55

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Imora Motor (Istana Mobil Raya) didirikan pada tanggal 6 September 1964,

dengan akte Notaris Lumban Tobing SH, di Jakarta. PT. Imora Motor pada awalnya

bergerak dibidang perbengkelan otomotif.

Pada tahun 1960 PT. Imora Motor diangkat menjadi Agen Tunggal Mobil Honda

untuk seluruh Indonesia yang bergerak di bidang perbengkelan dan spare part khusus

mobil Honda.

Sejalan dengan perkembangan otomotif di Indonesia, PT. Imora Motor benar-

benar terjun ke dalam dunia otomotif dengan membangun pabrik perakitan (assembling

line) bulan Februari 1975 yang beralokasi di Jl. Laks. Muda Yos Sudarso Sunter II

Jakarta Utara. Pabrik perakitan industri otomotif ini didirikan dengan nama PT.

Prospect Motor.

Sejak bulan April 1975 PT. Prospect Motor resmi menjadi assembler dan Agen

Tunggal khusus untuk mobil-mobil merek Honda. Sedangkan PT. Imora Motor di

tunjuk sebagai Distributor Tunggal (Sole Distributor) atau penyalur tunggal seluruh

Indonesia.

Pada mulanya kantor pusat PT. Imora Motor belokasi di JL. P. Jayakarta nomor :

7, Jakarta Pusat. Kemudian pada tahun 1986, lokasi kantor pusat dipindahkan ke

Gedung Imora, Jl. P. Jayakarta no. 50, Jakarta Pusat yang diperuntukan sebagai show

room dan service station.

56

Sedangkan untuk spare parts-nya PT. Imora Motor bertindak sebagai importir,

yaitu memasukan spare parts mobil Honda dari Jepang melalui Kanematsu Gosho ke

Indonesia. Selain sebagai importir, juga bertindak sebagai penjual, yaitu melakukan

penjualan kepada dealer melalui main dealer berdasarkan permintaan pesanan dan

kemampuan menjual masing-masing dealer, melakukan penjualan melalui jasa

perbaikan mobil (service) juga melakukan penjualan secara langsung ke konsumen.

PT. Propect Motor dan PT. Imora Motor berada di bawah naungan Honda Motor

Co. Japan. Pada tahun 1998, PT. Propect Motor dan PT. Imora Motor bergabung dengan

Honda Motor Co. Japan menjadi PT. Honda Prospect Motor sebagai assembler dan

distributor sedangkan PT. Imora Motor berubah menjadi main dealer.

Adapun tipe-tipe mobil merek HONDA yang pernah maupun yang masih sedang

dipasarkan oleh PT. Imora Motor adalah sbb :

a) Kendaraan niaga (commercial cars), terdiri dari :

Honda TN-360 (tidak dipasarkan lagi).

Honda LN-360 (tidak dipasarkan lagi).

b) Kendaraan penumpang (passenger cars), terdiri dari :

Honda N-360 (tidak diproduksi lagi).

Honda Life (tidak diproduksi lagi).

Honda Civic :

Civic Excellent (tidak diproduksi lagi).

Wonder SB-3, SB-4 (tidak diproduksi lagi).

Grand Civic Saloon (tidak diproduksi lagi).

Grand Civic Nouva (tidak diproduksi lagi).

57

Genio dan Estillo (tidak diproduksi lagi).

Civic Ferio (tidak diproduksi dan dipasarkan).

New Civic (masih diproduksi dan dipasarkan).

Jazz I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).

Accord I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).

Stream I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).

City I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).

CRV I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).

Odyssey I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).

New Honda Jazz I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan).

Setelah menjual mobil-mobil Honda, PT. Imora Motor (dealer) menjual jasa

perbaikan dan perawatan mobil (bengkel dan service station) dan juga menyediakan

suku cadang (spare parts), baik yang asli (import) maupun produksi lokal. Hal-hal

tersebut dilakukan untuk menunjang pelayanan purna jual (after sales service) setelah

terjadinya transaksi penjualan dengan konsumen.

3.2 Struktur Organisasi

58

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Imora Motor

Sumber : PT Imora Motor

Marketing Division

Finance Director

Administration

Finance & Acc

General Manager

IT Division

Service Division

Dewan Komisaris

Vice President

Operational Director

Corporate Secretary

Advisor

HRD

59

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

Dewan Komisaris ( Board of Commisioner )

Tugas dan wewenang Dewan Komisaris antara lain :

1. Menetapkan tujuan dan misi perusahaan.

2. Mengawasi dan mengevaluasi kebijakan Vice President dalam menjalankan rencana

kerja.

