i

AUDIT OPERASIONAL FUNGSI PENJUALAN, PIUTANG , DAN PENERIMAAN KAS/BANK PADA PT. PROGRESS

DIECAST

SKRIPSI Oleh

TETI LESTARI 008201000220

Fakultas Ekonomi President University Untuk memenuhi persyaratan Program Sarjana S1 Fakultas

Ekonomi Program Studi Akuntansi

PRESIDENT UNIVERSITY CIKARANG BARU- BEKASI

INDONESIA 2013

ii

LEMBAR PENGESAHAN

Dengan ini, Penguji menyatakan bahwa skripsi yang berjudul " Audit Operasional

Fungsi Penjualan, Piutang , dan Penerimaan Kas/Bank Pada PT. Progress

Diecast (Penulis : Teti Lestari , Fakultas Ekonomi dinilai dan terbukti telah lulus Ujian

Lisan pada 5 Maret 2013

Ketua Penguji

( Misbahul Munir,MBA.,Ak.,CPMA)

Penguji 1

(Drs.H.Umar Subandijo., Ak , MBA)

Penguji 2

( Yayas M Gitosaputro , CPMA )

iii

SURAT REKOMENDASI

Skripsi ini berjudul "Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan,Piutang, dan

Penerimaan Kas/Bank Pada PT. Progress Diecast" disusun dan disampaikan oleh (Teti

Lestari) dalam pemenuhan sebagian dari persyaratan untuk gelar Sarjana Ekonomi -

Jurusan Akuntansi, telah ditinjau dan telah memenuhi persyaratan untuk skripsi.

Oleh karena itu, kami merekomendasikan mahasiswa tersebut untuk

mengikuti sidang.

Cikarang,05 Maret 2013

Menyetujui

Dr. Sumarno Zain, SE, Ak.,MBA Dr. Sumarno ZainSE,Ak.,MBA Kepala Program Studi Akuntansi Dosen Pembimbing

iv

PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini

Nama : Teti Lestari

NIM : 008201000220

Jurusan/Program Studi : Akuntansi/Akuntansi

Fakultas : Ekonomi

Menyatakan dengan sebenarnya bahwa skripsi yang saya tulis benar-benar merupakan

hasil karya sendiri, bukan merupakan pengambilalihan tulisan atau pikiran orang lain.

Apabila dikemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan bahwa skripsi ini hasil jiplakan ,

maka saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan tersebut.

Cikarang, 31 Januari 2013

Penulis

Teti Lestari

v

AUDIT ATAS FUNGSI PENJUALAN , PIUTANG DAGANG, DAN

PENERIMAAN KAS PADA PT. PROGRESS DIECAST Abstrak

PT. Progress Diecast merupakan suatu perusahaan manufaktur yang

memproduksi komponen otomotive. Penjualan,piutang, dan penerimaan kas/bank adalah pos yang penting karena mempengaruhi tingkat likuiditas perusahaan, sehingga diperlukan audit operasional atas penjualan, piutang serta penerimaan kas/bank fungsi-fungsi tersebut berjalan dengan efisien dan efektif.

Metode penelitian yang digunakan penulis yaitu melalui studi kepustakaan dimana dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa buku-buku dan literature, dan penelitian lapangan, dimana penulis menganalisis langsung objek penelitian untuk mengumpulkan data yang diperlukan langsung dari perusahaan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi (pengecekan dokumen terkait) .

Hasil penelitian yang diperoleh menunjukkan sistem pengendalian intern dan prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas/bank pada PT. Progress Diecast masih terdapat indikasi kelemahan yang perlu mendapat perhatian manajemen, seperti adanya delivery/pengiriman sebelum diterima purchase order, tidak sinkron nya harga pada purchase order dengan surat penawaran yang telah disetujui, pembuatan dokumen belum bernomor urut tercetak, dan belum adanya kebijakan yang jelas mengenai kriteria dan batas retur.

Atas kelemahan yang teridentifikasi, maka penulis menyarankan agar perusahan membangun komunikasi internal, memiliki kebijakan dimana pengiriman dilakukan setelah purchase order diterima, meningkatkan koordinasi antara bagian terkait, membuat dokumen dengan bernomor urut tercetak, dan memiliki kebijakan yang jelas mengenai kriteria retur dan batas waktunya.

Kata kunci: Audit Operasional atas fungsi penjulan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank.

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya sehingga

penulisan skripsi ini yang berjudul “Audit Operasional atas Fungsi Penjualan, Piutang

Usaha dan Penerimaan Kas/Bank pada PT. Progress Diecast” dapat berjalan dengan

lancar dan sesuai waktu yang diharapkan. Pada Kesempatan ini penulis juga

mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada

• Allah Swt, Atas berkat dah rahmat NYA penulis dapat menyelesaikan skripsi

ini dengan baik.

• Kedua orang tua atas dukungan yang begitu besar baik moril maupun materil

• Dosen pembimbing Bapak Dr. Sumarno Zain, SE,Ak.,MBA atas segala

masukan dalam penyelesaian skripsi ini sehingga penulis dapat menyelesaikan

tulisan ini dengan baik.

• Bapak Yayas M Gitosaputro CPMA, atas masukan dalam penyelesaian skripsi

ini.

• Suami tercinta Adnan Munandar atas segala kontribusi yang telah diberikan

dalam proses penulisan skripsi ini.

• Bapak H. Rayawan sebagai manager Accounting PT. Progress Diecast atas

dukungan dalam penyediaan data untuk skripsi ini.

• Seluruh rekan rekan Jurusan akuntansi President University atas dukungannya

kepada penulis dalam hal berbagi ilmu dan saling mendukung selama

menjalankan perkuliahan di President University.

• Semua pihak yang telah memberikan memberikan nasehat, bantuan dan

semangat baik langsung maupun tidak langsung.

vii

Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat kepada pembaca maupun peneliti

peneliti selanjutnya sebagai sumbangan pemikiran. Penulis mengetahui masih banyak

ketidaksempurnaan dalam skripsi ini, Oleh karena itu penulis mengharapkan ada pihak

yang dapat memberikan kritik membangun dan saran-saran yang bermanfaat sehingga

skripsi ini menjadi lebih baik.

Bekasi, 31 Januari 2013

Penyusun

Teti Lestari

viii

ix

x

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Pemeriksaan Fungsi Penjualan.....................................................................50

Tabel 4.2 Pemeriksaan Fungsi Penjualan.....................................................................52

Tabel 4.3 Pemeriksaan Fungsi Penjualan.....................................................................53

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Gedung Pabrik.........................................................................................30

Gambar 3.2 Contoh Produk.........................................................................................31

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Struktur Organisasi Perusahaan

Lampiran 2 Grafik Sales Tahun 2012

Lampiran 3 Delivery Result List

Lampiran 4 Contoh Pencatatan Piutang

Lampiran 5 Voucher Penerimaan Kas

xiv

GLOSARIUM

PPIC : Production Plan and Inventory Control

PO : Purchase Order

NG : Not Good

AR : Account Receivable (Piutang)

KAP : Kantor Akuntan Publik

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Persaingan dunia bisnis saat ini semakin ketat, dimana setiap perusahaan bertujuan

untuk memperoleh laba yang tinggi dengan memaksimalkan pendapatan dari hasil

penjualan produk serta meminimalkan biaya baik biaya produksi maupun biaya

operasional. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, maka manajemen perusahaan harus

dapat bekerja secara efektif, efisien, dan ekonomis. Hal ini tergantung pada kebijakan

manajemen apakah dapat menerapkan manajemen dan strategi yang baik, serta didukung

oleh sistem pengendalian internal yang memadai.

Dalam suatu perusahaan, setiap bagian atau fungsi membutuhkan pengendalian

internal yang memadai. Fungsi penjualan merupakan salah satu komponen utama yang

berhubungan erat dengan kelangsungan hidup suatu perusahaan karena dengan penjualan

yang tinggi maka pendapatan perusahaan semakin besar. Oleh karena itu fungsi penjualan

benar – benar harus diperhatikan. Fungsi penjualan yang baik harus didukung dengan

sistem pengendalian intern yang memadai guna menjaga, mendeteksi, dan memberikan

mekanisme pembetulan terhadap kemungkinan terjadinya kesalahan maupun

penyalahgunaan.

Fungsi penjualan tentunya berhubungan dengan piutang perusahaan, dimana

piutang merupakan hasil nominal dari penjualan yang akan diterima perusahaan.

Pengelolaan atas piutang perlu dilakukan dengan baik agar pembukuan dan pencatatan

dilakukan secara optimal. Dengan adanya piutang maka secara langsung akan

2

berhubungan dengan sistem penerimaan kas/bank, dimana sistem penerimaan ini harus

dikontrol dengan baik yaitu memastikan pembayaran sesuai dengan piutang serta

mengontrol seluruh piutang sudah terbayar.

Audit operasional merupakan salah satu sarana pengendalian manajemen yang

bertujuan untuk dapat mengetahui dan mengevaluasi apakah fungsi manajemen dan

kegiatan operasi perusahaan telah berjalan dengan memadai. Dalam hal ini penulis

menganggap penting untuk dilaksanakan pemeriksaan terhadap penjualan, piutang, dan

penerimaan kas karena masih terdapat hal hal yang kurang efektif dan efisien pada

prosedur tersebut, Selain itu penjualan merupakan fungsi penting yang menentukan

jumlah peredaran usaha dan pendapatan perusahaan. Dalam penelitian ini, penulis

membatasi pembahasan kepada pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang, dan

penerimaan kas/bank.

Berdasarkan pertimbangan di atas, maka penulis tertarik untuk membahas lebih

lanjut dalam penulisan skripsi dengan judul “ AUDIT OPERASIONAL FUNGSI

PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN KAS/BANK PADA PT.

PROGRESS DIECAST “

1.2 Identifikasi Masalah

Dalam penelitian ini, penulis membatasi pokok permasalahan sebagai berikut :

1. Apakah fungsi penjualan, pengelolaan piutang, dan penerimaan kas/bank pada PT.

Progress Diecast sudah efektif , efisien, dan ekonomis ?

2. Apakah sistem pengendalian intern perusahaan terhadap fungsi penjualan, piutang,

dan penerimaan kas/bank berjalan dengan baik serta dapat mengidentifikasi

kelemahan dan penyimpangan yang ada ?

3

3. Permasalahan apa saja yang terdapat pada fungsi penjualan, piutang , dan penerimaan

kas/bank ?

1.3 Ruang Lingkup Penelitian dan Pembatasan Masalah

Mengingat luasnya bidang cakupan yang dapat dibahas maka penulis membatasi

pembahasan hanya pada audit atas fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas/bank

pada PT. Progress Diecast . Adapun batasan-batasan objek penelitian yang merupakan

lingkup penelitian antara lain :

1. Penilaian pengendalian internal atas pelaksanaan fungsi penjualan, piutang, dan

penerimaan kas/bank

2. Rekomendasi prosedur penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas/bank.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini yaitu :

1. Untuk mengetahui apakah fungsi dan prosedur penjualan, pengelolaan piutang, dan

penerimaan kas/bank pada PT. Progress Diecast sudah efektif, efisien,ekonomis, dan

sesuai kebijakan perusahaan?

