50

BAB 3 ANALISIS YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT. Zima Trans Logistic ini mendapat pengesahan akta dengan nomor

AHU-100559.AH.01.01 Tahun 2008. Kantor pusat perusahaan ini bertempat di

Komplek Mutiara Taman Palem Blok A 15/25, Jl Kamal Raya (out ring road)

Cengkareng Jakarta Barat 11730. Perusahaan memiliki kantor cabang di pusat

bisnis yang ada di Indonesia seperti Jakarta, Denpasar, Surabaya, Yogyakarta,

Semarang, Solo, Mataram, Batam.

Perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

pengiriman barang, kegiatan pengiriman barang yang dilakukan perusahaan tidak

terbatas untuk daerah Domestic tapi juga mencakup International. Perusahaan ini

selain memberikan jasa pengiriman juga memberikan jasa pengepakan barang,

peminjaman truk terbuka/box dan jasa pindahan seperti pindah rumah atau

pindah kantor.

3.1.1 Bidang Usaha

1. Domestik dan International Courier & Cargo dengan layanan door

to door, keseluruhan tujuan domestic dan tujuan international via

udara.

2. City Courier Service adalah layanan kirim intercity (Jabodetabek).

3. Transportasi darat adalah layanan kiriman via darat dengan tujuan

Pulau Jawa, Sumatera, Pulau Bali, dan Pulau Sulawesi.

51

4. LCL & FCL adalah pengiriman barang via laut secara partai eceran

(LCL) dan partai besar (countainer) (FCL) ke seluruh Indonesia.

3.1.2 Visi Perusahaan

Terwujudnya pelayanan jasa service distribusi secara profesional

dengan pengembangan sumber daya manusia yang efektif, efisien dan

tepat sasaran.

3.1.3 Misi Perusahaan

Memberikan mutu service untuk kelancaran pengiriman berupa

dokumen, parcel serta barang-barang lainnya sampai ditujuan dengan tepat

waktu, aman dan bergaransi.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Wewenang

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Pada umumnya setiap perusahaan membutuhkan suatu struktur

organisasi agar pembagian tugas dan wewenang para personil yang ada di

dalam sebuah organisasi tersebut jelas. Bila suatu perusahaan semakin

besar, maka persoalan mengenai organisasi dan manejemen akan semakin

penting karena jika seorang pimpinan tidak baik dalam memimpin dan

mengorganisasikan perusahaan kemungkinan besar perusahaan akan

mengalami kegagalan.

52

Struktur organisasi suatu perusahaan harus memungkinkan

tercapainya koordinasi usaha diantaranya semua satuan dan jenjang untuk

mengambil tindakan yang dapat mencapai tujuan umum. Dimana setiap

satuan dalam organisasi harus dimengerti dan mengetahui apa yang

menjadi tanggung jawabnya, bagaimana seharusnya masing-masing

satuan berhubungan dengan satuan lainnya dan wewenang apakah yang

akan didelegasikan kepada masing-masing satuan.

Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka diperlukan suatu

pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas sehingga setiap

karyawan dapat mengerjakan dan mempertanggungjawabkan

pekerjaannya kepada atasan yang telah ditetapkan. Pembagian wewenang

dan tanggung jawab di dalam suatu perusahaan ditujukan dengan struktur

organisasi.

Berikut adalah gambar struktur organisasi perusahaan :

53

 Gambar 3.1 Struktur Organisasi

(Sumber : PT. Zima Trans Logistic, 2008 )

3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Komisaris

Bertugas untuk mengawasi kebijakan yang diambil oleh Direktur.

Biasanya Komisaris hanya datang saat rapat umum pemegang saham

(RUPS).

54

2. Direktur

Direktur mengawasi jalannya perusahaan, mengadakan

pemeriksaan laporan secara berkala dan membuat keputusan-

keputusan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Pada inti

nya Direktur bertanggung jawab penuh atas seluruh aktifitas

perusahaan.

3. Kepala Kantor dan Keuangan

Bertugas untuk memeriksa sarana dan prasarana yang ada di

kantor, memeriksa laporan keuangan yang dilakukan secara berkala.

Jabatan ini juga mempunyai wewenang untuk memberikan persetujuan

yang berhubungan dengan keuangan, seperti kantor memerlukan

komputer baru maka untuk mendapatkan dana untuk membeli

komputer dibutuhkan persetujuan dari Kepala Kantor dan Keuangan.

4. Kepala Operasiaonal dan Komersial

Bertugas serta bertanggung jawab memberikan dan memeriksa

laporan yang berhubungan dengan kegiatan operasional dan komersial.

Jabatan ini juga dapat memberikan ide atau keputusan yang

berhubungan dengan operasional dan komersial perusahaan.

