42

BAB 3

PERUMUSAN OBYEK PENELITIAN

3.1 PT. Gramedia Asri Media

3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah Didirikan Perusahaan

PT. Gramedia Asri Media (PT. GAM) yang berkantor pusat di

Gedung Perintis Lantai IV, Jl. Kebahagiaan 4-14, Jakarta 11140 adalah

unit usaha/perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan

merupakan bagian dari kelompok usaha media dan penerbitan yang

terpadu serta terkemuka di Indonesia yaitu Kelompok Kompas Gramedia

(KKG).

Berdirinya KKG diawali dengan ditutupnya majalah mingguan Cina

Melayu yaitu “Star Weekly” sekitar tahun 1962. Hal ini menyebabkan

terbatasnya informasi yang tersebar di masyarakat dan tentunya

meningkatkan kebutuhan masyarakat akan informasi/berita tersebut.

Melihat keadaan ini (almarhum) Petrus Kanisius Ojong, selaku mantan

jurnalis dan staf dari majalah Star Weekly, mengajak rekannya seorang

wartawan yang bernama Jakob Oetama untuk mengatasi keterbatasan

informasi yang ada. Dari hasil usaha mereka akhirnya pada tanggal 17

Agustus 1963 terbitlah suatu majalah yang untuk pertama kalinya, yaitu

majalah Intisari. Kemudian karena permintaan masyarakat akan informasi

bertambah banyak, maka pada tanggal 28 Juni 1965 diterbitkanlah surat

kabar harian KOMPAS. Dari sini muncullah KKG yang pada waktu itu

43

dipimpin oleh (almarhum) P.K Ojong namun setelah beliau wafat tahun

1980, pimpinan KKG dialihkan ke Jakob Oetama.

Kegiatan usaha KKG tidak hanya sampai disitu, KKG pun ingin

mengembangkan usaha yang lain yaitu dalam bidang percetakan,

penerbitan dan perdagangan. Pada tanggal 2 Februari 1970, KKG

membuka Toko Buku Gramedia (TB. Gramedia) pertama yang berlokasi

di Jalan Gajah Mada 109, Jakarta Barat dengan membentuk badan usaha

CV. Transito. Misi awal TB. Gramedia adalah “turut serta menyebarkan

produk pendidikan dan informasi, demi tercapainya cita-cita bersama

mencerdaskan kehidupan bangsa, menuju masyarakat baru Indonesia

yang berkehidupan Pancasila”. Kemudian pada tahun 1971 badan

usahanya berubah menjadi PT. Transito Asri Media dan pada tanggal 19

Februari 1980 berubah nama perusahaan menjadi PT. Gramedia Asri

Media (PT. GAM).

Dari sebuah toko buku kecil berukuran 25 m2, yang berlokasi di

Jalan Gajah Mada, Jakarta Barat, TB. Gramedia saat ini telah tumbuh dan

berkembang menjadi 59 toko (per April 2005) yang tersebar di seluruh

wilayah Indonesia, dimana 23 toko diantaranya berlokasi di Jabodetabek

(Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi) dan 36 toko lainnya

tersebar di beberapa kota utama di Indonesia.

3.1.2 Aktivitas Perusahaan

Sejak berdirinya pada tahun 1970, aktivitas usaha PT. GAM adalah

mengelola TB. Gramedia. Pada mulanya aktivitas operasional dari TB.

44

Gramedia adalah menawarkan buku-buku. Namun saat ini ragam

produknya sudah semakin berkembang, antara lain : stationery (peralatan

dan perlengkapan kantor), fancy, peralatan olahraga, peralatan musik dan

produk berteknologi tinggi seperti CD-ROM, audio-video book, dan

berbagai produk lain.

Pemasarannya juga didukung oleh ratusan penerbit dan pemasok,

baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri, termasuk didalamnya

beberapa penerbit intern dari kelompok KKG seperti Gramedia Pustaka

Utama (GPU), Elex Media Komputindo (Elex), Kepustakaan Populer

Gramedia (KPG), Gramedia Widasarana (Grasindo), Penerbit Buku

Kompas (PBK), Gramedia Majalah, dan Bhuana Ilmu Populer (BIP).

Sejauh ini, karena ilmu pengetahuan tidak mengenal batas negara maka

jalinan kerja sama dengan penerbit luar negeri pun dikembangkan dan

kini sudah lebih dari 250 penerbit seperti McGraw Hill, John Willey,

Bantam and Random House, dan lain-lain.

