BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA KOPERASI …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2008-1-00022-AKSI...
Transcript of BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA KOPERASI …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2008-1-00022-AKSI...
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA KOPERASI SARI BHAKTI
3.1 Gambaran Umum Koperasi
3.1.1 Gambaran Umum Koperasi
Koperasi Sari Bhakti adalah koperasi primer yang didirikan oleh
pekerja PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour Mills yang
berkedudukan di daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya, Jalan Raya
Cilincing, Tanjung Priok – Jakarta Utara. Koperasi Sari Bhakti disahkan
menjadi badan hukum pada tanggal 23 Agustus 1982 dan saat ini
beranggotakan lebih dari 2000 orang.
Koperasi Sari Bhakti berazaskan kekeluargaan dan bertujuan
untuk meningkatkan kesejahteraan anggota pada khususnya dan
masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian
nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan
makmur berlandaskan Pancasila dan Undang Undang Dasar 1945. Untuk
mencapai tujuan tersebut, Koperasi Sari Bhakti menjalankan usaha
simpan pinjam.
Jenis simpanan yang ada adalah sebagai berikut:
- Simpanan pokok, merupakan simpanan yang wajib dibayarkan oleh
anggota pada saat yang bersangkutan terdaftar sebagai anggota
koperasi. Besarnya simpanan pokok ditentukan oleh Rapat Anggota.
Simpanan pokok tidak diberikan bunga. Simpanan pokok hanya dapat
diambil pada saat keluar dari keanggotaan ataupun pensiun.
51
- Simpanan wajib, adalah simpanan yang wajib dibayarkan anggota
setiap bulannya sejak yang bersangkutan terdaftar sebagai anggota
koperasi. Pembayaran simpanan wajib dilakukan dengan cara
pemotongan langsung dari gaji anggota. Besarnya simpanan wajib
ditentukan oleh Rapat Anggota. Simpanan wajib tidak diberikan
bunga. Simpanan wajib hanya dapat diambil pada saat keluar dari
keanggotaan ataupun pensiun.
- Simpanan sukarela, merupakan simpanan yang dilakukan anggota
secara sukarela tanpa suatu batas waktu tertentu dengan besar jasa
simpanan ditentukan oleh surat keputusan pengurus dan wajib
diumumkan kepada anggota. Simpanan sukarela diberikan bunga
simpanan sukarela.
- Simpanan deposito, merupakan simpanan anggota yang disimpan
dalam jangka waktu tertentu dan besar jasa simpanan ditentukan oleh
surat keputusan pengurus dan wajib diumumkan kepada anggota.
Simpanan deposito diberikan bunga deposito.
Jenis pinjaman yang ada adalah sebagai berikut:
- Pinjaman darurat, merupakan pinjaman anggota untuk keperluan
darurat dan tidak terencana. Besar maksimal pinjaman darurat setiap
anggota adalah Rp 400.000 (empat ratus ribu Rupiah). Pinjaman
darurat akan ditagihkan pada bulan berikutnya dengan langsung
memotong gaji tanpa dikenakan bunga pinjaman. Setiap anggota
hanya boleh mendapatkan pinjaman darurat 1x setiap bulannya.
52
- Pinjaman terencana, merupakan pinjaman anggota yang mempunyai
jangka waktu pengembalian dan rumus besar maksimal pinjaman
yang ditentukan oleh surat keputusan pengurus dan wajib diumumkan
kepada anggota. Besar maksimal pinjaman terencana adalah 24 x
30% dari gaji bersih. Setiap anggota hanya boleh mendapatkan
pinjaman darurat 1x setiap bulannya. Pinjaman terencana dikenakan
bunga pinjaman terencana. Pinjaman terencana diberikan tanggal 15
setiap bulannya.
Kebijakan lainnya terkait dengan simpan pinjam Koperasi Sari
Bhakti adalah:
- Tagihan dibuat sebelum tanggal 22 setiap bulannya dan akan
ditagihkan kepada PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour
Mills. PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour Mills akan
memotong gaji dari masing-masing anggota berdasarkan tagihan yang
diberikan Koperasi Sari Bhakti.
