7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Sistem

Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010:6), sistem adalah sekumpulan

dari berbagai komponen-komponen yang saling terkait atau berhubungan

yangbertujuan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Menurut O'Brien &

Marakas (2013:26), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling

berhubungan atau berkaitan, dengan batasan-batasan yang jelas, yang saling

bekerja sama untuk mencapai sasaran dengan menerima input dan menghasilkan

output dalam proses yang teratur. Dimana system memiliki 3 (tiga) fungsi dasar,

yaitu:

1. Input, meliputi pengambilan dan pengumpulan elemen-elemen yangmasuk ke

dalam sistem untuk diproses. Misalnya, bahan baku, energi, data dan usaha

manusia harus terjamin keamanannya dan teratur untuk diproses.

2. Processing, meliputi proses-proses transformasi yang mengubah input

menjadi output. Misalnya, proses-proses manufaktur, proses pernapasan

manusia, atau perhitungan matematis.

3. Output, meliputi penyerahan elemen yang telah diproduksi oleh

prosestransformasi ke tujuan akhir mereka. Misalnya, produk jadi, jasa manusia,

dan manajemen informasi harus diteruskan kepada pengguna manusia (human

users).

2.1.2 Data

Menurut Laudon & Laudon (2012:15), data adalah fakta mentah yang

mewakili kejadian didalam suatu organisasi atau lingkungan fisik sebelum

kejadian tersebut diatur dan disusun ke dalam bentuk yang dapat digunakan

oleh orang lain. Sedangkan menurut O'Brien & Marakas (2013:34), data adalah

fakta - fakta mentah atau observasi, umumnya mengenai transaksi bisnis.

Williams & Sawyer (2007:39) menjelaskan bahwa data adalah fakta-fakta dan

gambar mentah yang akan di proses menjadi informasi.

8

2.1.3 Informasi

Laudon & Laudon (2012:15) menjelaskan bahwa informasi merupakan

suatu data yang dibuat ke dalam bentuk yang memiliki arti dan bermanfaat bagi

banyak orang.

Menurut Soeherman & Pinontoan (2008:3) dijelaskan informasi

merupakan hasil dari pengolahan data (fakta) menjadi sesuatu yang bermakna

dan bermanfaat untuk pengambilan keputusan.

2.1.4 Sistem Informasi

Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010:6), sistem informasi adalah

suatu kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses,

menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan tugas-tugas bisnis.

Menurut O'Brien & Marakas (2013:6), sistem informasi dapat berupa

kombinasi yang terorganisir antar orang, perangkat keras, perangkat lunak,

jaringan komunikasi, dan sumber daya yang terkumpul, berubah, dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia bergantung pada

Sisteminformasi untuk melakukan komunikasi dengan peralatan fisik

(hardware), instruksi pemrosesan informasi atau prosedur (software), jaringan

komunikasi (network), dan data (data resource).

2.1.5 Business

Menurut Jeston & Nelis (2014:5) business merupakan sebuah

implementasi yang harus memiliki dampak pada usaha dengan memberikan

manfaat. Hal ini harus berfokus pada proses bisnis inti yang penting untuk

aktivitas bisnis utama proses-proses yang berkontribusi terhadap pencapaian

tujuan strategi orgnisasi .Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat di mengerti

bahwa business adalah sebuah kegiatan bisnis yang harus bisa

memberikanmanfaat dalam menyiadakan barang dan servis untuk mencapai

tujuan strategi organisasi.

2.1.6 Process

Jeston & Nelis (2014) menjelaskan bahwa proses merupakan semua hal

yang kita lakukan untuk memberikan seseorang yang peduli dengan apa yang

9

mereka harapkan untuk diterima. Proses adalah serangkaian aktivitas yang

ditujukan untuk mencapai beberapa hasil. Proses merupakan cara bagaimana

sebuah pekerjaan menghasilkan nilai bagi pelanggan (Jeston & Johan, 2014).

Menurut Evans & Lindsay (2017:17), biasanya kita berbicara mengenai proses

dalam konteks produksi sekumpulan aktifitas dan operasi yang terlibat dalam

perubahan input (fasilitas fisik, material, modal, peralatan, dan manusia) menjadi

output.

2.1.7 Proses Bisnis

Menurut Laudon & Laudon (2012:42), proses bisnis merupakan aliran

dari material, informasi dan pengetahuan atau kumpulan dari aktifitas.proses

bisnis juga merujuk pada suatu cara yang berbeda pada organisasi dalam

mengkoordinasikan pekerjaan, informasi dan pengetahuan, dan juga merupakan

cara yang dipilih oleh manajemen untuk mengkoordinasikan pekerjaannya

Sedangkan menurut Weske (2012:5), proses bisnis terdiri dari

serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam koordinasi di lingkungan organisasi

dan teknis. Kegiatan ini sekaligus mewujudkan tujuan bisnis. Setiap proses

bisnis diatur oleh satu organisasi, namun dapat juga berinteraksi dengan proses

bisnis yang dilakukan oleh organisasi lain.

