BAB I GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1

BAB I GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. Pengertian dan Peranan SIM

Bagi orang yang belum pernah belajar tentang Sistem Informasi Manajemen (SIM), sering sekali pengertian SIM menjadi rancu dengan pengolahan data. Untuk memberikan pengertian yang benar tentang SIM, berikut ini diberikan beberapa definisi:

! Data Processing (Pengolahan Data): adalah manipulasi atau transformasi

simbul-simbul sebagai bilangan-bilangan dan huruf-huruf untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Pengolahan data mencakup semua kegiatan yang termasuk didalam mempertahankan akurasi dan rekor yang up-to-date dari operasi suatu perusahaan. Pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, manipulasi data menjadi bentuk yang berguna, menyimpan data sampai digunakan kembali, dan menghasilkan dokumen-dokumen yang dapat digunakan oleh perorangan ataupun kelompok, baik dari dalam maupun luar perusahaan.

! Sistem Informasi Manajemen (SIM): adalah sistem formal dan informal

yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa depan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasi perusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manajer atau karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.

! Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System=DSS):

merupakan sistem yang berbasis komputer yang diharapkan untuk digunakan oleh manajer tertentu atau sekumpulan manajer pada setiap level organisasi dalam pembuatan keputusan sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang semi-struktural.

! Otomatisasi Perkantoran (Office Automation=OA): mencakup semua

sistem formal dan informal yang pada intinya menekankan pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang dalam perusahaan.

! Experts System (ES): adalah program komputer yang berfungsi sama

seperti keahlian manusia, memberikan saran pada pemakai bagaimana memecahkan suatu masalah.

Kalau hal tersebut di atas digambarkan dalam suatu ruang berdimensi tiga,

maka dapat dilihat sebagaimana gambar berikut:

2

Gambar 1. Hubungan antara Data Processing, SIM, DSS, OA, dan ES

Manajemen Informasi

Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk

mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan bagaimana perusahaan yang besar hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumberdaya mereka yang paling berharga. Jenis-jenis Sumberdaya Informasi: ! Manusia ! Material ! Mesin (termasuk fasilitas dan enerji) ! Uang ! Informasi (termasuk data)

Tugas manajer adalah bagaimana mengelola sumberdaya ini agar dapat

digunakan secara efektif. Empat jenis sumberdaya yang pertama memiliki wujud, ada secara fisik,

dan dapat disentuh. Sumberdaya ini disebut sumberdaya fisik. Sumberdaya yang terakhir, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuknya, disebut sumberdaya konseptual.

Manajemen Sumberdaya

Sumberdaya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumberdaya disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya, meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumberdaya ini pada saat kritis—sebelum sumberdaya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

Data Pro

OA

MIS

DSS

Expert System

Organisasi

Orientasi

Individu

Little Problem Solving Support

much

Problem Structure

Much

Little

3

Bagaimana Informasi Dikelola

Manajer bukan saja mengelola sumberdaya fisik, tetapi juga sumberdaya

konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian dipastikan siapa yang layak memperoleh informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikan dengan yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktivitas ini: memperoleh informasi, menggunakan secara efektif, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.

2. SIM Dimata Pemakai

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen

informasi belakangan ini karena dua alasan: (1) kegiatan bisnis semakin kompleks, dan (2) kemampuan komputer semakin baik.

Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat, karena: ! Pengaruh ekonomi internasional ! Persaingan dunia ! Kompleksitas teknologi yang meningkat ! Batas waktu yang singkat ! Kendala-kendala sosial. Kemampuan komputer yang semakin baik: ! Dalam tahun 1950-an dan 60-an ukuran komputer besar dan kecepatan

lambat dan hanya boleh disentuh para spesialis. ! Sekarang pemakai mungkin hanya menggunakan terminal atau PC di

ruangan, ada jaringan dan pemakai tahu cara menggunakannya ! Pemakai memandang komputer sebagai peralatan kantor yang

dibutuhkan. Siapakah Para Pemakai?

Pada awalnya pemakai output komputer adalah adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Para pemakai komputer meliputi: manajer, non-manajer, dan orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.

Tingkatan manajemen adalah tingkat perencanaan strategis, seperti

direktur dan para wakil direktur. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala devisi dinamakan tingkat pengendalian manajemen. Dan manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia, dan pimpinan proyek yang bertanggung jawab pada pelaksanaan rencana-rencana tingkat yang lebih tinggi disebut tingkat pengendalian operasional.

4

Gambar 2.

Tingkat Manajemen Dapat Mempengaruhi Sumber dan Bentuk Penyajian Informasi

A. Pengaruh pada sumber informasi

Tingkat perencanaan strategis Tingkat pengendalian manajemen Tingkat pengendalian operasional

B. Pengaruh pada bentuk informasi

Tingkat perencanaan strategis Tingkat pengendalian manajemen Tingkat pengendalian operasional

Manajer dan Sistem

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Semua sistem tidak memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama. Sistem dapat dikelompokkan menjadi sistem lingkaran terbuka dan lingkaran tertutup.

Gambar 3. Sistem Lingkaran Terbuka (Open-loop System)

Lingkungan

Intern

Ringkas

Rinci

Input Output Tranformasi

5

Sistem lingkaran terbuka adalah suatu sistem tanpa kontrol, lingkaran balik, dan tujuan. Sebaliknya sistem lingkaran tertutup adalah sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik).

Gambar 4. Sistem Lingkaran Tertutup (Closed-loop System) Kalau berbicara sistem, tentu ada sub-sistem dan supra sistem. Sub-sistem

adalah sistem di dalam sistem. Supra sistem adalah sistem yang lebih besar dari suatu sistem. Contoh: pemerintah kota adalah sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supra sistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan sub-sistem dari pemerintahan nasional.

Gambar 5. Sistem Dapat Terdiri Dari Sub-Sistem atau Bagian Elemen Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik yang berada pada satu atau

lebih sistem lingkungan yang lebih besar atau super sistem.

Tujuan

Transformasi

Mekanisme Pengendalian

Input Output

Sistem

Sub-sistem A

Sub-sistem B Bagian

Elemen C

Sub-sistem A-1

Sub-sistem A-2

Sub-sistem A-3

Sub-sistem B-1

Sub-sistem B-2

Bagian Elemen B

6

Gambar 6. Perusahaan adalah sub-sistem di dalam sistem yang lebih besar Dalam sumberdaya informasi di atas disebutkan data dan informasi. Data

terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Contoh: jumlah jam kerja pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Contoh: pendapatan kotor tiap karyawan jika dijumlahkan akan menjadi total biaya gaji perusahaan

3. Perkembangan Konsep SIM

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada

data. Kemudian penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan konsultasi mendapat perhatian yang paling besar. Fokus Awal pada Data

Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi.

Nama untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing=EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan telah disingkat menjadi data processing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information System untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi. Fokus Baru pada Informasi

Tahun 1964 diperkenalkan alat penghitung generasi komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit silikon sehingga daya proses lebih besar.

Masyarakat Global

Masyarakat Lokal

Masyarakat Bisnis

Masyarakat Keuangan

Bank-bank lain

Persh. Asuransi

Lbg. Simp Pinjam

Bank Nas. Org. Bisnis Lain

Gereja,Sekolah, dll

7

Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini banyak diterima perusahaan besar.

Perkembangannya tidak mulus, karena: (1) kurangnya pengetahuan tentang komputer, (2) kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, (3) peralatan komputer mahal dan terbatas, dan lain-lain. Kesalahan secara khusus adalah sistem tersebut terlalu ambisius.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir saat perusahaan-perusahaan berjuang dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan informasi di Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System = DSS).

Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM. Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan komputer dan jika memang demikian bagaimana?.

SIM adalah suatu sumberdaya organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain: otomatisasi kantor (office automation = OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

OA dimulai pada tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin tik yang dapat mentik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik. Operasi pentikan ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut pengolahan kata (word processing).

OA berkembang meliputi aplikasi: konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Fokus Potensial pada Konsultasi

Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial intelligence = AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system = ES) yang paling banyak mendapatkan perhatian.

8

BAB II

SUATU MODEL SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

1. Model dari Computer Based Information System (CBIS)

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer (lihat gambar).

Sistem informasi berbasis komputer (CBIS)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

Sistem Otomatisasi Kantor (OA)

Sistem Pakar (ES)

Informasi Keputusan

Masalah

Pemecahan

Masalah

9

2. Organisasi Jasa Informasi Perusahaan-perusahaan yang menggunakan komputer menyadari perlunya membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem. Para spesialis informasi (information specialist) adalah pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada 5 spesialis informasi : 1) Analis sistem (System Analyst), bekerjasama dengan pemakai

mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang.

2) Pengelola database (Database administrator), bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakainya.

3) Spesialis jaringan (Network specialist), bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebar.

4) Programer, menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan.

5) Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar seperti mainframe dan komputer mini.

Rantai komunikasi tradisional

Pemakai Sistem analis Programer Operator Komputer

Pengelola database

Spesialis jaringan

10

3. Pengelolaan CBIS

Kecenderungan menuju End-User Computing End-User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai. End-User Computing berkembang karena : a) Meningkatnya pengetahuan tentang komputer, berbagai

tingkatan manajemen, mulai tingkat bawah diisi orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.

b) Antrian jasa informasi, para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dengan yang dapat mereka tangani. Pemakai ingin mendapat layanan cepat.

c) Perangkat keras yang murah. d) Perangkat lunak jadi; menawarkan dukungan peningkatan dan

kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapkan sistem berbasis komputer.

Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut “Siklus kehidupan sistem” (system life cycle – CLC) dan terdiri dari tahapan : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan.

Siklus ini mungkin berlangsung beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun.

Pola lingkaran siklus hidup sistem ______________________

5 Tahap

Penggunaan

1 Tahap

Perencanaan

2 Tahap

Analisis 3 Tahap

Rancangan

4 Tahap

Penerapan

11

Berbagai peran manajer dan spesialis informasi selama siklus hidup sistem.

Tahap Manajer Spesialis Informasi

Perencanaan Mendefinisikan masalah

Mendukung

Analisis Mengatur Melaksanakan penelitian sistem

Rancangan Mengatur Merancang sistem

Penerapan Mengatur Menerapkan sistem

Penggunaan Mengatur Menyiapkan sistem

12

BAB III

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

1. Lingkungan Perusahaan

Perusahaan dalam lingkungannya : Sumberdaya :

Uang

Material

Personil

2. Keunggulan Kompetitif

Banyak cara untuk mencapai keunggulan kompetitif diantaranya: menyediakan barang dan jasa dengan harga murah; menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing; dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, “keunggulan kompetitif” mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang unggul – data dan informasi yang dapat digunakan sama baiknya.

Perusahaan Pemasok Pelanggan

Masyarakat global

Pemerintah

Masyarakat keuangan

Serikat buruh Pemegang

saham atau pemilik

Pesaing

13

Beberapa perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Diantaranya : American Airlines dengan sistem pemesanan penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply dengan jaringan EDI (Electronic Data Interchange); dan Mc Kesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost.

Ada 3 pokok penting mengenai 3 contoh keunggulan kompetitif di atas : a) Tidak satupun perusahaan di atas yang puas hanya

mengandalkan sumberdaya fisik untuk menjadi pesaing yang tangguh.

b) Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara terus menerus.

c) Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumberdaya informasi mereka pada para pelanggannya.

3. Sumberdaya Informasi

Sumberdaya informasi terdiri dari: perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, dan informasi.

Perusahaan harus mengelola sumberdaya tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu perlu manajer khusus yang mengelola jasa informasi. Selama ini ada beberapa istilah yang lazim dikenal. Misalnya CEO (Chief Executive Officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Beberapa istilah lain adalah CFO (Chief Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer). Untuk manajer jasa informasi dikenal istilah CIO (Chief Information Officer) yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya bukan saja untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area operasi perusahaan lainnya.

Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut: a) Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya. b) Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management;

jangan menunggu hingga diundang. c) Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis. d) Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis. e) Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat

diandalkan. f) Jangan bersifat defensif.

14

4. Perencanaan Strategis Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai

perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.

5. Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi

Transformasi kumpulan strategi Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut pada tujuan strategis perusahaan, disebut “kumpulan strategis organisasi”. Langkah kedua yang tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan, disebut “kumpulan strategis SIM” yang terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini dinamakan “transformasi kumpulan strategi”.

Kumpulan Kumpulan strategi organisasi strategi SIM

Rencana strategis sumberdaya

informasi


keuangan

Rencana strategis sumberdaya pemasaran

Rencana strategis sumberdaya manufaktur


manusia

• Visi/misi • Tujuan • Sasaran • Strategi • Atribut strategi

organisasi lain

• Tujuan sistem • Kendala sistem • Strategi

rancangan sistem Proses perencanaan

strategi SIM

15

Pendekatan SPIR Solusi untuk masalah tidak memadainya sumberdaya

informasi adalah “perencanaan strategis sumberdaya informasi” (strategic planning for information resources – SPIR), saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Isi rencana strategis sumberdaya informasi

Pengaruh pada sumber-daya informasi

Pengaruh pada strategi bisnis

Sumberdaya informasi

dan strategi IS

Strategis bisnis


informasi

Tujuan SIA

Kebutuhan sumberdaya

informasi (SDI)

SDM

H/W

S/W

Info & Data

Tujuan SIM

Kebutuhan SDI

SDM

H/W

S/W

Info & Data

Tujuan DSS

Kebutuhan SDI

SDM

H/W

S/W

Info & Data

Tujuan otomati-sasi kantor

Kebutuhan SDI

SDM

H/W

S/W

Info & Data

Tujuan sistem pakar

Kebutuhan SDI

SDM

H/W

S/W

Info & Data

16

End-user computing sebagai masalah strategis

Tidak semua orang yang ikut dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan komputer yang sama. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 : pemakai akhir tingkat menu (Menu- level end-users), pemakai akhir tingkat perintah (Command-level end-users), programmer pemakai akhir (End-user programmers), dan personil pendukung fungsional (Functional support personnel). Jenis-jenis aplikasi pemakai akhir Sebagian besar aplikasi end-user computing dibatasi pada : • Sistem pendukung keputusan yang relatif mudah (relatively

easy DSS). • Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan

perseorangan. Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan: aplikasi SIM&SIA, DSS yang kompleks, aplikasi OA yang memenuhi organisasional dan sistem pakar. Manfaat End-User Computing • Pemindahan beban kerja. • Kesenjangan komunikasi.

Risiko End-User Computing • Sistem yang buruk sasarannya. • Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya. • Penggunaan sumberdaya informasi yang tidak efisien. • Hilangnya integritas data. • Hilangnya keamanan.

6. Konsep Manajemen Sumberdaya Informasi

Manajemen sumberdaya informasi (Information resources management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan meng-identifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang diperlukan adalah : a) Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui

sumberdaya informasi yang unggul. b) Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional

utama.

17

c) Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. d) Perhatian pada sumberdaya informasi perusahaan saat

membuat perencanaan strategis. e) Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi. f) Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing.

18

BAB IV

PENGGUNAAN KOMPUTER DI PASAR INTERNASIONAL

1. Perusahaan Multinasional

Perusahaan multinasional (multinational corporation) atau MNC adalah perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai produk, pasar dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk dan anak-anak perusahaan. Anak-anak perusahaan tersebut secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan, kebijaksanaan dan prosedur tersendiri. Contoh : N.V. Philips, MNC yang berdomisili / berbasis di Belanda.

Belanda Inggris

Jerman

Prancis

AS

Kanada

Belgia

Italia

Denmark

Turki

Austria

Spanyol

Swiss Norwegia

Finlandia

Portugal

Swedia Brazil

Peru Ekuador

Cili Mexico

Bolivia

Venezuela Argentina

Uruguay

Kolombia Paraguay

Afrika Selatan

Mesir

Kenya Tunisia Zambia

Maroko Zimbabwe

Nigeria

Jepang

Filipina

Indonesia

Malaysia Singapura

Thailand

Selandia Baru

Australia Taiwan

Hongkong

Korea

Lebanon Irak

Iran

Israel Suriah

Irlandia Yunani

Luxemburg

Tanzania

19

Istilah warisan administratif (administrative heritage) digunakan untuk menggambarkan kondisi internal seperti asset perusahaan, distribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, budaya perusahaan, dan gaya manajemen. Bagi MNC, lingkungan/eksternal bersifat global. MNC merupakan sistem terbuka yang berusaha meminimumkan ketidakpastian yang ditimbulkan lingkungan. Ketidakpastian, adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh organisasi”. MNC membuat sistem pengolah informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dari segi pengaruh lingkungan dan warisan administratif.

2. Jenis-jenis Struktur Organisasi MNC

Menurut William Egelhoff dari Fordham University, MNC dapat mengorganisasikan menurut divisi fungsional sedunia (worldwide functional division), divisi internasional (international divisions), wilayah geografis (geographic regions), atau divisi produk sedunia (worldwide product divisions).

Dalam divisi fungsional sedunia, anak-anak perusahaan diorganisasikan menurut jalur fungsional-manufaktur, pemasaran, dan keuangan. Bidang-bidang operasional di anak perusahaan melapor langsung ke pasangan fungsional mereka ke induk perusahaan.

