BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan...

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

Setiap kegiatan pada sebuah organisasi memiliki bukti dari hasil kegiatan tersebut. Bukti-

bukti tersebut terkenal dengan istilah arsip. Berikut akan dibahas beberapa pengertian arsip dan

kearsipan yang dikemukakan oleh para ahli.

2.1.1 Pengertian Arsip

M��

yang merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat

keterangan-keterangan mengeni suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat

orang untuk membantu daya ingatan. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008)

mengatakan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan

mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat

untuk suatu keperluan. Sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau

kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Dapat disimpulkan bahwa

arsip adalah kumpulan warkat dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang disimpan secara

sistematis dengan tujuan agar dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan.

2.1.2 Pengertian Kearsipan Menurut

Setiawardani (2007), Kearsipan adalah kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara

tertib, menurut sistem, susunan dan tata cata yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan arsip

tersebut dapat dikendalikan dan bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Menurut Terry (dalam Moekijat, 2002) dalam bukunya �� ! "#$#%!&!$' #$(

)*$'+*,- menjelaskan bahwa : �.�,�$% �/ '0! 1,# �$% *� 1#1!+/ �$ # !1'#2,! *$'#�$!+/

according to some predetermined arrangement so that any paper, when required, can be located

34� 5,6 #$( *$7!$�!$',6-8 Sedangkan menurut Barthos (2007),

Kearsipan adalah kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-surat

atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar dengan

menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah kegiatan penyimpanan sebuah dokumen atau

arsip agar tersusun dengan baik dan dapat ditemukan dengan cepat apabila dibutuhkan.

2.2 Peranan Arsip

Menurut Barthos (2007), arsip mempunyai beberapa peranan adalah sebagai berikut:

1. Arsip sebagai sumber ingatan

Arsip yang disimpan dapat dijadikan acuan pencarian informasi apabila diperlukan yang

dapat membantu daya ingatan manusia.

2. Arsip sebagai sumber informasi

Arsip mempunyai peranan penting dalam penyajian informasi bagi pimpinan untuk

membuat keputusan dan merumuskan kebijakan.

3. Arsip sebagai alat pengawasan

Arsip yang berfungsi sebagai alat pembuktian apabila diperlukan yang memiliki

pertanggungjawaban bagi kegiatan di suatu organisasi.

2.3 Fungsi Arsip Menurut

Barthos (2007), fungsi arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Arsip Dinamis

Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelengaraan administrasi Negara.

2. Arsip Statis

Arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelengaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan

sehari-hari administrasi Negara.

2.4 Azas Penyimpanan Arsip

Menurut Amsyah (2005) dalam penyimpanan arsip terdapat tiga azas pengorganisasian

yaitu meliputi azas sentralisasi, azas desentralisasi, dan campuran. Berikut keterangan dari

ketiganya:

1. Azas Sentralisasi

Penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit khusus (unit kearsipan/sentral arsip)

yaitu pusat penyimpanan arsip sebagai sentral arsip. Azas ini lebih efektif dan efisien jika

digunakan oleh organisasi atau kantor yang kecil atau tidak terlalu besar.

Kelebihan:

a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

c. Kantor dapat menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kekurangan:

a. Hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.

b. Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan arsip yang

seragam.

c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memerlukan waktu lebih lama untuk

memperoleh arsip yang diperlukan.

2. Azas Desentralisasi

Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit kerja dalam

suatu organisasi. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan masing-masing unit kerja

tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan. Azas ini lebih cocok digunakan

untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah.

Kelebihan:

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.

b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.

c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan

baik.

Kelemahan:

a. Memerlukan ruang dan peralatan arsip yang lebih banyak.

b. Dana untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip lebih banyak.

c. Memerlukan pelatihan untuk pegawainya.

d. Adanya duplikasi arsip.

3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Penyimpanan arsip dilakukan di unit kearsipan dan juga di unit kerja masing-masing.

Arsip-arsip aktif dikelola oleh unit kerja masing-masing, sedangkan arsip inaktif dikelola

oleh unit kearsipan. Azas ini dipergunakan untuk mengatasi kelemahan kedua azas diatas.

Menurut Amsyah (2005) di dalam pengorganisasian yang dilakukan dengan azas

campuran, maka arsip yang masih aktif digunakan dikelola di unit kerja masing-masing

pengolah. Sedangkan arsip yang sudah jarang dipergunakan akan dikelola di sentral arsip.

Dengan demikian pengorganisasian arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip-

arsip inaktif secara sentralisasi.