3. Mengawasi kegiatan operasi perusahaan agar sesuai dengan perencanaan yang telah

ditetapkan.

4. Mengawasi pekerjaan Vice President.

5. Mengawasi dan menjaga agar ketentuan-ketentuan dalam anggaran dasar perusahaan

ditaati dan dijalankan dengan tertib.

6. Me-review laporan yang dibuat oleh Vice President untuk dibahas dalam RUPS

(Rapat Umum Pemegang Saham) dan melakukan evaluasi hasil kerja perusahaan.

Vice President

Tugas dan wewenang dari seorang vice president antara lain :

1. Membuat dan menentukan garis kebijaksanaan perusahaan baik jangka pendek

maupun jangka panjang.

2. Menyusun rencana kerja perusahaan sesuai dengan garis besar kebijakan perusahaan

yang telah ditetapkan oleh Dewan Komisaris.

3. Bertanggung jawab atas kegiatan operasi perusahaan dan kelancaran manajemen

yang harus dilaporkan kepada Dewan Komisaris pada RUPS.

60

4. Menyampaikan laporan mengenai keadaan perusahaan setiap tahunnya kepada

Dewan Komisaris sebagai wakil dari para pemegang saham.

5. Melaksanakan pengawasan dan mengkoordinir tugas-tugas serta kegiatan-kegiatan

dari perusahaan yang akan dilaksanakan oleh karyawan.

6. Memiliki wewenang untuk mengangkat, mengawasi dan memberhentikan General

Manager serta Manager.

7. Mengkoordinir dan mengadakan pengawasan tugas General Manager serta Manager

dalam menjalankan aktivitas perusahaan serta terhadap kegiatan perusahaan.

8. Berwenang untuk menyetujui dan membatalkan segala kegiatan perusahaan.

Advisor

Tugas dan wewenang dari seorang Advisor, antara lain :

1. Memberikan saran untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan operasional

perusahaan

2. Menjembatani hubungan-hubungan yang tidak dapat ditangani oleh Operational

Director.

Operational Director.

Tugas dan wewenang dari seorang Operational Director :

1. Merencanakan dan menyusun kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan

operasional perusahaan.

2. Mengawasi dan mengevaluasi seluruh pelaksanaan serta hasil pelaksanaan pekerjaan

yang berada di bawah wewenangnya.

61

Corporate Secretary

Tugas dan wewenang dari seorang Corporate Secretary :

1. Membantu Operational Director dalam mengurus tugas-tugas perusahaan.

2. Menyiapkan kebutuhan-kebutuhan dalam rapat misalnya alat-alat tulis dan

menyusun laporan hasil rapat.

3. Menerima tamu dan telepon untuk Operational Director.

4. Membuat surat-surat berdasarkan instruksi dari Operational Director.

HRD

Tugas dan wewenang dari seorang HRD Manager :

1. Mengkoordinir kegiatan personalia perusahaan.

2. Mengumumkan peraturan-peraturan perusahaan kepada karyawan.

3. Memotorisasi penerimaan karyawan baru.

4. Menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan karyawan.

5. Menjalin hubungan yang baik dengan Departemen Tenaga Kerja dan aparat

pemerintah terkait.

6. Mengangkat, menempatkan dan mengurus pemberhentian karyawan.

7. Membuat laporan yang berhubungan dengan personalia.

Finance Director

Tugas dan wewenang Finance Director:

1. Memonitor dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan, menganalisa,

mengawasi arus kas masuk, keluar dan memonitor saldo bank perusahaan serta posisi

pinjaman bank.

62

2. Menyediakan dana untuk kepentingan biaya rutin, dan hal-hal lain yang

bersangkutan dengan keuangan.

3. Mengelola dana yang tersedia supaya kebutuhan operasional perusahaan dapat

terpenuhi dan dilaksanakan secara efisien.

4. Berwenang untuk menyetujui dan menolak setiap pengeluaran cek, giro atau uang

tunai yang diajukan oleh bagian Finance & Accounting atau karyawan lainnya.