Dalam divisi internasional, semua anak perusahaan di luar negeri melapor pada suatu divisi internasional MNC yang terpisah dari divisi domestik.

Dalam wilayah geografis, MNC membagi operasinya menjadi wilayah-wilayah dan tiap wilayah bertanggung jawab atas anak-anak perusahaan yang berlokasi dalam batasnya.

Dalam divisi produk sedunia, perusahaan diorganisasikan menurut jalur divisi produk, dan tiap divisi bertanggung jawab atas operasi mereka sendiri di seluruh dunia.

Dimensi-dimensi struktural pengolahan informasi

Pengolahan informasi suatu MNC dapat dipandang sebagai berada pada dua poros. Pada satu poros cenderung pada aktivitas taktis atau strategis. Di poros yang lain, pemrosesan informasi cenderung menghubungkan masalah perusahaan atau negara dengan masalah produk.

20

Pemrosesan Informasi Taktis vs Strategis Pemrosesan informasi taktis menangani transaksi harian

dalam volume besar, contohnya sistem informasi akuntansi pemrosesan informasi strategis melibatkan penyaringan dan pengikhtiaran data akuntansi untuk menonjolkan masalah-masalah tingkat tinggi, contoh SIM seperti SI pemasaran, DSS. Informasi Perusahaan dan Negara vs Informasi Produk

Informasi yang dihasilkan MNC dapat dipisahkan dalam dua golongan besar – yang satu menggambarkan produk-produk perusahaan dan yang lain menggambarkan perusahaan dan negara tempat beroperasi perusahaan. Contoh : Pemrosesan informasi MNC dipandang dari dua dimensi

Subjek pengolahan informasi

Tuju

an d

an p

ersp

ekti

f pe

ngol

ahan

info

rmas

i

Masalah perusahaan dan negara

Masalah produk

Taktis

Pengolahan informasi taktis untuk masalah perusahaan dan negara. Contoh: mengevaluasi cara dan saat memperoleh uang di pasar internasional.

Pengolahan informasi taktis untuk masalah produk. Contoh: memutuskan perubahan rutin harga produk.

Strategis

Pengolahan informasi strategis untuk masalah perusahaan dan negara. Contoh: memutuskan posisi perusahaan terhadap tekanan pemerintah luar negeri atas kepemilikan lokal di anak perusahaan luar negeri.

Pengolahan informasi strategis untuk masalah produk. Contoh: memutuskan dukungan Litbang jangka panjang untuk produk utama.

Perlunya Koordinasi dalam suatu MNC

Keuntungan koordinasi : • Fleksibilitas dalam memberi respon terhadap pesaing di berbagai

negara dan pasar. • Kemampuan memberikan respon di suatu negara, atau wilayah

dari suatu negara terhadap perubahan di negara atau wilayah lain.

• Kemampuan mengikuti kebutuhan pasar di seluruh dunia.

21

• Kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit-unit di berbagai negara.

• Pengurangan keseluruhan biaya operasi. • Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan

pelanggan. • Kemampuan mencapai dan mempertahankan keragaman produk

perusahaan serta cara produksi dan distribusinya.

Jenis-jenis Strategi Bisnis MNC a) Strategi Multinasional

Pengendalian kendur, keputusan strategis jauh

pusat Arus pelaporan keuangan

b) Strategi Global Pengendalian ketat, strategi diatur di pusat

Arus satu arah, barang, informasi dan sumberdaya.

c) Strategi Internasional Sistem pengendalian formal

desentralisasi

Mentalitas aktiva, Internasional tanggung jawab

d) Strategi Transnasional

Arus besar, bahan baku, orang, infor-masi dan teknologi

distribusi kemampuan sumberdaya dan

Pengendalian pengambil rumit: keputusan. keahlian koordinasi yang tinggi, keputusan strategis yang terkoordinir.

Sistem informasi yang digunakan MNC saat mereka mengikuti empat strategi bisnis disebut sistem informasi global (global information system), atau GIS. GIS dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang terdiri dari jaringan-jaringan yang melintasi batas-batas negara.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan : a) Strategi multinasional bersifat desentralisasi. b) Strategi global mengumpulkan pengendalian di perusahaan induk

(sentralisasi). c) Strategi internasional merupakan perpaduan sentralisasi

pengendalian dari strategi global dan desentralisasi dari strategi multinasional.

Kantor Pusat Kantor

Pusat

Kantor Pusat

Kantor Pusat

22

d) Strategi transnasional, baik induk dan anak perusahaan bekerja sama memformulasikan strategi dan kebijaksanaan operasi, dan mengkoordinasikan logistik agar produk mencapai pasar yang tepat. Pada strategi ini, tanggung jawab yang besar pada pengelola database induk memastikan keseragaman rancangan database di seluruh dunia.

3. Global Business Drivers

Daya yang mendorong sistem informasi global pertama adalah keberhasilan economies of scale. Saat memulai penggunaan komputer akan ada keuntungan-keuntungan yang tersedia. Keuntungan-keuntungan ini disebut global business drivers. Global business drivers (GBD) adalah suatu entitas yang mengambil manfaat dari economies of scale dan economies of scope, serta kemudian memberikan kontribusi pada strategi bisnis global.

Dari survei pada 105 MNC di USA diidentifikasi ada 7 drivers : a) sumberdaya manusia b) operasi yang fleksibel c) rasionalisasi operasi d) pengurangan risiko e) produk global f) pasokan yang langka g) pelanggan tingkat perusahaan. Saran untuk menetapkan GBD : • Analisis harus melibatkan eksekutif puncak perusahaan. • Tingkat analisis seharusnya jangan terlalu tinggi. GBD yang

memiliki sasaran “distribusi global”, “citra perusahaan yang menyatu”, “total quality management”, atau “wilayah Pasifik” terlalu luas untuk digunakan.

• Analisis harus menyadari perbedaan-perbedaan yang ada dalam perusahaan.

• Analisis harus menyadari perbedaan budaya yang ada antara satu anak perusahaan dengan anak perusahaan yang lain.

4. Permasalahan dalam Menerapkan Sistem Informasi Global

MNC yang memulai suatu proyek untuk membuat GIS akan

menghadapi sejumlah permasalahan : 1) Kendala politis

- Pembatasan pembelian dan impor perangkat keras. - Pembatasan pemrosesan data.

23

- Pembatasan komunikasi data. Pembatasan komunikasi data yang paling umum adalah pembatasan atas arus data dan lintas batas. Arus data lintas batas (transborder data flow) atau TDF adalah perpindahan machine-readable data melintasi perbatasan negara. TDF dikelompokkan menjadi 4 jenis : a) Data operasional, seperti data transaksi dalam SIA. b) Data pribadi, yaitu data mengenai individu tertentu. c) Transfer dana elektronika dari 1 negara ke negara lain. d) Data teknik dan ilmiah.

2) Permasalahan teknologi, misalnya di tempat anak perusahaan tidak tersedia cukup catu daya yang menyebabkan listrik sering padam.

3) Kurangnya dukungan dari manajer anak perusahaan. Sering manajer anak perusahaan sanggup menjalankan perusahaan tanpa bantuan dan menganggap standar baru sebagai hal yang tidak perlu.

5. Strategi Penerapan GIS

Jika suatu MNC mengikuti strategi multinasional (desentralisasi), diperlukan sejumlah tim pengembangan, yang bekerja di sejumlah anak perusahaan. Jika strategi global (sentralisasi) yang diikuti, tim pengembangan GIS mengerjakan sebagian besar tugasnya di perusahaan induk. Jika strategi internasional (kombinasi sentralisasi dan desentralisasi) yang diikuti, satu atau sejumlah tim pengembangan dapat bepergian dari perusahaan induk ke anak-anak perusahaan. Dalam hal strategi transnasional (integrasi), tim pengembangan menyertakan wakil-wakil dari perusahaan induk dan anak perusahaan. Strategi Transnasional bagi Penerapan GIS

Karena strategi ini paling rumit, menyatukan seluruh MNC menjadi suatu sistem yang bekerja lancar, strategi penerapannya dapat menjadi model untuk menghindari kegagalan-kegagalan potensial. Strategi ini berfokus pada sejumlah hal penting yang berhubungan dengan GIS/business strategy linkage, sumberdaya informasi, pembagian data internasional, dan lingkungan budaya. • Menghubungkan GIS dengan strategi bisnis, tim pengembangan

harus : 1) Bekerjasama secara erat dengan eksekutif perusahaan untuk

memahami dampak potensial GIS pada strategi bisnis global. 2) Mengerti strategi bisnis global dari tiap unit bisnis.

24

3) Menentukan strategi GIS global yang sesuai untuk strategi bisnis global tiap unit bisnis.

4) Menentukan tujuan dari tiap strategi GIS. 5) Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan untuk mencapai

strategi GIS dan menentukan prioritasnya. 6) Menugaskan orang-orang yang bertanggung jawab atas

penerapan aplikasi tersebut.

• Menentukan sumberdaya informasi, dalam menentukan sumberdaya informasi – H/W, S/W, personil, data, informasi serta fasilitas, tim pengembangan harus : 1) Menentukan jumlah dan lokasi pusat data regional. 2) Mengidentifikasi penjual yang dapat menyediakan produk dan

jasa bagi tiap anak perusahaan. 3) Membuat spesifikasi standar H/W dan S/W yang dapat

digunakan semua anak perusahaan. 4) Membuat rencana bagi satu atau beberapa unit penolong yang

membantu anak perusahaan 24 jam sehari, tujuh hari seminggu.

5) Siap menghadapi keterlambatan penerapan yang tidak dialami di negara perusahaan induk.

• Menyediakan pembagian data; pembuatan sistem pemakaian bersama data (data sharing) mencakup beberapa tugas. Tim pengembangan harus : 1) Mengembangkan suatu model data global yang mendukung

tujuan bisnis global. 2) Membentuk satu kelompok yang terdiri dari para wakil

perusahaan induk dan anak perusahaan untuk menetapkan standar data yang akan diterapkan di seluruh MNC.

3) Meneliti peraturan berbagai negara untuk mengetahui berbagai pembatasan atas pengolahan data dan telekomunikasi.

4) Berdasarkan penelitian tersebut, menentukan apakah data akan dikirimkan melintasi batas negara atau memprosesnya di negara tempat anak perusahaan.

5) Menerapkan database.

• Memperhatikan lingkungan budaya, untuk itu tim pengembangan harus: 1) Menyadari perbedaan budaya yang ada di antara negara-

negara tempat anak perusahaan dan merumuskan pemecahan yang dapat diterima oleh semua pihak.

2) Membuat survei atas keahlian para spesialis informasi yang ada di anak perusahaan agar keahlian tersebut dapat dipergunakan secara maksimal selama penerapan.

3) Menyediakan pelatihan dan pendidikan bagi anak perusahaan.

25

4) Membuat program-program formal yang mempersiapkan para manajer perusahaan induk untuk bekerjasama dengan para manajer anak perusahaan, dan sebaliknya.

• Peringatan, disadari bahwa tugas-tugas dan masalah-masalah di atas bukanlah langkah-langkah yang selalu diikuti beruntun.

26

BAB V

PERANAN INFORMASI DALAM KUALITAS PRODUK DAN JASA

Kualitas didefinisikan dalam banyak cara. Menurut James Martin, konsultan komputer terkenal, mendeskripsikan kualitas perangkat lunak sebagai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi kebutuhan pemakai. Definisi kualitas yang paling sederhana adalah, “kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan”, bukan sejumlah kriteria yang ditetapkan perusahaan. 1. Dimensi-dimensi Kualitas Produk dan Jasa

Dimensi Kualitas Produk • Kinerja, seberapa baik suatu produk melakukan apa yang memang

harus dilakukannya. • Features, pernik-pernik yang melengkapi atau meningkatkan fungsi

dasar produk. • Keandalan, berkaitan dengan kemampuan produk untuk bertahan

selama penggunaan yang biasa. • Kesesuaian, seberapa baik produk tersebut sesuai dengan standar. • Daya tahan (durability), ukuran umur produk, dan teknologi

modern memungkinkan hal ini. • Kemudahan perbaikan, produk yang digunakan untuk jangka

waktu tertentu, sering harus diperbaiki. • Keindahan, kualitas produk tidak saja tergantung dari kemampuan

fungsional, tetapi juga keindahan. • Persepsi terhadap kualitas, dimensi ini tidak didasarkan pada

produk itu sendiri, tetapi pada citra atau reputasinya.

Dimensi-dimensi Kualitas Jasa • Berwujud, dapat dilihat pelanggan saat jasa sedang dikerjakan –

fasilitas, pegawai, perlengkapan, dan peralatan.

• Keandalan, sama seperti produk, jasa juga harus andal.

• Responsif, pelanggan tidak ingin harus menunggu untuk dilayani.

• Kepastian, pelanggan mengharapkan personil jasa sopan dan terpelajar.

• Empaty, personil jasa harus menunjukkan perhatian yang tulus pada para pelanggan dan kebutuhan mereka.

27

2. Dasar-dasar Manajemen Kualitas Manajemen kualitas adalah konsep yang menyatakan bahwa

perusahaan dapat mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk, dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek manajemen fundamental. Beberapa Konsep Manajemen Kualitas Empat belas pokok Deming :

W. Edwards Deming, Profesor Statistik dari New York University yang pada tahun 1940-an pergi ke Jepang untuk membantu membangkitkan kembali kemampuan industrinya setelah Perang Dunia II. Empat belas pokok Deming, adalah : 1) Menetapkan tujuan inovasi dan perbaikan yang terus menerus. 2) Ambil filosofi baru, kita tidak dapat menerima kekurangan dan

kesalahan lama. 3) Hentikan ketergantungan pada inspeksi masal, persyaratkan bukti

statistik bahwa kualitas sudah terpasang. 4) Hentikan praktek memberikan bisnis berdasarkan harga. 5) Gunakan metode statistik untuk menentukan titik-titik

permasalahan. 6) Lembagakan metode-metode modern dalam latihan kerja. 7) Perbaikan pengawasan – lakukan apa yang tepat bagi perusahaan,

jangan hanya menyerahkan kuantitas yang dipersyaratkan. 8) Usir rasa takut, sehingga orang-orang merasa aman untuk

mengungkapkan permasalahan dan meminta informasi. 9) Hilangkan halangan antar departemen serta halangan dengan

pemasok dan pelanggan sehingga ada komunikasi terbuka yang efektif.

10) Hapuskan poster-poster dan slogan-slogan, karena tidak membantu memecahkan masalah. Kerjakan dan tunjukkan kepada orang-orang bagaimana caranya.

11) Hilangkan standar kerja berdasarkan kuota jumlah, karena mengabaikan kualitas dan membatasi produksi.

12) Singkirkan halangan antar pekerja dan hak mereka untuk bangga dalam pekerjaan mereka.

13) Lembagakan berbagai program pelatihan kembali untuk mengejar perubahan dan perkembangan baru.

14) Ciptakan struktur manajemen puncak yang akan menekankan pokok-pokok ini setiap hari.

Trilogi Kualitas Juran

Menurut Juran, kualitas dapat disarikan menjadi 3 proses dasar: perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, dan perbaikan kualitas. Proses-proses ini disebut “trilogi kualitas”.

28

Total Quality Control Feigenbaum

Menurut Feigenbaum, kualitas bukan tanggung jawab bagian manufaktur saja, tetapi tanggung jawab seluruh perusahaan, yang dikenal dengan “total quality control – TQC”. Proses Kualitas Dasar dari Juran Perencanaan strategis :

• Mengidentifikasi pelanggan, baik eksternal maupun internal. • Menentukan kebutuhan pelanggan. • Mengembangkan feature produk yang memenuhi kebutuhan

pelanggan. • Menetapkan tujuan kualitas yang memenuhi kebutuhan pelanggan

dan juga pemasok, dan melakukannya pada biaya gabungan yang minimum.

• Mengembangkan suatu proses yang dapat menghasilkan feature produk yang diinginkan.

• Menguji kemampuan proses – menguji bahwa proses tersebut dapat mencapai tujuan kualitas dalam kondisi operasi.

Pengendalian :

• Memilih subyek pengendalian – apa yang harus dikendalikan. • Memilih unit pengukuran. • Menetapkan pengukuran. • Menetapkan standar kinerja. • Mengukur kinerja aktual. • Menginterpretasikan perbedaan (aktual versus standar). • Mengambil tindakan atas perbedaan tersebut. Perbaikan :

• Membuktikan perlunya perbaikan. • Mengidentifikasi proyek-proyek perbaikan yang spesifik. • Mengorganisasikan untuk mengarahkan proyek tersebut. • Mengorganisasikan diagnosis – untuk mencari penyebabnya. • Mendiagnosis untuk menemukan penyebabnya. • Memberikan penyelesaiannya. • Membuktikan bahwa penyelesaian tersebut efektif dalam kondisi

operasi. • Menyediakan pengendalian untuk menjaga hasilnya.

29

3. Total Quality Management (TQM)

Pendekatan menuju manajemen kualitas strategis yang mendapatkan paling banyak perhatian saat ini adalah “Total Quality Management” (TQM), manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi pelanggan.

Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah : • Kualitas didefinisikan oleh pelanggan. • Kualitas dicapai oleh manajemen. • Kualitas adalah tanggung jawab seluruh perusahaan.

