Bab IIElemen dan Prosedur SIA

Bagaimana mengorganisasi kegiatan agar aktivitas bisnis berjalan dengan efektif dan efisien? Bagaimana mengumpulkan dan memproses data secara efektif dan efisien?Bagaimana menjamin keandalan informasi?Bagaimana mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku?Bagaimana cara untuk menurunkan risiko bisnis?

Pertanyaan Dalam Merancang SIA

Menciptakan aktivitas bisnis yang efektif dan efisien. Mengendalikan aktifitas bisnis secara efektif dan efisien.Mengumpulkan dan mengolah data secara efektif dan efisien.Mengamankan data, informasi, dan aset perusahaan.Menyajikan informasi terpercaya untuk pengambilan keputusan.

Fungsi Utama SIA

Aktivitas Utama Organisasi

INVESTASI/MODAL

Konversi

PerolehanInput

Penjualan

Investasi

Transaksi Dalam Aktivitas Organisasi

Aktivitas BisnisTransaksiInvestasi/ModalPerolehan modal, penggunaan modal, pengembalian modalPerolehan InputPermintaan input, penerimaan input, pencatatan utang, pembayaran utang.KonversiPenggunaan bahan baku, tenaga kerja dan biaya overhead.PenjualanPenerimaan pesanan, pengiriman barang, permintaan pembayaran, dan penerimaan pembayaran.

Transaksi pada aktivitas utama organisasi terjadi secara berulang dan disebut disebut dengan siklus transaksi.Siklus PendanaanPengumpulan dana (kredit/emisi saham), pembayaran dividen, bunga, dan pengembalian utang.Siklus PengeluaranPermintaan pembelian, pembelian, penerimaan persediaan, pengeluaran kas, retur pembelian dan potongan pembelian.Siklus Transaksi

Siklus PendapatanOrder pelanggan, penjualan, pengiriman, penerimaan kas, potongan penjualan, retur penjualan dan cadangan retur, kerugian piutang.

Siklus Penggajian/SDMRekrutmen, training, promosi, penghentian, penggajian, dan pajak.

Siklus InvestasiPembelian aktiva tetap, investasi jangka pendek dan jangka panjang, penghentian aktiva/ investasi, penerimaan pendapatan investasi.Siklus Transaksi

Contoh-Contoh Kebutuhan Informasi

AktivitasKeputusan UtamaKebutuhan InformasiPerolehan modalBerapa banyak? Investasi atau pinjam? Proyeksi arus kas, laporan keuangan proforma, dst.Pembelian gedung dan perlengkapanUkuran bangunan? Jumlah perlengkapan? Lokasi?Kebutuhan dana, harga, analisis pasar, peraturan pajak, dst.Rekrutmen dan pelatihan SDMSyarat ketrampilan? Integritas? Pelatihan yang diperlukan?Deskripsi tugas, sejarah pelamar, ketrampilan pelamar.Pembelian persediaanModel? Jumlah? Pemasok? Manajemen persediaan?Analisis pasar, status persediaan, kinerja pemasok, pembayaran.

Merekam data ke dalam dokumen transaksi Mencatat data ke dalam jurnal secara kronologis.

3. Memposting data pada buku jurnal ke dalam buku besar dan buku pembantu, untuk memilah data berdasarkan kelompoknya atau jenis rekeningnya.Prosedur dan DokumenSalah satu fungsi SIA adalah mengolah data secara efektif dan efisien, untuk menjalankan fungsi ini dibutuhkan prosedur dan dokumen. Langkah utama dalam pengolahan data adalah:

Pengolahan data bisa dilakukan secara manual atau berbantuan komputer. Jika pengolahan data dilakukan secara manual disebut dengan SISTEM MANUAL, dan jka pengolahan dengan bantuan komputer, maka rancangan sistem disebut BERBANTUAN KOMPUTER (Computer Based Information Systems).Sistem Manual dan Sistem Berbantuan Komputer

Peran akuntan dalam SIA adalah sebagai arsitek SIA atau sebagai perancang skenario sistem pengolahan dan pelaporan data.

Akuntan berkolaborasi dengan ahli di bidang lain, misalnya di bidang teknologi informasi, untuk mewujudkan skenario SIA yang telah dirancangnya. Peran Akuntan Dalam Perancangan SIA

Dokumen transaksi (source documents), adalah media atau formulir, bisa berbentuk kertas atau elektronik (computer screens), berfungsi untuk:Merekam data, mendokumentasikan transaksi, mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan kegiatan.Pengendalian transaksi (benomor urut tercetak)Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi tercetak (preprinted standard information) serta petunjuk pengisian dan distribusi.