5. Berwenang untuk menandatangani cek, giro, voucher, bukti penerimaan kas dan

bank serta bukti pengeluaran kas dan bank.

6. Berwenang untuk menyetujui, menolak dan menandatang ani setiap penyusunan

anggaran keuangan yang disampaikan oleh bagian Finance & Accounting.

7. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan buku cek, giro dan surat-surat berharga

lainnya.

Finance Director membawahi 2 (dua) bagian, yaitu :

i. Administration

1. Membukukan transaksi-transaksi yang terjadi dalam kegiatan perusahaan.

2. Membuat laporan dari seluruh kegiatan perusahaan secara periodik.

ii. Finance & Accounting

1. Bertanggung jawab atas cash flow perusahaan.

2. Bertanggung jawab atas pengumpulan piutang perusahaan.

3. Bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan bank

dan hutang perusahaan.

4. Menyimpan invoice sampai jatuh tempo.

63

5. Memeriksa dokumen pembayaran dan menyimpan dokumen serta data-data

yang berhubungan dengan keuangan.

6. Berwenang memberikan perintah untuk pengeluaran uang berdasarkan

persetujuan Finance Director.

7. Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan data akuntansi.

8. Berwenang untuk memeriksa kebenaran pencatatan transaksi akuntansi

berdasarkan bukti-bukti pendukung.

9. Mengusulkan pengembangan dan penyesuaian sistem akuntansi yang

digunakan.

10. Melaporkan setiap pekerjaan kepada Finance Director.

11. Merencanakan, menetapkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan

prosedur-prosedurnya.

12. Memastikan bahwa seluruh piutang usaha dapat tertagih tepat waktu.

General Manager

Tugas dan wewenang seorang General Manager, antara lain :

1. Ikut menghadiri rapat planning bersama dengan manajer lainnya.

2. Mengawasi seluruh aktivitas perusahaan.

3. Menerima dan menganalisa laporan dari setiap manajer bagian yang dibawahinya.

General manager membawahi 3 (tiga) bagian, yaitu :

i. IT Division

1. Membangun sistem aplikasi yang diperlukan oleh perusahaan

2. Me-maintenance data perusahaan.

3. Menjembatani hubungan antara user dengan aplikasi.

64

ii. Marketing Division

1. Melakukan perencanaan pemasaran.

2. Mengawasi dan menganalisa pelaksanaan kegiatan pemasaran.

3. Menyiapkan rencana dan menyelenggarakan penelitian serta kajian situasi

pasar terhadap unggulan maupun bukan unggulan dengan melakukan

perbandingan terhadap perusahaan yang sejenis.

4. Menyiapkan kebijakan dan pengendalian teknik pemasaran sesuai dengan

prospek perkembangan situasi pasar maupun selera konsumen.

5. Memonitor surat-surat dan laporan-laporan yang berkaitan dengan ruang

lingkup bidangnya.

iii. Service Division

1. Melakukan perbaikan terhadap mobil-mobil yang rusak

2. Melakukan pemeriksaan terhadap mobil-mobil yang baru masuk dari HPM.

3. Mempersiapkan mobil-mobil yang diperlukan untuk suatu event tertentu yang

diadakan oleh perusahaan.

3.4 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan

Prosedur sistem penjualan, pembelian dan persediaan yang sedang berjalan pada

PT. Imora Motor adalah :

1. Prosedur Penjualan

a. Prosedur penjualan

65

PT Imora Motor menerima pemesanan mobil dari dealer-dealer

melalui email beserta dengan data customer yang memesan yang

kemudian diurus pembuatan STNK dan BPKB. Pemesanan kemudian

ditindaklanjuti oleh bagian gudang dengan melihat apakah mobil yang

diminta tersedia atau tidak. Bila tidak tersedia maka bagian gudang akan

melakukan pembelian ke Honda Prospect Motor (HPM). Bila mobil yang

diminta tersedia kemudian akan diberitahukan ke bagian distribusi yang

kemudian akan mengeluarkan distribution order (DO) sebanyak 2 (dua)

rangkap dengan rincian sebagai berikut:

1. Lembar pertama akan diberikan kepada bagian gudang.

2. Lembar kedua akan diberikan kepada bagian distribusi yang

kemudian akan memberikan ke dealer yang bersangkutan.

