BAB II LANDASAN TEORI - library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2014-0039...
Transcript of BAB II LANDASAN TEORI - library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/TSA-2014-0039...
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Perencanaan Strategis SI/TI
Sebuah harapan yang dijanjikan oleh perencanaan strategis adalah untuk
meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari operational bisnis organisasi saat ini dan
dimasa mendatang. Perencanaan strategis menyediakan suatu kerangka kerja sebagai
suatu arahan ke masa depan bagi manajemen untuk mengelola bisnisnya dengan
lebih baik. Proses di dalam penerapan strategi tersebut menentukan bagaimana
organisasi berkembang untuk dapat memanfaatkan kesempatan yang ada dalam
membantu menyelaraskan dengan kebutuhan pelanggan. Proses perencanaan
strategis digunakan oleh pengelola bisnis untuk menentukan sasaran yang ingin
dicapai, menjadwalkan langkah-langkah implementasi yang akan di jalankan untuk
mencapai sasaran tersebut termasuk cara-cara yang digunakan dalam mengukur
dampaknya pada kinerja unit-unit bisnis pada organisasi yang di hasilkan dari
penerapan suatu strategi.
Teknologi informasi dan komunikasi merupakan suatu sarana yang sangat
bermanfaat untuk meningkatkan mutu layanan pemerintahan. Seperti halnya sumber
daya bisnis lainnya aplikasi TIK memerlukan pemikiran strategis untuk
pengembangannya, seperti halnya individu memerlukan perencanaan keuangan.
Menurut Malaysian ICT Strategic Plan Guideline (MAMPU, 2003) Strategi
merupakan pola yang berasal dari tujuan, sasaran dan kebijakan serta rencana
penggunaan sumberdaya secara signifikan yang dinyatakan dengan suatu cara untuk
mendefinisikan cakupan bisnis organisasi saat ini dan bagaimana organisasi itu akan
8
menjadi yang diinginkan. Oleh karena itu strategi dan visi bisnis berkaitan sangat
erat.
Perencanaan strategis SI/TI akan membantu organisasi untuk dapat menerapkan
teknologi informasi secara kreatif agar dapat mendukung peningkatan mutu layanan
di lembaga pemerintahan. Selain itu strategi SI/TI dapat mengendalikan
pembelanjaan anggaran untuk pengembangan TI dengan lebih efisien, dan juga
investasi-investasi SI/TI yang sudah dilakukan dimasa lalu dapat di identifikasikan
peluang pemanfaatannya agar lebih berdaya guna.
Dalam melakukan perencanaan strategis sistem informasi, ada beberapa
metodologi yang membahas tentang tahap-tahap penyusunan strategis sistem
informasi, diantaranya adalah sebagai berikut:
2.1.1 Metodologi Versi Ward and Peppard
Proses Pendekatan metodologi dengan cara ini dimulai dari keadaan investasi
SI/TI di masalalu yang kurang memberikan manfaat bagi tujuan bisnis perusahaan
dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena menambah keunggulan kompetitif
suatu perusahaan karena dapat memanfaatkan SI/TI dengan lebih optimal. Kurang
bermanfaatnya investasi SI/TI bagi suatu organisasi disebabkan karena perencanaan
strategis SI/TI yang lebih fokus ke arah teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan
bisnis perusahaan.
9
Gambar 2.1 Metodologi Ward and Peppard (Ward and Peppard 2003)
Kerangka kerja yang di jalankan dalam menyusun perencanaan strategis sistem
informasi berdasarkan metodologi ini terdiri atas tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Analisis lingkungan bisnis internal organisasi.
Pada tahapan ini dilakukan analisis terhadap faktor-faktor lingkungan bisnis
didalam organisasi yang mempengaruhi kinerja organisasi. Dimana pada analisis
ini akan dilakukan identifikasi terhadap visi serta misi organisasi, kemudian
dilakukan analisis terhadap tujuan organisasi dengan menggunakan metode
analisis Critical Success Factors (CSFs), untuk mengetahui faktor-faktor yang
berpengaruh terhadap keberhasilan atau kegagalan organisasi.
10
b. Analisis ekternal bisnis organisasi.
Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap faktor-faktor di luar organisasi yang
mempengaruhi kinerja organisasi. Faktor-faktor eksternal tersebut akan dianalisis
dari aspek politik, ekonomi dan hukum, lalu akan dianalisis menggunakan Five
Force Competitive Model untuk mengetahui faktor apa yang berhubungan secara
langsung ataupun tidak langsung terhadap organisasi, yang berasal dari luar
organisasi. Hasil dari analisis Five Force Competitive Model akan dimasukkan
kedalam diagram SWOT untuk mengidentifikasikan kekuatan dalam
memanfaatkan peluang, juga untuk mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan
peluang yang ada. Setelah itu akan dilakukan analisis value chain untuk merinci
rangkaian kegiatan bisnis dari awal sampai akhir di dalam organisasi tersebut.
c. Analisis eksternal SI/TI.
Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap kondisi teknologi yang digunakan
dalam pembangunan sistem informasi menggunakan teknologi yang sedang
berkembang saat ini dan memperkirakan trend di masa depannya seperti apa,
meliputi hardware, software, infrastruktur, komunikasi dan sebagainya. Dari hasil
ini akan diperoleh peluang SI/TI yang dapat digunakan dalam mendukung strategi
organisasi.
d. Analisis internal SI/TI.
Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap kondisi berbagai macam sistem
informasi yang sudah dibangun serta teknologi saat ini yang sedang digunakan
dalam mendukung kegiatan bisnis organisasi meliputi hardware, sofware,
infrastruktur, dan sumber daya manusianya.
11
e. Menentukan strategi SI/TI :
Berdasarkan analisis terhadap poin a,b, c dan d maka akan ditentukan:
1) Strategi SI bisnis, yang meliputi bagaimana setiap fungsi bisnis
Di dalam organisasi akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya,
portofolio aplikasi dan gambaran penggunaan/penyebaran informasinya.
2) Strategi pengelolaan dan pengembangan SI / TI berdasarkan kebijakan yang
sudah ditetapkan oleh organisasi
3) Strategi TI untuk mengelola teknologi yang sudah diterapkan ke dalam SI
dengan menggunakan sumber daya manusia yang ada.
f. Portofolio Aplikasi dan Teknologi.
Mengacu pada point e.1) sampai dengan e.3), maka akan ditentukan portofolio
aplikasi dan teknologi yang akan digunakan dalam mendukung strategi
bisnis organisasi.
2.1.2 METODOLOGI VERSI TOZER
Metodologi ini melakukan pendekatan secara praktis serta mendasarkan pada
model strategi bisnis yang menentukan cara memaksimalkan penggunaan sumber
daya SI/TI untuk kemanfaatan dari sisi bisnis perusahaan. Metodologi ini memiliki 5
fase perencanaan SI/TI yang meliputi, penentuan konteks dan ruang lingkup program
perencanaan, penentuan informasi bisnis yang dibutuhkan serta sarana yang
diperlukan untuk mendapatkannya, evaluasi kesesuain sistem dengan kebutuhan
12
fungsi-fungsi bisnis dalam organisasi, penentuan solusi strategi yang berupa aplikasi
dan teknologi yang akan diterapkan, dan terakhir adalah proses penyiapan untuk
rencana implementasi. Gambar 2.2. berikut ini menggambarkan tahapan
perencanaan strategis SI/TI versi Tozer.
Gambar 2.2 Metodologi versi Tozer
Metode ini terdiri atas 5 aktivitas diantaranya adalah
a. Menentukan konteks dan ruang lingkup agar dapat memperoleh batasan,
waktu, kontrol,penyelarasan terminologi, komitmen manajemen, dan harapan
dari sistem yang akan dibangun.
b. Menentukan informasi bisnis saat ini dan kebutuhan sistem yang
mendukungnya termasuk sumber daya manusianya
c. Mengevaluasi kesesuaian sistem dengan kebutuhan saat ini dan
mengidentifikasi solusi alternatif yang lebih sesuai
13
d. Menetukan solusi strategi SI/TI, output dari fase ini adalah pilihan dari
beberapa solusi, definisi solusi yang paling tepat dengan struktur database
yang mendukungnya, penjelasan alasan pemilihan solusi, hasil update
arsitektur informasi, spesifikasi teknologi, dan strategi migrasi.
e. Menyiapkan dan melakukan rencana teknis implementasi SI/TI termasuk
rencana detil pengembangan sumber daya manusia untuk pengelolaan
teknologi dan sistem informasinya.
