70

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Kompas Gramedia

Cikal bakal berdirinya Kompas Gramedia (KG) diawali dengan

diterbitkannya Majalah Intisari pada tahun 1963.

Dengan idealisme dan semangat untuk memberikan informasi yang

objektif kepada masyarakat, KG mengkhususkan diri untuk bergerak di bidang

media komunikasi, baik dari media cetak maupun audiovisual. Baru pada sekitar

tahun 80-an, KG baru melakukan diversifikasi usaha, diluar bidang utamanya.

Selain untuk mendukung usaha inti di bidang komunikasi, pengembangan usaha

ini juga dimaksudkan untuk memperluas lapangan kerja sejalan dengan usaha

pemerintah untuk mengatasi masalah ketenagakerjaan di Indonesia.

Berikut adalah unit-unit dari KG:

1. Kompas

Pada tanggal 28 Juli 1965, di tengah usaha untuk menembus situasi

keterbatasan informasi yang terjadi pada saat itu, diterbitkanlah sebuah koran

baru bernama Kompas oleh PK Ojong (alm), Jakob Utama, dkk. Saat ini

kompas terkenal sebagai koran berskala nasional terbesar di Indonesia, dengan

oplah lebih dari 550.000 per-hari.

2. Kelompok Percetakan

Kelompok Percetakan didirikan pada tanggal 25 November 1972. Pada tahun

1997 diperkenalkan Sistem Cetak Jarak Jauh yang merupakan sebuah

71

terobosan baru dari teknologi percetakan Gramedia dan sekaligus sebagai salah

satu upaya untuk meningkatkan kualitas dari jasa layanan percetakan yang

telah meraih sertifikat ISO. Saat ini telah terpakai di beberapa anak perusahaan

dari Kelompok Gramedia Percetakan, yaitu: PT. Rambang Palembang, PT.

Bawen Mediatama, PT. Serambi Prima Grafika (Aceh), Banjarmasin Press, PT.

Antar Surya Jaya (Surabaya), PT. Medan Media Grafikatama.

3. Kelompok Perdagangan dan Industri

Kelompok Perdagangan dan Industri meliputi:

a. Toko Buku Gramedia yang didirikan tahun 1970 dan telah memiliki 64

buah outlet yang tersebar di wilayah Jawa, Bali, Sumatra, Kalimantan, dan

Sulawesi.

Website: www.gampusat.com

b. PT. Graha Kerindo Utama (GKU) didirikan pada tahun 1988 yang

memproduksi kertas tisu (Tessa, Dynasty, Multi), molding dan pepermil.

Pabriknya berada di Tambun, Cibitung, Jawa Barat.

Sedangkan kantor pemasarannya berada di Gajah Mada Plaza.

c. PT. Globalitas Media yang menjual alat tulis kantor (ATK) dan furniture,

seperti stationary, kabinet, dan filling kabinet. Outletnya bernama

Trimedia.

d. PT. Visi Lintas Media yang menjual Proyektor, OHP, In-Focus, dan alat-

alat digital multimedia lainnya.

4. Kelompok Majalah

Diawali dengan berdirinya Intisari pada tahun 1963. Saat ini telah memiliki

lebih dari 20 produk majalah dan tabloid, diantaranya:

72

a. Media anak yang meliputi Bobo, Bobo Junior, Donal Bebek, Disney Junior,

Witch, Princess, Mombi, Ori, dll.

b. Media Otomotif yang meliputi Otomotif, Motor, Otosport, Motor Plus, Top

Grear, Jip, Autobild, dll.

c. Media Wanita yang meliputi Nova, Star Nova, Kawanku, Nakita, Sedap

Sekejap, Flona, dll.

d. Media Pria yang meliputi Hai, Haiklip, Soccer, Hotgame, Angkasa, Idea,

dll.

e. Media Teknologi yang meliputi Intisari, Komputer Aktif, Seru, dll.

f. Komik yang meliputi Star Wars, Strom, Batman, Trigan, Salad Day, Astro

Boy, Pokemon, dll.

Website: www.gramedia-majalah.com

5. Kelompok Penerbit dan Multimedia

a. PT. Gramedia Pustaka Utama berdiri pada 25 Maret 1974 sebagai penerbit

buku umum. Saat ini telah menerbitkan berbagai buku fiksi dan non fiksi.

Dimana buku non fiksi seperti buku-buku pelajaran, buku-buku ilmiah, dan

pengetahuan populer serta buku fiksi seperti novel, chiklit, dll.

Website: www.gramedia.com

b. PT. Elex Media Komputindo berdiri sejak 15 Januari 1985,

mengembangkan buku-buku anak berdasarkan lima kelompok besar, yaitu:

1. Fiksi, ditujukan untuk anak-anak, melalui bahan bacaan fiksi ini

diharapkan anak-anak bisa belajar dalam banyak hal, misalnya

mengembangkan kemampuan membaca, imajinasi, pemahaman

akan nilai-nilai moral, dsb. Dalam menerbitkan terjemahan, Elex

73

Media bekerjasama dengan penerbit asing, diantaranya Disney

Enterprises Inc. Nagaoka, Joei Tokyo, Harper Collins, dan Carlsen

Verlag.

2. Sains & Referensi, membantu anak-anak dalam mendapatkan

informasi mengenai ilmu pengetahuan praktis dan sederhana.

Materi yang ditampilkan dapat menambah wawasan dan

pengetahuan anak-anak yang diperoleh dari sekolah.

3. Buku Kerja, Mewarnai & Aktivitas, ditujukan untuk anak-anak

prasekolah, TK, dan SD. Elex Media merancang produk kelompok

ini untuk membantu orangtua menyediakan bahan dan sarana untuk

belajar sambil bermain.

4. Board Book, ditujukan untuk anak-anak balita (bawah lima tahun).

Berisi pengenalan konsep dasar yang dibutuhkan anak-anak pada

tahap awal perkembangan pengetahuannya.

5. Novel Anak & Remaja, berisi kisah petualangan, detektif, misteri,

horor, dan cerita romantis yang menarik.

6. Kelompok Media Olahraga

Kelompok Media Olahraga dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Bola yang berdiri pada bulan Maret 1984. Website: www.bolanews.com

b. Senor yang berdiri pada bulan Juli 1999. Website: www.senior.co.id

7. Radio dan Televisi

a. Radio Sonora berdiri pada tanggal 8 Agustus 1972 yang saat ini memiliki

cabang dibeberapa kota, yaitu Sonora Yogyakarta FM 99,85 (d/h Radio

Bikina), Sonora Surabaya FM 97,75 (d/h Radio Salvatore), Sonora

74

Palembang FM 102,3 (d/h Radio Atmajaya), Sonora Pangkal Pinang FM

100,9 (d/h Radio Palupi), Sonora Pontianak FM 96,7 (d/h Radio Bonera)

Website: www.sonora.co.id

b. PT. Dutavisual Nusantara Tivitujuh melakukan siaran perdananya pada

tanggal 25 November 2001, dengan frekuensi Jabotabek 49 UHF, Bandung

44 UHF, Yogya dan Solo 46 UHF, Medan 41 UHF, Surabaya 56 UHF.

Website: www.tv7.co.id

8. Kelompok Usaha Pers Daerah

Kelompok Usaha Pers Daerah (Persda), menerbitkan surat kabar daerah

seperti: Serambi Indonesia, Sriwijaya Post, Bangka Pos & Pos Belitung

(Babel), Tribun Jabar (Bandung), Surya (Surabaya), Pos Kupang (Kupang,

NTT), Banjarmasin Pos (Banjarmasin), Tribun Kaltim (Balikpapan), Tribun

Timur (Makasar), Tabloid-tabloid, dll.

9. Kompas Cyber Media

PT. Kompas Cyber Media bergerak dibidang jasa internet dan multimedia yang

diluncurkan pada Agustus 1998.

10. Kelompok Usaha Jasa

Kelompok Usaha Jasa diantaranya:

a. Kelompok Hotel Santika (Santika Group), yang tersebar hampir disetiap

kota-kota besar di Indonesia, seperti Hotel Santika Beach Bali, Santika

Villas Bali, Hotel Santika Bandung, Hotel Santika Cirebon, Hotel Santika

Jakarta, Hotel Santika Jogyakarta, Hotel Santika Semarang, Hotel Santika

Surabaya, Hotel Santiak Pontianak.

75

b. PT. Permata Medialand, merupakan unit usaha yang bergerak di bidang

properti. Kawasan yang sudah dibangun antara lain Puri Media di daerah

Kembangan, Kebon Jeruk.

3.1.1 Visi KG

Visi perusahaan adalah dengan dasar atas asas solidaritas dan

kemanusiaan ikut serta memberikan pencerahan dan memajukan

kehidupan bangsa melalui media komunikasi dan usaha lain dengan

manajemen sehat dan etika usaha bersih yang memperhatikan

kepentingan umum dan kesejahteraan karyawan.