DO yang diberikan kepada bagian gudang akan digunakan untuk

mencocokkan tipe dan warna mobil serta untuk memberitahukan kemana

mobil tersebut harus dikirim. Kemudian DO tersebut akan diberikan

kepada bagian ekspedisi untuk dilakukan pengiriman.

Bagian gudang kemudian akan mengeluarkan surat jalan (SJ)

sebanyak 3 (tiga) rangkap dengan rincian sebagai berikut:

1. Lembar pertama akan diserahkan ke Divisi Accounting.

2. Lembar kedua akan diserahkan ke dealer.

3. Lembar ketiga akan diserahkan ke HPM.

b. Prosedur pembayaran

Dari bagian accounting kemudian akan dikeluarkan debit nota (DN)

sebanyak 4 (empat) rangkap dengan rincian sebagai berikut:

66

1. Lembar pertama akan diberikan kepada Divisi Finance.

2. Lembar kedua akan diberikan kepada bank yang bekerja sama.

3. Lembar ketiga akan diberikan kepada dealer.

4. Lember keempat akan diberikan ke bagian pajak.

Setelah Debit Nota diterima oleh bagian pajak, selanjutnya pihak

pajak akan mengeluarkan Faktur Pajak (FP) sebanyak 2 (dua) rangkap

dengan rincian :

1. Lembar pertama akan diberikan kepada dealer sebagai pembeli.

2. Lembar kedua akan diberikan ke finance.

Pembayaran dilakukan oleh bank (yang ditunjuk oleh dealer

tersebut), setelah jatuh tempo bank akan mendebet secara otomatis

rekening dealer sesuai dengan jumlah tagihan tertera di Debit Nota dan

setelah itu bank akan mengirimkan surat mutasi, Divisi Finance

kemudian akan mengecek mutasi yang telah terjadi di buku bank dan

mencocokan dengan debit nota dan Faktur Pajak, dan kemudian akan

mengeluarkan kwitansi sebanyak 3 (tiga) rangkap dengan rincian sebagai

berikut:

1. Lembar pertama sebagai tanda bukti pembayaran kepada dealer.

2. Lembar kedua akan dijadikan arsip.

3. Lembar ketiga tetap dipegang oleh Divisi Finance.

2. Prosedur Pembelian

a. Prosedur pembelian

67

Pembelian dapat terjadi dikarenakan ada 2 (dua) peristiwa, pertama

HPM menawarkan sejumlah mobil yang telah diproduksi kepada PT.

Imora Motor melalui email kepada bagian distribusi, PT. Imora Motor

kemudian menyetujui untuk mengambil sesuai dengan jumlah penawaran

yang ada atau hanya sebagian dari jumlah yang ditawarkan sesuai dengan

prediksi penjualan sebelumnya.

Kedua karena adanya permintaan dari dealer dan PT. Imora Motor

tidak memiliki persediaan akan mobil tersebut sehingga pihak distribusi

PT. Imora Motor mengirim email kepada HPM untuk permintaan

pembelian mobil bila HPM memiliki persediaan.

Bila salah satu dari kedua hal tersebut terjadi maka HPM kemudian

akan mengirim mobil sesuai dengan jumlah dan tipe yang diminta ke

gudang PT. Imora Motor. Setelah tiba di gudang dan dicek, bila benar

pihak gudang akan mengirim fax laporan penerimaan ke kantor Imora

untuk pemberitahuan, bila tidak sesuai atau mobil belum tiba maka pihak

gudang akan memberitahu kantor Imora dan kemudian bagian distribusi

akan menanyakan kembali ke pihak HPM melalui email. Setelah mobil

tiba di Gudang PT. Imora Motor, HPM menyerahkan Surat Jalan (SJ)

yang datanya akan digunakan oleh 3 (tiga) bagian yaitu bagian IT (untuk

penambahan data persediaan gudang), bagian distribusi (untuk

pencocokan dengan laporan penerimaan dari gudang) dan Divisi

Accounting.

b. Prosedur pembayaran

68

Accounting kemudian akan membuatkan invoice sesuai dengan surat

jalan yang diterima. Invoice yang dibuat sejumlah 2 (dua) rangkap

dengan rincian sebagai berikut:

1. Lembar pertama ditujukan untuk Divisi Finance.

2. Lembar kedua untuk diberikan kepada dealer bila mobil diambil oleh

dealer.

