PENGERTIANSISTEM DAN ANALISIS SISTEM

BAB II

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

Sub SistemSub Sistem

Sub Sistem

Input Process Output

Envirounment

Boundary

Interface

Boundary

Perbedaan Karakteristik Sistem dengan sistem informasi

NO SISTEM SISTEM INFORMASI

1 Judul

Pengolahan NILAI APSI Sistem Informasi Pengolahan Nilai APSI

2 Karakteristik

1.Environments :

Kehadiran, Keaktifan,

Kedisiplinan/keseriusan

Negatif : Tidak Puas

Positif : Nilai APSI diterima

mahasiswa dengan baik (Puas)

2.Interface

Excel untuk memperoleh nilai,

mengolah nilai, menyimpan nilai

3. Komponen

Mahasiswa APSI, Dosen Mengajar

APSI, NT, NQ, NM, NU

Environments: Pertimbangan Pengolahan

berdasarkan prilaku individu, usur kualitatif

dituangkan dengan kuantitatif

Negatif : Tidak ada Pertimbangan

Positif :

Hasil dipengaruhi oleh pertimbangan

Interface

Aplikasi Pengolahan Nilai APSI

Komponen

Data Mahasiswa, Data Dosen APSI dengan

NT, NQ, NM, NU

NO SISTEM SISTEM INFORMASI

2 4. Boundary

NA >= 80, NH = A

NA 65 – 79 = B

NA 55 – 64 = C dst

5.Input

Nama, NOBP, NT, NM, NQ,

NU

6.Process

NA = 10 % (NT +NQ) +

40 % x NM + 50 % x NU

Boundary

Batas sistem penentuan nilai APSI diatur oleh

aplikasi dengan menggunakan proses logika :

NA >= 80, NH = A, NA 65 – 79 = B, NA 55 –

64 = C dst

Input

Entry Data melalui Form Entry Nilai APSI

yang dikelola langsung Oleh Dosen yang

mengajar APSI :

Entry data spt Nama, NOBP, NT, NM, NQ,

NU

Process

Pengolahan langsung dikerjakan aplikasi

dengan rumus sbb NA = 10 % (NT +NQ) +

40 % x NM + 50 % x NU

NO SISTEM SISTEM INFORMASI

2 7.Output

Daftar Nilai APSI

8.Goal Seeking

Tujuan :

Menghasil Nilai APSI

Sasaran :

Menghasilkan Nilai APSI

Bervariasi (A, B, C, D, E) dan

dapat dikembangkan sistemnya

kedalam suatu aplikasi

Output

Daftar Nilai APSI yang di print dari aplikasi

Goal Seeking

Tujuan :

Menghasil Daftar Nilai APSI yang dapat

dilihat melalui Monitor dan dicetak dalam

bentuk Dokumen

Sasaran :

Menghasilkan Daftar Nilai APSI Bervariasi

(A, B, C, D, E) yang dapat dilihat melalui

Monitor dan dicetak dalam bentuk Dokumen,

dan aplikasi ini dapat dikembangkan untuk

dapat mengolah nilai pada semua

matakuliah

Sama-sama mempunyai karakteristik : Environments Components Boundary Interface Input Process Output Goal Seeking (Tujuan & Sasaran)

Untuk menyelesaikan masalah pada sistem lama, dan memberikan kemudahan dalam sistem informasi yang baru

Memenuhi Kebutuhan User Membantu pekerjaan user dalam

pengolahan data yang cukup besar Memudahkan dalam pencarian data

karena sudah terangkum/tersimpan dalam data base

Menjamin kerahasiaan data dan mengelola hak akses user yang berkepentingan

Sistem tidak memunculkan masalah baru yang lebih membingungkan user

Sistem dapat dikembangkan disesuaikan dengan kebutuhan sistem, manajemen dan perkembangan Teknologi Informasi

Sistem Informasi Dapat memberikan informasi yang Up to Date

Sistem dapat digunakan sepanjang umur/masa pakai sistem

Jika sistem dikembangkan aplikasi sistem dapat dimanipulasi/direvisi tanpa merombak sistem secara total

Pengembangan sistem (sistym development) berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, antara lain:

1. Adanya permasalahan (problem) yang timbul di sistem yang lama seperti:

Kegagalan sistem, yang dapat diindikasikan dari banyaknya keluhan dari pelanggan, isi laporan yang sering salah, kegiatan yang tumpang tindih, file-file yang tidak teratur, dll.

Pertumbuhan organisasi, kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru dapat menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi.

2. Untuk meraih kesempatan (oppurtunities), kesempatan ini dapat perupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat pada pelanggan dan sebagainya. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan tersebut.