Salah satu kegiatan PT. GAM dalam mengelola TB. Gramedia

adalah membuka cabang-cabang TB. Gramedia dan menempatkannya

pada lokasi-lokasi yang strategis seperti di pusat-pusat perbelanjaan (mal)

dan perkantoran. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan

kepada para konsumen dan pelanggan TB. Gramedia untuk memperoleh

produk-produk yang mereka butuhkan. Selain itu guna menjaring

konsumen dan tetap mempertahankan langganannya, TB. Gramedia

menjalankan empat motto dan tidak lupa untuk mendekorasi interior

45

ruangan toko yang menarik serta menyediakan produk-produk yang

berkualitas.

Dengan melihat perkembangan usaha, PT. GAM tidak hanya

mengelola toko buku saja bahkan sudah melakukan diversifikasi usaha

dengan mendirikan beberapa badan usaha yaitu:

1. PT. Bhuana Ilmu Populer (PT. BIP), didirikan tahun 1985. Awalnya

menerbitkan buku-buku klasik oriental dalam bahasa Indonesia dan

saat ini mengelola penerbitan buku lokal dan import (setelah

diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia), stationary, dan fancy.

2. PT. Visi Lintas Media (PT. VLM), didirikan tahun 1990. Awalnya

hanya mengimpor dan mendistribusikan peralatan dan perlengkapan

kantor dan saat ini mengelola produk-produk multimedia dan

perlengkapannya seperti: LCD Projector, OHP, tinta printer, dll dan

merupakan agen tunggal dari PLUS produsen peralatan dan

perlengkapan kantor dari Jepang.

3. PT. Global Lintas Media (PT. GLM), didirikan tahun 1997.

Mengelola toko buku dengan konsep yang berbeda dengan TB.

Gramedia. Ada beberapa toko seperti:

a. Office 1 Superstore (di Mal Ambasador), yang merupakan

franchise (hak waralaba) dari USA dan PT. GLM merupakan

Master Franchisee untuk wilayah Indonesia.

b. Toko Buku. Trimedia di Mal Pakuwon Indah-Surabaya, lebih

mengutamakan buku-buku import.

46

4. PT. Bursa Buku Nusantara (PT. BBN), didirikan tahun 2001.

Mengelola toko buku dengan konsep berbeda yaitu luas ruang jual

sekitar 650 m2 sehingga produk-produknya (baik buku maupun

stationary) lebih spesifik dan ada yang menggunakan konsep

franchise. Saat ini sudah ada beberapa toko buku yaitu:

a. Toko sendiri di Sukabumi, Cirebon, dan Jambi.

b. Konsep Franchise di Cikokol-Jakarta & Pematang Siantar-

Sumatra Utara.

3.1.3 Sejarah Sistem Informasi Buku

Dengan semakin berkembangnya kegiatan operasional TB.

Gramedia, maka untuk mempermudah perolehan informasi suatu buku

sehingga dapat meningkatkan kepuasan konsumen, maka PT. GAM saat

ini telah menerapkan sistem informasi buku di setiap TB. Gramedia.

Sejarah Sistem informasi buku dimulai saat sistem ini pertama kali

diterapkan dalam bentuk mini komputer berbasis Linux. Sistem ini

pertama kali disediakan di TB. Gramedia Matraman pada tahun 1987,

disusul TB. Gramedia Melawai pada tahun 1988, dan TB. Gramedia

Bandung pada tahun 1989. Sistem informasi buku ini diletakan di bagian

layanan informasi buku, dimana para pegawai yang mencari dan

memberikan informasi mengenai buku yang diinginkan oleh konsumen

tersebut.

47

Pada tahun 1990, sistem informasi buku beralih menggunakan PC

(Personal Computer) dengan tampilan yang masih sederhana dan

diterapkan di TB. Gramedia Palembang.

Sejak tahun 1997, Info Buku telah dikembangkan dan disediakan di

setiap TB. Gramedia dengan PC yang berjalan dengan sistem yang lebih

baik dan tampilan yang lebih user friendly (mudah dimengerti). Info buku

biasanya diletakkan di dalam toko, dekat dengan rak buku sehingga

dapat digunakan langsung oleh para konsumen untuk mencari informasi

tentang buku yang mereka inginkan. Selain itu juga disediakan di bagian

Customer Service (layanan pelanggan) sehingga para pegawai dapat

memberikan informasi kepada para konsumen yang bertanya kepada

mereka tentang buku yang diinginkan.oleh konsumen tersebut

3.1.4 Visi, Misi, Motto, dan Slogan

• Visi PT. GAM

Menjadi agen pembaharu dalam masyarakat yang majemuk, pemimpin

di bidang usaha ritel dan distribusi bisnis media dalam rangka

menyampaikan pengetahuan, informasi, pendidikan dan hiburan

melalui kepeloporan produk-produk yang inovatif serta berorientasi ke

pasar.

