SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF...

116

Lampiran 1

Observasi Lapangan

1. Tanggal 30 September 2011 waktu 08.00 WIB, peneliti Kantor

Arsip Daerah Kabupaten Semarang menemui Kepala Kantor

Arsip Daerah Kab. Semarang untuk ijin penelitian.

2. Tanggal 3 Oktober 2011 waktu 08.15 WIB, peneliti ke Bagian

pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang

untuk meminta Visi Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, dan Struktur

Organisasi,

3. Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 09.00 WIB, peneliti ke Bagian


untuk menanyakan arsip-arsip yang ada di Kantor Arsip Daerah

Kab.Semarang dan macam arsip yang disimpan di Bagian

Pengolahan dan Akuisisi,

4. Tanggal 7 Oktober 2011 waktu 08.20, peneliti ke Bagian


untuk menanyakan Sistem penyimpanan yang digunakan Kantor

Arsip Daerah Kabuaten Semarang.



untuk menanyakan Filling Sistem Kearsipan yang digunakan

untuk menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan

Akuisisi, juga membantu dalam pengolahan arsip.

117



untuk menanyakan Ruangan Penyimpanan Arsip Dinamis

Inaktif.



untuk menanyakan Prosedur dan metode penyimpanan arsip di

bagian Pengolahan dan Akuisisi sekaligus ikut melakukan

pengolahan arsip.



untuk menanyakan proses penyusutan dan pemusnahan arsip di

bagian Pengolahan dan Akuisisi.



untuk menanyakan perlengkapan dan Peralatan yang digunakan

di bagian Pengolahan dan Akuisisi.



untuk menanyakan syarat-syarat pegawai kearsipan dan

penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi,



untuk menanyakan kendala-kendala yang dihadapi dalam

118

penyelenggaraan kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan

Akuisisi.

Lampiran 2

Hasil Wawancara

119

Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

Nama : Drs. Margono, M.M

1. Tanggal 4 Oktober 2011 waktu 08.00

T: Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah

Kab. Semarang?

J: Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih

diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau

sudah tidak diperlukan sehari-hari)


T: Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip

Daerah Kab.Semarang?

J: Sistem pengelolaan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang

adalah sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis aktif

dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip

dinamis inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.


T: Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?

J: Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu

yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam

doos-doos, dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan

akuisisi saja yang dapat menemukannya


T: Filling Sistem Kearsipan apa yang digunakan untuk

menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan

Akuisisi?

120

J: Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan

dan akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis

dan geografis.


T: Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian

Pengolahan dan Akuisisi?

J: Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua

arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan

daftar kode klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus

beserta lembar disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah,

dan jenis arsip . Arsip disimpan dalam doos sesuai dengan

pokok masalah yang sama sesuai dengan wilayah, tahun, dan

jenis arsip kemudian diletakkan pada rak. Pada bagian luar

doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar mudah

dalam penemuan kembali.


T: Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip

dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah

sesuai?

J: Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian

Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten

Semarang untuk mengontrol suhu dan kelembaban

menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC


T: Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan

121

Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang?

J: Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak terang

banyak jendela kaca.


T: Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian

Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip daerah kab.Semarang

sudah sesuai dengan volume arsip dalam gedung?

J: Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi

kurang tempat karana arsip dinamis inatif yang banyak dan

banyak arsip yang belum dimusnahkan.


T: Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan

Akuisisi sudah sesuai?

J: Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah

Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk

menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan

bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon

transmigrasi.


T: Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan

dan Akuisisi?

J: Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti

arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan

122

penempatan doos pada rak Dixon


T: Apakah ada kendala dalam prosedur penyimpanan arsip

dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi

J: Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi

berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip

duplikasi sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.


T: Bagaimana metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan

dan Akuisisi?

J: Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian

Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip

dinamis inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang

diterima dari unit pengolah (Arsip Kacau); membersihkan

arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua

bakteri dan serangga dengan bahan-bahan kimia, memisahkan

arsip dan non arsip serta duplikasi arsip; mengelompokkan

arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara tanggal

,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip

(subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi

nomor sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai

dengan tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis),

dan isi arsip (subjek), lalu diberi kode klasifikasi pada lembar

disposisi kemudian ditempelkan pada sampul pembungkus;

dan membuat daftar pertelaan.

123

Menyiapkan berkas inaktif meliputi: Menyiapkan arsip-arsip

inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif

sesuai dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan

arsip yang telah dibungkus kedalam boks, sambil memberikan

tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan

jenis arsip (subjek), pada luar doos.

