BAB II

TINJAUAN KEPUSTAKAAN

2.1 Akuntansi Pengeluaran Kas

Dalam suatu perusahaan baik besar maupun kecil tidak terlepas dari

pengeluaran kas hal ini menyebabkan perusahaan harus senantiasa dapat

mengendalikan semua transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas.

2.1.1 Pengertian Akuntansi Pengeluaran Kas

Untuk mengartikan akuntansi pengeluaran kas terlebih dahulu

mengetahui arti dari sistem akuntansi dan arti pengeluaran kas. Menurut Mulyadi

(1993 :3) memberikan pengertian sistem akuntansi sebagai berikut :

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan arti pengeluaran kas merupakan penggunaan kas perusahaan untuk mendapatkan manfaat bagi perusahaan, guna mencapai sasaran perusahaan.

Dengan demikian pengertian sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu suatu

organisasi, formulir-formulir, catatan-catatan, dan laporan-laporan dalam

penggunaan kas perusahaan untuk mendapatkan manfaat bagi perusahaan yang

terkoordinir untuk menciptakan dasar informasi yang diperlukan untuk membantu

pimpinan guna mencapai sasaran perusahaan.

12

2.1.2 Fungsi dan Tujuan Akuntansi Pengeluaran Kas

Fungsi akuntansi pengeluaran kas adalah merupakan suatu alat untuk

mendorong seoptimal mungkin agar menciptakan informasi akuntansi

pengeluaran kas untuk membantu pimpinan perusahan agar dapat mencapai

sasaran yang diinginkan.

Tujuan akuntansi pengeluaran kas adalah untuk menyediakan informasi

pengeluaran kas bagi pengelolaan kegiatan usaha dengan memperbaiki informasi

agar menghasilkan informasi yang teruji kebenarannya dapat dipertanggung

jawabkan serta relevan dan informasi yang disajikan tepat pada waktu informasi

pengeluaran kas diperlukan sesuai kebutuhan pimpinan dan dapat membantu

mengamankan kas dengan meningkatkan sistem internal cek juga menekan biaya

operasi pengeluaran kas seefisien mungkin.

2.1.3 Unsur-unsur Akuntansi Pengeluaran Kas

Suatu informasi yang baik terdiri dari beberapa unsur yang membentuk

suatu sistem. Unsur-unsur akuntansi pengeluaran kas meliputi fungsi yang

tersusun dalam suatu organisasi internal, formulir-formulir (dokumen)

pengeluaran kas, catatan akuntansi pengeluaran kas, prosedur pengeluran kas,

alat-alat pengeluaran kas dan laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem

akuntansi pengeluaran kas.

13

1. Organisasi Internal

Unsur pertama yang diterapkan sistem akuntansi pengeluaran kas adalah

organisasi internal. Dimana organisasi harus menampung aktivitas perusahaan,

agar terjamin tercapainya sasaran sistem akuntansi pengeluaran kas di dalam

perusahaan maka organisasi perlu didukung oleh job description (uraian tugas),

fungsi yang terkait, adanya sistem dan prosedur yang baik.

2. Formulir-formulir

Formulir sering disebut dokumen karena melalui formulir ini peristiwa

yang terjadi didokumentasikan (direkam). Menurut Zaki Baridwan (1981 : 2)

menyebutkan bahwa : “Formulir merupakan unsur pokok dalam sistem

akuntansi yang dapat digunakan untuk mencatat suatu transaksi pada saat

terjadinya sehingga menjadi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi”.

Selanjutnya Mulyadi (1993 : 532) menyebutkan bahwa :

Formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan sistem cek maupun dengan sistem dana kas kecil adalah :1. Bukti kas keluar2. Cek3. Permintaan pengeluaran kas4. Bukti pengeluaran kas5. Permintaan pengisian kembali kas kecil

Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dan fungsi

akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

14

Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank

melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang

namanya tercantum pada cek.

Permintaan Pengeluran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta

uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini

berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri

dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana

kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta

kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali

dana kas kecil.

3. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi merupakan dokumen yang digunakan untuk

menampung mengiktisarkan dan melaporkan data akuntansi yang terdiri atas

15

jurnal, buku besar, dan buku pembantu. Seperti yang dikemukakan oleh Zaki

Baridwan (1981:2)

Di dalam sistem akuntansi akan terdapat beberapa buku yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi adalah :- Jurnal, merupakan buku catatan pertama (book of original entry)- Buku Besar, merupakan buku catatan akhir (book of final entry) yang dapat

dipisahkan menjadi dua, yaitu buku besar umum dan buku pembantu.

4. Prosedur Akuntansi Pengeluaran Kas

Masing-masing prosedur dalam suatu sistem biasanya mempunyai

hubungan yang erat dan saling mempengaruhi, maka apabila prosedur dirubah

maka prosedur lainnya akan terpengaruh oleh sebab itu perlu juga untuk

dipertimbangkan.

Prosedur adalah suatu urutan pekerjaan tata usaha yang biasanya

melibatkan beberapa petugas di dalam suatu bagian atau lebih yang diadakan

untuk menjamin pelaksanaan yang seragam dari transaksi-transaksi yang

berulang-ulang dalam perusahaan.

5. Alat–alat Pengeluaran Kas

Terlebih dahulu mengetahui maksud dari alat-alat seperti yang disebut

Zaki Baridwan (1981 : 3), yang dimaksud alat-alat di sini adalah alat-alat yang

digunakan untuk melakukan pencatatan sehingga dapat dihasilkan laporan.

Dari definisi di atas dapat diketahui bahwa Fungsi sistem informasi

dalam organisasi telah berevolusi dari struktur organisasi sederhana sampai

16

struktur yang kompleks yang meliputi dari beberapa orang saja menjadi banyak

spesialis yang bermutu, maka untuk memproses data setiap organisasi

menggunakan alat dari mulai yang sederhana seperti mesin-mesin pembukuan

sampai alat yang mutakhir seperti komputer.

6. Laporan Pengeluaran Kas

Laporan merupakan alat yang dapat digunakan untuk mengungkapkan

hasil akhir proses akuntansi atau aktivitas perusahaan guna dijadikan tindakan

lebih lanjut, untuk membantu pimpinan perusahaan sehingga laporan dibuat.

2.2 Pengendalian Intern

Suatu perusahaan yang aktivitas usahanya tergolong masih kecil masih

dapat secara langsung diikuti dan diawasi oleh seorang pemimpin tetapi setelah

suatu perusahaan memiliki aktivitas yang besar serta karyawan yang banyak maka

semakin kecil seorang pemimpin untuk dapat mengawasi secara langsung segala

kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan.

Keadaan semacam ini menuntut seorang pemimpin untuk dapat

melimpahkan sebagian wewenangnya. Meskipun wewenang dapat dilimpahkan

kepada bawahannya tetapi tanggungjawab masih ada ditangan si pemimpin. Oleh

karena itu, ia membutuhkan suatu pengendalian yang dapat mengamankan aktiva

perusahaan, yang memberikan keyakinan padanya bahwa apa yang dilaporkan

17

bawahannya itu benar dan dapat dipercaya, yang dapat mendorong adanya

efisiensi usaha dan terus menerus mengawasi bahwa kebijaksanaannya yang telah

ditetapkannya memang dijalankan.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa pengendalian intern perlu untuk

kepentingan pihak pimpinan. Oleh karena itu menjadi tanggungjawab

pimpinanlah untuk mengadakan suatu pengendalian intern yang baik.

2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern

Pengertian pengendalian intern menurut beberapa para ahli antara lain,

menurut AICPA yang diterjemahkan oleh S. Hadibroto dan Oemar Witarsa

(1994 :3), yaitu :

Sistem pengawasan intern merupakan suatu sistem pengawasan yang terdiri dari beberapa unsur, yaitu : unsur rencana organisasi, unsur sistem otorisasi dan proses pencatatan yang mempu untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta benda, kewajiban, hasil dan biaya. Unsur praktek yang sehat untuk dilaksanakan dalam menunaikan tugas pada setiap bagian organisasi dan untuk personalia yang memadai sesuai dengan tangung jawabnya.

