42

BAB 4

PERANCANGAN DAN PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

4.1 Analisa Keadaan dan Kebutuhan

Berdasarkan wawancara dengan President Director secara garis besar

masalah yang ada saat ini adalah bagaimana cara untuk meningkatkan competitive

advantage perusahaan dimana perkembangan pengetahuan berjalan dengan sangat

cepat. Dalam thesis ini, penerapan knowledge management difokuskan pada

departemen Research & Development.

Kegiatan analisis menggunakan analisa porter dan pendekatan melalui tiga

komponen KM yang dilakukan untuk mengidentifikasikan masalah yang ada pada

perusahaan. Kemudian dari hasil analisa tersebut, kita tentukan langkah aksi dan

strategi apa yang harus dilakukan oleh perusahaan terhadap masalah serta

hambatan yang dialami dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan, yaitu untuk

menjadi perusahaan besar dalam usaha hutan tanaman industri, pulp dan kertas.

4.1.1 Kondisi Sekarang

Sebagai salah satu perusahaan forestry yang masih baru, saat ini

perusahaan masih berfokus pada kegiatan operasional di lapangan. Perusahan

melakukan penebangan di areal tetentu terhadap hasil hutan yang ada sebelumnya

dan telah melakukan penanaman di areal lahan tersebut. Saat ini perusahaan ingin

43

mulai membenahi sistem yang ada sekarang, salah satunya dalam departemen

R&D.

Saat ini tujuan awal dari departemen R&D adalah meningkatkan hasil dan

kualitas kayu di site PT. XYZ. Hal ini dimulai dari pencarian bibit dan kemudian

nantinya bibit itu akan ditanamkan ke lapangan. Setelah ditanamkan ke lapangan,

tahap selanjutnya adalah menentukan jenis pupuk yang akan diberikan kepada

tanaman tersebut. Selama periode tertentu dilakukan pencatatan mengenai usia

dan diameter pohon saat itu. Hal ini diperlukan untuk mengetahui perkiraan

perkembangan dari pohon tersebut.

Semua pencatatan yang ada masih dilakukan secara manual dan

perorangan. Pencatatan antara kantor yang ada di Kalimantan Barat dan

Kalimantan Timur bisa berbeda karena kondisi lapangan yang berbeda dan saat ini

karyawan di Kalimantan Barat tidak mengetahui kondisi lapangan secara detail

karena info tersebut didapat hanya dari komunikasi secara lisan.

Saat ini di setiap lokasi sudah ada komputer dan sudah saling terhubung

dengan menggunakan teknologi VSAT, tetapi untuk saat ini komunikasi yang ada

masih belum berjalan optimal karena hanya menggunakan fasilitas email saja. Hal

ini menyebabkan komunikasi antar site dan pusat menjadi lebih lambat karena

tidak semua karyawan online pada waktu tersebut.

Dari sisi human resources, karyawan yang ada adalah karyawan baru dan

kadang-kadang mereka masih mengikuti sistem pada perusahaan sebelumnya

tempat mereka bekerja. Hal ini perlu menjadi perhatian utama dalam penerapan

sistem knowledge management yang baru ini.

44

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Departemen R&D

Sumber: PT. XYZ

Pada gambar 4.1 memberikan gambaran mengenai struktur organisasi

yang sekarang. Pada level atas terdapat CEO yang merupakan atasan langsung

dari Head of R&D, kemudian ada R&D Manager. R&D manager mengatur

kegiatan dari 3 bagian utama, yaitu silviculture, tree improvement dan laboratory.

Saat ini di dalam silviculture hanya ada pengamatan terhadap plant health dan

soil. Di dalam tree improvement sendiri ada bagian nursery. Sedangkan di dalam

bagian laboratory ada pengamatan laboratorium terhadap tanah, air dan kesuburan

lingkungan hutan.

Dari sisi kebudayaan perusahaan, saat ini karyawan yang ada di

departemen R&D masih terpaku pada kebudayaan sebelumnya sehingga belum

45

ada kebudayaan yang dijadikan pedoman utama dalam semua kegiatan di

departemen R&D.

4.1.2 Analisa Porter

Persaingan selalu ada di setiap bidang industri termasuk industri forestry.

Analisis Porter (Rice, 2010) disini akan digunakan untuk menganalisis kekuatan

persaingan industri forestry, sehingga masa depan dari industri yang bersangkutan

dapat diperkirakan. Analisis Porter terdiri atas 5 (lima) faktor utama, yaitu :

1. Intensitas persaingan dalam suatu industri (Competitive Rivalry Within the

Industry)

2. Ancaman pendatang baru (Threats of New Entrants)

3. Ancaman barang-barang substitusi (Threat of Substitutes)

4. Kekuatan penawaran dari supplier (Bargaining Power of Supplier)

5. Kekuatan penawaran dari pembeli (Bargaining Power of Buyer)

4.1.2.1 Intensitas Persaingan Dalam Suatu Industri

Persaingan industri forestry sangatlah ketat, dimana banyak pesaing dari

industri forestry yang berusaha untuk mendapatkan areal lahan yang luas dan

posisi yang strategis, misalnya lokasi lahan mudah terjangkau oleh kendaraan dan

tidak jauh dari kota. Saat ini hampir semua ijin penggunaan hutan atas areal lahan

yang strategis telah dimiliki oleh PT. Sinar Mas dan PT. Raja Garuda Mas. Hal ini

diterapkan oleh kedua perusahaan tersebut untuk menghemat biaya logistik yang

dikeluarkan perusahaan.

46

Selain masalah perebutan lahan, pembajakan karyawan juga sering

dilakukan untuk mengadaptasi keunggulan perusahaan kompetitor. Hal ini

menyebabkan turnover karyawan dari satu perusahaan ke perusahaan lain

sangatlah tinggi.

Sebagai perusahaan yang masih baru, PT. XYZ menghadapi tantangan

yang cukup berat untuk mengembangkan bisnisnya dan bersaing dengan

perusahaan lain yang telah lebih dulu menekuni jenis usaha yang sama. Market

leader industri forestry di Indonesia saat ini dipegang oleh Sinar Mas Group.

Ancaman dari kompetitor ini bisa dikatakan cukup tinggi, mengingat kompetitor

sudah memiliki pengalaman yang cukup lama dalam menjalankan industry

forestry.

4.1.2.2 Ancaman Pendatang Baru

Industri forestry membutuhkan modal yang sangat besar dan tidak mudah,

disamping alat berat ataupun teknologi yang harus disiapkan, industry forestry

juga harus memiliki ijin pengelolaan resmi yang hanya dapat dikeluarkan oleh

pemerintah. Sebagian besar ijin pengelolaan lahan hutan yang ada di Sumatra,

Kalimantan dan Irian Jaya saat ini, sudah dimiliki oleh PT. Sinar Mas dan PT.

Raja Garuda Mas. Hal ini menjadi barrier of entry yang sangat besar bagi

pendatang baru untuk memasuki bisnis ini.

Salah satu interest of entry yang membuat pendatang baru memasuki

bidang forestry ini adalah kebutuhan akan tingginya kebutuhan pulp dalam

produksi kertas. Namun besarnya modal dan kekuatan usaha yang diperlukan

menjadikan bisnis ini hanya dikelola oleh sebagian grup perusahaan saja. Dari

47

hal-hal tersebut dapat dianalisa bahwa ancaman untuk pendatang baru memasuki

bidang industri ini rendah.

4.1.2.3 Ancaman Barang-Barang Substitusi

Bahan utama pembuat kertas adalah pulp dan ancaman yang timbul dalam

industri pulp adalah penggunaan pulp yang didaur ulang dari kertas bekas. Hal ini

akan mengurangi jumlah pemakaian pulp yang berasal dari kayu. Dari informasi

tersebut, analisa terhadap ancaman barang substitusi untuk memproduksi kertas

kedepannya akan sangat tinggi.

4.1.2.4 Kekuatan Penawaran Dari Supplier

Supplier dalam bidang forestry adalah perusahaan yang menyediakan bibit

untuk tanaman yang dibutuhkan oleh perusahaan, dalam hal ini, tanaman yang

dimaksud adalah akasia dan eucalyptus. Dalam keterkaitannya dengan bibit

tanaman, perusahaan harus menemukan supplier yang menyediakan bibit unggul,

serta menumbuhkan dengan tepat agar dapat diproses menjadi pulp yang

berkualitas.

Perusahaan juga harus mempertimbangkan kuantitas kayu yang diperlukan

dengan jarak tanam untuk menjamin ketersediaan bahan baku. Sejauh ini, kualitas

pohon akasia yang ditanam di Indonesia dikenal memiliki serat yang panjang dan

memiliki kualitas yang baik.

Ancaman dari supplier dalam industri forestry ini sangatlah tinggi, karena

perusahaan memiliki ketergantungan terhadap supplier yang dapat menyediakan

bibit berkualitas dengan harga bersaing.

48

4.1.2.5 Kekuatan Penawaran Dari Pembeli

Pembeli utama dari pulp adalah perusahaan yang memproduksi kertas.

Perusahaan pulp harus mampu memenuhi permintaan customer, agar customer

tidak berpindah kepada perusahaan kompetitor. Ancaman dari pembeli dalam

industry forestry ini sangatlah tinggi mengingat kelangsungan hidup perusahaan

juga bergantung dari loyalitas customer terhadap perusahaan.

