1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengendalian internal dalam arti luas disamakan dengan Manajemen control

yaitu suatu system yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan

perusahaan untuk mengawasi/ mengendalikan perusahaan. Dalam pengertian

pengendalian internal meliputi struktur organisasi, formulir-formulir dan prosedur

pembukuan dan laporan (administrasi), budget dan standar pemeriksaan internal

dan sebagianya (Hartanto, 1997 : 15). Pengendalian Internal bertujuan untuk

melindungi harta benda/ aktiva perusahaan, meneliti ketetapan dan seberapa jauh

dapat dipercayai data akuntansi, mendorong efesien operasi dan menunjang

dipatuhinya kebijaksanaan pimpinan. Pentingnya perusahaan memiliki system

pengendalian internal adalah lebih mudah merancang dan membuat system

informasi akuntansi.

Pada perusahaan terdapat beberapa jenis aktiva yang digolongkan menjadi

aktiva lancar dan aktiva tidak lancar. Adapun aktiva lancar meliputi kas, investasi

jangka pendek, persediaan, dan piutang. Sedangkan aktiva tidak lancar meliputi

bangunan, kendaraan, dan lain sebagainya. Persediaan merupakan suatu aktiva

yang penting dalam proses operasi perusahaan dagang. Jumlah persediaan sangat

mempengaruhi kinerja operasi perusahaan, karena jumlah persediaan yang terlalu

rendah membuat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen,

sebaliknya jumlah persediaan yang telalu tinggi dapat menghambat kegiatan

perusahaan karena sebagian besar dana perusahaan tertanam di persediaan dan

2

tidak dapat diputarkan lagi.Persediaan sebaiknya ditetapkan dalam jumlah yang

optimal, tidak terlalu rendah dan tidak terlalu tinggi sebab jumlah perdiaan dapat

mempengaruhi tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan.

Pada penelitian ini penulis melalukan penelitian pada PT. Astra

International Tbk. – Toyota Sales Operation Cabang Tabanan atau yang lebih

dikenal dengan AUTO 2000 Tabanan. Perusahaan ini merupakan perusahaan

dagang yang menjual mobil dan meyediakan fasilitas servis kendaraan. Dalam hal

mendukung fasilitas servis untuk pelanggan, AUTO 2000 Tabanan menyediakan

partshop dimana partshop ini merupakan gudang suku cadang yang menyediakan

segala jenis suku cadang yang dibutuhkan oleh kendaraan yang akan di servis.

Partshop ini memiliki berbagai jenis persediaan yang setiap waktu terjadi

pemasukan dan pengeluaran persediaan yang dibutuhkan oleh bagian servis, oleh

sebab itu persediaan digudang tersebut, baik yang masuk maupun yang keluar

harus memiliki pengendalian internal. Pengendalian internal ini juga dibutuhkan

untuk mengantisipasi adanya kesalahan dalam pemasukan dan pengeluaran suku

cadang, karena kesalahan pencatatan atau perhitungan suku cadang ini dapat

menimbulkan masalah dalam operasional perusahaan.

Dalam tugas akhir studi ini, penulis akan membahas perlakuan akuntansi

persediaan yang diterapkan pada PT. Astra International Tbk. – Toyota Sales

Operation Cabang Tabanan. Sesuai latar belakang masalah di atas, maka penulis

tertarik melakukan dan membahas penelitian dengan judul “PENGENDALIAN

INTERNAL ATAS PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. ASTRA

INTERNATIONAL Tbk – TOYOTA KANTOR CABANG TABANAN”.

3

1.2 Tujuan Penelitian

` Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui perlakuan dan

pelaksanaan pengendalian internal atas suku cadang pada PT. Astra International

Tbk – Toyota Kantor Cabang Tabanan.

1.3 Kegunaan Penelitian

Berdasarkan tujuan penelitian tersebut, adapun manfaat yang dapat

diperoleh antara lain :

1) Manfaat Teoritis

Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas pengetahuan serta

wawasan, khususnya mengenai pengendalian internal atas persediaan suku

cadang. Selain itu, penelitian ini juga diharapkan dapat menjadi referensi bagi

penelitian sejenis untuk penyempurnaan penelitian sebelumnya.

2) Manfaat Praktis

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang berguna bagi pihak

perusahaan dalam pengambilan keputusan dan sebagai bahan pertimbangan

bagi perusahaan menegenai pengendalian internal atas persediaan suku cadang.

1.4 Sistematika Penulisan

Pembahasan Tugas Akhir Studi (TAS) ini terdiri dari lima bab yang saling

berhubungan antara bab yang satudengan bab yag lainnya dan di susun secara

terperinci serta sistematis untuk memberikan gambaran dan mempermudah

pembahasan laporan ini. Sistematika dari masing-masing bab dapat dirinci sebagai

berikut :

4

Bab I : Pendahuluan

Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan

Pokok Masalah, Tujuan dan Kegunaan Penelitian serta menguraikan

sistematika yang digunakan untuk membahas masalah yang

dihadapi.

Bab II : Kajian Pustaka

Bab ini menguraikab berbagai landasan teori yang ada hubungannya

dengan pokok permasalahan , yaitu mengenai Pengertian Persediaan,

Pengertian Sistem Pengendalian Internal, Sistem Pengendalian

Internal Persediaan, Unsur-unsur pengendalian internal, Serta

menguraikan pembahasan hasil penelitian sebelumnya.

Bab III : Metode Penelitian

Bab ini menyajikan metodologi penelitian yang meliput Lokasi

Penelitian, Obyek Penelitian, Indentifikasi Variabel, Definisi

Operasional Variabel, Jenis dan Sumber Data, Metode Pengumpulan

Data dan Teknik Analisis Data yang dipergunakan.

Bab IV : Pembahasan Hasil Penelitian

Bab ini menguraikan mengenai gambaran umum daerah/deskripsi

hasil penelitian dan pembahasan mengenai hasil penelitian.

Bab V : Simpulan dan Saran

Bab ini memuat kesimpulan dari hasil pembahasan danmemberikan

saran yang bermanfaat kepada perusahaan.

5

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian persediaaan

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan

untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses

produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari

peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu,

barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.

Sebagai salah satu asset penting dalam perusahaan karena biasanya

mempunyai nilai yang cukup besar serta mempunyai pengaruh terhadap besar

kecilnya biaya operasi perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan salah

satu kegiatan penting untuk mendapat perhatian khusus dari manajemen

perusahaan.

Persediaan merupakan suatu aktiva yang penting dalam proses operasi

perusahaan dagang. Jumlah persediaan sangat mempengaruhi kinerja operasi

perusahaan, karena jumlah persediaan yang terlalu rendah membuat perusahaan

tidak dapat memenuhi permintaan konsumen, sebaliknya jumlah persediaan yang

telalu tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan karena sebagian besar dana

perusahaan tertanam di persediaan dan tidak dapat diputarkan lagi.Oleh sebab itu

persediaan sebaiknya ditetapkan dalam jumlah yang optimal, tidak terlalu rendah

dan tidak terlalu tinggi sebab jumlah perdiaan dapat mempengaruhi tingkat

keuntungan yang diperoleh perusahaan.