2.1.8 Management

Menurut Griffin (2013:5) menjelaskan bahwa management adalah suatu

rangkaian aktifitas yang terdiri dari perencanaan, pengambilan keputusan,

pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian yang ditujukan kepada

sumber-sumber daya organisasi seperti manusia, finansial, fisik dan informasi

untuk mencapai tujuan organisasi melalui cara yang efektif dan efisien.

2.1.9 Efektivitas

Efekftifitas berasal dari kata bahasa inggris yaitu effective yang

mempunyai arti sukses dalam menghasilkan sesuatu yang dinginkan. Menurut

Pasolong (2007:4) efektivitas adalah sesuatu hal yang berhubungan dengan sebab

akibat, dimana sesuatu terjadi akan adanya sebab yang terjadi untuk mencapai

sesuatu yang dinginkan.

10

2.1.10 Efisiensi

Menurut Silalahi (2007:128) efisiensi adalah sesuatu yang berhubungan

atau dikaitkan dengan rasio antara output dan input atau biasanya mencari

keuntungan biaya.

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Ekspedisi

Menurut Moenir dalam Yudha (2011:17) pelayanan adalah kegiatan yang

dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor materiel

melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi

kepentingan orang lain sesuai dengan haknya. Menurut Tjiptono dalam Yudha

(2011:17) jasa merupakan aktivitas, manfaat atau kepuasan yang di tawarkan

untuk dijual. Secara umum pelayanan jasa pengiriman barang adalah segala

upaya yang diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara

bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara

efektif dan efisien. Menurut Mulyadi (2001:201), sistem pengiriman barang

merupakan suatu kegiatan mengirim barang dikarenakan adanya penjualan

barang dagang. Penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik

secara tunai atau kredit.

Proses ekspedisi secara umum sama, dalam hal ini kami mengambil

contoh ekspedisi yang dilakukan oleh tokopedia sebagai berikut (Tokopedia,

2017):

1. Setelah konsumen telah membayar barang yan dibeli melalui situs

tokopedia dan invoice diterima oleh tokopedia maka pihak tokopedia

akan memproses barang agar dapat dikirimkan sesuai dengan tujuan

pengiriman yang diminta oleh pembeli.

2. Barang yang dibeli akan dicek kembali untuk memastikan kondisi

dalam keadaan baik sebelum dikirimkan

3. Waktu pengiriman akan disesuaikan dengan jadwal pick up barang

oleh agen ekspedisi

4. Barang yang akan dikirimkan pada hari yang sama adalah barang

yang invoice-nya telah diterima sebelum jam 16.00 tetapi jika lewat

jam tersebut maka barang akan dikirimkan keesokan harinya

11

5. Pengiriman dalam 1 hari rata-rata 50 paket dan dikirimkan secara

kolektif dan di pick up oleh ekspedisi pada jam 16.00, sehingga tidak

dilakukan satu per satu

6. Jika barang sudah dibawa oleh ekpedisi maka selanjutnya no resi

pengiriman akan diberikan kepada konsumen pembeli barang

tersebut.

Secara garis besar proses ekspedisi ini terdari pengiriman dan peneriman,

sebagai syarat agar barang dikirimkan maka konsumen diwajibkan membayar

segala biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman paket dan memberikan

informasi mengenai alamat yang dituju, berat barang yang dikirimkan dan jenis

barang yang dikirim (Jorindo, 2017). Setelah barang dikirimkan pihak ekspedisi,

maka barang yang sudah sampai ditujuan akan diambil oleh penerima dan jika

barang rusak atau hilang maka sesuai aturan yang berlaku di perusahaan jika

barang yang dikirim diasuransikan, pihak perusahaan wajib mengganti barang

tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku (Wahana, 2017).

2.2.2 Business Process Management

Menurut Weske (2012:6) menjelaskan bahwa Business Process

Management (BPM) mencakup konsep, metode, dan teknik untuk mendukung

perancangan, administrasi, konfigurasi, pengesahan, dan analisis proses bisnis.

Dasar manajemen proses bisnis adalah representasi eksplisit dari proses bisnis

dengan aktivitas mereka dan kendala pelaksanaan di antara keduanya.

Menurut Jeston & Nelis (2014:4) BPM merupakan disiplin manajemen

yang berfokus pada penggunaan proses bisnis sebagai kontributor yang

signifikan untuk mencapai tujuan organisasi melalui suatu perbaikan,

manajemen kinerja yang berkelanjutan serta tata kelola bisnis proses yang

penting. Kegiatan BPM framework ini dapat dilakukan dengan melalui 10 fase

seperti pada gambar di bawah ini. Namun dalam skripsi ini hanya dijelaskan 7

fase sebelum implementasi.

