60 .

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

3.1 Tentang Perusahaan

3.1.1 Sejarah CV. PROPOSTER INDONESIA

CV. ProPoster Indonesia merupakan sebuah perusahaan production

house yang bergerak dibidang digital printing dan display system support

yang telah bergerak secara nasional. Perusahaan ini didirikan pada tanggal

09 September 2002 yang berlokasi di Jln. Mandala Selatan No. 26 Tomang

– Jakarta 11440.

Perusahaan ini telah mempekerjakan sekitar belasan karyawan. Dimana

tiap karyawan memiliki tugas masing – masing yang dibagi ke dalam

beberapa divisi. Perusahaan ini masih berpusat pada satu tempat belum

memiliki cabang dan rencana kedepannya akan membuka beberapa cabang

di beberapa lokasi yang strategis.

3.1.2 Tujuan CV. PROPOSTER INDONESIA

Tujuan utama CV. ProPoster Indonesia adalah untuk mencari profit

(komersial) dengan meningkatkan layanan (service) yang lebih baik.

Profil perusahaan adalah “To become the most preferred supplier for large

format printing and display system”, yang artinya untuk menjadi suplier

yang terpilih dibidang printing dan display system.

61

3.1.3 Kegiatan Bisnis

Kegiatan Bisnis yang dilakukan oleh perusahaan bersifat production

house, yang bergerak dibidang digital printing dan display system.

Sistem perjalanan bisnis yang dilakukan sesuai dengan jumlah pesanan

pelanggan. Maksudnya proses produksi barang jadi akan dilakukan oleh

produser jika adanya pesanan dari pelanggan. Sedangkan untuk rancangan

(design) pesanan ditentukan oleh pelanggan sendiri. Kegiatan bisnis ini

untuk daerah yang berlokasi Jakarta diantar oleh bagian divisi delivery,

sedangkan untuk luar kota biasanya dilakukan dengan mencari ekspedisi

pengiriman yang bisa mengantarkan barang jadi tersebut sampai di tujuan.

Fasilitas kegiatan bisnis yang dilakukan adalah sebagai berikut :

Printer Hewlett Packard High

Tim Perancang (Designer)

Installation and Finishing (mesin laminasi dan display system)

Pengiriman (Delivery)

Piranti lunak (Software) yang digunakan dalam perancangan aplikasi

diantaranya :

Adobe Photoshop

Illustrator

Freehand

CorelDraw

Quark Express untuk PC dan Mac

62

3.1.4 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan CV. ProPoster Indonesia dapat dilihat

sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada CV. ProPoster Indonesia

3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

1. Chief Marketing Officer (CMO)

Tugas dan tanggung jawab seorang CMO adalah :

Bertanggung jawab dan merencanakan strategi yang dapat digunakan

sebagai dasar untuk memimpin jalannya operasional perusahaan agar

sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Mengawasi dan mengontrol proses perjalanan operasional

perusahaan.

Mengkoordinir divisi – divisi masing – masing.

Membuat keputusan dan menerima laporan dari setiap divisi.

Mengorder bahan baku yang telah kosong.

63

2. Finance / Accounting

Tugas dan tanggung jawab divisi Finance / Accounting adalah :

Mengatur administrasi penjualan dan pembelian.

Membuat laporan keuangan untuk CMO setiap periode.

Memonitoring utang dan piutang.

Membuat purchasing order (PO).

Menerima invoice / faktur pembelian.

3. Production

Tugas dan tanggung jawab divisi Production adalah :

Menghasilkan proff print.

Menghasilkan produk jadi.

Maintenance mesin.

Memberikan informasi ke CMO jumlah persediaan bahan baku.

Mengontrol dan menyusun bahan baku di gudang.

4. Design

Tugas dan tanggung jawab divisi Design adalah :

Mengembangkan konsep rancangan (design).

Merevisi rancangan.

Mengedit rancangan.

Membuat proff print (prototype).