Elemen-elemen Total Quality Management :

4. Kualitas dan Keunggulan Kompetitif

Kerugian kualitas yang buruk :

• Kehilangan bisnis karena pelanggan pindah ke yang lain. • Tuntutan hukum, karena kualitas buruk pelanggan bisa menuntut

secara hukum. • Kehilangan produktivitas. • Biaya-biaya :

- Biaya kegagalan (failure cost) biaya yang terjadi karena kualitas buruk.

- Biaya penilaian (appraisal cost), biaya pemeriksaan kualitas di pabrik.

- Biaya pencegahan (prevention cost).

Total Quality Management

Filosofi TQM

• Standar kualitas ditentukan pelanggan.

• Hubungan pelanggan-pemasok.

• Orientasi pencegahan. • Kualitas pada sumber-

daya. • Perbaikan terus

menerus.

Peralatan Grafik

• Bagan arus proses. • Check sheet. • Analisis Pareto &

Histogram. • Diagram sebab akibat

(fishbone). • Run Chart. • Schatter diagram. • Bagan pengendalian.

Peralatan Statistik

• Rencana sampling. • Kemampuan proses. • Metode Taguchi.

30

Keuntungan kualitas yang baik : Kualitas baik bisa meningkatkan penjualan dan biaya yang rendah, gabungan keduanya menghasilkan profitabilitas dan pertumbuhan. Dapat digambarkan dalam model berikut : 1 2

3 7

4 5 8 9

6 10

Keterangan :

1) Pasar yang dilayani oleh industri mencakup pelanggan-pelanggan dengan kebutuhan produk dan jasa tertentu.

2) Penelitian pemasaran mengidentifikasikan kebutuhan tersebut, dan mendefinisikannya dalam hal kualitas.

3) Pelanggan menganggap produk dan jasa perusahaan lebih berkualitas dari pesaingnya.

4) Karena dianggap berkualitas, pelanggan bersedia membayar yang lebih tinggi daripada harga pesaing.

5) Karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi, produk tersebut dianggap mempunyai nilai yang relatif lebih tinggi.

6) Nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa pasar.

Pasar yang dilayani

Rancangan/teknologi (atribut & spesifikasi)

Persepsi pelanggan atas kualitas relatif

(kinerja)

Efektivitas relatif dalam mengikuti

spesifikasi

Nilai relatif

Pangsa pasar relatif

Harga relatif

Mengurangi biaya kualitas

Biaya relatif (lebih rendah)

Profitabilitas dan

pertumbuhan

Pengendalian kualitas efektif (kepemimpinan biaya)

Persepsi kualitas pelanggan (pembedaan kualitas)

31

7) Berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti spesifikasi pelanggan yang lebih baik daripada pesaingnya.

8) Efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi produk yang dibutuhkan secara benar sejak pertama kali.

9) Penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebih luas akan menghasilkan biaya yang lebih murah daripada pesaing.

10) Gabungan dari keunggulan relatif di bidang harga, pangsa pasar, dan biaya menciptakan profitabilitas dan pertumbuhan.

5. Dukungan dari Subsistem CBIS

CBIS

Dukungan dari Subsistem SIM Fungsional Sistem Informasi Pemasaran :

Dua dari subsistem ini menyediakan informasi mengenai elemen-elemen lingkungan yang terlibat dalam strategi kualitas, yaitu : - Subsistem penelitian pemasaran, keinginan dan kebutuhan

pelanggan. - Subsistem intelijen pemasaran, informasi pesaing.

Sistem Informasi Akuntansi

Laporan keuangan Database

kualitas

SIM

DSS

Output model matematik

Lap. khusus

Lap. periodik

Output model matematik

Lap. khusus

Lap. periodik

Sistem OA

Sistem pakar

Konsultasi

Komunikasi

32

Sistem Informasi Manufaktur :

Sistem ini juga ada dua subsistem input untuk pengendalian kualitas: - Subsistem intelijen manufaktur, informasi mengenai pemasok. - Subsistem rekayasa industrial, meneliti proses perusahaan untuk

menetapkan standar yang harus dicapai para pekerja produksi.

Adapun contoh dukungan CBIS pada kualitas produk dan jasa adalah: pelacakan paket (di AS dengan terminal genggam disebut SUPER TRACKER), perakitan mobil (line balancing), rancangan penjara (untuk peningkatan kualitas penjara).

Menetapkan Program TQM di Perusahaan

Pendekatan Top-Down untuk TQM yaitu dimulai dari CEO dan akhirnya melibatkan semua pihak di perusahaan. Adapun prosesnya adalah :

1 2 3

Sistem Kualitas Fungsional

Menurut Joseph Juran, pendekatan yang lazim adalah menetapkan dewan perencanaan kualitas ( quality planning council) yang memformulasikan dan mengkoordinasikan aktivitas kualitas seluruh perusahaan. Tanggung jawab dewan tersebut adalah : • Menetapkan kebijakan kualitas perusahaan. • Menetapkan tujuan kualitas perusahaan, dan mengkaji tujuan-

tujuan area fungsional.

Memutuskan untuk mengikuti

TQM

Menetapkan budaya kualitas

Menetapkan pengawasan manajemen

puncak

Jasa Informasi Manufaktur Pemasaran SDM Keuangan

33

• Menetapkan strategi kualitas perusahaan dan mengkaji strategi-strategi area fungsional.

• Mengkaji kinerja kualitas dibandingkan dengan tujuan dan strategi. • Merevisi sistem pemberian peringkat manajerial dalam

memasukkan kinerja yang mengarah ke tujuan kualitas.

Mencapai Manajemen Kualitas dalam Jasa Informasi

Dalam jasa informasi, manajemen kualitas dicapai mengikuti proses berikut :

1 2 3

4 5 6

Salah satu contoh dimensi kualitas produk IS di Goodyear adalah: akurasi, output yang terpercaya, kemudahan bagi pemakai (user friendliness), bekerja sesuai spesifikasi, waktu respon yang cepat, revolusi, memuaskan semua kebutuhan, tidak ada downtime, pengiriman tepat waktu, penggantian yang mudah.

Kebutuhan kemampuan dasar bagi pelamar kerja IS : • Memperhatikan efektivitas. • Berinisiatif. • Antusias pada pekerjaan. • Percaya diri. • Memperhatikan dampak dari suatu tindakan. • Kecakapan membina hubungan antar pribadi. • Pemikiran konseptual. • Pemikiran analitis. • Komunikasi efektif. • Fleksibilitas.

Mengidentifikasi pelanggan IS

Mengidentifikasi kebutuhan kualitas pelanggan

Menetapkan metrik kualitas

Mendefinisikan strategi kualitas IS

Menerapkan program kualitas IS

Memantau kinerja kualitas IS

34

BAB VI

KOMPUTER SEBAGAI PERALATAN PEMECAHAN MASALAH

Komputer sekarang sangat berbeda dengan model awalnya.

• Penyimpanan komputer (computer storage) ada dalam dua bentuk dasar, yaitu primer dan sekunder. Penyimpanan primer menggunakan teknologi integrated circuit untuk menyediakan random access memory (RAM), read-only memory (ROM) dan cache memory.

• Keyboard adalah unit input komputer yang paling popular, dan efisiensinya telah ditingkatkan dengan alat penunjung (pointing device). Input suara yang diharapkan sebagai solusi masalah input, ternyata tidak sesuai harapan.

• Output dapat dihasilkan melalui printer, plotter, microform. • Perangkat lunak dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu

sistem dan aplikasi. Perangkat lunak sistem meliputi sistem operasi, program utility, dan penerjemah. Perangkat lunak aplikasi dapat dibuat oleh spesialis informasi atau dibeli dalam bentuk jadi. Perangkat lunak jadi (prewritter software) ada dalam empat jenis utama–bisnis umum, khusus industri, produktivitas organizational dan produktivitas personal.

1. Komputer sebagai Elemen Jasa Informasi

Komputer ada dalam berbagai ukuran : • Komputer besar (mainframe), merupakan tulang punggung

pengolahan data untuk organisasi besar seperti pemerintahan. Mainframe yang lebih besar dan penuh daya adalah supercomputer.

• Sekarang, sejak tahun 1970-an, trend mengarah ke komputer kecil, dimulai dengan minicomputer (komputer mini), contoh: IBM AS/400.

• Komputer yang lebih kecil adalah komputer mikro (microcomputer), sebagian besar sirkuit komputer mikro berbentuk silicon integrated circuit chip, yang lebih kecil dari kuku. Chip ini disebut microprocessor.

• Belakangan muncul small business computer dan komputer personal-PC. Small computer business adalah komputer mini atau mikro multi-user yang biasa terdapat pada perusahaan kecil, yang memberikan dukungan perhitungan bagi seluruh perusahaan. Komputer personal (PC) adalah mikro komputer yang digunakan oleh satu orang, atau mungkin sedikit orang yang bekerja pada area yang sama.

35

• Ada pula laptop, notebook, dan palmtop. Ini merupakan PC yang lebih kecil bertenaga baterai.

• Komputer yang lebih kecil lagi adalah pen computer, yang berkemampuan menerima input yang ditulis pada layar dengan pena khusus.

2. Arsitektur Komputer

Central Processing Unit (CPU)

Unit penyimpanan sekunder (Secondary storage)

• CPU = mengendalikan semua unit sistem komputer yang lain dan

mengubah input menjadi output. • Penyimpanan primer, biasa disebut main memory, berisi data yang

sedang diolah dan program. • Unit pengendali : membuat semua unit bekerjasama sebagai suatu

sistem. • ALU = adalah tempat berlangsungnya operasi perhitungan dan

logika. Nama processor digunakan untuk menggambarkan unit pengendali dan ALU yang mengolah isi penyimpanan primer.

• Penyimpanan sekunder : menyediakan tempat untuk menyimpan program dan data saat tidak dipakai. Data yang disimpan disebut database.

Unit pengendali (Control unit)

Unit penyimpanan primer (Primary

storage)

Arithmatic and logic unit (ALU)

Data input

Informasi output

36

Penyimpanan Primer Komputer pertama menggunakan “magnetic drum” dan “magnetic core” untuk penyimpanan primer. Core merupakan potongan logam kecil menyerupai donat sebesar kepala jarum yang mudah dimagnet. Kawat-kawat yang membentang melalui core mengubah medan magnet dan menentukan status magnetiknya. Sejak tahun 1964, penyimpanan yang terbuat dari integrated circuit mulai menggantikan drum dan core.

Bit dan Byte Kapasitas penyimpanan integrated circuit diukur dalam megabyte (MB) atau jutaan bit data. Satu bit adalah satu posisi penyimpanan elektronik, yaitu nyala atau mati dan kombinasi dari bit-bit membentuk satu byte atau satu karakter. Dengan demikian kilobyte (KB) = 1000 byte = 1024 byte. Oleh karena itu 1 megabyte (MB) = 1.024 x 1.024 = 1.048.576 byte.

Berbagai Bentuk Penyimpanan Primer Random Access Memory (RAM), merupakan nama yang diberikan kepada integrated circuit yang berfungsi sebagai bagian penyimpanan primer untuk menyimpan perangkat lunak dan data. RAM memungkinkan operasi baca maupun tulis tetapi mudah hilang (volatile) saat daya listrik dimatikan. Read-Only Memory (ROM), suatu jenis khusus penyimpan primer dapat dibaca tetapi tidak dapat ditulisi. ROM digunakan untuk menyimpan material seperti instruksi-instruksi yang memberitahukan komputer apa yang harus dilakukan saat dinyalakan. ROM bersifat tidak mudah hilang (non volatile). Cache Memory, perpindahan instruksi program dan data antara penyimpanan primer dan processor (unit pengendali dan ALU) dicapai pada kecepatan yang sangat tinggi, biasanya 50 nanosecond. Satu nanosecond = satu per milyar dari 1 detik. Beberapa komputer mampu memindahkan lebih cepat dengan tambahan RAM. RAM ini disebut Cache Memory.

3. Ergonomika Penggunaan Komputer Ergonomika adalah penelitian mengenai pengaruh fisik dan prilaku dari objek-objek seperti komputer dan peralatan kantor terhadap pemakainya. Istilah human engineering dan pertimbangan faktor manusia (human factor consideration) sangat cocok jika berkaitan dengan penggunaan komputer.

37

Saran-saran ergonomis untuk penggunaan komputer : 1) Sesuaikan tinggi kursi anda sehingga telapak kaki anda pada lantai. 2) Posisikan keyboard anda sehingga siku anda sama tinggi dengan

keyboard dan pergelangan tangan anda sedikit atau tidak tertekuk. 3) Aturlah monitor komputer sehingga bagian atas layar berada pada

atau sedikit di bawah mata. 4) Posisikan layar anda sehingga tidak memantulkan sinar ke mata

anda. 5) Jaga agar layar tetap bersih. 6) Pastikan bahwa pengendali kecerahan dan kontras layar anda telah

disesuaikan dengan tepat. 7) Tempatkan pinter laser di area yang berventilasi baik dan pastikan

printer tersebut mendapatkan pemeliharaan teratur. 8) Selingi bekerja di komputer dengan tugas-tugas yang menggunakan

otot-otot yang berlainan. 9) Seringlah beristirahat sejenak dan gerak-gerakkan badan anda.

10) Kunjungi ahli kesehatan jika anda mengalami sakit yang terus menerus saat menggunakan komputer.

Unit Input

Ada 5 cara dasar memasukkan data, yaitu : • Keyboard, unit ini paling popular digunakan untuk memasukkan

data dengan menekan tombol-tombol. Sebagian keyboard dilengkapi: numeric keypad (tombol-tombol yang diatur seperti kalkulator saku), tanda panah (cursor control keys) untuk memindahkan kursor, dan tombol-tombol fungsi yang menjalankan tugas tertentu bagi pemakai, tergantung perangkat lunaknya. Cursor adalah tombol kecil di layar untuk menunjuk sesuatu.

• Alat Penunjuk Beberapa alat penunjuk adalah: mouse, trackable, touch srceen, light pen, dan unit remote control.

• Alat Input Otomatisasi Data Sumber Sejumlah perusahaan telah mengurangi antrian input dengan menggunakan otomatisasi data sumber (source data automation – SDA). Ada dua teknologi dasar, yaitu: pembacaan optis (optical reading) dan pembacaan magnetis (magnetic reading). Ada beberapa kelas unit pembaca optis: optical mark reader, barcode reader, optical character reader, dan handprint reader. Bentuk otomatisasi data pertama untuk pembaca magnetis adalah “magnetic ink character recognition”.

• Alat Input Pengenal suara.

38

Unit input ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Alat keyboard

Alat pengenal suara

Komputer

! Alat penunjuk

11312329113123291131232911312329 Alat pembaca magnetis

04300950654 Alat pembaca optis

39

Unit output dapat digambarkan sebagai berikut:

Komputer

Alat output tampilan

Printer

!Alat output suara

"Plotter

Microform

40

BAB VII

PENDEKATAN SISTEM

1. Pemecahan Masalah

Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Elemen-elemen proses pemecahan masalah :

Elemen-elemen Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang

harus dicapai oleh sistem. Informasi : menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang

dicapai oleh sistem. Perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab laba rendah. Jadi dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Masalah

Pemecah masalah (manajer)

Standar

Informasi

Berbagai solusi

alternatif

Kendala

Solusi

41

Jenis-jenis masalah : • Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubungan-

hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.

• Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen atau hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.

• Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.

2. Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai : 1) Mengenali kontroversi. 2) Menimbang klaim alternatif. 3) Membentuk penilaian.

Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem :

• Tahap I : Usaha Persiapan Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem. 2 : Mengenali sistem lingkungan. 3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

• Tahap II : Usaha Definisi Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. 5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu.

• Tahap III : Usaha Solusi Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif. 7 : Mengevaluasi solusi alternatif. 8 : Memilih solusi terbaik. 9 : Menerapkan solusi terbaik. 10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif.

42

Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem.

Arus informasi Arus keputusan

Keterangan tambahan dari langkah-langkah pendekatan sistem :

Langkah 5: Menganalisis bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu. Analisis bagian-bagian sistem dapat digambarkan sebagai berikut : 1

4 5 Urutan menggambarkan prioritas tiap elemen dalam pemecahan masalah. Misalnya, masalah dalam elemen 4 tidak bisa dipecahkan kalau ada masalah dalam elemen tiga.

Standar

Proses Transformasi

Output Input

Standar

Proses Transformasi

Output Input

Standar

Proses Transformasi

Output Input

Standar

3 Manajemen

Pengolah informasi

Proses 6 transformasi

Sumber 7 daya output

Sumberdaya input

Input 2 Output

43

Elemen 1 : Mengevaluasi standar. Standar kinerja dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran, dan kuota. Standar memiliki karakteristik tertentu : • Standar harus sah (valid). • Standar harus realistis. • Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan

untuk mencapai. • Standar harus terukur.

Elemen 2 : Membandingkan output sistem dengan standar.

Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi. Sinyal-sinyal adanya masalah : (1) manajer bekerja dalam jam yang sangat panjang dan (2) keputusan-keputusan terbukti salah.

Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.

Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis ini konseptual sistem tidak lagi merupakan persoalan, permasalahan ada pada sistem fisik.

Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern dalam memecahkan masalah transformasi adalah: otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computer integrated manufacturing.

Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.

Pada langkah 6 - Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi.

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Manajer jarang memecahkan masalah sendirian, biasanya dilakukan tukar menukar pikiran (brain storming). Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem pendukung keputusan secara kelompok (group decision support system) untuk memecahkan masalah. Contoh pemecahan masalah yang tidak sanggup menangani volume aktivitas pekerjaan yang meningkat. Ada 3 solusi alternatif : (1) menambah lebih banyak peralatan pada komputer yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya; (2) menggantikan komputer yang ada dengan yang lebih besar; (3) menggantikan komputer yang ada dengan jaringan komputer lokal (LAN) dari komputer-komputer yang lebih kecil.

44

Langkah 7 – Mengevaluasi berbagai alternatif solusi.

Mengevaluasi alternatif dengan menggunakan kriteria evaluasi. Dari contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan kriteria : (1) biaya operasi; (2) pelatihan pemakai; (3) daya respon; (4) keamanan data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan. Adapun evaluasi dari ketiga alternatif tersebut adalah : Alternatif 1 :

Meningkatkan sistem yang ada

Alternatif 2 Memasang sistem besar

Alternatif 3 Memasang jaringan

komputer mikro Keuntungan :

1) Kenaikan kecil dalam

biaya operasi. 2) Tidak diperlukan

pelatihan pemakai. 3) Memberikan

keamanan data maksimum.

1) Sangat responsif pada

permintaan informasi. 2) Keamanan data baik. 3) Mudah mengadaptasi

perubahan kebutuhan pemakai.

1) Biaya operasi sedikit

menurun. 2) Sedikit mengadaptasi

perubahan kebutuhan pemakai.

Kerugian : 1) Kurang responsif pada permintaan informasi.

2) Tidak mudah mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai.

1) Kenaikan besar dalam biaya operasi.

2) Diperlukan banyak pelatihan pemakai.

1) Diperlukan pelatihan pemakai.

2) Kurang responsif pada permintaan informasi.

3) Menimbulkan masalah keamanan data.

Langkah 8 – Memilih Solusi Terbaik Menurut Henry Mintzberg (ahli manajemen) ada 3 cara memilih alternatif terbaik : • Analisis : Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan,

mempertimbangkan konsekwensinya pada tujuan organisasi.

• Penilaian : Proses mental dari seorang manajer. • Tawar-menawar : Negosiasi antara beberapa manajer. Langkah 9 – Menerapkan Solusi. Setelah ada solusi perlu diterapkan untuk mengetahui efektivitasnya. Langkah 10 – Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif. Mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

45

3. Model Pendekatan Sistem Integrasi

1. Memandang perusahaan

sebagai suatu sistem Usaha definisi

4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

5. Menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan tertentu. Usaha solusi

6. Mengidentifikasi solusi alternatif. 7. Mengevaluasi solusi alternatif. 8. Memilih solusi terbaik. 9. Menerapkan solusi. 10. Membuat tindak lanjut

untuk memastikan bahwa solusi efektif

Faktor-faktor Pribadi yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah : Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya ini mempengaruhi keterlibatannya dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah : Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problem-sensing style), yaitu : • Menghindar masalah (problem avoider), mengambil sikap positif dan

menganggap bahwa semua baik-baik saja.

3. M

engi

den

tifik

asi s

ubs

iste

m p

eru

sah

aan

2. M

enge

nal

i sis

tem

ling

kun

gan

46

• Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari dan tidak menghalangi masalah.

• Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi : Gaya mengumpulkan informasi ada dua : • Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti

management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

• Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi : Manajer juga cenderung menggunakan salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu : • Gaya sistematik (systematic style). Manajer memberi perhatian

khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

• Gaya intuitif (intuitive style).Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Di dalam pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan yaitu : 1) Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense). 2) Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah. 3) Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Suatu

metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu.

47

BAB VIII

METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM

Siklus hidup sistem terdiri dari 5 tahap. Empat tahap pertama : perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan – dimaksudkan bagi pengembangannya. Tahap kelima untuk penggunaannya. Semua tahap dapat melibatkan pemakai, spesialis informasi jika end-user computing tidak diikuti sepenuhnya. Eksekutif menetapkan kebijaksanaan dan membuat rencana yang mengatur pemakaian komputer. Pada tingkat yang sedikit lebih rendah, suatu komite khusus yang disebut dengan komite pengarah SIM (MIS steering committee) dapat mengelola seluruh siklus hidup dalam perusahaan. Ketika tiap siklus hidup melalui tahap pengembangan, para pemimpin proyek mengawasi para anggota tim.

Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan sistem untuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer. Pengembangan sistem yang lebih responsif dapat dicapai dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan pengembangan berbasis komputer (computer-based development tools). Dua peningkatan itu adalah prototyping dan rapid application development (RAD), dan peralatan tersebut termasuk kategori CASE (Computer-aided software engineering). 1. Siklus hidup

Siklus hidup sistem (system life cycle-SLC), adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informal berbasis komputer. SLC dilakukan dengan pendekatan sistem secara teratur dan dilakukan secara top-down, oleh karenanya sering disebut pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Tahap-tahap siklus hidup sistem, empat yang pertama dinamakan sisklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle-SDLC). Tahap kelima, tahap penggunaannya yang berlangsung sampai waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analis sistem, pemrograman, dan operasi. Kecenderungan sekarang ditangani oleh tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Gambaran sifat hirarkis manajemen siklus hidup sistem

48

Pemasaran Manufaktur Keuangan Sumber daya manusia Saat sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kemungkinan besar dipegang oleh yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi dan CIO. Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus. Jika tujuannya memberi petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, komite ini disebut komite pengarah. Komite pengarah yang mengarahkan penggunaan sumberdaya komputer perusahaan disebut komite pengarah SIM. Anggota tetap komite pengarah SIM melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Sedangkan anggota sementara meliputi manajer yang lebih rendah dan para konsultan selama keahliannya dibutuhkan.

Eksekutif

Komite Pengarah SIM

Pemimpin proyek tim model lokasi gudang

Pimpinan proyek tim MRP II

Pimpinan proyek tim sistem ISDN

Project leader Credit Approval System Team

Pemimpin proyek tim sistem informasi SDM

49

Tugas dan fungsi utama komite pengarah SIM:

• Menetapkan kebijakan, yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai tujuan strategis perusahaan;

• Menjadi pengendali keuangan, dengan bertindak sebagai badan yang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan komputer;

• Menyelesaikan pertentangan, yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer.

Dengan memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalam

komite pengarah, diperoleh dua keuntungan: • Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk

mendukung pemakai di seluruh perusahaan; • Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan

mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik. Komite pengarah SIM jarang terlibat langsung dalam rincian pekerjaan, tanggung jawab ini ada pada tim proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim proyek ini diarahkan oleh pemimpin proyek.

2. Tahap Perencanaan

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS: • Menentukan lingkup dari proyek; • Mengenali berbagai area permasalahan potensial; • Mengatur urutan tugas; • Memberikan dasar untuk pengendalian.

50

Adapun langkah-langkah dalam tahap perencanaan

Komite pengarah SIM Manajer Analis Sistem

1) Menyadari Masalah: kebutuhan adanya proyek CBIS biasanya

dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer dan unsur-unsur dalam lingkungan perusahaan.

2) Mendefinisikan masalah: setelah sadar akan adanya masalah, manajer harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasinya.

3) Menentukan tujuan sistem: manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai.

4) Mengidentifikasi kendala-kendala sistem: kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan.

5) Membuat studi kelayakan: studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi

2. Mendefinisi-kan masalah

3. Menentukan tujuan sistem

4. Mengidentifi-kasi kendala

sistem

Konsultasi

5. Membuat studi kelayakan

6. Menyiapkan usulan penelitian

7. Setuju atau menolak penelitian proyek

8. Menetapkan mekanisme pengendalian

1. Menyadari masalah

51

kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan: • Teknis: tersediakah perangkat keras dan perangkat lunak untuk

melaksanakan pemrosesan yang diperlukan? • Pengembalian ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilai

secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya? • Pengembalian non ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan

dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?

• Hukum dan etika: akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hukum dan etika?

• Operasional: akankah rancangan sistem seperti itu akan didukung oleh orang-orang yang menggunakannya?

• Jadwal: mungkinkah menerapkan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan?

6) Mempersiapkan usulan penelitian sistem: jika sistem dan proyek

layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem (system study) akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analis.

7) Menyetujui atau menolak penelitian proyek: manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan atau tidak.

8) Menetapkan mekanisme pengendalian: sebelum proyek dimulai perlu ditetapkan mekanisme pengendaliannya. Jumlah waktu yang diperlukan dinyatakan dalam orang-bulan. Setelah proyek jalan perlu dimonitor. Berbagai teknik dokumentasi yang dapat digunakan antara lain: tabel, grafik, diagram jaringan (network diagram: PERT dan CPM).

52

3. Tahap Analisis Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Adapun tahapan dalam analisis sistem adalah: Komite pengarah SIM Manajer Analis sistem

1 6

2 3 4

5

1) Mengumumkan Penelitian Sistem: untuk mengurangi kekuatiran

akan adanya aplikasi komputer baru, kiranya perlu dikomunikasikan dengan cara (a) alasan perusahaan melaksanakan proyek; dan (b) bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai;

2) Mengorganisasikan tim proyek: sebaiknya pemimpin proyek adalah spesialis informasi, jangan pemakai;

3) Mendefinisikan kebutuhan pemakai: pengumpulan informasi kebutuhan pemakai dapat dilakukan dengan: wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei. Wawancara lebih disukai, karena: (1) adanya komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh; (2) meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis, maupun pemakai; (3) dapat menjalin kepercayaan

Mengumumkan penelitian sistem

Mengorganisasikan tim proyek

Mendefinisikan kebutuhan informasi

Mendefinisikan kriteria kinerja sistem

Menyiapkan Usulan rancangan

Menerima atau menolak rancangan

53

antara pemakai dan spesialis informasi; (4) memberi kesempatan bagi peserta proyek kalau ada perbedaan pandangan. Dokumentasinya dapat berupa flowchart, diagram arus data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Semua dokumentasi ini yang menjelaskan sistem ini disebut kamus proyek.

4) Mendefinisikan kriteria kinerja sistem: setelah kebutuhan informasi didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat kriteria kinerja sistem. Contoh, manajer pemasaran menetapkan kriteria laporan biaya bulanan sbb: (1) laporan disiapkan dalam kertas dan tampilan; (2) laporan disediakan tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan; (3) laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya aktual dengan anggaran.

5) Menyiapkan usulan rancangan: analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan/hentikan untuk kedua kalinya. Manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk usulan rancangan.

6) Menyetujui atau menolak rancangan proyek: manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah disetujui atau tidak.

4. Tahap Rancangan

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Untuk sistem berbasis komputer biasanya dalam rancangan ada spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Menyiapkan rancangan sistem yang terinci: analis bekerja sama

dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang telah dijelaskan dalam modul teknis. Penggambaran dilakukan dari yang besar dan secara bertahap secara rinci dengan pendekatan top-down dan ini biasanya dilakukan untuk rancangan terstruktur (structured design).

2) Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis harus mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan.

3) Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis bekerja bersama manajer mengevaluasi berbagai alternatif dan dipilih yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.

4) Memilih konfigurasi yang terbaik: analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dengan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah

54

dianalisis kemudian direkomendasikan kepada manajer untuk disetujui. Persetujuan dilakukan oleh Komite pengarah SIM.

5) Menyetujui usulan penerapan: analisis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.

6) Menyetujui atau menolak penerapan sistem: jika keuntungan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

Secara keseluruhan dapat digambarkan: Komite pengarah SIM Manajer Analis sistem

6

1 2 3 4 5

5. Tahap Penerapan

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya adalah: 1) Merencanakan penerapan: sebelum sistem baru digunakan, manajer

dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem.

Mengatur

Menyiapkan rancangan sistem terinci

Mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem

Konflik konfigurasi terbaik

Memilih konfigurasi terbaik

Menyiapkan usulan penerapannya

Menyetujui atau menolak penerapan sistem

55

2) Mengumumkan penerapan: proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti penelitian sistem. Tujuannya untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama pegawai.

3) Mendapatkan sumberdaya perangkat keras: rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP).

4) Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak: dapat membuat sendiri oleh programmer dari dokumen yang disiapkan analis sistem atau menggunakan perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software).

5) Menyiapkan database: DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database.

6) Menyiapkan fasilitas fisik: fasilitas di sini adalah lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu ruangan dan kelembaban khusus, keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dsb.

7) Mendidik peserta dan pemakai: baik peserta (operator pemasukan data, pegawai coding, dan administrasi) dan pemakai harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan sebaiknya setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

8) Masuk ke sistem baru: proses menggantikan sistem lama ke sistem baru disebut cutover. Ada 4 pendekatan dasar: percontohan (pilot project), serentak, bertahap, dan paralel.

Komite pengarah SIM Manajer Spesialis informasi

1 2

8

3 4 5 6 7

Merencanakan penerapan

Mengumumkan penerapan

Mengatur

Mengatur

Mendapatkan sumberdaya H/W

Mendapatkan sumberdaya S/W

Menyiapkan database

Menyiapkan fasilitas fisik

Mendidik peserta dan pemakai Masuk ke sistem baru

56

6. Tahap Penggunaan

Tahap penggunaan terdiri dari 3 langkah :

Komite pengarah SIM Manajer Spesialis informasi

Mengatur

1 Menggunakan

sistem

2 Audit sistem 3 Memelihara

sistem

1) Menggunakan sistem. Pemakai menggunakan sistem untuk

mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan. 2) Audit sistem. Penelitian apakah sistem baru memenuhi kriteria

kinerja. Studi ini disebut “penelaahan setelah penerapan” (post implementation).

3) Memelihara sistem. Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem. Ada 3 alasan untuk pemeliharaan : a) Memperbaiki kesalahan. b) Menjaga kemutakhiran sistem. c) Meningkatkan sistem.

Menempatkan Siklus Hidup Sistem Dalam Perspektif Guna memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai, spesialis informasi telah membuat modifikasi pada system life cycle (SLC) sehingga waktu penerapan berkurang. Ada dua modifikasi yang dapat dilakukan yaitu prototyping dan Rapid Application Development (RAD).

Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Prosesnya disebut prototyping. Ada 2 jenis prototype: Prototipe jenis I sesungguhnya menjadi sistem operasional; Prototipe jenis II merupakan suatu model yang dapat berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

57

Pengembangan Prototipe Jenis I Tidak 1 Ya 2 3 4 Di dalam mengembangkan prototype, analis sistem bekerjasama dengan spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebih peralatan prototyping. Untuk mengembangkan prototype, salah satu contoh peralatannya adalah “Integrated application generator”, yaitu suatu S/W jadi yang mampu menghasilkan semua feature yang diinginkan sistem baru – menu, laporan, layar, database, dan sebagainya. Prototyping Toolkits mencakup sistem-sistem S/W terpisah yang masing-masing mampu untuk menghasilkan sebagian features sistem yang diinginkan. Pengembangan Prototype Jenis II Tiga langkah pertama sama, langkah-langkah selanjutnya : 4) Mengkodekan sistem operasional, programmer menggunakan

prototype sebagai dasar untuk pengkodean sistem operasional. 5) Menguji sistem operasional ! oleh programmer. 6) Menentukan jika sistem operasional dapat diterima. 7) Menggunakan sistem operasional.

Potensi Kegagalan Prototyping :

• Ketergesaan membuat prototype mungkin menghasilkan jalan pintas dalam definisi permasalahan, evaluasi alternatif dan dokumentasi.

• Pemakai mungkin begitu tertarik dengan prototype sehingga mereka mengharapkan sesuatu yang tidak realistic dari sistem operasional.

• Prototipe Jenis I mungkin tidak seefisien sistem yang dikodekan dalam bahasa programming.

• Hubungan komputer-manusia yang disediakan oleh peralatan prototyping tertentu mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

Prototyping bekerja paling baik pada penerapan-penerapan yang berciri: • Risiko tinggi • Interaksi pemakai penting • Jumlah pemakai banyak • Penyelesaian yang cepat diperlukan

Mengidentifikasi kebutuhan pemakai

Mengembangkan prototipe

Prototipe dapat diterima

Menggunakan prototipe

58

• Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek • Sistem yang inovatif • Perilaku pemakai yang sukar ditebak.

Rapid Application Development (RAD)

RAD adalah istilah yang dibuat oleh James Martin, seorang konsultan komputer dan pengarang, untuk suatu siklus hidup pengembangan yang dimaksudkan untuk menghasilkan sistem secara cepat tanpa mengorbankan kualitas. RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut information engineering. Information Engineering (EI), pendekatan menyeluruh dalam pengembangan sistem, yang memperlakukannya sebagai kegiatan seluruh perusahaan (lihat gambar).

Perencanaan

strategi informasi

(ISP)

Analisis area bisnis (BAA)

Rapid Application Dept. (RAD)

Data Kegiatan Unsur-unsur penting dari RAD : manajemen, manusia, metodologi, dan peralatan. Siklus hidup RAD : (a) perencanaan kebutuhan, (b) rancangan pemakai, (c) konstruksi, (d) cut over.

