BAB IILANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori2.1.1 Konsep Dasar Sistem Informasi2.1.1.1 Pengertian SistemManusia hidup di dunia penuh dengan sistem, disekeliling manusia apa yang dilihat sebenarnya adalah kumpulan dari suatu sistem. Penerimaan mahasiswa baru, sistem perkuliahan, sistem perekonomian, sistem bisnis, sistem perederan bumi, sistem transportasi dan sebagainya merupakan contoh dari sistem. Adapun pengertian sistem menurut beberapa para ahli (dalam buku Pengantar Sistem Informasi (2012 : 1)), sebagai berikut:1. McLeod (2004)Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya manusia, material, mesin, uang dan informasi. Sumber daya tersebut bekerja sama menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.2. Jogiyanto (1999)Terdapat dua kelompok pendekatan sistem didalam mendefinisikan sistem yaitu: A. Pendekatan pada prosedur Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk tujuan tertentu.B. Pendekatan pada komponen-komponen atau elemen-elemen.Sistem adalah satu kesatuan dari beberapa komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.3. Gordon B. Davis (1979)System dapat berupa abstrak dan fisis. System yang abstrak adalah sususnan yang teratur dan konsepsi yang saling bergantung misalnya system theology yang adalah sususnan yang teratur dari gagasan Tuhan dan manusia. System yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.4. Norman L. Enger (1979)Suatu system terdiri dari kegiatankegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuantujuan perusahaanperusahaan pengendalian inventaris dan penjadwalan produksi.Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa system merupkan suatu rangkaian unsurunsur, objekobjek atau komponen-komponen yang ditata secara teratur sehingga saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai tujuan.

2.1.1.2 Pengertian InformasiInformasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai keputusan-keputusan untuk masa kini atau keputusan-keputusan untuk masa yang akan datang (Gordon B. Davis, 1974).Informasi sangat erat kaitannya dengan data karena sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian atau suatu yang nyata. Data-data disusun untuk diolah berdasarkan tujuan-tujuan berupa susunan data, susunan kearsipan atau pusat data atau landasan data. Informasi merupakan hal yang sangat penting artinya bagi manajemen di dalam mengambil keputusan (Gordon B. Davis, 1974).Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan pengeluaran dan keterangan (Bruch dan Starter 1974).Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu yang berarti. Untuk digunakan sebagai alat dalam pengambilan keputusan baik saat sekarang maupun saat yang akan datang.2.1.1.3 Pengertian Sistem InformasiSistem informasi adalah suatu system di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporaan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu (Jogianto H.M 1992).Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), dimana masing-masing blok ini saling berintegrasi satu sama lainya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuannya. Adapun blok-blok tersebut adalah sebagai berikut:1. Blok masukan (input block), input memiliki data yang masuk kedalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan.2. Blok model (model block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.3. Blok keluaran (output block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.4. Blok teknologi (technology block), blok ini digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu; teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).5. Blok Basis Data Basis Data (database) merupakan sejumlah komponen yang saling berhubungan satu sama lain yang tersimpan di perangkat keras computer dengan menggunakan piranti lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan informasi lebih lanjut. Data juga perlu dipelihara dan diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas dan berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan.6. Blok kendaliUntuk menghindari kerusakan sistem informasi yang disebabkan antara lain oleh bencana alam, kegagalan sistem, sabotase dan gangguan lainnya, maka perlu dirancangkaan dan diterapkan berbagai pengendalian sistem untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem informasi dapat dicegah atau apabila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi (Jogianto H.M, 1992).2.1.1.4 Alat Bantu dalam Pengembangan SistemUntuk dapat melakukan langkah-langkah pengembangan sistem sesuai dengan metodologi pengembangan sistem yang terstruktur maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu perancangan sistem umumnya berupa suatu gambaran atau diagram. Adapun alat bantu yang digunakan dalam perancangan atau pengembangan sistem pada penelitian adalah:1. Data Flow Diagram (DFD)Data Flow Diagram atau disingkat DFD adalah cara menampilkan sistem dalam bentuk grafik, melalui media bebentuk simbol yang mengilustrasikan bagaimana data bisa mengalir lewat proses yang saling berhubungan dalam suatu sistem. Fungsi DFD adalah untuk membuktikan adanya sistem yang dijalankan dan untuk rencana pembuatan sistem yang baru.A. Diagram KonteksDiagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara global.Pada tahap ini menggambarkan lingkaran tunggal mewakili keseluruhan sistem dan berhubungan dengan entitas luar.B. Diagram BerjenjangDiagram berjenjang adalah penjabaran dari diagram konteks. Dalam diagram ini digambarkan proses dan laporan secara detail sehingga kita dapat melihat yang terdapat pada diagram level 0 sampai level sekian.C. Simbol-simbol Yang Digunakan Pada Data Flow Diagram (DFD)1) External entity atau Terminator (Kesatuan Luar)Merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang dapat berupa orang, organisasi lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar disimbolkan dengan notasi kotak sisi kiri dan atasnya bergaris tebal juga menghasilkan arus data.

Gambar 2.1. Terminator (Diagram dengan kotak bujur sangkar)2) ProsesSuatu proses dapat digambarkan dengan simbol lingkaran atau sebuah persegi empat dengan sudut melengkung. Proses adalah suatu kegiatan atau kerja dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang masuk ke dalamnya.

Gambar 2.2. Proses (Menggambarkan suatu proses)Untuk Proses sebaiknya menggunakan data yang mengacu kepada fungsi, yaitu hubungan antara kata kerja yang spesifik antar obyeknya. Misalkan proses laporan, validasi nomor telepon dan lain-lain. Pemberian nomor berfungsi untuk menjelaskan sistematika, sehingga tidak menjadi masalah urutan nomor prosesnya.3) Data Store atau Simpanan DataSimpanan data berupa file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual atau suatu agenda.