Bagian pajak kemudian membuatkan Faktur Pajak sebanyak 2 (dua)

rangkap, dengan rincian sebagai berikut :

1. Lembar pertama untuk Divisi Finance.

2. Lembar kedua akan diberikan kepada HPM.

Finance kemudian akan membayar ke bank yang bekerja sama dan

bukti penyetoran ke bank akan disimpan sebagai arsip perusahaan.

3. Proses Retur Penjualan

Retur penjualan terjadi ketika ada dealer yang membutuhkan unit mobil dan

persediaan unit tersebut tidak tersedia di Gudang PT. Imora Motor sedangkan

HPM tidak memiliki persediaan dan tidak mampu untuk memenuhi permintaan

produksi. Tetapi permintaan dari customer sangat mendesak dan dealer lain

memiliki unit tersebut yang statusnya masih belum terjual.

Retur dilakukan antara 2 (dua) dealer tersebut (dealer pemohon dengan

dealer pengirim), setelah mobil sampai di dealer pemohon, dealer pengirim

kemudian akan mengeluarkan nota retur yang dikirimkan kepada PT. Imora

Motor. Bagian distribusi kemudian akan melihat apakah mobil yang diretur

tersebut statusnya sudah dibayar, atau belum bayar tetapi sudah disetorkan

69

pajaknya atau belum sama sekali. Jika statusnya belum sama sekali maka bagian

distribusi akan membatalkan surat jalan, Divisi Accounting akan membatalkan

Debit Nota, bagian pajak akan membatalkan Faktur Pajak, dan Divisi IT akan

meng-update database (unit tersebut menjadi stok PT. Imora Motor). Jika

statusnya sudah dibayar maka akan disampaikan ke Divisi Finance untuk

mengembalikan uang yang telah dibayar, bisa dilakukan dengan cara giro, atau

transfer. Bukti tersebut kemudian akan dikirimkan ke dealer pengirim, dan

Divisi IT kemudian akan meng-update Basis Data-nya. Jika statusnya belum

bayar tetapi pajak telah dibayar maka bagian finance akan mengembalikan uang

yang telah dibayarkan dealer pengirim ke kantor pajak, dan Divisi Accounting

akan membatalkan Debit Nota, setelah itu Divisi IT akan meng-update Basis

Data-nya.

Setelah proses retur oleh dealer pengirim selesai, PT. Imora Motor akan

menjalankan prosedur penjualan kepada dealer penerima.

3.5 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan

70

Penjualan Gudang Distribusi Dealer Pembelian HPM Ekspedisi Accounting FInance Bank Pajak IT Retur

Dealer Pengirim Dealer Penerima

Mulai

Menerimapesanan

Cekbarang

MembuatDO

12

DO

Cekbarang

ada

tidak sama

sama

1

2

1

2DO

N

2

1DO

Pengirimanmobil

N

MembuatS J

S J1

23

4

31

3

S J

N

2

4

S J

N

3

5

tidak ada

5

Memutuskanmembeli

6

6

Menentukanjumlah pem

belian

Cekbarang

adatidak

MengirimDO

2

Mulai

Menawarkan

mobil

7

3

7

Menerimapenawar-

an

8

8

Mengambilsejumlah

mobil

Pengirimanmobil

71

Penjualan Gudang Distribusi Dealer Pembelian HPM Ekspedisi Accounting FInance Bank Pajak IT Retur

Dealer Pengirim Dealer Penerima1

MembuatDN

DN 12

34

9

10

11

12

10

DN2

DN3

11

N

12

DN4

9

DN 1

MengeluarkanFP

12

FP

13

1

13

N

F P

1 4

Melakukanpendebet-

an

Membuatsurat

mutasi

15

surat mutasi

2

1 4

FP

15

surat mutasi

Mengeluar-kan

kwitansi

kwitansi1

23

N16

16

N

kwitansi

Selesai

S J 1

2

MenerimaDO

Menerimamobil

Cekbarang

Membuatlaporan

laporan

laporan

MenerimaSJ

SJ

17

18Pencocokan

denganlaporan

17

penambahandata stok

N

18

Membuatkaninvoice

Invoice1

2

19

19

Invoice2

diberikan bilamobil dibeli

dealerN

N

18

1

Meminta bag.pajak untukmembuat FP

Invoice1

20

20

MengeluarkanFP

12

FP

21

2 1

N

F P2

3

Mengusul-kan retur

memberita-hu dealer lain

4

2 2

2 3

2 22 3

Menerimausul retur

menerimapermintaan

retur

Memintapengiriman

mobilN

Mengirimmobil

Menerimamobil

Menerimamobil

Menguruspembelian

ke PT Imora

N

Mengirimnota retur

5

72

Penjualan Gudang Distribusi Dealer Pembelian HPM Ekspedisi Accounting FInance Bank Pajak IT Retur

