NABILA PUTRI

0113U270

KELAS G

SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAGEMENTKONSEP MANAJEMEN

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuan bersama ( dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hirarki manajer, dengan chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya berada di bawah CEO dalam bagan organisasi.

CEO (atau, dalam beberapa organisasi, satu tim manajer senior) memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk ,encapai tujuannya. Tunduk kepada persetujuan CRO, para manajer dari berbagai unit bisnis memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan unit mereka masing-masing untuk memperluas tujuan. Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Terdapat perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana sebagaimana digambarkan sebelumnya :a. Tidak sama halnya dengan thermostat atau sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu

b. Seperti halnya mengendalikan mobil (namun tidak seperti pengaturan suhu tubuh atau ruangan), pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis

c. Tidak seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu fungsi yang dilakukan oleh seorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antarindividu.

d. Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditetapkannya tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas

e. Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri, yaitu, pengendalian tidak dilakukan oleh suatu perangkat pengatur eksternal seperti thermostat, tetapi oleh para manajer yang menggunakan penilaian mereka.SISTEMSuatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau kelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Thermostat dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Proses pengendalian manajemen, sebagaimana yang telah kita ketahui, jauh lebih rumit dan mengandung penilaian (judgmental)a. Pendekatan sistem

Tiga perspektif Manajemen, baik klasik, Perilaku, maupun Kuantitatif masing2 mempunyai perspektif yang berbeda dengan efektivitas yang berbeda pula dalam penerapannya pada situasi tertentu.

Oleh karena itu diperlukan adanya pendekatan yang integrated yang mampu membantu para manajer memecahkan persoalan manajemen organisasinya.

Pendekatan itu adalah pendekatan sistem (system theory) yang menyatakan bahwa aktivitas setiap bagian dari organisasi akan saling pengaruh mempengaruhi dengan aktivitas bagian lain dari organisasi itu b. Prinsip prinsip dari Pendekatan Sistem

Sistem terbuka (open system) sistem yang berinteraksi dg lingkungannya

Sub sistem (Sub system), - bagian atau elemen dari sebuah sistem yg satu sama lain saling berkaitan

Sinergi (Synergy) konsep yg menjelaskan bahwa suatu pekerjaan yg dilaksanakan secara bersama-sama akan memberikan hasil yang lebih baik

Entropi (Entropy) kondisi yang menunjukkan terjadinya penurunan produktivitas dan kualitasnya sebagai akibat ketidakmampuan dalam membaca dan beradaptasi dengan lingkungannyaPENGENDALIANSuatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi, mengendalikan suatu organisasi adalah jauh lebih rumit dibandingkan dengan mengemudikan sebuah mobil.

Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen :

a. Pelacak (detector) atau sensor suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan

b. Penilai (assessor), dimana suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadic. Effector suatu perangkat (yang sering disebut dengan umpan balik) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut

d. Jaringan komunikasi perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.ELEMEN ELEMEN PROSES KENDALI

DEFINISI PENGENDALIAN MANAJEMEN

Proses pengendalian management adalah proses dimana manager pada seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan organisasi.

Pada proses pengendalian management; Detector melaporkan apa yang terjadi saat ini di perusahaan, Assessor membandingkan keadaan ini dengan keadaan yang diinginkan, Effektor melakukan tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan actual dengan keadaan yang diinginkan untuk diterima, dan Jaringan Komunikasi memberitahukan pada manager apa yang sedang terjadi dan bagaimana membandingkannya dengan keadaan yang diinginkan.PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

Tidak ada Standar

Pengendalian Management tidak bersifat otomatis

Pengendalian Management memerlukan koordinasi antar individu

Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan

Banyak Pengendalian Management bersifat Self-ControlKEGIATAN DALAM FUNGSI MANAJEMEN

BATAS BATAS PENGENDALIAN MANAJEMENPengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalambeberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka panjangdan tidak sistematis. Sementarapengendalian tugas focus pada jangka pendek dan paling sistematis.