Penempatan doos pada rak Dixon antara lain Memberi

kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-

arsip inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak

Dixon disusun menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi)

wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek).


T: Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip

dinamis inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?

J: pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang

terjadi kesulitan dalam penemuan kembali.


T: Bagaiman proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian


J: Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit

pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip

adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif

karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.

124

Pemindahan arsip tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal

retensi arsip, arsip yang sudah habis masa retensinya maka

segera dipindahkan ke unit kearsipan setelah itu baru

dimusnahkan.


T: Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada

bagian pengolahan dan akuisisi?

J: Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian

pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran

karena metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya

yang mahal.


T: Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan

dimusnahkan?

J: Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis

masa retensinya harus segera dimusnahkan.


T: Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada

bagian Pengolahan dan Akuisisi?

J: keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan.

Tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan

proses penyusutan juga belum ada.


125

T: Apa saja perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di


J: Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan

Akuisisi antara lain Folder map atau map gantung, untuk

menyimpan arsip yang berupa surat/lembaran; Doos Arsip,

untuk menyimpan arsip yang berupa kertas, surat bukti atau

arsip berupa surat berikut foldernya; almari Besi/Rak Dixion,

untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart Cabinet, untuk

menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar pengantar;

dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang

berisi banyak arsip.


T: Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk

menyimpan arsip dinamis inakif pada bagian pengolahan dan

akuisisi ada yang kurang?

J: Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan

peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran,

terutama belanja modal.


T: Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan

Akuisisi sudah memenuhi?

J: formasi pegawai kususnya bidang kearsipan setiap ada

penerimaan CPNS tidak ada yang mendaftar

126


T: Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah

dan Akuisisi?

J: Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan

akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3

untuk arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi

masing-masing. Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan

ditempat penyimpanan arsip berdasarkan tanggal

pengembalian arsip, sebagai bukti peminjaman, lembar

peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan arsip diletakkan

di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip yang

dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan

pada peminjaman.


T: Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada


J: Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan

penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan

mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena

dalam pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif

masih bercampur dengan arsip kacau.


T: Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan

kerarsipan yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi?

127

J: Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan

padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah,

sehingga arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di

ruangan penyimpanan arsip arsip selama bertahun-tahun maka

akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, juga

menghambat kelancaran kerja. Ruangan penyimpanan arsip

untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan

ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon

transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume

arsip banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu)

AC namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu

dan Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif

karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif

yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan

dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan

besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis

inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah

disimpan bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk

ruangan penyimpanan arsip banyak karena ruangan

penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari

kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk

merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan

penyimpanan. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip tidak

ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan bila

terjadi perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati

Kab.Semarang.

128

Hasil Wawancara

Kepala Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah

Kab.Semarang

Nama : Slamet Sihwidyatnanto, SH



Kab. Semarang?

J: Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif dan arsip

dinamis inaktif

Macamnya Arsip Perencanaan, Arsip Pengawasan,

Peningkatan SDM, dan Laporan Pertanggungjawaban

Perjalanan Luar Daerah.










129








Akuisisi?



dan geografis.
















130

sesuai?




menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi

untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan

penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang

dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan

penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk

mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa

terkontrol.




J: Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena

ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat

jendela dari kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari

masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan

penyimpanan.






besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume

131

arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang

banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur

dengan arsip kacau.









arsip banyak.



dan Akuisisi?







132






dan Akuisisi?





















133











terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang

perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya

arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah

yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi

untuk mengetahui masalah arsip.











134

dimusnahkan.







yang mahal.



dimusnahkan?






J: Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah kabupaten

Semarang belum berani melakukan pemusnahan tanpa dapat

ijin dari kantor arsip propinsi. Pemusnahan arsip juga harus

melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang

besar.



135
















peralatan dan perlengkapan karena keterbatasan anggaran,





J: Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan

akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian

tersebut tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan, akan tetapi

136

sudah bekerja selama bertahun-tahun maka pegawai kearsipan

telah mahir dan cekatan dalam melakukan pekerjaannya.



dan Akuisisi?










pada peminjaman.