3.1.2 Misi KG

Misi perusahaan adalah untuk mencerdaskan dan memajukan

kehidupan bangsa melalui bidang informasi dan bidang lain.

3.2 Struktur Organisasi Kompas Gramedia

Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola

tetap tentang hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi,

maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang dan

tanggung jawab dalam pekerjaannya yang berbeda-beda pada suatu organisasi

menurut keahlian (skill) yang dimilikinya. Jenis struktur organisasi KG adalah

garis dan staff. Struktur organisasi yang dikembangkan sekarang ini diupayakan

dapat membantu perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan jangka pendek

dan jangka panjang.

76

78

3.3 Gambaran Umum Perusahaan PT. Elex Media Komputindo

3.3.1 Sejarah Perusahaan

PT Elex Media Komputindo (PT. EMK) didirikan pada

tanggal 15 Januari 1985 dengan certificate ID 03/0151 dan ISO

9001:2000. Pada awal berdirinya PT Elex Media Komputindo, selaku

penerbit melakukan kegiatan menerbitkan berbagai buku komputer dan

makalah komputer dan elektronika yaitu majalah Elex dan Mikrodata,

kemudian berkembang dengan menerbitkan buku komik, buku anak dan

buku manajemen.

Pada tahun 1991 berdirilah divisi software dan

multimedia yang dibentuk untuk mengantisipasi perkembangan

teknologi multimedia. Produk yang dihasilkan diantaranya software

pendidikan untuk kebutuhan sekolah dan keluarga, software aplikasi

untuk kalangan bisnis seperti aplikasi untuk akuntansi.

Pada tahun 1994 PT Elex Media Komputindo

membuka divisi merchandise untuk menangani merchandise produk

lisensi dari Jepang seperti Kung Fu Boy, Dora Emon, Winnie the Pooh,

Mickey Mouse dan sebagainya.

Dalam kegiatan operasionalnya selain menjalin kerjasama

dengan pengarang atau penerbit lokal seperti Grasindo, Gramedia

Pustaka Utama, Kompas dan lain-lain, PT Elex Media Komputindo

juga menjalin kerjasama yang baik dengan penerbit dari luar negeri

79

seperti Amerika Serikat (Sybex, Microsoft Press, Ziff Davis, Prentice

Hall, Addison Wesley, The Economist Book, Havard Business School,

Wordware, Sterling Paperback), Jennan dan negara lain (Markt &

Technik, Henzeis Verlag, Pittman Publishing, Asiapac, Canfonian) serta

Jepang (Kondansha, Shogakukan, Sueisha, Tohan, GakkenSha, Joei,

Ohmsha, Kaisei-Sha, Akita Shoten, Hakusansha) dalam hal

penjualan dan pembelian hak cipta.

Jumlah karyawan PT. EMK per Januari 2005 sekitar 300 personil.

3.3.2 Visi dan Misi

Visi PT Elex Media Komputindo adalah " Manusia pada

hakekatnya terpanggil untuk bersama sesamanya berkarya demi

pengembangan diri dan lingkungan ke arah kebaikan yang bersumber

pada Tuhan Yang Maha Esa ". Sedangkan Misinya adalah " Elex

bergerak di bidang penerbitan dan multimedia yang mencerahkan

kehidupan bangsa yang dijalankan dengan etika usaha bersih, profesional

serta bertanggung jawab sosial "

3.3.3 Goals

Goals merupakan target spesifik yang diharapkan akan dicapai

oleh suatu perusahaan pada suatu kurun waktu tertentu yang terdiri dari:

80

1. Goal jangka pendek (1 – 2 tahun).

Goal jangka pendek dari PT Elex Media Komputindo adalah

mencapai target yang sudah ditetapkan dan meningkatkan

pertumbuhan penjualan sebesar 30%.

2. Goal jangka panjang (5 tahun).

Sedangkan goal jangka panjang pada PT Elex Media Komputindo

yaitu menjadi market leader nomor satu di seluruh customer,

baik di agen maupun toko buku.

3.3.4 Lokasi perusahaan dan Produk yang dihasilkan

1. Lokasi perusahaan

Adapun lokasi perusahaan PT Elex Media Komputindo adalah : Jalan

Palmerah Selatan 22-28

Jakarta 10270 - Indonesia

2. Produk yang dihasilkan

Sesuai dengan misinya, PT Elex Media Komputindo memfokuskan

produksinya pada komik, majalah, tabloid, novel dan buku komputer.

Komik disini dibagi menjadi beberapa bagian lagi, yaitu komik anak,

komik remaja dan komik dewasa.

81

3.4 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab pada

PT. Elex Media Komputindo

Dalam organisasi perusahaan akan dijelaskan struktur organisasi

perusahaan, tugas dan tanggung jawab pada setiap bagian fungsi bisnis serta

fungsi bisnis dalam perusahaan.

3.4.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dan PT. Elex Media Komputindo dapat dilihat

pada gambar dibawah ini. Dimana dijabarkan strukur organisasi dari

pimpinan tertinggi yaitu direktur hingga pada divisi-divisi fungsional

yang ada pada perusahaan tersebut.

83

86

3.4.2 Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas dan wewenang dari setiap bagian pada struktur

organisasi PT Elex Media Komputindo adalah :

1. Direktur

a. Bertanggung jawab mewakili perusahaan di dalam dan di luar

sehubungan dengan segala hal dan semua peristiwa.

b. Mengawasi dan memonitor perusahaan secara menyeluruh.

c. Membuat kebijakan perusahaan.

d. Perencanaan jangka panjang masa depan perusahaan.

2. Wakil Manajemen Eksekutif

a. Bertanggung jawab kepada direktur.

b. Mengkoordinasi tugas-tugas para manajer dalam menjalankan

aktivitas perusahaan.

c. Menjalankan keputusan yang diambil untuk jangka panjang.

d. Memberikan laporan manajemen kepada direktur.

3. Produksi

a. Membina hubungan baik dengan percetakan.

b. Mencari percetakan lain yang lebih murah.

c. Membuat cover sesuai permintaan dari redaksi.

d. Menjaga waktu order ke percetakan tidak telat.

e. Mengadakan pertemuan secara rutin dengan percetakan satu

minggu sekali.

f. Meminimalkan biaya produksi dan menjaga produk beredar sesuai

jadwal.

87

4. Redaksi

a. Menerbitkan buku EazyCom sesuai dengan target perusahaan, yaitu

2 judul/bulan.

b. Menjaga supaya tidak terjadi keterlambatan dalam penerbitan buku

yang sudah disepakati dengan bagian pemasaran.

c. Membina hubungan baik dengan pengarang dan penerbit asing (luar

negeri).

d. Menentukan judul-judul yang ingin diterbitkan agar sesuai dengan

perrnintaan pasar.

e. Menjaga penerbitan sesuai jumlah target dan tepat waktu.

5. Penjualan dan Pemasaran

a. Menyebarkan STO (Standing Order).

b. Merekap jumlah permintaan dan masing-masing pelanggan.

c. Mengunjungi pelanggan.

d. Mengadakan rapat dengan pelanggan (agen, toko buku).

e. Meminta laporan penjualan dari masing-masing pelanggan.

f. Mencari pelanggan baru.

g. Membuat program penjualan di toko dan agen.

h. Menawarkan atribut promosi ke pelanggan.

i. Menjaga realisasi penjualan tercapai sesuai dengan target

perusahaan.

88

6. Gudang Distribusi

a. Menata produk sesuai dengan posisi yang telah ditentukan.

b. Mengirim produk ke pelanggan sesuai dengan waktu yang

ditentukan pelanggan.

c. Menyiapkan produk yang dipesan oleh pelanggan.

d. Memantau posisi stok di gudang.

e. Menjaga supaya tidak terjadi kehilangan produk.

f. Ketidakterlambatan pengiriman ke pelanggan.

7. Keuangan

a. Membuat atau merekap penjualan per pelanggan per wilayah per

bulan.

b. Meminta laporan penjualan dan masing-masing pelanggan.

c. Menagih piutang ke pelanggan.

d. Merekap barang retur.

e. Piutang terbayar sesuai dengan waktu jatuh tempo.

8. Bagian SI / TI

a. Mendukung kinerja SI / TI dalam departemen yang terkait.

b. Bertanggung jawab dalam pengembangan SI /TI dalam perusahaan.

c. Memberikan pelatihan untuk mengatur dan mengkoordinir

kelancaran fungsi divisi-divisi yang berada di bawah tanggung

jawabnya.

89

3.4.1 Fungsi Bisnis Perusahaan

Fungsi Bisnis Perusahaan yang terdiri dari fungsi area, antara lain

adalah:

3.4.2.1 Redaksi

Fungsi bisnisnya adalah pengadaan produk dengan proses

bisnisnya antara lain:

1. Mencari list judul yang akan diterbitkan (penerbit asli dan

lokal).

