54

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Riwayat Perusahaan

Perjalanan perusahaan dimulai dengan kegiatan pemasaran produk

minuman ringan dalam cup untuk wilayah Jabodetabek. Berangkat dari

pengalaman sebagai distributor minuman selama 5 tahun (dari tahun 2002

sampai tahun 2007), maka akhirnya perusahaan memberanikan diri untuk

membuat sebuah pabrik minuman ringan dalam cup dengan nama PT. Amico

Primarasa, yang didirikan pada tanggal 08 Mei 2007. PT. Amico Primarasa

berlokasi di Jl. Setia Mekar Kampung Bulu no. 8 Rt 002 / Rw 002, Desa Setia

Mekar, Kecamatan Tambun, Bekasi.

Pemasaran yang dilakukan perusahaan bersifat langsung, artinya

perusahaan menangani sendiri kegiatan permasaran dan penjualannya. Adapun

bentuk promosi yang dilakukan perusahaan bersifat langsung seperti potongan

harga khusus, hadiah langsung (kaos) dan bonus produk.

Target penjualan perusahaan adalah kepada seluruh lapisan masyarakat.

Namun, produk yang dihasilkan perusahaan lebih disukai dan banyak

dikonsumsi oleh anak sekolah setingkat SD dan SMP.

PT. Amico Primarasa memasarkan produknya ke beberapa daerah di

Indonesia. Selain daerah pemasaran Jabodetabek, perusahaan telah berhasil

55

memasarkan produknya ke luar Pulau Jawa, seperti Medan, Padang, Batam,

Palembang, Jambi, Lampung, Banjarmasin, Makasar, dan Bali.

Untuk mengatasi persaingan dari industri yang sejenis, perusahaan

menyiasati dengan memberikan harga yang terjangkau oleh masyarakat namun

dengan kualitas produk yang tetap terjaga, bermutu, serta pengiriman barang

yang tepat waktu.

Untuk proses produksi, perusahaan telah menggunakan mesin-mesin

otomatis. Khususnya, untuk proses pengisian sirup ke dalam cup (filling). Hal

ini demi menjaga kondisi higienis minuman tersebut. Selain itu, di setiap

proses produksi sejak dari penerimaan bahan baku, pemasakan, pengisian,

sampai dengan pengepakan perusahaan menggunakan fungsi quality control

yang terkoordinasi.

Perusahaan juga masih menggunakan tenaga manusia pada bagian

penyeleksian kualitas bahan baku, penyeleksian produk yang keluar dari mesin

ACS (Auto Cup Sealer) dan pada proses pengecapan.

PT. Amico Primarasa dipimpin oleh seorang direktur utama yang

mempunyai wewenang penuh pada perusahaan. PT. Amico Primarasa memiliki

170 orang tenaga kerja yang terdiri dari 148 orang tenaga kerja laki-laki dan 22

orang tenaga kerja perempuan.

56

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

PT. Amico Primarasa memiliki visi dan misi sebagai berikut :

Visi :

1. Menjadi perusahaan yang memproduksi minuman yang selalu prima dalam

rasa dan kompetitif dalam harga.

Misi :

1. Menerapkan food hygiene dalam setiap tahapan proses produksi, efisien,

dan produktif dalam pemanfaatan seluruh sumber daya yang ada dalam

setiap departemen.

2. Menghasilkan produk yang kompetitif dan mampu memenangkan pasar.

3.2 Struktur Organisasi

PT. Amico Primarasa menganut struktur organisasi fungsional yang terpusat,

di mana setiap fungsi bertanggung jawab kepada atasannya masing-masing. Adapun

struktur organisasi fungsional ini dibagi atas 2 fungsi besar, yaitu manager keuangan

dan manager operasional. Kewenangan tertinggi berada pada direktur utama yang

membawahi para manager dan seterusnya sampai ke tingkat paling bawah.

57

Struktur organisasi yang ada pada PT. Amico Primarasa terlihat pada gambar

di berikut ini.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Amico Primarasa

Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian :

1. Direktur Utama

• Merupakan pimpinan tertinggi dari PT. Amico Primarasa yang bertugas

mengawasi jalannya kegiatan perusahaan secara keseluruhan.

• Menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan.

• Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan manager keuangan dan

manager operasional.

2. Manager Keuangan

• Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan

target yang ditentukan.

• Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja dan anggaran.

58

• Melaporkan kinerja bagian pembelian, penjualan, dan keuangan & akuntansi

kepada direktur utama.

• Bertanggung jawab langsung terhadap direktur utama.

3. Manager Operasional

• Menentukan prosedur pemakaian dan tata tertib penggunaan fasilitas.

• Bertanggung jawab terhadap operasional fasilitas umum.

• Bertanggung jawab terhadap jalannya proses operasional perusahaan.

• Melaporkan kinerja bagian research & development, produksi, pemasaran,

dan HRD kepada direktur utama.

• Bertanggung jawab langsung terhadap direktur utama.

4. Bagian Pembelian

• Mengurus dan mengkoordinasi proses pelaksanaan pembelian.

• Mengusahakan teknik-teknik lain dalam pembelian untuk mendapat bahan

baku yang berkualitas tinggi dan menguntungkan.

• Mencatat informasi supplier.

• Memeriksa persediaan bahan baku.

• Mencatat pembelian bahan baku.

• Membuat laporan pembelian bahan baku yang diserahkan kepada manager

keuangan.

• Bertanggung jawab langsung kepada manager keuangan.

59

5. Bagian Keuangan dan Akuntansi

• Mengendalikan pengeluaran perusahaan.

• Membuat proyeksi pendapatan (estimasi pendapatan).

• Menyusun dan mengendalikan laporan keuangan berdasarkan pencatatan yang

telah dilakukan dan menyajikan tepat pada waktunya kepada manager

keuangan.

• Bertanggung jawab pada perencanaan anggaran.

• Bertanggung jawab atas pengawasan kas.

• Bertanggung jawab langsung kepada manager keuangan.

6. Bagian HRD

• Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja.

• Bertanggung jawab pengembangan dan evaluasi karyawan.

• Memberikan kompensasi dan perlindungan terhadap karyawan.

• Berwenang untuk memberhentikan karyawan.

• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.

7. Bagian Produksi

• Menetapkan standar produk hasil produksi.

• Mengawasi jalannya proses produksi.

• Menetapkan prosedur dan rencana untuk jangka panjang maupun jangka

pendek di bidang produksi.

• Menjaga mutu produk yang dihasilkan.

60

• Membuat anggaran produksi.

• Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi.

• Membuat laporan penggunaan bahan baku dan produk yang dihasilkan dalam

kegiatan produksi.

• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.

8. Bagian Pemasaran

• Merencanakan strategi pemasaran.

• Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan pemasaran.

• Bertanggung jawab terhadap kegiatan pemasaran.

• Merencanakan strategi promosi.

• Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan promosi.

• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.

9. Bagian Penjualan

• Menentukan harga barang hasil produksi.

• Mengkoordinasi dan membuat laporan pengeluaran barang.

• Mencatat informasi customer.

• Bertanggung jawab terhadap kegiatan penjualan.

• Memeriksa persediaan bahan jadi.

• Membuat laporan penjualan yang diserahkan kepada manager keuangan.

• Bertanggung jawab langsung kepada manager keuangan.

61

10. Bagian Research & Development

• Mengesahkan produk baru yang akan siap diproduksi.

• Membuat laporan mengenai penelitian dan pengembangan produk baru

kepada direktur operasional.

• Bertanggung jawab atas proses penelitian dan pengembangan produk.

• Meracik produk yang akan keluar.

• Melakukan pemilihan produk-produk tersebut.

• Melakukan percobaan-percobaan produk.

• Menentukan bahan pembuatan produk.

• Bertanggung jawab atas penelitian produk baru.

• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.

3.3 Tata Laksana / Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan

3.3.1 Prosedur Pembelian

Sistem pembelian dimulai dengan pengecekan jumlah bahan baku pada

gudang persediaan bahan baku oleh bagian pembelian. Setelah memeriksa

persediaan, bagian pembelian membuat purchase order (PO) untuk pembelian

bahan baku berdasarkan persediaan bahan baku. Selanjutnya PO tersebut

dikirim ke supplier dan menentukan cara pembayarannya, tunai atau kredit.