Sejalan dengan pendapat tersebut di atas, Mulyadi (1993:3) menyatakan

yaitu :

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kegiatan manajemen.

18

Selanjutnya pengertian pengendalian intern oleh Ikatan Akuntansi

Indonesia (IAI) (1994:319.3) yaitu ”Struktur pengendalian intern satuan usaha

terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan

yang memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan dicapai.”

Pengertian pengendalian intern di atas merupakan pengendalian intern

yang cakupannya luas, karena pengendalian intern itu tidak hanya menyangkut

kebenaran data akuntansi saja, akan tetapi organisasi perusahaan, formulir dan

prosedur yang independen.

2.2.2 Tujuan Struktur Pengendalian Intern

Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan

kebijaksanaan dan prosedur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan

jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan

perusahaan.

JB. Heckert and JB. Wilson yang diterjemahkan oleh Tjintjin Felix

Tjendra (1994:126-128) mengemukakan ada lima tujuan pengendalian intern yang

harus diterapkan pada transaksi-transaksi adalah :

1. Otorisasi (wewenang) apakah transaksi telah diotorisasikan2. Pencatatan: transaksi-transaksi harus dicatat dalam perkiraan yang

semestinya, pada waktu yang tepat disertai oleh uraian yang wajar.3. Perlindungan: harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah

pengawasan dari bagian pembukuan yang berhubungan dengan hal itu.4. Rekonsiliasi: rekonsiliasi secara periodik antara harta fisik dengan

catatan

19

5. Penilaian : harus dibuat ketentuan agar memberikan kepastian bahwa seluruh harta telah dinilai dengan selayaknya sesuai dengan prinsif-prinsif akuntansi yang lajim dan penyesuaian yang dilakukan adalah sah.

Lebih lanjut Arens And loebbecke yang diterjemahkan oleh Amir Abadi

Yusup (1995:127-128), menyatakan mengenai tujuan dari pengendalian intern,

dimana tujuan umum ini berkaitan dengan transaksi, yaitu :

1. Transaksi yang dicatat memang adaTujuan ini berkenaan dengan apakah transaksi yang dicatat secara aktual memang terjadi.

2. Transaksi-transaksi yang ada telah dicatat (kelengkapan)Seluruh transaksi yang ada di dalam jurnal secara aktual telah dimasukan.

3. Transaksi yang dicatat disajikan pada nilai yang benar (akurasi)Tujuan ini menyangkut keakuratan informasi untuk transaksi akuntansi.

4. Transaksi yang dicantumkan dalam jurnal diklasifikasikan dengan tepat (klasifikasi).Perkiraan klasifikasi yang pantas, sesuai dengan bagian perkiraan klien dibuat dalam jurnal kalau laporan keuangan ingin dinyatakan dengan wajar.1. Saat pencatatan (tepat Waktu)

Transaksi dicatat pada tanggal yang benar dan waktu yang tepat, pencatatan yang dilakukan pada waktu yang tidak tepat dan tanggal yang tidak benar maka pada akhir periode laporan keuangan akan menjadi salah saji.

2. Posting dan pengikhtisaranTransaksi yang tercatat secara tepat dimasukan dalam berkas induk dan diikhtisarkan dengan benar.

Dari uraian di atas, maka dapat di tarik kesimpulan bahwa tujuan

pengendalian intern adalah upaya untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan

penyimpangan yang wajar, apabila telah terjadi penyelewengan diharapkan dapat

diketahui dan diatasi dengan segera sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai

secara efektif dan efisien.

