BAB II KAJIAN PUSTAKA - · PDF fileLaporan Tugas Akhir ... Sistem adalah suatu kebulatan atau...

L aporan Tugas A khir S istem M an ajem en M utu pada proyek E P C

B A B II K ajian Pustaka IIIIIIII----1111

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani

yaitu “Systema”, dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang

mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang

saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang

tidak terpisahkan.

Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit

dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat dilihat bahwa sistem

terdiri dari unsur-unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan

dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka

gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi disebut suatu sistem.

Berikut ini adalah definisi kata Sistem menurut beberapa para ahli:

1. Buckley

Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara

utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-

bagiannya. (A whole that functions as a whole by virtue of

interdependence of its parts).

2. H. Kerzner

Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia

dan/atau bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur

sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut dapat

bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran

bersama atau hasil akhir. Pengertian ini, mengandung arti pentingnya

aspek pengaturan dan pengorganisasian komponen dari suatu sistem

untuk mencapai sasaran bersama, karena bila tidak ada sinkronisasi



dan koordinasi yang tepat, maka kegiatan masing-masing komponen,

sub-sistem, atau bidang dalam suatu organisasi akan kurang saling

mendukung.

3. B.S. Blanchard (1990)

Engineering System adalah aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu

pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan

operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses

yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional,

sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.

Sebagai contoh yaitu dalam hal konstruksi bangunan sipil, khususnya

konstruksi jembatan, maka yang dimaksud dengan sistem konstruksi

adalah suatu konstruksi yang disusun oleh atau terdiri dari sub-sistem

yaitu: bangunan atas jembatan, bangunan bawah jembatan, dan dilengkapi

dengan bangunan pelengkap jembatan.

2.1.2 Jenis Sistem

Sistem dapat dibedakan menjadi 2 jenis (Davis, B. Gordon, Kerangka dasar Sistem Informasi

Manajemen bag I , cetakan keempat 1987) yaitu:

a. Sistem tertutup : sistem yang mandiri, tidak bertukar materi, informasi

atau energi dari lingkungannya dan tidak terpengaruh dari gejolak di

luar sistem. salah satu contohnya yaitu sistem komputer.

b. Sistem terbuka : sistem yang mengadakan pertukaran informasi atau

energi dengan lingkungannya. Sistem terbuka cenderung memiliki sifat

adaptasi sehingga dapat menyesuaikan terhadap perubahan dalam

lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya,

mengorganisasikan diri dan mengubah organisasinya sebagai tanggapan

atas perubahan yang terjadi. Salah satu contohnya yaitu sistem

organisasi atau sistem biologis seperti manusia.



Gambar 2.1 Sistem tertutup

Gambar 2.2 Sistem terbuka

2.2 Manajemen

Setiap kegiatan manusia mempunyai tujuan tertentu. Dalam mencapai

tujuannya, setiap/kelompok orang akan melakukan usaha semaksimal

mungkin sesuai dengan kemampuannya. Namun seringkali yang terjadi

pencapaian tujuan tersebut tidak dilakukan dengan baik yaitu secara

efisien dan efektif. Oleh karena itu diperlukanlah manajemen yang

merupakan sistem pengaturan terhadap unsur yang terlibat dalam proses

pencapaian tujuan seperti dapat dilihat pada gambar 2.3. Jadi secara

umum manajemen adalah suatu usaha atau cara untuk memanfaatkan

sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu dengan efektif dan efisien.

Gambar 2.3 Manajemen

Tidak ada pertukaran

dengan Lingkungan

Menerima masukan yang diketahui, tidak diketahui

dan gangguan Lingkungan

Diketahui

Tidak Diketahui

Gangguan

Keluaran



2.2.1 Unsur-unsur manajemen

Sebagai salah satu komponen penting dalam lingkup manajemen adalah

unsur-unsur manajemen atau sumber daya. Sumber daya yang dimaksud

dikenal dengan 5 M yaitu manusia (man), bahan (material), mesin/peralatan

(machine), metode/cara kerja (method), modal uang (money). Dalam rangka

mencapai tujuannya setiap orang/kelompok akan mengoptimalkan

pemakaian sumber daya tersebut sehingga tercapai tujuan kegiatan secara

efektif dan efisien. Dengan memanfaatkan unsur-unsur atau sumber daya

ini secara efisien, ketersediaannya yang terbatas tidak menjadi halangan

sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat memberikan hasil

yang maksimal.

