BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN PADA

PT. ASURANSI INTRA ASIA

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. ASURANSI INTRA ASIA merupakan anak perusahaan PT. INTRA

ASIA CORPORA, yang terletak di Wisma Intra Asia Lt.4, Jl. Prof. Dr. Soepomo

SH. No.58, Jakarta Selatan, memiliki Nomor Surat Izin Usaha : Kep-

8747/M/1988, dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) : 01.329.338.6-

025.000, serta memiliki Sertifikat Anggota DAI : No.112. Sebagai induk

perusahaan, PT INTRA ASIA CORPORA merupakan sebuah perusahaan

investasi yang memiliki beberapa anak perusahaan yang bergerak dalam bidang

jasa seperti, jasa keuangan, balai lelang, biro perjalanan, courir dan cargo, dan

penerbangan.

Sebelum sahamnya dibeli pada tahun 1999 dari Haji Andi Sose oleh PT.

INTRA ASIA CORPORA, PT. ASURANSI INTRA ASIA dikenal sebagai PT.

ASURANSI MARANNU, yang dimiliki 95% oleh Haji Andi Sose dan sisanya

oleh koperasi karyawan PT ASURANSI JASA INDONESIA (Kopkar Jasindo).

Pada saat yang bersamaan modal dasar ditingkatkan dari Rp. 60 Milyar menjadi

Rp. 72 Milyar dan modal yang disetor ditingkatkan dari Rp. 15 Milyar menjadi

Rp. 18 Milyar.

Pada setiap penambahan modal disetor, Kopkar Jasindo tidak menambah

porsi mereka, sehingga persentasi kepemilikan Kopkar Jasindo menjadi

menurun, yaitu menjadi PT. INTRA ASIA CORPORA 97,92%, sedangkan

Kopkar Jasindo 2,08%.

PT. ASURANSI INTRA ASIA memiliki beberapa produk jasa asuransi,

seperti : asuransi kebakaran, asuransi pengangkutan, asuransi kendaraan

bermotor, asuransi rekayasa, asuransi aneka, surety bond. Sampai saat ini PT.

ASURANSI INTRA ASIA telah memiliki tujuh cabang kantor perwakilan yang

terletak di Jakarta, Medan, Bandung, Semarang, Surabaya, Lampung, dan

Samarinda.

3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dan misi dari PT. ASURANSI INTRA ASIA adalah :

a. Visi Perusahaan

Yaitu menjadi tiga besar perusahaan asuransi secara nasional dan

diminati oleh masyarakat dengan pelayanan yang memuaskan.

b. Misi Perusahaan

Memiliki jaringan yang luas dan produk sesuai dengan kebutuhan setiap

pelanggan.

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.ASURANSI INTRA ASIA

Sumber : Dikembangkan Penulis Dari Hasil Wawancara Dengan HRD pada 19 Maret 2010

3.3 Tugas dan Tanggung jawab

Berdasarkan data yang kami dapatkan dari PT. ASURANSI INTRA ASIA, kami

mengetahui tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian sebagai berikut :

3.3.1 RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

Berikut tugas dan tanggung jawab RUPS :

a. Merumuskan dan menjalankan strategi perusahaan

b. Membina hubungan-hubungan yang bersifat strategis dengan berbagai

pihak terkait (stakeholdes) untuk tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

c. Mengendalikan arah perkembangan usaha.

d. Melakukan koordinasi dan pengendalian strategi perusahaan.

e. Membentuk desain struktur dan sistem organisasi yang efektif dan efisien.

f. Menyusun annual bisnis plan.

g. Perencanaan dan Pengawasan Pembukaan Data Keuangan (Accounting),

Penerbitan Laporan Keuangan ( External & Internal Financial statement),

Perpajakan ( Tax Planning), Anggaran (budgeting), Serta Arus Kas ( Cash

Flow ).

h. Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan manajemen keuangan dan

administrasi perusahaan.

3.3.2 Dewan Komisaris

Berikut tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris :

a. merumuskan dan menjalankan strategi perusahaan

b. membina hubungan yang bersifat strategis dengan berbagai pihak terkait

(stakeholder) utuk tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

c. mengandalikan arah perkembagan usaha

d. melakukan koordinasi dan pengendalian strategis perusahaan

e. membentuk desain struktur dan sistem organisasi yang efektif dan efisien

f. menyusun annual bussiness plan

3.3.3 Dewan Direksi

Berikut Tugas dan tanggung jawab Dewan Direksi :

a. Membantu Direktur utama dan bekerja sama dengan BOD lainnya,

bertanggung jawab di dalam penyusunan dan pelaksanaan Business Plan

teutama dala bidang asuransi dalam bidang teknik asuransi.

b. Mengarahkan dan memimpin pelaksanaan kegiatan teknik perusahaan.

c. Menjamin kelancaran pelaksanaan tugas operasional bidang teknik secara

efisien dan aman.

d. Menjamin terselenggaranya pelaksanaan underwriting, Reasuransi dan

klaim yang berasas pada Prudent underwriting dan mengacu pada

underwriting guidelines.

e. Menempatkan risiko sesuai dengan kapasitas akseptasi Treaty dan

mendapatkan dukungan facultative reinsurance bila diperlukan.

f. Mengarahkan dan melaksanakan kegiatan manajemen dan pengembangan

sumber daya manusia.