Pengawasan strategis atas fungsi dan sasaran suatu perusahaan.

Proses-proses yang diperlukan untuk mengoperasikan perusahaan dan saling keterkaitannya.

Rancangan prosedur untuk aplikasi yang spesifik.

Pengawasan strategis atas informasi yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan seefisien mungkin.

Model data

Rancangan catatan yang digunakan oleh prosedur yang spesifik.

59

CASE

Computer Aided Software Engineering (CASE) merupakan kategori S/W yang bertujuan mengalihkan sebagian beban kerja pengembangan sistem dari manusia ke komputer. Ada 4 kategori : • Peralatan CASE tingkat atas : dapat digunakan oleh eksekutif

perusahaan dalam perancangan strategis; contoh : IEW/Planning Work Station dari Knowledge Ware dan Develop-Mate dari IBM.

• Peralatan CASE tingkat menengah dapat digunakan selama tahap analisis dan rancangan untuk mendokumentasikan proses dan data dari sistem yang telah ada atau baru. Contoh: Visible Analyst dari Visible System dan Excelator dari Index Technology.

• Peralatan CASE tingkat bawah digunakan selama tahap penerapan dan penggunaan untuk membantu programmer, mengembangkan, menguji, dan menjaga kode. Contoh yang popular Telon dari Pansophic Systems yang menghasilkan COBOL atau kode PL/I.

• Peralatan CASE integrasi menawarkan cakupan integrasi dari peralatan CASE tingkat atas, menengah, dan bawah. Contoh: Design-1, dari Anderson Consulting dan In CASE dari EOS.

60

BAB IX

PERANGKAT KERAS (H/W) DAN PERANGKAT LUNAK (S/W) PERENCANAAN HARDWARE

Dalam area perencanaan hardware, CIS profesionals secara terus menerus merubah lingkungan di mana mereka bekerja dan pada setiap pengguna yang mereka dukung. Serentetan aktivitas terstruktur yang spesial harus menuntun dan mengendalikan perencanaan perubahan hardware, demikian juga dalam implementasi conversi pelaksanaan perencanaan. Perlu dipertimbangkan bahwa ada perbedaan antara perencanaan hardware untuk fasilitas yang baru dan perencanaan untuk memodifikasi atau meng-upgrade fasilitas yang ada.

Beberapa hal penting lainnya adalah perencanaan hardware memerlukan waktu yang lama. Pertimbangan lead time and capabilities biasanya digunakan untuk mereview tingkat ekonomik daripada perencanaan CIS dan kebutuhan daripada setiap organisasi pemakai dan juga untuk mengembangkan forecast realistic kebutuhan processing untuk suatu sistem beroperasi, dalam pengembangan, atau perencanaan ke depan. Dalam proses perencanaan hardware harus melalui penelitian kebutuhan dan pemanfaatan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan. Hardware Planning Considerations Beberapa step perencanaan computer hardware baru :

• Lead-time considerations • Evaluation of availabilities :

- Preliminary facilities needs - Keeping up with technology - Sharing with peers - Trade publication and research groups

• Review of economic situation : - Cost of operation - Projected useful life - Tech. & economic trade-offs - New-used equipment trade-offs - Lease-purchase trade-offs - Continual change

• Future requirements • Determining capacity • Research alternatives • Recommendation of alternatives

61

• Decisions : - Postpone any action - Request more study and another report at a later date - Select two or three alternatives for further study - Select one of the alternatives for development and

implementation. • Facility planning • Installation • Acceptance test • Production • Feedback procedures Determining capacity : • Real memory • Magnetic tape • Magnetic disk • Draft and letter quality print needs • Computing capacity Facility planning : • Space • Power • Air conditioning • Security • Safety • Access • Communication links :

- Voice - Data

Untuk safety, yang harus dipertimbangkan :

• Location of magnetic media ! close enough. • Placement of smoke and heat detectors ! should be located in

relation of potential sources of alarm. • Provision for electrical outlets ! must be enough lines and outlets

to avoid overloading the electrical system at any point. • Form handling ! new paper supply storage and the area for

handling the output from the computer should be placed with care ! untuk menghindari debut dari kertas continuous form yang bisa merusak komputer.

• Avoiding water damage ! the memories of many large scale computers are water cooled.

62

Installation

• Hardware : - A calender for the events leading up to delivery of the hardware

and the activities leading to operational status. - A schedule of the physical site development activities. - Specifications for setting up and using the new equipment,

including location, power, etc. - Necessary agreements for use of either the manufacturer or other

leased equipment for early program and system checkout. - Specification for overlapped processing procedures if conversions

are to take place in parallel. • Software • Personnel • Training • Supplies. Acceptance Test

• All equipment components are received. • All equipment components must operate free of error for a period of

30 production days. • Hardware speeds are verified through execution of selected series of

programs. • Defined levels of storage capacities, both internal and external, are

verified. • Specified applications and operating system software packages must

operate at predefined levels of performance. Production The steps are : • The conversion of historical master files. • Loading necessary databases to on-line storage. • Ensuring that all necessary communications lines are in place if

distributed processing is to be supported. • Checkout of physical security procedures. • Checkout of data security procedures. • Ensuring that necessary supplies are on hand. • Testing data capture procedures and processes. • Setting up the new equipment in its permanent location.

63

PEMILIHAN SYSTEMS PROJECTS Systems projects adalah suatu titik di mana fungsi CIS sesuai

dengan lingkungannya. Oleh karenanya pemilihan dan pengelolaan systems projects dan kebutuhan-kebutuhan pemakai adalah saling tergantung dalam suatu organisasi. Dengan demikian, kebutuhan-kebutuhan pemakai, dalam bentuk spesifikasi aplikasi mengarahkan fungsi CIS.

Fungsi pemakai (user) dengan systems projects adalah salah satu indikator dari sukses aktivitas CIS.

Ada beberapa metode pemilihan: Ambil contoh pembiayaan pelayanan CIS.

- Charge back method - Pie-slicing method - Overhead method

Alasan Pengembangan Proyek-proyek Sistem Aplikasi

• Organizational needs • Environmental needs • Developments in technology • Growth in education & experience

Organizational needs Perubahan organisasi mencakup :

• Growth • Changes in objectives • New products, services, or markets • Change in operations • Personnel changes • Operational bottlenecks • Opportunities to increase efficiency.

Environmental Needs Ada 2 sumber permintaan :

• Competition ! bank dengan ATM • Regulation atau legislation

! misal perubahan hukum perpajakan Developments in Technology

• Hardware • Software

64

Growth in Education and Experience

• Meningkatnya kecanggihan pemakaian sistem ! skilled users • Pengalaman pemakai tentang komputer.

Pemilihan Proyek

Pemilihan proyek harus diarahkan ke arah permintaan proyek yang sesuai dan harus menghindari “bottleneck” akibat detail biaya dan benefit analysis. Salah satu cara pemilihan proyek adalah sejalan dengan tujuan strategik. Dalam beberapa hal, proyek-proyek CIS dapat disyahkan tanpa pemilihan formal. Penetapan Prioritas

• Simple ranking • Weighted criteria • Delphi technique

APPLICATIONS SOFTWARE PLANNING

Tugas utama dari CIS adalah perencanaan proyek pengembangan software. Keputusan awal yang dipertimbangkan adalah apakah mengembangkan aplikasi dengan resources yang tersedia atau membeli paket-paket komersial. Kriteria pertimbangan :

• Time • User requirements • Maintenance • Costs • Staff resources.

Beberapa pertimbangan kalau membeli software :

• Compatibility with existing systems • Multi-user capabilities • Processing capacities • etc.

Baik untuk custom-developed atau commercial software, team

pengembangan biasanya menekankan pada cost. Cost untuk development atau operational expenses. Setiap pengembangan, evaluasi atau aktivitas pengujian biasanya dengan laporan formal.

65

Standards IBM ! HIPO (Hierarchical Input Processing Output) Yourdon Inc. ! Method for data flow programming (bubble charts) dan menerbitkan beberapa buku. American National Standards Institute (ANSI) ! system analysis & design. INFORMATION RESOURCES FOR PROFESSIONAL KNOWLEDGE

Information resource management (IRM) suatu konsepsi baru dari fungsi-fungsi computer systems dan personal CIS. Semakin meningkat sistem komputer dalam kecanggihannya, semakin meningkat pula nilai informasi organisasi yang bersangkutan. Informasi sekarang dipandang sebagai asset, atau resources dari suatu organisasi. Peran tradisional yang digambarkan oleh fungsi-fungsi CIS, bahwa fasilitas pelayanan internal, sedang ditingkatkan mencakup tanggung jawab untuk pengelolaan yang efisien dan efektif dari suatu sumber usaha yang bernilai : informasi. Alam dan kemampuan dari IRM professionals juga berkembang (meluas). Profesional dalam artian memiliki dimensi tambah (lebih), tentang pengetahuan usaha dan ilmu pengetahuan manajemen, demikian juga tentang sistem dan teknologi komputer. Kemampuan IRM professionals untuk mempertahankan sisi kompetisi dalam usaha mungkin tergantung pada alat pembayaran dan comprehensiveness of their body of knowledge. Dalam artian, teknologi yang digunakan dalam aplikasi usaha biasanya sedikit di belakang perkembangan hardware dan software yang paling baru. IRM professionals membutuhkan pengetahuan dari sumber luar dan kemudian membawa dan mengembangkan pengetahuan tersebut untuk memecahkan problem atau situasi yang ada. Standar area yang telah dikembangkan :

• Naming conventions • Data dictionaries • Aids for maintenance • Organization of production and job control information • Programming conventions.

Evaluating Proprietary Software Pertimbangan :

• Processing capacities • Data handling • Primary output capability • Hardware • File considerations • Multi-user capabilities.

66

Finding appropriate packages : • Review computer-related periodicals • Research organization: Data Sources, Datapro, IDS, etc • Magazines : Infoworld & Computer world.

Estimating Costs

Development Operational • Analysis • Training • Design • Supplies • Programming • Computing equipment use and • System testing maintenance • File conversion • Acceptance testing • User training

MANAGEMENT STYLE

• Autocratic • Democratic • Laissez – Faire

Autocratic

• Dicirikan oleh pemimpin yang kuat dan dominan. • Mayoritas keputusan dari pimpinan. • Komunikasi down-ward.

Democratic

• Participative. • Pengambilan keputusan sebagai group process. • Semua anggota tim evaluasi didorong untuk memberikan input

dalam aktivitas pengambilan keputusan. • Komunikasi libral; downd-ward, up-ward, horizontal.

Laissez – Faire

• The most permissive one. Otoritas pengambilan keputusan didelegasikan kepada anggota tim proyek.

• Manager berlaku sebagai konsultan atau sumber info. • Komunikasi mengikuti manajer, tetapi informasi dibagi secara

ekstensif.

Low Medium

High

Autocratic Democratic

Laissez-Faire

Degree of permissiveness

67

BAB X

KOMUNIKASI DATA

Information Superhighway :

• Sebagai suatu jaringan global menjangkau seluruh dunia. • Pemanfaatan komputer atau PC dan modem untuk mengakses

informasi dan layanan-layanan serta untuk mendistribusikan pesan-pesan dan file-file melalui jaringan.

• Memungkinkan individual dan pihak-pihak mencari resources maupun pelanggan pada ratusan negara.

• Berjalan selama 24 setiap hari. • Sangat murah.

Lima Macam Kategori dalam Information Super Highway :

• User (Client) Individu maupun group yang menggunakan layanan dan informasi.

• Layanan komersial on-line Menyediakan akses ke berbagai informasi group-group tertentu, on-line shopping (contoh: compuserve).

• Bulletin board systems (BBS) Bentuk layanan on-line yang lebih kecil yang biasanya hanya menggunakan PC, dan biasanya difokuskan pada topik khusus.

• Internet Jaringan global dari banyak jaringan yang menyediakan akses ke informasi yang terdapat pada ratusan ribu komputer di seluruh dunia.

• Penyedia informasi (information provider) Organisasi yang menjual data melalui jaringan dalam bentuk-bentuk teks, audio, video, CD.

Apa yang dilakukan pada Information Superhighway :

• Komunikasi satu sama lain. • Electronic mail. • Mengirim berkas (file). • Mencari berbagai subyek tertentu. • On-line research documentation. • Urusan bank. • Belanja. • Mengatur perjalanan. • Interactive entertainment : pictures, movies, games.

68

Bulletin Board Systems (BBS) :

• Pertamakali digunakan oleh Ward Cristensen di Chicago dalam tahun 1978.

• Merupakan suatu sistem yang terdiri dari satu atau lebih komputer (PC) yang dihubungkan dengan satu telephone line serta dapat menangani banyak user secara bersamaan.

• Masuk ke BBS dapat dilakukan dengan memutar nomor telepon dimana BBS tersebut berada.

• Macam-macamnya : - Database : untuk mencari info - Message based : untuk e-mail dan konferensi - File library : berisi berbagai file maupun software yang

dapat di-download. Internet :

• Adalah kumpulan dari ribuan jaringan komputer, ratusan ribu komputer dan jutaan pengguna yang berinteraksi satu sama lain melalui jaringan telekomunikasi.

• Merupakan suatu jaringan global dari banyak jaringan komputer yang menyediakan akses ke informasi yang terdapat pada ratusan ribu komputer di seluruh dunia.

Manfaat Internet :

• Tukar menukar data/info secara on-line. • Surat-menyurat antar unit kerja secara cepat. • Kirim mengirim dokumen/file secara elektronik. • Sebagai media diskusi. • Dapat mengakses data/info yang disediakan oleh penyedia

informasi, baik di dalam maupun di luar negeri.

Layanan Aplikasi Utama Internet :

• Surat elektronik (e-mail). • File transfer :

- Kirim/ambil berkas dari satu pengguna ke pengguna lain. • Buletin elektronik (news). • Wide area information services (WAIS): untuk mencari sumber-

sumber info dengan indeks tertentu. • Gopher : mencari info menggunakan rangkaian menu. • World Wide Web (WWW)

- Mencari berbagai info menggunakan highlight text - Gambar - Audio

69

• Internet relay chat (IRC) ➧ Konferensi antar pengguna

• Telnet ➧ Untuk masuk ke dalam suatu komputer di dalam internet.

Electronic Mail (E-Mail) :

• E-mail secara mudah dapat digunakan sebagai pengiriman pesan (surat) melalui jaringan komputer.

• Keuntungan : - Murah - Cepat - Praktis dan mudah - Memudahkan korespondensi - Internasional - Menerapkan mailing list

World Wide Web (WWW) :

• Web diartikan sebagai jaringan dari beraneka ragam informasi. • WWW adalah jaringan dari beraneka ragam informasi yang tersebar

di seluruh dunia yang dapat diakses. • Web Browser :

- Adalah perangkat lunak yang dapat digunakan untuk menelusuri www mencari informasi yang diinginkan.

- Dengan Web Browser ini segala macam info ada pada ujung jari anda, …. Klik saja !

• Contoh Web Browser : - Netscape navigator - Mosaic - Microsoft internet explorer

• Webpage(s) adalah lembaran atau halaman-halaman yang berisi informasi di dalam suatu jaringan www.

Kebutuhan untuk Akses Internet :

• Komputer • Modem • Saluran telepon • Perangkat lunak komunikasi • Terdaftar pada Internet Service Provider (ISP) : User ID, Password.

Tiga Macam Koneksi ke Internet :

1. Permanent Direct - Terhubung langsung ke internet dengan kabel - Misal Universitas.

70

2. Dial-In Direct - Dial ke service provider - Switch ke hubungan langsung - Komputernya menjadi host ke dalam internet..

3. Dial-In Terminal - Dial ke service provider - Komputernya menjadi satu terminal di dalam internet.

Bentuk Hubungan dengan Provider :

• Pengguna informasi - Menghubungkan PC-nya ke provider (dial up atau leased line). - Menjadi satu workstation di dalam internet.

• Penyedia informasi (perusahaan atau lembaga) - Penyedia info menyewa space pada provider. - Penyedia info meletakkan servernya pada provider. - Penyedia info menghubungkan servernya dengan provider

melalui “leased line”. Daftar Instansi Pemerintah yang telah Masuk Jaringan Internet :

• Departemen Perindustrian dan Perdagangan • Departemen Pariwisata Pos dan Telekomunikasi • Departemen Pekerjaan Umum • Departemen Luar Negeri • Departemen Kesehatan • Departemen Hankam • Kantor Menteri Negara Lingkungan Hidup • Kantor Menteri Negara Pemuda dan Olahraga • Biro Pusat Statistik • Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi • Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia • Departemen Pertanian • Berbagai Universitas.

Intranet :

• Adalah jaringan beraneka ragam informasi yang mempunyai ruang lingkup terbatas di dalam suatu organisasi yang diciptakan menggunakan teknologi Web.

• Web lingkup suatu perusahaan di dalam suatu intranet disebut company wide web.

71

Layanan dalam Intranet :

• Serupa dengan layanan pada internet : - FTP (File Transfer Protocol) : ambil/kirim file dari satu komputer

ke komputer lain. - GOPHER : sistem pencarian informasi mengikuti hirarki menu. - WAIS (Wide Are Information Servers) : untuk mencari data

berindeks menggunakan keyword tertentu. - USENET News : Untuk akses ke komputer bulletin board

systems. - TELNET : Log-In ke dalam sistem komputer secara remote. - ELECTRONIC MAIL : Kirim mengirim surat secara elektronik.

