AuditISO 19011

Internal Quality Auditor Training ISO 19011:2002

280640

Kaszief Kaslan

Training Summary

Definisi dan Prinsip prinsip Audit Mengelola Program Audit

3 6

Pelaksanaan Audit Kompetensi Auditor

1738

280640

Kaszief Kaslan

2

Definisi

Audit Internal: Proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.

Bukti Audit: Catatan, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasiKriteria Audit: Kebijakan, Prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan280640 Kaszief Kaslan3

Prinsip prinsip Audit

Audit dibedakan berdasarkan pemahaman dari beberapa prinsip yang membuat audit lebih efisien dan menjadi alat yang berguna untuk membantu kebijakan manajemen dan pengendalian, menyediakan informasi dimana organisasi dapat memperbaiki kinerja mereka.

Prinsip audit adalah sebagai berikut: ! Etika Pelaksanaan: dasar dari profesionalisme ! Penyampaian yang Jujur: kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat ! Profesionalisme: pelaksanaan audit dengan cermat dan adil280640 Kaszief Kaslan4

Prinsip prinsip Audit

Independen: Auditor haruslah independen terhadap aktifitas yang diaudit dan bebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang objektif selama proses audit untuk meyakinkan temuan temuan dan keputusan keputusan didasarkan pada bukti (evidence). Bukti (evidence): Bukti audit dapat diverifikasi. Berdasarkan sampel dan informasi yang tersedia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dan sumberdaya yang terbatas.

280640

Kaszief Kaslan

5

Mengelola Program Audit

Organisasi dalam melaksanakan audit harus melaksanakan dan mengelola program audit secara efisien dan efektif. Tujuan dari program audit adalah merencanakan frekuensi audit dan mengidentifikasi serta sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan audit.

Ruang lingkup dan tujuan dari program audit tergantung dari: Ukuran organisasi Budaya organisasi Kompleksitas organisasi

280640

Kaszief Kaslan

6

Mengelola Program AuditAuthority for Audit Program

Defining Audit Program: Objectives/Extent Responsibilities Resources Procedures Improving Audit Program Implementing Audit Program Evaluating Auditors Assigning Audit Team Directing Audit Activities Recording Competence of Auditors

Plan

Act

Do Audit Activities

Monitoring and reviewing Audit Program: Identifying opportunities for improvement

Check

280640

Kaszief Kaslan

7

Mengelola Program Audit

Top Manajemen harus menunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola Program Audit, dengan wewenang: Menetapkan tujuan dan ruang lingkup Program Audit Menetapkan tanggung jawab, sumberdaya dan prosedur

Meyakinkan pelaksanaan Program Audit Mengawasi, meninjau dan memperbaiki Program Audit Meyakinkan catatan yang mencukupi terhadap Program Audit dipelihara.Organisasi dapat menetapkan lebih dari satu Program Audit, dan juga berbagai macam tujuan.

280640

Kaszief Kaslan

8

Mengelola Program Audit Tujuan Program Audit

Tujuan Audit harus ditetapkan untuk mengarahkan perencanaan dan pelaksanaan Audit:

Prioritas Manajemen Tujuan Komersial Persyaratan Sistem Manajemen Persyaratan Perundangan dan Kontraktual Kebutuhan evaluasi vendor Persyaratan pelanggan Kebutuhan pihak pihak yang berkepentingan Resiko potensial organisasi280640 Kaszief Kaslan9

Mengelola Program Audit Ruang Lingkup Program Audit

Ruang lingkup Program Audit dapat berbagai macam dan dipengaruhi oleh: Ruang lingkup,tujuan dan waktu setiap audit dilakukan Frekuensi pelaksanaan audit Ukuran, bentuk dan kompleksitas organisasi Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktifitas yang diaudit Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya Hasil dari audit sebelumnya Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya.280640 Kaszief Kaslan10

Mengelola Program Audit Tanggung Jawab Program Audit

Manajer Program Audit bertanggung jawab untuk: Menentukan, melaksanakan, mengawasi, mengkaji dan memperbaiki Program Audit Mengidentifikasi dan menyediakan sumberdaya untuk pelaksanaan Program Audit.Sumberdaya: Manusia, Biaya, Cara / Metode

280640

Kaszief Kaslan

11

Mengelola Program Audit Sumberdaya Program Audit

Pada saat menentukan sumberdaya yang diperlukan untuk Program Audit, kita harus mempertimbangkan: Teknik Audit Menentukan kompetensi auditor dan memperbaikinya Durasi audit