3.3.4 Assosiate Marketing Director

Berikut tugas dan tanggung jawab Assosiate Marketing Director :

a. Bersama-sama anggota BOD menyusun bussiness plan (jangka minimal 3

tahun) dan rencana kerja tahunan perusahaan, memonitor secara berkala,

kesesuaian pelaksanaan dengan rencana, dan menyiapkan contigency plan.

b. Bersama-sama anggota BOD menyusun rencana garis besar pengambangan

kegiatan dan aktifitas kantor pemasaran, termasuk rencana yang berkaitan

dengan promosi, mutasi dan demosi pegawai.

c. Kontrol manajerial

3.3.5 Manager Underwriting dan Reinsurance

Berikut tugas dan tanggung jawab Manager Uderwriting dan Reinsurance :

Menyelenggarakan dan memonitor kegiatan operasional bagian

underwriting untuk menjamin terselenggaranya sistem prosedur dan standar

pelayanan underwriting yang tangguh serta meningkatkan efisiensi kegiatan

operasional perusahaan

3.3.6 Manager klaim

Berikut tugas dan tanggung jawab Manager klaim :

a. menyelenggarakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan operasional

bagian klaim

b. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan,

khususnya bagian klaim.

c. menjalin serta menjaga hubungan yang baik dengan atasan dan mitra kerja,

baik internal maupun eksternal.

d. melaskanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.7 General Manager Finance & Accounting

Berikut tugas dan tanggung jawab General Manager Finance & accounting :

a. perencanaan dan pengawasan arus kas (cash flow).

b pengelolaan dan pengawasan hutang piutang.

c. pengendalian anggaran.

d. analisis laporan keuangan.

e. pengawasan pembukuan data keuangan dan pajak.

f. pelapora kepada pihak internal dan eksternal.

g. membantu menyebarkan informasi mengenai perusahaan, produk dan jasa,

serta layanan – layanan yang diberikan kepada stakeholder guna

meningkatkan citra perushaan.

h. bertanggung jawab dalam bidang hukum dalam rangka persiapan go public.

i. melaksanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan

3.3.8 Kepala Kantor Pemasaran

Berikut tugas dan tanggung jawab Kepala Kantor Pemasaran :

a. berdasarkan resources yang dimilikinya, menyusun rencana bisnis tahun

depan untuk kantor pemasaran khususnya termasuk didalamnya

menentukan dan mengosiasikan dengan BOD, target premi (gross dan net)

dan loss ratio tahunan (disusun secara bulanan) berdasarkan class of

bussiness dan source of bussiness.

b. merencanakan dan menetapkan strategi dan tenik pemasaran serta

mndiskusikan dan strategi dan teknik tersebut dengan associate director

marketing untuk memastikan bahwa rencana dan target bussiness plan

terwujud pada akhir tahun.

c. merencanakan dan menyusun secara tertulis pengaturan dan pembagian

kerja SDM.

d. melasanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.9 Kepala Kantor Perwakilan

Berikut tugas dan tanggung jawab Kepala Kantor Perwakilan :

a. berdasarkan resources yang dimilikinya, menyusun rencana bisnis tahun

depan untuk kantor pemasaran khususnya termasuk didalamnya

menentukan dan mengosiasikan dengan BOD, target premi (gross dan net)

dan loss ratio tahunan (disusun secara bulanan) berdasarkan class of

bussiness dan source of bussiness.

b. merencanakan dan menetapkan strategi dan tenik pemasaran serta

mndiskusikan dan strategi dan teknik tersebut dengan associate director

marketing untuk memastikan bahwa rencana dan target bussiness plan

terwujud pada akhir tahun.

c. merencanakan dan menyusun secara tertulis pengaturan dan pembagian

kerja SDM.

d. melasanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.10 Asst. Manager Underwriting

Berikut tugas dan tanggung jawab Asst. Manager Underwriting :

Membantu GM Teknik dalam menyelanggarakan dan memonitor kegiatan

operasional bagian underwriting properti dan aneka untuk menjamin

terslenggaranya sistem prosedur dan standar pelayanan underwriting yang

tangguh serta meningkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.

3.3.11 Asst. Manager Reinsurance

Berikut tugas dan tanggung jawab Asst. Manager Reinsurance :

Menyelanggarakan dan memonitor kegiatan operasional bagian reasuransi,

untuk menjamin terselenggaranya sistem prosedur dan standar pelayanan

reasuransi yang baik serta meningkatkan efisiensi kegiatan operasional.

3.3.12 Operator Polis

Berikut tugas dan tanggung jawab Operator Polis :

Membantu manager administrasi polis dalam menyelanggarakan kegiatan

pemeriksaan polis dan dokumen asuransi lainnya untuk risiko yang diterima

oleh perusahaan serta membantu terselenggaranya sistem prosedur dan standar

pelayanan pembuatan polis yang baik dan memuaskan pelanggan.

3.3.13 Staf Filling Polis

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Filling Polis :

Membantu manajer administrasi polis dalam rangka menyelanggarakan

kegiatan penyimpanan dan pedistribusian polis serta membantu

terselenggaranya sistem prosedur dan standart pelayanan yang baik dan

memuaskan pelanggan.