2.1.3. METODOLOGI VERSI PRICE WATER HOUSE
Metodologi Price Water House merupakan suatu metodologi yang terdiri atas
4 tahap (Price Water House, 1996) yang mendasarkan pada hal-hal diantaranya,
Pertama, menggunakan arah dan tujuan organisasi yang telah dibuat kedalam
business plan. Segala sesuatu yang menjadi sasaran pada business plan tersebut
diterjemahkan sebagai kebutuhan informasi yang harus dipenuhi. Kedua,
menggunakan Critical Success Factor (CSF) sebagai salah satu tolok ukur dalam
membuat prioritas strategi SI/TI yang akan dibangun. Ketiga menggunakan analisis
value dan resiko yang memperhitungkan tangible dan intangible value dalam
mengungkapkan manfaat SI/TI. Keempat, memanfaatkan pengalaman praktis yang
mendukung teori yang telah ada seperti Total Cost of Ownership (TCO) dari Gartner
Group.Metodologi Price Water House terdiri dari empat tahap, yang terlihat seperti
pada gambar 2.3.
14
Gambar 2.3 Metodologi Price Water House
Pada stage pertama, melakukan analisis kebutuhan bisnis dan informasi,
dimana akan dilakukan kegiatan untuk memeperoleh informasi yang
menggambarkan kondisi bisnis dan SI/TI saat ini dari perusahaan, kebutuhan bisnis
di masa yang akan datang dan peluang pemanfaatan SI/TI dalam bisnis. Masukan
yang perlu disiapkan dalam tahapan ini adalah rencana bisnis, rencana SI/TI, kondisi
persaingan usaha dan perkembangan SI/TI dalam industri yang terkait dengan
perusahaan.
Pada stage kedua, menentukan target yang harus dipenuhi oleh SI/TI, dalam hal
ini dilakukan analisis terhadap berbagai macam peluang-peluang yang ada dalam
memanfaatkan SI/TI untuk memenuhi kebutuhan strategi bisnis perusahaan dan
rincian detil kebutuhan SI/TI yang harus disiapkan. Detil kebutuhan tersebut berupa
arsitektur aplikasi, infrastruktur, sistem pengelolaan SI/TI, dan kebijakan SI/TI
terhadap perusahaan secara keseluruhan. Masukan yang diperlukan dalam stage ini
adalah identifikasi kebutuhan bisnis perusahaan di masa mendatang, identifikasi
peluang bisnis dari eksternal perusahaan, dan syarat-syarat pemenuhan kebutuhan
SI/TI saat ini.
15
Pada stage ketiga, dilakukan penetapan strategi SI/TI, menentukan prioritas,
pilihan strategi, dan spesifikasi strategi SI/TI.
Pada stage keempat, dibuat rencana implementasi, dengan merencanakan
jadwal implementasi strategi SI/TI dengan masukan detil strategi SI/TI. Untuk itu
dilakukan proses diantaranya adalah membuat rencana pendukung strategi SI/TI,
penentuan jadwal waktu kerja, serta membuat rencana pelaksanaan.
2.1.4. METODOLOGI VERSI WETHERBE
Menurut Turban (Turban et al. 1999), penekanan dari metodologi ini lebih ke sisi
teknologi dan kegiatan perencanaan strategis SI/TI dibagi menjadi empat aktivitas,
seperti terlihat pada gambar 2.4:
Gambar 2.4 Metodologi Versi Wetherbe
1. Perencanaan Strategis TI
Aktifitas ini mengaitkan rencana keseluruhan organisasi dengan rencana TI,
identifikasi portofolio aplikasi yang membantu bisnis dan identifikasi aplikasi SI/TI
yang dapat meningkatkan keunggulan bersaing. Perencanaan strategis TI dilakukan
melalui:
a. Business Sistem Planning (BSP), yang berorientasi pada proses bisnis dan
kelas data. BSP dilakukan untuk menentukan database perusahan dan aplikasi
yang mendukung strategi bisnis.