Kebutuhan audit yang lainnya

280640

Kaszief Kaslan

12

Mengelola Program Audit Prosedur Program Audit

Prosedur Program Audit harus ditetapkan termasuk: Perencanaan dan jadwal Audit

Meyakinkan kompetensi Auditor dan Lead Auditor Menyeleksi tim Audit Pelaksanaan Audit Pelaksanaan tindak lanjut Audit

Memelihara catatan Program Audit Mengawasi kinerja dan memperbaiki Program Audit280640 Kaszief Kaslan13

Mengelola Program Audit Prosedur Program Audit Persyaratan ISO 9001:2008 (elemen 8.2.2):The organization shall conduct internal audits at planned intervals to determine whether the quality management system ! conform to the planned arrangements (see 7.1), to the requirements of this International Standard and to the quality management system requirements established by the organization, and ! is effectively implemented and maintained. An audit program shall be planned, taking into consideration the status and importance of the processes and areas to be audited, as well as the results of previous audit. The audit criteria, scope, frequency and methods shall be defined. Selection of auditors and conduct of audits shall ensure objectivity and impartiality of the audit process. Auditors shall not audit their own work. The responsibilities and requirements for planning and conducting audits, and for reporting results and maintaining records (see 4.2.4) shall be defined in a documented procedure. The management responsible for the area being audited shall ensure that actions are taken without undue delay to eliminate detected nonconformities and their causes. Follow-up activities shall include the verification of the actions taken and the reporting of verification results (see 8.5.2).280640 Kaszief Kaslan14

Mengelola Program Audit Prosedur Program Audit Persyaratan ISO 14001:2004 (elemen 4.5.5):The organization shall ensure that internal audits of the environmental mgt system are conducted at the planned interval to a. determine whether the environmental management system 1.Conform to planned arrangement for environmental management including the . requirement of this international standards and 2.Has been properly implemented and maintained, and b. provide information on the result of audits to management Audit programme(s) shall be planned,established,implemented and maintained by the organization,taking into consideration the environmental importance of the operation(s) concerned and the result of previous audits Audit procedure(s) shall be established,implemented and maintained that address. - The responsibilities and requirement for planning and conducting audits,reporting results and retaining associated records. - The determination of audits criteria,scope,frequency and methods Selection of auditors and conduct of audits shall ensure objectivity and impartiality of the audit process..280640 Kaszief Kaslan15

Mengelola Program Audit Pelaksanaan Program Audit

Pelaksanaan Program Audit harus: Mengkomunikasikan program audit kepada pihak yang berkepentingan Meyakinkan tugas audit kepada tim audit Meyakinkan pelaksanaan audit sesuai dengan program audit Meyakinkan adanya catatan dari aktifitas audit Dilakukan audit lanjutan, jika diperlukan.280640 Kaszief Kaslan

16

Mengelola Program Audit Pencatatan Program Audit

Catatan dipelihara untuk menyediakan bukti pelaksanaan Program Audit: Catatan Audit: Rencana Audit,Laporan Audit, Laporan Ketidaksesuaian, Laporan Tindakan Koreksi dan Pencegahan Hasil Tinjauan Program Audit Catatan Personel Audit: Evaluasi Auditor, Seleksi Tim Audit, pelatihanCatatan harus dijaga dan dikendalikan secara mencukupi.280640 Kaszief Kaslan

17

Pelaksanaan Audit

Initiating the Audit Initiating the Audit

Document Review Document Review

Preparing Preparing the on-site Audit the on-site Audit

Completing the Completing the Audit Audit

Preparing, Preparing, Approving, Approving, Distributing audit Distributing audit Report Report

On-site Audit On-site Audit

Audit Follow Up Audit Follow Up

280640

Kaszief Kaslan

18

Pelaksanaan Audit Mengawali Audit

Menunjuk Lead Auditor Menentukan Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Menentukan kecukupan audit Menetapkan tim audit Melakukan pertemuan dengan auditee

280640

Kaszief Kaslan

19

Pelaksanaan Audit Melakukan Tinjauan Dokumen

Meninjau dokumen dokumen yang relevan dengan Dockumentasi Sistem Manajemen, termasuk catatan catatan. Dokumen yang relevan: Manual Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja Eksternal Dokumen Standar Produk280640 Kaszief Kaslan20

Pelaksanaan Audit Persiapan dan Pelaksanaan Audit

Menyiapkan Rencana Audit (Audit Plan), yang menjelaskan: Tujuan audit Kriteria audit dan referensi dokumen Ruang lingkup, termasuk identifikasi fungsi dan organisasional serta proses yang akan diaudit Tanggal dan tempat pelaksanaan audit Durasi untuk masing masing aktifitas audit Tanggung jawab anggota tim audit internal dan witness Alokasi sumberdaya dan peralatan yang diperlukan di area kritikal Nama auditee280640 Kaszief Kaslan21

Pelaksanaan Audit Persiapan dan Pelaksanaan Audit

Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada: Independensi Kompetensi Efektifitas, seperti wewenang dan tanggung jawab untuk Auditor, Auditor Trainee dan Technical Expert

Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan audit untuk pencapaian Tujuan Audit

280640

Kaszief Kaslan

22

Pelaksanaan Audit Persiapan Dokumen Kerja

Dokumen kerja harus disiapkan dan digunakan oleh Tim Audit sebagai referensi dan alat pencatatan hasil audit, termasuk: Checklist dan Audit Plan Form untuk pencatatan (LKS/PTKP/PTP/CAR)Catatan catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal dilakukan, harus disimpan (lihat elemen 8.2.2 ISO 9001:2008 dan 4.5.5 ISO 14001:2004)

280640

Kaszief Kaslan

23

Pelaksanaan Audit Format Checklist

Proses apa yang akan diaudit/diverifikasi Dokumen yang terkait dengan proses tersebut (Nama dan Nomor dokumen) Form atau catatan yang mendukung proses tersebut sebagai bukti bahwa proses tersebut telah dilaksanakan

Kategori temuan (Observasi, Ketidaksesuaian Minor, Ketidaksesuaian Major)

280640

Kaszief Kaslan

24

Pelaksanaan Audit Manfaat Checklist

Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah disetujui Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan Alat bantu dalam menyusun Laporan Audit

280640

Kaszief Kaslan

25

Pelaksanaan Audit Pelaksanaan Program Audit

Pelaksanaan Opening meeting: Memperkenalkan anggota Tim Audit Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit

Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan) Metode Pelaksanaan Audit Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang relevan dengan ruang lingkup audit280640 Kaszief Kaslan26

Pelaksanaan Audit Metode Pelaksanaan Audit

Bertanya dengan 5W 1H 1S Observasi aktifitas Peninjauan Dokumen

Apa ini. Apa itu .

280640

Kaszief Kaslan

27


Pertanyaan Pembuka: Pertanyaan umum, tidak merupakan pertanyaan dengan jawaban Ya atau Tidak.Bisa bersumber dari Checklist yang telah disiapkan atau persyaratan Elemen ISO 9001:2008 dan ISO 14001:2004 Pertanyaan Lanjutan: Bersumber dari pernyataan auditee terhadap Pertanyaan Pembuka

Pertanyaan Penutup: Merupakan penutup dari pertanyaan yang telah diajukan, biasanya mencari Bukti Audit280640 Kaszief Kaslan28


Trace Forward menelusuri dari Output Proses ke Input Proses, untuk mengetahui bagaimana Output Proses tersebut didapatkan. Contoh: Menelusuri semua salinan kontrakpenjualan dan menentukan apakah semua persyaratan pelanggan telah dipenuhi

Trace Backward menelusuri dari Input Proses ke Output Proses, untuk mengetahui bagaimana Input Proses tersebut diolah menjadi output. Contoh: Dari keluhan pelanggan/produk yangdikembalikan untuk kemudian memeriksa tahapan produksi, pemeriksaan, penggunaan material yang berkaitan dengan proses tersebut.

Combination gabungan kedua metode diatas280640 Kaszief Kaslan29

Pelaksanaan Audit Hal yang Perlu Dicatat

Tanggal Audit Area Audit : seperti Laboratory, Warehouse, Production, Maintenance, dan lain-lain. Klausul ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 yang terkait

Nomor Dokumen/referensi Penjelasan mengenai proses, produk, sumber daya yang diaudit Judul dan tanggal dari dokumen yang diaudit

280640

Kaszief Kaslan

30

Pelaksanaan Audit Temuan Audit

Bukti Audit harus dievaluasi dengan Kriteria Audit untuk menghasilkan Temuan Audit. Temuan Audit dapat menghasilkan Kesesuaian maupun Ketidaksesuaian dengan Kriteria Audit maupun kesempatan untuk melakukan perbaikan. Temuan Audit: Observasi Ketidaksesuaian Minor Ketidaksesuaian Major280640 Kaszief Kaslan31


Observasi Bukan merupakan ketidaksesuaian oleh karena tidak melanggar Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan dan juga Persyaratan Elemen ISO 9001:2008/ISO 14001:2004. Dasar dari Observasi adalah pengalaman dan pengetahuan seorang Auditor Internal.