12

Gambar 2.1 BPM Project Framework

(Jeston & Nelis, 2014:104)

1. Foundation ini bertujuan untuk memastikan bahwa strategi organisasi, visi,

strategi, sasaran, bisinis, dan para bisnis eksekutif yang harus benar - benar

dimengerti oleh para pelaku proyek BPM. Perlu dimengerti bahwa strategi

berbeda dengan rencana. Strategi adalah proses yang penuh arti dalam

melibatkan orang dalam maupun orxang luar organisasi untuk mendapatkan

jalan yang baru. Strategi harus didokumentasikan dan dikomunikasikan

kepada semua stake holder yang ikut terlibat didalamnya, terutama

manajemen dan staf.

2. Enablement merupakan jembatan yang menghubungkan antara fase

Foundation dengan fase Launch Pad. Pada fase ini, arsitektur proses

dirancang. Enablement memiliki arti dimana organisasi membangun

peraturan, prinsip, panduan, dan model untuk mengimplementasikan BPM

dalam organisasi. Enablement menyediakan dasar untuk merancang

danmewujudkan inisiatif dari proses atau kegiatan BPM, dimana teknologi

informasi dan arsitektur bisnis dibawa sejajar kedalam suatu strategi

13

organisasi.

3. Launch Pad merupakan sebuah cara yang digunakan oleh organisasi untuk

menentukan dari mana kegiatan BPM akan dilakukan. Terdapat dua matrik

utama yang dapat digunakan dalam fase ini yaitu :

A. Process Selection Matrix (PSM). PSM itu sendiri merupakan sebuah tampilan

yang menampilkan proses bisnis beserta dengan bisnis unitnya.

B. Process Worth Matrix (PWM) yang menampilkan seluruh proses bisnis dan

juga pengaruhnya terhadap organisasi.

4. Understand ini berisi tentang memahami arus lingkungan proses bisnis untuk

memungkinkan fase innovate dapat berjalan dengan baik. Salah satu

kegiatan yang sangat penting dalam fase ini adalah dengan

memperhitungkan segala biaya yang dikeluarkan pada proses awal guna

sebagai alat perbandingan kepada proses yang baru. Untuk dapat

melakukannya dapat digunakan sebuah matrik yaitu Activity Based Costing

(ABC). ABC merupakan sebuah perangkat yang sangat penting untuk

melakukan pencatatan keuangan pada sistem yang sedang berjalan dan

setelah dilakukannya BPM. ABC merupakan sarana yang penting sebagai

alat pembanding untuk mengetahui kesuksesan pengelolaan sistem

khususnya pada sisi keuangan. Selain memperhitungkan dalam sisi

keuangan, perusahaan juga harus memperhitungkan dari segi people atau

kemampuan yang dimiliki oleh orang - orang yang berada dalam kegiatan

bisnis tersebut. Untuk memperjelasnya, maka dapat digunakan sebuah

matrik yang dinamakan People Capability Matrix (PCM). PCM merupakan

sebuah matrik yang menunjukkan kemampuan dan peranan dari masing -

masing orang yang ada didalam proses bisnis baik pada masa sekarang dan

juga pada masa mendatang setelah dilakukannya kegiatan BPM. Didalam

matrik ini akan diisikan angka mulai dari 1 sampai 3, dimana: angka 1

menunjukkan bahwa kemampuan tersebut harus dimiliki oleh orang yang

berada didalam sebuah peranan bisnis dan kemampuan itu juga dapat

mempengaruhi kegiatan bisnis atau peranan bisnis lainnya. Angka 2

menunjukkan bahwa kemampuan tersebut harus dimiliki oleh orang yang

berada dalam sebuah peranan bisnis tetapi tidak mempengaruhi peranan

bisnis lain. Angka 3 menunjukkan bahwa kemampuan tersebut hanya cukup

diketahui saja oleh orang yang berada dalam peranan bisnis.

14

5. Innovate merupakan fase yang seharusnya tidak melibatkan tim proyek dan

bisnis, tetapi juga pemangku kepentingan yang relevan baik yang ada

didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Setelah berbagai pilihanp

proses yang baru telah diidentifikasi, mungkin ada kebutuhan lain untuk

menjalankan simulasi, kelengkapan biaya bedasarkan aktivitas, dan

penentuan kelayakan implementasi untuk melakukan finalisasi opsi yang

terbaik.

6. Develop ini terdiri dari bangunan dari semua komponen pelaksanaan proses

yang baru. Penting dimengerti dalam konteks ini, "membangun" bukan

berarti bangunan sebuah sistem IT. Pembangunan yang dimaksud adalah

mencakup keseluruhan dari infrastruktur untuk mendukung orang yang

mengubah program manajemen dan perubahan dukungan dari orang - orang

yang berperan dalam proses bisnis.

