BAB I PENDAHULUAN -...

1

BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sebagaimana yang diamanatkan dalam pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), BPKP

ditugaskan untuk melakukan pembinaan penyelenggaraan SPIP terhadap instansi

pemerintah. Pembinaan yang dilakukan meliputi penyusunan pedoman teknis

penyelenggaraan SPIP, sosialisasi SPIP, pendidikan dan pelatihan SPIP,

pembimbingan dan konsultansi SPIP, dan peningkatan kompetensi auditor aparat

pengawasan intern pemerintah.

Dalam pelaksanaan bimbingan teknis dan konsultansi sesuai mandat PP Nomor 60

Tahun 2008 untuk memenuhi permintaan suatu instansi pemerintah perlu diberikan

panduan dalam pelaksanaannya. Panduan pelaksanaan bimbingan teknis dan

konsultansi dimulai dengan pelaksanaan pemetaan/mapping/diagnostic assessment

(untuk selanjutnya akan digunakan istilah pemetaan) dengan harapan memberikan

gambaran kondisi awal penerapan SPIP pada instansi pemerintah, sehingga dapat

diberikan saran terhadap area yang memerlukan perbaikan dalam meningkatkan

derajat kematangan (maturity) SPIP suatu instansi. Oleh karena itu, agar diperoleh

kesamaan langkah dan kualitas pelaksanaan pemetaan SPIP, maka diperlukan

suatu pedoman yang akan memberikan gambaran langkah-langkah pelaksanaan

pemetaan SPIP di suatu instansi pemerintah. Pedoman ini merupakan referensi bagi

tim pemetaan. Dalam pelaksanaan di lapangan tim pemetaan dapat

mengembangkan pedoman ini sesuai dengan kondisi yang dijumpai di suatu

instansi pemerintah.

B. TUJUAN PEDOMAN PEMETAAN

Tujuan pedoman pemetaan penerapan SPIP di instansi pemerintah adalah sebagai

berikut:

1. Memberikan gambaran umum tentang pelaksanaan pemetaan SPIP

2

2. Memberikan panduan bagi tim pemetaan dalam melakukan persiapan

pelaksanaan pemetaan

3. Memberikan panduan dalam pelaksanaan pemetaan

4. Memberikan panduan dalam melaporkan pemetaan

C. RUANG LINGKUP PEDOMAN

Ruang Lingkup pedoman mencakup kegiatan pemetaan SPIP di lingkungan instansi

pemerintah baik di pemerintah pusat maupun di pemerintah daerah.

D. SISTEMATIKA PEDOMAN

Bab 1 PENDAHULUAN,

Bab ini memberikan gambaran tentang latar belakang, tujuan pedoman

dan ruang lingkup pedoman.

Bab 2 Gambaran Umum

Bab ini menggambarkan tentang pengertian dan tujuan pemetaan,

tahapan dan metodologi pemetaan.

Bab III Langkah-langkah Pemetaan

Bab ini menggambarkan tentang langkah persiapan, pelaksanaan dan

pelaporan pemetaan.

Bab IV Penutup

Bab ini memberikan kesimpulan tentang pemetaan dan hal-hal yang

memerlukan perhatian dalam pelaksanaan pemetaan.

3

BAB IIGAMBARAN UMUM PEMETAAN

A. Pengertian dan Tujuan

Pemetaan adalah kegiatan diagnosis yang dilakukan untuk mengetahui kondisi

awal penerapan SPIP pada suatu instansi pemerintah untuk memperoleh

gambaran area-area yang memerlukan perbaikan (area of improvement). SPIP

telah menjadi ketetapan dalam tata urutan perundangan berbentuk Peraturan

Pemerintah, artinya bukan sekedar formalitas saja, karena telah menjadi bagian

dari keinginan pemerintah untuk melengkapi peraturan pelaksana dalam

reformasi sektor keuangan. Sehingga penilaian terhadap kondisi SPIP suatu

instansi pemerintah yang selanjutnya akan menjadi dasar evaluasi, paling tidak

mencakup:

pemahaman atas SPIP,

keberadaan infrastruktur SPIP,

maupun penerapan SPIP pada suatu instansi pemerintah.

Pemahaman SPIP dalam hal ini mencakup: pemahaman SPIP secara

komprehensif dan terintegrasi atas unsur-unsur SPIP dan infrastruktur SPIP

yang terintegrasi.

Keberadaan infrastruktur mencakup antara lain: pedoman, kebijakan dan

prosedur yang terintegrasi dengan unsur-unsur SPIP lainnya, sesuai dengan

proses bisnis dan karakteristik suatu instansi pemerintah terkait dengan

penyelenggaraan SPIP. Keberadaan infrastruktur tersebut harus didukung oleh

implementasi dari infrastruktur SPIP tersebut.

Penerapan SPIP di instansi pemerintah adalah proses yang berjalan dalam

menerapkan SPIP secara bertahap, mulai dari derajat pemahaman (knowing)

sampai pada kematangan penyelenggaraan (performing).

Tujuan pemetaan penerapan SPIP instansi pemerintah adalah sebagai berikut:

Mendapatkan gambaran tingkat pemahaman SPIP di suatu instansi

pemerintah.

4

Mendapatkan gambaran keberadaan infrastruktur SPIP yang terintegrasi

sesuai dengan proses bisnis dan karakteristik instansi pemerintah.

Mendapatkan gambaran kondisi penerapan SPIP instansi pemerintah.

Memberikan saran perbaikan atas kelemahan yang dijumpai dalam

penerapan SPIP di instansi pemerintah.

B. Tahapan

Tahapan pelaksanaan pemetaan merupakan langkah-langkah yang harus

dilakukan oleh tim pemetaan pada saat melakukan kegiatan pemetaan, yang

terdiri dari:

1. Tahap persiapan

2. Tahap pelaksanaan

3. Tahap pelaporan

Keseluruhan tahapan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Tahap Persiapan

Sebelum melakukan kegiatan pemetaan, tim pemetaan perlu melakukan

beberapa langkah persiapan yang mencakup:

a. Penyiapan tim pemetaan dan

b. Pembentukan tim

c. Penetapan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

d. Presentasi awal

2. Tahap Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan

berikut:

Pemahaman proses bisnis instansi pemerintah

Persiapan


beberapa langkah persiapan yang mencakup:

Penyiapan tim pemetaan dan entry meeting.

Pembentukan tim yang akan menjadi rekan kerja (counterpart

Kerangka Acuan Kerja (KAK) pemetaan.

Presentasi awal berupa pemaparan KAK.

Pelaksanaan

laksanaan pemetaan dilakukan melalui langkah

Pemahaman proses bisnis instansi pemerintah.

5


ounterpart).

melalui langkah-langkah sebagai

6

Penetapan responden.

Pemberian Penjelasan dan Penyebaran Kuesioner

Tabulasi dan analisis jawaban kuesioner.

Validasi hasil kuesioner melalui proses wawancara, observasi dan atau

reviu dokumen.

Analisis lanjutan hasil wawancara, observasi dan atau reviu dokumen.

Konfirmasi kelengkapan dan kelayakan informasi.

Pendalaman Tambahan.

Analisa Menyeluruh

Penyusunan simpulan sementara.

Presentasi akhir ke Pimpinan.

3. Tahap Pelaporan

Dalam tahap pelaporan tim pemetaan melakukan penyusunan laporan hasil

pemetaan dengan menggunakan format sebagaimana terlampir.

C. Metodologi

Metodologi pengumpulan data yang digunakan dalam kegiatan pemetaan

mencakup:

Kuesioner

Wawancara

Reviu dokumen

Observasi

7

BAB IIILANGKAH- LANGKAH PEMETAAN

Sebagaimana diuraikan sebelumnya, tahap pelaksanaan pemetaan sistem

pengendalian intern suatu Instansi Pemerintah meliputi:

1. Tahap persiapan

2. Tahap pelaksanaan

3. Tahap pelaporan

Langkah-langkah pemetaan secara rinci mengikuti tahapan seperti yang diuraikan di

bawah ini.

A. Tahap Persiapan

1. Pembentukan Tim Pemetaan dan Entry Meeting

Pemetaan dilakukan oleh tim yang para anggotanya memahami SPIP. Tim yang

akan melakukan pemetaan ditetapkan dengan surat tugas yang dikeluarkan oleh

sekurang-kurangnya pejabat eselon 2. Besar kecilnya jumlah tim disesuaikan

dengan ukuran dan kompleksitas instansi yang akan dipetakan.

Di samping tim pemetaan, perlu ditetapkan pula petugas yang akan melakukan

fungsi quality assurance terhadap pelaksanaan pemetaan. Petugas tersebut harus

memiliki pemahaman lebih tentang SPIP dan pemetaan.

Tahapan setelah pembentukan tim pemetaan yang tidak kalah pentingnya adalah

entry meeting. Pada saat ini tim pemetaan harus berhasil menjelaskan kepada

manajemen arti penting SPIP dalam rangka mengawal tujuan yang akan dicapai

instansi pemerintah yang bersangkutan. Oleh karenanya dalam proses entry

meeting ini harus diperhatikan juga dengan siapa kita berhadapan, diupayakan ada

kesesuaian eselonering antara tim pemetaan dengan pejabat instansi pemerintah

yang didiagnosis.

8

2. Penetapan Counterpart

Agar mendapatkan hasil yang optimal dalam pelaksanaan pemetaan, diharapkan

ada peran aktif dari instansi pemerintah yang dipetakan. Untuk itu, setiap instansi

pemerintah perlu didorong untuk membentuk satuan tugas penyelenggaraan SPIP

yang akan menjadi rekan kerja (counterpart) dan pendamping tim pemetaan dalam

pelaksanaan pemetaan. Counterpart dapat terdiri dari beberapa pejabat struktural/

fungsional/ staf yang mewakili unit-unit kerja yang ada di instansi pemerintah

tersebut. Anggotanya harus telah memahami SPIP dan mempunyai motivasi tinggi

dalam melakukan perubahan.

3. Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK).

Setelah surat tugas disampaikan dan counterpart dibentuk, tahap persiapan

selanjutnya adalah menyusun kerangka acuan kerja pelaksanaan pemetaan.

Kerangka acuan kerja ini nantinya akan disampaikan kepada pimpinan instansi

pemerintah untuk mendapat persetujuan.

Rancangan kerangka acuan kerja pemetaan paling tidak memuat hal-hal sebagai

berikut:

a. Latar belakang

Bagian ini antara lain menguraikan alasan perlunya pelaksanaan pemetaan.

b. Tujuan dan manfaat pemetaan

c. Ruang lingkup pemetaan.

Ruang lingkup pemetaan meliputi pemetaan pada tingkat entitas dan aktivitas.

d. Metodologi pemetaan

Metodologi yang digunakan sebagaimana diuraikan pada pedoman ini.

e. Tahapan dan jadwal waktu pemetaan.

Bagian ini menguraikan tahapan/langkah kerja yang akan diambil berikut waktu

pelaksanaannya. Lamanya pemetaan disesuaikan dengan besar kecilnya dan

kompleksitas instansi pemerintah yang dipetakan. Perencanaan waktu agar

memperhitungkan hambatan yang mungkin dihadapi.

f. Sistematika pelaporan

Sistematika pelaporan sebagaimana diuraikan pada pedoman ini

9

g. Rencana kebutuhan sumber daya

Bagian ini menguraikan kebutuhan sumber daya, antara lain sumber daya

manusia dan dana. Pada bagian ini diuraikan pula instansi pemerintah yang

akan menanggung pembebanan kebutuhan sumber daya.

h. Susunan tim pemetaan

Susunan tim pemetaan merupakan gabungan yang terdiri dari tim fasilitator

pemetaan dan tim counterpart.

Terhadap rancangan kerangka acuan kerja pemetaan, perlu dilakukan pembahasan

bersama di antara tim fasilitator dan tim counterpart.

4. Pemaparan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Setelah rancangan kerangka acuan kerja pemetaan disepakati di antara tim

pemetaan, selanjutnya rancangan tersebut dipaparkan kepada seluruh jajaran

manajemen dan staf kunci. Jajaran manajemen yang dimaksud disini adalah

pimpinan tertinggi dari suatu organisasi. Dalam hal pemetaan dilakukan oleh pihak

lain di luar instansi pemerintah, maka pimpinan tertinggi dari pihak yang melakukan

pemetaan maupun yang dilakukan pemetaan sangat dihimbau untuk hadir pada

saat pemaparan awal rancangan kegiatan pemetaan di suatu instansi pemerintah.

Pemaparan bertujuan untuk mendapatkan kesepakatan atas rancangan kerangka

acuan kerja dan memperoleh persamaan persepsi antara tim pemetaan dengan

jajaran manajemen serta staf instansi tentang pelaksanaan pemetaan, sehingga

tujuan pemetaan dapat tercapai dengan optimal. Jika diperlukan, kerangka acuan

kerja dapat diubah sesuai dengan hasil pemaparan.

B. Tahap Pelaksanaan Pemetaan

1. Pemahaman terhadap Instansi Pemerintah

Langkah pertama dalam tahap pelaksanaan pemetaan adalah memperoleh

pemahaman yang memadai tentang profil instansi pemerintah yang dipetakan.

Pemahaman ini akan membantu tim pemetaan mempercepat pemahaman

terhadap kondisi SPIP yang dipetakan. Informasi yang dibutuhkan untuk

10

memperoleh pemahaman tentang instansi pemerintah tersebut antara lain

meliputi:

a. Tugas pokok dan fungsi instansi pemerintah

b. Struktur organisasi yang ada

c. Tujuan instansi pemerintah

Tujuan instansi pemerintah dapat tercermin dari visi yang tertuang dalam

rencana stratejik. Pemahaman terhadap tujuan instansi sangat dibutuhkan

mengingat SPIP yang efektif adalah SPIP yang dapat dihubungkan dengan

keberhasilan pencapaian tujuan instansi.

d. Kegiatan utama instansi pemerintah

e. Permasalahan yang dihadapi instansi pemerintah

f. Proses bisnis instansi pemerintah

Tim pemetaan harus memperoleh gambaran yang memadai tentang proses

bisnis instansi pemerintah dan keterkaitan antar unit kerja dalam pelaksanaan

proses bisnis tersebut. Gambaran proses bisnis dituangkan ke dalam bagan alur.

Beberapa hal yang harus dilakukan oleh tim pemetaan dalam kegiatan ini

adalah:

Memperoleh data dan informasi terkait proses bisnis instansi pemerintah

Menentukan titik kritis pada proses bisnis berdasarkan informasi

permasalahan yang pernah terjadi sebelumnya dan atau analisis atas proses

bisnis dimaksud.

Menentukan beberapa kegiatan utama dalam proses bisnis instansi

pemerintah berdasarkan tingkat risiko.

Seluruh informasi yang dibutuhkan yang diperoleh pada tahapan ini harus

dituangkan ke dalam kertas kerja pemetaan.

2. Penetapan Responden

Setelah memperoleh gambaran umum mengenai instasi pemerintah yang akan

dipetakan, langkah selanjutnya adalah menetapkan responden yang akan

menjadi sumber untuk penggalian informasi tentang kondisi SPIP di instansi

11

pemerintah tersebut. Pemilihan responden didasarkan pada kriteria sebagai

berikut:

a. Responden untuk pemetaan di kementerian/ lembaga:

1) Manajemen puncak, terdiri dari:

Pimpinan tertinggi instansi terkait.

Seluruh pejabat eselon I apabila jumlahnya tidak lebih dari 30

orang. Apabila jumlah pejabat eselon I lebih dari 30 orang,

pemilihan responden dapat dilakukan dengan cara sampel dengan

jumlah minimal 30 orang.

Seluruh pejabat eselon II apabila jumlahnya tidak lebih dari 30

orang. Apabila jumlah pejabat eselon II lebih dari 30 orang,



2) Manajemen lini dan staf, terdiri dari:

Seluruh pejabat eselon III pada masing-masing unit eselon II.

Seluruh pejabat eselon IV pada masing-masing unit eselon II

apabila jumlahnya tidak lebih dari 30 orang. Apabila jumlah pejabat

eselon IV tersebut lebih dari 30 orang, pemilihan responden dapat

dilakukan dengan cara sampel dengan jumlah minimal 30 orang

dan dengan memperhatikan keterwakilan.

Staf dengan jumlah sampel minimal 30 orang pada masing-masing

unit eselon II dan dengan memperhatikan keterwakilan setiap

kelompok. Apabila jumlah staf yang ada kurang dari 30 orang,

maka respondennya adalah seluruh staf yang ada.

3) Inspektorat Jenderal:

Responden adalah unit yang bertanggungjawab melakukan pengawasan

atas instansi pemerintah yang dipetakan.

b. Responden untuk pemetaan di pemerintah daerah:

1) Manajemen puncak, terdiri dari:

Pimpinan tertinggi instansi terkait.

12

Seluruh pejabat eselon II apabila jumlahnya tidak lebih dari 30

orang. Apabila jumlah pejabat eselon II lebih dari 30 orang,



2) Manajemen lini dan staf, terdiri dari:

Seluruh pejabat eselon III pada masing-masing unit eselon II.

Seluruh pejabat eselon IV pada masing-masing unit eselon II

apabila jumlahnya tidak lebih dari 30 orang. Apabila jumlah pejabat

eselon IV tersebut lebih dari 30 orang, pemilihan responden dapat

dilakukan dengan cara sampel dengan jumlah minimal 30 orang

dan dengan memperhatikan keterwakilan.

Staf dengan jumlah sampel minimal 30 orang pada masing-masing

unit eselon II dan dengan memperhatikan keterwakilan setiap

kelompok. Apabila jumlah staf yang ada kurang dari 30 orang,

maka respondennya adalah seluruh staf yang ada.

3) Inspektorat:

Responden adalah unit yang bertanggungjawab melakukan pengawasan

atas instansi pemerintah yang dipetakan.

Apa yang dimaksud dengan keterwakilan, adalah terwakilinya masing-masing

kelompok jumlah sampel dalam memenuhi syarat untuk mengambil kesimpulan

populasi. Apabila jumlah staf yang ada kurang dari 30 orang, maka

respondennya adalah seluruh staf yang ada. Untuk sampel yang diambil dari

eselon III dan staf adalah sampel dari eselon II yang juga telah menjadi

responden.

Untuk kegiatan pemetaan yang dilakukan pada instansi pemerintah dengan

tingkatan eselon yang lebih rendah dari yang diuraikan di atas, pemilihan

responden dilakukan dengan cara yang sama.

3. Pemberian Penjelasan dan Penyebaran Kuesioner

Setelah responden ditentukan, tahap berikutnya adalah memberikan penjelasan

secara memadai tentang hal-hal penting terkait pemetaan yang akan

13

dilaksanakan. Penjelasan yang harus diberikan juga meliputi penjelasan atas

kuesioner yang akan dibagikan dan diisi oleh responden. Maksud dari pemberian

penjelasan adalah untuk menghindarkan responden dari ketidakpahaman akan

tujuan pemetaan dan ketidakpahaman dalam mengisi kuesioner. Pemberian

penjelasan kepada responden dapat dilakukan secara bersamaan pada suatu

tempat dan pada waktu yang sama atau dengan cara mendatangi mereka satu

persatu. Cara yang akan ditempuh dalam memberikan penjelasan disesuaikan

dengan kondisi yang dihadapi tim pemetaan.

Setelah tim pemetaan memberikan penjelasan, kuesioner disampaikan kepada

responden untuk diisi. Pengisian dan pengembalian kuesioner yang telah terisi

diupayakan sesegera mungkin.

Setiap kelompok responden mendapat jenis kuesioner tersendiri. Sehingga

terdapat 3 (tiga) jenis kuesioner untuk 3 (tiga) kelompok responden. Kuesioner

untuk eselon I dan II sebagaimana terdapat dalam lampiran 1. Kuesioner untuk

eselon III dan staf sebagaimana terdapat dalam lampiran 2. Kuesioner untuk

inspektorat sebagaimana terdapat dalam lampiran 3. Kuesioner dan tata cara

pengisian serta penggunaan kuesioner, merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari pedoman ini.

4. Tabulasi dan Analisis Jawaban Kuesioner

Jawaban atas kuesioner yang telah dikumpulkan, ditabulasi, kemudian dianalisis.

Analisis dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

Memetakan tingkat pemahaman responden (Pimpinan/Eselon I dan II;

Eselon III/Staff; Internal Auditor) terhadap konsep SPIP dan tingkat

penerapan SPIP pada unit kerja responden.

Data yang digunakan adalah hasil tabulasi terhadap pertanyaan persepsi

pemetaan yang telah ditabulasi

Pemetaan kuesioner persepsi pemetaan SPIP dilakukan dalam 4 tingkatan

(level), yakni:

Tingkat 1 : Menggambarkan bahwa responden belum memahami atau

belum menerapkan SPIP di lingkungan unit organisasi.

14

Tingkat 2 : Menggambarkan bahwa responden baru mulai memahami atau

baru mulai menerapkan SPIP di unit kerjanya.