Gambar 2.3. Data Store (Menggambarkan simpanan data)4) Data Flow (Alur Data)Arus data pada DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data harus diberi nama yang jelas dan mempunyai arti, dimana nama dan arus data ditulis di samping garis panahnya.

Gambar 2.4. Data Flow (Menggambarkan arus data yang mengalir sebagai input dan output)

2.1.2 Pengertian ArsipArsip adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan. Arsip menurut Odgers (2005) Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun pengertian menurut Charman (1998) Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.

2.1.3 Pengertian Basis DataBasis data dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika memiliki lemari arsip dan bertugas mengelolanya, maka akan melakukan hal-hal seperti; memberi sampul, memberi nomor, lalu menempatkan arsip-arsip tersebut dengan urutan tertentu dalamlemari. Kalau berbicara basis data, maka seluruh data disimpan dalam basis data pada masing-masing table atau file sesuai dengan fungsinya sehingga dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan.Basis dapat disimpulkan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (mempunyai relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan dan menunjukkan dalam satu pengertian yang lengkap dalam satu record.

Gambar 2.5. Basis Data dalam Sebuah Harddisk

2.1.3.1 Konsep Dasar Entity Relationship Diagram (ERD)Entity relationship diagram (ERD) adalah metode perancangan basis data yang di gunakan oleh orang-orang untuk menentukan sistem basis data yang efektif untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Dengan menggunakan ERD ini dapat dilihat dengan jelas hubungan antara file-file basis data dan melalui diagram program yang akan dibuat nanti.Pada umumnya ada 3 (tiga) simbol yang masuk dalam pengelompokkan ERD, yaitu:1. EntitasEntitas merupakan kumpulan dari objek yang dapat diidentifikasikan secara unik.

Gambar 2.6. Entitas Entitas digambarkan dengan mengikuti aturan-aturan sebagai berikut:a. Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang (lihat gambar 2.6)b. Nama entitas berupa kata benda tunggal.c. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan menyatakan maknanya dengan jelas.2. AtributAtribut yaitu karakteristik dari entity atau relasi yang merupakan penjelasan detail tentang entitas. Atribut sering disebut juga sebagai property yang merupakan keterangan-keterangan yang berkaitan pada sebuah ebtitas yang perlu disimpan sebagai basis data.

Gambar 2.7. AtributAtribut digambarkan dengan mengikuti aturan-aturan sebagai berikut:a. Atribut dinyatakan dengan simbol elipps (lihat gambar 2.7.)b. Nama atribut dituliskan di dalam simbol.c. Nama atribut berupa kata benda tunggal.d. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan menyatakan maknanya dengan jelas.e. Atribut dihubungkan dengan sebuah entitas yang bersesuaian dengan menggunakan garis.3. RelasiRelasi yaitu hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas.

Gambar 2.8. Relasi

Ada beberapa macam hubungan yang terjadi antara dua entitas yaitu :a. One to one relationship (Relasi satu ke satu)Hubungan antara suatu entity mempunyai hubungan suatu entitas yang lain pada entitas yang berbeda.b. One to many relationship (relasi satu ke banyak)Hubungan dimana beberapa entitas mempunyai hubungan dengan beberapa anggota entitas yang berbeda.c. Many to many relationship (Relasi banyak ke banyak)Hubugan dimana beberapa entitas mempunyai hubungan dengan beberapa anggota entitas yang lain pada entitas yang berbeda.

2.1.4 Database Language (Bahasa Basis Data)Basis data ( Database ) adalah kumpulaninformasiyang disimpan di dalamkomputersecara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatuprogram komputeruntuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.Perangkat lunakyang digunakan untuk mengelola dan memanggilkueri(query) basis data disebutsistem manajemen basis data(database management system, DBMS).Sistem basis data dipelajari dalamilmu informasi. Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebutskema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagaimodel basis dataatau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalahmodel relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain sepertimodel hierarkisdanmodel jaringanmenggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.Istilahbasis datamengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagaisistem manajemen basis data(database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut. Basis data ataudatabase kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu Ada juga yang mendefinisikan basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Alasan Perlunya Database karena: 1. Basis data merupakan salah satu komponen penting dalam system informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.2. Basis data menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.3. Basis data mengurangi duplikasi data (data redudancy).4. Dengan mengaplikasikan basis data hubungan data dapat ditingkatkan.5. Basis data dapat mengurangi pemborosan tempat simpanan luar.Terminologi Dan Konsep Basis Data, Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis & data.Basisdapat diartikan sebagai markas / gudang, tempat berkumpul. Sedangkandataadalah fakta yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan peristiwa, keadaan dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf simbol, teks gambar, bunyi atau kombinasinya.Basis data sendiri dapat di definisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :Himpunan kelompok data / arsip yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat & mudah.Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan/ penumpukan (redundansi), untuk memenuhi berbagai kebutuhan.Kumpulan file/ tabel /arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.Basis data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama. Prinsip utamanya adalahpengaturandata/arsip. Dan tujuan utamanya adalahkemudahandankecepatandalam pengambilan kembali data/ arsip. Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan . jika lemari arsip menggunakan lemari sebagai media penyimpanannya, maka basisdata mnenggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket, harddisk). Yang perlu diingat adalah bahwa tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronis bisa disebut basis data. Yang sangat ditonjolkan dalam basisdata adalah pengaturan, pemilahan, pengelompokkan, pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi/jenisnya. Pemilahan/ pengelompokan ini dapat berbentuk sejumlah file/ tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data dalam setiap file/tabel.Tujuan dibangunnya basis data adalah sebagai berikut :1. Kecepatan & kemudahan (speed)Dengan memanfaatkan basis data, memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/ manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut secara lebih cepat & mudah.2. Efisiensi ruang penyimpanan (space)Karena keterkaitan yang erat antara kelompok data dalam sebuah basisdata,maka redundansi (pengulangan) pasti akan selalu ada, sehingga akan memperbesar ruang penyimpanan. Dengan basisdata, efisiensi ruang penyimpanan dapat dilakukan dengan menerapkan sejumlah pengkodean, atau dengan membuat relasi-relasi antar kelompok data yang saling berhubungan.3. Keakuratan (accuracy)Pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint), dmain data, keunikan data, dsb, yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidak akuratan penyimpanan data.4. Ketersediaan (availability)Dengan pemanfaatan jaringan komputer, maka data yang berada di suatu lokasi/cabang dapat juga diakses (tersedia/available) bagi lokasi/cabang lain.5. Kelengkapan (completeness)Kelengkapan data yang disimpan dalam sebuah database bersifat relatif, bisa jadi saat ini dianggap sudah lengkap, tetapi belum tentu pada suatu saat dianggap lengkap. Untuk mengakomodasi kelengkapan data, seperti6. Keamanan (security)aspek keamanan dapat diterapkan dengan ketat, dengan begitu kita dapat menentukan pemakai basis data serta obyek-obyek didalamnya ,serta jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya.7. Kebersamaan pemakaian (sharability)Basis data yang dikelola dengan aplikasi multi user dapat memenuhi kebutuhan ini. Hirarki Data, Berdasarkan tingkat kompleksitas nilai data, tingkatan data dapat disusun kedalam sebuah hirarki, mulai dari yang paling sederhana hingga yang paling komplek.

