BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM BERJALAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00884-KA...
-
Upload
nguyenthien -
Category
Documents
-
view
220 -
download
0
Transcript of BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM BERJALAN - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00884-KA...
44
BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat
Dalam akte pengumuman dalam Berita-Negara R.I menurut pasal 38 dari Buku
Undang-Undang perniagaan PERSEROAN TERBATAS PT. LOKA MAMPANG
INDAH REALTY Nomor 81 pada hari rabu tanggal enam belas Mei seribu sembilan
ratus sembilan puluh (16-05-1990) dihadapan notaries, PT. Loka Mampang Indah Realty
adalah perusahaan yg bergerak dibidang property, dimana perusahaan ini membangun
apartemen dan office park yang dinamakan Gedung Arkadia Office Park. Gedung
Arkadia Office Park dimulai konstruksinya pada tahun 1997. Gedung yang pertama kali
dibangun adalah Tower A yang selesai pembangunannya pada tahun 1998. Setelah itu
dibangun Tower B, C, D, dan E pada tahun 1999. Perusahaan ini memiliki 50 % saham
lokal dan 50 % saham asing. Dimana pada saham lokal terdiri dari 6 orang pengusaha,
dan pada saham asing berupa portofolio. Pada tahun 2007 Saham asing dibeli oleh
pemegang saham lokal sehingga semua sahamnya sekarang adalah milik saham lokal.
Pada tahun 2008 dibangun kembali 1 buah tower yaitu Tower F.
3.1.2 Profil Perusahaan PT. Loka Mampang Indah Realty
PT. Loka Mampang Indah Realty (LMIR) adalah sebuah perusahaan real estate
yang didirikan pada tahun 1990 khusus untuk mengembangkan properti. Para pendiri
perusahaan mapan housing developers nyata dan berkonsentrasi dalam mengembangkan
45
di perumahan biaya menengah di bawah Umawar Isasabluza, Duta Putra Mahkota dan
Asco flagships.
Dalam perusahaan, pada dasarnya kemitraan diwakili oleh Herman Soedarsono
sebagai Chairmain, Achmad Umar sebagai Presiden Direktur dan Pingki Pangestu
sebagai Direktur. Proyek pertama adalah Apartemen Mampang Arkadia selesai pada
tahun 1993 dan Arcadia Office Park selesai pada tahun 1999.
Pada tahun 1995, LMIR menjadi joint-venture asing perusahaan dengan properti
berbasis di Singapura dana, SEAJAK Pte Ltd, mengambil ekuitas di LMIR. Perusahaan
saat ini sedang mengembangkan penyuluhan dari Arcadia Office Park dan telah
mengambil tanggung jawab penuh untuk pengembangan Arcadia Mall di Pejaten.
Kantor perusahaan LMIR yang terletak di Perkantoran Hijau Arkadia, Jl. TB.
Simatupang Kav.88, Jakarta - 12520.
Bagian Properti dibawah LMIR adalah:
A. Apartemen Mampang Arkadia
Berlokasi di Mampang Prapatan dengan 57 unit apartement dan
resort yang terletak di area 1,5 hektar utama. Dengan total luas lantai lebih
dari 11,000 meter2, yang lebih besar daripada rata-rata unit (220
sq.meters) ditetapkan di antara kebun tropis dengan berbagai fasilitas yang
lengkap termasuk kolam renang, tempat bermain anak-anak, gimnasium,
lapangan basket dan golf menempatkan hijau.
Apartemen telah mengalami tingkat hunian lebih dari 85% karena
dilengkapi dengan nilai investasi sebesar USD 9.400 juta pada saat ini
diperkirakan.
46
B. Arcadia Office Park
Berlokasi di Jakarta Outer Ring Road, ada lima menara berkisar 7-
15 cerita-cerita di situs 4 hektar. Ini adalah pertama gaya hidup lingkungan
kantor di Jakarta Selatan dan menawarkan 40.000 meter2 kantor dan ruang
retail. Kantor taman telah mampu menangkap imajinasi dari banyak
perusahaan multinasional penyewa dan saat ini hampir 100% ditempati
bahkan diberi lunak yang ada pasar properti.
Rencana saat ini adalah untuk melipatgandakan ruang kantor di
taman kantor dimulai dengan pembangunan gedung F lantai dengan total
luas 22,000 meter2.
3.1.3 Susunan Dewan Pemegang Saham PT. Loka Mampang Indah Realty.
Susunan Dewan Pemegang Saham adalah sebagai berikut:
• Chairman : Herman Soedarsono
• Member of the Board : James Sutanto Kurniady
Idrus Mulachela
Achmad Samy
• President Director : Achmad Umar
• Director : Pingki Elka Pangestu
Alwi Bagir Mulachela
Ali Munanda Soedarsono
47
3.1.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas PT. Loka Mampang Indah Realty
Struktur organisasi merupakan hal penting dalam perusahaan, yang
menggambarkan hubungan wewenang antara atasan dan bawahan. Masing-masing fungsi
mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang melekat yang sesuai dengan ruang
lingkup pekerjaannya agar tujuan dan sasaran perusahaan dapat tercapai melalui efisiensi
dan efektivitas kerja.
Pengertian organisasi secara luas, merupakan suatu penentuan pengelompokan
serta pengaturan dari berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan. Organisasi harus dapat
menampung dan mengatasi aktivitas perusahaan, baik pada perusahaan yang besar
dimana aktivitas dan tujuan semakin kompleks, maka tujuan tersebut dibagi ke dalam
unit yang lebih kecil atau sub unit organisasi.
Dengan demikian struktur organisasi dapat mencerminkan tanggung jawab dan
wewenang yang jelas dan didukung oleh pelaksanaan tugas yang baik, sehingga dapat
menunjang tercapainya tujuan perusahaan.
48
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Loka Mampang Indah Realty
Tahun 2009
49
Dalam pelaksanaan tugas masing-masing bagian memiliki tugas dan tanggung
jawab, wewenang dan kualifikasi masing-masing yang dijelaskan sebagai berikut :
1. A. Posisi & Unit Organisasi
Jabatan : Estate Manager
Departemen : Estate Manager
Bertanggung jawab kepada : Pemilik Gedung & Div.Manager Procon
Indah
B. Tugas & Tanggung Jawab
1. Menjalankan semua portofolio property dengan melaksanakan seluruh
kegiatan manajemen dan operasional gedung, termasuk pembuatan
Bussiness Plan, Rencana Strategi, Keuangan dan Akunting,
Administrasi Penyewaan, Negosiasi Persewaan, Perawatan Bangunan,
Housekeeping, Security, Tenant Relation, General Affairs, Budget
Tahunan, Laporan Bulanan, Kegiatan Operasional Harian, menangani
complain penyewa, bertanggung jawab atas pengembangan Sumber
Daya Manusia dan hal-hal lain yang berhubungan dengan kegiatan
operasional.