2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern perusahaan terhadap fungsi

penjualan, piutang, dan penerimaan kas/bank berjalan dengan baik serta dapat

mengidentifikasi kelemahan dan penyimpangan yang ada ?

3. Untuk mengetahui permasalahan apa saja yang terdapat pada fungsi penjualan,

piutang , dan penerimaan kas/bank ?

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :

4

1. Bagi penulis, Penelitian ini membantu penulis agar lebih memahami alur pada fungsi

penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank

2. Bagi perusahaan, Sebagai bahan masukan agar perusahaan lebih memperhatikan

kontrol internal atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank

dikarenakan fungsi ini sangat penting kedudukannya pada operasional perusahaan.

3. Bagi peneliti lain, yaitu sebagai salah satu bahan referensi dalam penyempurnaan

penelitian yang mengambil tema yang sama

4. Bagi pembaca, yaitu dapat menambah wawasan mengenai audit atas fungsi penjualan

, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank.

1.6 Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif. Dalam

pengumpulan data dan informasi, metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah :

1. Riset Kepustakaan (Library Research)

Yaitu penelitian yang dilakukan penulis untuk memperoleh data secara teoritis

melalui studi kepustakaan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari litelatur-

litelatur dan tulisan-tulisan lainnya yang berhubungan dengan topik yang akan

dibahas dalam skripsi ini .

2. Riset Lapangan (Field Research)

Yaitu penelitian yang dilakukan secara langsung oleh penulis dengan cara

pengamatan langsung pada perusahaan untuk memperoleh data-data dan gambaran

yang jelas mengenai kegiatan perusahaan tersebut.

5

Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara :

• Wawancara

Yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya

jawab langsung kepada bagian terkait dengan menggunakan wawancara

terstruktur yang disiapkan oleh penulis.

• Observasi (Pengamatan)

Yaitu peneliti melibatkan diri dan meninjau secara langsung kepada objek

yang diteliti

• Dokumentasi

Yaitu menelusuri bukti-bukti baik bukti ekstern maupun bukti intern atas

transaksi atau kegiatan yang diteliti.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Audit

2.1.1 Pengertian Audit

Untuk mengetahui dengan jelas pengertian auditing, berikut ini akan

dikemukakan definisi-definisi auditing yang diambil dari beberapa sumber. Pengertian

auditing menurut Mulyadi (2010 ) adalah : “Secara umum auditing adalah suatu proses

sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai

pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk

menetapkan tingkat kesesuaian anatara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria

yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang

berkepentingan”.( h. 9).

Arens dan Loebbecke (2003), “auditing adalah proses pengumpulan dan

pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu

entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen, untuk dapat

menetukan dan melaporkan kesesuaian informasi yang dimaksud dengan kriteria-

kriteria yang telah ditetapkan.” (h.1)

2.1.2 Jenis- Jenis Audit

Audit dapat dibagi menjadi beberapa tipe. Pembagian ini dimaksudkan untuk

menentukan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dengan diadakannya suatu kegiatan

audit tersebut.

7

Mulyadi (2010) menyatakan auditing umumnya digolongkan menjadi 3 golongan

yaitu audit laporan keuangan, audit kepatuhan, dan audit operasional.

1. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit)

Audit laporan keuangan adalah audit yang dilakukan oleh auditor independen

terhadap laporan keuangan yang disajikan oleh kliennya untuk menyatakan

pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut. Dalam laporan keuangan

ini, auditor independen menilai kewajaran laporan keuangan atas dasar

kesesuaiannya dengan prinsip akuntansi berterima umum.

2. Audit Kepatuhan (Compliance Audit)

Audit kepatuhan adalah audit yang tugasnya untuk menentukan apakah yang

diaudit sesuai dengan kondisi atau peraturan tertentu. Audit kepatuhan banyak

dijumpai dalam pemerintahan.

3. Audit Operasional (Operational Audit)

Audit operasional merupakan review secara sistematik kegiatan organisasi atau

bagian dari padanya, dalam hubungannya dengan tujuan tertentu.

Tujuan audit operasional adalah untuk :

a. Mengevaluasi kinerja

b. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan

c. Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut (h. 30-32).

2.2 Audit Operasional

2.2.1 Pengertian Audit Operasional

Boynton, Johnson, dan Kell (2003) mendefinisikan , “Audit Operasional adalah

suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas , efisiensi, dan kehematan

operasi organisasi yang berbeda dalam pengendalian manajemen serta melaporkan

8

kepada orang orang yang tepat hasil-hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi

perbaikan”. (h. 489)

Arens dan Loebbecke (2003) ”Audit operasional merupakan penelaahan atas

bagian maupun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai

efisiensi dan efektifitasnya. Umumnya, pada saat penyelesaian audit operasional,

auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki

jalannya operasi perusahaan” (h.4).

Audit operasional adalah mengevaluasi efisiensi dan efektivitas setiap bagian

dari prosedur dan metode operasi organisasi. Audit operasional lebih berorientasi ke

masa depan, artinya hasil dari penilaian berbagai kegiatan operasional tersebut

diharapkan dapat membantu manajemen dalam meningkatkan efektivitas pencapaian

tujuan yang ditetapkan oleh badan usaha.

2.2.2 Kriteria Audit Operasional

Tunggal, A. W. (2008),” Salah satu pendekatan untuk menentukan kriteria dalam

audit operasional adalah menyatakan bahwa apakah tujuan yang ditentukan dalam

beberapa aspek kesatuan usaha efektif atau efisien dan untuk merekomendasi perbaikan.

Beberapa sumber kriteria audit operasional adalah:

1. Prestasi Historis

Seperangkat kriteria yang sederhana dapat didasarkan pada hasil sebenarnya dari

periode sebelumnya

2. Prestasi yang dibandingkan

Sebagian besar kesatuan yang terkena audit operasional tidak bersifat unik, terdapat

banyak kesatuan yang sama di dalam keseluruhan organisasi atau diluarnya. Dalam

9

hal demikian, data prestasi dari kesatuan yang dapat dibandingkan merupakan

sumber yang sangat baik untuk mengembangkan kriteria.

3. Standar terekayasa

Dalam banyak tipe penugasan audit operasional, mungkin tepat untuk

mengembangkan kriteria sebagai standar rekayasa. Sebagai contoh, studi waktu

dan gerak untuk menentukan tingkat keluaran produksi.

4. Pembahasan dan persetujuan

Kadang-kadang kriteria yang obyektif sulit atau memakan biaya dalam

mendapatkannya, dan kriteria yang dikembangkan melalui pembahasan dan

persetujuan yang sederhana. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini harus

meliputi manajemen kesatuan yang diaudit, auditor operasional dan kesatuan atau

orang-orang yang akan mendapat laporan tentang temuan-temuan yang didapat.”

(h. 50)

2.2.3 Tujuan Audit Operasional

Audit operasional bertujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas suatu kegiatan

operasi perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Menurut Agoes. S (2004) “Tujuan umum dari audit operasional antara lain :

1. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi yang ada

dalam perusahaan.

2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana , harta lainnya)

yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.

3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah

ditetapkan oleh top manajemen.

10

4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top manajemen untuk memperbaiki

kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern , system

pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan , dalam rangka

meningkatkan efisiensi , ekonomi, dan efektifitas dari kegiatan operasional

perusahaan.

2.2.4 Jenis- jenis Audit Operasional

Arens dan Loebbecke (2003) menjabarkan tiga kategori audit operasional, yaitu :

1. Fungsional (Functional)

Audit fungsional merupakan suatu alat penggolongan kegiatan suatu perusahaan

dan berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi. Keunggulan

dari audit fungional adalah memungkinkan adanya spesialisasi dari auditor. Dan

kekurangan dari audir jenis ini ialah tidak ada evaluasi terhadap fungsi yang saling

berkaitan.

2. Organisasional (Organizational)

Audit operasional dalam suatu organisasi menyangkut keseluruhan unit organisasi,

seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Penekanan dalam audit ini

adalah seberapa efisien dan efektif fungsi-fungsi saling berinteraksi. Dalam audit

organisasional, rencana organisasi dan metodemetode untuk mengkoordinasikan

aktifitas yang ada sangat penting.

3. Penugasan Khusus (Special Assignments)

Penugasan khusus timbul karena adanya permintaan dari manajemen perusahaan.

Ada banyak terdapat variasi, contohnya mencakup penentuan penyebab tidak

efektifnya sistem PDE, penyelidikan kemungkinan kecurangan dalam suatu divisi,

dan membuat rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi suatu barang.(h. 766).

11

2.2.5 Perbedaan Audit Keuangan dan Audit Operasional

Sebelum melaksanakan audit opersional, hendaknya perlu diketahui mengenai

perbedaan antara audit operasional dengan audit keuangan biasa. Menurut Arens et al

(2008) menyatakan :

“The three major differences between operational and financial auditing are the

purpose of the audit, distribution of the report, and inclusion of nonfinancialv areas

in operational auditing”.

Perbedaan audit operasional dan audit keuangan adalah :

1. Audit keuangan berorientasi pada masa lalu dan lebih menekankan pada apakah

informasi historis dicatat dengan benar. Sedangkan audit operasional berorientasi

menekankan pada efisiensi dan efektivitas.

2. Dalam hal distribusi laporan, audit keuangan ditujukan kepada banyak pemakai

laporan keuangan dan didistribusikan secara detil. Sedangkan laporan audit

operasional sangat berbeda dari satu audit ke audit lainnya karena keterbatasan

distribusi operasional dan beragamnya sifat audit untuk efisiensi dan efektivitas.

3. Pada keterlibatan bidang bukan keuangan, audit operasional mencakup banyak

aspek efisiensi dan efektivitas dalam sebuah badan usaha. Audit keuangan dibatasi

hanya pada hal-hal yang langsung mempengaruhi kewajaran penyajian laporan

keuangan (h.842).

2.2.6 Pengertian Efektifitas dan Efisiensi

Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan

merupakan salah satu tujuan audit operasional yang dilaksanakan, dan berikut ini

12

adalah gambaran mengenai efektifitas dan efisiensi menurut Arens dan Loebbecke

(2003) :

1. Efektifitas mengacu kepada pencapaian suatu tujuan yang hendak dicapai

dengan memenuhi setiap standar atau kondisi yang telah ditetapkan sebelumnya

2. Efisiensi adalah suatu tindakan dengan cara yang dapat meminimalisir kerugian

atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu.

2.2.7 Teknik-teknik Audit Operasional

Menurut Mulyadi dan Puradireja (2002) terdapat beberapa teknik dalam

melakukan pemeriksaan operasional yang dimana tidak berbeda jauh dari teknik yang

digunakan dalam audit keuangan , yaitu :

1. Pengamatan

Pengamatan berupa peninjauan objek yang diteliti secara langsung dengan tujuan

untuk memperoleh gambaran dan pemahaman yang memadai serta

mengidentifikasikan hal-hal yang perlu diperhatikan atau tidak memenuhi syarat.

2. Wawancara

Wawancara merupakan usaha untuk mendapatkan informasi tentang objek yang

diteliti secara lisan misalnya dengan melakukan tanya jawab dengan pihak terkait

ataupun dengan menggunakan daftar pertanyaan.

