BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Standard Operating Procedure (SOP)

2.1.1 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

Bagi dunia kerja, SOP merupakan salah satu acuan karyawan untuk

melaksanakan suatu pekerjaan agar efektif dan efesien. Pada dasarnya SOP (Standard

Operating Procedure) merupakan suatu perangkat lunak yang mengatur Suatu tahapan

proses kerja atau suatu prosedur (Budiharjo, 2014:7). Menurut Hartatik (2014:36) SOP

adalah sebuah acuan kerja yang baik, baku dan dapat mempermudah mengontrol dan

mengendalikan kegiatan operasional dalam suatu perusahaan.

Menurut Tambunan (2008:79) SOP merupakan suatu pedoman yang berisi

prosedur standar yang berada pada suatu organisasi yang berguna untuk memastikan

bahwa semua keputusan, tindakan, penggunaan fasilitas- fasilitas proses dilakukan oleh

orang-orang yang berada pada organisasi berjalan secara efesien, efektif, sistematis.

SOP (Standard Operating Procedures) yaitu suatu sistem yang berguna atau digunakan

untuk mengendalikan pekerjaan. Pengertian ini berdasar pada pengertian menurut

Ekotama (2013:41).

Sedangkan Santosa (2014:8) menjelaskan mengenai suatu langkah-langkah

khusus yang spesifik yang digunakan untuk menjelaskan dari suatu aktifitas secara

terperinci untuk menyempurnakan suatu Pekerjaan sesuai dengan regulasi, perusahaan,

kesehatan, pendidikan, penerbangan, perindustrian bahkan menjalankan usaha kecil.

Secara luas, SOP merupakan dokumen yang menjelaskan aktivitas opersional yang

dilaksanakan pada kehidupan sehari-hari, dengan tujuan agar tugas-tugas tersebut

dilaksanakan secara benar, tepat, dan konsisten.

Suatu perusahaan pasti memerlukan suatu prosedur kerja untuk dijadikan

sebagai pedoman kerja. Tata kerja, penting artinya sebagai pola kerja yang tak lain

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

meruapakan penjabaran sari suatu tujuan,sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan

kebijaksanaan kedalam kegiatan pelaksanaan yang nyata (Sedarmayanti, 2009:134).

Agar dapat terlihat jelas perbedaan dari masing-masing pengertian SOP, menurut maka

berikut ini adalah arti tata kerja. Prosedur kerja dan sistem kerja (Sedarmayanti,

2009:134)

1. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefesien mungkin atas

sesuatu tugas dengan mengingat, segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga

kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia.

2. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu dengan lainya

sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang

harus dirempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.

3. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang

kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangkan

melaksanakan suatu bidang pekerjaan.

Menurut Moekijat (2002) prosedur adalah langkah-langkah atau pelaksanaan

pekerjaan dimana pekerjaan itu dilakukan berhubungan dengan yang dilakukan,

bagaimana melakukanya, kapan melakukanya, dimana melakkanya, dan siapa yang

melakukan pekerjaan tersebut.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa Standars Operating Procedure (SOP)

merupakan dokumen tertulis yang memuat langkah-langkah khusus dalam kegiatan

rutin perusahaan agar tindakan tersebut tepat dan berjalan secara efektif dan efesien

yang membentuk suatu pola tertentu.

2.1.2 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)

Dalam pembuatan SOP, perlu diketahui juga manfaat dari pembuatan SOP

tersebut. Berikut manfaat dan fungsi dari SOP oleh Puji (2014:51) yaitu :

a. Melancarkan dan menjelaskan tugas karyawan atau tim/unit kerja.

b. Bila terjadi penyimpanganm dapat dijadikan sebagai barang bukti

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

c. Mengetahui hambatan-hamabatan dalam suatu perusahaan dan dapat

dikendalikan dengan baik.

d. Mengarahkan karyawan/pegawai agar disiplin dan konsisten (2014) dalam

bekerja.

e. Sebagai suatu acuan dalam melaksanakan pekerjaan yang bersifat rutin.

Dari penjelasan di atas, manfaat menurut Hartatik digunakan untuk membantu

karyawan dalam melaksanakan pekerjaan dan sebagai pedoman dalam menjalankan

pekerjaan tersebut. Selain itu, SOP tidak hanya bermanfaat bagi tingkat manajeria l

sebagai perancang prosedur, tetapi juga bermanfaat bagi non manajerial sebagai

pelaksana. SOP juga membantu tingkat manajerial maupun non manajerial untuk

melaksanakan fungsi manajemen pada setiap devisi/bagian. Manfaat SOP dalam

melaksanan fungsi manahemen (Nuraida, 2008:36) adalah :

1. Planning- contolling

a. Membantu dalam mencapai tujuan

b. Merencanakan serta seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal

bagi masing-masing pegawai

c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya

d. Memudahkan pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang seharusnya

dilakukan. Menilai apakah pelaksanaanya sudah sesuai dengan prosedur

apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu

diketahui penyebabnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam

tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap prosedur.

Dengan adanya prosedur yang telah dibekukan maka dapat disampaikan

proses umpan balik yang konstruktif.

2. Organizing

a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan

mengenai bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-mas ing

bagian/devisi, terutama pada saat pelaksanaan yang berkaitan dengam

bagian-bagian lain. Misalnya bagian/devisi yang terlibat dalam

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

inventarisasi barang-barang kantor suatu organisasi adlah bagian saran dan

prasarana serta bagian keuangan.

b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta

dokumen-dokumen kantor yang diperlukan.

c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar

serta menciptakan konsistensi kerja.

3. Staffing Leading

a. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar instruks i

kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur mempermudah

orientasi bagi pegawai baru.

2.1.3 Prinsip-prinsip Prosedur Kerja

Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja maka teknik

yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip, dan

menurut Sedarmayanti (2009:136) adalah sebagai berikut:

1. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja, harus disusun dengan

memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu

yang tersedia seta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

2. Untuk mempersiapkan prosedur dengan tepat maka terlebih dahulu

dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisas i

berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan

didalam organisasi lainya.

3. Hendaknya ditentukan suatu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagain

prosedurnya.

4. Perlu pendaftaran secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan disertai

dengan waktu yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan tersebut.

5. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka

antara tahap yang satu dengan tahap yang selanjutnya diharuskan adamya

hubungan yang sangat erat dan keseluruhanya menuju satu tujuan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan

dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

7. Perlu adanya ketetapan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang

diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

8. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga

memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

9. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu

disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

10. Untuk menggambarkan tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya

dipergunakan symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setapat-tepatnya.

Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

Sedangkan menurut Puji (2014:45) pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip-prins ip

sebagai berikut :

1. Konsisten. Dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun,

dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi.

2. Komitmen. Dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran

organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.

3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaanya terbuka terhadap kritik maupun

saran guna untuk penyempurnaan-penyempurnaan agar memperoleh prosedur

yang benar-benar efisien dan efektif.