3.3.14 Staf Treaty & Admin

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf treaty & Admin :

Membantu manajer reasuransi treaty dalam menyiapkan data untuk

menyiapkan data untuk negosiasi treaty dan pelaporan yang dibutuhan

sehubungan dengan penggunaan treaty.

3.3.15 Staf Reinsurance Facultative & Inward

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Reinsurance Facultative & Inward :

Membantu manajer reasuransi dalam penempatan reasuransi fakultatif serta

pembuatan dan penerbita dokumen reasuransi dan dokumen pendukung

lainnya.

3.3.16 Staf Administrasi Klaim

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Administrasi Klaim :

a. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan,

khususnya bagian klaim.

b. menjalin serta menjaga hubungan yang baik dengan atasan dan mitra kerja,

baik internal maupun eksternal.

c. melaskanakan tugas – tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.17 Staf Survey Klaim

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Survey Klaim :

Bertanggung jawab terhadap penanganan survey klaim maupun

penutupan asuransi sesuia dengan sistem prosedur dan standar pelayanan yang

telah ditetapkan perusahaan

3.3.18 Assisten Manager Keuangan

3.3.19 Berikut tugas dan tanggung jawab Assisten Manager Keuangan :

a. Perencanaan dan pengawasan cash flow

b. Penyusunan laporan harian kas aktual dan rekonsiliasi bank secara

mingguan dan bulanan

c. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.19 Kasir

Berikut tugas dan tanggung jawab Kasir :

a. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pembayaran dari dan ke pihak

ketiga.

b. Bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil ( petty cash)

c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.20 Staf Payment

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Payment :

a. Membantu manajer dalam proses pembayaran hutang-hutang klaim

b. Bertanggung jawab atas pendokumentasian berkas-berkas hutang kliam,

hutang reasuransi dan hutang kepada pihak ke-tiga lainnya, pemeriksaan

kelengkapan dokumen dan penjadwalan pembayaran hutang klaim.

c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan

3.3.21 Staf Keuangan

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf keuangan :

a. Pemilik saham input data komputer (data verifikation).

b. Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip (filing and documentation)

c. Penyiapan data untuk penyusunan laporan keuangan.

d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.22 Staf Collection

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Collection :

a. Membuat dan melaksanakan sistem penagihan piutang premi yang efektif

dan sistematis.

b. Bertanggung jawab atas tertagihnya piutang premi

c. Membuat analisis mengenai ” Kebiasaan” / ”Track record” debitor yang

dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.23 Assisten Manager Akuntansi

Berikut tugas dan tanggung jawab Assisten Manager Akuntansi :

a. Penyusunan laporan keuangan yang tepat waktu dan dapat diandalkan

untuk pengambilan keputusan internal maupun eksternal serta penyampian

management report yang tepat setiap waktu.

b. Meningkatkan likuidasi perusahaan antara lain dengan cara

mengoptimalkan bagian collection agar dapat mempercepat perolehan kas

adan memperkecil kemungkinan terjadinya piutang macet.

c. Mengusahakan pembayaran tepat waktu sesuai dengan ketentuan.

d. Mempertahankan tingkat RBC minimal yang dipersyaratkan oleh

departemen keuangan RI.

3.3.24 Staf Akuntansi

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi :

a. Pemilik saham input data komputer (data verifikation).

b. Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip (filing and documentation)

c. Penyiapan data untuk penyusunan laporan keuangan.

d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.25 Staf Pajak

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf Pajak

a. Pemilik saham input data komputer (data verifikation).

b. Bertanggung jawab atas pengelolaan arsip (filing and documentation)

c. Penyiapan data untuk penyusunan laporan keuangan.

d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.26 Asisten Manager SDM

Berikut tugas dan tanggung jawab Assisten Manager SDM :

a. Menciptakan program pengembagan karyawan melalui pendidikan dan

pelatihan yang lebih tajam dan terarah yang sejalan dengan rencana bisnis

perusahaan.

b. Prosedur rekruitment karyawan yang lebih ketat yang berbasis kompetensi

sesuai dengan Peraturan perusahaan dan Surat Keputusan yang berlaku,

sehingga dapat diperoleh SDM yag handal dan tepat sasaran.

c. Penempatan karyawan berdasarkan job description, job requirement dan

kebutuhan tiap unit kerja sesuai dengan rencana yang telah disepakati.

d. Menyusun Evaluasi Kinerja karyawan yang lebih baik sehingga dapat

meningkatkan motivasi, competitiveness dan loyalitas karyawan.

e. Megevaluasi sistim dan pengelolaan organisasi SDM secara terus menerus

dan berkelanjutan.

3.3.27 Sekretaris Direksi

Berikut tugas dan tanggung jawab Sekretaris Direksi :

Membantu mengorganisasikan kegiatan sehari-hari anggota BOD

3.3.28 Asisten Manager Umum dan Administrasi

Berikut tugas dan tanggung jawab Asisten Manager Umum dan Administrasi :

Penyedia sarana dan pra-sarana kerja yang wajar untuk seluruh unit kerja

agar kelancaran operasional perusahaan dapat tercapai.