3. Analisis

Analisis merupakan tinjauan terhadap data yang ada untuk mengetahui unsur-

unsur yang penting, misalnya terhadap dokumen yang relevan dengan objek yang

diteliti.

13

4. Verifikasi

Verifikasi adalah suatu pembuktian dari apa yang tertulis dikaitkan dengan fakta

atau usaha pembuktian kebenaran dari suatu pernyataan.

5. Penyelidikan

Penyelidikan adalah usaha lanjutan dalam melakukan verifikasi, yang dilakukan

terhadap kondisi yang dianggap sebagai suatu penyimpangan untuk menjabarkan

adanya suatu permasalahan

6. Evalusi

Evaluasi merupakan penilaian untuk dapat ditarik kesimpulan tentang bidang

yang diaudit berdasarkan informasi yang diperoleh

2.2.8 Temuan Hasil Pemeriksaan

Menurut Bayangkara, IBK (2008), Penyusunan temuan yang baik harus mencakup :

1. Kondisi (condition)

Merupakan keadaan yang menggambarkan kenyataan yang terjadi di perusahaan. Audit

operasional memerlukan temuan fakta awal dalam tahap pekerjaan lapangan (field work).

Ketika temuan fakta digunakan untuk menyatakan suatu kondisi, auditor perlu memeriksa

dan menguji operasi dan data terkait untuk membuat fakta lebih jelas. Pernyataan kondisi

ini memberikan titik referensi kepada temuan yang berkaitan dengan kriteria yang ada.

2. Kriteria (criteria)

Adalah ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang seharusnya ada dan

merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan, yang dapat

berupa kebijakan yang telah ditetapkan manajemen, kebijakan perusahaan sejenis atau

kebijakan industri, dan peraturan pemerintah.

14

3. Sebab (cause)

Merupakan tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku dan apa

penyebab terjadinya kondisi tersebut diperusahaan serta bagaimana terjadinya. Temuan

audit tidaklah lengkap sampai auditor secara penuh mengidentifikasi penyebab atau alasan

terjadinya penyimpangan dari kriteria. Faktor paling utama dari temuan audit yaitu

menentukan penyebab kelemahan. Penyebab ini adalah alasan mengapa kegiatan

operasional menjadi tidak efisien, efektif dan ekonomis.

4. Akibat (effect)

Merupakan dampak dari tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku.

Salah satu tujuanutama dalam melaksanakan audit operasional adalah mendorong

manajemen operasional melakukan tindakan positif untuk mengoreksi temuan atas

kekurangan operasional yang diidentifikasi oleh tim audit.

5. Rekomendasi (recommendation)

Menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kelemahan masalah yang

dikemukakan dalam temuan. Rekomendasi haruslah masuk akal diikuti dengan sebuah

penjelasan mengapa kondisi ini terjadi, penyebabnya, dan apa yang harus dilakukan untuk

mencegah berulang hal itu”(h.175).

2.2.9 Tahap-Tahap Audit Operasional

Pada dasarnya audit operasional merupakan proses yang sistematis yang

memiliki prosedur atau tahapan-tahapan dalam melaksanakan pemeriksaan. Dimana

tahapan-tahapan tersebut sudah terstruktur dan tidak bias diacak urutan kinerjanya.

Mengacu pada pendapat Bhayangkara,IBK.(2008) tahap-tahap audit

operasional dapat dikelompokkan menjadi :

15

1. Survei Pendahuluan

Survei pendahuluan merupakan tahap awal dari audit operasional, dimana

auditor mendapatkan informasi mengenai objek yang akan diaudit. Informasi

dapat berupa kebijakan, ketentuan, dan prosedur dari aktivitas yang akan

diaudit, serta menganalisis potensi kelemahan pada perusahaan tersebut. Dari

survey pendahuluan , auditor akan menentukan sasaran audit sementara.

2. Pengujian pengendalian Intern

Auditor mengadakan pengujian pengendalian manajemen untuk menilai

efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan

perusahaan. Dengan pengujian ini, maka auditor akan lebih memahami

pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga dapat lebih mudah untuk

mengetahui potensi kelemahan. Hasil dari pengujian ini dapat dihubungkan

dengan sasaran audit sementara yang didapat dari survey pendahuluan untuk

dijadikan sasaran audit yang lebih pasti.

3. Audit terinci

Setelah sasaran audit yang lebih pasti telah ditetapkan, maka auditor akan

mengumpulkan bukti yang relevan yang kemudian akan dikembangkan pada

temuan-temuan yang lain dan menguji permasalahan yang terkait dengan

tujuan audit.

4. Pelaporan

Pada tahap ini, auditor melaporkan temuan-temuannya kepada pihak

manajemen dan memberikan rekomendasi untuk melakukan perbaikan atas

kelemahan tersebut. Laporan ini juga harus disertai dengan bukti bukti yang

dapat mendukung temuan auditor.

16

5. Tindak Lanjut

Hasil audit manajemen kurang bermakna apabila rekomendas yang diberikan

oleh auditor tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang diaudit. Meskipun auditor

tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan rekomendasinya

ditindaklanjuti.

2.3 Sistem Pengendalian Internal

2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal

Menurut IAI (2004), “Pengendalian internal adalah suatu proses yang

dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel entitas lain yang didesain

untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan

berikut ini : (a) Kendala laporan keuangan, (b) Efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c)

Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku “(h.319).

2.3.2 Komponen-komponen Pengendalian Intern

Pengendalian internal menurut COSO mencakup lima unsur yang saling

berkaitan. Unsur-unsur ini berasal dari cara manajemen menjalankan usaha dan

terintegrasi den gan proses manajemen. Unsur unsur tersebut adalah sebagai berikut:

a. Lingkungan Pengendalian (Control En vironment)

Menetapkan suasana suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan

pengendaliandari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan

fondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya, yang

menyediakan disiplin dan struktur

17

b. Penilaian Resiko (Risk Assessm ent)

Merupkanp engidentifikasian dan analisis entitas mengenai resiko yang relevan

terhadap pencapaian tujuan entitas, yang membentuk suatu dasar mengenai

bagaimana resiko harus dikelola.

c. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa

perintah manajemen telah dilaksanakan

d. Informasi dan Komunik asi (Information and Communication)

Merupakan pengidentifikasian, penangkapan dan pert ukaran informasi dalam

suatu bentuk dan kerangka wakt u yang membuat orang mampu melaksanakan

tanggung jawabnya.

e. Pemantauan (Monitoring)

Merupakan suatu proses yang memiliki kualitas kinerja pengendalian internal

pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan

pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan

perbaikan yang diperlukan.

2.3.3 Hubungan Sistem Pengendalian Internal dengan Auditing

Menurut pendapat Arens dan Loebbecke (2003) menyatakan hubungan antara

sistem pengendalian intern dengan audit adalah sistem pengendalian internal dibentuk

untuk membantu mencapai sasaran perusahaan, dan sasaran penting semua organisasi

adalah efisiensi dan efektifitas. Salah satu syarat unt uk dapat melaksanakan audit

adalah pemeriksaan yang cukup terhadap sistem pengendalian internal perusahaan,

18

karena dalam pengendalian internal terdapat prosedur yang berhubungan dengan

pengambilan keput usan yang mengarah pada dikeluarkannya otorisasi manajemen

dalam pencapaian tujuan organisasi. Tujuan manajemen membentuk struktur

pengendalian intern adalah untuk membantu dalam mencapai sasaran perusahaan

dengan efisien dan efektif. Tujuan utama evaluasi atas pen gen dalian intern pada audit

operasion al adalah untuk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas pen gen dalian intern

dan membuat rekomendasi kepada manajemen.(h. 766)

2.4 Penjualan

2.4.1 Pengertian Penjualan

Menurut Arens dan Loebbecke (2003), yang diterjemahkan oleh AmirvAbadi

Jusuf, menyatakan bahwa “Penjualan merupakan proses yang diperlukan untuk

mengahlikan kepemilikan atas barang dan jasa yang tersedia unt uk dijual kepada

pelanggan” (h. 356).

IAI (2004) memberikan definisi penjualan dalam SAK, yaitu Penjualan barang

meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual kembali, seperti barang dagang

yang dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah

dan property lain yang dibeli untuk dijual kembali. Penjualan jasa biasanya menyangkut

pelaksanaan tugas secara kontraktor telah disepakati untuk dilaksanakan selama suat u

periode waktu yang telah disepakati perusahaan (h. 23).

Penjualan berdasarkan definisi di atas adalah suatu usaha yang terpadu untuk

mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemenuhan

kebutuhan dan keinginan pembeli, gun a menghasilkan laba.

19

2.4.2 Jenis Penjualan

Menurut Mulyadi (2010) kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan

barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai, yaitu:

1. Penjualan Tunai

Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh

perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari

pembeli.

2. Penjualan Kredit.

Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi

dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu

tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. (h.202)

2.4.3 Sistem Penjualan

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan, terutama penjualan kredit adalah :

a. Fungsi kredit

Dalam transaksi penjualan secara kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas

pemberian kredit kepada pelanggan yang meminta persetujuan kredit

b. Fungsi penjualan

Dalam sistem penjualan, fungsi ini bertan ggung jawab melayani kebutuhan

pelanggan. Fungsi ini mengisi fakt ur penjualan untuk memungkinkan fungsi

gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada

pelanggan.

20

c. Fungsi gudang

Fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan

yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan

d. Fungsi pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang yang kualitas, mutu, dan

spesifikasinya sesuai dengan y ang tercantum dalam tembusan faktur penjualan

yang diterima dari fungsi penjualan.

e. Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang

kepada pelanggan ke dalam kart u piutang berdasarkan faktur penjualan yang

diterima dari fungsi pengiriman.

2.4.4 Dokumen yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2010), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan

kredit adalah:

1. Surat order pengiriman dan tembusannya.

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses

penjualan kredit kepada pelanggan.

2. Faktur dan tembusannya.

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk

mencatat timbulnya piutang.

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.

21

Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total

harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

4. Bukti memorial.

Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.

Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber

untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi

tertentu .

2.4.5 Tujuan Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan

Menurut Arens dan Loebbecke (2003) menyatakan, “ Tujuan pemeriksaan atas

penjualan yaitu :

1. Penjualan yang tercatat adalah untuk pengiriman actual yang dilakukan kepada

pelanggan

2. Penjualan yang ada telah dicatat

3. Penjualan yang tercatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim dan ditagih

serta dicatat dengan benar.

4. Transaksi penjualan diklasifikasikan dengan pantas

5. Penjualan dicatat dengan waktu yang tepat

6. Transaksi penjualan dimasukkan dengan pantas dalam berkas induk dan

diiktisarkan dengan benar “(h 379).

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis dapat disimpulkan bahwa

tujuan dari audit operasional atas fungsi penjualan adalah :

1. Untuk mengetahui apakah pengendalian internal atas aktivitas penjualan telah

memadai

22

2. Untuk mengetahui pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan

apakah telah dilaksanakan secara efektif

3. Untuk mengetahui manfaat audit operasional yang telah dilaksanakan terhadap

aktivitas penjualan dalam menunjang efektifitas pengendalian internal pada

perusahaan

2.5 Piutang (Account Receivable)

2.5.1 Pengertian Piutang

Definisi piutang secara umum adalah klaim kepada pihak lain atas uang, barang

atau jasa , yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun , atau dalam satu siklus

kegiatan perusahaan.