20

2.2.3 Unsur-unsur Pengendalian Intern

Unsur-unsur pengendalian intern dirancang dan digunakan oleh

manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian

dapat di penuhi. Unsur-unsur pengendalian intern menurut Arens and Lobbecke

yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusup (1995:261), yaitu :

”Komponen struktur pengendalian intern terdiri dari :1. Lingkungan pengendalian2. Penetapan resiko oleh manajemen3. Sistem informasi akuntansi dan komunikasi4. Aktivitas pengendalian5. Pemantauan

Dari kelima komponen pengendalian intern itu akan diuraikan sebagai

berikut :

1. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang

mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan komisaris

serta pemilik suatu satuan usaha terhadap pengendalian dan pentingnya

terhadap satuan usaha tersebut.

Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian menurut

Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusup (1995 :262)

yaitu :

1. Integritas dan nilai-nilai etika adalah produk dari standar etika dan perilaku entitas dan bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan dijalankan dalam praktek

21

2. Komitmen terhadap kompetensi adalah meliputi pertimbangan manajemen terhadap tingkat kompetensi dari pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkatan tersebut berubah menjadi keterampilan dan pengetahuan yang disyaratkan.

3. Falsafah manajemen dan daya operasi merupakan faktor yang penting dalam pengendalian karena menyangkut segala tindak tanduk dan prinsip-prinsip manajemen di dalam upaya untuk mencapai tujuan perusahaan.

4. Peranan dewan komisaris atau komite audit. Dewan ini haruslah yang independen dari manajemen dan anggota-anggota yang aktif dan menilai aktivitas manajemen.

5. Struktur organisasi adalah suatu satuan usaha yang membatasi garis tanggungjawab dan wewenang yang ada

6. Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab, mencakup cara-cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan yang menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal.

7. Kebijakan dan praktek kepegawaian. Aspek yang paling penting dalam sistem pengendalian adalah pegawai. Jika pegawainya kompeten dan dapat dipercaya, pengendalian lain boleh tidak ada laporan keuangan yang andal tetap akan dihasilkan. Orang jujur dan efisien akan dapat bekerja pada tingkat yang tinggi, bahkan dengan sedikit pengendalian yang mendukung mereka.

2. Penetapan resiko oleh Manajemen

Penempatan resiko untuk pelaporan keuangan adalah identifikasi dan analisis

oleh manajemen atas resiko-resiko yang relevan terhadap penyiapan laporan

keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

Penetapan resiko oleh manajemen berbeda tetapi berkaitan dengan penetapan

oleh pemeriksa. Manajemen menetapkan resiko sebagai bagian dari rancangan

dan pengoperasian pengendalian intern untuk meminimalisasikan salah saji dan

ketidakberesan. Pemeriksa menetapkan resiko untuk memutuskan bahan bukti

22

yang dibutuhkan dalam pemeriksaan jika manajemen secara efektif menilai dan

bereaksi. Pemeriksa biasanya mengumpulkan lebih sedikit bahan bukti

dibandingkan jika manajemen tidak dapat mengidentifikasikan atau bereaksi

terhadap resiko yang signifikan.

3. Sistem informasi akuntansi dan komunikasi.

Sistem informasi bertujuan menyediakan informasi untuk membantu

pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan

informasi yang layak untuk pihak luar. Sistem informasi ada dua yaitu sistem

informasi akuntansi dan sistem informasi manajemen. Sistem informasi yang

digunakan oleh pemeriksaann intern untuk menilai dan mengevaluasi

pengendalian intern perusahaan, maka akan digunakan sistem informasi

akuntansi.

Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Barry E. Cushing yang

diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto (1995:4), yaitu ‘Sistem

informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam

organisasi yang berkewajiban untuk menyajikan informasi yang diperoleh dari

pengumpulan dan memproses data’.

Fungsi utama sistem informasi adalah mendorong seoptimal mungkin agar

akuntansi dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang terstruktur

23

yaitu tepat waktu, relevan, dan dapat dipercaya yang secara keseluruhan

informasi akuntansi tersebut mengandung arti berguna.

Sistem informasi akuntansi dan komunikasi menurut Arens dan Loebbecke

(Amir Abadi Yusup, 1995:271), menjelaskan bahwa, sistem informasi

akuntansi dan komunikasi berguna untuk mengidentifikasi, menggabungkan

mengklasifikasikan, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi satu

kesatuan dana untuk mengelola akuntabilitas aktiva terkait..

