BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Pembelian dan Alat Tulis Kantor

2.1.1 Pengertian Pembelian

Pembelian sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari. Menurut Riyanto,

Bambang (Dasar-dasar Pembelian : 1995) pembelian merupakan system aplikasi

siklus pengeluaran yang umum. System aplikasi pembelian mencakup prosedur-

prosedur pemilihan pemasok, permintaan, pembelian, penerimaan, dan

pembayaran kepada pemasok. Model system aplikasi pembelian mencakup

pemisahan fungsi-fungsi berikut ini: permintaan, pembelian, penerimaan, gudang,

hutang dagang, dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang memadai

nerupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh system aplikasi pembelian.

2.1.2 Pengertian Alat Tulis Kantor

Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern : 1988)

penggambaran tentang alat tulis kantor adalah benda-benda yang dipakai habis

dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha.

Yang tergolong office supplier (bekal tatausaha) ini misalnya pulpen, pensil, tinta,

pita mesin tik, kertas blangko pemulir, karbon, berkas, jepitan kertas. Diantara

macam-macam perlengkapan tatausaha yang terpakai habis dalam penggunaannya

dikantor itu, maka benda-benda yang khusus dipakai untuk tulis-menulis seperti

kertas, pensil, tinta, dan lain-lain sebagai keseluruhan disebut keperluan tulis-

menulis.

2.2 Pengertian Sistem dan Informasi

2.2.1 Pengertian Sistem

Menurut Raymond, McLeod Jr, (Sistem Informasi Manajemen : 2001)

sistem adalah totalitas himpunan bagian-bagian atau subsystem –subsistem yang

satu dengan yang lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu

tujuan tertentu di dalam suatu lingkungan.

2.2.2 Pengertian Informasi

Menurut H.M. Yogianto (Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan

Terstruktur : 1989) informasi merupakan data yang telah diproses ke dalam suatu

bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata serta

terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan yang akan datang

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Raymond, McLeod Jr, (Sistem Informasi Manajemen : 2001)

system informasi merupakan suatu system dalam suatu organisasi yang

mempertemukan pengelohan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

menejerial dan kegiatan stategi dari suatu organisasi serta menyediakan informasi

kepada pihak luar dan loporan-laporan yang diperlukan

2.3 Analisa dan Perancangan Sistem

2.3.1 Analisa Sistem

Definisi analisa system menurut Jogiyanto H.M (Analisis dan Desain :1999)

adalah penguraian suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian,

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengepaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang

terjadi serta kebutuhan-kebutuhab yang iharapkan sihingga dapat diusulkan

perbaikkan-perbaikan.

2.3.2 Perancangan Sistem

Setelah mendapat gambaran yang jelas apa yang dilakukan pada tahap

analisa system, tahap berikutnya adalah perancangan system. Menurut Mahyuzir

D. (Perancangan Sistem Pengolahan Data : 1989) perancangan system adalah

proses menentukan bagaimana suatu system akan menyelesaikan apa yang harus

diselesaikan, menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari

system sehingga setelah instalasi akan benar-benar memuaskan user.

2.4 Alat Bantu Perancangan Sistem

Untuk menggambarkan system yang dianalisa, penulis menggunakan, alat Bantu

perancangan system yang baku, berupa Data Flow Diagram (DFD) atau bisa disebut

juga Diagram Aliran Data (DAD), system Flowchart, Entity Relationship Diagram

(ERD), kamus data, spesifikasi proses, dan bagan terstruktur serta format rancangan

input/output. Adapun pengertian dari komponen-komponen tersebut adalah:

2.4.1 Diagram Aliran Data

Menurut ( Jogiyanto H.M. Diagram Aliran Data (DAD) : 1998 ) merupakan

diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data

system. Symbol-simbol dari DAD adalah sebagai berikut :

No Simbol Nama Keterangan

1.

Aliran Data

(Data Flow)

Aliran Data ini mengalir diantara

proses, data store dan dan entitas

eksternal. Data Flow ini

menunjukkan arus dari data yang

dapat berupa masukkan untuk

system atau hasil dari proses

system.

2.

Proses

(Process)

Proses menggambarkan suatu

kegiatan yang menginformasikan

input menjadi output.

3.

Penyimpanan

Data

(Data Store)

Data Store merupakan tempat

penyimpanan data yang akan

diproses.

4.