6

2.1.2 Pengertian Sistem Pengedalian Internal

Sistem Pengendalian Internal merupakan istilah yang telah umum dan

banyak digunakan berbagai kepentingan. Istilah Pengendalian intern diambil dari

terjemahan istilah “Internal Control” meskipun demikian penulis menterjemahkan

sebagai pengawasan intern, untuk istilah tersebut hal ini tidaklah menjadi masalah

karena tidak mengurangi pengertian Sistem Pengendalian Intern secara umum.

Pengendalian internal mencakup rencana organisasi dan semua metode

serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan

aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya,

memajukan efisiensi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijaksanaan-

kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan (James 1997:155).

Sistem Pengendalian Internal yang diciptakan dalam suatu perusahaan

harus mempunyai beberapa tujuan. yaitu :

a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.

b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

c. Memajukan efisiensi operasi perusahaan.

d. Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih

dahulu untuk dipatuhi. (Zaki, 1999:14).

2.1.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal

Suatu sistem terdiri dari sub-sub system atau unsur pembetukan system

yang saling berhubungan dan saling ketergantungan bahkan mungkin saja dapat

mempengaruhi satu dengan yang lainnya. Begitu juga suatu pengendalian internal

7

yang memadai harus terdiri dari unsur-unsur yang membentuk pengendalian

internal tersebut. Unsur pengendalian internal terdiri dari lima unsur yaitu :

1) Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan unsur utama dari semua unsur

pengendalian internal. Lingkungan pengendalian merupakan efek

kumpulan dari beragam factor pada pembuatan, penguatan, atau

mengurangi efektifitas dari kebijakan dan prosedur khusus. Dengan kata

lain, lingkungan pengendalian mengurut keseluruhan kegiatan darikegiatan

dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dan karyawan

2) Penilaian Resiko Persediaan

Penilaian resiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisa dan

mengatur resiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Resiko tersebut

biasanya berasal dari dalam dan luar perusahaan berupa tindakan yang

terkait kemungkinan yang diperlukan.

3) Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi atas persediaan merupakan kegiatan dari system

akuntansi organisasi perusahaan. Ini berarti kegiatan akuntansi merupakan

sumber dari informasi dan menghasilakan komunikasi atas persediaan.

4) Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu

menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksakan. Kebijakan dan

prosedur ditunjukan untuk mengawasi dan mengandalikan resiko yang

mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan perusahaan.

8

5) Pemantauan

Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian

internal sepanjang waktu. Pemantauan dilaksakan oleh petugas yang

semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun

pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan

apakah struktur pengendalian internal berjalan sebagaimana yang

diharapkan.

2.1.4 Sistem Pengendalian Internal Persediaan

Sistem pengendalian internal bertujuan untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengeecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong

efesiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi,

2001:163). Sistem pengendalian internal persediaan berkaitan erat dengan

prosedur pembelian (pengadaan) barang, prosedur retur pembelian dan prosedur

perhitungan fisik persediaan.

a. Prosedur pembelian (pengadaan) barang

Pembelian barang dagangan merupakan kegiatan pengadaan barang

dagangan yang diperlukan bagi operasional perusahaan. Pembelian barang

dagangan dapat dilakukan secara tunai maupun secara kredit.

Secara garis besar taransaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut

(Mulyadi, 2001:300)

1) Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada fungsi

pembelian.

2) Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

9

3) Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok

dan melakukan pemilihan pemasok.

4) Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang

dipilih.

5) Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirimkan

oleh pemasok.

6) Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi

gudang untuk disimpan.

7) Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi

akuntansi.

8) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan mencatat

kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian tersebut.

Menurut Mulyadi (2001) elemen pengendalian internal dalam prosedur

pembelian barang yaitu :

a. Dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembelian barang

dagangan adalah :

1) Surat permintaan pembelian

Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang atau pemakai barang

untuk meminta bagian pembelian melakuakan pembelian barang

dengan jelas, jumlah, dan mutu seperti yang tercantum dalam surat

permintaan pembelian. Dokumen ini biasanya terdiri dari dua

lembar, lembar asli untuk bagian pembelian dan lembar tembusan

untuk arsip bagian gudang.

10

2) Surat permintaan penawaran harga.

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran bagi barang

yang pengadaannya tidak bersifatberulang terjadi yang menyangkut

jumlah rupiah pembelian yang besar.

3) Surat order pembelian.

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih

4) Laporan penerimaan barang.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat

order pembelian.

5) Surat perubahan order.

Kadang diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian

yang telah diterbitkan sebelumnya. Perubahan tersebut dapat

berupa perubahan kuantitas, jadwal, penyerahan barang, spesifikasi

atau penggantian yang berkaitan dengan perubahan desain atau

bisnis. Perubahan order pembelian diberitahukan kepada pemasok

secara resmi.

6) Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen inijuga berfungsi sebagai perintah

11

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok serta

cara pembayaran yang dilakukan.

b. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian yaitu register bukti kas keluar, jurnal pembelian, kartu

utang, dan kartu persediaan.

c. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.

Berikut ini dijelaskan tanggung jawab masing-masing fungsi :

1) Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan

permintaan pembelian dan untuk menyimpan barang yang telah

diterima dari fungsi penerimaan.

2) Fungsi pembelian

Fungsi pembeliaan bertanggung jawab memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan

order pembelian kepada yang dipilih.

3) Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakuakan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima.

12

4) Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pembelian adalah fungsi

pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi

pencatatan utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian

ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip

dokumen sumber sebagai catatan utang. Fungsi pencatatan

persediaan bertanggun jawab mencatat harga pokok persediaan

barang yang debeli kedalam kartu persediaan.

b. Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan

Perhitungan fisik persediaan digunakan oleh perusahaan untuk

menghitung secara fisik persediaan yang disimpan digudang yang hasilnya

digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai

pelaksanaan penyimpanan, dan pertanggungjawaban bagian kartu

persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang

diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan

persediaan di bagian kartu persediaan (Mulyadi,2001:575)

Prosedur perhitungan fisik persediaan adalah prosedur perhitungan

fisik, prosedur kompilasi, prosedur penetuan harga pokok persediaan,

prosedur penyesuaian.

1) Prosedur perhitungan fisik

Prosedur ini diawali dengan pembagian kartu perhitungan fisik kepada

penghitung dan pengecek oleh pemegang kartu perhitungan fisik.

Kemudian semua jenis persediaan di hitung oleh penghitung dan

13

pengecek secara independen dan mencatat hasilnya pada kartu

perhitungan fisik.