2. Mencari penerjemah.

3. Mengedit buku yang telah diterjemahkan oleh penerjemah.

4. Mengedit naskah masuk (pengarang lokal).

5. Membuat film cetakan setelah cover di setujui.

3.4.2.2 Produksi

Fungsi bisnisnya adalah pengadaan produk dengan proses

bisnisnya antara lain:

1. Menerima pesanan pembuatan cover dari redaksi.

2. Mendesain cover.

3. Memberikan prototype cover yang telah didesain ke redaksi

untuk dikirim ke pengarang lokal.

4. Menerima film cetakan dan pesanan cetakan dari redaksi.

5. Mengirim pesanan ke percetakan untuk di cetak.

3.4.2.3 Pemasaran

Fungsi bisnisnya antara lain:

90

1. Analisa Pasar, dengan proses bisnisnya antara lain:

a. Menentukan target per wilayah per pelanggan per kategori

produk.

b. Mencari pelanggan baru di samping pelanggan yang sudah

ada.

c. Memelihara pelanggan yang sudah ada.

d. Menganalisis potensi pasar dan kompetitor.

e. Membuka jalur distribusi baru.

2. Promosi, dengan proses bisnisnya antara lain:

a. Menciptakan brand image di pelanggan.

b. Menentukan strategi pemasaran.

3. Penjualan, dengan proses bisnisnya antara lain:

a. Menerima pesanan pelanggan.

b. Membuat invoice.

c. Memasukkan transaksi penjualan.

d. Membuat laporan penjualan.

4. Pendistribusian, dengan proses bisnisnya antara lain:

a. Memberikan STO ke pelanggan.

b. Memberikan jadwal pengirirnan barang.

3.4.2.4 Keuangan

Fungsi bisnisnya antara lain:

1. Akuntansi, dengan proses bisnisnya antara lain:

a. Merekap laporan penjualan per periode.

b. Merekap pemberian royalti ke penerbit asli dan lokal.

91

c. Membuat laporan keuangan.

2. Penagihan, dengan proses bisnisnya antara lain:

a. Mengawasi posisi piutang per pelanggan.

b. Menagih hutang yang jatuh tempo per periode.

3.4.2.5 Gudang dan Distribusi

Fungsi bisnisnya antara lain:

1. Pengendalian Stok, dengan proses bisnisnya antara lain:

a. Mengecek barang masuk dan keluar.

b. Mengecek kecocokan oplah masuk dan oplah cetak.

c. Menata barang yang sudah masuk.

d. Menjaga kondisi stok barang.

2. Pengiriman barang, dengan proses bisnisnya antara lain:

a. Mempersiapkan barang yang akan dikirim.

b. Menerima surat jalan.

c. Mendistribusikan produk ke pelanggan dalam kota dan

luar kota.

3.4.2.6 IT

Fungsi bisnisnya adalah pengembangan aplikasi dengan

proses bisnisnya antara lain:

1. Evaluasi sistem yang sedang berjalan.

2. Membuat aplikasi sistem sesuai dengan kebutuhan pemakai.

3. Memelihara dan mengembangkan sistem (baik hardware

maupun software).

4. Melakukan backup.

92

5. Mendesain, mengembangkan, dan melakukan pemeliharaan

website.

3.4.2 Business Process Penerbitan Buku di PT. Elex Media Komputindo

Alur proses sebuah buku dimulai dari tahapan perencanaan dan

produksi. Pengarang mengajukan kepada bagian redaksi/reproduksi

materi buku yang akan diterbitkan. Di bagian redaksi/reproduksi materi

buku tersebut akan dinilai kelayakannya. Hasil penilaian kelayakan

tersebut dijadikan bahan untuk negosiasi di bagian

akuisisi/pembelian/pengadaan. Setelah negosiasi tercapai, maka akan

dibuat kontrak dengan percetakan, untuk kemudian dilakukan order cetak

setelah sebelumnya dilakukan editorial, translasi dibagian redaksi untuk

kemudian diarsipkan. Setelah order ke percetakan, maka akan dibuat

space booking di DC. Hasil negosiasi penilaian kelayakan, untuk

selanjutnya digunakan oleh bagian pemasaran/komunikasi untuk

dibuatkan perencanaan pemasaran dalam bentuk promosi dan persiapan

launching sampai dengan launching produk. Di bagian

librarian/sekretariat dilakukan registrasi buku ke katalog dan melakukan

open catalog. Setelah itu dilakukan booking EAN. Ketika order cetakan

telah selesai, bagian sales/distribution akan menerima order distribusi

dari percetakan dan librarian/secretariat akan set open transaction. Pada

saat open catalog, pelanggan/pembaca dapat mengakses info rencana

terbit dan melakukan pemesanan buku.

93

Proses selanjutnya ketika buku telah tersedia, adalah transaksi jual-

beli antara sales dan pelanggan. Transaksi penjualan dapat terjadi melalui:

promosi/pameran dan pembelian langsung oleh pelanggan baik melalui

pemesanan atau pembelian langsung. Penjualan melalui promosi/pameran,

pemasaran/komunikasi memiliki peranan yang sangat penting dalam

memberikan ide-ide kreatifnya untuk menarik minat pembaca/pelanggan

untuk membeli buku tersebut melalui berbagai macam bentuk

promosi/pameran dimana penyerahan buku tersebut dapat melalui proses

pengiriman. Apabila stok buku habis maka bagian sales/distribution akan

menutup pemesanan penjualan, dan bagian librarian/sekretariat akan set

close transaction. Selain itu, transaksi penjualan dapat dilakukan langsung

oleh pembaca/pelanggan ke toko buku/agen dan langsung menerima buku

yang dibeli. Berdasarkan hasil transaksi penjualan dan usulan cetak ulang

dari pembaca/pelanggan, bagian pemasaran akan melihat dan

merencanakan rencana cetak ulang.

94

Gambar 3.3 Business Process Penerbitan Buku di PT. Elex Media Komputindo

95

3.5 Analisis PT. Elex Media Komputindo

Gambar 3.4 Kerangka Kerja Information Economics

Analisis terhadap PT. EMK digunakan untuk membantu mendeskripsikan

langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mendukung strategi bisnis

perusahaan agar mampu mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat.

Langkah-langkah tersebut terkait langsung dengan bagaimana PT. EMK dapat

memilih strategi, aplikasi dan kebijakan perusahaan yang tepat dengan berfokus

pada SI/TI. Dengan strategi SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi dalam

mengembangkan kompetensi untuk mampu bersaing dengan kompetitor-

kompetitor PT. EMK.

Analisis pada PT. EMK dilakukan dengan menggunakan empat bentuk

analisis, pertama dengan melakukan analisis porter dimana analisis ini digunakan

untuk mengetahui posisi bersaing perusahaan terhadap lingkungan luar/eksternal,

analisis kedua adalah analisis SWOT yang digunakan untuk mengidentifikasi

96

faktor-faktor internal dan eksternal yang menguntungkan dan merugikan untuk

mencapai objektif perusahaan, ketiga dengan menggunakan analisis CSF untuk

mengkonsentrasikan kunci kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan,

dan yang terakhir adalah analisis value chain untuk mengetahui alur informasi

pada perusahaan dan nilai tambah yang diberikan oleh perusahaan pada tiap

aktivitasnya.

3.5.1 Porter’s Five Forces Analysis

Gambar 3.5 Porter’s Five Forces PT. Elex Media Komputindo

Pada dasarnya, analisis Porter dimaksudkan untuk membantu

manajemen untuk menganalisis posisi bersaing PT. Elex Media

Komputindo di tengah industri penerbitan yang semakin berkembang.

Analisis porter sendiri digunakan untuk menganalisis kondisi lingkungan

usaha dan persaingan industri penerbitan dengan kata lain menganalisis

perusahaan dilihat dari lingkungan eksternalnya. Dengan mendapatkan

gambaran umum mengenai posisi kompetitif perusahaan, maka organisasi

97

dapat menentukan strategi apa yang harus dilakukan selanjutnya untuk

mengatasi persaingan yang semakin tajam.

Kelima faktor yang digambarkan dalam model analisis Porter,

akan dilakukan pembahasan satu per satu dilihat dari sudut pandang PT.

EMK:

a. Kekuatan tawar menawar pelanggan / customer.

Pihak yang berperan sebagai pelanggan adalah penikmat

produk/jasa yaitu pembeli buku-buku keluaran PT. EMK dari semua

kelompok umur dan dari semua golongan, toko-toko buku, agen

penjual eceran dan semua perusahaan/pihak yang membeli buku dari

PT. EMK (secara langsung tanpa perantara).