16
b. Strategic of Growth, untuk melihat indikator pertumbuhan TI dan
pengeluaran organisasi sebagai dasar menentukan peran portofolio aplikasi
mendatang, sumber daya TI (perangkat lunak, perangkat keras, dan SDM),
serta perencanaan dan kendali manajemen.
c. End/Means (E/M) Analysis, untuk mengetahui kebutuhan informasi ditingkat
organisasi, departemen, individu, atau manajerial.
d. Critical Success Factor (CSF).
2. Information Requirement Analysis (IRA).
Merupakan suatu proses analisis yang dilakukan dalam rangka mencari rincian
kebutuhan informasi yang nantinya akan diperlukan oleh unit-unit didalam
organisasi secara keseluruhan.
3. Alokasi sumber daya SI/TI.
Alokasi sumber daya SI/TI merupakan kegiatan perencanan pengembangan software,
hardware, komunikasi data, fasilitas, personel, dan aspek finansial, sesuai dengan
rencana utama yang telah didefinisikan dalam Information Requirement Analysis.
4. Perencanaan Proyek.
Perencanaan proyek meliputi kegiatan pengembangan sistem yang disesuaikan
dengan kerangka kerja yang sudah dibuat dan diatur penjadwalannya.
2.1.5. METODOLOGI DARI U.S. NUCLEAR REGULATORY COMMISSION
a. Tujuan dan Ruang lingkup Perencanaan Strategis Sistem Informasi U.S.
Nuclear Regulatory Commission (NRC)
17
Tujuan Perencanaan Strategis Sistem Informasi U.S. Nuclear Regulatory
Commission adalah untuk menambah produktifitas, efisiensi, dan keefektifan dari
program organisasi dan operasinya, serta meningkatkan kegunaan informasi untuk
semua pengguna, baik di dalam maupun di dalam organisasi.
Sedangkan ruang lingkupnya meliputi semua infrastruktur teknologi informasi
baik local maupun wide-area, desktop computer, dan telekomunikasi,semua
pengembangan aplikasi dan web site dan semua aktifitas manajemen informasi yang
melalui organisasi seperti: manajemen dokumen, manajemen record, dan kebebasan
pemrosesan informasi.
Gambar 2.5. Metodologi US. NRC
b. Struktur Dokumen Perencanaan Strategis Sistem U.S. Nuclear Regulatory
Commission (NRC)
Struktur Dokumen Perencanaan Strategis Sistem U.S. Nuclear Regulatory
Commission terdiri dari beberapa section, yakni:
· Section 1
18
Kebutuhan perencanaan SI/TI dan keterhubungan dokumen ini dengan dokumen
perencanaan yang lain
· Section 2
Menyediakan lingkungan dan isi perencanaan
· Sections 3 and 4
Mendiskusikan perencanaan program SI/TI, visi dan strategi, serta ukuran hubungan
dengan setiap tujuan.
· Section 5
Menjelaskan proses integrasi perencanaan strategi SI/TI dengan proses perencanaan
lembaga yang lain serta dengan proses aturan SI/TI yang baik.
c. Kesimpulan
Dokumen perencanaan strategis sistem informasi U.S. Nuclear Regulatory
Commission didalamnya menjelaskan bagaimana aktivitas teknologi informasi/
manajemen informasi membantu menyelesaikan dengan baik misi organisasi.
Dimana dokumen tersebut disusun untuk menambah produktivitas, efisiensi, dan
keefektifan dari program organisasi dan operasinya, serta meningkatkan kegunaan
informasi untuk semua pengguna, baik di dalam maupun di dalam organisasi.
Penyusunannya dilakukan dalam tiga langkah, dan pada setiap langkahnya terdapat
tiga tingkatan.
19
2.1.6. METODOLOGI INFORMATION SYSTEMS PLAN (CASSIDY, 2006)
Gambar 2.6 Metodologi Information Systems Plan
Secara keseluruhan metodologi ini memiliki tahapan awal yang hampir sama
dengan metodologi lainnya seperti, menganalisa kondisi SI/TI organisasi saat ini,
menganalisa kondisi industri pada lingkup bisnis perusahaan, analisa SWOT dan
sebagainya. Meskipun demikian pada metodologi ini memiliki rincian yang lebih
detil mengenai analisis cost dan planning proses serta adanya support requirements
dalam perencanaan.