Tingkat 3 : Menggambarkan bahwa pemahaman atau penerapan SPIP di

lingkungan unit organisasi, sudah memadai.

Tingkat 4 : Menggambarkan bahwa pemahaman atau penerapan SPIP di

lingkungan unit organisasi, sudah sangat baik.

Bentuk peta dimaksud di atas adalah sebagai berikut:

Pem

aham

an

Tingkat 4

Tingkat 3

Tingkat 2

Tingkat1 Tingkat 2 Tingkat 3 Tingkat 4

Penerapan

Langkah yang dilakukan untuk menghasilkan peta tersebut di atas

terdapat dalam lampiran 4.

5. Validasi hasil kuesioner melalui proses wawancara, observasi dan atau

reviu dokumen

Validasi dilakukan berdasarkan hasil analisis jawaban atas pertanyaan persepsi

dan identifikasi kelemahannya (red flag).

Alat validasi yang digunakan adalah :

- Kuesioner Eselon III dan Staff

- Parameter validasi (87 parameter) lihat lampiran 5

Validasi dilakukan terhadap kelengkapan informasi dan keberadaan infrastruktur,

dilakukan dengan langkah berikut:

Bandingkan jawaban mayoritas responden dengan parameter terkait yang

ada dalam Formulir Parameter Validasi (87 parameter).

15

Berikan tanda informasi mana saja dalam parameter validasi yang belum

dapat diperoleh dari jawaban responden.

Informasi yang belum diperoleh akan digali melalui langkah berikutnya.

Hubungan antara kuesioner dengan parameter validasi dapat dilihat

dengan memperhatikan tanda asterix (*) pada parameter validasi.

Menggali informasi hasil validasi merupakan kegiatan pengambilan data

tambahan setelah dilakukannya validasi antara kuesioner persepsi pemetaan

dengan parameter pemetaan. Kegiatan ini dilakukan dengan cara, antara lain:

Wawancara

Observasi

Reviu dokumen

Penggunaan alat untuk menggali informasi hasil validasi sepenuhnya bergantung

pada tim.

Penggalian informasi dilakukan sebagai berikut:

a. Menggali informasi lebih lanjut atas indikasi kelemahan. Hal ini dilakukan

dengan langkah sebagai berikut:

Pilih responden yang akan diwawancara berdasarkan jawaban yang berbeda.

Kecukupan jumlah responden ditentukan oleh tim.

Gali lebih lanjut informasi penyebab kelemahan dan masukan responden.

Bila perlu, lakukan observasi lapangan dan reviu dokumen.

b. Menggali informasi lebih lanjut atas kelengkapan informasi dan keberadaan

infrastruktur, dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

Pilih responden yang akan diwawancara berdasarkan kelompok

responden (Eselon I, II, III, dan staff).

Lakukan wawancara untuk mengidentifikasi keberadaan infrastruktur

berdasarkan parameter validasi yang informasinya belum terpenuhi.

Bila informasi dari jawaban responden atas kuesioner belum memadai,

lakukan observasi atau penelitian dokumen sesuai kebutuhan.

16

6. Analisis Lanjutan hasil wawancara, observasi dan atau reviu dokumen

Analisis lanjutan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh tim pemetaan

berdasarkan informasi tambahan yang diperoleh dari informasi setelah dilakukan

validasi kuesioner pemetaan dengan parameter pemetaan.

Analisis lanjutan ini diharapkan akan menghasilkan informasi tentang simpulan

kondisi SPIP pada instansi yang dipetakan untuk masing-masing unsur dengan

rincian sebagai berikut:

Keberadaan kondisi lingkungan pengendalian untuk menunjang

pencapaian tujuan organisasi

Proses penilaian risiko yang telah dilakukan oleh instansi tersebut

Kegiatan pengendalian yang ada – menginventasir apa saja kegiatan

pengendalian yang dimiliki dan upaya yang telah dilakukan (dalam hal ini

mengaitkannya dengan penilaian risiko)

informasi dan komunikasi dalam menunjang pelaksanaan tugas dan

fungsi serta SPIP

efektivitas pemantauan sistem pengendalian intern yang ada

(eksisting)

Pada analisis lanjutan ini diharapkan diharapkan dapat mengambil simpulan

terkait dengan:

a. Area of improvement (AOI) dari tiap parameter SPIP

Simpulan dari tiap parameter akan menghasilkan informasi terkait AOI, baik

yang terkait dengan keberadaan infrastruktur maupun efektivitas

penerapannya.

Berikut ini diberikan contoh penyusunan simpulan AOI tiap parameter, dari

hasil pengumpulan data di bawah ini.

17

Parameter Validasi Instansi telah melaksanakan kebijakan dan prosedur

pembinaan SDM, sejak rekrutmen sampai dengan

pemberhentian pegawai, yang mengutamakan

kompetensi, etika dan integritas, serta mendorong

tercapainya kinerja.

Jenis Dokumen - Dokumen formasi berbasis kompetensi/jabatan,- SOP Penerimaan Pegawai / rekrutmen- Uraian Jabatan- SOP pengelolaan pegawai (promosi, mutasi,

remunerasi, dll)- Panduan, penilaian, dan pelatihan- SK pemberhentian

Hasil Reviu

Dokumen

Telah ada SK Menteri/Kepala LPNK dan Pedoman

dimaksud

Hasil Wawancara Tiga dari lima responden menyatakan tidak

mengetahui adanya penilaian kinerja individu dan

merasa bahwa mutasi/promosi tidak berdasarkan

kinerja

Pengujian lanjutan dengan meminta dokumen, secara sampling, terkait dengan

SK mutasi dan remunerasi dikaitkan dengan hasil penilaian kinerja pegawai.

Simpulan atas hasil pengumpulan data tersebut adalah bahwa dari sisi

keberadaan infrastruktur telah terdapat peraturan dan prosedur baku mengenai:

promosi, remunerasi dan pemindahan yang dikaitkan dengan penilaian kinerja.

Namun demikian, dari sisi penerapannya masih kurang efektif sebagaimana

terlihat belum seluruh promosi dan remunerasi dikaitkan dengan kinerja.

Terhadap hal ini akan disarankan rekomendasi untuk menginternalisasikan

kebijakan promosi dan remunerasi.

b. Simpulan penerapan SPIP per unsur

Dengan memperhatikan keterkaitan antar sub unsur dalam satu unsur yang

sama (sebagaimana tertuang pada kolom parameter terkait dalam lampiran 5),

assessor dapat menyusun simpulan penerapan suatu unsur tertentu.

18

Contoh penyusunan simpulan penerapan unsur lingkungan pengendalian.

Dari hasil pengumpulan data terkait keberadaan dan implementasi kebijakan dan

prosedur terkait unsur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang

tepat, disimpulkan bahwa meski sudah ada infrastruktur namun

impelementasinya masih belum efektif.

Simpulan tersebut harus dikaitkan dengan hasil pengumpulan data terkait

dengan penerapan pada sub unsur lain yang terkait, seperti:

1) Sub unsur struktur organisasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan,

sehingga pembatasan akses yang akan dilakukan telah memperhatikan

struktur organisasi secara tepat

2) Sub unsur komitmen pada kompetensi, agar delegasi wewenang dan

tanggung jawab yang diberikan kepada pegawai telah memperhatikan

kompetensi pegawai yang ditunjuk

3) Sub unsur penegakan integritas dan nilai etika, agar tidak ada

penyalahgunaan wewenang oleh petugas yang memiliki akses

Jika hasil pengumpulan data terkait ketiga sub unsur lainnya menunjukkan

kondisi-kondisi sebagai berikut:

telah ada struktur organisasi untuk mengelola organisasi

hasil pengumpulan data terkait komitmen pada kompetensi menunjukkan

bahwa belum ada uraian jabatan dan standar kompetensi yang diperlukan

untuk melaksanakan wewenang dan tanggung jawab tersebut.

aturan perilaku juga tidak ditegakkan dengan banyaknya pejabat yang

melalaikan tanggung jawabnya tanpa dikenakan sanksi.

Tim assessor dapat menyimpulkan bahwa, secara keseluruhan, penerapan

unsur lingkungan pengendalian belum memadai.

7. Konfirmasi kelengkapan dan kelayakan Informasi

Setelah dilakukan analisis lanjutan atas hasil kuesioner, wawancara dan reviu

dokumen, maka langkah berikutnya adalah melakukan konfirmasi kelengkapan

dan kelayakan informasi. Tujuan langkah ini adalah memberikan keyakinan

19

kepada tim pemetaan bahwa masing-masing butir/hal penting yang ditanyakan

dalam kuesioner telah memadai dari sisi kelengkapan dan kelayakan informasi

sebagai bahan dasar fasilitator dalam melakukan analisis secara menyeluruh.

Pada tahap ini, tim pemetaan memastikan kelengkapan dan kelayakan

informasi dengan bentuk pertanyaan YA dan TIDAK, sebagai filter untuk

penentuan langkah yang harus dilakukan selanjutnya.

Apabila jawaban atas pertanyaan tersebut adalah YA, yang berarti informasi

sudah lengkap dan layak untuk ditarik simpulan khusus atas butir/hal penting

yang termuat dalam kuesioner, maka langkah berikutnya adalah analisis

secara menyeluruh atas seluruh kuesioner.

Informasi yang dianggap lengkap dan layak untuk dibuat simpulan secara

keseluruhan, memenuhi beberapa kriteria antara lain sebagai berikut:

a) Efektivitas SPI – tercapainya 4 tujuan SPIP yaitu

1) Tercapainya organisasi secara efisien dan efektif

2) Keandalan pelaporan keuangan organisasi

3) Organisasi yang dapat mengamankan aset negara

4) Ketaatan organisasi terhadap peraturan perundang-undangan

b) Profil risiko

Informasi yang lengkap dan layak untuk disimpulkan apabila organisasi

memiliki profil atau peta risiko yang pada intinya menggambarkan risiko-

risiko yang dihadapi organisasi baik risiko tinggi, sedang maupun rendah.

c) Kecukupan kegiatan pengendalian untuk meminimalkan risiko pencapaian

tujuan

Kegiatan pengendalian organisasi mampu mencerminkan kegiatan yang

crucial untuk mengantisipasi sekaligus mengelola risiko yang dihadapi

organisasi.

d) Informasi dan komunikasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan

20

Tim pemetaan meyakini informasi yang lengkap apabila menggambarkan

efektivitas informasi dan komunikasi dalam proses pengambilan keputusan.

e) Pemantauan atas berjalannya SPIP

Informasi yang dinyatakan lengkap dan layak apabila tergambar efektivitas

proses pemantauan atas berjalannya SPIP dalam suatu organisasi.

Apabila jawaban atas pertanyaan mengenai kelengkapan dan kelayakan

informasi adalah TIDAK, maka guna memperoleh keyakinan yang memadai,

tim pemetaan melakukan langkah pendalaman tambahan. Pada intinya,

pendalaman tambahan dilakukan oleh tim pemetaan untuk memperoleh

keyakinan yang memadai bahwa informasi telah lengkap dan layak untuk

diambil kesimpulan atas kondisi penerapan SPIP organisasi secara

menyeluruh.

8. Pendalaman Tambahan

Pada saat dilakukan langkah konfirmasi kelengkapan dan kelayakan informasi,

jika tim pemetaan belum mendapatkan keyakinan yang memadai, maka

langkah pemetaan berikutnya adalah melakukan Pendalaman Tambahan.

Berikut ini adalah petunjuk bagi tim pemetaan dalam melakukan Pendalaman

Tambahan.

Pendalaman tambahan untuk memperoleh informasi tersebut dapat diperoleh

melalui wawancara atau reviu dokumen. Penggunaan metode pengumpulan

data tersebut dijelaskan sebagai berikut:

a) Wawancara

(1) Contoh pertanyaan yang dapat diajukan adalah:

Bagaimana pencapaian target kinerja yang ditetapkan dalam

Penetapan Kinerja atau Rencana Kerja Tahunan (terkait dengan

efisiensi dan efektivitas operasi)?

21

Bagaimana kondisi pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah,

khususnya terkait dengan pengamanan aset? Apakah banyak

terjadi kehilangan/pencurian atau ketidakjelasan status?

Apa opini BPK atas Laporan Keuangan? Apa penyebabnya?

Seberapa banyak temuan auditor terkait dengan kepatuhan atas

peraturan perundang-undangan? Apa penyebabnya?

Apakah instansi anda memiliki profil atau peta risiko?

Apa saja kegiatan pengendalian yang telah dilakukan oleh

organisasi? Di tingkat entitas dan kegiatan?

Bagaimana tingkat kecukupan kegiatan pengendalian yang ada

untuk meminimalkan risiko tersebut di atas?

Bagaimana tingkat ketersediaan informasi internal dan eksternal

dalam pengambilan keputusan untuk melaksanakan tugas dan

fungsi?

Bagaimana efektivitas komunikasi top-down, bottom up, dan

lintas bagian di internal organisasi?

Bagaimana peran komunikasi eksternal dalam menunjang

pelaksanaan tugas dan fungsi serta pencapaian tujuan

organisasi?

Bagaimana efektivitas pelaksanaan pemantauan berkelanjutan?

Apa peran dari internal auditor/APIP?

Bagaimana prosentase pelaksanaan tindak lanjut atas

rekomendasi hasil audit atau evaluasi?

(2) Wawancara dilakukan terhadap beberapa pejabat kunci yang

paling mengetahui kondisi SPIP di organisasinya.

(3) Pewawancara mengajukan pertanyaan sesuai dengan yang tertulis

dalam lembar pertanyaan kemudian mencatat jawaban responden

22

secara singkat dan lengkap atau pewawancara dapat merekam

jawaban responden tersebut.

(4) Pada akhir wawancara, responden dipersilahkan membaca resume

jawaban dan apabila ada ketidaktepatan kalimat atau istilah dapat

segera diperbaiki, sedangkan bila pewawancara melakukan

perekaman, maka hasil rekaman tersebut segera

ditranskrip/dibuatkan resumenya untuk dimintakan klarifikasinya.

(5) Selanjutnya pada dokumen wawancara ditutup dengan tanda

tangan responden sebagai tanda persetujuan atas isi atau kalimat

jawaban.

b) Reviu dokumen

Jika hasil wawancara belum memberikan keyakinan yang memadai bagi tim

pemetaan atas simpulan menyeluruh tentang kondisi SPIP, maka tim dapat

meminta dan melakukan reviu atas dokumen terkait dengan pertanyaan-

pertanyaan tersebut di atas.

Hasil pendalaman tambahan digunakan untuk bahan analisis secara

menyeluruh di langkah selanjutnya.

9. Analisis Secara Menyeluruh

Setelah langkah pendalaman tambahan, tim pemetaan melakukan analisis

secara menyeluruh yang membuat suatu benang merah yaitu keterkaitan antar

sub unsur dalam satu unsur yang sama, maupun keterkaitan antara unsur

SPIP yang satu dengan unsur lainnya. Langkah ini membantu tim pemetaan

dalam menyusun simpulan penerapan tentang keterkaitan dan keintegrasian

penerapan SPIP dalam organisasi tersebut.

Berikut ini adalah contoh penyusunan simpulan keintegrasian penerapan SPIP:

Diasumsikan bila pada suatu instansi pemerintah, telah dilakukan identifikasi

dan analisis risiko dengan memadai dan diketahui terdapat risiko kehilangan

server computer dan database yang ada di dalamnya, yang berpotensi

menghambat pencapaian tujuan instansi pemerintah. Berdasarkan hasil

23

penilaian risiko, diketahui bahwa risiko tersebut menduduki ranking tinggi untuk

mendapatkan prioritas penanganan.

Untuk meminimalkan risiko kehilangan sumber daya tersebut, instansi

pemerintah dapat menerapkan kegiatan pengendalian berupa pembatasan

akses atas sumber daya. Berdasarkan hasil pengumpulan data terkait

keberadaan dan implementasi kebijakan dan prosedur terkait pembatasan

akses atas sumber daya, dapat disimpulkan bahwa meskipun organisasi

sudah memiliki infrastruktur, namun impelementasinya masih belum efektif.

Simpulan tersebut harus didukung dengan hasil pengumpulan data terkait

dengan penerapan pada unsur lain yang terkait, seperti:

a) Unsur lingkungan pengendalian terkait struktur organisasi yang tepat sesuai

dengan kebutuhan, sehingga pembatasan akses yang akan dilakukan telah

memperhatikan struktur organisasi secara tepat.

b) Unsur lingkungan pengendalian terkait pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang tepat, agar pembatasan akses dapat dilakukan

secara berjenjang sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab.

c) Unsur lingkungan pengendalian terkait komitmen pada kompetensi, agar

delegasi wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada pegawai

telah memperhatikan kompetensi pegawai yang ditunjuk.

d) Unsur lingkungan pengendalian terkait penegakan integritas dan nilai etika,

agar tidak terjadi penyalahgunaan wewenang oleh petugas yang memiliki

akses.

e) Unsur kegiatan pengendalian terkait dengan akuntabilitas sumber daya dan

pencatatannya, pembatasan sumber daya perlu dinilai pertanggungjawaban

dan akuntabilitasnya.

f) Unsur Informasi dan komunikasi terkait dengan komunikasi internal, untuk

mengkomunikasikan informasi atas efektivitas pembatasan akses.

g) Unsur pemantauan terkait dengan pemantauan berkelanjutan, untuk

memastikan bahwa pimpinan atau atasan telah memberikan pengarahan

agar pembatasan akses dapat berjalan dengan efektif.

24

Jika hasil pengumpulan dan analisis data terhadap implementasi dari ketujuh

hal tersebut, menunjukkan adanya kelemahan maka, tim assessor dapat

menyimpulkan bahwa :

a) belum terjadi keintegrasian sistem pengendalian intern dalam instansi

pemerintah tersebut, jika kelemahan terkait dengan ketiadaan infrastruktur

(kebijakan dan prosedur), atau

b) sistem pengendalian intern telah terintegrasi namun penerapannya belum

memadai

Berdasarkan simpulan-simpulan tersebut di atas, selanjutnya disusun

rekomendasi yang tepat dan dapat ditindaklanjuti oleh instansi pemerintah

tersebut. Rekomendasi untuk membangun infrastruktur disarankan atas

simpulan point a dan rekomendasi untuk menginternalisasi kebijakan dan

prosedur yang masih lemah atas simpulan point b.

Hal tersebut adalah contoh, namun pada hakekatnya tim pemetaan di dalam

melakukan langkah analisis secara menyeluruh ini harus menemukan benang

merah yang mengaitkan antara unsur SPIP satu dengan unsur SPIP lainnya.

Sebagai gambaran misalnya kelemahan beberapa sub unsur dalam unsur

lingkungan pengendalian (penegakan integritas dan nilai etika, komitmen

terhadap kompetensi, dan kepemimpinan yang kondusif) dapat mempengaruhi

peta risiko dalam pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan kondisi

lingkungan pengendalian dan peta risiko tersebut, derajat/kedalaman kegiatan

pengendalian harus dilihat bagaimana tingkat kesesuaiannya dengan kondisi

lingkungan pengendalian dan peta risiko organisasi tersebut.

Dalam melakukan analisis secara menyeluruh, terkait unsur informasi dan

komunikasi, tim pemetaan harus dapat melihat efektivitas penerapan informasi

dan komunikasi dalam proses pengambilan keputusan secara umum maupun

terkait efektivitas pencapaian tujuan. Pertanyaan yang mengarahkan seperti

apakah selama ini sering terdapat permasalahan informasi dan komunikasi

akan membantu tim pemetaan dalam menangkap sinyalemen tidak lancarnya

informasi dan komunikasi dalam organisasi.

25

Terkait unsur pemantauan, tim pemetaan mengaitkan unsur pemantauan ini

terhadap pencapaian tujuan organisasi. Gambaran kondisi/potret 4 unsur SPIP

lainnya akan berpengaruh terhadap efektivitas pemantauan, juga merupakan

bagian dari benang merah/keterkaitan yang perlu dilihat oleh tim pemetaan.

Jadi analisis secara menyeluruh berupaya memberikan gambaran penerapan

SPIP tidak hanya per unsur, namun memberikan gambaran penerapan SPIP

dalam organisasi tersebut secara keseluruhan.

10. Simpulan Sementara

Setelah dilakukan analisis secara menyeluruh, maka tim pemetaan membuat

simpulan sementara yang terdiri dari 2 bagian pokok sebagai berikut:

a) Simpulan kondisi SPIP organisasi per unsur

Simpulan kondisi organisasi menurut masing-masing unsur SPIP (5 unsur)

disampaikan sesuai hasil analisis lanjutan, yang sudah dilakukan di langkah

sebelumnya (langkah ke-6 huruf b)

b) Simpulan kondisi SPIP organisasi secara menyeluruh.

Simpulan kondisi organisasi secara menyeluruh disampaikan sesuai hasil

analisis secara menyeluruh, yang sudah dilakukan di langkah sebelumnya

(langkah ke-9).