• Misi PT. GAM

Ikut serta dalam upaya mencerdaskan bangsa dengan

menyebarluaskan pengetahuan plus informasi melalui berbagai sarana

48

usaha ritel dan distribusi buku, stationary dan produk kantor serta

multimedia, ditandai dengan pelayanan unggul, manajemen proaktif

dan perilaku bisnis yang sehat.

• Motto TB. Gramedia

Empat motto dalam melayani para konsumennya, yaitu: Senyum,

Salam, Sapa, dan Santun (4S).

• Slogan TB. Gramedia

“Kala Buku Kala Gramedia”.

49

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi PT. Gramedia Asri Media

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Gramedia Asri Media

Sumber : PT. Gramedia Asri Media

D irektur U tam a

D irektur Eksekutif /W akil D irektur Ekseutif

D irekturA dim inistrasi & K euangan

D irekturSD M & H um as

InternalA udit

Lem baga M anajem en M utu

Pengem bangan B isnis

Sum ber D aya M anusia

H ubungan M asyarakat

Pusat Pengem bangan & Im por

Eksport

TokoBuku

Prom osi

D irectSeling

Logistik

Pem bukuan & A nggaran

PerencanaanB angunan

Pajak

TataU saha

Pem eliharaanB angunan

Sistem & Pengem bangan

TB.G ram edia

TB.G ram edia

TB.G ram edia

TB.G ram edia

TB.G ram edia

TB.G ram edia

TB.G ram edia

TB.G ram edia

T B. G ram ediaM al Puri Indah

K eterangan :TB. = Toko B uku

TB .G ram edia

50

3.2.2 Struktur Organisasi Toko Buku Gramedia Mal Puri Indah

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Toko Buku Gramedia Mal Puri Indah

Sumber : TB. Gramedia Mal Puri Indah

Kepala TokoMR / SEKJEN

Spv. Pembelian

Spv. Penjualan

Spv. Administrasi

KasirBesar

Pembelian

Keamanan

Penerimaan

RumahTangga

DataEntry

Keterangan :MR = Manager RepresentativeSekJen = Sekretaris Jenderal (Secretary of MR)Spv. = SupervisorAdm = Administrasi

Kasir

Pramuniaga

CustomerService

Labeler

AdmCounter

AdmKas Kecil

AdmPembayaran

Adm Pajak &Penjualan Keluar

Ekspedisi

Spv.Komputer

51

3.2.3 Uraian Tugas dan Wewenang

Berikut ini diuraikan tugas dan wewenang dari masing-masing

bagian (struktur organisasi) Toko Buku Gramedia Mal Puri Indah.

A. Kepala Toko

Tugas :

1. Mengatur dan bertanggung jawab atas keseluruhan dari kegiatan

di toko, mencakup operasional, keuangan, dan administrasi.

Wewenang :

1. Melakukan pemonitoran, pengaturan, dan penganalisaan

kegiatan operasional toko.

B. Manager Representative ( MR )

Tugas :

1. Ikut serta memastikan SSI berjalan dengan baik dan konsisten.

2. Memastikan kelancaran operasional toko sesuai dengan standar

kualitas pelayanan.

3. Membina dan mengembangkan sumber daya manusia.

4. Memastikan terciptanya lingkungan yang kondusif untuk

berkarya bagi para karyawan.

5. Ikut serta mengelola pendanaan dengan efisien dan efektif.

6. Melaksanakan sistem dan prosedur perusahaan.

7. Ikut serta menganalisa kinerja suku usaha dan

menindaklanjutinya secara periodik.

52

8. Membina hubungan dengan pihak luar.

9. Menjaga imej perusahaan.

10. Menilai prestasi Supervisor.

11. Mengkoordinasi pembagian tugas Supervisor.

12. Menjalankan tugas yang dirangkap.

Wewenang :

1. Dalam hal Kepala Toko tidak ada untuk memutuskan pemberian

diskon di luar kebiasaan.

2. Otorisasi penilaian karyawan.

3. Ikut mengontrol pelaksanaan kerja sama counter.

4. Memutuskan/memberikan kredit kepada pelanggan.

5. Pemberian diskon kepada pelanggan.

6. Otorisasi laporan administrasi.

7. Otorisasi penerimaan dan pengeluaran dana.

C. Secretary Manager Representative (SEKJEN)

Tugas :

1. Melaksanakan tugas MR pada saat berhalangan.

2. Memastikan dokumen mutu up to date.

3. Mendistribusikan dokumen mutu sesuai dengan bagian terkait.

4. Membuat notulen hasil evaluasi kinerja.

5. Melaksanakan sistem dan prosedur perusahaan

6. Ikut serta menganalisa kinerja suku usaha dan

menindaklanjutinya secara periodik.