PT. EMK memfokuskan produksinya pada komik, majalah,

tabloid, novel dan buku komputer. Pelanggan komik merupakan salah

satu pelanggan yang memiliki loyalitas tinggi, dikarenakan akan

mengikuti terus keseluruhan seri dari komik tersebut. Hal ini

merupakan salah satu kekuatan yang dimiliki PT. EMK, karena

pesaing untuk pasar komik masih kurang sehingga pelanggan tidak

memiliki banyak pilihan. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan daya

tawar pelanggan termasuk lemah karena PT. EMK merupakan penerbit

tunggal di Indonesia untuk buku-buku jenis tertentu.

98

b. Kompetitor / pesaing.

Yang menjadi pesaing bagi PT. EMK adalah seluruh perusahaan

penerbitan buku, majalah, tabloid, komik, atau novel. Hal ini

dikarenakan produk dan jasa yang dihasilkan antara yang satu dengan

yang lain tidak jauh berbeda atau cenderung mirip. Selain itu juga

dikarenakan model bisnis dan target market yang tidak jauh berbeda.

Bila dilihat lebih seksama, pesaing-pesaing yang ada sebagian besar

merupakan pesaing dalam satu segmen pasar dari produk PT. EMK

atau persaingan yang berfokus pada satu atau dua dari produk PT.

EMK, misalkan komik atau buku komputer.

c. Ancaman barang substitusi produk / layanan.

Perkembangan teknologi informasi sangat mempengaruhi

perkembangan industri pada umumnya. Hal ini menggeser paradigma

dalam bisnis penerbitan. Melalui perkembangan teknologi informasi,

industri penerbitan tidak terbatas pada penggunaan media cetak saja

namun sudah berkembang menjadi berbagai macam bentuk.

Produk substitusi yang menjadi ancaman kepada produk PT.

EMK adalah produk-produk yang dihasilkan melalui media elektronik

dan internet, yang menjadi sebuah media baru pelanggan untuk

mendapatkan informasi dan bagi perusahaan menjadi satu bentuk

media penunjang bisnis yang akan memberikan keunggulan

kompetitif. Contoh yang sudah banyak ditemui adalah e-book yang

dapat sangat memanjakan pembaca dengan memberikan kemudahan

akses tanpa terhalang jarak dan waktu.

99

d. Ancaman pendatang baru.

Secara umum masuknya pemain baru dalam industri penerbitan

merupakan ancaman terhadap pemain yang sudah ada, karena pemain

baru akan menambah intensitas persaingan yang ada. Seberapa besar

ancaman dari masuknya pemain baru tergantung dari dua faktor yaitu

hambatan masuk dan reaksi yang muncul dari perusahaan terhadap

masuknya pemain baru. Hambatan dalam suatu industri terdiri dari

banyak faktor, diantaranya: faktor ekonomi, learning and experience,

kemampuan beradaptasi dengan teknologi, modal, regulasi pemerintah,

dan lain sebagainya. Dari uraian diatas, maka pemain baru yang dapat

menjadi ancaman bagi PT. EMK adalah penerbit-penerbit baru dengan

produk-produk yang mirip dengan PT. EMK dan memiliki target pasar

yang sama.

e. Kekuatan tawar menawar pemasok / supplier.

Pemasok dapat mempengaruhi industri melalui kemampuan

mereka menaikkan harga atau pengurangan kualitas produk atau

layanan. Daya tawar pemasok menjadi kuat apabila jumlah pemasok

sedikit dan produk yang dihasilkan bersifat unik dan mampu

menciptakan harga yang kompetitif. Pemasok dalam industri PT. EMK

adalah penulis dan penerbit lain yang banyak terdiri dari penerbit

asing. Karena setiap produk-produk yang dihasilkan oleh PT. EMK

memiliki sifat unik dan memiliki kategori pelanggan yang dapat

dikelompokkan, dimana kualitas dan kuantitas bukan menjadi faktor

100

utama sebagai penentu daya saing. Dari penjelasan diatas dapat

disimpulkan daya tawar pemasok terhadap PT. EMK tinggi.

3.5.2 Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunity, Threats)

Setelah melakukan analisis pada lingkungan eksternal dengan

menggunakan analisis Porter, telah didapatkan posisi kompetitif PT.

EMK. Tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis SWOT, yaitu

teknik analisis perencanaan strategi yang digunakan untuk mengevaluasi

Strengths atau kekuatan, Weaknesses atau kelemahan, Opportunities atau

peluang, dan Threats atau ancaman yang ada dalam suatu proyek atau

bisnis. Didalamnya termasuk menspesifikasi objektif dari bisnis atau

proyek dan mengidentifikasi faktor-faktor internal (strength, weaknesses)

dan eksternal (opportunity, threat) yang menguntungkan dan tidak

menguntungkan untuk mencapai objektif PT. EMK. Analisis SWOT PT.

EMK adalah sebagai berikut:

1. Strengths:

a. Buku terbitan yang bermutu.

b. SDM yang handal & loyal.

c. Menjadi market leader pada jenis buku tertentu.

d. Memiliki saluran distribusi yang tersebar di kota-kota besar di

Indonesia.

101

2. Weaknesses:

a. Kurang responsif terhadap pengaduan/keluhan pelanggan.

b. Kurang memiliki data produk pesaing.

c. Proses pengolahan data pemasaran lambat.

3. Opportunity:

a. Kesempatan masuk ke pasar internasional lebih besar.

b. Kebutuhan masyarakat akan produk bermutu meningkat.

c. Perkembangan teknologi yang semakin cepat.

4. Threaths:

a. Banyaknya perusahaan penerbitan.

b. Maraknya pembajakan buku.

c. Banyaknya e-book/e-learning yang dapat mudah diakses melalui

media internet.

d. Fluktuasi harga minyak dunia mempengaruhi harga kertas dan

daya beli masyarakat.

Dari hasil analisis diatas, dapat dirumuskan strategi bisnis PT.

EMK. Strategi-strategi tersebut merupakan kombinasi dari faktor internal

dengan faktor eksternal PT. EMK, yaitu:

1. SO (Strengths – Opportunity):

a. Menjalin hubungan yang baik dengan pengarang-pengarang.

b. Mengikuti perkembangan buku best seller di mancanegara, untuk

kemudian membeli hak penerbitan di Indonesia.

102

c. Memperluas saluran distribusi dengan memanfaatkan teknologi

informasi yang terus berkembang, yang memungkinkan lintas

daerah dan lintas negara.

2. WO (Weaknesses - Opportunity): Membangun sistem informasi

penjualan yang terkomputerisasi agar dapat cepat menganalisis

keadaan pasar PT. EMK terhadap jenis buku, waktu dan kota-kota

tertentu.

3. ST (Strengths - Threaths):

a. Mengadakan bursa buku murah, beberapa kali dalam setahun.

b. Mengikuti pameran buku yang diselenggarakan IKAPI.

c. Memproduksi buku yang penjualannya tinggi atau memiliki

banyak peminat.

d. Memperluas saluran distribusi untuk meningkatkan pasar ke

daerah-daerah yang belum atau masih kurang jangkauan

internetnya.

4. WT (Weaknesses - Threaths): Memperkenalkan forum EMO sebagai

media untuk meningkatkan Customer Relationship Management

(CRM) antara PT. EMK sebagai penerbit dengan pelanggan.

103

Gambar 3.6 Matriks SWOT PT. Elex Media Komputindo

Analisa ini didasarkan pada usaha untuk memaksimalkan

kekuatan dan peluang, namun dapat meminimalkan kelemahan dan

ancaman secara bersamaan. Berdasarkan dari data faktor internal dan

eksternal, dilakukan pembobotan dari setiap faktor internal dan eksternal

untuk mendapatkan skor pembobotan. Penghitungan skor pembobotan ini

dilakukan untuk mengetahui fokus strategi dari PT. EMK melalui

penempatan perusahaan pada kuadran SWOT.

104

Tabel 3-1 Pembobotan Lingkungan Internal PT. Elex Media Komputindo

Faktor-faktor lingkungan internal Bobot Peringkat

( 0 – 4 )

Bobot x

Peringkat

Strength

Buku terbitan yang bermutu. 0.20 3 0.60

SDM yang handal & loyal. 0.15 2 0.30

Menjadi market leader pada jenis buku

tertentu.

0.20 4 0.80

Memiliki saluran distribusi yang tersebar di

kota-kota besar di Indonesia.

0.20 3 0.60

Sub Total Strength 0.75 2.3

Weaknesses

Kurang responsif terhadap

pengaduan/keluhan pelanggan.

0.10 2 0.20

Kurang memiliki data produk pesaing. 0.05 1 0.05

Proses pengolahan data pemasaran lambat. 0.10 1 0.10

Sub Total Weaknesses 0.25 0.35

Total 1 1.95

105

Tabel 3-2 Pembobotan Lingkungan Eksternal PT. Elex Media Komputindo

Faktor-faktor lingkungan eksternal Bobot Peringkat

( 0 – 4 )

Bobot x

Peringkat

Opportunity

Kesempatan masuk ke pasar internasional

lebih besar.