Setelah itu, supplier mengirimkan bahan baku beserta surat jalan dan copy

surat jalan ke bagian pembelian. Bagian pembelian akan memeriksa bahan

baku yang dikirim. Kemudian surat jalan tersebut ditandatangani oleh bagian

pembelian. Surat jalan yang asli dikembalikan ke supplier, sedangkan copy

62

surat jalan disimpan bagian pembelian.. Apabila terdapat bahan baku yang

tidak sesuai atau rusak dan supplier masih ada di tempat, maka bagian

pembelian akan mengubah jumlah bahan baku pada surat jalan sesuai dengan

jumlah bahan baku yang diterima. Bahan baku yang rusak akan dikembalikan

pada saat itu juga. Bila supplier sudah tidak ada di tempat, maka bagian

pembelian akan memberitahukan kepada supplier mengenai bahan baku yang

rusak tersebut dan membuat surat retur pembelian bahan baku sesuai dengan

bahan baku yang akan dikembalikan. Bahan baku tersebut akan diambil oleh

supplier bersamaan dengan pengiriman bahan baku untuk pembelian

berikutnya. Kemudian supplier akan menandatangani surat retur tersebut. Surat

retur yang asli disimpan oleh bagian pembelian, sedangkan copy surat retur

diberikan kepada supplier. Kemudian semua data diberikan kepada bagian

keuangan dan akuntansi.

Setelah beberapa minggu, supplier datang ke bagian keuangan &

akuntansi dengan membawa surat jalan yang sudah ditandatangani, copy surat

retur, dan faktur penjualan bahan baku sesuai jumlah bahan baku yang dijual.

Lalu, bagian keuangan & akuntansi memeriksa kecocokan surat jalan tersebut

dengan copy surat jalan yang dimiliki perusahaan. Jika sudah sesuai, bagian

keuangan & akuntansi membuat tanda terima yang akan diberikan kepada

supplier sebagai tanda bahwa surat jalan asli dan faktur penjualan bahan baku

sudah diterima oleh perusahaan. Selanjutnya, bagian keuangan & akuntansi

membuat giro berdasarkan surat jalan, surat retur, dan faktur penjualan bahan

baku dari supplier. Jika giro sudah siap, supplier datang dengan menyerahkan

tanda terima ke bagian keuangan & akuntansi untuk mengambil giro dan surat

63

retur asli. Setelah giro diberikan kepada supplier, bagian keuangan & akuntansi

mengubah status pembayaran pada data pembelian sesuai dengan faktur

penjualan bahan baku dari supplier.

Setiap bulan, bagian pembelian membuat laporan pembelian bahan

baku. Kemudian laporan tersebut diberikan kepada manager keuangan.

3.3.2 Prosedur Produksi

Sistem produksi dimulai dari perintah oleh manager operasional untuk

memproduksi sejumlah barang jadi tertentu. Bagian produksi selanjutnya

membuat daftar kebutuhan bahan baku yang diperlukan dalam menghasilkan

semua barang jadi dalam satu proses produksi. Setelah bahan baku tersedia,

produksi pun dapat dilaksanakan. Setelah produksi selesai, bagian produksi

akan menambahkan jumlah barang jadi sesuai dengan hasil produksi dan

mencatat semua data bahan baku yang dipakai. Setelah itu, bagian produksi

membuat laporan hasil produksi yang menghasilkan jumlah barang jadi

tertentu.

Setiap bulan, bagian produksi membuat laporan produksi barang jadi.

Kemudian laporan tersebut diberikan kepada manager operasional.

3.3.3 Prosedur Penjualan

Sistem penjualan dimulai dengan penerimaan surat pemesanan barang

jadi oleh customer yang diberikan pada bagian penjualan. Kemudian bagian

penjualan akan membuat delivery order (DO) berdasarkan surat pemesanan

barang jadi tersebut. Selanjutnya, bagian penjualan memeriksa persediaan

64

barang yang akan dipesan oleh pelanggan. Jika barang jadi yang dipesan oleh

pelanggan tersedia, maka bagian penjualan akan menanyakan terlebih dahulu

proses pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan, tunai atau hutang.