Kesatuan

Luar

(External Entity)

Yaitu entitas dilingkungan luar

system dapat berupa orang,

organisasi, atau system lainnya

yang akan memberikan input atau

menerima input dari system

Gambar 2.1 : Diagram Aliran Data

2.4.1.1. Tingkatan DAD :

1. Diagram Konteks (Context Diagram)

Merupakan diagram level tertinggi yang menggambarkan

ruang lingkup system. Diagram ini hanya memiliki satu proses dan

tidak ada data store.

2. Diagram Nol (Zero Diagram)

Menggambarkan proses utama yang terdapat dalam system

3. Diagram Rinci

Diagram rinci merupakan diagram paling bawah, yang tidak

dapat dibagi lagi atau memiliki masukkan tunggal dan keluaran

tunggal.

2.4.2 Flow Chart

Simbol-simbol yang digunakan dalam bagian Alir Sistem adalah sebagai

berikut :

No Simbol Nama Keterangan

1.

Dokumen

Menunjukkan dokumen input dan

output baik untuk proses manual,

mekanik atau computer.

2.

Kerja manual

Menunjukkan pekerjaan manual

3.

Proses

Menunjukkan kegiatan proses

operasi program computer

4.

Offline Storage

File non computer yang diartikan

urut tunggal

5.

Discette Storage

Input atau output yang

menggunakan disket

Gambar 2.2 : Flowchart

2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram atau ER-D adalah suatu model jaringan

yang menggambarkan layout (susunan) penyimpanan data dari sebuah sistem

ER-Diagram yang menggambarkan data-data dalam keadaan diam (data yang

disimpan). Komponen - komponen ERD :

- Entity adalah segala sesuatu yang dapat dijelaskan dengan data kelompok

benda atau obyek diberi nama dengan kata benda.

- Relationship merupaka suatu assosiasi antar satu atau beberapa entity, diberi

nama dengan kata benda.

6.

Hard Disk

Menunjukkan input atau output

menggunakan harddisk

7.

Display

Mununjukkan output yang

ditampilkan di monitor

8.

Keyboard

Menunjukkan input yang

menggunakan online keyboard

9.

Garis Alir

Menunjukkan arus dari proses

10.

Connector

Menunjukkan penghubung ke

halaman yang masih sama atau ke

halaman lain

- Atribute merupakan property atau karekteristik suatu entity relationship.

Simbol-simbol dalam Entity Relationship adalah sebagai berikut :

No Simbol Nama Keterangan

1.

Entity

Obyek yang exist dan dapat

dibedakan dari obyek lainnya

atau suatu kegiatan dengan

organisasi

2.

Relasi

Hubungan yang terjadi antara

dua entity atau lebih yang

dianggap penting serta harus

memelihara dan menyajikan

informasi

3.

Atribut

Karakteristik dari entity atau

relationship yang

menyediakan penjelasan

detail tentang entity atau

relationship

4.

Link

(penghubung)

Penghubung antara himpunan

relasi dengan himpunan

entitas dan himpunan entitas

dengan atributnya

(H.M Jogiyanto. 2001)

Gambar 2.3 : Entity Relationship Diagram

Jenis-jenis relationship dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya :

1. One to one (satu ke satu)

One to one adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key suatu

entitas hanya memiliki satu atribut yang berhungan dengan satu atribut yang

lain pada entity tersebut

Contoh: 1 1

Gambar 2.4 : Cardinality One to One

2. One to Many (satu ke banyak)

One to Many adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key suatu

entitas memiliki banyak kegiatan entitas lain

Contoh : 1 M

Gambar 2.5 : Cardinality One to Many

3. Many to Many (banyak ke banyak)

Many to Many adalah hubungan yang menggambarkan bahwa key

suatu entitas memiliki banyak kegiatan entitas lain.

Contoh : M M

Gambar 2.6 : Cardinality Many to Many

(Husni Iskandar Porlan dan Kusnanriyanto,1997)

Direktur Utama Bawahi

General Manager

General Manager Punya

Manager

Manager Milik

Staff

2.4.4 Kamus Data / Data Dictionary

Menurut Tami D. mahyuzir (analisa dan perancangan system pengolahan

data : 1989) kamus data merupakan data mengenai data-data. Tujuannya adalah

untuk memberikan informasi mengenai definisi struktur, pemakai dari masing-

masing elemen adalah unit data yang terkecil.