0.15 3 0.45

Kebutuhan masyarakat akan produk

bermutu meningkat.

0.15 2 0.30

Perkembangan teknologi yang semakin

cepat.

0.20 3 0.60

Sub Total Opportunity 0.5 1.35

Threats

Banyaknya perusahaan penerbitan. 0.10 2 0.20

Maraknya pembajakan buku. 0.15 3 0.45

Banyaknya e-book/e-learning yang dapat

mudah diakses melalui media internet.

0.15 4 0.60

Fluktuasi harga minyak dunia

mempengaruhi harga kertas dan daya beli

masyarakat.

0.10 2 0.20

Sub Total Threats 0.5 1.45

Total 1 -0.10

106

Dari hasil pembobotan lingkungan internal dan eksternal PT.

EMK, didapatkan skor pembobotan sebagai berikut :

a. Faktor Strength (Kekuatan) = 2.3;

b. Faktor Weaknesses (Kelemahan) = 0.35;

c. Faktor Opportunity (Peluang) = 1.35;

d. Faktor Threats (Ancaman) = 1.45;

Skor pembobotan ini akan digambarkan dalam diagram SWOT

yang terdiri dari empat kuadran, dimana letak PT. EMK didapat

berdasarkan koordinat perpotongan antara faktor internal dengan

eksternal perusahaan, yaitu :

a. Internal = (2.3 – 0.35)

= 1.95

b. Eksternal = (1.35 – 1,45)

= - 0.10

Didapat koordinat PT. EMK di (1.95; (-0.10)). Berdasarkan

pemetaan diagram SWOT, PT. EMK berada di kuadran II. Hal ini berarti,

fokus pengembangan strategi PT. EMK adalah strategi ST (Strength –

Threats). Strategi ini akan memanfaatkan strength (kekuatan) yang ada

untuk meminimalkan threats (ancaman) yang akan muncul dalam bisnis

PT. EMK. Oleh karena itu strategi yang disarankan diterapkan adalah

menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang

dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar) (Rangkuti. 1997. p20).

107

Gambar 3.7 Diagram SWOT PT. Elex Media Komputindo

3.5.3 Strategic Objectives dan Analisis CSF (Critical Success Factors)

Dari hasil analisis SWOT diatas, didapatkan strategi-strategi

bisnis yang terbagi menjadi empat jenis strategi untuk mencapai objektif

PT. EMK. Dari setiap jenis strategi PT. EMK, masing-masing memiliki

kebutuhan akan informasi yang berbeda-beda. Untuk

mengkonsentrasikan kunci kebutuhan informasi dan menentukan faktor-

faktor kritis pada PT. EMK, digunakan analisis Critical Success Factors

(CSF).

108

Dalam hal ini PT. EMK membatasi faktor-faktor kritis penentu

keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai sasaran yang dianalisis

hanya pada bagian pemasaran/marketing. Berikut ini strategi perusahaan

dan faktor-faktor kritis PT. EMK, antara lain:

1. Memperkuat retensi saluran distribusi dan pelanggan.

1.1 Tingkat Pemenuhan PO (Purchase Order).

1.2 Ketersedian produk kelas A (Produk Unggulan) dan B (Produk

Non Unggulan).

1.3 Penagihan sesuai dengan perjanjian.

1.4 Insentif.

2. Melakukan aktivitas ATL (Promosi produk kelas A) & BTL (Promosi

produk kelas B) yang kreatif dan efektif.

2.1 Program promosi yang efektif.

2.2 Program publikasi yang efektif.

3. Mengembangkan pasar dan penjualan.

3.1 Ketersediaan produk unggulan.

3.2 Program sales yang menarik.

3.3 Inventory Turn Over sesuai dengan target.

3.4 Stok produk kelas A dan B yang tersedia.

4. Meningkatkan kecepatan dan akurasi pelayanan.

4.1 Ketersediaan produk sesuai SP (Surat Permintaan).

4.2 Akurasi database produk.

4.3 Program SIS (Sistem Informasi Strategis) berjalan dengan baik.

4.4 Jumlah SDM (Sumber Daya Manusia) gudang yang optimal.

109

4.5 Kesiapan armada transportasi.

3.5.4 KPI (Key Performance Indicators)

Penilaian terhadap Critical Success Factors (CSF) PT. EMK yang

telah didapat pada tahap analisis sebelumnya, diperlukan indikator-

indikator yang dapat menjadi alat ukur penentu kesuksesan suatu bisnis,

dalam hal ini digunakan Key Performance Indicators (KPI).

Indikator-indikator dari penentu kesuksesan bisnis dari PT. EMK

yaitu:

1. Persentase saluran distribusi yang bertahan:

a. Persentase pemenuhan STO (Standing Order).

b. Persentase pemenuhan RO (Receive Order) kelas A dan B.

c. Persentase penagihan sesuai Term of Payment.

2. Persentase biaya promosi:

a. Persentase biaya promosi / bulan.

3. Inventory Turn Over:

a. Persentase pencapaian target omset riil bulanan.

b. Persentase peningkatan omset riil.

4. Ketepatan penyiapan produk dan kecepatan penyiapan dan

pengiriman produk:

a. Persentase pemenuhan produk sesuai dengan SP.

b. Salah kirim produk yang tidak dipesan.

c. Waktu sejak terima SP sampai barang diterima customer dalam

kota atau ekspeditur.

110

Tabel 3-3 Strategic Objectives dan CSF PT. Elex Media Komputindo

Strategic Objectives KPI - Strategic

Objectives

CSF KPI – CSF

1. Memperkuat

retensi saluran

distribusi dan

pelanggan.

1. Persentase

saluran

distribusi

yang

bertahan.

1. Tingkat

pemenuhan

Purchase

Order (PO).

2. Ketersediaan

produk kelas A

dan B.

3. Penagihan

sesuai dengan

perjanjian.

4. Insentif.

1. Persentase

pemenuhan

Standing Order

(STO).

2. Persentase

pemenuhan

Receive Order

(RO) kelas A

dan B.

3. (3,4)Persentase

penagihan

4. sesuai Term of

Payment.

2. Melakukan

aktivitas

(promosi) ATL &

BTL yang kreatif

dan efektif.

1. Persentase

biaya

promosi.

1. Program

promosi yang

efektif.

2. Program

publikasi yang

efektif.

1. Persentase

biaya promosi

per bulan.

3. Mengembangkan

pasar &

penjualan.

1. Inventory

Turn Over.

1. Ketersediaan

produk

unggulan.

2. Program sales

yang menarik.

1. Persentase

pencapaian

target omset

riil bulanan.

2. Persentase

111

Strategic Objectives KPI - Strategic

Objectives

CSF KPI – CSF

3. Inventory Turn

Over sesuai

dengan target.

4. Stok produk

kelas A dan B

yang tersedia.

peningkatan

omset riil.

3. (3,4)Persentase

peningkatan

marketshare di

TB. Gramedia.

4. Meningkatkan

kecepatan dan

akurasi

pelayanan.

1. Ketepatan

penyiapan

produk.

2. Kecepatan

penyiapan

dan

pengiriman

produk.

1. Ketersediaan

produk sesuai

SP.

2. Akurasi

database

produk.

3. Program SIS

berjalan

dengan baik.

4. Jumlah SDM

gudang yang

optimal.

5. Kesiapan

armada

transportasi.

1. Persentase

pemenuhan

produk sesuai

SP.

2. Salah kirim

produk yang

tidak dipesan.

3. (3,4,5)Waktu

sejak terima SP

sampai barang

diterima

customer

dalam kota

atau

ekspeditur.

3.5.5 Value Chain

Informasi yang mengalir di dalam perusahaan, perlu

dikonsentrasikan kedalam setiap aktivitas bisnis sesuai dengan

112

kebutuhannya. Analisis value chain digunakan untuk menggambarkan

semua aktivitas perusahaan yang dikelompokkan berdasarkan perannya

dalam perusahaan, apakah menjadi aktivitas utama (primary activities)

ataukah aktivitas pendukung (support activities). Analisis ini akan

membantu untuk mengetahui alur informasi pada setiap aktivitas bisnis

dan nilai tambah yang dapat diberikan oleh PT. EMK pada tiap

aktivitasnya.

Gambar 3.8 Value Chain PT. Elex Media Komputindo

Seperti terlihat pada Gambar 3.8, PT. EMK masih belum banyak

memanfaatkan teknologi informasi di dalam berbagai aktivitasnya, baik itu

support activities maupun primary activities.

113

Pada primary activities PT. EMK hanya dua aktivitas yang memberikan

nilai tambah bagi perusahaan, yaitu melalui situs EMO, kedua aktivitas tersebut

adalah sales and marketing dan servicing. Pada aktivitas sales and marketing,

situs EMO membantu dalam kegiatan-kegiatan promosi yang dilakukan

perusahaan. Sedangkan pada aktivitas servicing, situs EMO menyediakan saluran

bagi pelanggan untuk mengkomunikasikan berbagai kebutuhan dan keluhan

mereka.

3.6 Elex Media Online

Dari hasil analisis terhadap PT. EMK, didapatkan aktivitas sales and

marketing dan servicing yang memiliki nilai tambah karena diaplikasikannya

Elex Media Online (EMO). Oleh karena itu, pada sub bab ini akan dijelaskan

latar belakang dan gambaran umum dari EMO.

PT. EMK melihat perkembangan internet yang semakin marak ditengah

masyarakat Indonesia sebagai salah satu peluang perluasan pasar yang potensial.

Oleh karenanya pada tahun 1990, dibentuk divisi software dan multimedia yang

kemudian dikenal dengan nama Elex Digital. Divisi ini, bekerja sama dengan

bagian promosi, membangun situs EMO untuk pertama kali.

Keputusan untuk mempenetrasi pasar internet diperkuat dengan

kenyataan bahwa pengguna internet adalah target pasar produk PT. EMK, yaitu

pelajar dan profesional muda.

Sejak awal diluncurkan, situs EMO mengalami berbagai macam

perubahan untuk mengikuti perkembangan dunia internet. Perubahan yang sangat

114

signifikan yaitu penggunaan software open source CMS (Content Management

System) Joomla!.

Pada saat ini, situs EMO diposisikan sebagai marketing & promotion

tools yang efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja perusahaan. EMO juga

berfungsi sebagai social networking bagi pelanggannya.

Situs EMO sebagai salah satu alat promosi produk PT. EMK, dilengkapi

dengan:

1. Advanced Search Engine

Fasilitas ini disediakan untuk memudahkan pengunjung mencari

data- data yang tersedia di dalam situs EMO.

2. Catalog

Katalog disediakan untuk pembaca yang ingin melihat apa saja buku

yang diterbitkan oleh PT. EMK saat ini.

3. New Release

Informasi tentang buku-buku terbitan terakhir dari PT. EMK.

4. Best seller

Informasi tentang buku-buku dengan penjualan tertinggi.

5. News and events

Informasi tentang berita-berita mengenai PT. EMK dan acara-acara

yang diadakan oleh PT. EMK berada pada menu events calender.

6. Press release

Berita yang dikeluarkan oleh PT. EMK untuk menjawab berbagai

pertanyaan yang berputar di masyarakat seputar PT. EMK.

7. Syndicated content

115

Fasilitas RSS yang berguna bagi pengunjung untuk selalu

mendapatkan update terakhir dari situs EMO.

8. Google banner exchange

Pertukaran banner dengan sesama pengguna fasilitas google.

9. Posting into several mailing list / portals

Fasilitas untuk melakukan posting ke beberapa milis / portal.

10. Easy to order (phone, SMS, email, web)

Fasilitas yang mempermudah pengunjung untuk melakukan

pemesanan produk. Pemesanan produk ini bisa dilakukan via telepon, pesan

singkat, email, ataupun melalui situs EMO.

Bagi pelanggan produk PT. EMK yang mengunjungi situs EMO, ada

berbagai fasilitas yang disediakan untuk memberikan layanan nilai tambah,

diantaranya adalah:

1. Review (resensi)

2. Related books / articles

3. Rating by vote

4. Authors profile

5. ‘Bookmark this article’

6. ‘Print friendly version’

7. ‘Email to a friend’

8. ‘Give authore feedback’

9. ‘Link to this article’

10. ‘Articles by author’

11. E-Books promotion

116

12. Shopping chart

13. Newsletter (free catalog)

14. Discount price

15. Special download

16. User testimonial

17. Sample pages/ table of content

18. Job seeker

19. Ad liner (iklan baris)

Keuntungan yang diperoleh PT. EMK melalui situs EMO adalah dengan

menyediakan fasilitas-fasilitas seperti membership, affiliate program, partnering

with vendor / supplier.

Sedangkan bagi penulis, ada berbagai keuntungan yang bisa didapat dari

situs EMO, diantaranya adalah:

1. Dapat memantau melalui feedback pembaca.

2. Dibaca oleh lebih banyak pembaca.

3. Diapresiasi oleh pembaca melalui ‘rating by vote’.

4. Pengarang yang bukunya mendapat rating tertinggi akan mendapat hadiah

menarik dari sponsor.

5. Pengarang dapat menjual diri melalui ‘author profile’.

6. Semua buku penulis dipromosikan langsung kepada pembaca (di-review,

diinformasikan ke banyak milis, dipajang di halaman utama situs).

7. Pengarang dapat mengetahui profil pembacanya dan menjalin keakraban

melalui ‘discussion forum’.

117

8. Pengarang dapat mengikuti kegiatan promosi bersama di perusahaan,

kampus atau toko buku.

9. Pengarang dapat mempromosikan buku yang akan diterbitkan melalui

‘sample pages / table of content’

Vendor juga mendapatkan berbagai keuntungan dari situs EMO,

diantaranya adalah :

1. Co-branding

2. Profit sharing

3. Market share

4. Direct promotion

Bagi masyarakat umum, ada beberapa kegiatan yang bisa diikuti melalui

situs EMO, diantaranya adalah :

1. Wawancara dengan pengarang, pembaca, atau tokoh yang berkenaan dengan

industri buku atau tema buku.

2. Pertemuan antara pengarang dan pembaca membicarakan topik-topik yang

menarik.

3. Bursa buku

4. Webminar.

118

3.7 Overview Situs EMO 

Gambar 3.9 Jadwal Rencana Terbit Buku

Gambar 3.10 Search Engine

119

Gambar 3.11 Info News EMO

Gambar 3.12 Contact Us Company PT. EMK

120

Gambar 3.13 Review Buku

Gambar 3.14 Search Engine Forum EMO

121

3.8 Pembobotan Nilai dan Resiko PT. Elex Media Komputindo untuk

proyek TI.

Pembobotan nilai dan resiko korporat untuk proyek TI adalah identifikasi

keterkaitan antara kesehatan PT. EMK dengan dukungan teknologi informasi

yang dimiliki. Pembobotan ini dilakukan pada dua domain, yaitu domain bisnis

dan teknologi. Hal ini penting dilakukan karena bobot domain bisnis dan

teknologi tiap organisasi selalu berbeda. Pembobotan ini akan memberikan

gambaran tentang pandangan PT. EMK terhadap manfaat dan resiko dari

keseluruhan proyek TI yang ada.

Dilihat dari domain bisnis dan teknologi terdapat nilai dan resiko pada

PT. EMK yang tidak memungkinkan untuk dikuantifikasi secara finansial karena

nilai-nilai dan resiko-resiko tersebut umumnya bersifat intangible, contohnya :

brand image PT. EMK, Corporate Social Responsibility (CSR). Untuk

mengetahui pembobotan atas nilai dan resiko maka dibutuhkan alat bantu berupa

kuisioner sebagai acuan dasar penilaian.

3.8.1 Domain Bisnis

3.8.1.1 Financial Value

Tingkat presentase pengembalian yang ditetapkan atas

investasi TI yang disyaratkan oleh PT. EMK cukup tinggi. PT.

EMK menganggap penting penilaian Return On Investment (ROI)

dalam pengambilan keputusan untuk investasi suatu proyek TI.

ROI merupakan pengukuran terhadap presentase tingkat

pengembalian secara finansial suatu investasi kepada organisasi.

122

Walaupun manajemen menyadari bahwa investasi teknologi

informasi tidak selalu memiliki pengembalian yang langsung

dapat diukur, namun tetap menganggap bahwa faktor ini cukup

penting untuk mengetahui kelayakan dan kesuksesan suatu

investasi teknologi informasi yang dilakukan sehingga

mendapatkan bobot cukup besar yaitu +4.

3.8.1.2 Strategic Values

Strategic values terdiri dari 4 faktor yang merepresentasikan

nilai yang diperhitungkan oleh PT. EMK dalam hubungannya

dengan strategi bisnis perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah :

3.8.1.2.1 Strategic Match

Strategic match berfokus pada derajat dimana

sebuah proyek TI atau sebuah sistem informasi

manajamen mendukung atau selaras dengan dengan

pernyataan tujuan strategis lini bisnis atau keseluruhan

perusahaan.

PT. EMK memiliki serangkaian strategi bisnis

tertentu yang diterapkan dalam operasional bisnisnya.

Bagi PT. EMK, teknologi informasi harus mampu

membantu mencapai minimal sebagian dari tujuan

strategis yang telah dirumuskan. Faktor ini mendapat

bobot yang besar yaitu +4.

123

3.8.1.2.2 Competitive Advantage

Competitive advantage fokus pada derajat dimana

proyek TI mendukung perusahaan untuk

mempertahankan atau meningkatkan keunggulan

kompetitifnya.

