BAB 3 GAMBARAN PROSEDUR SISTEM …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2010-1-00006-AKSI Bab 3.pdfBerikut...

BAB 3

GAMBARAN PROSEDUR SISTEM BERJALAN

3.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pada tahun 1962, Pak Amo Hartanto Kanadi dan Ibu Hartati mendirikan

toko Nusantara yang menjual motor Honda di Semarang yang mengalami

perkembangan yang sangat pesat sehingga pada tahun 1969 diangkat menjadi

dealer Oli Castrol dan pada tahun 1969 diangkat menjadi Main Dealer wilayah

Jawa Tengah dan DIY.

Kemudian pada tahun 1996, mendirikan cabang pertama di luar Jawa

Tengah dan DIYdi daerah Jakarta dengan nama Nusantara Surya Sakti.

Nusantara Sakti terus mengembangkan jaringan seiring dengan bertumbuhnya

sepeda motor Honda di Indonesia, selain itu Nusantara Group juga melakukan

pengembangan usaha dengan mendirikan perusahaan pembiayaan khusus untuk

sepeda motor HONDA dengan nama Nusa Surya Ciptadana.

Nusantara Surya Sakti pada tahun 2003 kemudian mengembangkan

Kanadi System yang membuat antar cabang terkoneksi secara online dan real

time sehingga konsumen bisa membayar angsuran di semua cabang Nusantara

Group dan memudahkan dalam mengontrol perkembangan perusahaan detik

demi detik. Nusantara Surya Sakti terus mengalami perkembangan hingga pada

tahun 2007 dapat mencapai penjualan sebanyak 100 ribu unit, penyaluran kredit

68

Rp 1 triliun dan omset dari suku cadang dan bengkel sebesar Rp 110

milyar/tahun.

Nama Perusahaan: Nusantara Surya Sakti

Bentuk Usaha: Perseroan Terbatas

SIUP: 507/277/436.6.31/2009

3.2. Visi Misi Perusahaan

3.2.1. Visi Nusantara Group

“Menjadi dealer motor Honda terbesar dan terbaik di setiap

daerah dengan mengutamakan kepuasan konsumen serta menjadi tempat

bekerja untuk pengembangan diri karyawan yang juga bertanggung jawab

sosial terhadap lingkungan.”

3.2.2. Misi Nusantara Group

1. Membangun jaringan sistem komputer online untuk seluruh cabang di

Indonesia.

2. Memberikan pelayanan tercepat dan harga yang kompetitif untuk

kepuasan konsumen.

3. Membangun sistem penilaian yang akan membantu karyawan dalam

meningkatkan kesejahteraan hidup dan mengembangkan karir dalam

suasana kerja yang nyaman.

69

4. Melakukan kegiatan-kegiatan sosial yang akan membantu lingkungan

dan masyarakat.

3.3. Struktur Organisasi

Berikut adalah gambar struktur organisasi dari PT. Nusantara Surya Sakti

Trusties

President

Director of Research & Publications

Director of Development Center

Internal Auditor

Director of Support

Board of Trusties

Board of Advisors

Consultants

Stakeholders

Director of Technical

Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr Ass. Mgr

Mechanic

Helper Helper Helper Supervisor

Driver Payroll Budget

Personel Mktg Staff

HRD Staff

t Fi St ff A t St ff

UMC Warehouse

Head

Area Manager

Manager HRD UMC Head

UMC Sales HeadAss. Manager

SalesAss. Manager

Mktg

Manager Mktng & SalesManager

Finance & Accounting

Ass. Manager Finance

Fin. Supervisor

Ass. Manager Acct.

Acct. Supervisor

Salesperson

Salesperson

Staff Warehouse

Ass. Mgr HRD

Manager Eng. Application

Manager Eng Production

Manager Eng. Support & Control

Manager Production

Employee Services

Manager Delivery

Adm. Delivery

Delivery Staff

Manager Administratio

n

Ass. Manager

Admin. Staff

Recondition Specialist

executor Fin. Staff Acct. Staff

71

3.4. Bidang Usaha

PT. Nusantara Surya Sakti merupakan dealer motor Honda yang memiliki

jaringan di seluruh Nusantara dengan pusat di Semarang. PT. NSS memiliki tiga

cabang besar di Jakarta yang berpusat di Jl. Brigjend Katamso Jakarta Barat.

Dalam periode lima tahun belakangan ini, PT. NSS yang berada di Jakarta

mencoba untuk merambah unit usaha baru yang menangani sendiri kredit atas

kepemilikan kendaraan bermotor roda dua tanpa menyerahkannya kepada pihak

ketiga. Ternyata unit usaha ini mengalami kemajuan yang cukup pesat dan

membuat PT. NSS memiliki rencana bagi pengembangan unit usaha ini di

daerah-daerah lain di nusantara.

Fokus pada penelitian ini berada pada salah satu aktivitas yang dihasilkan

dari timbulnya unit bisnis kredit, yaitu suku cadang motor bekas yang diperoleh

dari proses sebagai berikut: Kredit konsumen atas motor tidak selalu berjalan

dengan mulus, ada kalanya kredit motor tersebut mengalami masalah dalam

pembayaran. Dengan kebijakan tertentu dari perusahaan, motor yang kreditnya

bermasalah tersebut ditarik oleh perusahaan. Perusahaan akan menjual kembali

motor-motor yang ditarik sebagai motor bekas. Namun sebelum motor-motor

dijual, motor akan terlebih dahulu diperiksa kondisinya oleh Bagian Recondition

Specialist yang memiliki staf Mechanic yang mengerti akan kondisi tiap bagian

dari motor. Bagian atau spare part yang dianggap tidak berada dalam kondisi

prima, dalam hal ini mengalami cacat, disfungsi, usang, dan sebagainya, atau

yang dianggap tidak dalam keadaan yang layak untuk dipasangkan dalam motor

72

bekas akan kemudian dicabut dan dipisahkan untuk dijual kembali secara

terpisah sebagai suku cadang motor.

