9

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Umum

2.1.1 Definisi Public Relations

Public Relations merupakan suatu seni dan ilmu pengetahuan yang

menerapkan program-program Public Relations secara terencana dan

berkesinambungan. Public Relations suatu organisasi atau perusahaan yang

berupaya melakukan hubungan baik dengan Public untuk menjaga citra organisasi

atau perusahaan. Didalam melaksanakan programnya, Public Relations

melakukan komunikasi yang persuasive dan efektif melalui media yang tepat.

Menurut para pakar hingga saat ini belum terdapat konsensus yang mutlak

mengenai definisi PR. Sebagai acuan, salah satu definisi Public Relations yang

diambil dari The British Institute of Public Relation (Rosadi Ruslan, 2014, p. 16)

berbunyi :

a) “Aktifitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara suatu

lembaga atau organisasi dengan publiknya.

b) “Public Relations adalah memikirkan, merencanakan, dan

mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian

antara suatu lembaga atau organisasi dengan publiknya”.

Menurut (Gassing, 2016, p. 8) “Public Relations adalah fungsi manajemen yang melakukan penilaian terhadap sikap publik, menyesuaikan kebijaksanaan tata kerja dari suatu organisasi atau perorangan dengan

kepentingan publik dan melakukan program aksi untuk memperoleh pengertian dan persetujuan publik”.

Menurut (Gassing, 2016, p. 10) “PR sebagai fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi

dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian,

10

penerimaan, kerja sama, melibatkan manajamen dalam menghadapi

persoalan atau permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik, mendukung manajemen untuk mengikuti dan

memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana

utama”.

2.1.2 Tugas dan Fungsi Public Relations

1. Fungsi Public Relations

Menurut (Rosady Ruslan, 2013, p. 20) Peranan atau tugas Public Relations

dalam satu organisasi dapat dibagi empat kategori, yaitu :

a. Penasehat Ahli

Seorang praktisi pakar Public Relations yang berpengalaman dan memiliki

kemampuan tinggi dan membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian

masalah hubungan dengan publiknya.

b. Fasilitator Komunikasi

Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator

atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk

mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya.

c. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah

Peranan praktisi Public Relations dalam proses pemecahan persoalan

Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini

dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat

hingga mengambil tindakan eksekusi dalam mengatasi persoalan atau

krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

11

d. Teknisi Komunikasi

Peranan teknisi komunikasi ini menjadikan praktisi Public Relations

sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis

komunikasi atau yang dikenal dengan method of communication in

organization”.

Menurut (Gassing, 2016, p. 105) ada 3 fungsi Public Relations, yaitu :

a. Memberikan penerangan kepada publik.

b. Membujuk publik untuk mengubah sikap dan tindakan.

c. Mereprensentasikan sikap organisasi terhadap publik dan sebaliknya.

Menurut (Suardhita, 2014, p. 16) “Fungsi utama Public Relations, yaitu:

1. Menumbuhkan, mengembangkan hubungan baik antara organisasi

perusahaan dengan publiknya baik internal maupun eksternal.

2. Menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi, dan

meningkatkanpartisipasi publik.

3. Menciptakan opini publik yang menguntungkan organisasi/ perusahaan”.

2. Tugas Public Relations

Menjaga hubungan baik tidak hanya dilakukan dengan Public Eksternal.

Suasana didalam badan atau perusahaan juga menjadi target dari tugas Internal

Public Relations, terutama suasana diantara para karyawannya yang mempunyai

hubungan langsung dengan perkembangan lembaga atau perusahaannya.

Menurut (Ropingi, 2017, p. 59) “Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan tersebut diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara para karyawannya, komunikasi antar bawahan dan

pimpinan atau atasan terjain dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan”.

12

Menurut (Tayibnapis, 2014, p. 35) “Public Relations dikatakan berfungsi

apabila ia mampu melakukan tugas dan kewajibannya dengan baik, berguna atau

tidak dalam menunjang perusahaan dan menjamin kepentingan publik”.