20
2.2. Metode Analisis Perencanaan Strategis SI/TI
Dalam melakukan perencanaan strategis, akan dilakukan beberapa analisis
untuk mendapatkan perencanaan strategis yang sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan, beberapa metode analis itu akan dibahas pada bagian berikut ini.
2.2.1. Analisis SWOT
Analisis SWOT digunakan oleh suatu organisasi pada saat melakukan analisa
lingkungan bisnis, yang dapat mengetahui bagaimana SI/TI memberikan kontribusi
dalam pencapaian tujuan utama organisasi sehingga dapat mengarahkan dalam
perumusan strategi organisasi.. Dimana kekuatan (Strength) diidentifikasikan dengan
tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan yang dimiliki oleh organisasi untuk dapat
melanjutkan dan mempertahankan bisnis. Dengan mengetahui kekuatan yang
dimilikinya maka organisasi akan dapat mempertahankan serta meningkatkan
kekuatan sebagai upaya untuk mencapai keunggulan dibandingkan organisasi yang
lain. Mengidentifikasi kelemahan (Weakness) bertujuan untuk dapat mengetahui apa
kekurangan-kekurangan yang masih ada, dan dengan mengidentifikasikan kelemahan
tersebut, maka organisasi dapat berusaha untuk memperbaikinya. Kelemahan yang
tidak atau terlambat diketahui akan memberikan dampak yang merugikan bagi
organisasi. Oleh karena itu dengan semakin cepat mengetahui kelemahan yang ada,
maka organisasi dapat sesegera mungkin mencari cara agar dapat menutupi
kelemahan tersebut. Dengan mengetahui peluang (Opportunity), baik peluang saat ini
maupun peluang dimasa yang akan datang, maka perusahaan dapat mempersiapkan
diri untuk mendapatkan peluang tersebut. Berbagai strategi dapat disiapkan lebih
awal dan terencana dengan lebih baik sehingga peluang yang telah diidentifikasi
dapat diwujudkan. Berbagai jalan untuk dapat merealisasikan peluang atau
21
kesempatan dan mempertahankan kelangsungan bisnis organisasi tentunya akan
mengalami banyak ancaman (Threat). Ancaman yang teridentifikasi dapat dicarikan
solusinya sehingga organisasi dapat meminimalkan atau bahkan menghilangkan
ancaman tersebut.
2.2.2 Critical Success Factor (CSF)
Analisa CSF dipergunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi faktor-faktor
kritis apa saja yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan dari tujuan yang
hendak dicapai oleh organisasi. Tujuan dari dibuatnya CSF adalah untuk
menerjemahkan objektif organisasi secara lebih jelas untuk menentukan kegiatan
yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan oleh organisasi. Peranan
CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis
organisasi dengan strategi Sistem Informasinya, mengarahkan proses perencanaan
strategis SI pada area yang strategis atau yang berdampak jangka panjang,
memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI, seperti terlihat
pada gambar 2.5 berikut ini :
22
Gambar 2.7 Critical Success Factor (Ward and Peppard 2003)
2.2.3 McFARLAN STRATEGIC GRID
Setelah dilakukan analisis pada lingkungan bisnis dan SI/TI organisasi baik
eksternal maupun internal, maka dilakukan pemetaan kebutuhan-kebutuhan sistem
informasi yangsudah diidentifikasikan dengan menggunakan McFarlan strategic
grid. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key
operational, and support). Kategori strategic berarti pemanfaatn SI yang wajib ada
dan sangat menentukan keberhasilan kerja organisasi saat ini dan ke depan. Kategori
high potential berarti pemanfaatan SI/TI yang mungkin akan meningkatkan daya
saing organisasi di masa depan, tapi saat ini belum dibuktikan, maka belum wajib
ada. Kategori key operational berarti bahwa penerapan dan pemanfaatan SI wajib
23
ada untuk meningkatkan kinerja dan kesuksesan organisasi saat ini. Kategori support
berarti pemanfaatan SI untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas tapi tidak
menjadi hal yang kritis dalam merubah daya saing, maka tidak wajib ada. Dari hasil
pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap
organisasi dan pengembangan dimasa mendatang (Ward & Griffith 1996), keempat
kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.8 McFarlan Strategic Grid, Ward and Peppard 2003
2.2.4 Cost Benefit Analysis
Analisa Cost Benefit dalam metode penghitungan investasi pengembangan
teknologi informasi menggunakan prinsip memperbandingkan biaya yang harus
dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh oleh perusahaan. Pendekatan ini biasa
dipergunakan di dalam situasi dimana penggunaan teknologi informasi memberikan
manfaat yang tangible dan cenderung mudah diukur (measurable) secara kuantitatif.