55

5. Service

Bagian ini bertugas sebagai penanggung jawab pelayanan terhadap

pelanggan. Setiap dua bulan sekali Bagian Service melakukan

evaluasi kinerja staff nya dalam melayani pelanggan dan juga

memberikan masukkan bagaimana cara memberikan pelayanan yang

memuaskan. Bagian Service juga harus memeriksa laporan P.O.D

Tanda Terima.

Pada bagian ini terdapat tim yang terdiri dari :

• Service Manager

• Customer Service

• Key Account

• Cabang / Agen

• P.O.D Tanda Terima

6. Operasional

Mengawasi kegiatan operasional perusahaan seperti proses pengiriman

barang mulai dari paking menjemput barang sampai barang itu dikirim

dan sampai ke tujuan. Bagian Operasional juga bertanggung jawab

jika dalam proses pengiriman barang terjadi keterlambatan atau

masalah. Bagian Opersional harus memberikan laporan keuangan yang

harus dilaporkan kepada bagian keuangan. Bagian ini terdiri dari tim

antara lain :

• Ground Operasional dan Data Entry

56

• Gateway Darat, Laut, dan Udara

• Outbound dan Inbound

• Courier Mobil dan Motor

• Divisi Darat, Laut, dan Udara

7. Marketing

Dalam perusahaan ini marketing adalah ujung tombak dalam

memajukan perusahaan. Karena melalui marketing perusahaan akan

mendapatkan customer. Bagian Marketing setiap minggu selalu

melakukan evaluasi hasil kinerja tim nya dalam mendapatkan

pelanggan. Pada bagian ini selalu diberikan motivasi, penyuluhan,

solusi dalam hal mendapatkan customer. Bagian ini terdiri dari tim

diantaranya :

• Eksport dan Import

• Domestic

• Project Sales

• A. Executive

• S.Support dan Admin

8. IT

Melaksanakan dan mengkoordinasikan fungsi yang berhubungan

dengan implementasi teknologi informasi. Bagian IT juga ikut

57

merancang dan memelihara sistem dan jaringan komputer. Tim yang

terdapat dalam Bagian IT diantaranya :

• System dan Online

• Website

• Maintenance

• Upgrade

9. Accounting dan Financial

Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi

keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan

perusahaan. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus

kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang,

sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan

dan kesehatan kondisi keuangan. Merencanakan dan

mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol

penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana

secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional

perusahaan. Tim ini terdiri dari :

• Invoice

• Accounting

• Collection

• Pajak

• Kasir

58

10. Office

Mengatur kegiatan kantor seperti meng-organisir operasi kantor dan

ketentuan yang berlaku di kantor, membuat time sheet, memantau

sarana dan prasarana. Bagian Office juga bertanggung jawab atas

perekrutan ataupun pemecatan pegawai. Menjaga keamanan file atau

laporan perusahaan. Mengurus pajak yang harus dibayarkan oleh

perusahaan. Tim ini terdiri dari :

• Personalia

• Purchasing

• Legal dan Izin

• Rumah Tangga dan Inventaris

• Perawatan

3.3 Sistem yang Sedang Berjalan

3.3.1 Prosedur di Dalam Sistem

a. Penerimaan Pegawai

1. Departemen meminta penambahan pegawai kepada HRD dengan

menyerahkan form permintaan pegawai, HRD menerima form

tersebut kemudian HRD memeriksanya. Apabila disetujui, maka

pihak HRD memasang iklan lowongan pekerjaan ke berbagai

media namun bila tidak disetujui, maka form permintaan pegawai

akan dikembalikan ke departemen.

59

2. Media menyebarluaskan lowongan pekerjaan yang ada, kemudian

pelamar melihat iklan lowongan kerja dan membuat surat lamaran

pekerjaan yang kemudian diberikan ke bagian HRD. HRD

melakukan pengecekan lowongan pada surat lamaran pekerjaan,

dan menyeleksi apakah memenuhi syarat atau tidak.

3. HRD akan melakukan penyeleksian berupa tes tertulis dan

wawancara terhadap calon pegawai yang memenuhi kriteria.

4. Apabila calon pegawai lulus seleksi, HRD membuat surat

perjanjian kerja untuk ditandatangani oleh calon pegawai yang

baru dengan perusahaan. Kemudian surat perjanjian dikembalikan

kepada HRD

5. HRD melakukan penempatan pegawai sesuai dengan kebutuhan

perusahaan.

60

Gambar 3.2 Diagram alir Penerimaan Pegawai

61

b. Absensi Pegawai

1. Pegawai melakukan absensi pada alat yang tersedia di perusahaan,

pada saat dating dan pulang kerja. Alat yang tersebut akan

mencatat dan menghasilkan data absensi pegawai berupa jam

masuk kerja dan jam keluar kerja.