4. Mengikat. Mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan

prosedur standar yang telah ditetapkan.

5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu

dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak

melaksanakan perannya dengan baik, hal ini akan mengganggu keseluruhan

proses, yang akan berdampak pada proses penyelenggaraan perusahaan.

6. Terdokumentasi dengan baik. SOP harus didokumentasikan dengan baik,

sehingga dapat dijadikan referensi bagi setiap mereka yang membutuhkan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.4 Tujuan dan Fungsi SOP

Dibuatnya sebuah SOP dalam sebuah perusahaan, memiliki tujuan khusus bagi

organisasi tersebut. Tujuan yang paling penting dalam pembuatan SOP adalah untuk

memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggungjawab para pegawai dalam

perusahaan sehingga tehindar dari kesalahan oleh pihak yang tak berwenang. Adapun

menurut Kasma, dkk (2012:7) tujuan dari adanya SOP adalah sebagai berikut:

1) Agar petugas/pegawai dapat menjaga tingkat kinerja atau konsistens i

petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau bahkan unit kerja

2) Agar memahami suatu peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

3) Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawan dari petugas/pegawai

terkait.

4) Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau

kesalah administarasi lainya.

5) Untuk melindungi kesalahan/kegagalan , keraguan , dan duplikasi.

Sedangkan fungsi SOP diantaranya adalah sebagai berikut:

1) Memperlancar tugas yang dimiliki oleh petugas/pegawai atau tim

2) Sebagai dasar hukum bila tejadi penyimpangan

3) Mengetahui dengan jelas suatu hambatan dan mempermudah dalam hal

pelacakan.

4) Mengerahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja

5) Sebagai pedoman atau panduan dalam melaksanakan pekerjaan tim.

Dengan menjelaskan tujuan fungsi dari SOP diatas, maka dapat disimpulkan bahwa

dengan adanya SOP sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi dan memiliki peran yang

penting untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efesien.

2.1.5 Teknik penyusunan SOP

Dalam penulisan suatu prosedur, teknik penyususunan SOP diperlukan untuk

mencari yang efektif dan efesien bagi setiap kantor dalam membuat suatu pedoman

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

kerja. Banyak teknik dan metode yang digunakan untuk menulis prosedur. Menurut

Nuraida(2008:23) cara penulisan prosedur yang dimaksud adalah:

1. Deskriptif

Deskriptif adalah prosedur kerja yang dituliskan dengan tidak adanya simbol

khusus dan disajikan secara sederhana.

2. Chart

Chart adalah prosedur dalam bentuk gambar atau simbol yang biasanya terliha t

lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahamai dan diterapkan ke dalam

pekerjaan, maka disusun berbagai simbol bagi kegiatan yang bersifat penting.

Simbol dapat membuat gambar-gamber visual yang menggambarkan intruks i-

intruksi, berbagai macam kegiatan, perpindahan satu kegiatan ke kegiatan

lainya, dan sebagainya menjadi tampak jelas sehubungan yang berkaitan kaitan

atau ketergantungan dari satu kegiatan terhadap kegiatan yang lainya. Chart

dapat berarti peta, diagram, tabel, atau gambar. Penulisan prosedur dengan

chart adalah sebagai berikut:

a. Gambar/skema

Gambar/skema digunakan pada perusahan assembling. Pembuatan knock

dowm furniture, blender, kreta dorong bayi, dan sebgaimanya, harus

membuat gambar-gambar mengenai tahapan atau cara memakai dan

melepaskan alat tersebut yang merupakan panduan bagi konsumen.

b. Arus pergerakan dokumen (Document Flow Chart)

Di dalam Document Flow chart dapat diketahui bagian/divisi yang terlibat

dalam prosedur untuk mencapai suatu tujuan tertentu, tanggungjawab setiap

bagian/divisi terhadap arus pergerakan dokumen dari awal sampai akhir

antara lain untuk mengetahui apa saja dan berapa rangka/tembusan yang

diperlukan dalam tiap arus pergerakan dokumen. Dengan kata lain

document flow chart menunjukan perpindahan formulir kantor beserta

salinan dokumen tersebut dari satu bagian ke bagian lainya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

c. Proses kegiatan (Proses Chart)

Proses kegiatan perusahaan melewati satu atau beberapa

bagian/departemen. Dengan demikian dapat terjadi beberapa proses dalam

bagian/departemen yang sama. Jadi, yang menjadi perhatian penting bukan

dokumen dan bagian/department, melainkan proses pelaksanaan suatu

prosesdur kerja. Simbol memperlihatkan segala proses yang berangkap di

dalam suatu prosedur dari awal hingga akhir.

d. Diagram gerakan (Movement Diagram )

Diagram gerakan emnunjukan gerakan ruangan. Diagram gerakan dapat

digambarkan dalam sebuah lay out berskala pada sebuah meja atau floor

plan sehingga gerakan tersebut dapat diukur dan dipandang dalam

hubunganya dengan faktor-faktor fisik.

Kata teknik diartikan sebagai sistematika tindakan yang sangat spesifik dalam pola

sistematis untuk menyusun prosedur operasional standar suatu organisasi. disebut

sangat spesifik karena antar teknik terdapat perbedaan cara dan guna yang mencolok,

meskipun peran saling mendukung satu sama lain untuk mengefektifkan prosedur.

Berikut ini merupakan penjabaran teknik penyusunan SOP menurut Tambunan (2008),

yaitu :

1. Teknik Naratif Teknik

Naratif adalah teknik yang menggunakan kekuatan narasi dan penjelasan

dengan kalimat sesuai dengan kaidah bahasa yang benar ditambah istilah lazim

yang digunakan dalam organisasi untuk menjelaskan langkah kegiatan di dalam

organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun administras i.

Semakin baik cara penyampaian, semakin baik pula potensi kemudahan

pemahaman dan pelaksanaan prosedur. Prinsip tentang keseragaman dan

konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi sangat penting agar tidak ada

perbedaan persepsi diantara para pembaca dan pelaksana prosedur. Meskipun

tampak mudah, namun sesungguhnya sangat sulit untuk membuat prosedur

yang efektif dengan menggunakan teknik naratif. Kunci penggunaan teknik

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

naratif adalah cara penggunaan dan penyampaian kalimat dan tata bahasa yang

tepat dan sistematis. Bila langkah tersebut dijelaskan dengan narasi yang tidak

sesuai, sulit pembaca memahami secara segera.

2. Teknik Bagan Arus Teknik bagan arus (flowchart)

merupakan teknik spesifik yang sangat dikenal dalam pengembangan sistem

informasi dan penyusunan prosedur operasional standar. Teknik ini

menggunakan simbol yang khas, dimana setiap simbol mempresentasikan

makna tertentu dari kegiatan atau keputusan hingga penyimpanan dokumen.

