Disusun oleh: Kelompok 17

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALDIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN MENENGAH DAN KEJURUAN

PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU (PPPG) KEJURUANLEMBAGA PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN (LPMP)

PROPINSI LAMPUNG2006

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat ,taufik, dan hidayahNya, sehingga modul ini dapat disusun dengan baik.

Modul ini pada dasarnya hanya membahas tentang system penjualan dalam suatu perusahaan baik secara tunai maupun secara kredit. Sistem ini perlu diciptakan karena untuk meningkatkan mutu pelayanan bagi para pelanggan/ konsumen dan juga untuk menghindari penyelewengan yang ada dalam suatu perusahaan.

Penjualan Kredit memungkinkan volume penjualan meningkat. karena pembayarn yang dilakukan masih di masa yang akan datang oleh konsumen, maka akan menimbulkan piutang bagi perusahaan. Untuk menghindari adanya piutang yang tak tertagih, maka pengelolaan dan pengawasan penjualan kredit harus secermat dan teliti.

Hal yang tidak terlepas dari system penjualan adalah adanya formulir atau dokumen transasaksi. Dokumen yang biasa diperlukan dalam penjualan tunai adalah faktur penjualan tunai, sedangkan dalam penjualan kredit adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan.

Modul ini masih sangat sederhana dan masih jauh dari sempurna, kritik dan saran yang kostruktif senantiasa dinantikan.

Bandar Lampung, 24 Februari 2006

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI

Setelah mempelajari modul ini, maka peserta diklat diharapkan dapat:1. Mempersiapkan data penglolaan order penjualan.2. Mengenal dan memahami dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam

pengelolaan oreder penjualan.3. Menguraikan prosedur penanganan order penjualan .4. Mampu memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti transaksi .5. Menyiapkan dan mendistribusikan dokumenpengiriman dan faktur

penjualan.6. Membuat back order.7. Membuat laporan penjualan.

B. PRASYARATAgar dapat mencapai tujuan di atas maka peserta diklat memahami:1. Standard Operating Prosedur ( SOP ) tentang pengelolaan order

penjualan yeng diterapkan perusahaan.2. Pengoperasian peralatan manual dan komputer.3. Menguasai Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa dan Dagang.

C. PETUNJUK PENGGUNAN MODUL1. Modul ini memiliki alokasi waktu 40 jam yang terbagi dalam 4 sub

kompetensi. 2. Bacalah dengan cermat setiap informasi yang diberikan.3. Kerjakan dengan teliti, rapid an bersih setiap latihan yang diberikan.

D. TUJUAN AKHIR

Setelah memplajari modul ini dan mengikuti seluruh kegiatan belajarnya maka kinerja yang diharapkan dapat dikuasai adalah :1. Menyediakan data transaksi pengelolaan order penjualan.2. Memahami dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan

order penjualan.3. Memahami prosedur penanganan order penjualan.4. Memahami pendistribusian dolumen pengiriman dan faktur penjualan.5. Mampu membuat Back Order6. Mampu membuat laporan penjualan.

E. CEK KEMAMPUAN

Isilah pernyataan –pernyataan berikut ini dengan memberi tanda cek (V) pada kolom jawaban yang sesuai !

NO PERNYATAANJAWABAN

YA TIDAK

1. Dapat mempersiapkan pengelolaan Order Penjualan

2. Dapat memahami dokumen yang dibutuhkan dalam oengelolaan order penjualan

3. Dapat menguraikan prosedur penanganan order penjualan

4. Dapat mendistribusikan dokumen pengiriman dan faktur penjualan

5. Dapat membuat back order

6. Mampu membuat laporan penjualan secara manual maupun komputer.

BAB II

PEMELAJARAN

1. RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT

untuk memudahkan mempelajari modul ini, ikutilahpetunjuk/langkah-langkah pemelajaran berikut ini.