Menurut Agoes,S (2004), Contoh dari perkiraan-perkiraan yang biasanya

digolongkan sebagai piutang antara lain :

• Piutang dagang

• Wesel tagih

• Piutang pegawai

• Piutang bunga

• Uang muka

• Refundable deposit (uang jaminan)

• Piutang lain-lain

• Allowance for bad debts “ (h. 183)

2.5.2 Tujuan Audit Operasional atas Pengelolaan Piutang Usaha

Mulyadi (2002) mengungkapkan bahwa tujuan audit operasional terhadap

pengelolaan piutang usaha antara lain :

23

1. Untuk memperoleh keyakinan tentang keandalan catatan akuntansi yang

bersangkutan dengan piutang usaha.

2. Untuk membuktikan keberadaan piutang usaha dan keterjadian transaksi yang

berkaitan dengan piutang usaha yang dicantumkan di neraca.

3. Untuk membuktikan kelengkapan transaksi yang dicatat dalam catatan

akuntansi dan kelengkapan saldo piutang usaha yang disajikan dalam neraca.

4. Untuk membuktikan hak kepemilikan klien atas piutang usaha yang

dicantumkan di neraca.

5. Untuk membuktikan kewajaran penilaian piutang usaha yang dicantumkan di

neraca.

6. Untuk membuktikan kewajaran penyajian dan penungkapan piutang usaha di

neraca ( h. 89 )

Agoes, S. (2004) juga menyatakan, tujuan pemeriksaan atas piutang antara lain

adalah :

1. Untuk mengetahui apakah terdapat pengendalian intern yang baik atas

piutang dan transaksi penjualan.

2. Untuk memeriksa validity (keabsahan) dan authenticity daripada piutang.

3. Untuk memeriksa collectibility (kemungkinan tertagihnya) piutang dan

cukup tidaknya perkiraan allowance for bad debts (penyisihan piutang tak

tertagih).

4. Untuk mengetahui apakah ada kewajiban bersyrat ( contigent liability )

yang timbul karena pendiskontoan wesel tagih ( notes receivable ).

5. Untuk memeriksa apakah penyajian piutang di neraca sesuai dengan prinsip

akuntansi berterima umum (standar akuntansi keuangan) (h. 183)

24

2.6 Kas Dan Bank

Kas didefinisikan sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas

dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Menurut PSAK (2009) Kas dan setara kas ”Kas terdiri dari saldo kas (cash

on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang

sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan sebagai

kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapai risiko perubahan nilai yang signifikan.

25

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN DAN SEJARAH PERUSAHAAN

3.1 Pengumpulan dan Pengolahan Data

3.1.1 Pengumpulan Data

Dalam rangka memperoleh data penelitian , Penulis menggunakan beberapa

metode diantaranya yaitu :

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Penelitian kepustakaan dilakukan dengan tujuan untuk mengumpulkan data sekunder

yang berkaitan dengan masalah yang diteliti, sehingga dapat digunakan sebagai suatu

landasan berfikir secara rasional untuk mengadakan perbandingan antara teori dengan

aplikasinya. Penelitian kepustakaan dilakukan dengan membaca, mempelajari, dan

menelaah buku buku dan litelatur-litelatur yang berhubungan dengan permasalahan

yang dibahas dalam penulisan skripsi ini.

2. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian lapangan dilakukan dengan mengadakan peninjauan secara langsung ke PT.

Progress Diecast untuk mendapatkan data primer yang diperlukan serta untuk

memperoleh gambaran yang jelas mengenai keadaan perusahaan. Teknik-teknik yang

digunakan dalam penelitian lapangan yaitu

26

a. Wawancara (Interview)

Wawancara yang dimaksud disini meliputi diskusi dan tanya jawab langsung

dengan bagian terkait . Wawancara meliputi sejarah pendirian peruasahaan,

struktur organisasi serta uraian pembagian tugas dan wewenang masing-masing

bagian di perusahaan. Selain itu penulis melakukan wawancara mengenai

prosedur penjualan, piutang usaha, penerimaan kas/bank serta kebijakan yang

menyangkut prosedur tersebut.

b. Dokumentasi

Semua data yang diperlukan dalam penelitian ini diambil di kantor PT. Progress

Diecast yang berkedudukan di Ejip Industrial Park Plot 7f-2 Cikarang bekasi.

c. Observasi

Observasi adalah melihat dan mengamati secara langsung kegiatan yang

dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan gambaran mengenai keadaan

perusahaan. Observasi dilakukan untuk melihat lingkungan kerja perusahaan

secara keseluruhan dan mengetahui kedudukan masing-masing bagian di

perusahaan serta tugas dan wewenang yang dijalankannya.

Selain itu penulis mengamati lingkungan kerja di bagian penjualan sekaligus

proses penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank yang terjadi di

perusahaan serta mengamati dokumen dokumen yang digunakan dalam prosedur

tersebut.

3.1.2 Teknik Pengolahan Data

Data memiliki kedudukan yang sangat penting dalam suatu penelitian karena data

merupakan masukan atau input yang sangat menentukan bermutu atau tidaknya suatu

27

penelitian. Untuk menjawab perumusan masalah yang telah diungkapkan dan mencapai

suatu kesimpulan dalam penelitian ini, makan data yang telah dikumpulkan harus diolah.

Dalam penulisan skripsi ini teknik pengolahan data menggunakan metode

kualitatif dengan cara check list. Analisis kualitatif merupakan teknik analisis dengan

membandingkan antara praktek yang dijalankan di perusahaan dengan standar

pengendalian intern yang telah ditetapkan. Unsur unsur struktur pengendalian intern

yang dianalisis meliputi :

a. Struktur Organisasi

Pada unsur struktur organisasi akan dibahas mengenai pembagian fungi

penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas, serta apakah ada kemungkinan

terjadinya perangkapan fungsi yang dapat menyebabkan pengendalian

perusahaan menjadi lemah dan menghambat proses suatu kegiatan.

b. Tugas dan wewenang

Pada unsur tugas dan wewenang akan diuraikan tugas dan wewenang fungsi

penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas untuk mengetahui kemungkinan

terjadinya overlapping job description dan dampaknya terhadap pengendalian

intern perusahaan.

c. Aktivitas pengendalian

Pada unsur aktivitas pengendalian akan dikaji mengenai otorisasi prosedur

penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas. Tujuannya adalah untuk

mengetahui apakah pemegang otorisasi sudah tepat dan apakah orang yang

melakukan adalah orang yang berhak, ditinjau dan diukur menurut pembagian

tugas dan wewenang.

28

3.2 Tinjauan Perusahaan

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT. Progress Diecast adalah perusahaan PMA Jepang dan berdiri dengan akta

notaris Leo Hutabarat , SH No.11 tanggal 27 Oktober 2003.

Pada Tahun 1994 , Memulai operasi dengan menjadi bagian dari PT. Astra Otoparts

dimana semua produk yang dihasilkan adalah untuk penjualan ekspor. Pada Tahun 2002

perusahaan mulai mendistribusikan produk di pasar dalam negeri. Pada tahun 2004 PT.

Progress Diecast membangun kantor dan pabrik di Kawasan industry EJIP Cikarang .

Tahun 2007 perusahaan mulai beroperasi dalam pembuatan dies, jig, dan produk casting.

Tahun 2008 perusahaan mendapat sertifikat ISO /TS. Berikut adalah gambaran lokasi PT.

Progress Diecast

Gambar 3.1

29

3.2.2 Kegiatan Perusahaan

Produk utama yang diproduksi oleh PT. Progress Diecast adalah Casting/ mencetak

dari Alumunium ingot menjadi part part automotive untuk mensuply industry automotive di

Indonesia khususnya di kawasan EJIP, Cibitung, Cikampek dsb. Selain menjual produk di

pasar local, perusahaan juga mengeksport produk yaitu ke Negara jepang, Malaysia, dan

Thailand.

Berikut adalah contoh barang barang yang di produksi oleh perusahaan :

Gambar 3.2

3.2.3 Visi Misi Motto dan Kebijakan Mutu Perusahaan

a. Visi

Menjadi pserusahaan Die Casting terbaik di Indonesia.

b. Misi

Mendukung industry dalam hal penyediaan produk alumunium dan zinc die casting

yang berkualitas dan ramah lingkungan.

c. Motto

• Tidak menerima produmct dan part NG dari sublier dan subcont,

• Tidak membuat product NG dalam proses,

• Tidak mengirim product NG pada casting.

30

d. Kebijakan Mutu

PT. Progress Diecast sebagai perusahaan yang bergerak dibidang alumunium dan

zinc casting dalam mencapai visi dan misi perusahaan menetapkan, menerapkan,

menjaga dan mengkaji hal berikut :

1. Komitmen untuk menghasilkan product dengan berkualitas baik sesuai atau

memenuhi harapan pelanggan,

2. Komitmen untuk melakukan pengiriman tepat waktu,

3. Komitmen terhadap peningkatan berkesinambungan pada product, proses, dan

system management mutu demi tercapainya kepuasan pelanggan dan memiliki

daya saing yang lebih baik,

4. Mematuhi peraturan, perundang-undangan, dan persyaratan lain yang berlaku,

5. Komitmen untuk menghasilkan produk yang tidak mencemari lingkungan.

3.2.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Setiap perusahaan tentu memiliki suatu tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai

tujuan tersebut dibutuhkan struktur organisasi yang baik untuk mengatur aktivitas perusahaan

dan memberikan gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara setiap karyawan

dalam perusahaan. Dalam perusahaan, dibutuhkan struktur organisasi agar dapat diketahui

pembagian kerja , wewenang dan tanggung jawab karyawan dalam perusahaan yang bertujuan

tercapainya suatu kerjasama yang efektif, efisien, dan ekonomis.

Adapun uraian tugas masing – masing fungsi pada PT. Progress Diecast adalah sebagai

berikut :

1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Merupakan pemegang kekuasaaan tertinggi dalam perusahaan.

31

Tugas dan wewenang :

• Mengangkat dan memberhentikan anggota Dewan Komisaris dan Direktur

• Mengesahkan anggaran perusahaan

• Mengambil keputusan yang penting menyangkut kebijakan umum perusahaan.

2. Dewan Komisaris

Tugas dan wewenang :

• Terdiri dari para pemegang saham yang bertugas mengawasi kegiatan dari direktur

yang berhubungan dengan perusahaan agar tidak menyimpang dari anggaran dan

kebijaksanaan yang ditetapkan perusahaan.

• Merumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan

• Menerima laporan pertanggungjawaban dari direktur

• Dewan komisaris berhak melakukan pengawasan , di samping sebagai penasihat

terhadap tindakan direktur.

• Menerima laporan keuangan tahunan perusahaan

3. Direktur Utama

Tugas dan wewenang dari direktur utama adalah :

• Melaksanakan kebijakan umum yang telah digariskan untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan,

• Mewakili wewenang dan tanggung jawab tertinggi dalam mengambil keputusan

yang berhubungan dengan kegiatan operational perusahaan dalam rangka

pengembangan perusahaan dalam batas yang telah ditentukan,

• Menyusun rencana dan tujuan kerja perusahaan sesuai dengan kemampuan

perusahaan baik jangka panjang maupun jangka pendek,

32

• Mengangkat dan memberhentikan pegawai bawahannya,

• Menentukan dan mengesahkan pedoman mutu.