Selanjutnya, bagian penjualan membuat surat jalan. Setelah itu, barang jadi

beserta surat jalan dikirimkan kepada customer. Lalu customer memeriksa

kecocokan barang jadi yang dikirim. Bila ada barang jadi yang tidak sesuai

atau rusak, maka customer akan mengembalikan barang jadi tersebut dan

mengubah surat jalan sesuai dengan barang yang diterima. Setelah itu, surat

jalan ditandatangani oleh customer kemudian diambil oleh bagian penjualan,

sedangkan copy surat jalan diberikan kepada customer. Bila retur dilakukan

setelah karyawan PT. Amico Primarasa sudah tidak ada di tempat customer,

maka customer akan memberitahukan kepada bagian penjualan. Kemudian

bagian penjualan membuat surat retur penjualan berdasarkan barang jadi yang

dikembalikan sesuai dengan surat jalan. Lalu, barang jadi akan diambil kembali

dengan memberikan surat retur yang asli dan telah ditandatangani bagian

penjualan kepada customer. Copy surat retur akan disimpan oleh bagian

penjualan. Lalu bagian penjualan membuat faktur penjualan sesuai dengan

surat jalan yang telah ditandatangani dan copy surat retur.

Saat batas waktu pembayaran telah berakhir, bagian penjualan akan

menagih pembayaran customer dengan membawa surat jalan, copy surat retur,

dan faktur penjualan. Kemudian, customer memeriksa kecocokan surat jalan,

copy surat retur dan faktur tersebut dengan copy surat jalan yang dimilikinya.

Bila sesuai, customer akan melakukan pembayaran sesuai dengan faktur

tersebut. Setelah menerima pembayaran, bagian penjualan akan mengubah

65

status hutang dari pelanggan pada transaksi penjualan sesuai dengan faktur

penjualan barang jadi.

Setiap bulan, bagian penjualan membuat laporan penjualan barang jadi.

Kemudian laporan tersebut diberikan kepada manager keuangan.

3.4 Diagram Aliran Data

3.4.1 Diagram Konteks

Sistem Pembelian, Produksi, dan Penjua lan

PT Amico Primarasa

Suppl ier

Customer

Manager Keuangan

Manager Operasional

Purchase Order

Surat jalan Surat jalan + tanda tangan

Surat jalan + tanda tangan, surat retur, dan faktur

Bukti pembayaran

Surat pemesanan

Surat jalan + tanda tangan Surat jalan

Surat jalan + tanda tangan, surat retur, dan faktur

Bukti pembayaran

Surat retur

Surat retur Laporan produksi

Laporan pembelian bahan baku

Laporan penjualan barang jadi

 

Gambar 3.2 Diagram Konteks

66

3.4.2 Diagram Nol

Gambar 3.3 Diagram Nol

67

3.5 Definisi Sistem

3.5.1 Mission Statement

Tujuan dari pembuatan aplikasi sistem basis data pembelian, produksi,

dan penjualan ini yaitu untuk mempermudah pencarian data, penyeleksian data,

perbandingan data, dan pencatatan transaksi dan laporan. Selain itu, pembuatan

aplikasi sistem basis data juga membantu mempermudah dan meningkatkan

akurasi perhitungan data yang tergantung dari beberapa data / tabel yang

terpisah, mempercepat dalam pengambilan keputusan berdasarkan data yang

akurat, misalnya masalah pembelian bahan baku atau penjualan barang jadi

untuk persediaan yang sudah hampir habis, dan menjaga keamanan data dari

bahaya kehilangan data.