Kompetensi : Menglola Order PenjualanSub Kompetensi :

1. Menerima dan memeriksa order dari pelanggan.2. Menyiapkan dan mendistribusikan dokumen pengiriman

dan faktur penjualan.3. Membuat Back Order.4. 4. Membuat laporan penjualan

NO JENIS KEGIATAN

TANGGAL WAKTU TEMPATBELAJAR

ALASANPERUBAHN

TTDGURU

1. Menyiapkan pengelolaan order penjualan

2. Menguraikan Prosedur penanganan order penjualan

3. Mendistribusikan dokumen transaksi dan faktur penjualan

4. Membuat back order

5. Membuat laporan penjualan

2. KEGIATAN PEMELAJARAN

MENGELOLA ORDER PENJUALAN

A. PENDAHULUAN

Penjualan sebagai salah satu kegiatan dalam perusahaan memerlukan suatu system dan prosedur yang tepat, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Dalam bab ini hanya akan menguraikan tentang system dan prosedur penjualan barang sebagai berikut:

a. Prosedur Order Penjualan b. Prosedur Penerimaan Kasc. Prosedur Penyerahan Barangd. Prosedur Pencatatan Kas

Jaringan prosedur yang membentuk system penjualan kredit adalah sebagai berikut:a. Prosedur Order Penjualanb. Prosedur Persetujuan Kreditc. Prosedur Pengiriman Barangd. Prosedur Penagihane. Prosedur Pencatatan Piutangf. Prosedur Distribusi Penjualan

Unit organisasi yang terkait dalam system penjualan tunai adalah:

1. Bagian Order PenjualanBagian ini berfungsi menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kassa.

2. Bagian KassaBagian ini berfungsi menerima pembayaran harga barang dari pembeli.

3. Bagian GudangBagian ini berfungsi menumpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman.

4. Bagian Pengiriman BarangBagian ini berfungsi membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

5. Bagian Jurnal Buku Besar dan LaporanBagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.

Unit Organisasi yang terkait dalam system penjualan Kredit adalah:

1. Bagian Order Penjualan

Bagian ini berfungsi menerima surat order dari pembeli, ,mengedit order dari langganan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi baran dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim dan mengisi surat order pengiriman. Bagian ini juga berfungsi membuat “ back order” pada saat diketahui tidak tersediannya pesediaan untuk memenuhi order dari langganan.

2. Bagian Kredit

Bagian ini berada di bawah Departemen Keuangan yang fungsinya meneliti status kredit langganan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada langganan. Karena hampir semua penjualan perusahaan merupakan penjualan kredit , maka sebelum order dari langganan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari Bagian Kredit. Jika penolakan kredit seringkalai terjadi pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum bagian order penjualan mengisi order penjualan.

3. Bagian Gudang

Berfungsi menyimpan barang dan menyiapakan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman.

4. Bagian Pengiriman barang

Bagian ini berfungsi menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari bagian order penjualan. Bagian ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang, dapat berupa urat order pengiriman yanag telah ditanda tangani oleh Bagian Pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok.

5. Bagian Penagihan

Bagian ini berfungsi membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada langganan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh bagian piutang, Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya, Bagian Jurnal , Buku Besar dan laporan.

6. Bagian Piutang

Bagian ini berfungsi mencatat piutang dan mengirimkan faktur penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur.

7. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu BiayaBagian ini berfungsi mencatat harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan.

8. Bagian Jurnal dan Buku Besar dan Laporan

Bagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan dan membuat laporan penjualan.

B. DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN

1. Faktur Penjualan TunaiFaktur ini diisi oleh Bagian Order Penjualan yang berfungsi sebagai pengatar pembayarn oleh pembeli kepada bagian kasa. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh bagian order penjualan kebagian pengiriman barang sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang kebagian kasa. Berikut ini contoh Faktur Penjualan Tunai:

PT. IBMJln. Manggis 20 Yogyakarta

FAKTUR PENJUALAN TUNAI

Nama Pembeli

Alamat Tanggal Nomor

No.Urt

KodeBarang

Nama Barang

Satuan HargaSatuan

Kuantitas Jumlah Harga

JumlahTanggal Tanda tangan

Nama Pramunaga

No. Kode Diserahkan

Dicatat Dlm Jurnal

Dicatat dalam buku Pembantu

Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah:1. Surat order Pengiriman dan Tembusannya2. Faktur dan tembusannya