2.5 Sistem Penyimpanan Arsip Setiap

perusahaan yang memiliki arsip, akan menyimpan arsip tersebut sesuai dengan sistem

penyimpanan arsip yang telah ditentukan sebelumnya oleh perusahaan. Sistem penyimpanan

arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-

bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan

(Barthos, 2007). Sedangkan menurut Sedarmayanti (2005) sistem

penyimpanan arsip adalah pengaturan dan penyusunan berkas atau arsip secara tertib dan

sistematis, sehingga arsip tersebut dapat digunakan secara aman dan ekonomis serta

memudahkan penemuan kembali arsip sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Sugiarto (2005), ada enam sistem penyimpanan arsip yaitu sistem abjad, sistem

geografis, sistem subyek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam

penyimpanan dokumen yaitu sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna dapat

dikombinasikan dengan sistem penyimpanan yang lain. Misalkan penggunaan warna untuk

guide-guide dalam folder, atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip yang dapat

membantu kegiatan kearsipan. Dengan demikian, penggunaan warna bukan sebagai sesuatu yang

utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.

Sedangkan sistem penyimpanan arsip menurut Sedarmayanti (2005) dan Barthos

(2007) terbagi menjadi lima jenis, yaitu: sistem abjad (alphabetical filing system), sistem

masalah/perihal (subject filing system), sistem nomor (numerical filing system), sistem

tanggal/urutan waktu (chronological filing system) dan sistem wilayah/daerah (geographical

filing system). Berikut penjelasan dari kelima sistem penyimpanan arsip :

1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik perihal

dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu menyusun

subyek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun itu maka nama-nama atau

kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama

instansi pemerintahan, dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Untuk

dapat menyusun nama-nama ini maka diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing

yang merupakan standar peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi,

sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang ditentukan. Standar

tentang peraturan-peraturan dimaksud telah ada, sehingga setiap organisasi tidak perlu

bersusah payah menetukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan.

Keuntungan dari sistem abjad adalah sebagai berikut :

a) Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.

b) Surat masuk dan pertanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

c) Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang

mendapat surat, tanpa menpergunakan indeks.

d) Susunan guide dan folder sederhana.

e) Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan.

Adapun kerugian dari sistem abjad adalah sebagai berikut:

a) Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama

yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.

b) Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda

nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan.

c) Ejaan huruf yang selalu salah berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh sedangkan nama orang

ditulis berdasarkan keinginan ejaan masing-masing.

d) Harus menggunakan peraturan mengindeks sehingga diperlukan pemahaman tentang

peraturan mengindeks.

Berikut gambar berdasarkan sistem abjad dapat dilihat pada gambar

Sumber: www.google.com , 2012

Gambar 2.1 Sistem Abjad

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Abjad

2. Sistem Perihal/Subyek

Sistem perihal atau subyek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat

berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Untuk dapat melakukan penataan

arsip berdasarkan subyek atau pokok masalah ini, maka harus ditentukan dahulu masalah-

masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat yang ditangani setiap harinya

(Sedarmayanti, 2005).

Keuntungan dalam penggunaan penyimpanan arsip dengan sistem perihal/subyek

adalah sebagai berikut:

a) Penghematan waktu pencarian dokumen karena semua hal yang menyangkut sebuah

permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.

b) Dokumen subyek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subyek

baru ataupun menambah sub subyek pada subyek utama.

Adapun kerugian dari sistem subyek adalah sebagai berikut :

a) Ada kecenderungan daftar subyek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.

b) Penyimpanan berdasarkan subyek tidak akan efektif apabila istilah yang digunakan

tidak dibatasi.

c) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip

yang berpengalaman.

d) Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subyek dan

informasi yang terkait.

e) Sering terjadi penggunaan nama seorang untuk daftar subyek, sehingga dapat

memperlambat penemuan arsip.

Hal yang perlu dipersiapkan untuk sistem subyek adalah :

a) Daftar Indeks

b) Perlengkapan menyimpan surat

c) Pemberian kode surat

d) Penyimpanan surat atau dokumen dengan cara

� Membaca surat untuk mengetahui isi surat.

� Memberi kode surat.

� Mencatat surat dalam kartu kendali.

� Menyimpan kartu kendali.