Muatan atau content yang disajikan dalam simpulan sementara adalah bahan

dasar untuk laporan hasil pemetaan penerapan SPIP dengan perbaikan dan

penyempurnaan setelah dipresentasikan kepada pimpinan organisasi.

11. Presentasi Akhir ke Pimpinan

Setelah dilakukan penyusunan simpulan sementara, maka selanjutnya tim

pemetaan melakukan presentasi akhir ke pimpinan instansi

(Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah). Beberapa panduan bagi tim

pemetaan dalam melakukan presentasi akhir adalah sebagai berikut:

a) Presentasi akhir ini merupakan validasi akhir atas simpulan sementara hasil

pemetaan yang sudah dilakukan.

26

b) Tim pemetaan harus memastikan simpulan sementara sudah selesai untuk

dibagikan kepada pimpinan instansi

c) Menyusun bahan pemaparan dengan isi antara lain:

1) Simpulan sementara

2) Saran

3) Kendala dan keterbatasan pemetaan (jika ada)

4) Hal terkait lainnya (jika ada)

d) Hal-hal yang perlu diperhatikan:

1) Mengadakan perjanjian terlebih dahulu dengan pimpinan instansi,

mengingat kesibukan pimpinan.

2) Memberikan pemaparan sesuai dengan teknis pemaparan yang baik

3) Memberikan kesempatan kepada pihak yang dilakukan pemetaan

untuk memperoleh penjelasan lebih lanjut tentang hasil pemetaan

yang telah dilakukan.

C. Penyusunan Laporan

Setelah semua tahap pemetaan dilakukan, maka bagian akhir adalah menyusun

Laporan Hasil Pemetaan berdasarkan hasil simpulan sementara yang diperkaya dan

diperbaiki berdasarkan hasil presentasi akhir yang sudah dilakukan kepada

pimpinan instansi. Hal ini merupakan wujud pertanggungjawaban atas telah

selesainya pelaksanaan tugas. Laporan pada dasarnya dapat berbentuk pendek

(bentuk surat) atau panjang (bentuk BAB). Bentuk pilihan laporan disesuaikan

dengan kebutuhan informasi yang akan disampaikan.

Pilihan bentuk laporan tidak mengurangi substansi minimal yang harus dirmuat

dalam laporan yaitu menggambarkan secara ringkas, jelas dan lengkap mengenai

kegiatan yang telah dilakukan, kesimpulan dan saran yang perlu disampaikan.

Format dan isi laporan yang diuraikan di bawah ini terutama adalah untuk laporan

yang disusun dalam bentuk BAB. Bab ini memberikan petunjuk penyusunan

laporan sebagai acuan bagi tim pemetaan, sehingga laporan dapat memberikan

informasi yang memadai kepada pembaca dengan tepat waktu dan tepat sasaran.

27

Selain itu, pedoman dimaksudkan untuk keseragaman bentuk laporan guna

menjaga konsistensi dan keterbandingan antar laporan.

1. Format laporan

Format laporan yang menjadi pedoman penyusunan laporan disajikan secara

terpisah dalam lampiran 6 pedoman pemetaan ini. Pada dasarnya laporan hasil

pemetaan memuat hal-hal sebagai berikut:

a. Kondisi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada

tingkat entitas yang diuraikan berdasarkan unsur-unsur SPIP, yang isinya

sebagai berikut

1) Lingkungan Pengendalian

Tim Pemetaan memberikan gambaran/potret kondisi SPIP terkait unsur

lingkungan pengendalian yang pada intinya memuat kondisi/atmosfir

organisasi dikaitkan secara kontekstual kepada pencapaian tujuan

organisasi antara lain:

Kecocokan struktur organisasi dengan tujuan organisasi

Kecocokan gaya kepemimpinan organisasi dengan tujuan organisasi

Komitmen pimpinan organisasi terhadap kompetensi

2) Penilaian Risiko

Tim Pemetaan memberikan gambaran kondisi organisasi terkait unsur

penilaian risiko yang intinya adalah bagaimana kepedulian organisasi

terhadap risiko yang dihadapi, yang memuat pokok-pokok sebagai berikut:

Identifikasi risiko dikaitkan dengan pencapaian tujuan organisasi

Kondisi organisasi dalam melakukan analisis risiko

3) Kegiatan Pengendalian


kegiatan pengendalian. terdiri dari 11 sub unsur. Penilaian berdasarkan

potret ke-11 unsur kegiatan pengendalian, walaupun belum dikaitkan

28

dengan risiko pencapaian tujuan (akan diuraikan di poin b, simpulan

kondisi SPIP organisasi secara keseluruhan.

4) Informasi dan komunikasi


informasi dan komunikasi yang intinya adalah bagaimana efektivitas

informasi dan komunikasi dalam organisasi dalam mendukung proses

pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi

organisasi.

5) Pemantauan


pemantauan. Gambaran tersebut berisikan efektivitas proses pemantauan

dalam organisasi dalam baik dari aspek pemantauan berkelanjutan atau

ongoing monitoring maupun aspek evaluasi secara terpisah atau separate

evaluation.

b. Simpulan Kondisi SPIP instansi/organisasi secara keseluruhan

Tim Pemetaan membuat simpulan kondisi SPIP organisasi secara

keseluruhan dengan membuat keterkaitan/hubungan antara unsur satu

dengan unsur lainnya.

2. Distribusi laporan

Agar Laporan Hasil Pemetaan Penerapan SPIP mempunyai manfaat, distribusi

Laporan Hasil Pemetaan Penerapan SPIP harus disampaikan secara tepat

alamat dan tepat waktu. Oleh karena itu, laporan harus disusun segera setelah

kegiatan pemetaan selesai dilaksanakan dan disampaikan kepada pihak yang

berkepentingan. Selain itu, laporan akan memberikan masukan yang tepat dalam

pengambilan keputusan apabila laporan disampaikan kepada pihak-pihak yang

terkait secara tepat waktu. Oleh karena itu, Laporan Hasil Pemetaan Penerapan

SPIP yang disusun oleh BPKP sebaiknya didistribusikan, antara lain kepada:

a. Pimpinan Instansi Pemerintah (Kementrian/Lembaga/Pemda)

29

b. Bila pemetaan dilakukan pada Intansi setingkat satker, laporan

ditembuskan kepada Menteri/ kepala/ Ketua/ Gubernur atau Pimpinan

lainnya sebagai atasan langsung pimpinan satker.

30

BAB IVPENUTUP

A. Kesimpulan

Kegiatan pemetaan merupakan kegiatan untuk memotret kondisi awal

penerapan SPIP di suatu instansi pemerintah dengan tujuan untuk

memperoleh gambaran area-area yang memerlukan perbaikan. Dalam

melalukan pemotretan kondisi penerapan SPIP ini harus disesuaikan dengan

proses bisnis dan karakteristik suatu instansi pemerintah. Oleh karena itu,

hasil pemetaan SPIP akan memberikan gambaran kerangka pengembangan

SPIP di suatu instansi pemerintah yang belum tentu sama dengan instansi

pemerintah lainnya.

Dalam pelaksanaan pemetaan perlu dilakukan penyamaan langkah setiap

tim pemetaan untuk menjaga kualitas pelaksanaan dan hasil pemetaan.

Terdapat tiga tahapan yang harus diikuti oleh tim pemetaan yaitu tahap

persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Selanjutnya hasil pemetaan yang

memberikan gambaran area-area yang memerlukan perbaikan dalam

penerapan SPIP tersebut akan digunakan untuk pelaksanaan bimbingan

teknis. Yang patut diingat adalah penerapan SPIP bukan sekedar formalitas

saja yang hanya memperhatikan keberadaan infrastruktur, namun lebih ke

implementasi SPIP tersebut.

B. Lain-lain

Penetapan unit kerja yang akan dilakukan pemetaan SPIP yaitu satu

entitas dan satu tingkatan kegiatan.

Setiap tim pemetaan harus mengikuti secara seksama setiap langkah

dalam tahapan pemetaan.

Keterlibatan tim counterpart akan membantu tim pemetaan dalam pelaksanaan

pemetaan.

1

KUESIONER ESELON I & IIDALAM RANGKA SURVEI PEMAHAMAN DAN PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Kuesioner ini disusun untuk menilai pemahaman TOP Manajemen terhadap penerapanSistem Pengendalian Intern.

1. Jawab dengan memberikan tanda"√" di “O” pada tempat jawaban yang disediakan2. jika daftar isisan merupakan titik – titik maka isilah titik tersebut sesuai dengan

kondisi Bapak/Ibu3. Jawaban atas pertanyaan terdiri dari:

Pemahaman : Mencakup kondisi ideal dan dipahami secara teoritis olehresponden mengenai topik yang ditanyakan

Penerapan: Mencakup penerapan yang telah atau sedang dilaksanakan oleh unitBapak/Ibu terkait topik yang ditanyakan

4. Jawaban dapat lebih dari satu, apabila terdapat jawaban yang bertentangan pilihlahyang paling dominan atau sering dilakukan/terjadi

5. Jika pernyataan dipandang tidak relevan atau tidak tahu, maka dijawab tidak tahu /tidak relevan

Atas kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

DATA UMUM

1. Nama : .......................................................................

2. Jabatan : a. O Eselon 1

b. O Eselon 2

3. Nama Unit Eselon 1 : .......................................................................

.......................................................................

4. Nama Unit Eselon 2 *) : .......................................................................

.......................................................................

*) tidak perlu diisi jika Responden adalah Pejabat Eselon 1

No. Uraian Pemahaman Penerapan

I. SIKAP TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN-INSTANSI PEMERINTAH

I. A. Bagaimana hubungan Sistem Pengendalian Intern (SPI) dengan tata kelola organisasidi Unit Kerja Bapak/Ibu1) tidak saling berhubungan O O2) SPI merupakan bagian dari tata kelola organisasi O O3) Penerapan SPI bukan merupakan tanggung jawab

langsung Pimpinan Instansi/Unit KerjaO O

4) Pelaksanaan SPI telah didelegasikan kepadaInspektorat Jenderal.

O O

2


5) hanya berkaitan dengan sedikit dari tujuan tatakelola organisasi

O O

6) merupakan bagian penting dari tata kelolaorganisasi

O O

7) implementasinya merupakan tanggung jawabPimpinan Instansi/Unit Kerja.

O O

8) berkaitan dengan beberapa tujuan dari tata kelolaorganisasi (al; perlindungan terhadap kepentinganstakeholders dan monitoring kinerja)

O O

9) dipahami sebagai bagian yang paling kritis dalamproses tata kelola organisasi.

O O

10) implementasinya merupakan tanggung jawabseluruh anggota organisasi

O O

I.B. Bagaimana Bapak/Ibu melihat fokus dari Sistem Pengendalian intern:

1) tidak berkaitan dengan tujuan lain dari tata kelolaorganisasi (arahan strategi, monitoring kinerja danperlindungan terhadap kepentingan stakeholders)

O O

2) berkaitan dengan seluruh tujuan tata kelolaorganisasi (arahan strategi, monitoring kinerja danperlindungan terhadap kepentingan stakeholders)

O O

3) Tidak tahu / tidak relevan O O

I.C. Bagaimana Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern di Unit Kerja Bapak/Ibu

1) Jika organisasi menerapkan Sistem PengendalianIntern, maka:a) secara optimal akan memberikan keuntungan

dalam pelaksanaan kegiatan organisasiO O

b) menjadi kewajiban semua orang dalam organisasi,namun efektivitasnya menjadi tanggungjawabdari internal auditor

O O

c) merupakan satu bagian utuh dari pelaksanaansuatu kegiatan organisasi

O O

d) dapat memaksimalkan kinerja organisasi O O

2) Pimpinan Instansi/Unit Kerja melihat bahwa fokusdari pengendalian intern adalah ketaatan terhadapperaturan perUU

O O

3) Langkah kongkrit komitment pelaksanaanpengendalian intern yang lebih dari pemenuhanminimal terhadap suatu peraturan tidak perludijelaskan

O O

4) Dibutuhkan komitmen dan dukungan PimpinanInstansi/Unit Kerja untuk mendorong pelaksanaanSistem Pengendalian Intern. Namun demikian tidakperlu dikomunikasikan secara terus menerus melaluiforum resmi organisasi.

O O

5) Pimpinan Instansi/Unit Kerja memiliki komitmenyang kuat untuk memberikan contoh penerapanSistem Pengendalian Intern yang memadai.

O O

6) Permasalahan penerapan Sistem Pengendalian Internmerupakan salah satu agenda yang dibahas disetiap

O O

3


rapat pimpinan dan mendiskusikan masalahPengendalian intern secara bebas dengan staff.


II. TANGGUNG JAWAB TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN-INSTANSIPEMERINTAH

1. Penanggungjawab implementasi Sistem Pengendalian Intern di Unit Kerja Bapak/Ibu

1) Bagaimana kondisi Tanggungjawab penerapan SistemPengendalian Intern:a) tidak perlu ditetapkan secara jelas O Ob) terdapat pada Internal Auditor O Oc) terdapat pada Pimpinan Instansi/Unit Kerja O Od) seluruh anggota organisasi O O

2) Dalam penetapan suatu kebijakan, (antara lain:operasional kegiatan, pelatihan dan pelayananpublik), kondisi yang ada:a) tidak dikaitkan dengan tanggungjawab

pelaksanaan Sistem Pengendalian InternO O

b) adakalanya dikaitkan dengan tanggungjawabpelaksanaan Sistem Pengendalian Intern

O O

c) selalu dikaitkan dengan tanggung jawabpelaksanaan Sistem Pengendalian Intern

O O

d) selalu dikomunikasikan secara periodik melaluimedia internal (buletin, majalah)

O O

e) didukung dengan pendidikan O Of) didukung dengan pelatihan O Og) didukung dengan penjelasan sistem dan

prosedur yang memfasilitasi penilaianbagaimana personal seharusnya menjalan

O O


2. Bagaimana peranan pengendalian intern di Unit Kerja Bapak/Ibu:

1) Dalam penetapan peranan pengendalian intern:

a) tidak perlu ditetapkan secara formal O Ob) ditetapkan secara formal – pejabat eselon 1 atau

2, serta mendelegasikan peran pengendalianintern kepada Kasubdit atau pejabat fungsionalyang ditunjuk

O O

c) secara formal ditetapkan oleh pejabat eselon 1atau 2 dan dilaksanakan oleh manajemen lini(Kasubidit/Kabag, Kasubag/Kasie) atau pejabatfungsional yang ditunjuk

O O

d) secara formal ditetapkan untuk semua pegawai(termasuk dalam uraian jabatan) dan didorongimplementasinya secara formal dengan "on thejob" training.

O O

2) Pejabat yang ditunjuk, secara periodik mereviewdan melaporkan penerapan pengendalian intern yangdilakukannya.

O O

3) Pengendalian Intern adalah suatu proses yangdinamis-Pejabat yang ditunjuk harus selalu meriview

O O

4


penerapan pengendalian internnya danmelaporkannya setiap saat.


3. Bagaimana sikap Bapak/Ibu terhadap pernyataan atas tanggungjawab pelaksanaanPengendalian Intern berikut:1) Tidak perlu ada pernyataaan tanggungjawab atas

pelaksanaan pengendalian internO O

2) Perlu adanya pernyataan tanggungjawabpengendalian intern, tapi tanggungjawabnya telahdidelegasikan kepada internal audit. Karenapernyataan tersebut tidak hanya milik dari PimpinanInstansi/Unit Kerja saja.

O O

3) Ada pernyataan tanggungjawab pengendalian internyang disiapkan dan tanggungjawab melekat diPimpinan Instansi/Unit Kerja.

O O

4) pernyataan tanggungjawab merupakan suatu bentukpenegasan bahwa pengendalian intern sangatpenting dalam pencapaian tujuan organisasi.

O O


III. HUBUNGAN DENGAN TUJUAN STRATEGIS ORGANISASI

1. Bagaimana kaitan antara pengendalian intern dengan visi, misi organisasi dantujuan strategis organisasi di Unit Kerja Bapak/Ibu1) Tidak ada hubungan yang ditetapkan antara

pengendalian intern dan visi, misi dan tujuanstrategis organisasi

O O

2) Terdapat beberapa usaha yang dilakukan olehinternal auditor (Inspektorat Jenderal) dan atau birokeuangan/perencanaan untuk mengaitkan antarapengendalian intern dengan visi, misi dan tujuanstrategis organisasi.

O O

3) Pengendalian intern dan visi, misi dan tujuanstrategis organisasi adalah saling berkaitan.

O O

4) Pengendalian intern dan visi, misi dan tujuanstrategis organisasi secara dinamis selalu berkaitan.

O O

5) Apabila terdapat perubahan dalam visi, misi dantujuan strategis secara langsung akan mengakibatkanperubahan dalam sistem pengendalian internnya

O O


IV. INTEGRITAS DAN ETIKA

2. Bagaimana usaha Bapak/Ibu dalam mendorong untuk menempatkan dan menjaminkejujuran, integritas dan etika di Unit Kerja Bapak/Ibu1) Menjelaskan kepada pegawai baru terkait kebijakan

umum prilaku yang dapat diterima dalam organisasiO O

2) Menyusun kode etik yang dinyatakan dandisampaikan kepada pegawai baru dalam masaorientasinya

O O

3) Rencana organisasi telah memasukkan nilai-nilaiyang mengendalikan operasionalisasinya, tapi kaitan

O O

5


antara visi organisasi dan nilai dan etika perilakutidak perlu jelas.

4) Jika ada, kode etik selalu:

a. Direvieu O Ob. dimutakhirkan O Oc. diterbitkan ulang secara periodik O O

5) Pemenuhan terhadap kode etik secara periodikdinyatakan oleh Pimpinan Instansi/Unit Kerja.

O O

6) Pelatihan terkait Kode Etik dilakukan secara periodik O O7) Visi, nilai dan rencana organisasi diusahakan telah

menggambarkan etika prilaku organisasi.O O

8) Dalam Kode Etik yang ditetapkan ditambahkan suatukondisi "grey area" dengan detail, yangdikomunikasikan kepada pegawai, untuk mendukungkebijaksanaan yang ditetapkan

O O

9) Pelatihan terkait Kode Etik termasuk juga studi kasusapabila pegawai menghadapi suatu kondisi yangdilematis sehubungan dengan ketidaktaatanterhadap suatu peraturan.

O O

10)Visi, nilai dan rencana organisasi telah disajikandengan mengaitkan semangat dari etika prilakuorganisasi.

O O

11)Tidak tahu / tidak relevan O O

V. INTERNAL DAN EKSTERNAL AUDIT

3. Bagaimana peran internal audit dalam memberikan kontribusi pelaksanaan sistempengendalian intern di Unit Kerja Bapak/Ibua. Fokus di aktivitas pengendalian laporan keuangan. O Ob. Secara prinsip memegang peranan dalam "check up"

pelaksanaan kegiatan organisasi.O O

c. Internal audit dalam pelaksanaan kegiatannya tidakjarang menggunakan pendekatan yang konfrontatif.

O O

d. Fokus di ketaatan pada peraturan O Oe. Fokus pada aktivitas pengendalian dan monitoring O Of. Berperan menggantikan Top Manajemen dalam

meriview pelaksanaan sistem pengendalian intern.O O

g. Dalam pendekatan auditnya sedikit sekali melakukankonsultasi dengan line management.

O O

h. Fokus pada critical succes factor pencapaian tujuanorganisasi.

O O

i. Fokus pada operasional kegiatan line manajemen.Utamanya review pelaksanaan fungsi linemanejemen.

O O

j. Fokus pada pengukuran risiko O Ok. Fokus pada risiko-risiko kunci yang mempengaruhi

pada pencapaian tujuan organisasiO O

l. Lebih berperan sebagai fasilitator dalampengembangan risk assessment dan pengendalianintern dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.

O O

m. Tidak tahu / tidak relevan O O

6


4. Bagaimana peran ekternal audit dalam sistem pengendalian intern di Unit KerjaBapak/Ibua. External audit hanya terkait dengan pelaporan

keuangan. Dalam pendekatan auditnya internalcontrol hanya dilihat secara gambaran luasnya saja.(tidak mendalam)

O O

b. Kadang-kadang mengevaluasi SPI terutama yangterkait dengan laporan keuangan.

O O

c. Kadang-kadang melakukan evaluasi SPI dan dalampelaksanaannya harus mendapat persetujuan melaluiprosedur audit yang disampaikannya.

O O

d. tidak menilai seluruh aspek dari SPI. O Oe. Fokus audit adalah pada penilaian pengendalian

intern organisasi. External Audit memberikan nilailebih opini terkait pelaksanaan operasional dari SPI.

O O

f. Tidak tahu / tidak relevan O O

5. Bagaimana tingkatan keterlibatan ekternal audit dalam aktivitas internal audit diUnit Kerja Bapak/Ibua. Secara formal antara internal dan ekternal audit

hanya sedikit memiliki hubungan.O O

b. Hasil audit internal audit hanya sedikit memberikanpengaruh atas pendekatan audit ekternal audit.