Gambar 2.5 Sistem Basis Data1. Basis data, merupakan sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang memiliki hubungan antar record.2. Berkas/file, merupakan sekumpulan rekaman data yang berkaitan denngan suatu objek.3. Record, merupakan sekumpulan field/atribut/data item yang saling berhubungan terhadap obyek tertentu-fixed length record, semua field dalam record memiliki ukuran yang tetap.-Variabel length record, field-field dalam record dapat memiliki ukuran berbeda (metode penandaan yang digunakan adalah :end of record marker, indikator panjang, dan tabel posisi record)4.Field/atribut/data item,merupakan unit terkecil yang disebut data,yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna.5.Byte,adalah bagian terkecil yang dialamatkan dalam memori.-fixed length field, memiliki ukuran yang tetap.-variabel length field,field-field dalam record dapat memiliki ukuran berbeda.bytemrupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit yang menyatakan sebuah karakter dalam memori (I byte= I karakter)6. Bit, adalahsistem binner yang terdiri atas dua macam nilai, yaitu 0 dan 1. sistem binner merupakan dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin, yang merupakan serangkaian komponen elektronik dan hanya dapat membedakan 2 macam keadaan, yaitu ada tegangan dan tidak ada tegangan yang masuk ke rangkaian tersebut.2.1.5 Normalisasi2.1.5.1 Pengertian NormalisasiNormalisasi (normalize) merupakan salah satu cara pendekatan atau teknik yang digunakan dalam menbangun desian lojik basis data relation dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar. Tujuan dari normalisasi adalah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal atau baik. Teknik normalisasi adalah upaya agar dedain lojik tabel-tabel berada dalam normal form (bentuk normal) yang dapat didefinisikan dengan menggunakan ketergantungan fungsi (function dependency).Normalisasi merupakan teknik analisis data yang mengorganisasikan atribut-atribut data dengan cara mengelompokkan sehingga terbentuk entitas yang non-redundant, stabil, dan fleksible Normalisasi dilakukan sebagai uji coba pada suatu relasi secara berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi itu sudah baik, yaitu dapat dilakukan proses insert,update,delete, dan modifikasi pada satu atau beberapa atribut tanpa mempengaruhi integritas data dalam relasi tersebut. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui lebih dahulu yaitu :Field atau atribut kunciSetiap file selalu terdapat kunci dari field atau satu set field yang dapat mewakili record.a. Candidate Key (Kunci Kandidat)Kandidat Key adalah suatu atribut yang mendefinisikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entiti. Satu minimal set dari atribut menyatakan secara tak langsung dimana anda tidak dapat membuang beberapa atribut dalam set tanpa merusak kepemilikan yang unik. Jika suatu kunci kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka biasanya disebut sebagai composite Key (kunci campuran atau gabungan).b. PrimariKey (Kunci Primer)PrimariKey adalah suatu atribut yang tidak hania mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesific, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entiti.Setiap kunci kandidat punia peluang menjadi primariKey, tetapi sebaliknia dipilih satu saja yang dapat mewakili secara menieluruh terhadap entitiyang ada.c. Alternate Key (Kunci Alternatif)Alternate Key adalah kunci kandidatyang tidak dipakai sebagai primariKey.Kerap kali kunci alternatif dipakai sebagai kunci pungutan dalam laporan.d. Foreign Key (Kunci Tamu)Foreign Key adalah suatu atribut yang melengkapi satu relation (hubungan) yang menunjukan ke induknia. Kunci tamu ditetapkan pada entiti anak dan sama dengan kunci primari induk direlasikan. Hubungan antara entiti induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (one to mani relationship).2.1.5.2 Bentuk NormalisasiBentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi atau tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi atau tabel tersebut pada level-level normalisasi. Beberapa bentuk normalisasi, diantaranya adalah:1. Tidak normal (unnormalize)Bentuk tidak normal merupakan kumpulan data yang direkam dan tidak ada keharusan dengan mengikuti suatu format tertentu.2. Normalisasi pertama (1st normal form)Normalisasi pertama merupakan suatu relasi atau tabel memenuhi normal ke satu jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal (scalar value) dalam suatu baris (record)3. Normalisasi kedua (2nd normal form)Normalisasi kedua merupakan suatu relasi memenuhi relasi ke dua jika dan hanya jika relasi tersebut memenuhi normal pertama dan setiap atribut yang bukan kunci (non key) bergantung secara fungsional (FD) secara utuh kepada kunci utama (primary key).4. Normalisasi ketiga (3rd normal form)Normalisasi ketiga merupakan suatu relasi memenuhi normal ketiga jika dan hanya jika relasi tersebut memnuhi normal kedua dan setiap atribut yang bukan kunci (non key) tidak mempunyai transitive functional dependency kepada kunci utama (primary key) .2.2.ERD (Diagram Entity Relationship)Model Entity Relationship yang berisi komponen himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasekan seluruh fakta dari dunia nyatayang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan diagram Entity Relationship (Diagram E-R). Notasi-notasi di dalam diagram E-R yang dapat kita gunakan adalah :a. Persegi panjang, menyatakan Entitas