3.5.2 Mission Objectives

1. Pengelolaan data (insert dan update) bahan baku

2. Pengelolaan data (insert dan update) barang jadi

3. Pengelolaan data (insert dan update) supplier

4. Pengelolaan data (insert dan update) karyawan

5. Pengelolaan data (insert dan update) customer

6. Pengelolaan data (insert) purchase order  

7. Pengelolaan data (insert dan update) pembelian  

8. Pengelolaan data (insert) retur pembelian  

9. Pengelolaan data (insert) produksi

10. Pengelolaan data (insert) delivery order 

11. Pengelolaan data (insert dan update) penjualan  

68

12. Pengelolaan data (insert dan update) surat jalan  

13. Pengelolaan data (insert) retur penjualan  

14. Menampilkan data bahan baku

15. Menampilkan data barang jadi

16. Menampilkan data supplier

17. Menampilkan data karyawan

18. Menampilkan data customer

19. Menampilkan purchase order

20. Menampilkan pembelian

21. Menampilkan retur pembelian

22. Menampilkan delivery order

23. Menampilkan penjualan

24. Menampilkan surat jalan

25. Menampilkan retur penjualan

26. Membuat laporan pembelian

27. Membuat laporan produksi

28. Membuat laporan penjualan

29. Melakukan pencarian pada data bahan baku

30. Melakukan pencarian pada data barang jadi

31. Melakukan pencarian pada data supplier

32. Melakukan pencarian pada data karyawan

33. Melakukan pencarian pada data customer

34. Melakukan pencarian pada pembelian

35. Melakukan pencarian pada retur pembelian

69

36. Melakukan pencarian pada produksi

37. Melakukan pencarian pada penjualan

38. Melakukan pencarian pada surat jalan

39. Melakukan pencarian pada retur penjualan

3.5.3 System Boundaries

Retur Pembelian Pembelian

PenjualanRetur Penjualan

Produksi

Keuangan & Akuntansi

Pemasaran

Penelitian & Pengembangan

Produk

HRD Perpajakan

Gambar 3.4 System Boundaries

70

3.6 User Requirement Specifications (URS)

3.6.1 Data Requirement

1. Bahan baku

Informasi yang berisi tentang data-data bahan baku yang tersedia di

perusahaan. Data yang diperlukan antara lain kode bahan baku, nama

bahan baku, stok bahan baku, stok minimum bahan baku, dan satuan.

2. Barang jadi

Informasi yang berisi tentang data-data barang jadi yang tersedia di

perusahaan. Data yang diperlukan antara lain kode barang jadi, nama

barang jadi, harga barang jadi, stok barang jadi, dan stok minimum barang

jadi.

3. Supplier

Informasi yang berisi tentang data-data supplier. Data yang diperlukan

antara lain kode supplier, nama supplier, alamat customer, kota supplier,

contact person supplier, telepon supplier, fax supplier, dan email supplier.

4. Karyawan

Informasi yang berisi tentang data-data karyawan. Data yang diperlukan

antara lain kode karyawan, nama karyawan, jenis kelamin, alamat

karyawan, tanggal lahir, tanggal masuk, tanggal keluar, jabatan, telepon

karyawan, dan email karyawan.

5. Customer

Informasi yang berisi tentang data-data customer. Data yang diperlukan

antara lain kode customer, nama customer, alamat customer, kota

71

customer, contact person customer, telepon customer, fax customer, dan

email customer.

6. Purchase order (PO)

Informasi yang berisi tentang pesanan bahan baku yang dilakukan

perusahaan kepada supplier. Data yang diperlukan antara lain no PO,

tanggal PO, kode supplier, nama supplier, alamat supplier, kode

karyawan, nama karyawan, kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah,

dan satuan.

7. Pembelian

Informasi yang berisi tentang pembelian yang dilakukan perusahaan

kepada supplier. Data yang diperlukan antara lain no faktur pembelian, no

PO, tanggal pembelian, kode supplier, nama supplier, kode karyawan,

nama karyawan, kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah, satuan,

harga beli, total harga, grand total harga, tanggal jatuh tempo pembayaran,

status pembayaran, dan nomor giro.

8. Retur pembelian

Informasi yang berisi tentang pengembalian bahan baku yang dibeli oleh

perusahaan kepada supplier yang disebabkan karena kerusakan /

ketidaksesuaian barang. Data yang diperlukan antara lain no retur

pembelian, no faktur pembelian, tanggal retur pembelian, kode supplier,

nama supplier, alamat supplier, kode karyawan, nama karyawan, kode

bahan baku, nama bahan baku, jumlah, dan satuan.