• Untuk membangun dan menjalankan Intranet tidak perlu menjadi anggota Internet.

• Features di atas masih dapat ditambah lagi dengan layanan-layanan lain sesuai kemampuan TCP/IP.

Internet Service Provider di Indonesia :

• RadNet (2 kota) • Idola (9 kota) • IndoNet (3 kota) • MegaNet (2 kota) • IptekNet (4 kota) • WasantaraNet (27 propinsi)

72

BAB XI SISTEM PEMECAHAN MASALAH

Pekerjaan-pekerjaan yang ditunjukkan oleh komputer disebut aplikasi. Sering sekali istilah sistem digunakan. Pada awalnya, aplikasi komputer yang dikenal hanyalah pengolahan data (data processing). Sistem pengolahan data suatu perusahaan biasanya terdiri dari payroll dan inventory.

Semakin berkembang suatu perusahaan, dengan berkembangnya komputer sebagai suatu alat, aplikasi data processing juga ikut berkembang. Pertama berkembanglah Sistem Informasi Manajemen (SIM). Selanjutnya, penghalusannya dikenal dengan Decision Support System (DSS). Sekarang penggunaan komputer telah berkembang luas. Salah satunya adalah digunakan untuk perbaikan komunikasi informasi (office automation). Yang lain, bertujuan penduplikasian alasan kemanusiaan, yakni artificial intelligence dan bagiannya expert systems. 1. Sistem Pengambilan Keputusan (Decision Support Systems [DSS])

Seperti diketahui sebelumnya bahwa SIM tidak selalu menyediakan informasi sebagaimana yang dibutuhkan seorang manajer. Hal ini terjadi, karena SIM ditujukan kepada masalah yang dihadapi secara keseluruhan suatu organisasi, atau oleh suatu unit di dalam organisasi. SIM tidak dirancang menyediakan dukungan pada setiap manajer. Untuk mendukung kebutuhan setiap manajer inilah konsep DSS ini dikembangkan. Kerangka Gorry dan Scott Morton

Asal mula dari konsep DSS ditulis oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton dari Massachusetts Institute of Technology (MIT) dalam Jurnal Profesional tahun 1971. Di dalam artikel yang ditulis memuat grid yang menampilkan aplikasi komputer menurut derajat struktur dari masalah yang dipecahkan dan tingkatan manajemen yang didukung.

73

Tingkatan Manajemen

Derajat dari struktur masalah

Terstruktur

Pengendalian operasional

Pengendalian manajemen

Perencanaan strategic

− Accounts receivable − Budget analysis engineered costs

− Tanker flat mix.

− Order entry. − Short-term

processing. − Warehouse and

factory locaton.

Semi structured − Inventory control.

− Production scheduling.

− Variance analysis overall budget.

− Mergers and acquisitions.

− Cash management. − Budget

preparation.

− New product planning.

Unstructured − PERT/COST

systems. − Sales and

production. − R&D planning.

Kalau semua kandungan, atau variabel, yang melingkupi masalah diketahui, dan kalau dapat diukur secara kuantitatif, masalah tersebut disebut terstruktur (structured). Beberapa masalah bisnis betul-betul terstruktur dan beberapa lagi betul-betul tidak terstruktur. Sebagian besar diantaranya bersifat semi struktural, dimana beberapa variabel diketahui dan dapat dikuantifikasikan, dan sebagian lagi tidak.

Pada prinsipnya Gorry dan Scott Morton mencoba membedakan aplikasi komputer yang telah banyak berkembang dan yang belum., Dari bagan di atas, setiap aplikasi di atas garis putus-putus sekarang dikembangkan di berbagai perusahaan disebut Structured Decision System = SDS. SDS ditujukan pada masalah-masalah yang lebih struktural yang dihadapi oleh seluruh level. Aplikasi di bawah garis putus-putus merupakan masalah yang kurang terstruktur, oleh karenanya sudah diimplementasikan. Pemecahan masalah semi struktural seperti ini yang disebut DSS. Jadi DSS merupakan sistem berbasis komputer yang digunakan oleh manajer tertentu atau sekelompok manajer dari suatu tingkatan organisasi dalam pembuatan keputusan dari masalah-masalah yang bersifat semi-struktural. DSS menghasilkan output yang bersifat periodik atau laporan khusus atau hasil dari simulasi matematika.

Antara MIS dengan DSS ada perbedaan, namun sulit diidentifikasi. Secara umum perbedaan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

74

Kriteria SIM DSS 1) Fokus dukungan - Organisasi - Perorangan 2) Tipe dukungan - Tidak langsung - Langsung 3) Fase pemecahan

masalah yang didukung

- Identifikasi masalah, pemahaman masalah, dan tindak lanjutnya

- Semua

4) Tipe masalah yang didukung

- Semua - Semi struktur

5) Penekanan - Informasi - keputusan

Beberapa perbedaan lain DSS vs SIM adalah, DSS biasanya interaktif, oleh karena itu memerlukan terminal yang online. Sebaliknya, SIM dipandang sebagai suatu sistem penghasil informasi besar-besaran secara periodik. Ciri utama DSS adalah penggunaan modeling. Beberapa pandangan lain menghubungkan SIM dengan dukungan pada manajemen tingkat bawah, sedangkan DSS mendukung tingkat atas. Model berikut memberikan ilustrasi bagaimana DSS mendukung manager melalui setiap langkah dalam proses pemecahan masalah.

Pengolah Informasi Informasi

Seorang atau kumpulan manajer Langkah-langkah

pemecahan masalah

Melanjutkan dari sistem kepada

tingkat subsistem

Menganalisa bagian sistem

menurut urutan

Identifikasi pemecahan alternatif

Evaluasi solusi alternatif

Memilih solusi terbaik

Mengimplemen-tasikan solusi

Menindaklanjuti

Laporan

Pemanggilan (queries) database

Simulasi

Sumber luar

Sumber dalam

database

Komputer

Software library

75

Secara umum DSS memuat pengolah informasi-komputer, database, dan pustaka software. Ada dua komentar berkenaan dengan dukungan terhadap langkah-langkah dalam pemecahan masalah: a) Semua langkah tidak didukung pada tingkatan yang sama (identifikasi

dan pemahaman masalah dapat dukungan). b) Setiap media informasi lebih cocok untuk mendukung langkah tertentu

daripada lainnya.

Pembuatan laporan dan penggunaan database lebih sering digunakan untuk identifikasi dan pemahaman masalah. Seperti diuraikan sebelumnya kita kenal pelaporan periodik dan pelaporan khusus. Adapun bedanya adalah :

Pelaporan periodik, disiapkan menurut jadwal tertentu, misalnya laporan penjualan terhadap pelanggan tiap bulan.

Pelaporan khusus (spesial), disiapkan kalau terjadi hal-hal atau kejadian yang bersifat khusus. Misalnya, perusahaan mungkin memiliki kebijaksanaan menyiapkan pelaporan setiap terjadi kecelakaan (kejadian/ kasus), misalnya turunnya suku bunga bank, informasi khusus diperlukan oleh perusahaan. Penyajian pelaporan dapat melalui layar atau dicetak dengan printer. Baik laporan periodik atau khusus dapat diberikan secara detail atau ringkas.

Laporan detail, memuat secara spesifik tentang tindakan atau transaksi. Dalam kaitan ini dikenal “baris detail”, yaitu baris yang menggambarkan tindakan atau transaksi. Sedangkan “baris total” merupakan total dari akumulasi tindakan atau transaksi dalam satu baris.

Sebaliknya, laporan ringkas mencakup baris yang dapat menggambarkan tindakan atau transaksi keseluruhan secara berganda.

Memperbaharui Kandungan Informasi Laporan

Ada beberapa cara meningkatkan nilai suatu laporan : a) Buat laporan sesuai kebutuhan pemakai. b) Siapkan laporan pada waktunya, artinya segera setelah kegiatan

selesai. c) Kandungan laporan harus terpusat, laporan periodik harus memuat

daerah tertentu dari suatu operasi perusahaan, dan laporan khusus harus menggambarkan topik yang penting saat itu.

d) Buat laporan yang pendek, sehingga mudah dicerna. e) Dapat disajikan di layar kapan saja dibutuhkan. f) Buat laporan mudah dibaca dan dipahami. g) Inkorporasi masalah manajemen pengecualian dalam laporan.

Catatan : Manajemen pengecualian atau management by exception adalah suatu manajemen dimana manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang tidak jalan sesuai rencana.

76

Laporan sangat membantu memberikan signal tentang masalah atau potensi masalah, dan menyediakan informasi yang menerangkan bahwa masalah telah teridentifikasi.

Permodelan Matematika

Suatu model merupakan abstraksi dari sesuatu; menggambarkan

suatu fenomena – objek atau suatu aktivitas. Fenomena disebut entity. Kalau suatu model menggambarkan suatu perusahaan, perusahaan tersebut merupakan entity. Kalau model menggambarkan fluktuasi cadangan perusahaan, maka fluktuasi cadangan merupakan entity.

Tipe-tipe Model

Ada empat tipe model, yaitu : naratif, phisikal, grafikal, dan matematikal.

a) Model naratif; menggambarkan entity menggunakan lisan atau tulisan.

b) Model phisikal; untuk menggambarkan complex entity dengan tiga dimensi, misalnya miniatur, boneka, mobil-mobilan.

c) Model grafik; menggambarkan dalam bentuk diagram dalam dua dimensi, misalnya chart, grafik, flowchart, diagram arus data.

d) Model matematika; model dengan pendekatan formula matematika. P=R-C; Profit = Revenue – Cost.

Tipe-tipe Model Matematika

1) Statis atau dinamik; model statis tidak menggunakan variabel waktu. Sedangkan model dinamik dengan memasukkan waktu sebagai salah satu variabel.

2) Probabilistik atau Deterministik; model probabilistic adalah model yang mengikutkan peluang (probabilitas). Sedangkan model deterministik tidak mengikutkan peluang.

3) Optimasi atau Suboptimisasi; model optimisasi adalah model yang memberikan solusi terbaik diantara alternatif yang ada. Model suboptimasi, memberikan kesempatan kepada manajer untuk memasukkan sekumpulan keputusan dan model akan meramalkan keluarannya. Model ini tidak memberikan solusi yang terbaik, tetapi membiarkan pada manajer untuk memilih “what-if-game”. Model suboptimasi disebut juga “satisficing model”.

77

Kalau suatu model menggambarkan entity-nya, model ini disebut menstimulasi entity. Modelnya disebut stimulator, dan proses penggunaan alat disebut simulasi.

Penetapan pada saat simulasi terjadi disebut skenario. Kalau mensimulasi sistem pengadaan, skenario menentukan balance pada saat awal dan unit penjualan harian. Model dapat dirancang sehingga dengan demikian unsur-unsur skenario, elemen data yang membangun skenario, adalah variabel, jadi memberikan nilai berbeda untuk dimasukkan.

2. Office Automation (Automatisasi Perkantoran)

Automatisasi perkantoran diarahkan untuk meningkatkan produktivitas. Ketika diterapkan sebagai alat pemecah masalah, automatisasi perkantoran memampukan manajer berkomunikasi dengan yang lain sewaktu memecahkan masalah. Perbaikan hasil komunikasi membuat keputusan lebih baik dan lebih cepat.

Automatisasi di dalam Pabrik Automatisasi adalah penggunaan mesin untuk menampilkan

tugas fisik yang biasanya dilakukan oleh manusia. Pertama kali penggunaan automatisasi didalam pabrik. Pada akhir tahun 1950-an berhasil dibuat mesin produksi sehingga bisa dikendalikan oleh kertas berlubang. Aplikasinya disebut “numerical control” (pengendalian numerik), dan mesin ini bekerja lebih cepat dibandingkan jika dilakukan manusia sebagai operator. Sejak ini dirancang minicomputer- direct numerical control, yang dapat mengendalikan secara langsung.

Akhir-akhir ini telah banyak berkembang factory robots, CAM (Computer Aided Manufacturing) dan CAD (Computer Aided Design) dalam menunjang automatisasi dalam cara produksi. Secara umum automatisasi perkantoran mencakup sistem formal dan informal dari satu orang kepada orang lain dalam suatu perusahaan. Jadi yang membedakan OA dengan SIM, DSS adalah komunikasi. OA bertujuan memfasilitasi seluruh tipe komunikasi baik oral maupun tertulis.

OA biasanya digunakan oleh orang-orang yang kerja di kantor. Karena kantor mencakup dari manajer tingkat atas sampai tingkat terendah, termasuk yang terlibat dalam persediaan di ruang toko, maka penggunaan OA sangat luas. Secara esensial ada 4 kategori pengguna OA, yaitu : manajer, profesional, sekretaris, dan pegawai clerk.

• Manajer; orang yang memiliki tugas koordinasi dalam suatu organisasi/perusahaan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian untuk mencapai suatu tujuan.

78

• Profesional; orang yang tidak mengatur orang lain tetapi memberikan kontribusi keahlian khusus yang membedakannya dengan sekretaris atau pegawai klerk. Seorang profesional biasanya dibayar atau digaji, sedangkan sekretaris atau pegawai klerk dibayar perjam. Contoh-contoh orang profesional adalah: pembeli, penjual, pembantu peneliti di bidang pemasaran, statistisi, dan pembantu administratif.

Sekarang ada istilah “knowledge worker” yang diterapkan untuk manajer dan profesional – orang yang memiliki konstribusi utama berdasarkan “knowledge”. Sekretaris dan pegawai klerk adalah pembantu/pendukung “knowledge workers”.

• Sekretaris; adalah orang yang ditunjuk mendukung “knowledge workers” dalam berbagai aktifitas antara lain menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal acara.

• Pegawai klerk; membantu tugas-tugas sekretaris, antara lain mengoperasikan mesin photocopy, mengumpulkan dokumen, filing dan pengiriman surat.

Tujuan Automatisasi Perkantoran Sampai tahun 1980-an, OA digunakan untuk meningkatkan

produktivitas hanya untuk sekretaris dan pegawai klerk. Dengan OA mampu meningkatkan tugas-tugas pegawai ini lebih cepat dan baik. Belakangan OA juga sangat bermanfaat bagi “knowledge workers”.

Secara umum dengan adanya OA, maka : 1) Revenue dapat ditingkatkan atau cost dapat dihindari. 2) Karena OA sebagai alat komunikasi dari dan kepada manajer, maka

cukup baik untuk pemecahan masalah kelompok. 3) Sebagai salah satu alat dalam pemecahan masalah, ada beberapa

keterbatasan. OA tidak dapat mengganti komunikasi interpersonal tradisional – face-to-face communication, telephone conversations, dan sejenisnya. Jadi OA memiliki tujuan sebagai suplemen komunikasi interpersonal tradisional.

Aplikasi OA Paling sedikit ada 11 aplikasi OA, yaitu :

• Word processing • Computer conferencing • Electronic mail • Facsimile transmission • Voice mail • Videotex • Electronic calendaring • Image storage and retrieval • Audio conferencing • Desktop publishing • Video conferencing

79

• Word Processing, adalah penggunaan “electronic device” yang secara otomatis menampilkan berbagai tugas yang perlu disiapkan berupa dokumen ketik atau cetak. Electronic device terdiri dari dua bentuk: suatu sistem yang disebut “dedicated word processor”, dan “general-purpose computer”. Dedicated word processor device yang dirancang khusus untuk pengolahan kata, dan sistem hardware dan software bekerja sebagai satu unit.

• Electronic Mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memberikan pemakai mengirim, menampung, dan menerima pesanan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpan.

• Voice Mail, adalah seperti electronic mail, bedanya pengiriman pesan berupa percakapan lewat telepon, dan menggunakan telepon untuk menerima pesanan yang dikirim.

• Electronic Calendaring, adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil janji-janji manajer.

• Audio Conferencing, adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membangun suatu jaringan audio diantara orang-orang yang tinggal tersebar secara geografik untuk melaksanakan suatu konferensi.

• Video Conferencing, melengkapi signal audio dengan suatu signal video. Seperti audio conferencing, video conferencing tidak menggunakan komputer. Perlengkapan TV digunakan untuk mengirim dan menerima sinyal audio dan video.

• One-Way Video dan One-Way Audio, signal video dan audio dikirim dari tempat transmisi signal kepada satu atau lebih tempat penerimaan.

• One-Way Video and Two-Way, audio dua arah yang memampukan orang-orang di tempat transmisi sebagai suatu kesatuan pada bayangan video yang sama.

• Two-Way Video and Audio, komunikasi video dan audio antara semua tempat adalah dua arah. Sistem konferensi seperti ini adalah yang termahal.

• Computer Conferencing, adalah penggunaan jaringan komputer yang memberikan kesempatan setiap orang menukar informasi selama proses pelaksanaan konferensi.

- A synchronous exchange of information, adalah computer conferencing yang memungkinkan pertukaran tanpa keterlibatan peserta secara bersamaan.

- Synchronous exchange, adalah audio and video conferencing, dimana semua peserta ada dalam tayangan pada saat bersamaan.