53

7. Membina hubungan dengan pihak luar.

8. Mengarsip dokumen mutu dan surat-surat yang keluar-masuk.

9. Menjalankan tugas yang dirangkap.

Wewenang.:

1. Mengontrol dokumen yang didistribusikan.

D. Supervisor Administrasi

Tugas :

1. Mengelola kegiatan administrasi :

- Mengatur mekanisme kerja di seksinya.

- Memastikan pelaporan administrasi akurat dan tepat waktu.

- Memantau dan memberikan pencatatan adminstrasi di

seksinya.

2. Mengendalikan administrasi keuangan :

- Melaksanakan cash opname ( kas toko dan kas kecil )

minimal sebulan sekali.

- Memeriksa pencatatan penerimaan uang dari transaksi

omzet, tagihan kartu kredit, dsb.

- Memeriksa pencatatan pengeluaran keuangan : pembayaran

pemasok dan pengeluaran biaya lainnya.

- Memeriksa dan membuat koreksi jurnal umum dari bagian

pembukuan.

- Membuat rekonsiliasi bank dan jurnal memorial.

- Memeriksa mutasi persediaan setiap bulan.

54

- Mengawasi dan mengotorisasi administrasi penagihan

piutang.

- Memeriksa administrasi pajak.

3. Melakukan analisa persediaan dan analisa putang.

4. Membina dan mengembangkan karyawan di seksinya.

5. Melaksanakan penilauan prestasi karyawan di seksinya.

6. Membuat dan memonitor surat perjanjian counter beserta

suplemennya.

Wewenang :

1. Dalam hal Kepala Toko dan MR tidak di tempat, dapat

memberikan otorisasi laporan bulanan dan tagihan

counter/supplier.

2. Menolak pengeluaran dana yang tidak dapat

dipertanggungjawabkan.

3. Mengotorisasi cuti/ keluar karyawan bawahannya.

4. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan

karyawan bawahannya

Supervisor Administrasi membawahi :

a. Kasir Besar

Tugas :

1. Menyiapkan modal kasir dan menyediakan uang kecil untuk

operasional toko.

55

2. Mencocokan data dan fisik dari hasil omzet dan penerimaan

lainnya ( tagihan piutang, rupa-rupa pendapatan, dll ).

3. Mencocokan laporan omzet harian komputer dengan Bukti

Setoran Kasir (BSK).

4. Menyetorkan hasill usaha ke bank sesuai dengan jadwal

yang ditentukan.

5. Mencatat penerimaan omzet harian, transaksi di Buku Saldo

Harian dan administrasi credit card.

6. Menginformasikan adanya transfer pelunasan piutang/

transaksi penjualan keluar kepada petugas terkait.

7. Membuat laporan bank setiap minggu dan laporan

keuangan ( buku bank, rekapitulasi bank, penerimaan dan

pengeluaran ) setiap bulan.

8. Mencocokan laporan omzet cyberstore ( bila ada ) dengan

mutasi harian Bank.

Wewenang :

1. Menagih ketekoran kasir.

2. Menolak pengeluaran dana yang tidak sesuai dengan

ketentuan.

b. Administrasi Pembayaran

Tugas :

1. Memproses dokumen penagihan dari supplier.

2. Menentukan tanggal selesai proses pengecekan/penagihan.

56

3. Memeriksa dan mengirim rangkap penerimaan/retur yang

jatuh tempo dari kelompok Gramedia.

4. Menyiapkan dokumen yang telah diperiksa untuk otorisasi

Kepala Toko.

5. Mengarsip dokumen penagihan ( faktur dan kuitansi ) yang

telah selesai diproses.

6. Mencocokan tagihan yang sudah dibayar oleh Pusat dengan

buku ekspedisi pembayaran beserta laporan penerimaan .

7. Menangani keluhan Pemasok / TU Pusat yang berkaitan

dengan tagihan bermasalah.

Wewenang :

1. Menolak faktur tagihan yang tidak memenuhi syarat ( misal

: kuitansi tidak bermaterai, jumlah kuitansi tidak sama

dengan rekap pembayarannya, dll ).

2. Memotong tagihan ( Credit Note = CN ) dari pemasok.

3. Menolak rekap pembayaran dari komputer yang tidak sesuai

dengan nilai faktur.

c. Administrasi. Kas Kecil

Tugas :

1. Mencatat dan melaporkan penerimaan dan pengeluaran kas

kecil.