Sedangkan motor yang diambil suku cadangnya akan mengalami

penggantian suku cadang yang telah diambil dan dijual sebagai motor bekas.

Prosedur penjualan motor bekas sendiri berada di luar penelitian skripsi ini.

Beberapa contoh jenis barang dalam suku cadang motor bekas ini adalah

sebagai berikut:

RANTAI MESIN SET

CAM CHAIN KIT

GASKET KIT B

STANG SEKER

DRIVE,CHAIN KIT

RANTAI SET

SHOE SET, BRAKE

KAMPAS DISC BELAKANG

PAD SET

KOMSTIR SET

RUJI BELAKANG

BAN LUAR ASPIRA (DPN)

BAN LUAR ASPIRA (BLK)

CRANKCASE KANAN

TUTUP RANTAI RODA

73

TUTUP GEAR DEPAN

PLASTIK COVER R CRANKCAS

SILINDER BLOK

OIL SIL KLEP

TUTUP CYLYNDER KOP KOTAK

GASKET,CYL HEAD

CRANKSHAFT COMP

PISTON STD

NOKEN AS

RANTAI MESIN

PELATUK

KARET RO TEBAL

LIFTER ASSY TENSIONER

PER KLEP BESAR

PUMP ASSY,OIL

GAUGE,OIL (BLK)

KABILATOR ASSY

KARBURATOR ASSY

3.5. Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

Uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing bagian

terkait, adalah sebagai berikut:

74

3.5.1. UMC Head / Kacab Mokas

3.5.1.1. Tujuan Jabatan

Memimpin dan mengelola sumber daya unitnya dalam

mengembangkan jaringan pemasaran dan penjualan motor bekas

(UMC: Used Motorcycle), features dan benefits program

penjualan dan pelayanan puma jual, mengembangkan dan

mengendalikan pengadaannya, mengembangkan strategi dan

program promosinya, mengembangkan kebijakan dan SOP

operasional pengelolaan UMC sesuai dengan arahan dan sasaran

dan Direksi dan Atasan langsung agar supaya menghasilkan

program penjualan UMC yang sesuai dengan kebutuhan customer,

kegiatan promosi yang mengenai sasaran dan sistem pengelolaan

UMC yang mudah dilaksanakan dan dikendalikan sehingga

Perusahaan mencapai bahkan melampaui target penjualan dan

profit yang telah ditetapkan.

3.5.1.2. Tanggung Jawab Utama

Tabel 3.1. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC Head

Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan UMC

Kompetensi dan Pengukuran Terkait

dengan UMC

1. Tanggung Jawab: Memahami program kerja Divisi untuk membuat program kerja tahunan UMC, yang mudah diterjemahkan dan disesuaikan

Kompetensi yang dibutuhkan:

• Product knowledge

• Marketing and

75

dengan karakteristik setiap Wilayah. Termasuk dalam tanggung jawab mi antara lain: Membuat program perluasan jaringan penjualan; Melakukan dan memanfaatkan evaluasi dan analisa pasar per produk, per wilayah dan nasional; memberi masukan ke atasan/ manajemen.

Output / Hasil: Program kerja tahunan yang disetujui atasannya, dipahami dan didukung oleh bawahannya dan seluruh Jajaran pemasaran, penjualan, pelayanan puma jual perusahaan.

sales

2. Tanggung Jawab:

Menyusun anggaran biaya dan sumber daya lainnya untuk produk/jasa yang menjadi tanggung jawabnya secara lengkap serta mengendalikan realisasinya. Output/Hasil: Ketersediaan dana yang sesuai program kerja dan efisien dalam pemakaiannya.


• Membuat dan mengendalikan anggaran biaya

Tolak Ukur Keberhasilan:

• Tingkat deviasi rencana dengan realisasi

• Tingkat efisiensi pemakaian budget

3. TanggungJawab: Mengelola sumber daya yang dimiliki dalam menumbuh-kembangkan jaringan penjualan, mengembangkan feature dan benefit program penjualan UMC yang memberi nilai tambah bagi customer dan perusahaan, serta mengembangkan strategi dan program promosinya. Termasuk dalam tanggung jawab mi antara lain: Mengumpulkan berbagai informasi/data pasar dan kompetitor, jaringan penjualan NSS, analisa data dan sumber internal dan eksternal.

Kompetensi yang dibutuhkan

• Service Orientation

• Product Knowledge

• Inisiatif • Negosiasi • Marketing dan

Sales

Tolak Ukur Keberhasilan • Tingkat

76

Output / Hasil • Program pemasaran,

penjualan, dan pelayanan puma jual yang diterima jaringan pemasaran, penjualan dan pelayanan puma jual, serta customer yang ditargetkan.

• Bertumbuhnya jaringan penjualan UMC.

dukungan dan jajaran pemasaran, penjualan, dan pelayanan puma jual perusahaan.

• Peningkatan permintaan informasi produk dan jasa Perusahaan, dan peningkatan kunjungan (calon) customer ke outlet.

• Pertumbuhan angka penjualan produk dan pelayanan puma jual.

• Tingkat pertumbuhan jaringan penjualan.

4. Tanggung Jawab: Mengelola sumber daya yang dimilikinya untuk mensosialisasikan semua sistem, program dan alat bantu yang dikembangkannya serta memonitor dan mendorong implementasinya. Termasuk antara lain mensosialisasikan sistem penjualan dan puma jual beserta aturan, prosedur, dan administrasinya.

Output/Hasil: Pemahaman dan pelaksanaan jaringan penjualan UMC dan pelayanan puma jual Perusahaan akan seluruh sistem, program dan alat bantu yang telah dikembangkan.


• Leadership • Komunikasi

Tolak Ukur Keberhasilan • Tingkat

pemahaman jaringan penjualan dan pelayanan puma jual terhadap program yang dibuat.

• Tingkat utilisasi sistem, program, dan alat.

77

• Tingkat deviasi antara perencanaan program dan realisasinya.

5. Tanggung Jawab: Mendeteksi, menindaklanjuti, memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul yang terkait dengan UMC.

Output/Hasil: Mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara dini.


• Leadership • Problem Solving

and Decision Making

Tolak Ukur Keberhasilan

• Pertumbuhan kuantitas dan kualitas pengembangan produknya.

6. Tanggung Jawab: Mendapatkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan jaringan penjualan UMC, atasan, dan pihak-pihak lainnya yang berkepentingan antara lain dengan cara mengadakan dan menghadiri rapat dan menyampaikan laporan.

Output/ Hasil: Jajaran SDM unit kerjanya dan pihak yang berkepentingan mengetahui permasalahan yang terjadi, tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan mendapatkan pembelajaran


• Information Seeking and Sharing

• Membuat Laporan dan Proposal.


• Kelengkapan, keakuratan, dan kekinian informasi yang disampaikan dan diterima.

• Tingkat dan jumlah permasalahan yang dapat dicegah dan diatasi, serta pembelajaran

78

yang bisa dilakukan.

7. Tanggung Jawab: Mengembangkan serta mengevaluasi SDM yang terkait dengan penjualan dan pelayanan purna jual UMC sesuai dengan peraturan, kebijakan dan keleluasaan yang diberikan perusahaan serta arahan dan atasannya, termasuk dalam tanggung jawab, antara lain mengadakan pelatihan teknis, membuat buku pedoman bagi jajaran penjualan dan pelayanan puma jual.

Output/Hasil: Meningkatnya kompetensi dan kinerja lini operasi penjualan dan pelayanan puma Jual UMC.


• Leadership • Human

Resources Management


• Pertumbuhan pengetahuan, sikap, dan keterampilan yang dibutuhkan.

• Peningkatan produktivitas SDM lini operasi UMC tanggung jawabnya.

Tanggung Jawab dan Output Terkait dengan Suku Cadang Motor

Kompetensi dan Pengukuran Terkait

dengan UMC

1. Tanggung Jawab: Memahami program kerja Divisi untuk membuat program kerja tahunan suku cadang.

Output / Hasil: Program kerja tahunan yang disetujui, dipahami, dan didukung oleh bawahannya.


• Product knowledge

• Marketing and sales

2. Tanggung Jawab: Mendeteksi, menindaklanjuti, memperbaiki dan menyelesaikan masalah-masalah yang timbul yang terkait dengan penjualan suku cadang.


• Leadership • Problem Solving

and Decision Making

79

Output /Hasil: Mendeteksi dan menyelesaikan masalah secara dini; Meningkatnya kuantitas dan kualitas program penjualan.


• Pertumbuhan kuantitas dan kualitas produknya.

3.5.2. UMC Warehouse


Mengelola SDM Gudang dalam menangani penerimaan,

penyimpanan, dan pengeluaran unit sepeda motor serta

pengiriman sepeda motor dan administrasinya sesuai SOP dan

arahan atasan agar supaya keluar-masuk meupun penyimpanan

dan pengiriman barang terlaksana secara cepat, tepat, dan tertib

administrasi.


Tabel 3.2. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC

Warehouse

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. TanggungJawab:

Melaksanakan administrasi gudang secara tertib sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan di Perusahaan. Output /Hasil Sepeda motor yang masuk dan keluar dan gudang sesuai jumlah dan jenis yang telah ditetapkan dan melalui tertib administrasi.

Kompetensi yang dibutuhkan • Check dan Action • Product Knowledge


• Keakuratan data sepeda motor yang ada di gudang

• Kesesuaian spesifikasi sepeda motor yang disetujui untuk masuk dan keluar

80

2. Tanggung Jawab: Mengecek sepeda motor dan update data gudang secara berkala. Output /Hasil: Teridentifikasi jumlah sepeda motor yang nil dan tersedianya data akurat sepeda motor yang ada di gudang.

Kompetensi yang dibutuhkan • Check dan Action


• Kesesuaian stok fisik dengan data komputer

3. Tanggung Jawab: Mempersiapkan dan melakukan pengiriman motor beserta kelengkapannya kepada customer sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan. Output/Hasil:

• Pengiriman motor dan kelengkapannya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan.

• Motor yang dikirim berada dalam kondisi baik, Iengkap, dan siap pakai.

Kompetensi yang dibutuhkan • Check dan Action • Komunikasi


• Kelancaran personil bagian umum dalam melaksanakan tugas

• Ketepatan waktu • Kelengkapan dan

kondisi motor yang dikirim.

• Customer Satisfaction • Service Level.

4. Tanggung Jawab: Mendapatkan dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan unit kerja dan pihak-pihak Iainnya yang berkepentingan. Output /Hasil: Tim kerja dan pihak yang berkepentingan mengetahui permasalahan yang terjadi, tindak lanjut yang perlu dilakukan, dan mendapatkan pembelajaran.

Kompetensi yang dibutuhkan • Information Seeking

dan Sharing • Membuat laporan dan

proposal Tolak Ukur Keberhasilan

• Kelengkapan, keakuratan, dan kekinian informasi yang disampaikan dan diterima.

• Tingkat dan jumlah permasalahan yang dapat dicegah dan diatasi, serta pembelajaran yang bisa dilakukan.

81


Kompetensi dan Pengukuran Terkait dengan UMC

1. Tanggung Jawab: Mengendalikan, dalam arti mengetahui dan mengotorisasi arus suku cadang yang masuk dan keluar dari gudang. Output/Hasil: Tidak terjadi masalah-masalah yang menyangkut kuantitas dan ketidakjelasan dalam mutasi suku cadang.


• Integritas, kecermatan dan ketelitian.


• Semakin sedikit selisih yang timbul antara jumlah yang ada pada sistem dengan jumlah aktual.

2. Tanggung Jawab: Memelihara dan mempertanggungjawabkan persediaan suku cadang agar tidak terjadi kehilangan. Output/Hasil: Transaksi penjualan lancar tanpa hambatan informasi akibat ketiadaan persediaan.

Kompetensi yang Dibutuhkan:

• Kecekatan dalam pengawasan aliran persediaan.


• Tidak terjadi ketidaksesuaian kuantitas persediaan yang ada pada sistem dengan jumlah aktual.

3. Tanggung Jawab: Mencatat dan memeriksa stok suku cadang motor yang masuk dan keluar dan gudang secara teliti dan akurat. Output / Hasil: Suku cadang motor yang masuk dan keluar dan gudang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dan tercatat dengan akurat.


• Kecermatan dan ketelitian


• Keakuratan data gudang

• Kesesuaian spesifikasi stok yang disetujui untuk masuk dan keluar.

82

3.5.3. UMC Sales


Mengembangkan hubungan baik dengan customer

potensial dan menjual sepeda motor Honda baru atau bekas secara

tunai maupun kredit agar supaya mampu mencapai bahkan

melampaui target penjualan di area tanggung jawabnya.


Tabel 3.3. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran UMC Sales

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. TanggungJawab:

Menemukan calon customer potensial di lingkungan sekitarnya dan strategi pendekatannya. Output/Hasil: Memiliki daftar customer potensial dan rencana kunjungan.

Kompetensi yang dibutuhkan • Product Knowledge • lnisiatif


• Kuantitas dan potensi kualitas daftar kunjungan

• Jumlah kuantitas dan % hot prospects yang dihasilkan daftar kunjungan.

2. TanggungJawab: Membina hubungan, mengidentifikasi kebutuhan, memberikan solusi, meyakinkan customer mengenai produk dan jasa Perusahaan, serta mendapatkan Sales (closing). Output/Hasil: Mencapai bahkan melampaui target penjualan.

Kompetensi yang dibutuhkan • Product Knowledge • Komunikasi • Salesmanship • Relationship Building • Kegigihan dan hasrat

berprestasi Tolak Ukur Keberhasilan

• Tingkat kunjungan (sales call) per periode waktu.

• Tingkat pertumbuhan hot prospects.

83

• Tingkat pencapaian target penjuatan area.

• Tingkat pertumbuhan penjualan.

3. Tanggung Jawab: Menjelaskan biaya dan prosedur pembelian kredit, menyeleksi awal kelayakannya, membantu-memandu pengisian aplikasi dan mengumpulkan dan memproses data dan dokumen pendukung. Output/Hasil Mendapatkan customer yang layak menerima kredit dan memenuhi persyaratan administrasinya.

Kompetensi yang dibutuhkan • Pemahaman Prosedur

Penjualan Kredit • Analisa Kredit • Surveying


• Rasio % aplikasi yang memenuhi syarat mendapatkan kredit.

• Rasio % aplikasi yang Iangsung memenuhi syarat kelengkapan data dan dokumen.

4. Tanggung Jawab: Membuat laporan sesuai format dan SOP. Output/Hasil: Laporan yang jelas, akurat, tepat waktu dan bisa dimanfaatkan oleh pihak- pihak terkait.

Kompetensi yang dibutuhkan • Membuat laporan dan

proposal Tolak Ukur Keberhasilan

• Kelengkapan dan ketepatan isi laporan serta waktu pembuatannya.

5. Tanggung Jawab: Memelihara dan mengembangkan hubungan baik dengan customer. Output/ Hasil: Mempunyai jaringan penjualan yang semakin luas, loyal dan berkualitas.

Kompetensi yang dibutuhkan • Relationship building


• Rasio % customer lama datang/ menghubungi kembali.

• Rasio penjualan atas referensi customer lama.

• Customer Service Level.

84


Kompetensi dan Pengukuran Terkait dengan UMC

Tanggung Jawab: 1. Mengusahakan pelaksanaan

transaksi penjualan berdasarkan otoritas yang diberikan oleh UMC Sales Head dalam menyetujui dan menindaklanjuti penawaran harga dari konsumen atas suku cadang motor. Output/Hasil: Transaksi berdasarkan harga yang diotorisasi oleh UMC Sales Head pada batas minimum dan usaha untuk mengoptimalkan nilai transaksi.


• Integritas • Customer Service

Level Tolak Ukur Keberhasilan:

• Keberhasilan transaksi dengan nilai yang diharapkan perusahaan.