Menurut (Suardhita, 2014, p. 16) “Tugas Public Relations disuatu

perusahaan adalah :

1. Mendidik suatu publik melalui kegiatan non profit untuk menggunakan

barang/jasa instansinya.

2. Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instansi dengan

publik.

3. Meningkatkan penjualan barang dan jasa.

4. Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan

masyarakat sehari-hari.

5. Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan

barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan.

6. Mencegah pergeseran penggunaan barang atau jasa yang sejenis dari

pesaing perusahaan oleh konsumen”.

Berdasarkan fungsi dan tugas Public Relations yang telah dikemukakan di

atas, penulis menarik kesimpulan bahwa fungsi Public Relation secara umum

adalah sebagai sarana komunikasi dua arah antara organisasi dan khalayaknya.

Public Relations diharap mampu memfasilitasi dan mengakomodasi kepentingan

publik dan menunjang kegiatan organisasi untuk mencapai tujuannya. Selain itu,

Public Relations harus mampu menciptakan komdisi harmonis antara organisasi

dan publiknya demi terciptanya kepentingan bersama.

13

2.1.3 Ruang Lingkup Public Relations

Setelah mengetahui pengertian dari Public Relations, maka ada pula

ruanglingkup Public Relations dalam menjalankan fungsi dan tugas pada suatu

organisasi atau perusahaan.

Menurut (Yusmawati, 2017, p. 4) “ruang lingkup Public Relations dalam

suatu organisasi/lembaga antara lain sebagai berikut:

a. Membina hubungan kedalam (publik internal) Publik internal adalah

publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu

sendiri. Seorang humas harus mampu mengidentifikasi atau mengenali

hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat,

sebelum kebijakan dijalankan oleh organisasi.

b. Membina hubungan keluar (publik eksternal) Publik eksternal adalah

publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan

gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya”.

Menurut (Kriyantono, 2017, p. 23) “ruanglingkup Public Relations

disingkat menjadi PENCILS, yaitu :

1. Public & Publicity, yaitu memperkenalkan perusahaan kepada publik,

misalnya dengan membantu tulisan yang disebarluaskan kepada media.

2. Events, mengorganisasikan event atau kegiatan sebagai upaya untuk

membentuk citra.

3. News, seorang Public Relations dituntut menguasai teknik-teknik menulis

sehingga dapat menghasilkan produk-produk tulisan (Public Relations

Writing)

14

4. Community Invelovement, Public Relations harus membuat program-

program yang ditunjukan untuk menciptakan keterlibatan komunitas atau

masyarakat sekitarnya.

5. Identity-Media, merupakan pekerjaan Public Relations dalam membina

hubungan denag media (pers)

6. Lobbying, Public Relations dituntut mempunyai keahlian peruasi dan

negosiasi dengan berbagai pihak.

7. Social Investment, pekerjaan Public Relations untuk membuat program-

program yang bermanfaak bagi kepentingan dan kesejahteraan sosial.

Menurut (Rosadi Ruslan, 2014, pp. 22–23) “menjabarkan adapun Ruang lingkup

tugas Public Relations dalam sebuah ornganisasi/lembaga antara lain meliputi

aktivitas sebagai berikut :

a) Membina hubungan kedalam (Internal)

Yang dimaksud dengan publik internak adalah publik yang menjadi bagian

dari unit, badan, perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang Public

Relations harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang

menimbulkan gambaran negatif didalam masyarakat, sebelum kebijakan

itu dijalankan oleh organisasi.

b) Membina hubungan keluar (Eksternal)

Yang dimaksud dengan publik eksternal adalah publik umum

(masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang

positif terhadap lembaga yang diwakilkannya”.

15

Berasarkan pembahasan diatas, bahwa seorang Public Relations sebagai

“jalan penengah” antara organisasi dengan publik internal dan publik eksternal.