2.2.2 Tingkatan Manajemen

Pada dasarnya terdapat tiga tingkatan manajemen(Azhar Susanto,”Sistem Informasi

Manajemen”,2002:187) yaitu :

1. Tingkat Manajemen Atas (Top Management) adalah tingkatan paling tinggi

dari manajemen yang biasanya terdiri atas beberapa orang saja.

Jangkauan perencanaan yang dibuat di sini bersifat konseptual yang

meliputi kebijaksanaan, strategi dan keputusan dan meliputi kurun

waktu rencana jangka panjang.

2. Tingkat Manajemen Menengah (Middle Management) adalah tingkatan

manajemen yang berfungsi mengarahkan kegiatan dari manajemen

terbawah.

3. Tingkat Manajemen Bawah (First Line Management) adalah tingkatan

manajemen pada tingkat yang terbawah dari suatu organisasi. Pada

tingkatan ini manajemen berfungsi mengarahkan pekerja-pekerja

pengoperasian.

Tingkatan manajemen tersebut dapat digambarkan seperti piramida,

dimana semakin ke atas semakin mengecil. Hal tersebut menunjukkan

bahwa pada tingkat paling atas mempunyai tanggung jawab yang besar dari



tingkat di bawahnya. Oleh sebab itu, tingkatan paling atas (top managent)

biasanya hanya terdiri dari satu orang atau bisa disebut dengan manager.

Gambar 2.4 Tingkatan Manajemen

2.2.3 Proses Manajemen

Dalam proses manajemen terdapat 2 (dua) kata kunci yang perlu

diperhatikan dalam mencapai tujuan akhir ini, yaitu:

1. Efisien, yaitu penghematan. Kegiatan yang dilakukan diupayakan agar

tidak boros terhadap :

a) Sumber daya, baik dari segi biaya, material dan manusia, peralatan

terutama dikarenakan adanya keterbatasan terhadap sumber daya

yang dimiliki.

b) Waktu. Perlu mengatur agar waktu yang ada dapat dipergunakan

sebaik-baiknya.

2. Efektif, yaitu tepat guna. Melakukan pemilihan penggunaan sumber

daya setepat-tepatnya untuk mencapai kualitas dan kuantitas yang

dikehendaki.

a. Urutan. Terkadang ada kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan

terlebih dahulu sebelum dapat melakukan kegiatan lainnya.

b. Prioritas. Dalam kondisi-kondisi tertentu yang tidak memungkinkan

untuk menyelesaikan semua kegiatan yang telah direncanakan, perlu

Top

Management

Middle

Management

First line

Management



memilih kegiatan mana saja yang terpenting yang harus dilakukan

tanpa penundaan lagi.

Dalam rangka pencapaian tujuan-tujuan diperlukan serangkaian kegiatan

sebagai suatu usaha/cara melakukan manajemen yang disebut proses

manajemen. Ada enam dasar fungsi manajemen dalam proses manajemen

(Soekirno, Purnomo, “Diktat Kuliah Manajemen Konstruksi“, Bandung, 2006), yaitu:

1. Penetapan tujuan (goal setting) :

Penetapan tujuan merupakan tahapan paling awal dari suatu proses

manajemen. Tujuan merupakan misi sasaran yang ingin dicapaioleh suatu

organisasi di masa yang akan datang. Efektivitas pencapaian tujuan

tersebut, selain ditentukan oleh kemampuan manajemen, juga ditentukan

oleh sifat-sifat dari tujuan itu sendiri.

2. Perencanaan (planning)

Perencanaan merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan

asumsi-asumsi mengenai kegiatan di masa yang akan datang untuk

merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perencanaan juga

dapat dilihat dari sudut jangkauan waktu atau kurun (horison)

perencanaannya. Ada rencana yang jangkauan waktunya panjang atau

yang lebih dikenal dengan rencana jangka panjang (strategis). Ada rencana

yang jangkauan waktunya lebih pendek, yang disebut sebagai rencana

pengoperasian (taktis).