J: Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan

penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan

mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena




137



J: Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan

padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah,

sehingga arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di

ruangan penyimpanan arsip arsip selama bertahun-tahun maka

akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip, juga

menghambat kelancaran kerja. Ruangan penyimpanan arsip

untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan

ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan calon


arsip banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC

namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan

Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif

karena tidak seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif

yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan

dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan

besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis

inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan

bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk ruangan

penyimpanan arsip banyak karena ruangan penyimpanan

bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga

memungkinkan cahaya matahari masuk merusak arsip dinamis

inaktif yang ada dalam ruangan penyimpanan. Pegawai

kearsipan yang mengelola arsip tidak ada yang lulusan jurusan

kearsipan, mengalami kesulitan bila terjadi perubahan

pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati Kab.Semarang.

Staff Bagian Pengolahan dan Bagian Akuisisi

138

Nama : Siti Sumirat



Kab. Semarang?

J: Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih

diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau

sudah tidak diperlukan sehari-hari)

















Akuisisi?

139



dan geografis.
















sesuai?




menggunakan 1 (satu) AC namun satu AC tidak mencukupi

untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan

penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang

dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan

penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk

140

mengontrol suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa

terkontrol.




J: Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena

ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat

jendela dari kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari

masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam ruangan

penyimpanan.






besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume

arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang

banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur

dengan arsip kacau.




141






arsip banyak.



dan Akuisisi?












dan Akuisisi?

142



























143





terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang

perlu disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya

arsip hanya di masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah

yang sama tanpa dibungkus hanya ditempel lembar disposisi

untuk mengetahui masalah arsip.











dimusnahkan.







yang mahal.

144



dimusnahkan?






J: keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan dan

tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan

proses penyusutan juga belum ada.













145






peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran,





J: Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan

akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian

tersebut tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan.



dan Akuisisi?









146


pada peminjaman.




J: mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena






J: Kekurangan tenaga kearsipan mengakibatkan kinerja tidak

mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pegawai kearsipan

yang mengelola arsip hanya 2 orang, Kepala bagian

Pengolahan dan Akuisisi sebagai pengawas, sedangkan yang

mengelola arsip 2 (dua) pegawai mengakibatkan arsip

menumpuk.

Pelaporan berkala secara priodik/teratur belum dilaksanakan

karena Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi dalam

melakukan pengawasan pengelolaan arsip jarang kadang

seminggu sekali bahkan bila sedang sibuk sekali tidak ada

pengawasan, dan pelaporan.

147

Lampiran 3

Reduksi Data

1. Arsip Dinamis Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

148

Arsip dinamis yang ada yaitu arsip dinamis aktif (masih

diperlukan sehari-hari) dan arsip dinamis inaktif (jarang atau sudah

tidak diperlukan sehari-hari)

2. Macam Arsip Dinamis Inaktif di Bagian Pengolahan dan Akuisisi

Arsip Perencanaan, Arsip Pengawasan, Peningkatan SDM, dan

Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Luar Daerah.

3. Sistem penyimpanan Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang?

Sistem gabungan : Sistem gabungan pengelolaan arsip dinamis

aktif dilaksanakan oleh Kasubag TU yang menangani dan arsip dinamis

inaktif dilakukan oleh Pengolahan dan Akuisisi.

4. Kelemahan Sistem Gabungan

Penemuan kembali arsip dinamis inaktif membutuhkan waktu

yang lama karena arsip dinamis inaktif disimpan di dalam doos-doos,

dan hanya pegawai kearsipan pengolahan dan akuisisi saja yang dapat

menemukannya.

5. Filling Sistem Kearsipan menyimpan arsip dinamis inaktif di bagian

Pengolah dan Akuisisi

Filling system kearsipan arsip dinamis inaktif di pengolahan dan

akuisisi menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis

149

6. Cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian Pengolahan dan

Akuisisi.

Pengolah dan Akuisisi dalam penyimpanannya setelah semua

arsip yang akan disimpan sudah diberi nomor sesuai dengan daftar kode

klasifikasi pada lembar disposisi arsip dibungkus beserta lembar

disposisinya setelah disertakan tahun, wilayah, dan jenis arsip . Arsip

disimpan dalam doos sesuai dengan pokok masalah yang sama sesuai

dengan wilayah, tahun, dan jenis arsip kemudian diletakkan pada rak.

Pada bagian luar doos juga ditulis wilayah, tahun ,dan jenis arsip agar

mudah dalam penemuan kembali.

7. Suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif

pada bagian pengolahan dan akuisisi.