Dealer PengirimDealer Penerima

45

1FP

Melakukanpembayar-

an

Mengeluarkanbukti

transfer

bukti

dijadikanarsip

Lihatstatusbayarmobil

belu

mba

yar

Baru hanyamembayar

pajaklunas

2 5

2 6

MembatalkanSJ

2 6

MembatalkanDN

2 7

2 7

MembatalkanF P

updatedatabase2 9

MembatalkanDN

3 2

2 8

Pengembalianuangpajak

Melakukanpembayar-

an

Mengeluarkanbukti

transfer

bukti

3 0

3 0

Mengirim buktike dealerpengirim

2 9

3 1

3 1

Menerimabukti

N

Selesai

Selesai

3 2

updatedatabase

Selesai

6

73

Gambar 3.2 Diagram sistem yang berjalan

Penjualan Gudang Distribusi Dealer Pembelian HPM Ekspedisi Accounting FInance Bank Pajak IT Retur

Dealer PengirimDealer Penerima

Pengembalianuangpajak

Melakukanpembayar-

an

Mengeluarkanbukti

transfer

Mengirim buktike dealerpengirim

3 3

3 4

6

bukti

3 4

Menerimabukti

N

updatedatabase

Selesai

3 3

74

entiti

user

3.6 Analisis Kebutuhan Data

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Data

Penjualan Persediaan Penerimaan Distribusi Hutang Piutang Pajak

Marketing

Memerlukan

laporan

penjualan per

hari

Memerlukan

laporan

persediaan mobil

(ter- fix)

Memerlukan

laporan

penerimaan mobil

ke gudang (ter-

fix)

Memerlukan

laporan

distribusi

yang telah

dilakukan per

periode

Accounting &

Finance

Memerlukan

laporan

penjualan per

hari

Memerlukan

laporan

persediaan mobil

(ter- fix)

Memerlukan

laporan

penerimaan mobil

ke gudang (ter-

fix)

Memerlukan

laporan

hutang PT

Imora Motor

Memerlukan

laporan

piutang PT

Imora Motor

Pajak Memerlukan

75

laporan

setoran

pajak yang

telah

dilakukan

per bulan

IT

Memerlukan

laporan

penjualan per

hari

Memerlukan

laporan

persediaan mobil

(ter- fix)

Memerlukan

laporan

penerimaan mobil

ke gudang (ter-

fix)

Memerlukan

laporan

distribusi

yang telah

dilakukan per

periode

Memerlukan

laporan

hutang PT

Imora Motor

Memerlukan

laporan

piutang PT

Imora Motor

Memerlukan

laporan

setoran

pajak yang

telah

dilakukan

per bulan

76

Tabel 3.2 Permintaan Mobil dari Dealer ke HJC (Honda Jakarta Center) Main

Dealer Juli - Oktober 2006

No Dealer Jul Aug Sep Okt

1 Honda Jakarta Center 71 73 71 52 2 Honda Autoland 108 111 108 80 3 Honda Bintaro 47 49 47 35 4 Honda Sunter 38 39 38 28 5 Honda Inti Karya Megah 148 152 148 109 6 Honda Fatmawati 73 75 73 54 7 Honda Pondok Indah 84 87 84 62 8 Honda Kebon Jeruk 56 57 56 41 9 Honda Daan Mogot 96 98 96 70

10 Honda Hasyim Ashari 50 52 50 37 11 Honda Jaya Niaga 86 89 86 64 12 Honda Mandiri Bogor 52 54 52 39 13 Honda Mugen 149 153 149 110 14 Honda Cakra Pangukir 43 44 43 32 15 Honda Permata Hijau 141 145 141 104 16 Honda Pluit 82 85 82 61 17 Honda Union Jaya 78 80 78 58 18 Honda Tebet 65 67 65 48 19 Honda Megatama 96 98 96 70 20 Honda Tendean 96 98 96 70 21 Honda Prima 39 40 39 29 22 Honda Union Serpong 81 84 81 60 23 Honda Automall 94 96 94 69 24 Honda Cibubur 32 33 32 23 25 Honda Mangga Dua 80 82 80 59 26 Honda Pondok Cabe 29 29 26 16