PENGENDALIAN MANAJEMENPengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhianggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dariproses ini dijelaskan sebagai berikut.Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi :

1. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

2. Mengkoordinasikan aktivitas - aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

3. Mengomunikasikan informasi.

4. Mengevaluasi informasi.

5. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.

6. Mempengaruhi orang - orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai denganrencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana tersebut diformulasikan.Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggarantidaklah selalu buruk.PERANGKAT PENERAPAN STRATEGISistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi kearah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskanpada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu -satunya perangkat manajeryang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi juga diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemensumber daya manusia (SDM), dan budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umumyang secara eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.

TEKANAN FINANSIAL DAN NONFINANSIALDimensi finansial memfokuskan pada hasil - hasil moneter, yaitu laba bersih pengembalianatas modal ( return on investment) , seterusnya. Tetapi sebenarnnya seluruh subunit organisasimemiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan,pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.

BANTUAN DALAM MENGEMBANGKAN STRATEGIPeranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategiyang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah, informasipengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasarbagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut sebagai pengendalian interaktif. Mengundangperhatian manajemen pada pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar)maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan perlu adanya inisiatifstrategi baru.

PERUMUSAN STRATEGIFormula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan stretegi untukmencapai tujuan - tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhandari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah - langkah khusus gunamancapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangkawaktu;tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah.

Strategi merupakan perencanaanyang besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasiyang diinginkan oleh manajemen senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Sesungguhnyasiapapun memiliki sebuah gagasan cemerlang, yang setelah dianalisis dan didiskusikan dapatmenjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung jawab lengkap dalam formulasi strategiseharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu unit organisasi saja.

PERBEDAAN ANTARA FORMULASI STRATEGI DAN PENGENDALIAN MANAJEMENFormulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementarapengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desainsistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap;dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.

PENGENDALIAN TUGASPengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifikdilaksanakan secara efektif dan efisien.Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individualsesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan optimal atau tindakanyang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yangdiinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan, danjumlah kas yang dikeluarkan.

PERBEDAAN ANTARA PENGENDALIAN TUGAS DAN PENGENDALIAN MANAJEMENPerbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalahbanyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemenmelibatkan perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan -persamaan. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnyadalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapaproses produksi yang terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dannonmanajer.

Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara pada pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit - unitorganisasional ini.Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secaraluas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum.Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas - tugas tertentu, yang sebagian besarmembutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

DAMPAK INTERNET TERHADAP PENGENDALIAN MANAJEMENRevolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet pada tahun 1990an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya teknologi internet dewasa ini. Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon :

1. Akses secara mudah dan cepat

2. Komunikasi multi - target.

3. Komunikasi berbiaya rendah.

4. Kemampuan menampilkan citra tertentu.

5. Penggeseran kekuatan dan kendali kepada individu.Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efesien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Penilaian (judgement) diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi:

1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanakeragaman.

2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.

3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional dan departemen-departemen yang akan dinilai

4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi.

5. Menjelaskan variabel kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.

6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer,

7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.

8. Mendesaian struktur penghargaan yang tepat.

9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dari pengendalian manajemen pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.

SISTEM PENGENDALIAN FORMALPengaruh besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2) aturan-aturan.

Aturan-aturanKita menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.

Beberapa jenis aturan bisa dilihat di bawah ini :

1. Pengendalian FisikPenjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian.

2. ManualAda banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain. Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara geografis.

3. Pengamanan SistemBerbagai pengamanan sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.4. Sistem Pnegendalian TugasPengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.

PROSES KENDALI SECARA FORMALSuatu perencaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.

KESELARASAN TUJUANTujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat keselaran tujuan (goal congruence) yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.

Dalam memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang diajukan:

1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?

2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?

FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUANBaik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal, baik yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih keselasan dengan tujuan perusahaan.

Faktor-faktor EksternalFaktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau wilayah di mana organisasi beroperasi.

Faktor-faktor Internal1. Budaya Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual.

2. Gaya ManajemenFaktor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around); sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.

3. Organisasi InformalGaris-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.

4. Persepsi dan KomunikasiDalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak resmi).

Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan persepsi.