3. Adanya instruksi (instructions), penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti peraturan pemerintah.

1. Metodologi pemecahan fungsional Yaitu metodologi yang menekankan pada

pemecahan dari sistem ke dalam sub sistim yang lebih kecil.

2. Metodologi orientasi data Metode ini menekankan pada karakteristik

dari data yang akan diproses. Metode ini terdiri dari:

a. Data Flow Oriented methodoligies Dalam metode ini sistim digambarkan

secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul sistim. Yang termasuk dalam metode ini adalah:

SADT (struktured analysis and design techniques)

SSAD (struktured system analysis and design)

b. Data strukture oriented methodologies, metode ini menekankan struktur dari input dan output di sistem.

3. Prescriptive methodologies Metode ini dibuat oleh system House da

pabrik-pabrik perangkat lunak dalam bentuk paket program.

Mendefinisikan persolan

Pengumpulan informasi umum

Studi interaksi

Observasi

Evaluasi

Perancangan sistem external

Perancangan konfigurasi

Perancangan Database

Perancangan proses

Konstruksi

Testing

Instalasi

Analisa sistem

Perancangan Sistem

Implementasi Sistem

Perancangan sistem internal

1. Ketidak tepatan perumusan masalah pada tahap perencanaan sistem

2. Ketidak benaran data yang dikumpul, pengelolaan data yang kurang benar sehingga output yang disajikan tidak sesuai dengan kebutuhan user

3. Tidak melibatkan user dalam perancangan dan tidak memperhatikan kebutuhan user secara rinci

4. Ketidak sesuai hasil perencanaan dengan hasil analisis

5. Hasil analis yang sudah benar tidak semuanya dapat dimplementasikan kedalam model rancangan, sehingga terjadi penyimpangan dalam pengolahan dan output yang disajikan aplikasi

6. Ketidak telitian user saat sistem diuji coba, sebelum sistem digunakan

7. Kekurangpahaman user dalam mengoperasikan atau menggunakan aplikasi

8. Sistem menghantui user, dan menganggap suatu teknologi yang sangat sulit bagi user

9. Sistem belum disosialisasikan dan digunakan secara mendadak

10. Tidak ada pelatihan personil, atau pelatihan yang kurang optimal sehingga sistem dioperasikan dengan konsep yang kurang dipahami oleh user

1) Deterministik Sistem Sistem dimana operasi-operasi

(input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/diketahui dengan pasti.

Contoh : Sistem penggajian.

2) Probabilistik sistem Sistem yang input dan prosesnya dapat

didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/ penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).

Contoh : sistem penilaian ujian

3) Open Sistem Sistem yang dipengaruhi oleh lingkungan

luar sistem Contoh : Sistem keorganisasian memiliki

kemampuan adaptasi. (Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir)

4) Closed Sistem Sistem yang tidak bisa dipengaruhi oleh

lingkungan luar sistem Contoh : Sistem penilaian objektif tanpa

pertimbangan lain.5) Relatively Closed Sistem. >< Relatif Open Sistem yang kadang kala dapat

dipengaruhi oleh lingkungan luar atau tidak.

Contoh : Sistem komputer.

6) Artificial Sistem Sistem komputer yang seolah-olah seperti

manusia bertindak (sistem pakar/Expert System)

Contoh : Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir. Atau menggunakan system robot dalam pengendalian produksi

7) Natural Sistem Sistem yang dibentuk dari kejadian alamContoh : Laut, pantai, atmosfer, tata surya dll

8) Rekayasa : sistem buatan manusia. Seperti GIS, penentuan lokasi tertentu dengan program komputer, Sistem Informasi Penggajian Karyawan, Absensi Digital dll

9) Manned Sistem/Behaviour Sistem penjelasan tingkah laku yang

meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :

a. Sistem manusia-manusia. Sistem yang menitik beratkan hubungan

antar manusia.Contohnya ; Komunikasi dalam kerjasama Tim

b. Sistem manusia-mesin. Sistem yang mengikutsertakan mesin

untuk suatu tujuan.

Contoh : Sistem Informasi Penggajian atau aplikasi system informasi yang dioperasikan user, dimana terjadi dialog antara user dengan system komputer

c. Sistem mesin-mesin Sistem yang otomatis di mana manusia

mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem.

Contoh : Sistem Produksi, dimana manusia sebagai operator dalam pelaksanaan kerja sistem

1. Blackbox Approach Suatu sistem dimana input dan outputnya

dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.

Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam (yang menangani) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah. (logika tidak diketahui secara detail oleh user tetapi hanya terlihat konsep I-P-O)

Contoh : Bagian pencetakan uang, proses

pencernaan. Pencatatan aktivitas pada pesawat terbang

masukan yang

sudah terdefinisi

pengolah yang tidak

terdefinisi

keluaran yang

sudah terdefinisi

2. Analityc Sistem Suatu metode yang mencoba untuk

melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. (Menganalisis kelayakan dari suatu system : manfaat dan biaya yang dikeluarkan dalam pembentukan system)

Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :

a.menentukan identitas dari sistem. sistem apa yang diterapkan. batasannya. apa yang dilaksanakan sistem tersebut.

b.menentukan tujuan dari sistem. output yang dihasilkan sistem. fungsi dan tujuan yang diminta untuk

mencoba menanggulangi lingkungan.

c. bagian-bagian apa saja yg terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.

tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.

cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain.

d. bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.

Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan.

Dalam menganalisis melibatkan : analis sistem informasi (information analyst), analis bisnis (business analyst), perancang sistem (system designer), konsultan system (systems consultant) dan ahli teknik sistem (system engineer). Pemrogram (programmer).

Tugas Dan Tanggung jawab Pemrogram/ programmer :

Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.

Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilities dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.

Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.

Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi ) programnya.

Tugas dan Tanggung jawab Analis Sistem :

1. Tanggung jawab analis sistem pada sistem secara keseluruhan.

Alasan :◦ Karena Sistem yang dibuat untuk melayani

kebutuhan user, menyangkut semua komponen yang terkait

◦ Hasil analisis harus merangkum semua bagian/ kegiatan yang ada pada organisasi pemakai

◦ Sistem yang dirancang dapat mengatasi semua masalah yang ada, tanpa memunculkan masalah baru yang lebih membingungkan

― Penanganan masalah yang komplit melibatkan semua unsur yang ada didalam sistem/organisasi sehingga mempunyai satu tujuan

― Salah satu keahlian yang harus dimiliki oleh analis harus mampu berkomunikasi dan menampung semua keinginan personil yang terlibat didalam pembentukan sistem

2. Pengetahuan analis sistem harus luasAlasan:

◦ Pengetahuan merupakan modal dasar untuk menjawab kebutuhan user, kebutuhan user sangat bervariasi untuk itu ilmu pengetahuan atau wawasan yang komplit akan memberikan tingkat keyakinan dan kepuasan kepada user

◦ Pengetahuan yang luas akan membentuk seseorang pintar berkomunikasi dengan semua lapisan

◦ Komunikasi yang tepat akan memberikan jaminan kepercayaan user

3. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar.

Alasan:◦ Karakteristik, statement secara detail merupakan

tugas dari programmer, tetapi konsep harus dikuasai seutuhnya oleh analis sistem

◦ Model rancangan harus sesuai dengan aplikasi/code program yang dibuat

◦ Model tidak menyimpang apabila aplikasi dijalankan

4. Pekerjaan analis sistem harus melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas sesama analis sistem, pemrogram tetapi juga sistem dan manajer.

Alasan:◦ Tanggung jawab kepada keberhasilan sistem

secara keseluruhan◦ Mewujudkan tujuan sistem/organisasi◦ Melayani semua komponen yang terkait

Pengetahuan yang harus dimiliki oleh seorang analis sistem yaitu :

a.Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, serta teknologi komputer

b.Pengetahuan dan keahlian tentang pemrograman komputer.

c. Pengetahuan dan bisnis secara umum.d. Pengetahuan tentang metode kuantitatif.e. Keahlian pemecahan masalahf. Keahlian komunikasi antar personil dan

membina hubungan antar personil.

Mengidentifikasikan masalah-masalah dari pemakai/user.

Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user.

Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah.

Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user.

1. Perencanaan◦ Tujuan Pembentukan Sistem Informasi◦ Prosedur/langkah kegiatan/Program ◦ Personil yang terlibat (Analis dg staf

Perencanaan/user)◦ Anggaran yang dibutuhkan dalam

pembentukan Sistem

Masalah dapat dipecahkan sehingga memberikan solusi untuk dapat dilakukan analisis

2. Analisis Menguraikan sistem yang lama secara

detail, kemudian mengusulkan perbaikan sehingga solusi yang disimpulkan pada perencanaan dapat dimplementaskan pada perancangan sistem

Kegiatan : Menyimpulkan kelemahan dan

keunggulan dari sistem yang sedang diamati/dianalisis (sistem lama)

Cara Melakukan analisis dapat dengan tahapan analis

Identify Understand Analyze Report

Yang Berperan : Analis sistem

3. Desain4. Implementasi

Contoh kasus: