BAB 3 EVALUASI KINERJA - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2009-1-00423-SI Bab...
Transcript of BAB 3 EVALUASI KINERJA - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/Asli/Bab3/2009-1-00423-SI Bab...
65
BAB 3
EVALUASI KINERJA
3.1. Profil Perusahaan
PT. Serasi Autoraya didirikan di Jakarta pada tahun 1990. Sejak tahun
1993, seluruh saham perusahaan dimiliki oleh PT.Astra International, Tbk, salah
satu perusahaan yang terkenal dalam bidang penjualan kendaraan transportasi
darat di Indonesia.
Perusahaan ini merupakan perusahaan rental mobil dan penyedia jasa
pengemudi dengan lebih dari 1.500 supir yang berkualitas dan lulusan dari
Driver Training Center perusahaan ini.
Dengan berkembangnya perusahaan, pada tanggal 1 Juli 2003 PT.Serasi
Autoraya membangun anak perusahaan yang khusus bergerak di bidang
penyedia jasa pengemudi atas nama PT.Daya Mitra Serasi. PT.Daya Mitra Serasi
selain bergerak di bidang penyedia jasa pengemudi juga menyediakan jasa
pelatihan supir / pelatihan driver.
Saat ini, PT.Daya Mitra Serasi telah mempunyai lebih dari 4.000 driver
untuk mendukung aktivitas penyedia jasa pengemudi.
66
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Job Description
Operation
Driver OperationDepartment
Financial andAccounting Department
Personnel and GADepartment
Training and Sys.Development
TDS Head
TDS CoordinatorAdministrator
Driver Coordinator
Driver Stock
Customer Careand Marketing
SupportCoordinator
AccountingOfficer
AdministrasionOfficer
Cashier
Collector
PersonnelAdministrator SPV
Industrial Relation
GA Administration
RecruitmentOfficer
Diklat SPV
Diklat Instructor
Sys. DevelopmentOfficer
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Daya MItra Serasi
1. Trac Driver Service Head
Tugas Trac Driver Service Head adalah
- Mengelola driver di sebuah cabang dan memantau tingkat utilisasi dan
tingkat performance yang optimal.
- Mengatur operational pengemudi yang ada di perusahaan.
Wewenang Trac Driver Service Head adalah
- Mengkoordinasi tugas-tugas TDS Coordinator Administrator
- Menyetujui perpanjangan kontrak dan memutus kontrak.
- Memberikan sangsi kepada driver ataupun reward.
67
2. Trac Driver Service Coordinator Administrator
Tugas Trac Driver Service Coordinator Administrator adalah Menangani
penugasan driver ke pelanggan.
Wewenang Trac Driver Service Coordinator Administrator adalah
Mempunyai kuasa dalam memberikan pembinaan driver.
3. Driver Coordinator
Tugas Driver Coordinator adalah
- Memeriksa kelengkapan Work schedule driver
- Melakukan perhitungan overtime driver.
Wewenang Driver Coordinator adalah berhak menerima work schedule,
menentukan kebenaran data work schedule yang diterima.
4. Driver Stock
Tugas Driver Stock adalah mengatur stock driver.
Wewenang Driver Stock adalah meminta penyediaan driver.
5. Customer Care and Marketing Support Coordinator
Tugas Customer Care and Marketing Support Coordinator adalah
- Merencanakan pengembangan strategi pemasaran dan implementasinya.
- Meningkatkan strategi pelayanan dan kepuasan terhadap pelanggan.
Wewenang Customer Care and Marketing Support Coordinator adalah
mendapatkan informasi yang lengkap mengenai profil perusahaan dan
kebijakan terbaru yang dikeluarkan perusahaan, serta produk perusahaan.
68
6. Accounting Officer
Tugas Accounting Officer adalah mengatur seluruh sistem keuangan dan
laporan keuangan.
Wewenang Accounting Officer adalah mendapatkan informasi mengenai arus
keuangan dalam perusahaan termasuk mendapatkan alasan yang tepat perihal
penggunaan keuangan.
7. Administrasion Officer
Tugas Administrasion Officer adalah melakukan penginputan data-data yang
berhubungan dengan penerimaan pembayaran dan pengeluaran, serta data-
data transaksi.
Wewenang Administrasion Officer adalah mendapatkan informasi dari
semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.
8. Cashier
Tugas Cashier adalah
- Menyetorkan penerimaan pembayaran yang diterima ke Bank.
- Mengeluarkan bukti penerimaan pembayaran dan pengeluaran.
Wewenang Cashier adalah berhak mengeluarkan dan menerima uang serta
mencegah pengeluaran uang yang tidak sah.
9. Collector
Tugas Collector adalah melakukan penagihan piutang kepada pelanggan.
Wewenang Collector adalah menerima informasi piutang pelanggan dari
perusahaan.
69
10. Personnel Administrator Supervisor
Tugas Personnel Administrator Supervisor adalah melakukan penggajian
kepada driver
Wewenang Personnel Administrator Supervisor adalah memperoleh
informasi gaji driver.
11. Industrial Relation
Tugas Industrial Relation adalah
- Menjaga situasi perusahaan sehingga tidak terjadi pemogokan karyawan.
- Menyampaikan hal-hal atau undang-undang perusahaan kepada
karyawan.
- Menjaga hubungan antar karyawan.
Wewenang Industrial Relation adalah
- Memberikan nasihat kepada kepala kordinator dalam memberikan
pembinaan kepada karyawan.
- Mengupdate undang-undang perusahaan.
12. General Affair Administration
Tugas General Affair Administration adalah melakukan tugas-tugas general
affair yang berkaitan dengan urusan-urusan internal seperti fasilitas kantor
( seragam ), perlengkapan kantor lainnya.
Wewenang General Affair Administration adalah menerima informasi akan
kebutuhan fasilitas kantor, menyetujui ataupun menolak permintaan atas
fasilitas kantor.
70
13. Recruitment Officer
Tugas Recruitment Officer adalah merencakan perekrutan, melakukan
interview terhadap pelamar.
Wewenang Recruitment Officer adalah menentukan lulus tidaknya pelamar.
14. Diklat Supervisor
Tugas Diklat Supervisor adalah menjual training
Wewenang Diklat Supervisor adalah mengkoordinasi tugas-tugas instruktur.
15. Diklat Instructor
Tugas Diklat Instructor adalah
- Transfer knowledge / memberikan pelatihan kepada driver dan pelanggan.
- Menyusun kurikulum pelatihan.
Wewenang Diklat Instructor adalah
- Menyatakan lulus atau tidak lulusnya driver maupun pelanggan yang
mengikuti pelatihan.
- Memberikan materi pelatihan sesuai dengan standar Trac Driver Service.
16. System Development Officer
Tugas System Development Officer adalah
- Merencanakan pengembangan sistem.
- Menyusun Standard Operation Procedure.
Wewenang System Development Officer adalah mengajukan usulan dan
konsep terhadap pengembangan sistem dan prosedur.
71
3.3. Struktur Organisasi Divisi IT dan Job Description
Corp. InformationSystem & Technology
Division Head
Information TechnologyDept. Head
Information systemDept.Head
System Administration& Security
Sect. Head / Analyst
Infrastructure &Communication
Sect.Head / Analyst
System ApplicationSect.Head / Analyst
IS DevelopmentSect.Head / Analyst
System AdministrationOfficer
Data CenterOperator
Infrastructure &Communication
Programmer
Resource ManagementAdministrator
IT HelpdeskOfficer
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi TI PT.Daya MItra Serasi
1. Corporate Information System & Technology Division Head
Tugas Corporate Information System & Technology adalah
- Melakukan update informasi teknologi atau melakukan benchmark
terkait dengan kemungkinan adanya inovasi teknologi informasi yang
dapat dimanfaatkan di perusahaan
72
- Melakukan review terhadap setiap proposal pengembangan / proyek yang
sudah disiapkan oleh IS Project
- Melakukan review dan memberikan solusi terhadap setiap permasalahan
pengembangan sistem aplikasi yang direncanakan maupun yang sedang
dijalankan
- Membuat budget tahunan dan mengajukan kepada atasan
Wewenang Corporate Information System & Technology adalah
- Mendapatkan rencana tahunan strategi perusahaan
- Mengajukan usulan pengembangan sistem aplikasi kepada atasan
- Mengajukan usulan kebutuhan sumber daya untuk kebutuhan proyek
kepada atasan
2. System Administration & Security
Tugas System Administration & Security adalah
- Melakukan analisa terhadap setiap kebutuhan pengguna akan security
dan akses sistem
- Maintain sistem security dan akses sistem dengan melakukan update
versi aplikasi anti virus, monitoring performance mesin server.
- Melakukan analisa dan memberikan solusi terhadap masalah-masalah
yang menyangkut security data untuk dilakukan preventive dan
corrective action
- Melakukan analisa dan evaluasi terhadap implementasi security atau
akses sistem yang ada di perusahaan dalam rangka melakukan perbaikan
terhadap sistem yang sudah ada
73
Wewenang System Administration & Security adalah
- Merekomendasikan URF (User Request Form) yang terkait dengan
security dan akses sistem kepada atasan
- Mengajukan usulan pengembangan sistem security kepada atasan
3. System Administration
Tugas System Administration adalah
- Menangani masalah pengguna yang terkait dengan server (aplikasi server,
user account, email, akses internet, dll
- Menindaklanjuti URF (User Requirement Form) yang sudah disetujui
oleh atasan terkait dengan create, delete, change akses pengguna, logon,
email, terminal, internet/intranet, dll (non SAP).
- Melakukan pemeliharaan berkala
- Mengelola dan monitoring kinerja server seperti memory, space hardisc,
user lock TC, virus traffic, dan lain sebagainya.
Wewenang System Administration adalah
- Mengajukan usulan peningkatan / pengadaan fasilitas / kemampuan
server kepada atasan
- Menolak pembuatan atau penggantian otorisasi / profile email, windows
atau intranet yang tidak sesuai dengan prosedur
4. Data Center
Tugas Data Center adalah
- Maintain peralatan (server) yang berhubungan dengan data center agar
dapat berfungsi dengan baik
74
- Melakukan testing equipment data center secara berkala agar selalu dalam
kondisi baik
Wewenang Data Center adalah
- Mengajukan usulan pembatasan maupun penutupan akses pengguna yang
telah menyalahgunakan akses ke sistem (baik berupa SAP, email,
jaringan, dan lain-lain) kepada pihak terkait
5. Infrastructure & Communication
Tugas Infrastructure & Communcation adalah
- Memantau, melakukan evaluasi dan memastikan bahwa proses transfer
knowledge yang dilakukan oleh tim pengembangan kepada tim
maintenance telah dilakukan sesuai dengan completion form yang telah
disepakati
- Melakukan analisa dan memberikan solusi terhadap masalah-masalah
yang muncul sehingga dapat dilakukan tindakan pencegahan
- Melakukan kontrol terhadap sistem komputasi perusahaan / kinerja
software, hardware dan network agar selalu berfungsi dengan baik
- Melakukan analisa dan assessment terhadap infrastruktur (kabel jaringan
komputer, dan lain-lain) terkait dengan layout atau relay out gedung atau
ruangan dengan bekerja sama dengan Building & Infrastructure
Wewenang Infrastructure & Communcation adalah
- Merekomendasikan URF (User Request Form) yang menjadi scope
maintenance kepada atasan
- Merekomendasikan penggantian / perbaikan / pembelian hardware /
software sesuai dengan analisa yang telah dilakukan kepada atasan
75
6. System Application
Tugas System Application adalah
- Melakukan identifikasi dan mencari solusi atas permasalahan sistem
aplikasi yang dihadapi pengguna
- Melakukan analisa user authorization dan profile SAP serta melakukan
pengujian
- Melakukan audit user profile dan pengguna SAP
- Membuat task progress report
Wewenang System Application adalah
- Mengajukan usulan approval user authorization dan profile
- Mengajukan usulan persetujuan atau penolakan user requirement setelah
dilakukan analisa
7. Programmer
Tugas Programmer adalah
- Membuat program ( SAP / non SAP ) sesuai dengan System Design yang
diajukan oleh System Applicant maupun IS Development
- Menterjemahkan spesifikasi dan membuat program ke dalam bahasa
pemrograman (coding)
- Melakukan pengujian hasil program yang telah dibuat dan melakukan
koreksi apabila ada error program atau error logical / process bersama
dengan PIC terkait
- Membuat dokumentasi program System Document, yaitu flow system,
gambaran proses sistem yang dibuat, struktur database atas field-field
76
yang dipakai dalam sistem termasuk hubungannya, listing program atas
coding program yang dibuat ( source code )
Wewenang Programmer adalah
- Mendapatkan rencana tahunan strategi perusahaan
- Menentukan scope pekerjaan maintenance / development terkait lingkup
kerjanya
- Mengajukan usulan pengembangan sistem aplikasi kepada atasan
8. IS Development
Tugas IS Development adalah
- Menyusun proposal proyek
- Mengidentifikasikan spesifikasi kebutuhan dari pengguna
- Melakukan analisa dan membuat design serta mengimplementasikan
aplikasi sistem informasi yang sudah dibuat
- Menyiapkan proses operasional deployment dan Go Live support
Wewenang IS Development adalah
- Mendapatkan rencana tahunan strategi perusahaan
- Mengajukan usulan pengembangan sistem aplikasi kepada atasan
9. IT Helpdesk
Tugas IT Helpdesk adalah
- Melakukan review dan memberikan solusi terhadap setiap permasalahan
- Melakukan analisa dan memberikan solusi terhadap masalah-masalah
yang muncul sehingga dapat dilakukan tindakan pencegahan
77
Wewenang IT Helpdesk adalah
- Merekomendasikan URF (User Request Form) yang terkait dengan
permasalahan kepada atasan
3.4. Visi, Misi, dan Strategi Bisnis Perusahaan
• Visi Perusahaan
“Menjadi mitra usaha yang bermanfaat bagi pemegang saham dalam bidang
pengelolaan pengemudi.”
• Misi Perusahaan
- Dapat mendukung kebutuhan pengemudi SERA Group
- Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan dengan tingkat
kualitas pelayanan yang tinggi
- Menerapkan sistem reward dan punishment secara konsisten.
- Menjadi tempat berkarya yang nyaman bagi para karyawannya.
• Strategi Bisnis Perusahaan
- Menyediakan pengemudi berkualitas tinggi.
- Memenuhi semua kebutuhan pengemudi bagi SERA Group
- Mengelola stock dan administrasi pengemudi secara efisien dan efektif
3.5. Visi, Misi, dan Strategi Divisi IT
• Visi Divisi IT
“Menjadi pengembang sistem informasi dan pusat layanan informasi yang
cepat, tepat, dan akurat guna mendukung aktivitas bisnis perusahaan dan
membantu perusahaan dalam menghadapi persaingan global.”
78
• Misi Divisi IT
“Mengembangkan sistem informasi secara inovatif dengan mengikuti
perkembangan TI dan membangun pusat layanan informasi serta
menyediakan hardware dan software yang mendukung aktivitas bisnis
perusahaan.”
• Strategi Divisi IT
- Pengadaaan hardware dan software yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna serta mendukung aktivitas bisnis perusahaan
- Meningkatkan kualitas dan pelatihan staf TI
- Menggunakan teknologi informasi yang sesuai kebutuhan perusahaan
dan perkembangan TI
3.6. Analisa Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
PT.Daya Mitra Serasi telah menggunakan aplikasi SAP ECC 4.7 untuk
mendukung aktivitas proses bisnis sejak tahun 2006. Modul-modul yang
digunakan saat ini adalah modul Sales and Distribution, Human Capital
management, dan Finance.
Modul Sales and Distribution yang digunakan pada PT.Daya Mitra
Serasi berfungsi untuk mendukung semua tugas dan aktivitas yang berhubungan
dengan penjualan produk (Penjualan service driver dan penjualan service
training), pengiriman produk, dan penagihan kepada pelanggan. Aktivitas
penjualan dimulai dari proses Quotation, pemesanan driver, Sales Order /
Contract, dan diakhiri oleh Billing. Selain menangani aktivitas penjualan, modul
Sales and Distribution juga digunakan untuk mendukung proses Addendum,
serta Credit dan Debit Memo
79
Modul Human Capital Management yang digunakan pada PT.Daya
Mitra Serasi berfungsi untuk mendukung fungsi-fungsi seperti perekrutan, dan
penggajian.
Modul Finance yang digunakan pada PT.Daya Mitra Serasi berfungsi
untuk mendukung fungsi-fungsi seperti penerimaan pembayaran piutang
pelanggan (Account Receivable) dan pembayaran utang (Account Payable).
Adapun keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan pada PT.Daya
Mitra Serasi digambarkan pada gambar berikut ini:
80
Payroll
Procurement
PersonnelAdministratio
n
RecruitmentFinance
Sales
OtherCustomer
DAMIRAPlanning
DriverClub ApplicantOther
Customer
Employee
Order
Driver /Training
Driver
Employee Data
Salary
Retail Sales Stock Plan
Booking Driver / Instructor
Driver / Instructor
Driver Order /Training
OrderDriver
Application
RequestDriver
AR
Training
Driver List
Certificate
Order TrainingMaterial
Material
Driver Requirement
InternalCustomer(TRAC)
Driver / Training
AP
Gambar 3.3 Gambaran Proses Bisnis PT.Daya MItra Serasi
81
3.6.1 Finance
Finance merupakan modul yang berfungsi untuk menangani
proses penerimaan pembayaran piutang pelanggan (Account Receivable)
dan pengeluaran pembayaran utang (Account Payable)
Pembuatan Invoice Penjualan – Penerimaan Piutang
Admin Officer akan mendisplay Billing Due List Report dan
memprint invoice-invoice yang sudah jatuh tempo. Admin Officer
mengecek jumlah invoice yang diprint dengan Billing Due List Report,
kemudian Admin Officer akan menyusun laporan invoice yang telah
diprint dan menyerahkan kepada Account Officer untuk di cek
Tugas dari Account Officer adalah untuk mengecek akurasi dan
kebenaran Billing Due List Report yang disusun oleh Admin Officer dan
menandatangani invoice.
Invoice yang telah ditandatangani oleh Account Officer akan
diserahkan kepada Admin Officer, yang kemudian oleh Admin Officer
invoice tersebut akan dikirimkan kepada pelanggan dan Collector.
Collector akan menerima pembayaran dari pelanggan. Adapun
pembayaran tersebut dapat berupa cash maupun melalui Bank (Cek –
Giro – Transfer).
Collector akan menyetor pembayaran ke Cashier dan meminta
tanda pelunasan pada invoice yang bersangkutan serta menyerahkan
invoice lunas kepada pelanggan yang bersangkutan
Cashier akan menyetorkan pembayaran ke Bank serta membuat
bon merah yang berisi nama pelanggan dan nomor dokumen yang
82
dilunasi. Kemudian bon merah tersebut akan dikirimkan kepada Admin
Officer beserta dokumen pelunasan untuk di clear.
Adapun proses bisnis Pembuatan Invoice Penjualan – Penerimaan
Piutang digambarkan pada gambar berikut ini:
Pelanggan
Admin Officer
TransactionMaster Data
2. Invoice
7. Dokumen Penagihan Lunas
4.1. Invoice Rangkap 1
1. Billing Due List Report
Account Officer3. Invoice yang sudah ditandatangani
4.2. Invoice Rangkap 2
Collecctor
5. Uang / Cek / Giro / SlipTransfer
Cashier
6. Setor Pembayaran danDokumen Penagihan (Invoice)
8. Dokumen Penagihan Lunas
$
Bank
9. Uang / Cek / Giro
10. Dokumen Penagihan Lunas danBon Merah
11. Clear Account Receivable
Gambar 3.4 Pembuatan Invoice Penjualan-Penerimaan Piutang
83
Pembuatan Invoice Pembelian – Pembayaran Utang
Bagian finance akan menerima invoice dari bagian procurement TRAC
terhadap pembelian yang dilakukan. Adapun proses bisnis pada
Pembuatan Invoice Pembelian – Pembayaran Utang digambarkan pada
gambar berikut ini:
AccountingOfficerTRAC
AccountingOfficer
DAMIRA
TransactionMaster Data
2. Membuat Invoice3. Pembayaran
1. Invoice4. Clear AP
Gambar 3.5 Pembuatan Invoice Pembelian– Pembayaran Utang
3.6.2 Procurement
Procurement berfungsi untuk menunjang proses pembelian pada
PT. Daya Mitra Serasi. Bagian Procurement PT. Daya Mitra Serasi
terintegarasi dengan bagian Sales dan Human Resource - Training dan
Recruitment .
Integrasi bagian Sales dengan Procurement bertujuan untuk
melakukan permintaan driver. bagian Sales akan meminta driver kepada
bagian Procurement ketika cabang yang bersangkutan tidak memiliki
stock driver untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Integrasi bagian Recruitment dengan Procurement bertujuan
untuk menyediakan kebutuhan driver yang dibutuhkan oleh bagian Sales.
Integrasi bagian Training dengan Procurement bertujuan untuk
melakukan permintaan bahan-bahan yang diperlukan untuk menunjang
aktivitas pelatihan.
84
PT.Daya Mitra Serasi belum mengaktifkan modul Material
Management yang berfungsi untuk mendukung fungsi-fungsi yang
berhubungan dengan pembelian peralatan kantor dan peralatan
kebutuhan training. Sehingga aktivitas pembelian pada PT.Daya Mitra
Serasi masih tergantung pada induk perusahaan PT.Serasi Autoraya.
Dimana ketika adanya kebutuhan permintaan barang, maka bagian
pembelian PT.Daya Mitra Serasi akan membuat Purchase Requition
yang akan diserahkan kepada bagian pembelian PT.Serasi Autoraya.
Proses pembelian selanjutnya seperti proses pemilihan vendor,
pembuatan Purchase Order, Good Receipt, Invoice verification, dan
Payment akan dilakukan oleh bagian pembelian PT.Serasi Autoraya.
Adapun proses bisnis pembelian pada PT.Daya Mitra Serasi
digambarkan pada gambar berikut ini:
GA AdminDAMIRA
Training
5. Material
1. MemesanKebutuhan Training 2. Membuat PR
Ms.Word
GA AdminTRAC
3. Purchase Requisition
4. Material
Gambar 3.6 Proses Bisnis Pembelian
85
3.6.3 Sales and Distribution
3.6.3.1 Sales Process
Didalam bisnis penjualan, PT.Daya Mitra Serasi mempunyai
dua tipe yaitu Penjualan Service Driver dan Penjualan Service
Training,
3.6.3.1.1 Penjualan Service Driver
Proses penjualan Service Driver yang akan dibangun
pada PT.Daya Mitra Serasi terdiri dari beberapa tahapan proses
yaitu :
• Proses Quotation
Saat proses penawaran kepada pelanggan, aplikasi PT.Daya
Mitra Serasi menyediakan tiga tipe penawaran yang
berfungsi untuk membedakan status dari penawaran tersebut.
Yaitu Sales Info Quotation ( penawaran awal ), Prospect
Quotation, dan Final Quotation ( penawaran akhir )
Ketiga Quotation diatas bukanlah syarat mutlak harus
dipenuhi ketiganya, dari Sales Info Quotation bisa langsung
ke Final Quotation tanpa harus melalui Prospect Quotation
dimana kondisi seperti ini sangat dipengaruhi oleh
pendekatan antara Bagian Penjualan dengan pelanggannya.
• Proses Booking / Pemesanan Driver
Proses pemesanan driver akan dilakukan dengan pembuatan
notification, dimana setiap notification akan berisi data
driver dan data pelanggan. Apabila PT.Daya Mitra Serasi
86
belum mempunyai stock driver yang tersedia, maka
dimungkinkan juga pembuatan notification tanpa ada data
driver. Dari Notification tersebut output yang keluar adalah
surat tugas untuk driver.
Jika setelah adanya pembayaran kemudian pelanggan
membatalkan pembelian secara sepihak maka PT.Daya
Mitra Serasi akan memberlakukan Biaya Pembatalan
kepada pelanggan yang bersangkutan. Proses pembatalan
akan ditangani melalui proses credit memo. Sedangkan jika
pelanggan belum melakukan pembayaran, maka proses
pembatalan akan ditangani melalui proses debit memo.
• Proses Contract
Contract digunakan untuk mencatat proses penjualan pada
PT.Daya Mitra Serasi
• Proses Billing / Invoice
Admin akan membuat invoice yang akan diberikan kepada
pelanggan. Proses billing untuk penjualan sewa driver
bulanan / tahunan akan diterapkan Billing Plan.
Adapun proses bisnis Penjualan Service Driver
digambarkan pada gambar berikut ini:
87
Pelanggan AdministrationOfficer
Driver
CustomerMasterData
1. Inquiry
2. Display CustomerMaster Data
3. Membuat Data Customer(Jika Customer belum ada dii database)4.1. Menolak Inquiry
(Jika tidak memenuhi syarat)
TransactionMaster Data
4.2. Membuat Quotation(Inquiry diterima dan
Memenuhi syarat)
TDS CoordinatorAdministration
5. Quotation
7. Display Quotation
8. Change Notification
9. SuratPenugaasan
10. Membuat Contract11 Contract
13. Invoice
6. Membuat Notification
12. Membuat Invoice
14. Pembayaran
Gambar 3.7 Proses Bisnis Penjualan Service Driver
88
3.6.3.1.2 Penjualan Service Training
Proses penjualan Service Training yang akan dibangun
pada PT.Daya Mitra Serasi terdiri dari beberapa tahapan proses
yaitu :
• Proses Quotation
Saat proses penawaran kepada pelanggan, aplikasi PT.Daya
Mitra Serasi menyediakan tiga tipe penawaran yang berfungsi
untuk membedakan status dari penawaran tersebut. Yaitu
Sales Info Quotation ( penawaran awal ), Prospect Quotation,
dan Final Quotation ( penawaran akhir )
Ketiga Quotation diatas bukanlah syarat mutlak harus
dipenuhi ketiganya, dari Sales Info Quotation bisa langsung ke
Final Quotation tanpa harus melalui Prospect Quotation
dimana kondisi seperti ini sangat dipengaruhi oleh pendekatan
antara Bagian Penjualan dengan pelanggannya.
• Proses Booking / Pemesanan Instruktur
Proses pemesanan instruktur akan dilakukan dengan
pembuatan notification dimana setiap notification akan berisi
data instruktur. Proses pembuatan notification ini akan
dilakukan oleh Diklat Supervivisor tentang nama instruktur
yang akan melakukan training tersebut. Dari Notification
tersebut output yang keluar adalah surat tugas untuk instruktur.
Jika setelah adanya pembayaran dari pelanggan kemudian
pelanggan membatalkan pembelian secara sepihak maka
89
PT.Daya Mitra Serasi akan melakukan Biaya Pembatalan
kepada pelanggan yang bersangkutan. Proses pembatalan
akan ditangani melalui proses credit memo. Sedangkan jika
pelanggan belum melakukan pembayaran, maka proses
pembatalan akan ditangani melalui proses debit memo.
• Proses Sales Order
Pada proses penjualan Service Training diberlakukan
dokumen Sales Order untuk mencatat penjualan proses
PT.Daya Mitra Serasi.
• Proses Billing / Invoice
Admin akan membuat invoice yang akan diberikan kepada
pelanggan.
Adapun proses bisnis Penjualan Service Training
digambarkan pada gambar berikut ini:
90
Gambar 3.8 Proses Bisnis Penjualan Service Training
91
3.6.3.2 Addendum Process
Proses Addendum adalah proses pembuatan dokumen
pemberitahuan atas adanya perubahan-perubahan yang terjadi pada
penjualan service driver. PT.Daya Mitra Serasi mengenal empat tipe
addendum yaitu :
• Addendum karena adanya GS/GT
• Addendum karena adanya perpanjangan sewa
• Addendum karena adanya perubahan pasal
• Addendum karena adanya penambahan driver.
Proses Addendum yang akan dibangun pada PT.Daya Mitra
Serasi akan terdiri dari beberapa tahapan proses yaitu :
• Notification
Notification baru hanya dibuat untuk proses addendum karena
adanya GS / GT. Sedangkan untuk addendum yang lainnya cukup
dengan melakukan perubahan pada Original Notification. Bahkan
untuk Addendum perubahan pasal tidak perlu malakukan
perubahan pada Notificationnya
• Perubahan surat kontrak dan invoice
Perubahan surat kontrak dan invoice hanya diberlakukan pada
proses Addendum karena adanya perpanjangan sewa dan
penambahan driver.
92
• Proses Pembuatan form Addendum
Proses pembuatan form addendum melalui pembuatan kontrak
addendum dengan reference dari kontrak yang lama.