2. HRD melakukan pengecekan pada data absensi dan lembur

pegawai yang kemudian akan menghasilkan form data absensi.

3. HRD mengirimkan form data absensi ke bagian keuangan,

keuangan akan mendata absensi dan lembur untuk dimasukkan

dalam perhitungan gaji.

62

Gambar 3.3 Diagram alir Absensi Pegawai

63

c. Cuti Pegawai

1. Pegawai mengajukan cuti dengan mengisi form pengajuan cuti

kerja yang akan dikirimkan ke bagian HRD.

2. HRD mengecek form data cuti kerja pegawai, jika cuti tidak layak

atau dalam keadaan penuh maka permohonan cuti kerja pegawai

akan ditolak. Dan jika pengecekan cuti layak maka bagian HRD

akan menyetujui pengajuan cuti kerja pegawai yang berupa form

persetujuan cuti kerja pegawai.

3. HRD akan mengirimkan form persetujuan cuti kerja kepada

pegawai kemudian pegawai melakukan cuti kerja.

64

Gambar 3.4 Diagram alir Cuti Pegawai

d. Penggajian pegawai

1. HRD membuat data absensi dan lembur dan mengirimkan form

tersebut ke bagian keuangan.

2. Keuangan menghitung seluruh jumlah gaji yang diambil dari data

absensi dan lembur. Dari hasil perhitungan tersebut akan

65

menghasilkan form perhitungan gaji. Kemudian keuangan akan

mengirimkan form perhitungan gaji ke bagian HRD.

3. HRD menerima dan mengecek form perhitungan gaji, jika

penghitungan tersebut salah akan di kembalikan ke bagian

keuangan dan dilakukan penghitungan kembali. Dan jika benar

HRD akan membuat dan menandatangani form perhitungan yang

berupa slip gaji.

4. HRD mengirimkan slip gaji tersebut kepada keuangan, kemudian

keuangan akan menyiapkan dana yang sesuai dengan slip gaji.

5. Kemudian keuangan menyiapkan dan mengirimkan dana ke

bagian HRD untuk diberikan kepada pegawai. Pegawai menerima

mendapatkan slip gaji dan pembayaran gaji.

66

Gambar 3.5 Diagram alir Penggajian Pegawai

67

e. Perpindahan Pegawai

1. Dapartemen mengajukan permintaan promosi dan mutasi yang

menghasilkan form permintaan promosi dan mutasi dan akan

diserahkan kebagian HRD.

2. HRD melakukan pengecek kelengkapan persyaratan promosi dan

mutasi. Jika persyaratan promosi dan mutasi tidak lengkap, maka

permintaan ditolak dan akan di serahkan kembali ke bagian

departemen.

3. Kemudian HRD membuat surat promosi dan mutasi yang akan di

berikan ke bagian departemen.

4. Bagian departemen membuat surat promosi dan mutasi pegawai.

Kemudian bagian departemen akan menyerahkan surat tersebut

kepada pegawai.

68

Gambar 3.6 Diagram alir Perpindahan Pegawai

69

f. Penilaian Kerja Pegawai

1. Departemen membuat form evaluasi pegawai yang akan

diserahkan kebagian HRD, kemudian HRD akan melakukan

penilaian dan pengecekan kelengkapan dari form evaluasi

tersebut. Jika tidak lengkap, maka form tersebut akan

dikembalikan kebagian Departemen. Jika lengkap, maka akan di

lakukan pelatihan terhadap pegawai yang menghasilkan hasil

penilaian.

2. HRD memberikan hasil penilaian ke bagian Keuangan untuk di

buatkan standar kenaikan gaji berdasarkan hasil penilaian yang

menghasilkan form kenaikan gaji.

3. HRD juga memberikan form hasil penilaian ke bagian

Departemen, kemudian Departemen akan memberikan hasil

penilaian tersebut kepada pegawai.

70

Gambar 3.7 Diagram alir Penilaian Kerja Pegawai

71

g. Pemutusan Kerja Pegawai

1. Departemen mengajukan form pelanggaran pegawai yang akan

diberikan kepada bagian HRD. Kemudian HRD melakukan

pengecekan pelanggaran Apabila tidak melakukan pelanggaran

maka form pelanggaran akan dikembalikan kepada bagian

departemen, dan jika pegawai melakukan pelanggaran maka akan

diberikan sanksi.

2. Pegawai yang melakukan pelanggaran akan mendapatkna sanksi

yang berbeda sesuai tingkat pelanggarannya. Apabila

pelanggarannya ringan akan dibuatkan dan diberikan surat

peringatan, apabila sanksi berat akan di PHK.