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada langganan. Berikuti ini contoh surat order pengiriman:

PT. EKONOMIJln. Angkasa 25Yogyakarta

SURAT ORDER PENGIRIMAN

NomorSOP

DijualKepada

DikirimKepada

12654 Tanggal Nomor order langganan Tanggal Pramuniaga

Terima kasih atas order Saudara. Harap memberi tahu kami jika terjadi kekurangan pada barang

Syarat FOB Rute Pengiriman yang diminta Tanggal Pengiriman

No.Urut Keterangan Barang Satuan Kuantitas Harga

SatuanTotal Harga

Jumlah

Bagian Pengiriman Bagian Kredit Bagian OrderPenjualan

Berbagai Tembusan Surat Order pengiriman terdiri dari :1. Surat Order Pengiriman

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikansi seperti yang ada dalam dokumen.

2. Tembusan Kredit (Credit Copy)Digunakan untuk memperoleh status kredit langganan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari bagian kredit.

3. Surat PengakuanDokumen ini dikirim kan oleh Bagian Order Penjualan kepada langganan untuk memberitahubahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

4. Surat Muat (Bill Of Lading)Digunakan sebagai buktipenyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat ini biasanya dibuat rangkap 3, 2 untuk perusahaan angkutan umumdan 1 lembar untuk perusahaan setelah ada pengesahan dari perusahaan angkutan umum.

5. Slip Pembungkus (packing Slip)Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan bagian Penerimaan langganan mengidentifikasi barang-barang yang diterima.

6. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke bagian Gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam karu gudang.

7. Arsip Pengawasan Pengiriman (Sales Order Follow Up Copy)Merupakan tembusasn surat order pengiriman yang diarsipkan oleh bagian order penjualan meurut tanggal pengiriman yang dijanjikan, Jika baigan order penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari bagian pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang., arsip pengawasan pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengawasan pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan langganan yang belum dipenuhi (orde backlogs).

8. Arsip indek silang (Cross Index File Copy)Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama langganan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari langganan mengenai status pesanannya.

FAKTUR PENJUALAN

PT EKONOMIJln. Angkasa 25 FAKTUR PENJUALANYogyakarta

No. SOP

Dijual Kepada

DikirimKepada

12654 Tanggal Nomor order langganan

Tanggal Pramuniaga

Syarat FOB

No. SOP Syarat Kredit

Rute Pengiriman Tanggal Pengiriman

No. Urut

Keterangan Barang Satuan Kuantitas Harga Satuan *

Total Harga

Jumlah

Bagian Pengiriman

Bagian Kredit Bagian Order Penjualan

1. Telah di oreder kembali Kepala Departemen Keuangan 2. Persediaan habis3. Sudah tidak diproduksi lagi

Berbagai Tembusan Faktur Penjualan Terdiri dari:

1. Faktur Penjualan (Customers Copies)

Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim pada langganan.Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirm kepada langganan adalah tergantung dari permintaan langganan.

2. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)Merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan kebagian piutang sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam katu piutang.

3. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)Merupakan tembusan yang dikirimkan kebagian jurnal dan buku besar sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

4. Tembusan Analisis ( Analisis Copy)Tembusan yang dikirim kebagian kartu persediaan dan kartu biaya sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi pramuniaga.