7. People merupakan fase yang mendifinisikan orang – orang yang terlibat

dalam proses bisnis yang lama maupun yang baru. Dalam fase ini juga

diperjelas tentang peranan serta tanggung jawab mereka terhadap aktivitas

yang ada. Penjelasan tersebut dapat digambarkan dalam sebuah matrik yang

dinamakan RASCI (Responsibilities, Accountable,Support, Consulted,

Informed). Penjelasan :

A. Responsibilities (R), merupakan aktor tersebut bertanggung jawab penuh

terhadap sebuah aktivitas bisnis.

B. Accountable (A), merupakan aktor yang membuktikan bahwa data dan

aktivitas yang berjalan saling berhubungan dengan proses bisnis

C. Support (S), merupakan aktor yang pihak yang menyediakan informasi untuk

kebutuhan proses binis

D. Consulted (C), pihak yang membantu menyediakan informasi penyelesaian

aktivitas bisnis, namun pihak ini tidak terlibat secara langsung dalam proses

bisnis.

E. Informed (I), pihak yang berhak mendapat informasi mengenai hasil dari

proses bisnis.

Pada table di bawah ini merupakan salah satu contoh yang dijelaskan

oleh Jeston & Nelis (2014:362) tentang model RASCI.

15

Tabel 2.1 Contoh Model RASCI

(Jeston & Nelis, 2014:362)

Business

unit

manager

Manag

er

Business

unit head

Team

leader

Comp

liance

adviso

r

Activity 1 R A

Activity 2 A R S C

Activity 3 RA I I

Activity 4 RA C

Activity 5 A R S

2.2.3 Business Process Management (BPM) Success Stool

Menurut Jeston & Nelis (2014:100), business process management

success stool merupakan kunci sukses dari Business Process Management

(BPM), yang terdiri dari:

1. Process

Untuk membuat suatu BPM yang baik, diperlukan adanya inovasi proses

bisnis pada level yang sesuai ataupun merancang ulang strategi organisasi dan

tujuan proses.

2. People Dari semua komponen yang ada di dalam proyek BPM, orang-orang yang

terlibat merupakan poin terpenting. 3. Technology

Teknologi merupakan semua peralatan pendukung untuk berjalannya

semua proses dan orang-orang yang terlibat di dalam proyek BPM. 4. BPM (BusinessProcess Management)

16

Merupakan komponen yang menghubungkan komponen process,

technology, dan people. Berguna untuk mengatur proyek agar berjalan dengan

baik.

Gambar 2.2 BPM Success Stool

(Jeston & Nelis, 2014:101)

2.2.4 Business Processing Modelling Notation (BPMN)

Menurut Weske (2008:206) BPMN menghasilkan jembatan yang

menjadikan standar langkah-langkah untuk perancangan dan proses pelaksanaan

proses bisnis, hal ini bertujuan untuk dapat dipahami oleh semua pengguna

bisnis, dimulai dari analisa bisnis, pengembang, sampai ke pelaku bisnis yang

mengelola dan memonitoring proses tersebut.

Model ini menghasilkan suatu rancangan yang disebut dengan Business

Process Diagram (BPD) yang dibagi empat kategori dasar yang terdiri dari

kumpulan elemen-elemen yang yang didasari dengan teknik diagram alur seperti

gambar di bawah ini.

17

Gambar 2.3 Business Process Diagram

(Weske 2008:209)

2.2.4.1 Flow Object

Komponen ini digambarkan dalam suatu bentuk „balok bangunan‟

dari proses bisnis yang menjelaskan suatu kejadian (events), aktifitas

(activities), atau gerbang (gateways). Kejadian (events) merupakan suatu

peristiwa yang terjadi secara nyata, sedangkan aktifitas (activities)

merupakan bagian atau unit kerja yang dilakukan selama proses bisnis

berjalan, dan gerbang (gateways) adalah simbol yang digunakan untuk

menjelaskan suatu aktifitas yang tepecah menjadi beberapa bagian.

2.2.4.2 Artefacts

Komponen ini bertujuan untuk menjelaskan informasi tambahan

proses bisnis yang tidak relevan dengan sequence flow dari suatu proses.

Terdapat tiga bagian yang dapat menjelaskan artifacts yaitu object data,

group, dan annotation. Objek data menjelaskan suatu data yang

dibutuhkan dalam aktifitas, sedangkan group digunakan untuk

mengelompokan suatu aktifitas yang berbeda namun tidak mengganggu

arus dalam diagram, dan anotasi digunakan untuk menjelaskan pembaca

agar mudah dimengerti.