3. HRD akan memberikan form PHK tersebut kepada keuangan

untuk membuat perhitungan hak kerja yang akan menghasilkan

perhitungan hak kerja. Bagian keuangan akan memberikan hasil

tersebut kepada HRD.

4. Dari hasil perhitungan hak kerja akan dibuatkan slip pembayaran

hak kerja kemudian form tersebut akan diberikan kepada

pegawai.

72

Pemutusan Kerja Pegawai

HRD keuangan PegawaiDepartemen

mulai

Mengajukan form

pelanggaran pegawai

Form pelanggaran pegawai

Kesesuaian pelanggaran

Cek sanksi

Pembuatan Surat SP

Pembuatan surat PHK

Hasil pehitungan hak pegawai

Pembayaran hak pegawai

Form PHK

Perhitungan hak pegawai

Surat SP

Surat PHK

Slip pembayaran hak pegawai

selesai

ya

ringan

berat

Form pelanggaran pegawai

12

2

tidak

12Form PHK 12

2

Slip pembayaran hak pegawai

1 2

2

Gambar 3.8 Diagram alir Pemutusan Kerja Pegawai

73

3.4 Analisis Kebutuhan Informasi

Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat

Penggajian • Data Absensi • Data Potongan • Jabatan Pegawai

• HRD • Keuangan

Pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 1, proses rekapnya dilakukan 4 hari sebelum tanggal 1

Absensi

• Jam masuk kerja

• Jam keluar keja • Lembur

• HRD • Keuangan

Satu hari kerja

Perpindahan

• Data pegawai yang akan dimutasi

• Data jabatan lama dan jabatan baru pegawai yang dipromosikan dan mutasi

• HRD

Kurang dari 1 bulan

Cuti • Form Cuti • Perihal Cuti • Jangka Waktu

Cuti • Data Pegawai

yang Sedang cuti

• HRD

Membutuhkan waktu kurang lebih 2 sampai 5 hari.

Penerimaan pegawai

• Lowongan pekerjaan yang dibuka

• Data seluruh pelamar

• Data pelamar yang lulus tes

• Data pelamar yang diangkat oleh perusahaan

• HRD

Kurang dari 1 bulan sejak pengiklanan, namun jika tidak mendapatkan pegawai yang sesuai maka waktu ditambah sampai menemukan calon pegawai yang tepat

74

Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat

Penilaian kerja • Data penilaian berdasarkan kesetiaan , pretasi kerja, dan tanggung jawab.

• HRD • Keuangan

Kurang dari 1 bulan

Pemutusan Kerja • Data pelanggaran pegawai

• Data jenis pelanggaran yang diberikan surat SP

• HRD • Keuangan

Kurang dari 1 bulan

Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

3.5 Infrastruktur

Perusahaan memiliki 10 komputer untuk menunjang kegiatan, diantaranya :

• 1 unit komputer yang berfungsi sebagai server.

• 1 unit komputer yang befungsi sebagai client.

• 8 unit laptop yang digunakan sebagai client.

• 3 unit Printer.

Komputer pada perusahaan ini baik komputer server maupun komputer client

semuanya memakai Operating System Windows XP. Di perusahaan ini juga sudah

memiliki system DBMS, dimana DBMS yang digunakan adalah MySQL. Setiap

komputer client terhubung dengan komputer server ini ditujukan agar

memudahkan melakukan pengiriman dan penyimpanan data. Berikut adalah

gambar network di perusahaan ini :

75

Gambar 3.9 Peta Networking

3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan di perusahaan,

permasalahan yang sedang dihadapi antara lain :

1. Belum terintegrasinya sistem yang ada secara komputerisasi,

sehingga pekerjaan menjadi lambat.

2. Penyimpanan data masih dilakukan secara manual, sehingga dapat

menyebabkan data tidak up to date dan tidak valid.

3. Proses dalam pengaksesan data mengalami kesulitan karena data

yang disimpan masih berupa fisik (dokumen).

76

4. Faktor keterlambatan saat serah teima dokumen. Seperti saat

karyawan mendapat pemutusan kerja, dimana dokumen pemutusan

tersebut harus di berikan kepada HRD, keuangan dan departemen

yang berangkutan.

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

Merancang suatu sistem basisdata kepegawaian. Dengan adanya basisdata

yang dapat menyimpan dan mengelola data pegawai maka pencarian dan

perubahan data akan menjadi lebih mudah karena sumber data pegawai sudah

tersimpan dalam basisdata.

Sistem ini diharapkan dapat membantu kinerja perusahaan. Sisitem

tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk cuti, kinerja

pegawai, dan hal lain yang berhubungan dengan pegawai.