2. Memastikan ketersediaan dana kas kecil.

57

Wewenang :

1. Menolak pengeluaran kas kecil yang tidak sesuai dengan

prosedur.

d. Administrasi Counter

Tugas :

1. Mencatat pengambilan bon tunai dan kantong plastik

(emballage) oleh counter.

2. Mencocokan pemakaian bon tunai yang berlaku dan

mencatat bon tunai yang batal dari counter.

3. Memeriksa dan mengkoreksi nilai bon tunai di- cross check

dengan slip cash register kemudian dicocokan juga dengan

rekap laporan omzet harian counter.

4. Mencatat hasil omzet harian dan bulanan counter dan

pembebanan diskon counter.

5. Mencatat selisih omzet yang terjadi dan menginformasikan

kepada Kasir Besar.

6. Memproses administrasi tagihan counter.

7. Mengarsip dokumen tagihan, kuitansi dan rekap penjualan

yang sudah diproses.

8. Mencocokan tagihan yang sudah dibayar oleh Pusat dengan

buku ekspedisi pembayaran counter.

Wewenang :

1. Menolak tagihan yang tidak memenuhi syarat.

58

2. Memotong tagihan ( Credit Note = CN ) dari counter.

e. Administrasi Pajak dan Penjualan Keluar

Tugas :

1. Melakukan proses administrasi pengiriman barang.

2. Menyiapkan kuitansi tagihan atas tagihan yang sudah jatuh

tempo.

3. Mengarsip daaftar pengiriman/ Invoice/ kuitansi yang telah

dibayar.

4. Memeriksa barang yang diretur dari pelanggan ( bisa

dibantu petugas Rumah Tangga atau Widianiaga ).

5. Membuat faktur pajak standar/sederhana untuk counter.

6. Menerima dan memeriksa keabsahan faktur pajak.

7. Meng-input faktur pajak ke dalam aplikasi program pajak.

8. Membuat dan mengirim laporan pajak setiap akhir bulan ke

bagian Audit.

9. Mengarsip laporan pajak dan copy faktur pajak standar/

sederhana.

10. Menginformasikan kepada petugas Data Entry untuk

penyelesaian/ pembatalan daftar pengiriman/ Invoice.

11. Menerima, memeriksa/ mencocokan, mengarsip copy faktur

penerimaan dan received order.

12. Mencocokan copy faktur penerimaan dan rekap penerimaan

dari seksi EDP.

59

Wewenang :

1. Menolak faktur pajak yang tidak sesuai dengan persyaratan

yang telah ditentukan.

E. Supervisor Pembelian

Tugas :

1. Membuat rekomendasi order dan retur buku di komputer.

2. Mengotorisasi dan menyeleksi rekomendasi order dan retur.

3. Membuat surat pesanan buku baru untuk setiap supplier yang

diterima menjadi pemasok.

4. Membuat evaluasi dan track record supplier.

5. Mengandalkan produk dengan kondisi yang menguntungan

( tepat jumlah, tepat waktu, diskon optimal, syarat dan termin

pembayaran yang menguntungkan ) dan memperhatikan

perputaran barang.

6. Mengandalkan persediaan perputaran barang

- Mendeteksi barang yang laku dan tidak laku

- Mengusahakan retur/ barter barang yang tidak laku

- Mengendalikan rasio hutang dan persediaan

7. Mengkaji situasi pasar

- Melakukan survei harga

- Mengikuti trend permintaan pasar

8. Membina hubungan baik dengan pemasok.

9. Mengadakan pertemuan rutin dengan seksi penjualan.

60

10. Membina dan mengembangkan karyawan di seksinya.

11. Melaksanakan penilaian prestasi karyawan di seksinya.

Wewenang :

1. Menentukan jumlah dan jenis pembelian barang dengan kondisi

kredit dan konsinyasi, kecuali tunai.

2. Menentukan syarat dan termin pembayaran.

3. Menyeleksi supplier yang ingin menjadi pemasok.

4. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan

karyawan bawahannya.

5. Mengotorisasi cuti dan lembur karyawan bawahannya.

6. Ikut serta mengatur visual merchandising .

Supervisor Pembelian membawahi :

a. Pembelian

Tugas :

1. Membuat rekomendasi order dan retur buku di komputer.

2. Mengotorisasi dan menyeleksi rekomendasi order dan retur.

3. Membuat surat pesanan buku baru untuk setiap supplier

yang diterima menjadi pemasok.