Dengan menggunakan gambar, banyak penjelasan yang dapat dihemat. Namun,

untuk penggunaan simbol bukan berarti tidak menggunakan lagi kalimat.

Pembuatan kolom dalam bagan arus tergantung pada teknik bagan arus yang

digunakan.

3. Teknik Tabular

Teknik tabular digunakan untuk melakukan analisis kegiatan dalam proses

penyusunan SOP, tetapi bukan berarti tidak dapat ditampilkan sebagai bagian

dari proses operasional tertentu. Langkah-langkah yang potensial ada di dalam

suatu prosedur operasional standar analisis, termasuk penghitungan manfaat

serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah langkah atau

kegiatan. Manfaat dengan menyajikan tabel teretentu terkait dengan prosedur,

pada dasarnya dapat membantu pelaksana untuk memahami prosedur secara

baik. Tiap organisasi pasti memiliki langkah rutin dan berulang yang membantu

pengefektifan prosedur.

4. Teknik Campuran (Gabungan)

Merupakan gabungan atau kombinasi dari ketiga teknik sebelumnya. Tujuan

dari teknik ini adalah untuk menyajikan SOP yang dapat dipahami semua yang

terlibat juga berkepentingan.

Menurut Tambunan (2008) menjelaskan kunci sukses teknisnya, terletak pada

keakuratan pemahaman dan pendefinisian kondisi dan kebutuhan organisasi. Pada

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

intinya, setiap organisasi memiliki kondisi dan kebutuhan yang berubah. Maka dari itu,

metode dan teknik harus terus dievaluasi dan diperbaharui.

2.1.6 Simbol-simbol dalam prosedur

Untuk menggambarkan tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya

dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setapat-tepatnya. Simbol

mempelihatkan segala proses yang berangkai di dalam suatu prosedur dari awal hingga

akhir. Tindakan-tindakan ditunjukan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertical

dangan urutan kronologis di mana tindakan terkahir dicantumkan pada bagian bawah

gambar. Simbol-simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu

prosedur dilihat pada gambar 2.1 untuk simbol bagan arus dasar dan gambar 2.3 untuk

Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur.

Menurut Tambunan (2013: 315), dalam teknik bagan arus (flowchart) dikenal

berbagai kelompok simbol sesuai kegunaannya, dimana setiap simbolnya mewakili

makna kegiatan atau peran tertentu. Kelompok simbol ini terbagi menjadi 2 bagian,

yaitu simbol bagan arus dasar dan simbol bagan arus kegiatan rinci prosedur.

Gambar 2.1 Simbol Bagan Arus Dasar Sumber: Tambunan (2013:326)

(Persiapan)

(Dokumen)

(Proses)

(Proses Pengganti)

(Keputusan)

(Data)

(Proses Utuh)

(Kegiatan Manual)

(Masukan Manual)

(Kartu)

(Pemisah Prosedur)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Berikut merupakan Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur, dapat terlihat pada

gambar 2.2 dibawah ini:

(Tampilan)

(Sortir)

(Penghubungan)

(Tunda)

(Penggabungan)

(Penguraian)

(Arsip tetap) (Arsip Sementara)

(Pemaduan)

(Pilihan)

Gambar 2.2 Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur Sumber: Tambunan (2013: 328)

2.1.7 Format standard Operating Procedures (SOP)

SOP berdasarkan jumlahnya dikelompokkan ke dalam dua kategori yaitu

Technical dan administrative. Berbeda dengan Technicalm administrative memilik i

lima elemen berdasarkan quality manual, Guidance for preparing standard operating

procedure, EPA (2007), yaitu :

1. Title page (Halaman Judul)

Bagian ini terdiri dari judul, pihak yang mengeluarkanSOP, pihak yang

mnyetujui atau mengesahkan SOP dan tanggal pengesahan SOP tersebut.

2. Table Of Content (Daftar Isi)

Bagian ini memuat daftar isi yang ada dalam buku panduan SOP

3. Procedure (Administrative SOP)

Bagian ini terdiri dari :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

a. Purpose (Mengidentifikasi tujuan suatu proses)

b. Applicability/ Scope (Mengindentifikasi ruang lingkup prosedur yang

digunakan)

c. Summary of Procedure (Rangkuman prosedur)

d. Definition (Pengertian dari beberapa isti’lah)

e. Personnel Qualification/Responsibilities

f. Procedure (langkah-langkah prosedur kerja)

g. Criteria, checklist, or other standard (Form yang digunakan)

h. Quality Control (Menjelaskan langkah-langkah pengendalian kerja)

2.1.8 Komponen Standard Operating Procedure (SOP)

Pada tiap SOP per halaman dibuat header yang terdiri dari komponen-

komponen seperti yang ada pada tabel 2.1 contoh Headaer SOP :

Tabel 2.1 Contoh header SOP

Logo Perusahaan (Nama Perusahaan)

Standard Operating

Procedure

No. Dokumen

Revisi

Judul Tanggal

Halaman

Sumber : Puji (2014)

Berikut ini merupakan penejalasan dari header SOP:

1) Logo Perusahaan : merupakan gambar dari logo perusahaan

2) Prosedur : merupakan tiper penulisan dokumen. Pada dokumen SOP ditulis

Standard Operating Procedure

3) Judul : Merupakan identitas SOP yang dibuat. Misalnya diisi “Prosedur

Penyimpanan Arsip”, berarti SOP tersebut berisi mengenai penyimanan arsip.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4) Nomor dokumen : dalam pembutan SOP, akan dibutuhkan sistem penomoran

sebagai nomor identitas dokumen dan untuk mengitegrasikan antar SOP.

5) Revisi : Menjelaskan SOP ini sudah mengalami pembenahan yang ke berapa

kali perbaikan.

6) Tanggal : merupakan tanggal SOP diberlakukan efektif kepada unit terkait.

7) Halaman : menunjukan halaman ke beberapa dari total keseluruhan halam SOP

tersebut. Misalnya 3 dari 28, berarti halaman ketiga dari total 28 halaman.

2.1.9 Buku pedoman standard operating procedure (SOP)

Buku pedoman untuk SOP, merupakan sebuah buku kecil yang memuat

beberapa hal, diantaranya yaitu sebagai berikut; Menurut Moekijat (2008)

1. Garis besar susunan organisasi pada suatu perusahaan (tugas-tugas tiap jabatan

tanpa nama)

2. Metode atau sistem yang berhubungan dengan pekerjaan dalam suatu

perusahaan.

3. Formulir- formulir yang dapat digunakan dalam pelaksanaan SOP.

4. Tanggal dikeluarkannya dan penanggungjawab atas pengeluaranya SOP

tersebut.

5. Instruksi atau panduan mengenai bagaimana menggunakan buku pedoman

tersebut.

Buku manual pelaksanaan prosedur mempunyai keuntungan yang sangat besar dalam

suatu organisasi, dimana buku pedoman tersebut dalam menjalankan pegawai dalam

melaksanakan pekerjaan dan mengetahui batasan batasan dalam melakukan pekerjaan.

