BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum 3.1.1...
66
Click here to load reader
Transcript of BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum 3.1.1...
51
BAB 3
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum
3.1.1 Sejarah perusahaan
Sejarah berdirinya PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA ketika
pada tahun 1972 keluarga Bapak H. Said Umar membuka toko keramik di Jln. Rawasari
– Jakarta Pusat. Usaha tersebut semakin lama semakin besar sehingga pada kesempatan
berikutnya keluarga Bapak H. Said Umar menanam saham ke beberapa perusahaan yang
bergerak dalam bidang yang sama yaitu keramik.
Kemenangan Jaya Group didirikan pada tahun 1972, dan telah berkembang pesat
seiring dengan meningkatnya kemakmuran konsumen pada khususnya dan ekonomi
Indonesia pada umumnya. Pada awalnya, Kemenangan Jaya Group merintis usaha ritel
keramik dan aksesorisnya, yang kemudian berkembang menjadi keramik dan usaha
distribusi semen. Kemudian berkembang menjadi produsen keramik dengan membangun
pabrik keramik PT Perkasa Primarindo (1991), PT Indo Penta Sakti Teguh (1992) dan PT
Arwana Citra Mulia (1993). Pada tahun 1994 Kemenangan Jaya Group mendirikan PT
Industri Keramik Kemenangan Jaya (IKJ) yang merupakan pabrik pertama yang 100%
dimiliki oleh Kemenangan Jaya Group, serta memiliki Akta Pendirian dengan
Nomor.128, H.Asmawel Amin, SH. Notaris di Jakarta, tanggal 30 Maret 1994, Surat
Keputusan Menteri Kehakiman RI No.C2-857.HT.01.01.TH97, tanggal 4 Februari 1997,
disusul kemudian oleh PT Ubin Keramik Kemenangan Jaya (UKKJ) dan PT Lantai Emas
Kemenangan Jaya (LEKJ).
52
PT Inti Kemenangan Jaya memproduksi ubin keramik ukuran 40 x 40 cm. Pusat
aktivitas pabrik ini berada di Cikuda, Bogor, dan UKKJ sera LEKJ berada di
Wanaherang, tidak jauh dari Cikuda, Bogor.
Untuk menjamin konsistensi mutu produk serta memenuhi persyaratan pelaggan,
Kemenangan Jaya Group telah menyusun, mengembangkan, mendokumentasikan dalam
menerbitkan satu sistem menajemen mutu terpadu yang memenuhi persyaratan standar
ISO 9001 : 2000. Untuk pengendalian konsistensi kualitas, dibuat rencana mutu sebagai
pedoman standard dan digunakan sebagai panduan atau manual untuk standard cross-
check. Hal ini akan memastikan kesesuaian dengan persyaratan-persyaratan yang sudah
ditetapkan. Dengan menetapan pedoman mutu ini, Kemenangan Jaya Group berusaha
untuk memperkecil terjadinya variasi dan inconsistency atau deviasi mutu produk serta
meningkatkan mutu baik secara internal (manajemen) maupun eksternal (pelanggan).
Setelah melewati masa lebih dari 20 tahun, Kemenangan Jaya Group melakukan
proses restrukturisasi dengan melakukan diversifikasi dalam beberapa bagian. Industri
dan distribusi keramik tetap menjadi bisnis inti, sementara itu usaha ritel keramik dan
aksesoris menjadi sarana penunjang yang difokuskan kepada fungsi riset dan
pengembangan bisnis inti. Usaha lainnya yang saat ini sedang dijalankan Kemenangan
Jaya Group adalah usaha transportasi dan industri bahan bangunan lainnya.
Pada awal tahun 1994 mulai terjun sendiri dalam pengelolaan produksi keramik,
pada tahun tersebut daerah Wanaherang – Bogor pilihan yang tepat untuk mendirikan
perusahaan Industri Keramik yang pertama dengan nama PT. INDUSTRI KERAMIK
KEMENANGAN JAYA karena lokasinya mudah dijangkau juga jalur pipa gas di
sepanjang Jalan Cikuda – Wanaherang tersedia. Tahun 1994 dilakukan pembelian tanah
sekaligus pembebasan yang dilanjutkan dengan pendirian bangunan pabrik.
53
Pada tahun 1995 dilaksanakan pemasangan mesin – mesin produksi dan pada
tanggal 23 Nopember 1995 dilakukan produksi perdana.
Sesuai akte pendirian perusahaan No. 18 tahun 1994 para pemegang saham terdiri dari :
1. Bpk. H. Said Umar sebagai Presiden Komisaris
2. Bpk. Syarif Said sebagai Direktur Utama
3. Bpk. Sulaiman Said sebagai Direktur
4. Bpk. Farhat Said sebagai Direktur.
Itulah sekilas sejarah berdirinya PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN
JAYA yang hingga saat ini masih melakukan ekspansi penambahan mesin produksi
dengan keseluruhan karyawan mencapai kurang lebih 250 orang di seluruh cabang . .
3.1.2. Visi
Menjadi grup usaha global yang sehat dan terpandang dalam industri dan
distribusi bahan bangunan dan integrasinya.
3.1.3. Misi
Melaksanakan usaha produski dan distribusi keramik yang sehat dan
menguntungkan melalui :
1. Struktur organisasi yang obyektif, fokus dan efisien
2. Sumber daya manusia yang inovatif, loyal, sinergis dan harmonis
3. Rencana kerja yang efektif dan didukung oleh komitmen penuh dari seluruh
manajemen untuk melaksanakannya
4. Memberikan kepuasan bagi pelanggan dengan membentuk pelangaan yang loyal
bagi produk dan persepsi perseroan
54
5. Memberikan keuntungan dan manfaat bagu seluruh pihak yang berkepentingan
dengan perusahaan, termasuk pemegang saham, kreditur, karyawan dan
masyarakat luas
3.1.4. Nilai-nilai dan Motto
PT IKJ mengusung nilai-nilai sebagai berikut:
1. Inovatif. Berkemampuan tinggi untuk menciptakan pembaharuan yang positif
dalam mencapai tujuan prusahaan
2. Kebersamaan. Selalu bekerjasama dalam emncapai tujuan yang direncanakan
3. Religius. Bekerja sebagai bagian dalam pelaksanaan ibadah
4. Berpikiran Terbuka. Terbuka dan menghargai ide dan gagasan untuk perbaikan
dan peningkatan kinerja.
5. Berorientasi Pada Hasil. Keberhasilan pelaksanaan tuas dengan hasil yang
meuaskan menjadi acuan dalam bekerja.
6. Komitmen. Tekad dan dedikasi untuk mencapai tujuan yang direncanakan.
7. Proaktif. Selalu aktif dan bersikap positif dalam melaksanakan tugas yang
ditetapkan.
8. Rasa Memiliki. Kepedulian yang tinggi terhadap keberhasilan perusahaan untuk
mencapai keuntungan yang direncanakan.