3. Pengisian Staff (Staffing)

Staffing Adalah proses manajemen yang berkenaan dengan pengerahan,

penempatan, pelatihan dan pengembangan tenaga kerja dalam organisasi.

Pada dasarnya prinsip dan tahapan proses manajemen ini adalah

menempatkan orang yang sesuai pada tempat yang sesuai dan pada saat

yang tepat (right people, right position, right time). Sebelum mencari orang

untuk ditempatkan dalam satu posisi tertentu maka terlebih dahulu

ditetapkan struktur organisasi yang akan dipakai. Masing-masing posisi

pada organisasi tersebut kemudian harus dijelaskan ruang lingkup tugas,

tanggung jawab dan keahlian serta ketrampilan yang disyaratkan yang



dikenal sebagai uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job

requirement).

4. Pengarahan (Directing)

Directing adalah usaha untuk memobilisasi sumber-sumber daya yang

dimiliki oleh organisasi agar dapat bergerak dalam satu kesatuan sesuai

dengan rencana yang telah dibuat. Dalam tahapan proses ini terkandung

usaha-usaha bagaimana memotivasi orang agar bekerja dengan baik,

bagaimana proses kepemimpinan yang memungkinkan pencapaian tujuan

serta dapat memberikan suasana hubungan kerja yang baik dan bagaimana

mengkoordinasi orang-orang dan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi.

5. Supervising

Supervising didefinisikan sebagai interaksi langsung antara individu-

individu dalam suatu organisasi untuk mencapai kinerja kerja serta tujuan

organisasi tersebut. Berkenaan dengan tahapan proses ini dikenal adanya

suatu kondisi tertentu dalam organisasi yaitu fenomena kelompok formal

dan informasi dalam suatu organisasi.

6. Pengendalian (controlling)

Pengendalian adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, yaitu proses

evaluasi kinerja dan jika diperlukan dilakukan perbaikan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapka. Kegiatan ini sangat erat kaitannya dengan

kegiatan perencanaan sebab pada kegiatan pengendalian inilah dilihat

apakah yang direncanakan tersebut dapat dicapai atau tidak.

Keenam fungsi manajemen tersebut dapat dikelompokkan menjadi tiga

bagian yang disebut dengan proses manajemen seperti dapat dilihat pada

gambar 2.5, yang terdiri dari :

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan dapat didefinisikan sebagai proses pemilihan informasi dan

pembuatan asumsi-asumsi di masa yang akan datang untuk

merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.



2. Pelaksanaan (execution)

Merupakan salah satu proses manajemen yang bertujuan untuk

melaksanakan rencana yang telah dibuat sebelumnya untuk mencapai

suatu tujuan. Dalam proses pelaksanaan ini terdapat beberapa fungsi

manajemen antara lain pengisian staff (staffing), pengarahan (directing),

dan pengawasan (supervising).

3. Pengendalian (controlling)

Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses penetapan apa yang

telah dicapai, yaitu proses evaluasi/pengukuran kinerja dalam

pelaksanaan terhadap rencana yang telah disusun dan jika diperlukan

dilakukan perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Pengendalian sangat erat kaitannya dengan proses perencanaan sebab

pada kegiatan pengendalian inilah dilihat apakah yang direncanakan

tersebut dapat dicapai atau tidak.

Rangkaian proses manajemen ini merupakan proses yang bersifat dinamis.

Dengan kata lain, proses tersebut tidak dapat dilihat sebagai suatu

tahapan-tahapan yang berdiri sendiri, melainkan sebagai proses yang

berkait yang memungkinkan adanya pengulangan kembali suatu tahap

proses yang telah dilakukan sebelumnya, terutama dalam kaitannya

dengan hubungan antara perencanaan dan pengendalian.