PT. EMK memandang bahwa proyek TI yang

dipilih harus mampu menyediakan cukup banyak akses

atau pertukaran data keluar sehingga implementasinya

dapat meningkatkan kemampuan bersaing bagi

perusahaan atau lini bisnis melalui penyediaan layanan

yang terdepan diantara para pesaingnya. Bagi PT.

EMK, nilai ini cukup besar artinya dan memberikan

bobot +4.

3.8.1.2.3 Competitive Response

Competitive response berhubungan dengan

kerugian yang akan diterima oleh perusahaan karena

adanya penundaan dalam mengimplementasikan

proyek TI.

Lingkungan bisnis PT. EMK tidak terlalu

bergantung pada teknologi informasi, sehingga

penundaan penerapan teknologi informasi tidak terlalu

berpengaruh besar terhadap posisi kompetitif

perusahaan, karena tanpa teknologi informasi

perusahaan tetap mampu secara efektif menjawab

124

tantangan perubahan di lingkungan kompetisi. Untuk

itu diberi bobot +3.

3.8.1.2.4 Management Information for Critical Success

Factors

Management information for critical success

factors (MICSF) adalah derajat dimana proyek TI

menyediakan manajamen informasi yang mampu

mendukung strategi bisnis perusahaan.

Pemilihan proyek TI harus disesuaikan dengan

kebutuhan informasi yang mendukung CSF

perusahaan. CSF merupakan faktor yang menurut PT.

EMK penting untuk mencapai keberhasilan bisnis

perusahaan. Karena itu PT. EMK memiliki tingkat

kepentingan yang tinggi dengan nilai teknologi

informasi ini agar dapat mengambil keputusan yang

tepat sehingga mendapat bobot yang besar yaitu +4.

3.8.1.3 Stakeholder Values

Stakeholder values adalah nilai-nilai yang diperhatikan

oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan PT. EMK. Nilai ini

penting bagi PT. EMK karena proses bisnis yang dilakukan

melibatkan banyak pihak eksternal. Stakeholder values memiliki

lima faktor, yaitu:

125

3.8.1.3.1 Service and Quality

Proyek TI pada PT. EMK secara tidak langsung

berhubungan dengan peningkatan faktor pelayanan dan

kualitas perusahaan, tetapi terjadi peningkatan cukup

besar pada sisi pelanggan (customer image). Proyek

ini merupakan aktivitas awal dari perusahaan untuk

meningkatkan customer image. Penundaan proyek ini

memungkinkan terjadinya pengurangan kemampuan

bersaing perusahaan. Bobot yang diberikan adalah +3.

3.8.1.3.2 Environmental Quality

Environmental Quality menghitung seberapa besar

dampak proyek teknologi informasi terhadap

peningkatan kualitas lingkungan (stakeholder)

perusahaan.

Pada PT. EMK implementasi proyek TI tidak harus

berkaitan langsung dengan peningkatan kualitas

lingkungan, tapi memiliki potensi dampak emosional

atau nyata pada stakeholders. Bobot yang diberikan

adalah +1.

3.8.1.3.3 Agility, Learning and Empowerment

Penilaian faktor ini berfokus pada kemampuan dari

karyawan dan proses bisnis yang ada untuk dapat lebih

fleksibel dan cepat menyesuaikan dengan semua

perubahan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan.

126

Perubahan yang tidak mungkin ditiadakan di dalam

perusahaan menuntut kemampuan dari semua

karyawan melakukan penyesuaian tersendiri. Hal ini

menjadikan faktor ini penting dan tidak dapat

diabaikan.

Proyek implementasi TI dapat ditunda tanpa

berakibat pada kemampuan bersaing perusahaan

sehingga tidak menyebabkan perubahan pada proses

bisnis. Sistem lama tetap dapat memberikan dukungan

pada semua proses bisnis yang ada. Berdasarkan

kuesioner yang digunakan, faktor Agility Learning and

Empowerment memperoleh skor 0.

3.8.1.3.4 Cycle Time

Cycle time adalah waktu yang diperlukan untuk

melakukan suatu proses bisnis. Implementasi proyek

TI tidak berhubungan dengan peningkatan waktu suatu

proses bisnis. Tetapi proyek TI mampu meningkatkan

efisiensi operasional yang berhubungan dengan

kemampuan bersaing perusahaan, namun penundaan

implementasi proyek TI tidak akan mengakibatkan

hilangnya kemampuan bersaing perusahaan, sehingga

bobot yang diberikan adalah +1.

127

3.8.1.3.5 Mass Customization

Penerapan proyek TI memang tidak berkaitan

dengan keanekaragaman diatas, tetapi secara

sementara meningkatkan posisi persaingan dalam hal

pengembangan, produksi, atau efisiensi operasi lainnya

yang berhubungan dengan kinerja kompetitif.

Penundaan proyek TI tidak mempengaruhi persaingan.

Untuk itu faktor ini diberi bobot +1.

3.8.1.4 Competitive Strategy Risk

Setiap investasi pasti mengandung resiko, sama halnya

dengan investasi TI. Karena itu manajemen organisasi

mendefinisikan respon terhadap resiko dan ketidakpastian dari

suatu proyek TI.

3.8.1.4.1 Business Strategy Risk

Proyek TI memiliki suatu tingkat perubahan yang

diterima sebagai peningkatan positif oleh pelanggan.

Tidak ada tekanan jangka panjang dari pihak luar,

maka itu diberi bobot -1.

3.8.1.5 Organizational Risk and Uncertainties

3.8.1.5.1 Business Organizational Risk

Proyek TI berfokus pada derajat dimana sebuah

organisasi mampu membawa perubahan yang

dibutuhkan. Kemampuan organisasi itu meliputi

128

keahlian yang dimiliki dalam organisasi, kemampuan

manajerial, atau pengalaman. Evaluasi faktor ini

memperhatikan dari pengguna dan organisasi area

bisnis, bukan orang teknis. Memiliki kondisi tertentu

berupa resiko terhadap organisasi perusahaan. PT.

EMK memiliki manajamen domain bisnis yang

memadai, proses-proses dan prosedur yang memadai,

serta produk dan kebutuhan pasar dipahami dengan

baik. Tapi PT. EMK belum memiliki rencana domain

bisnis yang terfomulasi dengan baik, contingency plan

yang memadai, rencana training untuk user, serta tidak

memiliki unggulan manajamen. Bobot yang diberikan

adalah -3.

3.8.2 Domain Teknologi

3.8.2.1 Stakeholder Values

Nilai yang penting dari sisi domain teknologi bagi para

pemegang kepentingan PT. EMK adalah Strategic I/T

Architecture.

3.8.2.1.1 Strategic I/T Architecture

Faktor ini mengukur derajat dimana proyek

diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem

informasi perusahaan, dicerminkan terhadap

perencanaan sistem informasi (blueprint). Proyek TI

129

ini merupakan bagian dari blueprint, tetapi prioritasnya

tidak ditentukan. Faktor ini diberi bobot +1.

3.8.2.2 Competitive Strategy Risk

Competitive strategy risk merupakan resiko ketidakpastian

yang dapat mempengaruhi derajat keberhasilan strategi sukses PT.

EMK.

3.8.2.2.1 I/T Strategy Risk

Faktor ini merupakan resiko yang muncul dari

adanya ketidaksesuaian yang timbul di area teknologi

informasi dengan kelangsungan bisnis masa depan.

PT. EMK mengutamakan proyek TI yang memiliki

arsitektur dan platform yang fleksibel dan sesuai

dengan rencana jangka panjang perusahaan. Dengan

memilih arsitektur dan platform yang fleksibel akan

meminimalkan resiko strategi yang akan dihadapi

perusahaan dari implementasi suatu proyek TI. Dengan

demikian bobot yang diberikan adalah +1.

3.8.2.3 Organization Risk and Uncertainty

Pada domain teknologi, resiko organisasi dan

ketidakpastian yang muncul akibat diterapkannya suatu proyek TI

difokuskan pada I/T definitional uncertainty, I/T technical and

implementation risk dan I/T Service delivery risk.

130

3.8.2.3.1 I/T Definitional Uncertainty

Resiko yang timbul pada faktor ini adalah

ketidakpastian akan kebutuhan dan masalah dalam

aktivitas bisnis sehingga teknologi informasi tidak

dapat menyediakan jawaban dan solusi yang tepat.

PT. EMK menganggap bahwa IT Defintional

uncertainties pasti ada dalam setiap proyek TI. Hal ini

menggambarkan sejauh mana kebutuhan dan

spesifikasi sistem telah diketahui. Kebutuhan-

kebutuhan dan spesifikasi-spesifikasi cukup jelas,

tidak ada persetujuan yang formal, area yang ditelaah

jelas, ada kemungkinan kecil atas perubahan non rutin.