24
Diantara pendekatan dalam analisa Cost Benefit adalah dibuatnya suatu perhitungan
terhadap biaya proses bisnis yang dapat direduksi dengan digunakannya sistem
informasi atau teknologi informasi. Pendekatan ini biasa dipergunakan, pada saat
teknologi informasi dipergunakan sebagai sarana untuk meningkatkan kinerja
efisiensi, dalam hal ini memanfaatkan keunggulan yang ditawarkan untuk
mengurangi total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan
2.2.5 IT Balanced Score Card
Menurut Grembergen dan Saull (2001), Balanced Scorecard (BSC) pertama
kali diperkenalkan oleh Kaplan dan Norton yang merupakan sistem manajemen
kinerja yang harus memungkinkan perusahaan untuk mendorong strategi perusahaan
pada pengukuran dan tindak lanjut. Dalam beberapa tahun terakhir BSC telah
diterapkan untuk teknologi informasi (TI) dan saat ini aplikasi TI sudah muncul
dalam kehidupan nyata. untuk mengukur IT Balanced Scorecard memiliki empat
perspektif, yaitu:
Business Contribution menggambarkan nilai bisnis dari investasi TI.
User Orientation merupakan evaluasi pengguna TI
Operational Excellence merupakan proses TI yang digunakan untuk
mengembangkan dan menyampaikan aplikasi.
Future Orientation menggambarkan sumber daya manusia dan teknologi yang
dibutuhkan oleh TI untuk memberikan layanannya.
Masing-masing perspektif harus diterjemahkan ke dalam matriks dan ukuran
yang memberikan nilai pada situasi saat ini. Penilaian ini harus diulang secara
berkala dan harus disesuaikankan dengan tujuan yang harus ditetapkan sebelumnya
25
dan dengan perbandingan. IT BSC harus mempertimbangkan dua macam ukuran
yaitu pengukuran hasil akhir dan penggerak kinerja.
Tabel 2.1 Perspektif IT Balanced ScoreCard
Perspektif Keterangan Misi Strategi Business Contribution
Bagaimana manajemen melihat departemen TI?
Untuk memperoleh kontribusi bisnis yang relevan dari investasi TI yang sudah direncanakan
Mengendalikan pengeluaran TI
Nilai bisnis dari proyek TI
Menyediakan kemampuan bisnis yang baru
User Orientation
Bagaimana user melihat departemen TI?
Menjadi pemasok sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan
Pemasok pilihan untuk aplikasi
Pemasok pilihan untuk operasional
Pemberi usul solusi yang terbaik
Kerjasama dengan user
Kepuasan user
Operational Excellence
Seberapa efektif dan efisienkah proses TI?
Untuk memberikan layanan TI dengan aplikasi yang efektif dan efisien
Pengembangan yang efisien dan efektif
Operasional sistem yang efisien dan efektif
Future Orientation
Seberapa baik posisi TI untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan di masa yang akan datang
Untuk memberikan kesempatan dalam menghadapitantangan di masa yang akan datang
Melatih staff TI Keahlian staff TI Penelitian teknologi yang sedang berkembang
Usia portfolio aplikasi
26
2.3 E-Government
E-government adalah istilah yang menurut beberapa kalangan, didefinisikan
secara beragam. Menurut Keppres No. 20 Tahun 2006 E-Government adalah
pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses pemerintahan untuk
meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas penyelenggaraan
pemerintahan. E-government dapat diartikan sebagai suatu proses pemanfaatan
teknologi informasi sebagai alat untuk membantu menjalankan sistem pemerintahan
secara lebih efisien. Karena itu, dalam melihat e-government, jangan terpaku oleh
unsur 'e' (electronic) -nya semata, tetapi yang lebih penting lagi adalah proses dan
jalannya pemerintahan melalui fasilitas internet atau media online. Sehingga terdapat
dua hal utama dalam pengertian e-government di atas, pertama adalah penggunaan
teknologi komunikasi informasi (salah satunya adalah internet) sebagai alat bantu,
dan kedua adalah tujuan pemanfaatannya sehingga jalannya pemerintahan dapat
lebih efisien. Melalui teknologi informasi dan sistem informasi seluruh proses atau
prosedur yang ada di pemerintahan dapat dilalui dengan lebih cepat sesuai dengan
aturan baku yang telah ditetapkan sebelumnya. e-government bukan berarti
mengganti cara pemerintah dalam berhubungan dengan masyarakat umum.