- Jika anggota tidak bisa melunasi pinjamannya karena hal-hal seperti
PHK, meninggal, dan lain-lain, maka pembayaran pinjaman akan
diambil dari tunjangan Jamsostek, kemudian dari dana pension. Jika
masih belum mencukupi juga untuk melunasi pinjaman, maka
Pengurus akan mengambil tindakan lebih lanjut yang diperlukan.
53
3.1.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur organisasi dari sistem yang sedang berjalan
(Sumber: Koperasi Sari Bhakti)
3.1.3 Tugas dan Wewenang
3.1.3.1 Pengurus
a. Ketua Umum
- Bertanggung jawab atas pengelolaan koperasi dan usahanya
- Membentuk dan menetapkan struktur organisasi pengurus dan
pengelola koperasi
- Menetapkan tugas dan wewenang pengurus dan pengelola koperasi
- Menetapkan kebijakan dan strategi usaha koperasi
- Menetapkan anggaran tahunan koperasi
- Menetapkan perubahan pada sistem pengendalian manajemen dan
keuangan
54
- Memberikan persetujuan atas pihak penandatangan pada alat
pembayaran
- Melakukan perjanjian kerjasama dengan pihak ketiga yang bertujuan
memajukan kesejahteraan anggota
- Menetapkan perubahan tingkat suku bunga baik simpanan maupun
pinjaman
b. Sekretaris Umum
- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
- Melakukan kegiatan surat menyurat baik dengan pihak internal
maupun eksternal
- Melakukan kegiatan pengarsipan atas dokumen resmi koperasi, seperti
surat keputusan pengurus, kontrak perjanjian kerja sama, dan lain-lain
- Menyiapkan rapat bulanan pengurus, rapat koordinasi pengurus dan
pengawas, rapat tahunan anggota
c. Pengurus Bidang Simpan Pinjam
- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
- Bertanggung jawab atas simpanan dan pinjaman anggota
- Memberikan persetujuan atas pemberian pinjaman kepada anggota
- Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang Keuangan dan
Akuntansi dalam hal penerimaan dan pengeluaran kas yang berkaitan
dengan simpan pinjam
55
- Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan simpan
pinjam
- Memeriksa dan melakukan pengawasan terhadap pekerjaan Pengelola
Bidang Simpan Pinjam
d. Pengurus Bidang Keuangan dan Akuntansi
- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
- Bertanggung jawab atas laporan keuangan koperasi
- Bertanggung jawab atas keuangan koperasi
- Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan keuangan
dan akuntansi
- Mengusulkan perubahan pada sistem pengendalian manajemen dan
keuangan
- Menyiapkan anggaran tahunan koperasi
- Melakukan transfer pembayaran kas
- Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas kondisi kas koperasi
baik kas masuk maupun kas keluar
- Melakukan analisa atas hasil laporan keuangan
- Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang lain
e. Pengurus Bidang Pengelolaan Usaha
- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
- Bertanggung jawab atas pengelolaan usaha koperasi
56
- Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan
usaha
- Melakukan pengawasan terhadap bidang usaha yang dijalankan
- Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang Keuangan dan
Akuntansi dalam hal yang berkaitan dengan keuangan pengelolaan usaha
f. Pengurus Bidang Pembinaan Organisasi dan Pendidikan
- Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
- Mengusulkan perubahan struktur organisasi pengurus dan pengelola
- Memberikan pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan koperasi
kepada anggota, pengelola, pengurus dan pengawas
- Melakukan studi banding ke koperasi-koperasi yang lain dengan tujuan
untuk pengembangan Koperasi Sari Bhakti
- Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang yang lain terkait
dengan kebutuhan pelatihan dan pendidikan
3.1.3.2 Pengelola
a. Pengelola Bidang Simpan Pinjam
- Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Simpan
Pinjam
- Bertanggung jawab atas isi database Simpan Pinjam
- Melakukan tugas operasional harian bidang Simpan Pinjam
- Melakukan penginputan atas transaksi simpanan
- Melakukan penginputan atas transaksi pinjaman
57
- Menerima pengajuan pinjaman anggota
- Menerima pengajuan simpanan anggota
- Menyiapkan Request For Payment yang berkaitan dengan transaksi
pinjaman maupun simpanan
- Menyiapkan laporan tagihan anggota
- Menyiapkan laporan Simpan Pinjam
- Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya
b. Pengelola Bidang Pengelolaan Usaha
- Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Pengelolaan
Usaha
- Menjalankan operasional harian bidang usaha koperasi