4. Membuat evaluasi dan track record supplier.

5. Mengadakan produk dengan kondisi yang menguntungan

( tepat jumlah, tepat waktu, diskon optimal, syarat dan

termin pembayaran yang menguntungkan ) dan

memperhatikan perputaran barang.

61

6. Mengendalikan persediaan perputaran barang

- Mendeteksi barang yang laku dan tidak laku.

- Mengusahakan retur/tukar barang yang tidak laku.

- Mengendalikan rasio hutang dan persediaan.

7. Mengkaji situasi pasar

- Melakukan survei harga.

- Mengikuti trend permintaan pasar.

8. Membina hubungan baik dengan pemasok.

9. Mengadakan pertemuan rutin dengan seksi Penjualan.

Kewenangan :

1. Menentukan jumlah dan jenis pembelian barang dengan

kondisi kredit dan konsinyasi, kecuali tunai.

2. Menentukan syarat dan termin pembayaran.

3. Menyeleksi supplier yang ingin menjadi pemasok.

4. Ikut serta mengatur visual merchandising.

F. Supervisor Penjualan

Tugas :

1. Mengendalikan operasional penjualan toko buku :

- Menyusun jadwal tugas seksi Penjualan.

- Memastikan pelayanan pelanggan sesuai dengan standar

kualitas pelayanan.

- Menangani keluhan pelanggan.

- Memastikan penerimaan buku/non buku sesuai standar.

62

- Menjaga asset perusahaan.

2. Menyeleksi dan mengotorisasi setiap usulan pesanan dan retur

produk buku/non buku dari Widianiaga/ Wiraniaga.

3. Menjalankan program kerja penjualan.

4. Melakukan pengawasan counter.

5. Menarik data dari cash register dan mesin EDC.

6. Memotivasi dan membina karyawan bawahannya.

7. Menilai prestasi karyawan seksi penjualan.

8. Mengamati pasar dan pesaing diluar serta mengkaji ulang

strategi.

9. Bertanggung jawab terhadap modal toko pada saat Kasir Besar

tidak ditempat ( misal : pada malam hari/ hari libur ).

Wewenang :

1. Mengotorisasi pemberian diskon kepada pelanggan.

2. Mengotorisasi refund.

3. Mengotorisasi cuti/lembur karyawan bawahannya.

Supervisor Penjualan membawahi :

a. Kasir

Tugasnya :

1. Mempertanggungjawabkan modal kasir yang diterima dari

Kasir Besar.

2. Melayani/menerima pembayaran dari pelanggan sesuai

standar layanan.

63

3. Mempertanggungjawabkan kebenaran uang hasil omzet

dengan hasil laporan cash register.

4. Membersihkan, merapikan tempat tugas dan menyiapkan

peralatan yang dibutuhkan.

5. Menyetorkan hasil omzet dan modal kepada Kasir Besar

serta membuat Bukti Setoran Kas ( BSK ) setelah selesai

bertugas.

6. Mencatat void, refund dan pemberian diskon (nama dan

nilai).

7. Membantu Kasir Besar menghitung uang

8. Membantu pengamanan toko.

Kewenangannya :

1. Menolak pembayaran yang tidak sah.

2. Menahan credit card yang masuk dalam black list.

3. Menerima komisi penahan credit card dari bank.

4. Memberikan diskon kepada karyawan sesuai ketentuan

b. Penerimaan Barang

Tugasnya :

1. Memberikan kebenaran barang sesuai surat pesanan.

2. Memastikan mutu barang yang diterima dalam keadaan

layak jual.

3. Mencatat nilai faktur ( netto/ bruto ) no. reg. Faktur sesuai

dengan golongan barang pada Buku Penerimaan Barang.

64

4. Menyerahkan faktur penerimaan beserta contoh ( sample )

buku kepada Petugas Data Entry.

5. Menyerahkan produk buku/ produk non buku kepada

Petugas Label.

6. Memeriksa barang retur berdasarkan nita retur dari petugas

pembelian dan mencatat dalam buku retur.

7. Menyerahkan barang retur kepada pemasok.

8. Menyerahkan copy faktur penerimaan kepada Petugas

Administrasi.

Wewenang :

1. Menolak permintaan barang yang tidak sesuai dengan surat

pesanan.

2. Menolak permintaan barang yang tidak sesuai prosedur.

3. Menolak petugas lain yang tidak berkepentingan masuk ke

gudang.

Penerimaan membawahi :

a) Labeler

Tugas :

1. Menerima produk buku/produk non buku dari petugas

Penerimaan Barang.

2. Menerima contoh ( sampel ) buku, label dan Received

Order dari petugas Data Entry.

65

3. Melabel produk buku/produk non buku sesuai dengan

standar label.