3.3.29 Resepsionis

Berikut tugas dan tanggung jawab Resepsionis :

a. Pengelolaan aktivitas komunikasi ( telephone operator) dan distribusi surat-

surat masuk.

b. Menerima tamu perusahaan

c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan

3.3.30 Office Boy

Berikut tugas dan tanggung jawab Office Boy :

a. Menjaga kebersihan ruangan dan peralatan kantor

b. Melayani kebutuhan sehari-hari direksi dan karyawan seperti fotocopy,

kirim fax, dan lain-lain.

c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.3.31 Driver

Berikut tugas dan tanggung jawab Driver :

a. Bertanggung jawab atas transportasi kegiatan operasional dan administrasi

yang mempergunakan kendaraaan inventaris kantor.

b. Perawatan kendaraan inventaris kantor

c. Melaksanaka tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan

3.3.32 Messenger

Berikut tugas dan tanggung jawab Messenger :

a. Melakukan tugas ekspedisi ( courier service).

b. Melakukan penagihan piutang ( collection).

3.3.33 Asst. Manager IT

Berikut tugas dan tanggung jawab Asst. Manager IT :

a. Merancang pengembangan sistem informasi yang handal bagi perusahaan,

baik untuk kebutuhan informasi internal maupun external.

b. Bertanggung jawab atas kelancaan sistem operasi yang menggunakan

komputer dalam hal software, hardware dan jaringan.

c. Menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen maupun

bagian lain guna membentu pengambilan keputusan.

d. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang dinstruksikan oleh atasan.

3.3.34 Staf IT dan Staf Hardware

Berikut tugas dan tanggung jawab Staf IT dan Staf Hardware :

a. Bertanggung jawab atas kelancaran sistem operasi yang menggunkan

komputer dala hal hardware dan tekologinya.

b. Memelihara dan mengembangkan sistem jaringan komputer yang ada

beserta peripheral-peripheral lainnya.

c. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

3.4 Proses Bisnis

Berdasarkan dari wawancara kami dengan HRD, kami mengetahui proses

bisnis dari PT. ASURANSI INTRA ASIA sebagai berikut :

3.4.1 Bagian Underwriting

Dimulai pada saat klien ingin menggunakan produk asuransi yang terdapat

pada PT. ASURANSI INTRA ASIA, kemudian klien melakukan pendafataran

dengan menghubungi bagian marketing support. Kemudian bagian marketing

support membuat placing slip (P/S) untuk dikirimkan ke bagian underwriting,

lalu bagian underwriting akan menganalisa P/S tersebut untuk mengetahui

apakah bisnis tersebut dapat diterima atau tidak. Jika P/S ditolak, maka

underwriting akan memberitahukan kepada marketing support (terlampir surat

daftar bisnis yang dihindari), atau marketing support mengajukan banding ke

atasan yang lebih tinggi yaitu manajer uderwriting agar dapat disahkan dan

mengecek apakah placing slip tersebut dapat diterima oleh manajer underwriting.

Jika diterima maka underwriting akan melapor ke marketing support. Jika

placing slip tersebut disahkan oleh manajer underwriting maka bagian

underwriting akan membuat surat survey yang kemudian akan diberikan kepada

surveyor. Kemudian bagian surveyor melakukan survey dan akan membuat

laporan survey.

Lalu bagian suveyor mengirimkan laporan survey tersebut ke bagian

underwriting untuk disesuaikan dengan placing slip, untuk mengetahui apakah

laporan survey tersebut telah sesuai dengan placing slip tersebut. Setelah bagian

underwriting melakukan penyesuaian, maka bagian underwriting akan

mengirimkan placing slip yang telah di tanda tangani ke bagian reinsurance. Jika

placing slip tersebut diterima oleh bagian reinsurance maka bagian reinsurance

akan memberitahukan ke bagian marketing support untuk menerbitkan Surat

Order Polis (SOP). Jika tidak diterima oleh bagian reinsurance, maka akan

dilakukan negosiasi dengan bagian reinsurance dari pihak ketiga atau akan

dilakukan proses konsultasi degan manajer underwriting.

Setelah bagian marketing support membuat SOP, maka SOP akan

dikirimkan ke bagian underwriting untuk dilakukan pengecekkan dengan tujuan

untuk pembuatan draft yang akan dikirimkan ke bagian yang terkait. Kemudian

draft-draft dari tiap bagian akan dikumpulkan untuk dibuatkan polis. Setelah

dibuatkan polis sebanyak 6 rangkap, maka tiap rangkapnya akan diberikan ke

bagian yang terkait dan kepada klien. Hal ini akan menunjukkan bahwa klien

tersebut telah terdaftar sebagai anggota asuransi.

3.4.2 Bagian Klaim

Klaim merupakan proses utama dalam perusahaan asuransi. Dalam PT.

ASURANSI INTRA ASIA, proses klaim yang terjadi adalah sebagai berikut :

Pertama proses dimulai saat klien melakukan komplain ke pihak asuransi.