72

9. Produksi

Informasi yang berisi tentang produksi yang dilakukan perusahaan untuk

menghasilkan barang jadi tertentu dengan pemakaian bahan baku tertentu.

Data yang diperlukan antara lain no produksi, tanggal produksi, kode

karyawan, nama karyawan, kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah

pakai bahan baku, satuan, kode barang jadi, nama barang jadi, dan jumlah

produksi barang jadi.

10. Delivery order

Informasi yang berisi tentang pesanan barang jadi yang dilakukan

customer kepada perusahaan. Data yang diperlukan antara lain no DO,

tanggal DO, kode customer, nama customer, alamat customer, kode

karyawan, nama karyawan, kode barang jadi, nama barang jadi, dan

jumlah.

11. Penjualan

Informasi yang berisi tentang penjualan barang jadi yang dilakukan

perusahaan kepada customer. Data yang diperlukan antara lain no faktur

penjualan, no DO, tanggal penjualan, kode customer, nama customer,

alamat customer, kode karyawan, nama karyawan, kode barang jadi, nama

barang jadi, jumlah, harga jual, total harga, grand total harga, tanggal jatuh

tempo pembayaran, status pembayaran, dan keterangan.

12. Surat jalan

Informasi yang berisi tentang pengiriman barang jadi kepada customer.

Data yang diperlukan antara lain no surat jalan, no faktur penjualan,

tanggal surat jalan, kode customer, nama customer, alamat customer, kode

73

karyawan, nama karyawan, no mobil, kode barang jadi, nama barang jadi,

dan jumlah.

13. Retur penjualan

Informasi yang berisi tentang pengembalian barang jadi yang dijual oleh

perusahaan kepada customer yang disebabkan karena kerusakan /

ketidaksesuaian barang. Data yang diperlukan antara lain no retur

penjualan, no faktur penjualan, tanggal retur penjualan, kode customer,

nama customer, alamat customer, kode karyawan, nama karyawan, kode

barang jadi, nama barang jadi, dan jumlah.

3.6.2 Transactions Requirement

3.6.2.1 Data Entry

1. insert data bahan baku

2. insert data barang jadi

3. insert data supplier

4. insert data karyawan

5. insert data customer

6. insert data purchase order

7. insert data pembelian

8. insert data retur pembelian

9. insert data produksi

10. insert data delivery order

11. insert data penjualan

12. insert data retur penjualan

74

13. insert data surat jalan

3.6.2.2 Data Updates

1. update data bahan baku

2. update data barang jadi

3. update data supplier

4. update data karyawan

5. update data customer

6. update data pembelian

7. update data penjualan

8. update data surat jalan

3.6.2.3 Data Queries

1. Menampilkan data supplier berdasarkan pembelian

2. Menampilkan data customer berdasarkan penjualan

3. Menampilkan karyawan yang mengurus purchase order

4. Menampilkan karyawan yang mengurus pembelian

5. Menampilkan karyawan yang mengurus retur pembelian

6. Menampilkan karyawan yang mengurus produksi

7. Menampilkan karyawan yang mengurus delivery order

8. Menampilkan karyawan yang mengurus penjualan

9. Menampilkan karyawan yang mengurus surat jalan

10. Menampilkan karyawan yang mengurus retur penjualan

11. Menampilkan stok bahan baku berdasarkan nama bahan baku

75

12. Menampilkan stok barang jadi berdasarkan nama barang jadi

13. Menampilkan status pembayaran pembelian kepada supplier

berdasarkan no faktur pembelian

14. Menampilkan status pembayaran penjualan kepada customer

berdasarkan no faktur penjualan

15. Menghasilkan laporan pemakaian bahan baku pada proses produksi

berdasarkan tanggal

16. Menghasilkan laporan hasil barang jadi pada proses produksi

berdasarkan tanggal

17. Menghasilkan laporan pembelian bahan baku berdasarkan tanggal

18. Menghasilkan laporan penjualan barang jadi berdasarkan tanggal

3.6.3 General Systems Requirement

1. Initial Database Size

• Terdapat sekitar 50 bahan baku yang dibeli dalam proses pembelian.