18

2.2.4.3 Connection Objects

Connection objects digunakan untuk menghubungkan flow

objects, swimlanes, atau artefcats yang terdiri dari tiga tipe yaitu: aliran

urutan (sequence), pesan (message), dan asosiasi (associations). Urutan

digambarkan dalam bentuk garis dan panah yang menujukan urutan

aktifitas, sedangkan pesan digambarkan dalam bentuk garis putus-

putus,lingkaran terbuka di awal, dan panah terbuka di ujungnya untuk

menjelaskan pesan apa yang mengalir melintasi batas organisasi, dan

asosiasi digambarkan dalam bentuk garis putus-putus yang digunakan

untuk mengalirkan artifak ke flow objects.

2.2.4.4 Swimlanes

Swimlanes adalah gambaran pengorganisasian dan

pengkategorian kegiatan, berdasarkan flowcharting lintas fungsional

yang terdiri dari dua bagian yaitu kolam (pool) dan jalur (lane). Kolam

digunakan untuk memisahkan organisasi yang berbeda yang dapat

memiliki satu atau lebih jalur, sedangkan jalur digunakan untuk mengatur

dan mengkategorikan aktifitas dalam kolam sesuai dengan fungsi atau

peran..

2.2.5 Process Selection Matrix

Jeston & Nelis (2014:232) menjelaskan bahwa Process Selection

Matrix merupakan metode yang digunakan untuk menjelaskan semua proses

bisnis yang terdapat di dalam suatu unit bisnis. Dimana Process Selection

Matrix merupakan sebuah cara yang ideal untuk memahami dan

menggambarkan tingkat kompleksitas dari sebuah proses, jumlah dari berbagai

proses, dan matrix dari proses tingkat tinggi yang ada di dalam bisnis.

19

Gambar 2.4 Business Process Diagrams

(Jeston & Nelis, 2014:232)

2.2.6 Process Worth Matrix

Menurut Jeston & Nelis (2014:233) menjelaskan bahwa matrix ini

sangat berguna dalam menentukan proses bisnis apa yang akan diinvestasikan

walaupun tidak selalu mudah matrix ini untuk diselesaikan. Berikut salah satu

contoh matrik lengkap berdasarkan proses klaim pada perusahaan asuransi.

Tabel 2.2 Process Worth Matrix

(Jeston & Nelis, 2014:237)

Salience Worth

Asset Liability

Identity Process

Claims

notification

Claims approval

Priority Process Claims assesment

Background Process

Claims payment

Customer change

of address

Customer change

of booking details

Mandated Process

GST/VAT/Sales

Tax

20

1. Asset merupakan segala proses yang menghasilkan pendapatan yang lebih

besar dibandingkan dengan biaya dari asset tersebut.

2. Liability merupakan kebalikan dari asset.

3. Identity menjelaskan perusahaan untuk dirinya sendiri, konsumen, dan

para stakeholders

4. Priority merupakan proses yang sangat membantu keefektifitasan identity

process.

5. Background merupakan proses yang membantu aktifitas operasional

harian, seperti administrasi, HR, dan manajemen dokumen

6. Mandated merupakan proses yang diberlakukan karena factor external

seperti regulasi pemerintah.

2.2.7 People Capability Matrix

Jeston & Nelis (2014:285) menjelaskan bahwa People Capabiltiy

Matrix akan menyediakan informasi yang sangat berguna tentang lingkungan

saat dan juga yang akan datang Pada gambar di bawah ini merupakan salah

satu contoh bagaimana matrix ini dapat diselesaikan.

Tabel 2.3 People Capability Matrix

(Jeston & Nelis, 2014:286)

Knowledg

e

capabilitie

s/ skills

required

Ability to

sell to

customer

Comunicatio

n Skills

Data

Entry

Skills

Dealing with

Difficult

Customer

Key

processes

Notification

Recommend

ed

(2)

Recommend

ed

(2)

Desired

(3)

Mandatory

(1)

Assessment

Mandatory

(1)

Mandatory

(1)

Desired

(3)

Mandatory

(1)

21

Knowledg

e

capabilitie

s/ skills

required

Ability to

sell to

customer

Comunicatio

n Skills

Data

Entry

Skills

Dealing with

Difficult

Customer

Key

processes

Approval

Desired

(3)

Recommend

ed

(2)

Desired

(3)

Mandatory

(1)

Payment

Recommend

ed

(2)

Recommend

ed

(2)

Desired

(3)

Recommend

ed

(2)

Finalization

Recommend

ed

(2)

Desired

(3)

Mandator

y

(1)

Mandatory

(1)

Pada kolom atas yang berwarna biru adalah kemapuan utama yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses atau aktifitas, sedangkan pada

kolom biru sebelah kiri merupakan model proses end-to-end, proses grup atau

proses individual. Nilai basis 1 memiliki arti kemampuan yang wajib

dimiliki, nilai basis 2 merupakan kemampuan yang direkomendasikan untuk

mendukung kemampuan yang sudah dimiliki, sedangkan nilai basis 3 adalah

kemampuan yang diperlukan tetapi tidak wajib dimiliki.