Kemudian klien akan mengisi SLK (Surat Laporan Klaim), yang kemudian SLK

akan diberikan ke bagian klaim yang akan meregistrasi SLK tersebut dan input

PLA (Preminary Lost Advice). Lalu bagian klaim akan meakukan anlisis

validitas polis dari klien yang bersangkutan. Jika tidak sesuai maka bagian klaim

akan membuat surat penolakan dan memberikan surat tersebut kepada klien yang

bersangkutan. Jika ternyata validitas diterima maka, bagian klaim akan

memberitahukan prosedur klaim yang berlaku. Lalu bagian klaim akan

menginformasikan ke bagian surveyor untuk melakukan survey atas SLK.

Setelah dilakukan survey, maka surveyor akan membuat laporan survey

yang akan dianalisis dan didiskusikan dengan manajer klaim. Jika manajer klaim

tidak setuju maka akan diinformasikan kepada bagian klaim untuk membuat

surat penolakan dan mengirimkan surat tersebut kepada klien yang bersangkutan.

Jika disetujui maka manajer teknik akan menginformasikan kepada bagian klaim

untuk menginput dan menyempurnakan PLA internal. Kemudian bagian klaim

akan memberitahukan manajer klaim untuk mengotorisasi PLA yang telah

disempurnakan. Kemudian manajer klaim akan menginformasikan ke klien untuk

melengkapi dokumen pendukung. Kemudian bagian klaim akan memeriksa

dokumen pendukung tersebut untuk menginput nilai ganti rugi sesuai dengan

PLA yang disesuaikan, lalu dari data tersebut akan dibuat DLA (Difinite Loss

Advice) internal.

Kemudian bagian klaim akan menyerahkan DLA tersebut ke bagian

keuangan untuk melakukan pembayaran gantu rugi ke bagian klaim, lalu akan

dibuatkan surat subrogation. Kemudian surat subrogation akan diberikan kepada

klien sebagai bukti ganti rugi dan ditandatangani.

3.4.3 Bagian Keuangan

Di bagian keuangan proses bisnis yang terjadi adalah proses pemasukkan

dan pengeluaran kas dalam perusahaan. Dalam proses penerimaan dana dimulai

dari pengiriman dana dari departemen yang terkait melalui transfer ATM dan

menghasilkan struk transfer yang kemudian akan diserahkan ke bagian

keuangan. Oleh bagian keuangan nantinya akan dibuatkan voucher sebagai tanda

bukti bahwa transfer dana telah berhasil dilakukan. Voucher tersebut akan

diberikan ke bagian akuntansi untuk dibuatkan jurnal dan laporan yang nantinya

akan di arsip.

Untuk proses pengeluaran dana dimulai pada saat departemen yang

bersangkutan meminta dana pada bagian keuangan yang nantinya departemen

yang bersangkutan akan membuat form permintaan uang yang akan diserahkan

ke bagian keuangan. Kemudian bagaian keuangan akan menyiapkan uang yang

akan dikeluarkan, yang akan langsung diberikan kepada departemen yang

bersangkutan beserta form keuangan yang sudah ditandatangani. Kemudian

bagian keuangan akan membuat voucher sebagai bukti transaksi pengeluaran

uang. Setelah itu vouchertersebut diserahkan ke bagian akuntansi untuk

dibuatkan jurnal dan laporan pengeluaran uang.

3.5 Overview Activity Diagram

3.5.1 Overview Activity Diagram Bagian Underwriting

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Bagian Underwriting PT ASURANSI INTRA ASIA Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan HRD 18 Maret 2010

3.5.2 Overview Activiy Diagram Bagian Klaim

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Bagian Klaim

Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan HRD 18 Maret 2010

3.5.3 Overview Activiy Diagram Bagian Keuangan Penerimaan Kas

Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Bagian keuangan Penerimaan Kas

Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan HRD 18 Maret 2010

3.5.4 Overview Activiy Diagram Bagian Keuangan Pengeluaran Kas

Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Bagian keuangan Pengeluaran Kas

Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan HRD 18 Maret 2010

3.6 Implementasi TI

Gambar 3.6 topologi jaringan PT ASURANSI INTRA ASIA Sumber : wawancara dengan bapak hamzah selaku asisten manager IT pada tanggal10 april 2010

Client Server AIA PUSAT

Database Server

3Com SuperStackII Ethernet 1000 Base-T Hub

24 ports

Deni Permana

Wahyu W

Devi P

Compex MicroHub Ethernet 1000 Base-T Hub

8 ports (uplinked)

Dwi Sri Rahayu

Lira Aknesia Print Server

Epson LQ-2180ASCII Printer

Epson LQ-2180ASCII Printer

HP Laser Jet 1200printer

NopitaIda Zubaidah

Pres. Dir

Dir. Tekhnik

Ass. Dir

Mauliza (MS)

Taufik (IT )

Hamzah (IT)

Epson Stylus 760Color printer

HP PSC 1200printer

Andrew Tency

Edi S

Syaiful B

Epson LQ-2180ASCII Printer

Reka

D-Link 100 0Base T/TX Hub

8 port

Network TopologyPT. ASURANSI INTRA ASIA

Last Updated: 31/03/10

Collection Dept

Underwriting Dept

HP Laserjet 1200printer

HP Laserjet 1200printer

D-Link 100 0Base T/TX Hub

8 port

D-Link 100 0Base T/TX Hub

8 port

Endang PIsmarlia W

Accounting Dept

Finance Dept

Epson LQ-2180ASCII Printer

HP Laserjet 1200printer

Lira Aknesia Lira Aknesia Lira Aknesia

Compex MicroHub Ethernet 1000 Base-T Hub

8 ports (uplinked)

Reinsurance Dept

IT Dept

Epson LQ-2180ASCII Printer

Web server

IP 192.168.4.XXXSubnet Mask 255.255.255.0

Teknologi informasi pertama kali diimplementasikan oleh PT. ASURANSI

INTRA ASIA pada tahun 2000 berupa PC (Personal Computer) dan peralatan yang

menunjang aktivitas komputer tersebut. Seiring dengan berkembangnya bisnis maka

penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan juga ikut berkembang. Implementasi

TI sangat dibutuhkan unutk menunjang jalannya proses bisnis perusahaan.