Total Honda Jakarta Center 2.014 2.070 2.011 1.480

77

Tabel 3.3 Permintaan Mobil dari HJC (Honda Jakarta Center) Main Dealer ke

HPM (Honda Prospect Motor) Periode Juli – Oktober 2006

Mobil Juli Agustus

September

Oktober

Jazz 809

723

697

697

CR-V 70

93

57

45

Stream 88

142

65

45

Civic 96

124

213

41

Accord 120

15

50

79

City 404

315

107

410

Odyssey

0

0

0

0

Total 1587

1412

1189

1317

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Dari hasil analisa terhadap sistem yang berjalan saat ini pada PT. Imora Motor,

permasalahan yang dihadapi antara lain :

1. Sistem yang masih belum execute, hal ini sangat mempersulit user yang kurang atau

tidak mengerti akan komputer karena untuk pengoperasian aplikasi terlebih dahulu

dibutuhkan penulisan sintaks tertentu.

2. Penataaan informasi yang salah, sebagai salah satu contohnya adalah nomor rangka

yang tidak terstruktur.

3. Dalam beberapa tabel, field primary key berupa nomor urut (contoh PK : 0001, 0002,

0003) yang terisi dengan menggunakan sistem auto increment sedangkan pada tabel

yang sama terdapat field yang lebih cocok digunakan sebagai primary key.

Misalkan sebagai contoh tabel user terdapat 2 (dua) field yaitu user_id dan user_no.

User_id, menjadi primary key, menggunakan sistem auto increment dan user_no

merupakan nomor induk karyawan. Hal ini akan memungkinkan terdapat 2 (dua)

buah atau lebih record user_no yang sama dengan data yang berbeda (dalam satu

tabel). Akibatnya, dapat menghambat kinerja dari sistem, yang dikarenakan bila

78

melakukan search maka program akan mencari user_no yang diinginkan dengan

user_id yang memiliki nilai terbesar sehingga program bekerja 2 (dua) kali.

Berikut merupakan tabel-tabel master yang sedang berjalan :