Bobot yang diberikan adalah -2.

3.8.2.3.2 I/T Technical and Implementation Risk

Faktor ini menunjukan resiko proyek yang

merupakan kombinasi dari keahlian baru, perangkat

keras, dan piranti lunak. Kelemahan pada faktor ini

akan menyebabkan gagalnya pencapaian ROI sesuai

dengan yang diharapkan.

PT. EMK menyadari bahwa IT Technical and

Implementation Risk atau resiko teknis yang muncul

dari implementasi proyek TI tidak dapat dihindarkan.

Untuk itu diberi bobot -1.

131

3.8.2.3.3 I/T Service Delivery Risk

Faktor ini menunjukan tingkat resiko dari

penyampaian sistem yang baru terhadap pengguna,

yang pasti akan memberikan resiko jangka pendek

sehingga terjadi adaptasi terhadap sistem tersebut.

Perubahan pada satu elemen pelaksanaan layanan

komputer dibutuhkan untuk proyek TI. Investasi awal

yang terkait pada proyek TI di luar biaya langsung

proyek ini relatif kecil. Faktor IT service delivery risk

ini diberi bobot -1.

Hasil pengkajian bobot nilai dari masing-masing faktor yang ada baik

pada domain bisnis maupun domain teknologi dapat dilihat pada Tabel 3-4.

Tabel 3-4 Ringkasan Pembobotan Korporat PT. EMK

Domain Bisnis Faktor-faktor Bobot

Financial Value ROI +4

Strategic Match +4

Competitive Advantage +4

Competitive Response +3

Strategic Values

Management Information for Critical

Success Faktor +4

Service and Quality +3

Environmental Quality +3

Stakeholder Values

Agility Learning and Empowerment 0

132

Domain Bisnis Faktor-faktor Bobot

Cycle Time +1

Mass Customization +1

Competitive Strategy Risk Business Strategy Risk -1

Organizational Strategy Risk and

Uncertainties

Business organization risk -3

Domain Teknologi Faktor-faktor Bobot

Stakeholder Values Strategic I/T Architecture +1

Competitive Strategy Risk I/T Strategy Risk 0

Organizational Strategy Risk and I/T Definitional Uncertainties -2

I/T Tehcnical and Implementation Risk -1

I/T Service Delivery Risk -1

Total Bobot Korporasi untuk manfaat 28

Total Bobot Korporasi Untuk Resiko -8

3.9 Identifikasi Manfaat Situs EMO

Identifikasi manfaat yang telah dilakukan dengan adanya implementasi

situs EMO dapat dikelompokkan ke dalam empat kategori, yaitu tangible

measurable, tangible unmeasurable, intangible measurable, dan intangible

unmeasurable.

1. Tangible measurable

Pengimplementasian EMO ini memberikan manfaat tangible

measurable yang merupakan manfaat-manfaat yang membawa dampak

langsung terhadap keuntungan perusahaan dan dampak tersebut dapat

133

dihitung secara objektif. Bentuknya berupa penghematan atau penghapusan

biaya-biaya operasional.

Penghematan yang terjadi adalah dalam proses pengiriman jadwal

terbit. Penghematan yang terjadi disini antara lain dalam bentuk pengurangan

waktu kerja dan penghematan biaya pulsa dikarenakan sebelumnya proses ini

dilakukan dengan cara mefaksimili semua jadwal terbit ke agen dan toko

buku pelanggan PT. EMK. Setelah situs EMO operasional, proses ini dapat

dilakukan melalui fasilitas catalog yang mengirimkan langsung jadwal terbit

ini melalui email ke semua pelanggan PT. EMK dan anggota situs EMO.

Penghematan lainnya adalah penghematan kertas dengan menyimpan

berbagai data dalam bentuk digital. Penghematan ini hampir selalu terjadi

pada setiap proyek TI, yaitu dokumen-dokumen yang tadinya disimpan

dalam bentuk fisik kini disimpan dalam bentuk data digital. Sehingga biaya

yang diperlukan untuk membeli kertas, menyimpan dokumen-dokumen

tersebut dan merawat data-data tersebut menjadi nihil.

2. Tangible unmeasurable

Pengimplementasian EMO ini memberikan manfaat yang bersifat

tangible unmeasurable. Manfaat yang ada antara lain memberikan informasi

yang pasti bagi konsumen terhadap buku yang akan diterbitkan dan

memberikan jaminan akan keakuratan dan ketepatan pengambilan keputusan

dalam membeli buku. Hal ini dapat memudahkan konsumen untuk

melakukan berbagai macam transaksi, dan mendapatkan informasi referensi

tentang buku yang akan dibeli.

134

Manfaat lain adalah situs EMO membantu mengurangi stok buku

lama yang tersimpan di gudang. Ini dikarenakan situs EMO menyediakan

fasilitas forum untuk pengunjung, khususnya anggota situs EMO, dan

biasanya forum ini digunakan pengunjung untuk mencari buku-buku yang

sudah tidak ditemukan di toko-toko buku. Jika buku yang dicari ini masih

tersedia di stok, maka administrator situs EMO akan langsung mengontak

peminat untuk menawarkan buku yang dimaksud. Dengan demikian, stok

buku yang tadinya sudah tidak diharapkan dapat terjual, akhirnya menjadi

berkurang.

Bentuk lainnya adalah, situs EMO menyediakan akses untuk

menerima keluhan dari pelangan, sebelum adanya situs EMO, PT. EMK

tidak memiliki saluran untuk menerima keluhan dari pelanggan. Pada

awalnya, jumlah keluhan yang masuk sangat tinggi, namun seiring waktu,

jumlahnya semakin menurun. Hal ini tentunya sangat berguna bagi

peningkatan produk dan kinerja PT. EMK.

3. Intangible measurable

Pengimplementasian EMO ini memberikan manfaat yang bersifat

intangible measurable. Manfaat lain adalah penghematan biaya perekrutan

karyawan. Ini dikarenakan situs EMO menyediakan fasilitas untuk

menampilkan lowongan yang tersedia di PT. EMK. Dengan demikian biaya-

biaya yang tadinya dikeluarkan untuk mengiklankan lowongan di media

cetak atau media lainnya menjadi berkurang.

135

Sedangkan bentuk manfaat yang lain yaitu, pengurangan anggaran

untuk promosi. Pengurangan ini dilakukan karena situs EMO memiliki

fasilitas untuk menampilkan berbagai bentuk promosi yang tadinya dilakukan

dalam bentuk fisik menjadi digital. Contohnya adalah spanduk, banner,

poster, dan lain-lain. Dalam bentuk digitalnya, pesan-pesan promosi ini dapat

lebih mudah dimengerti dan tepat sasaran karena langsung disampaikan pada

konsumen yang membutuhkan.

Bentuk lainnya adalah tersedianya fasilitas pada situs EMO yang

memungkinkan interaksi antara pelanggan dengan pengarang. Fasilitas ini

mampu mewakili kegiatan temu pengarang yang biasanya diadakan di toko-

toko buku pelanggannya. Setelah adanya situs EMO, kegiatan ini sudah

mulai dikurangi frekuensinya.

4. Intangible unmeasurable

Manfaat terakhir yang diperoleh dari pengimplementasian situs EMO

ini adalah manfaat yang bersifat intangible unmeasurable. Situs EMO

menyediakan informasi tentang buku yang akan diterbitkan, sehingga

konsumen yang mengunjungi situs EMO akan menjadi tertarik untuk

membeli buku tersebut.

Manfaat lainnya adalah situs EMO telah mampu meningkatkan

jumlah pengunjung pada berbagai acara yang diselenggarakan oleh PT.

EMK, seperti bursa buku murah. Ini dikarenakan pengunjung dan anggota

situs EMO dapat langsung mengetahui acara-acara yang diselenggarakan

oleh situs EMO melalui email yang dikirimkan ke anggota EMO. Tentunya

136

dengan meningkatnya jumlah pengunjung, jumlah penjualan selama acara

pun juga meningkat.

Situs EMO juga turut berpartisipasi untuk melakukan Corporate

Social Responsibility (CSR) bagi masyarakat dengan cara menyelenggarakan

acara-acara amal dalam bentuk taman bacaan dengan berbagai buku yang

disumbangkan oleh anggota situs EMO. Bentuk lain CSR yang dilakukan

situs EMO adalah menyediakan berbagai bentuk edutainment pada

pengunjungnya dibagian forum.

Selain itu, setelah adanya situs EMO integritas data menjadi lebih

terjamin. Ini terbentuk dengan adanya data jadwal terbit di situs EMO dan

berbagai FAQ yang dilayangkan oleh pengunjung maupun pelanggan pada

administrator situs EMO. Dengan demikian berbagai pertanyaan yang umum

dari pengunjung maupun pelanggan tentang suatu buku ataupun tentang PT.

EMK bisa langsung ditemukan disitus EMO.