58

BAB 3

RUMUSAN MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Latar Belakang Perusahaan

PT KUALA PANGAN adalah sebuah perusahan yang bergerak di dalam

industri pengolahan pangan, yaitu mie dan bihun. Perusahaan ini didirikan pada

tahun 1974, yang sebenarnya merupakan pengembangan dari perusahaan

perseorangan berbentuk hukum firma, yang didirikan pada tahun 1954.

Proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan saat itu, masih

menggunakan panas matahari untuk proses pengeringannya. Oleh karena itu,

dalam satu tahun perusahaan tidak dapat berproduksi secara optimum karena

tidak adanya sinar matahari yang sangat diperlukan dalam proses pengeringan.

Hal ini biasanya berlangsung tiga bulan mengingat lokasi perusahaan yang

berada di daerah dengan curah hujannya yang tinggi, yaitu di daerah Bogor.

Kapasitas yang terpasang pada waktu itu adalah 1500 kg terigu/hari untuk waktu

kerja 8 jam.

Pada tahun 1965, firma ini melakukan peluasan dengan mendirikan sebuah

pabrik bihun di lokasi yang berbeda di alas tanah seluas 10.000 m, dengan

kapasitas produksi 1500 kg beras per hari untuk waktu kerja ja 8 jam. Sebagian

besar dari luas tanah dipakai untuk areal pengeringan dengan sinar matahari.

Masalah yang dihadapi di sini adalah sama dengan pabrik yang terdahulu, yaitu

tidak dapat memproduksi pada musim hujan. Mesin-mesin yang dipergunakan

pada kedua pabrik tersebut, seluruhnya adalah mesin-mesin dengan teknologi

sederhana buatan dalam negeri kecuali mesin pembangkit tenaga listrik.

59

Dengan meningkatnya permintaan dan makin meluasnya pemasaran, maka

muncullah gagasan dari pimpinan firma tersebut untuk memperluas usahanya

dengan meningkatnya kualitas maupun kapasitas produksinya. Usaha tersebut

akan dilaksanakan dengan memakai sistem mckanisasi yang lebih modern dan

produksi yang dihasilkannya tidak lagi bergantung pada alam. Oleh karena itu,

pada awal tahun 1974, didirikanlah sebuah perusahaan yang memproduksi mie

dan bihun pada suatu lokasi, berbentuk badan hukum perseroan terbatas yang

telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman R1. Penanaman modal

dalam lah dalam rangka UU No. 6 / 1968 tentang Penanaman Modal Dalam

Negeri (PMDN).

Setelah menghabiskan waktu kurang lebih satu tahun untuk persiapan,

maka pada tanggal 11 Januari 1975 perusahaan ini diresmikan secara kolektif

oleh Menteri Perindustrian Bapak M. Yusuf dengan piagam pendirian No.

51/M/SK/1975. Adapun bidang usaha yang akan dijalankan adalah

1. Memproduksi mie kering dan bihun kering, serta mengembangkan produksi

dengan memproduksi mie serta bihun yang sudah instant (sudah memakai

bumbu).

2. Mengimpor bahan baku penolong yang diperlukan untuk kegiatan usaha

tersebut dan menjual hasil produksinya dengan sasaran pasar dalam negeri

Untuk memproduksi mie, mesin yang dipergunakan adalah berkapasitas

3000 kg/hari untuk waktu kerja 8 jam. Mesin-mesin tersebut didatangkan dari

Jepang yang memproduksi secara otomatis dengan sistem ban berjalan. Untuk

memproduksi bihun, mesin yang dipakai didatangkan dari Taiwan yang bekerja

secara terpisah – pisah. Kapasitas berproduksi adalah 3000 kg/hari untuk waktu

60

kerja 8 jam. Kedua jenis ini sudah tidak lagi bergantung pada sinar matahari

karena pengeringannya memakai mesin pengering (oven) yang mengambil panas

dari ketel uap. Sesuai dengan UU No. 6 tahun 1968 Jo UU No.12 tahun 1980,

perusahaan ini memperoleh fasilitas dari pemerintah, yaitu berupa :

1. Pembebasan bea masuk, PPn Impor dan MPO Impor atas mesin-mesin

yang di impor.

2. Tax holiday selama dua tahun untuk tahun pajak perseroan.

3.2 Struktur Organisasi

PT KUALA PANGAN dipimpin oleh seorang Direktur berada pada puncak

pimpinan. Dalam melakukan tugas sehari-hari, Direktur dibantu oleh empat (4)

Kepala Divisi yaitu Kepala Divisi Produksi, Pemasaran, Keuangan, dan

Personalia. Kepala Divisi Produksi membawahi 3 (tiga) Sub Divisi yaitu Sub

Divisi Pembelian, Gudang, dan Pemeliharaan (Maintenance). Kepala Divisi

Pemasaran juga membawahi 3 (tiga) Sub Divisi, yaitu Sub Divisi Pengiriman,

Salesman, dan Administrasi. Kepala Divisi Keuangan membawahi Sub Divisi

Akuntansi Keuangan (Finance Accounting) dan Akuntansi Biaya (Cost

Accounting). Sedangkan Kepala Divisi Personalia hanya membawahi Sub Divisi

Personalia. Semua divisi masing-masing dipimpin oleh seorang Manajer.

Dalam mengelola perusahaan, PT KUALA PANGAN mengikuti struktur

organisasi garis (line) dan staf dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara

vertical yang sepenuhnya berasal dari puncak pimpinan tertinggi yaitu dean

direksi kepada unit di bawahnya. Garis wewenang dan tanggung jawab masing-

masin departemen dihubungkan antara atasan dan bawahan serta pembagian

61

wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas. Berikut ini akan dijelaskan uraian

tugas yang tertera dalam struktur tersebut adalah sebagai berikut :

1. Dewan Komisaris mempunyai kedudukan sebagai pemilik perusahaan dan

merangkap sebagai pimpinan tertinggi.

2. Direktur Utama merupakan penyelengara perusahaan yang melaksanakan

fungsi.

3. Manajer Pemasaran mempunyai tugas untuk membantu direktur utama

dalam menjalankan tugasnys yang berhubungan dengan fungsi pemasaran

yang antara lain mencari peluang untuk mendapatkan pelanggan baru dan

membina hubungan baik dengan para pelanggan.

4. Bagian administrasi penjualan melaksanakan tugas administrasi yang

berhubungan dengan penjualan, membuat laporan penjualan, serta

membuat laporan saldo piutang.

5. Salesman bertugas untuk memperoleh order penjualan, melaksanakan

penawaran penjualan kepada pihak konsumen atas persetujuan bagian

penjualan.

6. Bagian pengiriman bertanggung jawab atas pengiriman barang-barang yang

dipesan sampai ke tangan konsumen.

7. Manager Accounting mempunyai tugas yaitu mengurus keuangan

perusahaan serta merencanakan pembayaran keuangan perusahaan, dalam

hal ini menangani gaji seluruh karyawan dalam penyelenggaraan operasi

perusahaan. Manager Accounting dalam menjalankan tugasnya

membawahi dan sekaligus bertanggung jawab kepada bagian keuangan dan

laporan terkaitan pajak, di mana manager accounting melaksanakan

62

penyempurnaan terhadap system akuntansi dalam pelaporan, pedoman

penyusunan anggaran dan prosedur lainnya serta bertanggung jawab

terhadap pencatatan akuntansi atas semua bagian dan menyajikan informasi

keuangan yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

8. Bagian biaya bertugas untuk menghitung dan menyusun laporan kerja

perusahaan.

9. Manajer produksi bertanggung jawab kepada direktur utama atas

kepegawaian, system produksi dan pembelian material. Manajer produksi

dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab atas pemakaian bahan

baku, bahan pembantu, alat-alat, serta tenaga kerja yang digunakan dalam

proses produksi dalam hal ini manajer produksi dalam menjalankan

tugasnya membawahi bagian personalia, gudang, pembelian, dan bagian

pemeliharaan.

10. Bagian Personalia bertugas untuk melakukan recruitmen karyawan secara

selektif untuk menempatkan tenaga kerja yang terampil serta melaksanakan

penyempurnaan system pengupahan karyawan dalam rangka meningkatkan

motivasi kerja serta menyusun peraturan kesepakatan kerja bersama antara

pihak perusahaan dengan karyawannya untuk meningkatkan disiplin dan

kemampuan karyawan melalui pengarahan, pembinaan, dan pelatihan

karyawan, untuk menjaga dan meningkatkan kebersihan lingkungan

kesehatan dan keselamatan kerja.

11. Bagian gudang bertugas untuk mengatur, mengawasi, dan mencatat

penerimaan dan pengeluaran barang, mengadakan stock opname dan

membuat laporan persediaan barang untuk periode tertentu.

63

12. Bagian pembelian bertugas untuk meningkatkan koordinasi dengan bagian

yang terkait dalam rangka menyusun rencana pembelian bahan guna

memenuhi kebutuhan material yang sesuai dengan rencana produksi dan

mencari supplier baru untuk mendapatkan bahan dengan harga bersaing

dengan tidak mengabaikan kualitas dari bahan yang dibutuhkan dengan

mengatur pengiriman barang tersebut sesuai dengan rencana jadwal

pemakaian.

13. Bagian pemeliharaan atau Maintenance bertanggung jawab pada bagian

produksi untuk menjaga kelancaran proses produksi yang meliputi bidang

teknis, tenaga kerja, tenaga pengawas, dan mengkoordinir para bawahan

dalam melaksanakan tugasnya serta memberi laporan-laporan apabila

terjadi kerusakan mesin dalam menjalankan aktivitas produksi.

14. Manager pabrik bertanggung jawab langsung kepada direktur utama atas

kepegawaiannya serta membawahi kepala bagian produksi mie telor dan

bagian produksi bihun kering. Manager pabrik menetapkan rencana

jalannya operasi perusahaan, mengesahkan rencana kerja masing-masing

kepala bagian, memimpin rapat secara periodic serta mengangkat dan

memberhentikan kepala bagian atas persetujuan direktur utama serta

mengawasi jalannya proses produksi secara keseluruhan mulai dari

penerimaan bahan baku sampai dengan produksi selesai.

64

Komisaris

Direktur

Direktur Pelaksana

Manajer Umum +Pembelian Asisten Keuangan Asisten Umum

Manajer Teknik Manajer ProduksiBihun & Bumbu

Kepala ProduksiBumbu Kepala Packing

Manajer ProduksiMie

Kepala ProduksiMie Kepala Packing

BengkelListrikMesinBoiler

Manajer Gudang /Pengiriman

ManajerAccounting

ManajerPersonalia

ManajerPenjualan

SopirSalesmenStaff Accounting

Kepala ProduksiBihun

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kuala Pangan Sumber : PT Kuala Pangan

3.3 Analisa Sistem Berjalan

Dalam pelaksanaan sehari-hari PT Kuala Pangan melaksanakan proses

produksi berdasarkan standard order. Order dari pelanggan akan diterima oleh

manajer penjualan, kemudian akan diteruskan ke manajer accounting untuk

dicek kredit pelanggan apakah sudah mencapai limit atau belum.

Manajer penjualan akan mengirim purchase order ke bagian gudang,

kemudian bagian gudang akan mengirim barang jadi ke pelanggan.

Apabila barang jadi sudah mau habis maka bagian gudang akan meminta bagian

produksi untuk memproduksi barang guna memenuhi stok gudang.

65

Pada saat persediaan bahan bahu sudah mau habis, bagian pembelian akan

mengirimkan purchase order kepada supplier. Setelah bahan baku diterima, surat

tagihan akan dikirim kepada manajer accounting untuk dilakukan pembayaran.

Setelah barang jadi sampai di pelanggan, apabila terjadi retur penjualan

karena terdapat barang yang rusak, maka barang akan diterima kembali oleh

manajer penjualan kemudian diteruskan ke bagian gudang agar dikirim barang

yang baru. Setelah semuanya selesai, maka manajer accounting akan mengirim

surat tagihan kepada pelanggan agar segera melakukan pembayaran.

3.4 Rich Picture Sistem Yang Berjalan

Pelanggan manajer penjualanmemesan barang

faktur penjualan

manajer Accounting

mengecekkredit pelanggan

Server

mengecek data

mendapatkan data

Surat Invoicemembayar

kepala gudang

SO

barang jadi

manajer produksimengecek

bahan baku

barang jadi

$ $ $

manajer pembelian

mengecek

Suppliers

PO Bahan Baku

Surat Tagihan

bahan baku

Bukti Bayar

Membayar

Surat Tagihan

retur pembelian

retur penjualan

Delivery order

Gambar 3.2 Rich Picture yang Berjalan Sumber : PT Kuala Pangan

66

3.5 Permasalahan Yang Dihadapi

Adapun beberapa masalah yang dihadapi oleh PT Kuala Pangan adalah :

1. Kekurang mampuan perusahaan dalam memprediksi jumlah permintaan

pasar setiap bulannya.

2. Tidak adanya sistem yang mendukung pembuatan laporan di tiap bagian

perusahaan, sehingga laporan-laporan yang dihasilkan kurang akurat.

3. Tidak adanya sistem untuk mengolah data supplier, pelanggan dan

persediaan yang akurat dimana pada waktu melakukan pemesanan hanya

dicatat data yang diperlukan saat itu saja.

3.6 Usulan Pemecahan Masalah

Usulan pemecahan atas masalah-masalah yang dihadapi oleh PT Kuala Pangan

yang telah disebutkan diatas, antara lain :

1. Dengan adanya aplikasi peramalan permintaan pasar dapat di prediksi

sehingga diketahui kebutuhan bahan baku pada periode berikutnya.

2. Tersedianya database untuk menampung data perusahaan. Semua data

mengenai pelanggan, supplier dan persediaan perusahaan tersimpan dalam

database tersebut.

3. Pada saat membeli bahan baku, kepala gudang harus memasukkan data ke

dalam sistem sehingga terdapat catatan mengenai jumlah barang yang masuk.

Pada saat barang diminta manajer produksi, kepala gudang juga harus

memasukkan jumlah barang yang keluar, dan jika bahan baku telah mencapai

reorder point, bagian pembelian harus segera membuat purchase order

kepada supplier.

67

3.7 System Definition Yang Diusulkan

Data diambil dari sistem accounting kemudian diolah menjadi sebuah

informasi perencanaan bahan baku yang menghasilkan sebuah PO bahan baku

yang di kirim ke bagian pembelian.

Bagian pembelian kemudian mengirimkan PO bahan baku ke supplier

untuk memenuhi bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi.

3.8 Rich Picture Yang Diusulkan

Server

kepala gudangmanajer produksi

bahan baku

barang jadi

$ $ $

manajer pembelian

Suppliers

PO

bahan baku

isi data PO

isi dataisi data

Gambar 3.3 Rich Picture Yang Diusulkan Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

68

3.9 FACTOR Criteria

Functionality : Mendukung kegiatan operasional pembelian, persediaan, dan

produksi khususnya pemesanan bahan baku, penerimaan bahan baku,

pengeluaran bahan baku, dan pengendalian stok.

Application Domain : Seorang manajer yang bertanggung jawab dalam segala

aktivitas yang berkaitan dengan sistem, yaitu pemesanan bahan baku,

penerimaan bahan baku, pengeluaran bahan baku, dan pengendalian stok.

Conditions : Sistem dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk

menangani aktivitas pemesanan bahan baku, penerimaan bahan baku,

pengeluaran bahan baku, dan pengendalian stok.

Technology : PC, Printer, LAN.

Objects : bahan baku, permintaan konsumen, dan pemasok.

Responsibility : Menghasilkan Suatu informasi yang cepat dan tepat bagi pihak

yang membutuhkan serta dapat mengatasi permasalah-permasalahan yang timbul

pada aktivitas pemesanan bahan baku, penerimaan bahan baku, pengeluaran

bahan baku, dan pengendalian stok.

69

3.10 Problem Domain

Sistem mempunyai sasaran dan bertujuan untuk mengelola informasi tentang

kebutuhan bahan baku untuk memenuhi peramalan permintaan.

3.11 Problem Domain Analysis

Pada bagian ini mendeskripsikan Clusters, class diagram beserta atribut dan

operation, statechart diagram dari masing-masing dan event-event yang

berhubungan dengan sistem.

3.11.1 Cluster

<<Cluster>>Person

Karyawan

Gambar 3.4 Cluster

Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

70

3.11.2 Structure

Penjualan

Peramalan

Peramalan Double Moving AveragePeramalan Regresi Linear Peramalan Regresi Kuadratis

Agregat Disagregat

MPSBOM

Net Requirement

POSupplier

Gambar 3.5 Class Diagram Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

3.11.3 Classes

• Class Penjualan

Attributes : Jumlah_Penjualan, Periode.

Operations : Mengentri.

71

• Class Peramalan

Attributes : Jenis_Peramalan, Perkiraan_Peramalan, Periode.

Operations : Mengolah.

• Class Agregat

Attributes : Jumlah_Agregat, Periode.

Operations : Mengolah.

• Class Disagregat

Attributes : Jumlah_Disagregat, Periode.

Operations : Mengolah.

• Class MPS

Attributes : Jumlah_Disagregat, Periode.

Operations : Mengolah.

• Class BOM

Attributes : Level, Kode_Bahan_Baku, Jumlah,

Nama_Bahan_Baku.

Operations : Mengolah.

• Class Net Requirement

72

Attributes : Gross_Requirement, Inventory,

Net_Requirement, Jumlah_PO.

Operations : Mengolah.

• Class Karyawan

Attributes : ID_Karyawan, Nama_Karyawan, Alamat, Phone,

Fax, Mobile.

Operations : Memesan, mencatat, mencetak, mengubah.

• Class Purchase Order

Attributes :No_Purchase_Order, Kode_Bahan_Baku,

Purchase_Date, Supplier_Name, Quantity, Harga.

Operations : Memesan, mencatat, mencetak.

• Class Bahan Baku

Attributes : Kode_Bahan_Baku, Nama_Bahan_Baku,

Quantity.

Operations : Mengentri, mengubah.

• Class Barang Jadi

Attributes : Kode_Barang_Jadi, Nama_Barang_Jadi,

Quantity.

Operations : Mengentri, mengubah.

73

3.11.4 Events

Tabel 3.1 Event Table

event mengentri memesan mencatat mencetak mengubah mengolah

class

Penjualan +

Peramalan +

Agregat +

Disagregat +

MPS +

BOM +

Net Requirement +

Karyawan + * + *

Purchase Order + * +

Barang Jadi + *

Bahan Baku + * *

Supplier +

Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

3.11.5 Behavior

1. Penjualan

Class penjualan aktif ketika karyawan memasukkan data penjualan.

/ entri_dataaktif

Gambar 3.6 Statechart Penjualan

74

2. Peramalan

Class peramalan aktif ketika data penjualan sudah di entri oleh karyawan.

Kemudian data diolah oleh aplikasi.

/ data_masukaktif

/ data_diolah

Gambar 3.7 Statechart Peramalan

3. Agregat

Class agregat aktif setelah data penjualan telah di olah menjadi data

peramalan. Data peramalan kemudian masuk, dan di olah menjadi data

dari class agregat.

/ data_masukaktif

/ data_diolah

Gambar 3.8 Statechart Agregat

4. Disagregat

Class disagregat terbentuk setelah adanya data agregat. Data agregat ini

diolah bersama dengan data barang jadi menjadi data disagregat.

/ data_masukaktif

/ data_diolah

Gambar 3.9 Statechart Disagregat

75

5. MPS

Class MPS ini terbentuk dari data disagregat yang telah diolah.

/ data_masukaktif

/ data_diolah

Gambar 3.10 Statechart MPS

6. BOM

Class BOM terbentuk setelah karyawan mengentri data proses pembuatan

barang jadi.

/ entry_dataaktif

Gambar 3.11 Statechart BOM

7. Net Requirement

Class Net Requirement aktif ketika class MPS, class BOM dan class data

bahan baku telah dibentuk, data dari MPS akan diolah bersama data

BOM dan data bahan baku menghasilkan data net requirement.

/ data_masukaktif

/ data_diolah

Gambar 3.12 Statechart Net Requirement

76

8. Purchase Order

Purchase order aktif ketika data dari class net requirement telah di

olah.

/ data_masukaktif

/ print

Gambar 3.13 Statechart Purchase Order

9. Karyawan

Karyawan aktif ketika bagian keuangan meneima Sales Order dari

bagian pembelian. Invoice akan dicatat sesuai data-data pada Sales

Order dan kemudian dicetak untuk kemudian dikirimkan pada

pelanggan yang kemudian akan dibayar oleh pelanggan.

Aktif

/ Memesan

/ Mencatat

/ Mengubah

/ Mencetak

Gambar 3.14 Statechart Karyawan

77

10. Bahan Baku

Bahan baku aktif pada saat barang sudah terdata oleh bagian

produksi. Barang dapat dipesan, dan diubah. Data-data barang dapat

diubah kapan saja.

Terdaftar

/ Mendata

/ Mendata

/ Mengubah

Gambar 3.15 Statechart Bahan Baku

11. Barang Jadi

Barang jadi aktif pada saat pendataan dan perubahan kuantitas

barang. Barang jadi event pertama kali saat di data ke dalam sistem

kemudian kuantitas barang jadi akan di-update berulang kali.

Terdata/ Mendata

/ Mengubah

Gambar 3.16 Statechart Barang Jadi

78

12. Supplier

Supplier aktif apabila supplier terdata pada database supplier.

Bagian pembelian dapat memesan dan meretur kepada supplier.

Terdaftar

/ Mendata

/ Memesan

Gambar 3.17 Statechart Supplier

3.12 Application Domain Analysis

Bagian ini mendeskripsikan secara lengkap use case diagram, function, interface

dan syarat – syarat sistem lainnya.

3.12.1 Usage

79

Sistem PersediaanPT Kuala Pangan

Accounting

Gudang

Produksi

Mendata Penjualan

Mendata BahanBaku

Mendata BarangJadi

Membuat MPS

Membuat PO

Gambar 3.18 Use Case Diagram Sistem Persediaan PT Kuala Pangan

Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

Tabel 3.2 Use Case Specification untuk Mendata Penjualan.

Mendata Penjualan

Use Case: Penjualan per periode di data oleh bagian accounting untuk

digunakan dalam proses perhitungan kebutuhan bahan baku.

Object: penjualan, window master input data penjualan.

Function: Create peramalan

80

Tabel 3.3 Use Case Specification untuk Membuat MPS.

Membuat MPS

Use Case: Penjualan yang telah di input oleh accounting akan di olah menjadi

agregat, dilanjutkan ke disagregat dan dilibatkan data barang jadi dalam

pengolahan disagregat menjadi data MPS.

Object: penjualan, agregat, disagregat, barang jadi.

Function: Create MPS

Tabel 3.4 Use Case Specification untuk Membuat PO.

Membuat PO

Use Case: data MPS akan di olah dengan BOM mengasilkan data net

requirement yang di olah bersama dengan data bahan baku menjadi banyaknya

bahan baku yang akan dipesan dalam PO.

Object: MPS, BOM, net requirement, bahan baku, form PO.

Function: Create PO, Cetak PO.

Tabel 3.5 Use Case Specification untuk Mendata Bahan Baku.

Mendata Bahan Baku

Use Case: Mendata bahan baku dilakukan ketika ada bahan baku datang dari

supplier, setelah itu detail bahan baku beserta kuantitasnya akan dicatat.

Object: Gudang, bahan baku , window master bahan baku.

Function: Create bahan baku.

81

Tabel 3.6 Use Case Specification untuk Mendata Barang Jadi.

Mendata Barang Jadi

Use Case: Mendata barang dilakukan ketika barang telah di produksi, baru

detail barang beserta kuantitasnya akan dicatat.

Object: Produksi, barang jadi, window master barang jadi.

Function: Create barang jadi.

3.12.2 Sequence Diagram

Accounting

Window Login

activate()

Window InputData Penjualan Agregat Disagregat

Barang Jadi

Bahan Baku

MPS

BOM

Net Requirement

input_data_Penjualan()

data_penjualan()

data_agregat()

get_data_barang_jadi()

data_barang_jadi()

Peramalan

data_peramalan()

data_disagregat()

get_data_BOM()

data_BOM()

data_MPS()

get_data_bahan_baku()

data_bahan_baku()

activate()

form PO

data_net_requirement()

print()

close()

update_bahan_baku()

update_barang_jadi()

Gambar 3.19 Sequence Diagram mendata penjualan, membuat peramalan dan membuat PO

Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

82

Gudang

Window Master Bahan baku

activate()

Bahan baku

activate()

input_data_bahan_baku()

save()

data_barang()

close()

Window Login

activate()

Gambar 3.20 Sequence Diagram mendata bahan baku Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

Produksi

Window Master BarangJadi

activate()

Barang Jadi

activate()

input_data_barang_jadi()

save()

data_barang()

close()

window Login

activate()

Gambar 3.21 Sequence Diagram mendata barang jadi Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

83

3.12.3 Function

Tabel 3.7 Function List

Function Complecity Type

Mendata Penjualan

Create Penjualan Simple Update

Input Penjualan Simple Update

Membuat MPS

Mengambil data penjualan Simple Read

Mengolah data penjualan menjadi agregat Medium Compute

Mengolah data agregat menjadi disagregat Medium Compute

Mengambil data barang jadi Simple Read

Update data barang jadi Simple Update

Membuat PO

Mengambil data MPS Simple Read

Mengolah data MPS menjadi Net

Requirement

Medium Compute

Mengambil data BOM Medium Read

Mengambil data bahan baku Simple Read

Update data bahan baku Medium Update

Cetak PO Medium Read

Mendata Bahan Baku

Create Bahan Baku Simple Update

Input Bahan Baku Simple Update

Mendata Barang Jadi

Create Barang jadi Simple Update

input Barang Jadi Simple Update

Sumber : Hasil Pengolahan Sendiri

84

3.13 Perancangan Sistem

3.13.1 The Task

Bagian ini mendeskripsikan tujuan dari perancangan sistem, perbaikan

dari analysis document sebelumnya dan skala prioritas dalam

perancangan sistem.

3.13.1.1 Purpose

Sistem informasi persediaan PT Kuala Pangan dirancang untuk

dapat digunakan dalam mendukung proses produksi yang dimulai

dari pemrosesan data penjualan pada periode sebelumnya sampai

menghasilkan informasi dalam bentuk kebutuhan bahan baku

kemudian sampai pada pembuatan PO. Sistem ini dirancang

sedemikian rupa untuk dapat menghasilkan informasi yang up-to-

date.

3.13.1.2 Correction to Analysis

Dalam perancangan sistem, beberapa perbaikan dilakukan terhadap

analysis document yang dibuat sebelumnya. Class diagram yang

dibuat akan direvisi sehingga menghasilkan class diagram baru.

Selain itu, dalam perancangan class diagram baru ini juga akan

ditinjau kembali attribute dan operation pada class diagram yang

lama.

85

3.13.1.3 Quality Goals

Tabel 3.8 Quality Goals

Criterion Very

Important

Important Less

Important

Irrelevant Easily

Fulfiled

Usable X

Secure X

Efficient X

Correct X

Reliable X

Maintainable X

Testable X

Flexible X

Comprehensible X

Reusable X

Portable X

Interoperable X

3.13.2 Technical Platform

3.13.2.1 Peralatan

Tabel 3.9 Spesifikasi Peralatan

Specification Client Server

Processor Intel Pentium IV 1.8 GHz Intel Pentium IV 1.8GHz

Mother Board MB untuk Pentium 4 MB untuk Pentium 4

Memory RAM 256MB RAM 1GB

Hard Disk Drive 40GB 80GB

Floppy Disk ( optional) 1.44MB 1.44MB

CD- ROM Optional CR-Writer

86

Monitor 17” 17”

Keyboard dan Mouse

NIC 100Mbps 1000Mbps

Printer Dot Matrix

Operating System Microsoft Window XP

Professional

Microsoft windows 2000

Advanced Server

3.13.2.2 Sistem Piranti Lunak

Software atau bahasa pemrograman yang di pakai untuk

mengimplementasikan sistem yang telah dirancang bagi eksekutif pemasaran

adalah menggunakan Visual Basic 6.0, untuk penyimpanan database

menggunakan Microsoft Access 2003 dan untuk pembuatan laporan transaksi

menggunakan Crystal Report 9.

3.13.2.3 Bahasa Perancangan

Bahasa perancangan yang digunakan sistem ini berdasarkan notasi UML

( Unified Modelling Language ) berbasiskan object.

3.13.3 Architecture

Bagian ini mendeskripsikan struktur sistem ke dalam components dan

processes.

87

3.13.3.1 Component Architecture

Arsitektur rancangan sistem menggunakan bentuk data

tersentralisasi. Dimana pada client mempunyai user interface dan

functionality sedangkan pada server hanya terdapat model.

<<Component>>Bag. Pembelian

<<Component>>Bag.Gudang

<<Component>>Server

UserInterface

Function

UserInterface

Function

<<Component>>Bag. Produksi

UserInterface

Function

Model

Gambar 3.22 Component Architecture

88

3.13.3.2 Process Architecture

Deployment diagram menggunakan pola sentralisasi.

Bagian Pembelian

User Interface

Function

SI Penjualan

AO

Bagian Produksi

User Interface

Function

SI Penjualan

AO

Server

SI Server

Model

Bagian Gudang

User Interface

FunctionSI Gudang

AO

Printer

Gambar 3.23 Deployment Diagram

3.13.3.3 Standar

Standar perancangan digunakan adalah standar windows.

89

3.13.4 User Interface

3.13.4.1 Dialog Style

Gambar 3.24 Layar Login

Layar login merupakan layar yang muncul pertama kali sebelum kita

menggunakan aplikasi, dimana layar login akan meminta kita untuk memasukkan

username dan password untuk kemudian dicek, apabila username dan password

yang dimasukkan telah benar, maka user dapat masuk ke sistem. Apabila

usernama dan password yang dimasukkan salah, maka sistem akan meminta user

untuk menginput ulang.

90

Gambar 3.25 Layar Menu Utama System Access

Dihalaman main terdapat 4 fitur yaitu System Access, Master, Process dan View.

Pada System Access terdapat logout untuk kembali ke Menu Login dan Exit untuk

keluar dari aplikasi

Gambar 3.26 Layar Menu Utama Master

Pada Master terdapat Input Master Supplier untuk input data supplier, Input Bahan

Baku untuk input data bahan baku dan Input Barang Jadi untuk input data barang

jadi.

91

Gambar 3.27 Layar Menu Utama Process

Pada Process terdapat Input Data Penjualan dan Perhitungan untuk input data

penjualan dan diolah menjadi data MPS, Net Requirement untuk melihat

kebutuhan bahan baku yang nantinya datanya akan dimasukan ke dalam PO dan

Create PO digunakan untuk membuat PO yang datanya di ambil dari Net

Requirement.

92

Gambar 3.28 Layar Menu Utama View

Pada View terdapat View BOM untuk melihat kebutuhan bahan baku untuk 1

barang jadi, View Jadwal MPS untuk melihat data MPS yang telah dibuat dari data

penjualan, View Bahan Baku untuk melihat data bahan baku, View Barang Jadi

untuk melihat data barang jadi, View data untuk melihat hasil perhitungan dari data

penjualan dan View PO untuk melihat PO yang telah dibuat.

93

Gambar 3.29 Form Master Supplier

Disini User dapat mengisi data Supplier. Yang nantinya disimpan dan dapat

digunakan dalam pemilihan supplier pada PO.

Gambar 3.30 Form Input Data Bahan Baku

94

Disini User dapat mengisi data bahan baku yang nantinya akan digunakan pada

saat penghitungan Net Requirement.

Gambar 3.31 Form Input Data Barang Jadi

Disini User dapat mengisi data barang jadi yang nantinya akan digunakan pada

saat penghitungan Disagregat.

Gambar 3.32 Form Input Data Penjualan

95

Disini User dapat menginput data penjualan pada periode sebelumnya untuk

mendapatkan hasil peramalan setelah menekan tombol Count pada gambar 4.12,

4.13 dan 4.14 yang nantinya akan bisa di save pada gambar 4.15, hasil save

aplikasi ini dapat dilihat menggunakan Microsoft Exel.

Gambar 3.33 Form Hasil Peramalan dengan Metode Regresi Linier

Gambar 3.34 Form Hasil Peramalan dengan Metode Regresi Kuadratis

96

Gambar 3.35 Form Hasil Peramalan dengan Metode Double Moving Average

Gambar 3.36 Form Save Peramalan

97

Gambar 3.37 Form Perhitungan Agregat

Setelah di save, maka data peramalan akan dihitung menjadi data agregat. Pada

saat kita menekan tombol Save To DataBase form akan menutup dan akan masuk

pada form perhitungan disagregat.

98

Gambar 3.38 Form Perhitungan Disagregat

Diform ini kita dapat melihat hasil perhitungan disagregat yang hasilnya nanti

masuk ke jadwal MPS.

Gambar 3.39 Form Jadwal MPS

99

Disini kita dapat melihat jadwal MPS yang telah kita hitung.

Gambar 3.40 Form BOM

Disini kita dapat melihat setiap level kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk

menghasilkan satu barang jadi.

Gambar 3.41 Form Net Requirement

100

Di Form ini kita dapat melihat kebutuhan bahan baku setiap periode yang akan

datang. Setelah kita simpan pada database. Data tersebut dapat diambil untuk

membuat PO.

Gambar 3.42 Form Pembuatan PO

101

Pada Form ini kita dapat membuat sebuah PO dan mencetaknya. Kita dapat

mengambil data supplier dan data bahan baku yang kita perlukan pada periode

tertentu.

Gambar 3.43 Form View Bahan Baku

Disini kita dapat melihat bahan baku yang telah kita input pada Form Input Data

Bahan Baku.

Gambar 3.44 Form View Barang Jadi

102

Disini kita dapat melihat barang jadi yang telah kita input pada Form Input Data

Barang Jadi.

Gambar 3.45 Form View Data

103

Disini kita dapat melihat data peramalan yang telah dihitung pada Process, selain

dari peramalan juga dapat dilihat data Agregat dan data Disagregat.

Gambar 3.46 Form View PO

Disini kita dapat melihat PO yang telah dibuat.

Gambar 3.47 Form View PO yang telah dibuat

Pada Form ini kita dapat mencetak ulang PO yang telah kita buat.

104

3.13.5 Navigation Diagram

Klik Cancel

Login Sukses

Klik Logout Klik Exit

klik Input Master Supplier

Klik View Bahan Baku

Klik View Barang Jadi

Klik Net Requirement

klik Input Bahan Baku Klik Input Barang Jadi

Klik Input Data Penjualan Dan Perhitungan

Klik Regresi Linier

Klik Regresi Kuadratis

Klik Double Moving

Klik Save Files

Klik Save Data Klik Save To Database

Klik Save To Database

Klik Jadwal MPS Klik BOM

View PO

View Data

Klik Create PO

pilih Salah Satu PO

View Agregat

View Disagregat

Gambar 3.48 Navigation Diagram

105

3.14 Recomendation

3.14.1 The System’s Usefulness

Tabel 3.10 System’s Usefulness

Usable Sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Secure Pencegahan terhadap akses yang tidak dikehendaki terhadap data

dan fasilitas lainnya

Efficient Dengan adanya sistem ini, proses bisnis perusahaan menjadi lebih

efisien dalam pencatatan dan pengendaliannya

Correct Sistem dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan

akan informasi

Reliable Sistem mampu menghasilkan informasi yang lebih akurat dan

dapat diandalkan

Maintainable Biaya dari penempatan dan perbaikan sistem yang rusak

Flexible Biaya untuk memodifikasi sistem yang dikembangkan

Comprehensible Sistem yang dirancang mudah dimengerti dan dapat digunakan

oleh semua user yang berwenang

3.14.2 Plan For Initiating Use Sistem akan diinstalasi terlebih dahulu agar dapat dijalankan. Kemudian

para user sistem akan dilatih mengenai cara penggunaan sistem, baik secara

langsung maupun melalui pedoman petunjuk penggunaan sistem berupa compact

disc (CD) atau berupa buku secara tercetak. Selanjutnya sistem akan dites

kesesuaiannya dengan kebutuhan para user sistem dan perusahaan. Secara

berkala perusahaan sendiri yang akan melakukan maintance terhadap sistemnya.

106

3.14.3 Implementation Plan

Untuk mengimplementasikan sistem perlu dilakukan instalasi software-

software dan pengaturan jaringan agar sistem yang dirancang dapat berjalan di

komputer perusahaan. Setelah itu dilakukan testing yang bertujuan untuk

mengetahui apakah sistem yang dibuat sudah memenuhi kebutuhan user. Apabila

proses testing berhasil dan sistem dapat berjalan dengan baik, maka selanjutnya

dilakukan pelatihan atau training kepada user. Pelatihan dibutuhkan agar user

mengerti bagaimana menggunakan dan menjalankan sistem dengan baik.

Sistem akan diimplementasikan dengan menggunakan metode paralel

yaitu sistem lama dan sistem baru dijalankan bersama-sama untuk beberapa

waktu. Ketika sistem baru telah berjalan dengan baik, maka sistem yang lama

akan dihilangkan sepenuhnya. Untuk upaya pemeliharaan sistem seterusnya

dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan tersebut.

Tabel 3.11 Jadwal Implementasi Sistem

Kegiatan Minggu ke- Tahap Identifikasi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Survei perusahaan Pengumpulan data dan informasi

Tahap Analisis Identifikasi kebutuhan user Analisis data

Tahap Perancangan Perancangan database Perancangan aplikasi

Tahap Implementasi Pengadaan hardware dan jaringan Testing Pelatihan atau training user Implementasi sistem