80

Untuk menggambarkan ketiga bentuk konferensi menggunakan elektronik – audio, video, dan computer conferencing disebut “teleconferencing”.

• Facsimile Transmission, biasa disebut Fax, adalah penggunaan alat khusus yang dapat membaca bayangan dokumen pada akhir dan menyajikan kopinya sebagai dokumen akhir.

• Videotex, penggunaan komputer untuk menyediakan sajian informasi yang disimpan pada layar. Informasi dapat berupa narasi, tabel, atau bentuk grafik dan disimpan di komputer.

Ada 3 sumber dasar videotex yaitu :

a) Pemakai dapat mengakses material di komputer usahanya. b) Perusahaan dapat berlangganan pada “Videotex service”, yang

memungkinkan pemakai akses kepada penampung di komputer pelayan.

c) Perusahaan dapat memperoleh kesempatan untuk akses pada penampung perusahaan lain.

81

BAB XII SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

Beberapa pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif : 1) Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi

manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.

2) Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.

3) Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

a) Perusahaan Manager b) Perusahaan tanpa S.I tingkat dengan S.I eksekutif puncak eksekutif S.I

eksekutif

S.I S.I S.I S.I S.I S.I S.I S.I

Pema- Manu- Keuangan SDM Pema- Manu- Keuangan SDM saran faktur saran faktur Informasi & data lingkungan Informasi & data lingkungan

82

Pikiran manajer sering dipandang sebagai black box, yang tidak boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard, bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah: bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang sering membuat keputusan rasional, tetapi mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

1. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

Eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif.

a) Penelitian Mintzberg; orang pertama melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.

b) Penelitian Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan.

Penelitiannya dirancang untuk menjawab pertanyaan :

• Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif? Selama dua minggu eksekutif dan sekretaris mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang menjalin ke eksekutif. Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan medium apapun: laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon, surat, rapat dan sebagainya. Rata-rata 29 transaksi/hari.

• Apa nilai informasi tersebut? Tiap transaksi diberi nilai 0 (tanpa nilai) hingga 10 (maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan ada variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur perpajakan hingga 5,5 untuk CEO bank.

83

• Apa sajakah sumber informasi itu? Lingkungan menyediakan volume terbesar, tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah. Sebaliknya sumber yang menyediakan volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung di bawah eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang tinggi.

• Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif? Media tertulis mencapai 61% dari jumlah transaksi. Panggilan telepon merupakan satu-satunya komunikasi lisan yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif , tiga media yang paling sedikit mereka kendalikan (surat, memo dan panggilan telepon) mencapai 60% transaksi.

• Apa kegunaan informasi itu? Para peneliti dibantu oleh para eksekutif memberikan suatu peran keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian tersebut mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu. Penggunaan informasi: penanganan gangguan 42%, entrepreneur 32%, pengalokasian sumberdaya 17%, negosiator 3%, dan tidak diketahui 6%.

Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol : • Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya

lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi. • Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi

informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. • Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung

dari komputer.

Tidak ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis komputer.

c) Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak – sangat sering CEO – menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries.

Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan :

• Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

84

• Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.

• Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.

• Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

2. Menempatkan Komputer dalam Perspektif

Walau beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Alasannya: (1) masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah komputer; (2) eksekutif lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.

Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini : (1) penggunaan komputer adalah sesuatu yang pribadi; (2) informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang eksekutif.

3. Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif

Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan :

1) Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.

2) Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.

3) Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.

4) Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.

85

5) Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.

4. Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer

Sistem informasi eksekutif (executive information system), atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.

Model EIS Ke eksekutif Ke eksekutif Workstation workstation lain lain

Database perusahaan Kotak surat elektronik Koleksi S/W

Komputer sentral

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental.

• Faktor-faktor penentu keberhasilan Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. CSF industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi menciptakan produk-produk asuransi.

Database eksekutif

Komputer personal

Permintaan informasi

Tampilan informasi

Menyediakan informasi

perusahaan

Berita penjelasan mutakhir

Informasi dan data eksternal

86

• Management by exception Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

• Model mental Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”

5. Keputusan Penerapan EIS

Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:

1) Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.

2) Jika jawabannya ya; apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? Jika ada perangkat lunak itu dibeli.

3) Jika tidak; perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai? Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).

• Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.

• Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.

87

6. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS

Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu : 1) Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif

tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.

2) Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3) Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.

4) Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5) Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6) Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7) Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8) Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama.

7. Trend EIS Masa Depan

• Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum. • Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga

murah. • SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini. • Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.

88

BAB XIII

MODEL SUATU SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Model suatu SIM digambarkan secara umum sebagai berikut : Lingkungan

Informasi Internal

Informasi lingkungan Data dan informasi Data lingkungan Sistem fisik suatu perusahaan Lingkungan

Tanda panah menunjukkan arus data dan informasi baik dari sistem fisik perusahaan maupun lingkungannya. Data diteruskan ke “sumberdaya pengolah informasi” yaitu kombinasi hardware dan spesialis informasi yang mentransformasikan data menjadi informasi. Data dan informasi dapat disimpan dalam “database”, dan data ditransformasikan menjadi informasi oleh “software library” dari program-program komputer.

Informasi baik dari dalam dan sumber luar diteruskan kepada pemakai (users) yang membuat keputusan mempengaruhi perubahan di dalam sistem fisik perusahaan dan sumberdaya pengolah informasi.

Sumberdaya pengolah informasi

Kep

utu

san-

kepu

tusa

n

Inte

rnal

D

ata

Info

rmas

i

Users

Database

Software library

89

1. Konsep Subsistem SIM FOrmal

Karena memperoleh pengalaman dalam mengimplementasikan rancangan SIM secara meluas di perusahaan, manajer pada area tertentu memulai merajut sistem untuk menyesuaikan terhadap kebutuhan. Sistem informasi fungsional seperti ini memperoleh banyak publisitas pada beberapa area (bidang) dan tidak banyak pada bidang lainnya. Pemasaran merupakan bidang pertama membayangkan suatu ide sistem informasi fungsional, dan upaya-upaya yang masuk akal dilakukan untuk mempersiapkan diagram dan deskripsi bagaimana komputer dapat diterapkan di seluruh operasi pemasaran.

Seksi berikutnya sebagai subsistem SIM yang menggambarkan tiga bidang fungsional utama: pemasaran, manufacturing, dan keuangan. Tidak ada yang memisahkan sistem informasi fungsional secara fisik. Misalnya, sebagian besar database oleh subsistem fungsional juga digunakan oleh yang lain, dan banyak program yang digunakan dalam suatu sistem digunakan di tempat lain. Sistem informasi fungsional merupakan cara berpikir logik tentang SIM daripada sebagai pemisahan secara fisik.

2. Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran, merupakan bagian dari SIM yang menyediakan informasi yang digunakan untuk pemecahan masalah pemasaran suatu perusahaan.

Contoh model sistem informasi pemasaran :

Input Output Subsystem Subsystem

data data informasi data Data

Database marketing manajemen data data informasi data

Data processing subsystem

Marketing research

subsystem

Marketing intelligence subsystem

Integrated mix

subsystem

Price subsystem

Promotion subsystem

Place subsystem

Product subsystem

Environmental sources

Internal sources

90

Input subsystem, mengumpulkan data dan informasi yang masuk dalam database. Output subsystem, terdiri dari program komputer yang mentransformasikan data menjadi informasi untuk manajer-manajer fungsional. Subsistem Masukan Pemasaran (Marketing Input Subsystems)

Ketiga sistem informasi fungsional mengarahkan data dan informasi dari “sistem pengolahan data”.

Subsistem penelitian pasar, mengumpulkan data terutama mengenai pelanggan perusahaan dan pelanggan prospektif.

Subsistem intelligen pasar, mengumpulkan data dan informasi berhubungan dengan pesaing-pesaing perusahaan. Sistem ini biasanya sangat tidak formal. Subsistem pengolahan data dan penelitian pasar mengumpulkan data dan informasi dari dalam dan sumber-sumber luar. Subsistem intelligen pemasaran mengumpulkan data dan informasi hanya dari luar (lingkungan).

Subsistem Keluaran Pemasaran (Marketing Output Subsystem)

Semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran disebut sebagai “marketing mix”. Subsistem ini mencakup produk, tempat dimana produk dijual, promosi antara lain penjual dan iklan, dan harga produk. Semua software yang menginformasikan manajer tentang produk dimasukkan ke dalam subsistem produk. Semua software yang menggambarkan bagaimana produk didistribusikan kepada pelanggan dimasukkan di dalam subsistem tempat. Sebaliknya, software yang menyangkut penjual dan advertensi ada dalam subsistem promosi, dan semua informasi tentang harga disediakan oleh subsistem harga.

Manajer dapat menggunakan subsistem secara terpisah atau dalam kombinasi. Subsistem campuran terpadu (integrated mix subsystems) memberikan kesempatan pada manajer untuk mengembangkan strategi-strategi pemasaran yang menggunakan bumbu-bumbu campuran dalam suatu upaya kombinasi.

Contoh: Keluaran sistem informasi pemasaran adalah seri laporan analisis penjualan yang dihasilkan dari data transaksi akuntansi.

91

Rekord akuntansi yang tersedia dapat dipanggil dan diurutkan menurut produk yang dipasarkan, pelanggan, dan penjual. Menurut produk dapat memuat : nomor produk, nama produk, penjualan bulan ini, penjualan sampai dengan hari ini (year-to-date sales). Demikian juga mengenai pelanggan dapat memuat : nomor pelanggan, nama pelanggan, penjualan bulan ini, dan penjualan sampai dengan hari ini. Adapun bedanya dari kedua laporan ini adalah antara nama produk dan nama pelanggan. Dengan mengetahui data ini kita dapat mengetahui produk mana yang laku keras dan pelanggan siapa yang paling banyak membeli.

3. Sistem Informasi Manufakturing

Manajer manufacturing menggunakan lebih luas komputer dibandingkan dengan manajer lainnya. Beberapa penggunaan komputer antara lain :

a) Computer aided design (CAD), penggunaan komputer untuk merancang sesuatu antara lain mobil, motor, dan lain-lain.

b) Computer aided manufacturing (CAM), penggunaan komputer dalam proses manufacturing antara lain : mengawasi alur produk, proses penyebaran, dan lain-lain.

c) Factory robot, penggunaan komputer mengontrol robot yang membantu pengolahan.

Berbagai penggunaan bebas komputer sebagai sistem informasi di dalam penjadwalan produksi, pengendalian inventory, pengendalian kualitas produksi, dan melaporkan biaya produksi. Sistem informasi manufacturing merupakan anak gugus dari SIM yang digunakan dalam pemecahan masalah-masalah manufacturing perusahaan.

Subsistem Pemasukan Manufacturing :

a) Data processing subsistem, misalnya terminal yang ditempatkan pada setiap pabrik digunakan untuk mencatat aktivitas utama mulai dari penerimaan bahan mentah sampai pengiriman barang jadi.

b) Industrial engineering subsystem, menyediakan data yang menggambarkan operasi internal manufacturing. Subsistem ini terdiri dari insinyur industri yang mempelajari proses produksi supaya lebih efisien.

c) Manufacturing intelligence subsystem, subsistem yang menyediakan data/informasi lingkungan. Subsistem ini menyediakan informasi supplier yang belum masuk, dan juga informasi mengenai unsur-unsur buruh di lingkungan.

92

Subsistem Keluaran Manufacturing

Ada empat keluaran subsistem manufacturing yang menggambarkan dimensi proses produksi. Keempat keluaran tersebut adalah :

a) Production subsystem, mengukur proses menurut waktu arus kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya.

b) Inventory subsystem, mengukur volume aktivitas produksi sebagai inventori yang ditransformasikan dari bahan mentah menjadi proses pekerjaan dan sampai ke barang jadi.

c) Quality subsystem, mengukur kualitas material yang dihasilkan. d) Cost subsystem, memonitor biaya produksi – terutama biaya buruh

dan material.

Adapun model dari sistem informasi manufacturing adalah sebagai berikut :


data data information data information Data

Database manufacturing management data data information data

Contoh sistem informasi manufacturing :

a) Economic manufacturing quantity (EMQ), menentukan berapa jumlah yang harus diproduksi.

b) Bill of material, bagian dari komponen yang dibutuhkan dalam kaitan ini menentukan bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat komponen.

Salah satu yang penting di dalam sistem informasi manufacturing adalah subsistem produksi yang menggambarkan proses produksi. Dalam subsistem ini informasi dibuat atau disediakan


Industrial engineering subsystem

Manufacturing intelligence subsystem

Cost subsystem

Quality subsystem

Inventory subsystem

Production subsystem


Internal sources

93

bagi pegawai yang menangani inventory dan area produksi, untuk memberitahukan apa yang dilakukan, kapan dilakukan, kalau perlu bagaimana melakukannya.

Biasanya terminal komputer digunakan untuk : - Identifikasi pekerjaan - Jumlah langkah - Stadium kerja - Identifikasi karyawan - Waktu mulai.

4. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan perusahaan. Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi internal. Untuk perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang bertanggungjawab terhadap perawatan integritas sistem akuntansi perusahaan. Orang yang ahli dalam bidang ini disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari lingkungan.

Model sistem informasi keuangan :


data data information Data data information

Database Financial management data

data information


Internal audit

subsystem

Financial intelligence subsystem

Control subsystem

Fund management subsystem

Forecasting subsystem


Internal sources

94

Sebagaimana gambar di atas, subsistem keluarannya meliputi : a) Subsistem peramalan, meramalkan aktivitas perusahaan 5-10

tahun ke depan sebagai dasar penyusunan rencana strategis. b) Subsistem manajemen pendanaan (funds management subsystem),

memproyeksikan arus uang yang melalui perusahaan untuk suatu periode, misalnya setahun.

c) Subsistem pengendalian (control subsystem), menyiapkan anggaran operasi tahunan, yang menentukan berapa banyak setiap unit dapat habiskan untuk suatu kategori tertentu.

Contoh sistem informasi keuangan adalah “cash flow analysis” yang menggambarkan inflow dan outflow uang setiap bulan. Cashflow analysis ini penting untuk mengatur dalam pencapaian dua tujuan yaitu untuk menjamin bahwa inflow lebih besar daripada outflow, dan untuk menjamin bahwa kondisi ini stabil sepanjang tahun.

5. Pengaruh Lingkungan Terhadap Rancangan Sistem

Setiap sistem informasi fungsional digunakan oleh manajer terutama pada bidangnya. Akan tetapi, pada beberapa hal, manajer-manajer fungsional lain juga eksekutif-eksekutif perusahaan menggunakan keluaran sistem. Pada suatu waktu manajer-manajer di dalam satu bidang fungsional tidak mau membagi informasinya dengan yang lain. Alasannya adalah mereka telah banyak mengeluarkan biaya, jadi mereka harus mengendalikan penggunaannya. Tingkah laku seperti ini bukanlah yang diinginkan oleh perusahaan secara keseluruhan, merupakan realitas lingkungan atau keadaan manusia. Oleh karena itu perancang-perancang sistem informasi harus sadar akan pengaruh lingkungan seperti itu mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan sistem, seringkali terjadi ketakutan terhadap ketahanan sebagai akibat penggunaan sistem komputer.

Manajemen perusahaan dengan dibantu oleh spesialis informasi dapat mencegah atau mengurangi ketakutan dengan menggunakan langkah berikut : 1) Gunakan komputer sebagai cara untuk mencapai peningkatan

pekerjaan dengan membiarkan komputer mengerjakan redundansi, pekerjaan yang membosankan dan membiarkan karyawan menggunakan keahliannya untuk tugas-tugas yang penuh tantangan.

2) Gunakan komunikasi formal dalam bentuk memo, artikel surat, bahkan video untuk menyadarkan karyawan akan perhatian perusahaan.

3) Bangun hubungan kepercayaan diantara karyawan, spesialis informasi, dan manajemen.

95

4) Luruskan kebutuhan pegawai secara individu dengan tujuan perusahaan. Pertama, kebutuhan pegawai diidentifikasi, kedua karyawan dimotivasi dengan cara menunjukkan pekerjaan tersebut ke arah tujuan perusahaan dan juga membantu mereka menyesuaikan terhadap kebutuhannya. Ketiga, pekerjaan-pekerjaan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan, dan keempat tujuan perusahaan terpenuhi.

6. Peran SIM dalam Pemecahan Masalah

Kontribusi SIM dalam pemecahan masalah ada dua, yaitu sebagai penyedia sumberdaya informasi organisasi secara keseluruhan dan sebagai pengidentifikasi dan pemahaman masalah.

96

BAB XIV MENGELOLA SUMBERDAYA INFORMASI

1. Chief Information Officer (CIO) CIO merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak

perusahaan, bertanggung jawab atas salah satu area fungsional utama jasa informasi. CIO merupakan anggota komite eksekutif dan bekerjasama dengan para eksekutif lain dalam perencanaan strategis. Rencana bisnis strategis menyatukan informasi sebagai sumberdaya yang perlu digunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, dan didukung oleh suatu rencana strategis untuk sumberdaya informasi.