2) Prosedur kompilasi

Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik mencocokan

data yang dihasilkan oleh penghitung pada bagian ketiga kartu

penghitung fisik dan pengecek yang terdapat dalam bagian kedua

kartu penghitungan fisik. Jika data yang dihasilkan sama, pemegang

kartu penghitungan fisik juga bertugas mencatat data yang tercantum

dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik ke dalam daftar hasil

perhitungan fisik jika hasil penghitungan antara penghitung dan

pengecek terdapat perbedaan maka harus dilakukan penghitungan

ulang.

3) Prosedur penetuan harga pokok persediaan

Bagian kartu persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis

persediaan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik

berdasarkan informasi yang terdapat dalam kartu persediaan serta

mengalikan harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil

perhitungan fisik persediaan untuk mendapatkan harga pokok

persediaan yang dihitung.

4) Prosedur penyesuaian.

Pada prosedur ini bagian kartu persediaan melakuakan penyesuaian

terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan.

14

Bagian gudang juga melakukan penyesuaian terhadap data kuantitas

persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.

Menurut Mulyadi (2001) elemen pengendalian internal dalam prosedur

perhitungan fisik yaitu :

a. Dokumen

Dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil perhitungan fisik

persediaan.

1) Kartu penghitungan fisik

Kartu penghitungan fisik merupakan dokumen yang digunakan

untuk mencatat hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam

penghitungan fisik persediaan setiap jenis persediaan dihitung dua

kali secara independen oleh penghitung dan pengecek.

2) Daftar hasil perhitungan fisik

Daftar hasil penghitungan fisik persediaan digunakan untuk

meringkas data yang telah dicatat dibagian kedua kartu penghitungan

fisik. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga

pokok total tiap jenis persediaan oleh bagian kartu persediaan

berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil

penghitungan fisik yang telah selesai diproses di tandatangani oleh

ketua panitia penghitungan fisik dan diotorisasi oleh direktur utama.

Dokumen itu kemudian digunakan untuk meminta

pertanggungjawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan

15

penyimpanan barang dan pertangungjawaban dari bagian kartu

persediaan

b. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam penghitungan fisik persediaan

adalah :

1) Kartu persediaan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap

data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum

dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan.

2) Kartu gudang

Catatan ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data

persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang

dikelola oleh bagian gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik

persediaan.

3) Jurnal umum

Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian rekening

persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang terdapat dalam

rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik

persediaan.

c. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam perhitungan fisik persediaan adalah :

1) Panitia penghitungan fisik persediaan

16

Panitia penghitungan fisik persediaan berfungsi untuk melakukan

penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan fisik

persediaan kepada bagian kartu persediaan persediaan untuk digunakan

sebagai dasar penyesuaian terhadap persediaan dalam kartu persediaan.

2) Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencantumkan harga pokok

satuan persediaan yang dihitung ke dalam hasil perhitungan fisik,

mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam

daftar hasil perhitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam

daftar hasil perhitungan fisik, melakukan penyesuaian terhadap kartu

persediaan berdasarkan data hasil penghitungan fisik pesediaan, membuat

bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal

umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

3) Fungsi gudang

Dalam penghitungan fisik persediaan fungsi gudang bertangggung

jawab untuk melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang

dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik

persediaan.

2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya

Hasil penelitian sebelumnya yang digunakan sebagai rujukan pada penelitian

ini adalah sebagai berikut :

1) Andrew Budi Isnaini (2009) dengan judul “Pengawasan Internal

Persediaan Suku Cadang pada Auto 2000 SM Raja PT. Astra

17

International Medan”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui

cara pengawasan internal persediaan pada gudang suku cadang Auto

2000 SM Raja dan untuk mengetahui apakah kebijakan pengawasan

internal persediaan suku cadang yang diterapkan Auto 2000 SM Raja

telah efektif dan efisien. Teknik anlisis data yang dipergunakan adalah

teknik analisis deskriptif. Hasil penelitian tersebut menunjukan

pengawasan internal pada peniliaan resiko persediaan, informasi dan

komunikasi atas suku cadang, aktivitas pengawasan suku cadang,

pemantauan terhadap persediaan.

2) Rina Setyaningrum (2009) dengan judul “Evaluasi Sistem Pengendalian

Intern Persediaan Pada KPRI UNS”. Tujuan penelitian ini yaitu untuk

mengetahui pelaksanaan sistem pengendalian intern persediaan. Teknik

analisi data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif komparatif.

Hasil penelitian tersebut menunjukan standar operasional prosedur pada

KPRI UNS dan pelaksanaan standar operasional prosedur pada KPRI

UNS.

Penelitian ini memiliki persamaan dengan penelitian yang dilakukan oleh

Andrew Budi Isnaini (2009). Persamaan tersebut terletak pada teknik analisis

data yang digunakan yaitu teknik analisis deskriptif. Perbedaan penelitian ini

dengan Andrew Budi Isnani (2009) dan Rina Setyaningrum (2009) yaitu

terletak pada variable yang digunakan dan lokasi serta periode penelitian ini

dilakukan pada PT Astra Iternational Tbk – Toyota Sales Operational Kantor

Cabang Tabanan atau yang lebih dikenal dengan Auto 2000 Tabanan.

18

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini dilakukan pada PT. Astra Iternational Tbk -Toyota Sales

Operatiaon Kantor Cabang Tabanan yang beralamat di jalan Achmad Yani No. 99

Abian Tuwung, Kediri, Tabanan.Lokasi ini dipilih dengan pertimbangan bahwa

PT. Astra Iternational Tbk – Toyota Sales Operation atau yang lebih dikenal

dengan Auto2000 merupakan suatu perusahaan dagang yang menjual mobil dan

menyediakan fasilitas pelayanan purna jual. Hal ini membuat penulis tertarik

untuk melakukan penelitian terhadap pelaksanaan pengendalian internal atas

persediaan suku cadang.

3.2 Obyek Penelitian

Obyek penelitian ini adalah pelaksanaan pengendalian internal atas

persediaan suku cadang pada PT. Astra International Tbk. – Toyota Kantor

Cabang Tabanan.

3.3 Identifikasi Variabel

Variabel yang digunakan pada penelitian ini adalah pelaksanaan pengendalian

internal atas persediaan suku cadang.

3.4 Defenisi Operasional Variabel

Devinisi operasional adalah suatu definisi dari variabel dengan cara

memberikan arti suatu operasional yang diperlukan agar dapat diukur.

Pengendalian internal atas persediaan didefinisikan sebagai usaha untuk menjaga

19

kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keadaan data akuntansi, mendorong

efesiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

3.5 Jenis dan Sumber Data

3.5.1 Jenis Data

1) Data Kuantitatif

Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka-angka yang dapat

dinyatakan dalam satuan hitung (Sugiyono, 2012:13). Dalam penelitian

ini, yang termasuk dalam data kuantitatif yaitu nominal order pembelian

suku cadang, nominal bukti transfer suku cadang.

