjalanan DinasPermohonan surat perintah perjalanan dinas adalah surat yang berisikan permohonan yang telah disetujui oleh kepala departemen yang akan diajukan kepada Departemen Umum dan Departemen Keuangan. Contoh dari permohonan surat perintah perjalanan dinas bisa dilihat pada lampiran 6. 2. Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat perintah yang dikeluarkan oleh kepala suatu bagian di PT. PINDAD (Persero) untuk melaksanakan sebuah perintah dinas di luar kantor. Contoh dari Surat perintah perjalanan dinas bisa dilihat pada lampiran 7.3. Bukti Pengeluaran KasBukti Pengeluaran merupakan bukti pengeluaran kas baik kas kecil maupun kas besar di PT. PINDAD untuk pengeluaran biaya SPPD. Bukti Pengeluaran Kas berisikan nomor registrasi surat, tanggal, kepada siapa kas dibayarkan, nominal kas yang keluar, keperluan, bukti pendukung, jurnal, dan tanda tangan pihak yang berwenang. Contoh dari form Bukti Pengeluaran kas bisa dilihat di lampiran 1.4. Biaya Perjalanan DinasBiaya perjalanan dinas adalah semua biaya yang dianggarkan untuk semua kebutuhan wajar yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas seperti akomodasi, BBM, biaya TOL dan lain-lain. Formulir ini hanya untuk perjalanan dinas di luar kota dan Pengiriman munisi karena biaya yang dibutuhkan sangat banyak. Contoh dari form biaya perjalanan dinas bisa dilihat di lampiran 4.5. Biaya Tunjangan BahayaBiaya tunjangan bahaya adalah biaya yang dikeluarkan saat pengiriman munisi. Biaya ini diberikan kepada tiap personil yang berangkat untuk melakukan pengiriman munisi. Adanya biaya tunjangan bahaya dikarenakan resiko yang mungkin bisa terjadi saat terjadi pengiriman munisi. Contoh formulir Biaya Tunjangan Bahaya bisa dilihat di lampiran 5.3.5.2 Catatan yang Digunakan Pencatatan digunakan dalam pencatatan SPPD tidak menggunakan manual akan tetapi semua pencatatan menggunakan komputerisasi dengan menggunakan Ms. Excel. Pencatatan jurnal pada saat setelah pencairan dana yaitu: Biaya SPPD..xxKas.xx3.5.3 Bagian yang terlibat1. Kepala Departemen di setiap departemenKepala Departemen bertanggung jawab menyetujui permohonan SPPD. 2. Departemen Administrasi UmumDepartemen administrasi umum bertanggung jawab membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas.3. SubDep Akuntansi KeuanganSubDep akuntansi keuangan bertanggung jawab membuat bukti pengeluaran.4. KasirKasir bertanggung jawab mencairkan dana sesuai dengan nominal yang tertera pada SPPD.5. Bagian yang memerlukan pembayaran tunai (Pemakai Kas Kecil)Pemakai Kas Kecil bertanggung jawab menerima dana kas kecil untuk SPPD dalam kota.3.5.4 Prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)Sistem dan prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di PT. PINDAD (Persero), yaitu sebuah sistem dimana dan bagaimana cara pengajuan SPPD dari awal hingga akhir proses tersebut akan kita jelaskan dalam bagan alir (flowchart) di gambar 4. Adapun Prosedur Surat Perintah Perjalanan Dinas sebagai berikut :1. Pemohon mengajukan Permohonan Surat Perintah Perjalanan Dinas (PSPPD) kepada kepala departemen untuk diverifikasi. Adapun Permohonan SPPD mencakup SPPD dalam kota, luar kota, luar negeri, dan kirim