9. Peningkatan Berkelanjutan. Konsisten dalam meningkatkan kinerja dan prestasi
pribadi dan kelompok untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dalam rangka penyusunan, pelaksanaan, pemeliharaan dan peningkatan
berkesinambungan terhadap sistem manajemen mutu maka manajemen PT. INDUSTRI
KERAMIK KEMENANGAN JAYA berkomitmen untuk :
55
1. Komunikasi kepada seluruh karyawan PT. INDUSTRI KERAMIK
KEMENANGAN JAYA agar mengerti dan memahami arti kebijakan mutu, sasaran
sistem manajemen mutu dan dampaknya dalam pekerjaan mereka sehari-hari
2. Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya persyaratan
pelanggan serta peraturan dan perundang undangan yang berlaku.
3. Menetapkan dan meninjau secara berkala kebijakan mutu dan sasaran sistem
manajemen mutu perusahaan
4. Menyelenggarakan tinjauan manajemen
5. Memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem
manajemen mutu yang telah ditetapkan
6. Memastikan sistem manajemen mutu yang disusun, dilaksanakan dan diperlihara
sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001:2000.
7. Memastikan integritas sistem manajemen mutu terpelihara selama terjadinya
perubahan terhadap sistem mulai dari tahapan perencanaan hingga implementasinya.
Dalam rangka menyusun, melaksanakan, memelihara dan meningkatkan sistem
manajemen mutu maka Steering Committee menetapkan kebijakan mutu sebagai berikut
:
“PT. IKKJ BERTEKAD MENGHASILKAN PRODUK KERAMIK BERMUTU DAN
INOVATIF DEMI KEPUASAN PELANGGAN DENGAN PENINGKATAN SECARA
BERKESINAMBUNGAN”
Kebijakan mutu yang telah ditetapkan ini harus :
1. Menjadi kerangka dalam penyusunan dan peninjauan sasaran mutu.
56
2. Dikomunikasikan dan dipahamani oleh seluruh karyawan PT. INDUSTRI
KERAMIK KEMENANGAN JAYA
3. Ditinjau ulang secara berkala untuk melihat relevansinya dengan perkembangan
perusahaan.
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan
menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkan dan memelihara sistem
manajemen mutu dalam waktu periode tertentu, ini juga mencakup sumber daya yang
digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen mutu, kepuasan
pelanggan dan pihak yang berkepentingan lainnya. Untuk itu PT. INDUSTRI
KERAMIK KEMENANGAN JAYA membuat dan menerapkan rencana pengembangan
sumber daya.
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan memelihara
prosedur yang terdokumentasi untuk Penerimaan, Penilaian, Kompetensi, Indentifikasi
kebutuhan pelatihan, penyediaan pelatihan dan promosi, Demosi dan Mutasi semua
karyawan yang melakukan kegiatan yang mempengaruhi mutu.
Indentifikasi Kebutuhan Pelatihan
Setiap tahun personalia membuat jadwal training internal atau eksternal secara
keseluruhan berdasarkan uraian masing – masing pekerjaan personil. Informasi lainnya
dapat diperoleh darikepala Departement atau karyawan yang menginginkan pelatihan
khusus bagi personilnya.
Evaluasi Pelatihan
Departemen Pers & GA mengadakan evaluasi terhadap karyawan yang mengikuti
pelatihan, dengan menyediakan form evaluasi untuk diberikan kepada atasannya masing
57
– masing sebagai tolak ukur sampai dimana keefektifitasannya karyawan dalam
mengikuti pelatihan.
Penerimaan Karyawan
Departemen personalia menerima permintaan tenaga kerja dari semua departement
dengan menggunakan form permintaan tenaga kerja yang sudah disiapkan. Mencari
calon karyawan yang sesuai dengan permintaan dan kompetensi yang telah ditentukan.
Penilaian Karyawan
Departemen personalia menerapkan system penilaian terhadap karyawan antara lain
penilaian masa percobaan 3 (tiga) bulan dan penilaian terhadap karyawan tetap 4
(empat) bulan sekali guna memastikan pencapaian prestsi karyawan yang berlanjut ke
proses peningkatan kesejahteraan karyawan tersebut.
Promosi, Demosi dan Mutasi
Departemen Personalia memberikan Promosi, Demosi dan Mutasi berdasarkan hasil
penilaian karyawan yang terdokumentasi.
58
3.1.5 Struktur organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktorat Supply Chain Management (SCM)
Sumber : Nasareus SS, HR&GA Manager
3.1.6 Wewenang dan Tanggung jawab
Berdasarkan struktur organisasi di atas, dapat diuraikan masing-masing tugas
dari jabatan-jabatan tersebut. Uraian dari tugas masing-masing bagian adalah sebagai
berikut :
1. President Director
Tugas dan Tanggung Jawab
59
a. Menyusun dan menetapkan sasaran / target produksi
b. Menentukan visi dan misi perusahaan
c. Menentukan dan menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan secara
umum terhadap pihak internal maupun eksternal serta mengusahakan agar
perusahaan dapat berjalan dengan baik demi tercapainya tujuan perusahaan
secara global.
d. Mengawasi perkembangan perusahaan.
2. Operational Director
a. Menrencanakan kegiatan produksi.
b. Menyusun dan menetapkan rencana produksi barang yang baru maupun yang
lama.
c. Bertanggung Jawab terhadap identifikasi dan penelusuran produk.
3. Finance & Accounting Director
a. Merencanakan kebijakan serta program kerja di bagian keuangan.
b. Merencanakan penggunaan dana perusahaan secara efektif dan efisien.
c. Menganalisa laporan-laporan yang diberikan oleh bagian keuangan maupun
accounting.
d. Mengawasi penggunaan dana perusahaan.
60
e. Mengkoordinasi pembuatan laporan-laporan keuangan perusahaan untuk
keputusan internal dan eksternal.
4. Sales Director
Tugas dan Tanggung Jawab :
a. Mengajukan projek atau distributor baru yang memenuhi standar
perusahaan
b. Melakukan promosi sekaligus follow up pada konsumen atau distributor
5. Marketing & Business Dev. Director
Tugas dan Tanggung Jawab :
a. mengajukan proposal strategi pemasaran jangka pendek dan mengawasi
perkembangan bisnis perusahaan secara keseluruhan dan
mengevaluasinya apakah sesuai dengan target
b. Menetapkan kebijakan-kebijakan yang membantu perusahaan untuk
mengembangkan proses bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan
efisien
6. Human resources Department & General Affair (HR & GA)
Tugas dan Tanggung Jawab
a. Mengajukan dan merealisasikan anggaran keseluruhan kegiatan
manajemen sumber daya manusia dan kegiatan umum.
61
b. Menetapkan kebijakan-kebijakan, business process dan system operation
procedur administrasi personalia, pengadaan karyawan, pelatihan dan
pengembangan karyawan, hubungan industrial dan kegiatan umum.
c. Mewakili perusahaan dalam hubungan dengan serikat pekerja
departement atau dinas ketenaga kerjaan pusat dan daerah, instansi
pemerintah, serta asosiasi-asosiasi yang terkait dengan bidang ketenaga
kerjaan dan kegiatan umum.
d. Memeriksa dokumen dan data yang terkait dengan kegiatan manajemen
sumber daya manusia dan kegiatan umum.
e. Melakukan evaluasi dan melaporkan seluruh kegiatan manajemen
sumber daya manusia dan kegiatan umum.
7. Supply Chain Director
Tugas dan Tanggung Jawab
a. Membuat rencana pengadaan departemen operasional yang disesuaikan
dengan kapasitas produksi.
b. Membuat cost budget yang disesuaikan dengan rencana departemen
operasional.
c. Melakukan control dari budget dan perencanaan pengadaan material:
- Control stock material di gudang.
- Control pemakaian material.
62
- Control bahan pembantu produksi.
d. Mengadakan koordinasi dengan departemen operasional dan departemen
terkait lainnya sesuai dengan peraturan.
8. Logistic & Support Director
Tugas dan Tanggung Jawab
a. Membuat rencana pengadaan material, bahan pembantu produksi sesuai
permintaan budget dan rencana produksi
b. Membuat rencana budget pembelian disesuaikan dengan budget PPIC
c. Pelaksanaan pembelian dan pengadaan material, bahan pembantu
produksi :
i. Control budget dan non budget serta realisasinya
ii.Control PO yang sudah di terbitkan supplier
iii. Control kedatangan bahan sesuai PO
d. Mengadakan kordinasi dengan Departemen Operasional dan Departemen
Logistik & Support sesuai dengan peraturan yang di tetapkan baik secara
struktur maupun individu
e. Membuat data supplier dan bahan untuk material, bahan pembantu
produksi :
i. Daftar Supplier List
63
ii. Daftar Price List
iii. Daftar material dan bahan pembantu produksi
Pelaksanaan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan bersama dengan
departemen logistic dan Supply Chain.
f. Diadakan pertemuan rutin di Divisi Purchasing, Departemen Logistik &
Support dan Departemen operasional.
g. Mengadakan evaluasi kerja staff Divisi Purchasing secara harian /
bulanan.
h. Bertanggung jawab terhadap segala laporan di divisi Purchasing
i. Menjalankan system operational prosedur yang sudah di tetapkan.
9. Warehouse
Tugas dan Tanggung Jawab
a. Membuat rencana pembelian sparepart comsumable untuk kebutuhan
rutin.
b. Membuat perencanaan penempatan stock bahan baku dan bahan
pembantu serta sparepart.
c. Pelaksanaan inventory bahan baku, bahan pembantu dan sparepart.
d. Mengadakan kordinasi dengan direktorat logistik dan spport sesuai
dengan peraturan yang di tetapkan baik secara struktur maupun secara
individu.
64
e. Menjaga kualitas barang selama dalam masa penyimpanan.
f. Membuat data di departemen warehouse material, bahan pembantu
produksi dan sparepart:
- Inventory bahan dan sparepart masuk dan keluar.
- Inventory kebutuhan bahan dan sparepart.
- Inventory stock bahan dan sparepart.
10. Management Information System (MIS)
Tugas dan Tanggung Jawab
a. Memastikan sistem informasi perusahaan berjalan dengan baik
b. Mengawasi, memelihara dan melakukan pengembangan terhadap
Management Information System grup Kemenangan Jaya.
c. Menjaga dan meningkatkan koordinasi kerja baik secara intra divisi MIS
maupun antra divisi lainnya.
d. Membuat laporan kegiatan secara regular (mingguan, bulanan, dan tahunan)
atau non-regular dan menyerahkannya kepada direktur logistik dan support.
e. Menanggulangi kesalahan terhadap sistem informasi perusahaan
f. Membantu user memahami sistem informasi perusahaan
g. Meng-update website perusahaan
65
11. PPIC (Production Planning Inventory Control)
Tugas dan Tanggung Jawab
a. Menghitung bahan baku yang akan digunakan.
b. Mengajukan proses pembelian bahan baku.
12. PPC (Production Planning and Control)
Tugas dan Tanggung Jawab
a. Membuat laporan harian dan meng-input data harian produksi pada form
yang tersedia.
- Laporan rencana dan realisasi produksi.
- Input data proses produksi.
- Pemakaian material utama dan pembantu.
b. Menjaga area kerja administrative selalu dalam keadaan bersih dan
teratur.
c. Mengatur lokasi penyimpanan file administrasi sehingga menjadi rapih.
d. Menjalankan tugas yang diberikan semua SOP yang berlaku.
66
3.2 Penguraian standar mutu perusahaan
Penjagaan mutu kerja dan juga upaya perusahaan untuk selalu menempatkan
kepuasan pelanggan di depan dapat dilihat dari proses – proses yang akan diuraikan
dibawah ini :
a. Proses penerimaan order
Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan schedule produksi sesuai dengan
permintaan customer dan ketersediaan material sesuai dengan schedule produksi.
Telah ditunjuk Kepala Departemen PPIC sebagai penanggung jawab agar proses
pengendalian material dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk
menyempurnakannya.
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan memelihara
prosedur yang terdokumentasi untuk meninjau kontrak serta untuk mengkordinasi
kegiatan tersebut.
• Tinjauan Kontrak
Plant Manager melakukan koordinasi atas permintaan yang diterima untuk
memastikan informasi permintaan serta kemampuan PT. INDUSTRI
KERAMIK KEMENANGAN JAYA dalam memenuhi permintaan tersebut.
Produk yang dikirim ke customer telah sesuai dengan standard perusahaan dan
Standard Nasional Indonesia (SNI).
• Perubahan Kontrak
Setiap perubahan kontrak harus dikoordinasi dengan divisi terkait untuk
menjamin kesesuaian dengan keinginan pelanggan.
Tinjauan dan perubahan kontrak harus melalui pernyataan tertulis (memo) disetujui oleh
Plant Manager.
67
b. proses pengembangan desain :
Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan material yang diterima sesuai dengan
persyaratan dan dilakukan penyimpanan dengan benar sesuai dengan jenis dan
karakteristik material sehingga tidak akan mengalami penurunan mutu dan telah
ditunjuk Manager Plant sebagai penanggung jawab agar proses pengendalian material
dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya.
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA harus menetapkan dan memelihara
procedure yang terdokumentasi untuk mengendalikan dan memferifikasi desain dan
pelayanan untuk menjamin pelanggan terpenuhi.
Perencanaan Desain Dan Pengembangan
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA harus menyiapkan rencana bagian
tiap kegiatan desain dan pengembangan rencana itu harus menguraikan atau mengacu
kegiatan ini dan menetapkan tanggung jawab penerapannya. Kegiatan rancangan dan
pengemabangan itu harus ditugaskan kepada personil yang berkualifikasi dan dilengkapi
dengan sumber daya yang memadai.