b. Lingkaran / Elips, menyatakan atribut

AtributGambar 2.8 Atribut

c. RelasiBelah Ketupat, menyatakan Himpunan Relasi

Gambar 2.9 Relasid. Garis, sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya. Gambar 2.10 Garis Penghubung1. Entity Relationship ModelE-R model didasarkan atas presepsi terhadap dunia nyatayang terdiri dari sekumpulan obiek, disebut entity dan hubungan antar objek tersebut, disebut Relationship.Entity adalah objek di dunia yang bersifat unik.Setiap entitymempunyai atribut yang membedakan dengan entitylainnya.2. Entitas Entitas adalah objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata. Entity set adalah kumpulan dari entitas yang sejenis. Entity set dapat berupa objek secara fisik dan objek secara konsep. Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Relationship set adalah kumpulan relationship yang sejenis, adalah karakteristik dari entitas yang menjelaskan secara detail tentang entitas tersebut.Nilai atribut merupakan suatu data aktual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut di dalam suatu entitas.3. AtributKey atribut adalah atribut yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik. Atribut multivalue adalah atribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instant entity.Atribut composite adalah suatu atribut yang terdiri dari beberapa atribut yang lebih kecil yangmempunyai arti tertentu. Atribut derivave adalah suatu atribut yang dihasilkan dari artibut yang lain.

4. KeyKunci merupakan elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses atau bisa digunakan untuk identifikasi tiap record. Jenis-jenis kunci adalah :a. Superkeyb. Candidate keyc. Primari keyd. Alternate keye. Foreign key5. Rasio KardinalitasMenjelaskan batasan jumlah keterhubungan satu entitas dengan yanglainnya.Macam-macam relasi :a. Relasi one to one (satu ke satu) Adanya relasi yang menghubungkan antar himpunan entitas A dengan himpunan entitas B.b. Relasi one to many (satu ke banyak (sebaliknya)c. Adanya relasi yang menghubungkan antar himpunan entitas A dengan banyak himpunan entitas B dan sebaliknya.d. Many to many (banyak ke banyak).Banyak entitas pada himpunan A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan B.