4. Bagian Pembelian

Tugas dan wewenang dari manajer pembelian adalah :

• Menyusun anggaran unutuk kegiatan pembelian,

• Merencanakan, mengatur, mengarahkan, melaksanakan, dan mengawasi kegiatan

pembelian barang,

• Melakukan kontrak pembelian kepada pemasok,

• Menentukan kualitas dan kuantitas produk yang akan dibeli,

• Menerima dan memeriksa laporan-laporan yang diterima dari bagian pembelian

dan gudang,

• Mengotorisasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian.

5. Manajer Akuntansi dan Keuangan

Tugas dan wewenang dari manajer akuntansi dan keuangan adalah :

• Menyusun sumber dana dan penggunaan dana dalam perusahaan,

• Menerapkan dan mengimplementasikan system akuntansi sesuai dengan prosedur

dan kebijakan yang telah diterapkan,

• Menyediakan data akuntansi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan,

• Memeriksa laporan-laporan dari bagian akuntansi dan bagian keuangan,

• Mengotorisasi bukti-bukti keuangan yang ada sebelum diproses dan dibukukan,

• Memberikan laporan pertanggung jawaban semua kegiatan, khususnya dalam

bentuk laporan keuangan kepada Direksi.

33

6. Manajer Personalia dan Umum

Tugas dan wewenang dari manajer personalia dan umum adalah :

• Bertanggung jawab terhadap masalah tenaga kerja dan masalah umum,

• Menilai kinerja karyawan,

• Menyelesaikan dan melatih karyawan umum,

• Menciptakan, menjaga dan meningkatkan disiplin kerja kepada seluruh karyawan

dan memastikan bahwa peraturan dan tata tertib perusahaan telah dilaksanakan

karyawan,

• Membuat dan menetapkan peraturan, kebijakan mengenai kepegawaian.

7. Bagian Gudang

Tugas dan wewenang dari bagian gudang adalah :

• Melaksanakan pencatatan kartu gudang dan kartu barang,

• Mengatur penyimpanan barang digudang secara aman dan efisien,

• Memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang diterima,

• Bertanggung jawab kepada manajer gudang

• Melakukan pengiriman barang.

8. Bagian Pengiriman Barang

Tugas dan wewenang dari bagian pengiriman barang adalah :

• Mengkoordinir kegiatan pengiriman barang ke pelanggan,

• Menjaga agar pengiriman barang dapat dilakukan tepat pada waktunya,

• Bertanggung jawab pada manajer penjualan

9. Bagian Pembelian

Tugas dan wewenang dari Bagian Pembelian adalah :

34

• Membuat Purchase Order (PO) ke supplier,

• Membuat laporan pembelian sebagai pertanggung jawaban kepada Manajer

Pembelian,

• Mengarsipkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian

• Bertanggung jawab kepada Manajer Pembelian.

10. Bagian Keuangan

Tugas dan wewenang Bagian Keuangan adalah :

• Membuat laporan-laporan yaitu laporan kas dan laporan bank,

• Mengotorisasi penerimaan dan pengeluaran kas atau bank,

• Menerima dan memeriksa laporan-laporan kegiatan keuangan perusahaan yang

dibuat bagian lain,

• Melakukan konfirmasi dengan bank apabila terdapat masalah dengan keuangan

perusahaan,

• Bertanggung jawab pada Manajer Akuntasi dan Keuangan,

• Mengarsipkan seluruh dokumen yang berhubungan dengan keuangan.

11. Kasir

Tugas dan wewenang dari Kasir adalah ;

• Mengelola petty cash (kas kecil) perusahaan

• Mencatat schedule direktur

• Membantu keperluan umum perusahaan

• Bertanggung jawab kepada bagian keuangan dalam hal pelaporan bulanan petty

Cash

35

12. Bagian Akuntansi

Tugas dan wewenang dari Bagian Akuntansi adalah :

• Menyelenggarakan pembukuan setiap transaksi keuangan dan biaya-biaya yang

terjadi secara tepat dan up to date berdasarkan bukti-bukti transaksi yang terjadi,

• Membuat laporan keuangan yang berkala,

• Memeriksa faktur-faktur yang telah jatuh tempo untuk mengawasi jangka waktu

pelunasan piutang,

• Bertanggung jawab kepada Manajer Akuntasni dan Keuangan,

• Mengarsipkan seluruh dokumen yang berhubungan dengan keuangan.

13. Bagian Pajak

Tugas dan wewenang dari bagian pajak adalah :

• Bertanggung jawab terhadap pelaporan pajak bulanan

• Mengecek laporan keuangan dan laporan pajak

14. Bagian Personalia

Tugas dan wewenang dari bagian personalia adalah

• Menangani masalah kepegawaian,

• Melakukan pencatatan absensi karyawan,

• Melaksanakan administrasi kepegawaian,

• Bertanggung jawab kepada manajer personalia dan umum.

15. Bagian Quality Control

• Mengecek barang sebelum dikirim kepada pelanggan

• Memeriksa kualitas dari bahan baku dan bahan penolong yang diterima perusahaan

dari pemasok

36

• Memeriksa bahan baku dan bahan penolong yang digunakan untuk proses produksi

• Membuat laporan kepada manajer produksi

16. Bagian General Affair

• Mengatur pengadaan konsumsi karyawan (pemesanan catering)

• Mengatur keperluan umum perusahaan

17. Bagian Export Import

• Mengurus kegiatan export dan import perusahaan

18. Bagian PPIC (Production Plan and Inventory control)

• Membuat schedule pengiriman kepada pelanggan

• Merekap pengiriman untuk dilaporkan kepada bagian penagihan

• Mengecek keadaan barang sebelum dikirim kepada pelanggan

19. Bagian Marketing / Merangkap secretary

• Membuat quotation untuk setiap perusahaan

• Mengecek harga setiap customer dan perubahannya

• Membuat schedule kegiatan kegiatan umum perusahaan

37

BAB IV

PEMERIKSAAN OPERASIONAL PENJUALAN , PIUTANG USAHA DAN

PENERIMAAN KAS PADA PT. PROGRESS DIECAST

4.1 Survey Pendahuluan

Setiap kegiatan memerlukan perencanaan atau survey agar berhasil dengan baik.

Pada tahap awal perencaan dalam pemeriksaan ini perlu ditetapkan suatu tujuan agar

hasil yang dicapai dapat maksimal. Adapun tujuan dari pemeriksaan ini adalah untuk

mengidentifikasi kelemahan yang ada dalam kegiatan penjualan, piutang usaha, dan

penerimaan kas/bank, serta memberikan usulan perbaikan untuk mengatasi kelemahan

yang ada agar fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas/ bank menjadi lebih efektif,

efisien, ekonomis serta menilai kelayakan kinerja operasi perusahaan.

Dalam proses pengumpulan semua informasi yang berhubungan dengan penelitian

maka penulis melakukan wawancara dengan manajemen yang terkait untuk memperoleh

data organisasi yang diantaranya adalah gambaran umum perusahaan, sistem/prosedur

penjualan, piutang, dan penerimaan kas/bank, sistem/prosedur akuntansi, struktur

organisasi dan uraian tugasnya, serta data data yang berkaitan dengan penjualan, piutang,

dan penerimaan kas/bank. Selain itu penulis juga melakukan penelitian pada dokumen

akuntansi perusahaan untuk menganalis kebijakan dan prosedur penjualan, piutang

usaha, penerimaan kas/bank.

Tahap survey pendahuluan ini dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai

berikut :

38

4.1.1 Observasi secara langsung pada perusahaan

Observasi ini dimaksudkan untuk melakukan pengamatan fisik kantor yang

berhubungan langsung dengan kegiatan operasional perusahaan dalam mengelola

penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank seperti fasilitas kantor yang

menunjang pekerjaan karyawan serta fasilitas penyimpanan dokumen-dokumen

kantor dan fasilitas lainnya. Di dalam observasi secara langsung ini diketahui bahwa

keadaan fisik kantor cukup memadai yaitu :

1) Ruangan kantor dan penempatan meja untuk karyawan sudah tertata cukup

rapih.

2) Dokumen-dokumen tersusun cukup rapih pada rak.

3) Perlengkapan penunjang pekerjaan bagi karyawan sudah memadai, seperti

telepon, faksimili, komputer, mesin fotokopi/scan dll.

4.1.2 Melakukan wawancara dengan pihak manajemen perusahaan

Wawancara dengan manajemen perusahaan membahas maksud dan tujuan

dilakukan pemeriksaan operasional atas penjualaan, piutang usaha dan penerimaan

kas/bank, yaitu untuk mengevaluasi apakah kegiatan operasional yang diperiksa

sudah efektif dan efisien. Sedangkan sasaran pemeriksaan penjualan, piutang usaha

adan penerimaan kas/bank adalah apabila terdapat suatu penyimpangan maka dapat

dilihat dari kriteria, sebab, akibat yang akan ditimbulkan dari penyimpangan

tersebut.

4.1.3 Melihat latar belakang yang berhubungan dengan objek pemeriksaan

Mempelajari latar belakang perusahaan dengan mempelajari sejarah pendirian

perusahaan, kegiatan utama yang dilakukan dan struktur organisasi perusahaan

yang disertai dengan deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab masing-masing

39

personel yang berhubungan dengan maslah yang diperiksa untuk mengetahui

apakah tanggung jawab tersebut sudah dilaksakan dengan semestinya.

4.1.4 Menganalisa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh Perusahaan

Dalam kegiatan pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang usaha dan

penerimaan kas/bank penulis mempelajari kebijakan dan prosedur yang berlaku

pada perusahaan untuk melihat apakah prosedur dan kebijakan tersebut sudah

efektif dan efisisen.

4.2 Pengujian Pengendalian Intern Fungsi Penjualan, Piutang Usaha, dan

Penerimaan cash/bank

4.2.1 Kebijakan, Prosedur , dan Pengendalian Internal Fungsi

Penjualan

4.2.1.1 Kebijakan penjualan Perusahaan

a. Customer perusahaan merupakan customer tetap dan bekerjasama secara

berkelanjutan untuk jangka waktu yang lama (tertentu) sesuai perjanjian

kedua belah pihak.

b. Perusahaan melakukan penjualan secara kredit dengan term 30 hari, 45 hari,

60 hari, dan 90 hari sesuai kesepakatan perjanjian kerjasama kedua belah

pihak.

c. Harga berubah secara berkala mengikuti harga bahan material pembuat

produk dan harga proses per unit. Adapun perubahan harga setiap customer

berbeda. Dari per 3 bulan, per 6 Bulan, dan per tahun.

d. Setiap akan ada perubahan harga , bagian marketing akan membuat

quotation/penawaran kepada customer. Penentuan harga dibuat berdasarkan

harga material dan harga proses produksi.