Gambar 2.5 Proses manajemen



2.3 Definisi dan Prinsip Mutu

Sebelum ISO 9000 lahir, berbagai definisi mutu telah dinyatakan oleh para

ahli manajemen dunia, diantaranya adalah

• Juran (1951), Kecocokan dengan tujuannya atau penggunaannya

• Fegeinbaum (1951), Gabungan seluruh karakteristik barang dan jasa

dalam bidang marketing, manufaktur, dan pemeliharaan yang dalam

penggunaannya akan memenuhi harapan pelanggan

• Edward Deming (1986) mendefinisikan mutu menurut konteks,

persepsi pelanggan dan kebutuhan serta kemauan pelanggan.

• Goestsch dan Davis (1994), membuat definisi mutu sebagai suatu

kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia,

proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

• Hardjosoedarmo (2004) mendefinisikan mutu adalah karakteristik

barang dan jasa yang ditentukan oleh pelanggan (consumer) dan

diperoleh melalui pengukuran proses serta melalui perbaikan yang

berkelanjutan.

• Mutu adalah penilaian subyektif dari pelanggan; penilaian ditentukan

oleh persepsi pelanggan terhadap barang dan jasa; mutu tergantung

pada apa yang dikehendaki dan dibutuhkan oleh pelanggan.

Mutu merupakan keseluruhan sifat dan karakteristik dari suatu produk

atau jasa yang menyangkut kemampuannya untuk memenuhi kebutuhan

yang telah ditentukan. Jadi definisi ini berkaitan dengan pemuasan

kebutuhan klien atau pelanggan.

Untuk suatu proyek gedung misalnya, klien dapat berarti pemilik, atau

pengguna bangunan. Sebagai contoh, apabila klien diartikan sebagai

pemilik atau pemberi tugas yang akan membiayai perencanaan dan

pelaksanaan konstruksi dari proyek, maka kebutuhan yang harus dipenuhi

oleh perencana dan kontraktor meliputi:



� Untuk perencanaan :

- Estetika seperti selera desain yang baik.

- Fungsionalitas seperti, perencanaan sesuai dengan kebutuhan,

memenuhi peraturan yang ada.

- Durabilitas seperti, bahan dan peralatan yang dapat melaksanakan

fungsinya dengan baik selama masa layan.

- Keselamatan seperti, aman untuk penghuni, mengikuti peraturan

yang ada.

- Biaya seperti, didalam batas dana yang tersedia.

� Untuk konstruksi :

- Workmanship seperti, kualitas perkerjaan konstruksi

- Integritas seperti, sesuai dengan gambar dan spesifikasi

- Waktu penyelesaian proyek sperti sesuai dengan persyaratan pemilik.

Untuk mencapai keseragaman pemahaman akan mutu dan hal-hal yang

berhubungan dengan mutu, maka International Organization for

Standardization (ISO) mengeluarkan ISO 8402 : Manajemen Mutu dan

Jaminan Mutu – Kosa kata sebagai dokumen pendukung ISO 9000. Berikut

ini diuraikan definisi dan prinsip mengenai mutu yang terkandung dalam

ISO 8402 tersebut.

a. Mutu (Quality)

Keseluruhan karakteristik/spesifikasi mutu barang atau jasa yang

menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan pelanggan,

baik berupa kebutuhan yang dinyatakan maupun kebutuhan yang

tersirat.

Barang dan jasa ini dapat berupa hasil kegiatan atau proses berupa

produk berwujud dan tak berwujud seperti jasa, program komputer dan

desain,dapat pula berarti suatu kegiatan proses seperti pelaksanaan

proses produksi.

Kebutuhan pelanggan sebagai penerima produk berupa barang atau jasa

tersebut dapat meliputi berbagai aspek seperti kinerja, kegunaan,



keandalan yang mencakup ketersediaan, reliabilitas, dan daya rawat

serta keselamatan, lingkungan, ekonomi dan estetika. Kebutuhan

pelanggan yang dinyatakan biasanya telah dispesifikasi dalam lingkup

kontrak sedangkan untuk lingkup lainnya, kebutuhan yang tersirat

harus diidentifikasikan dan didefinisikan. Dalam banyak kasus,

kebutuhan ini dapat berubah sejalan dengan waktu sehingga perbaikan

spesifikasi secara berkala perlu dilakukan.