2. Melakukan konsultasi dengan pemilik property berkaitan dengan
manajemen operasional.
50
3. Memberikan rekomendasi kepada pemilik gedung untuk hal-hal yang
berhubungan dengan Building Improvement dan peningkatan fasilitas
gedung.
4. Menerapkan Peraturan dan Ketetapan Pemerintah yang berkaitan
dengan kegiatan pengelolaan gedung.
5. Bekerjasama dengan tim Marketing untuk meningkatkan tingkat
hunian atau persewaan gedung.
6. Melaksanakan Program Hemat Energi dan Pengembangan
Lingkungan.
7. Melakukan konsultasi dengan Procon Indah untuk menetapkan
berbagai ketetapan baru, mencari solusi atas permasalahan di
lapangan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan operasional.
C. Wewenang
1. Menetapkan kebijakan yang berkaitan dengan Manajemen Operasi
(day to day management) dalam segala aspek pada masing-masing
departemen.
2. Bersama dengan Pemilik Gedung menandatangani dokumen-dokumen
yang berkaitan dengan Administrasi Persewaan.
3. Menandatangani dokumen/voucer di Departemen Keuangan, giro atau
cheque yang berkaitan dengan kegiatan operasional yang telah di
persiapkan.
51
4. Menetapkan program pengembangan dan perbaikan pada setiap
departemen.
5. Menyatakan keadaan darurat Minor and Mayor di lingkungan
Perkantoran Hijau.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Sarjana S-1 segala bidang, lebih di utamakan
memiliki Background Property Management,
Marketing dan Administrasi Bisnis.
2. Pengalaman : 8 Tahun mengelola property
3. Pelatihan : Professional Selling Skill, Property Services, Team
Work, HSE, ISO 9001:2000
4. Personal Attribute : Jujur, disiplin & dedikasi tinggi, pergaulan luas,
kosnsistensi, berkepribadian yang baik, motivasi
tinggi, dapat memberikan dorongan/motivasi
kepada bawahannya, dapat bekerja di bawah
tekanan, negosiator yang baik & dapat dipercaya.
2. A. Posisi & Unit Organisasi
Jabatan : Deputy Estate Manager
Departemen : Estate Management
Bertanggung jawab kepada : Pemilik Gedung dan Div. Manager Procon
Indah.
52
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Membantu Estate Manger untuk menjalankan semua portfolio
property dengan melaksanakan seluruh kegiatan Manajemen &
Operasional gedung, termasuk pembuatan Bussiness Plan, Rencana
Strategi, Perawatan Bangunan, Housekeeping, Security, General
Affairs, budget tahunan, Laporan Bulanan, Kegiatan Operasional
harian, menangani complain penyewa, bertanggung jawab atas
pengembangan Sumber Daya Manusia dan hal-hal yang berhubungan
dengan kegiatan operasional.
2. Bersama dengan Estate Manager melakukan konsultasi dengn pemilik
property berkaitan dengan Manajemen Operasional.
3. Bersama dengan Estate Manager memberikan rekomendasi kepada
Pemilik Gedung untuk hal-hal yang berhubungan dengan Building
Improvement dan peningkatan fasilitas gedung.
4. Menerapkan Peraturan dan Ketetapan Pemerintah yang berkaitan
dengan kegiatan pengelolaan gedung.
5. Menerapkan kegiatan Hemat Energi dan Pengembangan Lingkungan.
6. Melakukan konsultasi dengan Procon Indah untuk membahas masalah-
masalah yang ditemui dilapangan untuk mendapatkan pengarahan atau
solusi.
53
C. Wewenang
1. Bersama dengan Estate Manager menetapkan kebijakan yang
berkaitan dengan Manajemen Operasional (day to day management)
dalam segala aspek masing-masing departemen.
2. Menandatangani dokumen atau voucher yang berkatian dengan
kegiatan operasional.
3. Bersama dengan Estate Manager menetapkan program pengembangan
dan perbaikan di setiap departemen.
4. Apabila Estate Manager tidak berada di tempat, dapat menyatakan
keadaan Darurat Minor and Mayor di lingkungan Perkantoran Hijau
Arkadia.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Sarjana S-1 segala bidang, lebih di utamakan
memiliki Background Property Management dan
teknikal.
2. Pengalaman : 5 Tahun mengelola property.
3. Pelatihan : Professional Management, Property Services,
Team Work, HSE, ISO 9001:2000
4. Personal Attribute : Jujur, disiplin & dedikasi tinggi, pergaulan luas,
kosnsistensi, berkepribadian yang baik, motivasi
tinggi, dapat memberikan dorongan/motivasi
54
kepada bawahannya, dapat bekerja di bawah
tekanan, negosiator yang baik dan dapat dipercaya.
3. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Chief HRD & General Affairs
Departemen : HRD dan General Affair-Estate atau
Apartment Management
Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Apartement Manager
dan Deputy Estate Manager
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Melakukan rekrutmen karyawan dengan berkoordinasi dengan masing-
masing departemen yang membutuhkan, dan memberikan
rekomendasi calon karyawan yang memenuhi syarat kepada Estate
Manager atau Departement Manager.
2. Mengatur jadwal pelatihan dengan tepat dari masing-masing
Departemen termasuk jumlah karyawan yang diikutsertakan.
3. Melakukan evaluasi efektivitas pelatihan yang telah di laksanakan.
4. Membuat Laporan Performance Appraisal seluruh Karyawan.
5. Membuat Laporan lembur karyawan berikut perhitungannya tiap
bulan.
6. Membuat Uraian Pekerjaan (Job Description) dari setiap posisi atau
jabatan pada masing-masing departemen.
55
7. Membantu Estate Manager atau Departement Manager dalam
menangani suatu perselisihan, penegakan disiplin kerja, pemutusan
hubungan kerja serta pengembangan dan pemantapan mentalitas atau
semangat kerja pada tiap karyawan.
8. Memonitor semua peraturan-peraturan ketenagakerjaan baik yang
sudah ada maupun yang akan dikeluarkan oleh Departemen Tenaga
Kerja Republik Indonesia ataupun yang dikeluarkan oleh Pemda DKI
Jakarta.
9. Mendata setiap adanya perubahan status karyawan, baik perubahan
status golongan maupun perubahan status diri secara rutin.
10. Memeriksa daftar hadir karyawan dan membuat laporannya setiap
bulan.
11. Menyiapkan segala bentuk surat kepada calon karyawan yang
dinyatakan lulus tes atau tidak termasuk surat konfirmasi surat
pengangkatan, surat perjanjian kerja masa percobaan dan surat
pernyataan karyawan.
12. Membuat menyiapkan laporan kerja setiap bulan yang disusun secara
informatif, baik dan akurat.
13. Melakukan kontrol dan pengawasan atas segala kegiatan administrasi
perkantoran.
14. Melakukan kontrol dan pemeliharaan atas barang-barang milik kantor.
15. Mengurus segala perijinan yang menyangkut pengelolaan Gedung
Perkantoran atau Apartemen.
56
16. Menyiapkan seluruh perjanjian kerja dengan pihak ketiga, seluruh data
atau dokumen penting yang berhubungan dengan pengelolaan gedung,
termasuk kartu garansi peralatan penting milik gedung.
17. Bertanggung jawab atas pengontrolan barang-barang kebutuhan kantor
dan gedung.
18. Menjalankan sistem penyimpanan surat atau dokumen dan proposal
(Filling) secara efisien, efektif dan professional.
19. Mengetahui data asuransi gedung, asuransi kesehatan karyawan, serta
asuransi kendaraan.
20. Membayar klaim asuransi kesehatan karyawan.
21. Melakukan tugas lain yang diinstruksikan atasannya.
C. Wewenang
1. Mengeluarkan Surat Peringatan 1 dan 2 kepada karyawan.
2. Mengeluarkan Surat Keterangan Karyawan, sesuai dengan
keperluannya.
3. Mewakili perusahaan untuk mengurus perizinan gedung, peraturan
perusahaan dan hal lain yang berhubungan dengan administrasi umum.
4. Bersama dengan Estate Manager atau Departement Manager dan
Departement Head terkait menyetujui formulir lembur seluruh
karyawan dan sub kantor.
5. Membuka lemari filling milik karyawan apabila diperlukan untuk
keperluaan perusahaan.
57
6. Menyimpan kunci ruang Manajemen serta seluruh kunci lemari filling,
kunci cadangan mobil dan motor milik kantor serta kunci lain yang
dianggap perlu.
7. Mengetahui data gaji, THR, bonus serta tunjangan karyawan lainnya
yang telah disetujui oleh Direktur.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : S1 Ekonomi / Manajemen / Psikolog / Hukum
2. Pengalaman : Minimal 5 Tahun.
3. Pelatihan : ISO 9001, Leadership, Human Resources
Manajemen, Training the Trainer, Evaluasi
Pelatihan.
4. Kemampuaan : Komputer (Word, Excell), Bahasa Inggris,
memahami Undang-undang Ketenagakerjaan.
5.Personnal Attribute : Berkepribadiaan baik, sabar, jujur, penuh inisiatif
dan dinamis dalam bekerja, serta bertanggung
jawab terhadap tugas-tugasnya.
4. A. Posisi & Unit Organisasi
Posisi : Chief Engineering
Departmen : Engineering –Building / Apartement
Management
Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Departement
Manager dan Deputy Estate Manager
58
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional untuk menyediakan
seluruh fasilitas dan utilitas yang diperlukan penyewa.
2. Bertanggung jawab untuk merawat dan menjaga semua peralatan M &
E dan fasilitas perlengkapan kerja lainnya, serta membuat jadwal
overhaul atau perawatan peralatan secara berkala.
3. Menyusun rencana anggaran tahunan untuk departemennya sesuai
dengan rencana kerja yang digariskan, serta tanggung jawab atas
pemakaian anggaran tersebut setiap bulannya.
4. Membantu/memonitoring program Fit-Out, pengembangan fasilitas
gedung, termasuk program modifikasi atau perbaikan interior unit
sewa (MAA).
5. Menjalankan Program Hemat Energi dan Lingkungan serta membuat
grafik analisa hasil yang telah dicapai dari waktu ke waktu.
6. Membina hubungan baik dengan instansi pemerintah yang berkaitan
dengan penyediaan utilitas:
• Perusahaan Listrik Negara (PLN)
• Perusahaan Air Minum (PDAM)
• Perusahaan Umum Telekomunikasi (PERUMTEL)
• Dinas Pemadam Kebakaran
7. Membina hubungan baik dengan Kontraktor dan Supplier penyediaan
jasa yang berhubungan dengan perawatan gedung.
8. Memberikan laporan bulanan engineering meliputi:
59
• Kondisi semua peralatan
• Penggunaan Energi
• Staff atau Karyawan Engineering
• Status Material
9. Menyusun Rencana Kerja tahunan serta mengadakan evaluasi atas
program kerja yang sudah dijalankan.
10. Melakukan penanganan keluhan tenant (tenant complaint) secara
tepar, cepat, akurat dan aman, sesuai dengan Prosedur yang berlaku,
dan hasil yang dicapai memenuhi standar mutu pelayanan gedung
yang telah digariskan.
11. Merawat dan Menyimpan dokumen buku manual peralatan gedung, As
Built Drawing serta gambar Fit-Out pada masing-masing unti sewa
(PHA).
12. Berkoordinasi dengan kontraktor perawatan peralatan gedung guna
memastikan pelaksanaan kegiatan perawatan sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan Manajemen.
13. Bersama dengan departemen Purchasing, menerima serah-terima
pekerjaan kontraktor dan menandatangani Berita Acara Pekerjaan
(BAP).
14. Memberikan penilaian berkala atas kinerja Engineering Staff serta
melakukan pembinaan dan pelatihan guna pengembangan kemampuan
atau karir staf.
60
15. Bersama dengan Marketing Departement atau Tenancy mengadakan
serah terima unit kepada penyewa.
16. Menandatangani voucher permintaan barang di gudang untuk
keperluaan engineering.
17. Melakukan pekerjaan lain yang diinstruksikan oleh atasannya.
C. Wewenang
1. Menyimpan seluruh kunci ruang panel dan master key common area
(PHA).
2. Memasuki unit-unit sewa untuk mengadakan perbaikan, pemeriksaan
peralatan gedung, apabila diperlukan.
3. Menentukan spesifikasi dan mutu material dan alat kerja yang
diperlukan dan menolak barang atau jasa yang tidak sesuai dengan
spesifikasi.
4. Menandatangani berita acara pekerjaan.
5. Menandatangani surat izin bagi kontraktor yang akan bekerja di area
kompleks.
6. Menghentikan pekrjaan kontraktor/pihak ketiga lainnya apabila tidak
sesuai dengan Standar Prosedur Keselamatan Kejra (Safety
Procedure).
7. Memberikan verifikasi atas Certificate of Measurement unit sewa
(PHA).
61
8. Memberikan perkiraan harga atas pemakaian material untuk perbaikan
dalam unit.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Minimal D3 atau Sarjana Teknik Mesin, Listrik,
Elektro, Sipil
2. Pengalaman : Minimal 5 Tahun
3. Kemampuan : Komputer, Bahasa Inggris, Pengetahuan luas
mengenai perawatan gedung dan peralatannya.
4. Pelatihan : ISO 9001, Health Safety Environtment Program
(HSE), Maintenance Management.
5. Personal Attribute : Berkepribadian baik, tanggung jawab terhadap
pekerjaan, teliti dan jujur.
5. A. Posisi & Unit Organisasi
Posisi : Chief Tenancy Relation & Facilities
Departmen : Tenant Relation & Facilities
Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Apartement Manager
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan seluruh tenant.
62
2. Memonitor status tunggakan penyewa dan menghubungi penyewa
yang telah menunggak dalam periode 1-21 hari dari tanggal jatuh
tempo.
3. Mengeluarkan surat peringatan atas tunggakan kepada penyewa.
4. Menanggapi dan menindaklanjuti kompalin baik tenant maupun pihak
luar.
5. Membantu Building Management sebagai information center kepada
tenant.
6. Membuat laporan dan update tenancy schedulle.
7. Melakukan kegiatan surat menyurat dengan penyewa.
8. Mengikuti kegiatan Fit Out penyewa.
9. Melakukan koordinasi dengan Secure Parking (PHA).
10. Membuat Calendar event (pameran, bazaar, dll).
11. Melakukan update atas sarana komunikasi yang dipergunakan oleh
tenant.
12. Mengakomodasikan semua permintaan tenant untuk dilanjutkan
kepada Manajemen.
13. Memberikan informasi kepada “Walk In” tenant dan meneruskan
kepada Marketing Agent.
14. Sebagai Public Relation dan melakukan kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan Marketing.
15. Melakukan tugas lain yang diinstruksikan atasannya.
63
C. Wewenang
1. Mengetahui database rental seluruh penyewa.
2. Mengetahui dan menyimpan copy lease Agreement seluruh penyewa.
3. Mengeluarkan semua jenis stiker parkir kepada penyewa atas
sepengetahuan manajemen.
4. Mengetahui nomor fasilitas telekomunikasi.
5. Memberikan persetujuan atas flyer atau announcment penyewa yang
akan ditempelkan pada Announcment Board pada lobby gedung
(PHA).
6. Dapat mewakili Estate Manager atau Apartemen Manager untuk
melakukan serah terima ruangan kepada calon penyewa.
7. Mengeluarkan surat penawaran sewa ruangan kepada pihak ketiga
dengan persetujuan Estate Manager atau Apartemen Manager.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Minimal SMU / Sederajat atau D3 Public Relation
2. Pengalaman : SMU : Minimal 4 tahun sebagai Chief Tenancy
D3 : Minimal 2 tahun sebagai Chief Tenancy
3. Pelatihan : ISO 9001, Leadership, Communication skill
4. Skill : Bahasa Inggris
Dapat mengoperasikan Komputer.
Business Corespondence
5. Personal Attribute : Ramah, berpenampilan rapi, dapat bekerja dengan
64
Team Work, Self Motivated dan independent.
6. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Chief Housekeeper
Departmen : Housekeeping–Building / Apartement
Management
Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Apartemen Manager
dan Deputy Estate Manager
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Sebagai koordinator dalam pelaksanaan operasional kontraktor antara
lain Cleaning Service, Pest & Rodent control, sanitasi ruangan serta
dan memastikan bahwa semua kontraktor menjalankan fungsinya
dengan baik dan benar (PHA).
2. Membuat perencanaan dan menyiapkan sistem dan prosedur yang
berlaku di Departemen Housekeeping serta menerapkan kebijaksanaan
yang berlaku.
3. Menjaga, memelihara, dan melakukan pengawasan kebersihan yang
harus dicapai sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
4. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana program kerja dari
seluruh bagian yang ada di dalam Departemen Housekeeping.
5. Membuat perencanaan dan pengajuan biaya sesuai dengan kebutuhan
yang diperlukan.
65
6. Menjalin kerjasama yang baik secara vertical dan horizontal antara
semua staff, baik di lingkungan Housekeeping maupun antar
departemen yang lain dalam lingkungan manajemen gedung.
7. Melakukan pengawasan atas inventarisasi seluruh peralatan dan
perlengkapan Departemen Housekeeping.
8. Memberikan bimbingan, pengarahan kepada staffnya secara
berkesinambungan dan evaluasi atas hasil kerja staffnya secara
periodik.
9. Melakukan koordinasi dengan Landscape Coordinator Holding untuk
perencanaan dan pelaksanaan program Landscaping agar lingkungan
tetap asri, hijau dan nyaman.
10. Melakukan evaluasi atas hasil pekerjaan Departemen Housekeeping.
11. Melaksanakan pekerjaan lain yang diberikan oleh atasan.
C. Wewenang
1. Memasuki unit–unit sewa untuk melaksanakan pembersihan kaca dan
balkon (PHA) dan unit sewa pada umumnya.
2. Menandatangani berita acara pekerjaan yang berhubungan dengan
pekerjaan pengamanan dan keselamatan.
3. Menandatangani surat izin bagi kontraktor yang akan bekerja di area
komplek.
66
4. Menghentikan pekerjaan kontraktor atau pihak ketiga lainnya apabila
tidak sesuai dengan Standar Prosedur Keselamatan Kerja (Safety
Procedure).
5. Memberikan surat peringatan kepada staff bawahannya sesuai dengan
peratruran perusahaan.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Minimal SMU/Sederajat atau D3 Perhotelan
2. Pengalaman : SMU : 5 tahun sebagai Koordinator House
Keeping
D3 : 3 tahun sebagai Koordinator House
Keeping
3. Pelatihan : ISO 9001, Healthy Safety dan Environment (HSE),
Supervisor skil atau Leadership.
4. Skil : Dasar–dasar Housekeeping dan pengetahuan
mengenai Chemical Pembersih.
5. Personnel Attribute : Memiliki jiwa kepemimpinan, tegas, jujur, serta
berkepribadian baik.
7. A. Posisi & Unit Organisasi
Posisi : Chief Security, Safety & Parking
Departmen : Security–Building/Apartemen Management
67
Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Apartement Manager
dan Deputy Estate Manager
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Mengatur seluruh kegiatan pengamanan gedung sesuai dengan fungsi
dan tugas satuan pengamanan, termasuk pengawasan prosedur
keselamatan kerja di dalam area kompleks.
2. Bertanggung jawab atas pembinaan anggota mengenai dasar
keamanan, keselamatan kerja, pembinaan fisik dan mental, dan
penerapan disiplin anggota sesua dengan peraturan perusahaan.