5. Tembusan Pramuniaga (Sales Person Copy)Dikirmkan kepada pramuniaga untuk memberikan bahwa order dari langganan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkan menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

C. CATATAN AKUNTANSI

Catatan yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai dan penjualan kredit adalah:

1. Jurnal Penjualan2. Jurnal Penerimaan Kas3. Kartu Piutang4. Kartu Persediaan

D. LAPORAN

Laporan yang dihasilkan dari system penjualan ini adalah:

1. Laporan Penjualan menurut jenis produk2. Laporan penjualan menurut daerah pemasaran3. Laporan Penjualan menurut besarnya order4. Laporan penjualan menurut langganan5. Pernyataan Piutang

E. BAGAN ALIR SISTEM PENJUALAN

Untuk memberikan gambaran system penjualan tunai dapat disajikan bagan alir sebagai berikut:Bagian Order Penjualan

Mulai

F. URAIAN KEGIATAN SISTEM PENJUALAN TUNAI

Bagian Order Penjualan1. Menerima order dari pembeli2. Mengisi Faktur penjualan tunai tiga lembar3. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :

- Lembar satu diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayan kebagian kas

- Lembar dua dikirim kebagian gudang- Lembar tiga bagian order penjualan menurut nomor urut faktur tersebut

Bagian kas1. Menerima faktur penjualan tunain dari bagian order penjualan via pembeli.2. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan

tunai.3. Mengoprasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas4. Membubuhkan cap lunas di atas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita

register kas pada faktur tersebut5. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan vita register kas kepada pembeli

untuk kepentingan pengambilan barang kebagian pengiriman barang Bagian Gudang

1. Menerima faktur penjualan tunai lembar dua dari bagian order penjualan 2. Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai3. MEncetak kwitansi barang yangb diserahkan kebagian pengiriman kedalam

kartu gudang4. menyerahkan barang kebagian pengirman barang dengan faktur penjualan

tunai lembar kedua Bagian pengiriman barang

Menerima order

MembuatFPT

1FPT

2

N

VIA PEMBELI

1. Menerima Faktur penjualan tunai lembar dua bersama dengan barang dari bagian gudang

2. Menerima faktur penjualan tunai lembar satud dilampiri dengan pita register kas dari bagian kas via pembeli

3. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar satu dengan faktur penjualan tunai lembar dua ,dan memerikasa vita dan register kas untuk menentukan apakah harga barang telah di bayar oleh pembeli

4. Menyerahkan barang kepada pembeli5. Mendistribusiaka faktur penjualan tunai sebagai berikut :

- Lembar satu diserahkan kepada bagian jurnal ,buku besar ,dal laporan dilampiri dengan vita register kas

- Lembar dua diserahkan kepada pembeli bersama dengan penyerahan barang (sebagai slip pembungkus)

Bagian jurnal ,buku besar dan laporan 1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas dari

bagian pengiriman barang2. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penjualan , dengan jurnal

sebagai berikut :Penjualan tunai Rp, XXX Hasil Penjualan Rp, XXX

3. Mencatat faktur penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas dengan jurnal sebagai berikut Kas Rp XXX Penjualan tunai Rp XXX4. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan register kas kebagian kartu Persediaan dan kartu biaya

Bagian kartu persediaan dan kartu biaya 1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas dan

bagian jurnal ,buku besar , dan laporan 2. Mencatat harga pokok penjualan dalam kartu persediaan atas dasar data

dalam faktur penjualan tunai 3. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan vita register kas

menurut nomor urut faktur penjualan tunai

G. URAIAN KEGITAN SYSTEM PENJUALAN KREDIT

Bagian order penjualan1. Menerima surat order dari langganan 2. Mengisi order pengiriman sebayak 8 lembardan mendistribusikanya ke :

Lembar 1 merupakan surat order pengiriman yang diserahkan kebagian gudang untuk menuyipkan barang yang pesan oleh pelanggan Lembar 2 merupakan surat muat (bill of lading ) yang dipakai sebagi bukti penyerahan barang kepada perusahaan angkutan umum .Lembar 3 Surat order pengiriman merupakan surat muat yang dimintakan tanda tangan dari perusahaan angkutan umum untuk kemudian dilampirkan pada surat order pengiriman yang dipakai sebagi dasar pembuatan faktur penjualan .Lembar ini merupakan surat muat yang diberikan kepada perusahaan angkutan umum sebagai surat penyerahan barang Lembar 4 merupakan perintah pengiriman kepda bagian pengiriman barang