Tabel 3.4 Tabel Ms_Price Car yang sedang berjalan

Ms_Price_Car

Status Atribut Type Panjang

PK price_id Numeric 10

qty_unit Integer 4

harga_dasar_beli Numeric 10

ppnbm_beli Numeric 10

ppn22_beli Numeric 10

harga_dasar_jual Numeric 10

ppn_jual Numeric 10

bbn Numeric 10

status_price Integer 4

FK1 type_id numeric 10

Tabel 3.5 Tabel Ms_Dealer yang sedang berjalan

Ms_Dealer

Status Atribut Type Panjang

PK dealer_id Numeric 10

dealer_kode Varchar 10

FK1 company_id Numeric 10

dealer_name Varchar 50

dealer_add1 Varchar 60

dealer_add2 Varchar 60

dealer_city Varchar 25

dealer_phone Varchar 15

dealer_fax Varchar 15

shork Varchar 10

dealer_zip_code Varchar 5

FK2 bank_id Numeric 10

dealer_email Varchar 30

dealer_pt_name Varchar 50

dealer_npwp Varchar 50

status_dealer Integer 4

79

Tabel 3.6 Tabel Ms_Company yang sedang berjalan Ms_Company

Status Atribut Type Panjang

PK company_id Numeric 10

company_kode Varchar 10

company_name Varchar 50

company_add1 Varchar 60

company_add2 Varchar 60

company_city Varchar 25

company_phone Varchar 5

company_fax Varchar 15

company_email Varchar 30

company_npwp Varchar 30

company_pt_name

Varchar 50

status_company Integer 4

sub_tax1 Varchar 6

sub_tax2 Varchar 4

tax_hari Integer 4

Tabel 3.7 Tabel Ms_ Lokasi yang sedang berjalan Ms_Lokasi

Status Atribut Type Panjang

PK lokasi_id Numeric 10

lokasi_kode Varchar 10

lokasi_name Varchar 30

lokasi_add1 Varchar 60

lokasi_add2 Varchar 60

lokasi_city Varchar 25

lokasi_phone Varchar 15

lokasi_fax Varchar 15

lokasi_email Varchar 30

lokasi_zip_code Varchar 5

status_lokasi Integer 4

Tabel 3.8 Tabel Ms_ Color yang sedang berjalan

Ms_Color

Status Atribut Type Panjang

PK color_id Numeric 10

color_kode Varchar 10

color_name Varchar 30

status_color Integer 4

80

Tabel 3.9 Tabel Ms_ Stock yang sedang berjalan Ms_Stock

Status Atribut Type Panjang

PK stock_id Numeric 10

FK1 type_id Numeric 10

FK2 color_id Numeric 10

qty_sales Integer 4

status_stock Integer 4

Tabel 3.10 Tabel Ms_Transmisi yang sedang berjalan Ms_Transmisi

Status Atribut Type Panjang

PK transmisi_id Numeric 10

transmisi_code Varchar 10

transmisi_name Varchar 20

status_transmisi Integer 4

Tabel 3.11 Tabel Ms_ User yang sedang berjalan Ms_User

Status Atribut Type Panjang

PK user_id Numeric 10

user_no Varchar 15

user_name Varchar 20

login_name Varchar 20

user_password Varchar 15

user_level Integer 4

user_sub_level Integer 4

FK1 dept_id Numeric 10

user_status Integer 4

Tabel 3.12 Tabel Ms_ Type yang sedang berjalan Ms_Type

Status Atribut Type Panjang

PK type_id Numeric 10

FK1 jenis_id Numeric 10

FK2 transmisi_id Numeric 10

type_kode Varchar 4

type_hpm_kode Varchar 10

type_name Varchar 25

sub_rangka1 Varchar 8

sub_rangka2 Varchar 7

jml_top Integer 4

status_type Integer 4

81

Tabel 3.13 Tabel Ms_ Supplier yang sedang berjalan

Ms_Supplier

Status Atribut Type Panjang

PK supplier_id Numeric 10

supplier_code Varchar 10

supplier_name Varchar 50

supplier_pt_name Varchar 50

supplier_npwp Varchar 30

supplier_add1 Varchar 60

supplier_add2 Varchar 60

supplier_city Varchar 25

supplier_zipcode Varchar 5

phone_code Varchar 5

supplier_phone Varchar 15

supplier_fax Varchar 15

supplier_email Varchar 30

status_supplier Integer 4

Tabel 3.14 Tabel Ms_ Rangka yang sedang berjalan

Ms_Rangka

Status Atribut Type Panjang

PK rangka_id Numeric 10

FK1 color_id Numeric 10

FK2 lokasi_id Numeric 10

rangka_no Varchar 10

FK3 stock_id Varchar 17

mesin_no Varchar 13

key_no Varchar 10

FK4 dealer_id Numeric 10

status_rangka Integer 4

Tabel 3.15 Tabel Ms_Jenis yang sedang berjalan

Ms_Jenis

Status Atribut Type Panjang

PK jenis_id Numeric 10

jenis_code Varchar 10

jenis_name Varchar 20

jenis_varian Varchar 20

status_jenis Integer 4

82

Tabel 3.16 Tabel Ms_ Departement yang sedang berjalan

Ms_Departement

Status Atribut Type Panjang

PK dept_id Numeric 10

dept_code Varchar 10

dept_name Varchar 30

status_dept Integer 4

Tabel 3.17 Tabel Ms_ Bank yang sedang berjalan

Ms_Bank

Status Atribut Type Panjang

PK bank_id Numeric 10

bank_short_name Varchar 20

bank_name Varchar 50

status_bank Integer 4

3.8 Solusi Permasalahan

Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Imora Motor, maka solusi

permasalahan yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Membangun sistem aplikasi baru yang berbasis windows application (execute

program), sehingga mempermudah user dalam pengoperasian, tidak perlu

menuliskan sintaks untuk menjalankan aplikasi.

2. Membangun sistem yang dapat mempermudah user dalam pengoperasian dengan

cara menambahkan fungsi drop-down menus.

3. Memperbaiki Sistem Basis Data yang sedang berjalan dengan mencari field yang

lebih sesuai sebagai primary key.

4. Membangun Basis Data baru yang telah disesuaikan dengan kebutuhan user.