Sistem informasi akuntansi menurut Amir Abadi Yusup, (1995:271)

menyatakan harus memenuhi semua dari enam tujuan terinci pengendalian

intern, Antara lain :

1. Transaksi yang tercatat dalam jurnal, secara aktual memang terjadi.2. Seluruh transaksi yang seharusnya ada dalam jurnal secara aktual telah

dimasukan.3. Agar informasi untuk transaksi akuntansi bersifat akurat maka transaksi

yang tercatat disajikan pada nilai yang benar.4. Transaksi yang tercantum dalam jurnal diklasifikasikan bagi pemakai,

maka transaksi itu dicatat pada tanggal yang benar.5. Agar Informasi untuk transaksi akuntansi dapat bermanfaat bagi pemakai

maka transaksi itu dicatat pada tanggal yang benar.6. Untuk keakuratan transfer informasi dari transaksi yang tercatat dalam

jurnal kedalam catatan tambahan dan buku besar perlu diikhtisarkan dengan benar.

Jadi unsur pokok dari sistem akuntansi dan komunikasi adalah formulir, catatan

yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.

Unsur tersebut menurut Amir Abadi Yusup, (1995:273) dapat diuraikan

sebagai berikut :

24

a. FormulirFormulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir adalah dokumen dasar yang akan berfungsi untuk mengembangkan pengendalian intern. Oleh karenanya perlu didesign dengan baik dan yang paling penting dalam formulir yaitu formulir harus diberi nomor urut dan nama formulir.

b. JurnalJurnal merupakan catatan transaksi akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan data lainnya. Jurnal ini didalamnya harus lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain agar catatan tersebut mudah diusut kembali kedokumenan sumbernya.

c. Buku besar dan buku pembantuBuku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang bersumber dari jurnal yang dibuat. Sedangkan buku pembantu merupakan rincian data keuangan dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan terakhir dari pekerjaan akuntansi.

d. LaporanLaporan berisi informasi yang merupakan hasil dari siklus akuntansi. Laporan yang dihasilkan berupa laporan keuangan, seperti laporan neraca, laporan rugi/laba, laporan perubahan modal, dan laporan lainnya baik sebagai rincian maupun laporan tambahan dari suatu laporan keuangan.

4. Aktivitas pengendalian

Aktivitas pengendalian menururt Arens and Loebbecke, yang diterjemahkan

oleh Amir Abadi Yusup (1995:263) menyatakan bahwa ‘aktivitas

pengendalian adalah kebijakan dan prosedur selain dari 4 komponen yang

lain, yang dibuat manajemen untuk memenuhi tujuannya’.

Sedangkan Ikatan Akuntansi Indonesia (1994:3219.5), menyatakan yaitu :

Prosedur pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan satuan usaha akan dicapai.

25

Banyak sekali kebijakan dan prosedur dalam suatu satuan usaha. Tetapi,

lajimnya menurut Amir Abadi Yusup (1995:263) dapat dikelompokan menjadi 5

kategori yaitu:

1. Pemisahan tugas yang cukup 2. Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas 3. Dokumen dan catatan yang memadai4. Pengendalian fisik atas aktivitas dan catatan5. Pengecekan independen atas pelaksanaan.

Kelima kategori ini akan diuraikan sebagai berikut :

1) Pemisahan tugas yang cukup

Empat pedoman umum dalam pemisahan tugas untuk mencegah salah saji

baik yang disengaja maupun tidak disengaja mempunyai kepentingan khusus

bagi pemeriksaan.

a. Pemisahan pemegangan aktiva dari akuntansi, alasan dilakukan pemisahan

adalah untuk melindungi perusahaan dari penggelapan.

b. Pemisahan otorisasi transaksi dari pemegang aktiva yang bersangkutan.

Diperlukan untuk mencegah orang yang menyetujui transaksi, memiliki

kendali atas aktiva tersebut.

c. Pemisahan tangggung jawab operasional dari tanggungjawab pembukuan.