3. Dalam keadaan darurat, bertanggung jawab mengendalikan situasi
operasional guna melindungi penyewa, seluruh aset perusahaan, dan
seluruh karyawan atau pengunjung gedung. Dalam kondisi normal,
bertindak sebagai koordinator security yang bertangung jawab
terhadap perlindungan dan keamanan umum penyewa.
4. Menjadi koordinator operasional latihan evakuasi gedung (Fire
Evacuation Drill) bersama penyewa yang dilaksanakan 6 bulan sekali.
5. Melakukan koordinasi dengan instansi pemerintah seperti kepolisian,
TNI, POLRI, dinas kebakaran, Tokoh masyarakat dan departement
terkait lainnya.
6. Memberikan laporan kepada Estate/Apartement & Deputy Manager
bila terjadi kehilangan, kasus–kasus yang mencurigakan, kerusakan
68
bangunan, dan lain–lain yang berhubungan atau berada dalam lingkup
security.
7. Melakukan koordinasi dengan Departemen Engineering dalam
pelaksanaan dan pencegahan bahaya kebakaran terhadap penyewa /
pengunjung gedung / apartemen.
8. Menangani proses penanganan keluhan penyewa dalam lingkup
keamanan dan keselamatan.
9. Bertanggung jawab atas pengaturan jadwal maintenance atau
pemeliharaan Fire Protection System gedung termasuk mengawasi
kinerja kontraktor maintenance panel MCFA.
10. Mengawasu tanggung jawab atas implementasi prosedur perparkiran,
keamanan di areal parkir, kinerja kontraktor pengelola parkir (PHA)
termasuk keselamatan dan pengaturan parkir.
11. Melaksanakan inspeksi harian dan pengecekan terhadap situasi gedung
dan hal–hal yang dirasa perlu untuk mendapatkan perhatian dan
pengawasan dari waktu ke waktu.
12. Memonitor kegiatan kontraktor, menandatangani formulir izin kerja
kontraktor dalam area komplek.
13. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penurunan dan pemasangan
bendera dan kegiatan apel harian.
14. Memberikan evaluasi kinerja staff secara periodik dan bertanggung
jawab atas administrasi staff security.
69
15. Membuat laporan bulanan yang meliputi aktifitas pengamanan,
incident atau kejadian, program pembinaan staff dan hal lain yang
berhubungan dengan sistem keamanan–pengamanan dan keselamatan
kerja (Safety Procedure).
16. Melaksanakan tugas–tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung.
C. Wewenang
1. Memasuki unit–unit sewa untuk mengadakan penyelidikan dalam unit
sewa, termasuk memberikan keputusan penutupan tempat kejadian
perkara, apabila diperlukan (PHA).
2. Menandatangani berita acara pekerjaan yang berhubungan dengan
pekerjaan pengamanan dan keselamatan.
3. Menandatangani surat izin bagi kontraktor yang akan bekerja di area
komplek.
4. Menghentikan pekerjaan kontraktor atau pihak ketiga lainnya apabila
tidak sesuai dengan Standar Prosedur Keselamatan Kerja (Safety
Procedure).
5. Memberikan surat peringatan kepada staff bawahannya sesuai dengan
peratruran perusahaan.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Diploma atau lulusan sekolah kemiliteran
2. Pengalaman : Sebagai koordinator security selama 5 tahun
70
3. Pelatihan : ISO 9001, Helath Safety & Enironment (HSE),
Supervisory Skill/Leadership, Security Management
4. Skill : Memiliki sertifikasi Pembinaan SATPAM, ahli K3
5. Personnel Attribute : Memiliki pengetahuan yang mendalam dalam
mengelola staff dan memiliki jiwa kepemimpinan,
memiliki akses yang kuat dengan pihak kepolisian
dan TNI, Tegas, jujur, berwibawa, disiplin dan
berbadan sehat serta berkepribadian baik.
8. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Chief Finance & Accounting
Departmen : Finance & Accounting
Bertanggung Jawab kepada : Estate Manager atau Apartement Manager
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Memeriksa dan menandatangani Materil Request Slip (MRS),
Purchase Request Slip (PRS), Price Comparison (PC) dan Purchase
Order (PO) atau Work Order (WO) atau surat perintah kerja (SPK)
setelah mencookan dengan memonitor Budget Harian.
2. Memeriksa laporan stok gudang.
3. Melakukan stock opname barang–barang gudang setiap 3 bulan sekali.
71
4. Memeriksa dan menandatangani voucher permintaan pembayaran
beserta bukti–bukti pendukung lainnya dalam rangka pengeluaran
uang.
5. Menandatangani cek atau giro atau aplikasi transfer yang berkaitan
dengan pembayaran.
6. Memeriksa laporan pertanggung jawaban kas kecil.
7. Melakukan pemeriksaan fisik atas uang tunai kas kecil.
8. Memeriksa dan paraf atas pencetakan invoice.
9. Memeriksa dan menandatangani faktur pajak keluaran berdasarkan
invoice yang diterbitkan.
10. Memeriksa laporan Aging Schedule.
11. Memeriksa dan paraf surat peringatan tunggakan tenant yang diterima
dari departement Tenancy.
12. Memeriksa laporan penerimaan uang di Bank (HSBC)
13. Memeriksa rencana permintaan uang untuk pembiayaan bulan berjalan
ke Cash Flow Budget Bulanan.
14. Memeriksa buku besar dan Trial Balance dan buku pembantu.
15. Memeriksa daftar Aktiva tetap dan penyusutan Aktiva Tetap
16. Memeriksa daftar Unearned Income bulanan
17. Memeriksa laporan Rekonsiliasi Bank serta Inter Unit Transaction
18. Memeriksa laporan pajak bulanan baik Pajak Pertambahan Nilai
(masuk dan keluaran), Pajak Penghasilan Pasal 21, 23 dan final
persewaan bangunan.
72
19. Menyiapkan laporan Cash Flow bulanan.
20. Menyiapkan dan mengontrol Payroll System serta mendistribusikan
slip gaji.
21. Memeriksa laporan Monitoring Budget dengan realisasi bulanan.
22. Memeriksa laporan neraca, Rugi laba beserta detailnya.
23. Membantu Estate Manager atau Apartement Manager menyusun
Budget Tahunan.
24. Mengahdiri rapat–rapat yang ditunjuk oleh Estate Manager atau
Apartement Manager
25. Menyerahkan laporan dan data untuk verifikasi lebih lanjut oleh Estate
Manager atau Apartement Manager.
26. Memastikan aplikasi sistem, prosedur dan kebijakan serta SOP
perusahaan berjalan secara efektif.
27. Memastikan setiap pembelian atau pengeluaran uang sudah efisien dan
efektif.
28. Memastikan setiap Informasi Manajemen selalu up to date, cepat dan
tepat.
29. Mengerjakan tugas–tugas lain yang akan diinstruksikan dan diminta
oleh atasan langsung.
C. Wewenang
1. Menandtangani cek dan giro bank.
2. Menolak transaksi pengeluaran uang apabila tidak valid.
73
3. memberikan pengarahan kepada departemen lain mengenai sistem,
prosedur, kebijakan, dan SOP yang akan dijalankan perusahaan.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Sarjana S-1 Ekonomi bidang Akuntanssi atau
keuangan.
2. Pengalaman : Minimal 5 tahun dibidang Akuntansi dan
Keuangan.
3. Pelatihan : ISO 9001, seminar dibidang Akuntansi, keuangan
Perpajakan, budgeting, PPIC serta Management
Accounting.
4. Skill : Memiliki Kemampuan menggunakan komputer
serta menggunakan program komputer akuntansi,
bahasa inggris.
5. Personnel Attribute : Jujur, bertanggung jawab, teliti, inisiatif, kreatif,
inovatif dan dapat bekerjasama.
9. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Supervisor Accounting
Departmen : Akuntansi & Keuangan
Bertanggung Jawab kepada : Chief Finance & Accounting
74
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Menjaga keamanan dan keberhasilan seluruh data-data keuangan
perusahaan, termasuk yang disimpan di safe box.
2. Memonitor dan melakukan cross check atas bukti penerimaan dari
bank, dengan data invoice/tagihannya yang telah dikirim dan
mencatatnya ke kartu piutang.
3. Melaporkan kepada chief tentang invoice–invoice yang terlambat di
bayar oleh talent sesuai dengan tanggal jatuh tempo, agar dibuatkan
surat peringatan per dua minggu.
4. Memeriksa saldo bank setiap hari dan melaporkannya kepada chief.
5. Memonitor penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan.
6. Memonitor budget perusahaan.
7. Membuat file–file khusus untuk security deposit, fixed assets, telepon
deposit dan pajak–pajak.
8. Menyiapkan/menyusun PPH 23 Final dan non Final untuk dibayarkan
ke kantor pajak.
9. Membantu menghubungi per telepon kepada tenant–tenant untuk
menagih tunggakan.
10. Membuat laporan monitoring budget dibandingkan dengan
realisasinya.
11. Menghadiri rapat–rapat yang ditunjuk oleh kepala Akuntansi dan
Keuangan.
12. Membuat rekonsilisasi bank.
75
13. Mengerjakan tugas–tugas lain yang akan diinstruksikan dan diminta
oleh atasan langsung.
C. Wewenang
1. Menjaga keamanan dan kerahasiaan seluruh data–data keuangan
perusahaan.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : S-1 Ekonomi bidang Akuntanssi atau keuangan
2. Pengalaman : Minimal 3 tahun dibidang Akuntansi & Keuangan
3. Pelatihan : Kesadaran ISO, Management Cash Flow
4. Skill : Komputer dan bahasa inggris
5. Personnel Attribute : Jujur, bertanggung jawab, inisiatif, kreatif, dan
dapat bekerjasama.
10. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Account Receivable Staff
Departmen : Finance & Accounting
Bertanggung Jawab kepada : Chief Finance & Accounting
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Melaksanakan Program PMS (Billing) sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
2. Melaksanakan data entry ke program PMS.
76
3. Menyusun dan pengelolaan atas data penyewa, pengaihan kepada
penyewa, outstanding invoice, laporan penerimaan, rencana
penerimaan, dan lain–lain.
4. Menyiapkan dan menerbitkan laporan–laporan untuk billing system.
5. Mengerjakan invoice atau debit note yang terlambat dibayar oleh
penyewa dan membuat surat peringatan sesuai dengan schedulle yang
telah ditetapkan.
6. Melaksanakan analisa–analisa terhadap umur piutang, penerimaan,
Tenancy Schedulle, Account Receivable Statement, Monthly Report,
dan lain–lain.
7. Membuat dan melaksanakan pengelolaan perpajakan serta laporan
akhir bulan.
8. Melakukan monitoring dan evaluasi atas penerimaan dan penagihan.
9. Melaksanakan updating dan upgrading data biling.
10. Melaksanakan penyimpanan arsip aktif atas dokumen keuangan
perusahaan.
11. Menghadiri rapat–rapat dinas jika ditunjuk.
12. Membina kerjasama dengan rekan sekerja maupun dengan lainnya.
13. Membuat surat tagihan pembayaran kepada penyewa.
14. Melakukan penagihan berdasarkan instruksi dari Estate Manager atau
Apartement Manager.
15. Melaksanakan tugas lain yang diinstruksikan oleh atasan langsung.
77
C. Wewenang
1. Memonitor saldo bank untuk mengetahui arus uang masuk dari
penyewa.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Minimal SMA
2. Pengalaman : 2 Tahun dibidang akuntansi
3. Pelatihan : ISO 9001, Bahasa Inggris
4. Skill : Komputer dan Bahasa Inggris
5. Personnel Attribute : Jujur,disiplin, inisiatif, teamwork, dan teliti
11. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Cashier
Departmen : Finance and Acoounting
Bertanggung Jawab kepada : Supervisor Finance
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Menerima pembayaran tagihan langsung (tunai).
2. Menyiapkan voucher pembayaran kepihak ketiga atau kontraktor dan
menyerahkan kepada yang bersangkutan bilamana telah selesai
diproses.
78
3. Meyiapkan data pendukung untuk proses pembayaran ke pihak ketiga
(supplier atau kontraktor) khususnya bila pembayaran dilakukan
sesuai progress.
4. Menyiapkan laporan pertanggung jawaban penerimaan dan
pengeluaran uang dari bank operasional setiap kali akan mengajukan
permintaan pengisian dana operasional.
5. Menyiapkan rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran uang di bank
operasional dana operasional.
6. Melakukan verifikasi dan perhitungan yang akurat atas transaksi
keuangan perusahaan.
7. Membantu merencanakan penerimaan dan pengeluaran uang
perusahaan untuk satu bulan mendatang.
8. Mencatat transaksi penerimaan dan pengeluaran di buku bank
operasional dan melakukan rekonsiliasi atas transaksi bank.
9. Memeriksa saldo bank setiap hari dan melaporkannya kepada Finance
Supervisor.
10. Menyiapkan buku pembantu kas kecil dengan system impress fund.
11. Membuat laporan pertanggungjawaban pengeluaran ras kecil.
12. Melakukan pengendalian dan rekonsiliasi atas saldo buku dengan fisik
uang kas kecil (Cash Opname).
13. Melakukan penyimpanan arsip aktif atas dokumen keuangan
perusahaan.
79
14. Menyerahkan semua laporan dan proses pembayaran untuk verifikasi
lebih lanjut.