Adapun proses bisnis Addendum digambarkan pada gambar
berikut ini:
• Addendum karena adanya GS/GT
Pelanggan
AdministrationOfficer
Driver
1. Mengubah Notification Asli
TransactionMaster Data
6. Surat Addendum
TDS CoordinatorAdministration
2. Informasi DriverBerhalangan Hadir
3. Membuat Notification Baru
4. Surat Penugasan GS / GT
5. Membuat Surat Addendum
Gambar 3.9 Proses Bisnis Addendum karena adanya GS/GT
93
• Addendum karena adanya perpanjangan sewa
2. Informasi Perpanjangan Sewa
Driver
TDS CoordinatorAdministration
3. Mengubah Notification Asli
TransactionMaster Data
8. Surat Addendum
AdministrationOfiicer
1. Perpanjangan Sewa
4. Surat Penugasan Tambahan
Pelanggan
5. mengubah Kontrak
7. Membuat Surat Addendum
6. mengubah Invoice
Gambar 3.10 Proses Bisnis Addendum karena Perpanjangan Sewa
• Addendum karena adanya perubahan pasal
Pelanggan AdministrationOfficer
1. Perubahan Perjanjian kontrak
4. Surat Addendum
TransactionMaster Data2. Mengubah Kontrak lama
3. Membuat Surat Addendum
Gambar 3.11 Proses Bisnis Addendum karena adanya Perubahan
Pasal
94
• Addendum karena adanya penambahan driver.
2. Informasi Penambahan Driver
Driver
TDS CoordinatorAdministration
3. Mengubah Notification Asli
TransactionMaster Data
8. Surat Addendum
AdministrationOfiicer
1. Penambahan Driver
4. Surat Penugasan
Pelanggan
5. mengubah Kontrak
6. Mengubah Invoice
7 Membuat Surat Addendum
Gambar 3.12 Proses Bisnis Addendum karena adanya
Penambahan Driver
3.6.3.3 Credit and Debit Memo
Credit Memo adalah sales document yang dibuat atas dasar
complaint dari pelanggan atau pembatalan dari pelanggan dimana hal
ini akan mengurangi Account Receivable ( AR ) pada PT.Daya Mitra
Serasi. Debit Memo adalah sales document yang dibuat atas dasar
permintaan dari pelanggan atau pembatalan dari pelanggan dimana
95
hal ini akan menambah Account Receivable (AR) pada PT.Daya Mitra
Serasi
Credit Memo akan diberlakukan untuk penjualan sewa driver
dan training, dimana terjadi atas pembatalan dari pelanggan yang
sudah melakukan pembayaran. Debit Memo akan diberlakukan atas
perpanjangan sewa oleh pelanggan, penambahan driver, overtime
driver, Overnight Lodging Charge (OLC), dan penjualan sewa driver
dan training, dimana terjadi atas pembatalan dari pelanggan yang
belum melakukan pembayaran.
Adapun proses bisnis Credit dan Debit Memo digambarkan
pada gambar berikut ini:
• Credit Memo
Pelanggan Administration Officer
TransactionMaster Data
1. Pembatalan Service Driver /Service Training
2. membuat SO untukCredit Memo Request
dengan Reference ke Billing Document
3. Membuat Credit Memodengan Reference Credit Memo Request4. Credit Memo
5. Membuat Invoice6. Invoice
Gambar 3.13 Proses Bisnis Pembuatan Credit Memo
96
• Debit Memo
Pelanggan AdministrationOfficer
TransactionMaster Data
1. Penambahan Driver /Penambahan jam kerja driver /
Biaya pembatalan yang(belum melakukan pembayaran)
2. membuat SO untukDebit Memo Request
dengan Reference SO / Kontrak yang lama
3. Membuat Debit Memodengan Reference Debit Memo Request4. Debit Memo
5. Membuat Invoice6. Invoice
Gambar 3.14 Proses Bisnis Pembuatan Debit Memo
3.6.4 Human Capital Management Dalam rangka menunjang kelancaran operasional PT.Daya Mitra
Serasi, maka penempatan sumber daya manusia yang tepat dan
berkompetensi tinggi merupakan hal yang sangat penting.
• Recruitment
Recruitment bertujuan untuk memastikan kecukupan dan ketepatan
penempatan sumber daya manusia sesuai kebutuhan yang diajukan /
disyaratkan. Setiap calon karyawan akan diseleksi secara ketat sesuai
dengan kompetensi yang dibutuhkan pada masing-masing jabatan.
Adapun proses Perekrutan karyawan Driver digambarkan pada
gambar berikut ini:
97
TransactionMaster Data
Driver Stock
4. CV
RecuitmentOfficer
TDS Head
1. Kebutuhan Driver
2. Menginput Lowongan
Media Sourcing(iklan, Driver
Club)3. Memasang Lowongan Kerja
Pelamar5. Menolak(Tidak sesuai Requiremen)t
TrainingData
6.1 . Initial Data Entry[ pelamar tidak layak untuk masuk
ke posisi driver kontrak ]Employee
Master Data
6.2 Direct Hiring Employee[ Pelamar layak masuk
ke posisi driver kontrak]
Training Employee
7. On job Training
8.1 Lulus TrainingStatus Karyawan kontrak 1
Termination
8.2 Tidak lulus Training9. Review Masa
Kontak Karyawan10.1 PerpanjangStatus kontrak 2
10.2 Tidak Perpanjang Kontrak
12.1 Tidak ada kebutuhan karyawan tetap
No FutherAction
EvaluasiKinerja
12.1 Ada Kebutuhankaryawan tetap
EmployeeMaster Data
13.1 LulusStatus : Karyawan tetap
Tidak Lulus
11.Evaluasi KebutuhanKaryawan Tetap
Gambar 3.15 Proses Bisnis Perekrutan Karyawan Driver
98
• Payroll
Payroll berfungsi untuk menjalankan proses pembayaran
kompensasi kepada karyawan. Payroll akan menerima data karyawan
dari modul Personnel Administration yang memaintain data
karyawan.
Adapun proses Penggajian digambarkan pada gambar berikut
ini:
Driver Coordinator Driver Personnal AdministratorOfficer
TransactionMaster Data
1. Work Schedule
Work Schedule
2. Memeriksa Kelengkapan WS(Tanda tangan dari Pelanggan)
MenghitungUlang3.2 {OT Belum dihitung]
3.1 { OT Sudah Dihitung]
3.3 { OT Sudah Dihitung]
4. Membuat Rekap Terima WS
5. Rekap Serah Terima WS, dan WS
Work Schedule
6. Periksa WS Manual
7.Menjalankan Payroll
8. Slip Gaji
Slip gaji
Gambar 3.16 Proses Bisnis Penggajian Karyawan
99
3.7. Pengukuran Kinerja
3.7.1 Penyelarasan Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi,
dan Strategi divisi TI
Tabel 3.1 Penyelarasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi TI
Visi Perusahaan
Visi Divisi TI
Menjadi mitra usaha yang
bermanfaat bagi pemegang saham
dalam bidang pengelolaan
pengemudi.
Menjadi pengembang sistem
informasi dan pusat layanan
informasi yang cepat, tepat, dan
akurat guna mendukung aktivitas
bisnis perusahaan dan membantu
perusahaan dalam menghadapi
persaingan global.
100
Tabel 3.2 Penyelarasan Misi Perusahaan dan Misi divisi TI
Misi Perusahaan
Misi Divisi TI
Dapat mendukung kebutuhan
pengemudi SERA Group,
Mengembangkan sistem informasi
secara inovatif dengan mengikuti
perkembangan TI
Memberikan pelayanan yang terbaik
kepada pelanggan dengan tingkat
kualitas pelayanan yang tinggi
Membangun pusat layanan informasi
Menerapkan sistem reward dan
punishment secara konsisten.
Menyediakan hardware dan
software yang mendukung aktivitas
bisnis perusahaan
Menjadi tempat berkarya yang
nyaman bagi para
101
Tabel 3.3 Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi divisi TI
Strategi Perusahaan
Strategi Divisi TI
Menyediakan pengemudi berkualitas
tinggi.
Pengadaaan hardware dan software
yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna serta mendukung aktivitas
bisnis perusahaan
Memenuhi semua kebutuhan
pengemudi bagi SERA Group
Meningkatkan kualitas dan pelatihan
staf TI
Mengelola stock dan administrasi
pengemudi secara efisien dan efektif
Menggunakan teknologi informasi
yang sesuai kebutuhan perusahaan
dan perkembangan TI
3.7.2 Penyelarasan Visi dan Strategi TI ke dalam empat perspektif IT
Balanced Scorecard
Visi dari divisi TI PT.Daya Mitra Serasi adalah:
1 Menjadi pengembang sistem informasi
2 Menjadi pusat layanan informasi yang cepat, tepat, dan akurat
3 Mendukung aktivitas bisnis perusahaan
4 Membantu perusahaan dalam menghadapi persaingan global.
102
Tabel 3.4 Penyelarasan Visi dan Strategi Visi divisi TI ke dalam empat perspektif
pendekatan IT Balanced Scorecard
Perspektif IT Balanced
Scorcard
Visi Divisi IT Strategi Divisi IT
Kontribusi Perushaaan Mendukung aktivitas bisnis
perusahaan
Pengadaaan hardware dan
software yang mendukung
aktivitas bisnis perusahaan
Orientasi Pengguna Menjadi pusat layanan
informasi yang cepat, tepat,
dan akurat
Pengadaaan hardware dan
software yang sesuai
dengan kebutuhan
pengguna
Penyempurnaan
Operasional
Menjadi pengembang sistem
informasi
Pengadaaan hardware dan
software yang sesuai
dengan kebutuhan
pengguna serta mendukung
aktivitas bisnis perusahaan
Orientasi Masa depan Membantu perusahaan dalam
menghadapi persaingan global.
- Meningkatkan kualitas
dan pelatihan staf TI
- Menggunakan teknologi
informasi yang sesuai
kebutuhan perusahaan
dan perkembangan TI
103
3.7.3 Perumusan Tujuan dan Ukuran Strategis
Berdasarkan visi dan strategi divisi TI, maka dapat dirumuskan
tujuan dan ukuran strategis ke dalam empat perspektif pendekatan IT
Balanced Scorecard, antara lain:
1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
Perspektif ini membahas bagaimana manajemen memandang
divisi TI. Masalah-masalah yang berhubungan dengan perspektif ini
antara lain:
• Mengendalikan alokasi biaya divisi TI
Anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan untuk divisi TI harus
dikendalikan dan dialokasikan sebaik mungkin.
Ukuran strategis:
- Besarnya budget yang disediakan untuk divisi TI
- Besarnya biaya penyediaan hardware
- Besarnya biaya pengembangan software
- Besarnya biaya pemeliharaan hardware
- Besarnya biaya pemeliharaan software.
• Meningkatkan nilai bisnis fungsi TI
Perusahaan menginvestasikan sejumlah dana untuk mendukung
keberadaaan dan aktivitas divisi TI agar dapat memberikan
kontribusi yang seimbang bahkan lebih kepada perusahaan. Divisi
TI dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan dengan
meningkatkan nilai bisnisnya.
104
Ukuran strategis:
- Nilai bisnis fungsi TI diperoleh dari hasil peningkatan
pendapatan dengan menggunakan aplikasi SAP ECC 4.7 yang
dapat dilihat dari laporan rugi laba.
2. Perspektif Orientasi Pengguna
Perspektif ini membahas bagaimana pengguna memandang
divisi TI, support divisi TI terhadap software yang disediakan,
kepuasan pengguna terhadap hardware dan software yang disediakan
oleh divisi TI, dan pemahaman pengguna terhadap software yang
disediakan, dan Masalah-masalah yang berhubungan dengan perspektif
ini antara lain:
• Support divisi TI terhadap software (SAP)
Penyediaan software yang sesuai dengan kebutuhan pengguna,
pengurangan tingkat kesalahan dalam menjalankan tugas, dan
integrasi semua fungsi yang baik merupakan dukungan divisi TI
terhadap aplikasi (SAP).
Ukuran strategis:
- Penyediaan software yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
- Pengurangan tingkat kesalahan dalam menjalankan tugas
- Integrasi semua fungsi yang baik
• Kepuasan pengguna terhadap hardware dan software.
Dengan meminimalisasikan frekuensi terjadinya kesalahan pada
software dan kegagalan pada hardware, meningkatkan keakuratan
105
pemrosesan data serta fungsi Help Desk TI yang efektif dapat
meningkatkan kepuasan pengguna
Ukuran Strategis:
- Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
- Frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP
- Peningkatan keakuratan pemrosesan data
- Fungsi Help Desk TI yang efektif
• Pemahaman pengguna terhadap software (SAP)
Dengan meningkatkan pemahaman dan frekuensi pelatihan akan
dapat meningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi.
Ukuran strategis:
- Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi.
- Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi.
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
Perspektif ini membahas tentang efektifitas dan efisiensi
proses TI yang bejalan. Masalah-masalah yang berhubungan dengan
perspektif ini antara lain:
• Proses pengembangan hardware dan software.
Kualitas hardware dan software yang baik akan meningkatkan
kepuasan pengguna dan kinerja perusahaan.
Ukuran strategis:
- Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi.
- Frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP
106
- Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware yang mendukung
aplikasi SAP
• Proses pemeliharaan hardware dan software
Proses pemeliharaan hardware dan software sangat mempengaruhi
kualitas hardware dan software yang dihasilkan.
Ukuran strategis:
- Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung
aplikasi SAP
- Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP
• Manajemen masalah
Kecepatan divisi TI untuk menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi pengguna akan mempengaruhi aktivitas perusahaan.
Ukuran strategis:
- Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP
menghadapi masalah.
4. Perspektif Orientasi Masa Depan
Perspektif ini membahas tentang cara divisi TI menghadapi
tantangan di masa depan. Masalah-masalah yang berhubungan dengan
perspektif ini antara lain:
• Pelatihan staf divisi TI
Perkembangan TI yang pesat menuntut staf divisi TI untuk selalu
mengembangkan keahlian dan pengetahuannya terhadap TI melalui
pelatihan-pelatihan.
107
Ukuran strategis:
- Frekuensi pelatihan staf divisi TI
- Pengadaan seminar terhadap perkembangan SAP
• Kemampuan staf divisi TI
Kemampuan staf divisi TI yang baik akan mendukung perusahaan
dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya.
Ukuran strategis:
- Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP.
3.7.4 Perumusan Target Strategis tiap Perspektif
Berdasarkan hasil wawancara dengan pimpinan divisi TI, maka
didapatkan target-target dari masing-masing ukuran strategis. Masing-
masing dari target ukuran strategis akan dijabarkan seperti tabel dibawah
ini:
Tabel 3.5 Target Strategis Pendekatan IT Balanced Scorecard
Ukuran Strategis Target
Perspektif Kontribusi Perusahaan
Tujuan Strategis: Mengendalikan alokasi biaya divisi
TI
- Besarnya budget yang disediakan untuk divisi TI
- Besarnya biaya penyediaan hardware
- Besarnya biaya pengembangan software
- Besarnya biaya pemeliharaan hardware
- Besarnya biaya pemeliharaan software.
1,636,200,000
264,000,000
600,000,000
144,000,000
628,200,000
108
Tujuan Strategis: Meningkatkan nilai bisnis fungsi
TI
- Peningkatan pendapatan
8.5%
Perspektif Orientasi Pengguna
Tujuan Strategis: Support divisi TI terhadap software
(SAP)
- Penyediaan software yang sesuai dengan
kebutuhan pengguna
- Pengurangan tingkat kesalahan dalam menjalankan
tugas
- Integrasi semua fungsi yang baik
Tujuan Strategis: Kepuasan pengguna terhadap
hardware dan software.
- Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
- Frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP
- Peningkatan keakuratan pemrosesan data
- Fungsi Help Desk TI yang efektif
Tujuan Strategis: Pemahaman pengguna terhadap
software (SAP)
- Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi
- Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi
100%
85%
90%
90%
90%
85%
85%
75%
80%
109
Perspektif Penyempurnaan Operasional
Tujuan Strategis: Proses pengembangan hardware
dan software
- Frekuensi terjadinya kesalahan pada software
- Frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP
- Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware
yang mendukung aplikasi SAP
Tujuan Strategis: Proses pemeliharaan hardware dan
software
- Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang
mendukung aplikasi SAP
- Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP
Tujuan Strategis: Manajemen masalah
- Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna
SAP menghadapi masalah.
90%
90%
90%
85%
85%.
85%
Perspektif Orientasi Masa Depan
Tujuan Strategis: Pelatihan staf divisi TI
- Frekuensi pelatihan staf divisi TI
- Pengadaan seminar terhadap perkembangan SAP
Tujuan Strategis: Kemampuan staf divisi TI
- Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang
SAP.
80%
80%
75%
110
3.7.5 Cara Pengukuran Ukuran Strategis Tiap Perspektif
Pada bagian ini akan dibahas mengenai cara memperoleh hasil dari
ukuran strategis yang ada sehingga dapat menggambarkan keadaan actual
perusahaan.
1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
Ukuran-ukuran strategis pada perspektif kontribusi perusahaan
adalah sebagai berikut:
• Besarnya budget yang disediakan untuk divisi TI
Pengukuran besarnya budget yang disediakan untuk divisi
TI akan menggunakan data aktual yang diperoleh dari wawancara
dengan pimpinan divisi TI.
• Besarnya biaya penyediaan hardware
Pengukuran besarnya biaya penyediaan hardware
menggunakan data aktual mengenai biaya yang dikeluarkan oleh
divisi TI untuk pembelian hardware. Data aktual ini diperoleh dari
wawancara dengan pimpinan divisi TI.
• Besarnya biaya pengembangan software
Pengukuran besarnya biaya pengembangan software
menggunakan data aktual mengenai biaya yang dikeluarkan oleh
divisi TI untuk pengembangan software. Data aktual ini diperoleh
dari wawancara dengan pimpinan divisi TI.
111
• Besarnya biaya pemeliharaan hardware
Pengukuran besarnya biaya pemeliharaan hardware
menggunakan data aktual mengenai biaya yang dikeluarkan oleh
divisi TI untuk pemeliharaan hardware. Data aktual ini diperoleh
dari wawancara dengan pimpinan divisi TI.
• Besarnya biaya pemeliharaan software.
Pengukuran besarnya biaya pemeliharaan software
menggunakan data aktual mengenai biaya yang dikeluarkan oleh
divisi TI untuk pemeliharaan software. Data aktual ini diperoleh
dari wawancara dengan pimpinan divisi TI.
• Nilai bisnis fungsi TI diperoleh dari hasil peningkatan pendapatan
dengan menggunakan aplikasi SAP ECC 4.7 yang dapat dilihat dari
laporan rugi laba.
2. Perspektif Orientasi Pengguna
Hasil data aktual untuk ukuran-ukuran strategis pada perspektif
orientasi pengguna diperoleh dengan cara menyebarkan kuesioner
kepada pengguna aplikasi SAP.
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
Hasil data aktual untuk ukuran-ukuran strategis pada perspektif
penyempurnaan opersional diperoleh dengan cara menyebarkan
kuesioner kepada staf divisi TI yang berhubungan dengan aplikasi SAP.
112
4. Perspektif Orientasi Masa Depan
Hasil data aktual untuk ukuran-ukuran strategis pada perspektif
orientasi masa depan diperoleh dengan cara menyebarkan kuesioner
kepada kepada staf divisi TI yang berhubungan dengan aplikasi SAP.
3.7.6 Penentuan Bobot Dengan Menggunakan Perhitungan AHP
3.7.6.1. Penentuan Bobot untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan
Tujuan-tujuan strategis untuk perspektif kontribusi perusahaan
adalah sebagai berikut:
A : Mengendalikan alokasi biaya divisi TI
B : Meningkatkan nilai bisnis fungsi TI
X terhadap Y 9 7 5 3 1 3 5 7 9
A : B √
Tabel 3.6 Penentuan Bobot Untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan
Matriks
Perbandingan
A B
Normalisasi
(Vi)
Weight
(W)
Uji
Konsistensi
(λ )
A 1 5 2.24 0.83 2.02
B 0.2 1 0.45 0.17 1.98
Total 1.2 6 2.69 1 4
Lamda Maks (λ maks) 2
Consistency Index (CI) 0
Random Consistency (RC) 0
Consistency Ratio (CR) ∞
113
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa mengendalikan alokasi
biaya divisi TI memiliki bobot lebih besar dibandingkan dengan
meningkatkan nilai bisnis fungsi TI. Perbandingan bobot adalah sebagai
berikut:
- Mengendalikan alokasi biaya divisi TI : 0.83
- Meningkatkan nilai bisnis fungsi TI : 0.17
3.7.6.2. Penentuan Bobot untuk Perspektif Orientasi Pengguna
Tujuan-tujuan strategis untuk perspektif orientasi pengguna
adalah sebagai berikut:
A : Support divisi TI terhadap software (SAP)
B: Kepuasan pengguna terhadap hardware dan software.
C : Pemahaman pengguna terhadap software (SAP)
X terhadap Y 9 7 5 3 1 3 5 7 9
A : B √
A : C √
B : C √
114
Tabel 3.7 Penentuan Bobot Untuk Perspektif Orientasi Pengguna
Matriks Perbandingan
A B C
Normalisasi (Vi)
Weight (W)
Uji Konsistensi
A 1 7 3 2.76 0.65 3.05
B 0.14 1 0.2 0.3 0.07 3.1
C 0.33 5 1 1.18 0.28 3
Total 1.47 13 4.2 4.24 1 9.15
Lamda Maks 3.05
Consistency Index (CI) 0.03
Random Consistency (RC) 0.58
Consistency Ratio (CR) 0.05
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa support divisi TI terhadap
software (SAP) memiliki bobot lebih besar dibandingkan dengan
kepuasan pengguna terhadap hardware dan software. Dan support
divisi TI terhadap software (SAP) memiliki bobot yang lebih besar dari
pemahaman pengguna terhadap software (SAP), serta pemahaman
pengguna terhadap software (SAP) memiliki bobot yang lebih besar
dari kepuasan pengguna terhadap hardware dan software. Perbandingan
bobot adalah sebagai berikut:
- Support divisi TI terhadap software (SAP) : 0.65
- Kepuasan pengguna terhadap hardware dan software : 0.07
- Pemahaman pengguna terhadap software (SAP) : 0.28
115
3.7.6.3. Penentuan Bobot untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional
Tujuan-tujuan strategis untuk perspektif penyempurnaan
operasional adalah sebagai berikut:
A : Proses pengembangan hardware dan software
B : Proses pemeliharaan hardware dan software
C : Manajemen masalah
X terhadap Y 9 7 5 3 1 3 5 7 9
A : B √
A : C √
B : C √
Tabel 3.8 Penentuan Bobot Untuk Perspektif Penyempurnaan
Operasional
Matriks
Perbandingan
A B C
Normalisasi
(Vi)
Weight
(W)
Uji
Konsistensi
A 1 5 3 2.47 0.64 3
B 0.2 1 0.33 0.4 0.10 3.03
C 0.33 3 1 0.97 0.25 3.07
Total 1.53 9 4.33 3.84 1 9.1
Lamda Maks 3.03
Consistency Index (CI) 0.02
Random Consistency (RC) 0.58
Consistency Ratio (CR) 0.03
116
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa proses pengembangan
hardware dan software memiliki bobot lebih besar dibandingkan proses
pemeliharaan hardware dan software. Dan proses pengembangan
hardware dan software memiliki bobot yang lebih besar dari
manajemen masalah, serta manajemen masalah memiliki bobot yang
lebih besar dari proses pemeliharaan hardware dan software.
Perbandingan bobot adalah sebagai berikut:
- Proses pengembangan hardware dan software : 0.64
- Proses pemeliharaan hardware dan software : 0.10
- Manajemen masalah : 0.25
3.7.6.4. Penentuan Bobot untuk Perspektif Orientasi Masa Depan
Tujuan-tujuan strategis untuk perspektif orientasi masa depan
adalah sebagai berikut:
A : Pelatihan staf divisi TI
B : Kemampuan staf divisi TI
X terhadap Y 9 7 5 3 1 3 5 7 9
A : B √
117
Tabel 3.9 Penentuan Bobot Untuk Perspektif Orientasi Masa Depan.
Matriks
Perbandingan
A B
Normalisasi
(Vi)
Weight
(W)
Uji
Konsistensi
A 1 7 2.65 0.88 1.95
B 0.14 1 0.37 0.12 2.03
Total 1.14 8 3.02 1 3.98
Lamda Maks 2
Consistency Index (CI) 0
Random Consistency (RC) 0
Consistency Ratio (CR) ∞
Dari tabel di atas, dapat dilihat bahwa pelatihan staf divisi TI
memiliki bobot lebih besar dibandingkan kemampuan staf divisi TI .
Perbandingan bobot adalah sebagai berikut:
- Pelatihan staf divisi TI : 0.88
- Kemampuan staf divisi TI : 0.12
3.7.7 Hasil Pengukuran Kinerja
3.7.7.1. Penyajian dan Pengolahan Data Kuesioner
Data yang diperoleh dari kuesioner dibagi menjadi dua, yaitu:
• Data yang diperoleh dari pengguna, yakni kuesioner yang
disebarkan kepada 11 responden.
• Data yang diperoleh dari staf divisi TI, yakni kuesioner yang
disebarkan kepada 10 responden.
118
Wawancara sebagai pengukuran pendukung dilakukan untuk
mendapatkan data atau informasi yang tidak diperoleh dari hasil
pengukuran dengan menggunakan kuesioner.
Cara-cara perhitungan kuesioner :
• Menentukan bobot dari masing-masing pertanyaan dalam
kuesioner, yaitu:
Jawaban A = 4
Jawaban B = 3
Jawaban C = 2
Jawaban D = 1
• Jumlah masing-masing pilihan dikalikan bobot, kemudian
dijumlahkan untuk mendapatkan nilai total.
• Nilai total akan dibagi dengan jumlah responden untuk
mendapatkan rata-rata hasil kuesioner.
Rata-rata hasil kuesioner = espondenR Jumlah
Kuesioner Penilaian dari Total
• Rata-rata hasil kuesioner akan dibagi dengan bobot tertinggi
dan dikali 100% untuk mendapatkan persentase data aktual.
Data aktual = %1004
uesionerK Hasil Rata-Rata×⎟⎠⎞
⎜⎝⎛
• Skala pengukuran yang akan digunakan adalah:
- 86% - 100% : Sangat Baik
- 71% - 85% : Baik
- 36% - 70% : Kurang
- 0% - 35% : Sangat Kurang
119
Rumus Menghitung Tingkat Pemenuhan Target
TPT : %100trategisS etargT %ktualA Data %
×⎟⎟⎠
⎞⎜⎜⎝
⎛ Jika Aktual < Target
TPT : %100ktualA Data %trategisS etargT %
×⎟⎠⎞
⎜⎝⎛ Jika Aktual > Target
3.7.7.1.1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
• Mengendalikan alokasi biaya divisi TI
- Besarnya budget yang disediakan untuk divisi TI
Berdasarkan hasil wawancara, budget yang
disediakan untuk divisi TI adalah sebesar Rp.
1,636,200,000.- Sedangkan realisasi dari budget yang
disediakan sebesar Rp.1,582,800,000,-
- Besarnya biaya penyediaan hardware
Berdasarkan hasil wawancara, besarnya biaya
yang dikeluarkan untuk menyediakan hardware selama
menggunakan aplikasi SAP adalah sebesar
Rp.258,835,000,- Sedangkan biaya yang ditargetkan
sebesar Rp264,000,000,- jadi biaya penyediaan
hardware tidak melebihi biaya yang ditargetkan.
- Besarnya biaya pengembangan software
Berdasarkan hasil wawancara, besarnya biaya
yang dikeluarkan untuk pengembangan software selama
menggunakan aplikasi SAP adalah sebesar
Rp.558,741,000,- Sedangkan biaya yang ditargetkan
120
sebesar Rp.600,000,000,- jadi biaya pengembangan
software tidak melebihi biaya yang ditargetkan.
- Besarnya biaya pemeliharaan hardware
Berdasarkan hasil wawancara, besarnya biaya
yang dikeluarkan untuk pemeliharaan hardware selama
menggunakan aplikasi SAP adalah sebesar Rp.
130,430,000,- Sedangkan biaya yang ditargetkan
sebesar Rp.144,000,000,- jadi biaya pemeliharaan
hardware tidak melebihi biaya yang ditargetkan.
- Besarnya biaya pemeliharaan software.
Berdasarkan hasil wawancara, besarnya biaya
yang dikeluarkan untuk pemeliharaan software selama
menggunakan aplikasi SAP adalah sebesar
Rp.634,800,000,- Sedangkan biaya yang ditargetkan
sebesar Rp.628,200,00,- jadi biaya pemeliharaan
software melebihi biaya yang ditargetkan.
• Meningkatkan nilai bisnis fungsi TI
- Peningkatan pendapatan
Berdasarkan hasil wawancara, rata – rata
persentase peningkatan pendapatan dari 2006-2008
adalah sebesar 12%, sedangkan persentase peningkatan
yang ditargetkan adalah sebesar 8.5%.
121
3.7.7.1.2. Perspektif Orientasi Pengguna
• Support divisi TI terhadap software (SAP)
- Penyediaan software yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui apakah software yang disediakan oleh divisi
TI sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dapat
dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah aplikasi SAP yang disediakan oleh divisi
IT sesuai dengan kebutuhan anda dalam menjalankan
proses bisnis?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
%
Data
Aktual
- 8 2 1 29 2.64 66%
%
Responden
0% 73% 18% 9% 100%
Persentase data aktual Penyediaan aplikasi yang
sesuai dengan kebutuhan pengguna adalah 66%, yang
berarti aplikasi yang disediakan oleh divisi TI kurang
sesuai dengan kebutuhan.
122
Gambar 3.17 Persentase Responden Pertanyaan 1
- Pengurangan tingkat kesalahan dalam menjalankan
tugas
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui sejauh mana aplikasi SAP dapat membantu
pengguna mengurangi kesalahan menjalankan tugas.
Misalnya : meminimalkan kesalahan pengentrian data.
Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Apakah aplikasi SAP dapat membantu Anda
dalam mengurangi tingkat kesalahan dalam menjalankan
tugas Anda?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
1 6 4 - 30 2.73 68.25%
%
Responden
9% 55% 36% 0% 100%
Persentase data aktual pengurangan tingkat
kesalahan dalam menjalankan tugas adalah 68.25 %,
yang berarti aplikasi SAP kurang membantu pengguna
mengurangi tingkat kesalahan dalam menjalankan tugas.
123
Gambar 3.18 Persentase Responden Pertanyaan 2
- Integrasi semua fungsi yang baik
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui sejauh mana semua fungsi telah terintegrasi
sehingga komunikasi berjalan lancar antar semua bagian.
Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Menurut Anda, apakah semua fungsi terintegrasi
dengan baik?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
- 7 3 1 28 2.55 63.75%
%
Responden
0% 64% 27% 9% 100%
Persentase data aktual integrasi semua fungsi
yang baik adalah 63.75%, yang berarti semua fungsi
kurang terintegrasi.
124
Gambar 3.19 Persentase Responden Pertanyaan 3
• Kepuasan pengguna terhadap hardware dan software.
- Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan
pada aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan
berikut:
Berapa rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan
pada aplikasi SAP dalam kurun waktu satu bulan?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
1 10 - - 34 3.09 77.25%
%
Responden
9% 91% 0% 0% 100%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya
kesalahan pada aplikasi SAP jarang, yaitu rata-rata 2 – 4
kali dalam kurun waktu satu bulan.
125
Gambar 3.20 Persentase Responden Pertanyaan 4
- Frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau
downtime pada server SAP. Hal ini dapat dilihat dari
pertanyaan berikut:
Berapa rata-rata frekuensi kegagalan atau
downtime pada server SAP dalam kurun waktu satu
bulan?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
2 7 1 1 32 2.91 72.75%
%
Responden
18% 64% 9% 9% 100%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya
kegagalan pada server SAP jarang, yaitu rata-rata 2 – 4
kali dalam kurun waktu satu bulan.
126
Gambar 3.21 Persentase Responden Pertanyaan 5
- Peningkatan keakuratan pemrosesan data
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui tingkat keakuratan pemrosesan data. Hal ini
dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Bagaimana tingkat keakuratan pemrosesan data
dari aplikasi SAP yang Anda gunakan saat ini?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
- 4 7 - 26 2.36 59%
%
Responden
0% 36% 64% 0% 100%
Persentase data aktual keakuratan pemrosesan
data adalah 59%, yang berarti tingkat keakuratan
pemrosesan data pada aplikasi SAP kurang akurat.
127
Gambar 3.22 Persentase Responden Pertanyaan 6
- Fungsi Help Desk TI yang efektif
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal
ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Seberapa cepat Help Desk IT membantu anda
dalam menyelesaikan masalah yang anda hadapi
(Contoh : Error pada aplikasi SAP)
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
- 5 3 3 24 2.18 54.5%
%
Responden
0% 45% 27% 27% 100%
Persentase data aktual keefektifan fungsi Help
Desk TI adalah 54.5%, yang berarti kecepatan Help
Desk TI dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi
rata-rata 4-5 jam.
128
Gambar 3.23 Persentase Responden Pertanyaan 7
• Pemahaman pengguna terhadap software (SAP)
- Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui sejauh mana tingkat pemahaman pengguna
terhadap aplikasi SAP yang sedang berjalan saat ini. Hal
ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Bagaimana tingkat pemahaman Anda terhadap
aplikasi SAP yang digunakan saat ini?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
- 7 4 0 29 2.64 66%
%
Responden
0% 64% 36% 0% 100%
Persentase data aktual pemahaman pengguna
terhadap aplikasi (SAP) adalah 66%, yang berarti
pengguna kurang mengerti terhadap aplikasi SAP yang
digunakan saat ini.
129
Gambar 3.24 Persentase Responden Pertanyaan 8
- Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui seberapa seringnya PT.Daya Mitra Serasi
mengadakan pelatihan kepada pengguna terhadap
aplikasi SAP yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dapat
dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi pelatihan terhadap aplikasi
SAP dalam waktu satu tahun?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
- - 1 10 12 1.09 27.25%
%
Responden
0% 0% 9% 99% 100%
Frekuensi data aktual pelatihan pengguna
terhadap aplikasi adalah 27.25%, yang berarti pelatihan
pengguna terhadap aplikasi SAP sangat jarang dilakukan.
130
Gambar 3.25 Persentase Responden Pertanyaan 9
3.7.7.1.3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
• Proses pengembangan hardware dan software
- Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan
pada aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan
berikut:
Berapa rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan
pada aplikasi SAP dalam kurun waktu satu bulan?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
7 1 0 2 33 3.3 82.5%
%
Responden
70% 10% 0% 20% 100%
Persentase data aktual frekuensi terjadinya
kesalahan pada aplikasi SAP jarang, yaitu rata-rata 2 –
4 kali dalam kurun waktu satu bulan.
131
Gambar 3.26 Persentase Responden Pertanyaan 10
- Frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau
downtime pada server SAP. Hal ini dapat dilihat dari
pertanyaan berikut:
Berapa rata-rata frekuensi kegagalan atau
downtime pada server SAP dalam kurun waktu satu
bulan?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
- 9 1 - 29 2.9 72.5%
%
Responden
0% 90% 10% 0% 100%
Persentase frekuensi terjadinya kegagalan pada
server SAP adalah sangat jarang, yaitu rata-rata 2 – 4
kali dalam kurun waktu satu bulan.
132
Gambar 3.27 Persentase Responden Pertanyaan 11
- Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware yang
mendukung aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui rata-rata frekuensi terjadinya kerusakan
pada hardware yang mendukung aplikasi SAP. Hal ini
dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa rata-rata frekuensi terjadinya kerusakan
pada hardware (seperti server, network, dan infrastruktur
lainnya) yang mendukung aplikasi SAP dalam kurun
waktu satu tahun?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
3 7 0 0 33 3.3 82.5%
%
Responden
30% 70% 0% 0% 100%
133
Persentase frekuensi terjadinya kerusakan pada
hardware yang mendukung aplikasi SAP adalah jarang,
yaitu rata-rata 2 – 4 kali dalam kurun waktu satu tahun.
Gambar 3.28 Persentase Responden Pertanyaan 12
• Proses pemeliharaan hardware dan software
- Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang
mendukung aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap
hardware yang mendukung aplikasi SAP. Hal ini dapat
dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap
hardware (seperti server, network, dan infrastruktur
lainnya) yang mendukung aplikasi SAP dalam kurun
waktu satu tahun?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
5 2 3 0 32 3.2 80%
%
Responden
50% 20% 30% 0% 100%
134
Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan
terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP
adalah 80%, hal ini berarti staf divisi TI sering
melakukan pemeliharaan terhadap hardware yang
mendukung aplikasi SAP.
Gambar 3.29 Persentase Responden Pertanyaan 13
- Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap
aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan
berikut:
Berapa rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap
aplikasi SAP yang digunakan dalam satu tahun?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
6 3 0 1 34 3.4 85%
%
Responden
60% 30% 0% 10% 100%
135
Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan
terhadap aplikasi SAP adalah 85%, hal ini berarti staf
divisi TI sering melakukan pemeliharaan terhadap
aplikasi SAP
Gambar 3.30 Persentase Responden Pertanyaan 14
• Manajemen masalah
- Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP
menghadapi masalah.
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal
ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Seberapa cepat Help Desk IT membantu anda
dalam menyelesaikan masalah yang anda hadapi
(Contoh : Error pada aplikasi SAP)
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
1 3 4 2 23 2.3 57.5%
%
Responden
10% 30% 40% 20% 100%
136
Persentase data aktual fungsi Help Desk TI
dalam membantu pengguna SAP menghadapi masalah
adalah 57.5%, yang berarti kecepatan Help Desk TI
dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi rata-rata 4-
5 jam.
Gambar 3.31 Persentase Responden Pertanyaan 15
3.7.7.1.4. Perspektif Orientasi Masa Depan
• Pelatihan staf divisi TI
- Frekuensi pelatihan staf divisi TI
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui frekuensi pelatihan staf divisi TI yang
diberikan. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:
Berapa frekuensi pelatihan terhadap aplikasi SAP
dalam waktu 1 tahun?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
1 4 1 4 22 2.2 55%
%
Responden
10% 40% 10% 40% 100%
137
Persentase data aktual frekuensi pelatihan staf
divisi TI adalah 55%, yang berarti pelatihan staf divisi
TI terhadap aplikasi SAP jarang dilakukan.