Masalah Utama Sub Masalah Sub-Sub Masalah

Kepegawaian 1. Kenaikan

Pangkat

2. Lamaran

3. Cuti 1. Cuti Besar

2. Cuti Sakit

3. Cuti Tahunan

Sumber: Sugiarto (2005, hal 70)

Tabel 2.1 Daftar Indeks

Gambar sistem subyek dapat dilihat pada gambar berikut:

Sumber: www.google.com, 2012

Gambar 2.2

http://www.google.com/

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Subyek

3. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode

nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.

Ada empat macam sistem nomor di dalam penyimpanan arsip, yaitu:

� Sistem nomor menurut Dewey (sistem desimal/klasifikasi)

Dalam klasifikasi, nomor yaitu daftar yang memuat semua masalah yang terdapat

dalam kantor atau organisasi. Setiap permasalahan diberi nomor tertentu. Terdapat tiga

pembagian dalam klasifikasi, yaitu:

a) Pembagian utama, memuat kegiatan atau masalah pokok dari kantor organisasi.

b) Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama.

c) Pembagian kecil, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Contoh dari sistem nomor menurut Dewey adalah

000 Kesejahteraan 500 Kepegawaian

100 Keuangan 600 Hubungan Masyarakat

200 Pembangunan 700 Logistik

300 Pendidikan 800 Research

400 Umum 900 Produksi

Pembagian utama dibagi lagi kedalam pembagian pembantu :

Contoh:

500 Kepegawaian 500 Asuransi Pegawai

510 Kenaikan Pangkat

520 Mutasi

530 Riwayat Hidup

Pembagian pembantu dibagi lagi kedalam pembagian kecil :

Contoh:

580 Cuti 580 Cuti Sakit

581 Cuti Melahirkan

582 Cuti Tahunan

583 Cuti Besar

584 Cuti di Luar Tanggungan

585 Permohonan Cuti

586 Cuti Karena Kematian

587 Cuti Kawin

588 Cuti Ujian Dinas

� Sistem nomor menurut terminal digit

Sistem nomor menurut terminal digit adalah sistem penyimpanan berdasarkan

pada nomor urut dalam buku arsip yang mempunyai unsur-unsur sebagai berikut:

a) Nomor urut

b) Tanggal Penyimpanan

c) Judul Surat

d) Tanggal Surat

e) Nomor Surat

f) Perihal

g) Keterangan

� Sistem nomor middle digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem nomor decimal Dewey dan sisterm

nomor terminal digit yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di

tengah, sedangkan dua angka yang berada di belakangnya menunjukan kode map,

kemudian dua angka yang berada di belakangnya menunjukan urutan surat yang ke

sekian dalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam sehingga terdapat

dua angka di tengah, dua angka di depan dan dua angka di belakang. Apabila angka kode

kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol. Cara penyimpanan suratnya sama

dengan sistem nomor terminal digit.

� Sistem nomor soundex (phonetic system)

Sistem nomor soundex adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan

pengelompokan nama yang tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.

Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode yang terdiri dari satu huruf dan tiga

angka. Susunan penyimpanan adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

Sumber: Sedarmayanti (2008, hal 99)

Gambar 2.3

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Nomor

4. Sistem Geografis atau Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan

pembagian wilayah atau daerah tertentu (Sedarmayanti, 2005).

Keuntungan dari penggunaan penyimpanan arsip sistem geografis ini adalah

sebagai berikut :

a) Mudah dan cepat dalam penemuan apabila nama tempat telah diketahui.

b) Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa rujukan atau bantuan

indeks.

Adapun kerugian dari sistem ini adalah :

a) Kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup

tentang pembagian wilayah.

b) Diperlukan indeks yang tepat dan teliti.

c) Apabila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.

Berikut gambar penataan arsip berdasarkan sistem geografis/wilayah.

Sumber: Sedarmayanti (2008, hal 101)

Gambar 2.4

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Geografis/Wilayah

5. Sistem Tanggal/Kronologis

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan

tanggal, dilihat dari tanggal surat yang diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat

dikirim (untuk surat keluar). Surat yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling

akhir pula tanpa memperhatikan masalah surat tersebut (Sedarmayanti, 2005).

Keuntungan dari sistem tanggal adalah sebagai berikut :

a) Mudah dilaksanakan.

b) Susunan dan urutan guide sederhana.

c) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

Adapun kerugian sistem tanggal adalah sebagai berikut :

a) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang

tidak banyak.

b) Tidak akan digunakan apabila tanggal, bulan dan tahun sebuah dokumen tidak

diketahui

c) Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

Berikut gambar penataan arsip berdasarkan sistem kronologis.