40

e. Dokumen purchase order yang ditandatangani oleh pihak customer menjadi

acuan bagian PPIC perusahaan untuk mengatur jumlah produk yang di

produksi sesuai permintaan. Dimana di dalam purchase order tersebut

tercantum quantity produk yang diminta dalam 1 bulan.

f. Pengiriman produk dilakukan secara bertahap sesuai dengan schedule

produksi pelanggan (Pelanggan menerapkan sistem Just In Time)

4.2.1.2 Prosedur penjualan

a. Bagian PPIC menerima purchase order dari pelanggan , lalu membuat

schedule pengiriman barang untuk periode 1 bulan setelah melakukan

konfirmasi terlebih dahulu dengan bagian pembelian pada perusahaan

pelanggan. Purchase order diinformasikan kepada bagian marketing untuk

pengecekan harga. Berdasarkan schedule dari pelanggan, PPIC

mempersiapkan barang yang akan dikirim. Pengiriman barang sesuai

permintaan pelanggan dengan menyesuaikan volume produksi di pihak

pelanggan.

b. Ketika ada pengiriman barang, maka bagian PPIC akan langsung

menginput jumlah barang yang dikirim pada komputer, Adapun letak file

tersebut ada di file umum sehingga semua departemen dapat mengikuti

perkembangan delivery (sales), Namun departemen lain hanya dapat

membuka / melihat tanpa bisa mengedit (read only). Adapun item yang

diinput yaitu nama barang yang dikirim, Nomor PO, quantity, dan harga).

c. Surat jalan terdiri dari 4 lembar yaitu :

Lembar ke 1 : untuk customer

Lembar ke 2 : untuk arsip

41

Lembar ke 3 : untuk security

Lembar ke 4(original) : Untuk Penjual dan disertakan pada dokumen

penagihan (invoice) pada akhir bulan setelah closing delivery.

4.2.1.3 Pengendalian Internal Fungsi Penjualan

a. Terdapat pemisahan fungsi dan batas wewenang antara bagian penjualan

dengan bagian akuntansi, bagian penerimaan kas/bank dan bagian

pengiriman barang

b. Pembuatan surat jalan dibuat secara manual, belum diberlakukan system

tercetak (prenumbered). Adapun pembuatan surat jalan dicetak dengan

menggunakan Microsoft excel.

c. Purchase Order dari customer di terima oleh bagian PPIC , dan kemudian

dari purchase order tersebut PPIC akan membuat schedule pengiriman

barang dengan terlebih dahulu menyesuaikan dengan jadwal produksi pada

perusahaan pelanggan.

d. Setiap pengiriman barang akan diinput oleh bagian PPIC . Surat jalan asli

disimpan di PPIC untuk kemudian diberikan kepada bagian penagihan pada

saat akan diterbitkan invoice.

e. Atas setiap pengiriman yang dilakukan, untuk beberapa pelanggan surat

jalan tidak dapat langsung kembali , karena masih harus diinput pada sistem

pelanggan,

f. Terdapat pengiriman yang belum ada purchase ordernya

4.2.1.4 Analisis kelemahan pengendalian intern Fungsi Penjualan

a. Surat jalan dibuat secara manual dan belum tercetak (prenumbered)

sehingga ada kemungkinan ada penomoran ganda pada surat jalan.

42

b. Purchase order diterima oleh bagian PPIC dan kemudian dari purchase

order tersebut PPIC membuat schedule pengiriman. Terkadang bagian PPIC

tidak menginformasikan Purchase Order kepada marketing. Sementara

perlunya marketing segera mendapat Purchase Order adalah memastikan

harga pada purchase order telah sesuai dengan harga yang terdapat pada

quotation yang telah disetujui kedua belah pihak, Apabila Purchase order

terlewat masuk ke marketing, maka ada kemungkinan harga ada yang tidak

sesuai.

c. Pembuatan dokumen/penyimpanan data masih dilakukan secara manual

yaitu menggunakan Microsoft excel (belum menggunakan program),

sehingga ada kemungkinan file excel tersebut rusak dan tidak terbaca lagi.

Hal ini cukup berbahaya bagi keamanan data perusahaan.

d. Dengan masih diberlakukannya cara manual dalam pencatatan akuntansi

perusahaan, termasuk pencatatan piutang maka ada kemungkinan ada

piutang yang belum tertagih yang tidak terdeteksi.

e. Untuk beberapa pelanggan, surat jalan asli baru dapat didapat kembali

setelah H + 2 pengiriman . Hal ini dapat menimbulkan masalah pada saat

akhir bulan ketika tagihan dibuat , karena surat jalan asli belum lengkap.

Sementara agar tagihan dapat diterima maka dokumen harus lengkap

terutama surat jalan asli.

f. Ada pengiriman yang dilakukan sebelum purchase order diterima, sehingga

hal ini dapat menimbulkan masalah pada saat penagihan, karena pada saat

penagihan dokumen harus lengkap termasuk purchase order.

43

4.2.2 Kebijakan , Prosedur , dan Pengendalian Internal Fungsi Piutang Usaha

4.2.2.1 Kebijakan Piutang Usaha

a. Penjualan kepada pelanggan dilakukan secara kredit dengan jangka waktu

pembayaran sesuai kesepakatan antara perusahaan dengan pelanggan.

Sebagian besar diberlakukan term 30 hari setelah penagihan.

b. Tagihan kepada pelanggan dilakukan per bulan, per dua minggu, dan per

hari . Hal ini sesuai kesepakatan antara kedua belah pihak. Adapun

pemisahan tagihan ini berhubungan dengan jadwal pembayaran.

c. Perusahaan tidak mengenakan denda atas keterlambatan pelunasan piutang

usaha

4.2.2.2 Prosedur Piutang Usaha

a. PPIC memberikan rekapan pengiriman barang kepada bagian penagihan

(akuntansi) untuk dibuatkan tagihan. PPIC memberikan surat jalan asli,

Purchase order, dan rincian delivery per barang (delivery result list).

b. Tagihan dibuat oleh bagian akuntansi dan dikirimkan kepada pelanggan.

Dokumen yang disertakan yaitu : Faktur penjualan (invoice), faktur pajak,

Copy purchase order, surat jalan asli, dan rekapan pengiriman barang.

c. Faktur penjualan dibuat 3 rangkap yaitu :

Lembar 1 (asli) untuk pelanggan (bermaterai)

Lembar 2 untuk arsip Perusahaan

Lembar 3 untuk Jurnal / pelengkap voucher penerimaan kas /bank

d. Bagian akuntansi berdasarkan copy faktur penjualan akan

mencatat/menjurnal jumlah piutang usaha dan mencatat term jatuh tempo

untuk mengontrol pembayaran dari pelanggan.

44

e. Apabila terjadi retur penjualan maka pihak customer akan menerbitkan

debit note. Dokumen debit note diterima oleh bagian akuntansi yang

kemudian diberikan ke bagian Quality control untuk mengecek kebenaran

jumlah quantity yang di retur. Setelah quantity sesuai, maka dokumen yang

telah di otorisasi kembali ke bagian akuntansi untuk dikonfirmasi ke

customer bahwa jumlah tersebut sudah sesuai. Bagian akuntansi akan

mencatat jumlah tersebut untuk dicatat sebagai pengurang piutang.

4.2.2.3 Pengendalian Internal Fungsi piutang

a. Telah terdapat pemisahan fungsi yang jelas antara bagian penjualan,

pembukuan / akuntansi dan bagian penerimaan kas/ bank

b. Bagian akuntansi menerbitkan invoice dan faktur pajak (penagihan)

berdasarkan surat jalan dan rekap pengiriman yang didapat dari bagian

PPIC.

c. Pembuatan tagihan dan faktur pajak masih dilakukan dengan cara manual ,

baik pembuatan nya sendiri maupun penomorannya.

d. Tidak membuat konfirmasi piutang secara berkala , Konfirmasi piutang

dibuat pada saat pemeriksaan oleh Kantor akuntan publik saja.

4.2.2.4 Analisis kelemahan pengendalian Internal Fungsi Piutang

a. Kelemahan pengendalian intern atas piutang usaha yaitu tidak dibuatnya

daftar analisa umur piutang sehingga kemungkinan ada piutang yang belum

masuk tidak terdeteksi.

b. Perusahaan tidak mempunyai kebijakan untuk pemberian sanksi

keterlambatan pembayaran piutang.

45

c. Pembuatan dokumen dan penomoran tagihan dibuat dengan cara manual

sehingga ada kemungkinan terjadinya penomoran ganda.

4.2.3 Kebijakan, Prosedur , dan Pengendalian Internal fungsi Penerimaan Kas/

Bank

4.2.3.1 Kebijakan penerimaan kas/bank

a. Pada saat penerbitan invoice , tercantum di dalam invoice nomer rekening

PT. Progress Diecast. Sehingga pembayaran hanya dapat dilakukan melalui

transfer bank dan atas nama PT. Progress Diecast.

b. Perusahaan tidak menerapkan kebijakan mengenai pihak yang menanggung

biaya transfer sehingga penerimaan dapat berupa full amount atau sudah

dipotong biaya transfer sesuai dengan kebijakan masing-masing pelanggan.

c. Penerimaan dicatat oleh bagian finance untuk manajemen cashflow

perusahaan

4.2.3.2 Prosedur Penerimaan kas/bank

a. Bagian akuntansi membuat daftar piutang untuk mengontrol penerimaan

dana dari customer. Data nya meliputi nama customer , nomor invoice,

jumlah piutang, dan tanggal jatuh tempo. Selain itu bagian akuntansi juga

membuat rekap penjualan per bulan.

b. Bagian penagihan/akuntansi memberikan rekap penjualan/piutang kepada

bagian finance berupa laporan piutang sebagai acuan bagian finance untuk

mengatur cashflow perusahaan.

c. Ketika dana telah masuk ke rekening bagian finance akan mempersiapkan

voucher penerimaan cash/ bank. Voucher ditulis secara manual yang

46

mencantumkan nama customer, nomor faktur pembayaran, nomer voucher,

jumlah yang di bayar , dan tanggal masuknya dana ke rekening perusahaan.

d. Berdasarkan bukti tanda terima bank , bagian akuntansi mengupdate

laporan piutang dengan mencatat penerimaan dan mengurangi piutang

dagang.Bagian Finance selanjutnya mengarsip voucher voucher penerimaan

bank dalam otner.

4.2.3.3 Pengendalian Internal penerimaan Kas/Bank

a. Terdapat pemisahan fungsi antara bagian penerimaan kas/bank dengan

bagian penagihan dan pencatatan ke dalam jurnal.

b. Jumlah penerimaan dicocokan dengan faktur oleh bagian akuntansi

c. Pencatatan penerimaan kas/bank dicatat oleh bagian penerimaan kas/ bank

d. Penerimaan pembayaran dari pelanggan di catat dalam masing-masing

pelanggan

e. Setiap ada penerimaan kas/bank untuk pelunasan piutang , bagian

penerimaan kas/bank akan membuat voucher penerimaan kas/ bank.

Penomoran ditulis secara manual , belum tercetak (prenumbered).

4.2.3.4 Analisa kelemahan pengendalian intern penerimaan kas/bank

a. Dalam penerimaan kas/bank terdapat potongan atas Debit note

(pengembalian barang NG), Adapun kendala dari debit note adalah sebelum

pengecekan/konfirmasi dari PPIC tetapi sudah dipotong pembayaran.

b. Pembuatan voucher penerimaan kas dibuat secara manual, sehingga hal ini

tidak efisien baik waktu maupun kemungkinan adanya kesalahan.