Dokumen Transaksi

Contoh Dokumen Transaksi

Dokumen TransaksiFungsiSiklus Pendapatan Order penjualan

Nota pengiriman

Memo kredit

Slip setoran

Mendokumentasikan pesanan pelanggan.Mendokumentasikan pengiriman barang ke pelanggan.Mendokumentasikan otorisasi penyesuaian penjualan.Mendokumentasikan setoran kas ke bank.

Dokumen TransaksiFungsiSiklus pengeluaran Permintaan pembelian

Pesanan pembelian

Laporan penerimaan barangMeminta pembelian barang ke bagian pembelianMemesan pembelian ke pemasok

Melaporkan penerimaan barang dari pemasok.Siklus SDM Kartu jam kerjaMendokumentasikan jam kerjaSistem buku besar dan pelaporan Jurnal voucher

Mendokumentasikan data transaksi secara kronologis.

Pedoman Perancangan DokumenPertimbangan Umum Informasi tercetak dibuat selengkap mungkin. Ukuran kertas dirancang dengan tepat. Tulisan menarik dan informatif. Memenuhi berbagai tujuan penggunaan. Petunjuk pengisian cukup jelas. Formulir tindasan berwarna lain.

Bagian atas dokument Nama formulir tertulis dengan jelas. Bernomor urut tercetak (di sudut kanan atas). Jika formulir akan dikirim ke luar perusahaan, nama dan alamat perusahaan tercetak di dalam formulir dengan jelas.

Bagian tengah dokumenInformasi dikelompokkan secara logis.Tersedia cukup ruang untuk mencatat data.Data diurutkan dengan baik.Tersedia penjelasan standar, pengisiannya cukup dengan memberi tanda tertentu.

Bagian akhir dokumenTersedia ruang untuk mencatat disposisi.Tersedia ruang tandatangan untuk otorisasi.Tersedia ruang tanggal disposisi/otorisasi.Tersedia ruang untuk penulisan jumlah.Distribusi tindasan dokumen tertera jelas.

Pedoman Perancangan Dokumen

Setiap transaksi dicatat dalam buku jurnal kemudian diposting ke dalam buku besar dan buku pembantu.

Jenis Jurnal Jurnal khusus (specialized journals), untuk membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal khusus:

a.Jurnal pembelian, untuk mencatat pembelian KREDIT.b.Jurnal penjualan, untuk mencatat penjualan KREDIT.Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

c.Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat SELURUH TRANSAKSI PENERIMAAN KAS. 2. Jurnal umum (general journal), untuk membukukan transaksi tidak rutin/jarang terjadi, yang tidak bisa di catat dalam jurnal khusus.Buku Besar

Buku besar (general ledger) digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat di dalam buku jurnal, yang mencakup seluruh rekening aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya. Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

Buku pembantu (subsidiary ledger) digunakan untuk merinci saldo buku besar yang perlu dirinci, misalnya Piutang Dagang. Buku besar yang berhubungan dengan buku pembantu tertentu disebut rekening kontrol (control account).

Buku besar digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, sedangkan buku pembantu digunakan sebagai dasar penyusunan laporan manajerial.Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

Jurnal, Buku Besar, dan Buku Pembantu

Judul

Kegunaan

Jurnal Khusus:

Jurnal Penjualan

Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal Pembelian

Jurnal Pengeluaran Kas

Untuk mencatat penjualan kredit

Untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai transaksi

Untuk mencatat pembelian kredit

Untuk mencatat seluruh pengeluaran kas

Jurnal Umum

Untuk mencatat transaksi yang tidak rutin serta untuk mencatat jurnal penyesuaian dan jurnal penutup

Buku Besar

Untuk mengklasifikasi aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya secara keseluruhan.

Buku Pembantu:

Piutang dagang

Utang dagang

Persediaan

Aktiva tetap

Rekening Pendapatan

Rekening Beban

Untuk mencatat detil piutang kepada setiap pelanggan.

Untuk mencatat detil utang kepada pemasok.

Untuk mencatat detil persediaan.