Ruangan penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada bagian

Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang

untuk mengontrol suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC

namun satu AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan

Kelembaban ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak

seimbang dengan volume arsip dinamis inaktif yang tersedia di ruangan

penyimpanan ditambah lagi alat yang digunakan untuk mengontrol

suhu rusak sehingga AC menyala terus tanpa terkontrol.

8. Pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor

Arsip daerah kab.Semarang.

150

Cahaya yang masuk dalam penyimpanan arsip banyak karena

ruangan penyimpanan bekas Kantor Transmigrasi terdapat jendela dari

kaca sehingga memungkinkan cahaya matahari masuk merusak arsip

dinamis inaktif yang ada dalam ruangan penyimpanan

9. Ruangan penyimpanan arsip pada bagian Pengolahan dan Akuisisi

Kantor Arsip daerah kab.Semarang.

Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi

besarnya ruangan arsip belum sesuai dengan besarnya volume arsip

dalam ruangan. Volume arsip dinamis inaktif yang banyak

mengakibatkan arsip yang sudah disimpan bercampur dengan arsip

kacau.

10. Gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.

Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah

Kabupaten Semarang ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip

dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi

untuk penampungan calon transmigrasi karena kekurangan tempat

sedangkan volume arsip banyak.

11. Prosedur penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.

Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif meliputi Meneliti

arsip dinamis inaktif, menyiapkan berkas inaktif, dan penempatan doos

pada rak Dixon

12. Kendala dalam prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif di

bagian pengolahan dan akuisisi.

151

Prosedur kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi

berjalan lambat pada saat meneliti arsip, karena banyak arsip duplikasi

sehingga memperlambat prosedur selanjutnya.

13. Metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan Akuisisi.

Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian

Pengolahan dan akuisisi adalah sebagai berikut meneliti arsip dinamis

inaktif meliputi: menerima arsip-arsip inaktif yang diterima dari unit

pengolah (Arsip Kacau); membersihkan arsip dari debu-debu dan

kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga dengan bahan-

bahan kimia, memisahkan arsip dan non arsip serta duplikasi arsip;

mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah disusun secara

tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip

(subjek); Membungkus arsip setebal 4 s/d 5 Cm dan memberi nomor

sementara; mencatat menurut pokok masalah sesuai dengan tanggal

,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan isi arsip (subjek),

lalu diberi kode klasifikasi pada lembar disposisi kemudian

ditempelkan pada sampul pembungkus; dan membuat daftar pertelaan.


inaktif yang sudah diteliti; Memisahkan arsip-arsip inaktif sesuai

dengan masalah yang akan disimpan;dan Memasukkan arsip yang telah

dibungkus kedalam boks, sambil memberikan tanggal ,bulan ,tahun,

(kronologi) wilayah (geografis), dan jenis arsip (subjek), pada luar

doos.

152


kamper/kapur barus dalam boks arsip, doos yang berisi arsip-arsip

inaktif ditempatkan pada rak Dixon dan menata Rak Dixon disusun

menurut tanggal ,bulan ,tahun, (kronologi) wilayah (geografis), dan

jenis arsip (subjek).

14. Kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis inaktif di bagian

pengolahan dan akuisisi.

pengelolaan arsip dan penyimpanan masih menjadi satu ruang

terjadi kesulitan dalam penemuan kembali. Apabila arsip yang perlu

disimpan banyak karena keterbatasan waktu biasanya arsip hanya di

masukkan ke dalam doos berdasarkan masalah yang sama tanpa

dibungkus hanya ditempel lembar disposisi untuk mengetahui masalah

arsip.

15. Proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian Pengolahan dan

Akuisisi.

Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, dari berbagai unit

pengolah melakukan pemindahan arsip. Pemindahan arsip adalah

kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif ke inaktif karena jarang

sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip

tersebut dilakukan sesuai dengan jadwal retensi arsip, arsip yang sudah

153

habis masa retensinya maka segera dipindahkan ke unit kearsipan

setelah itu baru dimusnahkan.

16. Metode yang digunakan dalam pemusnahan pada bagian

pengolahan dan akuisisi.

Kegiatan pemusnahan arsip dinamis inaktif di bagian

pengolahan dan Akuisisi menggunakan metode pembakaran karena

metode tersebut mudah dan tidak memerlukan biaya yang mahal.

17. Lama umur arsip dinamis inaktif yang akan dimusnahkan.

Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, Arsip yang sudah habis masa

retensinya harus segera dimusnahkan.

18. Kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada bagian

Pengolahan dan Akuisisi.

keterbatasan biaya untuk pemusnahan dan penyerahan dan

tenaga fungsional Arsiparis sebagai penentu pelaksanaan proses

penyusutan juga belum ada. Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip

Daerah kabupaten Semarang belum berani melakukan pemusnahan

tanpa dapat ijin dari kantor arsip propinsi. Pemusnahan arsip juga harus

melalui prosedur yang panjang dan membutuhkan biaya yang besar.

154

19. Perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di bagian Pengolahan

dan Akuisisi.

Peralatan yang digunakan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi

antara lain Folder map atau map gantung, untuk menyimpan arsip yang

berupa surat/lembaran; Doos Arsip, untuk menyimpan arsip yang

berupa kertas, surat bukti atau arsip berupa surat berikut foldernya;

almari Besi/Rak Dixion, untuk menyimpan doos-doos arsip; Chart

Cabinet, untuk menyimpan arsip berupa kartu kendali atau lembar

pengantar; dan almari arsip, digunakan untuk menyimpan order yang


20. Peralatan dan perlengkapan yang kurang untuk menyimpan arsip

dinamis inakif pada bagian pengolahan dan akuisisi

Bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan

peralatan dn perlengkapan karena keterbatasan anggaran, terutama

belanja modal.

21. Pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan Akuisisi.

Syarat-syarat pegawai kearsipan di bagian pengolahan dan

akuisisi tidak begitu diperhatikan karena pegawai di bagian tersebut

tidak ada yang lulusan jurusan kearsipan. Formasi pegawai kususnya

bidang kearsipan setiap ada penerimaan CPNS tidak ada yang

mendaftar.

22. Cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah dan Akuisisi.

155

Peminjaman arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan

akuisisi dengan cara memberi formulir peminjaman rangkap 3 untuk

arsip dinamis inaktif yang akan dipinjam dengan fungsi masing-masing.

Lembar peminjaman arsip I(putih) di simpan ditempat penyimpanan

arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, sebagai bukti

peminjaman, lembar peminjaman arsip II(hijau) oleh penyimpanan

arsip diletakkan di tempat arsip yang di pinjam sebagai pengganti arsip

yang dipinjam, dan Lembar peminjaman arsip III(biru) disertakan pada

peminjaman.

23. Kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian Pengolahan

dan Akuisisi.

Pegawai kearsipan tidak pernah atau jarang melakukan

penemuan kembali arsip, akan tetapi para pegawai kearsipan, tetapi

mengalami kesulitan apabila arsip dibutuhkan lagi karena dalam

pengelolaan ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif masih

bercampur dengan arsip kacau.

24. Kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan kerarsipan

yang baik di bagian Pengolah dan Akuisisi.

Perlengkapan yang digunakan juga tidak ada penambahan

padahal setiap hari jumlah arsip dinamis semakin bertambah, sehingga

arsip dinamis inaktif banyak yang disimpan di ruangan penyimpanan

arsip arsip selama bertahun-tahun maka akan terjadi kesulitan dalam

156

penemuan kembali arsip, juga menghambat kelancaran kerja. Ruangan

penyimpanan arsip untuk menyimpan arsip dinamis inaktif

menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi untuk penampungan

calon transmigrasi karena kekurangan tempat sedangkan volume arsip

banyak. Suhu dan kelembaban menggunakan 1 (satu) AC namun satu

AC tidak mencukupi untuk mengontrol suhu dan Kelembaban ruangan

penyimpanan arsip dinamis inaktif karena tidak seimbang dengan

volume arsip dinamis inaktif yang tersedia. Ruangan penyimpanan pada

bagian pengolahan dan akuisisi besarnya ruangan arsip belum sesuai

dengan besarnya volume arsip dalam ruangan. Volume arsip dinamis

inaktif yang banyak mengakibatkan arsip yang sudah disimpan

bercampur dengan arsip kacau. Cahaya yang masuk ruangan

penyimpanan arsip banyak karena ruangan penyimpanan bekas Kantor

Transmigrasi terdapat jendela dari kaca sehingga memungkinkan

cahaya matahari masuk merusak arsip dinamis inaktif yang ada dalam

ruangan penyimpanan. Pegawai kearsipan yang mengelola arsip tidak

ada yang lulusan jurusan kearsipan, mengalami kesulitan bila terjadi

perubahan pedoman yang dikeluarkan oleh Bupati Kab.Semarang.

