9

BAB 2

LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN

2.1 Pengertian Data, Information, Knowledge, dan Wisdom (DIKW) Sebelum munculnya sebuah knowledge management (KM), kita harus memahami

terlebih dahulu dan dapat membedakan antara data, informasi, knowledge, dan wisdom.

Dimana hal tersebut akan menjadi bahasan yang akan diperluas dalam penelitian ini.

Pembedaan data, informasi, dan knowledge sangat penting sekali dalam sebuah knowledge

management. Karena ketidakjelasan pembedaan pengertian akan menimbulkan inefisiensi

dan kesalahan dalam penerapan KM.

Disamping itu, pemahaman istilah knowledge dan wisdom juga penting dimana kedua

hal itu lebih dapat “memanusiakan” KM, yang selama ini KM lebih berbasiskan IT dari

sekedar data warehouse (Gudang data) dan data network (Jaringan data) atau aspek

teknologi kearah yang lebih komprehensif. Dalam buku KM Tobing L Paul (2007) menurut

Russell Ackoff (1989) seorang pakar system dan guru besar bidang perubahan organisasi,

menyatakan bahwa isi atau kandungan dari intelektualitas dalam mentalitas manusia dapat

diklasifikasikan dalam 5 kategori, yaitu :

• Data, berupa simbol-simbol.

• Informasi, data yang diproses agar dapat dimanfaatkan, dimana informasi ini

digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang “who” (siapa), “what” (apa),

“where” (dimana), dan “when” (kapan).

• Knowledge, merupakan aplikasi dari data dan informasi dalam menjawab

pertanyaan “how” (bagaimana).

• Understanding, mengapresiasikan pertanyaan “why” (mengapa).

10

• Wisdom, evaluasi dari understanding.

Ackoff (1989) dalam buku KM Tobing L Paul (2007) mengindikasikan bahwa empat

kategori konten yang pertama berhubungan dengan masa lalu, keempat ketegori tersebut

berurusan dengan apa yang telah terjadi dan apa yang telah diketahui. Sedangkan kategori

yang kelima, wisdom berkaitan dengan urusan dengan masa depan.

2.1.1 Data Dalam pemahaman konsep data banyak sekali para ilmuwan mengartikannya dan

mengintepretasikannya, seperti menurut Mike Powell (2003) dalam bukunya Information

Management for development Organizations, dimana menurut beliau data itu ialah

koleksi terstruktur dari kumpulan fakta (structured of collection facts). Dimana jika kita

Gambar 2.1 Heirarki DIKW dari data ke wisdom

(Sumber : Bellinger, et all)

Connectedness

Data

Understanding

Understanding Relation

Understanding Patterns

Understanding Principles

Information

Knowledge

Wisdom

11

ilustrasikan dalam sebuah kumpulan dari transaksi-transaksi sehari-hari yang ada

disebuah toko dimana jika kita belanja disuatu toko akan kita melakukan transaksi

pembayaran pada cash register yang dimana hal tersebut secara terus menerus akan

menambah data pada basis transaksi toko tersebut.

2.1.2 Informasi

Menurut Budiman pratomo (2004) informasi ialah sebuah data yang telah diolah.

Biasanya menggunakan aturan statistika, sehingga dapat mengandung arti. Oleh karena

itu sebuah informasi harus bisa diambil dari data-data yang akurat, sehingga ketika kita

membutuhkan sebuah informasi yang kita butuhkan maka kita akan mendapatkan

sebuah informasi yang akurat pula, dan tentu juga terpercaya.

2.1.3 Knowledge Dalam gambar 2.1 heirarki DIKW untuk menuju pengetahuan maka kita harus

melewati data dan informasi terlebih dahulu. Dimana disini menggambarkan bahwa

knowledge itu lebih dalam lagi dan luas dari data dan informasi. Dalam buku yang ditulis

oleh Von Krogh, Ichiyo, serta Nonaka (2000) salah satu pengertian dari pengetahuan

ialah merupakan justified true believe. Seorang individu membenarkan (justifies)

kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila

seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu situasi

baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi

ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang

benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi dari

fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau

ditiru. Penciptaaan pengetahuan melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan (belief

systems) dimana perasaan atau sistem kepercayaan itu bisa tidak disadari.

12

Polanyi seorang ahli kimia merupakan orang pertama yang memperkenalkan

bahwa knowledge terdiri dari dua jenis yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge.

Tacit knowledge ialah knowledge yang diam didalam benak manusia dalam bentuk

intuisi, judgement (pernyataan), skill (kemampuan), values (nilai), dan belief

(kepercayaan) yang sangat sulit diformalisasikan dan dibagi ke orang lain. Sedangkan

explicit knowledge adalah knowledge yang dapat atau sudah terkodifikasi dalam bentuk

dokumen atau berwujud lainnya sehingga dapat memudahkan untuk ditransfer dan

didistribusikan dengan menggunakan berbagai media seperti kaset, cd, dvd, dan lainnya.

Kedua jenis knowledge itu dikonversi oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) melalui

empat jenis proses, yaitu : Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi, dan Internalisasi.

Tacit Knowledge ke Explicit Knowledge

Tacit

Knowledge

Explicit

Knowledge

Gambar 2.2 Empat Model Konversi Knowledge

(Sumber : SECI Process, Nonaka & Takeuchi, 1995)

KOMBINASI

INTERNALISASI

SOSIALISASI

EKSTERNALISASI

dari

13

1. Sosialiasi, merupakan proses sharing (berbagi) dan penciptaan tacit knowledge

melalui interaksi dan pengalaman langsung.

2. Eksternalisasi, merupakan pengartikulasi tacit knowledge menjadi eksplisit

knowledge melalui proses dialog dan refleksi.

3. Kombinasi, merupakan proses konversi eksplisit knowledge menjadi eksplisit

knowledge yang baru melalui sistemisasi dan pengaplikasian eksplisit dan informasi.

4. Internarlisasi, merupakan proses pembelajaran dan akusisi knowledge yang

dilakukan oleh anggota organisasi terhadap eksplisit knowledge yang disebarkan ke

seluruh organisasi melalui pengalaman sendiri sehingga menjadi tacit knowledge

anggota organisasi.

2.1.4 Understanding Salah satu definisi dari understanding menurut Webster dalam buku KM Tobing L

Paul (2007), ialah the capacity to apprehend a general relations of particular atau

kemampuan untuk memahami arti (meaning) dari hubungan-hubungan antar bagian-

bagian dari sesuatu.

Menurut Bellinger et al (2006), understanding merupakan proses melalui mana

kita memperoleh knowledge dan melakukan sintesa untuk menciptakan knowledge baru.

2.1.5 Wisdom

Menurut Xiaoming Cong dan Kaushik V Pandya (2003) mengemukakan bahwa

wisdom merupakan pemanfaatan dari knowledge yang telah diakumulasi dalam jangka

waktu tertentu. Pengertian wisdom berdasarkan salah satu definisi yang disediakan

Webster juga kurang lebih sama, yaitu accumulated philosophic or scientific learning

(filosofi akumulasi atau pelajaran ilmiah).

14

5.1.6 Connectedness

Connectedness yang berada dalam sumbu vertical dari heirarki DIKW

menggambarkan tingkat integritas dari unsur-unsur yang membentuk data, informasi,

knowledge, dan wisdom. Data merupakan kumpulan berbagai fakta dan rekaman

transaksi yang masih terpisah satu sama lain. Tingkat kohesivitas (keterkaitan) dari

unsur-unsur pembentuk informasi lebih tinggi dari data. Pada level informasi sudah

ditemukan relasi antar unsur-unsur pembentukannya. Selanjutnya level kohesivitas

meningkat pada knowledge, pada level knowledge ini, sudah ditemukan formasi dan

gambar yang utuh dari unsur-unsur yang membentuknya. Tingkat kohesivitas yang

paling tinggi ditemukan pada level wisdom.

2.2 Knowledge Management (Ilmu Manajemen Pengetahuan)

2.2.1 Definisi Dalam mendefinisikan Knowledge Management (KM) mungkin banyak sekali

sumber-sumber yang berkualitas untuk dijadikan sebagai acuan pengertian, untuk kali ini

saya akan mengambil empat definisi knowledge management :

Pertama yaitu menurut anonymous 1 (2008) ialah “disiplin ilmu yang digunakan

untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan

menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang ”. Jadi KM bukanlah

suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara

teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.

15

Kedua menurut Jarvenspaa dan Maki (2001) “menciptakan pengetahuan baru,

berbagi pengetahuan dan difusi (menyebarkan), serta menjadikan alat untuk

mempromosikannya ”.

Ketiga Menurut anonymous 2 (2008) ialah “asosiasi proses penciptaan,

menyebarkan, menguji, mengintegrasikan, dan sebagai utilitas didalam organisasi ”.

Sedangkan yang keempat menurut Robert Buckman (2004) yang merupakan salah

satu CEO yang terjun langsung dalam memimpin implementasi KM diperusahaan

Buckman Labs, memilih definisi dari American Productivity and Quality Centre (APQC).

Definisi KM menurut APQC yang ialah systematics approaches to help information and

knowledge emerge and flow to right people at the right time to create value (Pendekatan

sistematik untuk menolong informasi dan munculnya pengetahuan dan arus kepada

orang yang tepat di waktu yang tepat dalam menciptakan sebuah nilai).

Dari keempat definisi diatas saya menyimpulkan definisi yang sekiranya sesuai

dengan penerapan KM di government seperti Sekretariat Negara Republik Indonesia

ialah pengertian dari anonymous 2 (2008) karena kenapa disini definisi tersebut

menekankan integritas sebagai utilitas didalam organisasi, oleh karena itu pengertian

tersebut akan lebih tepat digunakan dipemerintahan kita pada umumya, karena

integritas di pemerintahan Indonesia pada umumnya belum tercipta secara maksimal.

Setelah kita mengerti definisi dari KM maka kita bisa dengan mudah

mendefinisikan KMS (Knowledge Management System), menurut Tobing L Paul (2007).

Knowledge Management System ialah mekanisme proses yang terpadu dalam

penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang

berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi asset intelektual organasasi

yang permanen.

16

Gambar 2.3 Pengantar KM

(Sumber : Knowledge Management, Tobing L Paul, 2007 : h xvi)

2.2.2 Manfaat Implementasi KM

Knowledge merupakan asset kunci agar suatu perusahaan memiliki keunggulan

kompetitif yang berkelanjutan. Keunggulan kompetitif tersebut diperoleh dari dampak

implementasi KM terhadap berbagai bidang :

a. Bidang operasi dan pelayanan

Menurut pemikir manajemen terkemuka Peter F Drucker (1998) seorang pekerja

disebuah perusahaan disebut juga knowledge work, dimana hal tersebut digunakan

untuk sebuah pengambilan keputusan. Perusahaan yang memiliki knowledge worker

adalah perusahaan yang memiliki basis costumer knowledge yang terkelola dengan baik.

Costumer knowledge digunakan untuk membantu mereka dalam memberikan pelayanan

yang terbaik terhadap pelanggannya.

Arsitektur KM

Penyelarasan Strategi KM dengan Strategi Bisnis perusahaan

Arsitektur Operasi Proses KM

Arsitektur Operasi Organisasi KM

Arsitektur Teknologi Operasi KM

Budaya Perusahaan Yang Supportif

Pengukuran Performansi KM

17

b. Bidang pengembangan kompetensi personil

Proses pembelajaran terjadi secara kontinyu. Proses ini berawal dari akusisi

pengetahuan yang kemudian diaplikasikan dalam proses bisnis organisasi. Knowledge

yang diaplikasikan memunculkan pengetahuan baru (knowledge creation). Knowledge ini

kemudian diperlihara dan dibagi kembali untuk dapat diakusisi dan dimanfaatkan secara

luas. Siklus ini menjadi proses utama dalam KM yaitu berupa : knowledge creation

(penciptaan pengetahuan), knowledge retention (pengingat pengetahuan), knowledge

sharing (berbagi pengetahuan), dan knowledge utilization (pemanfaatan pengetahuan).

Pengetahuan menjadi terbatas nilainya jika pengetahuan itu tidak disebarkan.

Sebuah kekuatan untuk saling berbagi akan mengurangi biaya dan menambahkan

efektivitas dan keunggulan kompetitif yang baik. Menurut Song (2002) menjalankan

efektitas melalui knowledge sharing, organisasi akan mengurangi resiko ketidakjelasan,

improvisasi efektifitas, mengurangi biaya pelatihan, dan masih banyak lagi. Menurut

Robert-Witt (2002) Knowledge management digunakan untuk saling berbagi didalam

organisasi, tetapi terjadi sebuah penambahan dan penyimpanan informasi di kepala

seseorang. Jika kita tinjau secara aplikatif pada zaman sekarang ini berbagi pengetahuan

sudah kearah pada penerapan teknologi informasi seperti forum diskusi, chatting, dan

lain-lain. Secara interface baik itu berjalan dimediasi internet, intranet, dan juga

ekstranet itu sesuai dengan kebutuhannya dari setiap organisasi dalam

mengaplikasikannya.