Pada konsep e-government, masyarakat masih bisa berhubungan dengan pos-
pos pelayanan, berbicara melalui telepon untuk mendapatkan pelayanan pemerintah,
atau berkirim surat secara elektronik. E-government hanya berfungsi pada konteks
penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara
lembaga-lembaga pemerintah dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Pada
pelaksanaan e-government, informasi, komunikasi, dan transaksi antara masyarakat
umum atau perusahaan dan pemerintah dilakukan melalui jaringan internet. Sehingga
ada beberapa manfaat yang dihasilkan seperti misalnya, komunikasi dalam sistem
27
administrasi berlangsung dalam hitungan jam, bukan lagi dalam hitungan minggu.
Artinya, pelayanan pemerintah pada masyarakat menjadi lebih responsif, service dan
informasi dapat disediakan 24 jam sehari, tujuh hari dalam seminggu. Informasi
dapat dicari dari kantor, rumah, bahkan secara mobile dimanapun tanpa harus secara
fisik datang ke kantor pemerintahan atau tempat-tempat pelayanan umum. Akselerasi
kecepatan pelayanan berarti juga merupakan penghematan dalam waktu, energi dan
biaya.
2.3.1 Pola Arsitektur E-Government
Dalam pengembangan e-government digunakan suatu pola arsitektur tertentu
yang disesuaikan dengan peraturan yang berlaku di negaranya masing-masing.
Kerangka arsitektur E-Government terdiri dari empat lapis struktur, yakni:
Kerangka arsitektur E-Government terdiri dari empat lapis struktur, yakni:
1. Akses. Jaringan telekomunikasi, jaringan internet, dan media komunikasi
lainnya yang dapat digunakan oleh masyarakat untuk dapt mengakses situs
pelayanan publik.
2. Portal Pelayanan Publik. Situs web pemerintah pada internet penyedia
layanan publik tertentu yang mengintegrasikan proses pengolahan dan
pengelolaan informasi dan dokumen elektronik di sejumlah instansi yang
terkait.
3. Organisasi Pengelolaan dan Pengolahan Informasi. Organisasi pendukung
yang mengelola, menyediakan dan mengolah transaksi informasi dan
dokumen elektronik.
28
4. Infrastruktur dan Aplikasi Dasar. Semua prasarana, baik perangkat keras
dan lunak yang diperlukan untuk mendukung pengelolaan, pengolahan,
transaksi, dan penyaluran informasi antarportal pelayanan publik dengan
jaringan internet secara handal, aman, dan terpercaya.
Gambar 2.9 Kerangka arsitektur E-Government
2.3.2. Indonesia Go Open Source (IGOS)
Indonesia, Go Open Source! disingkat IGOS adalah sebuah semangat gerakan
untuk meningkatkan penggunaan dan pengembangan perangkat lunak sumber
terbuka di Indonesia. IGOS dideklarasikan pada 30 Juni 2004 oleh 5 kementerian
yaitu Kementerian Negara Riset dan Teknologi, Departemen Komunikasi dan
Informatika, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Kementerian Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Departemen Pendidikan Nasional.
Gerakan ini melibatkan seluruh stakeholder TI (akademisi, sektor bisnis,
instansi pemerintah dan masyarakat) yang dimulai dengan program untuk
29
menggunakan software open source di lingkungan instansi pemerintahan.