Untuk mencatat detil aktiva tetap

Untuk merinci elemen pendapatan (hasil penjualan)

Untuk merinci elemen beban

Elemen Penting Dalam Sistem PembukuanAudit trail atau jejak pembukuan adalah referensi posting (posting reference), untuk memberi identifikasi asal data dan tujuan data, untuk memudahkan pengujian ketepatan pembukuan.Chart of accounts adalah daftar seluruh rekening buku besar dan buku pembantu untuk kepentingan klasifikasi data.

Elemen Penting Dalam Sistem PembukuanChart of accounts merupakan sumber data utama dalam proses penyusunan laporan laporan keuangan dan laporan manajerial. Untuk menjamin dapat dipenuhinya berbagai kebutuhan informasi akuntansi, chart of accounts harus dibuat.

Elemen Penting Dalam Sistem PembukuanKode dokumen dan kode rekening. Setiap dokumen akuntansi harus diberi kode untuk memudahkan pengarsipan, pengolahan data, serta pengendalian.

Prinsip dasar perancangan kode:Logis serta mudah diingatSesuai dengan karakteristik objek yang diberi kode, misalnya kode urut untuk dokumen yang penggunaannya harus urut nomor.

Jenis KodeSequential code (kode urut), yaitu kode yang dibuat urut karena dokumen atau objek yang diberi kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan urutannya, contoh: kode untuk cek.Block codes (kode blok), disebut kode blok karena kode diklasifikasi ke dalam beberapa blok, dan setiap blok digunakan untuk memberi kode sekelompok objek tertentu.

Jenis KodeContoh kode blok:Setiap kelompok rekening diberi jatah satu blok kode, misalnya sebagai berikut:Aktiva lancar100 199Aktiva tetap200 299Utang lancar300 399Utang jangka panjang400 499Modal saham500 599Pendapatan600 699Biaya700 999

Jenis KodeKode grup (group codes). Dalam kode grup setiap angka merepresentasikan objek tertentu.Contoh: 1 = Aktiva, 11 = Aktiva lancar, 111 = Kas, 112 = Piutang Dagang dst., atau sebagai berikut XXXX-X-XXX, dengan maksud empat angka pertama adalah kode pusat pertanggungjawaban, satu angka di tengah kode anggaran/realisasi, dan tiga angka terakhir untuk buku besar.

Jenis KodeKode kombinasi (mnemonic codes), adalah kode yang dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka, dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna kode. Contoh: AL-1 = Aktiva Lancar, Kas dst.

Laporan Manajerial dan Laporan KeuanganLaporan manajerial, adalah laporan yang ditujukan untuk memenuhi kepentingan manajemen.

Laporan keuangan, adalah laporan yang terdiri dari laporan rugi-laba, laporan modal, neraca, laporan arus kas, serta pengungkapan laporan keuangan. Laporan keuangan bersifat umum dan terutama ditujukan untuk pemakai eksternal.

Contoh Laporan ManajerialAnggaran (budgets)

Anggaran adalah perencanaan yang dinyakatan dalam satuan uang, misalnya: anggaran kas, anggaran biaya tenaga kerja dst. Laporan kinerja (performance reports)

Laporan kinerja adalah laporan tentang pencapaian prestasi, berupa perbandingan antara realisasi dengan anggaran atau dengan angka pembanding yang lain.Laporan penjualan per jenis produk, per divisi, per area penjualan dst.

Pengaruh Laporan Terhadap PrilakuManagement by exception adalah prinsip untuk memaklumi penyimpangan dari anggaran yang bersifat tidak material, dan tidak memerlukan menginvestigasi.Laporan manajerial berpengaruh besar terhadap prilaku, karena manajemen dan staff akan cenderung bekerja secara lebih profesional jika prestasinya akan diukur dan dievaluasi.

Pengendalian InterenSalah satu fungsi SIA adalah untuk menciptakan pengendalian interen yang efektif. Pengendalian interen adalah sistem yang dirancang untuk memastikan beberapa hal sebagai berikut:Keandalan laporan: laporan manajerial dan laporan keuangan.Keamanan aset dan laporan.Efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi.Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen dan segala peraturan serta hukum yang berlaku.

Elemen-elemen Pokok Pengendalian InterenKelengkapan dokumentasi Pemisahan fungsi, mencakup: Fungsi otorisasi Fungsi pencatatan Fungsi penyimpanan Keandalan laporan, mencakup:Laporan manajerial Laporan keuangan

Bab IIElemen dan Prosedur SIA