Sebuah knowledge sharing juga dimanfaatkan oleh organisasi sebagai sebuah

mentoring dari kinerja organisasi ataupun perusahaan. Menurut Yound and Perrewe

(2005) peer mentoring hubungan yang secara sengaja dibangun untuk membangun

hubungan antara sesama karyawan dan menyediakan tempat untuk berbagi dalam

pengalaman baru, dukungan pekerjaan antar karyawan sehingga perusahaan tahu benar

18

apa yang sedang dihadapi oleh karyawan itu sendiri. Dan dari situlah perusahaan akan

mengerti apa yang harus dilakukannya untuk meningkatkan kinerja.

c. Bidang pemeliharaan ketersediaan knowledge

Skill dan knowledge yang dimiliki oleh para pekerja dalam sebuah perusahaan

perlu dikelola oleh perusahaan untuk menjamin tidak terjadinya knowledge loss

(kehilangan pengetahuan), knowledge loss adalah suatu kondisi dimana perusahaan

kehilangan knowledge yang dibutuhkan, karena pemikiran yang ada belum ditransfer

kedalam memory (penyimpanan). Jika kita sudah mentransfernya kedalam memory, kita

dapat mempergunakan data-data problem solver kapan saja jika kita butuhkan dengan

cepat, oleh karena itu sebuah knowledge management system itulah keseluruhan

knowledge itu berlabuh.

d. Bidang inovasi dan pengembangan produk

Salah satu produk dari KM adalah proses pembelajaran yang berimplikasi terhadap

peningkatan kemampuan inovasi yaitu dengan terciptanya knowledge baru. Inovasi yang

dikombinasikan dengan kebutuhan pelanggan akan menjadi solusi atau produk yang

efektif dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi pelanggan.

19

2.2.3 Elemen-Elemen Knowledge Management

Dalam menyusun sebuah rencana knowledge management, pertama kali tentunya

harus melakukan survey akan kebutuhan institusi atau perusahaan tersebut. Dengan

memperhitungkan semua aktifitas-aktifitas untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Tantangan

selanjutnya adalah menemukan atau membuat perangkat lunak yang cocok dalam konteks-

nya untuk rencana secara keseluruhan.

Dalam sebuah artikel di Information Week, Jeff Angus & Jeetu Patel (1998)

menggambarkan empat (4) proses utama yang harus dijalankan, dimana hal ini merupakan

element utama secara umum dalam membangun sebuah knowledge management. Dimana

untuk lebih jelasnya bisa melihat tabel dibawah ini.

Tabel 2.1 Elemen-Elemen Proses Utama Knowledge Management

(Sumber : Information Week, Jeff Angus & Jeetu Patel, 1998)

Proses Utama Aktifitas

Pengumpulan & pemasukan data OCR & scanning

Pemasukan suara

Mengambil informasi dari berbagai sumber

Mencari informasi untuk dimasukan

Pengorganisasian / pengkatalogkan Pengindexan

Pemfilteran

Link/penghubungan

Pemurnian & Pemberian konteks Kerjasama

Compacting

Projecting

Data Mining

Aliran diseminasi (penyebaran) Sharing

Alert

Push

20

2.2.4 Faktor-Faktor Penting Dalam Implementasi KM

Gambar 2.4 Building Knowledge Management Team

(Sumber : Bryant Scott, Terborg James, 2008)

Untuk mengimplementasikan sebuah knowledge management dalam mencapai

tujuan dari sebuah organisasi maka langkah pertama adalah membuat knowledge

management team, yang dimana disini masing-masing sektor memiliki keahlian

dimasing-masing bidangnya seperti sektor-sektor yang ada diatas. Sehingga dalam

menjalankan sebuah knowledge management system disebuah perusahaan dapat

berjalan dengan lancar, karena kenapa sebuah knowledge management system yang

mana dapat mendapatkan harapan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh sebuah

organisasi ataupun perusahaan yang ingin ditujunya yaitu sebuah kesatuan dalam

pengetahuan. Menurut buku Paul L Tobing (2007) yang berjudul “Knowledge

21

Management konse, arsitektur dan implementasi”, menerangkan bahwa dalam

mengimplementasikan sebuah knowledge management adalah sebagai berikut :

a. Manusia

Pada hakekatnya knowledge management berada didalam pemikiran manusia

berupa tacit knowledge. Carla O’Dell mengatakan bahwa 80% knowledge berupa tacit

knowledge dan hanya 20% berupa knowledge eksplisit. Girard (2006) disamping sebagai

sumber knowledge, manusia pada hakekatnya juga merupakan pelaku dari proses-proses

yang ada didalam KM. Jika proses knowledge sharing dan knowledge creation tidak

dapat berjalan dengan lancar, maka persoalan utamanya adalah karena tidak ada

kemauan dan kemampuan manusia untuk melakukannya.

b. Leadership (kepemimpinan)

Peran yang sangat kritis yang harus dijalankan oleh pemimpin adalah membangun

visi yang kuat, yaitu visi yang dapat menggerakkan seluruh anggota organisasi untuk

mencapai visi tersebut. Visi tidak hanya sekedar statement (pernyataan). Yang bersifat

retorik tetapi harus diikuti oleh tindakan nyata dari pimpinan itu sendiri dalam

memberikan teladan dan keyakinan kepada seluruh anggota organisasi bahwa memang

organisasi sungguh-sungguh diarahkan dan digerakkan menuju visi yang telah

ditetapkan.

c. Teknologi

Perkembangan teknologi informasi (TI) yang sudah merasuk ke semua aspek

kegiatan manusia membuat penggunaan teknologi informasi yang menjadi salah satu

enabler (pemungkin) dari KM. Perkembangan TI membuat semakin banyak proses yang

diotomatisasi dan juga semakin banyak pekerja yang menghabiskan waktunya didepan

22

komputer baik untuk melakukan pekerjaan analisis, mengeksekusi proses bisnis, maupun

untuk berkomunikasi. internet saat ini sudah menjadi interface dan sekaligus integrator

antara manusia dengan manusai lain.

Perkembangan teknologi internet dan berbagai aplikasi didalamnya membuat

teknologi ini menjadi ketinggalan zaman utama pengembangan KM tool. Tujuan utama

dari penggunaan teknologi internet dalam KM adalah untuk mendistribusikan knowledge

melalui internet, intranet, ataupun ekstranet yang memungkinkan knowledge yang

dimiliki perusahaan dan karyawan tersebar secara corporate wide (perusahaan yang

luas) dan menjadi milik kolektif perusahaan atau organisasi. Selain berfungsi sebagai

media utama pendisribusian knowledge, penggunaan teknologi informasi dalam KM juga

sangat berperan dalam mengeksekusi berbagai proses di KM yaitu :

• Capture (menangkap), generate (menghasilkan) atau akusisi knowledge.

• Kodifikasi knowledge.

• Knowledge maintenance (validasi, pemeliharaan integritas knowledge).

• Security for knowledge (pengamanan dari pengetahuan).

• Memonitor pemanfaatan knowledge.

d. Organisasi

Organisasi berkaitan dengan penanganan aspek operasional dari aset-aset

knowledge, termasuk fungsi-fungsi, proses-proses, struktur organisasi formal dan

informal, ukuran dan indikator pengendalian, proses penyempurnaan, dan rekayasa

proses bisnis. Organisasi yang supportif dalam KM adalah organisasi yang menghargai

knowledge dan yang memilikinya. Organisasi ini sangat fleksible dan sangat mudah

menyesuaikan diri dengan perubahan. Galbraith et al (2002) menyatakan bahwa

reconfigurable organization (organisasi yang dinamis) adalah organisasi yang mampu

23

mengkombinasi dan mengkombinasikan ulang skill, kompetensi, dan sumber daya

organisasi untuk merespon perubahan-perubahan lingkungan. Sehingga jenis organisasi

ini adalah berbasis pengetahuan.

e. Learning

Garvin (1998), mendefinisikan learning organization (organisasi pembelajaran)

sebagai keterampilan organisasi dalam lima aktifitas utama yaitu :

1. Penyelesaian masalah secara sistematis.

2. Pengujicobaan pendekatan-pendekatan baru.

3. Belajar dari pengalaman masa lalu.

4. Belajar dari praktek terbaik.

5. Transfer/sharing knowledge (berbagi pengetahuan) secara cepat dan efisien

ke seluruh organisasi.

Proses learning menjadi sangat penting dalam KM, karena melalui proses inilah

diharapkan muncul ide-ide, inovasi dan knowledge baru, yang akan menjadi komoditas

utama yang mendorong dalam proses KM.

2.2.5 Knowledge Management System Consulting Perspective

Gambar 2.5 Mindmap Consulting Perspective KMS

(Sumber : Chen Hsinchun, 2001)

24

Dalam mempelajari sebuah terminologi tentang Knowledge Management System

lebih dalam lagi, saya memiliki sebuah saran – saran dan perspektif dari beberapa

konsultan terkenal dimancanegara, yang mana para perusahaan konsultan ini sudah

malang-melintang didunia organization learning based (organisisi yang berbasiskan

pembelajaran), khususnya dalam kasus Knowledge Management. Data-data di bawah ini

dikutip dari Artificial Intelligence Lab, University of Arizona. Tucson Chen, Hsinchun

(2001).

• DATAWARE TECHNOLOGY mengemukakan bahwa knowledge management

system memiliki 7 metodologi pemikiran seperti :

1. Indentify business problem (identifikasikan masalah bisnis)

2. Prepare to change (persiapan untuk berubah)

3. Create knowledge management team (membuat tim manajemen pengetahuan)

4. Perform a knowledge audit and analysis (menganalisa dan membuat audit

performansi pengetahuan).

5. Define the key features of the solution (menjelaskan fitur kunci dari sebuah

solusi)

6. Implement the building blocks for knowledge management (menjalankan dan

membangun penghalang untuk manajemen pengetahuan).

7. Link knowledge to people (menghubungkan pengetahuan ke orang).

• DELPHI GROUP’s mengemukakan bahwa knowledge management system memiliki

8 metodologi pemikiran seperti :

1. Key concepts and frameworks for KM (kunci konsep dan kerangka untuk

manajemen pengetahuan).

2. How to use KM as a competitive tool (bagaimana untuk menggunakan

manajemen pengetahuan sebagai alat untuk bersaing).

25

3. The culture and organization aspects of KM (budaya dan aspek organisasi

manajemen pengetahuan).

4. Best practices in KM (pelatihan terbaik didalam manajemen pengetahuan).

5. The technology of KM (teknologi manajemen pengetahuan).

6. Market analysis (analisa pasar).

7. Justifying KM (membenarkan/mensejajarkan manajemen pengetahuan).

8. Implementing KM (implementasi manajemen pengetahuan).

• ANDERSEN CONSULTING mengemukakan bahwa knowledge management system

memiliki 6 metodologi pemikiran seperti :

1. Acquire (mendapatkan)

2. Create (menciptakan).

3. Synthesize (menyatukan).

4. Share (berbagi).

5. Use to achieve organizational goals (digunakan untuk mencapai sasaran/tujuan

organisasi).

6. Establish an environment conducive to knowledge sharing (mendirikan sebuah

lingkungan kondusif untuk berbagi pengetahuan).

• PRICEWATERHOUSECOOPERS mengemukakan bahwa knowledge management

system memiliki 5 metodologi pemikiran seperti :

1. Find (mencari).

2. Filter for relevance (menyaring untuk relevan).

3. Format to problem (susunan untuk permasalahan).

4. Forward to right people (mengajukan ke orang yang tepat).

5. Feedback from users (timbal balik dari para pengguna).

26

• ERNST & YOUNG mengemukakan bahwa knowledge management system memiliki

4 metodologi pemikiran seperti :

1. Knowledge generate (menghasilkan pengetahuan).

2. Knowledge representation (penyajian pengetahuan).

3. Knowledge codification (kodifikasi pengetahuan).

4. Knowledge application (aplikasi pengetahuan).

2.3 Arsitektur Manajemen Pengetahuan Tujuan penyusunan arsitektur KM adalah untuk menyediakan kerangka dan landasan

bagi pengembangan dan pengoperasian inisiatif KM. sedangan arsitektur KM didefinisikan

sebagai deskripsi tentang komponen dan kapabilitas serta keterkaitan atau interrelationship

antar komponen dalam merealisasikan keuntungan dan manfaat KM terhadap perusahaan.

Elemen-elemen yang ada dalam arsitektur KM adalah strategi KM, peran dan value

propotion, model operasi, dan arsitektur operasi.