280640

Kaszief Kaslan

32


Ketidaksesuaian Minor Ketidaksesuaian akan disebut minor apabila tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu (Human error). Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang ada. Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari prosedur instruksi kerja.280640 Kaszief Kaslan33


Ketidaksesuaian Major Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu. Tidak dilakukannya pemeriksaan/pengujian pada saat penerimaan bahan baku/material. Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus. Tidak dilakukannya program mutu internal.

280640

Kaszief Kaslan

34

Pelaksanaan Audit Tugas Tim Audit Mutu Internal

Menuliskan Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam LKS/PTKP/PTP/CAR Menjelaskan Ketidaksesuaian yang ditemukan kepada Auditee Meminta persetujuan dari Auditee mengenai batas waktu pelaksanaan Tindakan Perbaikan (Corrective Action) Melakukan Verifikasi atas Tindakan Perbaikan yang telah dilaksanakan oleh Auditee

280640

Kaszief Kaslan

35

Pelaksanaan Audit Penulisan Ketidaksesuaian

P: Problem L: Location O: Objective Evidence R: Reference Contoh: LKS no. 3 di Top Management belum dilakukan verifikasi,O L R280640 Kaszief Kaslan36

P

sesuai yang diminta oleh Prosedur PM/AM/02 revisi 04

Pelaksanaan Audit Verifikasi

Melakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa akar permasalahan telah teridentifikasi. Melakukan Verifikasi yang membuktikan bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan efektif. Meyakinkan bahwa personil terkait mengetahui tindakan perbaikan yang dilaksanakan. Melihat bukti jika tindakan perbaikan yang dilakukan merubah dokumentasi sistem manajemen mutu.

280640

Kaszief Kaslan

37

Kompetensi Auditor Umum

Seorang Auditor Internal harus kompeten, yang didasarkan dengan Pendidikan, Pengalaman Kerja, Pelatihan Auditor dan Pengalaman Audit.

QualityQuality Specific knowledge and Skills Generic knowledge and Skills

EnvironmentalEnvironmental Specific knowledge and Skills

Education

Work Experience

Auditor Training Audit Experience

Personal Attributes

280640

Kaszief Kaslan

38

Kompetensi Auditor Pengetahuan dan Kecakapan Umum Auditor

Prinsip prinsip Audit, prosedur dan teknik Sistem Manajemen dan dokumen dokumen referensi Situasi organisasi Persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan lain yang dilaksanakan

280640

Kaszief Kaslan

39

Kompetensi Auditor Pengetahuan dan Kecakapan Umum Lead Auditor

Prinsip prinsip Audit, prosedur dan teknik Sistem Manajemen dan dokumen dokumen referensi Situasi organisasi Persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan lain yang dilaksanakan Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim Audit Memimpin Tim Audit untuk mendapatkan keputusan Audit

Menghindari dan memecahkan permasalahan Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit280640 Kaszief Kaslan40

Kompetensi Auditor Pengetahuan dan Kecakapan Khusus Auditor

Pengetahuan dan pemahaman mengenai: Terminologi Mutu (ISO 9000:2005) Prinsip prinsip Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) Prinsip prinsip Manajemen Lingkungan (ISO 14001) Alat Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya. Pengetahuan mengenai aktifitas pada area yang akan diaudit

280640

Kaszief Kaslan

41

Kompetensi Auditor Karakteristik Auditor

Karakteristik Auditor yang baik adalah: Sopan, jujur, kebenaran, tulus, bijaksana Berpikiran terbuka, Diplomatis Teliti Mengamati Memutuskan

Percaya diri

280640

Kaszief Kaslan

42

Kompetensi Auditor Ilustrasi Kompetensi Auditor Lead Auditor

AuditorEducation Work Experience Work Experience in Quality Mgt System Auditor Training Audit Experience280640

Lead AuditorBachelor 5 Years 2 Years

High School 5 Years 2 Years

40 Hours of Audit Training4 AuditKaszief Kaslan

40 Hours of Audit Training5 Audit

43

280640

Kaszief Kaslan

44

AuditISO 19011

Documents

Transcript of AuditISO 19011