Lembar 5 Merupakan slip pembugkus ( Packing slip)Lembar 6 merupakan surat pengakuan (anknowledgement copy) yang dikirimkan kepada pembeli yang berisi peryataan telah diterma pesanan dari langganan Lembar 7 Merupakan tembusan kredit yang dikirim kebagian kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit Lembar 8 Merupakan tembusan indek silang yang disimpan menurut abjad untuk melayani pertanyaan dari pelanggan.Lembar 9 Merupakan tembusan pengawasan pengirman (sales order follow uf cofy) yang diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang direncanakan .

3. Menerima otorisasi kridit (Lembar 7) dari bagian kridit4. Menyiapkan surat order dri langganan dan surat order pengiriman lembar 7 Kedalam arsip pengawasan pengiriman ,bersama dengan surat order pengiriman Lembar 8.5. Menerima surat order pengiman lembar 1 dan 2(surat muat dari pengiman baran barang setelah bagian ini mengirimka barang kepelanggan 6. Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam surat order pengiriman lembar 9 (arsip pengawasan pengiriman)dan mindahkan surat order pengiriman lembar 9 kearsip order yang telah dipenui(filed order file)7. Mengirimkan surat order pengiriman lembar 1 dan 2 kebagian penagian .

Bagian kridit1. Menerima surat order pengiriman lembar 7 dari bagian order penjualan 2. Memeriksa setatus kredit pelanggan3. Memberi otorisasi penjualan kredit kepada tembusan kredit4. Menyerahkan kembali surat order pengiriman tersebut pada bagian order

penjualan

Bagian gudang1. Menerima surat order pengiriman lembar 1 dari bagian order penjualan2. Menyiapkan jenis dan jumlah barang sesuai dengan yang tercantum dalam

surat order pengiriman lembar 13. Mencatat surat order pengiriman kedalam kartu gudang 4. Menyerahkan barang kebagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan

surat orderpengiriman lembar 1Bagian pengiriman barang

1. Menerima order pengiriman lembar 2 dan 3 (bill of lading) lembar 4 (untuk arsip bagian pengiriman barang)dan lembar 5 (slip pembungkus)

2. Menerima surat order pengiriman lembar 1 daribagian gudang bersama dengan pengiriman barang)

3. Membungkus barang dan menempelkan surat order pengiriman lembar 5 sebagai slip pembungkus

4. menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum disertai dengan surat muat (surat order pengiriman lembar 3)

5. Meminta tanda tangan penerima baranga pada surat muat ( surat order pengiriman lembar 2 ) dari perusahaan angkutan umum

6. Mendistribusikan surat order pengiriman:1.Diserahkan kebagian order penjualan dlm perjalananya menuju bagian penagihan untuk memberitahukan pelaksanaan pengiriman2. Merupakan surat muat yang diserahkan kepada perusahan angkutan umum

3. Merupakan arsip begian pengiriman barang4. Merupakan slip pembungkusan yang di tempelkan pada pembungkus Barang

Bagian Penagihan1. Menerima surat order pengiriman lembar 1dan 2 (surat muat) dari begian

pengiriman via bagia order penjualan 2. Membuat faktur penjualan 5 lembar dan mendistribusikan :

Lembar 1 : Merupakan customer copy yang dikirin ke laganan Lembar 2 : Merupakan tembusan piutang yang dikirimkebagian piutang (dilampirkan surat order pengiriman lembar1 dan surat muat) untuk pencatatan kartu piutang dalam kartu piuyang Lembar 3 : Merupak tembusan jurnal yang dikirim ke bagian jurnal buku buku besar dan laporan untuk kepentingan pencatatanLembar 4 : Merupakan tembusan analisisnyang dikirim kebagianpersediaan dan biaya untuk mencatat harga pokok penjualanLembar 5 : Merupakan tembusan pramuniaga yang dikirim kepada pramuniaga untuk keperluan perhitungan komisi penjualan.