Gambar 2.6 Empat Elemen Dasar Arsitektur Knowledge Management

(Sumber : Knowledge Management, Tobing L Paul, 2007 : h 35)

27

2.3.1 Strategi Manajemen Pengetahuan

Strategi KM merupakan penjabaran dari strategi bisnis perusahaan. Dalam strategi

KM diformulasikan visi, misi, dan obyektif strategis dari pengelolaan knowledge yang

mendukung visi, misi, dan obyektif perusahaan. Kemudian pada tahapan selanjutnya

dilakukan identifikasi tentang langkah-langkah apa yang harus diterapkan dari sisi KM

dalam mendukung pengimplementasian strategi bisnis dan pencapaian objektif startegis

dari perusahaan. Penyelarasan strategi KM dengan strategi bisnis perusahaan dilakukan

melalui suatu kerangka, yaitu gambar dan penjelasannya dapat dilihat dibab selanjutnya.

Strategi KM perlu dirumuskan dengan hati-hati dan tidak hanya sekedar dokumen

panjang. Proses implementasi KM merupakan perjalanan panjang yang membutuhkan

visi, arah yang jelas dan tingkat komitmen dan kedisiplinan yang tinggi dituangkan dalam

strategi KM.

2.3.2 Peran dan Value Proposition KM Untuk menjelaskan poin ini akan diambil contoh melalui kasus implementasi KM di

Telkom. Pada saat awal implementasi KM di Telkom, para karyawan dan manajemen

memiliki pemahaman yang sangat bervariasi terhadap KM. Pemahaman ini juga

menimbulkan ekspektasi yang berbeda dari karyawan dan manajemen yang potensial

menimbulkan kebingungan dan beban terlalu besar bagi pengelola knowledge, apalagi

jika dituntut untuk memenuhi keinginan semua pihak.

Ada tiga pilihan peran yang dapat muncul dalam pengelolaan knowledge yaitu :

• Pertama, knowledge management diarahkan untuk mengelola knowledge sebagai

produk. Artinya pengelolaan knowledge mengkonsentrasikan dari dalam melakukan

kodifikasi knowledge dan menempatkan dalam reporsitory knowledge (penyimpanan

pengetahuan) yang dapat diakses oleh karyawan sesuai otoritasnya.

28

• Kedua, KM diarahkan untuk mempertemukan antara orang yang memiliki

knowledge (knowledge producer) dengan orang yang membutuhkan knowledge

(knowledge consumer). Konsekuensi dan pilihan ini adalah pengelolaan knowledge

harus dapat mengidentifikasi orang-orang yang memiliki knowledge tertentu dan

mempertemukannya dengan orang-orang yang membutuhkannya.

• Ketiga, memerankan kedua pilihan tersebut diatas sekaligus, peran ini

mengkombinasikan pilihan pertama dan kedua, membutuhkan sumber daya yang

lebih besar, jika sumber daya tidak cukup, maka pengelolaan knowledge bisa

menjadi stagnan (diam ditempat) dan tidak fokus.

Namun sekian banyak keuntungan yang ditawarkan oleh KM, dari penelitian

Anantatmulya (2005) menyimpulkan bahwa hasil atau manfaat yang paling disukai oleh

perusahaan (organisasi profit) dari hasil implementasi KM adalah :

1. Meningkatkan hasil kolaborasi dalam perusahaan

2. Meningkatkan keterampilan karyawan

3. Meningkatkan mutu produk dan layanan

Dalam melakukan pemilihan manfaat yang ingin ditawarkan, unit pengelola

knowledge perlu melakukan identifikasi masalah-masalah krusial yang sedang dihadapi

perusahaan saat ini dan yang akan datang.

2.3.3 Model Operasi KM

Dengan mengambil analogi dengan terminologi bisnis, maka KM harus memiliki

layanan produk yang harus dijual kepada para pengguna. Dalam merancang model

operasi, pengelola knowledge harus melakukan analisis tentang kondisi ketersediaan

knowledge perusahaan untuk menentukan kebutuhan knowledge perusahaan, dan

29

mengidentifikasikan unit serta personil yang mana yang membutuhkan knowledge

tersebut. Organisasi dapat menyediakan knowledge dengan berbagai cara antara lain :

• Melakukan kodifikasi knowledge kemudian menyimpannya di knowledge base

(basis pengetahuan) perusahaan dan memberi otoritas kepada pekerja atau unit

yang membutuhkan untuk mengakses dan mendapatkan kembali knowledge.

• Mengirim personil yang telah diseleksi untuk mengikuti pelatihan untuk

mengakusisi knowledge yang dibutuhkan.

• Mengundang expert (internal atau ekternal) untuk membagikan pengetahuannya

melalui program yang mirip in house training (pelatihan sederhana).

• Melakukan benchmark (tolak ukur) kepada perusahaan lain yang dianggap

memiliki knowledge yang dibutuhkan.

• Mendorong anggota organisasi untuk menggali secara mandiri pengetahuan yang

dibutuhkannya, misalnya dengan melakukan bedah buku, melakukan riset,

membuat prototype dan memfasilitasi kelompok diskusi intensif dalam bentuk

special interest group (SIG), forum group discussion (FGD), atau community

practice (CoP).

2.3.4 Arsitektur Operasi KM

Dalam arsitektur operasi knowledge management terdiri dari komponen yaitu :

proses, organisasi, dan teknologi.

2.3.4.1 Proses

Dalam sebuah proses utama dalam arsitektur operasi KM sangat beragam, baik

itu dari sisi terminologi maupun dari pengertian, dimana didalam secara proses itu

sendiri KM diciptakan untuk kemajuan organisasi atau perusahaan dalam mencapai

30

visi dan misinya, dimana untuk lebih dalam lagi kita memahami proses KM lebih

lanjut maka lihat point-point penting di bawah ini :

• Proses – proses utama dalam KM

Terminologi pembagian proses-proses utama dalam KM sangat bervariasi. Ada

yang membagi dalam tiga proses utama yaitu akusisi, sharing, dan utilisasi

knowledge itu menurut Tiwana (2000). Jika menurut De jannet (1996) bahwa

KM memiliki proses yang terdiri dari knowledge creation (penciptaan

pengetahuan), knowledge interpretation (menerangkan pengetahuan),

knowledge dissemination and use (penyebaran dan penggunaan pengetahuan),

serta knowledge retention and refinement (penahanan dan penjelasan ulang

pengetahuan). Sementara diberbagai literatur lainnya pembagian proses kurang

lebih sama yaitu : knowledge creation (penciptaan pengetahuan), knowledge

retention (Penahanan pengetahuan), knowledge sharing (berbagi pengetahuan),

dan knowledge utilization (pemanfaatan pengetahuan).

• Pengoperasian KM secara virtual

Untuk menjalankan KM secara virtual maka perusahaan atau organisasi

membutuhkan apa yang namanya KM tool. Dimana KM tool memfasilitasi collect

(koleksi) dan connect (hubungan) dalam pengimplementasian secara virtual,

untuk mengoperasikan KM tool, dibutuhkan pengorganisasian atau pembagian

kerja dari para petugas diunit KM, yaitu :

1. Petugas administrasi konten, yaitu petugas yang melakukan administrasi

konten, menyimpan knowledge, membuat directory knowledge, dan

merapikan penyimpanan knowledge dalam repository KM tool, sehingga

senantiasa mudah diakses oleh orang yang membutuhkan.

31

2. Petugas administrasi system, yaitu petugas yang bertanggung untuk

memastikan bahwa fungsi-fungsi dan kapabilitas KM tool berfungsi dengan

semestinya.

3. Petugas administrasi expert, petugas ini berfungsi untuk mendata dan

memutakhirkan data expert dan membuka forum-forum virtual (CoP). Selain

itu, petugas ini juga berfungsi untuk memonitor aktifitas forum-forum virtual

dan memastikan agar pengetahuan yang tercipta diforum virtual dapat

dipindahkan ke memory, dan terakhir masuk ke dalam data warehouse.

4. Help desk, yaitu sebagai contact center untuk semua keluhan terkait

dengan pengoperasian KM tool. Dimana help desk itu sendiri fungsinya ialah

menampung dan menangani berbagai pertanyaan dan keluhan yang

dihadapi oleh pengguna.

• Menjalankan KM melalui forum tatap Muka

KM Tool sangat membantu dalam memfasilitasi knowledge sharing sehingga

knowledge yang didapat disebarkan secara luas ke semua karyawan korporasi

yang memiliki akses ke KM Tool. Sebuah forum tatap muka banyak sekali

tersedia model yang kreatif atau proses penyelesaian masalah yang belum

dapat diimplementasikan secara efektif pada forum online, seperti

brainstorming, diagram tulang ikan ishikawa, stakeholder analysis, idea

generation, nominal group technique (NGT), force field analysis, red team,

knowledge café brainstorming dan after action review (AAR).

32

2.3.4.2 Organisasi

Sub komponen organisasi juga menyangkut budaya perusahaan berupa nilai-

nilai kolektif yang dianut dan berlaku di perusahaan. Agar lebih kondusif terhadap

implementasi KM perlu dikembangkan organisasi pembelajaran (learning

organization). Yaitu dengan menumbuhkan keterampilan organisasi dalam aktifitas-

aktifitas pemecahan masalah secara sistematik, pengujicobaan, pendekatan-

pendekatan baru, pembelajaran dari pengalaman masa lalu, pembelajaran best

practice dari pihak lain, dan pentransferan knowledge secara cepat dan efisien ke

seluruh organisasi. Untuk mempelajari lebih dalam lagi mengenai arsitektur KM ke

dalam organisasi adalah sebagai berikut :

• Implementasi KM dan perancangan organisasi

Perubahan strategis menuntut adanya perubahan struktur organisasi

perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan bagaimana sebuah

perusahaan mengalokasikan dan memposisikan sumber daya yang dimilikinya

dan mengatur interaksi antar pekerja, unit dan posisi sehingga membentuk

suatu formasi dan pola “permainan” yang fit dengan strategi yang ditetapkan

serta efektif dan efisien dalam memenangkan kompetisi.

• Karakteristik organisasi pengelola manajemen pengetahuan

Pengelolaan knowledge sangat berbeda dengan pengelolaan asset perusahaan

lain. Dalam pengeloalaan asset intelektual ini, berbagai karakteristik berikut

sebaiknya dipenuhi baik dari segi struktural maupun dari sisi karakteristik

individu yang menduduki struktur-struktur yang ada karakteristik struktur :

1. Tidak bersifat birokratis, prosedur administratif terhadap substansi

knowledge berada pada level yang minimal.

33

2. Unit-unit berbentuk sel-sel yang menyebar diberbagai unit tetapi tetap

terkordinasi.

3. Tidak heirarkis, sehingga kesan hubungan atau proses atasan bawahan

sebaiknya tidak ada.

Karakteristik personil pengelola knowledge :

1. Seorang pemimpin yang dapat bersikap professional, bukan birokrat

yang memegang teguh prosedur dan memiliki mentalitas

atasan/bawahan.

2. Wawasan yang luas atau seorang generalis.

3. Memiliki profesionalisme networking yang luas baik diinternal

perusahaan maupun diluar perusahaan.

4. Komunikatif, yaitu mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara

virtual dan tatap muka

5. Fasilitator, mampu memfasilitasi berbagai pihak dan dalam berbagai

knowledge, berkolaborasi dan belajar.

• Posisi – posisi penting dalam organisasi KM

Sehubungan dengan pengorganisasian KM, maka diberbagai perusahaan

atau organisasi sudah muncul berbagai nama-nama posisi yang variatif

dalam unit KM. Beberapa penamaan posisi didalam KM dan fungsinya

dijelaskan sebagai berikut :

1. Chief Knowledge Officer, dimana posisi menduduki pimpinan tertinggi

pengelolaan knowledge dalam suatu perusahaan yang bertanggung

jawab untuk :

Menciptakan visi pengelolaan knowledge.

34

Mensosialisasikan dan menjual konsep dan inisiatif KM serta

membagi visi kepada manajemen senior.

Menyampaikan manfaat-manfaat KM yang memberikan kontribusi

significance terhadap keberhasilan perusahaan.

2. Assistant Vice President Knowledge Management (AVP KM),

dimana pada posisi ini tugasnya adalah sebagai berikut :

Memastikan tersedianya strategi dan kebijakan knowledge

management dan memonitor efektifitas implementasi.

Memastikan tersedianya kesisteman knowledge management.

Melakukan kampanye dan penyebarluasan penggunaan KM.

3. Senior Officer KM Operation, yang bertugas membantu AVP KM

dalam :

Memastikan tersedianya usulan forum expert dan monitoring

berjalannya forum expert.

Memastikan berfungsinya knowledge sharing virtual dan tatap

muka.

Memastikan tersedianya laporan performansi system aplikasi KM

tool.

4. Senior Officer KM systems Development, yang bertugas

membantu AVP KM dalam :

Menyusun strategi & kebijakan knowledge management.

Menyusun alternatif pemilihan system & model KM.

Menyusun arsitektur kesisteman KM.

Menyusun requirement system aplikasi KM tool.