munisi sesuai dengan kemana tujuan dari SPPD itu diperintahkan.2. Lalu Kepala Departemen memberikan Permohonan Surat Perintah Perjalanan Dinas (PSPPD) yang sudah diverifikasi. Contoh dari PSPPD bisa dilihat di lampiran 6.3. PSPPD lalu diajukan kepada Departemen Umum untuk dibuatkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan dibuatkan rangkap 3. Contoh dari SPPD bisa dilihat di lampiran 7.4. Dari Departemen Umum SPPD rangkap 3 tadi diberikan kepada pemohon, Departemen Keuangan, dan Departemen Umum sendiri untuk dijadikan arsip.5. Setelah mendapat SPPD dari pihak Departemen Umum, pihak Akunku yang bertanggung jawab atas surat masuk di Departemen Keuangan dan dibuatkan bukti pengeluaran kas rangkap 2 untuk laporan kas keluar dan arsip di Akuntansi Keuangan bisa dilihat di lampiran 8.6. Setelah proses pembuatan bukti kas keluar selesai dan telah ditandatangani oleh kasub Akunku bukti kas keluar diserahkan kepada kasir untuk melakukan input nomor bukti kas /bank pengeluaran dan ditandatangani selanjutnya menginformasikan kepada personil yang akan melakukan perjalanan dinas.7. Lalu pemohon SPPD bisa mencairkan dana SPPD sesuai dengan nominal yang tertera pada SPPD. Bukti penerimaan uang SPPD bisa dilihat di lampiran 9.8. Setelah sampai di tempat tujuan diberikan sebuah verifikasi di surat SPPD yang dibawa untuk bukti bahwa karyawan tersebut telah sampai tujuan.9. Setelah kembali ke kantor SPPD yang dibawa dan sudah di verifikasi diserahkan ke Kepala Departemen sebagai arsip.10. Setelah proses di atas selesai dilakukan, maka prosedur SPPD bisa di akhiri.Dan jika terjadi kekurangan dana, maka penggantian kekurangan biaya SPPD dilakukan dengan cara menyimpan semua bukti pengeluaran yang melebihi biaya SPPD untuk dijadikan bukti pengajuan kekurangan biaya. Sedangkan Bagan Alir bisa dilihat di gambar 5. Adapun prosedur pengajuan kekurangan biaya BBM dan biaya lain pada SPPD adalah :1. Pemohon mengumpulkan bukti-bukti transaksi yang kurang dari biaya SPPD yang diberikan.2. Setelah semua bukti terkumpul lalu diajukan ke SubDep AKUNKU untuk dibuatkan bukti kas keluar.3. Lalu setelah itu bukti kas keluar diajukan ke Kasir.4. Setalah diperiksa kebenaran bukti tersebut pihak kasir akan mencairkan dana kekurangan tersebut.5. Setelah proses tersebut dilakukan, maka prosedur yang ada sudah berakhir.

41

39

GAMBAR 4BAGAN ALIR (FLOWCHART)SISTEM DAN PROSEDUR SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)

PEMOHONKEPALA DEPARTEMENDEP. UMUM SUBDEP AKUNKU KASIR

MulaiMengajukan PSPPDPSPPDMemberikan PSPPD14231

Menerima Pengajuan PSPPDMenerima BKKMenerima SPPDMenerima PSPPD

Menginput nomor Bukti Kas PengeluaranMembuat Bukti Kas Keluar

SPPD 2SPPD 3PSPPD

Memverivikasi PSPPDSPPD 1BKK 2

Mencairkan DanaBKK 1

N

Mengajukan PSPPDMemberikan kepada PemohonLaporan Kas Keluar

543

2Menerima DanaN

Selesai5GAMBAR 5BAGAN ALIR (FLOWCHART)PROSEDUR PENGAJUAN KEKURANGAN BBM DAN BIAYA LAINPADA SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)

PEMOHONSUBDEP AKUNKUKASIR

2Mulai1

Menerima BuktiMenerima BuktiMengumpulkan Bukti

Mencairkan DanaMembuat Bukti Kas KeluarBukti-bukti

3Bukti Kas Keluar1

3

Menerima DanaMemberikan Bukti

Selesai2