2.2.8 Activity Based Costing

Menurut Jeston & Nelis (2014:277), Acitivity Based Costing adalah alat

tambahan yang digunakan sebagai sistem akutansi biaya yang ada, hal ini untuk

membantu dalam mengamankan strategi organisasi dalam hal biaya dan untuk

mengurangi biaya jangka panjang. Menurut Pearlson (2009:305) Activity Based

Costing merupakan suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya

sesuai dengan grup masing-masing yang dikelompokan berdasarkan aktivitas,

produk atau layanan yang mendukung. Teknik ini digunakan untuk

22

mengalokasikan biaya agar tidak terlalu besar. Jeston & Nelis (2014:278)

membuat suatu contoh activity based costing dengan menggunakan costing

matrix seperti di bawah ini:

Tabel 2.4 Sample Simplified Costing Matrix

(Jeston & Nelis, 2014:286)

Process Name

Average

Number of

Transactions

(per day)

Time per

transaction

(minutes)

Daily Time

(minutes)

Labor

Hourly

Rate

$

Labor Costs

(Productive

Labor)

$

Non Labor

Hourly

Allocation

(proportioned

over processes

by daily time)

$

Non Labor Costs

(proportioned

over processes

by daily time)

$

Cost (per day)

$

Average

Cost per

transaction

Annual Cost

(per annum)

Annual Effort

%

Receipting 3000 10 30000 $25.00 $12,500 $17.00 $8,500 $21,000 $7.00 $5,250,000 55%

Policy updates 3500 7 24500 $25.00 $10,208 $17.00 $6,942 $17,150 $5 $4,287,500 45%

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 250) (D / X)

Total 54500 $22,708 $15,442 $9,537,500

(X)

Total time available

(based on FTE times

standard day)

20000

(Y)

Utilization % 272.50%

(X / Y )

Pada tabel di atas dijelaskan bahwa suatu departemen hanya fokus pada

dua tipe transaki yaitu recepting dan policy update. Jumlah transaki per hari

ditampilkan dengan estimasi waktu proses dalam menit per transaksi. Tujuan

dari analisa costing matrix ini adalah untuk memberikan pemahamam atas

proses dan impaknya terhadap perusahaan dan menyediakan prioritas untuk

investigasi lebih lanjut. Selain itu tujuan lainnya adalah menyediakan baseline

untuk tujuan perbandingan dengan aktifitas fase inovasi BPM.

2.2.9 Analisa Sebab Akibat

Analisa sebab akibat atau yang sering disebut dengan sebutan “diagram

tulang ikan” (fishbone diagram) atau diagram Ishikawa diperkenalkan pertama

kali oleh Prof. Karou Ishikawa dari Jepang. Diagram ini mengidentifikasi

banyak kemungkinan sebab akibat atau masalah. Prosedur yang digunakan

untuk membuat fishbone diagram ini adalah sebagai berikut (Nancy, 2017):

1. Setuju pada sebuah pernyataan masalah dan tuliskan dibagian tengah

flipchart. Gambarkan sebuah kotak di sekelilingnya dan tariklah panah

horizontal yang menuju itu.

2. Brainstrom kategori utama penyebab masalah misalnya:

a. Metode

b. Mesin atau peralatan

23

c. Orang atau tenaga kerja

d. Bahan

e. Pengukuran

f. Lingkungan

3. Tuliskan kategori sebab sebagai cabang dari panah utama.

4. Lakukan semua brainstorming semua kemungkinan penyebab masalah,

misalnya melalu sebuah pertanyaan “mengapa ini terjadi?” dan

ditempatkan sesuai dengan kategori.

5. Sekali lagi tanyakan “mengapa ini terjadi” tentang masing-masing

penyebabnya dan dijadikan sebagai sub-penyebab percabangan

penyebabnya. Lalu tanyakan “mengapa” dan aka menghasilkan tingkat

penyebab yang lebih dalam.

6. Jika telah kehabisan ide, fokuskan perhatian pada tempat dibagian mana

gagasanya sedikit.

Di bawah ini merupakan contoh dari “diagram tulang ikan” yang

digambar oleh tim manufaktur untuk mencoba memahami sumber

kontaminasi besi periodik. Tim menggunakan enam judul generik untuk

mengemukakan gagasan. Lapisan cabang menunjukkan pemikiran

menyeluruh tentang penyebab masalah.

Gambar 2.5 Contoh Diagram Fishbone

(Sumber: http://asq.org/img/laq/cause-analysis-tools-fishbo.gif)

24

2.2.10 User Interface

Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2010:165), user interface adalah

bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi pengguna untuk

membuat input dan output.