Masukan Desain
Persyaratan masukan desain yang berkaitan dengan produk, termasuk syarat dasar dan
peraturan yang berlaku, harus didefinisikan, didokumentasikan dan pemeliharaannya
ditinjau oleh PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA untuk kecukupannya.
Persyaratan yang tidak lengkap, atau bertentangan harus diselesaikan dengan mereka
yang bertanggung jawab atas pencantuman persyaratan itu.
68
Keluaran Desain
Keluaran desain harus didokumentasikan dan dinyatakan dalam pengertian yang dapat
diferifikasi dan dibenarkan terhadap persyaratan masukan desain.
Keluaran desain harus :
• Memenuhi persyaratan masukan desain
• Berisi atau mengacu untuk kriteria penerimaan
• Mengindentifikasi ciri – ciri desain yang menentukan berfungsinya produk atau jasa
secara aman dan benar (misalnya persyaratan pengoperasian penyimpanan,
penanganan, pemeliharaan, dan pembuangan). Dokumen keluaran desain harus
ditinjau sebelum dikeluarkan.
Tinjauan Desain
Pada tahap – tahap yang sesuai dari desain, harus direncanakan dan dilaksanakan
tinjauan tehadap desain. Peserta pada tiap tinjauan desain harus meliputi wakil semua
fungsi yang berkaitan dengan tahapan desain yang sedang ditinjau, demikian juga
personel khusus lain, bila diperlukan. Catat tinjauan seperti itu harus dipelihara.
Verifikasi Desain
Pada tahap – tahap sesuai desain, harus dilakukan verifikasi desain untuk memastikan
bahwa keluaran terhdap desain memenuhi persyaratan masukan tahap desain. Cara
verifikasi desain harus dicatat.
69
Validasi Desain
Validasi desain harus dilakukan oleh petugas untuk memastikan bahwa produk atau jasa
sesuai dengan kebutuhan pemakai dan atau persyaratan yang ditentukan..
Perubahan Desain
Semua perubahan dan modifikasi harus diindentifikasi, didokumentasi, ditinjau dan
disetujui oleh personel yang berwenang sebelum diterapkan.
Perubahan Formula
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA secara berkala melakukan
perubahan formulasi pada proses produksi untuk menyesuaikan dengan spesifikasi,
efesiensi dan penentuan material alternatif yang akan dipakai.
70
c. Berikut adalah Proses manufacturing :
Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan proses pelaksanaan produksi sesuai
dengan standard dan parameter yang berlaku. Telah ditunjuk Kepala Departemen
Produksi sebagai penanggung jawab agar proses manufacturing dapat berjalan dengan
baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya.
Persiapan dan Pelaksanaan Produksi.
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA mengindentifikasi dan
merencanakan proses kerja yang langsung mempengaruhi kualitas produk yang harus
dikendalikan sesuai dengan prosedur agar memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Hal
ini memastikan bahwa proses kerja tersebut dilaksanakan pada kondisi terkendali.
Kondisi terkendali harus mencakup hal berikut :
− Prosedur terdokumentasi yang menetapkan cara penerimaan pesanan dan
pengiriman pesanan.
− Pemakaian peralatan yang sesuai dan lingkungan kerja yang memadai.
− Pemantauan dan pengendalian parameter proses dan karateristik produk yang
sesuai.
− Pengesahan proses dan peralatan sesuai dengan prosedur kerja.
− Kriteria kecakapan kerja yang terinci dengan cara praktis dan jelas.
− Perawatan yang sesuai bagi peralatan untuk memastikan kemampuan proses
berlanjut.
71
Indentifikasi dan Mampu Telusur Produk
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan indentifikasi terhadap
produk yang dihasilkan dengan tanggal produksi dan type produk.
Kemampuan telusur produk/jasa mengatur agar PT. INDUSTRI KERAMIK
KEMENANGAN JAYA mengevaluasi produk yang dijual. Dengan kemampuan telusur
ini PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA dapat memantau dan melacak
setiap produk perusahaan yang digunakan pelanggan dengan baik karena semua
dokumen dan transaksi dapat diindentifikasi dan ditelusuri.
Status inspeksi dan uji produk harus diindentifikasi dalam bentuk label atau lokasi
produk yang menunjukan kesesuaian atau ketidak sesuaian produk dalam hal inspeksi
dan uji yang dilakukan.
Arsip – arsip atau catatan – catatan yang menyangkut status hasil pemeriksaan dan
pengujian harus dikelola dan disimpan sesuai dalam prosedur.
Pengendalian Produk Tidak Sesuai
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan memelihara
prosedur yang terdokumentasi untuk memastikan bahwa produk dan bahan yang tidak
sesuai dengan persyaratan yang ditentukan, dicegah dari pemakaian.
72
Indentifikasi
Semua produk yang tidak sesuai harus diindentifikasi dengan label dan dipisahkan (jika
mungkin) dari daerah produksi untuk mencegah secara tidak disengaja tercampur
dengan produk yang baik. Rincian ketidaksesuaian harus dapat didokumentasikan.
Produk yang Tidak Sesuai.
Departemen QA berwenang dan berkewajiban untuk meninjau kembali setiap produk
atau material yang tidak sesuai, untuk menetukan tindakan yang tepat, dapat berupa :
Dibuang atau Down Grade.
Inspeksi Selama Produksi
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan memelihara
prosedur yang terdokumentasi untuk kegiatan pemantauan dan pengukuran untuk
memverifikasi bahwa bahan dan produk dapat memenuhi persyaratan, pemantauan dan
pengukuran yang ditentukan harus sesuai dengan Rencana Mutu atau prosedur yang
terdokumentasi.
Produk selama dalam proses harus diinspeksi sesuai dengan yang disyaratkan pada
prosedur yang berlaku. Catatan inspeksi berupa bukti kesesuaian dan tidak kesesuaian
produk harus dipelihara berikut tindakan perbaikan yang dilakukan.
Semua produk akhir harus melalui inspeksi akhir kemudian dilakukan sampling test
pada produk akhir tersebut untuk memastikan sesuai atau tidak sesuai dengan
persyaratan mutu. Hasil kegiatan inspeksi dicatat untuk memberikan bukti kesesuaian
dan ketidak sesuaian produk.
73
Produksi akhir tidak akan dikirim hingga seluruh kegiatan inspeksi yang disyaratkan
dalam prosedur yang berlaku telah dilakukan.Catatan hasil inspeksi dan pengujian
selama proses dan akhir harus dipelihara untuk menunjukan bahwa aktifitas tersebut
telah dijalankan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Monitoring Hasil Produksi
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA melakukan kegiatan monitoring
hasil produksi untuk mengindentifikasi dan menditeksi secara dini apabila terjadi
penyimpangan terhadap rencana produksi. Monitoring ini dilakukan terhadap material
yang dipakai dengan produk yang dihasilkan dan dibandingkan dengan standard
pemakain yang telah ditetapkan.
Analisa Data
PT, INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA mengindentifikasi kebutuhan akan
analisa data yang diperlukan untuk mengendalikan dan memeriksa kemampuan proses
dan karateristik produk.
Analisa data yang dikembangkan dan digunakan di lingkungan PT. INDUSTRI
KERAMIK KEMENANGAN JAYA adalah analisa data yang digunakan untuk
keperluan antara lain :
• Melihat kecenderungan
• Melihat penyimpangan
• Menganalisa masalah
74
d. Berikut adalah proses delivery :
Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan barang jadi dikirim sesuai dengan
permintaan pelanggan dan telah ditunjuk Manager Finance sebagai penanggung jawab
agar proses pengiriman dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk
menyempurnakannya.
Kualifikasi dan Evaluasi Ekspedisi
Kualifikasi ekspedisi dilakukan melalui beberapa tahap pemeriksaan, termasuk system
mutu, untuk meyakinkan kemampuan mereka memasok jasa bermutu secara konsisten.
Ekspedisi yang telah lulus kualifikasi akan dimasukkan kedalam Daftar Perusahaan
Ekspedisi Disetujui (DPED).
Ekspedisi yang telah Daftar Perusahaan Ekspedisi Disetujui (DPED).dinilai dan
dievaluasi dalam enam bulan sekali untuk memastikan bahwa mereka mampu memasok
jasa sesuai dengan mutu, kuantitas, dan waktu yang ditentukan PT. INDUSTRI
KERAMIK KEMENANGAN JAYA
Indentifikasi dan Mampu Telusur Produk
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan indentifikasi terhadap
produk yang dihasilkan dengan tanggal produksi dan type produk.
Kemampuan telusur produk/jasa mengatur agar PT. INDUSTRI KERAMIK
KEMENANGAN JAYA mengevaluasi produk yang dijual. Dengan kemampuan telusur
ini PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA dapat memantau dan melacak
75
setiap produk perusahaan yang digunakan pelanggan dengan baik karena semua
dokumen dan transaksi dapat diidentifikasi dan ditelusuri.
Pemeliharaan Produk
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan memelihara
prosedur yang terdokumentasi untuk penanganan, pemeliharaan dan pengiriman
produk.Semua penanganan produk PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA
harus dilakukan dengan pedoman pada prinsip mempertahankan mutu, spesifikasi atau
persyaratan – persyaratan yang telah ditetapkan.
Setiap produk yang diterima perlu diperiksa, disimpan dalam kondisi yang telah
ditentukan dan sesuai dengan sifat – sifat produk tersebut agar terhindar dari kerusakan
atau penurunan mutu produk sebelum dikirim. Untuk menjamin mutu produk maka
pengeluaran produk dari penyimpanan harus didasarkan pada prinsip FIFO (First On,
First Out) bila diperlukan. Dilakukan pemeriksaan kondisi bahan baku / produk yang
disimpan pada selang waktu tertentu.
Pengemasan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga memberikan perlindungan yang
memadai dari kerusakan selama penyimpanan dan pengiriman ke pelanggan.
Pengiriman Produk
Pengiriman dilaksanakan sesuai ketentuan yang telah disepakati dengan pelanggan. PT.
INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA perlu memberikan perlindungan yang
memadai dalam mengirimkan produk.
76
e. Berikut adalah proses pengendalian material :
Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan material yang diterima sesuai dengan
spesifikasi dan disimpan dengan baik sehingga terjaga mutunya dan telah ditunjuk
Kepala Departemen PPIC sebagai penanggung jawab agar proses Pengendalian Material
dapat berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya.
Pernyataan Kebijakan Proses Pengendalian Material
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan memelihara
prosedur yang terdokumentasi untuk penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan
material.
Penanganan
Semua penanganan produk PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA harus
dilakukan dengan pedoman pada prinsip mempertahankan mutu, spesifikasi atau
persyaratan – persyaratan yang telah ditetapkan.
Penyimpanan
Setiap bahan atau produk yang diterima perlu diperiksa, disimpan dalam kondisi yang
telah ditentukan dan sesuai dengan sifat – sifat produk tersebut agar terhindar dari
kerusakan atau penurunan mutu produk sebelum pakai. Dilakukan pemeriksaan kondisi
bahan baku/produk yang disimpan pada selang waktu tertentu.
77
Pengontrolan Material
Barang yang ada harus dilakukan control terhadap jumlah penerimaan & pengeluaran,
sehingga stock yang ada bersifat akurat dan dapat dijadikan informasi untuk
perencanaan pengadaan material.
Pemeliharaan
Pemeliharaan dan pemisahaan produk ditetapkan dengan metode yang sesuai untuk
produk / bahan tertentu untuk mencegah kerusakan atau penurunan mutu.
Pemeriksaan Barang Datang
Barang yang diterima oleh PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA harus
diperiksa oleh Departemen QA atau sesuai dengan prosedur yang berlaku. PT.
INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA melakukan :
• Pemeriksaan kuantitas dan kualitas terhadap barang yang masuk
• Pemeriksaan secara sampling terhadap bahan – bahan kimia dan bahan baku
produksi lainnya melalui test laboratorium atau berdasarkan certificate of analysis
dari supplier.
78
f. Berikut adalah proses pengendalian dokumen dan catatan mutu :
Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan dokumen dan catatan mutu yang
digunakan dikendalikan dengan baik dan benar juga dapat digunakan sebagai bukti
kesesuaian terhadap persyaratan dan efektifitas pengoperasian system manajemen mutu
untuk itu telah ditunjuk Quality Management Representative (QMR) sebagai
penanggung jawab agar pelaksanaan pengendalian dokumen dan catatan mutu dapat
berjalan dengan baik dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya.
Pengendalian Dokumen
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan memelihara
prosedur yang terdokumentasi untuk mengendalikan semua dokumen dan data yang
berhubungan dengan persyaratan ISO 9001:2000.
• Document Controller bertanggung jawab terhadap penerbitan, rivisi, penomoran,
pemeliharaan, pendistribusian dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan
pengoperasian system mutu.
• Dokumen baru atau perubahan dokumen harus dibuat dan disetujui oleh personal
yang berwenang sesuai dengan ketentuan dibawah ini :
Jenis
Dokumen
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Pedoman Mutu termasuk
Kebijakan Mutu, Sasaran
Mutu dan Quality Plan
Quality
Management
Representative
(QMR)
General
Manager
Steering
Committee
79
Struktur Organisasi & Job
Description
Kadept. terkait Manager terkait General Manager
SOP Ka. Dept. /
Fungsional
Terkait
Manager Terkait General Manager
Instruksi Kerja Supervisor /
Fungsional
Terkait
Kadept. terkait Manager Terkait
Formulir Staff/ Fungsional
Terkait
Supervisor
Terkait
Kadept. terkait
Tabel 3.1 Dokumen Mutu
• Document Controller harus memastikan bahwa revisi terakhir dari dokumen yang
benar didistribusikan dan tersedia pada tempat yang memerlukan dokumen tersebut
dan terkendali distribusinya.
• Dokumen yang sudah tidak berlaku harus dikendalikan dengan baik, sehingga dapat
menghindari salah pemakaian. Pengendalian dilakukan dengan cara penarikan
kembali dan pemusnahan dokumen tersebut oleh Document Controller.
• Dokumen eksternal seperti Standard, Peraturan Pemerintah, dan lain – lain
dikendalikan oleh pemakainya berdasarkan Daftar Induk Dokumen Eksternal.
80
Pengendalian atas Catatan Mutu
PT. INDUSTRI KERAMIK KEMENANGAN JAYA menetapkan dan
memelihara prosedur yang terdokumentasi untuk mengindentifikasi, persiapan,
metode, penyimpanan dan pemusnahan catatan mutu.
Penyimpanan
Catatan mutu harus di simpan sesuai dengan masa retensi. Lokasi / cara
menyimpan data metode indeks yang ditetapkan secara pasti di setiap
Departemen. Tata cara penyimpanan harus berpedoman pada prinsip keamanan,
kesederhanaan, cara kerja dan memiliki kemampuan telusur yang baik, agar
tidak hilang, rusak dan mudah ditemukan.
Pemusnahan
Catatan mutu yang sudah melewati masa penyimpanan dan bila harus dimusnahkan,
maka hanya dapat di lakukan atas persetujuan personil yang berwenang.
81
g. Berikut adalah proses peningkatan mutu :
Proses ini mempunyai tujuan untuk memastikan proses tindakan pencegahan, tindakan
perbaikan dan peningkatan berkesinambungan demi tercapainya kepuasan pelanggan
dilakukan secara sistematis, telah ditunjuk Quality Management Representative sebagai
penanganggung jawab agar pelaksanaan proses tersebut dapat dilaksanakan dengan baik
dan mempunyai wewenang untuk menyempurnakannya.
• Peningkatan berkesinambungan terhadap system manajemen mutu dilakukan dengan
memasukan dari kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan
perbaikan dan pencegahan, dan tinjauan manajemen.
• Tindakan perbaikan dilakukan untuk mengurangi penyebab ketidak sesuaian dan
mencegahnya agar tidak terjadi pengulangan masalah yang sama.
• Setiap masalah dianalisa untuk mencari penyebab yang utama dan kemudian
ditentukan tindakan perbaikannya.
• Setelah diterapkan tindakan perbaikan tersebut, perlu dilakukan verifikasi untuk
melihat keefektifan tindakan perbaikannya.
82
3.3 Narasi Flowchart system berjalan
3.3.1 Narasi system penjualan system berjalan
Pertama-tama, bagian penjualan akan melihat data anggaran dan kinerja penjualan
periode sebelumnya . Kemudian dengan bersumbekan pada kedua hal diatas, bagian
penjualan merumuskan target penjualan yang setelah melakukan survey dan riset
penelitian pasar bersama dengan bagian R&D ( Research & Development ) pabrik akan
menghasilkan informasi pasar yang berisi kecenderungan pasar dan segmen-
segmennya . Berdasarkan informasi itu, maka bagian penjualan mengisukan produksi
barang di pabrik yang kemudian akan menghasilkan laporan stock yang akan diberikan
ke agen sebagai penawaran untuk melakukan pembelian . Divisi penjualan yang
seandainya menerima order pembelian dari agen akan melakukan verifikasi baik dari
segi ada tidaknya stock barang, status delivery baik delivery barang maupun ketepatan
waktu pengiriman uang . Bila Agen dianggap tidak memenuhi persyaratan oleh karena
status pembelian sebelumnya yang masih terutang atau hal lain, maka pesanan untuk
agen tersebut akan dibatalkan setelah dilakukan negosiasi antara divisi penjualan
dengan pihak agen untuk menjelaskan alasan dibalik ditolaknya pesanan agen dan
status kelayakan agen tersebut untuk melakukan pembelian. Bila agen tersebut setuju,
pesanan dibatalkan dan bila tidak, pesanan akan ditunda sampai agen mampu melunasi
kewajibannya . Bila agen telah dinilai layak dan melewati status verifikasi, maka
dilakukan verifikasi berdasarkan barang . Ada dua kondisi yang mungkin terjadi,
situasi pertama dimana tidak ada barang & delivery barang tidak sesuai dengan jadwal,
yang bilamana terjadi, maka pihak divisi penjualan akan melakukan negosiasi dengan
pihak agen tentang apakah pembelian akan diganti dengan pembelian baru atau apakah
83
agen bersedia menunggu sampai barangnya ada . Bila stock memadai dan delivery akan
tepat waktu, maka pihak penjualan akan mencetak sales order .
Kemudian, setelah pihak penjualan mencetak Sales order, pihak penjualan akan
melakukan verifikasi antara pesanan dengan Sales order dan menandatangani Sales
order setelah pesanan didapati sesuai dengan Sales Order . Pihak penjualan juga akan
memeriksa kelengkapan isi Sales Order dalam arti Sales order apakah sudah diperiksa
oleh seluruh pihak yang berwenang dan sudah ditandatangani oleh pihak yang
bertanggung jawab dan rincian isi Sales order juga dikaji ulang supaya tidak ada
kesalahan . Setelah itu, akan dilakukan pengecekan ulang antara Sales Order dengan
pesanan agen yang didasarkan pada status agen dan limit kredit yang sudah disetujui
agen sebelumnya . Ini dilakukan oleh pihak Pengakuan Piutang .Bila agen dinilai
kredibilitasnya tinggi, maka pesanan akan disetujui tetapi bila tidak maka pesanan akan
dibatalkan . Setelah pesanan disetujui, maka Bagian penjualan akan menyiapkan
Nomor Surat pengiriman barang dan melakukan entri data ke dalam program Sales
yang akan masuk ke Summary Transaksi Penjualan berdasarkan agen . Setelah
melakukan entri data, bagian penjualan akan menyiapkan barang, Surat Pengiriman
Barang, juga faktur dan menyerahkannya ke pihak ekspedisi untuk kemudian
dikirimkan ke agen .
Faktur dan bukti pengiriman barang ( ini terjadi setelah barang dikirimkan ke
agen dengan asumsi bahwa pembelian dilakukan kredit ) bersamaan dengan data
rekapitulasi penjualan barang dan barang keluar dari pabrik akan digunakan oleh pihak
pengakuan piutang sebagai dasar verifikasi Bukti pendukung Penjualan untuk membuat
voucher penjualan. Bila terdapat ketidakcocokan dalam proses verifikasi, maka proses
akan berulang ke rekapitulasi bukti pendukung berdasar pada Faktur dan bukti
84
pengiriman barang bersamaan dengan data rekapitulasi penjualan barang dan barang
keluar dari pabrik . Bila proses verifikai telah dilewati, pihak pengakuan piutang akan
melakukan manual input datake general Ledger yang akan menyelesaikan proses ini .
3.3.2 Narasi sistem pengambilan keputusan marketing berjalan
Proses akan dimulai dengan direktor mengajukan rapat direksi yang akan diikuti
oleh bagian accounting, bagian penjualan, dan bagian marketing . Direktor kemudian
akan menerima laporan keuangan periode yang lalu dari bagian accounting, yang
setelah memeriksanya akan meminta laporan dari divisi penjualan . Divisi penjualan
akan menyiapkan laporan kinerja penjualan yang didasarkan pada target penjualan dan
menyiapkan juga laporan pencapaian target dan setelah melakukan survey dengan
bagian Research & Development akan menghasilkan informasi pasar . Bila keduanya
digabungkan akan menghasilkan laporan kinerja divisi penjualan yang merupakan
bentuk pertanggungjawaban untuk diberikan ke direktor . Direktor yang melihat
laporan divisi penjualan itu kemudian akan meminta alasan dibalik kegagalan
pencapaian target ( seandaninya terget penjualan tidak tercapai ) dan/atau menanyakan
pendapat divisi marketing . Setelah menerima pendapat divisi marketing, direktor akan
melakukan analisis korelasi strategi dengan kinerja penjualan yan kemudian hasilnya
yang berupa laporan kinerja divisi keseluruhan akan diberikan ke bagian marketing
sebagai fondasi untuk membuat strategi pemasaran yang lebih baik dan rapat ditutup .
Bagian marketing berdasar laporan performa divisi keseluruhan akan melakukan
analisis strategi pemasaran yang didukung oleh survey dengan bagian research &
development dan menghasilkan strategi pemasaran sementara yang diberikan ke
85
direktor untuk diminta persetujuannya . Bila disetujui, maka strategi akan dilaksanakan,
bila tidak maka akan kembali ke tahap analisis strategi pemasaran .
3.3.3 Flowchart system berjalan ( penjualan )
Gambar 3.2 flowchart system penjualan
86
Gambar 3.3 flowchart system penjualan lanjutan (1)
87
Gambar 3.4 flowchart system penjualan lanjutan (2)
88
Gambar 3.5 flowchart system penjualan lanjutan (3)
89
3.3.4 Flowchart system berjalan ( pengambilan keputusan marketing )
Gambar 3.6 flowchart sistem decision making marketing
90
3.4 Narasi (overview) sistem e-marketing pada Industri Keramik Kemenangan
Jaya
Pertama-tama, customer memasuki website Industri Keramik Kemenangan Jaya
yang beralamat di Centroceramics.com . Setelah itu, pelanggan akan melihat galeri
berisikan foto – foto produk keramik centro ceramics yang berisikan gambar produk dan
juga contoh penggunaannya setelah pembelian . Setelah itu, pelanggan akan melihat
produk yang dijual oleh centroceramics yang dibagi menjadi beberapa series .
Kemudian, pelanggan akan melihat detail produk yang ditawarkan oleh centroceramics
dengan meng-klik gmabar produk yang akan membawa user kepada form berisikan
description, voting, comments, dan EXIF . Untuk meyakinkan pelanggan, maka
pelanggan dipersilahkan untuk melihat link – link supplier yang meng-supply produk ke
centroceramics, termasuk juga Kemenangan Jaya karena Centro adalah salah satu dari
banyak distributor yang bertugas membantu penjualan Industri Keramik Kemenangan
Jaya . Setelah melihat produk, galeri foto, dan juga link-link supplier, maka pelanggan
memasuki halaman contact us dan menghubungi nomor telepon yang tertera pada menu
itu untuk melakukan pemesanan atau untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Centro,
Kemenangan Jaya, dan juga detail lebih tentang produk yang ditawarkan, juga metode
pemesanan dan pembayaran .
Secara periodik, bagian asisten pembelian akan melakukan pengecekan ke link-
link web supplier untuk melihat apakah ada produk baru yang bisa ditampikan kedalam
website centroceramic.com . Bila ada, maka bagian asisten pembelian akan merapatkan
pada Logistic & support Director mengenai perlu tidaknya membeli produk itu untuk
kemudian dijual oleh Centro ceramics . Bila produk itu dinilai memenuhi standar Centro
91
dan juga Industri Keramik Kemenangan Jaya, maka produk itu akan dibeli dan website
pun akan di-update oleh bagian Management Information System .
3.5 Use Case Diagram e-marketing Industri Keramik Kemenangan Jaya
Gambar 3.7 Use Case Diagram E-marketing pada Industri Keramik Kemenangan
Jaya
92
3.6 Analisis CSF ( Critical Success Factors ) :
Faktor penentu keberhasilan ( critical success factor ) yang menentukan berhasil
tidaknya Industri Keramik Kemenangan Jaya dalam bidang desain keramik dalam
mencapai tujuan perusahaan dan mencapai standard revenue yang diharapkan adalah :
a. fresh and inovative idea and personnel
Memiliki direktur yang memiliki ide yang inovatif sehingga bisa menghasilkan
produk yang menjadi terobosan dan calon tren dalam industri keramik yang
menjadikannya memiliki advantage tersendiri yang unik juga memiliki karyawan muda
yang memiliki sifat inovatif yang memberikan feedback yang membangun sehingga
perusahaan selalu berfokus pada inovasi produk baru
b. Good standards
Memiliki standar yang selalu menempatkan konsumen didepan sehingga
otomatis menghasilkan produk yang diharapkan memenuhi standar kepuasan konsumen
c. Distributor dan jangkauan pemasaran yang luas
Memiliki distributor yang mampu melayani pemesanan baik dari dalam maupun
luar wilayah Jakarta sehingga jangkauan pemasaran menjadi semakin luas dan membuka
lahan pemasaran yang baru
3.7 Analisis SWOT ( Strength, Weakness, Opportunity, Threat )
Strength (kekuatan) dan Weakness (kelemahan) merupakan factor dari dalam
perusahaan, dimana strength merupakan suatu bentuk keberhasilan strategi perusahaan
yang akan dan telah diimplementasikan, sedangkan weakness adalah factor internal
perusahaan yang masih harus diperbaiki sehingga perusahaan dapat bersaing .
Opportunities ( peluang ) dan threat (ancaman) adalah factor internal perusahaan yang
93
menjadi gambaran tentang peluang dan juga ancaman yang akan ditemui perusahaan di
dalam melakukan kegiatannya .