Pemenuhan mutu barang atau jasa dipengaruhi oleh berbagai tahapan

kegiatan yang saling berkaitan yang disebut dengan rangkaian mutu

(quality loop), mulai dari identifikasi kebutuhan sampai dengan

terpenuhinya persyaratan mutu. Untuk mencapai mutu yang

memuaskan secara ekonomis, maka setiap tahapan kegiatan dalam

rangkaian mutu harus dilibatkan secara menyeluruh.

b. Pengendalian Mutu (Quality Control)

Teknik dan kegiatan yang digunakan untuk memenuhi

karakteristik/spesifikasi mutu.

Dalam pengendalian mutu, terdapat berbagai teknik dan kegiatan untuk

meyakinkan suatu produk berupa barang atau jasa memenuhi

spesifikasi yang telah diterapkan. Pengendalian mutu ini diperlukan

sebagai indikator setiap tahapan pengerjaan untuk melihat apakah

persyaratan mutu produk telah terpenuhi dan berguna sebagai umpan

balik apabila terjadi ketidaksesuaian yang memerlukan perbaikan.

Melaksanakan pengendalian mutu berarti :

• Menggunakan pengawasan mutu sebagai dasar

• Melaksanakan pengendalian biaya, waktu dan mutu secara

terintegrasi

• Melakukan pengendalian jumlah produksi dan waktu pengiriman

Proses pengendalian tidak dapat dilakukan hanya dengan perintah dari

atas saja karena bisa saja perintah tersebut macet atau menyimpang



sehingga berakibat tidak sesuainya perintah dengan tujuan yang

diinginkan.

Untuk itu pengendalian harus diatur berdasarkan ungkapan ”Plan-Do-

Check-Action (PDCA)” yang meliputi :

1. Tentukan tujuan serta metoda untuk mencapai tujuan (Plan)

Target harus ditentukan berdasarkan informasi , dasar pemikiran dan

data yang lengkap. Metode yang ditetapkan harus dapat diterima oleh

semua pihak karena itu harus dilakukan standarisasi yang harus

diperbaiki secara terus menerus dalam jangka waktu tertentu agar

sesuai dengan kondisi yang terus berubah.

2. Sertakan Pendidikan dan latihan dalam melaksanakan pekerjaan (Do)

3. Periksa akibat dari pelaksanaan (Check)

Pemeriksaan dilakukan untuk menemukan penyimpangan dalam

pelaksanaannya dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu dengan

memeriksa penyebabnya dan memeriksa akibatnya.

4. Ambil tindakan yang tepat (Action)

Setelah faktor-faktor penyebab penyimpangan ditemukan maka harus

diambil tindakan yang tepat sehingga dapat dicegah terjadinya

kesalahan yang sama.

Gambar 2.6 Siklus PDCA



c. Jaminan Mutu (Quality Assurance)

Seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang diimplementasikan

dalam sistem manajemen mutu untuk memberikan suatu keyakinan yang

memadai bahwa suatu produk akan memenuhi persyaratan mutu.

Ada dua tujuan mengenai jaminan mutu yaitu:

1. Ke dalam perusahaan (internal)

Jaminan mutu memberikan keyakinan kepada manajemen dan

seluruh karyawan perusahaan.

2. Ke Luar perusahaan (eksternal)

Jaminan mutu memberikan keyakinan kepada pelanggan dan

pihak-pihak yang terkait.

Pada dasarnya, jaminan mutu ini tidak dapat memberikan keyakinan

yang cukup kecuali jika persyaratan mutu benar-benar mencerminkan

kebutuhan pelanggan. Jaminan mutu ini merupakan fungsi pencegahan,

bukan pengendalian, walaupun beberapa kegiatan jaminan mutu dan

kegiatan pengendalian mutu saling berhubungan. Untuk

mengimplementasikan jaminan mutu secara efektif, prosedur dan

instruksi kerja yang tepat dan sistematis yang digunakan dalam

mengendalikan suatu proses harus diikuti dan dijalankan dengan baik.

d. Manajemen Mutu (Quality Management)

Aspek keseluruhan cara manajemen yang menetapkan dan

melaksanakan kebijakan mutu.

Kebijakan mutu (quality policy) yang dimaksud adalah keseluruhan

maksud dan tujuan perusahaan mengenai mutu yang secara formal

dinyatakan oleh manajemen puncak (top management).