Public Relations harus bisa menyajikan berbagai informasi untuk menciptakan

hubungan baik terhadap publik luar (eksternal) dan dalam (internal) agar citra

Positive perusahaan bisa terjaga dengan baik.

2.1.4 Proses Kerja Public Relations

Secara umum Public Relations adalah seseorang yang menciptakan opini

publik sebagai input yang menguntungkan untuk kedua belah pihak,

menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan

baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya.

Selain itu, Public Relations harus mampu menjelaskan dan menekankan tanggung

jawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen untuk

tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai

sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren yang sedang terjadi

ditengah-tengah masyarakat, menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak

dalam komunikasi sebagai alat utama.

Public Relations bukanlah kegiatan yang sembarangan, justru kegiatan ini

membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk menguntungkan

pertumbuhan perusahaan. Hal ini didasari oleh keyakinan bahwa kehidupan

perusahaan akan bergantung pada opini publik. Oleh karena itu, pekerjaan seorang

Public Relations harus dilakukan untuk membentuk respon positif dari opini

publik tersebut.

16

Menurut (Ropingi, 2017, p. 58) “Dalam konsepnya, Public Relations

menjalankan tugas dan oprasionalnya, baik sebagai komunikator dan moderator,

maupun organisator. Tugas pokok seorang Public Relations adalah sebagai

berikut :

1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan

organisasi.

2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik

Internal.

3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi

dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik

kepada organisasi.

Menurut (Suardhita, 2014, p. 17) “Proses kerja Public Relations yaitu

terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik kegiatan ke

dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk

mencapai saling pengertian”.

Menurut (Suardhita, 2014, p. 15) “Seorang Public Relations memiliki peran yang sangat penting pada perusahaan dalam membangun citra positif kepada publik yang kini telah lebih maju di mana masyarakat lebih selektif

dalam mengkonsumsi jasa atau produk yang mereka inginkan, peran seorang Public Relations sangat diperlukan untuk menjaga nama baik citra

perusahaan sekaligus sebagai ajang promosi untuk produk jasanya. Tidak hanya itu, seorang Public Relations juga dituntut untuk dapat meningkatkan brand awareness perusahaan.

17

2.2 Studi Literatur

2.2.1 Company Profile

1. Pengertian Company Profile

Company Profile merupakan salah satu media yang merepresentasikan

sebuah perusahaan atau organisasi termasuk produknya secara verbal maupun

grafik yang mengangkat Corporate Value serta Product Value serta keunggulan

perusahaan. Company Profile berisi gambaran umum perusahaan, di mana

perusahaan dapat memilih poin-poin apa saja yang ingin disampaikan secara

terbuka kepada publiknya disesuaikan dengan kepentingan publik sasaran.

Menurut (Kriyantono, 2017, p. 340) Public Relations didorong melakukan penelitian tentang motif dan kebutuhan publik ini sebelum memutuskan tema kampanyenya dan tema-tema apa yang akan ditulisnya di Newsletter,

majalah internal, majalah dinding, Backgrounders, Annual Report, website, dan Company Profile.

Menurut (Kriyantono, 2017, p. 215) Bahasa merupakan elemen penting dalam mendefinisikan atau membingkai situasi krisis. Artinya, praktik

Public Relations mesti lebih seksama dan kreatif dalam memilih symbol bahasa dalam berbagai pesan komunikasinya. Berbagai macam media komunikasi, seperti Press-Release, Newsletter, Company Profile, Bulletin

dan Website. Mesti di desain dengan baik, sehingga dapat memengaruhi konstruksi publik yang positif terhadap organisasi.

Menurut (Kriyantono, 2017, p. 268) Dalam Public Relations, cultural studies mengkaji bagaimana praktik Public Relations, termasuk teks atau

alat atau produk komunikasinya, seperti Newsletter, Press Release dan Company Profile, digunakan sebagai sarana mempresentasikan realitas

yang mempromosikan kekuatan tertentu atas pihak lain.