2.3. Software Yang Digunakan2.3.1. Microsoft Visual Basic 6.02.3.1.1 Pengertian Microsoft Visual Basic 6.0Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat mudah dipelajari, dengan teknik pemrograman visual yang memungkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam menghasilkan suatu program aplikasi. Ini terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah FORM, dimana pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang sangat mudah. Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa program yang bekerja dalam lingkup MS-Windows (M. Agus J. Alam, 2001:1). Visual merupakan bahasa pemrograman yang melakukan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical User Interface) ditambah dengan mengetikan kode program. Basic merupakan bahasa pemrogram BASIC (Beginner All Purpose Symbolle Instruction Code). Visual Basic dikembangkan dari bahasa BASIC yang ditambah ratusan perintah tambahan, function, dan lainnya yang berhubungan lasung dengan GUI Windows (Fiandita 2012:8).Lingkungan kerja visual basic meliputi :1. Menu, berisi sederetan menu (File, Edit, View, Project, dan lain sebagainya).2. Toolbar, teridiri atas tombol-tombol yang memeiliki suatu perintah tertentu dari Visual Basic. Dapat digunakan untuk membuka project, menyimpan project, menjalankan project, dan lain sebagainya.3. Toolbox, berisi peralatan kerja atau yang lebih dikenal dengan nama kontrol atau objek yang dibutuhkan dalam mendesain form. Setiap control mewakili fungsi masing-masing. Uraian singkat kegunaan dari kontrol-kontrol (object) yang ada pada IDE VB 6.0 ini, adalah :a. Pointer : bukan control melainkan penunjuk control sehingga kita bias memindahkan letak atau mengubah control yang terpasang pada form.b. Label : kontrol yang bias digunakan untuk menampilkan text yang tidak bias diubah oleh pemakai pogram.c. Frame : untuk mengelompokan beberapa control, frame ini harus terpasang lebih dahulu sebelum control dilingkupinya.d. Check box : untuk membuat kotak check yang mudah pemakaianya bisa digunakan untuk pemilihan dau keadaan atau lebih.e. Combo box : sebagai tempat mengetikan pilihan atau memilih suatu pilihan lewat Drop-Down-List.f. Hscroll bar : untuk mengulung dengan jangka lebar dengan indikasi posisi pemilihan dalam posisi horizontal.g. Timer : untuk menghitung waktu even dalam internal yang di tentukan.h. Dir list box : untuk menampilkan direktori atau path.i. Shape : untuk memasang control yang mampu menghasilkan sarana agar pemakai dapat menggambar berbagai bentuk shape.j. Image : untuk menampilkan gambar bitman icon ataupun metafile.k. OLE : untuk menghasilkan proses link dan embed objek antar aplikasi.l. Picture box : untuk menampilkan gambar statis maupun aktif dari sumber lain.m. Text box : untuk menampilkan text dan pemakai dapat berinteraksi dengannya.n. Command : button untuk membuat sebuah tombol pelaksana perintah.o. Option button : untuk pemilihan dua keadaan dari banyak pilihan,namun hanya satu pilihan saja yang bisa diaktifkan pada satu saat.p. List box : digunakan untuk menampilkan daftar pilihan yang bisa digulung.q. Vscroll bar : untuk menggulung dengan jangka lebar dengan indikasi posisi pemilihan dalam posisi vertical.r. Drive list box : untuk menampilkan drive list yang dimiliki computer.s. Filelist box : untuk menampilkan sebuah daftar file.t. Line : untuk menggambar garis dengan berbagai variasinya.u. Data : menyediakan sarana akses data dalam suatu database.4. Form Windows atau jendela form, yaitu daerah kerja utama, dimana pada form inilah kita akan meletakan objek atau control untuk membuat program.5. Projeck Explorer, daftar struktur projeck yang sedang dikerjakan.suatu projeck dapat terdiri dari beberapa form.6. Properties Windows atau jendela properties yang mengandung semua informasi mengenai objeck atau control yang terdapat pada aplikasi Visual Basic.pada kolom ini menampilkan Propertise dari komponen yang sedang aktif. Propety adalah data-data atau karakteristik yang dimiliki oleh suatu objeck komponen.7. Jendela Kode, yaitu jendelah tempat mengakses kode-kode atau perintah-perintah program yang akan dibuat.Untuk dapat mengakses semua database ke dalam sebuah desain form maka, database tersebut harus dikaitkan ke dalam form terlebih dahulu.Dalam hal ini berbagai macam cara yang disediakan oleh Visual Basic 6.0, namun dalam makalah ini penulis menggunakan More Activex Desainer-Data Enviroment untuk menarik field-field ke dalam suatu form dengan cepat.2.3.1.2 Keunggulan Microsoft Visual Basic 6.0Perintah-perintah dalam bahasa Visual Basic juga sangat komplit dan di Visual Basic kita bisa dengan mudah membuat sebuah program tanpa harus mengetik bahasa program lagi, tetapi cukup mendesign interface/tampilan program dengan VB Editor yang terlah tersedia. Yang paling menarik dari Visual Basic terutama adalah tersedianya fasilitas ActiveX. ActiveX merupakan program/fasilitas tambahan yang bisa kita masukan/load ke dalam Visual Basic sehingga fasilitas dan kemampuan Visual Basic bisa terus meningkat. Setelah itu bila kita ingin membuat tombol, tinggal drag saja tombol di toolbox lalu beri code, berbeda dengan software lainnya Anda harus membuat code yang panjang hanya untuk membuat tombol saja. Selain itu source code, ocx VB dapat diperoleh di internet sangat banyak.1.5.4. Kelemahan Microsoft Visual Basic 6.0Visual Basic memiliki kelemahan yaitu Visual Basic tidak memiliki database sendiri dan biasanya Visual Basic mengunakan database seperti : mysql,sql server, microsoft access. Selain tidak memiliki database sendiri Visual Basic tidak punya pendukung untuk membuat report dari bawaan Visual Basic sendiri, tetapi Visual Basic menggandeng sebuah software lain contohnya crystal report ataupun Microsoft access untuk membangun sebuah laporan.2.3.2 Memulai Microsoft Vicual Basic 6.01. Membuka Program Visual Basic 6.0Start All Program Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 lihat gambar dibawah ini.

Gambar 2.11 Start Awal Membuka Microsoft Visual Basic 6.0Setelah perintah diatas dilakukan, maka akan muncul lembar kerja visual basic. Seperti gambar dibawah ini.

Gambar 2.13 Lembaran Kerja

2. Membuat Project BaruUntuk memulai pembuatan program aplikasi di dalam Visual Basic, yang dilakukan adalah membuat project baru. Project adalah sekumpulan form, modul, fungsi, data dan laporan yang digunakan dalam suatu aplikasi. Membuat project baru dapat dilakukan dengan memilih menu [File] >> [New Project] atau dengan menekan ikon [new project] pada Toolbar yang terletak di pojok kiri atas. Setelah itu akan muncul konfirmasi untuk jenis project dari program aplikasi yang akan dibuat seperti terlihat pada gambar berikut.