2) Data Kualitatif

Data kualitatif adalah data yang berbentuk kalimat, skema, dan gambar

yang ada kaitannya dengan masalah penelitian (Sugiyono, 2012:13).

Dalam penelitian ini, yang termasuk dalam data kualitatif yaitu

prosedur pembelian persediaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi

serta untaian tugas dan jabatan perusahaan.

3.5.2 Sumber Data

1) Data Primer

Data Primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah oleh suatu badan

atau individu secara langsung dari obyeknya (Wirawan, 2001:6). Dalam

penelitian ini,yang termasuk data primer adalah hasil wawancara

dengan karyawan dan kepala departemen pada perusahaan.

20

2) Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi,

sudah dikumpulkan dan diolah oleh pihak lain (Wirawan, 2001:6).

Dalam penelitian ini, yang termasuk data sekunder yaitu pedoman yang

digunakan dalam prosedur operasional persediaan serta buku-buku lain

yang berkaitan dengan penelitian ini.

3.6 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut :

1) Wawancara

Wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab

secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait (Sugiyono,2012:194). Dalam

penelitian ini penulis melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-

pihak perusahaan, terkait pengendalian internal atas persediaan suku cadang.

2) Observasi

Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan

langsung dan pencatatan tentang fenomena obyek penelitian yang ada

(Sugiyono.2012:203). Dalam penelitian ini penulis mengamati tentang

pengendalian internal atas persediaan suku cadang pada PT. Astra International

Tbk. – Toyota Kantor Cabang Tabanan.

3.7 Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis

21

deskriptif. Teknik analisis data deskriptif merupakan suatu metode dimana data

dikumpulkan,disusun, diinterprestasikan, dianalisa dan dijelaskan secara

sistematis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah. Tujuan dari

analisis deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi atau gambaran secara

sistematis dan akurat mengenai fakta-fakta yang diselidiki. Dalam penelitian

ini,penulis mendeskripsikan atau mengambarkan penerapan mengenai

pengendalian internal atas persediaan suku cadang pada PT. Astra Iternational

Tbk. – Toyota Kantor Cabang Tabanan.

22

BAB IV

PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

4.1 Gamaran Umum Daerah/Deskripsi Hasil Penelitian

4.1.1 Sejarah PT. Astra International Tbk.

PT. Astra International Tbk adalah induk perusahaan Grup Astra. PT. Astra

International Incorporation (AII) pertama kali didirikan pada tanggal 20 Februari

1957 Drs. Tjia Kian Tie (Alm), William Soerjadja (Tjia Kiang Liong ), dan E.

Hariman (Liem Peng Hong), yang bergerak dalam bidang usaha ekspor-impor

hasil bumi, inventaris alat-alat kereta api untuk PKA (sekarang PJKA), serta

bahan-bahan untuk proyek pengembangan PLTA Jatiluhur.

Kemudian pada tahun 1965 PT. Astra International mendirikan bangunan

baru di Jakarta dan kantor yang berada di Bandung dijadikan sebagai kantor

cabang. Pada masa itu PT. Astra International bergerak dalam bidang impor alat-

alat berat dan kendaraan bermotor. Berkat usaha patungan antara pemerintah

Indonesia dengan yang bergerak dalam bidang perakitan kendaraan beroda empat,

maka pada tanggal 25 Februari 1969 berdirilah PT. Gaya Motor. Pada tanggal 1

Juli 1969 PT. Astra International Incorporation (AII) mendapatkan pengakuan

resmi dari pemerintah Republik Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan

bermotor merek “Toyota” untuk seluruh wilayah Indonesia.

Sebagai kelanjutan dari pengakuan tersebut pada pertengahan tahun 1970 PT.

Astra International Incorporation (AII) membentuk “Toyota Division” yang

menangani distributor dan pemasaran kendaraan merek Toyota. Melihat prospek

pemesanan mobil merek Toyota cukup cerah, maka pada tahun 1971 didirikan

23

perusahaan baru yang diberi nama PT. Toyota Astra Motor (TAM) yang

merupakan patungan antara Indonesia dengan Jepang. Perusahaan dari pihak

Jepang adalah Toyota Motor Company LTD, dan Toyota Sales Company LTD.

Sedangkan dari pihak Indonesia adalah PT. Astra International dan PT. Gaya

Motor.

Setelah PT. Astra Motor berdiri, maka status agen tunggal Toyota untuk

seluruh wilayah Indonesia dialihkan kepada PT. Toyota Astra Motor, sedangkan

PT. Astra International berubah statusnya menjadi penyalur utama kendaraan

bermotor merek Toyota. Kegiatan PT. Toyota Astra Motor adalah mengimpor

mobil-mobil merek Toyota dalam keadaan Completely Knock Down (CKD) dari

Jepang dan merakitnya di PT. Gaya Motor serta menyalurkan pada dealer-dealer

utama di Indonesia. Disamping sebagai agen tunggal PT. Toyota Astra Motor juga

bergerak sebagai importir suku cadang untuk mobil-mobil merek Toyota.

Dengan semakin berkembangnya pemasarannya mobil merek Toyota, dan

agar pengelola pemasaran mobil Toyota di Indonesia dapat lebih efisien dan

efektif, maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales (AMS)

berdasarkan Akta Notaris Kartini Mulyadi, SH. No. 195 tanggal 30 Juli 1975 dan

No. 52 tanggal 10 Oktober 1975. Sebelumnya untuk penjualan mobil Toyota

dilakukan oleh satu divisi dari PT. Astra International yaitu Motor Vehicle

Division. Pada tahun 1989, PT. Astra Motor Sales bergabung dan menjadi divisi

penjualan dari PT. Astra International. Kegiatan utama PT. Astra International

adalah menjual mobil merek Toyota, menjual sahamnya pada masyarakat (go

public) dengan nilai nominal yang tidak terlalu tinggi.

24

Sebagai dealer utama wilayah perusahaan PT. Astra International Tbk.

Toyota Sales Operation mencakup Sumetra (kecuali Jambi, Riau, dan Bengkulu),

Jawa (kecuali Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta), Bali, NTB, dan NTT. Kantor

cabang Tabanan merupakan cabang ketiga untuk wilayah Bali. Masing-masing

cabang berdiri sendiri dan dalam kegiatan opoerasionalnya bertanggung jawab

langsung ke kantor pusat PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation

yang beralamat di Jl. Gaya Motor III No. 3 Sunter II Jakarta Utara.

4.1.2 Sejarah AUTO 2000

Auto2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru

pada tahun 1989 berubah nama menjadi Auto 2000. Auto 2000 adalah jaringan

jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang

manajemennya ditangani penuh oleh PT. Astra International Tbk. Saat ini Auto

2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-

80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto 2000

berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal

Pemegang Merek (ATPM) Toyota. Auto 2000 adalah dealer resmi Toyota

bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain.

Auto 2000 memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (kecuali

Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y).