Notasi-notasi pada kamus data :

Tabel 2.1 Data Dictionary

No Notasi Keterangan

1 = Terdiri dari

2 + dan

3 […..] Pilih salah satu

4 {….} Perulangan

5 *…..* Komentar

6 Alias Nama Lain

7 @ Penunjuk Key Field

8 (….) Pilihan / boleh ada boleh tidak

9 Pemisahan diantara [ ]

2.4.5 Spesifikasi Proses

Untuk mendeskripsikan proses yang terjadi pada level yang paling dasar

dalam diagram arus data, spesifikasi proses mendeskripsikan secara jelas apa

yang dilakukan ketika masukan ditransformasikan menjadi keluaran.

2.4.6 Format Rancangan Input/Output

2.4.6.1 Rancangan Masukan (Input)

Tujuan daripada rancangan masukan adalah :

1. Untuk mengefektifkan biaya pemasukan kata

2. Untuk mencapai keakuratan yang tinggi

3. Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan

dimengerti oleh pemakai

Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimengerti oleh

pemakai. Tipe input adalah sebagai berikut :

1. External yaitu pada tipe ini pemasukkan data berasal dari luar

Organisasi

2. Internal yaitu pemasukkan data hasil komunikasi pemakai

dengan system

3. Operasional yaitu pemasukkan data hasil komunikasi computer

dengan system

2.4.6.2 Rancangan Keluaran (Output)

Rancangan keluaran merupakan hasil yang tidak bisa diabaikan

karena laporan atas keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap

unsure manusia yang memerlukan.

Tipe output dapat dibedakan sebagai berikut :

1. External yaitu tujuan outputnya untuk informasi diluar organisasi

Pemakai.

2. Internal yaitu tujuan outputnya untuk dilingkungan organisasi

pemakai

3. Operasional yaitu tujuan outputnya hanya untuk bagi computer

saja.

2.5 Konsep Visual Basic (VB)

Visual Basic (VB) pada dasar nya adalah sebuah bahasa pemrograman computer.

Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi-instruksi yang

dimengerti oleh computer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. VB kini seakan-

akan menjadi kiblat bagi para software developer, dan menjadi salah satu bahasa yang

wajib dipelajari berbagai kalangan.

VB selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga disebut sebagai sarana

(tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi system berbasiskan windows.

Beberapa kemampuan atau manfaat dari VB antara lain :

a. untuk membuat program aplikasi system berbasis windows.

b. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya control aktif

X, file help, aplikasi Internet, dan sebagainya.

c. Menguji program (debug) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE

yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan.

VB merupakan salah satu perangkat lunak pendukung pemrograman Visual.

Pemrograman Visual merupakan pemrograman yang akhir-akhir ini sangat populer.

Dengan mengunakan VB maka aplikasi yang berbasis Windows dengan tampilan

yang sangat menarik dapat dibuat dengan sangat mudah.

Perintah-perintah dasar yang digunakan oleh VB menyerupai perintah bahasa-

bahasa Xbase lainnya. Dengan demikian anda yang sudah terbiasa dengan bahasa

pemrograman seperti DBASE III PLUS akan dapat pindah ke VB dengan mudah.

Hal-hal lain yang spesifik dapat pemrograman Visual pun sangat mudah dipahami

dan dipelajari sehingga dalam waktu singkat anda akan dapat merasakan manfaat lain

dikemas dalam sejumlah tampilan. Hal ini berguna pada form yang melibatkan

sejumlah halaman. Dengan masing-masing halaman pemrograman visual, terutama

dalam meningkatkna produktivitas kerja anda sebagai pemrogram.

Sebuah aplikasi widows pada umumnya paling tidak menggunakan sebuah form.

Form tak lain adalah sebagai bagian yang melandasi tampilan program. Pada form

inilah berbagai objek diletakkan. Di dalam lingkungan windows berbagai control

disediakan sebagai komponen antar muka kepada pemakai.

2.6 JENDELA KERJA VISUAL BASIC

Gambar 2.7 :Jendela Kerja Standar Visual Basic

MENU BAR

Gambar 2.8 : Menu Bar

Menu bar berisi menu dasar Visual Basic (VB). Menu Help terkadang belum

sempurna benar

TOOLBAR

Gambar 2.9 : Toolbar

Toolbar, berisi ikon-ikon yang berfungsi mempersingkat perintah pada menu bar.