Bagian Piutang1. Menerima faktur penjualan lembar 2 dan surat order pengiriman lembar 1 dan

2 (surat muat) dari bagian penagian2. Mencatat faktur penjualan lembar 2 ke dlm kartu piutang3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 2 dan surat order pengiriman barang

lembar 1 dan 2 (surat muat) menurut nm faktur

Bagian jurnal buku besar dan laporan1. Menerima faktur penjualan lembar 3 dari bagian penagian 2. menctt faktur penjualanlembar 3 ke dalam jurnal penjualan3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 3 menurut nomor urut

Bagian katu persediaan dan kartu biaya1. Menerima faktur penjualan lembar 4 dari bagi penagihan 2. Mencatat faktur penjualan lembar 4 ke dalam kartu persedian3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar 2 menurut nm urut faktur

H. DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG DAN FAKTUR PENJUALAN

Dokumen yang digunakan dalam system penjualan tunai adalah aktur penjualan tunai diisi oleh bagian order penjualan yang berfungsi sebagai yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembelibagian kas.tembusan pertama dikirim oleh bagian order penjualan ke bagian pengirian barang sebagai peritah penyerahan barang kepada pembeli yang telah melajksanakan pembayaran .tembusan faktur ini berfungsi sebagai slip pembungkus yang ditempelkan kebagian pengiriman barang diatas pembungkus.Lembar 1 untuk pembeli Lembar 2 untuk bagian gudang lembar 3 untuk arsip bagian order penjualan.

Dokumen yang digunakan dalam system penjualan kredit :A. Surat order pengiriman merupakan dok7umen pokok untuk proses penjualan kredit kepada langganan yang terdiri :

1. Surat order pengiriman

2. Tembusan gudang3. Surat muat (bill offloading)4. Arsip pengawasan pengirman5. Slip pembungkus6. Surat pengakuan7. Tembusan kredit8. arsip indek silang

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk menctat timbulya piutang faktur dan tembusan terdiri dari :

1. Faktur penjualan 2. Tembusan piutang3. Tembusan jurnal penjualan 4. Tembusan analisis

Tembusan pramuniaga

I. BACK ORDER

Back order merupakan bagian dari order dari langganan yang tidak dipenui pada saat sekarang.cantoh bila langganan memesan 3 jenis barang maka bagian order penjualan membuat tiga lembar surat order yang dikirimkan kepada bagian gudang .Bagian penagian membuar 3 set surat order dengan tagal yang berbeda sesuai dengan kesanggupan perusahaan dan permintaan langganan .Namun faktur penjualan dibuat oleh bagian penagihan hanya sekali saja yaitu setelah jenis barang tersebut selesai dikirimkan seluruhnya kepada lengganan.

Bila perusahaan tidak mampu melayani pesanan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, maka hendaklah memberitahukan kepada langganan terlebih dahulu . Berikut contoh solusi yang ditawarkan apabila perusahaan tidak mampu memenuhi pesanan sesuai jadwal.

Metode pengarsipan order penjualan yaitu tembusan penjualan dan tembusan surat order pengiriman yang dikirimkan ke bagian akuntansi untuk pembuatan kartu piutang, kartu persediaan, ditentukan maupun peloran didasarkan pada nomor urut faktur tersebut.

J. LAPORAN

Laporan yang dibuat dalam order penjualan:1. Laporan Penjualan menurut jenis produk 2. Laporan Penjualan menurut daerah pemasaran 3. Laporan Penjualan menurut besarnya order4. Laporan Penjualan menurut langganan5. Pernyataan Piutang

Contoh:1. Bentuk Laporan Penjualan kombinasi dari jenis produk, daerah pemasaran,

dan langganan.