3.5.4. Finance Department


Mengkoordinir, membina, mengarahkan, dan mengontrol sumber

daya unitnya dalam mengurus perlindungan asuransi bagi motor yang dijual

secara kredit oleh perusahaan; penyiapan, penyimpanan, dan penjaminan

dokumen seperti BPKB sesuai dengan arahan dari atasan termasuk di

dalamnya menyelesaikan masalah yang muncul dalam kegiatan operasional

pekerjaan agar supaya barang yang terjual secara kredit dapat terlindungi

asuransi dan masalah yang berkaitan dengan penyiapan, dan penjaminan

dokumen dapat berjalan dengan tertib, lancar, dan aman.

85


Tabel 3.4. Tanggung Jawab Beserta kompetensi dan pengukuran Finance

Department

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran

1. Tanggung Jawab: Menganalisa pelanggan untuk dapat memberikan penilaian atas kelayakan jumlah limit kredit bagi transaksi penjualan UMC. Output/Hasil: Jumlah limit kredit yang layak.


• Pengetahuan yang memadai atas kriteria pemberian limit kredit.


• Pelanggan dan perusahaan tidak menemui kesulitan dalam pelaksanaan transaksi penjualan kredit sekaligus dalam penyelesaian transaksi tersebut.

2. Tanggung Jawab: Menganalisa piutang tiap pelanggan dan kewajaran piutang serta kelancaran pembayaran pelanggan atas piutang tersebut. Output/Hasil: Piutang tiap pelanggan terpantau dengan baik.


• Kejelian, kewaspadaan, dan kemampuan analisis piutang yang baik.


• Minimalisasi aging debt

• Minimalisasi bad debt expense

86

3.5.5. Accounting Department


Menjalankan strategi akuntansi yang telah ditetapkan serta

memimpin dan mengelola eksekusinya agar supaya mampu

mencapai bahkan melampaui target yang telah ditetapkan.


Tabel 3.5. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Accounting

Department

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran

1. Tanggung Jawab: Mengelola dan mengimplementasikan strategi akuntansi dalam kegiatan operasional UMC. Output/hasil: Operasional perusahaan yang berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan transaksi dapat berjalan dengan lancar.


• Check and action. • Accounting and

taxation. Tolak Ukur Keberhasilan:

• Keakuratan dan kelengkapan pencatatan transaksi.

3.5.6. Mechanic


Berperan sebagai ahli dalam bidang pemeriksaan motor dan

keseluruhan bagiannya, termasuk di dalamnya adalah mesin, dalam hal

penilaian kondisi dan kelayakan untuk menentukan tiap bagian yang akan

dijual sebagai suku cadang secara terpisah dari motor ataupun menyusun

87

kembali motor bekas dalam kondisi yang layak dan baik untuk dijual

sebagai motor bekas dengan mempertimbangkan tiap bagian yang

membutuhkan penggantian.


Tabel 3.6. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Mechanic

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran 1. Tanggung Jawab:

Menganalisa dan memeriksa kondisi setiap mokas yang masuk ke gudang dan memilah suku cadang yang akan dijual terpisah serta mokas yang akan dijual kembali setelah diperbaiki dan diperlengkapi. Output:

• Kondisi mokas yang prima.

• Pemilahan suku cadang yang baik.


• Pengetahuan mekanis • Pengetahuan teknis


• Tidak terjadi masalah yang berhubungan dengan kerusakan atas UMC yang dijual.

3.5.7. Delivery Department


Sebagai penjamin keamanan dan keutuhan barang yang

dikirim agar dapat sampai dengan tepat tujuan dan tepat waktu.

88

3.5.7.2. Tanggung Jawab

Tabel 3.7. Tanggung Jawab Beserta Kompetensi dan Pengukuran Delivery

Department

Tanggung Jawab dan Output Kompetensi dan Pengukuran Tanggung Jawab: Mengkoordinir dan mengontrol persiapan dan pengiriman motor beserta kelengkapannya kepada costumer sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan. Output/Hasil:

• Pengiriman motor dan kelengkapannya dilakukan pada waktu yang telah ditentukan.

• Motor yang dikirim berada dalam kondisi baik, Iengkap, dan siap pakai.

Kompetensi yang dibutuhkan • Check dan Action • Komunikasi


• Kelancaran personil bagian umum dalam melaksanakan tugas

• Ketepatan waktu • Kelengkapan dan kondisi

motor yang dikirim. • Customer Satisfaction • Service Level.

89

3.6. Rich Picture

Gambar 3.2. Rich Picture Prosedur Sistem Penjualan, Piutang, dan Pengendalian

Persediaan Berjalan

90

3.7. Prosedur Sistem Berjalan

3.7.1. Prosedur Persediaan

Siklus awal persediaan bermula ketika motor bekas sampai di

gudang motor bekas untuk kemudian dicek oleh mechanic yang berada di

bewah bagian Recondition Specialist. Staf Mekanik kemudian melakukan

penilaian terhadap motor tersebut mengenai kondisi tiap suku cadang

motor yang dianggap sudah rusak atau tidak layak. Suku cadang yang

dianggap tidak layak tersebut akan dicopot dari motor dan dicatat dalam

suatu checklist oleh Staf Gudang dan kemudian diberikan kepada UMC

Warehouse Head.

UMC Warehouse Head menyimpan Checklist sebagai arsip dan

mengentri informasi dalam Checklist ke dalam sistem persediaan suku

cadang lalu kemudian memerintahkan UMC Warehouse Staff untuk

mengklasifikasikan suku cadang berdasarkan jenis item. Hal tersebut

dilakukan untuk memudahkan lokasi penempatan dan perhitungan

kuantitas tiap item suku cadang.

Keterangan: Motor bekas tersebut merupakan motor dari konsumen yang

kreditnya macet. Secara singkat, keterangan mengenai awal keberadaan

motor bekas adalah sebagai berikut:

Bagian Keuangan PT. NSS menganalisa sejarah pembayaran kreditur

motor yang bermasalah. Kredit konsumen dinyatakan bermasalah apabila

kreditur tersebut menunggak pembayaran dalam tempo maksimal 30 hari.

Setelah dinyatakan bahwa kredit tersebut bermasalah, Bagian Keuangan

91

PT. NSS akan mengeluarkan surat peringatan yang memberitahukan

kepada kreditur untuk segera melunasi pembayaran tunggakan dan cicilan

kredit motor. Surat tersebut terus dikirimkan secara berulang kapada

kreditur dengan periode 15 hari. Apabila ternyata tunggakan terus

berlanjut selama periode lebih dari 90 hari, Bagian Keuangan akan

mengutus Eksekutor dari perusahaan yang kemudian akan menarik motor

tersebut dari tangan konsumen.

Dalam beberapa kasus, ada kalanya perusahaan dapat menarik

motor dari kreditur yang dianggap bermasalah dalam pembayaran

kreditnya (tunggakan cicilan >30 hari) walaupun kreditur belum melewati

batas waktu pembayaran tunggakan selama 90 hari. Hal tersebut

melibatkan analisa Eksekutor atau penagih akan kondisi finansial kreditur

yang dianggap tidak layak; Misal: rumah yang dihuni ternyata rumah

kontrakan, kondisi rumah yang tidak layak, dsb.

Dalam kasus seperti ini, Eksekutor akan menginformasikan

kepada kepala Bagian Keuangan untuk mempertimbangkan kembali

pemberian kredit dan >50% dari kasus ini akan berakhir pada penarikan

motor dari tangan kreditur

3.7.2. Prosedur Penjualan Kredit

Transaksi penjualan dimulai ketika konsumen mengajukan

penawaran atas barang persediaan yang ada di gudang. konsumen

pertama-tama akan berkomunikasi lewat telepon dengan UMC

Warehouse Head untuk mengajukan pesanan dan membuat janji dengan

92

UMC Warehouse Head untuk datang langsung ke gudang dan melihat

barang yang tersedia. Konsumen biasanya akan melihat fisik barang dulu

ke gudang lalu mengajukan penawaran harga atas barang tersebut.

Setelah mengetahui kondisi fisik dan ketersediaan barang,

konsumen akan mengajukan Surat Penawaran (SP) pada UMC

Warehouse Head. Surat Penawaran dari konsumen tersebut kemudian

akan dikonfirmasi oleh UMC Warehouse Head melalui telepon ke kantor

pusat dan dianalisa oleh UMC Sales Head dengan mempertimbangkan

harga penawaran yang layak bagi kuantitas dan jenis item yang akan

dibeli.

Setelah penawaran tersebut mendapat pertimbangan, akan muncul

dua alternatif prosedur. Yang pertama adalah apabila UMC Sales Head

menyetujui penawaran yang diajukan konsumen, maka penjualan dapat

diproses pada prosedur selanjutnya. Yang kedua adalah apabila UMC

Sales Head menolak untuk menerima tawaran konsumen dimana UMC

Sales Head akan mengirimkan satu orang utusan Salesperson untuk

berkomunikasi dan melakukan tawar-menawar dengan konsumen guna

menemukan titik harga yang disepakati bersama. Biasanya Salesperson

akan bertemu langsung dengan konsumen di gudang suku cadang atau

hanya melakukan komunikasi lewat telepon.

Apabila ternyata tidak dicapai kesepakatan, maka transaksi akan

batal dilaksanakan. Namun apabila ternyata harga yang disepakati

diperoleh maka transaksi penjualan berlanjut dengan otorisasi harga dari

UMC Sales Head berdasarkan harga yang diberitahukan oleh Salesperson

93

yang diutus ke gudang. Pada saat kesepakatan tersebut, UMC Warehouse

Head mengkonfirmasi pada konsumen bahwa perusahaan tidak akan

menerima keluhan atau retur barang apapun bagi barang yang telah

disepakati dalam transaksi.

Setelah jumlah, harga, dan item diketahui serta diotorisasi oleh

UMC Sales Head, maka ia akan menghubungi UMC Warehouse Head

dan memerintahkan barang tersebut untuk dikirim. UMC Warehouse

Head kemudian akan membuat Surat Jalan (SJ) satu rangkap yang berisi

keseluruhan informasi yang terkait dengan penjualan suku cadang yaitu

item, kuantitas, konsumen, serta jumlah yang harus dibayar.

3.7.3. Prosedur Pengiriman Barang

Setelah membuat Surat Jalan, UMC Warehouse Head akan

memerintahkan UMC Warehouse Staff untuk menyiapkan barang sesuai

dengan item apa saja dan berapa kuantitas barang yang dijual berdasarkan

Surat Jalan. Setelah selesai, UMC Warehouse Staff akan mengirim barang

tersebut langsung pada konsumen atau dalam beberapa kasus konsumen

akan mengangkut barang tersebut sendiri langsung dari gudang. Barang

yang diberikan kepada konsumen akan disertai dengan Surat Jalan yang

sekaligus berfungsi sebagai Faktur Penjualan.