O O

c. Kadang-kadang (kerjasama setahun sekali atausetengah tahun sekali) terdapat kerjasama antarainternal audit dengan ekternal audit sesuai denganperan dan tanggungjawab masing-masing.

O O

d. Ekternal audit dalam pelaksanaan auditnyaterkadang melaksanakan beberapa peran internalaudit.

O O

e. Secara tetap perlu diatur hubungan antara internaldan ekternal audit untuk menghilangkan duplikasipelaksanaan

O O

f. Terdapat hubungan koordinasi yang erat antarainternal dan ekternal audit untuk memastikanefektivitas dalam upaya pelaksanaan audit gabungan

O O

g. Draft kebijakan dan prosedur mengenaipengendalian intern perlu didiskusikan denganekternal audit

O O

h. Tidak tahu / tidak relevan O O

6. Bagaimana peran Pimpinan Instansi/Unit Kerja dalam monitoring aktivitas organisasi

a. Tidak melakukan peran mereka sebagai pengendaliorganisasi

O O

b. Memonitor beberapa aktivitas organisasi terutamatindakan dari middle management.

O O

c. Memeriksa perbedaan pencapaian target (actual vsbudget)

O O

d. Lebih meningkatkan monitoring aktivitas organisasiterutama tindakan dari middle management.

O O

e. Memonitor pencapaian tujuan financial organisasi O O

7


f. Memonitor ketaatan peraturan O Og. Memonitor pencapaian tujuan operasional O Oh. Menganalisa prediksi perbedaan pencapaian target

(actual vs budget)O O

i. Memonitor tujuan strategic organisasi O Oj. Mencari penjelasan perbedaan pencapaian target

(actual vs budget), terutama terkait pencapaiankinerja organisasi yang tidak sesuai target.

O O

k. Tidak tahu / tidak relevan O O

7. Bagaimana efektivitas sistem pengendalian intern di Unit Kerja Bapak/Ibu

a. Kadang-kadang melakukan review atas pelaksanaansistem pengendalian intern

O O

b. melakukan review atas pelaksanaan sistempengendalian intern setahun sekali/setengah tahunsekali.

O O

c. pelaksanaan review dilimpahkan kepada internalaudit atau biro keuangan

O O

d. melakukan review atas pelaksanaan sistempengendalian intern paling tidak 4 bulan sekali.

O O

e. pelaksanaan review dapat dilakukan oleh internalaudit, Direktur terkait atau biro keuangan.

O O

f. hanya melakukan review atas permasalahan SPI yangmembutuhkan perhatian khusus, atau hanya terkaitpenyampaian rekomendasi untuk meningkatkanefektifitas SPI.

O O

g. dalam sistem pengendalian intern sudah termasukmekanisme "self reviewing by top management" -prosedur monitoring dan evaluasi atas pelaksaansistem pengendalian manajemen secaraberkelanjutan.

O O

h. selalu berusaha meningkatkan pengetahuannyadalam usaha lebih meningkatkan peran sistempengendalian manajemen dalam pencapaian tujuanorganisasi dan menyatukannya dalam kulturorganisasi.

O O

i. Tidak tahu / tidak relevan O O

VI. KETEPATAN WAKTU DAN RELEVANSI PENYAMPAIAN INFORMASI

8. Proses yang Bapak/Ibu tetapkan untuk mendapatkan suatu informasi secara tepatwaktu, relevan, termasuk informasi yang sensitive, investigatif dan perilaku yangtidak pantasa. Proses penyampaian informasi secara informal O Ob. Ditetapkan suatu prosedur untuk memberikan

keyakinan yang memadai terkait penyampaianlaporan masalah keuangan.

O O

c. Informasi non - financial disajikan secara ad-hocbasis. Contoh : Laporan keuangan mungkin disajikansecara tabel bulanan tapi non financial (laporankinerja disampaikan sebagai lampiran saja).

O O

d. Ditetapkan suatu prosedur formal untuk O O

8


mendapatkan informasi yang tepat waktu, relevan,dan reliable, antara lain terkait: laporan monitoringsecara berkelanjutan status dari pelaksanaan sistempengendalian intern dan laporan

e. Ditetapkan suatu prosedur formal untukmendapatkan informasi yang tepat waktu, relevan,dan reliable secara detail.

O O

f. Menambahkan saluran penyampaian informasi secaralangsung dari staf/pegawai kepada top manajementerkait permasalahan yang perlu perhatian khusus.

O O

g. Tidak tahu / tidak relevan O O

Diisi oleh petugas pengumpul data

Pengumpulan data: Reviu

Tanggal : Tanggal :

Nama : Nama :

Tanda tangan : Tanda tangan :

Input data

Tanggal :

Nama :

Tanda tangan :

1

KUESIONER ESELON III, PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN DAN PEGAWAIDALAM RANGKA DIAGNOSTIC ASSESSEMENT PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Kuesioner ini disusun untuk menilai pemahaman Manajemen Menengah dan Pegawaiterhadap penerapan Sistem Pengendalian.

1. Jawab dengan memberikan tanda" √ " pada kolom jawaban yang disediakan2. Jawaban atas pertanyaan terdiri dari:

Pemahaman : Mencakup kondisi ideal & dipahami secara teoritis oleh respondenmengenai topik yang ditanyakan


3. Jawaban dapat lebih dari satu, apabila terdapat jawaban yang bertentangan pilihlahyang paling dominan atau sering dilakukan/terjadi



DATA UMUM

1. Nama : .......................................................................

2. Nama Unit Eselon 1 : .......................................................................

.......................................................................

3. Nama Unit Eselon 2 *) : .......................................................................

.......................................................................

4. Nama Unit Eselon 3 *) : .......................................................................

.......................................................................

*) Tidak perlu diisi jika jabatan responden lebih tinggi


I. FRAMEWORK SISTEM PENGENDALIAN INTERN

A. Definisi Sistem Pengendalian Intern (pasal 1 – Definisi SPI)

1. Apa yang dimaksud Sistem Pengendalian Intern dan ruang lingkupnya di unit kerjaSaudara?a. Sistem pengendalian intern adalah:

1) suatu aktivitas pengendalian, contoh: otorisasipengeluaran.

O O

2) monitoring kegiatan. O Ob. Sistem Pengendalian Intern berkaitan dengan:

1) masalah pelaporan keuangan O O

2


2) pemenuhan terhadap peraturan per UU O O3) pengendalian risiko O O4) hubungan antara risiko, tujuan organisasi dan

pengendalian intern.O O

c. Sistem pengendalian intern adalah suatu proses yangterdiri dari satu kesatuan yang terintegrasi darifaktor-faktor berikut:1) lingkungan pengendalian O O2) aktivitas pengendalian O O3) penilaian risiko O O4) informasi dan komunikasi O O5) monitoring O O6) pencapaian tujuan organisasi O O

d. Tidak tahu / tidak relevan O O

2. Bagaimana pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern di unit Kerja Saudara?a. Penerapan pengendalian intern:

1) memberikan keuntungan dalam pelaksanaankegiatan organisasi secara optimal

O O

2) merupakan kewajiban semua orang dalamorganisasi, namun efektivitasnya bukanmerupakan tanggungjawab personal, melainkantanggungjawab dari internal auditor

O O

3) satu bagian utuh dari pelaksanaan suatu kegiatanorganisasi

O O

4) dapat memaksimalkan kinerja organisasi O Ob. Berbagai tingkat pimpinan melihat bahwa fokus dari

pengendalian intern adalah ketaatan terhadapperaturan perUU

O O

c. Langkah kongkrit dari komitmen pelaksanaanpengendalian intern yang lebih dari pemenuhanminimal terhadap suatu peraturan tidak perludijelaskan

O O

d. Komitmen dan dukungan dengan pendekatan yangterintegraasi dari berbagai tingkat pimpinan untukmendorong pelaksanaan sistem pengendalian internjuga dibutuhkan. Namun demikian tidak perludikomunikasikan secara konsisten melalui saluranresmi organisasi

O O

e. Berbagai tingkat pimpinan memiliki komitmen yangkuat untuk menerapkan Sistem Pengendalian Internyang baik.

O O

f. Masalah sistem pengendalian intern merupakan salahsatu agenda yang dibahas disetiap rapat disetiaptingkat pimpinan dan mendiskusikan masalahpengendalian intern secara bebas dengan pegawai.

O O

g. Tidak tahu / tidak relevan O O

B. Tanggung Jawab Penerapan Sistem Pengendalian Intern (pasal 9 – delegasiwewenang)

3. Siapa yang bertanggungjawab terhadap implementasi sistem pengendalian intern di

3


unit kerja Saudara dan bagaimana penjelasannya?a. Tanggungjawab untuk menerapkan sistem

pengendalian intern:1) tidak ditetapkan secara jelas O O2) jarang dimasukkan dalam job discription O O3) terkadang telah dimasukkan dalam job

discriptionO O

4) biasanya dimasukkan dalam job discription O O5) selalu dimasukkan dalam job discription O O6) jarang dimasukkan dalam perkiraan kinerja

(performance appraisals)O O

7) terkadang telah dimasukkan dalam perkiraankinerja (performance appraisals)

O O

8) selalu dimasukkan dalam job discription O O9) selalu dimasukkan dalam perkiraan kinerja

(performance appraisals)O O

10) terdapat pada internal auditor O O11) terdapat pada pimpinan instansi/unit kerja O O12) seluruh anggota organisasi O O13) didukung pendidikan O O14) didukung pelatihan O O15) didukung penjelasan sistem dan prosedur yang

memfasilitasi penilaian bagaimana personalseharusnya menjalankan tanggungjawabpelaksanaan pengendalian intern tersebut

O O

b. Dalam penetapan suatu kebijakan, (antara lain:operasional kegiatan, pelatihan dan pelayananpublik):1) tidak dikaitkan dengan tanggungjawab

penerapan Sistem Pengendalian InternO O

2) adakalanya dikaitkan dengan tanggungjawabpelaksanaan Sistem Pengendalian Intern

O O

3) selalu dikaitkan dengan tanggung jawabpelaksanaan Sistem Pengendalian Intern.Tanggungjawab tersebut selalu dikomunikasikansecara periodik melalui media internal (buletin,majalah)

O O

4) selalu dikaitkan dengan tanggungjawabpelaksanaan pengendalian internnya

O O

c. Tidak tahu / tidak relevan O O

C. Proses Manajemen (pasal 7 b dan c – kepemimpinan yg kondusif)4. Sampai sejauh mana sistem pengendalian intern, kegiatan identifikasi faktor-faktor

kritis yang mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi dan menyediakan umpanbalik terhadap pencapaian faktor kritis tersebut termasuk dalam sistem/prosesmanajemen?a. Sistem/proses manajemen:

1) tidak memiliki kontribusi dalam kegiatanidentifikasi faktor-faktor kritis yangmempengaruhi pencapaian tujuan organisasi

O O

2) tidak menyediakan performance feedback O O

4


dalam kaitan faktor-faktor kritis pencapaiantujuan organisasi.

3) secara terbatas menyediakan performancefeedback dalam kaitan faktor-faktor kritispencapaian tujuan organisasi secara relatif.

O O

4) menyediakan performance feedback secaratepat waktu, relevant dan reliable ataspenetapan faktor-faktor kritis untukmanajemen.

O O

5) menyediakan performance feedback secaratepat waktu, relevant dan reliable untukmenetapkan faktor-faktor kritis seluruhorganisasi kepada manajemen.

O O

b. Prosedur informal digunakan untuk meyakini bahwaidentifikasi faktor-faktor kritis telah menjadi bagiandari proses perencanaan. Faktor-faktor kritis hanyaditujukan untuk Pimpinan Instansi/Unit Kerja saja.

O O

c. Prosedur formal digunakan untuk meyakini bahwaidentifikasi faktor-faktor kritis telah menjadi bagiandari proses perencanaan. Faktor-faktor kritisditujukan untuk:1) Sekjen/Kepala Biro O O2) Berbagai tingkat pimpinan O O3) Pegawai O O


D. Peran Internal Audit – pasal 4 (peran APIP efektif)5. Bagaimana peran internal audit dalam memberikan kontribusi pelaksanaan sistem

pengendalian intern unit kerja Saudara?

a. Internal audit fokus pada:1) aktivitas pengendalian O O2) pelaporan keuangan O O3) pemenuhan peraturan O O4) pengendalian lingkungan O O5) pengukuran risiko O O6) faktor-faktor kritis (critical succes factor)

pencapaian tujuan organisasi.O O

7) Dalam perencanaan auditnya berfokus padaoperasional kegiatan manajemen lini. Utamanyareviu pelaksanaan fungsi lini manejemen lini.

O O

8) risiko-risiko kunci yang mempengaruhipencapaian tujuan organisasi

O O

b. Secara prinsip memegang peranan dalam "check up"pelaksanaan kegiatan organisasi. Internal audit dalampelaksanaan kegiatannya tidak jarang mengunakanpendekatan yang konfrontatif.

O O

c. Berperan menggantikan Pimpinan Instansi/Unit Kerjadalam meriview pelaksanaan sistem pengendalianintern. Dalam pendekatan auditnya sedikit sekalimelakukan konsultasi dengan management lini.

O O

5


d. Sebagai fasilitator dalam pengembangan:1) risk assessment untuk pencapaian tujuan

organisasi.O O

2) Pengendalian Intern untuk pencapaian tujuanorganisasi.

O O

e. Tidak tahu / tidak relevan O O

II. LINGKUNGAN PENGENDALIAN (CONTROL ENVIRONMENT) (pasal 4- lipeng)

E. Keahlian dan Pengalaman - (pasal 6 komitmen kompetensi)6. Apakah berbagai tingkatan Pimpinan di unit kerja Saudara memiliki pengetahuan

dan pengalaman yang luas terkait tupoksi organisasi?a. Pimpinan memiliki pengetahuan yang memadai

tentang tupoksi organisasinya.O O

b. Disini tingkat perputaran pegawai terlalu cepat yangberakibat team manajemen memiliki pengalamanyang terbatas tentang tupoksi dari organisasi.

O O

c. Pimpinan memiliki pengetahuan yang bagus tentangtupoksi organisasi

O O

d. Beberapa dari pegawai/anggota pimpinan telahmemiliki sedikit pengalaman tentang tupoksiorganisasi yang diterapkan pada Unit Kerja yangsecara teknis sejenis.

O O

e. Pimpinan memiliki pengetahuan yang bagus tentangtupoksi organisasi dan memahami tentang proseduroperasional yang utama (key operational procedures)

O O

f. Beberapa dari pegawai/anggota manajemen telahmemiliki pengalaman luas tentang tupoksi organisasiyang diterapkan pada Unit Kerja secara teknissejenis.

O O

g. Dalam menjalankan aktivitasnya Pimpinan telahmengabungkan pengetahuan tentang praktek-praktekmanajemen yang berlaku umum dengan pengetahuantupoksi organisasinya secara detail.

O O

h. Pimpinan merupakan gabungan dari orang-orang yangmemahami praktek-praktek pengelolaan manajemenpada umumnya dengan orang-orang yang memilikipengetahuan yang luas tentang organisasinya.

O O


F. Manajemen Informasi (pasal 7 d- Kepemimpinan yg kondusif )7. Prosedur apa yang ditetapkan manajemen untuk mendapatkan informasi secara

tepat waktu, relevan, termasuk informasi yang sensitif, investigatif dan terkaitperilaku yang kurang baik di unit kerja Saudara?a. Terdapat sedikit prosedur pelaporan yang ditetapkan,

tapi tidak ditetapkan secara formal sehinggaorang/pegawai yang seharusnya menyusun laporantersebut tidak paham bahwa hal tersebut merupakantanggungjawabnya.

O O

b. Prosedur pelaporan telah ditetapkan terutamaterkait informasi masalah keuangan. Informasi yangbersifat non finansial hanya disajikan secarainsidentil "ad hoc basis”. Contoh : Informasi

O O

6


keuangan disajikan detail per bulan, sedangkaninformasi kinerja non finansial kadang-kadangdilaporkan namun hanya secara umum.

c. Prosedur pelaporan secara formal telah ditetapkanoleh Pimpinan untuk mendapatkan informasi secaratepat waktu, relevan dan reliable, termasukdidalamnya laporan monitoring status sistempengendalian intern dan laporan detail tentanginformasi:1) kinerja non keuangan O O2) non keuangan. O O


G. Etika dan Integritas (pasal 5 integritas dan etika)8. Bagaimana usaha manajemen dalam mendorong untuk menempatkan dan menjamin

kejujuran, integritas dan etika di unit kerja Saudara?a. Menjelaskan kepada pegawai baru terkait kebijakan

umum perilaku yang dapat diterima dalam organisasiO O

b. Menyusun kode etik yang dinyatakan dan disampaikankepada pegawai baru dalam masa orientasinya

O O

c. Kode etik terkait, benturan kepentingan (conflict ofinterest), tidak sah (illegal) atau pembayaran yangtidak seharusnya selalu:1) Direviu O O2) Diupdate (dimutahirkan) O O3) diterbitkan ulang secara periodik O O

d. Pemenuhan terhadap kode etik secara periodikdiumumkan kepada:1) seluruh jajaran manajemen O O2) staf O O3) pegawai O O

e. Pelatihan terkait kode etik:1) dilakukan secara periodik O O2) termasuk juga studi kasus apabila pegawai

menghadapi kondisi yang dilematis terkait suatuperaturan

O O

f. Dalam Kode Etik yang ditetapkan ditambahkan suatukondisi abu-abu/tidak jelas (grey area) dengandetail, yang dikomunikasikan kepada pegawai, untukmendukung kebijakan yang ditetapkan

O O

g. Prosedur penerimaan (rekruitment) pegawai barumenekankan kepada pemenuhan calon pegawaiterhadap kode etik organisasi yang telah ditetapkan.

O O


9. Bagaimana respon Pimpinan terkait permasalahan etika di unit kerja Saudara?a. Pimpinan sangat memperhatikan (concern) terhadap

permasalahan etika yang timbul:1) Tapi penyelesaian/tindakan manajemen untuk

mengatasi permasalahan berbeda dari satusama lainnya tergantung kasusnya.

O O

7


2) aturan umum ditetapkan dipadukan denganetika kebijakan yang ada.

O O

b. Staf/pegawai mendorong manajemen untukmenyelesaikan setiap permasalahan yang berkaitandengan pelanggaran prilaku

O O

c. Manajemen memiliki komitmen yang kuat untukmenjaga etika dan integritasnya:1) siap untuk melakukan investigasi dan mengambil

tindakan tegas apabila terdapat pelanggarankode etik.

O O

2) ditunjukkan dengan ucapan dan perilakunya. O Od. Terdapat media komunikasi yang ditetapkan secara

formal bagi staf/pegawai untuk menanyakan kepadamanajemen tentang permasalahan perilaku yangtidak baik (improper behaviour)

O O

e. Berbagai tingkat pimpinan dalam menyusun rencanastrategis dan pengambilan keputusan telahmempertimbangkan faktor etika.

O O


H. Persepsi Manajemen terhadap Sistem Pengendalian Intern (pasal 7. akepemimpinan yg kondusif)

10. Bagaimana hubungan Sistem Pengendalian Intern dikaitkan dengan pencapaiantujuan organisasi di unit kerja Saudara?a. Sistem pengendalian intern:

1) Dalam kondisi tertentu kadang mengakibatkanlambatnya proses pengambilan keputusan

O O

2) Dalam kondisi tertentu kadang menghambatpencapaian tujuan organisasi.

O O

3) dilihat sebagai tanggungjawab dari InternalAudit

O O

4) Dibutuhkan tapi kadang keberadaannyamenghambat pencapaian tujuan.

O O

5) Merupakan alat bantu manajemen untukmengurangi risiko dari masalah yang mungkinterjadi.

O O

6) Merupakan alat bantu manajemen untukmenghindarkan manajemen dari masalah yangmungkin terjadi.

O O

7) Dapat mendorong pencapaian tujuan organisasimelalui pengendalian risiko.

O O

b. Sistem pengendalian intern merupakan tanggungjawab:1) Personal. O O2) Semua orang dalam organisasi. O O

c. Tidak tahu / tidak relevan O O

I. Laporan Kelemahan yang Signifikan dari Sistem Pengendalian Intern (pasal 7-kepemimpinan yg kondusif)

11. Bagaimana kelemahan dari sistem pengendalian intern yang signifikan dilaporkan dandiperbaiki?

8


a. Tidak terdapat semangat/keberanian untukmelaporkan kelemahan signifikan dari sistempengendalian intern.

O O

b. Tanggungjawab untuk melaporkan terjadinyakelemahan sistem pengendalian intern tidakdikomunikasikan dengan baik.