4. Menandatangani Received Order dan menyerahkan

produk buku/ produk non buku yang telah dilabel kepada

petugas Pramuniaga.

5. Mengganti label yang mengalami perubahan harga atau

kesalahan label.

Wewenangnya :

1. Melarang pengeluaran buku yang belum dilabel.

2. Melarang petugas lain memindahkan/membaca buku

dari tumpukan buku yang sedang diproses.

3. Menolak/mengembalikan buku yang tidak memiliki

data-data yang lengkap.

c. Pramuniaga

Tugas :

1. Memberikan dan merapikan buku di wilayahnya.

2. Mengawasi buku dari pencurian dan menjaga pengrusakan

oleh pengunjung.

3. Memberikan pelayanan sesuai standar.

4. Menguasai data persediaan barang di wilayahnya.

5. Mengisi rekomendasi order atau monitoring untuk

pemesanan ulang setiap hari.

6. Menerima dan memeriksa buku dari Labeler.

66

7. Men-display buku di wilayah sesuai dengan standar display.

8. Mengisi nomer rak untuk buku yang baru diterima di

komputer.

9. Menyiapkan buku yang akan di retur ke pemasok.

Wewenangnya :

1. Menegur pengunjung yang merugikan perusahaan.

2. Mengubah nomor rak di komputer.

3. Merekomendasikan retur.

d. Rumah Tangga

Membawahi :

a) Ekspedisi

Tugas :

1. Mengatur atau mengambil barang untuk kepentingan

toko.

2. Menjaga kerahasiaan dan keutuhan terhadap barang

kiriman.

3. Menjaga dan merawat kondisi kendaraan operasional :

- Mencuci/membersihkan eksterior dan interior mobil.

- Melakukan service rutin.

- Mengisi bahan bakar.

- Perlengkapan dan peralatan.

4. Mengantar/menjemput karyawan yang ditugaskan oleh

perusahaan.

67

e. Customer Service

Tugas :

1. Menerima dan menyelesaikan keluhan pelanggan.

2. Mencatat respon yang bersifat positif dan negatif dari

pelanggan ke dalam Guest Comment Book.

3. Membuat laporan bulanan Guest Comment Book.

4. Menjalankan program Customer Care ( misal: menghubungi

pelanggan yang berulang tahun, memberikan informasi buku

baru, dan lain-lain ).

5. Menangani proses pembuatan VIP card.

6. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan.

7. Melayani permintaan informasi buku dari pelanggan.

8. Mencatat nama pelanggan potensial.

9. Membuat notulen briefing pagi.

10. Menerima brosur, poster, leaflet, tiket seminar dan

pendaftaran lomba.

11. Melayani pembuatan kuitansi.

12. Menggantikan tugas operator, apabila operator tidak

ditempat.

13. Menjaga kebersihan, kerapian peralatan, perlengkapan, dan

lingkungan kerja.

14. Mengatur lalu lintas sambungan telepon untuk kepentingan

toko.

68

15. Melaksanakan audio promo yang berkaitan dengan promosi/

kegiatan toko.

16. Memutar lagu sesuai standar toko.

17. Menginformasikan kepada pelanggan dan karyawan tentang

kondisi yang terjadi di lingkungan toko sesuai standar

announcement.

18. Menjaga kerapian, kebersihan peralatan, perlengkapan serta

lingkungan kerja.

Wewenang :

1. Memberikan souvenir kepada pelanggan yang komplain.

2. Mengusulkan tersedianya souvenir.

3. Menolak permintaan sambungan telepon jika tidak berkaitan

dengan tugas.

4. Mengingatkan karyawan yang menggunakan telepon secara

berlebihan bila bukan untuk kepentingan perusahaan.

f. Keamanan

Tugas :

1. Mengamankan dan menjaga asset, tata tertib serta peraturan

perusahaan :

- Mengontrol lingkungan toko.

- Mengamati pengunjung toko.

- Mengawasi pemakaian kartu pengenal karyawan

- Menjaga ketertiban.

69

- Mencegah bahaya kebakaran.

2. Menyelidiki, memproses dan menyelesaikan kasus,

pencurian, pelanggaran tata tertib, dll.

3. Menciptakan suasana aman dan nyaman bagi pengunjung

maupun karyawan.

4. Membuat laporan harian tentang situasi yang terjadi selama

operasional toko.

5. Mendampingi Supervisor Penjualan membuka dan menutup

pintu utama toko.

6. Menyalakan dan mematikan penerangan ruangan toko, AC

dan UPS.

7. Menyerahkan kartu tamu kepada supplier/ pemasok/ tamu.

Wewenang :

1. Memeriksa karyawan pada saat keluar dari lingkungan

toko ( check body ).