Mengadakan sales call

64

5. Finishing

Pada divisi Finishing dibagi atas 2 buah bagian diantaranya :

a. Laminating

Tugas dan tanggung jawab divisi Laminating adalah :

Memotong (Cutting) digital printing / banner yang telah jadi

Laminasi produk jadi

b. Installation

Tugas dan tanggung jawab divisi Installation adalah :

Instalasi poster ke display system

Mempresentasikan produk ke pelanggan

6. Delivery

Tugas dan tanggung jawab divisi Delivery adalah :

Menjemput file pelanggan

Mengantar proff print

Mengantar produk jadi

65 3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan

3.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

3.2.1.1 Context Diagram

Diagram konteks dibawah ini terdiri dari diagram konteks

pembelian, persediaan dan penjualan.

Gambar 3.2 Diagram Konteks Pembelian, Penjualan, dan Persediaan Pada CV. ProPoster Indonesia

66

3.2.1.2 Diagram Nol

Diagram konteks dibawah ini terdiri dari diagram konteks pembelian,

persediaan dan penjualan.

Gambar 3.3 Diagram Nol Pembelian, Penjualan dan Persediaan Pada

CV. ProPoster Indonesia

67

3.2.2 Prosedur Didalam Sistem

3.2.2.1 Prosedur Pembelian

Dari hasil observasi lapangan dan wawancara dengan pihak

CV. ProPoster Indonesia, sistem pembelian bahan baku CV.

ProPoster Indonesia terdiri dari beberapa langkah, antara lain:

1. Dimulai dengan pengecekkan stok bahan baku yang kosong

oleh divisi production.

2. Divisi Finance / Accounting akan membuat surat pesan

(Purchase Order) sebanyak 2 lembar yaitu lembar pertama

diserahkan kepada pemasok, lembar kedua disimpan sebagai

arsip oleh bagian Finance/Accounting.

3. Setelah bagian pemasok menerima PO dari perusahaan

kemudian pemasok menyediakan sejumlah bahan baku sesuai

dengan pesanan yang tercatat di PO, dan pemasok

mengirimkan pesanan tersebut ke perusahaan beserta dokumen

– dokumen pembelian seperti Delivery Order (DO), dan faktur

pembayaran (Invoice).

4. Setelah bahan baku diterima oleh perusahaan, divisi production

akan menanda tangani surat DO tersebut sebagai tanda

penerimaan barang dari pemasok dan divisi Finance /

Accounting akan menerima invoice.

68

5. Pemasok akan melakukan penagihan hutang perusahaan dan

divisi yang melakukan transaksi pembayaran adalah Finance /

Accounting.

Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Pembelian Pada CV. ProPoster Indonesia

69

3.2.2.2 Prosedur Retur Pembelian

Prosedur retur pembelian pada CV. ProPoster Indonesia

terdapat beberapa langkah, yaitu:

1. Setelah bahan baku yang telah dipesan datang, maka divisi

production akan melakukan pengecekkan terhadap stok bahan

baku tersebut.

2. Jika terjadi kerusakkan maka divisi production akan meminta

divisi Finance / Accounting untuk membuat surat return order

sebanyak 2 lembar yaitu lembar pertama untuk dikirimkan ke

pemasok dan lembar kedua disimpan sebagai arsip perusahaan.

3. Kemudian divisi finance / accounting akan menelepon

pemasok terjadinya retur barang dan meminta delivery untuk

mengirimkan bahan baku yang rusak beserta surat return

order. Bila pemasok masih terdapat stok, maka pemasok akan

mengirimkan bahan baku baru beserta surat delivery order, jika

pemasok belum ada stok, maka pengiriman di pending

sementara

70

Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Retur Pembelian Pada CV. ProPoster Indonesia

71

3.2.2.3 Prosedur Penjualan

Prosedur penjualan pada CV. ProPoster Indonesia terdiri dari 3

tahap diantaranya :

1. Pra Penjualan

Pada bagian pra-penjualan terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1. Dimulai dari tahap sales call. Dimana sales call

merupakan sebuah sistem yang diadakan oleh perusahaan

untuk merepresentasikan media – media aplikasi yang akan

dihasilkan, diantaranya :

Photo paper and film

Banner film

Premium backlit film

Special xy film

Adhesive vinyl

Flexy Vinyl

Economy film and paper

2. Setelah tahap sales call selesai dilaksanakan oleh CV.

ProPoster Indonesia, akan dilanjutkan tahap kedua yaitu

Quotation (surat penawaran). Dimana perusahaan akan

mengajukan surat penawaran kepada pelanggan dengan dua

kondisi yaitu diterima (Accept) atau ditolak (Reject). Jika

ditolak maka proses penjualan selesai pada saat itu juga,

72

sedangkan jika diterima atau di ACC maka akan dilanjutkan

ke tahap berikutnya.

3. Pada tahap ketiga yaitu menerima Purchase Order (PO)

yang berisikan jumlah kuantitas yang akan dipesan beserta

rancangannya (design). Maksudnya untuk rancangan

(design) ditentukan oleh pelanggan itu sendiri.

4. Setelah menerima rancangan, pihak perusahaan akan

memproduksi proff print sesuai dengan rancangan pembeli.

Setelah proff print tersebut telah dihasilkan maka proff

print akan dikirimkan oleh divisi delivery kepada pihak

pembeli. Jika proff print tersebut sudah disetujui atau telah

di revisi oleh pihak pembeli maka perusahaan akan

melanjutkan proses produksi barang jadi.

Untuk tahap sales call dan quotation dilakukan untuk

pelanggan baru, dan untuk pelanggan tetap mereka langsung

menyerahkan purchase order (PO) dan kadang mereka tidak

menggunakan purchase order dengan memesan lewat telepon.

73

2. Penjualan

Pada penjualan juga terdapat beberapa tahap, diantaranya:

1. Dalam proses produk barang jadi, divisi production akan

memproduksi barang yang dipesan sesuai dengan jumlah

pesanan. Kemudian barang jadi tersebut akan dilanjutkan

ke divisi finishing.

2. Pada divisi finishing, barang jadi tersebut akan dilaminasi

(laminating) dan diinstalasi (installation).

3. Setelah itu, divisi delivery akan mengirimkan produk jadi

beserta dokumen kepada pelanggan. Dokumen yang

dilampirkan terdiri dari :

2 lembar surat tanda terima (delivery order)

- 1 lembar delivery order untuk pelanggan

- 1 lembar delivery order disimpan sebagai arsip oleh

Finance / Accounting

2 lembar faktur pembayaran (invoice)

- 1 lembar invoice untuk pelanggan

- 1 lembar invoice disimpan sebagai arsip oleh

Finance / Accounting

74

3. Pasca Penjualan

Pada pasca penjualan, ada beberapa tahap antara lain:

1. Setelah delivery order (DO) di ACC sebagai tanda bahwa

barang jadi telah diterima oleh pembeli, maka perusahaan

akan mengadakan penagihan piutang sesuai dengan jumlah

pesanan yang terdapat di purchase order (PO).

2. Jika terjadi kerusakkan barang jadi maka pihak pembeli

tidak dapat untuk mengajukan retur barang.

75

76

77

Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Penjualan Pada CV. ProPoster Indonesia

78

3.2.2.4 Prosedur Persediaan

Pada CV. ProPoster Indonesia prosedur persediaan barang

dilakukan dengan beberapa langkah, diantaranya :

1. Divisi production akan mengecek stok bahan baku dan akan

memberikan informasi ke CMO (Chief Marketing Officer) akan

status dari persediaan barang.

2. Jika stok bahan baku kosong, maka bagian CMO akan meminta

divisi Finance / Accounting untuk membuat Purchase Order 2

lembar yaitu lembar pertama untuk pemasok dan lembar kedua

disimpan sebagai arsip oleh Finance / Accounting.

Kemudian CMO akan meminta divisi delivery untuk

mengantarkan PO tersebut ke bagian pemasok untuk pesan

barang.

Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Persediaan CV. ProPoster Indonesia

79

3.2.3 Analisis Kebutuhan Informasi

3.2.3.1 Identifikasi Entity

Ada beberapa informasi yang dibutuhkan dalam setiap

transaksi yang terjadi didalam perusahaan, diantaranya :

Tabel 3.1 Analisis Identifikasi Entiti CV. ProPoster Indonesia

No Entiti Keterangan 1 Staf Berisi informasi mengenai karyawan – karyawan

yang bekerja pada perusahaan 2 BahanBaku Berisi informasi mengenai bahan baku 3 Pelanggan Berisi informasi mengenai pelanggan yang memesan

produk 4 Pemasok Berisi informasi mengenai pemasok yang

menyediakan bahan baku ke perusahaan 5 Pembelian Berisi informasi mengenai order pembelian bahan

baku dengan pemasok 6 ReturPembelian Berisi informasi mengenai bahan baku yang diretur

ke pemasok 7 Hutang Berisi informasi mengenai hutang perusahaan kepada

pemasok 8 PembayaranBeli Berisi informasi mengenai pembayaran ke pemasok 9 Pemesanan Berisi informasi mengenai pemesanan produk dari

pelanggan 10 Penjualan Berisi informasi mengenai faktur penjualan 11 PengirimanProduk Berisi informasi mengenai DO dari perusahaan ke

pelanggan 12 Piutang Berisi informasi mengenai hutang dari pelanggan 13 PembayaranJual Berisi informasi mengenai pembayaran dari

pelanggan

3.2.3.2 Identifikasi Laporan

Selain identifikasi entiti, didalam kebutuhan informasi juga

terdapat identifikasi laporan yang dibutuhkan dalam setiap

transaksi yang terjadi didalam perusahaan, antara lain:

80

Tabel 3.2 Analisis Identifikasi Laporan CV. ProPoster Indonesia

No Laporan Keterangan 1 Pembelian Berisi laporan mengenai pembelian untuk setiap periode. 2 Hutang Berisi laporan mengenai hutang perusahaan ke pemasok 3 PembayaranBeli Berisi laporan mengenai pembayaran ke pemasok 4 Penjualan Berisi laporan mengenai penjualan untuk setiap periode 5 PengirimanProduk Berisi laporan mengenai pengiriman produk ke pelanggan 6 Piutang Berisi laporan mengenai piutang pelanggan ke perusahaan 7 PembayaranJual Berisi laporan mengenai pembayaran hutang pelanggan

3.2.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Setelah melakukan survei dan wawancara kepada pemilik perusahaan,

maka penulis menemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh

perusahaan tersebut yang masih menggunakan sistem manual dalam

menjalankan bisnisnya. Permasalahan yang dihadapi diantaranya :

1. Pengecekkan stok barang di gudang masih dilakukan secara manual dan

tidak praktis.

2. Pencatatan laporan pembelian yang cukup banyak masih dilakukan

secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.

3. Pencatatan laporan penjualan masih dilakukan secara manual dimana

transaksi yang dilakukan cukup banyak sehingga membutuhkan waktu

yang cukup lama dan tidak efisien.

81

3.2.5 Solusi Pemecahan Masalah

Berdasarkan hasil analisis terhadap permasalahan yang dihadapi

perusahaan tersebut, maka diusulkan untuk menerapkan sistem basis data

sebagai pengganti sistem manual dalam menjalankan bisnisnya. Sistem basis

data disini dimaksudkan adalah sistem basis data yang mendukung

pembelian, penjualan dan persediaan bahan baku.

Disamping itu, akan dikembangkan sebuah aplikasi program yang dapat

mengakses sistem basis data tersebut yang dapat digunakan oleh beberapa

bagian perusahaan terutama dibagian yang berhubungan dengan pembelian,

penjualan dan persediaan bahan baku. Perancangan aplikasi ini

dimaksudkan agar memperoleh informasi yang cepat dan akurat oleh

beberapa divisi yang membutuhkannya. Didalam program aplikasi ini akan

meng-update stok barang secara otomatis sesuai dengan transaksi yang

terjadi. Dengan demikian agar perancangan sistem basis data ini dapat

membantu kinerja perusahaan.