- Menyiapkan laporan pengeluaran usaha
- Menyiapkan Request For Payment yang berkaitan dengan transaksi
pengelolaan usaha
- Melakukan transaksi pembelian barang dagangan
- Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya
c. Pengelola Bidang Keuangan
- Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Keuangan
- Menyiapkan laporan buku bank harian
- Bertanggung jawab atas kesesuaian saldo antara buku bank dengan
rekening Koran
- Menyiapkan formulir Bank Keluar
58
- Melakukan tugas operasional harian bidang keuangan
- Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya
d. Pengelola Bidang Akuntansi
- Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Akuntansi
- Menyiapkan laporan keuangan
- Bertanggung jawab atas isi database Akuntansi
- Membuat jurnal atas setiap transaksi keuangan
- Menyiapkan data-data keuangan yang diperlukan oleh Pengurus
- Melakukan pengarsipan atas dokumen-dokumen keuangan
- Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya
3.2 Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Setoran Simpanan Sukarela dan Simpanan Deposito
Prosedur simpanan sukarela dan simpanan deposito yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut:
1. Anggota mengisi Formulir Setoran Simpanan, melampirkan bukti transfer
dan menyerahkan ke Pengelola Bidang Simpan Pinjam.
2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput simpanan ke database Simpan
Pinjam.
3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan Formulir Setoran Simpanan
dan bukti transfer kepada Pengelola Bidang Keuangan.
59
4. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa buku bank berdasarkan bukti
transfer dan menyerahkan Formulir Setoran Simpanan dan bukti transfer
kepada Pengelola Bidang Akuntansi.
5. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan penerimaan kas ke
database Akuntansi.
6. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip Formulir Setoran Simpanan dan
bukti transfer.
Untuk simpanan deposito dilanjutkan dengan:
7. Pengelola Bidang Simpan membuat sertifikat untuk simpanan deposito.
8. Pengurus Bidang Simpan Pinjam (Kepala Bidang) menandatangani sertifikat
deposito.
9. Pengurus Bidang Keuangan & Administrasi (Kepala Bidang)
menandatangani sertifikat deposito.
10. Sertifikat deposito diberikan kepada Anggota yang bersangkutan.
3.2.2 Prosedur Perhitungan Bunga Simpanan Sukarela dan Simpanan
Deposito
Prosedur perhitungan bunga simpanan sukarela dan simpanan deposito
yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menghitung bunga simpanan untuk periode
tertentu secara otomatis melalui aplikasi.
2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam mencetak daftar bunga simpanan dan
menyerahkannya kepada Pengelola Bidang Akuntansi.
60
3. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal bunga simpanan dan
membukukannya ke database Akuntansi.
4. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip daftar bunga simpanan.
Untuk bunga deposito ditransfer ke rekening masing-masing anggota,
sehingga dilanjutkan dengan prosedur pengeluaran uang sebagai berikut:
5. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyiapkan Request For Payment (RFP)
dan menandatangani RFP di kolom “Payment Requested By” kemudian
menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus
Bidang Simpan Pinjam.
6. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta daftar bunga
simpanan deposito, memeriksa dan menandatangani RFP di kolom “Checked
By”.
7. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta daftar bunga
simpanan deposito kepada Ketua Umum.
8. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment
By” dan menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada
Pengelola Bidang Keuangan.
9. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta daftar bunga simpanan
deposito dan menandatangani RFP di kolom “Document Received By”,
kemudian menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada
Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.
10. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo
buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By” .
61
11. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP
beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus Kepala Bidang
Keuangan dan Akuntansi.
12. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta
daftar bunga simpanan deposito dan menandatangani RFP pada kolom
“Endorsed For Approval By”, kemudian menyerahkannya kepada Pengelola
Bidang Keuangan.
13. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan
menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan
formulir Bank Keluar beserta RFP dan daftar bunga simpanan deposito
kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.
14. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa
formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”.
15. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui
oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar beserta RFP dan daftar bunga
simpanan deposito kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan
Akuntansi.
16. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer
berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti
transfer.
17. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan
formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP dan daftar bunga simpanan
deposito kepada Pengelola Bidang Keuangan.
62
18. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom
“Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti
transfer, RFP dan daftar bunga simpanan deposito kepada Pengelola Bidang
Akuntansi.
19. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan
deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di
kolom “Dibukukan oleh”.
20. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer,
RFP dan daftar bunga simpanan deposito.
3.2.3 Prosedur Penarikan Simpanan Sukarela dan Simpanan Deposito
Prosedur penarikan simpanan sukarela dan simpanan deposito yang
sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Anggota mengisi Slip Penarikan untuk simpanan sukarela atau
menandatangani Sertifikat dan menyerahkan Slip Penarikan kepada
Pengelola Bidang Simpan Pinjam.
2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memeriksa saldo simpanan sukarela atau
deposito dan menginput tarikan simpanan sukarela atau deposito ke dalam
database Simpan Pinjam.
3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam mencetak rekening simpanan sukarela atau
deposito anggota dan menyiapkan RFP berdasarkan Slip Penarikan,
menandatangani RFP di kolom “Payment Requested By”.
63
4. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan
dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus
Bidang Simpan Pinjam.
5. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta Slip Penarikan dan
rekening simpanan sukarela atau deposito anggota, memeriksa dan
menandatangani RFP di kolom “Checked By”.
6. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan
dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Ketua Umum.
7. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment
By” dan menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan
sukarela atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang Keuangan.
8. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta Slip Penarikan dan
rekening simpanan sukarela atau deposito anggota dan menandatangani RFP
di kolom “Document Received By”, kemudian menyerahkan RFP beserta
Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada
Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.
9. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo
buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By”.
10. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP
beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota
kepada Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.
11. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta
Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito dan
menandatangani RFP di kolom “Endorsed For Approval By”, kemudian
64
menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela
atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang Keuangan.
12. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan
menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan
formulir Bank Keluar beserta RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan
sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang
Keuangan dan Akuntansi.
13. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa
formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”.
14. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui
oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar, RFP, Slip Penarikan dan
rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Wakil
Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.
15. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer
berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti
transfer.
16. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan
formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP, Slip Penarikan dan
rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang
Keuangan.
17. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom
“Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti
transfer, RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito
anggota kepada Pengelola Bidang Akuntansi.
65
18. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan
deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di
kolom “Dibukukan oleh”.
19. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer,
RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota.
3.2.4 Prosedur Pengajuan Pinjaman Darurat dan Terencana
Prosedur pengajuan pinjaman darurat dan terencana yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut:
1. Anggota mengisi Formulir Pengajuan Pinjaman Uang (FPPU) dan
menyerahkan ke Pengelola Bidang Simpan Pinjam dengan melampirkan
syarat-syaratnya, yaitu: slip gaji, fotocopy KTP suami/ istri.
2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menganalisa plafon pinjaman, kemudian
menandatangani FPPU di kolom “Diperiksa oleh”.
3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam kemudian menyerahkan FPPU kepada
Pengurus Bidang Simpan Pinjam beserta lampiran.
4. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menandatangani FPPU di kolom “Disetujui
oleh” dan menyerahkan FPPU beserta lampiran kepada Pengelola Bidang
Simpan Pinjam.
5. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput pinjaman yang telah disetujui
ke database simpan pinjam dan menandatangani di kolom “Dibukukan oleh”.
6. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memberikan uang secara tunai kepada
Anggota untuk pinjaman darurat.
66
7. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyiapkan RFP untuk pinjaman
terencana berdasarkan FPPU dan menandatangani RFP di kolom “Payment
Requested By”.
8. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta FPPU dan
lampiran kepada Pengurus Bidang Simpan Pinjam.
9. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta FPPU dan lampiran,
memeriksa dan menandatangani RFP di kolom “Checked By”.
10. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta FPPU dan
lampiran kepada Ketua Umum.
11. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment
By” dan menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengelola
Bidang Keuangan.
12. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta FPPU dan lampiran, dan
menandatangani RFP di kolom “Document Received By”, kemudian
menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengurus Wakil
Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.
13. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo
buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By”.
14. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP
beserta FPPU dan lampiran kepada Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan
Akuntansi.
15. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta
FPPU dan lampiran, dan menandatangani RFP di kolom “Endorsed For
67
Approval By”, kemudian menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran
kepada Pengelola Bidang Keuangan.
16. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan
menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan
formulir Bank Keluar beserta RFP, FPPU dan lampiran kepada Pengurus
Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.
17. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa
formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”.
18. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui
oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar, RFP, FPPU dan lampiran
kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi.
19. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer
berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti
transfer.
20. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan
formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP, FPPU dan lampiran kepada
Pengelola Bidang Keuangan.
21. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom
“Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti
transfer, RFP, FPPU dan lampiran kepada Pengelola Bidang Akuntansi.
22. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan
deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di
kolom “Dibukukan oleh”.
68
23. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer,
RFP, FPPU dan lampiran.
3.2.5 Prosedur Penagihan Pinjaman Darurat dan Terencana
Prosedur penagihan pinjaman darurat dan terencana yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut:
1. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menghitung tagihan pinjaman (pokok dan
bunga) untuk periode tertentu secara otomatis.
2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memberikan daftar tagihan pinjaman
tersebut kepada Departemen Payroll PT. Indofood Sukses Makmur Bogasari
Flour Mills (PT. ISM Bogasari Flour Mills).
3. Departemen Payroll PT. ISM Bogasari Flour Mills memberikan daftar hasil
tagihan pinjaman kepada Pengelola Bidang Simpan Pinjam.
4. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput hasil tagihan pinjaman ke
dalam database Simpan Pinjam, kemudian memberikan daftar hasil tagihan
pinjaman kepada Pengelola Bidang Keuangan.
5. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa buku bank berdasarkan daftar hasil
tagihan pinjaman dan menyerahkannya kepada Pengelola Bidang Akuntansi
untuk dijurnal dan dibukukan di database Akuntansi.
69
3.2.6 Prosedur Pembayaran Pinjaman Terencana
Prosedur pembayaran pinjaman terencana yang sedang berjalan adalah
sebagai berikut:
1. Anggota menyerahkan bukti transfer pembayaran pinjaman terencana beserta
rekening pinjaman terencana anggota kepada Pengelola Bidang Simpan
Pinjam.
2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput pembayaran pinjaman ke
database Simpan Pinjam.
3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan bukti transfer pembayaran
pinjaman terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota kepada
Pengelola Bidang Keuangan.
4. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa penerimaan kas pada buku bank
berdasarkan bukti transfer pembayaran pinjaman terencana.
5. Pengelola Bidang Keuangan menyerahkan bukti transfer pembayaran
pinjaman terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota kepada
Pengelola Bidang Akuntansi.
6. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan penerimaan kas ke
database Akuntansi.
7. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip bukti transfer pembayaran pinjaman
terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota
70
3.3 Rich Picture Dari Sistem Yang Berjalan
3.3.1 Sistem Simpan
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Simpan
71
3.3.2 Sistem Pinjam
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Pinjam
72
3.4 Temuan Masalah
Masalah-masalah yang diangkat dalam skripsi ini adalah:
1. Tidak adanya koordinasi antar bidang dalam Koperasi
Kegiatan operasional sehari-hari dilakukan oleh Pengelola (karyawan
koperasi) dan Pengurus. Meskipun demikian koordinasi antara Pengelola dengan
Pengurus masih sangat kurang.
Pengurus pada dasarnya tidak terlibat dalam kegiatan operasional sehari-hari.
Kriteria yang umumnya berlaku adalah koperasi sebaiknya memiliki seorang
manajer koperasi untuk mengkoordinasi kegiatan operasional para Pengelola.