2. Menegur karyawan yang melanggar tata tertib.

3. Menegur pengunjung yang dianggap merugikan perusahaan

( makan/minum, foto, memakai jaket, membawa tas, dan

lain-lain ).

4. Menangkap dan memeriksa pengunjung yang diduga

mencuri.

5. Memerintahkan operator untuk memutar lagu khusus.

70

G. Supervisor Komputer

Tugas :

1. Membuat, memerikasa dan menyerahkan laporan bulanan

kepada Supervisor Admininstrasi tepat waktu.

2. Menjaga keakuratan dan back up data.

3. Memonitor sistem aplikasi komputer yang berjalan secara

berkala.

4. Melakukan pelatihan sistem dan prosedur yang berhubungan

dengan kelancaran operasional komputer.

5. Memonitor pekerjaan petugas Data Entry.

6. Menyelesaikan kerusahan hardware dan software.

7. Memelihara peralatan kerja dan lingkungan kerja.

8. Membina dan mengembangkan karyawan bawahannya.

9. Melaksanakan penilaian prestasi kerja karyawan di seksinya

10. Menyimpan kerahasiaan program aplikasi yang dijalankan.

Wewenang :

1. Merencanakan pengembangan program aplikasi dan membuat

program bantu serta dokumentasinya yang diketahui oleh pusat.

2. Mengotorisasi laporan bulanan yang dihasilkan dari seksi

Komputer.

3. Mengotorisasi cuti/ lembur karyawan bawahannya.

4. Membuat, mengubah dan menghapus password user.

5. Menolak permintaan data yang tidak sesuai dengan prosedur.

71

6. Menolak petugas lain/pihak luar yang tidak berkepentingan

masuk ke ruang komputer dan atau menggunakan komputer.

7. Mengakses database ke semua tingkat proses aplikasi dan

sistem operasi.

8. Mengotorisasi bon retur Cabang/Supplier.

9. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan

karyawan bawahannya.

Supervisor Komputer membawahi :

a. Data Entry

Tugas :

1. Menyalakan dan mematikan server.

2. Melakukan proses rutin antara lain :

- Perubahan family dan harga.

- Surat pesanan ( PO )

- Penerimaan

- Retur supplier/ cabang/ administrasi

- Laporan pembayaran.

- Pembuatan daftar pengiriman.

- Pembuatan ID/ PLU baru.

- Mencetak label barcode.

- Mencetak dan mendistribusikan omzet harian.

3. Menjaga keakuratan, integritas dan mencegah kerangkapan

data.

72

4. Memelihara kebersihan dan kerapihan peralatan dan

lingkungan kerja.

Wewenang :

1. Menarik buku-buku bermasalah dari toko.

73

3.3 Prosedur Penggunaan Pelayanan Sistem Informasi Buku

Gambar 3.3 Prosedur Penggunaan Pelayanan Sistem Informasi Buku

Prosedur penggunaan pelayanan sistem informasi buku :

1. Pengunjung datang ke Toko Buku Gramedia Mal Puri Indah.

2. Pengunjung (konsumen) menuju bagian buku.

3. Konsumen menggunakan komputer (sistem informasi buku) untuk

mencari informasi buku yang diinginkan.

4. Konsumen yang telah mendapatkan informasi, langsung mencari buku

sesuai dengan lokasi yang telah ditunjukkan oleh sistem informasi buku, dan

mendapatkan buku yang diinginkan.

Customer Service

KonsumenTB. Gramedia

Pengunjung

Berkunjung(1)

Menuju Bagian Buku

(2)

Mencari Informasi buku

(3)

Pelayanan Sistem Informasi Buku

Data di-update

Mendapat informasi buku yang dicari

(4)Tidak mendapat informasi yang diinginkan,

stok tidak ada, dan mau melakukan pemesanan(5)

Server Di TB. Gramedia Mal Puri Indah

Buku di TB. Gramedia Mal Puri Indah

Mencari buku yang diinginkan konsumen

(6)

Melaksanakan pemesanan buku

(7)Buku Pesanan

74

5. Konsumen yang tidak mendapatkan informasi buku atau stok

(persediaan) buku yang dicari dalam keadaan kosong dan ingin melakukan

pemesanan buku dapat menuju Customer Service.

6. Customer Service membantu konsumen mendapatkan informasi buku

yang dicari, bila buku tersebut ternyata tersedia di toko, maka konsumen

dapat akan ditunjukkan lokasi buku yang dicari.

7. Customer Service juga melayani konsumen yang ingin melakukan

pemesanan buku.