Membantu perusahaan Merugikan perusahaan
Internal Strength :
- Sumber daya manusia yang sudah
ada ( warehouse, Management
Information System, Logistic
Support & director)
- Distributor yang tersebar luas dan
pelanggan tetap yang sudah
menjadi sumber revenue yang
stabil bagi Industri Keramik
Kemenangan Jaya
- Dukungan standard yang handal
dan konsisten dalam
mempertahankan mutu produk
sehingga menghasilkan produk
yang membuat pelanggan terus
melakukan pemesanan
Weakness :
- Website yang masih belum
memenuhi tujuan perusahaan
- Kurangnya tenaga ahli di bidang
Teknologi Informasi sehingga
website yang sudah ada tidak bisa
membantu perusahaan
-Tidak memiliki kebiasaan untuk
melakukan follow up kepada para
pelanggan baik yang kuantitas
pembeliannya sedikit maupun yang
banyak
- Staff tidak memiliki kebiasaan
untuk memberikan service Online
Support walaupun di dalam web
sudah tersedia fasilitas itu
Eksternal Opportunities
- Nama baik Industri Keramik
Kemenangan Jaya yang sudah
terkenal berkecimpung dalam
Threat
- Ancaman dari pihak pesaing yang
memang memiliki keuntungan di
bidang e-marketing (contoh : Mulia
94
industri keramik selama lebih dari
10 tahun
- Customer tetap yang terus
melakukan pembelian secara stabil
dan memasarkannya dari mulut ke
mulut sehingga tanpa website
untuk marketing tetap bisa bertahan
- Ditengah trend ekonomi yang
memfokuskan pada e-business,
perusahaan memiliki head start
dibanding perusahaan lain karena
menerapkan e-marketing lebih
awal dibanding perusahaan lain di
bidang yang sama
Ceramics ) dan dampaknya di masa
depan
- Ancaman dari perusahaan lain yang
sudah menyadari pentingnya
implementasi e-marketing dalam
bisnis mereka dan mulai menerapkan
hal ini dalam infrastruktur bisnis
mereka
Tabel 3.2 Analisis SWOT
95
3.8 Gambaran website kemenangan jaya yang sudah ada
Saat ini, web Industri Keramik kemenangan jaya sudah mempunyai website, yang
beralamat pada centroceramic.com yang memiliki link-link kepada supplier tetapi web
tersebut hanya berfungsi untuk mengenalkan produk kemenangan jaya melalui
centroceramics.com pada masyarakat umum . Konten-nya memang diupdate secara
periodik, tapi masih bersifat statis dan satu arah juga tidak memiliki fitur untuk
melakukan pemesanan secara online . Tampilan website Industri keramik kemenangan
jaya adalah sebagai berikut :
a. halaman Selamat datang (welcome) :
Gambar 3.8 halaman pembuka centroceramics.com
96
b. halaman menu utama (Home)
Gambar 3.9 halaman menu utama Centroceramics.com
97
c. halaman menu Links
Gambar 3.10 Halaman Links Centroceramics.com
98
d. halaman menu Contact us
Gambar 3.11 Halaman Contact Us Centroceramics.com
99
e. halaman menu Search
Gambar 3.12 Halaman Search Centroceramics.com
100
f. halaman menu Products
Gambar 3.13 Halaman Products Centroceramics.com
101
g. halaman menu Gallery
Gambar 3.14 halaman Gallery Centroceramics.com
102
h. halaman menu gallery category : terrace
Gambar 3.15 halaman gallery category : terrace centroceramics.com
103
i. halaman menu gallery category : Garden
Gambar 3.16 halaman gallery category : garden centroceramics.com
104
j. halaman menu gallery category : swimming pool
Gambar 3.17 halaman gallery category : swimming pool centroceramics.com
105
k. halaman menu gallery category : Garage/car port
Gambar 3.18 halaman gallery category : Garage / car port centroceramics.com
106
l. halaman menu gallery category : wall & columns
Gambar 3.19 halaman gallery category : wall & columns centroceramics.com
107
m. halaman menu products category : escada series
Gambar 3.20 halaman products category : escada series centroceramics.com
108
n. halaman menu products category : dior series
Gambar 3.21 halaman products category : dior series centroceramics.com
109
o. halaman menu products category : chole series
Gambar 3.22 halaman products category : chole series centroceramics.com
110
p. halaman menu products category : botega series
Gambar 3.23 halaman products category : botega series centroceramics.com
111
q. halaman menu products category :armani series
Gambar 3.24 halaman products category : armani series centroceramics.com
112
r. halaman menu products category : ferre
Gambar 3.25 halaman products category : ferre centroceramics.com
113
s. halaman menu products category : Stone series
Gambar 3.26 halaman products category : stone series centroceramics.com
114
t. halaman menu detail produk
Gambar 3.27 halaman detail produk centroceramics.com
115
Kelemahan yang ditemukan dari website sejauh ini adalah :
1. Tak bisa melakukan order secara online padahal fasilitas pembelian secara online
diharapkan mampu membantu Industri Keramik Kemenangan Jaya dalam
meningkatkan daya jualnya dan juga menarik lebih banyak pelanggan
2. Tak ada detail produk yang memadai sehingga pelanggan tidak mengetahui
ketahanan dan atribut dari produk yang dipasarkan dan memberikan rasa keraguan
bagi para pelanggan untuk melakukan kontak ke Industri keramik Kemenangan Jaya
via centro ceramic .
3. Tidak ada online support yang aktif yang adalah kelemahan yang fatal karena tidak
ada pihak yang memberikan bantuan teknis dan juga customer service walaupun
website yang dimiliki Industri Keramik Kemenangan Jaya pada saat ini tidak
memberikan informasi yang cukup memadai untuk pelanggan
4. Tidak memberikan kesempatan bagi calon pelanggan untuk bertanya yang didasari
oleh ketiadaan online support walaupun fasilitas untuk online support yang memang
sudah ada tetapi tidak digunakan secara maksimal oleh Industri Keramik
Kemenangan Jaya
5. Website masih bersifat statis ( satu arah ) walaupun sudah tersedia fasilitas untuk
melakukan interaksi
6. Ketiadaan company profile yang akan memberikat rasa ketidakamanan bagi para
pelanggan atau pengunjung website
116
3.9 Alternatif pemecahan masalah
Alternatif pemecahan masalah yang dihadapi oleh Industri Keramik Kemenangan Jaya
adalah :
a. Merancang website yang bersifat dua arah sehingga memungkinkan interaksi antara
konsumen dengan pihak online support yang harus didukung oleh kesediaan pihak
Industri keramik kemenangan jaya meluangkan waktunya untuk selalu online pada
fasilitas ini .
b. Menyediakan fasilitas untuk melakukan update detail keramik dan juga spesifikasinya
sehingga produk yang ditawarkan memiliki kredibilitas yang lebih meyakinkan
konsumen untuk melakukan pembelian .
c. Menyediakan fasilitas untuk melakukan pembelian/order secara online oleh
pengunjung website, sehingga diharapkan pengunjung akan merasa termudahkan untuk
melakukan order, yang diharapkan oleh perusahaan akan mendapatkan lebih banyak
konsumen .
d. Menyediakan fitur company profile yang akan memberikan rasa aman untuk
melakukan transaksi dengan Industri Keramik Kemenangan Jaya via centro .