Pemisahan ini untuk menjamin agar informasi tidak memihak, pembukuan

biasanya ada di departemen tesebut di bawah pengawas.

26

d. Pemisahan tugas dalam PDE (Pemroses Data Electronik), diperlukan untuk

memisahkan fungsi utama dalam PDE, fungsi yang harus dipisahkan

adalah:

1. Analisa sistem, bertanggungjawab atas perencanaan umum sistem.

2. Program mengembangkan bagan arus khusus untuk aplikasi,

menyiapkan intruksi komputer, menguji program dan dokumentasi

hasilnya.

3. Operator komputer bertanggungjawab dalam menjalankan data melalui

sistem dalam kaitannya dengan program komputer.

4. Pustakawan bertanggungjawab atas pemeliharaan program komputer

bekas dan catatan komputer yang penting lainnya.

5. Kelompok pengendalian data berfungsi untuk menguji efektivitas dan

efisiensi semua asfek dalam sistem.

2) Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas

Otorisasi ini dapat berbentuk umum dan khusus. Otorisasi umum berarti

bahwa manajemen menyusun kebijakan bagi organisasi untuk ditaati.

Bawahan diinstruksikan untuk menerapkan otorisasi umum ini dengan cara

menyetujui seluruh transaksi dalam batas yang ditentukan oleh manajemen.

Otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi individu. Manajemen seringkali

tidak dapat menyusun kebijakan umum otorisasi untuk beberapa transaksi.

27

Sebagai gantinya lebih disukai untuk membuat otorisasi berdasarkan kasus

demi kasus.

Perbedaan antara otorisasi dan persetujuan. Otorisasi adalah keputusan tentang

kebijakan baik untuk transaksi yang bersipat umum maupun khusus.

Persetujuan adalah implementasi dari otorisasi umum manajemen.

3) Dokumen dan catatan yang memadai

Dokumen dan catatan yang memadai adalah sangat penting, tetapi

ketidakcukupan dokumen umumnya menyebabkan masalah pengendalian

yang lebih besar. Dokumentasi berfungsi sebagai pengantar informasi

keseluruhan bagian organisasi klien dan antara organisasi yang berbeda.

Dokumentasi harus memadai untuk memberikan keyakinan memadai bahwa

seluruh aktiva dikendalikan dengan pantas dan seluruh transaksi di catat

dengan benar.

Prinsip-prinsip relevan tertentu dalam membuat rancangan dan penggunaan

dokumen dan catatan yang pantas adalah :

a. Dokumen dan catatan sebaiknya berisi penomoran

b. Dokumen dan catatan disiapkan pada saat transaksi terjadi atau segera

sesudahnya.

c. Cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat

dimengerti dengan jelas.

28

d. Dirancang sedapat mungkin untuk multiguna, sehingga meminimalkan

bentuk dokumentasi dan catatan yang berbeda.

e. Dirancang dalam bentuk yang mendorong pennyajian yang benar.

4) Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan

Jenis ukuran perlindungan untuk mengamankan aktiva dan catatan yang

paling utama adalah penggunaan tindakan pengecekan Fisik.

5) Pengecekan Independen atas Pelaksanaannya.

Pengecekan independen sangat dibutuhkan karena pengendalian intern

cenderung untuk merubah setiap saat kalau tidak terdapat mekanisme

penelaahan yang sering. Karakteristik utama orang yang melakukan prosedur

verifikasi intern adalah keindependenan dari seorang yang bertanggungjawab

menyiapkan data.

5. Pemantauan

Pemantauan berfungsi untuk menilai efektivitas rancangan dan operasi

pengendalian intern secara periodik dan terus menerus oleh manajemen untuk

menilai apakah telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki

dengan keadaan.

Dalam perusahaan, pemantauan oleh manajemen yang didasarkan pada hasil

laporan pemeriksaan intern. Pemeriksaan intern berfungsi untuk menilai

efektivitas kebijaksanaan dan prosedur lain yang berkaitan dengan

29

pengendalian. Agar fungsi pemeriksaan intern menjadi efektif, harus adanya

staf pemeriksa intern yang independen dari pihak diperiksa dan fungsi

pemeriksaan intern harus bertanggungjawab langsung kepada Direktur utama.

Di samping perannya dalam menguji dan mengevaluasi pengendalian intern

perusahaan, staf pemeriksaan intern yang cakap dapat berperan dalam

mengurangi biaya pemeriksaan ekstern. Hal ini terjadi kalau pemeriksaan

ekstern memperoleh bahan bukti yang mendukung kompetensi (kemampuan

dan keahlian), integritas dan objektifitas (sikap mental yang mandiri dan

independen) pemeriksa intern, pemeriksaan ekstern dalam beberapa hal dapat

mengandalkan pada pekerjaan pemeriksaan intern.

2.2.4 Keterbatasan Pengendalian Intern

Pengendalian intern tidak dapat dikatakan sangat efektif, meskipun disertai

kehati-hatian dalam perancangan dan implementasinya, bahkan, meskipun

pegawai sistem dapat merancang sistem yang ideal, efektivitasnya tergantung dari

kompetensi dan ketergantungan orang yang menggunakannya, seperti apa yang

dinyatakan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia (1994:5000.10) yaitu antara lain :

”Keterbatasan harus disadari dalam pertimbangan efektivitas struktur pengendalian intern diantaranya instruksi yang salah mengerti, salah dalam mempertimbangkan, kecerobohan, kebingungan dan kelelahan apakah telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki dengan keadaan.

30

2.3 Struktur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

2.3.1 Pengertian Struktur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Pengertian sistem pengendalian intern pengeluaran kas merupakan suatu

struktur organisasi, semua metode, dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi

yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi pengeluaran kas, memeriksa

ketelitian pengeluaran kas, dan seberapa besar data pengeluaran kas dapat

dipercaya. Meningkatkan effisiensi pengeluaran kas dan mendorong ditaati

kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.

2.3.2 Prinsip-Prinsip Struktur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Kas sifatnya sangat likuid dibandingkan aktiva yang lainnya, maka perlu

adanya pengendalian atas uang kas. Zaki Baridwan (1981:127) menyebutkan

bahwa prinsip-prinsip yang ditempuh adalah sebagai berikut :

1. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditulis dengan tinta, ditandatangani oleh orang yang menerima uangnya dan kemudian dicap lunas.

2. Dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap (imprest system) dan pemenuhan kembalinya harus dengan cek.

3. Pemeriksaan terhadap kas kecil harus dilakukan dengan interval waktu yang berbeda-beda dan tidak diberitahukan sebelumnya.

2.3.3 Unsur-unsur Struktur Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (1993:166), menyatakan bahwa unsur-unsur sistem

pengendalian intern adalah :

31

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tetap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Dari unsur-unsur sistem pengendalian intern di atas maka unsur-unsur

sistem pengendalian intern pengeluaran kas diuraikan sebagi berikut :

1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional

Secara Tepat

Unsur pengendalian intern pengeluaran kas yang pertama perlu adanya

struktur oraganisasi yang baik yakni yang sederhana dan fleksibel, dalam arti

dapat memisahkan tanggung jawab secara jelas dan dapat mengikuti

perkembangan perusahaan, apabila perkembangan dan perluasan tidak

mengganggu yang telah ada.

Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tepat sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian intern, menurut Mulyadi

(1993 : 519), sebagai berikut :

1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan

sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi yang lain.

Dari uraian struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tepat di atas dapat mengetahui bahwa pelaksanaan transaksi

32

lebih dari satu fungsi agar tercipta adanya internal check, sehingga perusahaan

terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat dalam catatan

akuntansi dapat dijamin ketelitiannya dan keadabannya.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Transaksi Pengeluaran Kas

Sistem otorisasi merupakan suatu sistem yang mengarah dapat dan

tidaknya satu aktivitas dilaksanakan. Sedangkan prosedur merupakan urutan

aktivitas tulis menulis yang biasanya menyangkut beberapa orang dalam satu

departemen atau lebih, guna menjawab adanya penanganan yang seragam

transaksi yang sering terulang.

3. Praktek yang Sehat Pengeluaran Kas

Praktek yang sehat harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada,

sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian lainnya,

apabila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan

tugas dan wewenangnya, Zaki Baridwan (1981:10) menyebutkan bahwa :

Yang dimaksud praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.Cara menciptakan praktek yang sehat adalah :(1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak (pre number), agar ada

pengendalian dalam pemakaian formulir.(2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit) agar mendorong karyawan

melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.(3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu

orang/unit tanpa campur tangan orang/unit lain.(4) Perputaran jabatan(5) Karyawan kunci diwajibkan mengambil cuti.(6) Secara periodik di adakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.

33

4. Pegawai yang Cakap

Unsur mutu pegawai merupakan sistem pengendalian intern pengeluaran

kas yang paling penting. Sebab tidak ada suatu sistem dapat dikatakan baik

apabila tidak didukung manusia yang ada dibelakang sistem tersebut. Mulyadi

(1993 : 172-173) menyebutkan bahwa :

Pegawai yang kompeten dan jujur mampu menghasilkan pertanggung jawaban yang dapat diandalkan dan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun unsur yang mendukungnya sedikit. Akan tetapi, pegawai yang jujur tidak cukup menjadi satu-satunya unsur pengendalian intern untuk menjamin tercapainya sasaran sistem pengendalian intern karena manusia memiliki kelemahan yang bersifat manusiawi misalnya : bosan, tidak puas, memiliki masalah pribadinya berubah sehingga bertentangan dengan tujuan perusahaan.

Di samping itu, ada juga pegawai yang tidak kompeten terhadap

pengeluaran kas misalnya penggelapan uang dari kas kecil melalui cara

voucher yang dipalsukan persetujuannya. Voucher dibuatnya keliru dengan

merubah tanggalnya dan kemungkinan dicairkan, pembuatan voucher yang

fiktif untuk pembelian, jurnal pengeluaran yang fiktif, kemudian adanya kitting

yang akhirnya akan merugikan perusahaan.

Dengan demikian, untuk memperoleh karyawan yang cakap yang tingkat

kualitasnya sesuai dengan tanggung jawab untuk mencegah bentuk

penggelapan maka dilakukan cara dengan membatasi penguasaan catatan

akuntansi dan fasilitas komputer, adanya pemberian wewenang dan tanggung

34

jawab secara tertulis, dipisahkannya tugas-tugas pelaksana transaksi, adanya

cuti untuk karyawan yang menduduki kunci terpercaya.

2.4 Implementasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Struktur Pengendalian

Intern Pengeluaran Kas

Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (1995 : 38) menyatakan bahwa :

Struktur pengendalian intern harus selalu bergandengan dengan sistem informasi. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi agar berguna bagi para pengguna (users) intern maupun ekstern untuk mengambil keputusan, maka informasi tesebut harus mengandung unsur terkendali yang baik tidak akan menyesatkan pemakai dalam mengambil keputusan penting antara lain melaksanakan pengendalian.

Seperti yang sudah dijelaskan, bahwa pengendalian intern terhadap kas

dimaksudkan untuk menjaga keamanan kas dalam bentuk fisik maupun

catatannya, mengecek ketelitian data-data akuntansi mengenai transaksi yang

terjadi, mendorong efisiensi dalam kas dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen dalam pelaksanaan prosedur pengelolaan kas dalam perusahaan.

Berdasarkan hal tersebut pelaksanaan akuntansi pengeluaran kas telah

dilaksanakan dengan baik hal ini dikarenakan dengan telah dilaksanakan struktur

pengendalian intern pengeluaran kas. Dengan kata lain, pengendalian intern

terhadap kas tidak akan bisa dilaksanakan dengan baik apabila tidak ditunjang

oleh akuntansi pengeluaran kas.

35