Dengan digunakanya TI dalam proses bisnis perusahaan, maka perusahaan

membentuk divisi TI yang memliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Bertanggung jawab atas kelancaran sistem operasi yang menggunakan komputr

dalam hal hardware dan teknologinya.

2. Memelihara dan mengembangkan sistem jaringan komputer yang ada beserta

peripherals lainnya.

3. melaksanakan tugas-tugas khusus yang diinstruksikan oleh atasan.

Teknologi informasi yang telah diimplmentasikan oleh PT. ASURANSI INTRA

ASIA antara lain :

a. Infrastruktur

1. Hardware

Untuk mendukung jalannya proses bisnis dalam perusahaan maka

dibutuhkan berbagai perangkat keras yang meliputi 50 PC (Personal

Computer) yang tersebar ditiap divisi. Untuk user meggunakan PC dengan

spesifikasi sebagai berikut :

Mainboard Asus P5GC-MX ; HDD 160Gb SATA Saegate ; Memory

1Gb PC5300 Kingston ; Casing Simbada SimX 380 Watt ; Intel

Processor Core2Duo 2.53Ghz ; Intel Processor Dual Core 2.0Ghz.

Untuk server menggunakan spesifikasi sebagai berikut :

a. Itel Xeon Quad Core L5520 (2.26Ghz) ; Memory 8Gb DDR3-1333 ;

e. 6 printer yang digunakan untuk mencetak informasi dengan merk HP

Laserjet 1200 Printer dan Epson LQ2180.

f. Network Connector RJ-45

g. Kabel LAN UTP AMP Cat 5

h. UPS for Server (APC 1000 VA)

i. Laptop yang digunakan olah manajemen atas. (Core2DuoT6600-

2.2Ghz/2048/320/DVD-RW/M/L/W/BT/Camera/14.1”/DOS/1 Year).

2. Software

Perangkat lunak yang digunakan oleh PT. ASURANSI INTRA ASIA

antara lain :

a. user : Windows Vista Bisnis downgrade XP SP2 ; server : Windows 2008

Server 25 Client

b. Microsoft SQL Server 2005 (25 CALs)

c. Antivirus Norton 2005

d. Microsoft Office 2007 Professioal Edition

3. Network

Untuk menghubungkan pemrosesan proses bisnis dalam perusahaan antar

PC, maka digunakan kabel LAN ( Local Area Network) dan yang

menghubungkan perusahaan dari cabang ke kantor pusat dengan menggunakan

RJ-45.

4. Internet

Untuk koneksi internet, perusahaan menggunakan provider Telkom

Speedy.

5. Intranet

Adapun kondisi dari hardware seperti monitor, keyboard, mouse, dan

printer, masih dalam kondisi baik dan masih dapat digunakan sampai 5 tahun

ke depan, keluhan yang sering muncul bukan pada perangkat IT melainkan

pada kesalahan yang dilakukan user dalam menginputkan transaksi (Human

Error). Masalah lain yang muncul adanya virus-virus yang memasuki sistem

yang mengganggu jaringan. Bagian TI juga senantiasa meng-update antivirus

dan melakukan maintenance TI. Perusahaan menerapkan pencatatan

keuangan untuk pengeluaran bagian IT sebagai beban operasional yang

menjadi satu dengan beban operasional perusahaan, sehingga tidak ada

pecatatan khusus untuk pengeluaran IT. Oleh sebab itu akan sulit untuk

dilakukan penelusuran atas pengeluaran biaya yang dilakukan oleh bagian TI

dalam memperlancarkan proses bisnis PT. ASURANSI INTRA ASIA.

3.7 Analisa Kegiatan Divisi TI yang Berjalan

3.7.1 Permintaan Hardware / Software

Proses ini didapat dari hasil wawancara dengan Asisten Manager TI .

Dimulai dari departemen yang terkait melaporkan permintaan hardware atau

software ke bagian Asisten Manajer TI, lalu dibuat form request hardware dan

software yang akan ditujukan kepada Direksi untuk diotorisasi. Setelah

diotorisasi oleh Direksi maka staf TI akan meminta list harga dari beberapa

vendor (minimal 3 vendor) agar dapat diperoleh perbandingan harga.