Di banyak perusahaan, berbagai kekuatan bekerja mempengaruhi IS secara nyata. Salah satu kekuatan itu adalah penambahan beban kerja IS dan pembatasan sumberdaya IS dalam rancang ulang proses bisnis (business process redesign) atau BPR. Tiga kekuatan lain yang sedang mempengaruhi IS dalam arah yang berlawanan untuk mengurangi tingkat sumberdaya dan lingkup tanggungjawab. Kekuatan tersebut adalah konsolidasi, downsizing dan outsourcing.

Di banyak perusahaan, komite eksekutif bertanggung jawab atas perencanaan bisnis strategis dan menangani masalah-masalah yang bernilai strategis. Komite ini dapat memandang informasi sebagai sumberdaya strategis dan terlibat dalam manajemen sumberdaya informasi atau information resources management (IRM) untuk tujuan mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar. Keterlibatan komite pengarah SIM mencapai rencana strategis eksekutif dapat digambarkan sebagai berikut :

Pemasaran Manufaktur Keuangan SDM

Eksekutif

Komite Pengarah SIM

Pimpro Tim Model Lokasi Gudang

Pimpro Tim Sistem Persetujuan Kredit

Pimpro Tim MRP II

Pimpro Tim Sistem ISDN

Pimpro Tim HRIS

97

Untuk perusahaan multinasional (MNC), semula mengikuti strategi desentralisasi dengan membiarkan anak perusahaan beroperasi bebas dari campur tangan perusahaan induk, atau strategi sentralisasi yang semuanya diatur oleh perusahaan induk. Sekarang ada dua strategi baru yang popular, yaitu strategi internasional dimana anak perusahaan beroperasi secara independen, namun perusahaan induk menyediakan keahlian yang diperlukan; strategi transnasional dimana anak perusahaan dan induk bekerjasama pada semua kegiatan perusahaan sebagai satu unit yang sangat terintegrasi. Sistem informasi global (global information system) atau GIS adalah suatu sistem yang mengkoordinasikan strategi internasional dan transnasional melalui jaringan berbasis komputer untuk menyalurkan arus data dan informasi diantara anak perusahaan dan perusahaan induk.

2. Tantangan Terhadap Pembangunan Sistem Informasi Global

• Tantangan teknologi; kadang-kadang MNC dipaksa untuk menggunakan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas komunikasi tertentu di negara-negara anak perusahaan karena pembatasan pemerintah menyulitkan standarisasi H/W & S/W secara global sehingga butuh waktu dan usaha dalam menerapkan sistem.

• Tantangan budaya; sulit menerapkan sistem dalam berbagai budaya yang berbeda. Budaya mempengaruhi kinerja spesialis informasi dan kebutuhan informasi pemakai.

Strategi CIO menangani budaya dalam menerapkan GIS : 1) Menyadari perbedaan budaya yang ada antara perusahaan

dengan perusahaan induk, dan membangun sistem yang memenuhi berbagai kebutuhan budaya yang unik ini.

2) Melakukan survei keahlian diantara para spesialis informasi di tiap anak perusahaan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya.

3) Menyediakan diklat untuk pegawai baru atau lama untuk memperkokoh kekuatan dan mengatasi kelemahan secara terus menerus.

4) Membuat program pelatihan formal bagi manajer di perusahaan induk/anak untuk memungkinkan manajer bekerja sama.

Untuk mencapai produk dan jasa berkualitas, perusahaan dapat menerapkan TQM dan IS dengan langkah sebagai berikut :

98

1 2 3 4 5 6

Di dalam penggunaan komputer sering ada pelanggaran. Database pribadi tidak selalu digunakan secara hati-hati. Untuk mempraktekkan etika komputer, CIO itu : 1) Memformulasikan kode prilaku yang menentukan kewajiban

etika IS. 2) Menetapkan aturan prosedur yang berhubungan dengan praktek-

praktek yang telah dikritik dari sudut etika, seperti penggunaan jasa komputer pribadi dan hak milik program dan data komputer.

3) Mengidentifikasi hukuman, seperti teguran, penghentian, dan tuntutan hukum pelanggaran aturan etika.

4) Menetapkan sistem penghargaan untuk prilaku etika yang baik. 5) Membuat program-program etika seperti pelatihan dan bacaan

wajib yang menekankan etika serta memungkinkan spesialis informasi untuk memenuhi harapan tersebut.

6) Membuat program pendidikan kejahatan komputer yang meng-informasikan para pegawai mengenai peraturan hukum yang mempengaruhi operasi komputer.

7) Memasang suatu sistem yang menetapkan pertanggungjawaban (accountability) tiap spesialis informasi atas tindakannya.

8) Mendorong program rehabilitasi bagi para pelanggan etika. 9) Mendorong partisipasi dalam menghimpun profesional.

10) Menjadi teladan. Kunci utama strategi ini adalah kode etik bagi IS. CIO dapat diarahkan oleh kode etik yang telah disediakan oleh perhimpunan profesional komputer seperti: Association for Computing Machinery (ACM) dan Data Processing Management Assoaciation (DPMA).

3. Mengamankan Sumberdaya Informasi

Tujuan-tujuan keamanan sistem (systems security) mengacu pada perlindungan terhadap semua sumberdaya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan-tujuan keamanan : (1) kerahasiaan; (2) ketersediaan; (3) integritas; semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakili.

Mengidentifikasi pelanggan IS

Menentukan kebutuhan

kualitas pelanggan

Menetapkan metrik

kualitas

Menentukan strategi

kualitas IS

Menerapkan program

kualitas IS

Memantau kinerja

kualitas IS

99

Ancaman keamanan : (1) pengungkapan tidak sah dan pencurian; (2) penggunaan tidak sah; (3) penghancuran tidak sah dan penolakan jasa; (4) modifikasi jasa. Jenis modifikasi yang sangat mencemaskan disebabkan oleh perangkat lunak yang merusak (malicious software). Perangkat lunak yang merusak terdiri dari program lengkap atau segmen kode yang melaksanakan fungsi yang tidak dikehendaki pemilik sistem. Beberapa perangkat lunak perusak adalah virus antara lain : tradoars, logic bombs, Trojan horses, worms, bacteria, dan rabbits.

Pengendalian Akses

Pengendalian akses dicapai melalui suatu proses tiga langkah yang mencakup : identifikasi pemakai, pembuktian keaslian pemakai, dan otorisasi pemakai.

IBM RS/6000

Nama ancaman tingkat tinggi (high-grade threats) diberikan kepada para penjahat komputer, karena : (1) mereka memiliki sumberdaya uang, personalia, dan teknologi tersembunyi (clandestine) yang ekstensif; (2) mereka lebih tertarik pada keuntungan jangka panjang daripada hasil segera; (3) mereka sangat mahir menghindari pengamanan fisik dan prosedural.

Identifikasi

Pembuktian keaslian

Otorisasi

Profil pemakai

File pengendalian akses

Audit log

Database Koleksi S/W

Penulis laporan

Laporan keamanan

Pemakai

100

Perencanaan Berjaga-jaga

Di dalam memberikan tingkat keamanan komputer perlu pelaksanaan strategi yang terencana. Selama tahun-tahun awal komputer, kegiatan ini disebut perencanaan berencana (disaster planning), sekarang ada istilah perencanaan berjaga-jaga (contingency planning). Bagi perusahaan sekarang mengembangkan beberapa subrencana yang menangani kemungkinan spesifik. Diantaranya : rencana darurat, rencana cadangan, dan rencana catatan-catatan vital.

Rencana Darurat (emergency plan); menentukan ukuran-ukuran yang memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana. Ukuran-ukuran tersebut adalah sistem alarm, prosedur evakuasi, dan sistem pemadam api.

Rencana Cadangan; pengaturan untuk fasilitas komputer cadangan jika fasilitas reguler musnah atau rusak. Pengaturan ini membentuk rencana cadangan (backup plan). Cadangan dapat dicapai melalui kombinasi redundancy, diversity, dan mobility.

Dalam mobility, perusahaan-perusahaan kecil membuat perjanjian timbal balik dengan para pemakai lain dari jenis peralatan yang sama, sehingga setiap perusahaan dapat menyediakan cadangan bagi yang lain jika terjadi malapetaka. Perusahaan-perusahaan besar mencapai mobility dengan mengontrakkan jasa cadangan di hot site atau cold site.

Hot site adalah fasilitas komputer lengkap yang disediakan oleh suatu pemasok bagi pelanggannya untuk digunakan dalam keadaan darurat. Cold site sering disebut empty shell, dibangun oleh perusahaan pada tempat yang terpisah dari fasilitas komputer utama, dan mencakup hanya fasilitas bangunan bukan komputernya.

Rencana catatan-catatan vital; merupakan dokumen-dokumen kertas microforms, serta media penyimpanan magnetic dan optik yang diperlukan untuk meneruskan bisnis perusahaan. Ada 3 cara transmisi elektronik yang tersedia :

1) Electronic Vaulting, transmisi elektronik dari file backup secara batch.

2) Remote Journaling, melibatkan transmisi data transaksi saat transaksi itu terjadi. Data transaksi ini kemudian digunakan untuk memperbarui database di tempat yang jauh secara batch.

3) Database shadowing, bentuk backup elektronik yang paling canggih dari catatan-catatan vital, melibatkan pembaruan database duplikat di tempat yang jauh saat terjadinya transaksi.

101

4. Rancang Ulang Proses Bisnis Strategi menggantikan proses yang ketinggalan jaman dengan

yang lebih baru disebut rancang ulang proses bisnis (business process redesign) atau BPR. Juga dikenal istilah rekayasa ulang process bisnis (business process reengineering).

BPR mempengaruhi IS dalam dua cara :

1) IS dapat menerapkan BPR untuk merancang ulang sistem berbasis komputer yang tidak dipertahankan lagi melalui pemeliharaan sistem biasa. Sistem seperti ini disebut sistem warisan (legacy system) karena terlalu berharga untuk dibuang tetapi memboroskan sumberdaya IS.

2) Jika perusahaan menerapkan BPR untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut pasti menimbulkan dampak gelombang yang mengakibatkan rancang ulang sistem berbasis informasi.

IS menciptakan 3 teknik menerapkan BPR pada CBIS yang dikenal dengan Tiga R (Rekayasa mundur, Restrukturisasi, dan Rekayasa ulang). • Rekayasa mundur menghasilkan dokumentasi pada tingkat yang

semakin tinggi tetapi tidak mengubah sistem.

Rekayasa Rekayasa Rekayasa Rekayasa mundur mundur mundur mundur

Tahap Tahap Tahap Tahap Perencanaan analisis rancangan penerapan

• Restrukturisasi mengubah struktur dan dokumentasi sistem tetapi tidak mengubah fungsionalitasnya.

Restrukturisasi Restrukturisasi Restrukturisasi Restrukturisasi


102

• Rekayasa ulang terdiri dari rekayasa mundur untuk memahami sistem yang ada dan rekayasa maju untuk membangun sistem yang baru.

Rekayasa Rekayasa Rekayasa Rekayasa mundur mundur mundur mundur

Rekayasa Rekayasa Rekayasa Rekayasa maju maju maju maju


5. Penilaian Komponen-komponen BPR

Pemilihan komponen-komponen BPR tergantung dari kualitas fungsional dan teknisnya. Kualitas fungsional adalah suatu ukuran mengenai apa yang dilakukan sistem. Kualitas teknis, sebaliknya, merupakan suatu ukuran mengenai bagaimana itu dilakukan. Pemilihan komponen-komponen BPR :

Baik

Kualitas fungsional (Apa ?)

Buruk

Rekayasa mundur

Restrukturisasi

Tidak melakukan apa-apa

Rekayasa maju

Rekayasa ulang

Buruk

Baik

Kualitas teknis (Bagaimana)

103

Contoh perangkat lunak BPR

Nama Sistem

Pemasok

Jenis Sistem Analisis Program

Restruktu-risasi

Rekayasa mundur

Rekayasa ulang

• Application Development Workbench

Knowledge Ware X

• BACHMAN/ Analyst Capture for COBOL

BACHMAN Information System

X

• BACHMAN/DBA Catalog Extract for DB2

BACHMAN Information System

X

• COBOL / Metrics

Computer Data Systems

X

• COBOL/SF IBM X X

• Configure Computer Data Systems

X

• Documentation System III

Marble Computer

X

• Inspector Knowledge Ware X

• InterCASE InterPort Software

X X

• Oracle*CASE Oracle X

• Pacbase / Pacreverse

CGI X X

• Pinpoint Knowledge ware X X

• SCAN/Analyzer Computer Data Systems

X

• SCAN/COBOL Computer Data Systems

X X

• Super Structur Computer Data Systems

X X

• L/Dictionary Intersolv X

6. Strategi Pengurangan Biaya

Manajemen Informasi Sejak tahun 1980-an dan mulai dimanfaatkan tahun 1990-an ada 3 strategi sebagai sarana untuk mencapai operasi IS yang lebih ekonomis. Strategi tersebut : konsolidasi, downsizing dan outsourcing.

104

Konsolidasi Strategi konsolidasi dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumberdaya informasi yang terpisah. Semakin terpusat akan semakin efisien.

Downsizing Downsizing adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe, ke platform yang lebih kecil, seperti komputer mini, LAN berbasis PC, dan workstation berbasis Unix. Keuntungan selain biaya murah adalah para pemakai melihat sistem menjadi lebih ramah. Resikonya: kehilangan keamanan, berkurangnya integritas data serta kesulitan pemulihan dari bencana.

Outsourcing Outsourcing adalah mengontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan. Organisasi lain adalah: utilitas komputer, menawarkan jasa timesharing dengan cara yang serupa seperti perusahaan utilitas menyediakan listrik, air dan jasa. Outsourcer, suatu perusahaan jasa komputer yang melaksanakan sebagian atau seluruh komputasi perusahaan pelanggan untuk periode waktu yang sama, 5 atau 10 tahun dalam kontrak tertulis.

Jasa outsharing mencakup : a) Pemasukan data dan pengolahan sederhana b) Kontrak pemrograman c) Manajemen fasilitas d) Integrasi sistem e) Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanan, atau pemulihan

dari bencana. Keuntungan outsourcing, disamping mengurangi biaya, juga manajemen dapat memfokuskan semua perhatian mereka pada pengembangan sistem strategis yang baru. Outsourcing juga selalu mendapatkan akses ke teknologi dan pengetahuan tercanggih tanpa memiliki staf purna waktu.

Resiko outsourcing, banyak CIO ragu untuk kontrak kepada outsourcer jangka panjang karena tidak ingin tergantung pada perusahaan lain. Beberapa perusahaan juga tidak mau menyerahkan pekerjaannya ke outsourcers kalau telah mengembangkan komputasi canggih yang memberikan keunggulan kompetitif.

105

7. Masa Depan CIO

Mulai tahun 1990, CIO disingkat “Career Is Over” karena sering dianggap orang luar dari perusahaan oleh eksekutif lain dan diharapkan juga memiliki kemampuan lain (bisnis). Jalur Donovan Menuju Manajer Jaringan

Pada tahun 1988, John J. Donovan, Prof. MIT, menulis suatu artikel yang menyadari kesulitan CIO modern, yang bekerja dalam stress yang dipaksakan oleh kecenderungan menuju end-user computing. CIO dapat memetakan masa depannya dengan mengikuti empat jalur yang berbeda.

Diagram ini memiliki 3 dimensi, menyadari bahwa komputasi bisnis bergerak dari sentralisasi ke desentralisasi operasi dalam hal (1) peralatan, (2) pengembangan, dan (3) pengambilan keputusan. Semula sentralisasi kemudian bergerak menuju desentralisasi. Titik A= desentralisasi perangkat keras, B = desentralisasi perangkat keras dan pengambilan keputusan, C = desentralisasi perangkat keras dan pengembangan, dan D= desentralisasi perangkat keras, pengembangan dan pengambilan keputusan.

Big Brother : peralatan mulai didesentralisasi saat perusahaan menerapkan timesharing dan distribusi jaringan pemrosesan. Pada titik A ini semua peralatan didesentralisasi, tetapi semua pengembangan dan pengambilan keputusan disentralisasi.

C

D

A

B

Watchdog

Jaringan

Helping Hand

Desentralisasi Big Brother

Sentralisasi Peralatan

Desentralisasi

Pen

gem

ban

gan

Des

entr

alis

asi

106

Helping Hand : perangkat keras didesentralisasi dan CIO melepaskan pengendalian atas pengambilan keputusan kepada pemakai.

Watchdog : pengambilan keputusan disentralisasi tetapi pengembangan dan perangkat keras didesentralisasi. Kebijakan ini memiliki ketegangan built-in paling parah, dan menyatakan bahwa “watchdog” tidak mengawasi segalanya.

Jaringan : kebijakan paling liberal untuk diikuti CIO mengarah pada tanggung jawab yang berkonsentrasi pada jaringan komputer. Pada titik D ini semua didesentralisasi – peralatan, pengembangan dan pengambilan keputusan.

Strategi CIO Proaktif CIO dapat menghadapi tantangan-tantangan langsung dengan

strategi :

1) Menekankan manajemen kualitas. 2) Mencapai ikatan pemakai yang kuat. 3) Memperkuat ikatan eksekutif. 4) Menyusun suatu tim manajemen IS. 5) Menyusun staf IS yang kompeten dalam teknologi dan metodologi

canggih. 6) Membangun sistem informasi pelayanan informasi.

BAB I GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Documents

Transcript of BAB I GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN