BAB 4 PENGGUDANGAN PERBEKALAN

Bab 4. Penggudangan Perbekalan 666666

66

PENGGUDANGANPENGGUDANGANPENGGUDANGAN

PENGGUDANGAN

PERBEKALANPERBEKALANPERBEKALAN

PERBEKALAN

Guna menjamin kelancaran dan kelangsungan kegiatan organi sasi maka

setiap organisasi penting memiliki persediaan perbekalan. Hal ini dikarenakan

organisasi tidak bisa mengandalkan sepenuhnya kepada pemasok untuk dapat

menyediakan kebutuhan perbekalan sesuai dengan kebutuhan pada saat dibutuhkan.

Dengan demikian, dapat kita katakan bahwa gudang dalam setiap organi sasi sifatnya

mutlak ada sebagai tempat persediaan perbekalan.

Sayangnya, sering kali masih kita temui suatu kejadian bahwa secara fisik

suatu organisasi telah memiliki gudang, tetapi dalam pengelolaannya belum mendapat

perhatian sebagaimana mestinya yang selaras dengan tingkat urgensi fungsi

penggudangan.

A.A.A.

A.

PengertianPengertianPengertian

Pengertian

dandandan

dan

PedomanPedomanPedoman

Pedoman

UmumUmumUmum

Umum

PenggudanganPenggudanganPenggudangan

Penggudangan

PerbekalanPerbekalanPerbekalan

Perbekalan

Penggudangan pada dasarnya merupakan serangkaian ke giatan

pengurusan perbekalan dalam gudang, baik yang bersifat administratif maupun

operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata

ruang, maupun tata usaha.

Secara lebih operasional, penggudangan merupakan serangkaian kegiatan

pengurusan dalam penyimpanan perbekalan mulai dari kegiatan penerimaan,

pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan,

pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban

pengelolaan gudang (pem buatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung

kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi

organi sasi secara keseluruhan.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digarisbawahi bahwa kegiatan

penggudangan tidak sekadar kegiatan memasukkan barang dalam ruang

penyimpanan barang (gudang), tetapi lebih dari itu, yakni dalam kegiatan

penggudangan penting dilakukan perencana an, pengorganisasian, serta

pengendalian perbekalan baik secara teknis maupun administratif sehingga

444

4


67

kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan

kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Merujuk pada beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan

tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk me lakukan kegiatan

penggudangan, yakni

1. menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran perbekalan

2. menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin

keamanan barang maupun menyediakan peranti pertanggungjawaban

pengelolaan penggudangan

3. melakukan penyimpanan perbekalan secara tepat sehingga perbekalan yang

ada mudah dicek, ditemukan, dan diambil

4. melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin

keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak

yang berkepentingan

5. melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang

tidak sekadar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai

(ready for use).

Agar beberapa pedoman umum ini dapat diimplementasikan dengan baik,

perlu adanya rancangan dan implementasi sistem kerja penggudangan perbekalan

yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.

B.B.B.

B.

KesalahanKesalahanKesalahan

Kesalahan

UmumUmumUmum

Umum

dalamdalamdalam

dalam


Penggudangan


Perbekalan

Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam

pengelolaan penggudangan, yakni

1. memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai "bak

sampah" sehingga perbekalan yang rusak, perbekalan yang tidak atau akan

terpakai, perbekalan persediaan, kardus-kardus dan kertas-kertas yang siap

dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang;

2. sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan

yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, pro sedur, maupun pengelolaan

administratifnya;


68

3. tidak diketahui jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak

tertibnya pencatatan dan distribusi perbekalan bagian gudang.

4. banyaknya perbekalan yang kedaluwarsa karena kesalahan dalam

pengeluaran perbekalan

5. banyaknya kerusakan perbekalan di tempat penyimpanan/gudang karena

salah penempatan dan kesalahan perawatan perbekalan

6. banyaknya perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang

maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidak profesionalan petugas

gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara individual

maupun bersama-sama dengan pihak lain

7. lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik

yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam

penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem

distribusi perbekalan yang tidak tepat.

Apabila kesalahan-kesalahan umum tersebut terjadi maka orientasi awal

dan utama dalam kegiatan penggudangan jelas tidak akan terjadi, dan justru

sebaliknya, penggudangan tidak mampu menjamin kelancaran dan kelangsungan

kegiatan organi sasi. Tentu saja bila hal itu terjadi, pada akhirnya akan sangat

mempengaruhi efektivitas dan produktivitas kerja unit maupun akan

mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

C.C.C.

C.

Macam-MacamMacam-MacamMacam-Macam

Macam-Macam

GudangGudangGudang

Gudang

Berdasarkan pada pengalaman dan pengamatan yang paling sering kita

temui, kita dapat menyatakan bahwa gudang merupa kan suatu ruangan tertutup,

tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum, dan berfungsi untuk menyimpan

barang. Berdasarkan pe ngertian ini dapat ditegaskan bahwa gudang merupakan

bangunan yang memiliki tiga dimensi (panjang, lebar, dan tinggi), memiliki dinding

dan atap, hanya petugas gudang yang boleh masuk keluar gudang, dan gudang

hanya untuk menyimpan perbekalan (barang).

Bila beberapa batasan gudang tersebut dilanggar, khususnya dua poin

terakhir dari hakikat pengertian gudang, tentu akan mem pengaruhi hakikat fungsi


69

gudang itu sendiri dan sebagai dampaknya optimalisasi fungsi gudang guna

menjamin dan menjaga kontinu itas kerja organisasi tidak akan tercapai.

Bila dilihat secara fisik, ternyata gudang tidak hanya dalam bentuk ruangan

yang tertutup saja, tetapi bisa juga dalam bentuk ruangan yang terbuka ataupun

semi tertutup sehingga kita me ngenal pula gudang terbuka dan gudang semi

tertutup. Namun, untuk kegiatan-kegiatan perkantoran biasanya gudang yang

dibutuhkan adalah jenis gudang tertutup.

Gudang terbuka sering dibedakan atas gudang terbuka yang tidak diolah

dan gudang terbuka diolah. Gudang terbuka tidak diolah berupa suatu lapangan

terbuka, yang permukaannya hanya diratakan tanpa diperkeras. Penggunaan

gudang semacam ini tidak memakan biaya yang relatif besar dalam

pemeliharaannya dan diperuntukkan hanya untuk perbekalan yang tidak

terpengaruh oleh perubahan cuaca atau hanya untuk penyimpanan yang sifatnya

sementara. Sementara gudang terbuka diolah berupa suatu lapangan terbuka

yang sudah diratakan dan diperkeras. Gudang jenis ini juga hanya diperuntukkan

bagi perbekalan yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca. Sementara gudang

semi tertutup atau sering disebut dengan istilah lumbung merupakan bangunan

yang beratap tanpa Binding-Binding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan untuk

menyimpan perbekalan yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak

memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara.

Pembedaan atas macam-macam gudang selain berdasar bentuk dan

karakteristik fisik bangunannya, juga bisa dibedakan ber dasarkan fungsinya.

Dengan mendasarkan pembedaan fungsional ini kita dapat mengenal beberapa

jenis gudang, antara lain gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang

pemberangkatan, dan gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat

dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan

pembedaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, gudang alat medis,

gudang BBM, gudang tenun, gudang alat rumah tangga, gudang teknik, maupun

gudang barang rongsokan.


70

D.D.D.

D.

TataTataTata

Tata

RuangRuangRuang

Ruang

GudangGudangGudang

Gudang

Perancangan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pe mikiran dan

penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan

perbekalan di dalam ruang gudang tersebut. Se hubungan dengan hal ini, ada

beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas

tata ruang gudang tersebut meliputi:

1. Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogianya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga

pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat me lewati jarak

yang sependek mungkin.

2. Asas Mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang

teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, baik dengan

metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu

masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode

LIFO (Last In First Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam

gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.

3. Asas Memudahkan Pengawasan

Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas

pelaksanaan pengaturan barang.

4. Asas FIeksibilitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila

ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering di pakai seyogyanya

diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut,

untuk merancang dan melaksanakan penataan ruang gudang, penting

memperhatikan beberapa pedoman yang me liputi berikut ini.

1. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan

pengecekan barang masuk. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan


71

mengecek barang yang akan dimasuk kan ke dalam gudang. Dengan demikian,

secara fisik maupun administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam

gudang dapat dipertanggungjawabkan.

2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk

melakukan kegiatan-kegiatan administratif peng gudangan guna menjamin

ketertiban administratif, penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang,

dan keamanan barang.

3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung

barang-barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh

unit kerja. Keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga

keamanan barang, juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan

permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Kecepatan

dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang

membutuhkan penting dilakukan karena ada ke cenderungan bahwa apabila

petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang

membutuh kan barang kemudian berusaha dan akan mengambil sendiri

terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan mem berikan peluang

dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang.

4. Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang

cukup, baik untuk pemasukan barang mau pun pengeluaran barang guna

menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan

sering ada ke cenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang ke dalam

gudang sebanyak-banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran

lalu lintas barang guna mempercepat pemasukan dan pengeluaran barang.

5. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar.

Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan

dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit kerja.

Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini

dimaksudkan guna menjamin pengeluaran perbekalan baik secara fisik

maupun administratif dapat dipertanggungjawabkan. Adapun pe nempatan

ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk

ataupun terpisah, dengan memper timbangkan frekuensi mutasi perbekalan.


72

Berkaitan dengan perencanaan dan penetapan tata ruang gudang tersebut, dapat

dilihat rancangan tata ruang gudang pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2

Ruang PengecekanBarang Masuk danBarang Keluar(CBM dan CBK) RB RB RB RB RB

Jalur Lalu Lintas Utama

Tempat dudukPeminta Barang RB RB RB RB RB

Ruang TU

GambarGambarGambar

Gambar

4.14.14.1

4.1

Tata Ruang Gudang (Frekuensi Mutasi Barang yang Rendah)

Ruang PengecekanBarang Masuk (CBM)

RB RB RB RB RBPintu Masuk

RuangTU Jalur Lalu Lintas Utama

Pintu Keluar RB RB RB RB RB

Ruang PengecekanBarang Keluar(CBK)

Gambar 4.2 Tata Ruang Gudang (Frekuensi Mutasi Barang yang Tinggi)


73

E.E.E.

E.

AdministrasiAdministrasiAdministrasi

Administrasi


Penggudangan

Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi

maka dalam kegiatan penggudangan perbekalan penting dilakukan administrasi

penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi

penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam

pengelolaan penggudangan di setiap organisasi.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar,

keberadaan perbekalan setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis,

spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran perbekalan,

jumlah persediaan, maupun nilai perbekalan yang ada di gudang.

Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudang an yang

baik dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan dapat

menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan perbekalan ataupun hilangnya

perbekalan.

Di samping itu, dengan adanya pengelolaan administrasi peng gudangan

yang benar dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan

perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan. Hal ini disebabkan dapat

dipantaunya tingkat pemakaian perbekalan tertentu dan jumlah persediaan yang

ada.

Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan

sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang

dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan administrasi penggudangan

perbekalan tersebut, yang penting dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku

Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/stock, Bon

Permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-masing buku ter sebut

dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.1.1.

1.

BukuBukuBuku

Buku

PPP

P

eee

e

nnn

n

eee

e

rimaanrimaanrimaan

rimaan

GudangGudangGudang

Gudang

Buku Penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-

lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan perbekalan

yang meliputi jenis dan spesifikasi perbekalan, tanggal penerimaan, jumlah,

nilai perbekalan yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan asal

barang.


74

Setiap terjadi pemasukan perbekalan ke dalam gudang harus segera

dilakukan pencatatan pemasukan perbekalan ke dalam Buku Penerimaan

Gudang, di samping harus pula melakukan pengisian pemasuk an pada Kartu

Persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga nantinya dapat diketahui jumlah

persediaan perbekalan jenis dan spesifikasi perbekalan tertentu.

Di samping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan perbekalan ke

dalam Buku Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti pe nerimaan barang

(antara lain berupa nota, faktur, kuitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat

Penyerahan Barang dari Unit Pem belian). Setiap bukti pemasukan perbekalan

harus dibubuhi nomor (sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan

kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom

nomor kode bukti masuk dalam Buku Penerirnaan Gudang maupun Kartu

Persediaan. Penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimaksudkan untuk

mempermudah pengecekan maupun pengawasan perbekalan. Contoh Buku

Penerimaan Gudang dapat dilihat pada Contoh Formulir 4.1.


75

SEKOLAHSEKOLAHSEKOLAH

SEKOLAH

TINGGITINGGITINGGI

TINGGI

ILMUILMUILMU

ILMU

EKONOMIEKONOMIEKONOMI

EKONOMI

"DUTA"DUTA"DUTA

"DUTA

BANGSA"BANGSA"BANGSA"

BANGSA"

FAKULTASFAKULTASFAKULTAS

FAKULTAS


EKONOMI

JalanTarumanegara 55-58Jakarta Pusat,Telepon (021) 3456734, 3232325, Faksimile (021) 3456734, 3232325

Unit/BagianUnit/BagianUnit/Bagian

Unit/Bagian

:::

:

Gudang

BUKUBUKUBUKU

BUKU

PENERIMAAMPENERIMAAMPENERIMAAM

PENERIMAAM

GUDANGGUDANGGUDANG

GUDANG

Contoh Formulir 4.1 Buku Penerimaan Gudang

Berdasarkan contoh formulir 4.1, dapat dicermati bahwa ada beberapa

informasi yang penting untuk dicatat, yakni tanggal pembelian, nomor kode

terima, nomor kode barang, nama dan spe sifikasi barang, asal barang, jumlah

barang, harga per satuan barang, dan jumlah total harga barang. Berkaitan

dengan pemberian nomor kode terima, ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan, yakni sebagai berikut:

a. Nomor Kode Bukti Terima didasarkan pada Nomor Kode Bukti Terima yang

telah dibuat dan dituliskan pada bukti terima barang, baik berupa faktur,

nota, ataupun kuitansi. Pada bukti-bukti terima barang tersebut Nomor

Kode Bukti Terima barang di tuliskan pada sebelah kanan atas lembar bukti

yang disusun berdasarkan urutan kronologis transaksi, dan dituliskan

secara jelas dan mencolok sehingga akan mempermudah untuk

me nemukan dan mengecek bukti terima tersebut.

No. TanggalNo. Kode

BuktiKeluar*

KodeBarang

Nama danSpesifikasi Barang

AsalBarang Jml.

Harga perSatuan

(Rp)

JumlahHarga(Rp)

1. 30 April2008

04/02/2008 05.01.01 Kertas HVS Kwarto60 Gr. (Sinar Dunia)

Toko Gramedia 50 Rim 21.000 1.050.000

2. 30 April2008

04/02/2008 05.01.02 Kertas HVS Kwarto70 Gr. (Sinar Dunia)

Toko Gramedia 50 Rim 23.000 1.150.000

3. 30 April2008

04/02/2008 05.01. 07 Kertas HVS Kwarto60 Gr. (Sinar Dunia)

Toko Gramedia 30 Rim 25.000 750.000

4. 2 Mei 2008 01/03/2008 05. 05. 01 Amplop Panjang, polos,Merpati

Indo Grosir 50 Box 20.000 100.000

5. 2 Mei 2008 02/03/2008 08.02.01 Ribbon Cartridge :Epson 8750

Sun Tech 25 unit 13.000 325.000


76

b. Pembuatan Nomor Kode Bukti Terima bisa menuliskan angka secara

berurutan mulai dari angka 1 sampai tidak terbatas mulai dari awal tahun

sampai dengan akhir tahun. Namun, juga bisa dengan cara lain, yang

disusun lebih terperinci dengan mem pertimbangkan periode perbekalan

(periode permintaan dan peng adaan perbekalan) sebagaimana

dicontohkan pada lembar Buku Penerirnaan Gudang di atas. Sebagai

contoh pembelian tanggal 30 April 2008 dengan Nomor Kode Bukti Terima

04/02/2008, angka 04 menunjukkan pembelian keempat, dalam periode

perbekalan kedua (angka 02) periode pertama diandaikan bulan Januari

sampai dengan Februari, periode kedua diandaikan bulan Maret sampai

dengan April, periode ketiga diandaikan bulan Mei sampai dengan bulan

Juni, dan seterusnya selama tahun 2008 (angka 2008).

c. Apabila terjadi pembelian atas beberapa jenis perbekalan di tempat yang

sama, dalam waktu yang sama, dan dijadikan dalam satu

faktur/nota/kuitansi maka Nomor Kode Bukti Terima adalah sama. Tetapi,

apabila melakukan pembelian di tempat yang sama dalam tanggal yang

sama (tetapi beda jam), dan tidak dijadikan dalam satu faktur/nota/kuitansi

maka Nomor Kode Bukti Terima akan berbeda.

2.2.2.

2.

BukuBukuBuku

Buku

PengeluaranPengeluaranPengeluaran

Pengeluaran

GudangGudangGudang

Gudang

Buku Pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-

lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran perbekalan

yang meliputi jenis dan spesifikasi perbekalan, tanggal pengeluaran, jumlah

pengeluaran perbekalan, dan penerima perbekalan.

Setiap terjadi pengeluaran perbekalan dari gudang harus segera

dilakukan pencatatan pengeluaran perbekalan ke dalam Buku Pe ngeluaran

Gudang, di samping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada Kartu

Barang sehingga nantinya dapat di ketahui jumlah persediaan perbekalan jenis

perbekalan tertentu.

Buku Pengeluaran Gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang

yang dapat berupa Surat Penyerahan Barang atau Bon Pe ngeluaran Barang

atau Bon Gudang. Di samping itu, setiap bukti pengeluaran perbekalan harus

dibubuhi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis,


77

yang kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode

bukti keluar dalam Buku Pengeluaran Gudang maupun Kartu Persediaan.

Peng gunaan nomor kode bukti keluar ini dimaksudkan untuk memper mudah

pengecekan maupun pengawasan perbekalan. Contoh Buku Pengeluaran

Gudang dapat dilihat pada Contoh Formulir 4.2.

SEKOLAHSEKOLAHSEKOLAH

SEKOLAH

TINGGITINGGITINGGI

TINGGI

ILMUILMUILMU

ILMU


EKONOMI

"DUTA"DUTA"DUTA

"DUTA

BANGSA"BANGSA"BANGSA"

BANGSA"

FAKULTASFAKULTASFAKULTAS

FAKULTAS


EKONOMI

JalanTarumanegara 55-58Jakarta Pusat,Telepon (021) 3456734, 3232325, Faksimile (021) 3456734, 3232325

Unit/BagianUnit/BagianUnit/Bagian

Unit/Bagian

:::

:

Gudang

BUKUBUKUBUKU

BUKU

PENGELUARANPENGELUARANPENGELUARAN

PENGELUARAN

GUDANGGUDANGGUDANG

GUDANG

Contoh Formulir 4.2. Buku Pengeluaran Gudang

Prosedur penomoran dan pembuatan Nomor Kode Bukti Keluar

secara substansial sama dengan prosedur penomoran dan cara

pembuatan Nomor Kode Bukti Terima, hanya saja Nomor Kode Bukti

Keluar didasarkan pada Nomor Kode Bukti Keluar yang telah dibuat dan

ditulis pada lembar bukti keluar yang bisa berupa Bon Pengeluaran Barang

atau Surat Penyerahan Barang atau Bon Gudang.

No. TanggalNo. Kode

BuktiKeluar*

KodeBarang

Nama danSpesifikasi Barang

TujuanBarang Jml. Keterangan

6. 1 Mei 2008 01/03/2008 05.01.01 Kertas HVS Kwarto60 Gr. (Sinar Dunia)

Sekretariat 2 Rim PembuatanBuku

7. 1 Mei 2008 01/03/2008 05.01.02 Kertas HVS Kwarto70 Gr. (Sinar Dunia)

Sekretariat 4 Rim PembuatanBuku

8. 1 Mei 2008 02/03/2008 05.01. 01 Kertas HVS Kwarto60 Gr. (Sinar Dunia)

Bag.Personalia

2 Rim PembuatanBuku

9. 2 Mei 2008 03/03/2008 05. 01. 07 Kertas HVS Kwarto80 Gr. (Sinar Dunia)

Bag.Akademik

5 Rim PembuatannaskahSoal Ujian

10. 2 Mei 2008 03/03/2008 08.03.01 Ribbon Cartridge :Epson 8750

Bag.Akademik

4 unit -

- dan seterusnya -


78

3.3.3.

3.

KartuKartuKartu

Kartu

Persediaan/StockPersediaan/StockPersediaan/Stock

Persediaan/Stock

Kartu Persediaan Barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat

perubahan-perubahan jumlah persediaan perbekalan karena adanya

pemasukan dan pengeluaran perbekalan. Adapun informasi yang harus

tertuang dan tertulis dalam Kartu Persediaan Perbekalan meliputi jenis dan

spesifikasi perbekalan, tanggal pemasukan/pe ngeluaran perbekalan, kode

nomor surat bukti pemasukan/pe ngeluaran, asal/tujuan perbekalan, jumlah

pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan perbekalan).

Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, Kartu

Persediaan Barang dalam bentuk Kartu Barang ini dibuat rangkap dua, satu

untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung (kartu yang digantungkan pada

kelompok jenis barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan

sehingga hal ini akan mem permudah dalam pengecekan perbekalan, terutama

pengecekan ter hadap jumlah persediaan perbekalan. Contoh Kartu

Persediaan Barang dapat dilihat pada Contoh Formulir 3.2. pada bahasan

inventarisasi perbekalan.

4.4.4.

4.

BonBonBon

Bon

PermintaanPermintaanPermintaan

Permintaan

BarangBarangBarang

Barang

Bon Permintaan Barang merupakan lembaran/formulir per mintaan kebutuhan

perbekalan dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis dan

spesifikasi perbekalan serta jumlah perbekalan yang ditujukan kepada bagian

gudang. Bon Permintaan Barang sering pula disebut dengan beberapa istilah,

antara lain Surat Per mintaan Pengadaan Barang, Surat Permintaan Pembelian,

Bon Gudang ataupun dengan istilah yang lain. Adapun contoh lembar Bon

Permintaan Barang dapat dilihat pada Contoh Formulir 2. 1.1 dan 2.1.2 pada

bahasan pengadaan perbekalan.

5.5.5.

5.

SuratSuratSurat

Surat

PenyerahanPenyerahanPenyerahan

Penyerahan

BarangBarangBarang

Barang

Surat Penyerahan Barang atau sering pula disebut Bon Pe ngeluaran

Barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis

dan spesifikasi tertentu serta jumlah ter tentu oleh bagian gudang kepada unit

kerja tertentu pada waktu tertentu. Penyerahan barang kepada unit kerja bisa


79

dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan

berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk

diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan

berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, Surat Penyerahan Barang

baru di nyatakan sah apabila ditandatangani oleh: (1) yang menyetujui, (2),

yang menyerahkan, dan (3) yang menerima barang. Contoh Surat Penyerahan

Barang dapat dilihat pada Contoh Formulir 4.4.

Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian,

sering kali lembar/formulir permintaan barang sekali gus difungsikan pula

sebagai lembar penyerahan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung

efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian,

apabila suatu organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang

tidak dibuat secara khusus.

Kegiatan administratif yang dilakukan penanggung jawab pengelola atau

petugas gudang tidak sebatas pada pembuatan ataupun pengisian kelima buku

tersebut, tetapi juga penting untuk mem buat laporan-laporan pengelolaan gudang

yang dibuat secara periodik sesuai dengan periodisasi perbekalan yang ditetapkan

(misalnya per bulan, per tiga bulan, dan per tahun) dalam bentuk Laporan Barang

Masuk per periode, Laporan Barang Keluar per periode, Laporan Persediaan

Barang per periode, Laporan Distribusi Barang untuk per unit dan per periode.

F.F.F.

F.

PerawatanPerawatanPerawatan

Perawatan


Perbekalan

dalamdalamdalam

dalam

GudangGudangGudang

Gudang

Agar perbekalan di dalam gudang tidak sekadar sebagai barang

persediaan, tetapi juga perbekalan yang siap pakai (ready for use) maka perlu

dan penting dilakukan kegiatan perawatan barang di dalam gudang secara

benar.

Ada beberapa hal yang penting diperhatikan sehubungan dengan kegiatan

perawatan barang dalam gudang tersebut, antara lain:

1. Cek barang-barang (perbekalan) dan laksanakan program kebersih an gudang

secara periodik.

2. Jaga gudang dari kebocoran atap, merembesnya air melalui lantai dan

masuknya butir-butir kecil air hujan melalui jendela/ventilasi.


80

3. Hindarkan penempatan barang yang bisa mempengaruhi dan menyebabkan

penurunan kualitas ataupun kerusakan pada barang yang lain.

4. Cek instalasi listrik di ruang gudang secara periodik.

5. Gunakan dan implementasikan metode FIFO (First In First Out) dalam

pengeluaran perbekalan untuk menghindari kedaluwarsa dan rusaknya barang

saat dibutuhkan.

6. Sediakan alat pemadam kebakaran sebagai tindakan antisipatif adanya

bahaya kebakaran.

7. Atur aliran dan temperatur udara yang cukup sehingga tidak membahayakan

bagi petugas gudang maupun merusak barang.

8. Beri alas untuk setiap barang agar tidak mudah rusak karena kelembaban.

9. Tempatkan barang yang berat dan atau besar di bagian bawah dan yang

ringan dan atau kecil di bagian atas.

lO. Tempatkan pada tempat khusus yang aman ataupun terkunci untuk barang-

barang kecil yang sejenis dan atau mudah dicuri.

Dengan melakukan perawatan barang sebagaimana petunjuk di atas,

selain akan menjamin barang senantiasa siap pakai, juga akan menjamin

keamanan dan keselamatan barang dalam gudang.

BAB 4 PENGGUDANGAN PERBEKALAN

Documents

Transcript of BAB 4 PENGGUDANGAN PERBEKALAN