O O

c. Laporan kelemahan sistem pengendalian intern:1) direspon/ditindaklanjuti O O2) tidak dilihat sebagai suatu hal yang harus segera

ditindaklanjutiO O

3) tindakan perbaikan diusahakan dilaksanakantepat waktu/segera

O O

4) tindakan perbaikan dengan prioritas O O5) agar tidak terulang dikemudian hari. O O

d. Melaporkan kelemahan signifikan dari sistempengendalian intern:1) antara berani (encouraged) atau tidak berani

(discouraged).O O

2) Terdapat keberanian melaporkan yang signifikan O O3) didorong secara aktif dan dicontohkan oleh

manajemen.O O

e. Tanggungjawab untuk melaporkan terjadinyakelemahan sistem pengendalian intern:1) dikomunikasikan dikalangan tertentu. Misal:

Internal Audit.O O

2) dikomunikasikan pejabat di unit terkait. O O3) dikomunikasikan seluruh jajaran organisasi O O4) didukung dengan pelatihan O O5) didukung dengan prosedur evaluasi kinerjanya O O


III. PENILAIAN RISIKO (RISK ASSESEMENT) (pasal 16 dan 17 identifikasi dan analisarisk)

J. Tugas dan Fungsi12. Bagaimana pembagian tugas dan fungsi dikaitkan dengan tujuan strategis organisasi

di unit kerja Saudara?a. Staf/Pegawai memiliki pemahaman yang terbatas

tentang tujuan strategis organisasi dan kaitan dengantugas dan fungsinya.

O O

b. Pembagian tugas dan fungsi staf/pegawai:1) Terkadang telah dikaitkan dengan tujuan

strategis organisasiO O

2) Umumnya telah dikaitkan dengan tujuanstrategis organisasi.

O O

3) Biasanya secara jelas dikaitkan dengan tujuanstrategis organisasi.

O O

4) Hampir selalu dikaitkan dengan tujuan strategisorganisasi.

O O

c. Manajemen:1) memiliki kepedulian terhadap permasalahan

strategis yang dihadapi organisasi. NamunO O

9


demikian, pengetahuan tentang issue-issue yangstrategis dan proses utama pelaksanaan tupoksimasih dibatasi sampai di level manajementingkat bawah.

2) secara regular melakukan diskusi terkaitpermasalah strategis organisasi dan menjaminterjadinya koordinasi yang efektif

O O

3) sangat memahami tujuan strategis organisasidan kaitan tujuan tersebut dengan kegiatanutama organisasi (tupoksi yang strategis) danterutama dengan tugas-tugasnya.

O O


K. Menilai Risiko (pasal 17 analisa risiko)13. Dalam identifikasi risiko di unit kerja Saudara, risiko apa yang dipertimbangkan,

jangka waktu identifikasi, dan siapa yang bertanggungjawab mengidentifikasinya?a. Tujuan pengelolaan dana dan dampaknya merupakan

hal yang dipertimbangkan dalam proses pengukuranrisiko:1) Hal tersebut merupakan fokus utama dari

pengendalian risiko.O O

2) Permasalahan pemenuhan perundang-undanganmerupakan hal yang dipertimbangkan dalammengidetifikasi risiko.

O O

b. Penilaian risiko:1) tidak dimutahirkan (di-update) secara regular. O O2) selalu dimutahirkan (di-update) mengikuti

terjadinya perubahan peraturan/Per UUO O

3) dimutahirkan (di-update) apabila terjadiperubahan yang penting (signifikan) atas tujuanpengelolaan, pemenuhan peraturan/Per UU,dan tujuan operasional organisasi.

O O

4) merupakan suatu proses yang berkelanjutan,dimana proses tersebut telah menjadi bagiandari proses/kegiatan organisasi.

O O

c. Penilaian risiko (risk assesment) merupakantanggungjawab:1) internal audit O O2) bagian perencanaan O O3) keuangan O O4) masing-masing di tiap bagian organisasi dan

akhirnya di MenteriO O

5) dan kewajiban dari seluruh elemen di organisasi O O6) didukung pelatihan O O7) didukung prosedur evaluasi kinerja. O O

d. Seluruh tujuan organisasi mencakup tujuankeuangan, ketaatan, pengamanan asset, danoperasional (financial, compliance, asset danoperational) merupakan hal yang dipertimbangkandalam proses pengukuran risiko. Contoh: terjadinyaperubahan pola kerja, sistem administrasi

O O

10


diidentifikasi pengaruhnya terhadap pelayananpublik.

e. Tujuan stratejik jangka panjang dari analisa risikosecara regular/kontinyu di perhitungkan kembali,yaitu penetapan tujuan organisasi dipertimbangkandalam proses pengukuran risiko.

O O


L. Mengelola Risiko (pasal 17 – lanjutan analisa risiko)14. Tindakan apa yang diambil oleh unit kerja Saudara, apabila suatu risiko telah

diidentifikasi?a. Terdapat beberapa mekanisme informal untuk

mengantisipasi risiko yang telah teridentifikasi.O O

b. Berdasarkan hasil dari penilaian risiko (riskassesment):1) ditetapkan suatu "Rencana Pengelolaan Risiko

(Risk Management Plan/RMP)O O

2) dalam perencanaan telah memuat deskripsirisiko, dampak, analisa dan probabilitaskemungkinan terjadinya, secara detail

O O

c. Rencana pengelolaan risiko dibuat secara periodik O Od. Rencana pengelolaan risiko dibuat:

1) mempertimbangkan prosedur pelaporan danmonitoring untuk memastikan bahwapengendalian risiko dijalankan

O O

2) secara regular O O3) merupakan bagian dari siklus manajemen

stratejikO O

e. Suatu risiko yang teridentifikasi/dikuantifikasi secarakomprehensif dalam rencana pengelolan risiko,secara detail menjelaskan faktor-faktor yang bisamengakibatkan risiko tersebut terjadi.

O O

f. Kegiatan pengendalian risiko secara kontinyudimonitoring - prosedur monitoring terkait risiko yangtidak terkendali (uncontrollable risk) juga ditetapkanuntuk meyakini bahwa risiko tersebut tidak naik keambang batas yang tidak dapat diterima.

O O

g. Rencana pengelolaan risiko merupakan bagian darisiklus manajemen stratejik/proses perencanaanorganisasi di update secara regular atau ketika adaperubahan yang signifikan terkait proses pelaksanaankegiatan organisasi

O O


IV. AKTIVITAS PENGENDALIAN (CONTROL ACTIVITIES) (pasal 18 – kegiatan peng)M. Prosedur Pengendalian

15. Sampai sejauh mana disain suatu proses pengendalian dikaitkan dengan penangananuntuk mengurangi risiko secara bertahap (mitigating risk) di unit kerja Saudara?a. Pengendalian tidak secara jelas dikaitkan dengan

risiko - suatu kegiatan yang berisiko rendah kadangsangat dikendalikan (over controlled), sedangkanyang berisiko tinggi justru kurang dikendalikan

O O

11


(under controlled).b. Pengendalian terkadang secara jelas dikaitkan

dengan risiko, terutama pengendalian risiko yangterkait masalah pelaporan keuangan.

O O

c. Pengendalian umumnya dikaitkan denganpengendalian risiko terutama masalah pelaporankeuangan, ketaatan pada peraturan perundang-undangan, dan risiko operasional

O O

d. Disain prosedur pengendalian biasanya adalahberbasis pada semua risiko (all risk based), yangfokus pada penempatan orang yang tepat, untukmengendalikan kegiatan yang memiliki risiko tinggi.

O O

e. Disain prosedur pengendalian secara regular direviu,untuk meyakini bahwa disain tidak hanya dapatmemitigasi risiko, tapi juga dapat menghilangkannya.

O O


16. Bagaimana ruang lingkup dari aktivitas pengendalian, jenis pengendalian yangditetapkan, dan karakteristik pengendalian di unit kerja Saudara?a. Lingkup pengendalian adalah:

1) Pengendalian atas pelaporan keuangan O O2) Fokus pada aktivitas yang berdampak pada

pemenuhan target financial.O O

3) Fokus pada aktivitas yang berdampak padapemenuhan pengendalian fisik kas.

O O

4) Fokus pada aktivitas yang berdampak padapemenuhan pengendalian surat berharga.

O O

5) Fokus pada aktivitas yang berdampak padapemenuhan pengendalian aset-aset lainnya.

O O

6) Pengendalian atas pemenuhan peraturanperundang-undangan.

O O

7) Efektifitas dan efisiensi dari operasi organisasi. O Ob. Pengendalian umumnya merupakan aktivitas untuk

melacak/mendeteksi (detective activities)O O

c. Pengendalian dijalankan sebagai reaksi "reactivebasis"

O O

d. Pengendalian tidak selalu efektif - sering terjadikesalahan di suatu kegiatan yang telah menjalankanaktivitas pengendalian

O O

e. Pengendalian diyakini efektif - tapi terkadang masihkesalahan di suatu kegiatan yang telah menjalankanaktivitas pengendalian

O O

f. Pengendalian merupakan paduan dari kegiatan yangbersifat pencegahan (preventif) dan pendeteksian(detective activities)

O O

g. Pengendalian dijalankan dengan mendasarkan padapendekatan yang bersifat proaktif (proactive basis)tanpa mengesampingkan reaksi (reactive basis).

O O

h. Pengendalian umumnya telah efektif, kesalahanjarang terjadi di suatu kegiatan yang telahmenjalankan aktivitas pengendalian

O O

i. Pengendalian dilihat sebagai suatu proses yang O O

12


secara berkelanjutan selalu disempurnakanj. Pengendalian di seluruh aktivitas hampir selalu

efektif, kesalahan hampir tidak pernah terjadi ataukesalahan yang terjadi tidak material.

O O


V. INFORMASI DAN KOMUNIKASI (INFORMATION DAN COMMUNICATION) (pasal 41)N. Informasi

17. Bagaimana informasi diperoleh manajemen, dan sejauh mana informasi tersebutmembantu manajemen dalam mengendalikan organisasi di unit kerja Saudara?a. Informasi yang diperoleh:

1) adalah informasi internal organisasi O O2) berhubungan dengan informasi keuangan O O3) umumnya tidak dapat membantu manajemen

dalam mengendalikan organisasi dantanggungjawab pengendalian intern secaraefektif

O O

4) jarang dievaluasi relevansi, keandalan(reliability), ketepatan waktu dankecukupannya.

O O

5) berhubungan dengan informasi operasional O O6) terkadang membantu manajemen dalam

mengendalikan organisasi dan tanggungjawabpengendalian intern secara efektif

O O

7) terkadang dievaluasi relevansi, keandalan(reliability), ketepatan waktu dankecukupannya.

O O

8) secara regular dievaluasi relevansi, keandalan(reliability), ketepatan waktu dankecukupannya

O O

9) adalah informasi eksternal organisasi O O10) berhubungan dengan pemenuhan peraturan

perundang-undanganO O

11) biasanya dapat membantu manajemen dalammengendalikan organisasi dan tanggungjawabpengendalian intern secara efektif

O O

12) selalu dapat membantu manajemen dalammengendalikan organisasi dan tanggungjawabpengendalian intern secara efektif

O O

13) selalu dievaluasi relevansi, keandalan(reliability), ketepatan waktu dankecukupannya.

O O

b. Tidak tahu / tidak relevan O O

18. Bagaimana peran Teknologi Informasi (IT) untukmembantu mengelola kegiatan unit kerja Saudara?a. Peran IT relatif sedikit dalam membantu mengelola

organisasiO O

b. Pimpinan hanya sedikit memiliki pemahaman tentangIT

O O

c. Investasi pengembangan IT cukup O O

13


d. IT penting untuk membantu mengelola organisasi O Oe. Pimpinan memiliki pemahaman yang memadai

tentang ITO O

f. Investasi cukup untuk pemeliharaan dan terkadangcukup untuk pengembangan IT

O O

g. IT sangat penting untuk membantu mengelolaorganisasi

O O

h. Pimpinan memiliki pemahaman yang baik tentang IT O Oi. Pimpinan memiliki komitmen yang kuat untuk

pengembangan IT dengan menyediakan dana danSumber Daya Manusia

O O

j. IT merupakan keunggulan kompetitif (competitveadvantage). Pimpinan memiliki rencana stratejikuntuk pengembangan sistem informasi yang telahdihubungkan dengan keseluruhan rencana organisasi

O O

k. Pimpinan memiliki pemahaman yang sangat baiktentang IT

O O

l. Pimpinan memiliki komitmen yang kuat untukpengembangan IT secara berkelanjutan denganmenyediakan dana dan sumber daya manusia

O O

m. Tidak tahu / tidak relevan O O

O. Komunikasi19. Bagaimana efektivitas informasi dikomunikasikan dalam unit kerja Saudara?

a. Informasi disampaikan melalui permintaan resmi darisatu unit organisasi ke unit organisasi lainnya

O O

b. Komunikasi cenderung mengalir dari pimpinan kebawahan (top – down)

O O

c. Komunikasi menggunakan media "memo" O Od. Staf paham bahwa mereka membutuhkan informasi

untuk dikomunikasikan tidak hanya melaluipermintaan resmi, dan sering permintaan informasidiberikan tanpa permintaan yang spesifik.

O O

e. Komunikasi umumnya mengalir dari atas ke bawah(top – down) dan lintas antara unit organisasi

O O

f. Komunikasi interaktif kadang dilakukan, sepertimelalui rapat bulanan

O O

g. Staf mengkomunikasikan informasi dengan berbagaisaluran informasi, dan menjamin metode komunikasiyang dijalankan efektif

O O

h. Komunikasi yang efektif adalah yang mengalir dariatas ke bawah (top – down), sejajar (lateral) dandari bawah ke atas (bottom – up)

O O

i. Metode komunikasi yang lebih bermakna(sophisticated) terkadang digunakan, misal:workshop untuk membahas suatu masalah yangpenting.

O O

j. Pegawai merasa nyaman berkomunikasi denganberbagai saluran informasi. Seluruh pegawaimendapat pelatihan cara berkomunikasi yang baiksecara kontinyu.

O O

k. Metode komunikasi mengutamakan pendekatan O O

14


interaktif yaitu timbal balik dua arah (two-waymethods)

l. Tidak tahu / tidak relevan O O

20. Bagaimana pengkomunikasian tujuan stratejik, risiko daninformasi yang relevan lainnya, antara pimpinan danpegawai di unit kerja Saudara?a. Komunikasi dilakukan top – down O Ob. Komunikasi formal dan tidak terjadual, misal: surat

dari menteri kepada Sekjen/Kepala BiroO O

c. Sebagian besar/ umumnya bersifat formal danterjadual, misal: pengarahan (briefing) mingguan

O O

d. Kombinasi formal dan informal dan berkelanjutan,misal: diskusi masalah pekerjaan

O O

e. Komunikasi dilakukan secara partisipatif, misal:staf/pegawai ikut berpartisipasi dalam diskusipenetapan tujuan organisasi

O O


VI. MONITORING (pasal 43, 44, dan 45)

P. Monitoring21. Bagaimana berjalannya sistem pengendalian intern di unit kerja Saudara?

a. Laporan hasil audit oleh pihak eksternal dipercayadapat menyediakan laporan yang memadai tentangmonitoring efektivitas pelaksanaan sistempengendalian intern.

O O

b. Selain laporan hasil audit oleh pihak eksternal,internal audit juga memegang peranan dalam prosesmonitoring efektivitas pelaksanaan sistempengendalian intern.

O O

c. Pimpinan mengambil seluruh tanggungjawab untukmelakukan review secara periodik terhadap sistempengendalian intern.

O O

d. Peran internal audit merupakan suatu kesatuanproses dalam monitoring efektivitas pelaksanaansistem pengendalian intern.

O O

e. Jumlah dan frekuensi reviu yang dilakukan pimpinanbergantung dari terdapatnya perubahan tujuanorganisasi.

O O

f. Sistem pengendalian intern di monitor olehmanajemen atasan langsung secara berkelanjutan(on going basis).

O O

g. Peran internal audit merupakan suatu kesatuanproses dalam monitoring efektivitas pelaksanaansistem pengendalian intern.

O O

h. Sistem pengendalian intern di monitor olehstaf/pegawai secara berkelanjutan (on going basis)

O O

i. Pegawai/staf didorong untuk memiliki keberanianmelakukan identifikasi terjadinya kelemahan(deficiencies), duplikasi atau gap dalam prosespengendalian intern.

O O

j. Pimpinan instansi menghendaki seluruh jajaran O O

15


pimpinan pada berbagai tingkatan untukmembuktikan efektivitas sistem pengendalian intern.


Diisi oleh petugas pengumpul dataPengumpulan data: Reviu

Tanggal : Tanggal :

Nama : Nama :


Input data

Tanggal :

Nama :

Tanda tangan :

1

KUESIONER INSPEKTORATDALAM RANGKA DIAGNOSTIC ASSESSEMENT PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Kuesioner ini disusun untuk menilai pemahaman Internal Audit/Inspektorat terhadappenerapan Sistem Pengendalian Intern.

1. Jawab dengan memberikan tanda"√" di “O” pada tempat jawaban yang disediakan2. jika daftar isisan merupakan titik – titik maka isilah titik tersebut sesuai dengan

kondisi Bapak/Ibu3. Jawaban atas pertanyaan terdiri dari:

Pemahaman : Mencakup kondisi ideal & dipahami secara teoritis oleh respondenmengenai topik yang ditanyakan


4. jawaban dapat lebih dari satu, apabila terdapat jawaban yang bertentangan pilihlahyang paling dominan atau sering dilakukan/terjadi



DATA UMUM

1. Nama : .......................................................................

2. Nama Unit Eselon 1 : .......................................................................

.......................................................................

3. Nama Unit Eselon 2 *) : .......................................................................

.......................................................................

4. Nama Unit Eselon 3 *) : .......................................................................

.......................................................................

*) Tidak perlu diisi jika jabatan responden lebih tinggi


I. Peran, Tanggungjawab dan Strategi

1. Apakah peran dan tujuan/sasaran dari Internal Audit pada instansi saudara ?Apakah peran IA telah fokus pada aktivitas berikut ini:

1) aktivitas pelaporan keuangan O O2) pemenuhan peraturan O O3) aktivitas pengendalian O O4) monitoring tupoksi organisasi. O O

2


5) aspek lingkungan pengendalian. O O6) risk assesment O O7) critical success factors pencapaian

tujuan organisasi.O O

8) aktivitas organisasi yang berisiko(key risk areas) mempengaruhipencapaian tujuan organisasi.

O O

b. Apakah peran IA telah meliputi kegiatanberikut ini:1) pada prinsipnya adalah melakukan

"check up" pelaksanaan tupoksiorganisasi. Dimana hal tersebutkadang manajemen melihatsebagai suatu pendekatan yangconfrontational.

O O

2) adalah menjalankan sebagianperan top manajemen dalammeyakini bahwa sistempengendalian intern telah berjalandengan baik.

O O

3) sebagai fasilitator dalampengembangan (pengukuran risiko)risk assessment untuk pencapaiantujuan organisasi.

O O

4) sebagai fasilitator dalammanagement control untukpencapaian tujuan organisasi.

O O

c. Apakah IA dalam perencanaan/pendekatan auditnya telahmelaksanakan langkah-langkah berikutini:1) sedikit sekali melakukan konsultasi

dengan pihak manajemen.O O

2) telah melibatkan pihak manajemenatau telah mengunakanpendekatan "customer focus".Customer focus tersebut telahtergambar dalam tupoksi InternalAudit.

O O

3) Tugas utama dari Internal Auditadalah menjalankan fungsi reviuatas pelaksanaan kegiatanmanajemen.

O O


2. Bagaimana tupoksi yang telah ditetapkan dalam instansi pemerintah dijalankan ?a. Apakah penetapan tupoksi IA telah

memperhatikan aspek-aspek berikut ini:O O

1) Tidak terdapat tupoksi yang secaraformal ditetapkan

O O

2) Tupoksi ditetapkan secara formal,namun tidak semua pihak

O O

3


memahami.3) Updating tupoksi tidak dilakukan

secara teraturO O

4) Tupoksi ditetapkan dalam bahasayang tidak semua pihak terkaitdapat memahinya dengan jelas,termasuk Inspektorat sendiri.

O O

5) Tupoksi menjelaskan fungsi dantanggungjawab internal auditsecara jelas

O O

6) Tupoksi menjelaskan fungsipengendalian lingkungan

O O

7) Tupoksi menjelaskan fungsihubungan dengan eksternal audit

O O

8) Tupoksi menjelaskan Informasi danTeknologi

O O

9) Tupoksi menjelaskan pengendalianatas fraud

O O

10) Tupoksi menjelaskan monitoring O O11) Tupoksi menjelaskan aturan

pelaporan.O O

12) Tupoksi selalu direviu O O13) Tupoksi ditetapkan ulang secara

periodik.O O

14) Tupoksi dipahami oleh Inspektorat O O15) Tupoksi mendapat persetujuan dari

top manajemen.O O

16) Tupoksi mencantumkan kewajibaninternal audit dalam perencanaanauditnya untuk selalu berkonsultasidengan pihak manajemen.