4.1.3 Analisa People, Process dan Technology

Dalam tahap ini, analisa dilakukan dengan pendekatan tiga komponen KM

yaitu People, Process dan Technology Awad dan Ghaziri (2004). Analisa ini

dilakukan melalui observasi dan interview / Focus Group Discussion (FGD)

dengan para staf, supervisor dan manager departemen R&D yang saat ini sedang

berjalan di perusahaan XYZ.

4.1.3.1 People

Karyawan yang ada pada PT. XYZ memiliki staf lulusan yang bervariasi

di departemen R&D, mulai dari SMA sampai S1. Hal ini membuat adanya gap

pengetahuan antar karyawan-karyawan tersebut. Berikut diberikan beberapa aspek

analisa dari segi people (Wei dan Mohammed, 2005) di PT. XYZ:

1. Attitude:

• Karyawan yang lebih senior merasa keberatan untuk mengajarkan hal baru

kepada karyawan lain terutama karyawan yang lebih baru.

• Adanya rasa segan bagi karyawan baru untuk bertanya berulang kali pada

karyawan yang lebih senior.

49

2. Knowledge Sharing:

• Budaya sharing knowledge antar staff dari person ke person belum

seutuhnya berjalan.

• Dalam memberikan jawaban pertanyaan dari karyawan yang lebih baru,

informasi jawaban yang diberikan kurang lengkap.

• Knowledge Sharing dilakukan secara lisan dan via email sehingga tidak

terdokumentasi dengan baik

• Kurangnya update informasi antar karyawan yang ada di Kalimantan

Timur dan Kalimantan Barat.

• Tidak adanya media untuk melakukan knowledge sharing yang terintegrasi

dengan baik.

3. Innovation

• Kurangnya inovasi baru dalam departemen R&D perusahaan dalam

beberapa bulan terakhir.

• Usulan mengenai penelitian R&D, usulan selalu diberikan dari manajer

atau supervisor.

• Tidak adanya kesempatan serta media untuk para staf dalam menuangkan

ide–ide serta inovasi yang ada pada diri mereka.

4. Skill

• Belum sepenuhnya para staf mempunyai skill penggunaan dasar komputer.

• Belum ada pemerataan kemampuan karyawan dalam menjalankan

kegiatan penelitiannya

50

5. Teamwork

• Team work saat ini berjalan kurang optimal karena masih berjalan di

setiap lokasi dan belum terintegrasi antar setiap lokasi.

6. Motivation

• Motivasi kerja sangat tinggi karena perusahaan masih baru berdiri,

sehingga banyak penelitian yang dapat dikembangkan.

7. Budaya organisasi:

• Masih ada karyawan yang masih terpaku pada sistem perusahaan

sebelumnya tempat karyawan tersebut bekerja.

4.1.3.2 Process

Dari pengertian process (Debowski, 2006) maka dilakukan analisa proses

pada PT. XYZ. Dan di bawah ini diberikan detail analisa dari segi proses yang ada

di PT. XYZ, yaitu:

1. Job Description

• Belum adanya pemisahan job description yang jelas di dalam departemen

R&D.

• Masih ada tumpang tindih terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh

karyawan

2. Best Practice

• Belum semua divisi mempunyai best practice.

• Beberapa best practice yang ada belum terupdate sesuai dengan keadaan

sekarang.

• Best Practice yang ada masih belum terorganisasi dengan baik

51

3. Standard Operational and Procedure:

• Belum semua SOP R&D terdokumentasi dengan baik, terkadang proses

kegiatan yang ada selama ini adalah berdasarkan instruksi atasan

(supervisor dan manager)

• Beberapa SOP belum terupdate sesuai dengan keadaan sekarang.

• Penamaan SOP dalam departemen R&D masih belum terstruktur.

4. Operational report and file organization

• Tidak semua kegiatan operasional dan pelaksanaan kegiatan

terdokumentasi dengan baik

• Penyimpanan file dan hasil penelitian di lapangan masih belum terstruktur.

5. External Reference Document

• Karyawan sering mengalami kesulitan dalam membaca dokumentasi

penelitian yang pernah dilakukan karena ada referensi eksternal yang

sangat sulit untuk ditemukan kembali.

4.1.3.3 Technology

Dari pengertian technology (Debowski, 2006) maka dilakukan analisa

technology pada PT. XYZ. Dan di bawah ini diberikan detail analisa dari segi

teknologi yang ada di PT. XYZ, yaitu:

1. File Storage:

• Dalam menjalankan proses bisnisnya, saat ini bagian R&D hanya mencatat

dalam sistem aplikasi sederhana di dalam Excel.

52

• Telah tersedia server yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan data

maupun aplikasi – aplikasi perusahaan, namun belum seutuhnya berjalan

dikarenakan tidak terorganisasinya penyimpanan file serta informasi.

• Saat ini File Storage yang ada di suatu lokasi hanya dapat diakses dari

lokasi tersebut.

2. Network:

• PT. XYZ menggunakan teknologi email dalam komunikasi antar cabang

serta staf dengan atasan setiap harinya.

• Sudah terintegrasinya network/jaringan yang menghubungkan kantor

pusat dengan cabang – cabangnya melalui jaringan intranet.

3. Knowledge media:

• Tidak adanya media untuk menuangkan ide dan inovasi baru.

4. Discussion Forum

• Tidak adanya sistem untuk melakukan diskusi dengan rekan kerja lain

yang berada di dalam suatu divisi.

5. Integration System for File Storage:

• Tidak adanya suatu sistem terintegrasi untuk penyimpanan file yang dapat

diakses oleh semua karyawan yang berada dalam lokasi berbeda.

4.1.4 Identifikasi Problem

Setelah melakukan analisa pada perusahaan XYZ, maka dari kedua analisa

tersebut dapat kita rangkumkan masalah – masalah yang ada. Dari analisa porter

terdapat tiga hambatan yang ditemui oleh perusahaan, yaitu:

1. Turnover karyawan baru dan yang keluar cukup tinggi

53

2. Sulitnya melakukan koordinasi karyawan dengan lokasi berjauhan

3. Posisi perusahaan masih sebagai pemula dalam bidang forestry, sehingga

perlu mengejar ketinggalan knowledge dari market leader.

Dibawah ini adalah hasil dari rangkuman dan kesimpulan hambatan yang

diperoleh dari sisi People pada departemen R&D:

1. Adanya gap pengetahuan antara karyawan baru dan karyawan yang lebih

senior

2. Budaya sharing knowledge antar staff dari person ke person belum seutuhnya

berjalan.

3. Knowledge Sharing dilakukan secara lisan dan via email sehingga tidak

terdokumentasi dengan baik

4. Tidak adanya media untuk melakukan knowledge sharing yang terintegrasi

dengan baik.

5. Usulan mengenai penelitian R&D, usulan selalu diberikan dari manajer atau

supervisor.

6. Tidak adanya kesempatan serta media untuk para staf dalam menuangkan ide–

ide serta inovasi yang ada pada diri mereka.

7. Belum sepenuhnya para staf mempunyai skill penggunaan dasar komputer.

8. Belum ada pemerataan kemampuan karyawan dalam menjalankan kegiatan

penelitiannya

9. Team work saat ini berjalan kurang optimal karena masih berjalan di setiap

lokasi dan belum terintegrasi antar setiap lokasi.

10. Masih ada karyawan yang masih terpaku pada sistem perusahaan sebelumnya

tempat karyawan tersebut bekerja.

54

Berikut ini diberikan hambatan-hambatan yang ada pada Process di

departemen R&D:

1. Belum adanya pemisahan job description yang jelas di dalam departemen

R&D.

2. Masih ada tumpang tindih terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan

3. Belum semua divisi mempunyai best practice.

4. Belum semua SOP dan Best Practice R&D terdokumentasi dengan baik

5. Beberapa SOP dan Best Practice belum terupdate sesuai dengan keadaan

sekarang.

6. Penamaan SOP dalam departemen R&D masih belum terstruktur.

7. Tidak semua kegiatan operasional dan pelaksanaan kegiatan terdokumentasi

dengan baik

8. Penyimpanan file dan hasil penelitian di lapangan masih belum terstruktur.

9. Adanya kesulitan untuk menemukan referensi eksternal yang ada di dalam

referensi penelitian

Berikut ini diberikan hambatan-hambatan yang ada pada bagian

Technology di departemen R&D:

1. Data di server masih belum terorganisasi dengan baik.

2. Komunikasi antar site dan pusat hanya menggunakan email

3. Tidak adanya media untuk menuangkan ide dan inovasi baru.

4. Tidak adanya sistem untuk melakukan diskusi dengan rekan kerja lain yang

berada di dalam suatu divisi.

5. Tidak adanya suatu sistem terintegrasi untuk penyimpanan file yang dapat

diakses oleh semua karyawan yang berada dalam lokasi berbeda.

55

4.1.5 Solution

Adapun tindakan yang perlu dilakukan sebagai solusi atas masalah–

masalah yang sudah diidentifikasikan pada departemen R&D dalam mencapai

tujuannya adalah sebagai berikut:

• Solusi untuk analisa Porter

1. Membuat suatu knowledge management yang dapat menyimpan

knowledge karyawan dan dapat diakses dari lokasi yang berjauhan.