Gambar 2.17 Project BaruSelanjutnya pilih Standard EXE dan tekan [Ok]. Lalu muncul tampilan dari Standard Exe seperti pada gambar diatas. Dengan demikian project sudah siap dibuat. Dalam pembuatan project sebelumnya double click pada form yang terbuat maka adak terlihat jendela tersembunyi (hidden windows) yang berupa jendela untuk pembuatan program atau jendela kode (code windows). Hal ini Dapat dilakukan dengan cara memilih ikon jendela form atau jendela kode yang ada di [Project Explorer]. Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 2.18 Jendela Form

Gambar 2.19 Jendela KodePada jendela form, pengguna dalam membangun tampilan dari program aplikasi yang akan dibuat dengan mengatur komponen-komponen baik letak, properti dan eventnya. Untuk mengambil suatu komponen dari [Toolbox] dapat dilakukan dengan click komponen tersebut, kemudian clik atau tarik pada posisi yang benar pada form. 2.3.3 Penutupan ProjectPada dasarnya, sebuah project yang sedang aktif akan menutup secara otomatis apabila dibuka sebuah project baru atau membuka project yang akan dibuat sebelumnya. untuk menutupinya, langkah langkahnya adalah sebagai berikut:1. Pilih salah satu perintah berikut: a. Dari menu file, pilih perintah Remove Projectb. Klik kanan pada nama project dibagian jendela Project Explorer dan lanjutkan dengan memilih Remove project.kotak dialog untuk menyimpanproject dan form yang sedang aktif akan ditampilkan. Terlihat seperti gambar 2.18

Gambar 2.26 Menutup Project

2. Klik salah satu tombol dengan keterangan sebagai berikut:a. Yes, untuk menutup project aktif sekaligus menyimpan semua perubahan yang telah diberikan.b. No, untuk menutup project tanpa menyimpan perubahan yang telah dilakukan. c. Cancel, untuk membatalkan menutup project. 2.4. Microsoft Access 20072.4.1. Pengertian Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan di bawah sistem operasi Microsoft Windows. Keberadaan Microsoft Access sudah beberapa kali mengalami perubahan, perkembangan dan penambahan fasilitas. Sejak versi 1.X sampai versi 7.0, kemudian versi 2000, dan sampai versi XP, banyak fasilitas- fasilitas baru ditambahkan ke dalamnya. Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.2.4.2. Bagian - Bagian Pada Microsoft Access 1. Table adalah tempat untuk menyimpan data. 2. QueryQuery adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Manfaat Query a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya B001b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur F0001 itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah fieldNIK.c. Dapat melakukan operasi perhitungan.Itulah tiga fungsi utama query, Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.3 . FormForm digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.1. Report, Seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.2.4.3 Keuntungan menggunakan AccessKeuntungan menggunakan Access adalah sebagai berikut beberapa pengembang aplikasi professional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat atau yang sering disebut dengan Rapid Application Development / RAD Tool khususnya untuk pembuatan program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman. Dilihat dari segi perspektif programmer keunggulan Microsoft Acces adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL). Microsoft Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua table basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya. Misalnya untuk membuat query, Microsoft menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa SQL nya.Bahasa Pemrograman yang digunakan di dalam Microsoft Access adalah Microsoft Visual Basic for Applications ( VBA ) seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office lainnya.2.5. Crystal Report 8.52.5.1.Pengertian Crystal Report 8.5Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk membuat, menganalisa, dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database ke dalam berbagai jenis laporan. Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan berbagai bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Visual Basic, Visual C/C++, Visual Interdev, dan Borland Delphi. Beberapa kelebihan yang dimiliki program Crystal Reports, antara lain:1. Pembuatan laporan dengan Crystal Reports tidak terlalu rumit dan banyak melibatkan kode program.2. Program Crystal Reports digunakan karena mudah terintegrasi dengan bahasa lain.3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format paket program lain, seperti Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan sebagainya.Dalam membuat suatu laporan, data merupakan komponen yang sangat vital dan mutlak disediakan. Umumnya data-data tersebut disimpan dalam sebuah database. Terdapat dua model untuk mengambil data yang ada di database guna ditampilkan di laporan, yaitu:a. Pull ModeProses yang terjadi adalah driver akan melakukan koneksi ke database dan menarik data yang ada di dalam database tersebut sesuai dengan permintaan. Dengan model ini, di antara koneksi dalam database dengan perintah SQL akan menghasilkan data yang ditangani oleh Crystal Reports. Umumnya model ini digunakan pada laporan yang pengambilan datanya berasal dari sebuah database, di mana koneksinya tidak mengalami perubahan atau tidak memerlukan pengkodean. b. Push Mode Koneksi ke database digunakan untuk mengambil data dan mengisikan data tersebut ke dalam Dataset. Data yang berada dalam Dataset selanjutnya ditampilkan pada laporan. Dengan metode ini memungkinkan untuk membangun koneksi yang terbagi (sharing) ke dalam aplikasi dan membagi data sebelum Crystal Reports menerimanya.Laporan yang telah dibuat dengan Crystal Reports masih belum terlihat bentuk tampilan datanya. Untuk itu dibutuhkan kontrol lain yang dipasang di form yaitu Cristal ReportsViewer.2.5 ARSIP Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip, berikut beberapa kutipan tentang pengertian arsip :a. Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, arsip adalah :1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah.2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.b. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.c. Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :1) Dokumen tersebut harus mempunyai kegunaan,2) Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan3) Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat ditemukan apabila diperlukan kembali.2. Berdasarkan Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, fungsinya arsip dibagi menjadi :a. Arsip DinamisArsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.Dilihat dari kegunaan, arsip dinamis dibagi menjadi :1) Arsip AktifArsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam pelaksanaan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah.2) Arsip InaktifArsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsipb. Arsip StatisArsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari3. Ditinjau dari sudut hukum, arsip dibagi menjadi :a. Arsip OtentikArsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutanb. Arsip Tidak OtentikArsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.4. Peranan KearsipanKearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam organisasi dalam perencanaan, penganalisaan, pengembangan dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengawasan atau pengendalian secepat-cepatnya5. Penilaian Arsip Penilaian dilakukan terhadap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dumusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis Arsip Nasional (ARNAS)Kriteria untuk menentukan nilai suatu jenis arsip tergantung kepada kantor masing-masing. Nilai suatu jenis arsip niscaya akan berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan ALFRED singkatan dari Administrative Value ( Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), Dokumentary Value (Nilai Dokumentasi).Nilai ALFRED berkisar antara 0-100, di hitunag berdasarkan jumlah persentase dari keenam komponennya. Berdasrkan nilai ALFRED maka golongan suatu jenis arsip dapat di tentukan.Ada 4 (empat) golongan arsip yaitu :a. Arsip Vital (persentase nilai 90-100)Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnakan dan disimpan abadi selamanyab. Arsip Penting (perentase nilai 50-89)Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi. Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun. c. Arsip Berguna (persentase nilai 10-49)Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dn di file inaktif selama sepuluh tahund. Arsip Tidak Berguna (persentase nilai 0-9)Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan tiga bulan di file aktif.6. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Arsip Proses pencatatan dan pendistribusian arsip merupakan prosedur untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan yaitu :a. Prosedur Buku Agenda1) Buku AgendaBuku ini dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan surat yang dicatat seperti tanggal surat masuk dan nomor urut surat masuk dan surat keluar2) Buku EkspedisiBuku ini dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang. Biasanya berisi data yang berupa nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerimab. Prosedur Kartu KendaliDengan prosedur ini surat masuk digolongkan kedalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Kartu kendali berisi data-data seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengelolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, kode dan catatan. Kartu kendali ini digunakan untuk mengganti buku agenda dan buku ekspedisi dengan maksud agar lebih memudahkan dalam mencari informasi tentang suatu surat.c. Prosedur Tata Naskah (Takah)Prosedur tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologi dalam sebuah berkas.7. Prosedur Penyimpanan ArsipProsedur penyimpanan adalah langkah-langkah yang akan dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Penyimpanan terdiri dari :a. Penyimpanan Sementara (file pending)Penyimpanan sementara terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan dan diproses kemudian disimpan dalam map sesuai bulan tersebut setelah itu surat disimpan dalam file penyimpanan.b. Penyimpanaan TetapLangkah-langkah yang dilakukan dalam penyimpanan tetap :1) Pemeriksaan Memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat sudah siap disimpan2) Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau pada subjek apa surat akan disimpan. Hal ini tergantung pada sistem penyimapanan yang digunakan 3) Memberi TandaSering disebut sebagai pengkodean yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada nama yang sudah ditentukan subyek surat4) MenyortirMenyortir adalah pengelompokan warkat-warkat berdasarkan sistem penyimpanan yang dipergunakan5) Menyimpan Menyimpan adalah menempatkan dokuman sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Ada beberapa sistem penyimpanan yaitu sistem kronologis, sistem adjad, sistem nomor, sistem geografir, dan sistem subjek 8. Pemeliharaan Arsip Arsip supaya tidak cepat rusak, maka arsip perlu dijaga agar awet dengan memiliki nilai manfaat sehingga informasi yang ada didalamnya tidak musnah. Menurut Mulyono dkk (1984 : 48-50) pemeliharaan arsip meliputi beberapa hal yaitu :a. Tempat penyimpanan arsipRak sebaiknya terbuat dari logam dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam (6) inci. b. Pengaturan ruanganArsip supaya dapat tersimpan dengan baik, maka ruangan arsip harus tetap kering (tidak terlalu lembab), ruangan harus tetap terang, ada ventilasi, serta ruangan harus terhindar dari bahaya yang disengaja maupun tidak disengaja.c. Penggunaan bahan-bahan pencegahUntuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik maka hendaknya setiap enam bulan sekali ruangan harus disemprot obat pencegah serangga atau dengan memberikan kapur barus di kotak-kotak penyimpanan yang terbuat dari kayu.d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggarTempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, dan sebagainya. Larangan-larangan yang perlu diparhatikan seperti : selain petugas dilaranga masuk, dilarang merokok, makan dan lain-laine. Kebersihan Menjaga kebersihan dapat dialakukan denga cara membersihkan ruangan sebaik mungkin seminggu sekali atau setiap hari. Agar terhindar dari debu, sebaiknya digunakan alat yang cukup memadai. Seperti alat penyedot debu (vaccum cleaner) dan bukan dengan sapu atau sabut bulu ayam (sulak).