Adapun keuntungan adanya buku pedoman perosedur menurut Moekijat (2008) yaitu

sebagai berikut:

a. Menulis prosedur menghasilkan suatu sistem dapat kembali, baik sistem dalam

perusahaan maupun sistem lainya yang menyangkut kegaitan operasional

perusahaan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

b. Adanya buku pedoman prosedur dapat membantu dalam hal pembagian

pekerjaan yang adil diantara para pegawai.

c. Buku pedoman prosedur yang ada dikantor dapat membantu sekaligus

meringankan (membantu dan mempermudah) dalam proses pengawasan

d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai dalam menyusun

pendisiplinan kerja dalam perusahaan.

Sedangkan kerugian adanya buku pedoman prosedur adalah sebagai berikut

a. Adanya sebuah pencatatan dari sebuah aturan atau prosedur yang berserakan

atau tercecer.

b. Isi pekerjaan suatu jabatan tidak selalu tetap atau berubah-ubah.

c. Dalam proses menyiapkan suatu buku panduan memerlukan waktu yang lama

sehingga menyebabkan kadarluarsa dan karyawan sering tidak menghiraukan

adanya buku panduan dalam beekrja.

d. Adanya Buku pedoman prosedur dapat mematikan inisiatif atau kretifitas suaut

pegawai untuk berkarya sendiri.

2.1.10 Tinjauan Formulir

Dalam zaman modern seperti ini, hamper semua instansi atau kantor yang

menggunakan formulir (form) dalam melakukan kegiatan transaksi

a. Pengertian Formulir

Menurut Sedarmayanti (2009:223) formulir sebagai sesuatu bentuk

lembaran cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan

angka, jawaban, ataupun keterangan yang sesuai dengan pernyataan ataupun

instruksi yang ada. Sedangkan menurut Laksmi dkk (2008:100) formulir dapat

diartikan sebagai lembaran kertas/kartu lepas berukuran tertentu yang telah

dipersiapkan sebelumnya secara tercetak dengan uraian-uraian, kolo-kolom,

garis-garis, atau ruang-ruang untuk mengumpet, mencatat, atau menyampaikan

informasi yang diperlukan. Menurut Tathgati (2014) formulir merupakan alat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

bantu berupa lembar yang digunakan dalam melaksanakan sebuah proses atau

kegiattan dan mencatat hasilnya sesuai prosedur.

Jadi setalah menyimak pengertian formulir diatas, dapat disimpulkan

bahwa formulir merupakan bentuk lembaran cetakan yang dipakai untuk

menyampaikan informasi yang diperlukan sebagian besar pekerjaan tata usaha

mempergunakan formulir sebagai alat dasar pekerjaan administrative.

b. Tujuan dan Manfaat Formulir

Pembuatan dan penggunaan formulir yang sedemikian banyanknya,

antara lain disebabkan oleh karena formulir sangat bermanfaat bagi

pelaksanaan operasi kegiatan kantor. Adapun tujuan dan manfaat digunakanya

seuatu formulir oleh setiap kantor menurut Sedarmayanti (2009) adalah:

1) Untuk mengurangi kesibukan menyalin atau mengutip kembali

keterangan secara berulang-ulang. Hal ini penting untuk tidak

menghambat waktu kerja, dan juga untuk menghindarkan kelelahan

atau pembakuan kerja.

2) Untuk mengadakan suatu keseragaman atau pembakuan kerja.

3) Untuk mempermudah dalam proses mengklarifikasi data.

4) Untuk mempermudah tata kerja, prosedur kerja serta sistem kerja.

5) Sebagai alat pemberian instruksi kerja.

6) Sebagai alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data kuantitat if

maupun kualitatif.

7) Sebagai alat untuk kegiatan pengawasan dan evaluasi.

Menurut Tathagati (2014) manfaat dari penggunaan formulir dalam organisas i

adalah sebagai berikut :

1) Formulir yang telah ditanda tangan menunjukan siapa penanggung

jawab terjadinya sebuah proses.

2) Merekam data proses sebagai bukti bahwa proses telah jadi atau

dilaksanakan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3) Mengurangi kemungkinan kesalahan dalam proses dengan menyatakan

semua kejadian dalam bentuk tertulis dan dapat dijadikan alat bukti

apabila ada kesalahan.

4) Menyampaikan informasi pokok secara tertulis dari satu individu ke

individu lain, dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam

organisasi,atau dari organisasi ke pihak lain di luar organisasi.

Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efesiensi kerja

dari kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu tepatlah apabila dalam setiap

kantor, diusahakan adanya keberagaman dalam pembuatan, penggunaan,

penyimpanan, dan pemeliharaan formulir.

c. Pedoman pembuatan

Semakin modern suatu kantor, maka semakin banyak diperlukan

penggunaan formulir dalam rangka pengoprasian operasi kegiatan. Tetapi perlu

diperhatikan adanya keseragaman dalam bidang formulir ini. Perlu

diperhatikan, bahwa efesien ketepatan tata kerja penggunaan formulir

terhantung pula pada ketepatan cara pembuatan formulir tersebut.

Menurut Sedarmayanti (2009) dalam rangka merancang (membuat

formulir), maka pedoman yang perlu diperhatikan antara lain :

1) Tugas pokok organisasi

2) Pekerjaan dan keterangan yang diburuhkan untuk melakukan tugas

termaksud.

3) Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat

pengklarifikasian pekerjaan.

4) Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekrejaan harus

dilakukan.

5) Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana hubungan

kerja antar unit dalam rangka pelaksanaan tugas.

6) Dalam cara atau teknik pembuatanya harus diperhatikan hal-hal sebagai

berikut:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

o Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal.

o Sebaiknya menggunakan huruf cetak, dengan menggunakan

kertas yang berwarna putih sehingga huruf dapat mudah terbaca.

o Gunakan lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat

memungkinkan dipakai untuk disposisi, instruksi, ataupun

catatan lainya.

o Pembuatan hendaknya menunjukan suatu gambaran yang

sistematis tentang keterangan yang ingin diperoleh.

o Ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan

penyimpanan.

o Apabila formulir nantinya akan dimasukan ke dalam komputer

atau mesin data processing, maka harus diperhatikan ukuran dan

tebal tipisnya kertas serta hendaknya diusahakan pula bahwa

antar kolom memiliki space yang cukup sehingga memudahkan

proses berikutnya.

o Hendaknya digunakan kode tertentu yang sekaligus menunjukan

tentang jumlah berapa lembar dan oleh siapakah formulir itu

dibuat.

d. Pengendalian Formulir

Pengendalian formulir adalah kegiatan yang dilakukan secara teratur

dan terus menerus sehingga dapat bermanfaat seperti yang diinginkan dalam

hal pengurusan informasi yang dimaksud. Menurut Sedarmayanti (2009:226)

formulir digunakan untuk:

1) Mencagah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak

sebagaimana mestinya.

2) Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa persetujuan

sebalumnya.

3) Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa

sepengatahuan/persetujuan yang berwenang.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4) Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, sehingga formulir

tidak dirubah secara mendadak.

Formulir adalah alat yang penting dalam melaksanakan pekerjaan kantor pada

umumnya, dan pada khususnya dalam pengurusan informasi, maka dalam merancang

formulir hendaknya dipertimbangkan mengenai bentuk, panjang atau luasnya ruang

(kolom) yang akan diisi, serta besar kecilnya formulir.

2.1.11 Pengujian dan Review SOP

Untuk menghasilkan SOP yang segala aspek kebutuhan perusahaan terpenuhi,

adapun langkah- langkah pengujian dan review dilakukan sebagai berikut: Puji (2014)

1. Sebelum dilakukan pengujian, hasil penuisan SOP dikirimkan kepada pihak

yang terlibat langsung dalam proses pembuatan, dengan tujuan untuk

memperoleh kritikan dan masukan.

2. Selanjutnya dilakukan simulasi sejauh mana SOP yang telah dibuat dapat

berjalan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dari simulasi tersebut dapat

diketahui kelemahan pada SOP, sehingga nantinya akan ada penyempurnaan

atau pembuatan kembali SOP.

3. Proses simulasi akan menghasilkan sesuatu yang nantinya akan ditindaklanjut i

oleh tim pengembangan.

4. SOP yang telah dirumuskan, selain membekukan prosedur yang telah berjalan,

dapat juga menyederhanakan prosedur yang sudah ada atau membuat prosedur

baru yang lebih tepat, efektif dan efesien.

5. Pelaksanaan uji coba dalam praktik penyelenggaraan prosedur-prosedur

perusahaan, sebenernya memiliki tujuan yaitu melihat sejauh mana kesesuaian,

ketepatan, dan kemudahan SOP dalam menjalankanya.

6. Proses selanjutnya adalah review. Proses ini dilakukan untuk mengevaluas i

hasil uji coba, sehingga akhirnya tim pengembangan SOP dapat menghasilkan

SOP yang benar-benar Valid dan Reliable yang berarti SOP menjadi instrument

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

yang dibutuhkan secara tepat oleh pengguna dalam penyelenggaraan prosedur-

prosedur dalam organisasi.

2.2 Tinjauan Komunikasi

2.1.1 Pengertian Komunikasi

Menurut Widjaja (2000:66) komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau

beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan

menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Tanpa

adanya komunikasi yang baik, maka informasi akan sulit untuk diterima.

2.1.2 Tujuan Komunikasi

Adapun tujuan dari adanya komunikasi menurut Widjojo (2000:67) yaitu:

1. Agar penerima pesan dapat menangkap makna maupun arti pesan yang

terkandung dalam komunikasi yang kita sampaikan, sehingga tercipta satu

tujuan.

2. Agar dapat memahami kemauan masyarakat, sehingga tujuan yang diinginkan

bersama dapat terlaksana dengan baik.

3. Agar gagasan yang kita sampaikan dapat diterima orang lain. Kita berusaha

supaya gagasan tersebut dapat diterima pihak lain dengan pendekatan

persuasive, bukan merupakan bentuk pemakasaan.

4. Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu, menggerakan sesuatu itu

dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan.

2.1.3 Fungsi Komunikasi

Komunikasi memiliki fungsi yang sangat membantu sekelompok orang

maupun organisasi untuk memenuhi kebutuhan. Komunikasi berfungsi secara

menyeluruh baik dalam lingkungan individu maupun sekelompok organisasi. Adapun

fungsi komunikasi yang terdapat dalam buku Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar (2005

: 5) karya Deddy Mulyana yaitu:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

http://infowuryantoro.blogspot.com/2012/03/pengertian-komunikasi-dan-definisi.html

1. Berfungsi sebagai kelangsungan hidup diri-sendiri untuk menampilkan diri kita

sendiri pada kalangan masyarakat, untuk menjalin suatu hubungan yang balik

pada kehidupan bermasyarakat.

2. Berfungsi sebagai kelangsungan hidup dalam kehidupan bermasyarkat, hal ini

digunakan untuk memperbaiki hubungan social dalam kehidupan

bermasyarakat.

2.1.4 Pengertian Komunikasi Bisnis

Pada dasarnya semua manusia membutuhkan komunikasi dalam

menyampaikan informasi, takterkecuali oleh suatu organisasi. Selain pemaparan

pengertian organisasi secara umum, terdapat pengertian komunikasi bisnis.

Komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang digunakan untuk dunia bisnis, yang

mencakup berbagai macam bentuk jenis komunikasi, baik komunikasi verbal maupun

komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu Menurut Purwanto (2006:4).

Sedangkan Komunikasi bisnis menurut Sri Haryani ( 2001: 65) Komunikas i

bisnis merupakan suatu pertukaran ide-ide, opini, instruksi, informasi, atau yang

sejenisnya yang dapat di kemukakan baik dengan cara personal atau dengan cara non-

personal dengan menggunakan symbol atau tanda unutk dapat mencapai suatu tujuan

perusahaan

Menurut pendapat para ahli diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang

dimaksud dengan komunikasi bisnis yaitu pertukaran pendapat, informasi, gagasan,

instruksi yang memiliki tujuan tertentu, disajikan secara personal atau impersona l

melalui simbol – simbol, sinyal maupun tindakan.

2.1.5 Fungsi dan Tujuan Komunikasi Bisnis

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Selain mengemukakan pengertian dari komunikasi bisnis, Djoko Purwanto juga

mengemukakan bahwa Komunikasi bisnis memiliki fungsi khusus, yaitu fungs i

komunikasi bisnis terdiri dari fungsi informative, regulatory, persuasive, integrative :

1. Informative

Fungsi informative dalam kegiatan komunikasi bisnis ini diperlukan oleh

seorang karyawan maupun manajer untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya

secara efisien. Pada prinsipnya, informasi yang dibutuhkan mengenai :

a. Hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan, yaitu: prosedur yang

berlaku, prosedur serta tujuan suatu perusahaan yang harus dicapai.

b. Keberhasilan yang dapat dicapai oleh perusahaan.

2. Regulatory

Komunikasi dalam bisnis juga berfungsi sebagai pengatur dan pengendali suatu

perusahaan. Adapun bentuk dari fungsi ini adalah sebuah perintah maupun

laporan.

3. Persuasive

Fungsi ini tercermin pada antar karyawan dalam perusahaan, dalam hal ini

pengirim pesan berharap agar penerima pesan dapat menerima ide, gagasan

atau maksud yang terkandung dalam komunikasi tersebut.

4. Integrative

Komunikasi dalam bisnis atau organisasi juga berfungsi sebagai integrat if,

yakni untuk membuat organisasi atau perusahaan tersebut dapat beroperasi

secara utuh dan terpadu. Dalam hal ini, termasuk fungsi penjadwalan aktivita s

dan koordinasi, penetapan saluran informasi dan otoritas, serta untuk menarik

dan melatih karyawan.