• Terdapat sekitar 50 bahan baku yang digunakan dalam proses produksi.

• Terdapat sekitar 19 barang jadi yang dihasilkan dalam proses produksi.

• Terdapat sekitar 19 barang jadi yang dijual dalam proses penjualan.

• Terdapat 1 karyawan yang bertugas sebagai manager keuangan.

• Terdapat 1 karyawan yang bertugas sebagai manager operasional.

• Terdapat 3 karyawan yang bertugas sebagai bagian pembelian.

• Terdapat 1 karyawan yang bertugas sebagai kepala bagian produksi.

• Terdapat 5 karyawan yang bertugas sebagai bagian penjualan.

76

• Terdapat sekitar 10 perusahaan yang menjadi supplier PT. Amico

Primarasa.

• Terdapat sekitar 40 customer yang melakukan pemesanan kepada PT.

Amico Primarasa.

2. Database Growth

• Sekitar 40 PO pembelian yang ada dalam 1 bulan.

• Sekitar 40 pembelian yang ada dalam 1 bulan.

• Sekitar 10 retur pembelian yang ada dalam 1 bulan.

• Sekitar 100 DO penjualan yang ada dalam 1 bulan.

• Sekitar 100 penjualan yang ada dalam 1 bulan.

• Sekitar 100 surat jalan yang ada dalam 1 bulan.

• Sekitar 15 retur penjualan yang ada dalam 1 bulan.

• Sekitar 3 kali proses produksi dalam 1 hari.

• Sekitar 5 karyawan yang masuk dalam 1 tahun.

• Sekitar 5 customer baru yang melakukan pemesanan dalam 1 tahun.

• Sekitar 2 supplier baru yang melakukan pemesanan dalam 1 tahun.

• Sekitar 2 bahan baku baru yang ada dalam 1 tahun.

• Sekitar 1 barang jadi baru yang ada dalam 1 tahun.

3. Networking and Shared Access

• Sistem dapat diakses secara bersamaan oleh 2 atau lebih pengguna

4. Security

• Basis data dilindungi dengan password.

77

• Setiap staf perusahaan diberikan hak akses ke dalam basis data sesuai

dengan kebutuhan dan jabatan.

5. Backup and Recovery

• Basis data di-backup sekali dalam sehari.

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah melakukan analisis terhadap transaksi pembelian, produksi, dan

penjualan pada PT. Amico Primarasa, dapat diidentifikasikan masalah-masalah yang

dihadapi adalah sebagai berikut :

1. Tidak adanya sharing data karena basis data tersimpan secara terpisah tiap

divisi, sehingga menyulitkan dalam update data, karena harus melakukan update

pada beberapa komputer sekaligus, dan untuk mengumpulkan data harus

dilakukan dari komputer yang berbeda-beda.

2. Adanya kemungkinan data yang tidak konsisten. Hal ini disebabkan karena basis

data tidak disimpan secara terpusat, sehingga update data tidak dilakukan secara

bersamaan, menyebabkan rentan akan kesalahan input dan update data dan akan

membingungkan saat proses pembuatan laporan.

3. Sistem basis data yang dipakai masih kurang mampu mempercepat dan

mempermudah dalam proses penginputan data yang diperlukan oleh perusahaan

secara valid, sehingga sering terjadi redundansi data.

4. Kurangnya security basis data, karena basis data dapat diakses oleh siapapun.

5. Tidak adanya backup data.

78

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisis permasalahan yang dihadapi oleh PT. Amico Primarasa,

maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah membangun sistem aplikasi basis

data yang dapat mengolah data perusahaan terutama data yang bersangkutan dengan

proses pembelian, produksi, dan penjualan barang yang dapat menggantikan sistem

yang lama. Sistem aplikasi basis data ini akan membuat proses pengolahan,

pencarian, perbandingan, dan perhitungan data menjadi efektif dan efisien. Selain

itu, keamanan data juga akan lebih terjamin karena adanya hak akses yang diberikan

untuk mengakses basis data.