O O

17) Tupoksi yang ditetapkan selaludikomunikasikan dengan pihakmanajemen dan memintakansaran/masukkan dari pihakmanajemen untuk perbaikannya

O O


3. Sampai dimana tingkat independensi dan akuntabilitas Inspektorat ?a. Kepada siapa/ institusi mana laporan

pelaksanaan kegiatan inspektoratdisampaikan ?1) disampaikan kepada salah satu

bagian di Inspektorat.O O

2) disampaikan kepada Sesma/ Sekda O O3) disampaikan kepada jajaran Top

ManajemenO O

4) menyampaikan laporanpelaksanaan kegiatannya secaratahunan

O O

5) menyampaikan laporanpelaksanaan kegiatannya setiap

O O

4


setengah tahun sekali atau setiap 4bulan sekali.

b. Bagaimana gambaran akses Inspektoratdalam menjalankan tugasnya ?1) jarang mendapatkan akses ke top

manajemenO O

2) hanya memiliki akses terbatas ketop manajemen

O O

3) memiliki akses langsung ke TopManajemen

O O

c. Apakah secara teratur Inspekturmelakukan komunikasi dengan jajaranTop Manajemen terkait rencana strategipelaksanaan kegiatannya.

O O


4. Bagaimana cara dan bentuk laporan hasil audit Inspektorat disampaikan kepadaTop Manajemen ?a. Laporan kepada Top Manajemen:

1) umumnya dilakukan secarainformal

O O

2) umumnya top Manajemenmenerima laporan yang sifatnya"good news"

O O

3) dilakukan secara formal O O4) dilakukan tidak terjadual (sekali

dalam setahun).O O

5) sedikit menjelaskan masalahlangkah kerja yang dilakukan

O O

6) sedikit menjelaskan temuan hasilaudit serta rekomendasi yang telahdisampaikan.

O O

7) sedikit rekomendasi yangdisampaikan.

O O

8) disampaikan secara teratur (4bulan sekali atau bulanan)

O O

9) disampaikan secara detail O O10) terdapat perbandingan rencana

dan realisasi auditO O

11) terdapat faktor-faktor yangsignifikan mempengaruhilingkungan pengendalian (controlenvironment)

O O

12) terdapat masalah-masalah dalampengendalian intern lainnya.

O O

13) kaitan antara rekomendasi dengancritical success factor

O O

14) kaitan antara rekomendasi denganinherent risknya

O O

15) kaitan antara rekomendasi denganpencapaian tujuan organisasi.

O O

5


16) terdapat Cost benefit analysis O O17) terdapat pengukuran atas seluruh

aktivitas pengendalian lingkunganO O

18) terdapat pengukuran atas rencanakedepan dari kegiatan audit

O O

19) terdapat pengukuran kinerjaInspektorat.

O O


5. Bagaimana cara dan bentuk laporan hasil audit Inspektorat disampaikan kepadaline manajemen (Kepala Satuan Kerja/Pimpinan Satgas, Eselon III) ?a. Laporan kepada line manajemen:

1) hanya terkait dengan rekomendasiyang disampaikan

O O

2) hanya disampaikan jika audit telahselesai dilaksanakan (kurang lebihsebulan)

O O

3) disampaikan biasanya kurang dari 1bulan

O O

4) laporan memuat eksekutifsummary

O O

5) laporan memuat rekomendasi O O6) laporan memuat tanggapan dari

pihak manajemen.O O

7) apabila tidak tepat waktu hanyadidasarkan atas suatu hal yangdapat dipahami.

O O

8) memuat penjelasan mengenaifaktor-faktor kritis yangmempengaruhi aktivitas lingkunganpengendalian

O O

9) laporan memuat penjelasanmengenai faktor-faktorpengendalian intern lainnya

O O

10) laporan memuat penjelasanmengenai tindak lanjut yang perludiprioritaskan.

O O

11) kaitan antara rekomendasi dengancritical success factor

O O

12) kaitan antara rekomendasi denganinherent risknya

O O

13) kaitan antara rekomendasi denganpencapaian tujuan organisasi.

O O

14) terdapat Cost benefit analysis O O15) terdapat pengukuran atas seluruh

aktivitas pengendalian lingkunganO O

16) terdapat pengukuran atas rencanakedepan dari kegiatan audit

O O

17) terdapat komentar atas kinerjaInspektorat dari pihak manajemen.

O O


6


6. Bagaimana cara risk assesment dilakukan atau menjadi prioritas Inspektorat ?a. Pelaksanaan risk assessment di

Inspektorat:1) dilakukan tidak secara formal. O O2) audit dilakukan secara uji petik

pengujian atas suatu transaksi.O O

3) Risk assesment telah dilakukansecara formal

O O

4) Risk assesment hasilnya tidakdilaporkan secara tersendirisebagai suatu analisa yang detail

O O

5) Risiko dianalisa melalui analisasuatu proses kegiatan mis;perputaran pegawai, dan volumetransaksi yang dilakukan.

O O

6) Aktivitas yang memiliki risiko tinggitelah menjadi fokus audit.

O O

7) dilakukan di tahap perencanaanpenentuan ruang lingkup audit.

O O

8) Risk base telah menjadi dasarpelaksanaan audit Inspektorat

O O

9) Inherent risk diperhitungkan danditetapkan dalam perencanaanaudit.

O O

10) pengendalian risiko diperhitungkandan ditetapkan dalam perencanaanaudit.

O O

b. Keterkaitan antara risk assesment dantujuan organisasi:1) Risk assesment secara umum

belum dikaitkan dengan tujuanorganisasi

O O

2) Risk assesment secara umum telahdikaitkan dengan tujuan organisasi

O O

c. Pengukuran Risiko yang dilakukan olehInspektorat tidak dilakukankomparasi/diperbandingkan dengan hasildari pengukuran risiko yang dilakukanmanajemen.

O O

d. Tidak terdapat satu model yangditetapkan dalam melakukan pengukuranrisiko.

O O

e. Hasil pengukuran risiko selaludikomunikasikan dan diperbandingkandengan pihak manajemen.

O O

f. Model pengukuran risiko dijelaskankepada pihak manajemen.

O O

g. proses penetapan bobot dalampengukuran risiko dijelaskan kepadapihak manajemen.

O O


7


II. Kompetensi dan Pengukuran Kinerja

7. Bagaimana tingkat kompetensi staf Inspektorat ?a. Kompetensi Staf Inspektorat:

1) memiliki keahlian melakukan auditatas laporan keuangan proyek.

O O

2) Sebagian besar staf memilikipemahaman terbatas atas tupoksiorganisasi.

O O

3) Melakukan verifikasi atas laporankeuangan

O O

4) memiliki keahlian audit kepatuhan O O5) memiliki kemampuan

berkomunikasi yang baikO O

6) memiliki pengetahuan tentangtupoksi organisasi

O O

7) memiliki keahlian terkaitperencanaan strategis.

O O

8) memiliki keahlian review ketaatanterhadap PerUU

O O

9) memiliki keahlian audit proyek O O10) memberikan pelatihan kantor

sendiri (PKS) untuk pengembanganstaf yang lainnya.

O O

b. Melakukan audit atas rencana strategisorganisasi belum merupakan kewajibandari Inspektorat .

O O

c. Staf Inspektorat dalam penetapantimnya secara kolektif telahmemperhatikan kemampuan terkait:1) Pemeriksaan Internal O O2) Audit berbasis Informasi dan

TeknologiO O

3) Akuntansi O O4) Pengendalian Manajemen O O5) Perencanaan Strategic O O6) Pengetahuan Organisasi O O7) Interpersonal dan Communication

skillsO O

8) Komputer O O9) Managerial leadership. O O

d. Pelatihan secara berkelanjutandilakukan:1) di kantor sendiri O O2) melalui kursus yang dilaksanakan di

luar kantor (Pusdiklat BPKP atauInstansi Lainnya yangmenyelenggarakan diklat terkait).

O O

e. Tidak tahu / tidak relevan O O

8. Bagaimana Inspektorat mendapatkan dan mempertahankan orang yang tepat untuk

8


melaksanakan tugasnya ?a. Inspektorat merupakan tempat:

1) yang tidak dinamis O O2) yang dinamis O O3) yang tidak penuh tantangan. O O

b. Beberapa orang di Inspektorat telahmenempati posisi yang sama dalambeberapa tahun.

O O

c. pergantian pegawai:

1) dilakukan apabila terdapatpegawai yang pensiun

O O

2) dilakukan apabila terdapatpegawai yang mutasi

O O

3) diganti dengan orang yang memilikikompetensi sama.

O O

d. sistem mutasi di Inspektorat samadengan unit lain

O O

e. karir di Inspektorat sama dengan unitlain

O O

f. sedikit staf dari Inspektorat yang dimutasi ke unit organisasi lain.

O O

g. Kebijakan rekrutmen pegawai: O O1) Tidak ditetapkan secara formal O O2) ditetapkan secara formal O O3) memiliki kemampuan dasar sebagai

tim auditO O

4) memiliki pemahaman pelaporankeuangan

O O

5) memiliki pemahaman peraturan O O6) memiliki pemahaman informasi

dan teknologi.O O

7) menggambarkan pemahaman yangluas terhadap fungsi internal audit

O O

8) memberikan prioritas kepada calonpegawai yang ahli di bidangakuntansi/auditing.

O O

9) Alternatif recruitment pegawaiadalah dari internal organisasi yangmemiliki kompetensi sesuaikebijakan yang telah ditetapkan.

O O

10) memberikan prioritas kepada calonpegawai yang ahli di bidangakuntansi/auditing. Alternatifrecruitment pegawai adalah dariinternal organisasi yang memilikikompetensi sesuai kebijakan yangtelah ditetapkan.

O O

11) Kebijakan recruitment pegawaitelah menggambarkan pemahamanyang luas terhadap fungsi internalaudit, dan memberikan prioritas

O O

9


kepada calon pegawai yang ahli dibidang akuntansi/auditing.Alternatif recruitment pegawaiadalah dari internal organisasi yangmemiliki kompetensi sesuaikebijakan yang telah ditetapkan.

h. Di Inspektorat dalam pengembangankarir terdapat beberapa aturan yangberbeda (terkait jabatan fungsionalauditor)

O O

i. Inspektorat dilihat sebagai tempat yangprestisius, suatu area dinamis yangmenghasilkan calon-calon eksekutifmanajemen.

O O

j. Internal audit pada dasarnya adalahinhouse consultancy, sehingga pegawaiyang direcruit harus memahamioperasional organisasi tidak semata-mata hanya memiliki kemampuanakuntansi/auditing. Proses recrutmentmemberikan kesempatan yang luaskepada pegawai di unit lain yangmemiliki kemampuan lebih dibandingpegawai lain yang sebelumnya telahdikonsultasikan kepada TopManagement.

O O


9. Bagaimana kinerja Inspektorat diukur dan dimonitor ?a. Inspektorat mengukur kinerjanya sendiri O Ob. Kinerja diukur berdasarkan perbandingan

antara realisasi dari rencana/anggarankegiatan yang telah ditetapkan.

O O

c. Inspektorat mengukur kinerjanya sendirisecara regular.

O O

d. Pengukuran kinerja telahmempertimbangkan kaitan antarakemampuan mengidentifikasi masalahdikaitkan dengan kualitas rekomendasiyang disampaikan. Umpanbalik/feedback dari pihak manajamenhanya terkait hal-hal tertentu saja danmasih bersifat informal.

O O

e. Inspektorat mengukur kinerjanya sendirisecara regular dan dalam pengukurankinerjanya menerima masukkan daripihak manajemen/auditan.

O O

f. Feedback dari pihak manajemen/auditandipertimbangkan untuk pengembanganKey Performance Indicators, denganmempertimbangkan misi, tujuan danoutcames yang ingin dicapai dari

O O

10


kegiatan audit Itjen.g. Inspektorat mengukur kinerjanya sendiri

secara regular dan dalam pengukurankinerjanya menerima masukkan daripihak manajemen/auditan.Feedbackatas kinerja Inspektorat dari pihakmanajemen juga diterima dari pihakmanajemen secara periodik, tidak hanyapada saat pengukuran kinerja sedangdilakukan.

O O

h. Feedback dari pihak manajemen/auditandipertimbangkan untuk pengembanganKey Performance Indicators, denganmempertimbangkan misi, tujuan danoutcames yang ingin dicapai darikegiatan audit Itjen.

O O


Diisi oleh petugas pengumpul dataPengumpulan data: Reviu

Tanggal : Tanggal :

Nama : Nama :


Input data

Tanggal :

Nama :

Tanda tangan :

Lampiran 4

LANGKAH PROSES INPUT, PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA

HASIL JAWABAN KUESIONER

1. Pendahuluan

Input, pengolahan, dan analisis data dilaksanakan dalam satu file berbentuk

excel. Hasil akhir hingga analisis data adalah peta mengenai kondisi K/L yang

diambil datanya.

2. Input Data

Input data terdapat 2 buah worksheet, yaitu input data untuk pemahaman

dan penerapan yang keduanya terletak pada sudut kiri bawah.

Input data pemahaman dan penerapan berasal dari kuesioner sesuai

dengan worksheetnya.

Pada saat diinput, penomoran pada pemahaman dan penerapan harus

sama karena data tersebut berpasangan antara satu dengan lainnya.

Input data dilakukan dengan menuliskan angka “1” pada sel data excel

untuk kuesioner yang dipilih oleh responden dan biarkan sel berisi angka

“0” untuk kuesioner yang tidak dipilih oleh responden.

Bagian row adalah pertanyaan sesuai dengan kuesioner, sedangkan

kolom adalah responden

Standar awal hanya ada satu responden, apabila responden lebih dari

satu orang, maka jumlah kolom untuk responden dapat ditambah sesuai

dengan jumlah responden dengan cara mengkopi penuh satu kolom

(hitamkan dengan mengklik kolom di atasnya kemudian dikopikan ke

kolom sebelah kanan hingga sesuai dengan jumlah responden.

Dalam daftar isian data hanya ada angka “1” dan “0”, tidak ada lain,

apabila ada data lain maka data lain tersebut tidak terbaca dan membuat

error pada proses pengolahan dan analisis data.

Jumlah data yang diinput pada pemahaman dan penerapan harus sama

jumlahnya dan nomor yang ada pun berpasangan datanya.

Apabila telah selesai dapat dilanjutkan ke worksheet pengolahan data

pemahaman dan penerapan.

3. Pengolahan Data

Pengolahan data adalah proses lanjutan setelah pengisian data selesai

dilaksanakan. Tata cara untuk pengolahan data adalah sebagai berikut:

Pengolahan data dilaksanakan oleh dua worksheet yaitu worksheet untuk

pengolahan data pemahaman dan penerapan.

Pengolahan berlangsung secara otomatis atau telah terhubung (link)

dengan input data.

Apabila kolom untuk responden kurang, maka dapat dilakukan proses kopi

dari kolom responden disebelahnya dan jumlah kolom yang dikopi

disesuaikan dengan jumlah responden pada input data.

Jumlah responden pada pengolahan data harus sama dengan jumlah

input data, serta jumlah pemahaman dan penerapan juga harus sama.

Tidak dilakukan perubahan apapun dalam worksheet ini kecuali

penambahan kolom sesuai dengan jumlah responden.

Apabila telah selesai dapat dilanjutkan ke worksheet ringkasan data untuk

pemahaman dan penerapan.

4. Pengolahan Data Lanjutan

Pengolahan data secara berkelanjutan berbentuk ringkasan data adalah

worksheet yang berguna untuk pengambilan data yang dibutuhkan dalam

membuat peta hasil pemetaan.

Pengolahan data lanjutan yang menghasilkan ringkasan data akan secara

otomatis terbuat dan telah dihubungkan (link) dengan worksheet

sebelumnya.

Data yang dihasilkan hanya berbentuk titik – titik simpulan.

Merupakan data yang digunakan untuk membuat peta hasil pemetaan.

Tidak perlu melakukan apapun karena data otomatis terbuat.

Apabila kolom responden kurang maka dapat dibuat dengan cara

mengkopi dari kolom sebelumnya.

5. Peta hasil pemetaan

Peta hasil pemetaan dapat dibuat dari worksheet ringkasan, namun jika

membutuhkan lebih detil maka dapat diambil dari worksheet pengolahan data.

Tata cara membuat peta hasil pemetaan adalah sebagai berikut:

Buka worksheet peta (dalam contoh ini adalah peta untuk kesimpulan

secara umum)

Terlihat adanya gambar peta dengan warna merah, kuning, hijau, dan biru

Di bawah peta terlihat adanya data, dengan kolom Pemahaman,

Penerapan, dan Blok

Buatlah persiapan blok data dengan jumlah row yang sesuai dengan

jumlah responden, bila row responden kurang maka dapat ditambah row

dengan melakukan insert row

Ambil data dari worksheet ”ringkasan pemahaman” di row ”simpulan”

mulai dari awal hingga akhir pada row simpulan, kemudian ”copy”

Kembali ke worksheet peta kemudian pindahkan data yang tadinya

memanjang dari kiri ke kanan di row menjadi dari atas ke bawah di kolom

pemahaman dengan cara ”paste special” – pilih ”paste values” dilanjutkan

”transpose”.

Ulangi untuk data penerapan

Data pemahaman dan penerapan harus berdampingan dan jumlahnya

sama

Perumusan dalam kolom–kolom selanjutnya hingga kolom blok dilakukan

dengan cara mengkopi perumusan yang berada diatasnya

Apabila telah selesai, maka akan otomatis angka–angka tersebut

dimasukan ke dalam peta.

Cara membaca peta (lihat penjelasan tentang analisis jawaban kuesioner)

Peta pemahaman dan penerapan dituangkan dalam warna dengan

penjelasan, sebagai berikut :

1) Warna Merah : Menggambarkan bahwa pemahaman dan

penerapan SPIP di lingkungan unit organisasi

masih pada tahap awal.

2) Warna Kuning : Menggambarkan bahwa pemahaman SPIP

sudah memadai namun penerapannya masih

pada tahap awal.

3) Warna Hijau : Menggambarkan bahwa penerapan SPIP di

lingkungan unit organisasi sudah memadai

walaupun terdapat perbedaan dalam

pemahaman

4) Warna Biru : Menggambarkan bahwa penerapan SPIP di

lingkungan unit organisasi sudah sangat baik

walaupun terdapat perbedaan dalam

pemahaman.

Apabila ingin memperoleh hasil yang lebih terinci, maka proses membuat

peta dapat diulang untuk setiap unsur SPIP, dapat juga dilakukan secara

detil sampai pada setiap pertanyaan.

1 1 0 0 0 04

2,86% 2,86% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

8 0 7 1 0 13

22,86% 0,00% 20,00% 2,86% 0,00% 2,86%

23 12 11 0 0 82

65,71% 34,29% 31,43% 0,00% 0,00% 22,86%

3 3 0 0 0 261

8,57% 8,57% 0,00% 0,00% 0,00% 74,29%

1 2 3 435 35

16 18 1 045,71% 51,43% 2,86% 0,00%

SIMPULAN UMUM KELEMBAGAAN

PEMAHAMAN

PENERAPAN

6. Kesimpulan Analisis Peta Jawaban Kuisioner

Mengidentifikasi gejala awal potensi permasalahan (red flag).

Identifikasi gejala potensi permasalahan (red-flag) dilakukan dengan kriteria

sebagai berikut:

PemahamanPenerapan Pemahaman Penerapan Pemahaman Penerapan Blok

1 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 222 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 123 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 124 3 2 Baik Kurang Baik 3 2 235 1 1 Sangat Kurang BaikSangat Kurang Baik 1 1 116 3 2 Baik Kurang Baik 3 2 237 3 2 Baik Kurang Baik 3 2 238 3 3 Baik Baik 3 3 339 3 2 Baik Kurang Baik 3 2 23

10 3 2 Baik Kurang Baik 3 2 2311 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1212 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2213 3 2 Baik Kurang Baik 3 2 2314 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2215 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2216 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1217 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2218 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2219 3 2 Baik Kurang Baik 3 2 2320 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1221 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1222 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1223 4 1 Sangat Baik Sangat Kurang Baik 4 1 1424 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2225 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2226 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1227 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1228 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1229 1 1 Sangat Kurang BaikSangat Kurang Baik 1 1 1130 1 1 Sangat Kurang BaikSangat Kurang Baik 1 1 1131 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2232 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 2233 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1234 2 1 Kurang Baik Sangat Kurang Baik 2 1 1235 2 2 Kurang Baik Kurang Baik 2 2 22

11 312 1213 014 121 022 1123 724 031 032 033 134 041 042 043 044 0

35

Jawaban responden yang berada pada tingkat 1 dan atau 2 (area merah)

Terdapat ketidakkonsistenan yang mencolok antara jawaban kelompok

responden atau ketidakkonsistenan jawaban antar responden dalam

kelompok yang sama.

Misalnya:

Ketidakkonsistenan jawaban antar kelompok responden (kelompok

yang berbeda): Jawaban atas substansi pertanyaan yang sama pada

responden manajemen puncak berada pada tingkat 4, sedangkan

untuk responden manajemen lini pada tingkat 1.