Terlepas dari Fungsi komunikasi bisnis, terdapat tujuan dalam menjalankan

komunikasi bisnis, Berikut ini adalah beberapa tujuan komunikasi bisnis yakni :

1. Meningkatkan goodwill (nama baik) perusahaan

2. Meningkatkan hubungan baik perusahaan dengan masyarakat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Meningkatkan fungsi kepemimpinan dalam perusahaan

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi komunikasi bisnis

dalam suatu organisasi digunakan untuk menunjang tercapainya suatu tujuan organisas i

yang telah disusun secara matang, karena tanpa adanya komunikasi yang baik, maka

tujuan komunikasi akan sulit tercapai. Selain itu tujuan dari adanya komunikasi bisnis

yaitu agar menyelaraskan hubungan baik dengan berbagai pihak maupun organisas i

dalam masyarakat.

2.1.6 Bentuk-bentuk Komunikasi Bisnis

Pada umumnya terdapat dua bentuk komunikasi bisnis yang sering digunakan

pada suatu perusahaan tertentu, diantaranya yaitu (Djoko Purwanto 2011) :

1. Komunikasi Verbal (Verbal Communications)

Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak

penerima pesan melalui tulisan (written) maupun lisan (oral). Contoh dalam hal ini

antara lain penyampaian pesan melalui surat, memo, E-mail, rapat pimpinan, briefing

kepada karyawan,dll. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan memiliki suatu

harapan bahwa penerima pesan akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan

dikatakan oleh pengirim pesan.

2. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi Nonverbal adalah bentuk komunikasi yang dalam penyampaianya

menggunakan kata-kata, gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language)

sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.

2.1.7 Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai jenis bentuk, seperti

surat, memo dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis (written

communications) adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan

mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informas i

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referesi dimasa yang

akan datang, dan jumlah audience besar dan menyebar (Purwanto 2011 : 156)

Sedangkan menurut Fariyanto (2015:73) Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang

dilakukan melalui tulisan seperti yang dilakukan dalam surat menyuratmelalui pos,

telegram, telefax, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis dapat dijumpa i

berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya :

1. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak

pembayaranya.

2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain

3. Membuat dan memngirim surat konfirmasi barang kepada penlanggan.

4. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

Komunikasi tulisan adalah suatu proses penyampaian pesan komunikas i

dengan menggunakan kata-kata dalam bentuk tulisan. Melalui komunikasi tulisan,

diharapkan orang akan memahamai apa yang disampaikan penulis. Penyampaian suatu

pesan lewat tulisan tertentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dappat

menggunkan tulisan dan ucapan (lisan), sedangkan untuk menerima pesan-pesan

seseorang dapat menggunakan pndengaran dan bacaan.

Komunikasi tertulis dapat dipilih jika sebagai berikut :

a. pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan kompleks,

memerlukan penjelasan yang panjang lebar, memerlukan visualisasi pesan

dalam bentuk angka-angka, grafik, gambar dan statistic.

b. Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.

Syarat-syarat untuk berkomunikasi tertulis secara efektif adalah sebagai berikut :

1. Menciptakan suasana yang menyenangkan

2. Menggunakan Bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti

3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat dari pihak

komunikan

4. Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat

menguntungkan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaan atau reward di pihak

komunikan.

Berbicara tenang minat di pihak komunikan dapat dikemukakan bahwa minat akan

timbul jika ada uncur-unsur sebagai berikut:

1. Tersedianya suatu hal yang menarik minat

2. Terdapat kontras, yaitu perbedaan antara hal yang satu denganyang lainya,

sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.

3. Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal

yang dimaksudkan.

2.1.8 Kelebihan komunikasi tertulis

Menurut Subana (200:75 ) dalam Feriyanto (2015: 75) dalam komunikas i

tulisan kita mempunyai cukup waktu untuk merumuskan dan merancang pesan yang

disampaikan. Pengertian komunikasi tertulis adalah suatu proses penyampaian pesan

komunikasi dengan menggunakan kata-kata dalam tulisan.

Sedangkan menurut Bowee dan Thill (1989) dalam Feriyanto (2015:74) Komunikas i

dilakukan baik antara individu dan bagian dalam struktur organisasi perusahaan

maupun dengan pihak ketiga. Dalam penyampaian pesan secara tertulis, mempunya i

keuntungan yang sangat besar antara lain yaitu :

a. Adanya kesempatan untuk mengontrol pesan

b. Isi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan

memerlukan uraian yang sangat detail.

c. Pesan yang terkandung dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan

untuk rujukan pada masa mendatang.

d. Pesan dapat disebarkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau

sangat besar dan terpisah secara geografis.

2.1.9 Hambatan-hambatan komunikasi tertulis

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Masih menurut Feriyanto (2011:80) dalma komukasi tertulis ditemukan

beberpa masalah, diantaranya yaitu sebagai berikut:

1. hambatan Umum

Hmbatan dari sender atau pengirim pesan, hal ini dapat dipengaruhi

oleh perasaan atau situasi emosional

Hambatan dalam penyandian/simbol penyebabnya karena bahasa yang

digunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti ambigu atau lebih dari

satu arti, simbol yang digunakan antara pengirim dan penerima tidak

sama. Penyebab lain adalah Bahasa yang terlalu rumit.

Hambatan Media adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan

media komunikasi.

Hambatan dalam Bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan

sandi oleh penerima pesan.

Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat

menerima/mendengarkan pesan, sikap pransangka tanggapan yang

keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

Hambatan dalam memberikan umpan balik feedback . Umpan balik

yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya suatu pesan akan

tetapi memberikan interpretative, tidak tepat akturat atau tidak jelas dan

sebagainya.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikais tertulis yang efektif, misalnya

gangguan kesehatan,gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan semantic

Hambatan semantic adalah hambatan pada penggunaan kata-kata yang

dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang

berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima

pesan.

4. Hambatan Psikologis

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hambatan psikologis kadang-kadang mengganggu komuniasi, misalnya yaitu

perbedaan nilai-nilai dan harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima

pesan.

2.1.10 Pengertian Konfirmasi

Menurut Kamus istilah ekonomi popular M Ralonas (2012: 150 ) pengetian dari

Konfirmasi (Confirmation) adalah sebagai berikut:

1. Suatu bentuk komunikasi tertulis kepada pihak lain/pihak luar perusahaan atau

mitra yang menjelaskan hal-hal yang relevan secara terperinci mengena i

transaksi yang telah disepakai atau disetujui dalam pembicaraan melalui

telepon atau telefax.