Manajer koperasi ini bertanggung jawab kepada Pengurus atas segala kegiatan
operasional koperasi.
Belum adanya manajer koperasi ini disebabkan karena belum dirasa perlu
dan belum adanya kepercayaan Pengurus terhadap manajer koperasi.
Pengurus koperasi merupakan karyawan PT. Indofood Sukses Makmur
Bogasari Mills yang memiliki tingkat kerja yang tinggi. Tidak adanya manajer
koperasi menyebabkan Pengurus harus melakukan kegiatan operasional koperasi
sehari-hari. Hal ini membuat kadangkala kegiatan operasional koperasi tidak
dilakukan dengan maksimal karena Pengurus memiliki tugas dan tanggung jawab
di PT. Indofood Sukses Makmur Bogasari Mills yang menuntut perhatian
maksimal.
2. Proses otorisasi untuk pengeluaran uang terlalu panjang
Saat Formulir Pengajuan Peminjaman Uang (FPPU) telah disetujui, maka
Pengelola Bidang Simpan Pinjam akan menyiapkan Request For Payment (RFP).
73
Dalam RFP ini terdapat 6 kolom yang harus ditandatangani, yaitu Payment
Requested by, Checked by, Recommended for Payment by, Document Received
by, Attested by, dan Endorsed for Approval by. Tingkat otorisasi yang berlaku
saat ini dirasa terlalu banyak dan tidak efisien.
Kriteria yang umumnya berlaku adalah perancangan formulir didasarkan
pada prosedur dan kebutuhan otorisasi terhadap prosedur. Setelah menentukan
prosedur dan kebutuhan informasi barulah dirancang formulirnya. Tingkat
otorisasi yang digunakan harus cukup untuk menjaga aset dan kewajiban
perusahaan.
Masalah ini muncul karena formulir RFP yang digunakan merupakan
formulir RFP dari PT. Bogasari. Maka prosedur juga dibuat menyesuaikan
dengan formulir RFP tersebut. Perancangan prosedur otorisasi berdasarkan
formulir seharusnya tidak dilakukan.
Permasalahan ini menyebabkan munculnya tugas-tugas otorisasi redudansi
sehingga menambah beban kerja pengurus dan juga memperpanjang waktu untuk
memproses pengeluaran uang.
3. Pemberian pinjaman seringkali melebihi limit pinjaman yang
seharusnya
Pengelola melakukan perhitungan plafon dengan menggunakan aplikasi yang
ada. Hasil perhitungan tersebut disalin ke dalam kolom analisa dalam FPPU.
Tetapi kemudian pengambil keputusan tidak memperhatikan limit pinjaman yang
ada.
74
Kriteria yang berlaku adalah pemberian pinjaman harus memperhatikan limit
pinjaman untuk menjaga kontrol terhadap aset.
Pengendalian intern terhadap limit dalam pemberian pinjaman masih lemah.
Banyak anggota yang memanfaatkan kedekatan atau relasinya dengan pengambil
keputusan untuk mendapatkan pinjaman yang lebih banyak dari seharusnya.
Akibatnya adalah pinjaman seringkali tidak tertagih karena gaji anggota tidak
mencukupi untuk melakukan pembayaran pinjaman.
4. Kesalahan pencatatan oleh bidang akuntansi
Saat ini modul simpan pinjam memiliki database tersendiri yang terpisah
dengan database modul akuntansi. Setelah proses di modul simpan pinjam selesai
dilakukan, Pengelola Bidang Simpan Pinjam akan mencetak atau membuat
formulir untuk diberikan kepada Pengelola Bidang Keuangan & Administrasi.
Database modul simpan pinjam dapat diintegrasikan dengan database modul
akuntansi. Dengan adanya integrasi dapat mengurangi kegiatan manual sehingga
mempercepat waktu kerja dan mengurangi beban kerja.
Kesalahan pencatatan terjadi karena tidak adanya integrasi dari modul
simpan pinjam dengan modul akuntansi.
Akibat dari hal ini adalah data akuntansi yang tidak akurat.