Ketidakkonsistenan jawaban responden dalam kelompok yang sama:

jawaban yang bersifat outlier pada kelompok responden yang sama.

Bila terjadi gejala awal potensi permasalahan (red flag), beri tanda

pada pertanyaan dalam kuesioner sebagai pertanyaan yang akan

digali lebih lanjut informasinya.

Identifikasi jawaban mayoritas atas pertanyaan yang terdapat pada

Kuesioner Eselon III dan Staf yang berada pada Tingkat I dan atau

Tingkat II. Identifikasi dapat dilakukan dengan melihat frekuensi

jawaban terbanyak pada print out kertas kerja tabulasi kuesioner.

Identifikasi responden yang akan diwawancara berdasarkan jawaban

yang berbeda.

Bila jawaban responden tidak mengindikasikan adanya kelemahan,

maka tim memutuskan apakah informasi yang diperoleh masih perlu

digali lebih lanjut atau tidak.

1

URAIANDokumen

TerkaitI. LINGKUNGAN PENGENDALIAN

(Pasal 4) “Tone at the Top”Pimpinan IP telah memiliki komitmen untuk menciptakan / memelihara lingkungan pengendalian, yangmenimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan SPI dalam lingkungan kerjanya, melalui:

1. Penegakan Integritas dan Nilai Etika

1) Pimpinan IP telah menetapkan aturan perilaku:- mengatur praktik yang dapat diterima dan tidak dapat diterima,- benturan kepentingan,- berkenaan dengan hal-hal yang krusial,- mengatasi situasi dilematis,- menjaga citra positif lembaga, dalam urusan kedinasan maupun kemasyarakatan.

- Ketentuan yangrelevan,

- Aturan perilaku,- Dokumen Pakta

Integritas

2) Seluruh pegawai telah menandatangani pernyataan komitmen untuk menerapkan aturan perilaku/standaretika dan secara berkala diperbaharui.

- Aturan perilaku yangditetapkan dengan SEdibandingkan dengansample dokumenPakta Integritas

3) Pegawai mengetahui, memahami dengan baik isi aturan perilaku/standar etika, sanksi hukuman terhadappelanggaran aturan perilaku/standar etika.

4) Setiap tingkat pimpinan telah memberikan keteladanan penerapan aturan perilaku, dalam tutur katamaupun dalam tindakan nyata.

- Aturan perilaku yangditetapkan denganSE,

- Sample dokumenPakta Integritas

5) Pekerjaan yang terkait dengan pelayanan publik dilaksanakan dengan etika yang tinggi. - Kebijakan/mekanismepenanganan masalah

2

kepegawaian

6) Sanksi atas pelanggaran etika telah dikomunikasikan kepada pegawai, penegakan yang tepat ataspelanggaran aturan perilaku dan pemantauan tindak lanjutnya.

- SE/SK PembentukanTim PenegakanAturan Perilaku,

- Sample SKPenjatuhan Sanksi

7) Demi pencapaian tujuan organisasi, pimpinan instansi pemerintah menjelaskan,mempertanggungjawabkan, dan mendokumentasikan, jika ada kejadian intervensi, pengabaian, ataupunpengecualian pengendalian intern.

- Sample NotulenRapat,

- SE tentang Pedomanintervensi danpengabaian

8) Pimpinan instansi pemerintah menghapus kebijakan, penugasan, atau penetapan sasaran yang tidakrealistis, yang dapat mendorong perilaku tidak etis.

- Renstra,- Renja yang SMART

2. Komitmen terhadap Kompetensi9) Uraian jabatan seluruh tingkatan Pimpinan dan seluruh pegawai telah diidentifikasi, ditetapkan, dimonitor,

dan dimutahirkan secara periodik (misalnya melalui proses analisis beban kerja dan analisis jabatan).- Uraian Jabatan,- Hasil Analisis

Jabatan,- Hasil Analisis Beban

Kerja

10) IP telah menyusun standar kompetensi untuk setiap tugas dan fungsi pada masing-masing posisi dalam IP - Uraian Jabatan

11) IP telah menyusun, menyelenggarakan program pelatihan dan pembimbingan yang berkesinambungan,dan melakukan evaluasi untuk memastikan bahwa seluruh pegawai sudah menerima pelatihan yang sesuaidengan pelaksanaan tugasnya

- Dokumen KebijakanPengelolaan SDM

3

(rencana diklat yangsesuai dengan urjab,dan pengembangankompetensi)

12) Pemilihan dan penempatan berbagai tingkatan pimpinan berdasarkan kemampuan manajerial danpengalaman teknis yang luas dalam pengelolaan Instansi Pemerintah.

- Kriteria promosi,mutasi

3. Kepemimpinan yang Kondusif13) Dalam pengambilan keputusan, Pimpinan IP selalu mempertimbangkan risiko yang telah ditetapkan dalam

peta risiko.14) Pimpinan IP menerapkan manajemen berbasis kinerja.15) Pimpinan telah memiliki komitmen kuat terhadap fungsi tertentu dalam penerapan SPIP seperti fungsi

pencatatan dan pelaporan keuangan, manajemen informasi dan penyempurnaannya, pengelolaanpegawai, pengawasan intern maupun ekstern.

16) Pimpinan IP telah menerapkan akuntabilitas pengelolaan aset dan informasi, dari akses dan penggunaanyang tidak sah.

17) Telah terjalin interaksi yang intensif antar pejabat pada berbagai tingkatan manajemen.18) Pimpinan IP memiliki sikap positif dan responsif terhadap pelaporan yang berkaitan dengan keuangan,

penganggaran, program, dan kegiatan.(misal mendukung penerapan prinsip-prinsip akuntansi yang konservatif, mengungkapkan semua informasiyang diperlukan, menghindari penekanan pencapaian hasil jangka pendek, tidak menyampaikan laporanyang tidak tepat, fakta tidak dibesar-besarkan, dan estimasi anggaran tidak ditinggikan).

19) Dalam IP tidak terjadi mutasi pegawai yang berlebihan di fungsi-fungsi kunci, yang mungkin menunjukkanadanya masalah pengendalian intern.(misal: tidak terjadi mutasi pimpinan yang berlebihan berkaitan dengan masalah-masalah pengendalianintern, pegawai yang menduduki posisi penting tidak mengundurkan diri dengan alasan tidak terduga, tidakterdapat perputaran pegawai yang tinggi sehingga melemahkan pengendalian intern, tidak terjadiperputaran pegawai yang tidak berpola mengindikasikan kurangnya perhatian pimpinan InstansiPemerintah terhadap pengendalian intern)

4

4. Pembentukan Struktur Organisasi yang sesuai dengan Kebutuhan

20) Struktur organisasi Instansi Pemerintah telah sesuai dengan tujuan, ukuran dan sifat kegiatan dalamrangka mencapai tujuan:

- telah memfasilitasi kebutuhan arus informasi internal instansi (proses bisnis) secara menyeluruh,- telah mempertimbangkan faktor-faktor dalam menentukan tingkat sentralisasi dan desentralisasi

kebijakan.

- KetentuanPerundangan (PP,Perda, Permen dll),SE pimpinan instansi

21) Struktur organisasi memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab serta telah disosialisasikandan dipahami oleh semua pegawai

- Job disc, website,agenda

22) Terdapat kebijakan yang memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern dalam InstansiPemerintah, untuk memudahkan Pimpinan IP memperoleh informasi pelaksanaan tugas tanggungjawabnya, saling berkomunikasi, serta pemahaman pegawai terhadap hubungan dan jenjang pelaporanyang telah ditetapkan.

- SE/SK pengelolaaninformasi danpelaporan

23) Telah dilaksanakan evaluasi dan penyesuaian secara periodik atas struktur organisasi terhadapperubahan lingkungan strategis.

- Pertimbangan 2perubahan SOTK

24) Jumlah pegawai terutama untuk posisi pimpinan telah sesuai kebutuhan, sehingga Pimpinan memilikiwaktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

- Analisis beban kerja

5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat

25) Wewenang telah diberikan secara tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya, dimana Pimpinanbertanggung jawab atas keputusan, menerapkan prosedur pemantauan hasil pendelegasian wewenangdan tanggung jawab.

- SE strukturorganisasi, Uraianjabatan

26) Pegawai yang diberi wewenang telah memahami bahwa wewenang dan tanggung jawab yangditerimanya terkait pihak lain dalam instansi yang bersangkutan yang diatur dalam uraian tugas setiaptingkatan manajemen dan dievaluasi kinerjanya.

- SE strukturorganisasi, Uraianjabatan

5

27) Pegawai telah memahami bahwa pelaksanaan wewenang dan tanggung jawabnya dalam penerapanSPIP:- diberdayakan untuk mengatasi masalah atau melakukan perbaikan,- keseimbangan antara pendelegasian tersebut dengan keterlibatan pimpinan yang lebih tinggi.

- SE strukturorganisasi,

- Uraian jabatan

6. Penyusunan dan Penerapan Kebijakan yang Sehat tentang Pembinaan Sumber Daya Manusia

28) Instansi telah melaksanakan kebijakan dan prosedur pembinaan SDM, sejak rekrutmen sampai denganpemberhentian pegawai, yang mengutamakan kompetensi, etika dan integritas, serta mendorongtercapainya kinerja.

- Dokumen formasiberbasiskompetensi/jabatan,

- SOP PenerimaanPegawai / rekrutmen

- Uraian Jabatan- SOP pengelolaan

pegawai (promosi,mutasi, remunerasi,dll)

- Panduan, penilaian,dan pelatihan

- SK pemberhentian29) Instansi telah menerapkan kebijakan penelusuran latar belakang calon pegawai yang memadai dalam

proses rekruitmen.(mencakup investigasi terhadap calon pegawai sehubungan adanya catatan kriminal, konfirmasi atasatasan calon pegawai di tempat kerja sebelumnya, dan konfirmasi ijazah pendidikan dan sertifikasiprofesi)

30) Instansi telah menerapkan supervisi periodik atas SDM yang memadai.(dengan memberikan panduan, penilaian, dan pelatihan di tempat kerja, dan pimpinan memastikanbahwa pegawai memahami tugas, tanggung jawabnya)

7. Perwujudan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah yang Efektif

6

31) Terdapat mekanisme untuk memberikan keyakinan memadai atas ketaatan, kehematan, efisiensi danefektifitas pencapaian tujuan penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah, melalui:- Independensi APIP yang didukung oleh komitmen dari pimpinan tertinggi- APIP menyusun laporan hasil pengawasan, yang memberikan keyakinan memadai pencapaian tujuan

penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah.- Dilakukan telaahan sejawat secara berkala, untuk menjaga mutu hasil pemeriksaan APIP

- Piagam Audit, StrukturOrganisasi APIP,

- Standar Kerja/StandarProfesi,

- PKPT, Laporan hasilpengawasan,

- SOP/Pemantauantindak lanjut

32) Terdapat mekanisme peringatan dini dan peningkatan efektivitas manajemen risiko ataspenyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah

- PKPT,- Pedoman audit, reviu,

bimtek, dll,- Laporan hasil

pengawasan dengansasaran perbaikanefektivitasmanajemen risiko

33) Terdapat peran APIP independen dan profesional dalam upaya memelihara dan meningkatkan kualitastata kelola penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah.

- Laporan hasilpengawasan dengansasaran perbaikantata kelola

8. Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait

34) Instansi telah melakukan hubungan kerja yang baik dengan IP yang mengelola anggaran, akuntansi danperbendaharaan, dan yang mekasanakan tanggung jawab pengendalian lintas instansi, sehingga terciptamekanisme saling uji dan saling berkoordinasi.(misal rekonsiliasi data keuangan, pembahasan secara berkala tentang pelaporan keuangan dananggaran dengan Departemen Keuangan, pengendalian intern dan kinerja, serta musyawarahperencanaan pembangunan sesuai ketentuan yang berlaku, rapat koordinasi dengan instansi eksternalyang bertanggung jawab atas fungsi pengendalian lintas instansi (inspektorat, BPKP, dan BPK).

- MOU Koordinasi

7

URAIAN Dokumen Terkait

II. PENILAIAN RISIKO1. Penetapan Tujuan Instansi Pemerintah Secara Keseluruhan

35) Pimpinan IP sudah menetapkan tujuan Instansi pemerintah berdasarkan peraturan perundang-undangan sepertitercantum dalam Renstra dan Renja tahunan, Memenuhi persyaratan program yang ditetapkan dengan peraturandan memenuhi kriteria SMART serta dikomunikasikan dengan seluruh pegawai

Renstra dan Renja tahunan

36) Pimpinan IP menetapkan strategi operasional yang konsisten dengan renstra dan rencana penilaian risiko,dengan mempertimbangkan sistem penganggaran (antara lain alokasi, prioritas, rancangan secara rinci, asumsidasar renstra dan anggaran konsisten saat ini dan sebelumnya.)

37) Tujuan IP secara menyeluruh mempertimbangkan risiko ekstern dan intern, serta struktur pengendalianpenanganan risiko

2. Penetapan tujuan pada tingkat kegiatan

38) Penetapan tujuan pada tingkat kegiatan dengan memperhatikan metode yang lazim, diantaranya adanya tujuandan renstra IP (entitas), keterkaitan, relevansi,kriteria pengukuran, sumber daya yang cukup dan partisipasiseluruh tingkatan pimpinan.

3. Identifikasi Risiko

39) Pimpinan IP menggunakan metodologi identifikasi risiko, baik metode kualitatif maupun kuantitatif yang sesuaidengan tujuan IP dan tujuan kegiatan dengan ditandai : mempertimbangkan prakiraan rencana jangka pendek dan jangka panjang serta renstra mempertimbangkan hasil dari temuan audit, hasil evaluasi atau penilaian lainnya, risiko yang ada pada tingkat pegawai dan pimpinan tingkat menengah menjadi perhatian pimpinan yang

lebih tinggi.

8

URAIAN Dokumen Terkait

II. PENILAIAN RISIKO Risiko IP secara keseluruhan dan pada setiap tingkatan kegiatan penting

40) Penggunaan metodologi tersebut harus dikomunikasikan dengan pegawai yang berkepentingan dan dibahasdengan jajaran pimpinan,

41) Risiko telah diidentifikasi dengan menggunakan mekanisme yang memadai, dengan mempertimbangkanperubahan lingkungan strategis eksternal dan internal (eksternal seperti perubahan peraturan, teknologi,bencana alam, dan internal seperti perubahan kebutuhan, pengurangan pegawai, kecurangan).

42) Penilaian atas faktor lain, yang dapat meningkatkan risiko telah dilaksanakan dengan mempertimbangkanfaktor-faktor yang terjadi di masa lalu (seperti kegagalan pencapaian misi, tujuan dan sasaran, pelanggaranpenggunaan dana dan peraturan), serta risiko melekat pada misi dan program

Kertas Kerja IdentifikasiRisiko

4. Analisis Risiko

43) Analisis risiko dilaksanakan untuk menentukan dampak risiko terhadap pencapaian tujuan IP denganmemperhatikan metode, proses dan hasil:

Metode analisis risiko yang relevan dipergunakan (ada kriteria klasifikasi, melibatkan pimpinan danpegawai yang berkepentingan, menetapkan peringkat atau level

Pimpinan IP menetapkan proses formal dan informal untuk menganalisis risiko berdasarkan kegiatansehari-hari

Risiko relevan dengan tujuan

Kertas Kerja Analisis Risiko

44) Pimpinan IP menerapkan prinsip kehati-hatian dalam menentukan tingkat risiko yang dapat diterima.5. Pengelolaan Risiko Selama Perubahan

45) IP memiliki mekanisme antisipasi, identifikasi, dan reaksi terhadap perubahan-perubahan dalam pemerintahan,ekonomi, industri, peraturan, operasional, atau kondisi lain yang dapat mempengaruhi tercapainya maksud dantujuan IP secara keseluruhan dan tujuan kegiatan.

9

URAIAN Dokumen Terkait/Infrastruktur yang tersedia

III. KEGIATAN PENGENDALIAN

1. Penerapan Umum Kegiatan Pengendalian

46) Terdapat kegiatan pengendalian yang diselenggarakan oleh Pimpinan Instansi Pemerintah sesuai denganukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi Instansi Pemerintah yang bersangkutan. (Not fits for all,setiap instansi memiliki kegiatan pengendalian yang tidak bisa disamaratakan dengan instansi lainnya)

Renstra, Renja, RKT,Peraturan per-uu-ansebagai landasan hukuminstansi.

47) Penyelenggaraan kegiatan pengendalian telah diarahkan pada karakteristik sebagai berikut:

- kegiatan pokok (core business) Instansi Pemerintah;- melalui proses penilaian risiko;- sifat khusus (specific) Instansi Pemerintah;- kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis (terdapat dokumentasi);- prosedur dilaksanakan sesuai yang ditetapkan secara tertulis (terdapat proses internalisasi dan

implementasi di instansi yang bersangkutan); dan- kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai

dan berfungsi seperti yang diharapkan

Peraturan per-uu-ansebagai landasan hukuminstansi, SOP, NotulenRapat, Laporan Monitoringdan Evaluasi Kegiatanmasing-masing instansi.

2. Reviu atas Kinerja Instansi Pemerintah yang bersangkutan

48) Terdapat reviu atas kinerja Instansi Pemerintah dilaksanakan dengan membandingkan kinerja dengan tolokukur kinerja yang ditetapkan pada level instansi, aktivitas/ kegiatan; dengan menggunakan alat berupa target,anggaran, prakiraan, dan kinerja periode yang lalu; atau alat lainnya yang sesuai dengan kebutuhan.

Renstra, Renja, Lakip, DIPA,Laporan Bulanan/Triwulanan/ Semester/Tahunan RealisasiPencapaian Target Instansi,

10



Notulen Rapat.

3. Pembinaan Sumber Daya Manusia

49) Terdapat pembinaan sumber daya manusia oleh Pimpinan Instansi Pemerintah dengan cakupan:

- mengkomunikasikan visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi kepada pegawai;- membuat strategi perencanaan dan pembinaan sumber daya manusia yang mendukung pencapaian visi

dan misi; dan- membuat uraian jabatan, prosedur rekrutmen, program pendidikan dan pelatihan pegawai, sistem

kompensasi, program kesejahteraan dan fasilitas pegawai, ketentuan disiplin pegawai, sistem penilaiankinerja, serta rencana pengembangan karir.

Buletin, Leaflet, Kartupos,Amplop, Spanduk, Web,Renstra, Renja, StrategiPengembangan SDM, SOPKepegawaian

4. Pengendalian atas Pengelolaan Sistem Informasi

50) Terdapat kegiatan pengendalian umum pengamanan sistem informasi untuk memastikan akurasi dankelengkapan informasi yang memperhatikan :

a. penilaian risiko yang komprehensif,b. pengembangan rencana yang jelas,c. penetapan organisasi untuk implementasi,d. penguraian tanggung jawab pengamanan yang jelas,e. implementasi kebijakan yang efektif,f. dan pemantauan efektivitas program pengamanan.

51) Terdapat kegiatan pengendalian umum pengamanan pengendalian atas akses untuk memastikan akurasidan kelengkapan informasi dengan memperhatikan :

Desain Infrastruktur IT,Kebijakan PengembanganIT (Propriotary vs OpenSource), SDLC (SistemDevelopment Life Cycle),UAT (User AcceptanceTest), DBMS (DatabaseManajemen System),Prosedur Data Konversi,Dokumen Integrasi Data,SOP PengembanganSistem Informasi, StandarKeamanan SI, Integrasi

11



a. klasifikasi sumber daya sistem informasi, identifikasi pengguna yang berhak dan otorisasi akses ke informasisecara formal,

b. pengendalian fisik dan pengendalian logik untuk mencegah dan mendeteksi akses yang tidak diotorisasi,c. pemantauan atas akses ke sistem informasi, investigasi atas pelanggaran, serta tindakan perbaikan dan

penegakan disiplin.

52) Terdapat kegiatan pengendalian umum pengamanan pengendalian atas pengembangan dan perubahanperangkat lunak aplikasi untuk memastikan akurasi dan kelengkapan informasi meliputi :a. otorisasi atas fitur pemrosesan sistem informasi dan modifikasi program,b. pengujian dan persetujuan atas seluruh perangkat lunak yang baru dan yang dimutakhirkan,c. dan penetapan prosedur untuk memastikan terselenggaranya pengendalian atas kepustakaan perangkat

lunak.

53) Terdapat kegiatan pengendalian umum pengamanan pengendalian atas perangkat lunak sistem meliputi :a. pembatasan akses ke perangkat lunak sistem berdasarkan tanggung jawab pekerjaan dan dokumentasi

atas otorisasi akses,b. pengendalian dan pemantauan atas akses dan penggunaan perangkat lunak sistem,c. dan pengendalian atas perubahan yang dilakukan terhadap perangkat lunak sistem

54) Terdapat kegiatan pengendalian umum pengamanan pemisahan tugas meliputi :a. identifikasi tugas yang tidak dapat digabungkan dan penetapan kebijakan untuk memisahkan tugas tersebut,b. penetapan pengendalian akses untuk pelaksanaan pemisahan tugas,c. dan pengendalian atas kegiatan pegawai melalui penggunaan prosedur, supervisi, dan reviu.