Untuk mencapai mutu yang diinginkan, diperlukan adanya komitmen

dan keterlibatan seluruh karyawan dalam perusahaan sedangkan

tanggung jawab manajemen mutu berada pada manajemen puncak.



Manajemen mutu sendiri mencakup unsur-unsur sebagai berikut :

• Mendefinisikan sasaran

Dimulai dengan suatu komitmen tertulis terhadap kebijakan dan

organisasi yang terdefinisi lalu diteruskan dengan instruksi prosedur

yang rinci untuk setiap langkah proses produksi.

• Menentukan standar

Dalam sistem itu sendiri terdapat beberapa standar, misalnya :

standar pembelian material, kemampuan supplier mengirim material

sesuai persyaratan, kesesuaian dengan tuntutan produk dan

sebagainya. Untuk semua standar tersebut harus dibuatkan prosedur

dan sistem verifikasi.

• Sistem produksi

Setelah mendefnisikan kedua hal diatas, maka dibutuhkan suatu

sistem untuk menangani setiap proses produksi. Misalnya suatu

sistem pengukuran pembelian, material masuk, kondisi dalam proses,

inspeksi akhir dan pengiriman. Termasuk tes dan teknik pengukuran

serta tes dan kalibrasi peralatan yang digunakan.

Dalam manajemen mutu terdapat 2 elemen pokok yaitu jaminan mutu

dan perbaikan mutu. Unsur jaminan mutu terdiri dari desain mutu dan

pengendalian mutu sedangkan unsur perbaikan mutu terdiri dari audit

dan kerja kelompok seperti yang diperlihatkan pada gambar

Gambar 2.7 Manajemen mutu



Perbaikan mutu biasanya didahului dengan tinjauan dan perubahan

rencana mutu, sehingga manajemen mutu menggambarkan suatu siklus

pergerakan spiral yang berkesinambungan untuk mencapai performa

yang lebih tinggi dalam jangka panjang dengan urutan sebagai berikut :

rencana mutu, pengendalian mutu, audit dan kerja kelompok.

Rencana mutu adalah dokumen yang berisikan penetapan mutu yang

diinginkan, sumber daya, dan urutan kegiatan yang terkait dengan

produk, jasa, dan kontrak atau proyek khusus.

e. Sistem Manajemen Mutu (Quality Management system)

Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, dan sumber daya untuk

mengimplementasikan manajemen mutu.

Tujuan sistem manajemen mutu atau sistem manajemen mutu adalah

memungkinkan para karyawan perusahaan untuk mengetahui

wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini dapat dicapai dengan

mendokumentasikan manual kerja secara teratur dan pelatihan yang

memadai untuk para karyawan. Dalam suatu perusahaan, sebelum

menerapkan sistem manajemen mutu, keseluruhan maksud dan tujuan

mengenai mutu perlu dituangkan dalam kebijakan mutu dengan

melibatkan seluruh karyawan perusahaan yang dimulai dari manajemen

puncak agar sistem manajemen mutu dapat berjalan dengan baik.

Maksud dan tujuan mengenai sistem manajemen mutu hendaknya

sebagai berikut :

• Mencapai dan mempertahankan mutu produk yang dihasilkan

sehingga terus-menerus memenuhi persyaratan mutu.

• Meningkatkan mutu operasi perusahaan sehingga memenuhi semua

kebutuhan pelanggan dan pihak-pihak yang terkait (stakeholder),

baik kebutuhan yang dinyatakan maupun kebutuhan yang tersirat,

secara berkesinambungan.



• Memberikan keyakinan kepada manajemen dan seluruh karyawan

perusahaan bahwa mutu yang dikehendaki dapat tercapai,

dipertahankan, serta ditingkatkan.

• Memberikan keyakinan kepada pelanggan dan pihak-pihak yang

terkait bahwa mutu yang dikehendaki sedang dan akan dicapai dalam

produk yang akan diserahkan.

f. Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management)

Pendekatan manajemen suatu organisasi yang berpusat pada mutu

berdasarkan pada partisipasi seluruh anggota organisasi, dengan tujuan

mencapai sukses jangka panjang berupa kepuasan pelanggan serta

keuntungan yang diperoleh bagi organisasi dan masyarakat sekitarnya.