2.6 PERIZINANDengan memeberikan izin, penguasa memperkenankan orang yang dalam memohonya untuk melakukan tindakan-tindakan tertentu, ini menyangkut perkenan bagi suatui tindakan yang demi kepentingan umum mengharuskan pengawasan khusus atasnya.[footnoteRef:2] [2: Mr. J. B. J.M Ten Berge disuting oleh Philipus M. Hadjon, Pengantar Hukum Perizinan, Cetakan I, Penerbit Yuridika, Surabaya, 1993, hlm. 2]

Perizinan merupakan salah satu bentuk pelaksanaan dari pengaturan yang bersifat pengendalaian yang dimiliki oleh pemerintah terhadap kegiatan-kegaiatan yang dilakukan oleh masyarakat, dan izin untuk melakuakan suatu tindakan atau kegiatan usaha yang biasanya harus dimiliki atau diperoleh suatu organisasi perusahaan atau seseorang sebelum yang bersangkutan dapat melakukan suatu kegiatan atau usaha.Masalah perizinan merupakan masalah yang sifatnya cukup prinsipal, dilihat dari perkara tidak boleh ditariknya keputusan, tidak boleh dicampur baurkan dengan hal bahwa suatu keputusan tidak lagi penting, artinya setelah beberapa waktu karena maksudnya hanya sebagai izin untuk melakukan suatu perbuatan tertentu saja, karenanya seseorang yang dalam melakukan tindakan berupa kegaiatan haruslah mempunyai izin dan pada dasarnya dapat diubah atau ditarik kembali. Tinjauan dari perizinan iti sendiri adalah untuk mengatur tindakan-tindakan yang oleh pembuat undang-undang tidak seluiruhnya dianggap salah.Pendapat para ahli mengenai pengertian perizinan diantaranya :1) Menurut Utrecht :Izin adalah bilamana perbuatan tidak pada umumnya melarang suatu perbuatan tetapi masih juga memperkenankan asal saja diadakan secara masing-masing hal secara kongkrit maka perbuatan administrasi Negara yang memperkenankan perbuatan tersebut bersifat suatu izin.[footnoteRef:3] [3: E. Utrecht. Pengantar Hukum Administrasi Negara Indonesia. Cet VI, PT. Penerbit dan Balai Buku Ichtiar, Jakarta, 1963, hlm. 152.]

2) Menurut Prins :Izin (vegunning) adalah keputusan administrasi negara berupa peraturan tidak umumnya melarang suatu perbuatan tapi masih juga memperkenankan asal saja diadakan secara yang ditentukan untuk masing-masing hal yang kongkrit.[footnoteRef:4] [4: Prins, Hukum Administrasi, Jakarta. 1976.]

Adapun bentuk-bentuk lain dari perizinan itu sendiri adalah dispensasi, izin, lisensi, dan konsesi. Dalam memberikan pengertian terhadap bentuk-bentuk dari perizinan tersebut disini penulis akan menjelaskan satu persatu dimana bentuk-bentuk perizinan adalah :1) DispensasiDispensasi adalah tindakan pemerintah yang menyebabkan suatu peraturan undang-undang menjadi tidak berlaku lagi bagi suatu hal yang istimewa.[footnoteRef:5] [5: Mr. W. F Prins-R. Kosim Adisapoetra, Pengantar Ilmu Hukum Administrasi Negara, PT. Pradny Paramitta, Jakarta, hlm. 71]

Adapun pemberian dispensasi haruslah memenuhi persyaratan tertentu yang diatur didalam peraturan yang berlaku dan agar setiap orang dapat melakukan perbuatan hukum yang dapat menerobos dari peraturan yang telah berlaku, namun hal tersebut tidak terlepas dari peran yang dimiliki kekuasaan yaitu pemerintah untuk memberikan dispensasi yang harus jelas batasnya.2) LisensiNama lisensi nampaknya tepat untuk izin dalam menjalankan suatu usaha, izin tersebut tidak menjamin bahwa yang memperoleh lisensi tidak akan campur tangan dalam perusahaan atau bidang usaha yang dilakukan. Meskipun lisensi memberikan suatu keluasaan terhadap usaha tersebut.3) IzinIzin ialah suatu persetujuan dari penguasa berdasarkan undang-undang atau peraturan pemerintah untuk dalam keadaan tertentu menyimpang dari ketentuan-ketentuan larangan perundangan.[footnoteRef:6] [6: Phliphus M. Hadjon, Pengantar Hukum Perizinan, Penerbit Yunidika, Surabaya, 1993, hlm. 2]

4) Konsesi Bedanya dangan izin, konsesi senantiasa mengenai pekerjaan yang karena berkaitan dengan kepentingan umum harus benar-benar dilaksanakan. Maka dari itu pemegang konsensi baik oleh undang-undang maupun dengan cara mengadakan persyaratan, pemegang konsensi hamper senantiasa diwajibkan untuk melaksanakan pekerjaan yang diizinkan kepadanya dalam waktu yang tertentu dan dapat dilaksanakan dengan penyelenggaraan yang teratur.Contoh konsesi adalah apabila pihak swasta memperoleh delegasi kekuasaan dari pemerintah untuk melakukan suatu pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh pemerintah. Adapun tugas pemerintah adalah menyelenggarakan kesejahteraan umum. Jadi kesejahteraan atau kepentingan umum harus selalu menjadi persyaratan utama, dan bukan untuk mencari keuntungan semata-mata. Pendelegasiaan wewenang itu diberikan karena pemerintah tidak mempunyai cukup tenaga maupun fasilitas untuk melakukan sendiri. Konsesi ini dapat diberikan hamper dalam segala bidang.[footnoteRef:7] [7: Marbun, Moh, Mahfud MD, Pokok-Pokok Hukum Administrasi Negara, Penerbit Liberty, Yogyakarta, hlm. 94-96.]

Jenis dan Macam Izin1.Izin lokasi, izin trayek, izin penggunaan trotoar2.Izin Peruntukan Penggunaan Tanah3.Izin gangguan, izin pemakaian tanah dan bangunan milik pemerintah4.Surat Izin Usaha Kepariwisataan, izin pembuatan jalan masuk pekarangan5.Izin reklame, izin penggalian daerah milik jalan6.Izin pematangan tanah7.Izin pembuatan jalan di dalam kompleks perumahan, pertokoan dan sejenisnya8.Izin pemanfaatan titik tiang pancang reklame, jembatan penyebrangan orang dan sejenisnya.9.Tanda Daftar Perusahaan10.Izin Usaha Perdagangan, izin usaha industri, tanda daftar gudang.

text

Z-Axis

Basis Data

Record

Field

File

Byte

Sistem Basis Data

Bit

Entitas

Gambar 2. 7 Entitas

HARD DISK

File Kuliah

File Mahasiswa

File Nilai

Kd_Mk

Nama_Mk

Sks

Kd_Mk

NIM

Nilai

NIM

Alamat_Mhs

Jurusan

Nama_Mhs

Tabel. Kuliah

Tabel. Mahasiswa

Tabel. Nilai