5. Proses membuat Daftar Kas Keluar yang lama
Saat Kas Keluar sudah disetujui, maka dana akan ditransfer. Daftar kas
keluar yang berisi nomor rekening beserta jumlah yang harus ditransfer dibuat
secara manual.
75
Kriteria yang berlaku adalah aplikasi simpan pinjam yang digunakan dapat
membuat laporan sesuai dengan kebutuhan user.
Saat ini setelah Kas Keluar disetujui maka Pengelola menyusun laporan Kas
Keluar yang berisi nomor rekening dan jumlah secara manual.
Aplikasi yang ada saat ini belum bisa membuat daftar Kas Keluar
Akibatnya pembuatan laporan Kas Keluar masih membutuhkan waktu yang
lebih lama, serta memungkinkan adanya kesalahan manusia.
6. Tidak adanya master tabel yang menyimpan data master suku bunga
Jika ada perubahan suku bunga, maka Pengelola koperasi harus melakukan
penyesuaian atas suku bunga yang berlaku pada seluruh simpanan dan pinjaman
yang sudah terjadi secara satu per satu.
Kriteria yang berlaku adalah simpanan dan pinjaman harus dikenakan suku
bunga yang sesuai dengan kebijakan manajemen. Aplikasi harus bisa
memudahkan user untuk melakukan proses updating data.
Aplikasi yang ada saat ini belum dilengkapi dengan menu untuk merubah
suku bunga secara otomatis.
Akibatnya adalah proses perubahan suku bunga membutuhkan waktu yang
lama dan memungkinkan kesalahan manusia.
76
3.5 Rekomendasi Perbaikan
Rekomendasi perbaikan atas masalah-masalah tersebut adalah:
1. Struktur organisasi koperasi yang menggunakan Manajer Koperasi.
Struktur organisasi koperasi harus dirubah dengan menambahkan jabatan
Manajer Koperasi. Manajer Koperasi akan berfungsi sebagai koordinator dan
pengambil keputusan penuh terhadap kegiatan operasional sehari-hari. Manajer
Koperasi akan menentukan persetujuan atas pengajuan pinjaman, serta
mengkoordinasi Pengelola. Manajer Koperasi juga memegang kendali penuh
terhadap otorisasi pengeluaran uang dari kegiatan operasional sehari-hari yang
mencakup juga pengeluaran uang untuk pemberian pinjaman.
2. Permintaan kas keluar yang terbuat secara otomatis oleh aplikasi
Permintaan kas keluar dihasilkan berdasarkan data pengajuan pinjaman dan
tarikan simpanan yang sudah dientry sebelumnya ke dalam aplikasi. Setelah itu
otorisasi yang dibutuhkan hanya dari Manajer Koperasi. Hal ini mengurangi
waktu untuk memproses pengeluaran kas tanpa mengurangi tingkat kendali.
3. Aplikasi yang dapat memberikan batasan atas pengajuan pinjaman
Selain menghitung limit pinjaman yang layak diberikan, aplikasi dapat
memberikan batasan atas pengajuan pinjaman sehingga pemberian pinjaman
tidak melebihi limit tersebut. Pemberian pinjaman melebihi limit masih dapat
dilakukan dalam keadaan khusus, tetapi merupakan kewenangan Pengurus yang
lebih tinggi.
77
4. Integrasi database Simpan Pinjam dengan database Keuangan &
Akuntansi
Setiap transaksi harus dicatat oleh bagian akuntansi. Dengan adanya integrasi
database tidak diperlukan lagi input manual, melainkan hanya otorisasi dari
Pengelola Akuntansi.
5. Aplikasi dapat membuat daftar Kas Keluar secara otomatis
User tidak perlu lagi membuat daftar Kas Keluar secara manual, melainkan
aplikasi dapat membuat daftar Kas Keluar secara otomatis berdasarkan periode
tertentu.
6. Aplikasi yang dapat mengubah suku bunga secara otomatis sesuai
kebutuhan
User dapat menentukan suku bunga pada periode yang akan datang dengan
aplikasi. Kemudian aplikasi secara otomatis menggunakan suku bunga yang
telah baru untuk menghitung bunga dari semua simpanan sukarela dan pinjaman
terencana yang ada.