Gambar 3.32 Persentase Responden Pertanyaan 16
- Pengadaan seminar terhadap perkembangan SAP
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui frekuensi pengadaan seminar terhadap
perkembangan SAP yang diberikan. Hal ini dapat dilihat
dari pertanyaan berikut:
Seberapa sering anda mengikuti seminar
terhadap perkembangan SAP dalam satu tahun?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
0 0 3 7 13 1.3 32.5%
%
Responden
0% 0% 30% 70% 100%
138
Persentase data aktual pengadaan seminar
terhadap perkembangan SAP adalah 32.5%, yang berarti
seminar terhadap perkembangan SAP sangat jarang
dilakukan.
Gambar 3.33 Persentase Responden Pertanyaan 17
• Kemampuan staf divisi TI
- Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP.
Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk
mengetahui tingkat kemampuan staf divisi Ti terhadap
aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan
berikut:
Berapa lama pengalaman anda dibidang SAP?
Jawaban
A B C D Total
Rata-
Rata
% Data
Aktual
6 0 2 2 30 3 75%
%
Responden
60% 0% 20% 20% 100%
139
Persentase data aktual kemampuan staf divisi TI
adalah 75%, yang berarti kemampuan staf divisi TI
terhadap aplikasi SAP rata-rata 3 tahun.
Gambar 3.34 Persentase Responden Pertanyaan 18
140
3.7.7.2. Perhitungan dengan Tingkat Pemenuhan Target (TPT) dan AHP
3.7.7.2.1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
Tabel 3.10 Perhitungan TPT dan AHP untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan
NO Tujuan Strategis Rata-rata
Target Aktual TPT Bobot Hasil
A Mengendalikan alokasi biaya divisi TI -
1 Besarnya budget yang disediakan untuk divisi TI
- 1,636,200,000.00 1,582,806,000.00 100%
2 Besarnya biaya penyediaan hardware - 264,000,000.00 258,835,000.00 100%
3 Besarnya biaya pengembangan software - 600,000,000.00 558,741,000.00 100%
4 Besarnya biaya pemeliharaan hardware - 144,000,000.00 130,430,000.00 100%
5 Besarnya biaya pemeliharaan software. - 628,200,000.00 634,800,000.00 98.96%
Rata-Rata 99.79% 0.83 82.83%B Meningkatkan nilai bisnis fungsi TI - 1 Nilai bisnis fungsi TI - 8.5% 12% 100%
Rata-Rata 100% 0.12 12% Rata-Rata Keseluruhan 99.90% 1 99.83%
141
3.7.7.2.2. Perspektif Orientasi Pengguna
Tabel 3.11 Perhitungan TPT dan AHP untuk Perspektif Orientasi Pengguna
NO Tujuan Strategis Rata-rata
Target Aktual TPT Bobot Hasil
A Support divisi TI terhadap software (SAP)
1 Penyediaan software yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
2.64 100% 66% 66.00%
2 Pengurangan tingkat kesalahan dalam menjalankan tugas
2.73 85% 68.25% 80.29%
3 Integrasi semua fungsi yang baik
2.55 90% 63.75% 70.83%
Rata-Rata 72.38% 0.65 47.04% B Kepuasan pengguna
terhadap hardware dan software.
1 Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
3.09 90% 77.25% 86%
2 Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware
2.91 90% 72.75% 81%
3 Peningkatan keakuratan pemrosesan data
2.36 85% 59.00% 69.41%
4 Fungsi Help Desk TI yang efektif
2.18 85% 54.50% 64.12%
Rata-Rata 75.05% 0.07 5.25% C Pemahaman pengguna
terhadap software (SAP)
1 Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi
2.64 75% 66.00% 88.00%
2 Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi
1.09 80% 27.25% 34.06%
Rata-Rata 61.03% 0.28 17.09% Rata-Rata Keseluruhan 69.49% 1 69.39%
142
3.7.7.2.3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
Tabel 3.12 Perhitungan TPT dan AHP untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional
NO Tujuan Strategis Rata-rata
Target Aktual TPT Bobot Hasil
A Proses pengembangan hardware dan software
1 Frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi
3.3 90% 82.50% 92%
2 Frekuensi terjadinya kegagalan pada server SAP
2.9 90% 72.50% 81%
3 Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware yang mendukung aplikasi SAP
3.3 90% 82.50% 92%
Rata-Rata 88% 0.64 56.30% B Proses pemeliharaan
hardware dan software
1 Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP
3.2 85% 80.00% 94.12%
2 Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP
3.4 85% 85.00% 100%
Rata-Rata 97.06% 0.1 9.71% C Manajemen masalah
1 Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP menghadapi masalah.
2.3 85% 57.50% 68%
Rata-Rata 68% 0.25 16.91% Rata-Rata Keseluruhan 84.22% 1 82.91%
143
3.7.7.2.4. Perspektif Orientasi Masa Depan
Tabel 3.13 Perhitungan TPT dan AHP untuk Perspektif Orientasi Masa Depan
NO Tujuan Strategis Rata-rata
Target Aktual TPT Bobot Hasil
A Pelatihan staf divisi TI
1 Frekuensi pelatihan staf divisi TI
2.2 80% 55% 68.75%
2 Pengadaan seminar terhadap perkembangan SAP
1.3 80% 32.50% 40.63%
Rata-Rata 54.69% 0.88 48.13%B Kemampuan staf divisi
TI
1 Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP.
3 75% 75% 100%
Rata-Rata 100% 0.12 12.00%Rata-Rata Keseluruhan 77.34% 1 60.13%
3.7.7.3. Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard
Hasil pengukuran IT Balanced Scorecard tersebut dapat
dituangkan ke dalam bentuk grafik seperti gambar di bawah ini:
Perspektif Hasil
Kontribusi Perusahaan 99.83%
Orientasi Pengguna 69.39%
Penyempurnaan Operasional 82.91%
Orientasi Masa Depan 60.13%
144
99.83%
00
5050
50
50
100100
100
100
OrientasiPengguna
Orientasi MasaDepan
PenyempurnaanOperasional
KontribusiPerusahaan
69.39% 82.91%
60.13%
Gambar 3.35 Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard
Gambar 3.35 menunjukkan bahwa pencapaian perspektif
kontribusi perusahaan sebesar 99.83% dari sasaran yang diharapkan.
Pencapaian ini menunjukkan tingkat kontribusi TI terhadap
perusahaan adalah sangat baik. Pencapaian tujuan strategis pada
pengendalian alokasi biaya divisi TI adalah 99.79%. Pencapaian pada
peningkatan pendapatan perusahaan adalah 100% .
Pencapaian pada perspektif orientasi pengguna sebesar
69.39%. Pencapaian ini menunjukkan tingkat kepuasan, support, dan
pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP adalah kurang.
145
Pencapaian pada tujuan strategis support divisi TI terhadap software
SAP adalah 72.38%. Pencapaian pada tujuan strategis kepuasan
pengguna terhadap hardware dan software adalah 75.05%.
Pencapaian tujuan strategis pemahaman pengguna terhadap software
SAP adalah 61.03% .
Pencapaian pada perspektif penyempurnaan operasional
sebesar 82.91%. Pencapaian ini menunjukkan tingkat pengembangan
dan pemeliharaan hardware dan software, serta manajemen masalah
adalah baik. Pencapaian tujuan strategis pada tingkat pengembangan
hardware dan software adalah 88%.. Pencapaian tujuan strategis pada
tingkat pemeliharaan hardware dan software adalah 97.06%.
Pencapaian tujuan strategis pada manajemen masalah adalah 68%.
Pencapaian pada perspektif orientasi masa depan sebesar
60.13%. Pencapaian ini menunjukkan tingkat pelatihan staf divisi TI
dan kemampuan staf divisi TI adalah kurang. Pencapaian tujuan
strategis pada pelatihan staf divisi TI adalah 54.69%. Pencapaian
tujuan strategis pada kemampuan staf divisi TI adalah 100%.
Dari hasil pengukuran keempat perspektif di atas, dapat
diambil sebuah kesimpulan bahwa hasil pencapaian tidak merata dan
diperlukan keseimbangan pada perspektif orientasi pengguna. Untuk
meningkatkan kinerja perusahaan dalam menghasilkan nilai finansial
dan kegiatan operasional perusahaan yang lebih baik, maka
dibutuhkan pengembangan terhadap aplikasi yang lebih mampu
memenuhi kebutuhan pengguna, mengurangi tingkat kesalahan
146
dalam menjalankan tugas dan mampu mengintegrasikan semua fungsi
bisnis yang ada.
Untuk memenuhi kebutuhan pengembangan aplikasi, terdapat
dua strategi pengembangan yaitu: Upgrade atau Reimplementasi
aplikasi SAP yang berjalan pada saat ini, yaitu SAP ECC 4.7. Adapun
kedua strategi pengembangan implementasi aplikasi tersebut akan
diuraikan sebagai berikut:
• Reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0
Strategi Reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0 menurut
Corporate IT Division PT. Daya Mitra Serasi adalah penggunaan
aplikasi baru dengan membangun ulang aplikasi dari awal,
mencakup struktur organisasi yang ada di dalam aplikasi SAP,
pengubahan dan penambahan beberapa fungsional bisnis, dan
pemecahan seluruh masalah-masalah yang ada.
• Upgrade aplikasi SAP ECC 4.7 ke aplikasi SAP ECC 6.0
Strategi Upgrade aplikasi SAP ECC 4.7 ke aplikasi SAP ECC 6.0
menurut Corporate IT Division PT. Daya Mitra Serasi hanya
sebatas penggunaan aplikasi baru, dimana hanya mengupgrade ke
versi yang lebih baru, namun semua data, proses, dan fungsional
sama seperti yang ada pada aplikasi yang lama. Pada strategi ini,
terdapat kemungkinan tidak dapat memecahkan masalah-masalah
yang timbul secara maksimal, sehingga dibutuhkan adanya
proyek kecil untuk memecahkan masalah tersebut.