C. Wewenang
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Minimal SMU
2. Pengalaman : 2 Tahun dibidang keuangan
3. Pelatihan : ISO 9001
4. Skill : Komputer dan bahasa inggris
5. Personnel Attribute : Jujur, bertanggung jawab, inisiatif, kreatif, teliti,
dan team work
12. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Staff Administrasi Gudang
Departmen : Finance & Acoounting
Bertanggung Jawab kepada : Chief finance & Accounting
B. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Menerima MRS dari semua Departement
2. Membuat bukti pengeluaran barang (Issuance Slip), jika barang yang
diminta tersedia digudang.
3. Membuat PRS (Purchase Request Slip), jika barang tersebut tidak
tersedia digudang dan diserahkan kepada Chief Accounting & Finance.
80
4. Mencatat semua PRS yang sudah ditandatangani oleh Estate Manager
di buku expedisi, kemudian diserahkan ke Purchasing.
5. Menerima barang dari Supplier sesuai dengan PO, dan dicocokkan
dengan surat jalan dari Supplier.
6. Membuat Receiving Slip (Bukti penerimaan barang).
7. Menerima dan menyusun semua barang yang sudah diterima dengan
rapi.
8. Menginformasikan kepada setiap Departemen yang meminta barang
tersebut.
9. Membuat bukti pengeluaran barang, jika barang tersebut akan
diserahkan kepada Departemen yang membutuhkan.
10. Memasukkan data ke program Inventory dan ke buku kartu stok.
11. Menjaga barang di gudang dan merapikannya.
12. Melakukan stock opname tiap 3 (tiga) bulan sekali bersama–sama
dengan Chief Accounting & Finance.
13. Membuat laporan bulanan kepada Chief Accounting & Finance.
14. Mengerjakan tugas–tugas lain yang akan diinstruksikan oleh atasan
langsung.
C. Wewenang
1. Berhak menolak barang dari Supplier jika ternyata tidak sesuai dengan
Purchase Order (PO)
81
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Minimal SMA atau sejenisnya.
2. Pengalaman : 1 Tahun dibidang Adm. Gudang
3. Pelatihan : ISO 9001, PPIC
4. Skill : Komputer
5. Personnel Attribute : Jujur, inisiatif, kreatif, teliti, dan team work
13. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Asst. Chief Purchasing
Departmen : Purchasing
Bertanggung Jawab kepada : Estate/Apartement Manager
A. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dengan pembelian/pengadaan barang/jasa
2. Menentukan jumlah dan kwalitas dari barang atau jasa yang diminta
oleh pemesan.
3. Menentukan supplier dan kontraktor yang sesuai dengan standar-
standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
4. Membuat perbandingan harga.
5. Melakukan penawaran kepada supplier dan kontraktor.
6. Mengecek pekerjaan kontraktor yang sedang dilaksanakan.
7. Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) untuk kontraktor.
82
8. Memberi informasi kepada atasan langsung mengenai kondisi harga,
barang dan situasi pasar.
9. Memberi laporan kepada atasan langsung, apabila ada perubahan
pengiriman barang dan perubahan jadwal kedatangan.
10. Mengeluarkan PO (Purchase Order) atau SPK (Surat Perintah Kerja)
atas nama Manajemen.
11. Melakukan evaluasi kinerja supplier atau kontraktor berdasarkan
masukan dari departemen terkait.
C. Wewenang
1. Mencairkan giro atau cheque untuk melakukan pemnayaran kepada
supplier atau kontraktor.
2. Berhak menghentikan pekerjaan kontraktor apabila tidak sesuai
spesifikasi.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Minimal D3
2. Pengalaman : 3 Tahun
3. Pelatihan : ISO 9001, Manajemen Pembelian, Leadership
4. Skill : Komputer, memahami fungsi aturan pembelian,
bahasa inggris, teknik negosiasi, dapat browsing di
internet
83
5. Personnel Attribute : Jujur, Dapat berkomunikasi dengan baik, dapat
menjalin hubungan dengan Supplier, dapat bekerja
dibawah tekanan, disiplin tinggi dan wawasan luas,
bermotivasi tinggi.
14. A. Posisi dan Unit Organisasi
Posisi : Supervisor Purchasing
Departmen : Pembeliaan atau Pengadaan barang
Bertanggung Jawab kepada : Asst. Chief Purchasing
A. Tugas dan Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi pembelian atau
pengadaan barang/jasa, mencari Penawaran harga dan Supplier.
2. Bertanggung jawab dengan barang yang dibeli apabila ada
kelainan/kerusakan.
3. Menerima dan mengecek jenis serta jumlah barang yang diminta dari
Departement yang terkait.
4. Membuat laporan bulanan pembelian.
5. Membuat laporan complaint dari divisi lain.
6. Membeli barang/mencari barang sesuai dengan permintaan.
7. Menukar/mengembalikan barang apabila ada kekeliruan atau
kerusakan barang yang dibeli.
8. Mencari supplier atau penawaran-penawaran yang berkualitas.
84
9. Memeriksa kedatangan barang apakah sesuai dengan PO (Purchase
Order).
10. Menawar material dan harga barang.
11. Membantu menyiapkan kelengkapan tanda tangan untuk di PO
(Purchase Order).
12. Melaksanakan tugas lainnya dari atasan langsung.
C. Wewenang
1. Membeli barang langsung kepada supplier untuk pembelian dibawah 1
juta.
2. Mencairkan giro atau cheque yang ditujukan kepada makro.
3. Menolak barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi.
4. Meminta penawaran harga atas nama Manajemen.
D. Kualifikasi
1. Pendidikan : Minimal SMU
2. Pengalaman : 2 Tahun
3. Pelatihan : ISO 9001, Manajemen Pembelian.
4. Skill : Komputer, memahami fungsi aturan pembelian,
Mempunyai SIM A / C
5. Personnel Attribute : Jujur, dapat menjaga hubungan baik dengan
Supplier serta dapat bekerja dibawah tekanan.
85
3.1.5 Visi dan Misi
• VISI
PT. Loka Mampang Indah Realty akan menjalankan dan mengembangkan
usahanya secara jujur, sehat dan berkesinambungan dengan terus
mengembangkan kualitas sumber daya manusia dan memberdayakan seluruh
potensi yang dimiliki perusahaan untuk memberikan pelayanan dan kenyamanan
dengan kualitas terbaik kepada penyewa demi kemajuan industri dibidang
property dan pembangunan bangsa dan negara sehingga memberikan manfaat
ekonomis seoptimal mungkin bagi pemegang saham, direksi, karyawan, penyewa,
dan masyarakat.
• MISI
1. Pengembangan di bidang property yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas
hidup masyarakat dan ikut membangun perekonomian bangsa demi
terwujudnya masyarakat yang adil, makmur dan madani.
2. Dengan komitmen dan kemampuan seluruh karyawan serta dukungan penuh
dari direksi dan pemegang saham, perusahaan akan terus meningkatkan
pelayanan yang berpusat pada kepuasan penyewa (Customer Satisfaction).
3. Melakukan pengembangan secara berkesinambungan (Continuous
improvement), terarah dan terencana (well plan & focus).
86
3.2 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
3.2.1 Prosedur Pengadaan Barang
Untuk pengadaan barang, Setelah menerima slip MRS (Material Request Slip)
rangkap-1 dari unit divisi terkait yang berisi barang apa saja yang diminta, maka bagian
gudang menerbitkan slip PRS (Purchase Request Slip) sebanyak 3 rangkap sesuai dengan
slip MRS (Material Request Slip) yang diterima. Kemudian bagian gudang memberikan
slip tersebut kepada Estate Manager dan bagian pembelian untuk diotorisasi. Setelah
diotorisasi, slip PRS (Purchase Request Slip) rangkap-3 tersebut diserahkan kembali
kepada bagian gudang untuk diarsipkan. Bagian pembelian melakukan order pembelian
atas barang yang tidak terdapat dibagian gudang dengan menerbitkan form PO (Purchase
Order) berdasarkan slip PRS (Purchase Request Slip) ke supplier. Dan slip PRS
(Purchase Request Slip) rangkap-1 diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsipkan ke
dalam buku besar.
Untuk prosedur pengeluaran barang yang tidak ready stock sama seperti prosedur
pengeluaran barang ready stock. Bagian gudang menerbitkan slip IS (Issuance Slip)
sebanyak 2 rangkap. Rangkap-1 diserahkan ke bagian akuntansi untuk diarsipkan ke
dalam buku besar dan rangkap-2 di arsipkan bagian gudang. kemudian barang bisa
dikirim ke unit divisi melalui kurir.
3.2.2 Prosedur Penerimaan Barang dari Supplier
Ketika barang yang dikirim oleh supplier tiba, maka kurir pengiriman barang dari
pihak supplier memberikan form surat jalan dan form copy PO (Purchase Order) kepada
bagian gudang. Setelah melakukan pengecekan fisik dan sesuai atas barang yang
87
diterima, maka bagian gudang akan mendatangani surat jalan tersebut dan menempatkan
barang pada tempatnya kemudian bagian gudang mengentri data dan menerbitkan RS
(Receiving Slip) 3 Rangkap. Rangkap-1 diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsipkan,
rangkap-2 diberikan ke bagian pembelian untuk diarsipkan dan rangkap-3 diarsipkan
bagian gudang. Berdasarkan form PO (Purchase Order) dari pihak supplier.
3.2.3 Prosedur Pengeluaran Barang
Untuk prosedur pengeluaran barang maka bagian gudang akan mengecek barang
terlebih dahulu atas slip MRS (Material Request Slip) rangkap-1 dari unit divisi terkait
yang berisi barang apa saja yang diminta, maka bagian gudang menerbitkan slip IS
(Issuance Slip) sebanyak 2 rangkap. Rangkap-1 diserahkan ke bagian akuntansi untuk
diarsipakn ke dalam buku besar dan rangkap-2 di arsipkan bagian gudang. Kemudian
mencatat IS (Issuance Slip) dalam kartu gudang dan barang bisa dikirim ke unit divisi
tersebut melalui kurir.
88
3.3 OAD
3.3.1 Prosedur Pengadaan Barang
Gambar 3.2 Prosedur Pengadaan Barang
89
3.3.2 Prosedur Penerimaan Barang dari Supplier
Gambar 3.3 Prosedur Penerimaan Barang dari Supplier
90
3.3.3 Prosedur Pengeluaran Barang
Gambar 3.4 Prosedur Pengeluaran Barang
91
Keterangan Tampilan OAD
a. MRS (Material Request Slip)
Adalah slip yang diterbitkan oleh unit divisi untuk melakukan permintaan
barang kepada bagian gudang.
b. PRS (Purchase Request Slip)
Adalah slip yang diterbitkan bagian gudang untuk melakukan permintaan
barang karena stock tidak mencukupi.
c. RS (Receiving Slip)
Adalah slip yang diterbitkan oleh bagian gudang sebagai bukti penerimaan
barang.
d. IS (Issuance Slip)
Adalah slip yang diterbitkan bagian gudang sebagai bukti pengeluaran
barang dari gudang.
e. PO (Purchase Order)
Adalah form permintaan barang yang diterbitkan oleh bagian pembelian
untuk melakukan pemesanan barang ke pihak supplier.
f. Form Surat Jalan
Adalah form yang dibawa oleh kurir supplier sebagai bukti pengiriman
barang.
92
3.4 Uraian Aplikasi yang digunakan
3.4.1 Spesifikasi Sistem
Adapun spesifikasi minimum hardware requirement yang digunakan untuk
menjalankan aplikasi sistem yang digunakan PT. Loka Mampang Indah Realty yang
berhubungan di bagian persediaan adalah sebagai berikut :
1. Bagian Gudang
a) Processor Intel Pentium IV CPU 2,66Ghz
b) Memory RAM 512 MB
c) Hardisk 40 GB
d) Monitor IBM
e) Keyboard IBM dan Mouse
f) Printer Epson
Sedangkan spesifikasi software yang digunakan adalah sebagai berikut :
a) Microsoft Windows XP
b) Microsoft Office 2003
c) Aplikasi Erasoft
2. Bagian Pembelian (Purchasing)
a) Processor Intel Pentium IV CPU 2.66Ghz
b) Memory RAM 256 MB
c) Hardisk 40 GB
d) LCD ACER
e) Keyboard Logitech dan Mouse Logitech
f) Printer HP
93
Sedangkan spesifikasi software yang digunakan adalah sebagai berikut :
a) Microsoft Windows XP
b) Microsoft Office 2003
c) Aplikasi Erasoft
3.5 Tampilan Layar
Aplikasi Erasoft yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan meliputi tampilan
layar berikut ini :
A. Menu Login
Gambar 3.5 Menu Login
94
B. Tampilan Menu Utama Gudang (Inventory Control)
Gambar 3.6 Menu Utama Gudang (Inventory Control)
95
C. Tampilan Menu Transaksi Permintaan Pembelian (P.P) - PRS
Gambar 3.7 Menu Transaksi Permintaan Pembelian (P.P) - PRS
96
D. Tampilan Menu Transaksi Purchase Order (P.O) - PO
97
Gambar 3.8 Menu Transaksi Purchase Order (P.O) - PO
98
E. Tampilan Menu Transaksi Stock Gudang - IS
Gambar 3.9 Menu Transaksi Stock Gudang - IS