47

4.3 Tahap Pemeriksaan Terinci (Detailed Examination)

Tahap ini dapat dilakukan melalui program pemeriksaan. Program pemeriksaan

merupakan alat perencanaan dan pengendalian pemeriksaan yang didalamnya berisi tujuan dan

prosedur yang harus dilakukan . Berikut ini disajikan program pemeriksaan atas penjualan,

Piutang usaha, dan penerimaan kas/bank pada perusahaan .

4.3.1 Tujuan Pemeriksaan

a. Tujuan Umum

Meyakini bahwa keseluruhan transaksi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan

kas/bank telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

b. Tujuan Khusus

• Meyakini bahwa kebijaksanaan operasional perusahaan atas penjualan,

piutang usaha, dan penerimaan kas/bank telah ditaati dan dilaksanakan

dengan benar dan konsisten.

• Meyakini bahwa transaksi penjualan , piutang usaha, dan penerimaan

kas/bank telah sesuai prosedur yang ditetapkan.

• Meyakini bahwa pencatatan transaksi penjualan, piutang usaha, dan

penerimaan kas/ bank telah dilaksanakan dengan benar, tepat waktu dan

disertai dengan bukti-bukti transaksi yang terkait.

• Meyakini bahwa dokumen-dokumen yang mendukung transaksi penjualan,

piutang usaha, dan penerimaan kas/ bank telah diotorisasi oleh staf yang

berwenang.

48

• Meyakini bahwa semua staf yang terkait dalam transaksi penjualan, piutang

usaha, dan penerimaan kas/bank telah melaksanakan tugas dan wewenangnya

secara memadai.

Meyakini adanya pengendalian intern yang memadai atas transaksi penjualan, piutang

usaha, dan penerimaan kas/bank.

4.3.2 Pemeriksaan Fungsi Penjualan

Tabel 4.1 : Pemeriksaan Fungsi Penjualan

No Prosedur Check Ket

1

Pengamatan terhadap pemisahan fungsi

penjualan, fungsi pengiriman barang, fungsi

penagihan, dan fungsi pencatatan piutang usaha

√

2 Memeriksa kebijakan tertulis perusahaan

Tidak ada kebijakan

Tertulis

3 Memeriksa jumlah penjualan √

4 Menyocokkan jumlah saldo penjualan di buku

penjualan dengan saldo buku besar penjualan √

5 Memeriksa apakah pencatatan penjualan

didukung oleh dokumen-dokumen yang lengkap √

6

Memeriksa nilai atau angka- angka yang

terdapat di buku penjualan dengan yang ada di

faktur penjualan √

7 Memeriksa apakah dokumen-dokumen seperti Tidak bernomor urut

49

surat jalan, faktur penjualan sudah bernomor

urut tercetak

tercetak (dibuat

secara manual)

8 Memeriksa apakah setiap pengiriman sudah

terdapat purchase order

Terdapat pengiriman

yang belum ada

purchase Order

9

Cocokkan harga yang tercantum di faktur

penjualan dengan harga yang di tetapkan

perusahaan √

10 Cocokkan buku besar penjualan dengan laporan

penjualan yang telah di susun √

11 Periksa apakah penjualan yang terdapat pada

laporan penjualan telah sesuai target √

12

Periksa apakah barang yang dikirim dan dijual

ke pelanggan telah sesuai dengan apa yang telah

dipesan oleh pelanggan √

13

Periksa dokumen-dokumen dan bukti bukti yang

mendukung terjadinya transaksi penjualan,

apakah dokumen dan bukti tersebut dapat

dipertanggungjawabkan dan sudah diotorisasi

oleh pihak yang berwenang

Terdapat pengiriman

yang belum terdapat

purchase Order

14 Periksa apakah ada retur penjualan ,dan periksa

dokumen yang menyertainya serta apakah ada

retur yang bersifat merugikan perusahaan

Dokumen retur

sudah lengkap namun

ada kriteria retur dan

jangka waktu retur

50

yang merugikan

perusahaa

15 Lakukan koreksi-koreksi yang diperlukan √

4.3.3 Pemeriksaan Piutang Usaha

Tabel 4.2 . Pemeriksaan Piutang Usaha

No Prosedur Check Ket

1 Lakukan pengamatan terhadap pemisahan fungsi

penjualan, fungsi penagihan √

2

Check daftar piutang usaha yang terdiri dari

nama dan alamat pelanggan, nomor dan tanggal

invoice serta jumlahnya. √

3 Periksa rincian saldo piutang usaha dan

cocokkan dengan buku besar piutang √

4 Periksa dokumen faktur apakah telah memenuhi

kriteria efisien √

5 Memeriksa kelengkapan dokumen yang

berhubungan dengan piutang usaha √

6 Periksa apakah dokumen pendukung tersebut

telah bernomor urut tercetak

Belum bernomor

urut tercetak

7

Check mengenai kebijakan yang telah

ditetapkan perusahaan untuk masing masing

pelanggan √

51

8 Cocokkan kebijakan untuk masing masing

pelanggan dengan penagihan yang dilakukan √

9 Konfirmasi piutang kepada pelanggan untuk

meyakinkan kebenaran saldo piutangnya

Tidak konfirmasi

saldo piutang.

Konfirmasi hanya

dilakukan oleh

auditor KAP pada

akhir tahun (hanya

sample)

10

Periksa semua potongan penjualan yang

jumlahnya besar dan periksa apakah ada

dokumen pendukungnya

Terdapat Claim NG

yang merugikan

perusahaan

11

Periksa jika ada piutang usaha yang dihapus

apakah penghapusan piutang atas dasar

persetujuan pejabat yang berwenang √

12

Periksa prosedur yang diperlukan untuk

penagihan untuk check apakah tagihan dibuat

dengan saat terjadinya √

13 Lakukan koreksi koreksi yang diperlukan √

52

4.3.4 Pemeriksaan Atas Penerimaan Kas/Bank

Tabel 4.3 . Pemeriksaan Fungsi Penerimaan Kas

No Prosedur Check Ket

1 Review buku besar penerimaan kas/bank, buku

besar, dan buku tambahan piutang √

2 Telusuri dari buku penerimaan kas ke dalam

laporan bank/rekening Koran √

3 Bandingkan tanggal penerimaan pada rekening

Koran dengan tanggal dalam voucher. √

4 Periksa bukti bukti pendukung setiap

penerimaan kas √

5 Periksa urutan penomoran pada voucher

Belum bernomor

tercetak (manual)

6

Review terhadap ketelitian pencatatan seperti

penjumlahan dan penelusuran posting ke dalam

buku besar dan buku besar piutang √

7 Lakukan koreksi koreksi yang diperlukan √

4.3.5 Temuan dan Rekomendasi

Setelah program pemeriksaan dilakukan maka selanjutnya disajikan dengan temuan

dan rekomendasi yang dibuat berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan atas kegiatan

penjualan ,piutang usaha , dan penerimaan kas/bank.

53

1. Adanya alur dokumen yang kurang jelas

2. Terdapat pengiriman yang belum terdapat purchase order karena kurang jelasnya

otorisasi pengiriman

Kondisi Terdapat pengiriman sebelum perusahaan mendapatkan purchase

order dari pelanggan

Kriteria Pengiriman dilakukan setelah pelanggan menerbitkan purchase order

Kondisi

Purchase order dari pelanggan diterima bagian PPIC. Seringkali tidak

diinformasikan pada marketing sehingga sering terjadi harga yang

tercantum di purchase order berbeda dengan quotation yang sudah di

approve oleh customer.

Kriteria

Purchase order seharusnya diterima bagian marketing untuk

mencocokan harga dengan quotation yang sudah disetujui pelanggan,

lalu didistribusikan kepada bagian PPIC.

Sebab Perusahaan belum memiliki kebijakan tertulis mengenai alur dokumen.

Akibat Harga yang tercantum pada purchase order sering tidak sesuai dengan

quotation yang sudah disetujui pelanggan.

Rekomendasi Perusahaan perlu memiliki kebijakan tertulis mengenai alur dokumen.

Tindak Lanjut Perusahaan membuat kebijakan tertulis mengenai alur dokumen

purchase order yaitu diterima oleh bagian marketing lalu kemudian

diinformasikan pada bagian PPIC

54

yang di otorisasi oleh pejabat yang berwenang dari pihak pelanggan

Sebab

Perusahaan belum memiliki kebijakan khusus mengenai kriteria

pengiriman serta masih kurang jelasnya otorisasi perintah pada setiap

pengiriman. Terjadinya pengiriman sebelum PO karena manajemen

melihat kebutuhan produksi pelanggan yang sifatnya mendesak

Akibat

Terjadi kendala pada saat penagihan karena tagihan dianggap tidak

lengkap sehingga pembayaran akan tertunda, karena dokumen akan

diproses setelah dokumen lengkap

Rekomendasi Perusahaan harus memiliki kriteria tegas untuk setiap pengiriman

serta adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang.

Tindak lanjut Perusahaan membuat kriteria bahwa setiap pengiriman harus disertai

PO dan adanya pejabat berwenang yang menandatangani setiap

adanya pengiriman.

3. Perusahaan tidak membuat konfirmasi saldo piutang kepada semua pelanggan

Kondisi

Perusahaan tidak mengirimkan surat konfirmasi saldo piutang kepada

pelanggan. Surat konfirmasi piutang hanya dibuat oleh auditor KAP

pada saat audit akhir tahun dan surat konfirmasi hanya sample saja.

Kriteria Secara berkala diperlukan konfirmasi saldo piutang kepada

pelanggan untuk mencocokkan pengakuan piutang

Sebab Dianggap kurang perlunya konfirmasi secara berkala karena akan

dapat diketahui dengan mengecek pembayaran.

Akibat Adanya ketidakcocokan antara saldo piutang perusahaan dengan

saldo piutang versi pelanggan. Hal ini disebabkan perbedaan

55

pengakuan debit note.

Rekomendasi Sebaiknya perusahaan membuat surat konfirmasi secara berkala

untuk keakuratan pencatatan piutang

Tindak lanjut Perusahaan merencanakan untuk membuat surat konfirmasi piutang

pada semua pelanggan minimal satu atau dua kali per tahun

4. Adanya claim retur yang merugikan perusahaan

Kondisi

Adanya claim retur yang merugikan perusahaan dimana harga retur

setelah ditambahkan biaya produksi pada pelanggan, Adanya retur

atas penjualan yang telah lebih dari 1 tahun.

Kriteria Perusahaan mempunyai kebijakan tertulis mengenai kriteria retur dan

batas waktu retur barang.

Sebab Di dalam agreement kerjasama tidak tertuang mengenai kriteria dan

batas waktu retur.

Akibat

Bila terjadi retur atas barang yang sudah masuk produksi pelanggan,

maka perusahaan merugi karena seharusnya barang tersebut tidak di

retur. Serta adanya pelanggan yang meretur barang atas pengiriman

nya sudah di atas satu tahun akan mempengaruhi pelaporan keuangan

dan mengurangi profit pada laporan keuangan.

Rekomendasi Sebaiknya pada saat awal kerjasama , dipastikan terlebih dahulu

terdapat kriteria dan batas waktu retur .