Setelah staf TI telah mendapatkan vendor yang cocok dengan harga yang

termurah, maka bagian staf TI akan meng-entry data hardware dan software

yang dipesan beserta harganya yang telah didapatkan dari vendor ke dalam

form request. Kemudian staf TI melakukan pemesanan melalui telepon ke

vendor. Kemudian staf TI akan mengirimkan form request tersebut kepada

bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan melakukan pembayaran

kepada vendor, setelah dilakukan pembayaran maka barang akan dikirim oleh

vendor dan diterima oleh staf TI. Kemudian akan diimplementasikan hardware

atau software tersebut kepada departemen yang terkait oleh staf TI. Setelah

hardware dan software di implementasi. Lalu asisten manajer TI akan

membuat laporan request untuk diarsip.

3.7.2 Melakukan Update Program

Jika departemen yang bersangkutan ingin meng-update aplikasi yang

telah tersedia, pertama departemen tersebut akan memberikan notifikasi kepada

asisten manajer TI untuk melakukan pengubahan program yang dipakai.

Kemudian asisten manajer TI akan membuat activity log untuk diberikan

kepada departemen tersebut untuk diisi dengan permintaan update yang

diinginkan. Setelah itu departemen yang bersangkutan akan memberikan

activity log tersebut kepada asisten manajer TI untuk diotorisasi untuk

mengetahui apakah permintaan update program tersebut disetujui atau tidak.

Jika perubahan program yang diminta terlalu rumit maka asisten manajer TI

akan menolak activity log.

Jika disetujui maka activity log tersebut akan diberikan kepada staf TI

untuk dibuatkan program sesuai dengan activity log. Setelah program tersebut

selesai selanjutnya asisten manajer TI akan menguji program tersebut, jika

setelah pengujian tidak disetujui oleh asisten manajer TI maka staf TI akan

mengubah program tersebut agar dapat disetujui oleh asisten manajer TI. Jika

program tersebut disetujui, maka selanjutnya staf TI akan menerapkan program

tersebut di dalam departemen yang bersangkutan. Setelah penerapan program

tersebut, asisten manajer TI akan membuat laporan activity log untuk diarsip.

3.7.3 Meng-install hardware atau software

Jika departemen yang terkait ingin meng-install hardware/software baru,

selanjutnya departemen yang bersangkutan memberikan notifikasi mengenai

permintaan untuk meng-install hardware/software ke asisten manajer TI, yang

kemudian akan dibuatkan form request. Setelah form request dibuat, asisten

manajer TI menyerahkan form tersebut ke staf TI. Kemudian staf TI akan

melakukan peng-install-an program dan menguji coba hardware/software

tersebut untuk mengetahui apakah hardware/software tersebut layak untuk

digunakan atau tidak, kemudian staf TI akan membuat laporan dan

menyerahkannya ke asisten manajer TI untuk diotorisasi. Setelah itu asisten

manajer TI akan membuat laporan request install hardware/software

3.7.4 Request untuk memperbaiki hardware atau software

Jika terdapat hardware/software yang rusak, maka departemen yang

bersangkutan memberikan notifikasi kepada asisten manajer TI bahwa ada

kerusakan pada hardware atau software. Kemudian asisten manajer TI akan

membuat form request hardware/software untuk diserahkan ke bagian staf TI,

yang kemudian akan memeriksa kerusakan yang terjadi di departemen tersebut.

Setelah staf TI mengetahui kerusakan yang terjadi pada hardware/software di

dalam departemen tersebut, selanjutnya staf TI akan memperbaiki kerusakan

hardware/software tersebut. Selanjutnya asisten manajer TI akan membuat

laporan perbaikan hardware/software untuk diarsip.

3.8 Overview Activity Diagram Divisi TI

3.8.1 Permintaan Hardware/Software

Gambar 3.7 Overview Activity Diagram Proses Permintaan Hardware / Software Divisi TI

Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan Bpk. Hamzah 18 Maret 2010

3.8.2 Melakukan Update Program

Gambar 3.8 Overview Activity Diagram Melakukan Update Program Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan Bpk. Hamzah 18 Maret 2010

3.8.3 Meng-install Hardware / Software

Gambar 3.9 Overview Activity Diagram Meng-install Hardware / SoftwareDivisi TI Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan Bpk. Hamzah 18 Maret 2010

3.8.4 Request Untuk Memperbaiki Hardware / Software

Gambar 3.10 Overview Activity Diagram Perbaikan Hardware / Software Sumber : Dikembangkan Oleh Penulis Dari Hasil Wawancara dengan Bpk. Hamzah 18 Maret 2010

3.9 Identifikasi Manajemen Risiko Teknologi Informasi

Berdasarkan hasil observasi di perusahaan dan wawancara terhadap manajer TI,

kami mendapatkan informasi mengenai risiko-risiko yang ada diperusahaan beserta cara

pengelolaannya. Kami menyusun deskripsi manajemen risiko TI tersebut dengan

berdasarkan pada teori yang dikemukakan oleh Ernie Jordan dan Luke Silcock. Seperi

yang telah dibahas pada landasan dalam bab 2, proses atau tahapan dalam manajemen

risiko teknologi informasi terbagi dalam beberapa tahapan. Berikut ini penjabaran

deskripsi manajemen risiko perusahaan berdasarkan tahapan-tahapan tersebut :