Gambar 2.5

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologis

2.6 Faktor-faktor Dalam Menentukan Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya memperhatikan

beberapa faktor. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menurut Sedarmayanti (2008) antara lain

adalah:

1. Kesederhanaan: Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya

bukan hanya dimengerti oleh sekretaris saja, melainkan juga dapat dimengerti oleh orang

atau petugas/pegawai lain.

2. Kecepatan menyimpan dan mengambil kembali arsip, berdasarkan sistem yang

digunakan, harus memungkinkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan

cepat dan tepat.

3. Memenuhi persyaratan ekonomis: Memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang

ada, serta biaya yang tidak terlalu tinggi.

4. Menjamin keamanan: Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan

harus aman dari bahaya api, air, gangguan binatang, udara yang lembab dan lain-lain,

sehingga menyimpannya harus ditempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.


5. Penempatannya harus strategis: Tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau

yang memerlukannya tanpa membuang banyak waktu.

6. Sistem yang digunakan harus fleksibel: Harus memberikan kemungkinan adanya

perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan peningkatan efisiensi.

7. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.

8. Menggandakan dan melayani peminjaman arsip.

9. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap

dengan tanggal kejadiannya, agar dapat menemukan atau mempertimbangkan kembali

bila diperlukan.

10.Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media

informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta

pemusnahan bila perlu.

2.7 Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan

sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan (Amsyah,

2005), yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (pending file) dan penyimpanan

warkat yang sudah diproses (permanent file).

1. Penyimpanan Sementara (pending file)

Penyimpanan sementara adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara

sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal

yang berlaku untuk tiga bulan. Arsip yang pending sampai waktu tertentu dapat dimasukkan

kedalam map yang dikehendaki. Setelah selesai diproses warkat dapat disimpan pada file

penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip yang

digunakan. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan.

Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berlangsung, 31

map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan

pergantian guide bulan yang berjumlah 12. Penyimpanan sementara ini juga dapat dilakukan

dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 31 map harian, yang diberi label

tanggal 1 sampai dengan 31 (sesuai dengan jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).

2. Penyimpanan Tetap (permanent file) Penyimpanan

arsip yang dilakukan oleh setiap organisasi/perusahaan akan berbeda-beda disesuaikan dengan

sistem yang berlaku pada organisasi tersebut. Penyimpanan tetap merupakan kelanjutan dari

penyimpanan sementara arsip, dimana warkat yang telah selesai diproses disimpan dalam

penyimpanan tetap tersebut. Terdapat beberapa langkah dalam menyimpan arsip:

� Pemeriksaan (Inspecting)

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa

setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkutan

memang sudah siap untuk disimpan. Apabila terdapat warkat yang belum ditandai dengan

tanda tertentu yang menyatakan bahwa warkat siap untuk diarsipkan maka perlu diminta

kejelasannya terlebih dahulu. Apabila dokumen sudah dipastikan siap untuk disimpan,

maka kita dapat memberikan suatu tanda siap simpan (release mark). Tanda atau symbol

yang digunakan dapat berupa tulisan File, Arsip, tanda centang dan lain-lain.

� Penentuan Kata Tangkap (Indexing)

Kegiatan menentukan kata tangkap atau biasa disebut mengindeks adalah

pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya warkat

akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang

digunakan. Apabila organisasi/ perusahaan menggunakan sistem nomor maka kata

tangkapnya adalah nomor yang dianggap penting, sedangkan pada sistem abjad kata

tangkapnya adalah nama pengirim, baik nama badan atau nama individu yang tertera

dalam warkat tersebut.

� Pemberian Kode (Coding)

Pemberian kode dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda atau

kode tertentu seperti garis atau lingkaran pada kata tangkap yang akan digunakan. Hal ini

akan mempermudah dalam langkah penyortiran dan penyimpanan.

� Penyortiran (Sorting)

Menyortir adalah mengelompokan warkat-warkat untuk persiapan penyimpanan.

Langkah ini digunakan khusus untuk volume warkat yang banyak, sehingga

memudahkan dalam penyimpanan tetapi perlu dikelompokan terlebih dahulu sesuai

dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan.

� Penyimpanan (Placing)

Penyimpanan sebagai langkah terakhir adalah menempatkan dokumen sesuai

dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem penyimpanan akan

menjadi efektif dan efisien apabila didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang

memadai dan sesuai. Hal ini dimaksudkan agar dokumen dapat tetap terpelihara, terawat,

aman, mudah, dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan.

2.8 Prosedur Penemuan kembali Arsip Kecepatan dan

ketepatan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan tergantung pada sistem arsip yang digunakan

serta kecekatan dari pegawai dalam mengolah sistem penyimpanan arsip.

Menurut Amsyah (2005) secara sederhana dapat

diperkirakan bahwa apabila arsip dapat ditemukan dalam satu menit berarti kecepatan penemuan

arsip sudah relatif bagus. Artinya manajemen arsip atau pengelola arsip sudah baik, ditinjau

secara keseluruhan termasuk sistem, peralatan dan personil. Sedangkan

langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip menurut Wursanto (2002) adalah sebagai

berikut:

a) Permintaan Arsip

Bagian yang membutuhkan arsip, meminta kepada bagian kearsipan dengan mengisi

formulir peminjaman.

b) Penemuan Kata Tangkap

Menentukan kata tangkap dari arsip yang akan dicari. Kata tangkap berupa nama orang,

nama badan, organisasi, pokok masalah, nama tempat dan waktu.

c) Penentuan Kode Penyimpanan

Setelah mengetahui kata tangkap dari arsip yang akan dicari, maka langkah selanjutnya

yaitu menentukan kode penyimpanan dari arsip tersebut. Kode penyimpanan dapat berupa huruf

dan tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu.

d) Pencarian Tempat Penyimpanan Arsip

Setelah kode arsip diketahui, maka langkah terakhir adalah menuju tempat penyimpanan

sesuai dengan kode penyimpanan tersebut untuk menemukan arsip yang dimaksud.

2.9 Peralatan dan Perlengkapan Penunjang Kearsipan

Menurut Sedarmayanti (2008) peralatan untuk menyimpan dan menemukan arsip antara

lain:

1) Letter Tray (Baki Surat)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan surat yang

biasanya disimpan di atas meja.


Gambar 2.6

Letter Tray

2) Safe keeping Document (Brangkas)

Adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci

pengaman biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting atau rahasia.


Gambar 2.7



Safe Keeping Document

3) Rak Buku (Lemari Terbuka)

Adalah rak seperti di perpustakaan untuk menyimpan buku-buku atau untuk menyimpan

ordner dan sejenisnya.


Gambar 2.8

Rak Buku

4) Lemari Arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal berfungsi untuk menyimpan bermacam-

macam bentuk arsip.




Gambar 2.9

Lemari Arsip

5) Visible Record Cabinet

Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu yang

tersusun disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam suatu cabinet.


Gambar 2.10

Visible Record Cabinet

6) Compact Rolling Shelving (Roll-O-pact)

Adalah lemari penyimpangan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakan

dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.


Gambar 2.11

Compact Rolling Shelving

7) Rotary Filing System



Adalah sistem bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna,

serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar serta dapat mendeteksi lebih awal

bila terjadi kekeliruan.


Gambar 2.12

Rotary Filing System

8) Compact Rotary Filing

Adalah sistem file bertingkat semacam Rotary Filing System hanya berada atau

dimasukan dalam lemari.


Gambar 2.13

Compact Rotary Filing

9) Mobiplan Filing System



Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara

vertical. Mobilplan mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga

dapat mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas.


Gambar 2.14

Mobiplan Filing System

10) Vertical Plan Filing System

Adalah lemari untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertical

(digantungkan).


Gambar 2.15

Vertical Plan Filing System

11) Dataplan Tray Filing System



Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara

horizontal, vertical, ataupun kombinasi antara keduanya. Penggunaan alat ini mudah disesuaikan

dengan ruangan yang tersedia.


Gambar 2.16

Dataplan tray Filing Sytem

12) Memory Writer (Mesin Tik Elektronik)

Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas

terbuka. Untuk menyimpan dan menemukan kembali data, dilakukan dengan menekan kunci

tertentu.


Gambar 2.17

Memory Writer

13) Microfilm



Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam

ukuran yang diperkecil untuk memudahkan kembali data, dilakukan dengan menekan kunci

tertentu.


Gambar 2.18

Microfilm

14) Computer

Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,

berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan

keterangan bilamana diperlukan.


Gambar 2.19

Computer

15) Desk Tray

Adalah tempat untuk menyimpan arsip yang dapat diletakan diatas meja atau diatas

peralatan lainnya.




Gambar 2.20

Desk Tray

16) Rollafile Trolley

Adalah tempat untuk menyimpan map arsip yang dapat dengan mudah dipindahkan

karena mempunyai roda bawah.