Fungsi-fungsi ikon-ikon tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 2.2 : Toolbar

1.

Add Project

2.

Add Form

3.

Menu Editor

4. Open File

5.

Save

6. Cut

7.

Copy

8.

Paste

9.

Find

10.

Undo

11. Redo

12. Run Project

13. Break

14. End

15. Project Explorer

16.

Properties

17.

Form Layout

18.

Object Browser

19.

Toolbox

20.

Data View Windows

21. Visual Component Manager

22. Posisi Awal Object (X,Y)

23. Ukuran Form

TOOLBOX

Gambar 2.10 : Toolbox Standar

Toolbox merupakan kumpulan control yang banyak digunakan dalam pemrograman

Visual Basic (VB). Secara deafault toolbox berisi satu tab (General) yang terdiri atas

21 control.

JENDELA PROJECT EXPLORER

Gambar 2.11 : Jendela Project Exlorer

Jendela project explorer menunjukkan project aktif dan file-file penyusun project

tersebut.

JENDELA PROPERTIES

Gambar 2.12 : Jendela Properties

Jendela properties digunakan untuk mengubah property suatu objek.

JENDELA FORM LAYOUT

Gambar 2.13 : Form Layout

Jendela form layout digunakan untuk menentukan posisi suatu form yang akan

diaktifkan saat program dijalankan. Untuk mengubah posisi pengaktifan tersebut drag

gambar form kea rah posisi yang diinginkan.

2.7 Pencabangan Proses Pada Visual Basic

Statement pencabangan dalam sebuah pemrograman akan diperlukan bila

menemui kondisi tertentu dan harus menentukan pilihan pengerjaan dalam program.

Ada beberapa pencabangan dalam Visual Basic, diantaranya yaitu:

1. Statemen IF - THEN

2. Statemen IF – THEN – END IF

3. Statemen IF – THEN – ELSE – END IF

4. Statemen IF – THEN – ELSEIF – ELSE – END IF

5. Steteme SELECT CASE

6. Statement GOTO

2.7.1Statemen If – Then

Pencabangan ini adalah pencabangan yang paling sederhana, karena hanya

satu kondisi yang akan diperiksa dan satu perintah yang akan dijalankan.

Sintaksis:

If kondisi Then [statemen]

2.7.2 Statemen If – Then – End If

Pencabangan ini dibandingkan dengan pencabangan yang sebelumnya

mempunyai perbedaan pada perintah atau statement yang akan dikerjakan. Pada

pencabangan sebelumnya, perintah atau statemen yang dikerjakan hanya satu

sedangkan pada pencabangan ini, perintah atau statemen yang dikerjakan dapat ditulis

lebih dari satu baris karena memang disediakan untuk mengerjakan satu blok perintah

di antara keyword If dan keyword End If.

Sintaksis:

If kondisi Then

[statemen]

….

End If

2.7.3 Statemen If – Then – Else – End If

Pencabangan berikut mempunyai dua blok statemen yang akan dikerjakan bila

salah satu kondisi terpenuhi. Jika kondisi yang diperiksa bernilai benar, maka blok

statemen yang akan dikerjakan adalah blok yang terletak di antara keyword If dan

keyword Else. Sedangkan jika kondisi yang diperiksa menghasilkan nilai salah, maka

yang akan dikerjakan adalah blok statemen yang terletak di antara keyword Else dan

End If.

Sintaksis:

If kondisi Then

[statemen1]

….

Else

[statemen2]

….

End If

2.7.4 Statemen If – Then – Else If – Else – End If

Pencabangan berikut mempunyai lebih dari dua blok statemen yang akan

dikerjakan karena kondisi yang akan diperiksapun lebih dari dua kondisi yang harus

dipenuhi. Kondisi pertama akan diperiksa setelah keyword If, bila kondisi ini benar

maka program akan mengerjakan statemen yang berada diantara keyword If dan

Elseif. Kemudian jika kondisi pertama salah maka akan menghasilkan nilai yang

benar, maka program akan mengerjakan statemen yang berada pada blok di antara

keyword Elseif dan Else. Dan jika kondisi kedua ini menghasilkan nilai salah, maka

program akan mengerjakan stetemen yang berada pada blok di antara keyword Else

dan End If.

Sintaksis:

If kondisi1 Then

[statemen1]

….

Elseif kondisi2 Then

[statemen2]

….