2.2.11 Use Case Diagram

Menurut Satzinger (2010:242), use case diagram adalah aktifitas yang

dilakukan oleh sistem yang biasanya sesuai dengan apa yang diminta oleh

pengguna sistem tersebut. Di bawah ini merupakan contoh dari use case

diagram:

Gambar 2.6 Use Case Diagram

(W. Satzinger, B. Jackson, & D. Burd, 2010)

2.2.12 Use Case Description

Use case description adalah deskripsi mengenai penjelasan secara detail

peroses dari suatu use case Satzinger (2010:171). Di bawah ini merupakan

salah satu contoh dari use case description dengan metode yang digunakan

adalah fully developed description:

25

Tabel 2.5 Fully Deployed Desription

(Satzinger, Jackson, & Burd, 2010)

2.2.13 Faktor Kesuksesan Business Process Management

Menurut Jeston & Nelis (2014:30), ada enam factor kritikal kesuksesan

BPM antara lain:

1. Didorong oleh pimpinan senior

2. Dipahami dengan jelas oleh pelaku bisnis

3. Dipahami dengan jelas apa perubahan bisnis yang kemudian terjadi

setelah proyek

4. Dipahami dengan jelas nilai bisnis yang akan terjadi kemudian

5. Diangkat dan diberdayakan pimpinan dan tim

6. Eksekutif senior, manajer, dan orang-orang yang tepat lainnya perlu

diberi insentif dan disinsentif yang tepat misalnya melalui KPI.

2.2.14 SMS Gateway

Menurut Rouse (2016:120) SMS Gateway merupakan suatu alat yang

dapat melakukan komunikasi melalui layanan SMS. Alat ini

mentransformasikan pesan ke jaringan seluler dari media lain maupun

26

sebaliknya tanpa menggunakan ponsel. Sistem SMS Gateway terdiri dari

perangkat hardware yang dilengkapi perangkat jaringan dan aplikasi yang

berfungsi sebagai pengolah pesan serta sebuah database yang berfungsi sebagai

penyimpan data. Berikut gambar yang menunjukan kedudukan sms gateway:

Gambar 2.7 SMS Gateway

(Rouse 2016:120)

Dalam gambar diatas dapat dijelaskan bahwa SMS Gateway menjadi

penghubung ESME (External Short Message Entity) dengan SMSC (SMS

Center). ESME sebagai server lain sebagai penyedia layanan yang dimiliki

oleh Content Provider atau aplikasi lain yang dapat menerima, mengolah, dan

mengirimkan pesan melalui protocol SMPP atau HTTP. Setelah pesan

dikirimkan melalui SMS Gateway, selanjutnya pesan akan dikirimkan ke

SMSC untuk diterukan ke GSM Network dan pesan diterima oleh penerima

misalnya melalui ponsel.

2.2.15 OTP (One Time Password)

Menurut Samarati, Tunstall, Posegga, Markantonakis, & Sauveron

(2010), OTP atau One Time Password merupakan karakter numerik atau

alfanumerik yang dihasilkan secara otomatis yang digunakan untuk

mengotentikasi pengguna atas satu transaksi. OTP lebih aman daripada kata

sandi yang statis dan dapat digunakan untuk semua transaksi, terutama kata

sandi buatan pengguna, yang biasanya lemah. OTP dapat menggantikan

informasi login otentikasi atau dapat digunakan sebagai tambahan untuk

menambahkan lapisan keamanan lainnya. Kode OTP yang dihasilkan biasanya

27

berganti setiap dilakukan transaksi lainnya dan dikombinasikan dengan

informasi lainnya, misalnya id pengguna yang digunakan.

2.2.16 Wawancara

Wawancara adalah tanya-jawab dengan seseorang untuk mendapatkan

keterangan atau pendapatnya tentang suatu hal atau masalah. Wawancara ada

dua kategori, yaitu wawancara terstruktur dan wawancara tidak terstruktur.

1. Wawancara Terstruktur

Dalam hal ini, pewawancara sudah menyiapkan list pertanyaan

yang akan ditanyakan kepada narasumber. Dan dalam wawancara

pewawancara akan bertanya kepada narasumber berdasarkan daftar

pertanyaan yang sudah disusun secara sistematis dan spesifik.

2. Wawancara tidak Terstruktur

Dalam hal ini, Wawancara dilakukan dengan bebas tanpa ada

list pertanyaan, bersifat spontan dan dapat bertanya kepada narasumber

secara acak tentang proses bisnis yang ada di perusahaan dan informasi

apa saja yang dibutuhkan.

2.2.17 Jaringan

Menurut Forouzan (2008:7) jaringan merupakan seperangkat devices

(biasanya disebut sebagai nodes) yang dihubungkan melalui communication

links yang bertujuan untuk:

1. Efisiensi hardware seperti berbagi pemakaian printer dan CPU.

2. Melakukan komunikasi, pengiriman email, dsb.

3. Mendapatkan akses informasi dengan cepat

4. Melakukan berbagi data dan informasi

Berdasarkan geografisnya, jaringan dibagi kedalam beberapa bagian

seperti LAN, MAN, dan WAN. LAN merupakan jaringan yang

menghubungkan antar devices dalam satu gedung yang sama dan biasa

cakupannya cukup kecil, sedangkan MAN lebih mencakup satu kota, dan

MAN mencakup jaringan hamper ke seluruh daerah bahkan seluruh dunia

misalnya internet.