3.7.4. Prosedur Piutang

Setelah mengkonfirmasi lisan pada UMC Sales Head bahwa barang

telah dikirim sesuai dengan jumlah yang diotorisasi sebalumnya maka

94

UMC Warehouse Head akan menginput jumlah persediaan yang terjual

pada sistem untuk mengurangi jumlah persediaan yang ada di gudang.

UMC Sales Head kemudian akan memberitahu Bagian Akuntansi,

lagi-lagi secara lisan, untuk menambahkan piutang pada piutang dari

pendapatan lain-lain dengan jumlah yang ia otorisasi sebelumnya. Jangka

waktu piutang tidak ditetapkan secara resmi oleh perusahaan melainkan

kesepakatan antara konsumen dengan UMC Warehouse Head.

3.7.5. Prosedur Pembayaran

Konsumen melakukan pembayaran pada Kasir yang berada di

bawah Finance Department dengan menyerahkan bukti setor atau

konfirmasi giro yang masuk ke rekening perusahaan. Namun, karena

hubungan konsumen yang biasanya sangat dekat dengan UMC

Warehouse, terkadang konsumen kembali berhubungan dengan UMC

Warehouse Head untuk memberikan bukti transfer pembayaran kepada

UMC Warehouse Head dan UMC Warehouse Head yang akan

menyerahkan pembayaran tersebut kepada Finance Department. Setelah

bukti pembayaran diterima, maka bagian Finance akan mengkonfirmasi

Accounting Department untuk melakukan pencatatan atas penerimaan

kas.

95

3.8. Identifikasi Masalah

Setelah dilakukan identifikasi terhadap prosedur sistem yang berjalan,

ternyata ditemukan berbagai kelemahan yang terutama berkaitan dengan

minimnya penerapan pengendalian internal serta sedikitnya dokumentasi yang

dihasilkan dari transaksi yang menurunkan efektivitas dan efisiensi operasi serta

jika terus-menerus dibiarkan akan dapat menimbulkan kerugian yang material

bagi perusahaan. Masalah-masalah tersebut antara lain:

• Kemungkinan pencurian dan penggelapan suku cadang oleh UMC

Warehouse Staff.

Checklist hanya dibuat satu rangkap dan hanya disimpan oleh UMC

Warehouse Head. hal tersebut dapat membuat pertanggungjawaban staf

gudang atas kuantitas item suku cadang menjadi rancu sehingga sulit

untuk dilakukan pelacakan momentum apabila terjadi kehilangan atas

suku cadang atau ketidaksesuaian kuantitas yang ada pada Checklist

dengan kuantitas aktual suku cadang.

• Kemungkinan perusahaan mengalami kerugian akibat piutang tak tertagih

menjadi semakin besar.

Perusahaan tidak memiliki suatu database yang memuat data konsumen

suku cadang tersendiri sehingga tidak ada analisa yang jelas atas

kemampuan konsumen dalam menyelesaikan kredit. Ketiadaan data

konsumen akan mempersulit perusahaan apabila ternyata konsumen

mangkir dalam menyelesaikan kewajibannya. Selain itu, perusahaan

khususnya Finance Department tidak terlibat dalam analisa untuk

96

pemberian limit kredit tertentu bagi konsumen serta jangka waktu piutang

konsumen.

• Minimnya informasi yang diperoleh dari kegiatan penjualan suku cadang

Akibat ketiadaaan dokumentasi yang baik atas transaksi. Sehubungan

dengan prosedur yang masih menghasilkan informasi yang sangat

terbatas, maka perusahaan seringkali tidak dapat mengetahui jumlah

transaksi pada waktu atau periode tertentu. Padahal, kegiatan ini

menghasilkan jumlah yang cukup signifikan dan diharapkan dapat

berkembang seiring dengan semakin banyaknya suku cadang yang

tersedia untuk dijual.

• Minimnya dokumen yang digunakan dalam transaksi yang dapat memicu

kecurangan personil.

Dokumen yang digunakan dalam pengendalian persediaan hanya berupa

Checklist, sedangkan untuk penjualan kredit hanya menggunakan Surat

Penawaran satu rangkap serta Surat Jalan. Hal tersebut disadari sangat

tidak cukup mengingat pentingnya dokumen sebagai dasar bukti tertulis

yang kuat sebagai sumber informasi yang dapat dipercaya oleh

perusahaan dimana keberadaan dokumen penting dalam prosedur

pengendalian dan penjualan kredit dapat meningkatkan pengendalian

internal.

• Kemungkinan penyelewengan harga ataupun kuantitas yang sebenarnya

ditawar oleh konsumen.

Prosedur yang masih kacau dan sebagian besar menggunakan konfirmasi

97

dan hubungan lisan membuat pengendalian perusahaan atas transaksi

sangat minim dan menjadikan banyak celah bagi penggelapan atas

kuantitas dan harga aktual dari transaksi yang terjadi.

• Kesulitan untuk memperoleh informasi atas kuantitas aktual suku cadang

yang tersedia.

Tidak terintegrasinya sistem persediaan dan penjualan suku cadang

membuat kesalahan atas penginputan aliran masuk-keluar persediaan

akan memperbesar kemungkinan kuantitas suku cadang yang terdapat

pada sistem tidak sinkron dengan apa yang sebenarnya ada. Selain itu,

tidak adanya pengontrolan berkala atas kuantitas aktual yang tersedia

membuat informasi yang ada di sistem menjadi semakin tidak relevan dan

seringkali dapat membuat transaksi penjualan menjadi kacau karena

informasi yang diberikan pada kondumen atas kuantitas barang

berdasarkan sistem ternyata tidak sesuai dengan kenyataan dan

mengharuskan UMC Warehouse menghitung ulang seluruh persediaan

suku cadang yang membuat kinerja tidak efektif dan efisien. Minimnya

sistem pengendalian intern dalam persediaan membuat potensi

kecurangan personil dalam hal pencurian persediaan menjadi sangat

besar.

98

3.9. Usulan Solusi bagi Permasalahan:

1. Pembuatan suatu sistem yang mengintegrasikan transaksi penjualan,

pengendalian persediaan, dan piutang tersendiri bagi prosedur

penjualan suku cadang bekas. Hal ini dilakukan untuk menghindari:

• Kemungkinan tidak tertagihnya piutang oleh konsumen karena

terdapat database yang memuat informasi tentang konsumen

lama maupun baru dengan penentuan limit kredit tertentu yang

didasarkan pada analisa limit kredit oleh Finance Department.

Dokumentasi piutang pada sistem dapat menyediakan

informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk

menganalisa saldo kredit konsumen serta memudahkan

penagihan atas dasar pengelompokkan piutang berdasarkan

konsumen atau tanggal tertentu guna analisa perilaku

konsumen dalam pelunasan pembayaran serta mengetahui

aging debt.

• Kerugian perusahaan atas hilangnya persediaan dan kesulitan

dalam mengetahui kuantitas dan item aktual dari suku cadang

yang tersedia. Dengan pengintegrasian sistem persediaan serta

penjualan, maka sistem akan secara otomatis mengurangi

jumlah persediaaan seiring dengan adanya transaksi penjualan

sehingga memperkecil kemungkinan kekeliruan dan

kekhilafan dalam pengentrian barang. Selain itu, informasi

99

dalam sistem dapat digunakan untuk memudahkan dalam

mengetahui status dan memudahkan dalam pelacakan barang.

Selain itu, sistem memungkinkan pula pengikutsertaan staf

terkait atas disetujuinya informasi tertentu. Misal: perhitungan

kuantitas barang pada saat barang masuk ke gudang dan

diklasifikasi oleh staf gudang tertentu. Hal ini dapat

disempurnakan dengan adanya inspeksi yang dilakukan oleh

UMC Warehouse Head secara berkala untuk membuktikan

keakuratan informasi dalam sistem dibandingkan dengan

barang actual.

• Kecurangan dan penggelapan oleh karyawan yang melakukan

negosiasi harga langsung dengan konsumen. Dengan adanya

dokumentasi sistem yang dapat diakses oleh pihak dengan

otoritas tertentu memungkinkan distribusi tanggung jawab dan

wewenang yang luas namun sekaligus dibatasi oleh wewenang

dari pihak lain sehingga baik Salesperson maupun UMC

Warehouse tidak dapat memasukkan informasi yang tidak

sesuai. Dengan sistem penjualan dan piutang yang terintegrasi,

maka Finance Dept. akan mengetahui saldo piutang konsumen

dan jumlah piutang yang ditagihkan akan sesuai dengan

transaksi penjualan yang terjadi.

• Kekeliruan dalam harga penjualan. Dengan otorisasi yang

dimiliki oleh pihak yang berwenang, maka akses untuk dapat

100

menentukan batas minimum bagi harga transaksi penjualan

tertentu tidak dapat diubah oleh sembarang pihak.

2. Memperlengkapi sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan

pengendalian persediaan dengan dokumentasi informasi yang cukup

sebagai berikut:

• Checklist;

• Surat Tanda Penerimaan Barang;

• Surat Penawaran Konsumen;

• Surat Perjanjian Penjualan;

• Surat Pengeluaran Barang;

• Faktur Penjualan;

• Surat Jalan;

• Surat Bukti Penerimaan Kas, dan

• Surat Hasil Perhitungan Fisik;

3. Sebaiknya dilakukan pertimbangan atas tugas, wewenang, dan

tanggung jawab pihak yang terkait, dengan demikian, tiap karyawan

memiliki hak akses dalam menangani transaksi sesuai dengan yang

menjadi tanggung jawabnya. Contohnya: UMC Warehouse tidak

dilibatkan lagi dalam prosedur awal penjualan, pengiriman barang

akan dilakukan oleh Delivery Department, dsb.

101

4. Keperluan pembuatan perjanjian penjualan antara pihak perusahaan

dengan konsumen atas kesepakatan harga, jumlah dan item suku

cadang, yang mencegah terjadinya hal di luar keinginan yang dapat

menimbulkan masalah seperti: konsumen lupa atau menawar kembali

harga barang, terjadinya retur setelah barang dijual, dan sebagainya.

5. Untuk membantu manajemen perusahaan dalam meningkatkan

kualitas pengambilan keputusan sebagai akibat dari akses informasi

yang lebih mudah, cepat, dan akurat dengan memperkaya informasi

dengan laporan-laporan sebagai berikut:

• Laporan Penjualan

• Laporan Piutang

• Laporan Analisis Umur Piutang

• Kartu Stok atau Laporan Arus Masuk-Keluar Barang

• Laporan Hasil Perhitungan Fisik Persediaan.

BAB 3 GAMBARAN PROSEDUR SISTEM …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2010-1-00006-AKSI Bab 3.pdfBerikut...

Documents

Transcript of BAB 3 GAMBARAN PROSEDUR SISTEM …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2010-1-00006-AKSI Bab 3.pdfBerikut...