35

2.3.4.3 Teknologi

Teknologi ialah salah satu enabler (pemungkin) yang membuat

pengeksekusian proses-proses didalam KM lebih efektif dan efisien. Gilardo (2005)

menyebutkan empat peran utama teknologi bagi perusahaan global yang diyakini

juga relevan untuk perusahaan-perusahaan berskala nasional yaitu :

• Memelihara dan menjaga jejak dari data-data transaksi operasional.

• Menganalisa lingkungan bisnis.

• Memberikan dukungan dalam proses pengambilan keputusan.

• Meningkatkan kolaborasi dan pengambilan keputusan oleh kelompok.

Gilardo (2005) juga membuat daftar dari teknologi KM yang tersedia untuk

perusahaan global, yaitu :

• Portal.

• Business Intelegence (intelejen bisnis).

• Document Management (dokumen manajemen).

• Intellegent Agent (agen intelejen).

• Search Engines Optimization (optimisasi mesin pencarian).

• Knowledge Resources Directories (direktori sumber pengetahuan/semacam

buku).

• Costumers Relationship Management /CRM (manajemen hubungan

pelanggan).

• Messaging/E-mail (pesan elektronik).

• Groupware atau Colaboration Technologies (pengelompokan/teknologi

kolaboratif).

• Remainder/Web Calenders (pengingat/kalender web).

36

• DSS/Decision Support System (sistem pendukung keputusan).

• Workflow and Tracking (arus kerja dan penelusuran).

• Web Casting.

• E-learning/Web based Training/Multimedia Based Training/Computer Based

Training (pembelajaran elektronik/pelatihan berbasis web/pelatihan berbasis

multimedia/training berbasis komputer).

• Content Management (Manajemen Konten).

Pemilihan teknologi dan aplikasi diatas disesuaikan dengan proses bisnis,

aliran knowledge dan system distribusi knowledge serta fungsi-fungsi organisasi

yang telah dikembangkan dan disesuaikan dengan kebutuhan yang ada.

2.4 Budaya Pendukung Manajemen Pengetahuan

2.4.1 Implementasi Knowledge Management Berpusat Kepada Manusia Dalam bab-bab sebelumnya komponen arsitektur operasi KM yaitu teknologi,

organisasi, dan proses sudah dibahas. Kita sekarang akan membahas tentang budaya,

yang juga merupakan bagian dari komponen organisasi yang membentuk arsitektur

operasi KM. budaya merupakan salah satu enabler sekaligus barrier (halangan) yang

paling potensial terhadap suksesnya implementasi KM.

2.4.2 Budaya Sharing Kunci Sukses Implementasi KM Perbedaan yang mendasar antara aset fisik dan asset knowledge terletak kepada

proses peningkatan nilai. Nilai asset fisik akan berkurang jika dipergunakan dan

cenderung bertambah atau memiliki nilai tetap jika dipergunakan. Inti dari Knowledge

Sharing ialah mencoba untuk menambahkan value dari knowledge yang dimiliki

37

perusahaan. seseorang yang melakukan knowledge sharing tidak akan kehilangan

knowledge yang dimilikinya tetapi justru melipat gandakan nilai dari knowledge tersebut.

2.4.3 Elemen – Elemen Budaya Sharing

Untuk suksesnya pembentukan budaya sharing sebagai inti KM, perusahaan harus

memenuhi syarat organisasional atau kultural sebagai berikut :

• Peran kepemimpinan berupa kemampuan merumuskan visi, keterlibatan

langsung, pemberian dukungan dan advokasi.

• Budaya perusahaan yang memberikan iklim kepercayaan dan keterbukaan.

• Adanya kemauan dari pimpinan organisasi untuk mempromosikan knowledge

sharing dan kolaborasi.

• Perusahaan memiliki struktur organisasi yan adaptif.

2.5 Penyelarasan Strategi Knowledge Management dengan Strategi Bisnis

perusahaan.

2.5.1 Strategi Perusahaan dan Strategi KM Menurut kamus Longman (2003) strategi merupakan “planned series of actions for

achieving something “ atau merupakan tindakan-tindakan yang terencana dalam rangka

mencapai sesuatu. Strategi perusahaan merupakan salah satu fondasi yang harus tetap

diacu dalam menyusun implementasi setiap inisiatif-inisiatif suatu organisasi, termasuk

didalamnya inisiatif implementasi KM. dalam strategi tercakup visi, misi, objektif, dan

program serta langkah-langkah yang akan dilakukan oleh suatu perusahaan atau

organisasi.

38

2.5.2 Integrasi Knowledge Dengan Strategi Organisasi

Ada dua tahap utama yang dapat diidentifikasikan pada proses yang berkaitan

dengan strategi organisasi, yaitu tahap formulasi strategi dan tahapan implementasi

strategi. Ada perbedaan karateristik antara knowledge yang dibutuhkan untuk tahap

implementasi strategi. Karakteristik knowledge untuk tahap formulasi strategi lebih

banyak berbentuk knowledge yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti

knowledge tentang pasar, peta persaingan (termasuk knowledge tentang competitor),

karakteristik pelanggan dan performansi produk. Sedangkan knowledge untuk tahap

implementasi strategi (termasuk inisiatif dan proses bisnis) lebih fokus kepada knowledge

yang memberi tuntunan dalam pengambilan keputusan yang bersifat operasional.

2.5.3 Integrasi Pengetahuan Dengan Proses Bisnis

Ketika dipastikan bahwa knowledge sudah tersedia untuk mendukung implementasi

suatu proses bisnis, tidak serta merta bahwa knowledge itu akan menyatu didalam

proses bisnis. Untuk mengintegrasikan knowledge ke dalam proses bisnis/manajemen,

perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :

• Identifikasi proses bisnis (what to do).

• Identifikasi metodologi yang digunakan untuk pelaksanaan proses bisnis.

• Identifikasi tool yang akan digunakan untuk melakukan proses bisinis itu.

• Identifikasi kualifikasi atau knowledge level dari personil yang menjadi

penanggung jawab dan eksekutor dari proses bisnis.

• Identifikasi output dari proses bisnis dan indikator keberhasilannya.

• Pemetaan kebutuhan knowledge untuk masing-masing proses bisnis dan

dampaknya terhadap output suatu proses.

39

2.5.4 Efektifitas Dan Efisiensi KM

Tujuan utama KM adalah memastikan tersedianya knowledge yang dibutuhkan

pada saat yang tepat dan untuk orang yang tepat yang penggunaannya akan

meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi atau untuk menciptakan nilai bagi

perusahaan untuk kebutuhan knowledge dan tingkat kepentingannya perlu dirumuskan

sebagai acuan utama penyediaan knowledge.

Tingkat ketersediaan knowledge yang tinggi, tidak menjamin bahwa KM diorganisasi

tersebut sudah berjalan dengan efektif. Knowledge overload dapat terjadi jika ketika

ditemukan link yang tepat antara ketersediaan knowledge dengan tingkat kebutuhan dan

tingkat kestrategisan dari knowledge.

Gambar 2.7 Efektifitas dan Efisiensi KM

(Sumber : Smeltzer dan Bonello, 2004)

TIDAK EFEKTIF

TARGET

TARGET

TIDAK EFISIEN

R E N D A H

T I N G G I

40

2.6 Pengukuran Performansi Manajemen Pengetahuan

Dalam pengimplementasian KM secara menyeluruh dimana hal yang diharapkan dari

sebuah perusahaan atau organisasi ialah suatu keefektifan dan integritas informasi antar

sesama, dimana disuatu perusahaan harus melakukan sebuah pengukuran performansi,

dimana hal ini sangat berguna sekali dilakukan, karena kita bisa mengukur apakah tujuan

dan strategi yang diharapkan sudah tercapai atau tidak.

Mengapa hal ini perlu dilakukan dalam sebuah perusahaan, berikut ini alasan-alasan

mengapa hal ini perlu dilakukan dalam pengukuran performansi KM :

• Indikator-indikator kinerja tradisional yang dianut sebagian besar perusahaan saat

ini, masih berfokus kepada masa lalu (apa yang telah dilakukan dan dicapai), kurang

memberi arah atau pedoman yang jelas terhadap apa yang harus dilakukan saat ini

dan saat yang akan datang.

• Agar manajemen dapat membuat keputusan yang benar.

• Agar perusahaan dapat mencapai objektif strategis.

• Agar fokus pada beberapa prioritas kunci.

• Untuk bechmarking.

• Agar personil diberi tanggung jawab untuk pencapaian target perusahaan dan

memberi perhatian yang lebih fokus pada area-area kritis.

• Agar dapat melakukan perbaikan dan penyempurnaan secara kontinyu

(berkelanjutan).

• Untuk menerjemahkan strategi ke aktifitas operasional yang tepat.

Untuk melakukan pengukuran performansi banyak beberapa pendekatan yang

digunakan sejauh ini oleh banyak perusahaan atau organisasi diantaranya yaitu pendekatan

41

Balanced Scorecard (BSC), Skandia Navigator, IMPaKT, dan Pendekatan dari Department of

the Navy (DON) Amerika Serikat, dan sebagainya.

2.6.1 Balanced Scorecard (BSC)

BSC dikembangkan oleh Kaplan dan Norton pada awal tahun 1990an merupakan

pendekatan yang semakin banyak digunakan diberbagai perusahaan untuk mengukur

performansi organisasi, dan merupakan salah satu metode yang diadopsi secara luas

dalam KM. dimana BSC menghubungkan strategi organisasi dan objektif-objektif yang

diukur dalam empat perspektif utama, yaitu :

• Financials, dimana hal ini menyangkut bagaimana perusahaan memberi nilai

tambah kepada pemegang sahamnya, contoh : profitability dan cash flow.

• Costumers, menyangkut manfaat apa yang diperoleh pelanggan dari

perusahaan ?, Apakah kebutuhan dan ekspektasi pelanggan terpenuhi ?, contoh

: kepuasan pelanggan dan pangsa pasar.

• Proses Bisnis Internal, menyangkut tindakan-tindakan apa aja yang harus

dilakukan dengan excellence agar berhasil. Apa saja proses-proses yang penting

yang memiliki dampak terbesar terhadap pelanggan dan target-target financial ?,

contoh : kecepatan keberhasilan tender dan kecepatan penanganan keluhan

pelanggan.

• Learning & Growth, menyangkut orientasi ke sukses dimasa depan,

bagaimana sebuah perusahaan dapat dengan konsisten menambah value,

contohnya : biaya per unit, dan produk-produk baru yang diluncurkan.

2.6.2 Skandia Navigator

Skandia AFS adalah sebuah perusahaan swedia yang bergerak dalam bidang jasa

keuangan dan tercatat sebagai pionir dalam melakukan pengukuran knowledge yang

42

dimilikinya. Skandia AFS secara ekstensif mencoba banyak tool dan metode – metode

dalam bidang intellectual capital (IC), dan akhirnya mengembangkan tool ICnya sendiri

yang dinamai Skandia Navigator. Skandia Navigator adalah sebuah tool untuk

mengevaluasi soft asset dari suatu organisasi, seperti system manajemen pelaporan

yang membantu manager memvisualisasikan dan mengembangkan indikator-indikator

yang merefleksikan asset-asset intangible (aset tak berwujud). Indikator IC Skandia

Navigator dihasilkan melalui analisis dari 164 indikator/metric (91 berbasis intellectual

dan 73 berbasis financial tradisional yang mencakup 5 area yaitu :

Gambar 2.8 Kerangka Skandia Navigator

(Sumber : Knowledge Management, Tobing L Paul, 2007 : h 174)

Menurut Bose (2004) 5 fokus area yang juga disebut sebagai perspektif adalah

financials, costumers, proses, renewal & development, seperti yang ditunjukan pada

gambar diatas.

2.6.3 IMPaKT Pada tahap awal implementasi KM, pemilihan indikator yang berbasis kepada

aktifitas masih dapat diterima, hal ini penting untuk menggalang antusiasme seluruh

FINACIALS FOCUS

COSTUMER FOCUS

PROCESS FOKUS

RENEWAL & DEVELOPMENT

HUMAN FOCUS

43

anggota organisasi untuk terlibat aktif dalam proses KM, terutama sharing, belajar dan

memanfaatkan knowledge untuk pekerjaannya sehari-hari.

Tetapi pada tahap selanjutnya, unit KM harus lebih mengintegrasikan performansi

KM dengan performansi bisnis perusahaan secara utuh, untuk itu perlu disusun kerangka

pengukuran performansi KM. Carrillo et al (2003) menawarkan sebuah kerangka yang

mengintegrasikan KM dengan IMPaKT (Improving Management Performance Through

Knowledge Transformation / improvisasi performansi manajemen melalui tranformasi

pengetahuan ).

Gambar 2.9 IMPaKT Kerangka Bisnis dan Inisiatif KM

(Sumber : Carrillo et al, 2003)

Pendefinisian Tujuan

Identifikasi tujuan bisnis/objektif strategis dan menyusun indikator

Bisnis Strategi

Assesment implikasi-implikasi tujuan bisnis terhadap knowledge base perusahaan

Identifikasi knowledge eksiting dari perspektif proses, manusia, dan produk

Menentukan knowledge gap dari perspektif proses, manusia, dan produk

Mengembangkan inisiatif-inisiatif KM dan menyelaraskannya dengan indikator/pengukuran

Strategi KM

Assesment Dampak dari inisiatif KM

Assesment hasil berdasarkan indicator-indicator performansi kunci

Assesment dari indicator- indicator proses, orang, dan produk

Evaluasi Strategi

KM

44

Seperti yang ditunjukan pada gambar 2.9 kerangka IMPaKT menggambarkan bahwa

untuk dapat mengakses dampak dari KM, maka inisiatif – inisiatif KM harus diselaraskan

dengan objektif strategis dari perusahaan melalui tiga tahap yaitu :

• Perumusan strategi bisnis korporasi

• Perumusan strategi KM

• Evaluasi dari strategi KM

2.6.4 Pendekatan Dari Department of the Navy (DON) Amerika Serikat

Untuk mengukur manfaat-manfaat KM tersebut, DON mengembangkan sebuah

kerangka yang mengaplikasikan tiga bentuk pengukuran performansi inisiatif KM, yaitu

indicator outcome, indicator output, dan indicator system. Indicator outcome mengukur

semua karakteristik organisasional seperti peningkatan produktifitas dan pendapatan.

Indicator output mengukur kualitas upaya-upaya, misalnya efektifitas dari lesson learned.

Terakhir, indicator system pengukuran efektifitas, fungsionalitas, kegunaan dan

responsifitas dari KM tool dan inisiatif-inisiatif KM lainnya seperti pembentukan special

interest group. Contoh dari masing-masing bentuk pengukuran ini dapat dilihat pada

tabel 5.1.

Tabel 2.2 Contoh Indikator Performansi KM

(Sumber : Metric Guide for KM initiatives, DON, dikutip oleh Ross & Schulte, 2005)

Inisiatif KM

Indicator System

Indicator Output

Indicator Outcome

Special Interest Group

• Jumlah Kontribusi

• Frekuensi Update

• Jumlah Anggota • Rasio jumlah

kontributor dengan jumlah anggota

• Jumlah trainee yang dilatih oleh rekan sekerjanya

• Jumlah masalah yang diselesaikan

• Peningkatan mutu dan efisiensi organisasional

• Pengetahuan yang dicapture

45

Expert atau direktori

expertise

• Jumlah akses ke

situs • Frekwensi

penggunaan • Jumlah

kontribusi • Jumlah

panggilan terhadap help desk.

• Waktu

penyelesaian masalah

• Jumlah masalah yang disolusi

• Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan expert

• Peningkatan mutu dan efisiensi organisasional

• Waktu dan uang yang dihemat melalui pemanfaatan knowledge expert dan knowledge base/directory expertise

Sistem Kolaborasi

• Waktu tanggap selama proses kolaborasi

• Jumlah pengguna

• Jumlah paten yang dihasilkan

• Jumlah artikel dan presentasi yang dihasilkan

• Jumlah proyek • Jumlah produk

baru • Rata-rata

learning curve • Waktu tanggap

proposal dan rasio keberhasilannya

• Pengurangan biaya dalam pengembangan, akusisi dan pemeliharaan produk

• Pengurangan jumlah delay

• Waktu tanggap yang lebih cepat terhadap proposal

• Pengurangan learning curve bagi karyawan baru.

46

2.7 MANAJEMEN PEMERINTAHAN

Dalam memahami manajemen pemerintahan mungkin banyak sekali ruang lingkup

untuk memahami itu semua, untuk kali ini saya membahas ruang lingkup yang sesuai dan

berhubungan dengan KNOWLEDGE MANAGEMENT, dimana kita harus memahami konsep

learning organization (Organisasi Pembelajaran) yang mana secara definisi adalah suatu

organisasi yang senantiasa mengembangkan kapasitasnya untuk membangun masa depan

(Peter Senge).

Suatu organisasi yang memiliki keterampilan menciptakan, menguasai dan

mempelajarkan pengetahuan serta dengan perubahan perilakunya mampu melakukan kilas

balik terhadap pengetahuan baru serta pandangannya (David Garvin).

• Memiliki otonomi.

• Memiliki daya tangkal terhadap intervensi pihak eksternal.

• Menghasilkan kualitas asli (Genuine Quality).

Berikut ini adalah karakteristik organisasi pembelajaran menurut Peter Senge (1996) :

1. Systems Thinking

• Fokus terhadap bagaimana sesuatu masalah akan dipecahkan melalui interaksi antar

elemen dalam suatu sistem.

• Lebih mengutamakan mengkaji elemen sistem yang lebih besar dan saling

berinteraksi daripada mengkaji bagian-bagian kecil dari suatu sistem.

2. Personal Mastery

• Dicapai melalui suatu proses peningkatan berkelanjutan atau disebut “generative

learning” senge (1996).

• Kendala antara dimana keberadaan seseorang saat ini dengan “keinginan” disebut

“creative tension”.

47

• Kreativitas akan muncul jika seseorang tidak puas dengan kondisi saat ini yang

mendorong dirinya untuk berubah.

3. Mental models

• Tetap dalam mental unilateral.

• Memaksimalkan menang dan meminimalkan kalah.

• Menekankan perasaan negatif.

• Berupaya serasional mungkin dimana seseorang mendefenisikan tujuannya serta

mengevaluasi perilakunya menurut ukuran apakah dia telah atau belum mencapai

tujuannya itu.

4. Building shared vision

• Bermula dari visi individu, yaitu sesuatu yang dipegang teguh sebagai kebenaran.

• Visi seseorang seringkali dimaknai sebagai sasaran yang hendak dicapai.

• Suatu organisasi haruslah dibangun diatas visi para anggotanya.

• Bagi pemimpinan ini berarti bahwa visi organisasi tidak boleh diciptakan hanya oleh

pimpinan, tetapi harus berasal dari hasil interaksi antar individu didalam organisasi

tersebut.

• Peran pemimpin dalam menciptakan “shared vision” adalah bersinergi dengan

bawahan untuk menciptakan visi organisasi (jangan memaksa kehendak) dengan

cara berdialog.

5. Team learning

• Tim adalah sekumpulan orang-orang yang mengerjakan sesuatu secara bersama-

sama (Robinson dan Finley).

• Fundamental bellets sebuah tim :

a. Tim pekerja merupakan unsur bangunan organisasi.

48

b. Tim harus mampu mengelola “kultur, proses, sistem serta hubungan kemitraan

antar mereka untuk mencapai kesuksesan.

• Karakteristik team learning yang handal, adalah :

a. Memiliki sasaran yang jelas dan senantiasa meningkat.

b. Struktur dibentuk berlandaskan orientasi hasil capaian.

c. Anggota tim memiliki kompetensi.

d. Bersatunya komitmen.

e. Lingkungan kerjasama kondusif.

f. Memiliki standard mutu.

g. Memiliki dukungan dan pengakuan eksternal.

h. Memiliki prinsif kepemimpinan.

Tabel 2.3 Paradigma Penyelenggaraan Organisasi Pemerintah (Organisasi Publik)

(Sumber : Thoha, dalam Widodo, 2005 : h 3)

No. Lama Baru

1. Rule government Good governance

2. Sentralisasi Desentralisasi

3. Rule/government Private sector/civil society

4. Masyarakat Powerless Masyarakat Powerful

5. Suka Mengatur Suka Melayani

6. Pendekatan Kekuasaan Fleksibel/Kolaboratis/Dialogis

7. Sloganis Realistis/Pragmatis

49

Tabel 2.4 Pergeseran Paradigma Organisasi

(Sumber : Ancok, dalam Usman, 2000 : h 138-139)

No. Dimensi Second wave Third wave

01 Sifat Organisasi Hierarchy (jejang) Networking

(jaringan)

02 Keluaran (output)

organisasi

Market share (memperbesar

pangsa pasar)

Creation (produk

baru)

03 Pengambilan

keputusan

Institusi Individu

(empowerment)

04 Gaya kerja organisasi Kaku Fleksibel

05 Kekuatan organisasi Stabilitas organisasi Kemampuan

adaptasi

06 Orientasi organisasi Self sufficiency Interdepencies

(saling

ketergantungan)

07 Tujuan organisasi Perencanaan strategik dan

tujuan yang ingin dicapai

Kualitas prima

08 Orientasi

kepemimpinan

Tertumpu pada pandangan

dogmatic

Gaya kepemimpinan

bervisi

09 Kualitas produk Kurang maksimal

menekankan tingginya

kualitas produk

Kualitas prima

10 Orientasi pegawai

bekerja

Memperoleh rasa aman

(security)

Pengembangan diri

(personal growth)

50

11 Orientasi pegawai pada

pekerjaan

Pengejaran status dan

pangkat

Berbuat sesuatu

yang berbeda

melebihi prestasi

orang lain

12 Kekuatan sumberdaya Pemilikan uang tunai dalam

jumlah yang besar (cash)

Pemilik informasi

13 Motivasi bekerja Menyelesaikan pekerjaan Membangun

sesuatu yang baru

14 Kultur organisasi Menghindari resiko (risk

aversive)

Keberanian

menghadapi resiko

(risk prone)

Ada banyak formula untuk membenahi manajemen, khasnya manajemen pelayanan publik,

antara lain melalui strategi pembenahan, yaitu : (1) privatisasi, (2) pelayanan prima, dan (3)

membangun visi dan orientasi baru Hardjosoekarto (1997).

Sedangkan Atmosudirdjo (1997) akan halnya David Osborne & Ted Gaebler (2003)

mengusulkan (1) perlunya semangat kewirausahaan dan (2) peningkatan kinerja, dan

Kristiadi (1997) mengusulkan perlunya penerapan manajemen modern.

Usul lain yang agak lebih lengkap, menuntut agar manajemen pelayanan public (1)

lebih professional, (2) memiliki jiwa entrepreneur, dan (3) mampu bertindak sebagai

fasilitator. Manajemen pelayanan public menjadi lebih bersifat administrative, dan oleh

karena itu penegasan kembali mengenai pelayanan publik yang “apolitis” sangat diperlukan.

Formula tesebut dikenal sebagai New Publik Manajemen (NPM), Manajemen Pelayanan yang

berwatak Entrepeneuralship atau Entrepreneurial Government (EG), dan New Public Servis

(NPS), dengan perbandingan secara ringkas sebagai berikut ini :

51

Table 2.5 Perbandingan Old Publik Administration (OPA), New Public Management (NPM),

New Public Service (NPS), Enterpreneural Government (EG), dan Electronic Government (EG)

(Sumber : Mukhlis Sukardi, 2005)

Model/ Dimensi

OPA NPM NPS EG

Tujuan Efisien dan professional

Palayanan prima

Kualitas pelayanan

Pelayanan dengan pemberdayaan

Insentif Fungsional struktural

System konsekuen

Fungsional struktural swasta

System konsekuen

Pertanggung jawaban

Pada klien dan konsikuen secara hirarkis

Pada kustomer ala pasar

Pada warga negara (citizens) secara multidimensional

Pada customer ala pasar

Kekuasaan Pada top management

Pada pekerja dan pengguna jasa

Pada warga negara

Pada pekerja dan pengguna jasa

Budaya

Arogan rutin Menyentuh hati, winning minds

Ramah inovatif Menyentuh hati, winning minds

Penekanan pada ketaatan menjalankan aturan dan efisiensi

Penekanan pada perombakan visi dan misi

Penekanan pada perombakan kultur pelayanan

Penekanan pada perombakan DNA birokrasi

Peranan pemerintah

Rowing (mendayung)

sterring serving sterring

Konsef kepentingan publik

Kepentingan public tercermin dalam UU yang secara politis sudah didesain pemerintah

Kepentingan public merupakan aggregate kepentingan individu

Kepentingan public merupakan hasil dialog mengenai nilai

Kepentingan publik merupakan aggregate (selisih) kepentingan individu

Electronic -Government (E-G)

52

Solusi paling rasional :

A. NEW PUBLIC MANAGEMENT (NPM)

1. Memfokuskan aktivitasnya hanya pada kegiatan manajemen, tidak pada aktivitas

kebijakan.

2. Mencoba melihat manajemen pelayanan publik pada segi penilian kinerja (performance

appraisal) dan efisiensi, tidak dari segi politis.

3. Dilakukan pemecahan manajemen pelayanan public menjadi badan-badan kecil dan

sederhana yang berkaitan langsung dengan kepentingan dasar pengguna jasa (user-pay

bases).

4. Menggunakan landasan pasar (quasimarkets) sebagai daya dorong bagi terciptanya

kompetisi.

5. Pemangkasan ekonomi biaya tinggi sehingga ongkos untuk memperoleh pelayanan

menjadi lebh murah.

6. Ditandai dengan gaya manajemen yang berorientasi pada output, cara tersingkat,

penggunaan insentif moneter, dan kebebasan pengelolaan Rhodes (1994).

7. Ada empat model NPM Ferlie (1995) :

• Model 1 the efficiency drive.

• Model 2 downsizing and decentralization.

• Model 3 in search of excellence.

• Model 4 public service orientation.

8. Penerapan model ini pertama kali dilakukan di Inggris oleh Margaret Thatcher (1980)

dengan mengusung sejumlah ahli yang sukses memimpin organisasi-organisasi bisnis ke

pemerintahannya sebagai penasehat ahli.

9. Semangat efisiensi dan penyerahan urusan publik ke pihak swasta dalam

pemerintahannya menjadi sangat besar (menuai hasil yang luar biasa), pertumbuhan

53

ekonomi meningkat, angka pengangguran berkurang, dan uang negara banyak dihemat

penggunaannya.

10. Negara-negara yang sukses menerapkan model ini adalah Australia, Kanada, dan New

Zealand. Negara-negara dengan sebutan Anglo Saxon termasuk UK Janet dan Robert

Denhardt (2003).

B. ENTERPRENEURAL GOVERNMENT (EG)

1. Istilah lain manajemen pelayanan publik, dengan ciri-ciri :

• Mengedepankan kompetisi.

• Mampu memberdayakan masyarakat (dengan membatasi peran birokrasi).

• Berorientasi pada hasil (outcome).

• Lebih menggunakan misi ketimbangan aturan sebagai daya dorongnya.

• Mencoba semaksimal mungkin mencegah (prevent) persoalan yang muncul

ketimbang memecahkannya.

• Menggunakan semua potensi yang ada untuk earning money ketimbang

membelajakannya.

• Mengedepankan desentralisasi dan mendorong partisipasi, mengadopsi mekanisme

pasar dalam manajemen pelayanan publik.

• Pengutamakan peran sebagai katalisator ketimbang sebagai pengelola pelayanan

publik.

2. Penerapan model ini pertama kali dilakukan oleh Clinton di Amerika Serikat (sukses),

dengan indikasi angka pengangguran menurun tajam, pertumbuhan ekonomi meningkat

pesat, dan peluang kerja terbuka lebar.

54

C. NEW PUBLIC SERVICE (NPS)

1. Muncul atas landasan teori sebelumnya, seperti teori demokrasi citizen, teori

pemberdayaan masyarakat sipil, teori organisasi yang humanis, dan teori posmo

administrasi publik.

2. Doktrin NPS, antara lain :

• Dilakukan secara demokrasi.

• Dilakukan secara strategis dan rasional atas dasar pertimbangan politik, ekonomi,

serta organisasi.

• Dilakukan dengan mengutamakan dialog untuk mencapai kesepakatan pelayanan.

• Menganggap pengguna jasa sebagai warga negara (citizen) dengan hak dan

kewajibannya yang melekat.

• Responsive terhadap kebutuhan warga negara.

• Memperhatikan aturan yang telah disepakati bersama, nilai-nilai yang berlaku di

masyarakat, norma-norma politik, standard pelayanan professional, serta interest

warga negara.

• Memberlakukan diskresi (penilaian) dan akuntabel meski banyak kendala.

• Memiliki struktur yang terbuka dan kepemimpinan yang kolaboratif.

• Memiliki motivasi yang kuat untuk melayani dan berkonstribusi pada masyarakat

banyak.

3. Kritik model ini terhadap model NPM dan EG adalah :

• Pelayanan publik yang dilakukan oleh birokrasi bukanlah melayani pelanggan

(customer), tetapi warga negara (citizen).

• Semangat yang ada dalam birokrasi publik ketika berhadapan dengan pengguna jasa

bukanlah “how to steer” tetapi how to serve”.

55

• Birokrasi publik haruslah berfikir secara strategic (think strategically) dan bertindak

secara demokratis (act democratically).

• Harus ada perjanjian antara birokrasi publik sebagai penyedia layanan dengan warga

negara sebagai pengguna jasa (citizen charter) yang memberikan kepastian kepada

pengguna jasa akan diberikan pelayanan standar dengan segala macam

konsekuensinya ketika pelayanan tersebut tidak didapatkannya.

4. Model ini diterapkan pertama kali di Inggris dan di beberapa negara lain seperti

Australia, New Zealand, Perancis, dan Belgia.

D. TEKNOLOGI INFORMASI ATAU E-GOVERNMENT DALAM PELAYANAN PUBLIK

1. Ide dasarnya adalah pada kebijakan buatlah sekali saja, maksudnya badan-badan/dinas-

dinas dan lembaga pemerintah berusaha menghindari duplikasi usaha, mematuhi

standar-standar umum dan menggunakan infrastruktur yang sama untuk melayani warga

masyarakat tanpa sekat.

2. E-Government adalah sistem manajemen informasi dan manajemen layanan masyarakat

berbasis internet.

3. Layanan ini diberikan oleh pemerintah kepada masyarakatnya dengan memanfaatkan

internet.

4. Akan muncul sangat banyak pengembangan modus layanan dari pemerintah kepada

masyarakat yang memungkinkan peran aktif masyarakat dimana diharapkan masyarakat

dapat secara mandiri melakukan registrasi perijinan, memantau proses penyelesaian,

melakukan pembayaran secara langsung untuk setiap perijinan dan layanan publik

lainnya.

5. Dengan bantuan teknologi internet akan dapat dilakukan darimana saja dan kapan saja.

56

6. Dengan memanfaatkan system e-government masyarakat akan menjadi lebih produktif

(tidak perlu antri dalam waktu yang lama).

7. Dengan adanya online system, masyarakat dapat memanfaatkan banyak waktunya untuk

melakukan pembangunan yang lain sehingga diharapkan produktivitas daerah meningkat

yang juga akan meningkatkan produktivitas nasional.

8. E-government diharapkan :

• Mendorong perbaikan layanan masyarakat umum, misalnya unit pelayanan

masyarakat terpadu.

• Mendorong aplikasi fungsional tiap dinas di kabupaten/kota, misalnya

pengembangan data hasil pengelolaan data potensi ditiap dinas yang dapat diolah

dalam bentuk-bentuk yang informatif (grafik yang harus tersedia untuk perencanaan

selanjutnya), pendaftaran paten dan hak cipta produk-produk pengembangan dari

kecamatan-kecamatan, dll.

9. Keuntungan e-government di kabupaten/kota, antara lain :

• Peningkatan kualitas pelayanan (layanan publik 24 jam berkat adanya teknologi

internet).

• Dengan menggunakan teknologi online, banyak proses yang dapat dilakukan dalam

format digital, hal ini akan banyak mengurangi penggunan kertas (paperwork),

sehingga proses akan menjadi lebih efisien dan hemat.

• Database dan proses terintegrasi akurasi data lebih tinggi, mengurangi kesalahan

identitas dan lain-lain.

• Semua proses transparan karena semua berjalan secara online.

• Mengurangi KKN.

57

2.8 E-Government Overview Sebuah teknologi informasi akhir-akhir ini sudah bergerak kearah pemerintahan, yang

mana dengan mengimplementaskan sebuah aplikasi berbasis TI maka secara kinerja semua

kegiatan akan tercipta secara otomatisasi. Sebelum kita lebih jauh lagi kita harus paham

terlebih dahulu pengertian e-government itu sendiri, menurut Turban (2006) e-government

ialah pemanfaatan teknologi informasi yang menyediakan akses untuk informasi dan service

mengenai pemerintahan kepada warga negara atau penduduk, bisinis partner, dan bagian

yang bekerja disektor publik lainnya.

Di Amerika Serikat penggunaan e-government yang dilakukan oleh federasi

pemerintahan yang mana telah dikendalikan sejak 1998. Government Paperwork

Elemination Act oleh Presiden Clinton’s 17 Desember 1999, dan juga memorandum on e-

government yang mana menawarkan 500 formulir yang digunakan oleh penduduk (seperti

formulir pajak) yang diedarkan secara online ditahun 2000.

Beberapa kategori lebih dalam lagi saya bahasa mengenai defiinisi e-government yaitu

interaksi antara government-to-citizen (G2C), government-to-business (G2B), government-

to-government (G2G), and government-to-employment (G2E).

2.8.1 Government to Citizen (G2C)

Government-to-citizen merupakan category dari e-government yang termasuk

semua interaksi antara pemerintah dan penduduk. Dimana pada G2C ini saya

memberikan contoh tidak dari pemerintah luar akan tetapi dari pemerintahan Indonesia

yaitu tepatnya di BALI yang mana disana pemerintah BALI menerapkan e-government

yang dibuat untuk memperpanjang KTP (Kartu Tanda Penduduk) secara online, dimana

58

masyarakat Bali hanya tinggal mengisi form yang telah disediakan dan mendapatkan

outputnya atau KTP dan bisa langsung diprint.

Gambar 2.10 Homepage Bali online KTP

(Sumber : Anonymous 3, http://www.kependudukan.denpasarkota.go.id/KTP/, 2008)

2.8.2 Government to Business (G2B) Government-to-business merupakan e-government yang diterapkan oleh

pemerintahan yang mana membangun interaksi antara pemerintah dengan bisnis partner,

59

dimana bisnis partner tersebut menyediakan produk dan jasanya yang dijual ke

pemerintah. Seperti beberapa contoh aktifitas dari G2B adalah sebagai berikut :

• Government E-Procurement

Kegiatan ini dilakukan oleh pemerintah untuk melakukan pengadaan

barang yang dibutuhkan oleh pihak pemerintah yang dibuka untuk umum

kepada semua vendor atau supplier, yang mana pemerintah melakukan

tendering system atau reverse auction untuk mencari harga TERBAIK dan pula

diikuti oleh kualitas yang baik pula.

• Group Purchasing

Konsep group purchasing ialah pembelian yang dilakukan pemerintah

kepada supplier yang dalam implementasnya dalam proses pembeliannya

bersamaan dengan pembeli lain sehingga harga yang didapat akan lebih

murah. Dan ini semua dilakukan secara online, U.S government merequest

permintaan barang, dan pembeli lain boleh ikut untuk join bersama dalam

pembelian, sehingga membeli dalam jumlah besar dan mendapatkan potongan

harga.

• Forward E-Auction

Banyak pemerintahaan melakukan lelang karena disebabkan oleh

kelebihan perlengkapan atau barang-barang lainnya, biasanya pemerintah

Amerika Serikat bergerak melakukan auction menggunakan private network

(jaringan pribadi) dan juga internet.

60

2.8.3 Government to Government (G2G) Government-to-government merupakan e-government yang diterapkan oleh

pemerintahan yang mana membangun interaksi antara didalam pemerintah dengan pihak

atau unit pemerintah yang lainnya, yang dimana akan diharapkan sebuah efektifitas dan

efisiensi antar unit pemerintahan, berikut ini beberapa contoh G2G yang diterapkan

pemerintah Amerika Serikat :

• Intelink, intelink menggunakan jaringan intranet membuat klasifikasi berbagi

informasi diantara U.S intelligence agencies.

• Procurement Marketing and Acces Network (Small Business

Administration), service ini (http://www.pro-net.sba.gov) menyediakan

database pencarian mengenai kontrak kantor berbagai unit department

pemerintahan untuk mencari produk dan service yang terjual.

2.8.4 Government to Employment (G2E)

Government-to-employment merupakan e-government yang diterapkan oleh

pemerintahan yang mana membangun interaksi antara didalam pemerintah dengan para

pegawai atau karyawan instansi pemerintah setempat, dimana sasaran utama penerapan

G2E ialah meningkatkan efektifitas dan efisiensi antar pegawai, dimana salah satu contoh

G2E yang diterapkan di U.S Government to U.S office of Management and Budget (2002)

menyediakan seperti :

• E-payroll, penggabungan system terpusat lebih dari 14 processing across

government.

61

• E-record management, menetapkan keseragaman prosedur dan

standarisasi untuk agency dalam perubahan dari paper-based record menjadi

electronics files.

• E-training, menyediakan penyimpanan pelatihan mengenai hal-hal

pembelajaran tentang pemerintahan.

• Enterprise case management, informasi terpusat mengenai proses

pengadilan.

• Integrated acquisition, agencies memberikan elemen-elemen data umum

untuk memungkinkan agencies lain yang diberikan informasi mengenai

procurement, logistical, payment, dan kemampunan menaksirkan keputusan.

• Integrated human resources, mengintegrasikan seluruh personal atau

pegawai instansi pemerintah.

• Recruitment one-stop, informasi automatisasi tentang kesempatan karir,

resume submission, routing, and assessment. Kemajuan federal hiring proses

dalam menyediakan up-to-the-minute application status untuk job seekers.

2.9 Web Design Overview Dalam menyusun skripsi kali ini saya akan membuat knowledge management system

berbasiskan web dengan menggunakan teknologi intranet, dan juga tidak terlupa dalam

mendesign sebuah website yang baik ada beberapa aturannya yaitu :

• Navigation, disini dijelaskan bagaimana arah ataupun tujuan website itu

berhubungan atau link antar halaman.

• Consistency, dimana design website yang terlihat oleh visitor itu dari halaman

satu ke halaman lain sama.

62

• Performance, berapa lama dibutuhkan waktu untuk menampilkan halaman

websitenya.

• Appearance, dimana website indah dan menyenangkan untuk dilihat.

• Quality assurance, dimana webisite itu tersedia 24 jam dan 7 hari dalam

seminggu, dan juga website tersedianya komponen-komponen seperti search tool,

navigation link, dll.

• Interactivity, dimana terjadi interaksi antara admin dan visitor seperti forum

diskusi, chatting, dll.

• Security, keamanan visitor akan diutamakan sekali seperti password, dan

informasi lainnya.

• Scalability, design web diharapkan tidak diam ditempat dalam pencapaian

kearah yang lebih baik lagi dimasa depan.

2.10 Web Programming Overview Dalam membuat website itu tampak lebih dinamis dan atraktif biasanya para web

programmer menyatukan design web dengan scripting server side sehingga terjadi

interactivy antara user dan admin. Seperti contoh dibawah ini halaman homepage dari

BINUSMAYA yang menggunakan bahasa pemograman web .NET framework dengan

ekstension file (.aspx).

63

Gambar 2.11 Homepage Binusmaya Learning Management System

(Sumber : Anonymous 4, http://www.binusmaya.binus.ac.id, 2008)

Di mana dalam pemograman web dibedakan lagi menurut jenis eksekusinya yaitu

client side dan server side, berikut ini penjelasannya.

2.10.1 Client Side Scripting Client side server pada saat eksekusinya bisa langsung dijalankan tanpa

menggunakan web server, atau kita bisa bilang kita bisa menjalankannya langsung pada

saat kita running. Ekstension file client side scripting ialah (.html, .htm) serta didukung

oleh beberapa teknologi seperti javascipt, Jscript, dan lain-lain.

64

2.10.2 Server Side Scripting Server-side scripting menawarkan keamanan yang lebih baik dari pada client side

scripting, karena apapun yang dikirimkan oleh client akan selalu dicek oleh web server.

Sedangkan HTML atau client side hanya digunakan untuk menampilkan sebuah dokumen

yang bersifat statis. Ekstension file server side scripting ialah (.asp, .php, .aspx, .cgi, dll).

Gambar 2.12 Server Side Scheme Flow

(Sumber : Awaludin, Muhammad, ITS SURABAYA, 2006)

2.11 Perkembangan Teknologi Website 2.11.1 Generasi Web 1.0 Menurut anonymous 5 (2008) Teknologi Web 1.0 merupakan website yang masih bisa

dibilang bersifat satu arah, yang mana hanya disediakan secara umum atau online

pengunjung hanya bisa membaca saja, dan belum bisa membuat interaksi antara

pengunjung atau pembaca dengan admin. Atau bisa dibilang web 1.0 only read activity.

65

2.11.2 Generasi Web 2.0 Teknologi Web 2.0 adalah sebuah istilah yang dicetuskan pertama kali oleh O'Reilly

Media (2003), dan dipopulerkan pada konferensi web 2.0 pertama ditahun 2004, merujuk

pada generasi yang dirasakan sebagai generasi kedua layanan berbasis web seperti situs

jaringan sosial, wiki, perangkat komunikasi, dan folksonomi yang menekankan pada

kolaborasi online dan berbagi antar pengguna. O'Reilly Media, dengan kolaborasinya

bersama MediaLive International, menggunakan istilah ini sebagai judul untuk sejumlah seri

konferensi, dan sejak 2004 beberapa pengembang dan pemasar telah mengadopsi ungkapan

ini. Walaupun kelihatannya istilah ini menunjukkan versi baru daripada web, istilah ini tidak

mengacu kepada pembaruan kepada spesifikasi teknis World Wide Web, tetapi lebih

kepada bagaimana cara si-pengembang sistem didalam menggunakan platform web.

Mengacu pada Tim Oreilly, istilah Web 2.0 didefinisikan sebagai berikut :

"Menurut O'Reilly Media (2003) Teknologi Web 2.0 adalah sebuah revolusi bisnis di dalam

industri komputer yang terjadi akibat pergerakan ke internet sebagai platform, dan suatu

usaha untuk mengerti aturan-aturan agar sukses di platform tersebut. ”Web 2.0 menjadi

topik hangat dalam pembahasan web saat ini.

2.11.2.1 Prinsip-prinsip Web 2.0

• Web sebagai platform.

• Data sebagai pengendali utama.

• Efek jaringan diciptakan oleh arsitektur partisipasi.

• Inovasi dalam perakitan sistem serta situs disusun dengan menyatukan fitur dari

pengembang yang terdistribusi dan independen (semacam model

pengembangan "open source").

66

• Model bisnis yang ringan, yang dikembangkan dengan gabungan isi dan layanan.

• Akhir dari siklus peluncuran (release cycle) perangkat lunak (perpetual beta).

• Mudah untuk digunakan dan diadopsi oleh user.

2.11.3 Generasi Web 3.0

Web 3.0 merupakan generasi ketiga dari layanan internet berbasis web. Konsep Web

3.0 pertama kali diperkenalkan Tim Berners Lee (2001), penemu World Wide Web, menulis

sebuah artikel ilmiah yang menggambarkan Web 3.0 sebagai sebuah sarana bagi mesin

untuk membaca halaman-halaman Web. Hal ini berarti bahwa mesin akan memiliki

kemampuan membaca web sama seperti yang manusia dapat lakukan sekarang ini. Web 3.0

berhubungan dengan konsep Web Semantik, yang memungkinkan isi web dinikmati tidak

hanya dalam bahasa asli pengguna, tapi juga dalam bentuk format yang bisa diakses oleh

agen-agen software. Beberapa ahli bahkan menamai Web 3.0 sebagai Web Semantik itu

sendiri. Keunikan dari Web 3.0 adalah konsep dimana manusia dapat berkomunikasi dengan

mesin pencari. Kita bisa meminta Web untuk mencari suatu data spesifik tanpa bersusah-

susah mencari satu per satu dalam situs-situs Web. Web 3.0 juga mampu menyediakan

keterangan-keterangan yang relevan tentang informasi yang ingin kita cari, bahkan tanpa

kita minta. Web 3.0 terdiri dari Web semantik, Format mikro, Pencarian dalam bahasa

pengguna, Penyimpanan data dalam jumlah besar, Pembelajaran lewat mesin, Agen

rekomendasi, yang merujuk pada kecerdasan buatan Web.

Web 3.0 menawarkan metode yang efisien dalam membantu komputer

mengorganisasi dan menarik kesimpulan dari data online. Web 3.0 juga memungkinkan fitur

web menjadi sebuah sarana penyimpanan data dengan kapasitas yang luar biasa besar.

Walaupun masih belum sepenuhnya direalisasikan, Web 3.0 telah memiliki beberapa standar

67

operasional untuk bisa menjalankan fungsinya dalam menampung metadata, misalnya

Resource Description Framework (RDF) dan the Web Ontology Language (OWL). Konsep

Web Semantik metadata juga telah dijalankan pada Yahoo’s Food Site, Spivack’s Radar

Networks, dan sebuah development platform, Jena, di Hewlett-Packard.

68

2.12 Pengenalan Flowchart

Sebelum kita mengetahui dan belajar flowchart lebih jauh lagi alangkah lebih baiknya

kita mengetahui istilah-istilah flowchart, yang mana hal tersebut diharapkan untuk

menghindari inefisiensi makna untuk tahap selanjutnya. Dimana menurut Widia S TH (1982)

dalam bukunya Teknik Dasar Membuat Program Flowchart, Flowchart adalah bagan yang

menggambarkan urutan instruksi untuk proses dengan komputer dan menghubungkan

antara suatu proses dengan proses lainnya, dengan menggunakan simbol-simbol tertentu.

System flowchart adalah suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang menggambarkan

urutan prosedur dari proses suatu file didalam suatu media menjadi file didalam media lain,

dalam suatu sistem pengolahan data. Program flowchart adalah suatu bagan dengan simbol

tertentu yang menggambarkan urutan proses secara mendetail dan hubungan antara suatu

proses (instruksi) dengan proses lainnya dalam suatu program. Menurut Hartono Jogiyanto

(1999) program flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan arus logika dari data

yang akan diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir.

Didalam menyusun pekerjaan membuat program flowchart termasuk dalam tahap

analisisnya ada beberapa tahap-tahap yang harus diperhatikan, menurut Widia S TH (1982)

berikut ini adalah tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Tahap yang mengenali pembuatan flowchart dilakukan dengan mempelajari

program spesification yang berisi :

• Tujuan program.

• Keadaan data input dan output.

• System flowchart.

• Keterangan mengenai proses.

69

2. Berdasarkan keterangan dari program spesification, tentukanlah garis besar

jalannya proses.

3. Kemudian tentukanlah detail proses didalam proses utama dengan cara :

• Mempelajari data-data (item) apa yang diminta pada output.

• Bagaimana cara mendapatkan data-data tersebut.

• Dari mana asal data-data tersebut dan operasi apa yang harus dilakukan

terhadapnya.

• Dalam mencari asal data, perlu dipelajari data-data pada input.

• Proses apa yang harus dilakukan terhadap data input agar menghasilkan

output seperti yang diminta.

• Apakah semua record diproses dengan cara yang sama.

• Perhatikan syarat-syarat atau kondisi-kondisi yang menentukan hubungan

antara keadaan data dan operasi terhadap data itu.

4. Tentukan bilamana proses berakhir.

• Kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan bila suatu file telah habis (selesai)

diproses.

2.12.1 Simbol-Simbol Flowchart Dalam bagan alir terdiri dari simbol-simbol yang mewakili fungsi-fungsi langkah-

langkah program dari garis alir (flowlines) menunjukan urutan dari simbol-simbol yang akan

dikerjakan.

Berikut ini adalah simbol-simbol program flowchart menurut ANSI (American National

Standard Institute).

70

1. Simbol Terminal (Terminal Symbol)

2. Simbol Persiapan (Preparation Symbol)

3. Simbol Pengolahan (Processing Symbol)

4. Simbol Keputusan (Decision Simbol)

5. Simbol Proses Terdefinisi (Predefined Process Symbol)

6. Simbol Penghubung Halaman Sama (On Page Connector Symbol)

Digunakan untuk menunjukan awal dan akhir dari program.

Digunakan untuk memberikan nilai awal pada suatu variable atau counter.

Digunakan untuk pengolahan aritmatika dan pemindahan data.

Digunakan untuk mewakili operasi perbandingan logika.

Digunakan untuk proses yang detilnya dijelaskan terpisah, misalnya dalam bentuk subroutine.

Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang sama.

71

7. Simbol Penghubung Halaman Lain (Off Page Connector Symbol)

8. Simbol Penjelasan (Annotation Flag Symbol)

2.12.2 Bentuk-Bentuk Struktur Logika Flowchart

Berikut ini adalah beberapa bentuk dasar struktur logika yang diwakili oleh bagan alir

atau diagram alir.

1. Struktur Urut Sederhana (Simple Seqeunce Sctructure)

Struktur ini semata-mata hanya berisi langkah-langkah yang urut saja, satu diikuti yang

lainnya.

Gambar 2.13 Simple Seqeunce Sctructure

(Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 664)

Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang berbeda.

Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang berbeda.

72

2. Struktur Loncat (Branch Structure)

Struktur ini berisi suatu loncatan ke proses tertentu oleh statemant GO TO atau statement

IF.

Gambar 2.14 Branch Sctructure

(Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 664)

3. Struktur Seleksi (Selection Structure)

Struktur ini merupakan penyelesain kondisi yang menggunakan statemen IF THEN ELSE.

Gambar 2.15 Selection Sctructure

(Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 665)

Kondisi

Benar ?

Ya

Tidak

73

4. Struktur Perulangan FOR (FOR Loop Structure)

Struktur ini merupakan perulangan beberapa blok statemen yang dibentuk dengan

statemen FOR.

Gambar 2.16 FOR Loop Structure

(Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 665)

5. Struktur perulangan DO WHILE (DO WHILE Loop Sructure)

Struktur ini menunjukan suatu blok statemen akan dikerjakan (DO) berulang-ulang selama

(WHILE) kondisi yang diseleksi masih terpenuhi dan akan keluar dari lingkungan LOOP

bila kondisi sudah tidak terpenuhi.

Gambar 2.17 DO WHILE Loop Sructure

(Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 666)

74

6. Struktur perulangan DO UNTIL (DO UNTIL Loop Structure)

Struktur ini menunjukan suatu blok statemen akan dikerjakan (DO) sampai (UNTIL)

kondisi yang diseleksi tidak dipenuhi.

Gambar 2.18 DO UNTIL Loop Structure

(Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 666)

7. Struktur CASE (Case Structure)

Struktur ini akan memproses sebuah blok statemen pada salah satu kondisi case yang

terpenuhi dari sejumlah case yang ada.

Gambar 2.19 CASE Structure

(Sumber : Hartono Jogiyanto, 1999 : h 667)

75

2.13 Analisis Diagram Tulang Ikan Ishikawa

Penemu analisis diagram tulang ikan ishikawa ialah Kouro Ishikawa

(1960) ia menemukan tools (alat) grafik pemikiran dalam menyusun

cause and effect map terhadap masalah yang sedang dihadapi yang

berasal dari berbagai sumber dan variasi proses.

Kouro Ishikawa menampilkan pola tulang ikan tersebut dimana dengan tujuan untuk

mendatangkan beberapa sumber kunci untuk berkontribusi secara significant terhadap

masalah yang sedang diuji, selanjutnya sumber-sumber masalah ini dijadikan sebuah target

pengembangan. Diagram tulang ikan ishikawa juga mengilustrasikan hubungan yang luas

diantara efek kontributor yang memungkinkan.

Berikut ini adalah beberapa tipe-tipe diagram Ishikawa yang disusun berbagai kategori :

a. The 6 M’s

Mesin, metoda, bahan-bahan, perawatan, pegawai, lingkungan (rekomendasi untuk

perusahaan industri manufaktur).

(Catatan : Untuk industri manufaktur yang lebih modern mengunakan kategori

seperti peralatan, proses, orang, manajemen, lingkungan, dan bahan-bahan).

b. The 8 M’s

Harga, promosi, orang, proses, tempat, kebijakan, prosedur, dan produk atau servis

(rekomendasi untuk administrasi & servis industri).

C. The 4 M’s

Lingkungan, pemasok, sistem, dan kemampuan (rekomendasi untuk servis industri).

Menurut anonymous 6 (2008) langkah-langkah membangun Ishikawa digaram

adalah sebagai berikut :

1. Tempatkan masalah utama dibagian sebelah kotak kanan (Bagian Kepala Ikan).

76

2. Memiliki sebuah tim untuk mengklarifikasikan semua variasi masalah potensial.

3. Gunakan pengelompokan terhadap variabel-variabel proses yang berhubungan dan

disesuaikan dengan masing-masing grup. masing-masing grup diberikan label sesuai

dengan tulang Ishikawa digram.

4. Tempatkan masing-masing proses variabel ke tulang tepat pada diagram Ishikawa.

5. Kombinasikan masing-masing tulang disetiap bagian, dan pastikan variabel proses itu

spesifik, dapat diukur, dan dapat dikontrol.

Untuk lebih jelasnya mempelajari diagram tulang Ishikawa bisa dilihat gambarnya

diilustrasikan dibawah ini.

Gambar 2.20 Contoh Diagram Tulang Ikan Ishikawa

(Sumber : Anonymous 7, http://www.blackbelt.pl, 2008)

77

2.14 FGD (Focused Group Discussion)

Dalam menentukan sebuah pengumpulan data banyak sekali berbagai macam metode

untuk melakukan itu semua, dimana pengumpulan data dapat bersifat kualitatif dan

kuantitatif. Dimana dalam FGD (Focused Group Discussion) merupakan sebuah tool (alat)

dalam melakukan penelitian kualitatif, dimana secara definisi menurut Rushkoff, Douglas

(2005) FGD adalah suatu format riset kualitatif dimana suatu kelompok orang atau sekitarnya

dalam sikap mereka ke arah suatu produk, jasa, konsep, iklan, gagasan, atau pengemasan.

Pertanyaan dimohon masuk suatu kelompok interaktif yang menentukan dimana peserta

adalah cuma-cuma untuk berbicara dengan anggota kelompok lain.

2.14.1 Tipe-Tipe Forum Group Discussion

Berikut ini adalah beberapa tipe-tipe dari sebuah implementasi Focused Group

Discussion, antara lain :

• Two-Way Focused Group, dimana terdiri dari dua grup yang mana satu

grup pertama memperhatikan apa yang didiskusikan grup kedua dan untuk

keseluruhan menghasilkan kesimpulan.

• Dual Moderator Focused Group, satu moderator memastikan kemajuan

sesi proses secara perlahan-lahan, dan sedangkan yang lain memahaminya.

• Duelling Modelling Focuse Group, dua moderator dengan bebas

mengambil sisi yang berlawanan pada saat pembahasan (penengah).

• Respondent moderator focus group, satu atau lebih dari seorang

responden diminta untuk menjadi moderator sementara.

• Client participant focus groups, satu atau lebih dari perwakilan klien

berpartisipasi didalam diskusi, baik secara terbuka maupun tertutup.

78

• Mini Focus Group, sebuah grup yang terdiri antara 4 sampai 5 anggota.

• Teleconference focus groups, menggunakan jaringan telepon.

• Online Focused Group, komputer yang terhubung melalui internet.

Penelitian dengan menggunakan pengumpulan data kualitatif dengan cara FGD

(Focused Group Discussion) sangatlah efektif sekali, dimana hal jika ditinjau ini dari segi

waktu sangatlah tidak memakan waktu yang banyak, dimana dari sisi pemerintahan

banyak melakukan FGD untuk menyelesaikan masalah yang ada. Yang mana dibawah ini

ialah hasil-hasil penelitian dengan menggunakan FDG :

1. Propinsi Kalimantan Selatan melakukan FGD dalam agendanya membuat GD TIK

Provinsi KALTIM, dimana dalam FGD ini dihadiri oleh Kepala BPID KALTIM, dan

rekan-rekan dan juga dalam FGD ini dilaunching Aplikasi Manajemen Aset Daerah

dan Manajemen Kesehatan Masyarakat.

(Sumber : Anonymous 8, http://www.gditkaltim.files.wordpress.com, 2008)

2. Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta mengadakan FGD dalam menjaring

kretifitas, daya saing, dan juga kemandirian masyarakat yogyakarta dalam

menjaga kelestarian keseniannya. Dimana dalam FGD ini dihadirkan narasumber

dari direktur FKY, pengelola warta Jazz, Bapak Aji Wartono, Antroplog, FIB UGM

Bapak Dr. GR. Lono Lastoro Simatupang dan UAJ Dr. A. Suroso yang

dipandu oleh moderator Kepala Bidang DSKM Ir. Azharudin AR. (ti-bpd).

(Sumber : Anonymous 9, http://www.bapeda.pemdadiy.go.id, 2008)

79

2.15 System Development Life Cycle (SDLC)

Pendekatan system merupakan metodologi. Dimana menurut Mcleod (2007) metodogi

secara definisi ialah suatu jalan atau cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu.

Dan pendekatan sistem ialah metodologi dasar untuk pemecahan berbagai macam

permasalahan. Dan siklus hidup pengembangan sistem adalah suatu aplikasi dari pendekatan

sistem untuk pengembangan suatu sistem informasi.

Gambar 2.21 SDLC Konsep

(Sumber : Mcleod Raymond , Schell George, 2007 : h 188)

Secara tahap SDLC traditional ada tampak seperti diatas dimana semua tahap-tahap

itu memiliki langkah-langkah perencanaan yang berbeda-beda, dimana setiap tahap akan

selalu terkait dengan tahap-tahap yang lain. Setiap langkah yang ada pada konsep

pengembangan system dengan menggunakan system development life cycle memang sangat

praktis dan mudah dalam menyusun setiap langkah demi langkah akan tetapi kita harus

mengetahui secara tepat konsep dan tujuan setiap langkah tersebut agar penyusunan dapat

sesui dengan apa yang diharapkan.

80

Tabel 2.6 Penjelasan Langkah-Langkah SDLC

(Sumber : Anonymous 10, Software Project Management Plans, 2008)

Proses Pengembangan Sistem Kegiatan Yang Dilakukan

1. Fase Perencanaan (Planning Phase)

Semua permasalahan coba diidentifikasikan

secara rinci, dan juga masalah-masalah ini

dijadikan sebagai acuan untuk fase-fase

berikutnya, untuk fase ini yang dibahas

seperti :

• Problem (Masalah)

• Solution (Solusi)

• Benefit (Keuntungan)

• Scope (Ruang Lingkup)

2. Fase Analisis (Analysis Phase)

Memulai mempersiapkan apa saja yang

dibutuhkan dari perencanaan sebelumnya,

dimana disini sudah diperkirakan dari sisi

teknologi, cost, rencana proses, audit and

control reqiurement, acceptence criteria, dan

sebagainya.

3. Fase Desain (Design Phase)

Mencoba mendefinisikan bagaimana system

akan bekerja secara keseluruhan. The

following are documented in the design

specification :

• Bagaimana input, output, operasi, dan

audit control kebutuhan yang akan

81

dikerjakan

• Penerimaan uji perencanaan

• Fasilitasi perlengkapan dan juga

personel yang dibutuhkan

• Membuat manual prosedur yang

dibutuhkan untuk operasi system

yang direncanakan.

4. Fase Implementasi

(Implementation Phase)

Dalam fase ini kita melakukan action dari apa

yang telah direncanakan sebelumnya, baik

itu dari fase perencaaan, fase analisis, dan

juga fase desain.

5. Fase Penggunaan (Use Phase)

Semua perencaanaan dari awal sampai akhir

sudah completed dan program siap untuk

dijalankan untuk menunjang kinerja operasi

yang diharapkan.

82

2.16 Prototyping Creation

Menurut Mcleod Raymond, Schell George (2007) dalam bukunya Management

Information System bahwa Pola pengembangan sistem selalu meninjau kembali dan

mengulang perkerjaan tersebut sampai mendapatkan sistem yang memenuhi kebutuhan

para pengguna. Suatu proyek cenderung untuk melampui batas waktu yang telah

ditentukan. Keterlambatan ini bisa memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun

dan menelan biaya jauh diatas yang dianggarkan. Untuk mengatasi hal ini, para pengembang

sistem mencoba menerapkan teknik yang telah terbukti efektif dalam mengatasi kasus

serupa ini, yaitu pada proyek pengembangan desain otomotif. Proyek ini menerapkan teknik

yang disebut prototype. Definisi prototype menurut Mcleod (2007) ialah suatu versi sistem

potensial yang disediakan bagi pengembang dan calon pengguna yang dapat memberikan

gambaran bagaimana kira-kira sistem tersebut akan berfungsi bila telah disusun dalam

bentuk yang lengkap. Proses dalam memproduksi suatu prototype disebut Protoyping.

Tujuannya adalah menghasilkan prototype secepat mungkin, bahkan dalam satu malam, dan

memperoleh umpan balik dari pengguna yang akan memungkinkan prototype untuk

tingkatan secepat mungkin. Proses ini bisa diulang beberapa kali sehingga menghasilkan

prototype yang dianggap sempurna.

83

2.17 Kerangka Pemikiran

Gambar 2.22 Kerangka Pemikiran Setneg KMS

(Sumber : Hasil Penelitian SETNEG KMS, 2008)

84

Berikut ini adalah penjelasan dari Kerangka Pemikiran yang akan

diimplementasikan di Kantor Sekretariat Negara Republik Indonesia :

• Pertama menyusun CAUSE EFFECT DIAGARAM dengan menggunakan FISHBONE

ISHIKAWA, dimana pada tahap ini mengidentifikasikan masalah-masalah yang

sedang dihadapi di SETNEG. Dimana identifikasi masalah tersebut menjadi tolak ukur

dalam indikator upgrading (peningkatan) knowledge management system kearah

yang diharapkan.

• Setelah indikator-indikator masalah terbuat maka kita lakukan ANALISIS

KEBUTUHAN secara lebih dalam lagi dimana pada tahap ini kita membuat FGD

(Focused Group Discussion) untuk user (Front End) dan Setneg Web Admin (Back

End). Serta melampirkan sedikit teori pemahaman tentang knowledge management,

dan melampirkan perbandingan knowledge management system dengan Pemerintah

Negara lainnya (Asia Tenggara).

• Setelah terbentuk notulen FGD dengan baik dari user dan Setneg Web admin maka

kita buat knowledge management team untuk membuat PROTOTYPE PROGRAM KMS

tersebut sesuai apa dari hasil sebelumnya.

• Setelah PROTOTYPE dapat diterima maka Upgrading ke sebuah pengembangan

system dengan Graphical User Interface yang lebih baik lagi dan mudah dimengerti

oleh semua platform penggunanya dapat dilakukan, yang mana hal ini berpacu pada

analisis sebelumnya, dan menggunakan konsep SDLC (System Development Life

Cycle).

• Setelah NEW SETNEG KMS selesai maka langsung diimplementasikan di SETNEG

SERVER. Setelah hal itu semua dijalankan maka kita akan melakukan analisis

performansi dengan kuesioner IMPaKT (Improvement Management Performance

Through-Knowledge-Transformation.