28

2.2.18 Kerangka Pikir

Dalam penulisan skripsi ini kami menggunakan kerangka pikir sebagai

berikut sebagai landasan penulisan:

Literatur data berdasarkan teori yang relevan

Observasi langsung ke perusahaan

Menganalisa Kegiatan bisnis di perusahaan

Menganalisa permasalahan yang ada

Menganalisa solusi sesuai permasalan

Foundation

BPM (Business Process Management)

Enablement

Launch Pad

Understand

Innovate

People

Develop

Kesimpulan dan Saran

Gambar 2.8 Kerangka Pikir

Dalam penelitian skripsi ini langkah-langkah yang akan kami lakukan

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1) Menentukan literatur data dibutuhkan sesuai dengan teori yang relevan

2) Melakukan penelitian langsung ke perusahaan untuk melihat kondisi yang

terjadi di lapangan

3) Melakukan analisa atas hasil kondisi aktifitas yang terjadi di dalam

perusahaan

4) Menganalisa permasalahan yang timbul dari aktifitas tersebut

5) Melakukan analisa untuk dicarikan solusi atas permasalahan yang

ditemukan melalui metode BPM

6) Langkah pertama adalah mengidentifikasikan visi misi perusahaan,

struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan (foundation)

29

7) Langkah kedua adalah membuat organization process view dan

identifikasi proses – people – Technology perusahaan (enablement)

8) Langkah ketiga adalah membuat process selection matrix, process worthy

matrix, list of issues dan solution purposed (launch pad)

9) Langkah keempat adalah membuat activity based costing dan people

capability matrix (Understand).

10) Langkah kelima adalah membuat model proses baru menggunakan

BPMN, future process selection matrix, dan future ability based costing

(innovate).

11) Langkah keenam adalah membuat future capability matrix, model

RASCI, updated organizational structure dan job descrption (people).

12) Langkah ketujuh adalah mengidentifikasikan kebutuhan teknologi dan

proses (develop).

13) Langkah terakhir dari tahapan diatas maka merumuskan kesimpulan atas

permasalahan yang terjadi berdasarkan teori yang ada pada BPM serta

memberikan saran selanjutnya bagi perusahaan.

Di bawah ini merupakan rencana waktu pengerjaan berdasarkan kerangka

pikir yang dijelaskan di atas.

30

Tabel 2.6 Timeline Kerangka Pikir

Aktifitas Apr Jun Jul Agu Sep Okt

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

Literatur Data

Observasi

Analisa Kegiatan

Analisa Masalah

Analisa Solusi

Foundation

Mengetahui visi, misi, dan values perusahaan melalui

profil perusahaan

Mengetahui struktur organisasi melalui profil perusahaan

Enablement

Mencari informasi proses yang terjadi saat ini

Mencari informasi kapabilitas setiap orang di organisasi

melalui wawancara

Melihat kapabilitas teknologi dengan wawancara kepada

karyawan

31

Aktifitas Apr Jun Jul Agu Sep Okt

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

Launch Pad

Menganalosa proses bisnis end to end

Menganalisa proses bisnis yang terkena dampak aktivitas

BPM

Mencari permasalahan yang terjadi dari proses bisnis end

to end untuk dilakukan BPM

Mencari solusi atas masalah yang terjadi pada proses

bisnis end to end sebagai proses BPM

Understand

Memahami proses bisnis yang terjadi mulai dari

penerimaan, pengiriman dan klaim asuransi

Menghitung aktifitas bisnis berdasarkan biaya yang

dikeluarkan untuk setiap aktifitas yang dilakukan saat

pengiriman, penerimaan barang, dan klaim asuransi

barang

Mencari informasi tentang kemampuan karyawan yang

32

Aktifitas Apr Jun Jul Agu Sep Okt

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

bekerja sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing

Innovate

Memetakan proses bisnis eksisting dan usulan dalam

bentuk BPMN

Menghitung pengeluaran yang dihasilkan terhadap usulan

yang baru

Membuat alur proses yang baru untuk bisnis proses

pengiriman, penerimaan dan klaim asuransi

People

Memperbaharui kapabilitas karyawan yang terlibat dalam

perubahan proses bisnis yang diusulkan

Develop

Menentukan teknologi yang dibutuhkan untuk

mengotomatiskan proses bisnis

Menentukan desain antar muka yang akan digunakan

untuk mendukung proses yang diusulkan

33

Aktifitas Apr Jun Jul Agu Sep Okt

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

W

1

W

2

W

3

W

4

Kesimpulan

dan saran