Else

[statemen3]

End If

2.7.5 Statemen Select Case

Bila kondisi yang akan diperiksa lebih dari satu kondisi, selain dapat

menggunakan statemen If Then/Elseif Then/Else/End If, anda dapat menggunakan

statemen Select Case yang memungkinkan pemeriksaan kondisi yang lebih banyak.

Sintaksis:

Select Case terekspresi

[Case ekspresi-n

[statemen-n]]…

[Case Else

[elsestatemen]]

End Select

2.7.6 Statemen Go To

Statemen pencabangan yang lain yang mungkin sangat tidak disukai dalam

pemrograman adalah statemen GoTo. Bagaimanapun juga, kita tetap masih

membutuhkannya untuk membuat perangkap kesalahan program pada saat

dijalankan.

Sintaksis:

GoTo Label

2.8 Pengulangan Proses Dalam Visual Basic

Statemen pengulangan di dalam pemrograman sangat diperlukan untuk

mengulang perintah yang sama beberapa kali dalam satu program. Pengulangan

proses pada pemrograman Visual Basic disediakan dalam lima stetemen yaitu:

1. DO WHILE / LOOP

2. DO UNTIL / LOOP

3. DO LOOP / WHILE

4. DO LOOP / UNTIL

5. FOR / NEXT

Jika terjadi kesalahan pada waktu memberikan eksperesi kondisi dan proses

pengulangan tidak selesai, program dapat dihentikan dengan menekan tombol Ctrl +

Break. Jika penggunaan tombol ini tidak bisa, maka dengan terpaksa komputer harus

di-reboot.

2.8.1 Statemen Do While / Loop

Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok selama kondisi yang diberikan

terpenuhi atau bernilai benar. Dengan kata lain kondisi pertama yang ditemui harus

bernilai benar atau True agar proses pengulangan dikerjakan.

Sintaksis:

Do While [kondisi]

[statemen]

[Exit Do]

[statemen]

Loop

2.8.2 Statemen Do Until / Loop

Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok sampai kondisi yang diberikan

terpenuhi atau bernilai benar. Dengan kata lain kondisi pertama yang ditemui harus

bernilai salah atau False agar proses pengulangan dikerjakan.

Sintaksis:

Do Until [kondisi]

[statemen]

[Exit Do]

[statemen]

Loop

2.8.3 Statemen Do / Loop While

Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok selama kondisi yang diberikan

terpenuhi atau bernilai benar. Namun bila kondisi pertama yang ditemui bernilai salah

(False) atau bernilai benar (True), proses di dalam blok akan tetap dikerjakan

minimal satu kali.

Sintaksis:

Do

[statemen]

[Exit Do]

[statemen]

Loop While [kondisi]

2.8.4 Statemen Do Loop / Until

Mengulang sejumlah statemen dalam satu blok sampai kondisi yang diberikan

terpenuhi atau bernilai benar. Namun bila kondisi pertama yang ditemui bernilai salah

(False) atau bernilai benar (True), proses di dalam blok akan tetap dikerjakan

minimal satu kali.

Sintaksis:

Do

[statemen]

[Exit Do]

[statemen]

Loop Until [kondisi]

2.8.5 Statemen For – Next

Statemen ini digunakan untuk mengulang satu atau beberapa statemen

berulang kali sejumlah yang ditentukan.

Sintaksis:

For hitung = mulai To akhir [Step step]

[statemen]

[Exit For]

[statemen]

Next [hitung]

2.9 Konsep Microsoft Access

Microsoft Access pada dasarnya adalah sebuah program bawaan dari

Microsoft Office. Microsoft Access mumpunyai banyak kegunaan salah satunya

adalah sebagai tempat penyimpanan data (Data Store). Selain itu Microsoft Access

juga dapat di koneksikan dengan program lainnya, salah satunya adalah Microsoft

Visual Basic.

Jendela Kerja Microsoft Access

Gambar 2.14 : Jendela Kerja Microsoft Access

Langkah - langkah dalam membuat database Access dari Visual Basic :

1. Klik Add-Ins pada menu bar, lalu klik Visual Data Manager.

2. Kemudian klik File, New, Microsoft Access, Version 7.0 MDB.

3. Kemudian tentukan di mana akan di simpan database tersebut.

4. Kemudian klik Save, lalu pada properties klik kanan, New Table.

5. Lalu tentukan nama tabel, nama field, type dan sizenya.

6. Lalu klik Build the table.