Konsep mutu dalam manajemen mutu terpadu mengandung arti sebagai

hasil akhir yang dituju oleh seluruh elemen manajemen. Agar suatu

perusahaan dapat menjalankan manajemen mutu terpadu dengan baik

dibutuhkan usaha pendekatan yang sungguh-sungguh dalam

kepemimpinan manajemen puncak serta pendidikan dan pelatihan yang

berkesinambungan bagi seluruh anggota organisasi.

Adapun karakteristik dari Total Quality Management adalah:

• Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.

• Memiliki obsesi yang tinggi pada mutu atau kualitas.

• Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan

pemecahan masalah.

• Memiliki komitmen jangka panjang.

• Membutuhkan kerja sama tim (teamwork).

• Memperbaiki proses secara berkesinambungan.

• Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan.

• Memberikan kebebasan yang terkendali.

• Memiliki kesatuan tujuan.

• Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan /tenaga kerja.



Sementara sistem dan metoda kontrol dapat dengan mudah diciptakan,

pembentukan sikap umumnya lebih sulit dan memerlukan waktu lama

sebelum dapat dihayati oleh seluruh karyawan. Pimpinan perusahaan

harus secara konsisten melaksanakan pembinaan dan menunjukkan

bahwa permasalahan mutu mendapat perhatian serius dengan

konsisten.

Beberapa kondisi yang perlu diciptakan adalah sebagai berikut:

� Semangat untuk meningkatkan mutu harus tampak di lingkungan

perusahaan.

� Pemberian penghargaan bagi karyawan yang berhasil menjaga atau

meningkatkan mutu.

� Mutu harus tetap diutamakan walaupun pekerjaan terlambat atau

biaya sudah membengkak.

2.4 Manfaat Sistem Manajemen Mutu

Banyak perusahaan mulai memberikan perhatian pada peningkatan mutu

sebagai suatu cara yang efektif untuk memenangkan persaingan lokal dan

internasional. Melalui jaminan mutu, pemberi pekerjaan akan merasa yakin

bahwa proyeknya akan dikerjakan dengan efesien. Di masa mendatang

persyaratan tenderpun akan lebih menekankan pada aspek mutu sehingga

calon konsultan atau kontraktor harus dapat menyakinkan pemilik bahwa

bukan saja hasil akhir yang tercapai, tetapi juga pelaksanaan pekerjaan

dilakukan melalui tahapan yang sepenuhnya dikendalikan sehingga

kegiatan perbaikan-perbaikan yang tidak perlu dapat dihindari.

Terdapat banyak keuntungan yang bisa didapat oleh perusahaan yang

melaksanakan sistem pengendalian mutu dengan efektif dan efesien, di

antaranya :

� Meningkatkan efisiensi melalui upaya melancarkan operasi perusahaan.

Suatu sistem yang berjalan lancar akan menghemat biaya. Selalu lebih

murah melaksanakan pekerjaan dengan terencana dan benar, tanpa

harus melakukan pengulangan.



� Memungkinkan penyempurnaan secara kontinu dan sistematik seluruh

kegiatan. Sistem manajemen mutu yang dikembangkan dengan baik

memungkinkan manajemen untuk memberikan perhatian khusus pada

kegiatan yang potensial memberikan masalah dan dapat pula

menggiatkan staf untuk memantau dan memperbaiki kinerja bagiannya.

� Membangun kepercayaan klien dengan dipenuhinya persyaratan-

persyaratan yang diajukan dan dengan demikian diperoleh pekerjaan

lain atau klien baru.

� Meningkatkan semangat staf karena sertifikasi oleh pihak ketiga

menjadikan perusahaan dikenal dan diakui serta meningkatkan

pandangan terhadap perusahaan.

BAB II KAJIAN PUSTAKA - · PDF fileLaporan Tugas Akhir ... Sistem adalah suatu kebulatan atau...

Documents

Transcript of BAB II KAJIAN PUSTAKA - · PDF fileLaporan Tugas Akhir ... Sistem adalah suatu kebulatan atau...