55) Terdapat kegiatan pengendalian umum pengamanan kontinuitas pelayanan meliputi :

- penilaian, pemberian prioritas, dan pengidentifikasian sumber daya pendukung atas kegiatan komputerisasiyang kritis dan sensitif;

- langkah-langkah pencegahan dan minimalisasi potensi kerusakan dan terhentinya operasi komputer;- pengembangan dan pendokumentasian rencana komprehensif untuk mengatasi kejadian tidak terduga; dan- pengujian secara berkala atas rencana untuk mengatasi kejadian tidak terduga dan melakukan

penyesuaian jika diperlukan.

(DBMS, TPS, MIS, EIS)

12



56) Terdapat kegiatan pengendalian aplikasi pengamanan pengendalian otorisasi meliputi:

a. pengendalian terhadap dokumen sumber;b. pengesahan atas dokumen sumber;c. pembatasan akses ke terminal entri data; dand. penggunaan file induk dan laporan khusus untuk memastikan bahwa seluruh data yang diproses telah

diotorisasi

57) Terdapat kegiatan pengendalian aplikasi pengendalian kelengkapan meliputi :

- pengentrian dan pemrosesan seluruh transaksi yang telah diotorisasi ke dalam komputer; dan- pelaksanaan rekonsiliasi data untuk memverifikasi kelengkapan data.

58) Terdapat kegiatan pengendalian aplikasi pengendalian akurasi; dan

- penggunaan desain entri data untuk mendukung akurasi data;- pelaksanaan validasi data untuk mengidentifikasi data yang salah;- pencatatan, pelaporan, investigasi, dan perbaikan data yang salah dengan segera; dan- reviu atas laporan keluaran untuk mempertahankan akurasi dan validitas data.

59) Terdapat kegiatan pengendalian aplikasi pengendalian terhadap keandalan pemrosesan dan file data meliputi :

- penggunaan prosedur yang memastikan bahwa hanya program dan file data versi terkini digunakan selamapemrosesan;

- penggunaan program yang memiliki prosedur untuk memverifikasi bahwa versi file komputer yang sesuaidigunakan selama pemrosesan;

- penggunaan program yang memiliki prosedur untuk mengecek internal file header labels sebelumpemrosesan; dan

- penggunaan aplikasi yang mencegah perubahan file secara bersamaan.

13



5. Pengendalian Fisik atas Aset

60) Terdapat pengendalian fisik atas aset yang telah ditetapkan oleh Pimpinan Instansi Pemerintahdiimplementasikan dan dikomunikasikan kepada seluruh pegawai:

- rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik; dan- rencana pemulihan setelah bencana

SOP Procurement, SOPPenerimaan/ Pencatatan,SOP Pemeliharaan Aset,SOP Mutasi Aset, SOPPenghapusan Aset,Laporan Bulanan/Triwulanan/ Semester/Tahunan Aset.

Infrastruktur: Brankas,Gudang, Garasi dan bentukbangunan lain yang sesuai.

6. Penetapan dan Reviu Indikator dan Ukuran Kinerja

61) Terdapat reviu indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan oleh pimpinan Instansi Pemerintah mencakup:

- penetapan ukuran dan indikator kinerja;- reviu dan validasi secara periodik atas ketetapan dan keandalan ukuran dan indikator kinerja;- evaluasi faktor penilaian pengukuran kinerja; dan- membandingkan secara terus-menerus data capaian kinerja dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya

dianalisis lebih lanjut.

Surat KeputusanPenerapan ManajemenKinerja, Renstra, DokumenAnggaran, RencanaKinerja, Struktur Organisasi,Uraian Jabatan, SuratKetetapan PembagianTugas, Standar KinerjaIndividu, LAKIP, DP3,Angka Kredit

7. Pemisahan Fungsi

14



62) Terdapat pemisahan fungsi yang menjamin bahwa seluruh aspek utama transaksi atau kejadian tidakdikendalikan oleh 1 (satu) orang yang ditandai dengan pemisahan tanggung jawab dan tugas atas transaksi ataukejadian terkait dengan otorisasi, persetujuan, pemrosesan dan pencatatan, pembayaran atau pemerimaan dana,reviu dan audit, serta fungsi-fungsi penyimpanan dan penanganan aset.

Struktur Organisasi, UraianJabatan, Surat KetetapanPembagian Tugas

8. Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

63) Terdapat otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting yang ditetapkan oleh pimpinan Instansi Pemerintahdan dikomunikasikan kepada seluruh pegawai, yang ditandai dengan :

- hanya transaksi dan kejadian signifikan yang dientri adalah yang telah diotorisasi dan dilaksanakan hanyaoleh pegawai sesuai lingkup otoritasnya

- persyaratan otorisasi yang sejalan dengan arahan dan dalam batasan yang ditetapkan oleh ketentuanperaturan perundang-undangan dan ketentuan pimpinan Instansi Pemerintah.

SOP untuk kegiatantersebut, Peraturan per-uu-an yang berlaku danketentuan pimpinan instansipemerintah yang terkait

9. Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

64) Terdapat pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian dengan mempertimbangkan:

- transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan dicatat segera; dan- klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan dalam seluruh siklus transaksi atau kejadian.

Manual Akuntansi, BaganAkun Standar, Buku Besar/Buku Pembantu, BuktiTransaksi, SPJ, LaporanBulanan/ Triwulanan/Semester/ TahunanTransaksi

10.Pembatasan Akses atas Sumber Daya dan Pencatatannya

15



65) Terdapat pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya, akses hanya diberikan kepada pegawaiyang berwenang dan pimpinan Instansi Pemerintah melakukan reviu atas pembatasan tersebut secara berkaladengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti nilai aset, kemudahan dipindahkan, kemudahan ditukarkan.

Aturan pembatasan akses,Daftar risiko, StrukturOrganisasi, Uraian Jabatan,Surat KetetapanPembagian Tugas, SOPuntuk kegiatan tersebut

11.Akuntabilitas terhadap Sumber Daya dan Pencatatannya

66) Terdapat penetapan akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya dengan menunjuk petugas yangbertanggung jawab terhadap penyimpanan sumber daya dan pencatatannya, pimpinan Instansi Pemerintahmelakukan reviu atas penugasan tersebut secara berkala.

Struktur Organisasi, UraianJabatan, Surat KetetapanPembagian Tugas

12.Dokumentasi yang Baik atas Sistem Pengendalian Intern Serta Transaksi dan Kejadian Penting

67) Terdapat dokumentasi yang baik atas Sistem Pengendalian Intern serta transaksi dan kejadian penting, yangdiwujudkan dengan cara memiliki, mengelola, memelihara, dan secara berkala memutakhirkan dokumentasitersebut.

SOP untuk kegiatantersebut, PedomanAkuntansi

16

URAIANDokumen Terkait

IV. INFORMASI DAN KOMUNIKASI1. Informasi

68) Informasi dari sumber internal dan eksternal yang relevan dengan tugas dan fungsi telah diperoleh dandisampaikan kepada Pimpinan IP

Notulen rapat staf Laporan bulanan

69) Informasi terkait sudah diidentifikasi, diperoleh, dan didistribusikan kepada berbagai pihak yang memerlukan,dalam bentuk dan waktu yang tepat

Agenda surat Surat pengantar Memo

2. Komunikasi

70) Pimpinan IP memastikan terjalinnya komunikasi internal yang efektif, baik formal maupun informal Notulen rapat Memo Dokumentasi coffee

morning71) Pimpinan IP memastikan terjalinnya komunikasi eksternal yang efektif, yaitu untuk mengetahui berfungsinya

pengendalian intern dan meninformasikan mengenai kode etik yang berlaku Korespondensi dgn

pihak regulator Pamflet ttg kode etik

3 . Bentuk dan sarana komunikasi

72) Pimpinan IP menggunakan berbagai bentuk dan sarana dalam mengkomunikasikan informasi penting, antara lainberupa buku pedoman kebijakan, prosedur, surat edaran, memorandum, papan pengumuman, situs internet danintranet, rekaman video, e-mail dan arahan lisan kepada pegawai dan lainnya

Buku pedomanMemoPapan pengumumanSitusJaringan intranetRekaman videoEmailNotulen rapat yang berisiarahan pimpinan

73) IP mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan Rencana strategis/blue

17


IV. INFORMASI DAN KOMUNIKASIkomunikasi informasi secara terus menerus print sistem informasi

Hasil evaluasikecukupan sisteminformasi

74) Dukungan pimpinan Instansi Pemerintah terhadap pengembangan teknologi informasi ditunjukkan dengankomitmennya dalam menyediakan pegawai dan pendanaan yang memadai terhadap upaya pengembangantersebut

Dokumen anggaran SK Pengelola Sistem

Informasi


V. PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN

1. Penerapan Umum Pemantauan Berkelanjutan

75) Pimpinan Instansi Pemerintah memiliki strategi pemantauan berkelanjutan yang : Kebijakan dan prosedurterkait evaluasi ataupemantauan

Perencanaan evaluasi/pemantauan

Laporan hasil evaluasi/pemantauan

Notulen rapat evaluasi/pemantauan

a. Mampu menyediakan umpan balik rutin, pemantauan kinerja, dan mengendalikan pencapaian tujuan

b. Meliputi metode untuk menekankan pimpinan program bahwa mereka bertanggungjawab atas SPI danmemantau efektivitasnya

c. Mampu mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang memerlukan reviu dan evaluasi khusus

18



d. Berisi perencanaan evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan penting secara berkala

76) Dalam proses melaksanakan kegiatan rutin, pegawai Instansi Pemerintah mendapatkan informasi berfungsinyapengendalian intern secara efektif, berupa laporan kinerja dan keuangan (triwulanan),

Laporan Kinerjatriwulanan

Laporan keuangantrwulanan

77) Terdapat kebijakan untuk membandingkan hal-hal terkait:

- data dalam sistem dengan fisik secara berkala- informasi kegiatan yang didapat dari kegiatan sehari-hari dengan informasi yang didapat dari sistem informasi- upaya mengatasi masalah atau perbedaan yang dihadapi

BA Pemeriksaan fisikkas, BMN/D

Laporan kegiatan Laporan dari SAKPA/

SIMAKBMN Notulen Rapat Keputusan terkait

78) Adanya komunikasi dengan pihak eksternal (pengguna jasa dan regulator) yang dapat menguatkan data yangdihasilkan secara internal atau dapat mengindikasikan adanya masalah dalam pengendalian intern.

Laporan pengaduanmasyarakat

Surat/bukti penangananpengaduan masyarakat

Notulen rapat denganregulator (Rapat DengarPendapat)

Bukti/rencana tindaklanjut penyempurnaankebijakan atau prosedurterkait pengaduan danRDP

79) Struktur organisasi dan supervisi memadai dan dapat membantu mengawasi fungsi pengendalian intern, denganmenempatkan petugas verifikasi.

Struktur organisasi sampaitingkat staf

Uraian tugas

Hasil verifikasi

19



80) Pimpinan Instansi Pemerintah mengambil langkah (dalam bentuk kebijakan, prosedur, dan pelaporan) untukmenindaklanjuti rekomendasi penyempurnaan pengendalian internal yang diberikan oleh aparat pengawasanintern pemerintah, auditor, dan evaluator lainnya.

Kebijakan penangananrekomendasi hasilaudit/evaluasi

Prosedur penangananrekomendasi hasilaudit/evaluasi

Pelapporan tindak lanjut81) Rapat dengan pegawai digunakan untuk meminta masukan tentang efektivitas pengendalian intern. Notulen hasil rapat

Bukti tindak lanjut hasilnotulen rapat

2. Evaluasi Terpisah

82) Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi pengendalian intern secara terpisah telah memadai, yaitu berdasarkanhasil penilaian risiko, efektivitas pemantauan berkelanjutan, dan dilakukan saat terjadi reorganisasi instansipemerintah

Laporan hasil penilaianrisiko

Kebijakan dan pedomanaudit atau evaluasi

Kebijakan reorganisasi83) Metodologi evaluasi pengendalian intern Instansi Pemerintah haruslah logis dan memadai, yaitu adanya :

perencanaan secara menyeluruh, kriteria evaluasi yang disepakati dengan unit terkait, dokumentasi hasilevaluasi yang membandingkan rancangan pengendalaian intern dibandingkan dengan pelaksanaannya..

Program kerjaPemeriksaan Tahunan

Kesepakatan kriteriaevaluasi

Kertas kerjaAudit/evaluasi

Laporan hasilaudit/evaluasi

84) Aparat pengawasan intern pemerintah yang melaksanakan evaluasi terpisah memiliki sumber daya,kemampuan, dan independensi yang memadai (bertanggung jawab langsung ke pimpinan tertinggi di dalamInstansi Pemerintah)

Struktur organisasi APIP Uraian Tugas APIP Sertifikat JFA dari

auditor APIP

20



3. Penyelesaian Audit

85) Instansi Pemerintah memiliki mekanisme untuk meyakinkan ditindaklanjutinya temuan audit atau reviu lainnyadengan segera, yaitu dengan menetapkan penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian tindak lanjut.

Prosedur penanganantindak lanjut temuan

86) Pimpinan Instansi Pemerintah tanggap terhadap temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya gunamemperkuat pengendalian intern, yaitu dengan adanya rencana tindak yang disusun untuk menindaklanjutirekomendasi perbaikan pengendalian intern.

Rencana tindak atas tindaklanjut temuan

87) Instansi Pemerintah menindaklanjuti temuan dan rekomendasi audit dan reviu lainnya dengan tepat, yangditandai dengan:.

Adanya daftar temuan dan rekomendasi yang diperbaharui secara realtime. log book entri datatemuan

Laporan/daftar saldotemuan

Secara berkala dilakukan evaluasi atas saldo temuan dan rekomendasi yang belum ditindaklanjuti. Notulen rapat evaluasisaldo temuan

Tindakan atas tindak lanjut temuan dan rekomendasi terkait dilaporkan kepada unit atasan dan instansipengawas bersangkutan

Laporan tindak lanjut

Secara berkala dilakukan pembahasan bersama antara instansi pemerintah dengan auditor/evaluatortentang kemajuan tindak lanjut

Notulen RapatPemutakhiran Data

Laporan hasil GelarPengawasan

Lampiran Pedoman Pemetaan : Format laporan

FORMAT LAPORAN

Format Laporan Hasil Pemetaan Penerapan SPIP adalah sebagai berikut:

LAPORAN HASIL PEMETAAN PENERAPAN SPIP

PADA INSTANSI ……… TAHUN 200X

SAMPUL DEPAN

RINGKASAN EKSEKUTIF

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Tujuan

C. Dasar Penugasan

D. Ruang Lingkup Penugasan

BAB II GAMBARAN UMUM PEMETAAN

A. Struktur organisasi

B. Tugas Pokok dan Kegiatan

C. Metodologi dan Langkah Kerja

BAB III HASIL PEMETAAN PENERAPAN SPIP PADA INSTANSI XXX

A. KONDISI HASIL PEMETAAN PENERAPAN SPIP ORGANISASI PER

UNSUR

1. Kondisi Penerapan Lingkungan Pengendalian

2

2. Kondisi Penerapan Penilaian Risiko

3. Kondisi Penerapan Kegiatan Pengendalian

4. Kondisi Penerapan Informasi & Komunikasi

5. Kondisi Penerapan Pemantauan

B. KONDISI HASIL PEMETAAN PENERAPAN SPIP ORGANISASI

SECARA KESELURUHAN (KETERKAITAN ANTAR UNSUR SPIP)

BAB IV SIMPULAN DAN REKOMENDASI

A. Simpulan

B. Rekomendasi

LAMPIRAN

ISI LAPORAN

1. RINGKASAN EKSEKUTIF

Berisi pokok-pokok hasil pemetaan, simpulan dan rekomendasi yang perlu

disampaikan oleh penanggungjawab penugasan kepada pemberi tugas

(stakeholder). Istilah yang sering digunakan juga adalah Pengantar.

Ringkasan eksekutif disusun antara 1-2 halaman ditandatangi oleh

Penanggung jawab laporan.

2. BAB I - PENDAHULUAN

Pada BAB ini akan memuat latar belakang, tujuan, ruang lingkup serta

dasar penugasan.

a. Latar Belakang

Latar belakang memuat ringkasan tentang tupoksi Instansi

Pemerintah, pentingnya SPIP dalam membantu keberhasilan Instansi

pemerintah mencapai tujuan serta latar belakang penugasan.

3

b. Tujuan

Untuk memperoleh gambaran yang memadai atas penerapan SPIP di

Instansi Pemerintah.

c. Dasar Penugasan

Berisi dasar penugasan yang diberikan dapat berupa permintaan (by

request) dari Kementerian/ Lembaga/ Instansi Pemerintah atau

Memorandum of Understanding (MoU).

d. Ruang Lingkup Penugasan

Ruang lingkup disesuaikan dengan penugasan antara lain meliputi

periode pemetaan, lingkup penugasan dan keterbatasannya.

3. BAB II- GAMBARAN UMUM PEMETAAN

Berisi hal-hal penting yang dapat memberikan masukan kepada pembaca

mengenai gambaran umum yang ada di dalam Instansi Pemerintah,

antara lain mengungkapkan hal-hal sebagai berikut:

a. Dasar Hukum, Tugas Pokok dan Fungsi Instansi

Untuk menggambarkan kegiatan utama Instansi Pemerintah.

b. Struktur Organisasi

Untuk menggambarkan struktur organisasi Instansi.

c. Metodologi Pemetaan

Berisi konsep dan teori yang mendasari penugasan serta langkah-

langkah kerja yang diperlukan untuk melaksanakan penugasan. Dalam

hal ini perlu diungkapkan mengenai alur pikir dan output yang

dihasilkan serta pengecualian yang terjadi saat penugasan.

4. BAB III - HASIL PEMETAAN SPIP

Bab ini menguraikan hasil pemetaan SPIP dengan metodologi yang

ditetapkan. Uraian dapat dikelompokkan dalam:

4

a. Kondisi pemetaan penerapan SPIP per unsur SPIP

(i) Kondisi Penerapan Lingkungan Pengendalian

Hasil pemetaan atas Kondisi Penerapan Lingkungan Pengendalian

menguraiakan bagaimana pemenuhan atas parameter sesuai

dengan metodologi yang yang digunakan. Uraian kondisi yang ada

harus sampai pada kesimpulan umum seberapa memadai

penerapan setiap sub unsur lingkungan pengendalian, serta

kondisi-kondisi yang memerlukan perbaikan.

(ii) Penerapan Penilaian Risiko

Hasil pemetaan atas Kondisi Penerapan Penilaian Risiko




penerapan setiap sub unsur Penilaian Risiko, serta kondisi-kondisi

yang memerlukan perbaikan.

(iii) Penerapan Kegiatan pengendalian

Hasil pemetaan atas Kondisi Penerapan Kegiatan pengendalian




penerapan setiap sub unsur Kegiatan pengendalian serta kondisi-

kondisi yang memerlukan perbaikan.

(iv) Penerapan Informasi Komunikasi

Hasil pemetaan atas Kondisi Penerapan Informasi Komunikasi




penerapan setiap sub unsur Informasi Komunikasi, serta kondisi-

kondisi yang memerlukan perbaikan.

(v) Penerapan Pemantauan

5

Hasil pemetaan atas Kondisi Penerapan Pemantauan




penerapan setiap sub unsur Pemantauan, serta kondisi-kondisi

yang memerlukan perbaikan.

Untuk memudahkan pembaca dalam memahami materi dapat

disampaikan dalam bentuk deskripsi, tabel dan grafik.

b. Kondisi pemetaan penerapan SPIP secara menyeluruh (keterkaitan

antar unsur SPIP)

Simpulan kondisi SPIP organisasi secara keseluruhan dengan

membuat keterkaitan/hubungan antara unsur satu dengan unsur

lainnya. Laporan di bagian ini memberikan gambaran bagaimana

kondisi setiap unsur saling memiliki keterkaitan satu sama lain

sehingga dapat dilihat benang merah yang dapat menyajikan potret

kondisi penerapan SPIP secara keseluruhan.

5. SIMPULAN DAN SARAN

a. Simpulan menggambarkan pokok-pokok hasil pemetaan Penerapan

SPIP yang terdiri penerapan per sub unsur dan gambaran

keterintegrasian penerapan.

b. Rekomendasi berisi saran perbaikan yang harus dijalankan oleh

Instansi Pemerintah dalam rangka memperbaiki Penerapan SPIP serta

rekomendasi atas permasalahan yang ditemukan.

BAB I PENDAHULUAN -...

Documents

Transcript of BAB I PENDAHULUAN -...