2. Fungsi Company Profile

Company profile merupakan salah satu aspek penting dalam publikasi

sebuah perusahaan. Fungsi sebuah company profile adalah sebagai media

komunikasi dan penyampaian informasi tentang perusahaan kepada pihak-pihak

terkait, baik internal maupun eksternal perusahaan.

18

Menurut (Kriyantono, 2016, p. 216) “Fungsi Company Profile yaitu

sebagai berikut :

1. Representasi perusahaan. Company Profile merupakan gambaran tentang

perusahaan. Bisa juga dianggap mewakili perusahaan sehingga publik

tidak usah bersusah payah mencari informasi tentang perusahaan. Dapat

juga digunakan sebagai alat membangun citra agar berbagai kelompok

penekan dalam masyarakat mempunyai pemahaman yang benar tentang

perusahaan.

2. Bisa digunakan untuk melengkapi komunikasi lisan demi terciptanya

mutual Understanding.

3. Menghemat waktu transaksi. Pihak-pihak lain yang berkaitan dengan

bisnis perusahaan tidak perlu menyatakan secara detail tentang

perusahaan, produk, pasar, visi dan misi. Hal itu dapat dipelajari melalui

Company Profile, sebelum dah sesudah pertemuan.

4. Membangun identitas dan citra korporat. Company Profile yang dikemas

menarik, jelas, detail dan mewah, mencerminkan wajah perusahaan dimata

publik sebagai perusahaan yang besar dan bonafit.

3. Isi Company Profile

Menurut (Kriyantono, 2017, p. 227) “Banyak hal yang bisa ditulis dalam

Company Profile. Tetapi, secara umum isi Company Profile mencakup :

a) Sejarah perusahaan, mencakup antara lain pendiri perusahaan, jajaran

direksi, asal muasal dan proses perkembangan.

19

b) Filosofis perusahaan, bisa disebut pandangan atau ideology dasar-dasar

perusahaan.

c) Budaya perusahaan, adalah nilai-nilai kunci dan konsep bersama yang

membentuk citra anggota organisasi terhadap organisasinya. Misalnya,

etos kerja tinggi, maju untuk semua, makan tidak makan yang penting

kumpul.

d) Sambutan dari pimpinan (direktur utama dan komisaris utama) tentang

segala hal yang sangat berpengaruh pada aktivitas perusahaan dan rencana

jangka panjang.

e) Identitas perusahaan, termasuk disni logo, Uniform, interior gedung dan

kantor, kualitas cetakan dan kualitas Audiovisual-nya.

f) Visi, misi dan strategi perusahaan, termasuk komitmen perusahaan untuk

meraih kemajuan. Ini menunjukan bahwa oprasional perusahaan dilakukan

tidak sembarangan, tetapi melalui perencanaan yang matang dan

berkesinambungan. Sebagai jaminan masa depan bisnis yang

berkelanjutan. Pada akhirnya menciptakan kepercayaan publik, bahwa

masa depan perusahaan terjamin.

g) Alamat cabang-cabang. Semakin banyak cabang perusahaan dibeberapa

wilayah menunjukan jalur distribusi yang merata. Pada akhirnya

mencerminkan kebersamaan dan presties perusahaan.

h) Gambaran tentang SDM, ceritakan orang-orang dibalik oprasional

perusahaan, siapa saja figur pengendali dijajaran manajemen termasuk

tokoh berpengaruh dimasyarakat yang berkaitan dengan perusahaan.

20

i) Sistem pelayanan dan fasilitas yang disediakan. Dengan persaingan ketat

dewasa ini, pelayanan pelanggan memang kunci strategis. Gambaran

kelebihan perusahaan dari sisi yang membedakan dari kompetitor.

j) Prestasi dan keunggulan perusahaan, termasuk segala hal yang telah

dilakukan perusahaan untuk kepentingan masyarakat. Masyarakat

menuntut bukan hanya kualitas produk atau jasa, tapi juga apa yang bisa

dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan kuliatas kehidupan

masyarakat. Misalnya program peduli lingkungan sebagai wujud tanggung

jawab perusahaan.

k) Laporan perkembangan perusahaan (Annual Report), termasuk informasi

keuangan perusahaan.

l) Deskripsi tentang produk-produk dan jasa utama yang ditawarkan program

pengembangan dimasa mendatang.