Knowledge management tersebut juga digunakan untuk mengejar

ketinggalan knowledge dari market leadernya.

• Solusi untuk analisa People

1. Membuat suatu sistem untuk knowledge sharing terintegrasi antar

karyawan sehingga tidak perlu bertanya berulang kali

2. Untuk membantu penerapan knowledge management maka diberikan

target penulisan artikel yang harus dipenuhi setiap periode tertentu

yang diterapkan dalam kpi departemen R&D.

3. Sistem knowledge management dapat menyimpan informasi mengenai

semua artikel yang ada.

4. Memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menuangkan ide

mereka di dalam sistem sharing knowledge management.

5. Memberikan training dasar penggunaan komputer ke karyawan yang

membutuhkan.

6. Pembentukan culture baru pada perusahaan tentang budaya knowledge

sharing.

56

• Solusi untuk analisa Process

1. Melakukan pembagian job description terhadap staff-staff R&D.

2. Membuat struktur format penyimpanan file yang ada di server

3. Pembentukan, penyusunan dan pengorganisasian dokumen perusahaan

(SOP, laporan), research-research, best practice dan kegiatan analisa

lapangan yang pernah dilakukan

4. SOP & Best Practice harus selalu terupdate.

5. Sistem knowledge management yang diterapkan harus dapat

menghandle penyimpanan referensi eksternal yang digunakan dalam

penelitian, baik dalam berupa file dokumen, gambar ataupun video.

• Solusi untuk analisa Technology

1. Membuat folder-folder di server yang digunakan untuk

pengelompokan data-data R&D

2. Memberikan bentuk solusi lain untuk komunikasi, yaitu dengan

fasilitas chatting dan VOIP.

3. Pembentukan aplikasi Knowledge Management sebagai media

penyimpanan, pengelolaan, menuangkan ide, diskusi dan penyebaran

informasi dan pengetahuan di dalam departemen

4. Sistem knowledge management harus dapat menjadi tempat

penyimpanan dokumen sehingga dapat diakses oleh semua karyawan

yang berada dalam lokasi berbeda.

Dalam penerapan solusi-solusi yang ada perlu ada dukungan serta

keterlibatan penuh dari pimpinan perusahaan agar perubahan ini dapat diterapkan

dan berjalan sesuai dan terarah dengan tujuan perusahaan.

57

Pada tabel 4.1 diberikan rangkuman dari analisa dan solusi yang akan

diterapkan pada perusahaan. Tabel 4.1 merupakan summary dari analisa kondisi

sekarang (Chalmeta dan Granger, 2008) dengan menggunakan dua analisa, yaitu

analisa Porter (Rice, 2010) dan analisa people, process, technology (Awad dan

Ghaziri, 2004 – Debowski, 2006). Pada tahap ini juga dibedakan perubahan itu

termasuk jenis perubahan di bidang teknologi atau pembentukan program baru

untuk membantu perubahan di aspek people dan process.

Tabel 4.1 Tabel Analisa Kondisi Sekarang

No Aspek Analisa Usulan Solusi Jenis Perubahan

Porter 1 • Turnover karyawan baru dan

yang keluar cukup tinggi • Sulitnya melakukan

koordinasi karyawan dengan lokasi berjauhan

• Posisi perusahaan masih sebagai pemula dalam bidang forestry, sehingga perlu mengejar ketinggalan knowledge dari market leader

Membuat suatu knowledge management yang dapat menyimpan knowledge karyawan dan dapat diakses dari lokasi yang berjauhan. Knowledge management tersebut juga digunakan untuk mengejar ketinggalan knowledge dari market leadernya.

Teknologi

People 2 • Adanya gap pengetahuan

antara karyawan baru dan karyawan yang lebih senior

• Belum ada pemerataan kemampuan karyawan dalam menjalankan kegiatan penelitiannya

• Team work saat ini berjalan kurang optimal karena masih berjalan di setiap lokasi dan belum terintegrasi antar setiap lokasi.

• Tidak adanya media untuk melakukan knowledge sharing yang terintegrasi dengan baik.

Membuat suatu sistem untuk knowledge sharing terintegrasi antar karyawan sehingga tidak perlu bertanya berulang kali

Teknologi

3 • Knowledge Sharing dilakukan secara lisan dan via email sehingga tidak terdokumentasi dengan baik

Sistem knowledge management dapat menyimpan informasi mengenai semua artikel yang ada.

Teknologi

58

4 • Usulan mengenai penelitian

R&D, usulan selalu diberikan dari manajer atau supervisor

Untuk membantu penerapan knowledge management maka diberikan target penulisan artikel yang harus dipenuhi setiap periode tertentu yang diterapkan dalam kpi departemen R&D.

Program

5 • Tidak adanya kesempatan serta media untuk para staf dalam menuangkan ide–ide serta inovasi yang ada pada diri mereka.

Memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menuangkan ide mereka di dalam sistem sharing knowledge management.

Program

6 • Belum sepenuhnya para staf mempunyai skill penggunaan dasar komputer.

Memberikan training dasar penggunaan komputer ke karyawan yang membutuhkan.

Program

7 • Masih ada karyawan yang masih terpaku pada sistem perusahaan sebelumnya tempat karyawan tersebut bekerja.

• Budaya sharing knowledge antar staff dari person ke person belum seutuhnya berjalan.

Pembentukan culture baru pada perusahaan tentang budaya knowledge sharing.

Program

Proses 8 • Belum adanya pemisahan job

description yang jelas di dalam departemen R&D.

• Masih ada tumpang tindih terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan

Melakukan pembagian job description terhadap staff-staff R&D.

Program

9 • Belum semua divisi mempunyai best practice.

Membuat struktur format penyimpanan file yang ada di server

Program

10 • Belum semua SOP dan Best Practice R&D terdokumentasi dengan baik

• Penamaan SOP dalam departemen R&D masih belum terstruktur.

• Tidak semua kegiatan operasional dan pelaksanaan kegiatan terdokumentasi dengan baik

• Penyimpanan file dan hasil penelitian di lapangan masih belum terstruktur

Pembentukan, penyusunan dan pengorganisasian dokumen perusahaan (SOP, laporan), research-research, best practice dan kegiatan analisa lapangan yang pernah dilakukan

Program

59

11 • Beberapa SOP dan Best Practice belum terupdate sesuai dengan keadaan sekarang.

SOP & Best Practice harus selalu terupdate dan dimasukkan ke dalam sistem knowledge management

Program

12 • Adanya kesulitan untuk menemukan referensi eksternal yang ada di dalam referensi penelitian

Sistem knowledge management yang diterapkan harus dapat menghandle penyimpanan referensi eksternal yang digunakan dalam penelitian, baik dalam berupa file dokumen, gambar ataupun video.

Teknologi

Technology 13 • Data di server masih belum

terorganisasi dengan baik. Membuat folder-folder di server yang digunakan untuk pengelompokan data-data R&D

Program

14 • Komunikasi antar site dan pusat hanya menggunakan email

Memberikan bentuk solusi lain untuk komunikasi, yaitu dengan fasilitas chatting dan VOIP.

Teknologi

15 • Tidak adanya sistem untuk melakukan diskusi dengan rekan kerja lain yang berada di dalam suatu divisi.

• Tidak adanya media untuk menuangkan ide dan inovasi baru.

Pembentukan aplikasi Knowledge Management sebagai media penyimpanan, pengelolaan, menuangkan ide, diskusi dan penyebaran informasi dan pengetahuan di dalam departemen

Teknologi

16 • Tidak adanya suatu sistem terintegrasi untuk penyimpanan file yang dapat diakses oleh semua karyawan yang berada dalam lokasi berbeda.

Sistem knowledge management harus dapat menjadi tempat penyimpanan dokumen sehingga dapat diakses oleh semua karyawan yang berada dalam lokasi berbeda.

Teknologi

4.2 Persiapan Perubahan

Untuk proses perubahan organisasi ini diterapkan dengan teori perubahan

menurut Kotter dan Cohen (2006), yaitu:

1. Kebutuhan untuk menciptakan suatu perubahan

2. Membentuk tim

3. Membentuk dan mengembangkan visi perubahan dan strategi untuk mencapai

visi tersebut.

60

4. Mensosialisasikan visi dan strategi perubahan

5. Mendorong orang lain untuk mencapai visi tersebut

6. Menentukan target jangka pendek

7. Selalu melakukan perbaikan dan melakukan perubahan

8. Proses perubahan yang dilakukan harus dilakukan secara berkesinambungan.

4.2.1 Kebutuhan Adanya Perubahan

Menurut Leidner dan Kayworth (2006), budaya organisasi mempengaruhi

keberhasilan penerapan knowledge management di dalam perusahaan. Sedangkan

di dalam departemen R&D PT. XYZ, departemen R&D belum memiliki budaya

organisasi yang dijadikan pedoman karyawan sehingga karyawan masih

mengikuti budaya perusahaan sebelumnya tempat karyawan tersebut bekerja.

Dengan kondisi sekarang, maka diperlukan pembentukan budaya organisasi di

dalam departemen R&D PT. XYZ.

4.2.2 Membentuk Tim

Tim Perubahan akan diisi oleh karyawan-karyawan dari level direktur,

manager, supervisor dan staff. Hal ini disebabkan karena perubahan tidak akan

berhasil jika tidak didukung oleh tiap lapisan dari departemen tersebut. Dengan

adanya karyawan dari level direktur sampai staff, maka diharapkan proses

perubahan ini dapat berjalan dengan baik (Kotter dan Cohen, 2006).

Tim ini berfungsi untuk mendorong agar perubahan dapat terjadi, yang

berfungsi sebagai role-model, sebagai mentor dalam proses perubahan,

61

memberikan pengarahan, menyakinkan staf bahwa perubahan musti dilakukan

dan menerima masukan serta feedback terhadap perubahan yang diterapkan.

4.2.3 Mengembangkan Visi dan Strategi Perubahan

Dari hasil diskusi dengan head dan manajer R&D maka visi dari

perubahan ini tetap mengacu pada visi departemen R&D PT. XYZ, yaitu:

“Mewujudkan penelitian yang menghasilkan produk berkualitas

berbasiskan teknologi & berwawasan lingkungan untuk mendukung

operasional perusahaan yang kompetitif & berkelanjutan.”

Dan untuk mencapai visi tersebut supaya bisa dicapai maka dilakukan

beberapa perubahan. Perubahan itu mencakup bidang people, process dan

technology (Barness, 2011). Pembentukan program baru dilakukan untuk

mendukung perubahan people dan process. Berikut diberikan persiapan perubahan

di bidang teknologi:

1. Membentuk suatu sistem dengan dukungan infrastruktur IT yang berfungsi

sebagai media penyimpanan, penyebaran dan pencarian pengetahuan dan

informasi serta dokumen / file penting perusahaan serta memungkinkan

sebagai media sharing antar cabang dan karyawan didalamnya. Aplikasi

ini juga disertai dengan tempat penyimpanan untuk file dari data research

eksternal yang nantinya mungkin dibutuhkan oleh karyawan sebagai

referensi file penting. File eksternal tersebut dapat berupa file dokumen,

gambar, ataupun video.

Sistem yang akan dibentuk adalah Knowledge Management System (KMS)

berbasis web dan rancangan arsitekturnya sebagai berikut:

Siste

karya

2. Pemb

dihar

peng

perus

depa

3. Mem

untuk

Berik

1. Sosi

A

em knowled

awan depart

bentukan wa

rapkan bert

getahuan yan

sahaan. Wa

artemen R&D

mpersiapkan

k mewujudk

kut diberikan

ialisasi ulang

Arsitektur K

dge managem

temen R&D.

adah atau m

tujuan seba

ng didalamny

adah ini na

D.

infrastruktu

kan komunik

n persiapan p

g tujuan utam

GambaKnowledge

ment ini na

.

media bagi pa

agai tempat

ya dapat dig

antinya dapa

ur IT dan ap

kasi chatting

perubahan d

ma departem

ar 4.2 Manageme

antinya dapa

ara staf beru

pertukaran

gunakan dan

at diakses

plikasi chat

internal anta

di bidang pro

men R&D, ya

ent System

at diakses o

upa forum di

n informasi

n disimpan se

oleh setiap

tting yang m

ar karyawan

ogram:

aitu

62

oleh setiap

iskusi yang

, ide dan

ebagai aset

karyawan

mendukung

n PT. XYZ.

63

“Mendukung material genetik dan teknik silvikultur untuk

meningkatkan produktivitas dan kualitas kayu disesuaikan dengan

kondisi areal yang terintegrasi dalam financial yang terkendali”

Saat ini dari semua penelitan yang dilakukan dalam departemen R&D,

60% dari hasil penelitian tersebut harus dapat diimplementasikan ke

perusahaan.

2. Pembuatan KPI untuk target penulisan artikel yang dilakukan oleh

karyawan (Moor dan Smits, 2002). Penilaian KPI ini dimulai pada tahap

review 1.

3. Membiasakan karyawan untuk melakukan sharing knowledge di hari

Jumat setelah makan siang. Waktu untuk knowledge sharing perlu

diberikan supaya program knowledge sharing dapat berhasil (Wang dan

Noe, 2010). Dalam hal ini, perlu dipilih knowledge leader di setiap divisi

untuk memantau kegiatan knowledge sharing dan memberikan motivasi

bagi karyawan lain. Knowledge leader dalam setiap divisi adalah

supervisor dari divisi tersebut. Jika dalam divisi itu belum memiliki

supervisor maka knowledge leadernya adalah manager R&D.

4. Mempersiapkan materi training penggunaan dan pelatihan aplikasi umum

yang sering digunakan oleh karyawan R&D yang membutuhkan.

5. Membentuk culture baru bagi departemen R&D, yaitu 3CS yang

berisikan:

• Continuous Improvement (Irani et al, 2004)

64

Dengan adanya culture ini diharapkan karyawan selalu belajar untuk

mendapatkan pengetahuan baru demi mengembangkan diri sendiri dan

perusahaan.

• Continuous Innovation (Cole, 2001)

Dengan terbentuknya mindset karyawan untuk selalu berkembang

maka diharapkan banyak inovasi-inovasi baru yang muncul.

• Collaboration (Ireson dan Burel, 2010)

Kolaborasi merupakan poin penting dari departemen R&D karena

mereka perlu bekerja sama dengan beberapa pihak untuk melakukan

penelitian. Dalam sistem knowledge management, kolaborasi antar

karyawan juga diperlukan untuk menambah kualitas sebuah artikel.

• Share (Ireson dan Burel, 2010)

Pengetahuan yang didapatkan karyawan harus diberikan ke karyawan

lain dalam bentuk penulisan ke dalam sistem knowledge management.

Gambar 4.3 Struktur Baru Organisasi Departemen R&D

Sumber: PT XYZ

65

6. Dibentuklah suatu struktur organisasi baru R&D yang dapat dilihat pada

gambar 4.3. Di struktur organisasi yang baru ini telah dilakukan

pemisahan tugas-tugas yang dilakukan oleh karyawan.

7. Pembagian folder itu perlu dilakukan untuk mempermudah penggunaan

kembali knowledge yang ada (Rader,2010). Pembagian folder-folder di

server diterapkan sesuai dengan divisi-divisi yang ada di departemen dan

masing-masing dari folder tersebut berisi:

• Standard Operational Procedure (SOP), berisi prosedur yang harus

dilakukan dalam kegiatan operasional ataupun penelitian.

• Best Practices, berisi langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam

kegiatan operasional ataupun penelitian untuk mendapatkan hasil yang

maksimal.

• Operational Activity, berisi dokumentasi kegiatan selama survey di

lapangan, kendala-kendala apa yang dihadapi, dan laporan dari

kegiatan operasional tersebut.

• Research Activity, berisi dokumentasi kegiatan penelitian dan laporan

penelitian yang dilakukan oleh staff R&D.

• Training, berisi materi-materi training untuk karyawan baru dalam

divisi tersebut.

• Reference Files, berisi file-file pendukung yang digunakan dalam

penelitian di departemen R&D.

File-file yang disini berupa file mentah dan nantinya diupdate ke sistem

knowledge management ketika file-file tersebut telah dalam versi

lengkapnya.

66

8. Pembentukan, penamaan, penyusunan dan pengorganisasian dari file

perlu dilakukan untuk mempermudah pencarian file tersebut (Rader,

2010). Pada setiap file yang berisikan informasi dan knowledge tersebut

diberikan format penomoran dokumen dan kemudian dijadikan

penamaan untuk file–file tersebut yang berfungsi mempermudah dalam

pembuatan, penyusunan dan pencarian. Formatnya adalah:

R&D-DIVSUB-DOCYYMM-NUM – NAMAFILE

Berikut diberikan penjelasan dari penamaannya:

• R&D merupakan kode departemen dari PT XYZ

• DIV merupakan divisi dari departemen R&D

• SUB merupakan sub divisi dari divisi yang ada di departemen R&D

• DOC merupakan sub divisi dari divisi yang ada di departemen R&D

• YYMM merupakan dua digit tahun paling belakang dan dua digit

bulan

• NUM merupakan nomor file

• NAMAFILE merupakan nama file dari document tersebut

Berikut diberikan kode dari divisi dan subdivisi yang ada di departemen

R&D, yaitu:

• Silviculture, yang berkode SLV

Divisi Silviculture terdiri dari beberapa sub divisi, yaitu Silviculture

Plantation (PLN), Plant health (HLT), Soil (SOL), dan Growth

Modelling (GRO).

• Tree Improvement, yang berkode TRM

67

Divisi Tree Improvement terdiri dari beberapa sub divisi, yaitu

Breeding (BRE) dan Nursery (NSR).

• Laboratory, yang berkode LAB

Divisi Laboratory terdiri dari beberapa sub divisi, yaitu Tissue Culture

(TCL), Soil water fertilize plant environment (ENV), Climate and

Weather (CLW).

Kode document yang digunakan dalam penamaan ini, yaitu:

• SOP untuk Standard Operational Procedure

• BPR untuk Best Practice

• OPR untuk Operational Activity

• RES untuk Research Activity

• TRN untuk Training

• REF untuk References Files.

• JOB untuk Job Description.

Salah satu contoh dari penamaan file tersebut adalah

R&D-SLVPLN-SOP1204-001 – SOP Penelitian Tanah.

Untuk memastikan program-program yang diinginkan berjalan dengan

lancar maka diperlukan review setiap bulan dan melakukan diskusi dengan

karyawan dan mencari solusi untuk perbaikan berdasarkan masukan dari

karyawan dan pertimbangan dari management.

Untuk menerapkan strategi perubahan tersebut, maka setiap anggota tim

yang terbentuk pada tahap kedua mendapatkan tugas-tugas sesuai dengan

bidangnya (Kotter dan Cohen, 2006) seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.2.

68

Tabel 4.2 Tabel Summary Perubahan

Proses Distribution 

Description  Proses Requirements  Personel  Needed 

Sosialisasi Visi dan Misi Departemen R&D 

‐ Mensosialisasikan visi dan misi dari departemen R&D ke para seluruh karyawan departemen R&D.  

‐ Review kinerja R&D selama tahun sebelumnya ‐ Sosialisasi visi dan misi R&D  ke setiap staff  

Head of R&D,  R&D Manager , R&D Supervisor 

Reorganisasi departemen R&D 

‐ Menempatkan karyawan‐karyawan yang sesuai dengan bidangnya di departemen R&D 

‐ Pemberian Training pada karyawan untuk menempati posisi yang sesuai 

Head of R&D, R&D Manager,  R&D Supervisor   

  

Pembuatan KPI   ‐ Pembuatan KPI yang dijadikan target penilaian untuk karyawan dalam memberikan artikel yang berguna bagi perusahaan. 

‐ Penentuan target dalam periode sosialisasi, 6 bulan pertama dan 6 bulan kedua. 

Head of R&D, R&D Manager,  R&D Supervisor 

Persiapan training IT user 

‐ Pembuatan materi training IT untuk  user  yang  berkaitan dengan penggunaan komputer dan  aplikasi  yang  digunakan oleh departemen R&D 

‐ Pembuatan materi training IT untuk user R&D 

IT Manager, IT Supervisor, IT Staff 

Knowledge sharing session 

‐  Melakukan  sosialisasi  untuk melakukan  knowledge  sharing setiap  hari  Jumat  setelah makan siang 

‐ Memberikan motivasi bagi karyawan untuk melakukan sharing knowledge di hari yang telah ditentukan 

R&D Manager, Knowledge Leader  all division 

Perubahan Administrasi 

‐ Pengorganisasian Dokumen departemen (SOP, Best Practice) ‐ Pengorganisasian laporan dan dokumentasi kegiatan ‐ Pengorganisasian File training 

 

‐ Penyusunan dan pengorganisasian Dokumen  ‐ Pembuatan media penyimpanan file pada KMS ‐ Pembuatan kategori dan pengorganisasian file ‐ Perubahan file fisik menjadi file digital  

R&D Supervisor R&D Staff IT Supervisor, IT Staff  

69

Perubahan Culture pada perusahaan 

‐ Perubahan terhadap arah dan tujuan departemen ‐ Perubahan terhadap cara bekerja  ‐ Pendorongan serta komitmen untuk pengembangan diri 

‐ Pembentukan role model  

Komitmen dan dukungan dari manajemen 

 

Persiapan infrastruktur IT untuk aplikasi chatting 

‐ Mempersiapkan infrastruktur hardware dan aplikasi untuk penerapan chatting internal perusahaan 

‐ Persiapan hardware ‐ Mencari aplikasi chatting internal perusahaan ‐ Implementasi aplikasi chatting tersebut 

IT Manager, IT Supervisor, IT Staff 

Penerapan KMS  ‐ Mendapatkan dan menyimpan Informasi serta pengetahuan yang bernilai bagi perusahaan ‐ Pengorganisasian Informasi dan pengetahuan ‐ Sharing Informasi dan Pengetahuan ‐ Pemeliharaan Informasi dan Pengetahuan ‐ Penggunaan dari Informasi dan Pengetahuan 

‐ Pembentukan KMS dan IT Infrastruktur ‐ Pemberian training penggunaan sistem ‐ mendorong para staff agar selalu menggunakan KMS 

IT Manager, IT Supervisor, IT Staff 

    

4.2.4 Mensosialisasikan Visi dan Strategi Perubahan

Apapun situasi dan tempat dimana akan dilakukannya perubahan dari

bentuk lama ke bentuk yang baru tentu tidaklah mudah dan akan menemui

kesulitan. Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut:

1. Manager R&D melakukan sosialisasi mengenai culture baru kepada semua

karyawan dalam departemen R&D.

2. Mensosialisasikan penilaian KPI untuk mendukung sistem knowledge

management.

70

3. Melakukan sosialisasi struktur organisasi baru departemen R&D kepada

semua karyawan.

4. Melakukan Tanya jawab mengenai nilai-nilai culture ini mengenai

permasalahan apa yang kira-kira dihadapi karyawan.

4.2.5 Mendorong Orang Lain Untuk Mencapai Visi

Pada tahap ini dilakukan beberapa cara untuk mendorong orang lain untuk

mencapai visi tersebut, yaitu:

1. Menerapkan diskusi/sharing knowledge dan pengalaman minimal seminggu

satu kali di hari Jumat setelah makan siang.

2. Menerapkan dan pemberian training pada staf untuk penggunaan aplikasi

knowledge management ini.

3. Mendorong para staf untuk menggunakan KMS sebagai acuan dalam

melakukan pekerjaan sehari – harinya.

4. Mengharuskan karyawan menggunakan sistem knowledge management untuk

memberikan laporan-laporan hasil penelitian.

5. Karyawan yang mengalami kesulitan dalam menggunakan sistem knowledge

management tersebut dapat menghubungi tim perubahan untuk mendapatkan

training atau solusi lainnya.

6. Menerapkan penilaian KPI terhadap jumlah artikel yang dituliskan karyawan

yang dimulai pada tahap Review 1.

71

4.2.6 Target Jangka Pendek

Sistem target knowledge management ini dibagi menjadi tiga bagian, yaitu

tahap sosialisasi, review 1 dan review 2. Sistem target ini disusun dengan

performance indicator yang berfokus dapa people, process dan technology

(Shannack, 2009). Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada bagian berikut, yaitu:

1. Tahap Sosialisasi

Tahap sosialisasi ini akan memakan waktu selama empat bulan setelah

implementasi sistem knowledge management, yaitu dimulai dari bulan Mei –

Agustus 2012. Manager R&D melakukan sosialisasi ke supervisor setiap

divisi dan karyawan R&D. Berikut diberikan target dari periode sosialisasi:

Tabel 4.3 Tabel Target Periode Sosialisasi

People Knowledge Sharing Attitude • Setiap karyawan R&D bersedia untuk

menuliskan pengetahuan mereka Knowledge sharing activity • Setiap karyawan R&D mengetahui cara

menggunakan sistem knowledge management ini.

• Setiap sub divisi yang ada di dept R&D harus ada sekitar 5 artikel/best practices di akhir periode sosialisasi ini

• Supervisor melakukan review dan melakukan pembenahan dari pengetahuan yang ditulis karyawan tersebut.

Awareness • Setiap divisi di R&D diharuskan memiliki 2 inovasi baru di akhir periode sosialisasi ini

Process Quality of Knowledge • 75% artikel yang ditulis telah/dapat

diimplementasikan di perusahaan Efficiency due to new routines • Karyawan departemen R&D diharapkan

terbantu dengan adanya artikel yang telah dibuat di dalam sistem knowledge management.

• Discussion mengenai issue yang ada maksimum memerlukan waktu dua minggu untuk mendapatkan solusinya.

• Hampir 75% diskusi mengenai issue yang muncul dapat diselesaikan di forum diskusi.

Knowledge contributor • Setiap supervisor diharapkan menjadi

72

contributor utama di divisi R&D yang dihandle

Technology Active involvement • Supervisor mengadakan pertemuan seminggu

sekali yang bertujuan untuk mendapatkan feedback dari penggunaan sistem knowledge management tersebut.

Usability • Karyawan telah terbiasa untuk menemukan solving dari issue yang sedang dialami

2. Tahap Review 1

Tahap review ini akan berlangsung selama enam bulan setelah tahap

sosialisasi yaitu dimulai dari bulan September 2012 – Februari 2013. Dalam

tahap review ini mencakup beberapa hal seperti yang dapat dilihat pada tabel

berikut:

Tabel 4.4 Tabel Target Periode Review 1

People Knowledge Sharing Attitude • Setiap karyawan R&D aktif menuliskan

pengetahuan mereka Knowledge sharing activity • Setiap karyawan harus berkontribusi 5 artikel

di akhir periode interview ini • Supervisor melakukan review dan melakukan

pembenahan dari pengetahuan yang ditulis karyawan tersebut.

Awareness • Setiap divisi di R&D diharuskan untuk memberikan 5 inovasi di akhir periode sosialisasi ini

Process Quality of Knowledge • 85% artikel yang ditulis telah/dapat

diimplementasikan di perusahaan Efficiency due to new routines • Penilaian apakah artikel yang telah disharing

oleh setiap karyawan dapat membantu kegiatan yang berjalan di departemen R&D

• Discussion mengenai issue yang ada maksimum memerlukan waktu satu minggu untuk mendapatkan solusinya.

• Hampir 85% diskusi mengenai issue yang muncul dapat diselesaikan di forum diskusi.

• Biaya training yang dikeluarkan perusahaan berkurang sekitar 20% dari realisasi periode sebelumnya

Knowledge contributor • Setiap supervisor diharapkan menjadi contributor utama di divisi R&D yang dihandle

73

Technology Active involvement • Supervisor aktif dalam memimpin

perekembangan knowledge management system di setiap divisi yang mereka pimpin

Usability • Karyawan mudah dalam menemukan solving dari issue yang sedang dialami

• Sistem dapat langsung digunakan oleh karyawan baru sebagai materi training

3. Tahap Review 2

Tahap review ini akan berlangsung selama enam bulan setelah tahap review 1

yaitu dimulai dari bulan Februari 2013 – Agustus 2013. Dalam tahap review

ini mencakup beberapa hal seperti yang dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 4.5 Tabel Target Periode Review 2

People Knowledge Sharing Attitude • Setiap karyawan R&D aktif menuliskan

pengetahuan mereka Knowledge sharing activity • Setiap karyawan harus berkontribusi 10 artikel

di akhir periode interview ini • Supervisor melakukan review dan melakukan

pembenahan dari pengetahuan yang ditulis karyawan tersebut.

Awareness • Setiap divisi di R&D diharuskan untuk memberikan 5 inovasi di akhir periode sosialisasi ini

Process Quality of Knowledge • 90% artikel yang ditulis telah/dapat

diimplementasikan di perusahaan Efficiency due to new routines • Discussion mengenai issue yang ada

maksimum memerlukan waktu satu minggu untuk mendapatkan solusinya.

• Hampir 90% diskusi mengenai issue yang muncul dapat diselesaikan di forum diskusi.

• Biaya training yang dikeluarkan perusahaan berkurang sekitar 10% dari realisasi periode sebelumnya

Knowledge contributor • Setiap supervisor diharapkan menjadi contributor utama di divisi R&D yang dihandle

Technology Active involvement • Supervisor aktif dalam memimpin

perekembangan knowledge management system di setiap divisi yang mereka pimpin

Usability • Sistem knowledge management tersebut telah digunakan sebagai komponen utama di

74

departemen R&D. • Sistem harus di-maintain supaya informasi

yang tersimpan selalu sesuai dengan keadaan sekarang.

4.2.7 Selalu Melakukan Perbaikan dan Perubahan

Organisasi memiliki suatu pola yang terus berubah dan selalu mengikuti

keadaan di waktu itu. Karena itu proses perubahan organisasi yang saat ini

dijalankan sesuai dengan tahap-tahap sebelumnya suatu saat bisa berubah dan

target yang diinginkan dari perubahan proses organisasi ini bisa disesuaikan

dengan kondisi saat itu. Tiap akhir bulan dilakukan diskusi langsung mengenai

kendala dan pemecahannya terhadap masalah yang dihadapi.

4.2.8 Proses Perubahan Harus Berkesinambungan

Proses perubahan ini tidak hanya terjadi sampai tahap review 2 selesai,

tetapi perubahan ini berlangsung terus menerus selama organisasi/perusahaan

masih ada dan terus berkembang. Setelah tahap review 2 selesai, dilakukan

evaluasi secara menyeluruh mengenai perubahan organisasi yang terjadi pada

tahap sosialisasi sampai review 2 dan kemudian dianalisa apakah perlu melakukan

proses perubahan lagi sesuai dengan kondisi organisasi saat itu.

4.3 Audit Knowledge

Disamping melakukan perubahaan pada sisi operasional perusahaan, maka

perlu juga melakukan audit knowledge pada perusahaan untuk mengetahui apa

saja informasi maupun knowledge yang ada pada perusahaan saat ini dan

75

informasi atau knowledge yang belum dimiliki saat ini namun dibutuhkan oleh

perusahaan demi mendukung perubahaan perusahaan yang akan dilakukan agar

tetap searah dan sesuai dengan tujuan bisnis yang akan dicapai, penulis

menggunakan Zack Framework dalam mengidentifikasikan Knowledge apa saja

yang dibutuhkan oleh perusahaan (Tiwana,2002).

Zack Framework adalah kegiatan analisa untuk mengenali strategic

knowledge gap yang ada pada perusahaan untuk mendapatkan knowledge yang

dibutuhkan perusahaan, dalam melakukan analisa ini maka diperlukan jawaban

dari 4 pertanyaan sebagai berikut:

1. Apa yang diketahui perusahaan?

2. Apa yang harus diketahui oleh perusahaan?

3. Apa yang dapat dilakukan perusahaan?

4. Apa yang harus dilakukan perusahaan?

Kemudian hasil dari analisa ini dapat kita ketahui Core knowledge apa

saja yang dibutuhkan oleh perusahaan, berikut analisa audit knowledge pada

perusahaan.

Dari hasil analisa menggunakan Zack Framework pada gambar 4.4 maka

didapatkan Knowledge apa yang sudah dimiliki oleh perusahaan diwakilkan oleh

area “Diketahui perusahaan” dibagian kotak kiri bawah dan Knowledge yang

belum dimiliki oleh perusahaan terdapat pada area “harus diketahui oleh

perusahaan” dibagian kotak kiri atas serta kebudayaan yang ada pada perusahaan

saat ini pada area yang “Dilakukan oleh perusahaan”

76

Gambar 4.4 Knowledge yang Diketahui dan yang Belum Diketahui Perusahaan

Sumber: Tiwana, 2002, The Knowledge Management Toolkit.

Semua area yang telah dihasilkan oleh analisa Zack Framework merupakan

Core Knowledge yang diperlukan dan digunakan oleh departemen R&D dalam

mencapai tujuannya, knowledge ini akan di simpan, disusun, digunakan dan

diorganisasikan dalam KMS yang akan dibentuk untuk perusahaan. Core

Knowledge tersebut adalah:

77

1. Dokumen – dokumen perusahaan, yang terdiri dari: Standard Operational

Procedure (SOP), Best Practice, Operational activity, Research Activity,

External References Files, materi Training.

2. Informasi dan artikel yang berhubungan dengan silviculture.

Silviculture ini mencakup tanah, pupuk, perkembangan tanaman, kesehatan

tanaman.

3. Informasi dan artikel yang berhubungan dengan tree improvement.

Hal yang berkaitan langsung dengan core knowledge tree improvement adalah

bibit, yang mencakup cara untuk menghasilkan bibit yang baik, uji spesies

bibit, uji benih bibit yang baru didapat.

4. Informasi dan artikel yang berhubungan dengan laboratory

Laboratory ini mencakup teknik tissue culture, keadaan lingkungan sekitar

termasuk tanah, air, kesuburan tanah, iklim dan cuaca.

 

4.4 Menggambarkan Knowledge Map

4.4.1 Mapping Goal of Knowledge

Organisasi perlu mengklasifikasikan dan mengidentifikasi knowledge-

knowledge yang ada. Hal ini berguna untuk menentukan kebutuhan apa yang

diperlukan dalam mendukung knowledge tersebut. Mapping knowledge ini

didapat dari pemetaan dan pengorganisasian core knowledge dari tahap

sebelumnya (Debowski, 2006). Tabel mapping knowledge dapat dilihat pada tabel

4.6.

78

Tabel 4.6 Tabel Mapping Goal of Knowledge

Pemetaan Knowledge Goal

People

- Pengetahuan cara kegiatan operasional dan prosedur-prosedurnya

Mendapatkan dan memperkaya knowledge perusahaan agar tersimpan dan diterapkan serta dapat dimanfaatkan kembali jika dibutuhkan

- Pengetahuan mengenai tanaman, kondisi areal, tanah, hama, penyakit, cara menghasilkan benih yang baik- Mengadakan kegiatan sharing knowledge

Process

- Penyimpanan dan penyusunan document / knowledge

Mempermudah dalam penyusunan dan penyimpanan Informasi/knowledge

- Pengorganisasian dan penamaan dokumen / Knowledge

Mempermudah dalam pencarian Informasi/knowledge

- Pembentukan dan pengorganisasian knowledge repository

Mempermudah dalam penyebaran informasi / knowledge

Technology

- Pembentukan strukturasi penyimpanan knowledge

Memberikan strukturisasi dan kategori pada media penyimpanan knowledge

- Pembentukan repository dan kategori folder knowlegde

Kemudahan dalam pengorganisasian knowledge

- Pembentukan media sharing knowledge Memberikan media / fitur dalam

berbagai pengetahuan

4.4.2 Feature Knowledge Management System

Setelah melakukan analisa mengenai kebutuhan sistem knowledge

management melalui tahap sebelumnya kemudian dilakukan tahap pemilihan

daftar fitur yang diperlukan (Chalmeta dan Granger, 2008). Dibawah ini diberikan

fitur-fitur yang nantinya ada di dalam sistem knowledge management, antara lain:

1. Wiki Page

Feature ini digunakan untuk saling berbagi informasi mengenai suatu topik

tertentu. Setiap orang dapat membuat wiki page ini sesuai dengan divisi dari

topic tersebut

79

2. Document library

Feature ini digunakan untuk bisa saling berbagi dokumen baik itu dokumen

berupa SOP, best practices , laporan, dan lain-lain, disediakan juga menu

untuk mendownload dan juga mengupload dokumen

3. Discussion

Feature ini digunakan untuk berdiskusi antar karyawan melalui suatu

discussion room, sehingga dengan adanya discussion room ini diharapkan

issue yang muncul dapat diselesaikan dengan cepat.

4. Chatting

Fasilitas chatting diberikan karyawan sebagai penunjang yang memiliki

sistem terpisah dengan sistem knowledge management ini. Hal ini bertujuan

untuk mengoptimalkan komunikasi antar karyawan dengan karyawan lain

karena tidak semua karyawan membuka web knowledge management ini

setiap saat.

5. Upload, Download & Organizing file

Feature upload and organizing file ini merupakan salah satu fitur utama yang

dipergunakan oleh karyawan. Hal ini dikarenakan lokasi hutan yang

berjauhan sehingga membutuhkan suatu sistem terintegrasi sehingga

dokumen bisa dibaca oleh karyawan R&D di lokasi manapun.

6. Collaboration

Feature collaboration ini merupakan salah satu poin penting dari knowledge

management karena artikel di knowledge management dapat dibuat dan

direvisi oleh beberapa orang yang berbeda.

80

7. Play Streaming Audio & Video

Adanya kebutuhan untuk penyimpanan beberapa file audio dan video dan

dibutuhkan sistem yang bisa menjalankan streaming file tersebut

8. Editor Page

Editor page merupakan fitur standard yang harus dimiliki oleh suatu sistem

knowledge management. Seharusnya semua sistem menyediakan fitur ini

tetapi tingkat kemudahan untuk menggunakannya yang berbeda-beda

9. Online File Editor

Merupakan suatu fitur tambahan yang ingin dimiliki oleh sistem knowledge

management perusahaan. Dalam fitur ini, para pengguna sistem dapat

melakukan editing file secara online.

10. Search Article

Fitur search sangat diperlukan dalam sistem knowledge management ini

terutama jika jumlah artikel yang ada sudah sangat banyak.

4.5 Kategorisasi Knowledge

Tahap selanjutnya dibuatlah kategori-kategori knowledge yang ada di

sistem (Chalmeta dan Granger, 2008). Dari hasil analisa, kategori knowledge ini

dibagi sesuai dengan sub divisi yang ada di departemen R&D, yaitu:

1. Silviculture Plantation

Kategori ini berisi kegiatan atau penelitian yang berhubungan dengan

pemupukan, jarak tanam tanaman, herbisida, pestisida.

81

2. Planth Health

Kategori ini berisi dengan kegiatan atau penelitian yang berhubungan dengan

hama dan penyakit tanaman, ketahanan tanaman terhadap penyakit, serta

pengendalian hama dan penyakit tanaman

3. Soil

Kategori ini berisi hal-hal yang berhubungan dengan tanah, seperti kesuburan

tanah, pemetaan tanah, dan penelitian-penelitian lain yang berhubungan

dengan tanah.

4. Growth Modelling

Kategori ini berisi kegiatan operasional dan penelitian yang berhubungan

dengan pertumbuhan tanaman serta melakukan analisa terhadap pertumbuhan

tanaman tersebut.

5. Breeding

Kategori ini berisi dengan hal-hal yang bertujuan untuk mendapatkan benih

yang unggul untuk perusahaan seperti melakukan uji spesies serta

pemeliharaan terhadap benih tersebut dan melakukan analisis terhadap

spesies-spesies yang ada.

6. Nursery

Kategori ini berisi dengan hal-hal yang berhubungan dengan benih, seperti

mempersiapkan benih untuk kebun, pempupukan dan pemilihan bibit sebelum

ditanam.

7. Tissue Culture

Kategori ini berhubungan dengan hal-hal yang berhubungan dengan kualitas

kayu, seperti analisis tanah, uji benih yang akan ditanam, dan lain lain.

82

8. Soil, Water, Fertilize, Plant Environment

Kategori ini berhubungan dengan lingkungan sekitar, seperti tanah, air,

kesuburan, dan tanaman lain yang ada di area kebun.

9. Climate & Weathers

Kategori ini berhubungan dengan cuaca di area perkebunan, seperti kualitas

air, fotosintesis, angin, dan lingkungan sekitar.

10. Application Training

Kategori ini berisi materi training yang dapat dipelajari oleh karyawan baru

sebelum melaksanakan kegiatan operasionalnya.

Struktur menu utama dalam knowledge management system ini mengikuti

divisi-divisi dan subdivisi yang ada pada departemen R&D di PT XYZ. Berikut

diberikan detail struktur menu yang digunakan dalam knowledge management

system, antara lain:

1. Silviculture

Dalam silviculture ini terdiri dari sub kategori menu silviculture plantation,

planth health, soil, dan growth modeling.

2. Tree Improvement

Dalam tree improvement ini terdiri dari dua sub kategori yaitu breeding dan

nursery.

3. Laboratory

Dalam laboratory ini terbagi menjadi tiga kategori, yaitu tissue culture, soil-

water-fertilize-plant environment dan climate-weather.

4. IT Training

83

IT Training berisi manual penggunaan aplikasi-aplikasi yang umum

digunakan karyawan.

Gambar 4.5 Struktur Menu Knowledge Management

Pada umumnya, sub kategori berisi dari tiga bagian penting, yaitu wiki,

document library dan discussion room. Khusus untuk document library, masih

84

dapat terbagi menjadi beberapa sub folder, antara lain SOP, Best Practice, dan sub

folder lain yang isinya bisa bervariasi antara satu dengan lainnya.

4.6 Grand Design Knowledge Management System

Grand Design Knowledge Management yang diterapkan pada perusahaan

dapat dilihat pada gambar 4.6. Untuk koneksinya, kantor di hutan Kalimantan

Barat dan Timur menggunakan VSAT, sedangkan untuk kantor pusat di

Kalimantan Barat menggunakan MPLS. Aplikasi knowledge management system

ini hanya dapat digunakan oleh intern perusahaan saja.

Gambar 4.6 Grand Design Knowledge Management System

R&D Kalbar Sharing Knowledge

R&D HQDiscussion

R&D Kaltim Operational Activity

R&D Kalbar UserEdit Article

CreateActivity Report R&D Kaltim User

ChattingR&D HQ User

Chatting

Knowledge Portal Chat Server

Database Server

Knowledge Repository

Wiki PageDocument Library

DiscussionStreaming Audio&Video

ChattingTransfer File

Voice CallGroup Chat

85

Dalam grand design ini memiliki tiga server, yaitu knowledge portal

server, database server dan chat server. Knowledge portal berfungsi sebagai web

dan application server. Server database menjadi tempat penyimpanan datanya.

Dengan adanya knowledge management yang berbasis web dan fasilitas chatting

maka karyawan yang berada di Kalimantan Barat, Kalimantan Timur dan HQ

dapat melakukan sharing knowledge, discussion, membuat artikel dan report, serta

bisa melakukan chatting dengan karyawan yang berada di lokasi lain.

Untuk mengimplementasikan perancangan knowledge management

system website diatas, maka dilakukan perbandingan terhadap beberapa sistem

knowledge management open source seperti media wiki, deki wiki, twiki dan

alfresco. Perbandingan detail dari software knowledge management tersebut dapat

dilihat pada tabel 4.7.

Tabel 4.7 Tabel Perbandingan Knowledge Management System

Fitur Media Wiki Deki Wiki Twiki Alfresco

Wiki Page ✔ ✔ ✔ ✔ Document library - ✔ ✔ ✔

Discussion ✔ ✔ ✔ ✔

Upload, Download &

Organizing file

✔ ✔ ✔ ✔

Collaboration ✔ ✔ ✔ ✔ Play Streaming Audio & Video

✔ ✔ (FLV)

- ✔ (FLV,MP4)

Editor Page ✔ ✔ ✔ ✔ Kemudahan

dalam pembuatan artikel

-

✔ ✔ ✔

Online File Editor

- - - ✔

Search Article ✔ ✔ ✔ ✔

86

Dari perbandingan tersebut, hampir semua aplikasi memiliki document

library tetapi tidak semua aplikasi memiliki document library yang bagus. Dari

keempat aplikasi tersebut, Alfresco memiliki keunggulan di bagian document

librarynya. Selain dari sisi document library, Alfresco juga unggul karena

memiliki fitur untuk edit file secara online. Dari hasil analisa tersebut diputuskan

bahwa sistem knowledge management ini akan menggunakan sistem alfresco.

Di dalam alfresco, terdapat beberapa role yang digunakan oleh karyawan

departemen R&D, antara lain:

• Consumer

User yang terdaftar sebagai consumer hanya dapat melihat artikel, diskusi

yang ada di dalam suatu site.

• Contributor

User yang terdaftar sebagai contributor diperbolehkan untuk melakukan

pengisian artikel, melakukan diskusi, melakukan upload document library di

dalam suatu site. Role ini dimiliki oleh semua staff dari departemen R&D.

• Collaborator

Role collaborator ini memiliki semua hak yang diperbolehkan seperti

contributor ditambahkan hak untuk melakukan perubahan artikel yang telah

dibuat oleh karyawan lain. Role ini dimiliki oleh knowledge leader dalam

departemen R&D.

• Manager

Role manager ini adalah role paling tinggi yang berada dalam sistem

knowledge management ini. Role ini memiliki hak seperti collaborator

ditambahkan dengan hak untuk mendelete content yang ada di dalam site

87

tersebut. Dalam knowledge management sistem ini, role manager dimiliki oleh

manager departemen R&D

Alfresco juga mempunyai nilai tambah karena memiliki fitur-fitur task

management dan sistem calendar yang dapat dishare antar member di dalam

sistem knowledge management tersebut.

Gambar 4.7 Tampilan Halaman Login

Pada gambar 4.7 dapat dilihat tampilan halaman depan website portal

knowledge management. Username dan password harus diisi terlebih dahulu

sebelum memasuki halaman utama dari website knowledge management ini.

Pada gambar 4.8 dapat dilihat tampilan utama setelah login. Tutorial

penggunaan pertama kali telah disediakan website ini. Setelah mempelajari

tutorial tersebut, maka dapat memulai membuat site dan artikel.

GTampila

GTampilan H

Gambar 4.8an Halaman

Gambar 4.9Halaman U

Utama

Utama Site

88

8

P

sudah

artikel

89

Pada gamba

disertai den

l maka tamp

Tam

ar 4.10 dapat

ngan editor

ilan muncul

Tam

Gammpilan Pemb

t dilihat tamp

untuk pem

dapat diliha

Gammpilan Wiki

mbar 4.10 buatan Arti

pilan untuk

mbuatan artik

at pada gamb

mbar 4.11 i yang Telah

ikel Wiki

membuat w

kel. Setelah

bar 4.11.

h Dibuat

wiki. Tampila

h membuat s

an ini

suatu

s

m

Pada g

site Researc

membuat seb

gambar 4.12

ch & Deve

buah discuss

T

Tampil

2 merupakan

elopment. Pa

sion topic.

Tampilan Pe

Gambar 4lan Docume

n tampilan d

ada gambar

Gambar 4embuatan D

4.12 ent Library

dari docume

r 4.13 meru

4.13 Discussion R

y

ent library y

upakan gam

Room

90

yang ada di

mbar untuk

9

P

manag

dan m

tersebu

91

Pada gamba

gement ini. H

mengundang

ut akan mun

Tampilan

ar 4.15 me

Hal ini berg

kepada R&

ncul di setiap

GamDiscussion

erupakan ca

guna jika ma

&D staff m

p karyawan.

GamTampila

mbar 4.14 Room yang

alendar yang

anager R&D

maka notifika

mbar 4.15 an Calenda

g Telah Dib

g berada da

D ingin meng

asi kalendar

r

uat

alam knowl

gadakan me

r untuk me

ledge

eeting

eeting

u

D

Pada g

untuk mem

Developmen

gambar 4.16

mberikan in

nt ini.

6 merupakan

nformasi si

Tampila

Tampi

n fitur dari s

apa saja m

Gambar 4an Daftar M

Gambar 4ilan Aplikas

sistem know

member da

4.16 Member R&D

4.17 si Chatting

wledge mana

ari site Re

D

92

agement ini

esearch &

9

diterap

dapat

memp

sedang

4.7

analisa

93

Pada gam

pkan pada s

dilihat tam

punyai fitur

g online.

Evaluas

Pada bagia

a kinerja sist

mbar 4.17 d

seluruh depa

mpilan hala

voice call, g

si

an ini dilak

temnya.

dapat dilihat

artemen yan

aman depan

group chat d

GamTampilan

kukan dua je

t tampilan

ng ada di PT

n setelah lo

dan file tran

mbar 4.18 Daftar Tem

enis evaluas

dari aplikas

T. XYZ. Pa

ogin. Aplik

nsfer ke pen

man

si yaitu eva

si chatting

ada gambar

kasi chatting

ngguna lain

luasi sistem

yang

4.18

g ini

yang

m dan

94

4.7.1 Evaluasi Sistem

Data pada evaluasi sistem diambil dari awal penerapan sistem sampai 11

Agustus 2012. Total karyawan R&D yang menggunakan sistem knowledge

management ini mencapai 60%. Dari sisi people, karyawan mengalami kemajuan

karena pada awalnya karyawan tidak memiliki keinginan untuk melakukan

sharing knowledge, dan dengan adanya program knowledge management ini

karyawan mulai melakukan aktivitas sharing knowledge dengan menuliskan

artikel tentang pengetahuan yang dimiliki. Untuk evaluasi penulisan artikel ini

dilakukan dengan metode Shannack (2009), yaitu dengan membandingkan artikel

dan inovasi yang telah dibuat dengan target yang diinginkan.

Tabel 4.8 Tabel Evaluasi Sistem

No Divisi R&D Target Artikel / Best Practices

Realisasi Artikel

Target Inovasi

Realisasi Inovasi

1 R&D Site 5 artikel 5 artikel - -

2 R&D Silvaculture Site • Silviculture

Plantation • Planth Health • Soil • Growth

Modelling

5 artikel

5 artikel 5 artikel 5 artikel

5 artikel

5 artikel 4 artikel 2 artikel

2 inovasi 1 inovasi

3 R&D Tree Improvement Site • Breeding • Nursery

5 artikel 5 artikel

2 artikel 3 artikel

2 inovasi -

4 R&D Laboratory Site • Tissue Culture • Soil, Water

Fertilize, Plant Environment

• Climate & Weathers

5 artikel 5 artikel

5 artikel

2 artikel 5 artikel

2 artikel

2 inovasi -

95

Tabel 4.8 memberikan informasi mengenai target, realisasi artikel dan

inovasi dari penerapan sistem knowledge management pada perusahaan. Jumlah

realisasi artikel yang dibuat oleh karyawan mencapai 70% (35 artikel) dari target

yang diharapkan (50 artikel). Realisasi inovasi mencapai 16% (1 inovasi) dari

target yang diharapkan (6 inovasi). Sedangkan forum diskusi, masih belum

digunakan oleh karyawan.Hal ini dikarenakan pihak management masih berfokus

pada knowledge yang dibuat karyawan dalam bentuk artikel. Dari sisi proses,

semua artikel yang telah dibuat oleh karyawan telah sesuai dengan kondisi

lapangan perusahaan. Hal ini disebabkan karena adanya knowledge leader yang

selalu memberikan pengarahan kepada karyawan tentang pengisian artikel. Dari

informasi ini dapat disimpulkan bahwa pemakaian sistem ini masih belum

maksimal karena target yang diharapkan belum terpenuhi.

4.7.2 Analisa Kinerja Sistem

Dalam proses analisa kinerja sistem ini, pengukuran mengikuti beberapa

faktor gabungan antara hardware server (Woodman dan Shakshober,2006) dan

performa sistem itu sendiri (Eyerman dan Eeckhout,2008), yaitu :

1. Penggunaan Memory

2. Disk I/O

3. Penggunaan Processor

4. Throughput

5. Response Time

Dalam analisa kinerja sistem ini menggunakan bantuan tools Web

Performance Load Tester (http://www.webperformanceinc.com), dan diuji akses

d

m

s

100 user sec

digunakan a

Pada

memory, CP

sistem tidak

cara concurr

adalah server

a gambar 4

PU yang di

mengalami

rent selama

r Intel® Xeo

4.19 dapat

igunakan me

masalah ket

A

30 menit. S

on® E5620, 2

dilihat dari

encapai 80%

tika diakses

Gambar 4Utilisasi Se

Gambar 4Average Di

elama penge

2.4 Ghz den

i utilisasi s

%. Dari data

100 user sec

4.19 erver

4.20 sk I/O

etesan ini, s

ngan 4 GB R

server dan

a ini diketa

cara bersama

96

server yang

RAM.

maximum

ahui bahwa

aan.

9

menga

P

100 u

detik d

detik.

97

Pad

Proses ket

maximum

dapat mem

Pada gamb

akses serenta

Pada gamba

ser secara s

dan hanya te

da gambar 4

tika diakses

sekitar 4 m

mbuat perform

bar 4.21 dap

ak, yaitu sek

ar 4.22 menu

serentak. Ma

erjadi di men

4.20 dapat di

s 100 user

ms. Menurut

ma akses me

GamBandwi

pat dilihat ba

kitar 45 Mbp

unjukkan res

aksimum du

nit akhir saja

ilihat perfor

secara sere

Cromar (20

enurun adala

mbar 4.21 ith Resourc

andwith yang

ps.

sponse time

urasi waktu

a. Average d

rma sistem d

entak masih

011), batasa

ah 20 ms.

ces

g diperlukan

ketika web

yang dibutu

ari response

dari sisi disk

h memiliki

an disk I/O

n ketika 100

tersebut dia

uhkan sekita

time ada di

k I/O.

nilai

yang

0 user

akses

ar 40

1-15

s

Pada g

satuan wakt

gambar 4.23

tu. Dari data

Tot

3 menunjukk

a yang ada

Gambar 4Response T

Gambar 4al Access Pe

kan total ha

maka dapat

4.22 Time

4.23 er Second

alaman yang

t diketahui b

diakses ole

bahwa hardw

98

eh user per

ware dapat

99

merespons akses 600 halaman tiap waktu dan utilisasi prosesor, memori mencapai

80 persen.

Dari analisa-analisa performa hardware dan sistem, diketahui bahwa

hardware dan sistem yang ada mampu diakses sekitar 100 user secara bersamaan.