Selain cabang-cabang Auto 2000 (disebut Direct) yang berjumlah 63 cabang ,

Auto 2000 juga memiliki dealer yang tersebar di seluruh Indonesia (disebut

Indirect), yang totalnya berjumlah 67 outlet. Dengan demikian, terdapat 130

cabang (Direct Sub cabang dan Indirect) yang mewakili penjualan Auto 2000 di

seluruh Indonesia. 48 Bengkel milik Auto 2000 merupakan yang terbesar dan

25

terlengkap di Asia Tenggara. Disamping itu Auto 2000 juga memiliki 407

Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota.

Perkembangan Toyota di Indonesia semakin meningkat. Hal ini dapat dilihat

dari jumlah cabang atau outlet yang tersebar di seluruh Indonesia, salah satunya

adalah di Bali. PT Astra International Tbk – Toyota Sales Operation Kantor

cabang Tabanan pertama kali diresmikan pada tanggal 6 April 2012 di JL.

Achmad Yani No. 99 Abiantuwung Kediri Tabanan dan dipimpin pertama kali

oleh Bapak Nyoman Gede Tresna Triyana Anom sebagai Kepala Cabang Auto

2000 Tabanan.

Visi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation menjadi Main

Dealer Otomotif no. 1 di Indonesia adalah :

1. Perusahaan beserta seluruh jajarannya mampu beradaptasi dengan

pesatnya perubahan teknologi.

2. Karyawan memiliki keterampilan yang tinggi untuk melayani beragam

keinginan pelanggan secara cepat, tepat, dan dapat diterapkan.

3. Adanya jaminan kepuasan pelanggan.

4. Karyawan yang berkualitas dan mandiri.

Misi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation adalah menjadi

mitra usaha yang terpercaya bagi seluruh stakeholder (Pelanggan Toyota,

Karyawan, Supplier, Pemegang saham, Pemerintah, dan Masyarakat). PT. Astra

International Tbk. Toyota Sales Operation akan mampu menjadi mitra terpercaya

dengan adanya kemampuan untuk :

1. Menjunjung tinggi kualitas pelayanan terhadap Pelanggan dan Karyawan.

26

2. Menjalankan praktek bisnis secara handal dan penuh integritas.

3. Memelihara komitmen jangka panjang dalam mengembangkan usaha.

4. Berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan ekonomi nasional.

4.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan

PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation Kantor Cabang Tabanan

Bali, menggunakan sistem organisasi garis dan staff yaitu pelimpahan wewenang

berlangsung secara vertikal sepenuhnya dari pimpinan kepada bawahannya.

Pembagian tugas dan wewenang mengalir dalam satu garis lurus dari puncak ke

bagian bawah dan setiap individu bertanggung jawab hanya kepada satu orang

yang lebih tinggi tingkatannya.

Struktur organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation

Kantor Cabang Tabanan secara lengkap dapat dilihat pada gambar 4.1.

27

Struktur Organsasi

PT. Astra International Tbk – Toyota Cabang Tabanan

Gambar 4.1

Keterangan :

CRC : Customer Relation Coordinator

PGA : Personal General Affair

PDS : Pre Delivery Service

Sumber : PT. Astra International Tbk – Toyota Cabang Tabanan, 2015

PT astra Internatonal Tbk Toyota Sales Operation Head office

PT Astra International Tbk Toyota Sales Operations – Wilayah

Abian Tuwung, Kediri, Tabanan, Bali

Kepala Cabang

CRC

Kepala Bengkel Kepala administrasi

PGA Kasir

Admin Unit

PT Astra International Tbk

PT Astra International Tbk Toyota Sales Operations – Wilayah Jatim

Admin Service

PDS

Sales Supervisor

Messenger

Technical Leader

Mekanik

Service advisor

Partman

Booking

Sales counter

Sales

28

Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, dalam struktur

organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation Kantor Cabang

Tabanan :

1) Kepala Cabang

Uraian Tugas :

a. Mengawasi dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan kantor cabang

yang dipimpinnya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

b. Membuat analisa mengenai perkembangan perusahaan baik dilihat

dari sisi keuangan maupun pelaksanaa operasional perusahaan untuk

menilai efisiensi dan efektivitas kerja.

c. Menerima laporan dari setiap kepala departemen tentang hasil yang

dicapai oleh masing-masing departemen tersebut. Laporan ini kelak

akan menjadi laporan ke kantor pusat.

d. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-

masing departemen tersebut.

e. Menandatangani surat surat penting yang berhubungan dengan kantor

cabang.

2) CRC (Customer Relation Coordinator)

Uraian Tugas :

a. Memberikan laporan kepada kepala cabang mengenai hasil

kegiatannya.

b. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan atau calon pembeli.

29

3) Sales Supervisor

Urain Tugas :

a. Mengontrol penjualan kendaraan mobil.

b. Menyusun dan membuat laporan penjualan.

c. Menentukan metode-metode pendistribusian dan kebijakan penjualan.

d. Mengusahakan terpenuhinya produk yang diinginkan pelanggan.

e. Menyusun strategi dan memotivasi para salesman untuk menjual

mobil sesuai target.

4) Sales/Sales Counter

Uraian Tugas :

a. Mencari customer untuk mendapatkan order.

b. Menjual kendaraan.

c. Melayani pembelian secara tunai kredit.

d. Membuat Surat pesanan kendaraan (SPK)...

e. Merencanakan dan mengadakan showroom event.

f. Pengecekan kendaraan setelah dilakukan delivery.

g. Menyerahkan kendaraan kepada pelanggan.

5) PDS (Pre Delivery Servis)

Uraian Tugas :

a. Memeriksa papan tracking pengiriman kendaraan ke customer.

b. Mengecek dan menyiapkan kendaraan untuk di serahkan ke customer.

c. Menandatangani Order Kirim Kendaraan (OKK) dan Bukti Serah

Terima Kendaraan (BSTKB) sebagai driver.

30

6) Kepala Bengkel

Uraian Tugas :

a. Memimpin bengkel Auto 2000, mengkoordinir, mengarahkan dan

mengawasi pelaksanaan kegiatan bengkel.

b. Menilai dan menganalisa perkembangan bengkel dari segala segi guna

memajukan bengkel.

c. Membuat target pencapaian untuk mencari customer yang melakukan

service kendaraan.

7) Technical Leader

Urain Tugas :

a. Mengembangkan Menganalisa PKB dari Service Advisor untuk

mendistribusikan job kepada mekanik.

b. Mengawasi kerja mekanik sesuai PKB dan flate rate yang ditetapkan.

c. Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik, dengan

menjelaskan cara “ Trouble Shooting “.

d. Mendukung mekanik dalam penyedian suku cadang dan penyediaan

tools.

e. Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang

dihadapi untuk diserahkan pada atasan.

f. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan PKB.

g. Menjelaskan pada pelanggan tentang kondisi kendaraan yang sedang

diperbaiki.

h. Melakukan test drive terhadap kendaran yang telah selesai diperbaiki.

31

8) SA (Service Advisor)

Uraian Tugas :

a. Menerima pelayanan service dan mendiagnosa kendaraan kendaran

customer secara langsung.

b. S.A mencetak Perintah Kerja Bengkel (PKB) dan menjelaskan

pekerjaan service.

c. Menerima complain customer dan memprogram service unit kepada

mekanik.

9) Partman

Uraian Tugas :

a. Melakukan order parts ke Sub Depo atau TAM, baik untuk keperluan

gudang parts maupun parts pesanan Indirect.

b. Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat

memberikan informasi yang akurat terhadap parts pesanan next

internal customer.

c. Mencatat order atau permintaan yang tidak dapat dipenuhi, dan

melakukan follow-up kepada next internal customer atas kondisi order

tersebut.

d. Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi

fisik dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan..

e. Menyimpan parts untuk stock sesuai dengan lokasi yang telah

ditetapkan, membuat lokasi baru untuk parts baru dan menyimpan

parts pesanan indirect di intransit area.

32

f. Memelihara dan menjaga kondisi fisik stock parts dan menjaga

kebersihan lokasi dan ruang yang ada di gudang.

g. Melakukan evaluasi terhadap lokasi dan penempatan parts di gudang,

evaluasi parameter-parameter dan update terhadap data-data inventory

yang berhubungan dengan standar pengelolaan Toyota parts.

h. Memberikan informasi-informasi yang diperlukan oleh next internal

customer dalam bidang parts, seperti informasi harga, stock, kondisi

order dan kedatangan parts pesanan.

i. Membuat, melakukan register, filing dan menyimpan dokumen-

dokumen order, penerimaan, pengeluaran, claim, transfer, berita acara

dan laporan-laporan yang berhubungan dengan bidang kerjanya.

j. Memberikan saran, usulan dan berkonsultasi dengan kepala bengkel

dalam mencari solusi terhadap masalah parts.

k. Membuat retur dan claim bagi parts yang rusak atau kurang dalam

penerimaan dari TAM atau Sub Depo..

10) Booking Service

Urain Tugas :

a. Menjadawalkan service kendaraan untuk customer.

b. Membantu S.A untuk menerima complain customer.

c. Melaporkan complain customer terhadap pelayan service Auto 2000

kepada Kepala Bengkel

11) Mekanik

Uraian Tugas :

33

a. Melakuan pekerjaan perbaikan

b. Meminta dan mengambil suku cadang dan bahan yang di butuhkan

dalam pekerjaan perbaikan kendaraan.

12) Kepala Administrasi

Uraian Tugas :

a. Menyusun dan menetapkan anggaran dalam rangka menilai efisiensi

dan efektivitas Auto 2000 dan memberikan saran-saran atau

perbaikan.

b. Menandatangani atau memberikan paraf sebagai tanda persetujuan

atas penerimaan dan pengeluaran dari masing-masing departemen.

c. Memberikan perintah penyaluran dinas serta lembur kepada

karyawan administrasi

d. Mengawasi pelaksanaan semua kegiatan administrasi dapat

dilakukan dengan benar, agar laporan dapat selesai tepat pada

waktunya.

e. Mengawasi pelaksanaan semua kegiatan keuangan administrasi

umum dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

f. Mengelola bidang-bidang personalia, keuangan, persediaan dan

piutang dagang.

13) PGA (Personal General Affair)

Uraian Tugas :

a. Memperhatikan hasil kerja karyawan baru dan menjamin

kesejahteraan karyawan.

34

b. Membantu mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan

terkait dengan tidak berjalannya suatu fungsi dengan baik.

c. Mengatur perhitungan dan pembagian gaji karyawan.

14) Kasir

Uraian Tugas :

a. Menerima uang atau pembayaran dengan bukti yang sah.

b. Membuat laporan kas dan bank secara harian.

c. Menjaga keamanan uang kas.

d. Mengeluarkan uang kas atau dasar bon permintaan yang disetujui

oleh kepala cabang atau kepala administrasi.

e. Membuat laporan uang masuk maupun uang keluar.

f. Menyetor check / Bilyet Giro /tunai ke bank.

g. Memonitor peminjaman kuitansi.

h. Membuka uang muka dan persekot.

i. Membuat rekonsiliasi bank.

15) Administrasi Unit

Uraian Tugas :

a. Meregistrasi Surat Pesanan Kendaraa (SPK) dan memeriksa Tanda

Terima Jaminan Sementara (TTJPS).

b. Memamsukan mutasi-mutasi penerimaaan.

c. Membuat Delivery Order (DO) dan Bukti Serah Terima Kendaraan

Baru (BSTKB).

d. Registrasi DO dan BSTKB

35

e. Membuat laporan penjualan, stock, dan lain-lain.

f. Membuat surat pengantar, surat masuk dan surat keluar kendaraan.

g. Membuat lapoaran harian, mingguan, bulanan dan file.

h. Membuat faktur kendaran baru dan file registrasinya.

16) Admin Service

Uraian Tugas :

a. Mencetak kontrak kerja untuk Perjanjian Kerja Sama (PKS) sesuai

dengan kesepakatan yang telah disetujui Workshop Head.

b. Melakukan kegiatan administrasi masalah perpajakan.

c. Menerima PKB yang telah selesai diproses oleh bengkel.

d. Melakukan pekerjaan Billing dan Invoice dari PKB yang telah

dinyatakan selesai oleh Service Advisor.

e. Membuat registrasi Kuitansi Manual THS.

17) Messenggers

Uraian Tugas :

a. Mengantarkan surat penagihan beserta dokumen-dokumen (surat

penyerahan pembayaran, cover note / surat penyerahan BPKB,

fotocopy kuitansi DP, kuitansi asli pelunasan, copy legalisir BSTB)

ke pihak leasing.

b. Mentransfer uang transaksi ke bank, dan mengantarkan surat-surat

kelengkapan ke HO (Head Office) untuk pengurusan surat-surat

kendaraan baru.

36

4.2 Pembahasan Hasil Penelitian

4.2.1 Pengertian Persediaan pada PT.Astra International Tbk – Toyota

Pada PT. Astra International Tbk – Toyota persediaan di gudang suku

cadang merupakan barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali.

Persediaan tersebut meliputi suku cadang asli Toyota yang dibeli dari Toyota

Astra Motor (TAM) untuk pelanggan Toyota khususnya pelanggan servis

kendaraan pada bengkel Auto 2000. Dari uraian tersebut persediaan yang terdapat

di gudang suku cadang pada PT.Astra International Tbk – Toyota merupakan

barang dagang dimana persedian tersebut merupakan salah satu aktiva milik

perusahaan yang tujuannya untuk dijual tanpa mengadakan perubahan yang

mendasar terhadap barang tersebut.

4.2.2 Jenis Persediaan PT. Astra International Tbk – Toyota

Dalam melaksakan fungsi dan tugas utamanya sebagai Dealer Toyota maka

PT. Astra International Tbk – Toyota harus melaksanakan sales, service, dan

sparepart. Untuk sales dan service pihak perusahaan membutuhkan para staff

yang professional dan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai sesuai

dengan standar Toyota yang ditetapkan. Sedangkan untuk sparepart atau suku

cadang Toyota (Genuine Part) dan tempat penyimpanan suku cadang tersebut

dilakukan di gudang sparepart. dan gudang bahan Toyota.

Di gudang suku cadang Toyota terdapat beberapa jenis persediaan meliputi :

a. Separepart (suku cadang asli Toyota)

Suku cadang dalam hal ini merupakan genuine part yang digunakan untuk

mobil Toyota dengan berbagi tipe dalam proses servis mobil.

37

Contoh :sringan oli, saringan udara, kampas rem, timing belt, kopling, dan

lain sebagainya.

b. Material

Material meliputi suku cadang tambahan atau pendukung unuk pengunaan

suku cadang asli Toyota yang digunakan dalam proses servis mobil

bengkel Auto 2000.

c. Chemical

Chemical merupakan salah satu persediaan yang terdapat di gudang suku

cadang meliputi oli baik oli mesin maupun oli transmisi. Selain itu ada

pula minyak rem, gemuk, dan sebagainya.

4.2.3 Kebijakan Internal Persediaan di Gudang Suku Cadang

Digudang suku cadang terdapat beberapa kebijakan khusus dimana staff

part yang dapat memasuki ruang suku cadang, dan semua suku cadang yang

keluar dari gudang harus dilengkapi PKB (Perintah Kerja Bengkel). Di gudang

terdapat staff yang disebut partman yang bertugas mengawasi dan mengontrol

semua aktivitas di dalam gudang, bertugas untuk membuat laporan periodical

untuk pihak intern perusahaan dan untuk Astra International Toyota pusat, dan

juaga bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas harian gudang meliputi

penerimaan suku cadang yang dipesan dan didistribusi.

Selain itu juga untik mengantisipasi adanya variasi atau selisih atas

persediaan, setiap ada suku cadang yang keluar dari gudang harus dicatat secara

manual dengan kartu stok. Demikian juga secara sistem, setiap adanya persediaan

masuk ataupun keluar harus dicatat pada sistem yang disebut TDMS, dan setiap

38

bulanya secara periodic dilakukan stock opname atau perhitungan secara fsik

persediaan.

4.2.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal

1) Lingkungan Pengendalian Internal

Lingkungan pengendalian internal merupakan suatu langkah awal ketika

perusahaan akan melaksanakan pengendalian terhadap operasional perusahaan

dimana lingkungan memberikan landasan dalam menjalankan kegiatan

pengendalian. Lingkungan pengendalian internal Auto 2000 tersusun dengan baik.

Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi dimana terdapat pembagian tugas dan

wewenang. Adapun yang menjadi lingkungan pengendalian internal suku cadang

adalah bagian gudang yang bertugas dalam rencana penyediaan dan pembelian

suku cadang yang telah dipesan. Pada akhirnya lingkungan pengendalian internal

di Auto 2000 dipengaruhi oleh pengendalian organisasi dan operasional yang

efektif.

2) Penilaian Resiko Suku Cadang

Penilaian resiko suku cadang dilakukan oleh bagian gudang dengan

hitungan dan pertimbangan tertentu lalu dicek ulang oleh bagian accounting,

misalnya 10% dari total suku cadang yang ada digudang. Penilaian resiko dalam

pengendalian internal suku cadang dapat berupa penilaian terhadap anggaran suku

cadang dengan kebutuhan yang diminta oleh pelanggan bengkel. Dengan adanya

penilaian tersebut maka dapat diketahui berapa kebutuhan suku cadang pada

periode yang telah ditentukan sehingga ketersedian suku cadang dapat dipenuhi.

39

Penilaian resiko lainnya adalah menjaga mutu suku cadang yang ada di

gudang suku cadang Auto 2000. Dimana penjagaan mutu suku cadang khususnya

bahan-bahan kimia dilakukan agar suku cadang yang ada digudang layak

digunakan oleh pelanggan servis ketika akan didistribusikan.

3) Informasi dan Komunikasi Persediaan Suku Cadang

Adapun informasi yang diberikan mengenai posisi suku cadang digudang,

informasi tersebut dihasilkan melalui prosedur pencatatan dan pelaporan suku

cadang

a. Prosedur Pencatatan Suku Cadang

Dalam pencatatan suku cadang digunakan pencatatan persediaan secara

FIFO yaitu suku cadang yang pertama tiba digudang suku cadang akan

langsung dijual, hal ini dilakukan terutama untuk suku cadang dan oli. Hal

ini dikarenakan ada beberapa suku cadang yang memiliki jangka waktu

pemakaina terbatas dan begitu juga dengan oli. Pada saat pemesanan barang,

apabila barang yang dipesan telah tiba maka dibuat laporan penerimaan

barang dan juga diterima invoice dan data suku cadang yang dikirim oleh

bagian suku cadang pusat serta surat jalan dirangkap lalu diserahkan ke

partman dan barang yang tiba di good receive pada sistem untuk

mengkonfirmasi suku cadang tersebut sudah tiba dan diterima oleh bagian

gudang bahan.

b. Pelaporan Suku Cadang

Pelaporan suku cadang dilakukan secara periodikal yaitu setiap bulan.

Adapun laporan internal meliputi laporan penjualan suku cadang, margin

40

target total pemesanan bulanan. Sebelum dilaporkan, laporan ini

dibandingkan dengan hasil dari stock opname bulanan yang dilakukan agar

data yang dilaporkan lebih akurat. Setelah laporan tersebut sesuai data fisik

maka laporan tersebut ditandatangani oleh partman.

4.2.5 Pengendalian Internal Persediaan

Dalam pengendalian internal persediaan dilakukan dalam hal prosedur

pemesanan dan distribusi suku cadang. Dalam menjalankan operasionalnya yaitu

service, sales, dan saparepart, ketiga hal tersebut saling berkaitan satu dengan

yang lain. Proses awal dimulai dari adanya penjualan mobil dimana kemudian

pemilik mobil melakukan servis secara ke pihak Auto 2000. Adapun untuk proses

service tersebut melibatkan bagian servis, lalu dalam proses servis tersebut

dilakukan pemeriksaan dan dilakukan beberapa perbaikan dan pengantian suku

cadang pada mesin mobil tersebut. Dalam proses servis tersebut bagian suku

cadang juga terlibat secara otomatis. Dalam proses pengadaan dan pendistribusian

serta pelporan disusun beberapa kebijakan oleh pihak manajemen, hal ini

merupakan salah satu bentuk penegndalian internal yang dilakukan oleh pihak

manajemen. Berikut merupakan proses bisnis pembelian dan persediaan yang

dilaksanakan pada PT. Astra International Tbk – Toyota :

a. Proses Bisnis Pembelian Suku Cadang

Pembelian pada Auto 2000 dilakukan oleh Partman. Pembelian terdapat 2

jenis, yaitu :

41

1) Re-order, yaitu untuk menggantikan stok suku cadang yang sudah

terjual. Biasanya termasuk suku cadang yang dibutuhkan setiap hari

untuk service mobil. Peraturan pada pembelian ini adalah pemesanan

suku cadang dilakukan melalui e-mail ke depo sparepart yang dimiliki

oleh PT. Astra International Tbk - Toyota, sebelum pukul 09.00 pagi,

dan suku cadang akan diantar oleh driver depo pada pukul 01.00 siang.

Apabila pemesanan suku cadang dilakukan diatas pukul 12.00 siang

maka suku cadang yang dipesan akan dating keesokan harinya pada

pukul 09.00 pagi.

2) Urgent order, yaitu pemesanan suku cadang yang bersifat segera, karena

suku cadang tersebut dibutuhkan pada saat itu juga. Pada Urgent Order

biasanya lebih didahulukan dibandingkan dengan Re-order. Pemesanan

suku cadang dalam kategori Urgent order dilakukan melalui e-mail atau

melalui telepon ke depo sparepart, setelah mendapat konfirmasi dari

depo separepart langsung diambil oleh bagian driver Auto 2000.

Prosedur yang pertama terjadi apabila terjadi transaksi service

kendaraan yang memerlukan pengantian suku cadang adalah, pertama

Service Advisor akan membuat PKB (Perintah Kerja Bengkel) 3 rangkap.

Contoh formulir PKB (Perintah Kerja Bengkel) dapat dilihat pada

lampiran 1.

PKB rangkap ke-1 diserahkan kepada Customer

PKB rangkap ke-2 diserahkan kepada SA (Service Advisor)

PKB rangkap ke-3 diserahkan kepada Technical Leader

42

Technical Leader akan membagikan tugas pada mekanik yang tersedia

untuk mengerjakan pengantian suku cadang pada kendaraan costumer,lalu

mekanik akan meminta suku cadang serta menyerahkan PKB (Perintah

Kerja Bengkel) rangkap ke-3 kepada Partman. Partman menerima PKB

rangkap ke-3 lalu menegecek ketersediaan suku cadang, apabila suku

cadang tersedia maka partman akan membuat good issue (contoh

pembuatan good issue dapat dilihat pada lampiran 5) pada sistem TDMS

(Toyota Database Management System) dan mencetak BPSC (Bukti

Pengeluaran Suku Cadang) sebanyak 2 rangkap lalu di tandatangani.

Contoh formulir BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) dapat dilihat

pada lampiran 2.

BPSC rangkap ke-1 diberikan kepada mekanik untuk ditandatangani

dan diberikan kepada ke SA (Service Advisor)

BPSC rangkap ke-2 dijadikan arsip oleh partman

Partman akan meng-update ketersedian suku cadang pada TDMS yang

secara otomatis mengurangi persediaan suku cadang. Apabila suku cadang

tidak tersedia maka partman akan melakukan urgent order melalui e-mail

ke depo sparepart, apabila di depo sparepart suku cadang yang diminta

juga tidak tersedia, maka partman akan menghubungi SA untuk

mengonfirmasi apakah customer akan membeli sendiri di tempat lain atau

mau menunggu pemesanan dari Toyota Astra Motor (TAM) yang akan

dilakukan partman melalui e-mail nantinya akan menjadi re-oder yang

bedanya suku cadang akan dikirimkan paling lambat 2 hari setelah

43

pemesanan. Setelah pesanan diterima partman akan melakukan good

reicive pada sistem TDMS.

Setelah suku cadang kendaraan selesai diganti oleh mekanik dan PKB

rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 diterima oleh SA (Sales Advisor)

selanjutnya SA akan menyerahkan PKB tersebut kepada Admin servis

yang akan mencetak kuitansi dan faktur untuk kelengkapan saat

melakukan pembayaran suku cadang dan jasa service pada kasir. Setelah

semua biaya yang yang tercetak pada kuitansi dibayarkan ke bagian kasir

kasir akan mencetak SIKK (Surat Ijin Kendaraan Keluar) yang nantinya

akan diserahkan oleh customer kepada security saat mengambil kendaraan.

b. Proses Bisnis Persediaan Suku Cadang

Setelah menerima suku cadang yang dikirim, Partman meletakan suku

cadang tersebut ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode suku cadang

masing-masing. Tempat penyimpanan suku cadang dibagi menjadi tiga

tempat, yaitu :

1) Fast moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang

diletakan dibarisan paling depan, karena paling sering digunakan untuk

melakukan service

2) Medium moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang

yang diletakan dibarisan setelah fast moving parts, karena suku cadang

ini biasanya berada ditingkatan yang tidak terlalu cepat terjual tetapi

tidak terlalu lama terjual.

44

3) Slow moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang

diletakan pada barisan paling akhir, karena suku cadang pada slow

moving parts merupakan suku cadang yang lama terjual dan digunakan

untuk service mobil-mobil tahun lama.

45

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 SIMPULAN

Dari hasil pembahasan, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal atas

persediaan suku cadang pada PT. Astra International Tbk-Toyota telah sesuai

dengan ketentuan yang berlaku dapat dilihat dari beberapa hal meliputi

1. Kebijakan internal persedian yang telah berjalan sesuai dengan ketentuan,

dimana setiap barang masuk atau keluar akan dicatat pada sistem TDMS

(Toyota Database Management System) dan setiap barang yang keluar

harus dicatat pada kartu persediaan untuk mengantisipasi adanya selisih

atas persediaan.

2. Lingkungan pengawasan internal yang tersusun baik, hal ini dapat dilihat

dari struktur organisasi dimana terdapat pembagian tugas dan wewenang

yang efektif.

3. Penilaian resiko suku cadang dijalankan dengan baik, dapat dilihat dari

penjagaan untuk mutu suku cadang dan bahan yang selalu dijaga agar

layak digunakan oleh pelanggan service.

4. Informasi dri komunikasi persediaan suku cadang yang transparan, dimana

secara periodical yaitu setiap bulannya dilakukan pelaporan terhadap

penjualan suku cadang, persediaan suku cadang dan lainnya.

46

5.2 SARAN

Berdasarkan kesimpulan di atas, dapat disarankan agar PT. Astra

International Tbk-Toyota Kantor Cabang Tabanan dalam menjalankan

operasionalnya terutama dalam hal penegendalian internal atas persediaan suku

cadang tetap menjalankan prosedur yang berlaku, dan agar lebih berhati-hati

dalam pencatatan persediaan masuk maupun keluar karena sangat beresiko

terjadinya kesalahan pencatatan sehingga dapat merugikan perusahaan.