2. Adalah suatu fungsi audit, dalam hal ini bank meminta nasaha untuk memerik sa

kebenaran akun guna untuk mendtiteksi apabila tejadi kesalahan. Konfirmas i

positif adalah permintaan kesejumlah nasabah untuk memeriksa semua jumlah

apakah sudah benar atau sesuai. Sedangkan konfirmasi negatif merupakan

permintaan untuk memberi jawaban atas saldo yang harus dicocokan apabila

hanya terdapat kekelruan atau perbedaan (tidak sesuai)

Tujuan konfirmasi adalah untuk memverifikasi setiap transaksi dengan pihak luar

(counter party) yang harus sesuai dengan syarat yang telah ditetapkan sebelumnya

2.3 Tinjauan Transaksi

2.3.1 Pengertian Transaksi

Menurut Yulianto (2008:236) Transaksi merupakan suatu kegiatan yang

diakukan seseorang yang menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan yang

dimiliki baik itu bertambah ataupun berkurang. Misalnya menjual harta, membeli

barang, membayar hutang, serta membayar berbagai macam biaya untuk memenuhi

kebutuhan hidup. Dalam transaksi terdapat administrasi transaksi. Adapun yang

dimaksud dengan administrasi disini adalah kegiatan yang digunakan untuk mencatat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

suatu perubahan keuangan seseorang atau oraganisasi yang dilakukan dengan metode-

metode tertentu secara teliti dan jelas.

2.3.2 Jenis-jenis Transaksi

Setelah kita memahami tentang pengertian transaksi baik itu transaksi keuangan

ataupun transaksi bisnis. Kini kita akan membahas tentang jenis-jenis transaksi yang

ada pada kehidupan sehari-hari. Menurut Sugiarto (2002 ) Dalam kehidupan sehari-

hari transaksi yang dilakuakan suatau perusahaan dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yakni:

1. Transaksi internal

Transaksi internal adalah transaksi yang yang hanya dilakukan oleh personalia

yang berada dalam suatu perusahaan. Transaksi internal lebih menekankan

mengenai persoalan atau problem dalam suatu perusahaan itu sendiri. seperti

halnya masalah mengenai keuangan.

Transaksi internal juga bisa dikatakan sebagai bukti pencatatan atau bukti

tertulis mengenai kegiatan-kegiatan khususnya keuangan dalam suatu

perusahaan. Karena hanya perusahaan tersebut yang hanya mengetahui alur

keuangan tersebut.

2. Transaksi eksternal

Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan

dalam kegiatan operasional perusahaan. Transaksi eksternal dapat dikatakan

sebagai bentuk kerjasama suatu perusahaan dalam menjalankan transaksi dan

sebagai bukti pencatatan maupun bukti kegiatan berhubungan baik dengan

pihak luar perusahaan.. contoh transaksi eksternal dalalm hal ini adalah :

transaksi pembelian, penempatan dana, pembayaran hutang maupun piutang

dll.

2.3.3 Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah sebuah bukti yang tertulis pada setiap kegiatan transaksi yang

terjadi pada suatu perusahaan. Manfaat dari bukti transaksi itu sendiri adalah sebagai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

bukti tertulis atas transaksi yang telah dilakukan yang bertujuan untuk menghindar i

terjadinya permasalahan atau sengketa kelak. Menurut Sariono Endro (2007) bukti

transaksi memiliki 2 jenis, yaitu:

1. Bukti transaksi internal

Bukti transaksi internal adalah bukti yang berasal dari kegiatan transaksi dalam suatu

perusahaan itu sendiri. Bukti ini digunakan untuk

2. Bukti transaksi eksternal

Bukti transaksi eksternal adalah bukti pencatatan dari kegiatan transaksi dalam suatu

organisasi dengan perusahaan atau pihak luar. Berikut merupakan bukti eksternal,

yaitu:

a. Faktur

Faktur merupakan sebuah bukti transaksi yang dibuat oleh pihak luar atau

penjual untuk disampaikan kepada pihak pembeli mengenai hasil perhitungan dalam

proses penjualan suatu barang yang dilakukan secara kredit. Faktur dibuat rangkap dua,

yaitu faktur aseli dan faktur fotokopi. Faktur aseli untuk pihak pembeli yang digunakan

sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit. Sedangkan faktur kopiannya untuk

pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

b. Kuitansi (official receipt)

Kuitansi merupakan sebuah bukti transaksi tentang penerimaan uang atas

pembayaran suatu barang ataupun yang lainnya. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani

oleh kedua pihak baik pihak yang menerima uang atapun juga pihak yang telah

melakukan pembayaran.

c. Nota debet (debit memo)

Nota debet adalah sebuah bukti transaksi mengenai perhitungan atau

pemberitahuan yang berasal dari sebuah perusahaan atau suatu badan usaha kepada

konsumennya. Nota debet memberitahukan kepada konsumen bahwa akunnya telah

didebet dengan jumlah tertentu.

d. Nota kredit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nota kredit adalah sebuah bukti transaksi tentang pemberitahuan atau

perhitungan yang dikirim oleh sebuah perusahaan atau badan usaha kepada

pelanggannya. Nota kredit diberikan kepada pelanggan agar tahu bahwa akunnya telah

dikredit dengan jumlah tertentu.

e. Cek (cheque)

Cek merupakan bukti transaksi yang terbentuk dalam sebuah surat perintah

kepada suatu bank untuk membayar sejumlah uang dari seorang nasabah sesuai dengan

isi cek tersebut. Cek ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah, dan nasabah

tersebut mempunyai simpanan atau tabungan pada bank tersebut dalam bentuk giro.

f. Bilyet giro

Bilyet giro adalah sebuah bukti transaksi yang terbentuk dalam sebuah surat

perintah dari nasabah kepada pihak bank agar memindahbukukan sejumlah uang dari

rekeningnya ke rekening penerima.

g. Rekening Koran

Rekening koran yaitu sebuah bukti transakasi tentang mutasi kas pada bank

yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya. Rekening koran digunakan

sebagai dasar penyesuaian kegiatan pencatatan antara saldo kas pada perusahaan, dan

juga saldo kas pada bank.

h. Bukti setoran bank

Bukti setoran bank adalah bukti transaksi oleh setiap nasabah pada saat

melakukan setoran kepada bank. Sebelum melakukan transaksi penyetoran pada bank,

terlebih dahulu asabah harus mengisi slip setoran yang telah disediakan oleh bank.

i. Bukti memorandum

Bukti memorandum adalah suatu bukti transaksi yang dikeluarkan oleh

pimpinan suatu perusahaan ataupun pihak tertentu yang memiliki wewenang. Bukti

memorandum digunakan untuk menjelaskan kejadian-kejadian yang berlangsung

didalam internal perusahaan tersebut. Bukti memorandum ini biasanya terjadi pada

akhir periode kegiatan pada suatu perusahaan, seperti halnya memo untuk mencatat

gaji para pegawai yang masih belum dibayar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

j. Surat konfirmasi (Confirmation letter)

surat yang berisi tentang penjelasan yang lebih berfugnsi sebagai

pemberitahuan , penegasan atau usaha untuk meyakinkan atau usaha untuk meyakinkan

seseorang atau suatu lembaga maupun organisasi atas sesuatu.