Tindak lanjut Perusahaan akan memastikan terlebih dahulu bahwa telah ada

perjanjian mengenai kriteria dan batas waktu retur penjualan.

56

5. Pembuatan dokumen surat jalan , Invoice masih menggunakan cara manual

Kondisi Pembuatan dokumen surat jalan dilakukan secara manual

menggunakan excel. Begitupun dengan invoice dan faktur pajak

Kriteria

Pembuatan dokumen surat jalan dilakukan dengan sistem tercetak

(bernomor urut). Dan untuk pembuatan invoice akan lebih efektif

dengan sistem karena secara otomatis akan merekap jumlah

penjualannya

Sebab

Perusahaan belum memiliki kebijakan menggunakan dokumen

bernomor urut tercetak , dan dalam pembuatan invoice masih

menggunakan microsoft excel . Adapun sistem penjualan masih

dalam tahap perencanaan.

Akibat

Dapat terjadi penomoran ganda pada surat jalan. Dan untuk invoice

memerlukan waktu dari mengecek dan mencetak sehingga kurang

efektif, efisien, dan ekonomis.

Rekomendasi

Sebaiknya, dokumen surat jalan bernomor urut tercetak sehingga

tidak akan terjadi penomoran ganda pada surat jalan. Dan untuk

invoice disarankan segera direalisasi sehingga akan lebih efektif &

efisien dalam pembuatan invoice dan akan menyimpan data

penjualan dengan lebih aman.

Tindak lanjut Perusahaan akan merancang sistem penjualan sehingga dokumen

akan tercetak secara otomatis dan berurut.

57

4.4 Pengembangan Laporan (Report Development)

Hasil akhir pemeriksaan operasional adalah dibuatnya laporan pemeriksaan

operasional yang tidak dapat disangkal lagi bahwa tahap pelaporan merupakan proses

pemeriksaan yang sangat penting. Tujuan diterbitkannya laporan pemeriksaan operasional

untuk mengkomunikasikan hasil pemeriksaan termasuk rekomendasi-rekomendasi kepada

pihak manajemen guna meningkatkan kinerja operasi perusahaan agar berjalan lebih

efektif, efisien, dan ekonomis.

Adapun laporan tersebut adalah sebagai berikut :

LAPORAN PEMERIKSAAN OPERASIONAL

PT. PROGRESS DIECAST

Bekasi, 31 Agustus 2012

Kepada Yth,

Direktur PT. Progress Diecast

Di Tempat

Perihal : Laporan Pemeriksaan Operasional Atas Penjualan, Piutang Usaha, dan

Penerimaan Kas/Bank

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan program kerja internal audit tahun 2011 maka kami telah

melakukan pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang usaha, dan penerimaan

kas/bank pada PT. Progress Diecast pada tanggal 05 Juli 2012 sampai dengan 31

Agustus 2012. Auditor yang melaksanakan pemeriksaan adalah Teti Lestari.

58

RUANG LINGKUP

Pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank

yang ditujukan untuk menilai efektivitas dan efisiensi penjualan , piutang usaha,

dan penerimaan kas/bank tersebut. Pemeriksaan dimaksudkan untuk menilai

ketaatan manajemen terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan untuk

perusahaan dan menilai apakah perusahaan telah memadai dari segi pengendalian

internnya. Selain itu pemeriksaan ini bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan-

kelemahan yang timbul dalam kegiatan penjualan, pengolahan piutang usaha, dan

penerimaan kas/bank serta memberikan rekomendasi pada manajemen perusahaan

untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi.

RISALAH TEMUAN AUDIT

1. Adanya alur dokumen yang kurang jelas

2. Terdapat pengiriman yang belum terdapat purchase order karena kurang jelasnya

otorisasi pengiriman

3. Perusahaan tidak membuat konfirmasi saldo piutang kepada semua pelanggan

secara berkala

4. Adanya klaim retur yang merugikan perusahaan

5. Pembuatan dokumen surat jalan , invoice, dan voucher masih menggunakan cara

manual

59

TEMUAN DAN REKOMENDASI

1. Adanya alur dokumen yang kurang jelas

Temuan :

Dokumen purchase order yang diterima oleh bagian PPIC sering tidak di

informasikan pada bagian marketing, sehingga ada kemungkinan terjadi perbedaan

harga antara dokumen purchase order dengan harga penawaran yang sudah

disetujui pelanggan melalui bagian marketing.

Rekomendasi :

Dokumen purchase order masuk kepada bagian marketing untuk di check harga

nya apakah telah sesuai dengan penawaran yang sudah disetujui, lalu dokumen

purchase order diinformasikan pada PPIC untuk dibuat schedule pengiriman.

2. Terdapat pengiriman barang dilakukan sebelum adanya purchase order disebabkan

kurang jelasnya otorisasi pengiriman

Temuan :

Pada kasus pelanggan yang baru memulai kerjasama, penerbitan purchase order

sering terlambat karena masalah komunikasi dan administrasi, sementara barang

diperlukan dengan segera untuk memenuhi proses produksi pelanggan. Hal ini

berakibat pada saat penagihan mengalami kendala.

Rekomendasi :

Sebaiknya sebelum kerjasama dimulai , perusahaan memastikan dulu bahwa sudah

terdapat purchase order untuk pengiriman barang. memiliki kebijakan yang tegas

bahwa pengiriman dilakukan setelah mendapat purchase order.

60

3. Tidak dilakukan nya konfirmasi saldo piutang kepada pelanggan

Temuan :

Perusahaan tidak melakukan konfirmasi piutang kepada pelanggan secara berkala.

Adapun konfirmasi dilakukan hanya oleh auditor KAP pada akhir tahun, namun

konfirmasi hanya sample saja.

Rekomendasi :

Sebaiknya perusahaan membuat surat konfirmasi secara berkala dan lengkap untuk

keakuratan pencatatan piutang.

4. Adanya claim retur yang merugikan perusahaan

Temuan :

Perusahaan tidak memberlakukan kebijakan mengenai tenggat waktu maksimal

retur dan kriteria retur. Dalam hal ini, customer dapat melakukan retur ke

perusahaan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan, serta retur dilakukan atas

penyebab yang tidak seharusnya ditanggung oleh perusahaan.

Rekomendasi :

Sebaiknya perusahaan mempunyai kebijakan khusus mengenai retur barang , baik

dari kriteria retur ataupun jangka waktu. diharapkan perusahaan dapat terhindarkan

dari kerugian karena customer akan lebihtanggap dan berhati-hati dalam

mengajukan retur.

5. Pembuatan dokumen dengan cara manual

Temuan :

Pembuatan dokumen surat jalan maupun tagihan masih dilakukan dengan cara

manual (dengan menggunakan excel) , belum menggunakan sistem dan belum

bernomor urut tercetak.

61

Rekomendasi :

Sebaiknya mulai direncanakan untuk menggunakan sistem untuk pembuatan

dokumen serta bernomor urut tercetak.

4.5 Tindak Lanjut

Setelah audit dilaksanakan , pihak manajemen perusahaan memberikan komentar sebagai

berikut :

a. Perusahaan akan mempunyai kebijakan mengenai alur dokumen ,tugas dan

wewenang untuk setiap pengiriman.

b. Perusahaan akan merencanakan akan melakukan konfirmasi piutang kepada

pelanggan secara berkala

c. Sebelum bekerjasama dengan perusahaan, terlebih dahulu perusahaan akan

memastikan purchase order sudah diterima dan diotorisasi oleh pihak pelanggan.

d. Perusahaan akan bernegosiasi kepada para pelanggan mengenai batas waktu retur

barang dan kriteria retur.

e. Pihak manajemen sedang merancang pembuatan sistem penjualan dengan program.

yaitu sistem komputerisasi dari input surat jalan sampai pembuatan invoice/

tagihan.

Demikian laporan pemeriksaan operasional ini dibuat. Terimakasih atas kerjasama

dan bantuan selama proses pemeriksaan ini berlangsung.

62

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang usaha , dan

penerimaan kas/bank pada PT. Progress Diecast, dapat ditarik kesimpulan sebagai

berikut

1. Fungsi penjualan, pengelolaan piutang, dan penerimaan kas/bank yang berjalan

PT. Progress Diecast sudah cukup memadai. Namun masih terdapat kelemahan

seperti tidak adanya kebijakan tertulis mengenai prosedur tersebut, lemahnya

pengendalian internal, dan fungsi penjualan sampai dengan piutang masih

dilakukan secara manual .

2. Sistem pengendalian intern perusahaan terhadap fungsi penjualan, piutang, dan

penerimaan kas belum sepenuhnya efektif diantaranya pembuatan dokumen

secara manual dan belum bernomor urut tercetak, adanya pengiriman sebelum

purchase order, serta perusahaan belum mempunyai kebijakan tertulis

mengenai kriteria retur barang.

3. Penyebab permasalahan pada prosedur penjualan, piutang usaha, dan

penerimaan kas/bank adalah belum adanya kebijakan tertulis dari perusahaan

yang mengatur jalan nya prosedur tersebut.

63

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan-kesimpulan yang telah diuraikan di atas, maka penulis

mengajukan beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan .

Saran-saran tersebut adalah :

1. Dikarenakan data pengiriman dan penjualan sudah semakin kompleks, baik dari

macam part dan banyak nya customer, penulis menyarankan agar perusahaan

segera merealisasikan sistem penjualan yang sudah dirancang agar bisa lebih

efektif dari segi waktu dan meminimalisasi tingkat kesalahan.

2. Untuk mengontrol setiap aktivitas operasional agar, sebaiknya perusahaan

memiliki auditor internal untuk mengawasi jalannya prosedur penjualan,

piutang usaha, dan penerimaan kas/ bank untuk mengetahui apakah terjadi hal

hal yang kurang efisien atau adanya kesalahan prosedur sehingga auditor

internal dapat memberikan solusi untuk mengatasinya.

3. Agar ada kejelasan mengenai delegasi wewenang dan tanggung jawab,

sebaiknya perusahaan memiliki kebijakan tertulis yang mengatur jalan nya

prosedur penjualan, piutang, dan penerimaan kas/ bank

64

DAFTAR PUSTAKA

Agoes,S (2004). Auditing (Pemeriksaan Akuntansi) oleh Kantor Akuntan Publik edisi

ketiga,Jakarta : penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

Arens, Alvin.,and Elder (2008). Auditing dan jasa Assurance Pendekatan Terintegrasi Jilid I: Edisi keduabelas: Erlangga

Arens, A.A., J.K Loebbecke. (2003). Auditing Pendekatan Terpadu, Jakarta : Salemba

Empat

Bayangkara, IBK (2008). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi,Jakarta : Salemba Empat

Boynton,W.C.,Johnson,R.N., dan Kell,W.G.Kell (2003). Modern Auditing. Edisi ketujuh.Jilid 2, Jakarta : Penerbit Erlangga Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission, (2007)

Guidance on Monitoring Internal Control Systems, COSO , New York. IAI, (2004). Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta: Salemba Empat Mulyadi.(2010). Auditing. Jilid I, Cetakan ke Tujuh, Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi, Puradiredja, dan Kanaka. (2002). Auditing. Jilid 1. Edisi 6, Jakarta : Salemba

Empat

Tunggal,A.W.(2008).Dasar –dasar Audit Operasional., Jakarta : Penerbit Harvarindo