Diharapkan dengan langkah ini dapat mengefisiensikan anggaran dalam pengadaan
software di lingkungan pemerintah.
Langkah-langkah aksi dalam menerapkan deklarasi IGOS diantaranya adalah :
1. Menggunakan perangkat lunak legal di setiap instansi pemerintah.
2. Menyebarluaskan pemanfaatan Open Source Software di Indonesia.
3. Menyiapkan panduan (guideline) dalam pengembangan dan pemanfaatan Open
Source Software di Indonesia.
4. Mendorong terbentuknya pusat-pusat pelatihan, competency center dan pusat-
pusat inkubator bisnis berbasis open source di Indonesia.
5. Mendorong dan meningkatkan koordinasi, kemampuan, kreativitas, kemauan dan
partisipasi di kalangan pemerintah dan masyarakat dalam pemanfaatan Open
Source Software secara maksimal.
2.3.3 Hubungan antara E-Government dengan Perencanaan Strategis
Pengembangan sistem e-government dilakukan dengan cara yang tidak jauh
berbeda dengan perencanaan strategis SI/TI, dimana dalam pengembangan sistem
e-government juga melakukan analisis-analisis seperti CSF dan SWOT, terutama
kaitannya dengan penggunaan software open source, seperti yang dilakukan dalam
perencanaan strategis SI/TI, karena e-government sendiri termasuk dalam bagian dari
perencanaan strategis sistem informasi lembaga pemerintah, seperti yang akan
dilakukan dalam studi kasus ini.
30
2.4 Enterprise Architecture
Menurut Bernard (2005, p31), Enterprise Architecture (EA) adalah
analisis dan dokumentasi dari keadaan mengenai integrasi strategi, bisnis, dan
teknologi perusahaan disaat ini dan di masa yang akan datang. EA akan
memberikan pandangan mengenai perusahaan yang membantu orang-orang di
dalam perusahaan untuk membuat rencana dan keputusan yang lebih baik. EA
merupakan program manajemen dan metode dokumentasi yang menyediakan
sebuah pandangan yang dapat dijalankan dan terkoordinasi dari tujuan strategis,
layanan bisnis, alur informasi, dan penggunaan sumber daya perusahaan.
Framework EA menyediakan struktur lengkap untuk menggambarkan
bisnis dan lingkungan teknologi perusahaan. Setiap komponen EA membentuk
bagian-bagian yang berbeda bagi keseluruhan kemampuan operasional TI.
Gambar 2.10 Kerangka Dokumentasi EA(Bernard, 2005)
31
Enterprise architecture memiliki konsep sebagai berikut :
• Sebagai program menejemen EA, menyediakan pendekatan yaitu dengan strategi
terintegrasi untuk perencanaan sumber daya IT. Program EA merupakan bagian
dari proses secara keseluruhan dalam menentukan sumber daya,
mengembangkanstandar kebijaksanaan, meningkatkan dukungan keputusan, dan
mengawasi kegiatan pengembangan sumber daya.
• EA dapat membantu mengidentifikasi kesenjangan dalam kinerja kegiatan usaha
dan kemampuan dalam mendukung layanan IT, sistem, dan jaringan.
EA terdiri dari standar, artefak dokumentasi, dan proses tata kelola memiliki tujuan
sebagai berikut :
• Mencapai tujuan strategis yang bergantung pada sumber data IT.
• Meningkatkan kinerja bisnis dengan memaksimalkan efisiensi IT.
• Mendukung keinginan eksekutif dan manajerial untuk memiliki pioritas strategis
atau kebutuhan bisnis yang mendorong solusi IT.
• Menghubungkan beberapa jaringan IT, sistem, aplikasi, service, dan database
pada perusahaan/organisasi.
• Berbagi informasi antar lini bisnis.
• Mengintegrasikan beberapa bentuk aplikasi dan local/ wide area network yang
tidak memiliki standar.
• Mengurangi duplikasi sumber daya IT pada seluruh perusahaan/organisasi.
• Melindungi data dan asset IT yang mengandalkan pendekatan ke seluruh
perusahaan.
• Memaksimalkan efektifitas penggunaan anggaran yang terbatas.
• Meningkatkan manajemen sumber daya manusia pada bidang IT.