2.2.2 Media Public Relations

Media Publikasi merupakan sarana dimana seseorang atau kelompok

mengumumkan hasil dari penelitian, diskusi, atau suatu hal yang perlu diketahui

oleh publik. Media Publikasi dapat dibedakan menjadi media cetak dan media

elektronik. Public Relations harus mampu untuk menyampaikan pesan dengan

cara yang ekonomis namun memiliki dampak yang luar biasa bagi publik.

Kemunculan internet yang kemudian melahirkan media sosial yang beragam ini

sangat membantu kerja Public Relations. Mulai dari Twitter, Facebook,

Instagram, Blog, hingga Youtube dapat dimanfaatkan untuk publikasi.

Keberadaan media saat ini amat diperlukan oleh Professional Public

Relations, sebab media merupakan alat untuk publikasi, tempat untuk membangun

21

support terhadap perusahaan dan sebagai sarana dalam membangun reputasi.

Sebab media tidak memliki jarak dengan publik sehingga akses informasi dan

publikasi yang disampaikan melalui media diasumsikan lebih cepat sampai.

Keberadaan media juga dibutuhkan untuk membangun jaringan agar

penyebarluasan informasi bisa lebih cepat jika ada jaringan yang mensupport.

Menurut (Silvina Mayasari, 2018, p. 25) Alat atau sarana yang digunakan

untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayaknya. Ada beberapa pakar psikologi memandang bahwa dalam komunikasi antara

manusia, maka media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindra manusia selanjutnya diproses dalam pikiran manusia untuk mengontrol dan menetukan sikapnya terhadap sesuatu, sebelum

dinyatakan dalam tindakan.

Menurut (Ropingi, 2017, p. 155) Penyebaran informasi tentang perusahaan atau program-program Public Relations kepada khalayak eksternal melalui media yang sudah ada (institusi media) biasanya tidak gampang, karena,

institusi media memiliki standar berita atau informasi berdasarkan pada prinsip-prinsip jurnalistik yang berlaku serta karakteristik media yang dikelolanya.

Menurut (Hermawan, 2015, p. 3) Media adalah suatu sarana yang dapat

digunakan untuk menyampaikan informasi. Media berasal dari bahasa Latin dan merupakan bentuk jamak dari kata “Medium” yang secara harfiah berarti “perantara” yaitu perantara sumber pesan (a source) dengan

penerima pesan (a receiver)”.

Untuk itu, praktisi Public Relations perlu hal-hal seperti, banyak

mencermati isu-isu yang berkembang agar statemen atau pernyataan yang

disampaikan melalui media tidak melenceng dari situasi dan kondisi yang sedang

berkembang.

2.2.3 Customer

Customer adalah seseorang yang menggunakan produk atau menerima jasa

dari individu atau organisasi. Kata customer diambil dari kata custom yang berarti

habit (kebiasaan). Seorang customer yang datang pada toko tertentu secara berkala

menjadikan kebiasaan kegiatan membeli barang pada suatu toko tertentu

22

walaupun masih ada toko yang lain, atau orang yang didekati oleh pemilik toko

dengan tujuan agar berbelanja di tokonya lagi di masa mendatang.

Customer dapat diklasifikasikan menjadi dua grup utama yaitu Internal

dan Eksternal. Internal Customer adalah seorang yang bekerja pada organisasi itu

sendiri, ada kemungkinan pada divisi lain atau cabang lain. Sementara External

Customer pada umumnya merupakan rakyat umum. Individu atau organisasi yang

menerima barang atau jasa sebagai bank, misalnya moneter (penjualan dan

pembelian barang). Bisnis atau orang-orang bisnis, termasuk penyedia, bank, dan

pesaing dan Badan Pemerintahan, Organisasi Sosial.