Dalam menulis surat konfirmasi pada paragraf awal menjelaskan tentang latar belakang

perlunya dibuatkan surat konfirmasi. Selanjutnya paragrap kedus dijelaskan mengena i

rinci tantang apa yang akan dikonfirmasikan. Terkhir ada paragrap skhir atau penutup

perlu adanya penjelasan untuk suatu penghargaan, misalnya ucapan terimakasih.

2.4 BANK

2.4.1 Pengertian Bank

Pengertian Bank Menurut Mulyana (2011:76) adalah Lembaga keuangan

(financial institution) adalah bedan usaha yang bergerak dalam pembiayaan keuangan

atau lembaga yang modalnya berbentuk uang (financial assets). Uang sebagai modal

utama lembaga keuangan ini ditawarkan kepada nasabah dalam bentuk produk

lembaga keuangan, misalnya pinjaman midal, obligasi, dan sebagainya.

Bank adalah lembaga keuangan yang dalam menjalankan kegiatanya mencangkup

sebagai berikut:

1. Menghimpun dana (funding) yang berasal dari masyarakat dalam bentuk

simpanan, bank sebagai tempat penyimpanan uang atau tempat berinvestas i

untuk masyarakat. Untuk memenuhi tujuan tersebut, bank menyediakan sarana

yang disebut dengan simpanan yang bertujuan untuk mengamankan simpanan

tersebut. Jenis simpanan yang ditawarkan sangat bervariasi bergantung pada

bank yang bersangkutan. Pada dasarnya, jenis simpanan yang ada di bank

terdiri atas simpanan giro (demand deposito), simpanan tabungan (saving

deposito) dan simpanan deposito (time deposit)

2. Menyalurkan dana (lending) ke masyarakat, yaitu memberikan pinjaman

(kredit) kepada masyarakat yang membutuhkan. Jenis kredit yang biasa

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

diberikan oleh hampir semua bank seperti kredit modal kerja, atau kredit

perdagangan yang bermanfaat bagi masyarakat itu sendiri.

3. Memberikan jasa-jasa lainya (services) , seperti mengirim uang (transfer),

penagihan surat-surat berharga dari dalam kota dan dalam negeri (Clearing),

penagihan surat-surat berharga yang berasal dari luar kota dan luar negeri

(clearing) dan berbagai jasa lainya.

2.4.2 Fungsi perbankan

Bank sangat penting bagi pertumbuhan ekonomi satu Negara karena memberikan

peminjaman modal bagi para pengusaha, fungsi bank secara detail adalah sebagai

berikut:

1. Sebagai modal investasi, artinya dapat dijadikan sebagai salah satu model

berinvestasi, sekalipun pada umumnya merupakan jenis investasi jangka

pendek maupun jangka panjang.

2. Sebagai cara melindungi nilai, artinya dapat berfungsi sebagai salah satu cara

untuk menghilangkan risko disebut juga risk management.

3. Informasi berharga, artinya dapat berfungsi sebagai sarana untuk memberikan

informasi mengenai harga barang komoditas tertentu pada kemudian hari

(price discovery).

4. Fungsi Spekulatif, artinya dapat memberikan kesempatan spekulasi terhadap

perubahan nilai pasar.

2.4.3 Deposito

Menurut Adler (2010:62) Deposito adalah produk bank yang dikerluarkan

untuk menarik dana dari publik. Tingkat bunga yang diperoleh investor tergantung

tingkat bunga yang ditawarkan bank tersebut.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Menurut Supartji 200:58) jenis-jenis deposito adalah sebagai berikut:

a. Time deposit

Adalah deposito berjangka yang telah terikat oleh waktu yang telah ditentukan.

Apabila waktu yang tersebut telah habis, maka deposan dapat menarik

simpanan deposito berjangka dari bank, atau memperpanjang simpanan

tersebut dengan jangka waktu yang diinginkan atau automatic roll over (ARO),

yaitu melakukan perpanjangan secara otomatis, apabila pada saat tanggal jatuh

tempo tidak ada pencairan dana dari si pemilik deposito.

b. Deposito On Call

Adalah simpanan uang yang bersidat tetap dari bank selama bulan dibutuhkan

oleh penyimpannya. Apabila si penyimpan membutuhkan uang simpananya,

maka terlebih dahulu perlu meberitahukannya kepada bank, tergantung pada

perjanjian antara penyimpan dengan bank.

c. Demand Deposit

Adalah jenis deposito dimana penyimpan dapat menarik atau menyetor uang

pada setiap saat.

2.5 Program Kemitraan

Program kemitraan adalah program yang dipersiapkan untuk meningkatkan

kemampuan pada usaha kecil agar dapat mandiri dan tangguh melalui pemanfaatan dan

bagian laba BUMN (Hafsah, 2013:43)

Hafsah (2013:43) mengemukakan, “kemitraan adalah suatu strategi bisnis yang

dilakukan oleh dua pihak atau lebih dalam jangka waktu tertentu untuk meraih

keuntungan bersama dengan prinsip saling membutuhkan saling membesarkan”.

kemitraan merupakan suatu hubungan kerjasama usaha pada pihak yang strategis,

berdasar prinsip pada saling membutuhkan, saling mendukung, dan saling

menguntungkan dan diseretai dengan pembinaan dan pengembangan UKM oleh usaha

besar (Rachmat (2013:40)).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Berikut merupakan tujuan kemitraan menurut Rachmat (2013:45) yaitu sebagai

berikut:

1. Memberikan peningkatan terhadao pendapatan usaha kecil dan masyarakat.

2. Memberikan peningkatan atas perbolehan nilai tambah bagi pelaku kemitraan.

3. Memberikan peniingkatan terkait pemeran dan pemberdayaan masyarakat.

4. Meningkatkan pertumbuhan ekonomi pedesaaan, wilayah dan nasional.

5. Untuk memperluas kesempatan kerja

6. Untuk meningkatkan ketahanan ekonomi nasional.

Rachmat (2013:51) berpendapat bahwa program kemitraan adalah suatu wadah

untuk mengembangkan UKM disebabkan program ini dapat menjawab dan mengatas i

kelemahan-kelemahan yang selama ini terjadi pada UKM di Indonesia menginga t

mekanisme dan struktur berdasarkan KEP-2361MBU/2003 yang merupakan peraturan

yang keluar dikarenakan peraturan sebelumnya belum dapat tercapai. Maka, unit

program kemitraan sekurang-kurangnya melakukan fungsi pembinaan, evaluas i,

penyaluran, penagihan , pelatihan, monitoring, promosi, fungsi administrasi dan

keuangan. Unit kemitraan di kantor pusat dibentuk dengan memperhatikan kondisi

perusahaan. Sedangkan bentuk pelaksanaan di kantor cabang atau perwakilan

disesuaikan dengan kebutuhan