Kekurangan tenaga kearsipan mengakibatkan kinerja tidak

mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Pegawai kearsipan yang

mengelola arsip hanya 2 orang, Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi

sebagai pengawas, sedangkan yang mengelola arsip 2 (dua) pegawai

mengakibatkan arsip menumpuk.

157

Pelaporan berkala secara priodik/teratur belum dilaksanakan

karena Kepala bagian Pengolahan dan Akuisisi dalam melakukan

pengawasan pengelolaan arsip jarang kadang seminggu sekali bahkan

bila sedang sibuk sekali tidak ada pengawasan, dan pelaporan.

158

Lampiran 4

Foto

Arsip Kacau bercampur di ruang penyimpanan

159

Ruangan Penyimpanan Arsip di Bagian Pengolahan dan Akuisisisi

160

Arsip yang disimpan

161

Lembar Peminjaman Arsip

162

Lampiran 5

KUESIONER

Pengantar

Kuesioner ini bertujuan untuk mengumpulkan bahan – bahan penelitian

tentang

“SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA

BAGIAN PENGOLAHAN DAN AKUISISI KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN SEMARANG “ yang akan digunakan untuk pemenuhan

penulisan skripsi Program Studi Pendidikan Ekonomi Universitas

kristen Satya Wacana.

Dalam rangka menyelesaikan tugas akhir Progdi Pendidikan

Ekonomi, perkenankanlah dengan ini kami mohon kiranya Bapak/Ibu

berkenan untuk mengisi kuesioner berikut ini. Adapun data yang kami

peroleh benar-benar untuk penyusunan tugas skripsi, untuk itu mohon

kiranya dapat diisi dengan sejujur-jujurnya dan selengkap-lengkapnya

atas ketersediaan menjawab pertanyaan ini kami mengucapkan terima

kasih.

Petunjuk Pengisian Kuesioner

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan memberi tanda

silang (x) pada kotak yang tersedia ataupun penjelasan pada hal-hal

yang dipilih dengan alasan, sedangkan untuk pertanyaan yang berisi

uraian mohon kiranya dituliskan sejelas-jelasnya demikian pola untuk

alasan memilih.

163

Contoh pengisian Kuesioner dengan Pilihan

1. Apakah tenaga pada bagian pengolahan dan akuisisi sudah

memenuhi ?

sudah

belum

Alasan ........................................................

10. Arsip dinamis apa saja yang disimpan di Kantor Arsip Daerah

Kab. Semarang?

11. Apa saja Jenis-jenis/bentuk arsip dinamis Inaktif yang disimpan

di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang?

12. Sistem penyimpanan apa yang digunakan di Kantor Arsip


Sistem Desentralisasi

Sistem Sentralisasi

Sistem Gabungan

Alasan .......................................................

13. Apakah kelemahan dari sistem yang digunakan?

X

164

14. Filling Sistem Kearsipan apa yang digunakan untuk menyimpan

arsip dinamis inaktif di bagian Pengolah dan Akuisisi?

Abjad

Masalah

Nomor

Tanggal

Wilayah

Alasan .......................................................

15. Bagaimana cara memfiling arsip dinamis inaktif pada bagian


16. Apakah suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip


sesuai?

17. Bagaimana pencahayaan arsip pada bagian Pengolahan dan


18. Apakah besarnya ruangan penyimpanan arsip pada bagian



165

19. Apakah gedung penyimpanan arsip di bagian Pengolahan dan


20. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif di


21. Apakah ada kendala dalam prosedur penyimpanan arsip dinamis

inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?

22. Bagaimana metode penyimpanan arsip di bagian Pengolahan

dan Akuisisi?

23. Apakah ada kendala dalam metode penyimpanan arsip dinamis

inaktif di bagian pengolahan dan akuisisi?

24. Bagaimana proses penyusutan dan pemusnahan arsip di bagian


25. Metode apa yang sering digunakan dalam pemusnahan pada


Pencacahan

Pembakaran

Pemusnahan kimiawi

Pembuburan

Alasan .......................................................

166

26. Berapa lama umur arsip dinamis inaktif yang akan

dimusnahkan?

27. Apakah kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan pada


28. Apa saja perlengkapan dan Peralatan yang digunakan di bagian


29. Apakah peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk



30. Apakah pegawai kearsipan pada bagian Pengolahan dan


31. Bagaimana cara penemuan kembali Arsip di bagian Pengolah

dan Akuisisi?

32. Apakah ada kendala dalam penemuan kembali arsip pada bagian


33. Apa kendala-kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan


SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF...

Documents

Transcript of SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF...