35

BAB 3

PROJECT PROFILE

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Mobil88 atau sekarang yang dikenal dengan PT. Serasi Mitra

Mobil (SMM) berdiri pada tanggal 11 November 1988 yang pada

awal mulanya bernama PT.Arya Kharisma sampai pada akhirnya

Merge dengan PT.Serasi Auto Raya (SERA)yang berlokasi di Jl.M itra

Sunter Boulevard Kav.90/C2 Sunter Jaya Jakarta Utara 14350.

Kepemilikan saham PT. Serasi M itra Mobildipegang sepenuhnya oleh

PT. Astra Internasional Sebagai induk perusahaannya.

1988 1999 2000 2006

PT Arya Kharisma PT Used Car Sales Operat ion

Merge with PT Astra Int -Toyota SO

Merge with PT Serasi Auto Raya

Gambar 3.1 Sejarah Kepemilikian PT. SERA

Sekarang PT. Serasi Mitra Mobil (SMM) telah berkembang

menjad i sebuah perusahaan besar yang mempunyai 16 cabang yang

tersebar diseluruh wilayah Nusantara, dengan rata-rata penjualan

mencapai 5000 unit mobilper tahunnya.

Sebagai perusahaan yang bergerak di b idang b isnis penjualan

dan pembelian mobil bekas serta tukar tambah mobil bekas baik

secara cash maupun credit, PT. Serasi M itra Mobil (SMM)

berpengalaman menangangi berbagai jenis kendaraan seperti sedan,

minibus, dari berbagai merk antara lain : Daihatsu, Honda, Hyundai,

KIA, Suzuki, Toyota, Opel, dan berbagai jenis dan merk kendaraan

36  

lainnya. Setiap kendaraan dihad irkan sesuai dengan kebutuhan dari

pelanggan.

Gambar 3.2 Struktur PT. SERA Secara Global

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Dalam menjalankan bisnisnya PT. Serasi Mitra Mobil (SMM)

memiliki Visi dan Misi perusahaan yakni :

Visi :

Optimize stakeholder value by focusing on most profitable used car

Mengoptimalkan n ilai pemegang saham dengan berfokus kepada mobil bekas

yang menguntungkan.

37  

Misi :

To be The Biggest and The Most Trusted used car provider with optimum

profit

Menjadi perusahaan penyedia mobil bekas terbesar dan terpercaya dengan

keuntungan yang op timal.

Gambar 3.3 Corporate Value PT. SERA

Jenis Bisnis:

Layanan penyedia kendaraan bekas yang berkualitas kepada pengguna

kendaraan (end user) maupun reseller.

38  

3.1.3 S truktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini secara umum d igambarkan struktur organisasi div isi IT yang terdapat dalam PT. Serasi Autoraya (SERA):

Gambar 3.4 Struktur Organisasi IT PT. SERA

39  

3.1.3.1 Pembagian Tugas Dan Wewenang

1. Corporate Information System & Technology Division Head

Bertanggung jawab membawahi, mengepalai dan mengontrol

semua bagian-bagian perusahan yang berhubungan dengan

Information Technology. Baik kegiatan operasional sehari-hari

perusahaan maupun proyek-proyek perusahaan dalam bidang

Information Technology.

2. IT Department Head

Bertanggung jawab mengepalai dan mengurus segala kegiatan

yang berhubungan dengan bidang IT dan pada akhirnya

memberikan laporan kepada Corporate Information System &

Technology Division Head.

3. IS Department Head

Bertugas mengepalai dan mengurus segala kegiatan mengenai

pengembangan sistem informasi dalam perusahaan.

4. SAP Department Head

Bertugas mengepalai dan melakukan pengawasan terhadap

segala kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan

operasional di bidang SAP maupun proyek-proyek SAP di masa

yang akan datang.

5. System Administration & Securi ty Section Head

Bertugas mengurus hal-hal yang berkaitan dengan administ rasi

dan keamanan IT perusahaan, seperti keamanan jaringan

(network).

6. Infrastructure & Communication Section Head

Bertugas menyediakan berbagai infrastruktur teknologi

informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional sehari-harinya.

40  

7. IS Product & Solution Section Head

Menyediakan solusi-solusi sistem informasi terbaru yang dapat

digunakan untuk membantu pengembangan sistem informasi

perusahaan.

8. Project Management Office Section Head

Bertugas mengatur semua kegiatan proyek yang berhubungan

dengan pengembangan sistem informasi perusahaan.

9. Application Support Section Head

Menyediakan, membuat dan mengawasi pembuatan dan

penggunaan aplikasi sistem informasi perusahaan.

10. System Application Analyst

Bertugas untuk menganalisa proses bisnis dan kebutuhan bisnis

perusahaan untuk dilakukan pemetaan terhadap fungsi-fungsi

bisnis dalam sistem SAP.

11. System Administration Officer

Membantu System Administration Officer Head dalam

mengurusi bagian administ rasi sistem perusahaan.

12. IT Helpdesk Officer

Melakukan penyelesaian dan memberikan solusi terhadap

masalah-masalah yang dialam user dalam bidang IT .

13. Basis Officer

Melakukan tugas kostumisasi sistem ERP berbasis SAP

sehingga sistem yang digunakan sesuai dengan proses bisnis

yang berjalan di dalam perusahaan tersebut .

41  

14. Data Center Operator

Bertugas untuk mengatur dan mengawasi jalannya server, baik

itu applicat ion server ataupun database server yang digunakan

oleh perusahaan dan cabang-cabangnya.

15. Infrastructure & Communication Officer

Divisi ini bertugas dalam mengatur dan melakukan perbaikan

atas infrast ruktur jaringan yang ada di dalam perusahaan. Selain

itu, divisi ini juga bertugas melakukan perawatan atas jaringan

yang ada di dalam perusahaan (intranet) ataupun jaringan yang

keluar perusahaan (internet).

16. IT Administrat ion Support

Divisi ini melakukan perbaikan dan troubleshooting untuk

komputer/workstation/thin client yang ada di dalam PT . Serasi

Auto Raya, sehingga kegiatan operasional bisnis t idak

terhambat jika terjadi kerusakan komputer, baik dari sisi

hardware maupun software. 

17. Programmer

Divisi ini bertugas untuk membuat sistem stand-alone yang

digunakan sebagai sistem cadangan jika sewaktu-waktu terjadi

hal yang tidak diinginkan pada sistem ERP berbasis SAP di PT.

Serasi Auto Raya. Selain membuat sistem stand-alone, divisi ini

juga melakukan perawatan dan pengembangan dari sistem

tersebut .

42  

3.2 Proses Binis PT . S erasi Mitra Mobil (S MM)

3.2.1 Proses Bisnis Umum

Secara umum, p roses bisnis yang ada di PT. SMM tidaklah

jauh berbeda dengan p roses bisnis yang ada pada umumnya, terdiri

dari penjualan, pembelian, dan pencatatan keuangan. Tetapi

ditambahkan sebuah p roses bisnis yang spesifik, yaitu proses bisnis

rekondisi, di mana setiap mobil yang mempunyai kerusakan mesin

ataupun fisik akan diperbaiki terlebih dahu lu sebelum dapat dijual

kembali.

Dikarenakan p roses bisnis ini saling berhubungan satu sama

lain dan terjadi secara berurutan (sekuensial), sehingga setiap proses

bisnis sifatnya adalah penting. Untuk itu dapat digambarkan p roses

bisnis yang terjadi untuk sebuah mobil pada PT. SMM adalah sebagai

berikut:

Gambar 3.5 Proses Bisnis Secara Umum PT. SMM

3.2.2 Proses Pembelian (Purchasing)

Proses pembelian terjadi ketika pihak PT. SMM membeli

barang dari p ihak luar. Proses ini sendiri melibatkan bagian pembelian

dan kepala cabang d i masing-masing cabang SMM, bagian ini diawali

dengan membuat master data, jika diperlukan, yaitu master data

material (mobil), equipment, vendor, ataupun condition (harga). Pada

tahap berikutnya, terjadi p roses pembelian normal, yang terdiri dari

Pembelian Rekondisi Penjualan

43  

pembuatan purchase order, mencatat barang masuk (goods receipt),

invoice verifica tion, dan berakhir pada outgo ing payment.

Pada tahapan invoice verification, terjadi dua subaktivitas di

dalamnya, yaitu park invoice dan juga post invoice, di mana pada

subaktivitas park invoice bagian pembelian memasukkan jumlah yang

harus dibayarkan kepada vendor. Sedangkan subaktivitas post invoice

bertujuan untuk memverifikasi jumlah yang tertera di dalam invoice

sebagai nilai yang benar dan dapat dibayarkan, subaktivitas ini

dilakukan oleh Kepala Cabang dari cabang tempat membeli mobil

dari vendor.

Gambar di bawah ini memberikan penjelasan yang lebih rinci

mengenai setiap p roses bisnis pembelian pada PT. SMM :

Gambar 3.6 Proses Bisnis Pembelian PT. SMM

44  

3.2.3 Proses Rekondisi (Recondition)

Proses rekondisi tidaklah harus selalu ada dalam proses bisnis

terhadap sebuah unit kendaraan, tetap i dalam kebanyakan situasi,

rekondisi dibutuhkan oleh un it-unit mobil tertentu.

Rekondisi sendiri, pada p roses bisnis yang memakai SAP ini

memanfaatkan modul Plant Main tenance sebagai sarana menampung

proses bisnis yang ada. Proses ini secara keseluruhan dapat

mengikutsertakan p roses pembelian untuk beberapa suku cadang yang

bersifat non-stock kepada pihak luar.

Pada setiap p roses bisnis rekondisi sendiri diawali dengan

membuat plant maintenance order untuk mencatat komponen atau

suku cadang yang dibutuhkan untuk proses perbaikan unit kendaraan

beserta harganya. Setelah itu, dilanjutkan dengan pembelian suku

cadang ke p ihak luar, jika memang barang itu bersifat non-stock, atau

dapat langsung melakukan good issue, jika suku cadang yang

dimaksud ada di dalam persediaan. Setelah suku cadang tersedia,

proses penggantian dan/atau pemasangan suku cadang dimulai, dan

pada SAP dilakukan p roses settlement sebagai penanda bahwa

penggantian dan/atau pemasangan suku cadang pada unit mobil telah

dilakukan. Pada tahap selanjutnya, dilakukan pengecekan ulang

(quality control) untuk memastikan bahwa p roses penggantian dan

pemasangan suku cadang telah benar dan unit telah berfungsi

sebagaimana mestinya, jika semuanya sudah benar maka pada PM

Order yang telah dibuat sebelumnya dijalankan fungsi technically

completion dan dilanjutkan dengan menjalankan fungsi business

45  

completion sebagai tanda bahwa mobil telah siap untuk dijual dan

telah selesai d irekondisi o leh p ihak cabang.

Gambar di bawah ini memberikan penjelasan yang lebih rinci

mengenai setiap p roses bisnis rekondisi pada PT. SMM:

Gambar 3.7 Proses Bisnis Rekondisi PT. SMM

46  

3.2.4 Proses Penjualan (Sales)

Pada p roses bisnis penjualan, yang merupakan tahapan

terakhir dari sebuah unit mobil yang ada di PT. SMM, dilakukan o leh

bagian penjualan di cabang tempat unit tersebut berada.

Diawali ketika ada pelanggan potensial yang membeli mobil

pada salah satu cabang PT. SMM , selanjutnya dilakukan p roses bisnis

penjualan pada umumnya, yang diawali dengan pembuatan master

data yang diperlukan, seperti customer master data dan condition

master data. Selan jutnya, pembuatan surat penawaran harga

(quotation)dar i pelanggan dilakukan, jika disetujui maka akan dibuat

sales order sebagai bukti pemesanan pelanggan. Setelah melakukan

pemesanan maka unit mobil tersebut akan mengalami transfer posting

for movement untuk memastikan unit yang dipesan tidak dapat

diambil oleh pelanggan lainnya. Setelah itu, akan d ilan jutkan dengan

pembuatan outbound delivery sebagai tanda bahwa unit telah dapat

dikirimkan kepada pelanggan dari cabang SMM dilanjutkan dengan

pembuatan billing document/invoice sebagai alat penagihan formal

kepada pelanggan. Pada tahap akhir akan diperoleh pembayaran dari

pelanggan, dan akhirnya, setelah pembayaran diterima o leh pihak

SMM, maka unit akan dikirimkan kepada pelanggan.

Gambar di bawah ini memberikan penjelasan yang lebih rinci

mengenai setiap p roses bisnis penjualan pada PT. SMM :

47  

Gambar 3.8 Proses Bisnis Penjualan PT. SMM

3.3 Project SAP pada PT. S erasi Mitra Mobil (SMM)

3.3.1 S trukturProject Team

Pada p royek implementasi SAP di PT. SMM, kelompok

proyek yang dibentuk mempunyai gambaran struktur sebagai berikut:

48  

Gambar 3.9 Struktur Project Team

Secara khusus, implementasi dilakukan di dalam suatu project team

yang dibentuk untuk menangani proses pembuatan company code baru pada

PT. Serasi Mitra Mobil. Kelompok proyek dikepalai oleh seorang project

manager, dan memiliki project member yang masing-masing menangani

modul-modul spesifik pada sistem SAP yang diterapkan pada PT. SMM

(modul FICO, SD, MM, PM, dan HCM).

Masing-masing tingkatan pada organ isasi team project SAP pada PT.

Serasi Mitra Mobil (SMM) ini memiliki tanggung jawab dan wewenang

sebagai ber ikut :

1. Steering Committee

Sebagai penasehat sekaligus penentu p roses bisnis yang akan

dilingkupi oleh SAP pada PT. SMM . Selain itu p ihak steering

committee mendapatkan laporan dari p ihak manajer proyek terkait

dengan perkembangan dari p royek tersebut dan membuat keputusan-

keputusan yang tidak dapat dibuat oleh seorang manajer proyek .

49  

Tugas yang dimilik i Steering Comitte antara lain :

a. Mempertanggungjawabkan penyelesaian proyek implementasi

SAP pada PT. Serasi Mitra M obil dan proses stabilisasinya.

b. Memberikan sumber daya yang d iperlukan dalam proses

Implementasi SAP.

c. Memonitor atau mengawasi perkebangan implementasi yang

sedang dilakukan dan dampak Implementasi tersebut terhadap

perusahaan.

d. Menyelesaikan masalah-masalah yang mungkin terjad i pada

saat proses implementasi.

Kewenangan yang dimilik Steering Comitte antara lain :

a. Memberikan keputusan akhir mengenai hal-hal yang

menyangkut atau berkaitan dengan pengimplementasian SAP

pada PT. Serasi M itra Mobil, termasuk di dalamnya keputusan

mengenai desain p roses bisnis, organisasi, dan sumber daya

yang dibutuhkan selama p roses implementasi.

b. Menyetujui anggaran-anggaran yang diajukan yang

dibutuhkan dalam proses implementasi.

2. Project Manager

Sebagai pemimpin dari proyek implementasi.

Tugas yang dimilik iProject Manager antara lain :

a. Menentukan, mengusulkan dan mengganti anggota dari tim

Project Implementasi sehingga tim dapat berjalan sebagai

mana mestinya.

50  

b. Melakukan pengendalian waktu, biaya, sumber daya, lingkup

pekerjanaa serta pembagian tugas kepada masing-masing

anggota tim Project seh ingga proses implementasi dapat

berjalan sesuai rencana.

c. Mengelola kegiatan operasional p royek sehari-hari secara

langsung dan melaporkan status proyek kepada

SteeringCommittee.

d. Sebagai penengah atau pengelola dalam menyelesaikan

masalah yang mungkin terjadi dalam tim maupun antar tim

dari bagian-bagian lainnya selama proses implementasi.

Kewenangan yang dimilikin Project Manager antara lain :

a. Menentukan strategi implementasi, perencanaan dan

penjadwalan p royek implementasi, anggaran proyek serta

rencana kerja p royek.

b. Mensosialisasikan Business Process Blueprint kepada masing

anggota tim proyek dan melakukan konfigurasi sistem

perangkat lunak.

c. Menyetujui penggunaan tenaga ah li untuk membantu

penyelesaian p royek.

3. Project ManagerOfficer

Tugas yang dimilik i Project Manager Officer antara lain :

a. Melakukan evaluasi dan penilaian terhadap kinerja anggota

tim pelaksanaan implementasi seh ingga tim dapat bekerja

dengan baik sesuai tugasnya masing-masing.

51  

b. Membantu Project Manager dalam mengendalikan waktu,

biaya, sumber daya yang dibutuhkan serta membantu

pelaksaan p royek sesuai dengan yang telah d irencanakan.

c. Melakukan evaluasi terhadap hasil kerja proyek yang berjalan

apakah telah sesuai dengan p roses bisnis yang telah ditetapkan

perusahaan dan agar sistem yang diimplemtasikan sesuai

dengan aturan dan standar yang berlaku.

Kewenangan yang dimilik i Project Manager Officer adalah mewakili

Project Manager apabila Project Manager berhalangan hadir dalam

suatu aktivitas.

4. IT Division

Tugas yang dimilik i IT Division antara lain :

a. Mempersiapkan infrastruktur dalam implementasi, baik

jaringan, basis data, ataupun sistem operasi agar siap untuk

menjalankan sistem ERP SAP pada PT. Serasi M itra Mobil.

b. Membuat dan menyusun dokumen yang dikustomisasi dan

users manual serta memberikan pelatihan kepada user.

c. Melakukan pemetaan dari spesifikasi detil desain dari Business

Blueprint men jadi fungsi-fungsi yang dapat digunakan dalam

SAP R/3 dan melakukan pengembangan dan konf igurasi

terhadap fungsi-fungsi tersebut dalam perangkat lunak SAP.

d. Membuat testing scenario dan prosedur testing dan melakukan

testing terhadap master file dan konfigurasi tabel pada

perangkat lunak SAP.

e. Membuat Authorization Matrix dan Authorization Profile.

52  

5. Accounting Division

Tugas yang dimilik i Accounting Division antara lain :

a. Menyusun usulan anggaran operasional yang berkaitan dengan

proses implementasi tim kepada Project Manager.

b. Melakukan aktifitas administrasi untuk keperluan kerja tim.

c. Melakukan pengendalian terhadap petty cash atau kas kecil.

d. Menyiapkan dan memonitor dokumen-dokumen yang

diperlukan untuk kelengkapan administrasi penyelesain

proyek.

6. Operation

Pihak ini bertugas untuk menyesuaikan antara p roses bisnis yang ada

dengan proses bisnis di dalam SAP. Supaya ke depannya tidak ada

permasalahan yang berkaitan dengan ketidaksesuaian proses bisnis

yang terjadi di dalam perusahaan.

7. Quality Management

Tugas yang dimilik i Quality Management antara lain :

a. Mengevaluasi pencapaian dan kualitas proyek implementasi

SAP dan memperhatikan rencana proyek, metodologi dan

tools yang digunakan.

b. Membuat standar kualitas data, transaksi, otorisasi dan kinerja

fungsional permodul dan terintegrasi, teknikal, dokumentasi,

dan metodologi.

c. Mengevaluasi kelengkapan dan kualitas pelaksanaan dan

dokumentasi p royek.

53  

d. Memeriksa kompliansi sistem SAP dengan ap likasi lain,

prosedur, standar, dan data yang ada pada PT. Serasi Mitra

Mobil.

e. Menyampaikan hasil evaluasi akhir p royek kepada Project

Manager.

f. Melakukan User Acceptance Test bersama user.

3.3.2 S AP System Landscape

PT. Serasi Mitra M obil menggunakan Three-system

Landscape yang akan digunakan dalam sistem implementasi SAP

mereka. Penentuan Three-System Landscape yang digunakan :

Tabel3.1 Deskripsi System Landscape

Nama Deskripsi DEV Development QAS Quality Assurance PRD Production

Penentuan client pada PT. Serasi Mitra Mobil berdasarkan

System Landscape dibagi sebagai berikut:

Tabel 3.2 Clien t berdasarkan System Landscape

System DEV QAS PRD Client 010 020 030

Setiap clien t pada SAP mempunyai fungsi yang berbeda-beda

satu dengan yang lainnya, untuk itu setiap client dalam SAP

memegang peranan sebagai berikut:

1. DEV (Development)

Client ini berisi konfigurasi awal dengan master data yang

bersifat dummy, digunakan oleh berbagai p ihak, terutama

54  

abaper dari PT. Serasi M itra Mobil untuk membuat

program tambahan di dalam SAP.

2. QAS (Quality Assurance)

Client ini bersifat untuk melakukan uji coba terhadap

sistem SAP yang sudah dikonfigurasi dan memperbaiki

kesalahan/bug yang terjad i, bahkan setelah sistem go live

sekalipun.

3. PRD (Production)

Client ini bersifat operasional dan telah dianggap bebas

dari kesalahan, karena setiap kegiatan bisnis yang sifatnya

rutin akan disimpan data-datanya pada client in i, sehingga

pada client ini tidak boleh ada kesalahan sedikitpun.

3.4 Masalah Yang Ditemukan

Dilatarbelakangi dari permasalahan finansial yang berkaitan dengan

regu lasi yang ditetapkan oleh pemerintah, PT. SMM yang pada awalnya

bernama Mobil88 diputuskan menjadi suatu perusahaan yang berbadan

keuangan sendiri.

Perubahan struktur organisasi tersebut berdampak juga pada sistem

yang digunakan oleh PT.SMM sebagai suatu perusahaan baru. PT.SMM yang

merupakan unit perusahaan baru belum memiliki sistem terkomputerisasi

yang menangani p roses bisnisnya secara terpadu.

Proses bisnis tetap berjalan seperti biasanya, namun sistem manual

(menggunakkan software spreadsheet dan word-editing) yang menjadi

alternatif sementara pada saat akan mengimplementasikan sistem

55  

terkomputerisasi, tidak terintegrasi dengan perusahaan induknya (PT.SERA).

Hal ini menyebabkan keuntungan dan keunggulan dari sistem ERP yang

sebelumnya ada di perusahaan yang lama belum dapat dimanfaatkan di

perusahaan yang baru.

3.5 RencanaPenyelesaian Masalah

Menjawab masalah yang terjadi pada PT.SMM berupa kekosongan

sistem terkomputerisasi (ERP secara khusus), satu pilihan yang sangat

mungk in dijadikan pilihan adalah menyesuaikan sistem terkomputerisasi pada

PT.SMM dengan sistem ERP perusahaan induk yang sudah ada, yaitu SAP.

Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan implementasi pembuatan

company code baru, pada sistem ERP di PT.SMM.

Pertimbangan untuk memutuskan implementasi pembuatan company

code baru antara lain karena sistem yang akan diimplementasikan juga

digunakan pada perusahaan induk, sehingga memungkinkan integrasi sistem

baru dengan sistem yang lama dalam fungsi-fungsi yang dibutuhkan

nantinya, misalnya pengontrolan dan pelaporan.

Pertimbangan lainnya adalah tingkat kesulitan implementasi company

code baru menggunakan sistem ERP berbasiskan SAP yang sudah pernah

digunakan dirasa relatif lebih mudah dan akan memakan waktu lebih sedikit

daripada harus mengimplementasikan sistem yang benar-benar baru,

mengingat transaksi real tetap berjalan selama implementasi berlangsung.

56  

3.6 Peran

Peran yang dilakukan team penulis adalah sebagai salah satu project

member dari project team yang dibentuk secara khusus untuk menangani

keseluruhan aktivitas implementasi pembuatan company code baru pada

PT.SMM. Sebagai anggota tim p royek, team penulis dibawahi langsung oleh

project manager yang menjad i p impinan di dalam team project tersebut.

Sebagai project member, kelompok penulis bekerja bersama untuk

menangan i aktivitas-aktivitas dan tugas sebagai berikut:

1. M enyelaraskan fungsi-fungsi b isnis yang ada di dalam perusahaan

ke dalam fungsi-fungsi bisnis yang ada di SAP (business mapping).

2. M elakukan change management ke dalam 3landscape sehingga

manajemen perubahan yang baik dapat diterapkan.

3. M elakukan kustomisasi di semua modul yang diterapkan, sehingga

semua bagian menjadi terintegrasi dan dapat berfungsi semestinya.

4. M elakukan pemindahan data dari sistem ERP yang lama (di PT.

SERA) ke dalam sistem ERP yang baru (PT. SMM )

5. M elakukan p roses uji coba kepada pengguna potensial, yaitu

karyawan-karyawan yang beker ja di PT. SMM.

3.7 Kondisi sistem berjalan

Sebelum ERP berbasiskan SAP diterapkan di dalam PT. Serasi M itra

Mobil, seluruh karyawan operasional PT. SMM menggunakan software

spreadsheet oleh Microsoft Excel dalam mencatat keseluruhan transaksi.

Selain itu, pada masa transisi ini juga dilakukan konsolidasi data keuangan

57  

secara langsung melalui e-mail kepada bagian keuangan PT. Serasi M itra

Mobil.

Peranti lunak yang digunakan pada saat masa transisi telah

disesuaikan dengan sistem ERP berbasiskan SAP, sehingga tidak akan

menyulitkan tim proyek dalam memindahkan data-data dar i software

spreadsheet ke dalam sistem SAP yang telah Go Live nantinya.

Gambar 3.10Software spreadsheet

Sementara itu, perusahaan induk dari PT. Serasi Mitra M obil, yaitu

PT. Serasi Autoraya sudah mengimplementasikan dan menjalankan sistem

ERP berbasiskan SAP ECC 4.7 di dalam melakukan kegiatan operasionalnya.

Sistem ERP berbasis SAP pada PT. Serasi Autoraya sebagai perusahaan

induk dari PT. SMM mempunyai tanggung jawab untuk mengintegrasikan

beberapa anak perusahaan yang dimilikinya, beberapa anak perusahaan yang

dimiliki oleh PT. SERA yaitu:

1. Astra Rent A Car (TRAC), yang bergerak di bidang jasa

penyewaan kendaraan beroda empat (mobil)

58  

2. Mobil 88 (Sekarang PT. Serasi Mitra Mobil), yang bergerak di

bidang jual-beli mobil

3. Orenz-Taxi, yang bergerak di bidang transportasi umum (taksi)

4. TRAC Motor Rental (TREMO), yang bergerak di bidang jasa

penyewaan kendaraan beroda dua (sepeda motor)

5. Daya M itra Serasi, yang bergerak di bidang jasa pengiriman

kendaraan ke pulau-pulau yang ada di seluruh Indonesia

6. Balai Lelang IBID, yang bergerak di bidang pelelangan kendaraan

bermotor

7. Toyo Fuji (TFSI), yang bergerak di bidang jasa pengiriman sumber

daya alam ke pulau-pulau yang ada di seluruh Indonesia.

3.8 Solusi Yang Ditawarkan

Melihat dari kebutuhan implementasi sistem ERP berbasis SAP pada

PT. Serasi Mitra Mobil, maka tim p royek memberikan sebuah solusi, yaitu

konfigurasi sistem SAP yang akan d iimplementasikan, sehingga sistem SAP

yang ada sama dengan fungsi-fungsi b isnis yang ada di PT. SMM.

Konfigurasi sistem SAP yang ada di PT. SMM ini nantinya terdiri

dari beberapa bagian, di antaranya:

1. Konfigurasi pada modul FICO

2. Konfigurasi pada modul Logistic-General

3. Konfigurasi pada modul Sales & Distribu tion

4. Konfigurasi pada modul Materia l Management

5. Konfigurasi pada modul Plan t Maintenance

59  

Tim penulis sendiri terlibat secara langsung di dalam melakukan

konfigurasi sistem ERP berbasis SAP pada PT. Serasi Mitra M obil, sehingga

laporan yang diberikan menjad i lebih nyata dan sesuai dengan kenyataan

yang terjadi di lapangan.

Berikut ini merupakan salah satu bentuk enterprise structure menurut

SAP yang dihasilkan oleh kelompok p royek melalui proses mapping dari

proses bisnis yang ada di PT. SMM:

Gambar 3.11 Enterprise Structure menurut SAP

Keterangan :

2110 : M88 Jkt-Cilandak 2120 : M88 Bdg-Soekarno Hatta

2111 : M88 Jkt-Tebet 2121 : M88 Bdg-Pasteur

2112 : M88 Jkt-Kelapa Gading 2130 : M88 M dn-Sisingamangaraja

2114 : M88 Jkt-Kalimalang 2140 : M88 Smg-Gatot Subroto

2115 : M88 Jkt-Bintaro 2150 : M88 Sby-Jemursari

2116 : M88 Jkt-Kebon Jeruk 2151 : M88 Sby-Kenjeran

2117 : M88 Jkt-Head Office 2152 : M88 Sby-Sungkono

2118 : M88DH Jkt-Bintaro 2160 : M88 Dps-Nusadua

60  

3.9 Length of Effort

Pada tabel yang tertera di bawah ini, digambarkan pekerjaan yang dilakukan oleh tim penulis selama melakukan ker ja p raktek di PT.

Serasi M itra M obil:

Tabel 3.3 Length of Effort

Tanggal Waktu Kegiatan 

Jumlah Jam 

Kegiatan  Peserta   Materi  Hasil Kegiatan 

9 Agustus  2010 

08.00‐17.00  

9   Pengenalan awal  Tim Proyek disertai Project Manager 

1. Briefing  awal (proses  bisnis: pembelian, rekondisi, dan penjualan)  

Mengenal proses bisnis dari Serasi Autoraya secara menyeluruh 

2. Melakukan transaksi bisnis  pembelian    

3. Berpindah dari development phase  ke quality assurance  

  

10  Agustus  2010 

08.00‐17.00  

9   1. Kostumisasi QA   Tim Proyek   1. Membuat number range untuk  transaksi  1. Memperoleh pengenalan awal tentang  kustomisasi SAP 

2. Pengujian transaksi  2. Membuat & meng‐assign profit center dan cost center 

2. Mengetahui enterprise structure  dari SMM menurut FI 

61  

‐ Assigning profit center ke business area dan company  code (SMM)  

3. Mengetahui proses pembelian mobil bekas  

‐Assigning  cost center ke business  area, profit center,  dan company code (SMM) 

  

3. Membantu otorisasi user ke  dalam sistem yang baru 

  

4. Pengujian transaksi pembelian pada semua business area (cabang) SMM 

  

11  Agustus  2010 

07.30 ‐16.00  

8.5   1. Kostumisasi QA   Tim Proyek   1. Membantu otorisasi user ke  dalam sistem yang baru (lanj.) 

1. Mengetahui masalah selama proses pembelian dan solusinya 

2. Pengujian transaksi  2. Pengujian transaksi pembelian pada sisa business  area yang  masih belum dicoba 

2. Mendapatkan pengetahuan mengenai proses rekondisi (Plant Maintenance) 

3. Pengujian transaksi rekondisi pada  semua business area SMM  

12  Agustus  2010 

07.30 ‐16.00  

8.5   Pengujian transaksi  Tim Proyek   1. Pengujian transaksi rekondisi (lanj.)   1. Mengetahui masalah selama proses rekondisi berlangsung dan solusinya  

62  

2. Pengujian transaksi penjualan mobil pada  semua business area  SMM 

2. Mendapatkan gambaran menyeluruh dari proses  penjualan mobil di SMM 

13  Agustus  2010 

07.30 ‐16.00  

8.5   Pengujian transaksi  Tim Proyek   Pengujian transaksi penjualan ( lanj.)  Mengetahui masalah yang  muncul selama  proses penjualan dan solusinya  

16  Agustus  2010 

07.30 ‐16.00  

8.5   1. Dokumentasi  Tim Proyek   1. Merev iew ulang transaksi yang  dilakukan dan mencari letak  kesalahannya 

Mengetahui proses  bisnis  yang  sebenarnya dan letak kesalahan yang sering terjadi          2. Kostumisasi QA   2. Memeriksa ulang otorisasi user dan 

perannya  

18  Agustus  2010 

07.30 ‐16.00  

8.5   Customizing  Tim Proyek   Masing‐masing tim  project membuat cabang yang baru pada  company code  SAR 

Mengetahui cara kostumisasi sebuah sistem SAP 

19  Agustus  2010 

07.30 ‐16.00  

8.5   Customizing  Tim Proyek   Menyelesaikan kostumisasi SAP  Mengetahui cara kostumisasi sebuah sistem SAP dengan extend dari business area lain 

20  Agustus  2010 

07.30 ‐16.00  

8.5   Test of  customizing   Tim Proyek   Melakukan pengujian ke dalam  business area hasil kostumisasi 

Mendapatkan gambaran yang  jelas dari kostumisasi SAP 

23  Agustus  2010 

07.30 ‐16.00  

8.5   1. ABAP debugging   Tim Proyek   Menyelesaikan error pada  saat goods  receipt (MIGO)  

1. Mengetahui solusi dari debugging transaction 

63  

2. Sharing  Knowledge   Mempelajari common mistake pada transaksi SAP 

2. Mengetahui alur kerja customizing  kepada  transaksi 

24  Agustus  2010 

07.30‐16.00  

8.5   1. Customizing   Tim Proyek   Membuat number range untuk transaksi di server production 

Mendapatkan pengetahuan tambahan mengenai HCM  2. Experience Sharing  

25  Agustus  2010 

07.30‐16.00  

8.5   1. Upload master data   Tim Proyek   Legacy  System Migration Workbench (LSMW) 

Mendapatkan gambaran dan mekanisme upload master data menggunakan media file terentu 

2. Adding branch details (npwp etc)  

26  Agustus  2010 

07.30‐16.00  

8.5   1. Upload master data (lanj.)  

Tim Proyek   Migrasi data lanjutan, menguji export data   Mengetahui masalah dalam migrasi data  dan penanggulangannya  2. Troubleshooting 

LSMW  

27  Agustus  2010 

07.30‐20.30  

13   1. Create  new work center 

Tim Proyek   1. Membuat work center yang  baru dan disesuaikan untuk server production 

1. Mengetahui parameter penting  dalam pembuatan sebuah work  center 

2. Upload master data   2. Melakukan pemindahan data material yang  diexport ke dalam  server production 

2. Mendapatkan tambahan tentang troubleshooting LSMW 

3. Melakukan pemindahan data vendor yang  diexport ke dalam  server production 

4. Melakukan pemindahan data customer yang  diexport ke dalam  server production 

64  

30  Agustus  2010 

07.30‐16.30  

9   User acceptance  Tim Proyek, IT Manager 

Memperkenalkan sistem yang  baru kepada  para user di cabang 

Mengetahui kebutuhan, saran, dan k ritik selama penggunaan SAP yang sebelumnya  

31  Agustus  2010 

07.30‐20.30  

13   1. Otorisasi User  Tim Proyek   1. Melakukan pembagian role dan profile untuk  user 

1. Mengetahui cara pembuatan role dan profile dalam  SAP 

2. Upload materia l master data 

2. Mengulang i proses upload data untuk semua material yang  belum diupload 

2. Data materia l terupload ke server pusat 

3. Fixing material data  01  

September 2010 

07.30‐20.00  

12.5  1. Testing  transaksi (finding prob)  Good issues DEV 030  

Tim Proyek   1. Menguji transaksi dan mencari kesalahan transaksi 

  

2. Upload materia l to Prod (a ll plants) 

2. Memulai proses upload data  yang masih tersisa  

Data materia l terupload ke server pusat 

02  September 

2010 

07.30‐16.00  

8.5   1. Memecahkan masalah good issue 

Tim Proyek   1. Mencari dan memperbaiki kesalahan transaksi good issue di server DEV 030  

1. Mendapatkan pengetahuan customizing untuk good issue  

2. Upload materia l to Prod (a ll plants) 

2. Melakukan upload data  material yang tersisa  

2. Data materia l terupload ke server pusat 

03  September 

2010 

07.30‐16.00  

8.5   Upload material master data 

Tim Proyek   Melakukan upload data material yang tersisa  

Data materia l terupload ke server pusat 

06  September 

2010 

07.30‐16.00  

8.5   Upload material master data 

Tim Proyek   Melakukan upload data material yang tersisa  

Data materia l terupload ke server pusat seluruhnya  

65  

07  September 

2010 

07.30‐16.00  

8.5   Summarize of  work   Tim Proyek   Melakukan rev iew dan sharing knowledge  dalam implementasi SAP di PT. SMM 

Menemukan kelebihan dan kekurangan selama implementasi 

Total Jam Kerja 193  jam