JenisProduk

Daerah PemasaranJumlah

(Rp)Jawa Barat Jawa Tengah

JumlahUnit

Harga Jual/UnitPT X PT Y PT Z PT M

A

B

Jumlah

2. Bentuk Laporan Penjualan berdasarkan jumlah order .

Berarti di sini perusahaan mempunyai criteria tentang skala kuantitas sebagai contoh: Order besar pesanan lebih dari 10.000 unit Order menengah pesanan antara 5000 – 10.000 unit Order kecil pesanan pesanan kurang dari 5000 unit

Masing-masing jenis order tentunya mempunyai spesifikasi sendiri-sendiri misalnya untuk order yang besar akan memperoleh rabat sebesar 2 %, order menengah memperoleh rabar 1%, order kecil tidak memperoleh rabat.

Atau harga jual yang berbeda-beda menurut jenis ordernya.

Jenis Produk

Jumlah OrderJumlahOrder Besar Order Menengah Order Kecil

Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah Unit Harga Jumlah

ABC

Jumlah

3. Pernyataan Piutang

Contoh Surat Pernyataan Saldo Akhir Bulan

PT RISA FADILAYogyakarta A. SURAT PERNYATAAN PIUTANG 1 Februari 2004Kepada Yth: Sdr. InayaAlamat : Jalan Kedung Lumbu 37 Solo

Saldo Piutang Sdr. Sebesar Rp. 175.000,00

Apabila ada ketidak cocokan dengan catatan saudara……….mohon dengan hormat diberitahukan pada bagian akuntansi kami.…………………………………………………………………………………………. (sobek disini)

Jumlah tersebut cocok/tidak cocok*) dengan catatan kami Tanda tangan

(……………..)*)Coret yang tidak perlu

Surat Pernyataan Elemen-elemen

PT RISA FADILA Yogyakarta B. SURAT PERNYATAAN PIUTANG 1 Februari 2004Kepada yth : Sdr. InayaAlamat : Jln. Kedung Lumbung 37 SoloNo. Tanggal No. Faktur Jumlah

1.2.3.

5 Januari 200412 januari 200425 Januari 2004

004710025600297

Rp. 25.000,00Rp. 40.000,00Rp. 110.000,00Rp. 175.000,00

Apabila ada ketidak cocokan dengan catatan Saudara,………….mohon dengan hormat diberitahukan pada bagian akuntansi kami.-------------------------------------------------------------------------------------------------------

(sobek disini)

Jmlah tersebut cocok/tidak cocok *) dengan catatan kami. Tanda Tangan

(……………..)*)Coret yang tidak perlu

BAB III

EVALUASI

1. Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam system penjualan tunai dalam suatu perusahaan !

2. Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam system penjualan krdit !

3. Sebutkan unit –unit organisasi yang terkait dengan system penjualan tunai !

4. Sebutkan unit-unit organisasi yang terkait dengan sestem penjualan kredit !

5. Buatlah gambar formulir faktur penjualan dan Surat Pengiriman.

BAB IV

PENUTUP

Modul mengelola order penjualan ini pada dasarnya membahas tentang system penjualan baik secara tunai maupun secara kredit. pada dasarnya system merupakan sekelompok elemen yang erat hubungannya satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum dari system ini:

1. Setiap sistem teridiri dari elemen-elemen2. Elemen-elemen tersebut merupakan bagian terpadu system

bersangkutan.3. Elemen system tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan

tertentu.4. Suatu system merupakan bagian dari system lain yang lebih besar .

Dari pengertian umum tentang system tersebut maka system akuntansi dapat diartikan sebagai organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa sehingga untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh menajemen untuk meudahkan pengelolaan perusahaan.

Akhirnya modul ini hanyalah sebagai acuan dasar untuk memahami dan mengenal bagaimana mengelola order penjualan denagan baik. Tujuan akhir dari modul ini adalah peserta diklat memiliki kemampuan dan keterampilan untuk melakukan pengelolaan order penjualan.

Dengan memberikan kemampuan dasar pengelolaan order penjualan, diharapkan peserta diklat mampu mengembangkannya yang disesuaikan dengan dunia industri.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi, Drs.M.Sc., 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Zaki Baridwan, Drs.M.Sc., 1995, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta

_______________ 1991, Sistem Akuntansi, Depdikbud, Jakarta.