1. Pengenalan / penemuan risiko.

Dalam mengenal ataupun menemukan risiko, maka tentunya harus dimulai

dari lingkungan teknologi informasi perusahaan. Pada PT. ASURANSI INTRA

ASIA, terdapat gangguan/risiko teknologi informasinya bisa berupa :

a. Tingkat Aplikasi

Dalam hal ini risiko yang terdapat di PT. ASURANSI INTRA ASIA

adalah risiko internal dan eksternal. Risiko internal di PT. ASURANSI INTRA

ASIA berasal dari sumber daya manusia yang ada. Risiko ini bisa terdapat unsur

kesengajaan ataupun yang tidak sengaja. Unsur kesengajaan yang pernah terjadi

diperusahaan, ada karyawan yang sengaja merusak peralatan, tindakan kriminal

berupa meggunakan hardware maupun software, kurangnya kompetensi

karyawan dalam menggunakan hardware dan software rusak karena umur

pemakainya yang telah melewati masanya, kelalaian karyawan yang sedang

bekerja. Risiko eksternal di PT. ASURANSI INTRA ASIA yang pernah terjadi

antara lain ; virus yang menyerang operation system ketika karyawan melakukan

koneksi ke internet, ancaman dari orang luar yang tidak terotorisasi untuk

mencoba melakukan koneksi ke dalam wireless yang ada diperusahaan.

b. Tingkat Organisasi

Pada bagian ini, akan dibahas seberapa besar pengaruh teknologi

informasi pada PT. ASURANSI INTRA ASIA. Diharapkan dengan adanya

penggunaan teknologi informasi ini, perusahaan dapat mencapai keunggulan

kompetitif, sehingga dapat bersaing dengan software house lainnya. Pada

tingkatan ini terbagi dalam 3 tingkatan resiko, yaitu :

1. Risiko Ketahanan

Dengan menggunakan software-software yang merupakan bagian dari

Microsoft (karena perusahaan membayar license langsung dari perusahaan

Microsoft), maka perusahaan berharap bahwa perusahaan mereka dapat

bertahan dan bersaing dengan baik menghadapi perusahaan lain, dan pada

suatu waktu perusahaan berharap dapat melewati kompetitor lainnya.

2. Risiko Keamanan Data

Data bagi perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting dan

bersifat rahasia. Pada perusahaan ini data yang disimpan adalah data source

code ( dipakai untuk coding software yang dijual), data pelanggan, data

keuangan, dan lain-lain. Oleh karena pentingnya data-data ini, maka dari

itu risiko yang berhubungan dengan data harus diperhatikan dan

ditanggulangi seperti : pencurian atau pengaksesan data dari pihak yang

tidak berwenang, rusaknya hard disk.

c. Risiko Legal

Risiko legal disini merupakan risiko yang muncul dalam perusahaan

karena pelanggaran hak oleh kompetitor dan pelanggan melalui

penggunaan teknologi informasi. Contoh dari risiko ini yang terjadi di PT.

ASURANSI INTRA ASIA, pencurian pemakaian internet wireless

perusahaan yang diakses oleh pihak yang tidak berwenang, pencurian ide

atau proyek perusahaan oleh pihak luar, pemakaian komputer perusahaan

yang bersifat pribadi oleh pelanggan ataupun yang bukan karyawan yang

berwajib diperusahaan.

2. Penilaian / Analisis

Risiko-risiko yang telah teridentifikasi diatas tentunya bila terjadi akan

membawa dampak yang negatif bagi perusahaan.

a. Tingkat Aplikasi

Menurut perusahaan, risiko pada tingkat aplikasi kemungkinan yang

terbesar yang terjadi adalah risiko internal risiko yang paling terjadi adalah

kesalahan karyawan dari perusahaan (human error). Risiko ini tentunya akan

mengganggu jalannya proses bisnis perusahaan, seperti kerusakan hardware,

sehingga perusahaan harus mengeluarkan uang lebih dan proses bisnis yang ada

dibagian tersebut akan terganggu.

Sedangkan risiko eksternal yang paling menganggu perusahaan dalam

proses bisnisnya adalah virus. Khusus untuk virus walaupun sudah memakai

antivirus yang up-to-date, komputer-komputer yang ada masih tetap dapat

terjangkit virus.

b. Tingkat Organisasi

Pada tingkat organisasi, menurut PT. ASURANSI INTRA ASIA risiko

yang paling penting adalah risiko dari keamanan data. Risiko keamanan data

tentunya akan berakibat fatal pada proses bisnis. Apabila perusahaan mengalami

kehilangan data atau pencurian data oleh kompetitor, atau pihak yang tidak

berwenang maka akan mengakibatkan perusahaan kehilangan kepercayaan

publik karena data penting pelanggan dapat diketahui oleh pihak luar.

3. Perawatan

Penanganan risiko yang dipilih oleh PT. ASURANSI INTRA ASIA adalah

contigency plan. Perusahaan menerapkan segala rencana yang diperlukan untuk

menangani dampak yang bakal dihasilkan dari risiko yang kemungkinan muncul di atas.

Contoh penggunaan UPS untuk server sehingga tidak menganggu proses bisnis yang

sedang dilakukan apabila listrik padam atau listrik tidak stabil, dan data back-up

disimpan ditempat yang sangat aman sehingga hanya orang yang memiliki wewenang

saja yang dapat mengakses.