Gambar 2.21

Rollafile Trolley

17) Filling Cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip vertical. Pada

umumnya filing cabinet mempunyai dua hingga lima laci dengan ukuran setiap laci (standard)

yaitu tinggi 26cm, lebar 35-36cm, dalam 65cm, kapasitas kurang lebih 5000 lembar kertas HVS.




Gambar 2.22

Filling Cabinet

Menurut Sedarmayanti (2008), perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan arsip

antara lain:

1) Ordner

Adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan didalamnya

terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.


Gambar 2.23

Ordner

2) Tab

Adalah bagian yang menonjol disebelah atas guide atau map dengan ukuran lebih kurang:

lebar 1,15cm, panjang 10cm berguna untuk mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-

tanda penunjuk file lainnya.




Gambar 2.24

Tab

3) Sekat atau guide

Adalah petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok

masalah yang lain sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip.


Gambar 2.25

Guide

4) Hang Map

Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna

menggantungkan di dalam laci filing cabinet dan berfungsi untuk meletakan tab.


Gambar 2.26

Hang Map

5) Schnelhecter Map




Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga

berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.


Gambar 2.27

Schnelhecter Map

6) Map (Folder)

Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi tab untuk menempatkan

kode arsip.


Gambar 2.28

Map

7) Tickler File



Adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10x15cm yang digunakan untuk

menyimpan kartu-kartu kendali, yang cara penyusutan penyimpanan arsip berdasarkan sistem

tanggal atau sistem lainnya.


Gambar 2.29

Tickler File

8) Perforator

Adalah alat yang berfungsi untuk melubangi dokumen agar dapat dimasukan ke dalam

besi yang ada di dalam ordner.


Gambar 2.30

Perforator

9) Stamp File



Alat yang digunakan untuk memberikan tanda pada dokumen yang sudah siap untuk

diarsipkan atau disimpan. Berikut contoh stamp file yang akan digunakan dalam perancangan,

dapat dilihat pada Gambar


Gambar 2.31

Stamp File

2.10 Prosedur Perancangan Sistem Kearsipan

Sugiarto Agus dan Teguh Wahyono (2005) mengemukakan bahwa dalam membuat sistem

kearsipan ada enam prosedur perancangan yang harus dilakukan. Berikut adalah gambar

prosedur perancangan sistem kearsipan:


Sumber: Olah Data Penulis, 2012

Gambar 2.32 Prosedur Perancangan Sistem Kearsipan

Penjelasan dari gambar prosedur perancangan sistem kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Masalah

Sebelum merancang suatu sistem kearsipan, terlebih dahulu harus melakukan

identifikasi masalah kearsipan yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi yang

akan dijadikan sebagai dasar dalam menentukan sistem kearsipan.

2. Menentukan Sistem Kearsipan

Setelah mengidentifikasi masalah, tahap kedua yaitu menentukan sistem kearsipan.

Pada tahap ini dilakukan pemilihan sistem kearsipan yang tepat dan sesuai bagi

perusahaan atau instansi.

3. Menganalisis Sistem

Tahap analisis suatu sistem adalah menentukan sasaran organisasional sistem yang

disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh perusahaan atau

instansi, menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dan persoalan-persoalan

yang berkenaan dalam sistem dan ruang lingkup mengenai studi-studi tertentu, mulai

dari mengumpulkan data-data dan selanjutnya diberikan kepada manajemen puncak

untuk mendapatkan persetujuan.

4. Perancangan Sistem

Pada tahap ini semua aspek dari sistem yang sedang berjalan dievaluasi untuk

dipadukan dengan kebutuhan sistem yang direncanakan. Hal yang harus diperhatikan

dalam tahap ini adalah pengevaluasian terhadap kelemaham-kelemahan yang terdapat

pada sistem yang dijalankan dan pencarian alternatif perbaikannya yang sesuai

dengan sasaran perusahaan yang hendak dicapai.

5. Memilih dan Mengimplementasikan

Tahap ini mencakup tugas-tugas seperti penggantian sistem kearsipan, pemilihan

peralatan dan perlengkapan, serta pengujian terhadap sistem yang baru.

6. Penerapan Sistem Kearsipan

Setelah melakukan uji coba terhadap sistem kearsipan yang baru, maka tahap

selanjutnya adalah menerapkan sistem kearsipan tersebut. Pada tahap ini harus selalu

dilakukan monitoring untuk mengetahui dan melihat adanya perubahan-perubahan

yang mungkin terjadi karena sifat sistem itu sendiri yang fleksibel.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan...

Documents

Transcript of BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan...